Upload
duongdung
View
235
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
72
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1. Sejarah Perusahaan
CV. Dewi Bersaudara merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa
service serta penjualan accesories dan sparepart khususnya untuk kendaraan bermotor
beroda empat.
CV. Dewi Bersaudara berdiri pada tahun 1999 dengan nama Dewa Motor, CV.
Dewi Bersaudara berlokasi pada Jl. K.H. Adam Malik (Pagar Dewa), Bengkulu.
Kemudian pada tahun 2000 berubah nama menjadi “Dewi Motor”. Dewi Motor
bergerak pada bidang penjualan pelumas khususnya produk dari PT Pertamina.
Kemudian berkembang usahanya menjadi jasa service spooring, balancing serta
penjualan ban, nitrogen, dan velg. Pada tahun 2012 tepatnya awal januari Dewi Motor
berkembang menjadi perusahaan service dan dealer atas nama CV. Dewi Bersaudara.
Dewi motor adalah bengkel di bawah naungan CV.Dewi Bersaudara yang
menjalankan penjualan,persediaan pelumas dan oli serta service kendaraan mobil secara
berkala.
Adapun pelanggan dewi motor salah satunya dari PT.PERTAMINA yaitu
kendaraan dinas(truk pengangkut minyak),dan dinas perhubungan(seluruh kendaraan
dinas)sebagai pelanggan tetap dewi motor dalam melakukan service berkala,baik itu
perawatan kendaraan(service) maupun pembelian sparepart kendaraan yang di butuhkan
kendaraan dari perusahaan pelanggan itu sendiri.
Dengan semakin banyaknya kerjasama terhadap perusahaan-perusahaan,dewi
motor berusaha meningkatkan kualitas pelayanan baik itu pelayanan service
73
kendaraan,kenyamanan terhadap pelanggan,menjaga kualitas setiap produk pemasaran
yang ada di Dewi Motor ,bahkan memberi kenyamanan/kemudahan khususnya untuk
kendaraan dinas dari perusahaan dalam hal pembayaran dengan memberikan batas
waktu yang fleksibel untuk melakukan setiap pelunasan kendaraan dinas, setiap kali
melakukan service dengan menunjukan surat izin service yang dikeluarkan dari
perusahaan itu apabila kendaraan dinas dari perusahaan itu ingin melakukan
service,sebagai tanda bukti/sebagai data yang akan di masukkan ke data utang
perusahaan .
3.2. Visi dan Misi Perusahaan
3.2.1. Visi Perusahaan
Menjadi mitra bisnis pilihan utama kendaraan anda.
3.2.2. Misi Perusahaan
• Memberikan service dan product yang terbaik untuk para pelanggan.
• Terus menerus meningkatkan kepuasan para customer.
• Memberikan pelayanan yang cepat dan tepat untuk para customer.
• Memperlakukan setiap pelanggan sebagai prioritas/raja.
• Menciptakan sumber daya manusia yang profesional dan
menciptakan lingkungan kerja yang menyenangkan/nyaman.
• Memberikan SMILE kepada semua Customer.
74
3.3. Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 struktur organisasi
3.4. Tugas dan Wewenang
Tugas dan Wewenang dari setiap bagian CV. Dewi Bersaudara sebagai berikut:
• Owner
o Tugas : menentukan kebijakan dan keputusan yang bersifat strategis bagi
perusahaan, mengontrol dan bertanggung jawab atas keseluruhan sistem
yang berjalan pada perusahaan.
o Wewenang : menerima dan meminta pertanggung jawaban dan berhak
memberhentikan, mengangkat, mengawasi para kepala bagian dan
karyawan, menerima laporan dari manajer.
• Manager
o Tugas : memeriksa laporan, memantau kinerja dari kepala mekanik,
kepala gudang, dan Customer Service.
75
o Wewenang : menyetujui laporan bulanan, surat pembelian, laporan
penjualan harian.
• Service Advisor
o Tugas : menangani keluhan customer yang berhubungan dengan service
dan kelalaian mekanik, memantau kinerja Kasir dan SPG.
o Wewenang : membawahi Kasir dan SPG, melakukan penilaian bad or
good behaviour terhadap Kasir dan SPG
• Kasir
o Tugas : melayani pembayaran , utang dan piutang.
o Wewenang : membuat nota yang berhubungan dengan transaksi,membuat
laporan utang dan piutang.
