65

BAB 3

ANALISA SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum

3.1.1 Gambaran Umum PT. BAYU BUANA,Tbk

PT. BAYU BUANA,Tbk berdiri pada tahun 1972 yang telah tumbuh dan

berkembang menjadi salah satu perusahaan di Indonesia sebagai agen perjalanan

yang menawarkan suatu solusi perjalanan yang lengkap dan menarik untuk

kebutuhan akan bisnis dan liburan. Seiring dengan perkembangan perusahaan

PT. BAYU BUANA,Tbk telah mempekerjakan lebih dari 450 karyawan yang

terdiri dari 22 cabang yang tersebar di Indonesia. Pada November 2002

PT. BAYU BUANA,Tbk telah menerima penghargaan ISO 9001:2000 sebagai

sistem manajemen berkwalitas serta penghargaan OHSAS 18001 sebagai

rangkaian penilaian keselamatan dan pengelolaan yang sehat, PT. BAYU

BUANA,Tbk merupakan agen perjalanan pertama yang menerima penghargaan

tersebut.

PT. BAYU BUANA,Tbk telah bekerja sama dengan perusahaan

penerbangan terkemuka untuk menjadi perusahaan yang lebih berkembang,

sebab sejak 12 tahun yang lalu PT. BAYU BUANA, Tbk telah diakui sebagai

agen tertinggi. PT. BAYU BUANA, Tbk juga menerima Abacus (sistem

reservasi yang terkomputerisasi) sebagai penghargaan untuk agen terbaik. Secara

internasional PT. BAYU BUANA, Tbk telah berkerja sama dengan TQ3 Travel

Solution, suatu manajemen perjalanan global yang dimiliki oleh dua perusahaan

66

manajemen perjalanan yang mendominasi – yaitu AS Maritz Corporate dan TUI

Jerman Business Travel. Kerjasama ini mengijinkan pelanggannya untuk

mempunyai akses ke TQ3 diseluruh dunia.

PT. BAYU BUANA,Tbk adalah salah satu anggota IATA, ASITA&

PATA dan publik pertama yang mendaftar sebagai agen perjalanan dalam pasar

bursa Jakarta & Surabaya. PT. BAYU BUANA,Tbk hanya percaya kepada pro-

aktif, pelanggan yang berorientasi bahwa perusahaan akan mendukung dan

mencapai hasil yang baik pada saat lingkungan berkembang secara global, oleh

karena itu perusahaan secara terus menerus membuat investasi konsisten di

dalam personal dan teknologi. PT. BAYU BUANA,Tbk merupakan agen

perjalanan pertama yang menyediakan CRM (Manajemen Hubungan Pelanggan)

dan BBTC (Bayu Buana Travel Club). PT. BAYU BUANA,Tbk juga

mempunyai website yang diluncurkan pada pertengahan tahun 2000 yang

menyediakan pelayanan 24-jam ke pelanggannya untuk memberikan informasi

yang cepat dan dapat dipercaya, serta akurat.

Prinsip kegiatan PT. BAYU BUANA,Tbk beserta cabang-cabangnya

meliputi layanan tiket domestik dan internasional, juga mengatur paket liburan

domestik dan internasional yang meliputi pengaturan tempat-tempat yang akan

dikunjungi, transportasi yang dipakai, pemesanan hotel, serta program menarik

yang secara khusus dirancang untuk perusahaan individu atau sekelompok orang

yang mempunyai minat khusus terhadap kebutuhan akan liburan. PT. BAYU

BUANA,Tbk juga mengadakan pertemuan, promosi, konvensi dan pameran.

67

seperti halnya GSA (Agen Penjualan Umum) untuk Srilangka Airlines dan Delta

Airlines sampai cabang-cabangnya.

3.1.2 Visi dan Misi PT. BAYU BUANA,Tbk

3.1.2.1 Visi Perusahaan

Visi Perusahaan adalah menjadi travel yang terbesar dan terbaik dan

dikenal dengan produk yang lengkap serta didukung pelayanan yang ramah dan

cepat dengan sistem teknologi informasi yang terpadu.

