Iktatószám:

….... SZ.

VEZETŐI / JEGYZŐI UTASÍTÁS

AZ

IRATKEZELÉSI

ÉS

IRATTÁROZÁSI

SZABÁLYZAT

Hatályos 2010. január 01. napjától.

1

TARTALOMJEGYZÉK TARTALOMJEGYZÉK.......................................................................................................................21 BEVEZETŐ RENDELKEZÉSEK......................................................................................................8

1.1 A szabályzat hatálya.....................................................................................................................81.2 A szabályozás tárgya:...................................................................................................................91.3 A szabályzat mellett alkalmazandó főbb rendelkezések...............................................................91.4 A hatályba léptetésre vonatkozó előírások....................................................................................9

2 AZ IRATKEZELÉS RENDSZERE...................................................................................................102.1 Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása........................................................102.2 Az iratkezelés megszervezése a „közfeladatot” ellátó szerveknél...............................................102.3 Az iratkezelés módja...................................................................................................................102.4 Az iratkezelés összehangolása, felügyelete.................................................................................11

2.4.1 Az iratkezelés összehangolása:............................................................................................112.4.2 Az iratkezelés rendszerének felügyelete:.............................................................................11

2.4.2.1 Az Intézmény Vezető / Jegyző felelős:.............................................................112.4.2.2 Az Iratkezelésért Felelős Vezető felelős:..........................................................112.4.2.3 Az Intézmény Vezető / Jegyző meghatározza:.................................................112.4.2.4 Az Iratkezelésért Felelős Vezető meghatározza...............................................11

2.5 Az iratkezeléssel kapcsolatos feladatkörök és feladatok.............................................................122.5.1 Az Iratkezelésért Felelős Vezető iratkezeléssel kapcsolatos feladatai..................................12

2.5.1.1 Az Iratkezelésért Felelős Vezető helyettesítése az iratkezelés kapcsán............122.5.2 Az irattárosok iratkezeléssel kapcsolatos feladatai...............................................................12

2.5.2.1 A központi irattáros ..........................................................................................122.5.2.2 Az átmeneti irattáros.........................................................................................12

2.5.3 Iratkezeléssel megbízott személyek, ügyintézők iratkezeléssel kapcsolatos feladatai..........132.5.3.1 Az iktató............................................................................................................132.5.3.2 Az ügyintézők...................................................................................................13

2.6 A ISZ-ben kiadott jogosultságok kezelésének szabályai:............................................................132.6.1 Felelősség az elektronikus iratkezelés kialakításáért ...........................................................132.6.2 Jogosultságok dokumentálása:.............................................................................................132.6.3 A jogosultságokkal kapcsolatos kezdeményezés.................................................................132.6.4 Új jogosultságok az ISZ rendszer kezeléséhez:....................................................................14

2.6.4.1 Új jogosultságok ..............................................................................................142.6.4.2 Jogosultságok módosítása:................................................................................142.6.4.3 Jogosultságok megvonása:................................................................................142.6.4.4 Tiltott hozzáférésű jogosultság.........................................................................14

2.7 A funkcionális és a hozzáférési jogosultság................................................................................142.7.1 Funkcionális jogosultság......................................................................................................14

2.7.1.1 Hozzáférés a funkciókhoz.................................................................................142.7.1.2 Érkeztető jogosultság: ......................................................................................142.7.1.3 Szignáló jogosultság:........................................................................................142.7.1.4 Iktatást végző:...................................................................................................142.7.1.5 Ügyintéző:.........................................................................................................152.7.1.6 Az irattáros:.......................................................................................................152.7.1.7 Lekérdező:.........................................................................................................152.7.1.8 Rendszergazda:.................................................................................................15

2.7.2 Hozzáférési jogosultság:......................................................................................................152.7.2.1 A jogosultság meghatározása............................................................................152.7.2.2 Helyettesítés:.....................................................................................................15

2.8 Mentési rend és biztonsági mentések..........................................................................................162.8.1 A mentési rend alapkövetelménye.......................................................................................162.8.2 A mentések kezelése............................................................................................................16

2

2.8.3 A mentések őrzése...............................................................................................................162.8.4 A naplózás szabályai............................................................................................................16

3 AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI..............................................173.1 Az iratok rendszerezése..............................................................................................................17

3.1.1 Az irategység fogalma (ügyirat, irat)...................................................................................173.1.1.1 Az ügyirat..........................................................................................................173.1.1.2 Az irat................................................................................................................17

3.1.2 Az ügyirat nem bontható......................................................................................................173.1.2.1 Az ügyirat iratainak fizikai „együttkezelése”...................................................173.1.2.2 Az ügyirattérkép................................................................................................17

3.1.3 Az ügyvitelhez már nem szükséges iratok kezelése:............................................................173.2 Az iratok és az iratforgalom dokumentálása...............................................................................17

3.2.1 Iktatással kell nyilvántartásba venni....................................................................................173.2.2 Az iratok átadásának-átvételének követelménye..................................................................173.2.3 Az iratkövetés követelménye...............................................................................................17

3.3 Az iratok védelme és a hozzáférés .............................................................................................183.3.1 Az iktató kialakításával kapcsolatos alapvető szabályok.....................................................18

3.3.1.1 A helyiség kialakítása.......................................................................................183.3.1.2 A helyiség zártságának biztosítása....................................................................183.3.1.3 A helyiség zárása..............................................................................................183.3.1.4 A mechanikai védelem célja:............................................................................183.3.1.5 A technikai védelem .........................................................................................18

3.3.2 Az ügyintézők és ügykezelők felelőssége............................................................................183.3.3 A gépi adathordozók és az ISZ védelme..............................................................................18

3.3.3.1 Védelem a külső támadás ellen.........................................................................183.3.3.2 Az elektronikus dokumentumok őrzése, kezelése:...........................................18

4 A KÜLDEMÉNYEK ÁTVÉTELE, ÉRKEZTETÉSE ÉS BONTÁSA..............................................204.1 Az iratok, küldemények átvétele, érkeztetése.............................................................................20

4.1.1 Átvétel külső kézbesítőtől....................................................................................................204.1.2 A névre szóló levelek átvétele..............................................................................................204.1.3 Az „SK”, vagy „Saját kezű felbontásra” jelzésű levelek átvétele, érkeztetése, bontása.......204.1.4 Elektronikus úton érkezett küldemények átvétele................................................................204.1.5 A postázó (kézbesítő) feladata.............................................................................................214.1.6 Átvétel ellenőrzése...............................................................................................................21

4.1.6.1 Postai úton érkezett küldemények.....................................................................214.1.6.2 Az elektronikusan érkezett irat.........................................................................21

4.1.7 Átvétel más társintézményektől...........................................................................................214.1.8 A vezetőknek érkezett küldemény átvétele..........................................................................224.1.9 Az átvétel leigazolása..........................................................................................................22

4.1.9.1 Az átvétel jelzése..............................................................................................224.1.9.2 Átvétel kézbesítőtől, futártól.............................................................................22

4.1.10 Kézbesítés kézbesítő okmánnyal........................................................................................224.1.11 Sérült küldemények átvétele..............................................................................................224.1.12 Sürgős, azonnali jelzés.......................................................................................................224.1.13 Téves címzés, kézbesítés....................................................................................................23

4.2 A küldemények érkeztetése .......................................................................................................234.2.1 Az Intézményhez / Hivatalhoz érkezett küldemények érkeztetése.......................................234.2.2 Az érkezett küldemények érkeztetésének lebonyolítása.......................................................234.2.3 Az érkeztetés tartalmi és formai követelményei...................................................................23

4.3 A küldemények bontása..............................................................................................................234.3.1 Az Intézményhez / Hivatalhoz érkezett küldemények bontása:...........................................234.3.2 A „nem bontható” küldemények..........................................................................................244.3.3 „SK” bontású küldemények.................................................................................................24

3

4.3.4 Hivatalos irat nem bontható küldeményben.........................................................................244.3.5 Küldemény téves bontása:...................................................................................................244.3.6 A feltüntetett tartalom és melléklet ellenőrzése...................................................................244.3.7 Adathordozón, illetve telefaxon érkezett küldemény...........................................................244.3.8 Elektronikusan (e-mail) érkezett küldemény........................................................................254.3.9 Pénzt, értéket tartalmazó küldemény...................................................................................254.3.10 Boríték csatolása................................................................................................................25

5 AZ IRATNYILVÁNTARTÁS .........................................................................................................265.1 Az iratok nyilvántartása..............................................................................................................26

5.1.1 Alsorszámos iktatási rendszer..............................................................................................265.1.2 Az ISZ módosítása...............................................................................................................26

5.1.2.1 Az ISZ legális módosítása.................................................................................265.1.2.2 Engedély nélküli, vagy jogosulatlan programmódosítás..................................26

5.1.3 Szervezeti egységek és tárgyköreik......................................................................................265.1.4 Iratsablon használata............................................................................................................26

5.2 Az iktatás, az iktatás folyamata...................................................................................................265.2.1 Az iktatás tartalmi és formai követelményei........................................................................265.2.2 Gépi iktatás (iktatás az ISZ-ben)..........................................................................................27

5.2.2.1 Alsorszámokra tagolódó fősorszámos iktatás...................................................275.2.2.2 Iktatás időszaka.................................................................................................275.2.2.3 Az iktatószám módosítása, téves iktatószám....................................................27

5.2.3 Kézi iktatás..........................................................................................................................275.2.4 A nem iktatandó küldemények.............................................................................................275.2.5 A nem papír alapú adathordozók.........................................................................................275.2.6 Körlevél iktatása..................................................................................................................28

5.3 Az iktatószám ............................................................................................................................285.3.1 Az iktatószám összetétele, képzése......................................................................................285.3.2 Az iktatás időpontja.............................................................................................................285.3.3 Az irat beérkezésének időpontjának rögzítése......................................................................285.3.4 Az Iktatókönyv....................................................................................................................285.3.5 Az iktatókönyv kötelezően tartalmazza...............................................................................28

5.4 Az iktatás rendje és az ügykezelés menete..................................................................................295.4.1 A szignálás...........................................................................................................................295.4.2 Az irat szignálására jogosult................................................................................................295.4.3 Szignált iratok átadása.........................................................................................................295.4.4 Az előadói ív........................................................................................................................295.4.5 Beszámolás az ügyintézésről...............................................................................................295.4.6 Az előzménykeresés, szerelés..............................................................................................295.4.7 Az ügykiosztás.....................................................................................................................305.4.8 Ügyintézői irat átvétel..........................................................................................................305.4.9 Ügyintézői iratkezelés..........................................................................................................305.4.10 Irat irattárba történő átvétele az ügyintézőtől.....................................................................30

5.5 Bélyegző használat, adatrögzítés az iktatás során ......................................................................305.5.1 Az iktatás során használatos bélyegző ................................................................................305.5.2 Az iktatóbélyegző lenyomatának tartalma:..........................................................................305.5.3 A mutatókönyv....................................................................................................................305.5.4 Adatok az ISZ-ben és az elektronikus könyvekben és a jegyzékeken:.................................315.5.5 Technikai műveletek (határidőzés, szerelés …)...................................................................31

5.5.5.1 Határidők regisztrálása......................................................................................315.5.5.2 Határidős ügyiratok kezelése............................................................................315.5.5.3 Határidős irat kiadása........................................................................................315.5.5.4 Az előzmény irat jelzése...................................................................................315.5.5.5 Az iratcsatolás...................................................................................................315.5.5.6 Az iratszerelés...................................................................................................31

4

5.5.6 Elektronikus másolatkészítés...............................................................................................325.5.6.1 Az elektronikus másolat....................................................................................325.5.6.2 A másolat és az eredeti dokumentum egyezése................................................32

5.6 Az ügyintézés, ügykezelés dokumentálása.................................................................................325.6.1 Előadói (ügyintézői) munkanapló........................................................................................325.6.2 Az előadói, ügyintézői munkanapló vezetése......................................................................325.6.3 Ideiglenes iratmozgatás és ennek dokumentálása................................................................325.6.4 Leszámolás az ügyiratokkal.................................................................................................33

6 AZ IRAT KÉSZÍTÉSE ÉS KIADMÁNYOZÁSA............................................................................346.1 Iratok elkészítése és postázásra történő előkészítése...................................................................34

6.1.1 Munkapéldányok készítése..................................................................................................346.1.2 Az iratsablon tartalma..........................................................................................................346.1.3 Az iratsablon használata......................................................................................................346.1.4 A levél irattári példányán alkalmazott jelzések....................................................................346.1.5 A címzetti példányok jelzései..............................................................................................356.1.6 Nem továbbítható iratok......................................................................................................356.1.7 Kézbesítendő irat elkészítése...............................................................................................35

6.2 Kiadmány, kiadmányozás...........................................................................................................356.2.1 A kiadmány és kiadmányozás meghatározása......................................................................356.2.2 A kiadmányozási jog...........................................................................................................35

6.2.2.1 A kiadmányozó.................................................................................................356.2.2.2 A kiadmányozásra jogosultak...........................................................................356.2.2.3 A kiadmányozó helyettesítése...........................................................................35

