Embed Size (px)
Citation preview
56
BAB 3
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Latar Belakang
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Inkoasku merupakan anak perusahaan dari Pako Group, yang terletak di
Jalan Gaya Motor, Sunter II, Jakarta Utara, 14330. PT. Inkoasku berdiri pada tahun 1974
dan bergerak di bidang produksi wheel rim atau yang lebih dikenal dengan sebutan velg
baja untuk OEM (Original Equipment Manufacturer) untuk pasar mobil berpenumpang.
PT. Inkoasku turut membangun negeri. Dengan keberhasilan pembangunan hasil
dari Repelita 1 yang membuka peluang bagi usaha swasta untuk turut serta dalam
pembangunan perekonomian di Indonesia, memberikan dampak yang luar biasa, yaitu
perekonomian Indonesia tumbuh rata-rata sebesar 7%. Di bidang Industri otomotif,
keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan pada tahun 1969 yang mengatur
impor kendaraan bermotor dan industri perakitan serta industri pendukungnya,
pemberian ijin sebagai agen tunggal untuk memasarkan kendaraan domestik tahun 1971
dan juga ijin pembangunan industri otomotif tahun 1974, memberikan peluang pada
industri-industri komponen otomotif di dalam negeri dan memberikan kesempatan kerja
yang lebih luas bagi masyarakat Indonesia. Seiring dengan kebijakan di atas, maka
Bapak FRITZ HENDRIK EMAN, pengusaha yang bergerak sebagai agen tunggal untuk
mobil Holden di Indonesia, mendirikan PT. Inkoasku yang bergerak dalam industri
industri komponen otomotif, yaitu wheel rim kendaraan, yang terbuat dari baja (steel)
untuk kendaraan sedan dan kendaraan niaga kecil, atau kendaraan yang masuk dalam
kategori 1.
57
Perusahaan didirikan di daerah asal Bapak FRITZ HENDRIK EMAN, yaitu di
Tonasku, Bitung – Sulawesi Utara. Oleh sebab itu perusahaan diberi nama Inkoasku
yang di ambil dari singkatan INdustri KOmponen ASal tonasKU. Pemasaran produk
perusahaan rencananya sebagian untuk memasok industri kendaraan di dalam negeri dan
sebagian lagi untuk memasok industri kendaraan di Filipina, sehingga perusahaan
berlokasi di Bitung–Sulawesi Utara, namun pasokan ke Filipina batal. Dengan
berkembangnya terus perekonomian dan peraturan di bidang industri otomotif yaitu
yang dikenal dengan Program Penanggalan Bagian Pertama tahun 1976, terutama paket
kebijakan untuk penerapan bea masuk yang tinggi bagi komponen Stamping Part yang
tidak diproduksi di dalam negeri. Hal ini semakin memberikan insentif pada PT.
Inkoasku untuk tumbuh.
Seiring dengan pertumbuhan perekonomian dan industri dalam negeri, kebutuhan
sarana angkutan darat semakin meningkat. Dengan peluang yang makin terbuka
tersebut, maka pada tahun 1981 PT. Inkoasku bersama dengan Bapak THEODORE
PERMADI RACHMAT, mendirikan PT. Palingda Nasional, yang memproduksi wheel
rim baja untuk truk dan bus. PT. Palingda Nasional didirikan di atas sebidang tanah
seluas 2.8 ha di jalan Gaya Motor, Sunter II, Jakarta Utara. Karena kondisi lokasi
perakitan kendaraan di dalam negeri semuanya berlokasi di Jakarta dan sekitarnya, dan
juga masalah yang seringkali timbul dalam pengiriman produk, baik ketersediaan sarana
angkutan laut maupun cuaca yang tidak menentu, sehingga pada tahun 1982, perusahaan
di relokasikan ke jalan Gaya Motor, Sunter II, Jakarta Utara, berdampingan dengan anak
perusahaan PT. Palingda Nasional, menempati sebidang tanah seluas 1 ha.
Pada tahun 1984, Bapak THEODORE PERMADI RACHMAT melalui PT.
Triple A Jaya masuk ke jajaran pemegang saham, sehingga semakin memperkuat posisi
58
perusahaan. Pada tahun 1995 dari grup yang sama yaitu PT. Trikirana Investindo Prima
menggantikan PT. Triple A Jaya. Untuk memperkuat kinerja perusahaan dan agar lebih
dikenal di industri otomotif internasional, maka pada tahun 2003 PT. Pakoakuina masuk
sebagai pemegang saham mayoritas di dalam perusahaan. Untuk pasar di dalam negeri
dan untuk produk sejenis PT. Inkoasku tidak memiliki pesaing, sehingga perusahaan
memiliki pangsa pasar hampir 100%. Untuk pasar dalam negeri sejak berdirinya,
perusahaan telah memasok hampir ke seluruh Agen Tunggal Pemegang Merk, seperti,
Toyota, Daihatsu, Mitsubishi, Isuzu, Suzuki, Hyundai dan juga industri pembuat traktor.
Dan pada akhir tahun 2011, PT. Inkoasku akan memulai untuk ekspor ke General Motor
Thailand. Meskipun tren wheel rim saat ini telah beralih pada alloy wheel rim, yang
terbuat dari bahan aluminium, namun kebutuhan wheel rim baja ini tidak berkurang,
bahkan tetap meningkat. Hal ini dikarenakan kebutuhan kendaraan dengan harga yang
lebih murah, meningkatnya sarana transportasi umum, dan kebutuhan wheel rim yang
kuat untuk kondisi jalan yang rusak. Perusahaan setiap tahun selalu mendapatkan
penghargaan dari pelanggan, baik atas kualitas produk yang dihasilkan, juga dari
ketepatan waktu pengiriman barang ke pelanggan. Dengan terus tumbuh dan
berkembang-nya perusahaan, maka perusahaan telah memiliki andil yang cukup besar
dalam membangun negeri dan menciptakan lapangan kerja yang lebih luas.