• SPG (Sales Promotion Girl)
o Tugas : mencatat setiap kendaraan pelanggan yang ingin di service ,
membuat surat permintaan barang.
o Wewenang : mencatat biodata beserta keluhan kendaraan pelanggan dan
memberitahu ke pelanggan apabila ada sparepart dari kendaraan
pelanggan yang harus di ganti.
• Kepala Mekanik
o Tugas : mengontrol kinerja mekanik
o Wewenang : mengatur seluruh anggota mekanik dalam melakukan
service terhadap kendaraan pelanggan.
• Staff Mekanik
76
o Tugas : melayani setiap service kendaraan pelanggan, memgajukan surat
permintaan barang
o Wewenang : mengkonfirmasi jika ada keluhan apa saja yang terjadi di
kendaraan pelanggan.
• Kepala Gudang
o Tugas : mengontrol persediaan barang.
o Wewenang :melakukan pemesanan barang ke supplier.
• Staff Gudang
o Tugas : mengajukan surat permohonan pembelian barang , mendata
persediaan barang , mencatat laporan pengeluaran barang.
o Wewenang : memasukan dan mengeluarkan barang sesuai surat
pengeluaran dan permohonan pembelian
77
3.5. Proses Bisnis Sistem yang Sedang Berjalan
3.5.1. Proses Bisnis Service Kendaraan
Pelanggan yang ingin melakukan service harus datang ke bengkel,
kemudian akan didata oleh SPG dalam surat service, data yang dicatat berupa biodata
pelanggan beserta keluhan kendaraan yang akan diservice. SPG akan mengecek
mekanik, apa ada yang sedang tidak melakukan service, jika ada maka mekanik tersebut
akan dicatat namanya di surat service oleh SPG. Apabila mekanik bekerja semua maka
pihak SPG akan memberitahu terhadap pelanggan untuk menunggu, bagi pelanggan
yang tidak menunggu maka kendaraannya boleh ditinggal Pada saat service, mekanik
akan bekerja sesuai surat service dan apabila ada pergantian sparepart atau penambahan
accecories maka mekanik akan memberitahu SPG dan SPG akan mengkonfimasi ke
pelanggan jika pelanggan tersebut menyetujui maka SPG akan menambahkan di surat
service dan akan membuat surat permintaan barang ke staff gudang, bagi pelanggan
yang kendaraannya ditinggal maka SPG akan memberitahu ke Service Advisor,
kemudian Service Advisor akan menelepon pelanggan apakah menyetujui pergantian
sparepart tersebut atau tidak. Staff gudang kemudian akan mencari barang yang
dibutuhkan berdasarkan surat permintaan barang, jika stock barang ada maka staff
gudang akan mencatat di catatan pengeluaran barang dan apabila barang yang
diinginkan stocknya habis maka staff gudang akan mengajukan surat permohonan
pembelian barang ke kepala gudang yang kemudian akan dimasukan ke surat pemesanan
barang, kepala gudang akan mencatatnya ke laporan pembelian barang. Staff gudang
akan memberitahu SPG jika barang tersebut tidak ada. SPG kemudian akan
78
mengkonfirmasi ke pelanggan kalau barangnya tidak ada,apabila pelanggan tetap ingin
melakukan pergantian sparepart walaupun stock barang kosong SPG akan membuat
laporan pengeluaran dana untuk membeli sparepart yang di butuhkan pelanggan,laporan
tersebut di serahkan ke service advisor dan service advisor akan menyuruh kasir untuk
mencairkan dana pengeluaran untuk pembelian alat sparepart pelanggan. Setelah service
SPG akan menyerahkan catatan service untuk di data oleh kasir ke dalam nota
pembayaran.
Perusahaan yang ingin menservice kendaraan dinas harus meregistrasi dulu
data perusahaanya ke bagian kasir, kasir akan mencatat ke catatan data perusahaan,
catatan tersebut berisi nama perusahaan, alamat, no telepon perusahaan, plat kendaraan,
jenis kendaraan,kesepakatan pembayaran perperiode(30hari) yang tanggal jatuh
temponya akan ditandai di kalender dan dibuatkan catatan service perusahaan.