6.2.3 Hiteles kiadmány.................................................................................................................366.2.3.1 Eredeti, hiteles kiadmány..................................................................................366.2.3.2 Hiteles másolatok, körlevelek...........................................................................36

6.3 Az irat továbbítása, postázása (expediálás).................................................................................366.3.1 A küldemények előkészítése továbbításra............................................................................366.3.2 Az irat előkészítése expediálásra.........................................................................................36

6.3.2.1 Az expediálás ügyintézői előkészítése..............................................................366.3.2.2 Az iktató expediálással kapcsolatos feladata....................................................376.3.2.3 Iratok átadása az (átmeneti) irattárnak..............................................................376.3.2.4 Másolati példányok belső ügyviteli célokra......................................................376.3.2.5 Expediálás során elvégzendő feladatok............................................................376.3.2.6 Elszállítás előkészítése......................................................................................37

6.3.3 Küldemények feladása.........................................................................................................376.3.3.1 Postai feladókönyv............................................................................................376.3.3.2 Kézbesítőkönyv használata...............................................................................376.3.3.3 Visszaküldött iratok..........................................................................................386.3.3.4 Irattári tételszám meghatározása.......................................................................38

7 FÁJLOKRA (E-mailekre) VONATKOZÓ RENDELKEZÉSEK......................................................397.1 A számítógépen, elektronikus úton előállított, tárolt iratok elnevezése.......................................39

7.1.1 A könyvtárak (mappák) elnevezése.....................................................................................397.1.2 A fájl nevek meghatározása.................................................................................................397.1.3 Képek, műszaki rajzok, grafikai ábrát tartalmazó fájlok elnevezése....................................397.1.4 Elektronikus iratok elnevezése.............................................................................................397.1.5 Pályázatok, utasítások, szerződések fájl nevének képzése...................................................39

7.2 Elektronikus úton történő belső adat (levél) továbbítás..............................................................397.2.1 A belső levelezés módja.......................................................................................................39

7.2.1.1 Fájlok belső elektronikus levelekben................................................................397.2.1.2 Elektronikus levelekre vonatkozó szabályok....................................................397.2.1.3 Elektronikus levelek átvétele............................................................................407.2.1.4 Kimenő elektronikus dokumentumok...............................................................40

5

8 HOZZÁFÉRÉS AZ IRATOKHOZ, IRATVÉDELEM......................................................................418.1 Védelmi intézkedések.................................................................................................................41

8.1.1 Hozzáférés az egyes iratokhoz.............................................................................................418.1.2 Hozzáférési jogosultság.......................................................................................................41

8.2 Személyi iratok kezelése.............................................................................................................418.2.1 Személyi irat fogalma..........................................................................................................418.2.2 Személyi iratok köre............................................................................................................418.2.3 Irat betekintés......................................................................................................................418.2.4 Személyi iratok védelme, kezelése, tárolása........................................................................41

8.2.4.1 Személyi iratok védelme...................................................................................418.2.4.2 Személyi iratok kezelése...................................................................................428.2.4.3 Személyi iratok tárolása....................................................................................42

9 IRATTÁROZÁS...............................................................................................................................439.1 Az irattározás meghatározása.....................................................................................................43

9.1.1 Irattári terv...........................................................................................................................439.1.2 Irattári terv tartalma.............................................................................................................439.1.3 Az irattári terv éves felülvizsgálata......................................................................................439.1.4 Irattározás............................................................................................................................43

9.2 Az átmeneti (kézi) irattár............................................................................................................439.2.1 Irat elhelyezés az átmeneti (kézi) irattárban.........................................................................44

9.2.1.1 Átmeneti, vagy operatív irattár.........................................................................449.2.1.2 Külön kezelt iratok............................................................................................44

9.2.2 Az iratok átvételének módja................................................................................................449.2.2.1 Tértivevényes iratok átvétele............................................................................449.2.2.2 Az iratrendező kitöltése, az iratok elhelyezése.................................................44

9.2.3 Őrzési idő.............................................................................................................................449.3 A központi irattár........................................................................................................................45

9.3.1 A központi irattár helye.......................................................................................................459.3.2 A központi irattár kezelője...................................................................................................459.3.3 Irat átadás a központi irattárnak...........................................................................................459.3.4 Átadás előtti feladatok.........................................................................................................459.3.5 A központi irattár működése................................................................................................45

9.3.5.1 A központi irattárba történő átvétel:.................................................................459.3.5.2 Elhelyezés az irattárba......................................................................................459.3.5.3 Az irat elhelyezés bizonylatolásának módja.....................................................469.3.5.4 A központi irattárral szembeni technikai követelmények.................................469.3.5.5 Az irattár belső paramétereire vonatkozó követelmények................................469.3.5.6 Biztonsági előírások..........................................................................................46

9.3.6 Az iratkiadás........................................................................................................................469.3.6.1 Iratkiadás hivatalos használatra........................................................................469.3.6.2 Irat kölcsönadás.................................................................................................469.3.6.3 Ügyiratpótló lap................................................................................................469.3.6.4 Kölcsönző napló tartalma..................................................................................469.3.6.5 Betekintés szabályai..........................................................................................469.3.6.6 Ügyirat visszahelyezése....................................................................................479.3.6.7 Határidőn túli ügyirat visszahelyezése..............................................................479.3.6.8 Átsorolás más ügyirathoz..................................................................................47

10 IRATOK SELEJTEZÉSE, LEVÉLTÁRBA ADÁSA......................................................................4810.1 Az iratok selejtezése.................................................................................................................48

10.1.1 Az iratok selejtezésének feltétele.......................................................................................4810.1.2 Iratkiemelés megsemmisítésre...........................................................................................4810.1.3 Az iratmegsemmisítés engedélyezése................................................................................4810.1.4 Selejtezési felülvizsgálat időpontja....................................................................................48

6

10.1.5 Selejtezés bejelentése.........................................................................................................4810.1.6 Irattartalom és őrzési idő meghatározása vita esetén..........................................................4810.1.7 Selejtezési bizottság...........................................................................................................4910.1.8 A selejtezési jegyzőkönyv minimális tartalma...................................................................4910.1.9 Iratkiemelés levéltár számára.............................................................................................4910.1.10 A selejtezés jelzése..........................................................................................................49

10.2 Az irat megsemmisítés..............................................................................................................4910.2.1 A megsemmisítés engedélyezésének módja.......................................................................4910.2.2 Elektronikus adathordozó adattartalmának megsemmisítése.............................................4910.2.3 A papír alapú iratok megsemmisítése................................................................................4910.2.4 Az egyéb iratok megsemmisítése.......................................................................................49

10.3 Az iratok levéltárba adása.........................................................................................................5010.3.1 A levéltárba adás előkészítése............................................................................................50

10.3.1.1 Papír alapú iratokra vonatkozó szabályok......................................................5010.3.1.2 Elektronikus iratokra vonatkozó előírások.....................................................50

11 ÜGYKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK...........................................5111.1 A bélyegző használat................................................................................................................5111.2 A bélyegzőhasználó felelőssége................................................................................................5111.3 Egyéb iratkezelési feladatok.....................................................................................................51

11.3.1 A hiányzó, illetve elvesztett iratok.....................................................................................5111.3.2 Nem bontható elektronikus küldemény..............................................................................5111.3.3 Elektronikus iratot aláíró azonosítása.................................................................................5111.3.4 A munkakör átadásával kapcsolatos iratok........................................................................52

11.3.4.1 Jegyzőkönyv felvétele.....................................................................................5211.3.4.2 Munkanapló bevonása.....................................................................................52

12 ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK............................................................................................................53 MELLÉKLETEK................................................................................................................................54

1. SZ: MELLÉKLET: Fogalomtár...................................................................................................54 2. SZ. MELLÉKLET: Irattári terv intézmények számára................................................................60

Az iratok selejtezési ideje............................................................................................................60 Intézményi irattári terv ágazati besorolása...................................................................................60 Intézményi irattári terv ügykörei, ügykörkódjai...........................................................................61

3. SZ. MELLÉKLET: Egységes irattári terv hivatalok részére........................................................64 4. SZ. MELLÉKLET: Nyomtatványok az ISZ meghibásodása esetére...........................................87

CÍMZETT – ÁTVÉTELI ELISMERVÉNY................................................................................88 KÜLDŐ – ÁTVÉTELI ELISMERVÉNY...................................................................................89

7

1 BEVEZETŐ RENDELKEZÉSEK A köziratokról, közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló, 1995. évi LXVI. (és az azt módosító 2007. évi XCVII. törvény) törvény jelenleg hatályos 9. §-a előírása alapján, a köziratok kezelésével és védelmével kapcsolatos követelmények teljesítésének részletes szabályait a közfeladatot ellátó szerv (intézmény) által készített iratkezelési szabályzatnak és annak mellékletét képező irattári tervnek kell tartalmaznia.

A közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. Törvény jelenleg hatályos előírásai és a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. Korm. rendelet hatályos rendelkezéseire, különös figyelemmel a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény és a nevelési-oktatási intézmények működéséről szóló 11/1994. (VI. 8.) MKM rendeletre, és a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, illetve annak melléklete, valamint az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról szóló 29/2009. (X. 30.) ÖM rendelet és annak 1. sz. melléklete alkalmazásával a kapcsolódó hatályos jogszabályok előírásaira figyelemmel az …................................. (továbbiakban Intézmény / Hivatal) Iratkezelési és Irattározási Szabályzatát az alábbiakban határozom meg, melynek során figyelembe vételre kerül a 24/2006. (IV.29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményi előírások, valamint a 12/2005. (X.27.) IHM rendelet által előírt az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályai is.

Az iratkezelési szabályzatban használt szakkifejezésekről fogalmakról a 1. sz. mellékletben részletes fogalomjegyzék található.

1.1 A szabályzat hatálya

A szabályzat az Intézmény / Hivatal, mint önállóan gazdálkodó költségvetési szerv, valamint ….................. Önkormányzat Közgyűlése …......... sz. közgyűlési határozattal jóváhagyott jelenleg hatályos alapító okirata mellékletében felsorolt (részben önállóan gazdálkodó, részjogkörrel rendelkező költségvetési szervek) intézmények küldeményeinek átvételét, kiküldését, dokumentumainak elkészítését, iratainak iktatását, nyilvántartását, kezelését, ügyiratainak tárolását, irattározását, selejtezését, levéltárba történő átadását szabályozza.

A szabályzat hatálya kiterjed az Intézmény / Hivatal és a tevékenységével összefüggésben, az Intézménynél / Hivatalnál és a hozzá rendelt intézményeknél keletkeztetett, az Intézményhez / Hivatalhoz és a hozzá rendelt intézményekhez érkezett, illetve ott megőrzött iratokra, dokumentumokra.

A 335/2005.(XII. 29.) Korm. sz. rendelet 1. §-ának rendelkezése értelmében a szabályzat rendelkezéseit a hagyományos (kézi) és a gépi elektronikus iratkezelés során valamennyi papír alapú és elektronikus úton továbbított iratra (fájlra) alkalmazni kell, kivéve, ha jogszabály erről másként nem rendelkezik.

Az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseit a minősített iratokra és azok kezelési rendjére:• az államtitokról és szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény,• a minősített adat kezelésének rendjéről szóló 79/1995. (IV. 30.) Korm. rendelet,• a nemzetközi kötelezettségvállalás alapján készült minősített adat védelmének eljárási

szabályairól szóló 179/2003. (XI. 5.) Korm. rendeletben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

Az előzőeken túlmenően a gépi elektronikus iratkezelés (előállítás, továbbítás…) során az Iratkezelő Szoftver (továbbiakban ISZ) kezelésére vonatkozó technikai előírásokat, kezelési utasításokat és az informatikai védelmére vonatkozó előírásokat értelemszerűen alkalmazni kell.

1.2 A szabályozás tárgya:

Az Iratkezelési Szabályzat az iratok biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, iktatását, segédletekkel történő ellátását, irattározást, selejtezését és levéltárba történő átadását szabályozza, melyben igazodik az alkalmazott ISZ iratkezelési és irattározási rendszerének működéséhez, valamint az iratkezelésre vonatkozó hatályos jogszabályok előírásaihoz.

1.3 A szabályzat mellett alkalmazandó főbb rendelkezések

A gazdálkodás során keletkező pénzügyi bizonylatok, számlák, a költségvetési beszámolók, valamint az azt alátámasztó dokumentumok, nyilvántartások tekintetében a számviteli bizonylatokról szóló rendelkezéseket, illetve az Ügyrend és Pénzkezelési Szabályzat előírásait (A számvitelről szóló 2000. évi C. tv. 169.§), a személyes adatokat rögzítő iratok tekintetében a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény előírásait is figyelembe kell venni.

A nevelési-oktatási intézmények ügyintézésére, iratkezelésére és tanügyi nyilvántartásaira a közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény és a nevelési-oktatási intézmények működéséről szóló 11/1994. (VI. 8.) MKM rendelet előírásait is figyelembe kell venni.

A számítógépen előállított, tárolt iratok, és elektronikus adathordozón tárolt információk tekintetében az Informatikai Védelmi Szabályzat rendelkezéseit is alkalmazni kell.