Pako Group berfokus untuk memberikan pelayanan terbaik kepada para
pelanggannya. Pernyataan Kebijakan Kualitas Pako Group adalah SPEED, yang
merupakan singkatan dari :
• Style of Products
• Productivity in Manufacturing
59
• Excellence in Quality, Safety, Teamwork and Service
• Efficiently in all Aspects
• Delivery on time.
SPEED diperlukan untuk tetap terdepan, selain itu Safety (keamanan) juga
penting untuk mendukung kemajuan dalam kehidupan bisnis. Oleh karena itu motto dari
Pako Group adalah “Safety & SPEED”.
Pelayanan yang diberikan secara terus menerus ditingkatkan dengan cara
menerima umpan balik berupa saran dan kritik dari pelanggan mengenai produk yang
ditawarkan lalu saran dan kritik tersebut disampaikan kepada partner-partnernya agar
produk dapat terus diperbaiki dan ditingkatkan.
3.1.2 Visi dan Misi
3.1.2.1 Visi
Menjadi pabrik wheel rim yang memiliki performa terbaik di Asia
3.1.2.2 Misi
Menghasilkan produk yang kompetitif untuk meningkatkan nilai dari pemilik
kepentingan perusahaan
60
3.1.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi (Sumber : Departemen Human Resource Development, 2011)
61
3.1.4 Tugas dan Wewenang
Adapun tugas dan wewenang dari masing-masing posisi PT. Inkoasku
berdasarkan bagan struktur organisasi akan dijelaskan sebagai berikut :
1. Tugas dan Wewenang Chief Executive Officer
• Tugas
o Memimpin semua karyawan yang ada pada PT.Inkoasku
o Meningkatkan kualitas PT. Inkoasku sesuai dengan visi dan misi
perusahaan.
o Memimpin dan mengkoordinasi dalam penyusunan sasaran mutu,
rencana kerja dan anggaran tahunan
o Melakukan pengelolaan perusahaan dan melakukan pengambilan
keputusan untuk menjalankan roda perusahaan serta mempertanggung
jawabkan kepengurusannya kepada RUPS (Rapat Umum Pemegang
Saham)
o Memastikan seluruh kegiatan pada PT.Inkoasku berjalan dengan baik
dan benar dengan berpedoman pada peraturan, prosedur dan
kebijakan operasional yang ada.
• Wewenang
o Menyetujui seluruh dokumen, surat, laporan yang berhubungan
dengan aktivitas yang terjadi pada PT.Inkoasku
o Memberikan sanksi kepada karyawan yang melanggar peraturan,
prosedur dan kebijakan operasional PT.Inkoasku.
62
2. Tugas dan Wewenang Director In Charge – Administration
• Tugas
o Monitoring kegiatan Divisi HRD, Finance, Accounting, EDP
o Merencanakan dan mengusulkan kegiatan untuk semua Divisi
o Mengusulkan pembentukan tim
• Wewenang
o Mereview, menyetujui rencana kerja masing-masing Divisi
3. Tugas dan Wewenang Director In Charge – Plant Sunter
• Tugas
o Monitoring kegiatan Divisi Plant
o Merencanakan dan mengusulkan kegiatan untuk Divisi Plant
o Mengusulkan pembentukan tim
• Wewenang
o Mereview, menyetujui rencana kerja Divisi Plant
4. Tugas dan Wewenang Kepala Divisi HRD
• Tugas
o Monitoring kegiatan HRD (gaji, lembur, transport, absen, kesehatan
& jamsostek)
o Monitoring pemakaian budget untuk catering, pemeliharaan,
perjalanan dinas, ATK, seragam.
o Monitoring kegiatan Training, dan PDCA
63
o Merencanakan dan mengusulkan kegiatan untuk Divisi
o Mengusulkan pembentukan tim
• Wewenang
o Mereview, menyetujui & mengubah rencana Kerja departemen
o Menentukan program efisiensi produktifitas
o Mengusulkan perbaikan sistem HRD, administrasi & pelayanan
o Mengusulkan pembentukan tim
o Mengusulkan perbaikan sistem
5. Tugas dan Wewenang Kepala Divisi Finance, Accounting, EDP
• Tugas
o Merencanakan dan mengusulkan kegiatan untuk Divisi Finance and
Budget Control
o Mengusulkan pembentukan tim
o Monitoring collection rate, budgeting, interest, A/P turn over cash
flow
o Mencari Financial sourcing
o Membuat Business Plan
o Membuat analisa investasi
o Maintain Financing relation
o Monitoring masalah pada teknologi informasi perusahaan
o Menganalisa dan merencanakan kebutuhan teknologi informasi
terbaru untuk perusahaan
64
• Wewenang
o Mereview, menyetujui & mengubah rencana kerja departement
o Menentukan program efisiensi produktifitas
o Menentukan prioritas penggunaan dana
o Mengusulkan pembentukan tim
6. Tugas dan Wewenang Kepala Divisi Procurement
• Tugas
o Monitoring term of payment, service rate
o Ikut serta mencari multi sourcing ratio.
