Upload
phamhanh
View
266
Download
11
Embed Size (px)
Citation preview
9
BAB 2
LANDASAN TEORI
Pada bab ini dijelaskan mengenai bahan-bahan serta teori-teori pendukung
penelitian. Setiap teori yang ada pada bab ini digunakan sebagai acuan dalam
melakukan analisa dan pengembangan sistem untuk menjawab permasalahan yang
telah disebutkan pada bab 1.
2.1 Data, Information, and Knowledge
Data adalah fakta atau konten yang dapat diamati dan diverifikasi langsung
(Dalkir, 2011, p. 9).
Data adalah fakta, pengamatan, atau persepsi yang mungkin benar atau tidak
benar (Irma Bacerra-Fernandez, 2010, p. 17).
Menurut Schneider Kurt dalam buku berjudul Experience and Knowledge
Management in Software Engineering, terdapat empat jenis data (Kurt, 2009, p. 11):
1) Primary data, merupakan jenis data yang sering kita sebut dengan panggilan
data itu sendiri, yaitu konten dari dokumen atau database, pesan yang
ditransfer melalui jaringan atau sensor pembaca,
2) Metadata, merupakan jenis data yang mendeskripsikan format, versi, status
atau informasi lainnya dari data, atau dapat juga disebut sebagai data dari data,
3) Operative data, merupakan jenis data yang merupakan subtype dari metadata
yang mendeskripsikan bagamana data digunakan, dan
4) Derivative data, merupakan jenis data yang berasal dari ketiga jenis data
diatas, digunakan untuk penyortiran, pengorganisiran, atau pencarian pola
(patterns) dari ketiga jenis data tersebut.
Informasi merupakan konten yang mewakili data yang telah dianalisa (Dalkir,
2011, p. 9).
Informasi adalah bagian dari data yang memiliki hubungan dengan konteks,
relevansi, dan tujuan. Informasi biasanya melibatkan manipulasi data mentah untuk
mendapatkan indikasi yang lebih bermakna dari tren atau pola yang ada dalam data
(Irma Bacerra-Fernandez, 2010, p. 18).
10
Data harus mengikuti syntactical rules, sedangkan informasi melebihi data
dengan cara menambahkan arti pada data tersebut. Data yang berbeda dapat memiliki
arti yang sama, dan sebaliknya data yang sama dapat memiliki arti yang berbeda
tergantung pada penafsirannya. Tapi karena informasi terdiri dari data dan makna,
data yang berbeda tidak akan pernah memiliki informasi yang sama (Kurt, 2009, p.
11).
Knowledge merupakan gabungan dari pengalaman, nilai, informasi
kontekstual, pandangan pakar dan intuisi mendasar yang memberikan suatu
lingkungan dan kerangka untuk mengevaluasi dan menyatukan pengalaman baru
dengan informasi (Indriany). Menurut Oxford English Dictionary, knowledge adalah
fakta, informasi, dan keterampilan yang diperoleh melalui pengalaman atau
pendidikan (Zarman, 2012, p. 10).
Berbeda dengan data dan informasi, sebuah knowledge erat kaitannya dengan
konteks yang menentukan relevansi sebuah informasi terhadap situasi atau kondisi
tertentu (Kurt, 2009, p. 12).
Menurut Irma Becerra-Fernandez dalam bukunya yang berjudul Knowledge
Management: System and Processes, knowledge tidak jauh dari data dan informasi
walaupun ketiganya dapat dipertukarkan dalam penggunaannya (Irma Bacerra-
Fernandez, 2010, pp. 21-22) seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2.1 Relation of
data, information and knowledge.
Relation of data, information, and knowledge Gambar 2.1
Sumber: (Irma Bacerra-Fernandez, 2010, p. 22)
11
Pada gambar diatas, digambarkan bahwa knowledge merujuk kepada informasi
yang mengandung actions dan decisions. Knowledge memiliki keterikatan antara
data dan informasi dimana knowledge didefiniskan sebagai data dan informasi yang
digabung dengan kemampuan, intuisi, pengalaman, gagasan, motivasi dari sumber
yang kompeten. Knowledge sebagai level tertinggi dari data dan informasi, dapat
merujuk pada suatu informasi yang memilih arah, aksi, dan membuat keputusan,
dimana aksi dan keputusan menjadi poin penting dalam sebuah knowledge yang
dirujuk dari sebuah informasi (Irma Bacerra-Fernandez, 2010, p. 18).
2.1.1 Jenis-Jenis Knowledge
Knowledge dapat diklasifikasikan dalam beberapa jenis berdasarkan beberapa
kriteria pengelompokan, seperti pengelompokan berdasarkan individual, social,
causal, conditional, pragmatic, embodied, encoded, dan procedural. Perlu untuk
mengetahui dan memahami jenis-jenis knowledge karena setiap jenis dari knowledge
memerlukan penangan yang berbeda sesuai dengan jenis knowledge-nya.
2.1.1.1 General and Specific Knowledge
Pengelompokan general and specific knowledge adalah pengelompokan
pengetahuan yang fokus pada apakah pengetahuan tersebut dimiliki secara umum
atau spesifik. Pengetahuan umum adalah jenis pengetahuan yang dimiliki oleh
sebagian besar individu dalam suatu kelompok masyarakat sehingga dapat dengan
mudah ditransferkan kepada seluruh anggota individu dalam kelompok tersebut.
Sebagai contohnya adalah pengetahuan tentang pertandingan sepak bola, dimana
semua pemain dan penikmat sepak bola telah sama-sama mengetahui bahwa
pertandingan dilakukan sebelas lawan sebelas orang di dalam lapangan, namun
jumlah pemain akan berubah apabila ditemukan pelanggaran yang mengakibatkan
kartu merah dan pemain yang terkena kartu merah tersebut harus keluar dari
pertandingan.
Sedangkan pengetahuan spesifik adalah pengetahuan yang hanya dimiliki oleh
individu dalam jumlah yang cukup terbatas dan pengetahuan tersebut sulit untuk
disalurkan kepada individu lain yang tidak memiliki kemampuan untuk memahami
pengetahuan tersebut. Contohnya adalah seorang pelatih sepak bola professional,
akan melihat strategi pertandingan sepak bola berbeda dengan apa yang dilihat oleh
para penikmat sepak bola. Beberapa penikmat sepak bola mungkin mengetahui hal
12
ini, namun tidak secara keseluruhan, sehingga pengetahuan seperti ini disebut
sebagai pengetahuan yang spesifik (Irma Bacerra-Fernandez, 2010, pp. 26-27).
2.1.1.2 Tacit and Explicit Knowledge
Pengelompokan knowledge lainnya adalah Tacit Knowledge dan Explicit
Knowledge. Jenis knowledge ini merupakan jenis pengetahuan yang paling sering
dibahas pada berbagai mata kuliah Informations System.
Explicit knowledge adalah pengetahuan yang sudah dapat diungkapkan dalam
bentuk kata-kata, angka, data, spesifikasi, manual, gambar, audio, video casette,
program komputer, paten, dan jenis lainnya yang dapat dilihat langsung dan
dimengerti. Contohnya adalah cara mengoperasikan komputer dapat dipelajari dari
manual pengoperasian komputer atau dari berbagai buku lain mengenai
pengoperasian dasar komputer.
Sedangkan tacit knowledge merupakan pengetahuan yang berhubungan dengan
wawasan, intuisi dan firasat. Tacit knowledge sulit untuk diungkapkan dan
dirumuskan, sehingga sulit untuk dibagikan dan diajarkan kepada orang lain.