3.1.2.2 Misi Perusahaan

Misi Perusahaan :

1) Kebijakan Mutu

Kami sanggup menyediakan produk wisata terlengkap dengan pelayanan

yang profesional, ramah dan cepat, untuk itu kami didukung oleh SDM yang

sudah mendapatkan pelatihan quality service sehingga sanggup

menindaklanjuti semua keluhan pelanggan dalam tempo 2 hari kerja.

2) Sasaran Mutu

a. Setiap karyawan mendapatkan pelatihan quality service sebelum 3 bulan

bekerja

b. Jumlah keluhan pelanggan maksimal 20 % dari pembeli produk per 3

bulan.

68 3.1.3 Struktur Organisasi PT. BAYU BUANA,Tbk

Organisasi merupakan suatu kelompok sosial yang bersifat teratur karena

ada perjanjian untuk bekerjasama dimana ada pihak yang memimpin dan ada

pula yang dipimpin. Dengan pola skematis hubungan kerja untuk mencapai

tujuan tertentu, maka pendelegasian wewenang dan pembagian tugas dari

pimpinan harus jelas agar bawahan dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-

baiknya. Hal lain yang penting dalam suatu organisasi adalah terjalinnya saluran

komunikasi yang tegas dan jelas, dalam arti setiap individu mengetahui dari

siapa ia menerima perintah dan kepada siapa ia mempertanggungjawabkan hasil

pekerjaannya.

Dengan diciptakan dan diterapkannya struktur organisasi secara jelas

didalam perusahaan maka akan mencapai tingkat pengendalian internal yang

memadai. Masing-masing struktur organisasi suatu perusahaan berbeda dengan

struktur organisasi perusahaan lain karena dipengaruhi beberapa faktor antara

lain: pimpinan perusahaan, sifat perusahaan, ukuran penyebaran daerah operasi

dan jumlah cabang

Bentuk organisasi PT. BAYU BUANA,Tbk adalah organisasi garis.

Tugas-tugas perencanaan dipegang oleh pemimpin, sedangkan pelaksanannya

dipegang oleh manajemen dibawahnya.

Pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dan sepenuhnya dari

pimpinan tertinggi kepada unit bawahannya. Untuk membantu kelancaran kerja,

direktur dibantu oleh manajemen-manajemen yang membawahi unit bagian yang

berdiri sendiri dan menjalankan semua fungsi pengawasan dalam bagiannya.

69

Bentuk organisasi PT. BAYU BUANA,Tbk digambarkan dalam gambar

berikut

70

KOMISARIS

DIREKTUR UTAMA

MR CORP.SECR

QAD

C n C

WAKIL DIREKTUR UTAMA

DIREKTUR KEUANGAN

DIREKTUR UMUM

DIREKTUR OPERASI

DIREKTUR PENGEMBANGAN

GM FIN. / ACC.

FIN & ACC

HRD GA BGP SKR

OPR

AGC SLS TIX CAB DOM

IT OBT

WEB EDP MIS M

KT

CRM

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. BAYU BUANA,Tbk Sumber : Dikembangkan Dari Hasil Wawancara

71 3.1.4 Uraian Fungsi

Adapun jabatan dan tanggung jawab dari masing-masing departemen

pada struktur organisasi PT. BAYU BUANA,Tbk adalah sebagai berikut :

1) Komisaris

a. Terdiri dari para pemegang saham dari PT. BAYU BUANA,Tbk.

b. Memberikan dana bagi perusahaan dan mengangkat direksi yang baru.

c. Mengawasi dan mengevaluasi kinerja direksi selama masa jabatannya

dalam perusahaan.

d. Berwenang dalam memberikan persetujuan dalam hal keuangan.

e. Menetapkan arah dan strategi perusahaan, baik jangka pendek maupun

jangka panjang.

f. Mengadakan tinjauan terhadap sistem manajemen secara keseluruhan.

g. Mengambil keputusan atas masalah-masalah khusus serta membuat

rencana kerja yang diperlukan oleh perusahaan.

h. Membawahi direktur utama.