Kemudian perusahaan akan mengirim supir beserta surat rekomendasi service yang
berisi nama kuasa perusahaan, keluhan kendaraan dinas dan tanda tangan beserta cap
perusahaan sebagai penanggung jawab. Supir akan menunjukan surat rekomendasi
service ke kasir, kasir akan mengecek apakah surat rekomendasi service perusahaan
sesuai dengan catatan data perusahaan, jika sesuai maka data di surat rekomendasi
service akan disalin ke catatan service perusahaan. Dari catatan service perusahaan
tersebut kemudian akan dikerjakan oleh mekanik. Untuk pergantian sparepart atau
penambahan accessories akan dilakukan konfirmasi ulang ke penanggung jawab
perusahaan,apabila pihak perusahaan menyetujui pergantian sparepart atau penambahan
accessories maka bagian service advisor akan mengkonfirmasi ke kepala mekanik untuk
memerintahkan mekanik untuk mengerjakannya. Setiap tanggal jatuh tempo pembayaran
kasir akan mengecek catatan service perusahaan dari setiap perusahaan yang ada di
79
catatan data perusahaan dan akan membuat laporan piutang perusahaan yang akan di cek
oleh Service Advisor, kemudian service advisor akan mengkonfirmasi tanggal jatuh
tempo kepada perusahaan melalui telepon dan apabila perusahaan tidak bisa mengirim
utusan untuk melunasi pembayaran ke bengkel maka dari pihak bengkel akan mengutus
SPG untuk melakukan penagihan pembayaran. Kendala yang sering terjadi masih
menerapkan sistem catat dibuku dan kalender untuk sebagai tanda pengingat/jatuh
tempo bagi perusahan yang melakukan kredit.
3.5.2. Proses Bisnis Penjualan
Pelanggan datang ke bengkel dan melakukan transaksi pembelian barang,
apabila pelanggan tidak mengenali nama barang yang dibutuhkan, pelanggan cukup
membawa contoh barang yang ingin di beli ,dan staff gudang akan membantu untuk
melakukan pencarian barang yang sesuai kebutuhan pelanggan .setelah barang yang di
butuhkan pelanggan ada maka akan dicatat di catatatn pengeluaran barang ,pelanggan
melakukan pembayaran di kasir.dan apabila pelanggan salah membeli alat/sparepart
maka bagian kasih akan melakukan retur barang dengan syarat kondisi barang tidak
cacat dan akan akan dicatat di catatan retur barang ,dan apabila barang yang ingin di
retur tidak tersedia, staff gudang akan mengkonfirmasikan ke pelanggan bahwa stock
barang yang di butuhkan pelanggan sedang kosong, apabila pelanggan ingin memesan
alat/sparepart yang di butuhkan, staff barang akan membuat surat permohonan
pembelian barang yang akan di serahkan ke kepala gudang. Adapun kendala dalam
proses bisnis berjalan ini sering kali terjadinya redudansi data yang di akibatkan masih
menggunakan sistem manual dan masih menggunakan nota untuk mecatat setiap
transaksi terjadi yang memungkinkan kehilangan data.
80
3.5.3. Proses Bisnis Pembelian Persediaan Barang
Setiap stock barang kosong staff gudang merekap dalam bentuk surat
permohonan pembelian barang apa saja barang yang tidak tersedia di gudang sesuai
kebutuhan pelanggan, dan diserahkan ke kepala gudang, kepala gudang langsung meng-
order barang apa saja yang perlu di pesan dengan membuat surat pemesanan barang, dan
supplier akan melihat pemesanan barang berdasarkan surat pemesanan barang yang di
butuhkan kepala gudang, adapun alat/sparepart baru yang sering di minati pelanggan,
supplier akan menawarkan kepada kepala gudang apakah kepala gudang ingin
melakukan order barang tersebut atau pun tidak, dan setelah selesai melakukan transaksi
pemesanan supplier akan menkonfirmasikan kapan barang itu akan datang dan kapan
batas waktu deadline pelunasan pembayaran barang itu melalui surat tagihan
pembayaran. Barang yang datang akan dicek oleh kepala gudang apakah sesuai dengan
surat pemesanan barang, jika sudah sesuai maka kepala gudang akan memberitahu kasir
dan kasir akan membuat nota pembelian barang serta melunasi pembayaran sesuai
dengan surat tagihan pembayaran dari Supplier. Barang yang masuk kemudian akan
dicatat oleh staff gudang ke dalam catatan barang masuk. Adapun kendala dalam
membuat ataupun mengumpulkan semua laporan-laporan transaksi masih tidak
terintegrasi sehingga mengakibatkan memakan banyak waktu.