o Mengembangkan service rate dan vender evaluation
o Monitoring & approval terhadap multi sourcing
• Wewenang
o Menentukan program efisiensi
o Menentukan grade vendor
o Menentukan lead time pengadaan
o Mengusulkan pembentukan tim
o Menyetujui pembelian lokal sesuai aturan
o Mengusulkan pembelian impor dan investasi
7. Tugas dan Wewenang Kepala Divisi Plant
• Tugas
o Mengembangkan produk baru & Set Up sistemnya
65
o Monitoring Quality Assurance System
o Monitoring & approval terhadap rencana produksi termasuk
pemenuhan policy stock
o Menyetujui counter measure terhadap penyimpangan produk
o Menyetujui perbaikan rencana produksi karena deviasi
o Review AP, efisiensi dan produktifitas
o Menyetujui penyiapan waktu untuk trail produk baru
o Monitoring service rate, A/R delivery inventory turn over.
o Monitoring evaluasi ratio pemakaian RM Consumable
• Wewenang
o Mereview, menyetujui & mengubah rencana kerja departemen
o Menentukan program efisiensi produktifitas
o Menentukan lembur
o Mengusulkan pembentukan tim
o Menyetujui rencana kapasitas
o Memilih & menentukan ratio raw material consumable
o Monitor service rate, AR delivery, inventory turn over
o Mengusulkan perubahan / perbaikan untuk perusahaan
o Mengusulkan pembentukan tim
66
8. Tugas dan Wewenang Kepala Departemen HRD
• Tugas
o Merencanakan & melaksanakan & monitoring kepersonalian (gaji,
lembur, Transport, absen, kesehatan & jamsostek)
o Melaporkan kegiataan yang dicakup kepersonalian. monitoring
kegiatan kepersonalian (gaji, lembur, transport, absen, kesehatan &
jamsostek)
• Wewenang
o Membagi tugas ke bawahan
o Mengusulkan/menyetujui program efisiensi & produktifitas
o Meminta data dari bag lain untuk menyusun laporan
o Mengusulkan sistem kepersonaliaan ke Divisi
o Mengusulkan pembentukan tim
9. Tugas dan Wewenang Kepala Departemen Training
• Tugas
o Merencanakan dan memonitoring kegiatan Training
o Mengusulkan konsep Training yang baru
o Melaporkan kegiatan Training kepada Kepala Divisi
• Wewenang
o Mereview,menyetujui & mengubah rencana kerja staff
67
10. Tugas dan Wewenang Kepala Departemen Industrial Relations & PGA
• Tugas
o Melaporkan kegiataan yang dicakup GA
o Merencanakan, mengusulkan dan monitoring pemakaian budget
untuk katering, pemeliharaan perjalanan dinas, ATK & seragam
• Wewenang
o Membagi tugas ke bawahan
o Mengusulkan / menyetujui program efisiensi & produktifitas
o Meminta data dari bagian lain untuk menyusun laporan
o Mengusulkan pembentukan tim
11. Tugas dan Wewenang Kepala Departemen PDCA
• Tugas
o Merencanakan kegiatan PDCA sehari-hari (Plan Do Check Action)
o Melaporkan kegiataan yang mencakup PDCA
• Wewenang
o Mereview,menyetujui & mengubah rencana kerja staff
12. Tugas dan Wewenang Kepala Departemen Finance & Budget
Control
• Tugas
o Melaporkan kegiatan Finance & Budget Control
• Wewenang
68
o Mereview, menyetujui & mengubah rencana kerja staff
13. Tugas dan Wewenang Kepala Departemen Accounting
• Tugas
o Merencanakan ,melaksanakan & monitoring collection rate,
budgeting interest, A/P turn over cash cash flow
o Melaporkan kegiatan bulanan
o Memantau pergerakan Kurs Valas
• Wewenang
o Mendukung konsep pengembangan divisi
o Mengusulkan konsep pengembangan departemen ke divisi
o Menyetujui rencana kerja departemen
o Membagi tugas ke bawahan
o Mengusulkan / menyetujui program efisiensi & produktifitas
o Meminta data dari bagian lain untuk menyusun laporan
o Mengusulkan penggunaan dana
o Mengusulkan pembentukan tim
14. Tugas dan Wewenang Kepala Departemen EDP
• Tugas
o Merencanakan teknologi terbaru yang akan diterapkan
o Menyetujui perbaikan atas peralatan elektronik
o Melaporkan kegiatan bulanan EDP
• Wewenang
69
o Memonitoring infrastruktur teknologi perusahaan
o Membagi tugas ke bawahan
15. Tugas dan Wewenang Kepala Departemen Purchasing
• Tugas
o Menyetujui pembayaran term of payment
o Mengkoordinir multi sourcing dan vender Development
o Mengontrol service rate / vender evaluation
o Melaporkan kegiatan bulanan
• Wewenang
o Membagi tugas ke bawahan
o Mengusulkan / menyetujui program efisiensi & produktifitas
o Meminta data dari bagian lain untuk menyusun laporan
o Mengusulkan pembelian barang ke Divisi
o Mengesahkan administrasi pembayaran
16. Tugas dan Wewenang Kepala Departemen Production
• Tugas
o Melaksanakan koordinasi pengembangan produk baru & Set Up
Sistem ( AP Produksi )
o Melaksanakan koordinasi QAS
o Mempersiapkan sasaran bidang produk dan evaluasi hasil produk
o Mencari alternatif sistem efisiensi & produktifitas
70
• Wewenang
o Membagi tugas ke bawahan
o Mengusulkan / menyetujui program efisiensi & produktifitas
o Meminta data dari bagian lain utk menyusun laporan
o Mengusulkan lembur
o Mengusulkan pembentukan tim
17. Tugas dan Wewenang Kepala Departemen PPIC
• Tugas
o Mengkoordinir AP - PPC
o Memastikan jalannya produksi sesuai dengan rencana (sesuai policy
stock)
o Ikut menyetujui counter measure terhadap penyimpangan produk
o Monitoring evaluasi sistem, efisiensi dan produktifitas
o Mempersiapkan dan mengajukan untuk waktu trail produk baru
o Mengevaluasi dan mengajukan persetujuan terhadap dokumen
sporting
o Merencanakan & melaksanakan dan menjaga kontinunitas service
rate, A/R delivery, inventory A/R delivery, inventory turn over sesuai
standart
o Melaporkan inventarisasi & evaluasi pemakaian RM/Consumable
o Updating prosedur QS 9000
71
• Wewenang
o Mendukung konsep pengembangan divisi
o Mengusulkan pengembangan Department
o Memeriksa & mengkoreksi tugas bawahan
o Mengusulkan program efisiensi dan produktifitas
o Mengusulkan rencana kapasitas
o Mengusulkan jadwal produksi
o Mengusulkan pembentukan tim
o Membuat rencana kerja departemen
o Mengusulkan program efisiensi & produktifitas
o Meminta data dari bagian lain untuk menyusun laporan
o Mengusulkan inventory turn over
o Menyetujui laporan pemakaian & stock
o Menentukan lembur
18. Tugas Staff HRD
• Tugas
o Melaksanakan / menganggarkan budget untuk gaji, lembur &
transport, reimbursment kesehatan & jamsostek.