2) Direktur Utama

a. Memimpin dan menentukan kebijaksanaan perusahaan.

b. Mengawasi pekerjaan para bawahannya agar sesuai dengan

kebijaksanaan yang telah ditetapkan perusahaan.

c. Mewakili perusahaan dalam melakukan hubungan dengan pihak ketiga.

d. Menerima laporan keuangan dan laporan kegiatan perusahaan,

mempelajarinya dan memberikan pengarahan kepada staf bilamana

72

diperlukan, meninjau kembali kebijaksanaan itu secara berkala untuk

disesuaikan dengan perkembangan perusahaan serta mengevaluasi hasil-

hasil pelaksanaannya.

e. Membawahi Wakil Direktur Utama, MR (Management Representatif),

QAD (Quality Assurance Department), Corp Secr (Corporation

Secretary) dan CnC (Compliance and Controlling)

3) Wakil Direktur Utama

a. Membantu direktur utama dalam menyelesaikan tugas dan tanggung

jawabnya

b. Bertanggung jawab untuk memaksimalkan pengoperasian kegiatan pada

PT. BAYU BUANA,Tbk.

c. Bertanggung jawab dalam meningkatkan indeks kepuasan pelanggan.

d. Membawahi direktur keuangan, direktur umum, direktur operasi, direktur

pengembangan, CRM (Customer Relationship Management) dan MKT

(Marketing).

4) MR (Management Representatif)

a. Mewakili direksi dalam memonitor penerapan dan pemenuhan

persyaratan sistem manajemen mutu diseluruh jajaran perusahaan.

b. Mewakili direksi dan perusahaan sebagai penghubung dengan badan

sertifikasi.

c. Memberikan pengarahan kepada QAM (Quality Assurance Manager).

73

5) QAD (Quality Assurance Department)

a. Memastikan persyaratan sistem manajemen mutu telah dipahami,

diterapkan dan dipelihara oleh seluruh karyawan.

b. Mengarahkan, memberi petunjuk pada staf QAD lain untuk membuat

prosedur induk untuk pengendalian sistem manajemen mutu.

c. Memonitor implementasi sistem manajemen mutu.

d. Melapor kepada direksi tentang pelaksanaan sistem manajemen mutu.

e. Mengusulkan kepada direksi untuk diadakannya tinjauan manajemen

mutu sesuai prosedur tinjauan manajemen.

f. Membuat risalah tinjauan manajemen dan mengedarkan risalah tersebut

selambat-lambatnya 7x24 jam.

g. Meminta dilakukannya prosedur tindakan perbaikan dan pencegahan

kepada seluruh departemen yang melakukan penyimpangan.

h. Mencari penyebab, penyimpangan dalam hal mutu pekerjaan yang

berhubungan dengan sistem manajemen mutu.

i. Merencanakan dan mengendalikan audit mutu internal yang hasilnya

dilaporkan ke direksi.

j. Memastikan adanya pencatatan terhadap penyimpangan-penyimpangan

yang terjadi dan memonitor tindak lanjut penyelesaiannya.

k. Memverifikasi agar seluruh prosedur ditinjau secara berkala.

6) Corp Secr (Corporation Secretary)

a. Bertanggung jawab dalam mengatur pengiriman tiket ke konsumen.

74

7) CnC (Compliance and Controling)

a. Bertanggung jawab dalam pengauditan dari manajemen yang diterapkan

oleh perusahaan

b. Memastikan masing-masing prosedur dijalankan tiap bulan.

c. Memberikan laporan audit tiap bulan ke kantor pusat.

d. Berhak melakukan pengecekan di setiap departemen.