Pengetahuan jenis ini lebih melekat kepada kepribadian seseorang karena didapat
dari pengalaman dan kegiatan individu tersebut (Irma Bacerra-Fernandez, 2010, pp.
25-26).
Contoh-contoh tacit knowledge adalah (Fowler, 2015):
1) How to speak a language
Aturan bahasa sulit untuk didokumentasikan, sehingga belajar untuk
menggunakan bahasa tidak dapat hanya dengan bermodalkan pemahaman,
namun juga praktek dalam menggunakan bahasa dalam waktu yang cukup
lama.
2) Innovation
Inovasi adalah sebuah keterampilan yang sulit dipahami. Beberapa orang
berjuang untuk menemukan inovasi dalam waktu yang cukup lama, namun
sebagian orang dapat menemukan inovasi dalam waktu yang cukup singkat.
3) Leadership
Kepemimpinan adalah keterampilan sosial yang cukup kompleks. Tidak
ada proses atau pelatihan yang dapat menjamin seseorang menjadi seorang
pemimpin, karena kepemimpinan berasal dari pengalaman, bukan pelatihan.
13
4) Aestheticsense
Estetika menjelaskan mengapa budaya dan seni menarik. Namun estetika
sulit dijelaskan secara verbal, bahkan mustahil untuk mengajarkan rasa estetika
tersebut kepada orang lain.
5) Sales
Keahlian penjualan merupakan keahlian sosial lain yang cukup kompleks
dan sulit untuk diajarkan. Penjualan sering disebut sebagai keahlian alami,
karena sulit untuk ditransferkan kepada orang lain.
6) Body language
Bahasa tubuh merupakan bahasa yang penting dalam komunikasi, namun
sulit untuk diajarkan.
7) Intuition
Intuisi adalah kemampuan untuk memahami hal-hal tanpa menggunakan
logika. Intuisi menjadi salah satu faktor penting dalam inovasi dan
pengambilan keputusan.
8) Humor
Sulit untuk menjelaskan kenapa sesuatu menjadi lucu. Selain sulit untuk
mengajarkannya, humor juga membutuhkan waktu yang tepat sehingga dapat
dikatakan lucu.
9) Snow boarding
Snow boarding adalah pengetahuan yang membutuhkan koordinasi fisik.
Contoh lainnya adalah kegiatan bersepeda, membutuhkan koordinasi fisik yang
hanya dapat dipahami oleh orang-orang yang dapat mengendarai sepeda.
10) Emotional Intelligence
Kecerdasan emosional adalah kemampuan untuk membaca dan
menggunakan emosi untuk mempengaruhi hasil. Hal ini sulit untuk diajarkan
ataupun diekspresikan kepada orang lain.
2.1.2 Lokasi dari Knowledge
Knowledge berada di beberapa lokasi atau tempat berbeda seperti pada manusia
(individu atau kelompok), artefak (praktek, teknologi, repository) dan identitas (unit
organisasi, organisasi dan jaringan antar organisasi).
14
The Reservoirs of knowledge Gambar 2.2
Sumber: (Irma Bacerra-Fernandez, 2010, p. 33)
Berdasarkan gambar 2.2 diatas, dapat kita lihat perbedaan dan tingkatan dari
setiap knowledge berdasarkan lokasi letak knowledge tersebut. Setiap lokasi
knowledge memiliki kekuatan dan kelemahan masing-masing, sehingga dengan
mengetahui tujuan dan aspek yang dikomunikasikan, setiap kelemahan dapat
diperbaiki dan kelebihan dapat ditingkatkan (Irma Bacerra-Fernandez, 2010, p. 33).
2.1.2.1 Knowledge in People
Knowledge in people adalah pengetahuan yang dimiliki, baik di tingkat
individu atau dalam kelompok. Dalam beberapa kasus, pengetahuan yang ada dalam
sebuah perusahaan pada umumnya dimiliki oleh setiap individu. Inilah sebabnya
kenapa perusahaan selalu mencari cara untuk mempertahankan pengetahuan tersebut
tidak hilang karena individu tersebut pindah kerja, pensiun ataupun meninggal dunia
(Irma Bacerra-Fernandez, 2010, p. 32).
2.1.2.2 Knowledge in Artifacts
Knowledge in artifacts adalah pengetahuan yang disimpan dalam artefak
perusahaan, baik dalam bentuk praktek, rutinitas kerja, atau pola sekuensial interaksi
yang dikenal dengan standar operasional prosedur (SOP). Pengetahuan dapat
disalurkan karena pengetahuan tersebut tertanam dalam prosedur, aturan atau norma
yang dikembangkan melalui pengalaman dari waktu ke waktu (Irma Bacerra-
Fernandez, 2010, p. 33). Seperti halnya seorang barista yang tidak berpengalaman,
15
akan mampu membuat kopi yang baik jika mengikuti prosedur yang ada serta
melakukan rutinitas yang sama secara berulang-ulang dalam periode waktu tertentu.
2.1.2.3 Knowledge in Organization Entities
Knowledge in organization entities adalah pengetahuan yang disimpan dalam
entitas atau badan organisasi. Entitas ini dapat berupa unit organisasi, seluruh
organisasi, dan hubungan interorganisasinal (hubungan organisasi dengan
pelanggannya)(Irma Bacerra-Fernandez, 2010, p. 34).
2.2 Knowledge Management
Setelah pembahasan mengenai knowledge diatas, kita perlu mengetahui
mengenai knowledge management, sejarah knowledge management, dan tujuan
knowledge management.
2.2.1 Pengertian Knowledge Management
Menurut Kimiz Dalkir, knowledge management adalah pendekatan kolaboratif
dan integratif untuk penciptaaan, penangkapan, pengorganisasian, pengaksesan, dan
penggunaaan aset intelektual dari suatu perusahaan. Proses dimana kita mengelola
aset yang berpusat pada manusianya sehingga pengetahuan dapat terjaga dan
bertumbuh pada setiap individu, yang jika memungkinkan pengetahuan untuk di-
transfer ke dalam sebuah bentuk yang dapat dibagikan untuk dibaca dari, untuk dan
oleh karyawan perusahaan (Dalkir, 2011, p. 5).
Dalam sebuah organisasi, knowledge management merupakan suatu proses
pendekatan sistematis untuk menangkap, mengelola dan melakukan penyebaran
pengetahuan ke seluruh organisasi, agar organisasi dapat bekerja lebih cepat dengan
menggunakan kembali praktik terbaik yang terdapat pada organisasi, dan
mengurangi biaya untuk mengulangi pekerjaan dari proyek ke proyek.
2.2.2 Sejarah Knowledge Management
Istilah knowledge management pertama kali diperkenalkan pada akhir tahun
1980 walaupun pada kenyataannya para filsuf, guru dan penulis telah memanfaatkan
teknik yang sama selama beberapa dekade (Dalkir, 2011, p. 15).
16
Berbagai era telah dilalui untuk memperkenalkan perspektif lain mengenai
sejarah knowledge management. Dimulai dengan era industri pada tahun 1800an,
kemudian era teknologi transportasi pada tahun 1850an, teknologi komunikasi pada
tahun 1900an, komputerisasi pada awal tahun 1950an, dan era virtualisasi pada awal
tahun 1980an, serta upaya awal untuk teknologi personalisasi dan profiling pada
awal tahun 2000an (Dalkir, 2011, p. 17). Fase-fase knowledge management dapat
dilihat pada gambar 2.3 Developmental Phases in Knowledge Management History.