o Mengumpulkan data pendukung laporan.
72
19. Tugas Staff Training
• Tugas
o Melaksanakan perencanaan Training
o Melaporkan perkembangan kegiatan Training
o Mengusulkan kegiatan Training
20. Tugas Staff Industrial Relations & PGA
• Tugas
o Membagi ATK, Seragam
o Memesan katering, menjalankan pemeliharaan, membuat anggaran
perjalanan dinas, ATK, Seragam
o Mengumpulkan data pendukung laporan
21. Tugas Staff PDCA
• Tugas
o Melaksanakan kegiatan harian PDCA
o Melaporkan hasil kegiatan PDCA
22. Tugas Staff Finance & Budget Control
• Tugas
o Mencatat semua transaksi keuangan
o Membuat budget keuangan untuk keseluruhan pengeluaran
perusahaan
73
23. Tugas Staff Accounting
• Tugas
o Melaksanakan cash flow, collection budgetting rate & AP turn over
o Mencari data kurs valas terbaru
o Mencari data pendukung untuk membuat laporan
24. Tugas Staff EDP
• Tugas
o Melaksanakan tugas yang diberikan
o Mengembangkan Informasi Teknologi perusahaan
o Memperbaiki kesalahan atau masalah yang terjadi pada peralatan
elektronik
25. Tugas Staff Purchasing
• Tugas
o Melaksanakan pembelian
o Mengecek harga dengan supplier terkait.
o Melakukan pemesanan barang dengan pihak supplier
o Membuat laporan pembelian secara berkala
74
26. Tugas Staff Production
• Tugas
o Mempersiapkan pelaksanaan produksi (SDM, raw material,
consumable, mesin, tools)
o Mengkordinir operator proses produksi sesuai Working Instruction
o Melaksanakan perbaikan
o Melaksanakan proses produksi sesuai Working Instruction
27. Tugas Staff PPIC
• Tugas
o Membantu menyiapkan data rencana production & capacity planning
o Membantu menyiapkan data pencapaian production VS capacity
planning
o Membantu mengumpulkan data harian produksi
o Entry & pengolahan data baru utk di-review
o Melaksanakan terciptanya service rate, A/R delivery inventory turn
over
o Menjalankan program pemakaian RM & Consumable
3.2 Strategi Perusahaan
Perusahaan perlu melakukan perencanaan strategi bisnis untuk mengevaluasi lini
produk sendiri maupun pesaing bisnis. Analisis SWOT adalah sebuah metode
perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi Strength (Kekuatan),
75
Weakness (Kelemahan), Opportunity (Peluang), dan Threat (Ancaman) yang terjadi
dalam perusahaan. Analisis SWOT digunakan untuk meningkatkan pemahaman
terhadap kondisi organisasi dan supaya perencanaan tindakan menjadi lebih mudah dan
tepat sasaran.
Berikut SWOT PT. Inkoasku.
3.2.1 SWOT Perusahaan
Tabel 3.1 SWOT PT. Inkoasku Strength 1. Technical Assistant & aliansi pemasaran dengan Topy
2. Sertifikasi Quality, Safety & Environment Management System (ISO TS16949, ISO 14001, & OHSAS 18001)
Weakness 1. Manajemen operasional masih perlu ditingkatkan (produktivitas dan efisiensi)
2. Brand velg yang masih kurang dikenal masyarakat.
Opportunity 1. Peluang yang besar dalam pasar domestik OEM (Original Equipment Manufacturer) karena Indonesia diputuskan sebagai basis produksi.
2. Desain velg yang stylish. Threat 1. Peraturan pemerintah mengenai turunnya pajak impor untuk
negara tertentu 2. Fluktuasi harga bahan baku
76
3.2.2 SWOT Strategi Perusahaan
Tabel 3.2 SWOT Strategi PT. Inkoasku FAKTOR
INTERNAL
FAKTOR EKSTERNAL
STRENGTH WEAKNESS 1. Technical Assistant & aliansi
pemasaran dengan Topy 2. Sertifikasi Quality, Safety &
Environment Management System (ISO TS16949, ISO 14001, & OHSAS 18001)
1. Manajemen operasional masih perlu ditingkatkan (performa dan efisiensi)
2. Brand velg yang masih kurang dikenal masyarakat.
OPPORTUNITIES Strategi S - O Strategi W - O 1. Peluang yang besar dalam
pasar domestik OEM (Original Equipment Manufacturer) karena Indonesia diputuskan sebagai basis produksi.
