Upload
sarai
View
39
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
B eleids- en B eheers C yclus. Cursus Beleids- en beheersrapporten. Inhoud cursus. Inhoud. Algemene bepalingen - Inhoud. v an een financiële naar een beleidscyclus de beleidsrapporten d e toelichting bij de beleidsrapporten d e beheersrapporten d e functionele indeling - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
Beleids- en BeheersCyclus
Cursus Beleids- en beheersrapporten
Inhoud cursus
Algemene bepalingenHet meerjarenplanHet budget
Aanpassing planningsdocumenten
De jaarrekening
Inhoud
Algemene bepalingenHet meerjarenplanHet budget
Aanpassing planningsdocumenten
De jaarrekening
• van een financiële naar een beleidscyclus• de beleidsrapporten• de toelichting bij de beleidsrapporten• de beheersrapporten• de functionele indeling• de beleidsdoelstellingen• de boekhoudkundige registratie• de digitale rapportering
Algemene bepalingen - Inhoud
5
Verantwoordelijken
Strategie
Beleidsdoel-stellingen
Output(Resultaat) Effecten
Omgeving
Activiteiten(Actieplannen)
Input(Middelen)
Financiëlevertaling
Algemenefinanciering
Financieelevenwicht ?
Concept BBC
Beleidsrapporten algemeen
• welke rapporten zijn beleidsrapporten?– het meerjarenplan– de aanpassing aan het meerjarenplan– het budget– de budgetwijziging– de jaarrekening
Beleidsrapporten algemeen
• functie beleidsrapporten
– raad bepaalt beleid en evalueert beleidsuitvoering
– raad geeft autorisatie aan hoofdbudgethouder(s) en bewaakt de verleende autorisatie
Beleidsrapporten algemeen
• invulling informatiebehoefte raad
• vast te stellen door de raad
• regelen relatie raad - hoofdbudgethouder(s)
• minimale regels voor inhoud
Beleidsrapporten algemeen
• identieke opbouw– van meerjarenplan, budget en jaarrekening– gemeente, OCMW, provincie, BBC EVA’s
(= AGB, APB, OCMW-V) – verbetering transparantie en leesbaarheid
• onderscheid:– beslissend gedeelte: beleidsrapport– ondersteunende informatie: verplichte toelichting
Beleidsrapporten algemeenMeerjarenplan Budget Jaarrekening
Beleid
Strategische nota Beleidsnota Beleidsnota Doelstellingennota Doelstellingenrealisatie
Financiële nota Financieel doelstellingenplan Doelstellingenbudget Doelstellingenrekening
Staat v/h financieel evenwicht
Financiële toestand Financiële toestand
Lijst overheidsopdrachten Lijst daden van beschikking
Nominatieve lijst subsidies Autorisatie
Financiële nota Exploitatiebudget Investeringsbudget Liquiditeitenbudget
Financiële nota Exploitatierekening Investeringsrekening Liquiditeitenrekening
SAR
BalansStaat van opbrengsten en kosten
Beleidsrapporten algemeen
• verplichte vermeldingen– type beleidsrapport en rapporteringsperiode– identificatie bestuur – volgnummers dagboeken
• per beleidsrapport en per pagina
• identificeerbaarheid• reproduceerbaarheid
Toelichting bij beleidsrapport
Waarom een toelichting?Beleidsrapporten:
• moeten toegankelijk zijn voor raadsleden, geen ballast, niet te complex, leesbaar
• geven beleidsinfo op hoofdlijnen, gestructureerd en synthetisch
• bevatten enkel decretaal opgelegde elementen + elementen die beslissing raad vragen
Toelichting bij beleidsrapport• begeleidende, ondersteunende info • detailinformatie voor raadsleden• elementen: in BVR BBC en MB BBC• alle relevant geachte aanvullende info voor goed
inzicht in beleidsrapport• informatie over specifieke grondslagen voor
significante transacties
• principes: toegankelijk, begrijpelijk, relevant, vergelijkbaarheid, consistentie, getrouw beeld
Toelichting bij beleidsrapport• verplichte vermeldingen
– voor het geheel– per blad
• procedure– samen met ontwerp beleidsrapport aan
raadsleden bezorgen– samen met beleidsrapport en raadsbesluit aan
toezicht bezorgen
Toelichting bij beleidsrapport
• procedure BBC EVA’s– AGB en APB
• samen met ontwerp beleidsrapport en kopie besluit raad van bestuur aan gemeenteraad (provincieraad) en toezicht bezorgen
– OCMW-V• samen met ontwerp beleidsrapport en kopie besluit
raad van beheer aan OCMW-raad, gemeenteraad en toezicht bezorgen
Beheersrapporten
• Welke rapporten zijn beheersrapporten?– beheersbudget– beheersrekening– interne kredietaanpassing (IKA)
• regelt relatie tussen hoofdbudgethouder en de gedelegeerde budgethouders
• element van de organisatiebeheersing (ICS)
Beheersrapporten
• inhoud beheersbudget– bepalen taakstelling– toekennen kredieten