Developmental Phases in Knowledge Management History Gambar 2.3
Sumber: (Dalkir, 2011, p. 18)
Dari gambar 2.3 diatas, dapat dilihat bagaimana knowledge management telah
digunakan dari tahun ke tahun. Namun, istilah knowledge management baru
diperkenalkan pada tahun 1980 setelah hampir 180 tahun digunakan pada berbagai
bidang.
Pada bulan Januari 2003, tepatnya pada The 24th
World Congress on
Intelectual Capital Management, berbagai guru dari knowledge management bersatu
untuk mengirimkan permintaan ke akademis mengenai knowledge management.
Mereka memberikan bukti kuat bahwa knowledge management masih memimpin
dalam praktik pemecahan masalah. Dan sekarang adalah waktu yang tepat untuk
fokus pada transformasi knowledge management kedalam disiplin akademik,
mempromosikan penelitian doctoral, dan menyediakan pelatihan yang lebih formal
untuk praktisi di masa depan. Sekarang, lebih dari ratusan universitas di seluruh
17
dunia menawarkan pembelajaran knowledge management dan beberapa program
gelar bisnis mengenai knowledge management (Dalkir, 2011, p. 19).
2.2.3 Tujuan dan Manfaat Knowledge Management
Ada beberapa tujuan mengapa knowledge management perlu diterapkan dalam
sebuah perusahaan, antara lain (Kinerja):
1) Menciptakan pengambilan keputusan yang lebih tepat
Setiap keputusan akan lahir dengan pemikiran yang sangat matang.
Karena diputuskan berdasarkan berbagai pertimbangan penting berdasarkan
pengalaman dan informasi yang ditinjau dari beragam aspek penting. Sebagai
contoh knowledge sharing yang senantiasa mempelajari dinamika pasar dan
sekaligus tuntutan yang dibutuhkan konsumen. Dengan begitu menjadikan
perusahaan selalu fokus hanya menjual sesuatu yang memang digemari dan
diperlukan oleh konsumen atau target pasar.
2) Meningkatkan layanan pada pelanggan
Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan bukan hanya
menjadi tanggung jawab customer service dan tenaga pemasaran saja. Tapi
merupakan tugas bersama seluruh bagian organisasi tersebut. Dengan demikian
terjadi jalinan kerjasama yang baik antara divisi. Sehingga tercipta tim kerja
yang kuat yang tidak hanya memikirkan kepentingannya sendiri.
3) Meningkatkan efisiensi pada proses dan cara kerja
Dengan menerapkan cara yang efisien dalam proses dan cara kerja, maka
tercipta hasil kerja yang lebih baik. Kalau seringkali mengadakan evaluasi pada
kinerja organisasi tersebut, setiap individu bisa bekerja lebih cerdas. Terutama
bisa memanfaatkan segala sumber daya yang telah telah tersedia dari masa ke
masa.
4) Menambah jumlah jasa atau produk
Selain bisa meningkatkan jumlah jasa atau produk, juga bisa
meningkatkan segala kompetensi untuk melakukan inovasi. Dengan begitu
segala produk atau jasa yang sesuai dengan harapan konsumen bisa tercipta
dengan cepat. Pada umumnya tanggung jawab untuk selalu berinovasi adalah
tugas bagian pengembangan dan penelitian saja. Tapi dengan penerapan
manajemen pengetahuan, maka tidak hanya menjadi tugas dari bagian atau
18
divisi itu saja. Tapi menjadi tanggung jawab semua kelompok atau semua
orang yang berada di dalam organisasi tersebut.
5) Menghemat kebutuhan biaya dan waktu
Karena telah tersedia sumber pengetahuan yang memadai dan terstruktur
dengan bagus, dengan demikian organisasi akan lebih mudah dalam
menerapkan pengetahuan itu guna perbaikan berbagai konteks. Dengan
demikian sebuah organisasi bisa mendapatkan penghematan atas biaya dan
waktu yang dibutuhkan.
6) Meningkatkan aset pengetahuan
Adanya sumber pengetahuan bisa menambah kemudahan bagi semua
karyawan agar bisa memanfaatkannya. Dengan begitu sumber pengetahuan itu
bisa meningkat pemanfaatannya. Sehingga bisa mendukung proses kreatifitas
dan juga mengembangkan berbagai inovasi. Seluruh karyawan diharapkan
dengan penguasaan manajemen pengetahuan ini bisa meningkatkan
kompetensinya.
7) Meningkatkan kemampuan beradaptasi
Dengan penguasaan manajemen pengetahuan ini, maka setiap orang
dalam sebuah organisasi akan lebih mudah dalam melakukan adaptasi.
Terutama atas segala kejadian yang bisa mengakibatkan perubahan tertentu
pada lingkungan bisnis.
8) Meningkatkan produktifitas karyawan
Pengetahuan yang telah tersedia bisa dimanfaatkan secara berulang guna
mengembangkan proses produksi atau mengembangkan produk perusahaan.
Dengan demikian tingkat produktifitas sebuah organisasi akan senantiasa
meningkat.
Sedangkan menurut Irma Becerra-Fernandez, manfaat dari knowledge
management dapat dibagi menjadi empat bagian besar, yaitu (Irma Bacerra-
Fernandez, 2010, pp. 71-83):
1) People
a) Memberi fasilitas pembelajaran kepada karyawan (baik dari antar
karyawan atau sumber eksternal) agar berkembang secara bertahap
sebagai bentuk respon terhadap pasar dan teknologi,
19
b) Meningkatkan employee learning dan kepekaan terhadap knowledge
terbaru pada bidang mereka,
c) Karyawan lebih mudah mendapatkan informasi dan pengetahuan yang
dibutuhkan untuk beradaptasi pada lingkungan perusahaan,
d) Karyawan lebih mudah belajar dari pada perusahaan lain yang tidak
menerapkan knowledge management dan lebih siap dalam menghadapi
perubahan, dan
e) Knowledge management menyediakan karyawan sebuah solusi yang baik
atas permasalahan yang telah dihadapi sebelumnya.
2) Process
a) Membantu perusahaan menjadi lebih baik dengan menentukan dan
melaksanakan proses yang tepat,
b) Mengurangi biaya untuk mendapatkan dan mengakses pengetahuan yang
berharga,
c) Membantu individu menciptakan solusi inovatif atas masalah yang
dihadapi untuk mengembangkan proses perusahaan, dan
d) Membantu perusahaan untuk pengambilan keputusan strategis serta
pengembangan produk dalam lingkungan dinamis.
3) Product
a) Membantu perusahaan menawarkan produk baru yang menyediakan
penambahan value yang signifikan dibandingkan produk sebelumnya,
dan
b) Memudahkan perusahaan mengakses dan mengkombinasikan knowledge
terbaik untuk mencegah produksi yang terlalu mahal atau terlalu time-
consuming.
4) Organizational Performance
a) Direct Impacts: Knowledge management digunakan untuk menciptakan
produk yang inovatif yang menciptakan keuntungan, ketika dihubungkan
dengan strategi bisnis, dan
b) Indirect Impacts: Knowledge management membantu organisasi untuk
mengembangkan serta mengeksploitasi sumber daya tangible dan
intangible lebih baik daripada kompetitor lain.
20
Budaya organisasi memiliki kontribusi yang besar untuk knowledge
management karena fakta bahwa budaya menentukan keyakinan dasar, nilai-nilai,
dan norma-norma mengenai mengapa dan bagaimana pengetahuan dibagi dan
dimanfaatkan dalam sebuah organisasi. Organisasi dapat mencapai keunggulan
kompetitif dengan menciptakan dan menggunakan pengetahuan tentang prosesnya
dan dengan mengintegrasikannya ke dalam proses bisnis (Jelena, Vesna, & Mojca,
2012, p. 3).