8) Direktur Keuangan

a. Membuat kebijakan-kebijakan yang berhubungan dengan masalah

keuangan perusahaan.

b. Mengawasi jalannya keuangan atau keluar masuknya sumber dan

penggunaan dana untuk segala kegiatan perusahaan.

c. Hanya membawahi GM FIN./ACC (General Manager

Financial/Accounting)

9) Direktur Umum

a. Membuat kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan masalah-masalah

umum perusahaan, seperti masalah kesejahteraan pegawai dan

penempatan pegawai.

b. Mengawasi jalannya kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan.

c. Membawahi HRD (Human Resources Department), GA (General

Affairs), BGP (Buana Gelar Pariwicara) dan SKR (Secretary).

75

10) Direktur Operasi

a. Membuat kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan kegiatan

operasional perusahaan.

b. Mengawasi jalannya kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan yang

dibantu oleh departemen OPR (Operation).

c. Membawahi departemen SLS (Sales), TIX (Ticketing), CAB (Cabang)

dan DOM (Domestic).

11) Direktur Pengembangan

a. Membuat kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan pembaharuan-

pembaharuan sistem serta prosedur yang ada.

b. Mengawasi jalannya kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan

c. Membawahi departemen IT (Information Technology) dan OBT

(Outbone).

12) GM FIN./ACC (General Manager Financial/Accounting)

a. Bekerjasama dengan direktur keuangan dalam memperoleh pencairan dan

penggunaan dana.

b. Bertanggung jawab atas pengolahan dana secara efisien sehingga dapat

mencerminkan posisi keuangan yang sehat.

c. Memeriksa laporan keuangan tiap bulan dan menyerahkannya kepada

direktur keuangan.

d. Melaksanakan kebijakan-kebijakan direktorat keuangan.

76

e. Membawahi FIN&ACC (Financial & Accounting).

13) FIN&ACC (Financial & Accounting)

a. Bertanggung jawab atas pengolahan transaksi dan proses laporan

keuangan perusahaan termasuk kebenaran dan kewajarannya.

b. Membuat revisi laporan rugi laba untuk pelanggan dengan

membandingkan biaya-biaya aktual dengan anggarannya.

c. Menyusun dan menyajikan laporan keuangan secara tepat waktu.

14) HRD (Human Resource Department)

a. Membuat laporan kehadiran karyawan tiap bulan.

b. Merekrut karyawan baru dan memberikan induksi.

c. Mengelola sumber daya manusia yang ada sehingga mampu menjamin

ketersediaan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dan untuk

meningkatkan produktifitas yang ada.

d. Memberikan slip gaji pada karyawan.

e. Memberikan pelatihan terhadap karyawan baru.

15) GA (General Affairs)

a. Betanggung jawab dalam melaksanakan kebijakan-kebijakan dari

direktorat umum.

b. Bertanggung jawab atas hal-hal yang bersifat umum seperti kebersihan

kantor, sarana gedung, listrik, telepon, transportasi dan lain sebagainya.

77

16) BGP (Buana Gelar Pariwicara)

a. Merupakan anak perusahaan dari PT. BAYU BUANA,Tbk.

b. Bertanggung jawab dalam mengadakan pertemuan, promosi, konvensi

dan pameran

17) SKR (Secretary)

a. Bertanggung jawab atas surat masuk atau keluar serta dokumen-dokumen

penting sebelum diserahkan ke direktur umum.

b. Merupakan pendamping direktorat umum dalam menjalankan tugas serta

berfungsi sebagai personalia yang bertugas mengatur dan mencatat

administrasi kepegawaian.

18) OPR (Operation)

a. Bertanggung jawab mengurus pemesanan tiket oleh pelanggan.

b. Meninjau kembali dan meningkatkan proses yang sedang berjalan,

menerapkan proses yang baru, mengatur kualitas pelayanan dan

pelatihan.

c. Mengatur dan mengendalikan aktifitas dan produktifitas yang ada.

d. Membangun hubungan dengan pemasok.

78

19) AGC (Agency Control)

a. Bertanggung jawab dalam menangani cabang-cabang luar kota yang

berhubungan dengan kantor pusat mengenai surat-surat, pengiriman

dokumen, permintaan tiket dan lain sebagainya.