• inhoud beheersrekening– evaluatie taakstelling– evaluatie gebruik toegewezen deel kredieten
• vorm is zelf te bepalen• volgen uit registraties – leveren beheersinfo
Beheersrapporten
• BBC EVA’s:
– bepalingen niet van toepassing
– beheersovereenkomst kan ze (deels) van toepassing maken
Budgettaire entiteiten• indeling in budgettaire entiteiten:
– Niet- verzelfstandigde diensten– IVA
• onderscheid in exploitatie- en investeringsbudget
• besturen zonder IVA’s = één budgettaire entiteit
• EVA’s = één budgettaire entiteit
Functionele indeling
• beleidsrapporten worden functioneel ingedeeld in beleidsdomeinen
• beleidsdomeinen– verzameling beleidsvelden – herkenbaar en samenhangend geheel
Functionele indeling
• beleidsveld– “verzameling producten, activiteiten en middelen
die zowel vanuit politiek als maatschappelijk oogpunt een herkenbaar en samenhangend geheel vormen”
– gestandaardiseerd rekeningstelsel in MB• beleidsitem
– onderverdeling van een beleidsveld– kostenplaats of activiteitencentrum
Functionele indeling
• N beleidsitems => 1 beleidsveld• N beleidsvelden => 1 beleidsdomein
Beleidsdomeinen: vb. (1)
Sporthal ‘De Eik’Turnhal ‘De Sprong’
TC ‘De Racket’
0740 Sport
0703 Bibliotheek
JH De KabouterSpeelterreinen
0750 Jeugd
VRIJE TIJD
Beleidsdomein Beleidsvelden Beleidsitems
Zwembad ‘De Plons’
Beleidsdomeinen: vb. (2)
0950 Ouderenwoningen
Beleidsdomein Beleidsvelden
WZC ‘De Anjelier’WZC ‘Ten Bergen’
0953 Woon- en zorgcentra
Beleidsitems
WONEN
0952 AssistentiewoningenSF ‘Hof Ter Duinen’SF ‘De Bemden’
Beleidsdomeinen
• beleidsdomeinen worden bepaald door de raad• uitzondering: ‘Algemene financiering’
• “de ontvangsten en verbonden uitgaven die geen rechtstreeks verband houden met een specifieke dienstverlening of een specifieke investering”
• verplicht + samenstelling bepaald via MB BBC• alle beleidsrapporten van een boekjaar moeten
dezelfde indeling in beleidsdomeinen hebben• als indeling in beleidsdomeinen verschilt over de
jaren: motiveren in toelichting bij meerjarenplan
Beleidsdomeinen
• belang indeling in beleidsdomeinen:
– bepalen indeling beleidsrapporten
– invloed op toekenning autorisatie– exploitatiebudget– investeringsbudget
Beleidsdoelstellingen
• elke beleidsdoelstelling bestaat uit:– een specifieke omschrijving vooropgestelde resultaat of
vooropgestelde effect dat de raad wil bereiken voor het extern of intern te voeren beleid. In de mate van het mogelijke en het nuttige wordt dat resultaat of dat effect meetbaar gemaakt;
– een of meer actieplannen die ondernomen zullen worden voor de realisatie van de beleidsdoelstelling. In elk actieplan wordt de realisatietermijn aangegeven;
– de raming van de ontvangsten en uitgaven per jaar waarop de beleidsdoelstelling betrekking heeft.
Beleidsdoelstellingen
• per beleidsdoelstelling: 3 vragen– Wat willen we bereiken?
=> vooropgesteld resultaat (of effect )– Wat gaan we daarvoor doen?
=> actieplannen (incl. realisatietermijn)– Wat zijn financiële gevolgen?
=> realistische raming van de uitgaven en ontvangsten per jaar
Beleidsdoelstellingen
• in de evaluatiefase– Wat hebben we bereikt?
=> gerealiseerd resultaat (of effect )– Wat hebben we daarvoor gedaan?
=> uitgevoerde acties en actieplannen– Wat waren de financiële gevolgen?
=> gerealiseerde uitgaven en ontvangsten
Beleidsdoelstellingen
• in de evaluatiefase– Wat hebben we bereikt?
=> gerealiseerd resultaat (of effect )– Wat hebben we daarvoor gedaan?
=> uitgevoerde acties en actieplannen– Wat waren de financiële gevolgen?
=> gerealiseerde uitgaven en ontvangsten
Beleidsdoelstellingen
• onderscheid prioritaire beleidsdoelstellingen en niet-prioritaire beleidsdoelstellingen
• enkel over de prioritaire doelstellingen wordt expliciet gerapporteerd in de beleidsrapporten
• over het overig beleid wordt in de beleids-rapporten enkel financieel en samenvattend gerapporteerd
Beleidsdoelstellingen
Prioritaire beleidsdoelstellingen
Niet-prioritaire (overige) beleidsdoelstellingen
Niet in beleidsdoelstellingen opgenomen verrichtingen
= “Overig beleid”
Beleidsdoelstellingen• prioritaire beleidsdoelstellingen
– beleidsbepaling is prerogatief raad– selectie PBDS door de raad – expliciete rapportering in de beleidsrapporten
• overig beleid– geen expliciete rapportering in de beleidsrapporten– enkel de financiële weerslag
• overzicht alle beleidsdoelstellingen beschikbaar voor raadsleden, personeel, burgers ...