2. Desain velg yang stylish.
1. Membentuk tim gabungan dengan Topy untuk mendapatkan pasar bisnis velg. (S1, O1)
2. Mengembangkan desain velg yang stylish dengan mengoptimalkan Technical Assistant Topy. (S1, O2)
1. Meningkatkan performa dan effisiensi dalam produksi. (W1,O1)
2. Meningkatkan kualitas produk dan ketepatan waktu pengiriman barang untuk memperoleh kepercayaan pasar. (W2, O1)
THREAT Strategi S - T Strategi W - T 1. Peraturan pemerintah
mengenai turunnya pajak impor untuk negara tertentu
2. Fluktuasi harga bahan baku
1. Memperkuat hubungan dengan pelanggan. (S1, T1)
2. Membuat komite teknis yang berfokus pada requirement pelanggan dan setidaknya mengimbangi produk perusahaan dengan produk competitor. (S2, T1)
1. Menurunkan biaya produksi tetapi tetap memperhatikan kualitas barang untuk menjaga kepercayaan pasar. (W1, T2)
2. Meningkatkan daya saing dengan kompetitor asing melalui peningkatan kualitas, pelayanan serta ketepatan waktu pengiriman barang. (W2,T1)
77
3.3.3 Hasil Analisis Strategi Perusahaan
Untuk dapat menentukan strategi SWOT yang digunakan perusahaan, maka
dilakukan penilaian (rating) dan bobot terhadap analisis SWOT Strategi PT. Inkoasku.
Penilaian ini bertujuan untuk mengetahui dan mengevaluasi faktor-faktor internal dan
eksternal perusahaan. Dalam penilaian ini dilakukan dengan wawancara bersama Kepala
Divisi HRD PT. Inkoasku. Adapun hasil wawancara ini dapat terlihat pada tabel berikut.
Tabel 3.3 Matriks Faktor Strategi Internal
Analisis Bobot Rating Hasil (Bobot * Rating)
STRENGTH
Technical Assistant & aliansi pemasaran dengan Topy 0.2 4 0.8
Sertifikasi Quality, Safety & Environment Management System (ISO TS16949, ISO 14001, & OHSAS 18001)
0.2 3 0.6
Total Strength 1.4
WEAKNESS
Manajemen operasional masih perlu ditingkatkan (produktivitas dan efisiensi)
0.3 3 0.9
Brand velg yang masih kurang dikenal masyarakat. 0.3 3 0.9
Total Weakness 1.8
Tabel 3.4 Matriks Faktor Strategi Eksternal
Analisis Bobot Rating Hasil (Bobot * Rating)
OPPORTUNITY
Peluang yang besar dalam pasar domestik OEM (Original Equipment Manufacturer) karena Indonesia diputuskan sebagai basis produksi.
0.3 4 1.2
Desain velg yang stylish. 0.3 3 0.9 Total Opportunity 2.1
THREAT
Peraturan pemerintah mengenai turunnya pajak impor untuk negara tertentu.
0.2 4 0.8
Fluktuasi harga bahan baku. 0.2 3 0.6 Total Threat 1.4
78
Berdasarkan Tabel diatas mengenai penilaian faktor-faktor internal dan eksternal
PT. Inkoasku, maka didapatkan perhitungan seperti dibawah ini:
Faktor Internal = Total Strength - Total Weakness = 1.4 – 1.8 = -0.4
Faktor Eksternal = Total Opportunity - Total Threats = 2.1 – 1.4 = 0.7
Berdasarkan hasil analisis SWOT, dapat dibuat diagram SWOT yang terdiri dari
empat kuadran, dimana titik koordinat PT. Inkoasku berada pada (-0.4 ; 0,7). Seperti
yang dapat dilihat pada Gambar 3.2 di bawah ini :
Gambar 3.2 Diagram SWOT
79
Berdasarkan grafik di atas, dapat terlihat bahwa PT. Inkoasku berada pada
kuadran III, yaitu posisi WO (Weakness - Opportunity). Grafik ini menunjukkan
bahwa PT.Inkoasku membutuhkan adanya dukungan teknologi yang dapat
digunakan untuk memperbaiki kelemahan dengan memanfaatkan peluang yang
dimiliki PT. Inkoasku untuk meningkatkan bisnis perusahaan. Salah satunya adalah
dengan sistem Dashboard yang dapat digunakan untuk memantau performa dan
efisiensi produksi.
3.3 Analisis Value Chain
Tabel 3.5 Analisis Value Chain FIRM INFRASTRUCTURE
• Production Planning • Inventory Control • Quality Control
HUMAN RESOURCE MANAGEMENT • Gaji yang bersaing serta keuntungan lainnya dengan menjadi karyawan • Program training dan rekreasi karyawan
TECHNOLOGY DEVELOPMENT • Penambahan mesin produksi untuk mempercepat proses produksi.
PROCUREMENT OF RESOURCES • Pembelian bahan baku baja dari supplier • Pembelian mesin produksi
INBOUND LOGISTIC • Pembelian
bahan baku dengan supplier
• Penyimpanan velg hasil produksi dalam Gudang Finish Goods
OPERATIONS • Produksi
Velg • Maintenance
mesin produksi
OUTBOUND LOGISTIC • Pengiriman
barang kepada pelanggan sesuai Need-By-Date pada Sales Order
MARKETING AND SALES • Membentuk
partnership dengan supplier
• Promosi kepada pelanggan
SERVICE • Pelatihan
Technical Assistant produksi
• Impor mesin produksi teknologi terbaru
80
3.4 Sistem Informasi Produksi Berjalan
PT. Inkoasku bergerak di bidang produksi velg baja untuk OEM (Original
Equipment Manufacturer) untuk pasar mobil berpenumpang. Setiap pemesanan yang
terjadi akan dicatat oleh Bagian SCR (Sales & Customer Relationship) menjadi Sales
Order. Sales Order akan diakumulasi dan diproduksi pada bulan berikutnya. Setiap
Sales Order akan diberikan kepada Bagian PPIC (Production Planning & Inventory
Control). Bagian PPIC akan membuat Line Load produksi untuk bulan berikutnya. Line
load produksi mencakup produk dan quantity yang akan diproduksi setiap harinya.