20) SLS (Sales)

a. Bertanggung jawab dalam mencari pelanggan baru, memberi konsultasi

dan solusi kepada pelanggannya serta menjaga pelanggan yang lama.

b. Menampung semua permintaan-permintaan pelanggan untuk diserahkan

ke bagian penjualan cabang terdekat.

c. Menyediakan manajemen data klien yang dibutuhkan.

d. Memonitor dan mengukur tingkat kualitas pelayanan dan menyampaikan

perencanaan bisnis dalam menemukan sasaran pelanggan.

e. Memberikan jasa / layanan kepada pelanggan.

21) TIX (Ticketing)

a. Bertanggung jawab khusus dalam menangani permintaan tiket kepada

pelanggan baik domestik maupun internasional.

b. Mengeluarkan invoice untuk pelanggan.

22) CAB (Cabang)

a. Bertanggung jawab dalam menangani permintaan atas tiket, pemesanan

hotel, tur domestik dan luar negri dan lain sebagainya kepada pelanggan.

79

b. Menjalankan usaha pemasaran dan penjualan yang ada di cabang, agar

dapat menghasilkan kinerja penjualan di kantor cabang sesuai dengan

rencana yang ditetapkan.

c. Terdiri dari cabang luar kota dan dalam kota.

23) DOM (Domestic)

a. Bertanggung jawab khusus dalam menangani permintaan tur dalam negri

kepada pelanggan.

24) IBT (Inbone)

a. Bertanggung jawab khusus dalam mendatangkan turis ke Indonesia.

25) IT (Information Technology)

a. Bertugas mengkoordinasi dan mengawasi pekerjaan anggota divisinya

dalam memelihara dan mengembangkan software / aplikasi perusahaan

dan hardware.

b. Menjamin keandalan sistem informasi dalam menyajikan data dan

informasi dengan tepat dan benar.

26) WEB (Website)

a. Dapat melakukan transaksi dan pemesanan tiket secara online tanpa

terbatas.

b. Memudahkan pelanggan untuk melihat paket tur yang ditawarkan.

80

27) EDP MIS (Electronic Data Processing Management Information System)

a. Memastikan bahwa sistem dan peralatan IT yang digunakan akan selalu

dalam kondisi baik dan layak pakai, sehingga akan menjamin tingkat

kerusakan peralatan yang seminimal mungkin serta respon perbaikan

yang cepat jika terjadi kerusakan peralatan.

b. Mendesain program aplikasi yang dapat memberikan informasi ke semua

pihak yang membutuhkan sesuai dengan otoritasnya.

c. Mengatur pengelolaan data dan informasi, sehingga dapat digunakan

dalam operasional.

d. Bertanggung jawab atas ketersediaan dan kelancaran proses pengolahan

data dan informasi yang dibutuhkan dalam operasional perusahaan.

28) OBT (Outbone)

a. Bertanggung jawab khusus dalam menangani permintaan tur luar negri

kepada pelanggan.

29) CRM (Customer Relation Management)

a. Bertanggung jawab dalam menangani keluhan-keluhan pelanggan.

b. Bertanggung jawab dalam melakukan hubungan kerjasama dengan

perusahaan lain.

c. Bertugas dalam pemberian informasi kepada masyarakat.

d. Memberi konsultasi untuk pelanggan yang ingin berpergian.

e. Memberi pilihan penerbangan yang lebih baik dan murah.

81

30) MKT (Marketing)

a. Bertanggung jawab dalam pemasaran tiket penerbangan kepada

pelanggan.

3.2 Sistem Yang Sedang Berjalan pada PT. BAYU BUANA,Tbk

3.2.1 Dokumen dan File Input

Dokumen dan file input yang digunakan dalam prosedur sistem

informasi penjualan pada PT. BAYU BUANA,Tbk adalah sebagai berikut :

1) Formulir Member

Formulir member adalah formulir yang diisi oleh pelanggan, yang kemudian

oleh bagian CRM (Customer Relationship Management) disimpan sebagai

data pelanggan member.