2.3 Knowledge Management Solutions and Foundation
Menurut Irma Becerra-Fernandez ada dua poin penting yang perlu diperhatikan
dari sebuah knowledge management, yaitu Knowledge Management Solutions dan
Knowledge Management Foundations. Knowledge management solutions merujuk
pada aspek spesifik dari sebuah knowledge management, yaitu bagaimana
pengetahuan dapat ditemukan, ditangkap, dibagi dan digunakan (Irma Bacerra-
Fernandez, 2010, p. 41). Knowledge management solutions and foundation merujuk
pada langkah-langkah untuk memfasilitasi suatu knowledge management. Langkah
tersebut dapat dibagi dalam empat level, yaitu:
1) Knowledge Management Process,
2) Knowledge Management System,
3) Knowledge Management Mechanism and Technology, dan
4) Knowledge Management Infrastructure.
Knowledge management infrastructures, mechanisms dan technologies adalah
bagian dari knowledge management foundation untuk setiap solusi dari knowledge
management yang ada pada setiap perusahaan. Knowledge management
infrastructure merupakan dasar penting dengan implikasi jangka panjang dan perlu
dikelola dengan sangat hati-hati dengan melibatkan para pihak eksekutif perusahaan.
Knowledge management infrastructure mendukung knowledge management
mechanisms dan knowledge management technologies yang digunakan dalam
knowledge management system dimana knowledge management system
memanfaatkan kombinasi dari berbagai mekanisme dan teknologi yang tersedia. Di
berbagai kasus, mekanisme dan teknologi dapat mendukung berbagai knowledge
management system yang memungkinkan terjadinya sebuah knowledge management
21
process dengan knowledge management system fokus pada sebuah process yang
lebih spesifik (Irma Bacerra-Fernandez, 2010, p. 42).
Knowledge Management Solutions and Foundation Gambar 2.4
Sumber: (Irma Bacerra-Fernandez, 2010, p. 42)
Knowledge management system yang menjadi pokok pembahasan penelitian
ini, digunakan untuk mendukung knowledge management process yang ada di dalam
perusahaan. Pada umumnya, knowledge management process dibagi menjadi tiga
bagian, yaitu knowledge discovery and capture, knowledge sharing dan knowledge
application seperti yang dapat dilihat pada gambar 2.5 Knowledge Management
Processes.
Knowledge Management Processes Gambar 2.5
Sumber: (Irma Bacerra-Fernandez, 2010, p. 57)
22
Knowledge management system dan process adalah bagian dari knowledge
management solutions. Disebut solusi karena pada bagian inilah seluruh pengetahuan
yang ada dikelola untuk kepentingan perusahaan.
2.4 Knowledge Management Systems
Perkembangan teknologi yang cukup cepat dan drastis, mampu memfasilitasi
percepatan pertumbuhan pengetahuan. Teknologi informasi mampu pergerakan
informasi untuk meningkatkan kecepatan dan efisiensi. Berkat teknologi informasi,
diperkirakan bahwa pengetahuan meningkat 2 kali lipat setiap 18 bulan karena
mampu di fasilitasi oleh teknologi (Irma Bacerra-Fernandez, 2010, p. 8).
Dengan menggunakan teknologi informasi, maka diharapakan perkembangan
pengetahuan di perusahaan dapat berkembang pesat. Oleh karena itu perlu adanya
sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola semua pengetahuan yang ada.
Sistem tersebut disebut dengan Knowledge Management System, yang dengan
penjelasan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa knowledge management system
adalah sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola pengetahuan dengan
menggunakan bantuan teknologi informasi.
Knowledge Management System adalah sistem informasi berbasis pengetahuan
yang mendukung penciptaan, pengaturan, dan penyebaran dari pengetahuan bisnis
kepada karyawan dan manajer dari sebuah perusahaan (Karsen, 2014).
Knowledge Managament System adalah aplikasi dari sistem sebuah organisasi
berbasis komputer komunikasi dan informasi untuk mendukung berbagai KM
process (King, 2009, p. 3).
Dalam knowledge management solution and foundation, knowledge
management system memanfaatkan mekanisme dan teknologi dari knowledge
management foundation untuk mendukung knowledge management process. Proses-
proses yang terjadi pada knowledge management systems yang mendukung
knowledge management processes merupakan dasar dari konsep knowledge
management system. Target dari penelitian ini adalah knowledge management system
yang akan ditawarkan sebagai solusi permasalah knowledge yang dihadapi oleh
perusahaan. Knowledge management system yang dibangun akan mengelola
knowledge yang ada dalam perusahaan yang melibatkan seluruh karyawan
perusahaan untuk memaksimalkan peng-capture-an knowledge yang ada dalam
23
internal perusahaan dan kemudian akan di-sharing-kan kembali ke semua karyawan
internal perusahaan (Irma Bacerra-Fernandez, 2010, p. 42).
Pengimplementasian knowledge management system yang sukses harus
melewati tiga fase penting, yaitu (Frost, 2015):
1) Knowledge Management System Adoption
Dalam fase ini, knowledge management system akan dianggap sebagai
hal baru sehingga target user akan kurang tertarik untuk menggunakannya.
Untuk memperkenalkan sistem ini, diperlukan peran eksekutif perusahaan
untuk memberikan himbauan dalam penggunaan sistem.
2) Knowledge Management System Acceptance
Dalam fase ini, karyawan yang sudah menggunakan sistem akan melihat
sistem ini sebagai sebuah kebiasaan baik yang perlu dilakukan untuk
kepentingan dan kemajuan perusahaan. Hal ini terjadi ketika karyawan
menggunakan knowledge management system sebagai sebuah kebutuhan,
bukan sebuah rutinitas karena himbauan pihak eksekutif semata. Pada fase ini
juga, karyawan perusahaan akan merasa sulit mengubah kebiasaan ketika telah
pindah ke perusahaan lain.
3) Knowledge Management System Assimilation
Dalam fase ini, knowledge management system telah sukses mengubah
pola kerja karyawan serta manfaat yang ditawarkan telah dapat dirasakan,
maka pihak eksekutif perusahaan akan melakukan tidakan baru untuk
memperbesar atau sekedar memperbaiki knowledge management system untuk
kebutuhan yang lebih besar pula.
Fase implementasi diatas tidak selalu diaplikasikan ke setiap sistem yang
digunakan perusahaan, karena dalam prakteknya beberapa sistem telah digunakan
perusahaan sebagai salah satu keharusan. Namun pada hakekatnya, strategi
penggunaan knowledge management system tetaplah memiliki tujuan utama untuk
mengubah cara penyelesaian masalah di dalam perusahaan dengan memanfaatkan
pengetahuan yang sudah ada.
24
2.5 Knowledge Management Process and Model
Knowledge management process and model adalah siklus dan model
knowledge management yang digunakan sebagai acuan pengembangan knowledge
management system sebagai solusi permasalahan knowledge yang ada di dalam
perusahaan. Sebuah knowledge management dalam perusahaan akan dapat dicapai
jika melalui dan menggunakan proses yang benar. Pada umumnya, knowledge
management process yang efektif dalam sebuah perusahaan terdiri dari identify,
generate, acquire, diffuse, dan capture the benefit dari sebuah knowledge yang
digunakan untuk memberikan keuntungan bagi perusahaan (Dalkir, 2011, p. 32).