81
3.6. Diagram Aliran Data
3.6.1. Diagram Hubungan
Gambar 3.3 Diagram Hubungan
82
3.6.2. Diagram Nol
Pelanggan
1.0
Pendaftaran
service
kendaraan
karyawan
mekanik
pelanggan2.0
pengerjaan
service
3.0
Pelayanan
pembayaran
Surat service
Nota
pembayaran
Surat
permintaan
barang
4.0
Pembuatan
laporan
manajer
barang
Surat
permohonan
pembelian
Catatan return
barang
Catatan
pengeluaran
barang
Surat
pemesanan
barang
supplier
Nota
pembelian
barang
Surat tagihan
pembayaran
Mendaftar kendaraan
Menagih pembayaran
Pemberitahuan penggantian sperpart
membayar
83
Gambar 3.4 Diagram Nol
3.6.3. Diagram
Rinci
Gambar 3.5 Diagram Rinci
84
85
3.7 Prosedur didalam Sistem
Berikut ini akan ditampilkan diagram alir dokumen pada bagian operasional
CV.Dewi Bersaudara . Diagram alir dokumen yang akan ditampilkan merupakan bagian
dari sistem yang berjalan. Adapun diagram alir dokumen sistem yang sedang berjalan
adalah sebagai berikut :
86
Gambar 3.6 Diagram Alir Dokumen Service
Keterangan Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan Barang (Gambar 3.6)
3.7.1 Bagian Service
Pelanggan yang ingin melakukan service harus datang ke bengkel, kemudian
akan didata oleh SPG dalam surat service, data yang dicatat berupa biodata pelanggan
beserta keluhan kendaraan yang akan diservice. SPG akan mengecek mekanik, apa ada
yang sedang tidak melakukan service, jika ada maka mekanik tersebut akan dicatat
namanya di surat service oleh SPG. Apabila ada pergantian sparepart atau penambahan
accecories maka mekanik akan memberitahu SPG dan SPG akan mengkonfimasi ke
pelanggan jika pelanggan tersebut menyetujui maka SPG akan menambahkan di surat
service dan akan membuat surat permintaan barang ke staff gudang, bagi pelanggan
yang kendaraannya ditinggal maka SPG. Staff gudang kemudian akan mencari barang
yang dibutuhkan berdasarkan surat permintaan barang, jika stock barang ada maka staff
gudang akan mencatat di catatan pengeluaran barang Bagian Gudang .
87
Gambar 3.7 Diagram Alir Dokumen Retur Penjualan
88
Keterangan Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Penjualan (Gambar 3.7)
3.7.2 Kasir
Kasir mendapat Surat Retur beserta barang dari Pelanggan yang kemudian
dibandingkan dengan SO Penjualan yang ada pada bagian Keuangan. Setelah
dicocokkan, maka Surat Retur Barang diserahkan kepada bagian Gudang, sedangkan
SOP didokumentasikan kembali.
3.7.3 Bagian Gudang
Bagian Gudang menerima Surat Retur Barang beserta barang dari bagian
Keuangan yang kemudian dicek dan disesuaikan dengan persediaan barang. Kemudian
barang yang diretur dimasukkan ke kartu persediaan dan Surat Retur didokumentasikan.
89
Gambar 3.8 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian
90
Gambar 3.9 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian (lanjutan)
Keterangan Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian
91
• Bagian Gudang (gambar 3.8) :
Bagian Gudang membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) rangkap 2
berdasarkan stok yang kurang, di mana rangkap pertama diberikan ke bagian pembelian
dan rangkap kedua disimpan oleh bagian Gudang sebagai arsip perusahaan.