2) Kartu Reservasi

Kartu Reservasi digunakan untuk mencatat permintaan pelanggan mengenai

informasi keberangkatan serta pemesanan tempat di pesawat, yang dibuat

oleh bagian ticketing yang nantinya akan diproses lebih lanjut.

3) Itenary

Itenary merupakan lembaran yang berisi ringkasan perjalanan yang

disesuaikan dengan permintaan pelanggan. Itenary dikeluarkan berdasarkan

konfirmasi pesanan kepada airline yang bersangkutan apakah terdapat sisa

bangku untuk pelanggan.

82

4) Tiket

Bila data pemesanan tiket telah valid, maka oleh bagian ticketing dapat

mengerluarkan tiket sebagai bukti bahwa pelanggan telah menyetujui

pemesanan tiket.

5) Invoice

Invoice merupakan bukti pembayaran yang telah dilakukan oleh pelanggan

setelah pelanggan melakukan konfirmasi reservasi.

3.2.2 Prosedur Yang Berjalan

Secara umum, prosedur sistem informasi penjualan pada PT. BAYU

BUANA,Tbk terbagi kedalam 2 proses utama yaitu proses reservasi dan

pembayaran. Berikut pelaksanaan transaksi penjualan yang sedang berjalan saat

ini :

1) Proses reservasi adalah suatu proses dimana pelanggan / calon penumpang

melakukan pemesanan tiket kepada bagian ticketing untuk memesan tempat

di pesawat pada hari keberangkatan yang diinginkan. Pelanggan dapat datang

langsung ke kantor pusat atau cabang terdekat atau dapat pula melalui

telepon

2) Kemudian bagian ticketing akan melihat apakah pelanggan tersebut

pelanggan member atau non member pada ms_pelanggan , apabila non

member maka bagian ticketing akan memberikan formulir member untuk

diisi oleh pelanggan mengenai identitas pelanggan yang kemudian oleh

83

bagian ticketing akan mengubah status menjadi member di dalam

ms_pelanggan.

3) Setelah itu bagian ticketing akan menanyakan informasi-informasi kepada

pelanggan seperti waktu, hari keberangkatan dan jumlah calon penumpang,

kemudian berdasarkan informasi tersebut bagian ticketing akan membaca

data dari ms_travel untuk mengetahui apakah ada sisa kursi pada hari dan

waktu yang diinginkan, jika tidak tersisa kursi di pesawat maka tolakan

pesanan pelanggan akan dilakukan.

4) Apabila berhasil melakukan konfirmasi pesanan maka bagian ticketing akan

memasukkan data pelanggan dan pesanan kedalam file tr_tiket kemudian

pelanggan akan diberikan itenary sebagai bukti bahwa calon penumpang

tersebut telah berhasil melakukan proses reservasi.

5) Hasil dari proses tersebut harus segera ditindaklanjuti oleh pelanggan

tersebut, yaitu dengan melakukan konfirmasi reservasi apakah pelanggan

ingin menunda keberangkatannya atau tidak.

6) Kemudian setelah itu pelanggan juga harus segera menindaklanjutinya

dengan melakukan proses pembayaran. Apabila sampai batas waktu 24 jam

sebelum hari keberangkatannya calon penumpang belum melakukan

pembayaran, hasil proses reservasinya tersebut akan dinyatakan batal oleh

perusahaan.

7) Pada proses pembayaran, pelanggan akan meneruskan hasil reservasi yang

telah dilakukannya dengan cara datang langsung ke kantor pusat atau cabang

terdekat PT. BAYU BUANA,Tbk

84

8) Setelah berhasil melakukan pembayaran maka berdasarkan informasi dari

ms_pelanggan dan tr_tiket, pencetakan invoice dilakukan dan kemudian

diserahkan kepada pelanggan. Pelanggan akan menerima invoice berwarna

putih yang sudah dicap lunas.