Registraties• alle beleidsrapporten, beheersrapporten en de digitale
rapportering komen tot stand via registraties in dagboeken• budgettaire dagboeken
• raming van de verwachte ontvangsten en uitgaven– meerjarenplan - budget
• vastlegging van de verbintenissen– jaarrekening
• aanrekening van de transacties– jaarrekening
• algemeen dagboek• aanrekening van de transacties
– jaarrekening
RegistratiesHet algemeen dagboek Het budgettair dagboek
• een volgnummer• de invoerdatum• de algemene rekeningen • de bedragen (debet / credit)• een omschrijving• de budgettaire entiteit• het deelrapport• het financiële boekjaar• de boekhoudkundige periode• ...
• een volgnummer• de invoerdatum• de algemene rekening(en)• de bedragen (ontvangst / uitgave)• een omschrijving• de budgettaire entiteit• het beleidsveld• de budgethouder• de actie• de economische sectorcode• het deelrapport• ...
Registraties – BBC EVA’s• volgende elementen zijn niet automatisch van
toepassing:– beperktheid kredieten– bepalingen i.v.m. IVA– bepalingen i.v.m. budgethouderschap
• beperking kredieten en budgethouderschap kunnen via beheersovereenkomst van toepassing gemaakt worden indien gewenst
Digitale rapportering• onderscheid tussen:
– beleidsrapport: raad + bestuurlijk toezicht• meerjarenplan (+ aanpassingen)• budget (+wijzigingen)• jaarrekening
– digitale rapportering• meerjarenplan (+aanpassingen)• budget (+wijzigingen)• jaarrekening
• beide rapporteringen worden uit hetzelfde gedetailleerde registratiesysteem gehaald
Digitale rapportering
• onmiddellijk na toezending beleidsrapport naar toezicht moet digitale versie rapport naar ABB
– ≠ digitale afdruk van het beleidsrapport
– = digitale versie van geaggregeerde registraties
– bestandsformaat en wijze van aanleveren bepaald bij MB
Digitale rapportering• via digitale rapportering beschikt Vlaamse
overheid over:– statistische gegevens (meerjarenplan, budget,
jaarrekening)– gegevens in functie van rapportering aan NBB (ESR95)– informatie voor toezicht op beleidsrapporten– gegevens in functie van de planlastvermindering– ...
• Vlaamse overheid zal statistische informatie via website ter beschikking stellen
Proces BBC-DR
Lokaal bestuur
BBC-SW
Beleids-rapport
Digitaal rapport
DBS DB
BBC DB
SVR DB
Bestands-uitwis-seling
NBB
fin. inst.
acad. inst.
Website lokale statist.
Website ABB
FODbudget
Planlastvermindering• planlasten verminderen door:
– sectorale plannen verwerken in meerjarenplan– sectorale rapporten aan de subsidiërende
entiteiten halen uit boekhouding besturen
• procedure– kaderdecreet planlastvermindering– aangepaste sectorale decreten en
uitvoeringsbesluiten
Planlastvermindering• subsidieproces – planning:
– VR maakt Vlaamse beleidsprioriteiten bekend voor eind oktober 2012 (26.10.2012)
– besturen maken strategische meerjarenplanning op, met daarin beleidsdoelstellingen en actieplannen en acties die meewerken aan realisatie Vlaamse beleidsprioriteiten
– besturen bezorgen ABB digitale rapportering meerjarenplan (voor 15.1.2014)
Planlastvermindering• subsidieproces – toekenning:
– Vlaamse sectorale administraties (SA) halen benodigde informatie uit ABB-databank
– SA evalueren de geplande beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties
– uiterlijk op 30 april bericht aan besturen over aanvaarding van subsidie-aanvraag
– om de 6 (of 3) jaar herhaald
Planlastvermindering• subsidieproces – evaluatie:
– besturen maken evaluatie en jaarrekening op
– digitale rapportering jaarrekening voor 31/7
– Vlaamse sectorale administraties (SA) halen benodigde informatie uit ABB-databank
– SA evalueren de gerealiseerde beleids-doelstellingen, actieplannen en acties
BBC-DR: bestandsstructuur
Algemene Rekening
Beleidsdomein
Beleidsplan
Beleidsveld
Economische sectorcode
Transactiecode
Budgettaire entiteit
Investeringsenveloppe
Actie Beleidsdoelstelling
Indicator
Actieplan
Deelrapportcode Vlaamse Beleidsprioriteit
IndicatorIndicator
Planlastvermindering
Lokaal bestuur
Plan A
Plan B
Plan C
…
admin. A
admin. B
admin. C
…
BBC
Inhoud
Algemene bepalingenHet meerjarenplanHet budget
Aanpassing planningsdocumenten
De jaarrekening
• functies en proces
• samenstelling
• de toelichting bij het meerjarenplan
• procedure
• bestuurlijk toezicht
Het meerjarenplan - Inhoud
MJP: functies en proces
• de functies van het meerjarenplan– beleidsfunctie– financiële planning– evaluatiefunctie (toetssteen)– statistische functie