Ada beberapa knowledge management cycle process yang telah diperkenalkan
dan banyak digunakan seperti Rollet Knowledge Management Cycle (2003),
Bukowitz and Williams Knowledge Management Cycle (2000), McElroy Knowledge
Management Cycle (1999), Meyer and Zack Knowledge Management Cycle (1996)
dan Wiig Knowledge Management Cycle (1993). Namun knowledge management
cycle process yang diperkenalkan dan digunakan dalam penelitian ini adalah An
Integrated Knowledge Management Cycle Process yang diperkenalkan oleh Kimiz
Dalkir dengan siklus yang dapat dilihat pada gambar 2.6 An Integrated Knowledge
Management Cycle Process.
An Integrated Knowledge Management Cycle Process Gambar 2.6
Sumber: (Dalkir, 2011, p. 54)
25
Kimiz Dalkir memperkenalkan An Integrated Knowledge Management Cycle
Process sebagai sebuah siklus proses yang merupakan generalisasi dari berbagai
siklus knowledge management yang telah ada. Dalam bukunya yang berjudul
Knowledge Management in Theory and Practice, Kimiz Dalkir merangkum seluruh
siklus proses yang ada, mulai dari Rollet Knowledge Management Cycle, Bukowitz
and Williams Knowledge Management Cycle, McElroy Knowledge Management
Cycle, Meyer and Zack Knowledge Management Cycle hingga Wiig Knowledge
Management Cycle menjadi satu siklus proses yang disebut dengan An Integrated
Knowledge Management Cycle Process.
Siklus proses ini menyimpulkan setiap proses yang terjadi dari berbagai siklus
proses yang pernah ada, menjadi tiga bagian besar, yaitu proses pembuatan dan/atau
penangkapan pengetahuan (creation and/or capture knowledge), proses membagi
dan menyebarkan pengetahuan (sharing and disseminating knowledge), dan proses
perolehan dan pengaplikasian pengetahuan (acquisition and application knowledge).
Knowledge Capture mengacu pada identifikasi dan kodifikasi dari internal
knowledge yang sudah ada, baik yang ada pada internal dan atau external
perusahaan. Sedangkan knowledge creation lebih mengacu pada pengembangan
knowledge baru, yang biasanya muncul sebagai inovasi dari knowledge perusahaan
yang belum ada sebelumnya.
Setelah pengetahuan di-capture dan di-create, pengetahuan tersebut pun dinilai
untuk menentukan tingkat penting atau membantunya pengetahuan tersebut bagi
perusahaan. Pengetahuan yang dinilai buruk akan hilang dan tidak digunakan,
sedangkan pengetahuan yang dinilai baik akan dibagikan dan disebarkan.
Pengetahuan baik tersebut akan masuk ke dalam tahap knowledge sharing and
dissemination. Knowledge sharing merupakan kegiatan yang dilakukan untuk
membagi knowledge yang didapat dari knowledge capture and creation. Di dalam
perusahaan, knowledge baru tersebut perlu untuk dibagikan kepada kelompok atau
divisi perusahaan agar dapat digunakan untuk kepentingan perusahaan. Sedangkan
knowledge dissemination mengacu pada penyebaran pengetahuan ke berbagai pihak
baik internal maupun external perusahaan sehingga pengetahuan tersebut dapat
berguna bagi banyak orang.
Ketika pengetahuan tersebut sudah tersebar ke banyak pihak secara
kontekstual, maka individu-individu yang menerima pengetahuan tersebut dapat
mengaplikasikan pengetahuan tersebut ke berbagai bidang ilmu yang mendukung.
26
Knowledge acquisition mengacu pada perolehan ilmu yang didapat dari knowledge
tersebut, sedangkan knowledge application mengacu pada penggunaan knowledge
tersebut.
Dari pengaplikasian pengetahuan baru tersebut, pengetahuan dapat mengalami
pembaharuan atau penambahan pengetahuan sesuai dengan yang dialami ketika
diaplikasikan. Ketika pengaplikasian tersebut, terjadi update terhadap pengetahuan
sehingga muncul knowledge capture dan/atau knowledge creation.
Pengetahuan tersebut akan mengalami seluruh proses secara terus menerus dan
berulang sehingga pengetahuan tersebut dapat semakin up to date dan terpelihara di
dalam perusahaan. Pengetahuan tersebut diharapkan dapat memberikan nilai dan
dapat membantu perusahaan dalam menjalankan bisnis perusahaan.
Aktifitas-aktifitas yang ada pada proses knowledge management membutuhkan
sebuah model kerja agar dapat dikoordinasi dengan baik dan memberikan manfaat
yang diharapkan. Ada beberapa model knowledge management yang sering dibahas
seperti Weick (2001), Choo (1998), Boisot (1998), Nonaka and Takeuchi (1995),
von Krogh and Roos (1995), dan Wiig (1993).
Yang paling sering dibahas dan akan digunakan dalam penulisan skripsi ini
adalah model yang dikenalkan oleh Nonaka dan Takeuchi yang lebih sering dikenal
sebagai SECI model. Hal ini disebabkan karena proses penciptaan knowledge terjadi
dalam berbagai bentuk dan dapat diidentifikasi dengan cara mengolah tacit
knowledge dan explicit knowledge. Tacit knowledge dan explicit knowledge adalah
jenis-jenis knowledge yang telah di bahas sebelumnya.
Menurut Nonaka dan Takeuchi, proses penciptaan knowledge dibagi menjadi
empat bagian yang disingkat SECI (Socialization, Externalization, Combination, dan
Internalization) seperti pada gambar 2.7 The Nonaka and Takeuchi model of
knowledge conversion.
27
The Nonaka and Takeuchi model of knowledge conversion Gambar 2.7
Sumber: (Dalkir, 2011, p. 66)
Berikut penjelasan mengenai proses penciptaan knowledge sesuai dengan
model SECI (Dalkir, 2011, p. 66):
1) Socialization, proses konversi pengetahuan dari tacit knowledge ke tacit
knowledge. Contohnya pengetahuan diterapkan melalui latihan, percobaan dan
observasi.
2) Externalization, proses konversi pengetahuan dari tacit knowledge ke explicit
knowledge. Contohnya pendokumentasian pengetahuan yang kita miliki ke
dalam bentuk dokumen, video, suara atau gambar.
3) Combination, proses konversi pengetahuan dari explicit knowledge ke explicit
knowledge. Contohnya pembuatan dokumen rangkuman dari berbagai
dokumen yang sudah ada.
4) Internalization, proses konversi pengetahuan dari explicit knowledge ke tacit
knowledge. Contohnya pengaplikasian pengetahuan dari dokumen atau
panduan manual ke dalam rutinitas.
2.6 Knowledge Taxonomy
Menurut Jordan Cassel (Hedden, 2010, p. 1), taxonomy merupakan
pengklasifikasian informasi. Taxonomy membuat skema pengklasifikasian yang
28
digunakan mengkategorisasikan sekumpulan informasi yang ada. Pengklasifikasian
sudah digunakan sejak dulu di berbagai bidang dengan tujuan untuk mempermudah
dalam pencarian. Salah satu proyek pengklasifikasian terbesar yang pernah ada
adalah proyek pengklasifikasian dan pengorganisasian katalog di perpustakaan yang
ada di Alexandria, Mesir. Pengklasifikasian dan pengorganisasian ini ditujukan untuk
menuntun pengunjung ataupun pengguna perpustakaan untuk mencari berdasarkan
klasifikasi volume, pengarang ataupun komentar.
Taxonomy perusahaan memberikan pandangan tentang sebuah organisasi.
Taxonomy membagi organisasi dalam bagian-bagian yang lebih kecil yang lebih
dapat dimengerti dan dipahami oleh seluruh bagian perusahaan. Taxonomy yang
mungkin ada adalah struktur perusahaan yang dapat menjelaskan dan
menggambarkan batasan-batasan dari setiap anggota didalamnya.