1.4 A hatályba léptetésre vonatkozó előírások

A szabályzat rendelkezéseit, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. Korm. rendelet és az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról szóló 29/2009. (X. 30.) ÖM rendelet előírásaira is tekintettel 2010. január 1. napjától kell alkalmazni, az előző pontban írottakra, illetve a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény rendelkezéseire is figyelemmel, az iratkezelés rendszerével, módjával kapcsolatos esetleges későbbi módosítások a tárgyévet követő év első munkanapjától alkalmazhatóak. A 335/2005. (XII.29) Korm. rendelet 68.§-a alapján az iratkezelés rendszerén módosítani kizárólag naptári év kezdetén lehetséges.

2 AZ IRATKEZELÉS RENDSZERE Az iratkezelés feletti felügyeleti jogot az intézmény / hivatal munkaszervezetének vezetője, az Intézmény Vezető / Jegyző gyakorolja; felelős az iratkezelés biztonságos személyi és tárgyi feltételeinek megteremtéséért.Az Intézmény Vezető / Jegyző – jelen szabályzattal összhangban utalásszerűen – a szervezeti és működési szabályzatában határozza meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó alapvető feladat- és hatásköröket, továbbá kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt, aki a továbbiakban az Iratkezelésért Felelős Vezető.

2.1 Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása

Az Intézményhez / Hivatalhoz érkező küldemények, az intézményben / hivatalban keletkező dokumentumok, illetve az intézménytől / hivatalból kimenő iratokat az azonosításhoz szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített ISZ-ben elektronikus módon kell nyilvántartani. Erre a célra az Intézmény a RITEK Zrt. TITÁN-PAPIRUSZ / SZISZI (Szegedi Iratkezelő Szoftver v.I) kiterjesztett audittal rendelkező iratkezelő szoftverét alkalmazza. A szoftver minősítése igazolja, hogy az alkalmazott szoftverrel biztosítható a vonatkozó hatályos iratkezelési jogszabályok teljesítése, betartása.

2.2 Az iratkezelés megszervezése a „közfeladatot” ellátó szerveknél

Az Intézmény / Hivatal vegyes iktatási módszertant követ. A központi iktató feladatait a …............. szervezeti egység látja el, melynek felügyeletéért a szervezeti egység vezetője a felelős.

Az alábbi szervezeti egységek saját hatáskörben látják el a hozzájuk tartozó iratok, dokumentumok kezelését, iktatását, feldolgozását:

…...............................................

…...............................................

…...............................................

Az iratkezelést minden esetben úgy kell megszervezni, hogy az Intézményhez / Hivatalhoz érkezett, vagy ott keletkező, illetve onnan kiküldött vagy továbbított irat, dokumentum:

• Egyedileg azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen.

• Az irat tartalma csak az arra jogosultak számára legyen megismerhető, hozzáférhető.• A kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen minden

időpontban.• A beérkezett küldemények és az iktatott iratok (adathordozótól függetlenül)

megváltoztathatatlansága biztosítva legyen.

2.3 Az iratkezelés módja

Az Intézménynél / Hivatalnál az iratkezelési feladatok ellátása – a szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelően – elektronikus módon, két szintű irattározással történik. A szervezet rendelkezik az elektronikus iratkezelő rendszer felépítésére vonatkozó rendszerleírásokkal, a tárolt és feldolgozott adatok tárolási szerkezetének és feldolgozási szabályainak leírásával, illetve az adatokhoz történő hozzáférési rend meghatározásával, valamint a működtetésére vonatkozó utasításokkal és előírásokkal.Az Intézményben / Hivatalban az ügyiratok kezelése központi iktatás keretében történik, mely szerint a postai úton beérkező és kimenő iratok átvétele, iktatása, mutatózása (az ISZ által biztosított keresési funkciók által) egyetlen központi helyen történik. Az osztott iktatást

végző szervezeti egységek számára az érkeztetett küldeményeket a központi iktató adja át az iktatási feladatok elvégzése nélkül.Az ügyintéző által elkészített kimenő küldeményeket az iktató továbbítja a címzetthez, egyben ellátja az expediálás előkészítő és az expediálási feladatokat is.A folyamatban lévő ügyek, vagy a napi munkavégzés során használt iratok kezelése, őrzése a tárgyévben az adott munkaterület átmeneti irattárában történik, az itt kezelt iratok a központi irattárban történő elhelyezésének az adott ügy lezárását, illetve a tárgyév végét követően az átmeneti irattár szabályainak megfelelően kell megtörténnie.

2.4 Az iratkezelés összehangolása, felügyelete

2.4.1 Az iratkezelés összehangolása:

A Intézménynél / Hivatalnál az iratkezelési rendszer összehangolt működéséért, az iratforgalom felügyeletéért az Intézmény Vezetője / Jegyző által kijelölt Iratkezelésért Felelős Vezető a felelős.

Az Iratkezelésért Felelős Vezető gondoskodik arról, hogy a biztonságos iratkezelés személyi, dologi feltételei és eszközei rendelkezésre álljanak, a hozzá, az Intézményhez / Hivatalhoz érkezett küldemények a lehető legrövidebb időn belül a megfelelő szervezeti egységekhez, ügyintézőhöz eljussanak a szabályos iratút betartása mellett.

2.4.2 Az iratkezelés rendszerének felügyelete:

2.4.2.1 Az Intézmény Vezető / Jegyző felelős:• az egyedi Iratkezelési Szabályzat elkészítéséért, jóváhagyatásáért, szabályszerűségéért

és a feladatoknak megfelelő célszerűségéért, az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért, biztosításáért.

• az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas elektronikus iratkezelő rendszer (benne az alkalmazott ISZ) kialakításáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáért, felügyeletéért,

• az iratkezelési segédeszközök biztosításáért,• Az Iratkezelésért Felelős Vezető kijelölésért

2.4.2.2 Az Iratkezelésért Felelős Vezető felelős:• az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, a

szabálytalanságok megszüntetéséért, szükség esetén a szabályzat módosításának kezdeményezéséért,

• az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséért és továbbképzéséért,

• az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartatásáért,

• a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működtetéséért,• egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokért.• az iratkezelés minőségbiztosítási rendszerének folyamatos működtetéséért,

2.4.2.3 Az Intézmény Vezető / Jegyző meghatározza:az Intézményben üzemeltetett informatikai rendszer vonatkozásában az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket, kijelöli a számítástechnikai rendszerének biztonsági követelményeiért a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személyt, valamint kijelöli azt a szervezeti egységet (dolgozók csoportját), amely gondoskodik a követelmények teljesítéséről és felügyeletéről.

2.4.2.4 Az Iratkezelésért Felelős Vezető meghatározzaaz intézményben alkalmazott ISZ használatában felmerülő működési és szervezési problémák kiküszöbölése, a működőképesség fenntartása céljából az ISZ kulcsfelhasználóinak körét (kijelölt dolgozó(k)). A kulcsfelhasználók feladataira

vonatkozóan az ISZ szolgáltatás vagy beszerzési szerződésiben foglaltak az irányadóak, mivel ezek erősen függnek az adott ISZ alkalmazásától.

2.5 Az iratkezeléssel kapcsolatos feladatkörök és feladatok

2.5.1 Az Iratkezelésért Felelős Vezető iratkezeléssel kapcsolatos feladatai

• gondoskodik a beérkezett iratok bontásáról és szignálásáról, • az iratok tartalma szerint illetékes (iktatási) szervezeti egységekhez történő

eljuttatásáról, • folyamatosan ellenőrzi az iratkezelési szabályzatban foglaltak betartását, • szükség szerint intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről,• adott esetben kezdeményezi az iratkezelési szabályzat, irattári terv módosítását,• szúrópróba szerűen ellenőrzi, hogy a személyes és különleges adatok kezelése megfelel-

e a hatályos személyes adatok védelméről és közérdekű adatok védelméről, illetve a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvényben foglaltaknak,

• gondoskodik a központi, illetve az átmeneti irattár, a hatályos szabályzatok és utasítások gyűjteményének, valamint a szerződések tárának kialakításáról és kezeléséről.

• gondoskodik a postai meghatalmazás beszerzéséről, kiadásáról és nyilvántartásáról a Magyar Posta Zrt. szabályzatának megfelelően.

2.5.1.1 Az Iratkezelésért Felelős Vezető helyettesítése az iratkezelés kapcsán

A hatályos Szervezeti és Működési Szabályzat vonatkozó pontja értelmében az Iratkezelésért Felelős Vezetőt annak tartós távolléte esetén az Intézmény / Hivatal …........... vezetője helyettesíti az iratkezeléssel és irattározással kapcsolatos feladatai körében.

2.5.2 Az irattárosok iratkezeléssel kapcsolatos feladatai

2.5.2.1 A központi irattáros feladatát kapcsolt munkakörben látja el, tevékenységi körén belüli feladata:

• az Intézmény / Hivatal központi irattárának kezelése, az irattár belső rendjének, az irattárra vonatkozó tűzvédelmi, biztonságtechnikai és munkavédelmi előírások betartása és betartatása,

• az előzőeken túlmenően végrehajtja az Iratkezelési Szabályzat központi irattározásra vonatkozó előírásait,

• végzi az irattározásra előkészített dokumentumok (gépi adathordozók) jegyzék szerinti átvételét, rendszerezését, illetve gondoskodik az irattári anyagok illetékes szerv, szervezet részére az irattári terv szerinti átadásának, vagy az előírásoknak megfelelő selejtezésének (megsemmisítéséne) előkészítését.

2.5.2.2 Az átmeneti irattárosfeladatát kapcsolt munkakörben látja el. Az Intézmény / Hivatal átmeneti irattárai külön jogkörű átmeneti irattárosok felelősségi körébe tartoznak. Tevékenységi körükön belüli feladataik:

• a felelősségi körébe vont átmeneti irattárak kezelése, irattár belső rendjének, az irattárra vonatkozó tűzvédelmi, biztonságtechnikai és munkavédelmi előírások betartása és betartatása

• az előzőeken túlmenően végrehajtja az Iratkezelési Szabályzat átmeneti irattározásra vonatkozó előírásait,

• munkavégzés céljára ellenőrzött körülmények között biztosítja a hozzáférést az iktatók és az ügyintézők számára az átmeneti rattárban tárolt ügyiratokhoz.

• az átmeneti irattár részeként kezeli és figyeli a határidős ügyiratok tárát, fogadja és szükség szerint megszünteti az adott ügyirat határidős állapotát,

• valamint az átmeneti irattár megőrzési ideje után összegyűjti és átadja központi irattárba a lejárt őrzési idejű ügyiratokat.

2.5.3 Iratkezeléssel megbízott személyek, ügyintézők iratkezeléssel kapcsolatos feladatai

2.5.3.1 Az iktatófeladatkört ellátó munkatársak feladataikat kapcsolt munkakörben látják el, egyben az általuk kezelt ügyiratok átmeneti irattározási feladatait is ellátják (lásd: átmeneti irattáros szerepkör). Az iktatói jogkörrel rendelkezők feladatai:

• az érkeztetett és bontott küldemények előkészítése iktatáshoz,• az ügyintézés helyszínéül szolgáló szervezeti egység, valamint az ügyintéző

kijelölésének előkészítése, elősegítése,• küldemény, munkapéldány (dokumentum) előzménykeresése tárgy- és megelőző évek

iratanyagában,• iktatókönyvek kezelése, iktatószámok kiosztása,• ügyiratok besorolása az irattári terv szerint,• egyéb irat és ügyirat metaadatok nyilvántartása, rögzítése,• valamint az ügyiratok és iratok ügyintézési célú előkészítése az ügyintézők részére.

2.5.3.2 Az ügyintézőka Szervezeti és Működési Szabályzatban meghatározott egyes munkaterületek vezetői, illetve dolgozóival együttműködve végzik az Intézményben / Hivatalban az érdemi ügyintézési feladatokat. Az ügyintézők iratkezelési feladatai minimálisan az alábbiakból állnak:

• munkanapló (ISZ-ben elektronikus munkanapló) használata a felelősségi körbe eső iratok, ügyiratok, kimenő és bejövő küldemények tekintetében,

• átadókönyv (ISZ-ben elektronikus átadókönyv) használata napi intézményen / hivatalon belüli ügyirat és irat mozgások követésére, a munkanaplók aktualizálására,

• munkapéldány készítés a kiadmányok előkészítése céljából,• valamint az iratok, ügyiratok visszakeresése (régen mutatózás) a napi ügymenet céljaira.

2.6 A ISZ-ben kiadott jogosultságok kezelésének szabályai:

2.6.1 Felelősség az elektronikus iratkezelés kialakításáért

Az Intézmény Vezetője / Jegyző által megbízott Iratkezelésért Felelős Vezető a felelős az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért és működéséért.

2.6.2 Jogosultságok dokumentálása:

Az ISZ-hez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. A dokumentumok tárolása és kezelése a személyzeti ügyintéző a feladata.A jogosultságok beállítását, illetve módosítását az intézmény vezetője által kiadott engedély alapján a rendszergazda végzi.