• Bagian Pembelian (Gambar 3.8) :
Bagian Pembelian menerima SPP dan membuat Surat Order Pembelian (SOP)
rangkap 3 berdasarkan SPP dan penawaran harga dari supplier, kemudian SPP dan copy
SOP disimpan sebagai arsip dan SOP dikirimkan ke pemasok dan Bagian Gudang.
• Bagian Gudang (Gambar 3.9) :
Bagian Gudang membandingkan Surat Order Pembelian dengan Surat Jalan dari
supplier dan memeriksa apakah kuantitas barang yang datang sesuai dengan Surat Jalan.
Bila sesuai Surat Jalan dimasukkan ke Kartu Persediaan dan SOP disimpan sebagai
arsip. Bila tidak sesuai, bagian gudang membuat Surat Retur Barang yang kemudian
akan dikirim beserta barang ke supplier.
• Kasir (Gambar 3.9) :
Kasir menerima Surat Order Pembelian dari bagian Gudang, yang kemudian
digunakan untuk melakukan pembayaran kepada supplier. Setelah pembayaran
dilakukan, maka dokumen Surat Order Pembelian dan Bukti Pembayaran Pembelian di
arsip pada bagian Keuangan.
92
3.8 Analisis Kebutuhan Informasi
Informasi yang dibutuhkan oleh CV.Dewi Bersaudara sebagai berikut :
3.8.1 Identifikasi Kebutuhan Informasi
Pengguna Kebutuhan Informasi
Owner Informasi tentang hasil kinerja keseluruhan yang di dapat
dari manager seperti(Laporan Penjualan, persediaan,
laporan kinerja karyawan, Pembelian, retur Pembelian,
retur penjualan) setiap hari.
Manager Informasi tentang data penjualan, persediaan, pembelian,
retur penjualan, retur pembelian, yang terdapat dalam satu
hari, yang mana data tersebut dapat digunakan sebagai
laporan untuk di berikan kepada Owner
Kasir Informasi mengenai persediaan barang mencakup
spesifikasi barang dan jumlah stok,penjualan dan service.
Bagian Gudang Informasi mengenai pembelian, retur pembelian dan
supplier.
SPG Informasi mengenai keluhan kendaraan pelanggan yang
akan di masukan ke form service dan informasi tentang
mekanik.
Tabel 3.1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi
93
3.8.2 Identifikasi Entitas
Berikut adalah identifikasi entitas yang terdapat pada CV.Dewi Bersaudara :
Entity Name Description
Pelanggan Perusahaan / individu yang membeli barang/menggunakan
jasa service dari CV.Dewi bersaudara
Supplier Supplier barang bagi CV.Dewi bersaudara
Barang Jenis – jenis barang yang di miliki oleh perusahaan
ReturPenj Retur barang dari pelanggan yang dikembalikan kepada
CV
ReturPemb Retur barang dari perusahaan ke supplier
Pembelian Semua detail yang menyangkut pembelian dari supplier
Penjualan Semua detail barang yang dibeli oleh pelanggan
Pembayaran Detail pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan ke
supplier
Penerimaan Detail penerimaan pembayaran yang dilakukan oleh
pelanggan ke perusahaan
karyawan Karyawan yang bekerja pada CV.Dewi bersaudara
Tabel 3.2 Tabel Identifikasi Entitas
94
3.9 Permasalahan yang Dihadapi
• Data yang tidak akurat dan kadang tidak tercantum karena sistem yang
sekarang masih menggunakan pencatatan manual sehingga sering terjadi
kesalahan karena adanya redudansi data.
• Data di setiap bagian tidak terintegrasi dan tidak saling berhubungan
sehingga menyulitkan dalam pembuatan laporan.
• Pengecekan tanggal jatuh tempo pembayaran perusahaan masih manual
dengan cara menandai di kalender.
3.10 Usulan Pemecahan Masalah
• Merancang sistem basis data. Sehingga pencatatan di dalam perusahaan
tidak lagi menggunakan pencatatan manual.
• Merancang sistem basis data yang saling terintegrasi yang mempermudah
dalam pembuatan laporan perusahaan.
• Menggunakan signal message pada aplikasi untuk reminder akan jatuh
tempo pembayaran.