9) Apabila pelanggan telah melakukan pembayaran maka bagian ticketing akan

mencetak tiket berdasarkan ms_pelanggan, tr_tiket dan ms_travel.

10) Berdasarkan tr_penerimaan kas maka dibuat rekap penjualan per airline

yang nantinya akan diberikan kepada airline yang bersangkutan

11) Pengeluaran tiket kepada penumpang akan meng-update tabel tr_tiket, untuk

menandai bahwa tiket dengan nomor tersebut telah dijual. Hal ini bertujuan

untuk mencegah pemalsuan tiket, sehingga tidak ada nomor tiket yang sama.

12) Sedangkan hasil dari pembayaran tiket tersebut, akan dimasukkan ke dalam

file tr_penerimaan_kas dan tr_invoice

13) Dari file ms_pelanggan, tr_penerimaan kas dan tr_invoice akan dibuat

laporan hasil penjualan tiket dan laporan pembayaran untuk diberikan kepada

manajemen.

3.2.3 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) digunakan untuk mempresentasikan ruang

lingkup sistem yang sedang berjalan pada perusahaan. Tingkatan dalan DFD

yang dibuat adalah diagram kontek dan diagram nol, akan dibahas khususnya

sistem informasi penjualan yang ada diperusahaan ini

85 3.2.3.1 Diagram Kontek

PELANGGAN

Sistem InformasiPenjualan Tiket

PadaPT.BAYU BUANA,Tbk

Form_MemberTolakan_Pesanan

Itenary

Tiket

Invoice

Bayar

Pesan_Tiket

Form_Member_Terisi

MANAJEMEN Laporan_Penjualan

Laporan_PembayaranAIRLINES

Rekap_Penjualan_Per_Airline

Gambar 3.2 Diagram Kontek Hubungan Sistem Informasi Penjualan

Sumber : Dikembangkan Dari Hasil Wawancara

86 3.2.3.2 Diagram Nol

Gambar 3.3 Diagram Nol Dari Sistem Informasi Yang Sedang Berjalan

Sumber : Dikembangkan Dari Hasil Wawancara

87 3.2.4 Laporan Yang Dihasilkan

Laporan yang dihasilkan dari kegiatan penjualan tunai pada PT. BAYU

BUANA,Tbk terdiri dari :

1) Laporan Penjualan (Sales Report)

Laporan ini berisi tentang kegiatan transaksi penjualan yang terjadi dalam

perusahaan selama kurun waktu periode tertentu.

2) Laporan Pembayaran (Payment Report)

Laporan ini berisi tentang catatan transaksi akuntansi penerimaan kas yang

diterima selama kegiatan penjualan berlangsung dalam perusahaan tersebut.

3.2.5 Resiko dan Pengendalian

3.2.5.1 Resiko dan Pengendalian Umum (General Control) pada Sistem Informasi

Penjualan

Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara yang telah dilakukan

terhadap pada PT. BAYU BUANA,Tbk dapat disimpulkan bahwa resiko dan

pengendalian manajemen keamanan yang ada pada sistem informasi penjualan,

antara lain :