Dalam knowledge management, peran taxonomy lebih luas. Taxonomy adalah
sistem pengklasifikasian dasar yang memungkinkan kita untuk mendeskripsikan
konsep dan ketergantungannya, biasanya dalam model hierarki (Dalkir, 2011, p.
125). Semakin tinggi sebuah konsep diletakkan, semakin general konsep tersebut.
2.7 Teknik Pengumpulan Data
Terdapat tiga cara pengumpulan data, yaitu observasi, wawancara dan
kuesioner/angket. Dalam penelitian ini, hanya digunakan ketiga jenis pengumpulan
data tersebut digunakan untuk memaksimalkan perolehan data dan informasi yang
dibutuhkan dari perusahaan.
2.7.1. Observasi
Observasi adalah aktifitas yang dilakukan makhluk cerdas, terhadap suatu
proses atau objek dengan maksud merasakan dan kemudian memahami pengetahuan
dari sebuah fenomena berdasarkan pengetahuan dan gagasan yang sudah diketahui
sebelumnya, untuk mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk
melanjutkan suatu penelitian (Edukasi, 2014).
Observasi dilakukan dengan tujuan untuk memperoleh data seakurat mungkin
dengan jalan melakukan pengamatan secara langsung ke tempat lokasi penelitian
atau obyek yang akan dijadikan penelitian (Firdaus, 2014).
29
Dalam pelaksanaannya, pengumpulan data dengan jalan observasi dapat
dibedakan menjadi tiga macam, yaitu (Firdaus, 2014):
1) Observasi terbuka adalah pengumpulan data dimana peneliti benar-benar ikut
dan berbaur secara langsung sehingga terjadi interaksi secara langsung dengan
responden atau yang diteliti. Peneliti mengikuti semua kegiatan yang dilakukan
responden,
2) Observasi tertutup adalah pengumpulan data dengan penyamaran agar
responden yang diteliti tidak mengetahui jika sedang diteliti. Tujuan
pengambilan data melalui observasi tertutup adalah untuk menjaga kemurniaan
data dan kegiatan responden terjadi secara alami dan tidak dibuat-buat, dan
3) Observasi tidak langsung merupakan pengambilan data dari responden tanpa
kehadiran peneliti secara langsung ditengah-tengah responden.
Ada beberapa langkah yang harus dilakukan ketika melakukan observasi,
antara lain (Edukasi, 2014):
1) Menentukan objek apa yang akan diobservasi,
2) Membuat pedoman observasi sesuai dengan lingkup objek yang akan
diobservasi,
3) Menentukan secara jelas data-data apa yang perlu diobservasi, baik primer
maupun sekunder,
4) Menentukan di mana tempat objek yang akan diobservasi,
5) Menetukan secara jelas bagaimana observasi akan dilakukan untuk
mengumpulkan data agar berjalan mudah dan lancar, dan
6) Menentukan cara dan melakukan pencatatan atas hasil observasi, seperti
menggunakan buku catatan, kamera, tape recorder, video recorder, dan alat
tulis lainnya.
2.7.2. Wawancara
Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang sifatnya seperti diskusi
antara pewawancara dan yang diwawancara, biasanya satu lawan satu namun tidak
jarang wawancara dilakukan secara kelompok, yang bertujuan untuk mengumpulkan
informasi mengenai sekumpulan topik yang sedang dibahas. Wawancara dapat
30
dilakukan dengan tatap muka langsung atau melalui media telepon (Harrell &
Bradley, 2009).
Menurut Anol Bhattacherjee, pewawancara memiliki peran yang kompleks
dalam proses wawancara. Berikut peran dan tugas yang harus dilakukan oleh
pewawancara (Bhattacherjee, 2012):
1) Prepare for interview
Pewawancara harus dilatih dalam proses wawancara dan metode survey,
dan juga harus terbiasa dengan tujuan dari belajar dan bagaimana response
harus digunakan.
2) Locate and enlist the cooperation of respondents
Pewawancara harus menentukan lokasi wawancara dengan spesifik, dan
menentukan jadwal wawancara yang tidak mengganggu jam kerja individu
yang akan diwawancara.
3) Motivate respondent
Pewawancara diharapkan sering memberikan motivasi kepada responden
dengan cara menunjukkan antusiasme tentang bahan yang disampaikan oleh
responden. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan respon yang berguna atau
informasi yang diperlukan dari responden. Dengan memberikan perhatian
penuh terhadap bahan yang disampaikan oleh responden, pewawancara akan
mendapatkan informasi dengan maksimal.
4) Clarify any confusion or concerns
Pewawancara harus dapat berpikir mengenai posisi mereka dan concern
yang tidak dapat diantisipasi oleh pewawancara atau terhadap penolakan yang
dilakukan oleh responden atas kepuasan responden tersebut. Pewawancara
seharusnya menanyakan pertanyaan yang menyelidik sebagai keperluan,
sekalipun pertanyaan tersebut tidak ada pada daftar pertanyaan.
5) Observe quality of response
Pewawancara harus dalam posisi yang tepat untuk menilai kualitas dari
informasi yang telah dikumpulkan dan bisa menambahkan response yang
diperoleh dengan menggunakan observasi personal dari sikap dan body
language responden.
31
2.7.3. Kuesioner
Kuesioner adalah daftar pertanyaan tertulis yang telah disusun sedemikian
rupa, dengan tujuan untuk mengumpulkan masukan dan pengalaman dari para
responden yang diberikan kuesioner. Kuesioner dilakukan dengan menyebarkan
beberapa lembar kertas berisi daftar pertanyaan, namun dengan bantuan teknologi
informasi, kuesioner juga sudah dapat dilakukan menggunakan situs tertentu.
Kuesioner yang dibagikan harus dirancang sebaik mungkin, sehingga informasi
yang diharapkan dari responden dapat diperoleh dengan maksimal. Tidak jarang
responden memilih untuk tidak mengisi kuesioner atau melewatkan beberapa bagian
pertanyaan karena beberapa alasan seperti:
1) Responden gagal memahami pertanyaan,
2) Terlalu memakan waktu karena pertanyaan lebih mirip essay,
3) Pertanyaan yang lebih bersifat personal, atau
4) Pertanyaan diluar topik yang dibahas.
Kuesioner yang baik dan benar harus memberikan kemudahan bagi responden
untuk memberikan jawaban. Semakin mudah responden dalam memberikan
informasi yang relevan dengan penelitian, maka makin banyak responden yang akan
mengisi kuesioner dengan baik dan benar, yang pada akhirnya, semakin banyak dan
valid informasi yang akan didapat.
Pengumpulan data dengan kuesioner bertujuan untuk memperoleh informasi
yang relevan dengan masalah dan tujuan penelitian serta informasi yang memiliki
tingkat reliabilitas dan validasi yang tinggi.
2.8 Software Development Life Cycle and Waterfall Model
Secara formal, metodologi pengembangan perangkat lunak yang sering dikenal
dengan sebutan SDLC (Software Development Life Cycle) dan digunakan secara
umum pada beberapa bidang teknik dan industri seperti rekayasa sistem, rekayasa
perangkat lunak, teknik mesin, ilmu komputer, dan teknik terapan (Bassil, 2011, p.