2.6.3 A jogosultságokkal kapcsolatos kezdeményezés

A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását az adott szervezeti egység vezetőjének kell írásban kezdeményeznie az Intézmény Vezetőjénél / Jegyzőnél. A beállítást végző rendszergazda a jogosultság életbelépését, az időpont feljegyzésével beállításának megtörténtét az engedélyező dokumentumon igazolja, az iratot a rendszergazda, a személyzeti ügyintézőnek adja át aki azt a dolgozó személyi anyagában helyezi el. Az engedélyező dokumentumot minden esetben iktatni kell!

Amennyiben a rendszergazda közvetlenül nem tudja fizikailag átadni (nagy távolság, vagy az jogosultsági ügyintézés elektronikus módja okán) az engedélyező dokumentum példányát az Intézmény / Hivatal személyzeti ügyintézőjének, abban az esetben elektronikus levélben küld értesítést a jogosultságok megváltozásáról. Ezt a személyzeti ügyintéző kinyomtatja és saját záradékával és aláírásával hitelesíti, majd a dolgozó személyi anyagához csatolja. Az engedélyező dokumentumot ebben az esetben is iktatni kell!

2.6.4 Új jogosultságok az ISZ rendszer kezeléséhez:

2.6.4.1 Új jogosultságok Új jogosultságok engedélyezésére akkor kerülhet sor, ha a dolgozó új belépő vagy az adott jogosultsággal még nem rendelkezik és munkaköri feladatai ellátásához ezen hozzáférési jogosultság engedélyezése szükséges.

2.6.4.2 Jogosultságok módosítása:A jogosultság módosítása elsősorban a munkakör megváltozásával összefüggő jogosultságváltozás, másodsorban betegség, szabadság, vagy más ok miatti hosszabb távollét folytán szükségessé váló felfüggesztés, illetve helyettesítés miatt következhet be. A helyettesítés során az ISZ biztosítja, hogy a helyettesítő a helyettesített nevében annak minden jogosultságával eljárjon a napi ügyvitel folytonosságának fenntartása érdekében. Mindezt szigorúan naplózott munkamenet mellett végezheti, amelyet az ISZ biztosít.

2.6.4.3 Jogosultságok megvonása:Korábban hozzáférési jogosultsággal rendelkező munkatárs jogosultságának megszűnését eredményező változás, ilyen lehet például a munkavégzésre vonatkozó jogviszonyviszony megszűnése, vagy a dolgozó más munkakörbe helyezése stb.), a jogosultságok megvonása esetén az adott személy minden a ISZ rendszer kezelésével kapcsolatos jogosultságát az Informatikai Védelmi Szabályzatban előírtaknak megfelelően megvonni, törölni kell.

A jogosultságok megszűnésével párhuzamosan az Iratkezelésért Felelős Vezető által kijelölt elszámoltató felé a megvont jogkör alapján birtokolt ügyiratokkal, iratokkal, küldeményekkel az adott dolgozónak el kell számolni, őt azokkal el kell számoltatni. Az elszámoltatott dolgozó elérhetetlensége esetén az elszámoltató kötelessége az elvonásra kerülő fizikai tételek megkeresése és összegyűjtése.

2.6.4.4 Tiltott hozzáférésű jogosultságSZOGORÚAN TILOS a felhasználói fiókok jelszavának megosztása illetéktelen vagy bármely más személyekkel még helyettesítési célból is! Az ISZ szigorú naplózás mellett tartja nyilván az elvégzett munkafeladatok elvégzését, még az adathozzáférések is feljegyzésre kerülnek. A napló tartalmazza a műveletet elvégző felhasználó és a helyettesített felhasználó azonosító adatait is. Az ISZ szabályos helyettesítési eljárása szükségtelenné teszi a napi ügymenetben a jelszavak megosztását.

2.7 A funkcionális és a hozzáférési jogosultság

2.7.1 Funkcionális jogosultság

2.7.1.1 Hozzáférés a funkciókhozA felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá. Egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel rendelkezhet. A funkcionális jogosultság szempontjából az alábbi területeket különböztetjük meg.

2.7.1.2 Érkeztető jogosultság: A küldemény küldőjét, átvevőjét, érkeztetőjét, belső címzettjét, az érkeztetés dátumát, az elektronikus úton érkezett küldemény sorszámát, a küldemény adathordozóját, fajtáját és érkezési módját rögzíti az érkeztetőkönyvben. Az érkeztetési adatok rögzítése, megtekintése, módosítása, lezárása, a küldemény bontásra átadása a feladata.

2.7.1.3 Szignáló jogosultság:Az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az ügyintézési határidő és a feladat meghatározása az érkeztetési vagy iktatási képernyőn személyesen vagy a szignáló írásbeli utasítása alapján.

2.7.1.4 Iktatást végző:Az irat nyilvántartásba vétele, irattá minősítés, iktatószámmal való ellátása azokban az iktatókönyvekben, melyek használatára a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye, valamint a jogosultsági szintje feljogosítja. Az iratot továbbíthatja, határidőbe teheti (és kiveheti), (számára látható) ügyiratot szerelhet, csatolhat, az ügyiratot módosíthatja, feljegyzést

rögzíthet, ügyiratot lezárhat, irattárba helyezhet, az irat példányait expediálásra átadhatja, továbbíthatja.

2.7.1.5 Ügyintéző:Bármely dolgozóhoz hozzárendelhető szerepkör, csak a részére átadott irattal, ügyirattal kapcsolatos betekintési, feljegyzési és továbbadási joga van, valamint az ügyiratokhoz kimenő küldemények előkészítése érdekében munkapéldányokat rögzíthet.

2.7.1.6 Az irattáros:Megkülönböztetünk átmeneti- és központi irattárosi jogkört. Az irattáros lezárt ügyiratot átvehet irattárba, módosíthatja az irattárban lévő irat fizikai helyének adatait, irattárban lévő ügyiratot kezelhet, kölcsönözhet, kölcsönzésből visszavehet, irattári jegyzékeket készíthet. A központi irattáros a selejtezési bizottsággal együttműködve selejtezési-, megsemmisítési jegyzéket, levéltári átadási jegyzéket készít, rögzítheti az ügyiratok selejtezését, megsemmisítésének tényét, levéltári átadását. A központi irattáros az átmeneti irattárostól veszi át az archiválásra kerülő ügyiratokat a megfelelő őrzési idő lejártával.A központi irattáros felel a központi irattárból történő kölcsönzések végrehajtásáért, a kölcsönzési határidők figyelésért, az ügyiratok kölcsönzésből történő visszavételéért.

2.7.1.7 Lekérdező:Kizárólag keresési és a metaadatokba történő betekintési joga van a jogosultsági szintjének megfelelő iktatókönyvekbe, érkeztető- és postakönyvekbe. Sem a küldemények, sem az ügyiratok, sem az iratok és példányaikba és azok csatolmányaiba nem tekinthetnek be.

2.7.1.8 Rendszergazda:Jog és hatásköre alapvetően a Szervezeti és Működési Szabályzatban és az Informatikai Védelmi Szabályzatban meghatározott, de alapvető feladata a ISZ működtetése, ennek keretében:

• biztosítja a technikai infrastruktúra folyamatos működőképességét,• elhárítja a program hibáit (az ISZ beszállítójával együttműködve),• karbantartja és dokumentálja a jogosultsági adatokat,• karbantartja a partneradatokat, kapcsolatokat, hivatkozásokat, felhasználókat,• kezeli a helyettesítéseket,• karbantartja a kódtárakat és a rendszerparamétereket,• az összes iratkezelési funkció (iktatókönyvek nyitása, lezárása, szervezeti egységhez

rendelése, irattári tételszámok karbantartása, partnerállomány konszolidálása (azonos partnerek összevonása) stb.) karbantartási jogával rendelkezik,

• elvégzi az időszaki mentéseket (napi és havi), archiválásokat (éves),• tárolja a mentések adathordozóit (napi: az iktatási napot megelőző 3 napig, havi: 3

hónapig, éves anyagok archiválása az iktatott dokumentumokon meghatározott selejtezés idejéig). Ha a mentés CD-ROM-ra történik, úgy célszerű arról másolatot is készíteni és évente minimum egy alkalommal - az adatbiztonság érdekében - ellenőrizni az olvashatóságot, – beállítja a belépési jelszavak meghatározott időközönkénti (kéthavonta) automatikus megújíttatását, megváltoztatását.

2.7.2 Hozzáférési jogosultság:

2.7.2.1 A jogosultság meghatározása

A hozzáférési jogosultság meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol, milyen módon élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel.

2.7.2.2 Helyettesítés:

Helyettesítés esetén az Intézmény Vezető / Jegyző által meghatározott időszakon belül egyik felhasználó átveheti egy másik felhasználó szerepköreit, jogosultságait, hierarchiában elfoglalt helyét. A naplókban minden tevékenysége úgy kerül bejegyzésre, hogy azt a helyettesített nevében a helyettesítő tette meg. Egy személy egyszerre több dolgozó

helyettesítője is lehet szükség esetén, de munkavégzés közben egyszerre csak egyvalakit lehet helyettesíteni. Erre az ISZ biztosítja a lehetőséget.

2.8 Mentési rend és biztonsági mentések

2.8.1 A mentési rend alapkövetelménye

Az ISZ elemeiről (alkalmazások, adatok, operációs rendszer és környezetük) olyan mentési renddel és biztonsági mentésekkel kell rendelkezni, amelyek biztosítják azok helyreállítását.

A mentési rend meghatározza a mentések típusát, módját, a visszatöltési és helyreállítási teszteket, valamint eljárásokat. Az alkalmazott ISZ rendszerében automatizált napi biztonsági mentés történik.

2.8.2 A mentések kezelése

A mentéseket azok tartalmától függően kockázati szempontból elkülönítetten, és biztonsági osztályba sorolástól függően indokolt esetben tűzbiztos módon, lemez szekrényben kell tárolni.

A nyilvántartásokról műszakilag független, területileg elkülönült szervezetnél kell a biztonsági másolatot elhelyezni.

2.8.3 A mentések őrzése

A biztonsági őrzés során az adatok elhelyezését és tárolását olyan rendszerességgel, módon és dokumentáltsággal kell végezni, amely az ISZ teljes megsemmisülése esetén is lehetővé teszi a nyilvántartás azonos funkcionalitású, és lehetőség szerinti legteljesebb adattartalmú újbóli kialakítását.

Az elektronikus ISZ minden felhasználójának személy szerint azonosítottnak kell lennie. Az azonosított hozzáférést és a hozzáférési jogosultság változtatását naplózni kell.

2.8.4 A naplózás szabályai

Biztosítani kell az ISZ valamennyi eseményének naplózásáról. A naplózott adatállomány bejegyzéseit védeni kell a jogosulatlan személy általi hozzáféréstől és a módosítástól, törléstől, illetve biztosítani kell, hogy a napló tartalma a megőrzési időn belül a jogosult számára megismerhető és értelmezhető maradjon.

A naplózott adatállománynak az ügyintézés teljes folyamatát át kell fognia, és lehetővé kell tennie, hogy a megbízhatóság megítéléséhez szükséges mértékben valamennyi eseményt rekonstruálni lehessen.

Naplózni kell különösen az ügyirathoz való minden hozzáférést (betekintést, módosítást, törlést), valamint az ügyirat egyes ügyintézőkhöz kötött teljes iratkezelési útját

3 AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI 3.1 Az iratok rendszerezése

3.1.1 Az irategység fogalma (ügyirat, irat)

3.1.1.1 Az ügyiratAz Intézmény / Hivatal folyamatos és szabályszerű működése, a feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézése áttekinthetőségének és ellenőrizhetőségének érdekében az egyazon „ügyre” (adott tárgyra) vonatkozó iratokat egy irategységként, az ügyiratként kell kezelni. Az ügyiratok azonosítására az iktatókönyvön belüli szigorú sorszámozású főszám szolgál.

3.1.1.2 Az iratAz egy vagy több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett vagy küldeményként beérkezett dokumentumok az adott ügy ügyiratán belüli egységeknek, iratoknak számítanak. Az ügyiratok iratainak egymástól független csoportosításait ügyiratdaraboknak nevezik.

3.1.2 Az ügyirat nem bontható

3.1.2.1 Az ügyirat iratainak fizikai „együttkezelése”A papíralapú ügyirat fizikai „együttkezelése” az előadói ívben történik. Az előadói ívben a kezdőirat a legalsó az egyes alsorszámot (alszámot) viseli. Az ügy utolsó, a legfelső irata legnagyobb alsorszámú irat. Az alszámok az ügyiraton belül szigorú érkezési és keletkezési sorrendnek megfelelő sorszámozással következnek. Az ügyiratok iratai és azok mellékletei bonthatatlan egységet képeznek.

3.1.2.2 Az ügyirattérképAz elektronikus ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nyilvántartását ügyirattérkép segítségével az ISZ biztosítja.

3.1.3 Az ügyvitelhez már nem szükséges iratok kezelése:

Az ügyiratokat, és a nem iktatással nyilvántartott egyéb iratanyagokat, valamint az intézmény / hivatal irattári anyagába tartozó többi egyéb dokumentumot az irattárba helyezésük előtt az irattári terv alapján kell az irattári tételekbe sorolni, és irattári tételszámmal ellátni.Az ügyvitelhez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az irattárban, az irattári tételszám szerinti rendszerben kell elhelyezni, ezeket le kell zárni.