Berikut uraian proses produksi velg pada PT. Inkoasku.
Untuk memproduksi velg baja, ada beberapa proses yang harus dilakukan. Disk
dan rim di produksi secara terpisah, dan secara bersamaan di gabungkan didalam lini
assembly atau lini pemasangan. Disk berasal dari gulungan baja dengan meratakan
gulungan baja, setelah itu akan di potong sesuai dengan bentuk lingkaran dan dibentuk
sesuai desain. Setelah itu, pembuatan rim juga hampir sama dengan pembuatan disks,
hanya saja rim dibentuk agar memiliki lubang lingkaran agar bisa digabungkan dengan
disks. Setelah rim dan disks sudah siap, didalam proses welding, rim dan disks
digabungkan agar menjadi velg utuh. Setelah proses welding, velg belum siap dijual,
tetapi proses painting atau biasa disebut dengan CED (Cathodic Electro-Deposition)
dilakukan pada velg sesuai dengan desain warna yang diterapkan. Hasil dari proses CED
belum bisa untuk dijual, tetapi akan dilakukan proses top coat, yaitu proses pelapisan cat
luar untuk velg, dilakukan agar warna velg mengkilap dan hasil painting tidak mudah
terkelupas.
81
Gambar 3.3 Alur Produksi Velg
Tidak semua hasil produksi dikirim kepada pelanggan, harus dilakukan proses
quality control pada setiap hasil, jika ada yang harus diperbaiki, status produk tersebut
akan dianggap sebagai need repairs, dan jika produk tidak dapat diperbaiki, produk akan
dianggap sebagai rejected dan akan diproses ulang dari awal. Produk yang lulus proses
QC (Quality Control) akan disimpan ke gudang Finish Goods dan akan dikirimkan
kepada pelanggan sesuai dengan tanggal need-by-date yang ditentukan pelanggan.
Setelah itu bagian Produksi akan membuat Laporan Hasil Produksi yang berisi quantity
produk, kondisi produk dan loss time yang terjadi pada saat produksi dan akan diberikan
kepada Kepala Departemen Produksi.
Setiap akhir minggu, Bagian Produksi akan membuat Laporan Total Production
Performance yang berisi Efficiency dan Performance, Laporan Achievement Rate,
Laporan Production Output, dan Laporan Production Loss Time produksi.
Berikut adalah gambaran sistem produksi berjalan PT. Inkoasku.
82
Bagian Sales and
Customer Relationship
Pelanggan
1. List Pesanan
Bagian Production Planning &
Inventory Control
Bagian Produksi
2. Sales Order
3. Line Load
Kepala DepartemenProduksi
6. Laporan Produksi
Bagian Quality Control
4. Barang
5. A. Product Ok
5. B. Product Repair
Gudang Finish Goods
7. Delivery Barang
5. C. Product Reject
Gambar 3.4 Rich Picture
Penjelasan Rich Picture:
1. Pelanggan melakukan pemesanan, setiap pemesanan yang terjadi akan dicatat
oleh Bagian SCR (Sales & Customer Relationship) menjadi Sales Order.
2. Sales Order akan diakumulasi dan diproduksi pada bulan berikutnya. Setiap
Sales Order akan diberikan kepada Bagian PPIC (Production Planning &
Inventory Control).
3. Bagian PPIC akan membuat Line Load produksi untuk bulan berikutnya dan
akan diberikan kepada Bagian Produksi.
4. Barang yang telah selesai di produksi akan di cek oleh Bagian Quality Control.
5. A. Produk Ok akan disimpan ke gudang Finish Goods
B. Product Repair akan dikembalikan ke Bagian Produksi untuk di Perbaiki
83
C. Product Reject akan dilebur kembali dan menjadi bahan baku untuk produksi
selanjutnya.
6. Setelah selesai produksi, maka bagian Produksi akan membuat Laporan Hasil
Produksi yang berisi produk quantity dan loss time yang terjadi pada saat
produksi dan diberikan kepada Kepala Departemen Produksi.
7. Selanjutnya barang yang sudah lolos proses quality control akan dikirimkan
kepada pelanggan.
3.5 Analisis Data Model
3.5.1 Star Schema
Berikut adalah star schema (skema bintang) yang digunakan pada data
warehouse produksi PT.Inkoasku.
1. Star Schema Total Production Performance
Gambar 3.5 Star Schema Total Production Performance
Star Schema Total Production Performance dimana FactTPP merupakan
tabel fakta dan memiliki hubungan dengan 2 tabel dimensi yaitu DimTime dan
DimLine.
84
2. Star Schema Production Output
Gambar 3.6 Star Schema Production Output
Star Schema Production Output dimana FactProductionOutput
merupakan tabel fakta dan memiliki hubungan dengan 3 tabel dimensi yaitu
DimTime, DimLine dan DimOutput.
3. Star Schema Production Loss Time
Gambar 3.7 Star Schema Production Loss Time
85
Star Schema Production Loss Time dimana FactProductionLossTime
merupakan tabel fakta dan memiliki hubungan dengan 3 tabel dimensi yaitu
DimTime, DimLine dan DimLoss.
4. Star Schema Achievement Rate
Gambar 3.8 Star Schema Achievement Rate
Star Schema Achievement Rate dimana FactAchievementRate merupakan
tabel fakta dan memiliki hubungan dengan 2 tabel dimensi yaitu DimTime dan
DimLine.