2). Ada berbagai metode pengembangan perangkat lunak yang dikenal, antara lain
(Admin I, 2015):
1) Waterfall model
2) V Shaped Model
32
3) Incremental Model
4) Prototyping Model
5) Spiral Model
Dalam pengembangan knowledge management system pada penulisan skripsi
ini, metode pengembangan yang digunakan adalah metode pengembangan Waterfall
Model. Waterfall model adalah metode pengembangan perangkat lunak yang
diperkenalkan oleh Dr. Winston Walker Royce, computer scientist berkebangsaan
Amerika pada tahun 1970 (Joe, 2012).
Model waterfall adalah proses pengembangan perangkat lunak sekuensial di
mana kemajuan dianggap sebagai tahapan yang mengalir semakin ke bawah (mirip
dengan aliran air terjun) melalui berbagai tahapan yang harus dijalankan agar
berhasil membangun sebuah perangkat lunak komputer (Bassil, 2011, p. 2).
First Five Phases of Waterfall Model Gambar 2.8
Sumber: (Rahul, 2013)
33
Saat pertama kali diperkenalkan, model Waterfall terdiri dari lima tahap dasar,
yaitu (Rahul, 2013):
1) Communication,
2) Planning,
3) Modeling,
4) Construction, dan
5) Deployment.
Namun seiring berkembangnya teknologi, kelima tahap awal tadi berubah nama
sesuai dengan deskripsi tahapan yang semakin berkembang pula, namun tetap
dengan fungsi dan pengertian yang sama. Tahap-tahap waterfall yang lebih dikenal
sekarang adalah (Bassil, 2011, p. 2):
Software Development Life Cycle, Waterfall Model Gambar 2.9
Sumber: (Bassil, 2011)
1) Analysis Phase
Pada tahap ini, pendokumentasian pada kebutuhan klien sangat dibutuhkan.
Disini kita harus meluangkan waktu yang lebih banyak untuk melakukan wawancara
intensif dengan para stakeholders. Wawancara intensif ini diperlukan untuk
34
mendefiniskan semua data yang dimiliki stakeholders dan menganalisanya,
mempertimbangkan kemampuan teknologi yang sudah ada sekarang, kemudian akan
menghasilkan spesifikasi perangkat lunak yang dibutuhkan oleh klien. Hal lain yang
perlu dipertimbangkan adalah kendala yang dapat menghambat pengembangan
perangkat lunak, seperti ketersediaan waktu dari klien dan keterbatasan anggaran
yang dimiliki.
2) Design Phase
Langkah berikutnya dalam siklus hidup waterfall melibatkan dokumen lingkup
proyek dengan mockups atau gambar tangan dan spesifikasi perangkat lunak yang
detil. Perlu diingat, bahwa dalam beberapa kasus, visi dan ruang lingkup dokumen
dapat dijadikan sebagai salah satu dokumen visi dan ruang lingkup.
3) Implementation Phase
Perlu diketahui bahwa tahap pengembangan perangkat lunak juga dapat
mencakup penciptaan prototype interaktif, yang merupakan kerangka aplikasi di
masa depan. Prototype membantu pengembang dalam mendefinisikan arsitektur
sistem secara keseluruhan. Langkah ini melibatkan sedikit pemrograman untuk
memberikan ide tentang bagaimana produk akhir dari perangkat lunak yang
dikembangkan.
Setelah aplikasi prototype dan design selesai serta telah dikonfirmasi oleh
klien, proses selanjutnya adalah standarisasi dari perangkat lunak seperti konvensi
penamaan, bagaimana kode didokumentasikan dan petunjuk penggunaan akhir
perangkat lunak. Setelah itu proses selanjutnya adalah pengembangan perangkat
lunak menggunakan pemrograman. Perangkat lunak yang dikembangkan dapat
dibagi menjadi beberapa unit yang lebih kecil, untuk selanjutnya dikembangkan dan
diuji oleh masing-masing pengembang secara fungsionalitas (unit testing).
4) Testing Phase
Setelah perangkat lunak selesai dari tahapan pengembangan, perangkat lunak
tersebut harus menjalani proses pengujian untuk memastikan bahwa aplikasi yang
dikembangkan dapat menyelesaikan masalah yang ditetapkan pada tahap
requirements. Klien harus dilibatkan dalam tahapan acceptance testing ini untuk
menggunakan perangkat lunak sesuai dengan cara yang sama persis dengan
perangkat lunak yang akan diimplementasikan di pihak klien. Setelah program secara
keseluruhan telah diseujui oleh klien, perangkat lunak dapat diimplemtasikan di
35
pihak klien. Untuk perbaikan-perbaikan kecil seperti bugs dapat dilakukan dan
ditangani selama tahap maintenance.
5) Maintanance Phase
Begitu produk selesai diuji coba dan diimplementasikan di pihak klien, maka
tahap pemeliharaan dapat dilakukan. Pada tahapan ini, bugs yang ditemukan serta
beberapa kendala yang ditemukan ketika dilakukan implementasi di pihak klien akan
diperbaiki. Dalam tahap ini juga, biasanya klien datang dengan requirements baru
sebagai pengembangan lanjutan dari aplikasi yang telah selesai dikembangkan.
Metode pengembangan perangkat lunak waterfall merupakan metode
pengembangan tertua dan paling banyak digunakan. Ada beberapa keuntungan yang
menjadikan model ini sebagai metode pengembangan perangkat lunak paling banyak
digunakan, antara lain (Rahul, 2013):
1) Sangat sederhana dan paling mudah untuk digunakan,
2) Jumlah sumber daya yang dibutuhkan sangat minim,
3) Setiap tahap diproses dan diselesaikan dalam satu waktu,
4) Dokumentasi diproduksi pada setiap tahap pengembangan,
5) Sangat baik untuk proyek kecil dengan kebutuhan yang benar-benar sudah
dimengerti, dan
6) Setelah tahap utama coding dari software, pengujian dilakukan untuk
pengecekan program yang benar.
Dari banyaknya keuntungan yang dimiliki dari metode waterfall, metode
pengembangan ini tetap memiliki beberapa kelemahan, seperti (Rahul, 2013):
1) Keuntungan terbesarnya adalah kelemahan terbesarnya. Kita tidak dapat
kembali ketahapan sebelumnya ketika kita menemukan kesalahan di tahap
selanjutnya,
2) Sering kali klien tidak mengetahui dengan jelas kebutuhannya sendiri, sehingga
setiap perubahan yang dilakukan menimbulkan kebingungan,
3) Perubahan atau kesalahan kecil yang muncul dalam perangkat lunak akhir,
dapat menyebabkan banyak masalah karena harus menelusuri kesalahan hingga
ke fase awal pengembangan,
4) Tidak baik untuk proyek object oriented yang kompleks,
5) Model yang lemah untuk long and on-going project,
36
6) Tidak cocok untuk proyek dengan kemungkinan perubahaan requirements
yang tinggi, dan
7) Kita tidak akan dapat mengetahui keinginan dari klien sesungguhnya hingga
tahap akhir pengembangan selesai dilakukan.
Secara teori, metode waterfall merupakan praktek terbaik namun dikritik oleh
banyak pihak di industri pengembangan perangkat lunak. Proses yang tidak dapat
kembali ke tahap sebelumnya membuat model ini secara harfiah tidak memiliki
fleksibiltas dalam pengembangan perangkat lunak (Rahul, 2013).