• resultaat van een intern planningsproces• opgebouwd via registraties in dagboeken
MJP: periode
• vastgelegd in organieke decreten• zesjarige periodes• start: tweede jaar van de legislatuur• eindigt: eerste jaar volgende legislatuur• geen rollend meerjarenplan• financiële nota: min. 3 jaar, max. 6 jaar
MJP: samenstelling
• meerjarenplan (beleidsrapport)– strategische nota– financiële nota
• de toelichting bij het meerjarenplan
MJP: samenstelling• strategische nota
– organieke decreten• beleidsdoelstellingen (BDS) en de beleidsopties
voor het extern en intern te voeren beleid– BVR-BBC
• prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS)actieplannen (met onderliggende acties)
raming van de uitgaven en ontvangsten
• financiële nota– organieke decreten
• financiële consequenties van de beleidsopties van de strategische nota
• financieel evenwicht
MJP: samenstelling
MJP: samenstelling
• financiële nota (BVR BBC)– financieel doelstellingenplan (schema M1):
• per boekjaar• per beleidsdomein • onderscheid PBDS en overig beleid• onderscheid exploitatie, investeringen en andere
– staat van het financieel evenwicht (schema M2)• resultaat op kasbasis (= toestandsevenwicht)• autofinancieringsmarge (= structureel evenwicht)
Exploitatie: ontvangsten – uitgaven+ Investeringen (ontvangsten – uitgaven)+ Andere ontvangsten – uitgaven-------------------------------------------------------------= Budgettair resultaat van het boekjaar+ Gecumuleerd budgettair resultaat vorige boekjaren------------------------------------------------= Gecumuleerd budgettair resultaat- Bestemde gelden--------------------------------------------------------------= Resultaat op kasbasis
• leningen aangaan i.f.v. thesaurietoestand
Toestandsevenwicht
Exploitatie (ontvangsten – uitgaven)+ Netto intresten------------------------------------------------= Financieel draagvlak
Periodieke aflossingen+ Netto intresten------------------------------------------------= Netto periodieke leningslasten
Financieel draagvlak- Netto periodieke leningslasten------------------------------------------------= Autofinancieringsmarge (AFM)
Structureel evenwicht
Evenwichtsvoorwaarden
• resultaat op kasbasis: elk boekjaar ≥ 0• AFM: op einde van elke planningsperiode ≥ 0• OCMW: Σ AFM ≥ 0• geen fictief evenwicht• jaarrekening N-2 verwerkt in meerjarenplan
Evenwicht BBC EVA’s
• geen verplicht financieel evenwicht meerjarenplan
• ramingen wel opnemen (indicatief)• reden: aard activiteiten• in budget: wel resultaat op kasbasis
De toelichting bij het MJP• verplichte onderdelen (1/2):
– omgevingsanalyse– financiële risico’s– volledige lijst met de beleidsdoelstellingen– interne organisatie
• organogram• personeelsbestand (schema TM1)• budgethouders• samenstelling beleidsdomeinen
De toelichting bij het MJP• verplichte onderdelen (2/2):
– verbonden entiteiten– fiscaliteit
• aanslagvoeten PB & OV• belastingsreglementen• gewijzigde aanslagvoeten• opbrengst belastingssoorten
– financiële schulden (schema TM2)
MJP: Procedure
• administratieve totstandkoming– secretaris/griffier– financieel beheerder– MAT
MJP: Procedure
• de vaststelling van het meerjarenplan– agendering– vaststelling raad (wanneer?)– stemming– specifieke procedure voor de OCMW en OCMW-V– specifieke procedure voor de AGB en APB
MJP: Bestuurlijk toezicht
• inzendingsplichtig besluit• schorsing en/of vernietiging, als:
– financieel niet in evenwicht– ontbreken gekende of verwachte ontvangsten of
uitgaven– ten onrechte ingeschreven ontvangsten of uitgaven– ontbreken ontvangsten of uitgaven vroeger vastgestelde
investeringsenveloppen• schorsing meerjarenplan = schorsing budget• geen meerjarenplan = geen budget
Inhoud
Algemene bepalingenHet meerjarenplanHet budget
Aanpassing planningsdocumenten
De jaarrekening
• functies en proces• samenstelling• aansluiting bij het meerjarenplan• de toelichting bij het budget• procedure• bestuurlijk toezicht• het budget in relatie tot de beheersbudgetten• voorlopige twaalfden
Het budget - Inhoud
Budget: functies en proces
• functies:– beleidsfunctie– financiële planningsfunctie– beheers- en controlefunctie– autorisatiefunctie– statistische functie
• het budget volgt uit het meerjarenplan• het budget komt tot stand op basis van
registraties in dagboeken
Budget: samenstelling
• de organieke decreten:– beleidsnota– financiële nota
• de beleidsnota (organieke decreten):– het beleid dat het bestuur gedurende het