1) Jika tabung pemadam kebakaran tidak dilengkapi dengan pemutus arus listrik

yang bekerja secara otomatis, maka air yang disemprot untuk memadamkan

api dapat menyebabkan kerusakan pada peralatan komputer

2) Jika tidak ada kebijakan perusahaan yang mewajibkan karyawannya untuk

mengganti password secara berkala, maka dapat menyebabkan kemungkinan

akses dilakukan oleh karyawan yang tidak berwenang

88

3) Jika tidak terdapat kamera pengawas disetiap ruangan tempat aset perusahaan

disimpan khususnya ruang server, apabila terjadi kehilangan barang maka

sulit untuk dibuktikan

4) Jika karyawan diperbolehkan membawa makanan dan minuman di dekat

peralatan komputer, maka minuman yang tumpah dapat menyebabkan arus

pendek pada peralatan komputer dan makanan yang jatuh pada peralatan

komputer dapat mengakibatkan datangnya serangga atau yang menyebabkan

kerusakan pada peralatan / hardware

5) Jika tidak dibuat rencana pemulihan bencana maka jika suatu saat terjadi

bencana, kegiatan operasional perusahaan sehari-hari akan berhenti dan

terjadi kehilangan data akibat bencana tersebut

3.2.5.2 Resiko dan Pengendalian Aplikasi (Application Controls) pada Sistem

Informasi Penjualan

Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara yang telah dilakukan

terhadap pada PT. BAYU BUANA,Tbk dapat disimpulkan bahwa pengendalian

internal sistem adalah sebagai berikut :

1) Resiko dan pengendalian batasan yang ada, antara lain :

a. Dengan tidak adanya penggantian password secara rutin, dapat

menyebabkan kurang terjaminnya kerahasiaan akan password tersebut

sehingga dapat diketahui dan dapat disalahgunakan

b. Jika password dapat kurang dari 6 digit, bisa berakibat password yang

dimasukkan menjadi tidak valid

89

c. Jika tampilan menu susunannya tidak sistematis, dapat menyebabkan

kekeliruan dan ketidakpahaman user dalam menggunakan aplikasi

penjualan

d. Jika tampilan menu pada aplikasi penjualan tidak mudah dipahami oleh

user yang masih baru, maka mengakibatkan pekerjaan tidak dapat diatasi

dengan baik dan benar serta waktu yang digunakan menjadi tidak efisien

e. Apabila tidak terdapat program yang merekam semua kegiatan dalam

aplikasi penjualan, mengakibatkan kesewenang-wenangan user dalam

menggunakan sistem

f. Jika tidak ada tampilan yang berisi peringatan bahwa waktu operasional

sistem PT. BAYU BUANA,Tbk telah selesai, mengakibatkan

penyalahgunaan tindakan oleh user selain melakukan tindakan otorisasi

2) Resiko dan pengendalian masukan yang ada, antara lain :

a. Dengan tidak adanya pemisahan tugas antara pihak yang melakukan input

data dengan yang mengeluarkan output laporannya maka akan

menimbulkan kemungkinan tindakan kecurangan

b. Jika kesalahan dalam meng-input data transaksi penjualan yang

disebabkan oleh human error, dapat mengakibatkan ketidaksesuaian

dengan dokumen sumber sehingga user harus melakukan pengecekan

ulang yang dapat memperlambat kerja user, dan juga dapat menyebabkan

hasil output yang salah

90

c. Jika tampilan layar tidak dirancang dengan format khusus, kemungkinan

dapat mengakibatkan kesalahan penginputan serta aplikasi penjualan

menjadi tidak efektif dalam penggunaanya

d. Kesalahan otoritas dalam menggunakan aplikasi penjualan, dapat

menyebabkan kemungkinan terjadinya manipulasi data

e. Jika tidak memiliki fungsi peringatan dari aplikasi penjualan atas data

yang belum di back up, menyebabkan user tidak dapat mengambil

tindakan apabila terjadi kehilangan data

f. Tidak adanya petugas yang melakukan pengawasan terhadap keakuratan

input data dengan data pada dokumen sumber, dapat menimbulkan

kesalahan penginputan data yang tidak sesuai dengan dokumen sumber.

3) Resiko dan pengendalian keluaran yang ada, antara lain :

a. Jika tidak adanya batasan otorisasi dalam pencetakan ulang laporan, akan

mengakibatkan kemungkinan adanya kecurangan untuk disalahgunakan

dengan maksud dan tujuan tertentu

b. Dengan tidak adanya security classification pada setiap laporan, dapat

mengakibatkan kemungkinkan kesalahan pendistribusian laporan

c. Jika laporan yang dihasilkan tidak didistribusikan tepat pada awal periode

dapat menyebabkan kekeliruan atau kebingungan tentang kondisi dan

keberadaan laporan tersebut