Namun, ada beberapa prinsip yang dapat digunakan dalam pengaplikasian
metode pengembangan perangkat lunak waterfall untuk mencapai sebuah proses
pengembangan yang baik. Prinsip-prinsip tersebut adalah (TechoPedia):
1) Masalah akan lebih mudah diselesaikan jika requirements disepakati dan
dijabarkan dengan jelas,
2) Kode program dalam jumlah yang besar dapat ditelusuri jika dibuat dengan
lebih terstruktur,
3) Setiap pekerjaan yang dilakukan oleh manusia harus selalu diverifikasi,
4) Siklus hidup pengembangan yang baik dapat meningkatkan proses
pengembangan,
5) Dokumentasi adalah hasil sampingan dari sebuah proses pengembangan dan
harus dilakukan di setiap tahapan, sehingga tidak boleh dilakukan hanya ketika
siklus pengembangan selesai, dan
6) Model waterfall merupakan usaha awal untuk memberikan struktur, metrik dan
kontrol untuk pengembangan sistem yang besar dan kompleks seperti sistem
mainframe.
Dengan melihat berbagai keuntungan dan kekurangan dari metode
pengembangan waterfall, maka dapat disimpulkan beberapa kondisi yang tepat untuk
memilih menggunakan metode waterfall (Rahul, 2013):
1) Requirements benar-benar dipahami, jelas dan fix,
2) Definisi produk sudah stabil,
3) Mengerti tentang teknologi yang digunakan,
4) Tidak ada requirements yang ambigu,
5) Memiliki sumber daya yang cukup dengan keahlian yang dibutuhkan, dan
37
6) Durasi proyek singkat.
Fase pengembangan yang digunakan dalam mengembangkan knowledge
management system yang ditawarkan kepada perusahaan adalah fase terakhir yang
merupakan pengembangan dari fase awal Waterfall yang diperkenalkan oleh Dr.
Winston Walker Royce. Fase yang digunakan adalah:
1) Analysis Phase
2) Design Phase
3) Implementation Phase
4) Testing Phase
5) Maintanance Phase
2.9 4+1 View Model
4+1 view model di-deisgn oleh Philippe Krutchen, menggambarkan arsitektur
sistem perangkat lunak berdasarkan beberapa penggunaan dan pandangan yang
bersamaan (Chokkalingam, 2013).
The 4+1 View Model Gambar 2.1
Sumber: (Chokkalingam, 2013)
View model merupakan sebuah framework dalam systems engineering atau
software engineering. View model mendefinisikan seperangkat view yang digunakan
dalam konstruksi systems engineering atau software engineering. Setiap view
38
merepresentasikan seluruh perspektif dari kepentingan yang saling terikat
(Chokkalingam, 2013).
4+1 view model merupakan pendekatatan berorientasi pada sudut pandang
(view point) dalam rekayasa perangkat lunak yang sudah sering digunakan untuk
memenuhi kebutuhan stakeholders. Selain itu, pendekatan ini sudah digunakan untuk
design architecture dan pengembangan berdasarkan pemisahan kepentingan dan
Aspect Oriented Software Development (Ionita, Florea, & Jele, 2010, p. 3).
Dalam jurnal internasional yang dipublikasikan oleh IAENG International
Journal of Computer Science, 4+1 view model terdiri dari 4 view utama dan 1 view
tambahan, antara lain (Ionita, Florea, & Jele, 2010, p. 3):
1) The Logical View, mewakili elemen struktur, tingkat abstraksi, pemisahaan
kepentingan dan sering menggunakan model berorientasi objek,
Viewer : End User
Consider : Functional requirements, apa yang harus disediakan oleh
sistem. View ini menunjukkan komponen dari sistem serta
interaksinya
UML Diagrams : Class Diagram, State Diagram, Object Diagram,
Sequence Diagram, Communication Diagram
2) The Process View, memperlakukan aspek eksekusi dari sistem, pola interaksi,
dan concurrency,
Viewer : Integrators
Consider : Non functional requirements (concurrency, kinerja,
skalabilitas). Menampilkan aturan proses atau workflow dari
sistem dan bagaimana proses-proses berkomunikasi satu
sama lain
UML Diagrams : Activity Diagram
3) The Implementation View, menunjukkan dekomposisi dalam subsistem yang
digunakan dalam lingkungan pengembangan dan awalnya disebut sebagai
development view,
Viewer : Programmers dan Software Managers
Consider : Software module organization (hierarchy of layers,
software management, reuse, constrains of tools)
UML Diagrams : Component Diagram, Package Diagram
39
4) The Deployment View, menguraikan distribusi komponen perangkat lunak pada
node fisik, baik computer atau processor, yang pada awalnya disebut sebagai
physical view,
Viewer : System Engineers
Consider : Non functional requirements, yang berhubungan dengan
hardware (topology dan communication). View ini
menunjukkan lingkungan eksekusi sistem
UML Diagrams : Deployment Diagram
+1) The Use Case View, menggambarkan use case atau scenario yang
didedikasikan untuk beberapa aktor dan selanjutnya melibatkan bahasa dan
alat-alat, yang ditampilan pada keempat view yang lain.
Viewer : All user of other views dan Evaluators
Consider : Konsistensi sistem, validitas. Validasi dan ilustrasi untuk
menunjukkan desain yang telah selesai
UML Diagrams : Use Case Diagram
Dalam pembangunan perangkat lunak yang berjalan dalam sebuah mesin
tunggal membutuhkan beberapa jenis diagram berikut (Chokkalingam, 2013):
1) Use case View : Use Case Diagrams
2) Logical View : Class Diagram
3) Process View : Tidak ada
4) Implementation View : Tidak ada
5) Deployment View : Tidak ada
4+1 view model cocok digunakan dalam pengembangan knowledge
management system dalam penelitian ini. Selain diinstalasi pada sebuah mesin
tunggal, pengembangan KMS dapat mempersingkat waktu karena dokumentasi yang
digunakan hanya ada dua, yaitu Use Case Diagram dan Class Diagram. Hal ini
cocok dengan waktu penelitian yang cukup pendek dalam implementasi sistem.
40
2.10 Kerangka Berpikir
Dalam penulisan skripsi ini, dibutuhkan sebuah kerangka berpikir yang
digunakan untuk membantu proses pengerjaan. Kerangka berpikir yang digunakan
dalam penulisan skripsi ini dapat dilihat pada gambar berikut.
Kerangka berpikir pengerjaan skripsi Gambar 2.2
Dari kerangka berpikir diatas, dapat dilihat bahwa dalam pengerjaan skripsi ini,
hal pertama yang dilakukan adalah perencanaan proyek dengan perumusan masalah
yang terjadi di perusahaan. Hal ini dapat dilakukan dengan melakukan identifikasi
bisnis proses yang sedang berjalan di perusahaan. Dari perumusan masalah dapat
ditemukan masalah knowledge management yang terjadi yang nantinya dapat
berguna sebagai bahan dalam analisis sistem. Setelah melakukan perencanaan
proyek, dapat ditentukan metodologi yang digunakan seperti metode pengembangan,
perancangan dan metode knowledge management.
Analisis sistem dilakukan dengan memanfaatkan metode pengembangan
waterfall yang dipilih, serta masalah knowledge yang ditemukan pada tahap
perencanaan proyek. Pada tahap ini dilakukan analisa terhadap masalah secara lebih
detil dan mendalam serta menentukan usulan penyelesaian masalah. Tahap design
dilakukan setelah tahap analisis dengan cara melakukan pemetaan usulan masalah
41
yang telah didapat. Dengan mengubah design solusi tersebut kedalam sebuah system
menggunakan kode program pada tahap deployment, kita dapat menghasilkan sistem
yang akan menjawab masalah yang dihadapi.
Sistem yang telah dikembangkan, dapat diserahkan kepada perusahaan untuk
nantinya di-testing dan di-deploy ke server perusahaan dan digunakan sebagai sistem
final untuk menjawab masalah yang dihadapi.