financiële boekjaar zal voeren– concretiseert de beleidsdoelstellingen– een toelichting omtrent de financiële toestand– verwoordt de aansluiting met de financiële nota
Budget: samenstelling
• de beleidsnota (BVR BBC)– doelstellingennota
• prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS) actieplan(nen) acties raming van de uitgaven en ontvangsten
sluit aan bij strategische nota meerjarenplangeen modelschema
Budget: samenstelling
• de beleidsnota (BVR BBC)– doelstellingenbudget (schema B1)
• sluit aan bij financieel doelstellingenplan meerjarenplan• sluit aan bij financiële nota budget• indeling
– per beleidsdomein– onderscheid PBDS en overig beleid– onderscheid exploitatie, investeringen en andere
Budget: samenstelling
• de beleidsnota (BVR BBC)– financiële toestand
• vergelijking resultaat op kasbasis MJP• vergelijking autofinancieringsmarge MJP
– lijst met overheidsopdrachten– lijst met daden van beschikking onroerende
goederen (uitgezonderd dadingen)– lijst met nominatief toegekende subsidies– lijsten niet voor BBC EVA’s
• financiële nota (organieke decreten)– exploitatiebudget (schema B2)– investeringsbudget (schema B3 & B4)– liquiditeitenbudget (schema B5)
Budget: samenstelling
Exploitatiebudget
• organieke decreten: financieel plan exploitatie• BVR-BBC:
– transactiekredieten voor de exploitatie• transacties: kasstromen (ontvangsten en uitgaven)• exploitatie: kosten en opbrengsten met uitzondering van
– toegestane investeringssubsidies– min- en meerwaarden bij de realisatie van MVA
– opgesplitst• niet-verzelfstandigde diensten• per intern verzelfstandigde agentschap (IVA)• niet van toepassing BBC EVA’s
Investeringsbudget
• organieke decreten:– financieel plan van uitgaven en ontvangsten, kosten en
opbrengsten verbonden aan aanschaf, gebruik en vervreemding duurzame middelen
– bestaat uit één of meer investeringsenveloppen• meerdere jaren geldig:
– tot vaststelling rekening investeringsenveloppe– tot annulering door raad (via budget of budgetwijziging)
Investeringsbudget• BVR-BBC
– nieuwe investeringsenveloppen (schema B3)• per PBDS• overig beleid• algemene financiering
– overzicht transactiekredieten boekjaar (schema B4)• niet verzelfstandigde diensten• per IVA
Investeringsbudget• investeringsenveloppe
– transactiekredieten= kredieten voor de jaarlijkse transacties
– verbinteniskredieten= som van de transactiekredieten= kredieten voor de totale ontvangsten en uitgaven
Liquiditeitenbudget• organieke decreten: financieel plan geldstromen• BVR-BBC:
– Exploitatie– Investeringen– Andere O & U----------------------------------------------= Budgettair resultaat van het boekjaar+ Gecumuleerd budgettair resultaat vorig boekjaar----------------------------------------------= Gecumuleerd budgettair resultaat- Bestemde gelden----------------------------------------------= Resultaat op kasbasis
Aansluiting bij het MJP• inhoudelijke aansluiting
– doelstellingennota bevat beleidsdoelstellingen en actieplannen uit strategische nota meerjarenplan
• financiële aansluiting– resultaat op kasbasis ≥ 0– AFM boekjaar in budget ≥ AFM boekjaar in MJP– voor BBC EVA’s geldt voorwaarde AFM niet
Toelichting bij budget
• toelichting bij het exploitatiebudget– per beleidsdomein (schema TB1)– evolutie (schema TB2)
• toelichting bij het investeringsbudget– transactiekredieten per beleidsdomein (schema TB3)– evolutie transactiekredieten (schema TB4)– O & U van elke nieuwe investeringsenveloppe PBDS
Toelichting bij budget
• toelichting bij het liquiditeitenbudget– evolutie (schema TB5)
• overzicht werkings- en investeringssubsidies per beleidsveld
Budget: procedure
• administratieve totstandkoming– secretaris/griffier– financieel beheerder– MAT
Budget: procedure
• de vaststelling van het budget– agendering– vaststelling raad (wanneer?)– stemming– specifieke procedure voor de OCMW’s en OCMW-V– specifieke procedure voor AGB en APB
Budget: bestuurlijk toezicht• inzendingsplichtig besluit
• schorsing of vernietiging als:– budget past niet in MJP– resultaat op kasbasis 1e boekjaar legislatuur < 0– ontbreken gekende of verwachte ontvangsten of
uitgaven– ten onrechte ingeschreven ontvangsten
Voorlopige twaalfden• exploitatie: één twaalfde overeenkomstige krediet in
exploitatiebudget vorige boekjaar, per verlopen of begonnen maand, tot maximaal drie twaalfden