3.2 Az iratok és az iratforgalom dokumentálása

3.2.1 Iktatással kell nyilvántartásba venni

Az Intézményhez / Hivatalhoz érkező és kimenő, illetve az intézménynél keletkező iratokat a 2.1 pont szerint kell nyilvántartani.Az érdemi ügyintézést igénylő, illetve jogot vagy kötelezettséget rögzítő iratokat iktatással kell nyilvántartásba venni. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az ISZ adatbázisát az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.

3.2.2 Az iratok átadásának-átvételének követelménye

A kimenő és bejövő, illetve a belső iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja.

3.2.3 Az iratkövetés követelménye

Az iratok nyilvántartásba vételével, iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

3.3 Az iratok védelme és a hozzáférés

3.3.1 Az iktató kialakításával kapcsolatos alapvető szabályok

3.3.1.1 A helyiség kialakításaAz iktatóhelyek kialakításánál a tűz-, baleset-, vagyon-, adat- és titokvédelmi jogszabályi előírások és szabványok betartása kötelező. Az iktatásra az intézményben külön helyiséget kell kijelölni, amelyben az iktatás az iratok átadás-átvételétől elkülönítetten történik.

3.3.1.2 A helyiség zártságának biztosításaA helyiség külső behatolás ellen védett, a védettséget egyrészt az iratvédelem, másrészt az adatvédelem biztosítása érdekében folyamatosan fenn kell tartani.

3.3.1.3 A helyiség zárásaAz Intézmény Vezetője / Jegyző az ügyrendben határozza meg a kulcsok tárolásának rendjét. A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitására a pénz és értékkezelő helyekre előírt szabályokat kell alkalmazni. (Az illetékes vezető jelenlétében jegyzőkönyv egyidejű felvételével kell eljárni!)

3.3.1.4 A mechanikai védelem célja:A mechanikai védelem keretében az iratokat különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal ellen kell védeni.

3.3.1.5 A technikai védelem A technikai védelem az anyagbiztonság, a raktári védelem, a tűzvédelem, a légszennyeződés, a hőmérséklet, a légnedvesség, a takarítás, az iratkonzerválás és fertőtlenítés, a kártevők elleni védekezés, valamint a károsodott anyag megmentésével kapcsolatos feladatokat foglalja magában.

3.3.2 Az ügyintézők és ügykezelők felelőssége

Az ügyintézők és ügykezelők fegyelmi és adott esetben anyagi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott iratokért.Az egyes iratkezelők minden esetben a számítástechnikai és adatvédelmi előírások szerint, saját nevükben azonosítottként járnak el, és nem férhetnek hozzá más dolgozó azonosításához vagy elektronikus aláírásához használt adathoz vagy eszközhöz.

3.3.3 A gépi adathordozók és az ISZ védelme

3.3.3.1 Védelem a külső támadás ellenAz iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről.Biztosítani kell az ISZ védelmét a vírusokkal és más rosszindulatú programokkal szemben, valamint a kéretlen elektronikus üzenetek bekerülése ellen.A rendszer kialakításakor megfelelő védelmet kell kialakítani az olyan, nem elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos elektronikus dokumentumokkal szemben is, amelyek azért jelentenek biztonsági kockázatot, mert tömeges küldésük révén a rendszer üzemelését vagy annak egyes felhasználóinak hozzáférését jogosulatlanul akadályozhatják (kéretlen tömeges üzenetek elleni védelem).

3.3.3.2 Az elektronikus dokumentumok őrzése, kezelése:Az elektronikus dokumentumokat oly módon kell megőrizni, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan biztosítja a jogosultak részére a hozzáférést, a dokumentum létrehozójának és archiválójának egyértelmű azonosíthatóságát, valamint az elektronikus dokumentumok értelmezhetőségét (olvashatóságát). Az elektronikus dokumentumokat védeni kell a jogosulatlan hozzáférés, módosítás, törlés vagy megsemmisítés ellen.A biztonsági őrzés során gondoskodni kell arról, hogy az adatokat az arra jogosult személyen (adatkezelőn és adatfeldolgozón) kívül más ne ismerhesse meg, valamint biztosítani kell az adatok jogosulatlan személy általi megsemmisítése, megváltoztatása vagy

hozzáférhetetlenné tétele elleni védelmét mind a szervezeten belülről, mind a szervezeten kívülről jövő informatikai támadások esetén.A megőrzési kötelezettség hardver- és szoftvereszközök zárt rendszerének alkalmazásával is teljesíthető, amelyek rendelkeznek külön jogszabály szerinti szakmai akkreditáló bizottságok által akkreditált és tanúsításra jogosult szervezet által kiadott igazolással. Ennek hiányában az elektronikus dokumentumot tartalmazó adathordozót zárt, roncsolódástól mentes, nem bontható csomagolásban, elektromágneses behatásoktól védetten kell tárolni.

4 A KÜLDEMÉNYEK ÁTVÉTELE, ÉRKEZTETÉSE ÉS BONTÁSA 4.1 Az iratok, küldemények átvétele, érkeztetése

Az intézményhez érkezett küldeményeket a központi iktató arra feljogosított megbízott dolgozói érkeztetik.

4.1.1 Átvétel külső kézbesítőtőlAz Intézmény / Hivatal címére vagy annak munkatársai nevére postai vagy kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, illetve az ügyfél személyes benyújtása útján érkezett küldemények átvételére jogosult:

• Képviseleti jogából adódóan az Intézmény Vezetője / Jegyző,• Munkaköréből fakadóan:

− a központi iktatást végző szervezeti egység vezetője,− az átvételre jogosult vezetők helyettesei, megbízottjai,− az Intézmény Vezetője / Jegyző által megbízott személy, és− a postai meghatalmazással rendelkező közalkalmazott vagy munkatárs

• az „SK”, vagy „Saját kezű felbontásra” jelölés esetén a címzett a hivatalos érkeztetési- és átvételi helyeken kizárólag érkeztetési jogkörrel rendelkező munkatárs jelenlétében, amennyiben rendelkezik a szükséges jogkörrel, vagy a küldemény átvétele ennek hiányában nem hajtható végre,

• az egyes szervezeti részegységeknél a szervezeti egységekhez tartozó ügyintézők, amikor az ügyfél személyes megjelenése során benyújtott dokumentumokat vesznek át. Ebben az esetben az átvett dokumentumok érkeztetéséről és bontásáról azonnal intézkedni kell, annak a megfelelő továbbításáról gondoskodni kell!

Magyar Posta Rt. útján érkező küldemények átvétele a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló 79/2004. (IV. 19.) Korm. rendeletben meghatározottak szerint történik.

Az átvett küldeményeket minden esetben azonnal, vagy az átvételt követő első munkanap kezdetén érkeztetni kell.

4.1.2 A névre szóló levelek átvétele

A névre szóló leveleket az előző pontban felsorolt személyeken kívül – a névre szóló (magán) levél kivételével – más munkatársak nem vehetnek át, amennyiben azon nem szerepel „SK” vagy „Saját kezű felbontásra” jelzés.Amennyiben a névre szóló levél hivatalos tartalommal bír, az átvevő haladéktalanul köteles a küldeményt érkeztetésre és bontásra azonnal átadni. Az érkeztető és bontó munkatársak ezután gondoskodnak az illetékes szervezeti egységhez (osztott iktatás esetén), vagy a központi iktatást végző szervezeti egységhez iktatási célú továbbításról.

4.1.3 Az „SK”, vagy „Saját kezű felbontásra” jelzésű levelek átvétele, érkeztetése, bontása

Az „SK”, vagy „Saját kezű felbontásra” jelzéssel érkezett levelek átvétele a hivatalos érkeztetőhelyen történik. Érkeztetés után, melyet az érkeztetői jogkörrel rendelkező munkatársak végezhetnek, az érkeztető köteles azokat átadni a címzettnek bontási céllal, amennyiben a címzett rendelkezik a szükséges „SK” bontási jogkörrel.Amennyiben a felbontott „SK” küldemény magánlevelet tartalmaz, akkor azt a „nem kell iktatni” jelzéssel kell ellátni és a további iratforgalomból magáncélra el kell távolítani. Amennyiben az „SK” küldemény hivatalos levelet tartalmaz, akkor a bontás után a címzett köteles azt a központi iktatást végző szervezeti egység munkatársának, iktatás céljából átadni. Mindehhez az ISZ erre a célra kialakított funkcióit kell alkalmazni!

4.1.4 Elektronikus úton érkezett küldemények átvétele

Az elektronikus úton érkezett küldemények átvételére az Intézmény / Hivatal (…....................) címen központi elektronikus postafiókot üzemeltet. Az Intézmény / Hivatal

hivatalos elektronikus levelezési fiókjaiba érkező küldeményeket az ISZ automatikusan érkezteti és bontásra előkészítve bocsájtja az elektronikus bontók rendelkezésére.Elektronikus küldemények esetében az átvevő automatikusan elküldi a feladónak a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés azonosítóját (érkeztetőszámát) is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát). Ezt az ISZ automatikusan elvégzi!Elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez, CD-ROM stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát.

4.1.5 A postázó (kézbesítő) feladata

A küldemények átvételével megbízott, úgynevezett postai meghatalmazással rendelkező dolgozó feladata minden munkanapon 14 óráig a bérelt postafiók kiürítése (a küldemények postahivatalban történő átvétele), az átvett postaanyag zárható táskában történő hiánytalan beszállítása az Intézményhez / Hivatalhoz, illetve átadása az érkeztetést végző dolgozó(k)nak.

4.1.6 Átvétel ellenőrzése

4.1.6.1 Postai úton érkezett küldeményekA postai úton érkezett küldeményeket az átvevő és érkeztető dolgozó köteles ellenőrizni, hogy:• a címzés alapján jogosult-e a küldemény átvételére,• a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel egyezik-e, • illetve a dokumentumokat tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlen-e.

4.1.6.2 Az elektronikusan érkezett iratAz elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent az Intézmény / Hivatal informatikai rendszerére. A küldemény az informatikai rendszerre biztonsági kockázatot jelent, ha

• a szervezet informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy

• az informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének akadályozására irányul,

• az informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.

4.1.7 Átvétel más társintézményektől

Amennyiben valamely kapcsolódó szerv, vagy társintézmény (egyenjogú vagy alárendelt, részjogkörű) egyazon vagy kompatibilis ISZ-t alkalmaz az Intézménnyel / Hivatallal, akkor az érkező küldemények átvétele és érkeztetése elektronikusan előkészített, csoportosított (kötegelt) formában történik. Ennek során a küldő szervezet a saját ISZ-ében elektronikusan rögzített és expediált küldeményei előkészített formában megjelennek az Intézmény / Hivatal ISZ-ében, ezzel csökkentve az adatrögzítés adminisztratív költségeit.A kézbesítő vagy futár a számára kézbesítési céllal átadott küldeményeket egy kísérő egyedileg azonosítható atadás-átvételi jegyzőkönyvvel (ISZ-ből 2 példányban előállítva) együtt juttatja el és adja át az Intézmény / Hivatal arra jogosult átvevőinek, érkeztetőinek. Átvételkor a küldemények megléte szigorúan ellenőrzésre kerül, hiány, sérülés vagy egyéb hiba esetén az ISZ-en keresztül visszajelzés készül a küldő társszervezet részére. A futár, kézbesítő szükség esetén a visszirányú küldeményeket megfelelő előkészítés és expediálás után azonnal kézbesítheti a társintézmény felé hasonló feltételek mellett.Az Intézmény / Hivatal ISZ-ével kompatibilis ISZ-ek kérdésében az ISZ beszállítója tud és jogosult nyilatkozni.

Amennyiben az ISZ nem működik (pl. áramszünet, a rendszer meghibásodása, stb.) az iratok átadása és átvétele az Intézmény / Hivatal és a társszervek, társintézmények között, erre az esetre rendszeresített átadás-átvételi jegyzőkönyvön (4/A és 4/B sz. mellékleten) keresztül történik. Az ISZ helyreállása után a jegyzőkönyv tartalmát a rendszerbe be kell rögzíteni.A társintézményektől, társszervektől ilyen módon érkező küldemények mennyiségére tekintettel az Intézmény / Hivatal az átvételt, érkeztetést és a küldemények kiadását e célra kialakított speciális „ügyfél-szolgálaton” végzi. A speciális „ügyfél-szolgálaton” esetlegesen kialakuló torlódások elkerülése végett az Intézmény / Hivatal időpont előjegyzést alkalmaz. A kialakított „ügyfél-szolgálaton” a társintézmények, társszervek számára expediált küldeményeket elkülönülten gyűjti a gyors és hatékony kiadás érdekében.

4.1.8 A vezetőknek érkezett küldemény átvétele

A központi iktatást végző szervezeti egység vezetője vagy helyettese köteles átvenni az Intézmény Vezetője / Jegyző, vagy helyettesei részére címzett valamennyi küldeményt, függetlenül attól, hogy postai, futár, telekommunikációs vagy egyéb úton érkezett. Az átvett küldeményeket azonnal érkeztetni kell, majd az „SK bontás” szabályai szerint kell a küldeményeket felbontani.