86
5. Star Schema Gabungan
Gambar 3.9 Star Schema Gabungan
Star Schema Gabungan yang menggambarkan relasi antara tabel fakta
dengan tabel dimensi. Dalam Star Schema ini terdapat 4 tabel fakta yaitu:
FactTPP, FactAchievementRate, FactProductionOutput,
FactProductionLossTime. Juga terdapat 4 tabel dimensi yaitu: DimOutput,
DimLoss, DimTime, DimLine.
87
3.5.2 Atribut Data Model
Tabel 3.6 Atribut Data Model DimTIME DimTIME
Keterangan Tabel berisi data satuan waktu Primary Surrogate Key TIMEID Foreign Key − Nama Field Tipe Data Keterangan TIMEID NUMBER ID dari tabel DimTIME YEARS NUMBER Satuan tahun dari field DATES MONTHS NUMBER Satuan bulan dari field DATES WEEKS NUMBER Satuan minggu dari field DATES DATES DATE Tanggal dari seluruh transaksi yang terjadi
Tabel ini menunjukan atribut yang dimiliki tabel DimTime kemudian
Tipe Data dan Keterangan dari tiap atribut yang ada. Tabel ini berisi satuan
waktu berdasarkan tahun, bulan, minggu dan hari.
Tabel 3.7 Atribut Data Model DimLINE DimLINE
Keterangan Tabel berisi data line process Primary Surrogate Key LINEID Foreign Key − Nama Field Tipe Data Keterangan LINEID VARCHAR2(5) ID dari tabel DimLINE LINETYPE VARCHAR2(50) Nama line process CYCLETIME NUMBER Nilai cycle time dari product
Tabel ini menunjukan atribut yang dimiliki tabel DimLine kemudian Tipe
Data dan Keterangan dari tiap atribut yang ada. Tabel ini berisi semua lini proses
yang berkaitan dengan proses produksi dan cycle time yang ada pada setiap lini
proses.
Tabel 3.8 Atribut Data Model DimLOSS DimLOSS
Keterangan Tabel berisi data loss time Primary Surrogate Key LOSSID Foreign Key − Nama Field Tipe Data Keterangan LOSSID VARCHAR2(5) ID dari tabel DimLOSS LOSSTYPE VARCHAR2(50) Jenis loss time
88
Tabel ini menunjukan atribut yang dimiliki tabel DimLoss kemudian Tipe
Data dan Keterangan dari tiap atribut yang ada. Tabel ini berisi semua jenis loss
time yang terjadi pada proses produksi.
Tabel 3.9 Atribut Data Model DimOUTPUT DimOUTPUT
Keterangan Tabel berisi data product output Primary Surrogate Key OUTPUTID Foreign Key − Nama Field Tipe Data Keterangan OUTPUTID VARCHAR2(5) ID dari tabel DimOUTPUT OUTPUTCONDITION VARCHAR2(50) Kondisi product output
Tabel ini menunjukan atribut yang dimiliki tabel DimOutput kemudian
Tipe Data dan Keterangan dari tiap atribut yang ada. Tabel ini berisi kondisi
produk yang dihasilkan pada saat proses produksi.
Tabel 3.10 Atribut Data Model FactTPP FactTPP
Keterangan Tabel berisi fakta Total Production Performance
Primary Surrogate Key − Foreign Key TIMEID, LINEID Nama Field Tipe Data Keterangan TIMEID NUMBER ID dari tabel DimTIME LINEID VARCHAR2(5) ID dari tabel DimLINE TPPPERCENT NUMBER Rata-rata persentase nilai
Total Production PerformanceEFFPERCENT NUMBER Rata-rata persentase nilai
Efficiency PERFPERCENT NUMBER Rata-rata persentase nilai
Performance
Tabel ini menunjukan atribut yang dimiliki tabel FactTPP kemudian Tipe
Data dan Keterangan dari tiap atribut yang ada. Tabel ini berisi persentase dari
TPP, Efficiency dan Performance sesuai dengan waktu dan lini proses.
89
Tabel 3.11 Atribut Data Model FactProductionOutput FactPRODUCTIONOUTPUT
Keterangan Tabel berisi fakta Production Output Primary Surrogate Key − Foreign Key TIMEID, LINEID, OUTPUTID Nama Field Tipe Data Keterangan TIMEID NUMBER ID dari tabel DimTIME LINEID VARCHAR2(5) ID dari tabel DimLINE OUTPUTID VARCHAR2(5) ID dari tabel DimOUTPUT OUTPUTPERCENT NUMBER Rata-rata persentase nilai
Product Output
Tabel ini menunjukan atribut yang dimiliki tabel FactProductionOutput
kemudian Tipe Data dan Keterangan dari tiap atribut yang ada. Tabel ini berisi
persentase dari produk yang dihasilkan sesuai dengan kondisi produk, waktu dan
lini proses.
Tabel 3.12 Atribut Data Model FactPRODUCTIONLOSSTIME FactPRODUCTIONLOSSTIME
Keterangan Tabel berisi fakta Production Loss Time Primary Surrogate Key − Foreign Key TIMEID, LINEID, LOSSID Nama Field Tipe Data Keterangan TIMEID NUMBER ID dari tabel DimTIME LINEID VARCHAR2(5) ID dari tabel DimLINE LOSSID VARCHAR2(5) ID dari tabel DimLOSS LOSSTIMEPERCENT NUMBER Rata-rata persentase nilai
Production Loss Time
Tabel ini menunjukan atribut yang dimiliki tabel
FactProductionLossTime kemudian Tipe Data dan Keterangan dari tiap atribut
yang ada. Tabel ini berisi persentase dari loss time yang ada sesuai dengan jenis
loss time, waktu dan lini proses.