• periodieke aflossingen van lening- en leasingschulden• kredieten vroeger goedgekeurde investeringsenveloppe• geen beslissing raad vereist• geen wijziging via interne kredietaanpassing mogelijk
Budget vs. beheersbudgettenM
EE
RJA
RE
N-P
LAN
B
UD
GET
BE
HE
ER
S- B
UD
GE
TTE
N
SSttrraatteeggiisscchhee nnoottaa
FFiinnaanncciiëëllee nnoottaa
DDooeellsstteelllliinnggeennnnoottaa
DDooeellsstteelllliinnggeennbbuuddggeett
FFiinnaanncciiëëllee ttooeessttaanndd
LLiijjsstt mmeett ooppddrraacchhtteenn vvoooorr wweerrkkeenn,, lleevveerriinnggeenn eenn ddiieennsstt Beleidsnota
Beleid
LLiijjsstt mmeett ddaaddeenn vvaann bbeesscchhiikkkkiinngg
EExxppllooiittaattiieebbuuddggeett
Aansluiting met de financiële nota
IInnvveesstteerriinnggssbbuuddggeett
LLiiqquuiiddiitteeiitteennbbuuddggeett
Autorisatie Financiële nota
LLiijjsstt mmeett nnoommiinnaattiieeff ttooeeggeekkeennddee ssuubbssiiddiieess
Beheer
Beleid
Toegewezen kredieten
Taakstelling
85
Budget vs. beheersbudgetten
Inhoud
Algemene bepalingenHet meerjarenplanHet budget
Aanpassing planningsdocumenten
De jaarrekening
• soorten aanpassingen
• wat zeggen decreten en BVR?• bespreking soorten aanpassingen -
voorbeelden
• samenstelling en procedure aangepaste planningsdocumenten
Aanpassing planningsdocumenten- Inhoud
Soorten aanpassingen
• planningsdocumenten: niet statisch• 4 soorten aanpassingen:
– aanpassing ramingen– interne kredietaanpassing (beheersrapport)– budgetwijziging (beleidsrapport)– aanpassing meerjarenplan (beleidsrapport)
Soorten aanpassingen
• vorm planningswijziging: afhankelijk van:– invloed op PBDS– invloed op financieel evenwicht– niveau autorisatie
Aanpassing ramingenNr. Datum FBJ BE BH AR BV AP IE ESC DR Bedrag Omschrijvi
ngRaming budget1 1.11.2010 2011 GD SF 6202 0740 AP1 0 500 SP 75.000 Tijdelijke
contracten
…
Aanpassing ramingen
1000 1.04.2011 2011 GD SF 6202 0740 AP1 0 500 SP -75.000 Tijdelijke contracten
1001 1.04.2011 2011 GD SF 6100 0740 AP1 0 600 SP 75.000 Uitbe-steden
…
Aanpassing ramingen
• lichtste procedure • wijziging die geen invloed heeft op een rubriek
van de financiële nota van het budget• elke rubriek in financiële nota budget is limitatief
krediet !
kredietaanpassing (IKA / BW) – autorisatie!
Decreten over BW en IKA• BW: kredietaanpassingen die niet via IKA kunnen• raad stelt BW vast op basis van voorgelegde cijfers en
verklarende nota ervan• ontwerp BW:
– uiterlijk samen met agenda aan ieder lid raad bezorgd – rest procedure: cf. budget
• CBS/RMW/DEP beslist over IKA + informeert raad, FB, BH• uitzonderingsprocedure: dwingende en onvoorziene
omstandigheden - schade bij geringste uitstel
Decreten over aanpassing MJP
• de raad past jaarlijks waar nodig MJP aan voor beraadslaging over budget volgende boekjaar
• aanpassing facultatief bij vaststelling budget laatste financiële boekjaar periode MJP
• financiële nota min. 3 en max. 6 jaar• ontwerp jaarlijkse aanpassing min. 14 dagen vóór
vergadering aan ieder lid van de raad
Aanpassing planningsdoc. (BVR)
• art. 15: waaruit bestaat aanpassing MJP?
• art. 27: past budget in MJP?
• art. 28: BW of IKA
• art. 29: samenstelling verklarende nota BW
art. 27 BVR: budget (inclusief BW) past in MJP als:• inhoudelijk:
– de doelstellingennota bevat de beleidsdoelstellingen en actieplannen die ook in de strategische nota van het MJP zijn opgenomen
• financieel:– resultaat op kasbasis v/h financiële boekjaar > = 0– de AFM v/h financiële boekjaar in budget >= AFM van
hetzelfde financiële boekjaar in MJP
Aanpassing planningsdoc. (BVR)
• art. 28 BVR: inhoudelijk en financieel– wijzigingen waardoor budget niet meer past in MJP (art. 27)
• financieel– wijzigingen exploitatiebudget budgettaire entiteit die,
per beleidsdomein, daling saldo tussen ontvangsten en uitgaven tot gevolg hebben
– wijzigingen verbinteniskrediet investeringsenveloppe– wijzigingen per beleidsdomein van totaal transactie-
kredieten investeringsbudget van een budgettaire entiteit– wijzigingen liquiditeitenbudget wat betreft transactie-
kredieten voor de andere ontvangsten en uitgaven
Budgetwijziging in 5 gevallen
• budgetwijziging:– wijzigingen waardoor budget niet meer past in MJP (art. 27)– elke wijziging aan ramingen die goedgekeurd moet worden
door oprichtende raad of raden (beheersovereenkomst)– vaststelling: bevoegdheid raad van bestuur/beheer– onderworpen aan goedkeuring raad moederbestuur – specifieke procedure OCMW-V
• IKA: niet bepaald wie IKA vaststelt; vrij te bepalen
BBC EVA’s
Aanpassing planningsdoc.