4.1.9 Az átvétel leigazolása

4.1.9.1 Az átvétel jelzéseAz átvevő a kézbesítő okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az „azonnal” és a „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni.Tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény feladóhoz történő visszajuttatásáról.

4.1.9.2 Átvétel kézbesítőtől, futártólHa az iratot kézbesítő, futár, vagy más személy személyesen nyújtja be, és helyben maradó kézbesítőokmányt, vagy kísérőjegyzéket nem csatol, az átvételt az ISZ-ben történő érkeztetéssel, számítógépes átvételi bizonylaton, aláírásával hitelesítve köteles az átvevő igazolni. Az átvevő jegyzék egy példánya az ügyfelet illeti, egy példányt az átvevő köteles a küldeményhez (későbbi irathoz) csatolni.Amennyiben az ISZ nem működik vagy nem hozzáférhető, lehetőség van kézi átvételi bizonylat kitöltésére, azonban a lehető leghamarabbi időpontban az érkeztetést el kell végezni az ISZ-ben jelezve a kézi átvétel tényét.

4.1.10 Kézbesítés kézbesítő okmánnyal

Ha a küldeményhez helyben maradó kézbesítőokmány vagy kísérőjegyzék van csatolva, akkor az átvevő a kísérőjegyzék mindkét példányát, aláírja majd a kézbesítőnek, futárnak visszaadja. Az iktatást végző a beérkezett kísérőjegyzékeket nyilvántartásba veszi és iktatás nélkül egy külön irattári tételben gyűjtő dossziéba fűzve gyűjti. A kísérőjegyzékkel átvett küldeményeket az egyes szervezeti egységekhez a szignálás általános szabályai szerint kell továbbítani.

4.1.11 Sérült küldemények átvétele

Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét és mértékét az átvételi okmányon jelölni kell és soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét. A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt – az ISZ-hez tartozó jegyzőkönyv felvétele mellett – értesíteni kell. A jegyzőkönyv egy példánya az ügyfelet illeti, egy példányt az átvevő köteles a küldeményhez csatolni.

4.1.12 Sürgős, azonnali jelzés

A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt haladéktalanul továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges a szignálásra jogosultnak kell

soron kívül bemutatni, illetve átadni. Az iktatást végző személy feladata az átirányított küldeményeket, iratokat soron kívül nyomon követni és az ISZ-ben ezt regisztrálni.

4.1.13 Téves címzés, kézbesítés

A téves címzés vagy helytelen kézbesítés következtében érkezett küldemény azonnal továbbítandó a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges vissza kell küldeni a feladónak. Az iktatást végző személy – a küldemények bontását végző rendelkezése alapján – az átirányított küldeményeket, iratokat a megfelelő jelöléssel kell ellátnia az ISZ-ben.

4.2 A küldemények érkeztetése

4.2.1 Az Intézményhez / Hivatalhoz érkezett küldemények érkeztetése

Az Intézményhez / Hivatalhoz érkezett és átvett valamennyi papíralapú és elektronikus küldemény átvételét az arra jogosult dolgozóknak (érkeztetők) az ISZ-ben érkeztetéssel regisztrálniuk kell. Az átvett és érkeztetett küldemények hiteles nyilvántartását az ISZ elektronikus érkeztetőkönyvei tartalmazzák. Érkeztetéskor a küldemény automatikusan megkapja az érkeztetési azonosítót, melyet fel kell tüntetni a papír alapú küldeményeken. Az ISZ által generált egyéb azonosítókat (Pl. 26 jegyű érkeztetőszám) a küldeményen nem kell feltüntetni.

4.2.2 Az érkezett küldemények érkeztetésének lebonyolítása

Az érkeztetés az Intézménynél / Hivatalnál az átvett, de még nem bontott (zárt) küldemények adatainak dokumentálása (nyilvántartásba vétele), az átvétel körülményeinek rögzítése illetve az érkeztetési azonosító, elektronikus esetben az érkeztetőszám generálása az ISZ nyilvántartási rendszerében.Az érkeztetési azonosító az „év/érkeztető könyvön belüli sorszám/érkeztetőkönyv azonosító” formátumot követi, míg a 26 jegyű érkeztetőszám felépítése: PIR,dátum,idő és napi sorszám (6 számjegy) felépítéssel rendelkezik.

4.2.3 Az érkeztetés tartalmi és formai követelményei

Az Intézményhez / Hivatalhoz érkező küldeményeket az ISZ-ben számítógépes adatbázisban kell nyilvántartani, és úgy kell érkeztetni, hogy abból:• a küldemény beérkezésének pontos ideje, • a 26 jegyű érkeztetési szám és az érkeztetési azonosító,• az átvétel körülményei (átvétel időpontja, átvevő, beérkezás módja),• a feladó és a címzett,• a felmerült kezelési feljegyzések, valamint • a küldemény holléte megállapíthatóak legyenek.

A küldemények érkeztetése a küldemény fajtája, formátuma szerint:• Papíralapú küldemények, illetve postafiókba érkező intelligens űrlap, sablon fájl

segítségével történő offline beadvány érkeztetését az erre kijelölt ügyintéző (ügykezelő) végzi. Az átvételről igazolást ad ki.

• Az elektronikus postafiókra érkező elektronikus fájlok (MS Word vagy más elfogadott formátumú dokumentum), online kitöltésű beadványok a központi címen (az úgynevezett „ügyfélkapun”) keresztül – a törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett – közvetlenül kitöltött küldemény érkeztetését az ISZ automatikusan végzi, a visszaigazolást egyidejűleg automatikusan kiküldi.

4.3 A küldemények bontása

4.3.1 Az Intézményhez / Hivatalhoz érkezett küldemények bontása:

Az Intézményhez / Hivatalhoz érkezett (érkeztetett) valamennyi küldeményt – kivéve a felbontás nélkül továbbítandó „nem bontható” küldeményeket – az Iratkezelésért Felelős Vezető, illetve az egyes szervezeti egységekhez közvetlenül érkezett, személyesen beadott dokumentumokat az erre feljogosított ügyintézők az adott szervezeti egységnél érkeztethetik

és egyben bonthatják fel. Az ügyintézőnek ebben az esetben záros határidőn belül gondoskodnia kell a küldemény érkeztető bélyegzővel történő ellátásáról. Küldemények felbontását csak az arra jogosult (általános bontási jogkörű) munkatársak végezhetik, és munkájukat az ISZ vonatkozó funkcióinak alkalmazásával végzik.

4.3.2 A „nem bontható” küldemények

A „nem bontható” küldeményeket minden esetben felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani, ezek:

• a névre szóló, magánjellegű küldemények, és

• az „SK” felbontásra szóló küldemények

4.3.3 „SK” bontású küldemények

Az „SK” vagy „Saját kezű felbontásra” jelzésű küldeményeket a címzett kizárólag akkor kaphatja meg bontási céllal, ha arra megfelelő jogosultsággal rendelkezik. Az Intézmény / Hivatal dolgozói közül az alábbiak bonthatnak a nevükre szóló „SK” jelzésű küldeményeket:

Az Intézmény vezetője / Jegyző és helyetteseik

Az Intézmény / Hivatal gazdasági vezetője és helyettesei

…...................................

…...................................

…...................................

Az olyan küldeményeket, melyek „SK” jelzéssel „SK bontó” jogkörrel nem rendelkező munkatársak számára érkeznek, az általános bontóknak jogukban áll felbontani és továbbítani további ügyintézés előkészítésének és végrehajtásának céljából. Ez a rendelkezés magánlevelek bontására nem vonatkozik!

4.3.4 Hivatalos irat nem bontható küldeményben

Amennyiben a „nem bontható” küldemény az Intézményt / Hivatalt érintő hivatalos dokumentumot tartalmaz, vagy egyébként az ténylegesen az Intézmény / Hivatal részére érkezett, a címzett azt felbontás után köteles iktatás, illetve megfelelő nyilvántartásba vétel céljából azonnal, az iktatást végző, a dokumentum tartalma szerint illetékes személynek átadni. Erre az ISZ vonatkozó funkcióit kell alkalmaznia.

4.3.5 Küldemény téves bontása:

A küldemény esetleges téves felbontásakor, a borítékot, csomagot haladéktalanul újra le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó személy nevét, majd a küldeményt a felvett jegyzőkönyv egy példányával a lehető leghamarabb el kell juttatni a címzetthez. A felbontó az ISZ-ben a téves felbontás tényét köteles rögzíteni.

4.3.6 A feltüntetett tartalom és melléklet ellenőrzése

A küldemény bontásakor ellenőrizni kell, hogy a küldemény és mellékletei hiánytalanul megérkeztek-e. Az esetlegesen felmerülő hiány tényét az ISZ szerinti jegyzőkönyvön rögzíteni kell. A jegyzőkönyv egy példányát a küldemény feladójának, illetve a beküldőnek kell továbbítani, egy példányt a küldeményhez (illetve kísérőjegyzékhez) kell csatolni.

4.3.7 Adathordozón, illetve telefaxon érkezett küldemény

Az elektronikus vagy más adathordozón, illetve telefaxon érkezett küldemények esetében először gondoskodni kell az információkat tartósan őrző hiteles másolat készítéséről. A másolat elkészítéséért és az eredeti adathordozóhoz történő csatolásáért az Iratkezelésért Felelős vezető, vagy ha a címzett közvetlenül kapja a küldeményt, akkor a címzett a felelős.

A telefaxon, elektronikus, vagy más adathordozón érkezett küldemények kezelésére az általános rendelkezések az irányadók.

4.3.8 Elektronikusan (e-mail) érkezett küldemény

Az elektronikusan érkezett küldeményt iktatás előtt a megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell. Amennyiben a küldemény tartalma a rendelkezésre álló eszközökkel nem nyitható meg, úgy a küldőt az érkezéstől számított három munkanapon belül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és az elektronikus úton történő fogadás szabályairól. Amennyiben az iratnak csak egyes elemei nem nyithatóak meg a rendelkezésre álló eszközökkel, úgy a küldőt három munkanapon belül értesíteni kell az elemek értelmezhetetlenségéről és elektronikus úton történő fogadás szabályairól, illetve a hiánypótlás szükségességéről és lehetőségeiről.Az e-mailben érkezett küldemény esetében gondoskodni kell annak tartalmának kinyomtatásáról, ezért az Iratkezelésért Felelős Vezető a felelős, vagy ha a címzett közvetlenül kapja az e-mailt, akkor a címzett a felelős.

4.3.9 Pénzt, értéket tartalmazó küldemény

Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a küldeményt felbontó személy az összeget illetve az adott értéktárgy megnevezését, illetőleg a küldemény értékét köteles a küldeményen feltüntetni, és erről jegyzőkönyvet készíteni, továbbá a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket – elismervény ellenében – a házipénztár kezelőjének átadni. Az elismervényt a küldeményhez kell csatolni, és az esetről az illetékes vezetőt döntés és további intézkedés érdekében tájékoztatni kell.

4.3.10 Boríték csatolása

A küldemény borítékját véglegesen a küldeményhez kell csatolni, ha• az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik,• a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,• a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg, • bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel.

5 AZ IRATNYILVÁNTARTÁS 5.1 Az iratok nyilvántartása

5.1.1 Alsorszámos iktatási rendszer

Az Intézménynél / Hivatalnál az iratok iktatása alsorszámokra tagolódó fősorszámos rendszerben, az úgynevezett „főszám-alszámos” iktatási rendszerben ISZ alkalmazása mellett történik. A „főszám-alszámos” iktatás esetén az egy ügyben keletkezett első irat önálló fősorszámot kap, míg az ügy többi irata az illető fősorszám alsorszámaira kerül. Az ügy első irata automatikusan az 1-es alszámot kapja.

Az ISZ adatai:Az ISZ tartalmazza az iktatókönyveknek megfelelő adatokat, az iktatási információkat, az ügyvitelt, segítő formanyomtatványokat és az iktatási segédleteket.

5.1.2 Az ISZ módosítása

5.1.2.1 Az ISZ legális módosításaAz ISZ-ben programmódosításokat az ISZ fejlesztőjénél eseti intézményvezetői / jegyzői felhatalmazás alapján az Iratkezelésért Felelős Vezető kezdeményezhet. A minősített ISZ minden módosítása előzetes szakmai és auditori felülvizsgálaton esik át, melyeket kizárólag annak jóváhagyása után végezhet el az ISZ fejlesztője.

5.1.2.2 Engedély nélküli, vagy jogosulatlan programmódosításAz esetlegesen az Intézmény / Hivatal által kezdeményezett, de nem engedélyezett, illetve a jogosulatlan személy által végrehajtott programmódosításokért, a módosításra utasítást adó és az azt végrehajtó személy munkajogi és kártérítési felelősséggel egyaránt tartozik.

5.1.3 Szervezeti egységek és tárgyköreik

Az Intézmény / Hivatal ISZ-ében egyes szervezeti egységek dedikált módon saját kijelölt munkatársai által végzik az iktatási feladatokat. Az ilyen módon osztott iktatást végző szervezeti egységek kizárólag számukra meghatározott, hozzáférhetővé tett, tevékenységi körükbe illeszkedő irattári tételeket és tárgyköröket használhatják.A központi iktatású szervezeti egységek esetén a központi iktató erre kijelölt munkatársai kizárólag az adott szervezeti egységek tárgykörei alapján végezhetik az ügyiratok besorolását. Az ISZ szigorúan korlátozza mind az osztott, mind a központi iktatású szervezeti egységek ügyköreit, tárgyköreit az iratkezelési szabályzat alapján.