90
Tabel 3.13 Atribut Data Model FactACHIEVEMENTRATE FactACHIEVEMENTRATE
Keterangan Tabel berisi fakta Achievement Rate Primary Surrogate Key − Foreign Key TIMEID, LINEID Nama Field Tipe Data Keterangan TIMEID NUMBER ID dari tabel DimTIME LINEID VARCHAR2(5) ID dari tabel DimLINE ACHIEVEMENTPERCENT NUMBER Rata-rata persentase nilai
Achievement Rate
Tabel ini menunjukan atribut yang dimiliki tabel FactAchievementRate
kemudian Tipe Data dan Keterangan dari tiap atribut yang ada. Tabel ini berisi
persentase dari achievement yang ada sesuai dengan waktu dan lini proses.
3.6 Analisis Kebutuhan Informasi
Berdasarkan diagram SWOT pada Gambar 3.2, dapat dilihat bahwa PT. Inkoasku
berada di kuadran III, yaitu posisi WO (Weakness - Opportunity). Berdasarkan hal
tersebut maka dibuat analisis kebutuhan informasi dashboard produksi sesuai dengan
Strategi Weakness Opportunity. Berikut tabel analisis kebutuhan informasi dashboard
produksi.
Tabel 3.14 Analisis Kebutuhan Informasi Dashboard Produksi No Strategi Masalah Solusi Kebutuhan Informasi
1
Meningkatkan performa dan effisiensi dalam produksi (W1,O1)
Persentase Performance dan Efficiency produksi yang terus berubah, dipengaruhi oleh banyaknya hasil produksi yang di-reject atau di-repair dan banyak Loss Time produksi yang terjadi.
Pemantauan Performance dan Efficiency produksi dengan menggunakan Dashboard secara real time sehingga dapat dilakukan penanganan langsung.
• Persentase Total Production Performance
• Persentase Performance
• Persentase Efficiency
• Persentase Loss Time produksi
• Persentase Production Output
91
2 Meningkatkan kualitas produk dan ketepatan waktu pengiriman barang untuk memperoleh kepercayaan pasar.
(W2, O1)
Banyaknya hasil produksi yang di-reject atau di-repair dan pengiriman barang yang kadang terlambat.
Pemantauan hasil produksi dan achievement rate (tingkat pemenuhan) produksi untuk memenuhi Sales Order pelanggan yang dapat dilihat secara real time sehingga dapat direncanakan overtime produksi untuk menyelesaikan produk yang belum selesai.
• Persentase Achievement Rate
• Persentase Production Output
Strategi yang ada digunakan untuk meningkatkan performa dan effisiensi dalam
proses produksi serta meningkatkan ketepatan waktu pengiriman barang. Hal ini terjadi
karena sering terjadi loss time pada waktu produksi dan banyaknya hasil produksi yang
di-reject atau di-repair sehingga diperlukan adanya pemantauan produksi yang berfokus
pada performa dan efisiensi produksi, loss time, dan achievement rate (tingkat
pemenuhan) produksi untuk menangani permasalahan yang sedang terjadi.
Untuk mendukung strategi yang ada pada PT.Inkoasku, maka Dashboard yang
kami usulkan adalah dengan menyajikan berbagai informasi seperti: persentase Total
Production Performance (TPP), persentase Performance, persentase Efficiency,
persentase Achievement Rate, persentase Production Output, dan persentase Production
Loss Time. Informasi tersebut diwakili dalam diagram berikut ini :
1. Gauge Total Production Performance
Manager dapat melihat informasi persentase Total Production Performance
(TPP), persentase Performance dan persentase Efficiency berdasarkan line
process produksi dan periode waktu produksi (tahun, bulan atau minggu).
92
2. Gauge Achievement Rate
Manager dapat melihat informasi persentase Achievement Rate (tingkat
pencapaian) produksi untuk pemenuhan Line Load produksi berdasarkan line
process produksi dan periode waktu produksi (tahun, bulan atau minggu).
3. Chart Production Output
Manager dapat melihat informasi persentase Production Output (kondisi produk
yang diproduksi). Persentase ini dapat dilihat berdasarkan line process produksi
dan periode waktu produksi (tahun, bulan atau minggu).
4. Chart Production Loss Time
Manager dapat melihat informasi persentase jenis Loss Time yang terjadi selama
produksi. Persentase ini dapat dilihat berdasarkan line process produksi dan
periode waktu produksi (tahun, bulan atau minggu).
3.7 Permasalahan yang dihadapi
• Persentase Performance dan Efficiency produksi yang terus berubah, dipengaruhi
oleh banyaknya hasil produksi yang di-reject atau di-repair dan banyak Loss
Time produksi yang terjadi.
• Banyaknya hasil produksi yang di-reject atau di-repair dan pengiriman barang
yang kadang terlambat.
93
3.8 Alternatif Pemecahan Masalah
Aternatif pemecahan masalah adalah dengan sistem dashboard yang memiliki
pengukuran terhadap pengukuran efisiensi dan performa produksi serta pengukuran loss
time dan production output yang terjadi pada setiap line process produksi.
Pemecahan masalah yang ditawarkan dengan sistem dashboard adalah :
• Pemantauan Performance dan Efficiency produksi dengan menggunakan
Dashboard secara real time sehingga dapat dilakukan penanganan langsung.
• Pemantauan hasil produksi dan achievement rate (tingkat pemenuhan) produksi
untuk memenuhi Sales Order pelanggan yang dapat dilihat secara real time
sehingga dapat direncanakan overtime produksi untuk menyelesaikan produk
yang belum selesai.