Beleidsdomeinen Ontvangsten Uitgaven Saldo
Algemene financiering
Beleidsdomein 1
Beleidsdomein 2
Beleidsdomein 3
…
Beleidsdomein N
Totalen
Exploitatiebudget
Aanpassing planningsdoc.
Beleidsdomeinen Ontvangsten Uitgaven Saldo
Algemene financiering
Beleidsdomein 1 3.600 6.000 -2.400
Beleidsdomein 2
Beleidsdomein 3
…
Beleidsdomein N
Totalen
Investeringsbudget
Aanpassing planningsdoc.
BDOM 1Transactiekredieten
Jaar 1 Jaar ... Jaar N Jaar ... Jaar Z
Uitgaven 3.000 6.000 7.000
Project 1 3.000 ... 5.000 ... 2.000
Project 29 1.000 5.000
Ontvangsten 1.800 3.600 1.500
Project 1 1.800 3.000 500
Project 29 600 1.000
Investeringsbudget
Aanpassing planningsdoc.
Verbintenis-kredieten
Transactiekredieten
2011 2012 2013 2014
Uitgaven 15.000 3.000 6.000 3.500 2.500
Gebouwen 10.000 3.000 5.000 2.000
Wegen 3.500 1.000 1.500 1.000
Roerende goederen 1.500 1.500
Ontvangsten 9.000 1.800 3.600 2.100 1.500
Invest.subsidie 9.000 1.800 3.600 2.100 1.500
Investeringsenveloppe
Aanpassing planningsdoc.
Inhoudelijk AMJP BW IKA ICSWijziging, toevoeging, schrapping PBDSW/T/S NPBDSW/T/S AP PBDSW/T/S AP NPBDSW/T/S AP zonder BDS
Aanpassing planningsdoc.
Inhoudelijk AMJP BW IKA ICSWijziging, toevoeging, schrapping PBDS
X X
W/T/S NPBDS XW/T/S AP PBDS X XW/T/S AP NPBDS XW/T/S AP zonder BDS X
Aanpassing planningsdoc.Financieel AMJP BW IKA ICSWijziging O/U (AP) PBDSWijziging O/U (AP) NPBDS
Wijziging EB U BDOM, saldo gelijkWijziging EB U BDOM, saldo daaltWijziging VK IE UWijziging VK IE O
Aanpassing planningsdoc.Financieel AMJP BW IKA ICSWijziging O/U (AP) PBDS XWijziging O/U (AP) NPBDS X
Wijziging EB U BDOM, saldo gelijk
X
Wijziging EB U BDOM, saldo daalt
X
Wijziging VK IE U XWijziging VK IE O X
Aanpassing planningsdoc.
Financieel AMJP BW IKA ICSWijziging TAK IB U BDOM, saldo gelijkWijziging TAK IB U BDOM, saldo daaltWijziging TAK IB O BDOM, saldo stijgtWijziging LB UWijziging LB O
Aanpassing planningsdoc.