5.1.4 Iratsablon használata

Minden szervezeti részegységnek lehetősége van a központi ISZ-ben, vagy az Intézmény / Hivatal elektronikus információs rendszerében rendelkezésre álló kész iratmintákat (iratsablonokat) felhasználni munkája során, azonban csak a részére engedélyezett tárgykörökben, az előre kiosztott irattári terv szerinti besorolással alkalmazhatja.

5.2 Az iktatás, az iktatás folyamata

5.2.1 Az iktatás tartalmi és formai követelményei

Az Intézményhez / Hivatalhoz érkező, illetve ott keletkező iratokat az ISZ-ben, számítógépes iktatással kell nyilvántartani, és úgy kell iktatni, hogy abból:

• az irat érkeztetésének / keletkezésének pontos ideje, • az iktatást végző személy és az iktatás időpontja,• az irat iktatószáma,• az intézkedésre jogosult (aktuális ügyintéző) neve és szervezeti egysége,• az irat tárgya, és az elintézés módja,• az irat ügyirata (iktatószáma), az ügyirat besorolása, irattári tétele,

• a kezelési feljegyzések, valamint • az irat holléte – a későbbiekben a teljes folyamat során megállapítható legyen.

Ezen adatok rögzülését és rögzíthetőségét és elektronikus nyilvántartását az ISZ biztosítja.

5.2.2 Gépi iktatás (iktatás az ISZ-ben)

5.2.2.1 Alsorszámokra tagolódó fősorszámos iktatásAz Intézménynél / Hivatalnál alsorszámokra tagolódó fősorszámos iktatás folyik, melyre az Intézmény / Hivatal ISZ-t alkalmaz. Egy fősorszámhoz korlátlan számú alsorszám tartozhat. Az egyazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Az ügyirathoz tartozó iratokat az ügyirat iktatószáma alatt folyamatosan kiadott alsorszámokon (irat iktatószámokon) kell nyilvántartani. Ha az alapirathoz kapcsolódóan más irat érkezik (válasz, jelentés stb.), illetve az ügyben saját irat készül, azt az alapirat számára, de külön, a következő alsorszámra kell beiktatni.

Ha az ügyirat tárgya megváltozik, vagy módosul (kiegészül), akkor az ügyirat megőrzi az iktatószámát, azonban a változtatások szigorúan naplózásra kerülnek. Az ügyiratok és iratok iktatószámait az ISZ generálja és biztosítja a főszámok és alszámok szigorú sorszámozását.

5.2.2.2 Iktatás időszakaAz iktatás minden év január elsején iktatókönyvenként 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig szigorúan emelkedő számmal folytatódik. Az aktuális tárgynapi iktatószámot – a szervezeti egységazonosító, az irat tárgya és az irattípus kiválasztása után – a számítógépes program automatikusan adja.

5.2.2.3 Az iktatószám módosítása, téves iktatószámA már kiadott iktatószámot törölni, javítani nem lehet. Erre az ISZ szigorúan nem is ad lehetőséget.

Téves iktatás esetén az iktatott iratot „Téves iktatás” jelöléssel kell ellátni, valamint a tárgy szövegmezőbe „érvénytelen iktatószám” szöveget kell beírni. Az elektronikus iktatókönyv használatakor a téves iktatások (átiktatásokat, csatolások), tartalmuk megőrzésével, a jogosultsággal rendelkező ügyintéző/ügykezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével automatikusan naplózásra kerül.

5.2.3 Kézi iktatás

Kivételes esetben kerülhet rá sor, amennyiben a gépi iktatás valamely oknál fogva nem működik, nem hozzáférhető, nem elérhető. A kézi iktatás kizárólag a központi iktató szervezeti egységénél történik. A gépi iktatás helyreállítása után a kézileg iktatott iratokat a gépi rendszerben újra le kell iktatni, az iktatószámokat az ügyiratokon, iratokon javítani kell!

5.2.4 A nem iktatandó küldemények

A visszaérkezett tértivevényeket nem kell beiktatni, de ezeket az eredeti irathoz csatolni kell.Továbbá nem kell iktatni, de elkülönítetten gyűjteni és nyilvántartani kell: a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából „visszavárólag” érkezett iratokat, a közlönyöket, folyóiratokat, a tananyagokat, tájékoztatókat, üdvözlőlapokat, reklámanyagokat és az Intézmény / Hivatal Önkormányzata testületei által hozott azon határozatokat, amelyek határidős feladatot, vagy más kötelezettséget az Intézményre / Hivatalra vonatkozóan nem tartalmaznak.

5.2.5 A nem papír alapú adathordozók

A nem papír alapú, úgynevezett elektronikus adathordozón érkezett „iratokon” (pl.: CD, DVD, magnetofonszalag, stb.) az ügyirat számát és tárgyát is rögzíteni kell. Az iktatókönyv „mellékletek” rovatába be kell jegyezni, hogy pontosan milyen adathordozóról van szó: „CD”, „DVD”, floppy, stb., az „intézkedés” rovatba pedig annak tárolási helyét is fel kell tüntetni. A nem papír alapú gépi adathordozókhoz papír alapú kísérőlapot kell készíteni, melyre az ISZ ide vonatkozó funkcióját kell használni.

5.2.6 Körlevél iktatása

Amennyiben több személyt, vagy szervet érintő, azonos adat-és szövegtartalmú levél, úgynevezett körlevél készül, annak elegendő egy iktatószám, azonban az irattári példányhoz csatolni kell mellékletként a címlistát, vagy az egyes iratokat alsorszámokon címzettenként kell nyilvántartani.

5.3 Az iktatószám

5.3.1 Az iktatószám összetétele, képzése

Az iktatószám öt szám, vagy jelcsoportból áll: az első „számcsoport” az iktatási helyazonosító, a második számcsoport az iktatókönyv következő fősorszáma (főszám). A harmadik számcsoport az ügyben beérkezett irat alsorszáma, az iktatószám következő tagja az iktatás évszáma és ezt követi az iktatókönyv kód, vagy azonosító. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.

Iktatószám formátuma: ikt.hely/főszám-alszám/év/ikt.könyv

5.3.2 Az iktatás időpontja

Az iratkezelő az iratokat a beérkezés napján iktatja be, soron kívül kell iktatni és továbbítani a szoros határidővel érkező iratokat, táviratokat, illetve expressz küldeményeket, a hivatalból vagy saját kezdeményezésre tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat és ezeket az iktatás után haladéktalanul továbbítani kell az illetékes ügyintézőhöz.

5.3.3 Az irat beérkezésének időpontjának rögzítése

Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával is biztosítható, melyet a bontás során kell elvégezni.Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszer által automatikusan generált, az elektronikus visszaigazolásban meghatározott időpont az irányadó.

Az iktatást olyan módon kell elvégezni, hogy az ISZ elektronikus iktatókönyvét az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. Az iratforgalmat minden esetben úgy kell dokumentálni, hogy egyértelműen megállapítható és bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította, vagy adta át az iratokat és adott pillanatban kinél tartózkodott, jelenleg hol található.

5.3.4 Az Iktatókönyv

Az Intézmény / Hivatal iktatás céljára nyilvántartásba vett, folyamatosan oldalszámozott, év végén záradékolt, az ügykezelő, az iktatási hely szerinti vezető által aláírt és az Intézmény / Hivatal bélyegzőlenyomatával ellátott ISZ által vezérelt elektronikus iktatókönyveket (adatbázist) használ. Az előzőekre tekintettel iktatás céljára az ISZ-ben annak alkalmazásával, évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. Év végén az iktatókönyvet és a segédleteket le kell zárni, és minden évben új iktatókönyvet (segédletet) kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerbe az adott évre, az adott iktatókönyvbe ne lehessen több iratot iktatni. Erre az ISZ rendelkezik a szükséges korlátozásokkal és funkciókkal. Az iratkezelés során keletkező adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára korlátlan ideig speciális szakképzettséget nem igénylő, értelmezhető módon hozzáférhetővé kell tenni.

5.3.5 Az iktatókönyv kötelezően tartalmazza

Az iktatókönyvnek kötelezően kell tartalmaznia az alábbi adatokat:• iktatószám,• iktatás időpontja,• irat típusa,• az irat adathordózójának típusa és fajtája

• ügyfél megnevezése, elérhetőségei• az irat keletkezésének, beérkezésének metaadatai,• érkezett irat iktatószáma (hivatkozási szám),• mellékletek száma,• a szervezeti egység és az ügyintéző megnevezése,• irat tárgya, tárgyszava és altárgyszava• elő- és utóiratok iktatószáma,• irattári tételszám,

Az ISZ ezek rögzítését biztosítja.

5.4 Az iktatás rendje és az ügykezelés menete

5.4.1 A szignálás

Központi iktatóban az iktatást végző dolgozó vagy adminisztratív munkatárs, az általa iktatandó iratok esetében az érkező küldeményeket a szervezeti egység kijelölése végett köteles az irat szignálására jogosult személynek bemutatni. Ez alól kivételt képeznek az első szinten nem szignálásköteles ügykörökbe tartozó iratok, amennyiben az iktatást végző ezt minden kétséget kizáró módon be tudja sorolni.

5.4.2 Az irat szignálására jogosult

Az irat szignálására jogosult az Intézmény Vezetője / Jegyző, távolléte esetén a helyettese vagy az általa megbízott személy. Az irat ügyintézőjének kijelölésével a szignáló az intézmény vezetőihez, illetve ügyintézőihez rendeli (utasításokkal, vagy a nélkül) az iratot.

5.4.3 Szignált iratok átadása

A szervezeti egységek vezetői, illetve az ügyintézők részére az Iratkezelésért Felelős Vezető, vagy az általa megbízott személy a kitöltött előadói ívvel együtt, az ISZ által biztosított átadókönyvön keresztül továbbítják az iratanyagot. Az ügyintézői munkanaplókra az így lebonyolított iratforgalom automatikusan az ISZ által felkerül. A szervezeti egység vezetők kötelesek, a rájuk szignált ügyek elintézéséről gondoskodni, szükség esetén továbbszignálni és ezekről a vezetői értekezleten beszámolni.

5.4.4 Az előadói ív

Az ügyvitel segédeszközeként,• az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak

a feljegyzésére;• az ügyintézői munka adminisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások rögzítésére; • az iratok fizikai egységének biztosítására előadói ívet kell használni.

Az előadói ívet a hozzátartozó iratokkal együtt kell kezelni. Elektronikus dokumentumkezelés esetén az előadói ívet a program az iratkezelés és ügyintézés rögzített adatainak felhasználásával elektronikus úton automatikusan készíti. Teljesen elektronikus ügyirat esetén előadói ív készítése nem szükséges.

5.4.5 Beszámolás az ügyintézésről

Az Ügyintéző az elintézett ügyről az irat egyidejű bemutatásával közvetlen vezetőjének beszámol, az ügyiratra az elintézve jelzést rávezeti és láttamoztatja, majd az ügyiratokat az előadói ív megfelelő rovatainak kitöltése után, az előadói ívvel együtt az ügyiratot lezárja és irattárba helyezi. Az irattárba helyezés tényét és időpontját az előadói íven fel kell tüntetni. Az ISZ-ben az irattárba helyezéssel az ügyintézői munkanaplóból regisztrált módon automatikusan kikerül az ügyirat. Elektronikus ügyiratoknál kizárólag az ISZ-ben kell végrehajtani a műveletet.

5.4.6 Az előzménykeresés, szerelés

A beérkezett küldemények esetében az iktatónak minden esetben az iktatást megelőzően előzményt kell keresni. A tárgyévben talált előzmény esetében az iktatónak az ügyiratot az új irattal együtt az ügyintézőnek át kell adni, az új iratot az ügyiratban el kell elhelyezni. Intézmény vezető / jegyző vagy az általa megbízott dolgozók jelölik ki az ügyintézőt. Amennyiben az előzmény már lezárt, korábbi évben található, akkor a tárgyévben új ügyiratot kell kezdeni, az előzmény ügyiratot az irattárból ki kell venni, az új ügyirattal bonthatatlan kötéssel szerelni kell, és mindkét ügyiratot az ügyintéző számára át kell adni ilyen módon. Az átadás előtt az illetékes szervezeti egység és ügyintéző kijelölése szükséges, melyet az intézmény vezető / jegyző vagy az általa megbízott dolgozók végezhetnek el. Az ügyintéző kijelölését (2. szintű) szignálásnak nevezzük.

5.4.7 Az ügykiosztás

Az ügykiosztást végző (iktató) dolgozó a napi iktatott ügyiratokat a szignálások alapján ügyintézők szerint csoportosítja, az új ügyiratokhoz az előadói ívet kinyomtatja (kivéve elektronikus ügyiratok), majd az ISZ átadókönyv funkciójának segítségével az ISZ által előállított jegyzék kíséretében eljuttatja, átadja az illetékes ügyintézőnek ügyintézés céljából.