Financieel AMJP BW IKA ICSWijziging TAK IB U BDOM, saldo gelijk
X
Wijziging TAK IB U BDOM, saldo daalt
X
Wijziging TAK IB O BDOM, saldo stijgt
X
Wijziging LB U XWijziging LB O X
Interne kredietaanpassing
• samenstelling:– verklarende nota– interne kredietaanpassing (= financiële nota)
• procedure:– gemeente en provincie:
• CBS/deputatie• niet delegeerbaar
– OCMW• raad• niet delegeerbaar
– BBC EVA’s: niet bepaald; vrij te bepalen
Budgetwijziging• samenstelling
– verklarende nota (art. 29 BVR)• motivering van de wijzigingen• doelstellingennota (als gewijzigd)• herziening doelstellingenbudget• herziening financiële toestand• lijsten (als gewijzigd)
– financiële nota• gewijzigde onderdelen (schema BW 1 tot BW 4)
• procedure– analoog budget met uitzondering timing agenda– specifieke procedure OCMW’s, BBC EVA’s
Aanpassing MJP (1)• raad past jaarlijks waar nodig aan (vóór opmaak budget)
• bij BW nagaan of aanpassing MJP nodig– inhoudelijke aansluiting
• doelstellingennota bevat dezelfde BDS & actieplannen als in betrokken financieel boekjaar strategische nota
– financiële aansluiting• resultaat op kasbasis ≥ 0• AFM FBJ in budget ≥ AFM FBJ in MJP (niet voor BBBC EVA’s)
• Aanpassing MJP 1ste jaar bestuursperiode facultatief
Aanpassing MJP (2)
• samenstelling– wijzigingen aan de strategische nota– financieel doelstellingenplan– staat van het financieel evenwicht– motivering van de wijzigingen
• procedure– analoog met procedure MJP– specifieke procedure OCMW’s, BBC EVA’s
Inhoud
Algemene bepalingenHet meerjarenplanHet budget
Aanpassing planningsdocumenten
De jaarrekening
• functies en proces• samenstelling• de toelichting bij de jaarrekening• procedure• bestuurlijk toezicht• jaarrekening in relatie tot beheersrekeningen
De jaarrekening- Inhoud
JR: functies en proces
• functies– beleidsevaluatie– evaluatie van de autorisatie– financiële functie– beheers- en controlefunctie– statistische functie
• is resultaat van evaluatieproces• via registraties in dagboeken• tijdigheid
JR: samenstelling
• de organieke decreten: – beleidsnota– financiële nota– samenvatting algemene rekeningen
• BVR-BBC:– beleidsnota– financiële nota– samenvatting algemene rekeningen
JR: samenstelling
• de beleidsnota– doelstellingenrealisatie
• prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS)actieplan(nen)actiesuitgaven en ontvangsten
= Wat hebben we bereikt? Wat hebben we daarvoor gedaan? Wat zijn de gerealiseerde uitgaven en ontvangsten
JR: samenstelling
• de beleidsnota– doelstellingenrekening (schema J1)
• indeling– per beleidsdomein– onderscheid PBDS en overig beleid– onderscheid exploitatie, investeringen en andere
– financiële toestand• vergelijking met resultaat op kasbasis budget• vergelijking met AFM budget
• financiële nota– exploitatierekening (schema J2)– investeringsrekening (schema J3 & J4)– liquiditeitenrekening (schema J5)
JR: samenstelling
Exploitatierekening
• samenvatting gerealiseerde transacties exploitatie– kasstromen (ontvangsten en uitgaven)– exploitatie: kosten en opbrengsten met uitzondering
van:• toegestane investeringssubsidies• min- en meerwaarden bij realisatie MVA
• opgesplitst– niet-verzelfstandigde diensten– per intern verzelfstandigde agentschap (IVA)
Investeringsrekening
• een overzicht, per beleidsdomein, van alle ontvangsten en uitgaven van het financiële boekjaar inzake investeringen, desinvesteringen, investeringssubsidies en schenkingen (schema J3)
• de rekeningen van de in het boekjaar afgesloten investeringsenveloppes (schema J4)
Liquiditeitenrekening– Exploitatie– Investeringen– Andere O & U----------------------------------------------= Budgettair resultaat van het FBJ+ Gecumuleerd budgettair resultaat VBJ----------------------------------------------= Gecumuleerd budgettair resultaat- Bestemde gelden----------------------------------------------= Resultaat op kasbasis
Samenvatting alg. rekeningen
• balans (schema J6)– activa
• vlottende activa• vaste activa
– passiva• schulden op korte termijn• schulden op lange termijn• nettoactief
• staat van opbrengsten en kosten (schema J7)
Toelichting jaarrekening• de toelichting bevat minstens
– toelichting bij de financiële nota– toelichting bij de samenvatting van de
algemene rekeningen
Toelichting financiële nota
• toelichting bij de exploitatierekening– verklaring materiële verschillen– exploitatierekening per beleidsdomein (schema TJ1)– evolutie (schema TJ2)
• toelichting bij de investeringsrekening– verklaring materiële verschillen– investeringsverrichtingen per beleidsdomein (schema TJ3)– evolutie (schema TJ4)– stand kredieten per investeringsenveloppe (schema TJ5)
Toelichting financiële nota
• toelichting bij de liquiditeitenrekening– evolutie (schema TJ6)
• overzicht verstrekte werkings- en investeringssubsidies per beleidsveld
Toelichting SAR• toelichting bij de samenvatting van de algemene
rekeningen– toelichting bij de balans (schema TJ7)– een overzicht van de waarderingsregels– de niet in de balans opgenomen rechten en
verplichtingen– andere ...
JR: procedure• administratieve totstandkoming:
– secretaris/griffier– financieel beheerder– MAT– BBC EVA’s: niet bepaald
JR: procedure• vaststelling jaarrekening
– agendering– vaststelling raad (wanneer?)– stemming– specifieke procedure voor OCMW’s, BBC EVA’s– gevolgen van de vaststelling van de jaarrekening
JR: bestuurlijk toezicht
• inzendingsplichtig besluit• raad kan bezwaren tegen verrichtingen maken• goedkeuring provinciegouverneur• termijn 150 dagen• beroepsprocedure mogelijk• OCMW-V: zelfde procedure als OCMW’s• AGB en APB:
– controle commissaris(sen)– vaststelling raad van bestuur– goedkeuring gemeenteraad (provincieraad)
JR vs. beheersrekeningen