5.4.8 Ügyintézői irat átvétel

Az átvevő ügyintéző az ügykiosztást végző által előállított ügyintézői bizonylatkísérő jegyzéken, illetve az ISZ átadókönyv funkcióján keresztül igazolja az átvétel tényét, de előtte ellenőrzi, hogy a jegyzék, az ISZ és az átvételre kerülő iratok, adatai egyeznek-e! Az átvétellel az ISZ automatikusan átvezeti az átvevő elektronikus munkanaplójába az átvett iratokat, ügyiratokat.

5.4.9 Ügyintézői iratkezelés

Az ügyintéző az ügyirat szerint szükséges intézkedések megtételét (amely az ügy jellegétől függően történhet ügyirat keletkeztetéssel, vagy már meglévő ügyiraton belül) az ISZ nyilvántartásába és az előadói ívre felvezeti. Az ügyintézés lezárásaként az ügyiratot az ISZ-en keresztül átmeneti irattárba kell helyezni, melyet az előadói ívre is fel kell vezetni. Az iratok, ügyiratok irattárba helyezése során az ügyintézői munkanaplóból automatikusan átkerülnek az átmeneti irattár nyilvántartásába.

5.4.10 Irat irattárba történő átvétele az ügyintézőtől

Az irattáros (az irattár kezelője) az ISZ átadókönyvének vonatkozó alrendszerében és a kapcsolódó jegyzéken leigazolja az ügyirat irattárba helyezésének tényét és időpontját. A továbbiakban az irattáros gondoskodik a szabályszerű iratkezelésről, illetve iratőrzésről.

5.5 Bélyegző használat, adatrögzítés az iktatás során

5.5.1 Az iktatás során használatos bélyegző

Az iktatást végző dolgozó az iktatás megkezdésekor, az e célra rendszeresített bélyegző lenyomatát köteles az iraton elhelyezni, és a lenyomat rovatait pontosan kitölteni, illetve az előadói ívre felvezetni az ISZ által generált iktatószámot. Az iktató az előadói ívet az ISZ-ből állítja elő nyomtatással.

5.5.2 Az iktatóbélyegző lenyomatának tartalma:

A rendszeresített iktatóbélyegző lenyomata az iktatási rendszerben nyilvántartott adatok közül az alábbi (adatokat) rovatokat (kitöltendő rovathelyeket) tartalmazza:• az intézmény nevét és székhelyét,• az iktatás évét, hónapját, napját,• az iktatás sorszámát, • az ügyintéző, vagy ügyintéző szervezeti egység nevének, valamint • a mellékletek számát

5.5.3 A mutatókönyv

Az ISZ az ügyirat tárgya, az ügyfél neve és azonosító adatai, az ügyintézési folyamat történései, az irat útjának nyomon követése alapján visszakeresési és listázási lehetőségeket biztosít (mutatókönyv).

Az ügyirat tárgyát – illetőleg annak megállapítására alkalmas rövidített változatot – az ügyirat „tárgy” rovatába be kell beírni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni, kivéve, ha az lényegesen megváltozott, ez esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon.

Az ügyirat tárgya, az ügyfél neve és azonosító adatai alapján az ISZ biztosítja a visszakeresési és leválogatási lehetőségeket (név- és tárgymutató). A gyorsabb keresés érdekében az iratokhoz a tárgy jellemzői alapján tárgyszavakat, illetve szükség esetén altárgyszavakat kell rendelni, és az ISZ biztosítja ezek kombinációja szerinti keresést, valamint a találatok további szűkítésének lehetőségét

5.5.4 Adatok az ISZ-ben és az elektronikus könyvekben és a jegyzékeken:

Az iratkezelés során az ISZ-ben, a bizonylatkísérő jegyzéken, az előadói íveken, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban fel kell tüntetni:

• az iktatás sorszámát (iktatószámát), és az iktatás időpontját,• az irat küldőjének (ügyfélnek) azonosító adatait, illetve az irat tárgyát,• az előzmény és utózmány irat és ügyirat iktató számát, • a szervezeti egység és az ügyintéző azonosító adatait,• az elintézés határidejét, és módját, • a kezelési feljegyzéseket (csatolás, stb.) az irat mellékleteinek számát

5.5.5 Technikai műveletek (határidőzés, szerelés …)

5.5.5.1 Határidők regisztrálásaAz előírt határidőket az elektronikus iktatókönyv „határidő” rovatába és az ügyiraton (előadói íven) a kitűzött hónap és nap feltüntetésével kell bejegyezni.

5.5.5.2 Határidős ügyiratok kezeléseA határidős ügyiratokat a kitűzött határnapok szerint elkülönítve, a számuk sorrendjében kell kezelni. Ha a válasz a kitűzött határidőre vagy a határidő lejárta előtt beérkezik, az ügyiratot a határidős ügyiratok közül az ISZ vonatkozó alrendszerében ki kell venni a megfelelő indoklás rögzítésével. Az ISZ ezzel egy időben a megfelelő ügyintéző munkanaplójába helyezi át az ügyiratot.A határidős irattár határidőit a helyet adó irattár irattárosának kell figyelnie, majd az ISZ-ben a lejárt határidejű ügyiratokat a megfelelő indoklással hasonló módon ki kell vennie határidőből.

5.5.5.3 Határidős irat kiadásaA határidő napján az ügyiratot, az átmeneti irattáros kiemeli a határidős ügyek közül és átadja az ügyintézőnek további intézkedésre Erre az ISZ vonatkozó funkcióit használja..

5.5.5.4 Az előzmény irat jelzéseAz irat tényleges iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye, amennyiben van, azt az ISZ-ben kapcsolni kell az irathoz.

5.5.5.5 Az iratcsatolásAz iratot, az iktatást végző dolgozónak csatolnia kell, vagyis a tárgykörbe tartozó korábbi ügyiratokat a beérkezett irathoz kell mellékelni és ezt a tényt az elektronikus nyilvántartásban, rögzíteni (ha máshova nem lehet, a megjegyzés rovatba) kell.

5.5.5.6 Az iratszerelésHa az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az ISZ-ben szerelés funkciójával jelölni kell. Egyébként az iratok visszahelyezésre kerülnek (az eredeti helyükre). A jelölés az előzménykeresés, határidőbe helyezés, de legkésőbb az irattárba helyezéssel meg kell történnie. A szerelt ügyiratok helye, kezelésének módja és

megőrzési ideje az aktuális (legújabb) ügyirat kezelésének megfelelően módosul, melyet az ISZ automatikusan biztosít.

5.5.6 Elektronikus másolatkészítés

A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítő biztosítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését. Ezt hitelesítési záradékolással igazolja.

5.5.6.1 Az elektronikus másolatA másolatot készítő biztosítja az előzőeken túlmenően, hogy minden az aláírás elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen. A másolat készítője elkészíti az elektronikus másolatot, megállapítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését. Ezt hitelesítési záradékolással igazolja.

5.5.6.2 A másolat és az eredeti dokumentum egyezéseAz elektronikus másolatnak az eredeti dokumentummal történő egyezése biztosítható:• olyan másolatkészítő szoftverrel, amely rendelkezik a külön jogszabály szerinti szakmai

akkreditáló bizottságok által akkreditált és tanúsításra jogosult szervezet által kiadott igazolással, vagy

• két független ellenőrzési algoritmust alkalmazó szoftverrel lefolytatott ellenőrzéssel, ha az ellenőrzés eredménye igazolja az elektronikus dokumentumok teljes egyezőségét.

• Az elektronikus másolatot a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendeletben meghatározottak szerint kell

A következő metaadatok elhelyezésével kell létrehozni a másoltatot és azt egyértelműen az eredeti papíralapú dokumentumhoz rendelni:

• a papíralapú dokumentum megnevezése;• a papíralapú dokumentum fizikai méretei;• a másolatkészítő szervezet megnevezése és a másolatkészítő személy neve;• a másolatkészítő rendszer, illetve a másolatkészítési szabályzat pontos megnevezése és

verziószáma;• a másolatkészítés ideje;• érvényességi idő, vagy annak jelzése, hogy az érvényességi idő nem meghatározott.

A másolaton olyan, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírást kell elhelyezni, amelyre vonatkozóan a hitelesítés-szolgáltató kizárja a hamis név használatát, és a hamis név használatának kizárása céljából biztosítja, hogy a regisztráció alapjául szolgáló személyazonosság igazolására alkalmas hatósági igazolványban foglalt névvel betű szerint azonos a tanúsítványba foglalt név.

5.6 Az ügyintézés, ügykezelés dokumentálása

5.6.1 Előadói (ügyintézői) munkanapló

Az ügyintézés, ügykezelés folyamatának dokumentálása az úgynevezett Előadói, vagy ügyintézői munkanaplóban történik. A munkanaplót az ISZ vonatkozó funkciója biztosítja.

5.6.2 Az előadói, ügyintézői munkanapló vezetése

Az ügyintézőnek a nála levő ügyiratok nyilvántartására előadói (ügyintézői) munkanaplót kell vezetnie, az ISZ vonatkozó funkcióját alkalmaznia kell. Az ügyintéző köteles az irattárból kivett, az iktatóktól átvett, illetve az irattárba visszaadott iratok mozgását az ISZ-en keresztül végezni, és azt megfelelően dokumentálni.

5.6.3 Ideiglenes iratmozgatás és ennek dokumentálása

Az iktatott iratok bármiféle olyan mozgatása, amelynek eredményeként az irat – ha csak ideiglenesen is – elkerül az iratkezelőtől, illetőleg az ügyintézőtől, csak a rendszeresített előadói ívvel együtt és csak munkanaplóban, ISZ-ben megfelelően regisztrálva (szabályszerű átadás-átvétellel) történhet.

5.6.4 Leszámolás az ügyiratokkal

A ügyintézési (gazdasági) év végén, illetőleg az ügyintéző tartós távollétét megelőzően, vagy „munkaviszonyának” megszűnésekor az előadói munkanapló tartalmával el kell számolni, a munkatársat el kell számoltatni. Az elszámoltatásért a munkatárs közvetlen vezetője felelős, és a munkanaplót a közvetlen vezetővel leszignáltatni kell. Az elszámoltatás során az iratokat az elszámoltatónak át kell adni, aki ezeket szakmai döntés alapján a megfelelő munkatársak fele továbbadják. Az elszámoltatás feladatait az ISZ külön funkcióval támogatja.

6 AZ IRAT KÉSZÍTÉSE ÉS KIADMÁNYOZÁSA 6.1 Iratok elkészítése és postázásra történő előkészítése

6.1.1 Munkapéldányok készítése

Az intézmény / hivatal működése során keletkező papír alapú iratokat az intézmény / hivatal saját számítógépes hálózatára telepített rendszeresített irodai programcsomag szövegszerkesztőjével kell elkészíteni. (Pl. MS Word, OpenOffice Writer, …). Indokolt esetekben az Iratkezelésért Felelős Vezető vagy annak helyettese(i) által engedélyezett módon a rendszeresítettől eltérő szövegszerkesztő is alkalmazható. Az ehhez szükséges szoftverek szabályos telepítésének eljárását az Informatikai Szabályzat tartalmazza.Az ügyintézők által elkészített irat előkészítő dokumentumokat munkapéldányoknak nevezzük. A körlevelek készítése szintén csak a saját hálózaton rendszeresített programmal készülhet, amely minden ügyintézőnek a rendelkezésére áll.

6.1.2 Az iratsablon tartalma

A munkavégzés során szükségessé váló iratkészítés az intézménynél / hivatalnál rendszeresített és aktualizált fejléces iratsablon használatával történhet. Az iratsablon fejlécében fel van tüntetve baloldalon az intézmény / hivatal stilizált logója az intézmény / hivatal nevével, jobb oldalon az intézmény / hivatal címe, postafiók száma, telefon- és telefax száma, e-mail címe és weblap-címe, adószáma és bankszámlaszáma. Az iratsablon aktualizálásáért és minden dolgozó általi elérhetőségének biztosításáért az Iratkezelésért Felelős Vezető a felelős, akinek az utasítása alapján a rendszergazda végzi el az ehhez szükséges műveleteket az intézmény / hivatal informatikai rendszerében.

6.1.3 Az iratsablon használata

Az irat elkészítése során a sablon• bal felső sarkában az aktuális dátumot, pl. 2010. január 1. formában,• az irat jobb felső sarkában az iktatószámát és az ügyintéző nevét, a hivatkozási számot,

és a mellékletek számát,• az irat bal mezőjében félkövér betűkkel a címzettet (intézménynév, vagy cégnév, alatta a

cég vezetőjének, vagy ügyintézőjének nevét és beosztását (asszony, illetve úr nélkül)) és pontos címét, irányítószámmal kell írni, a címzésben a rövidítés nem megengedett,

• az irat tárgyát,• a címzett megszólítását félkövéren szedve,

(pl. Tisztelt Igazgató Asszony!, Tisztelt Igazgató Úr!) • a sablon törzsébe és az irat szövegét,• az irat jobb alsó sarkában az aláíró nevét és beosztását kell feltüntetni,• csak nevén, vagy beosztásán, titulusán megszólított címzettet tartalmazhat a levél (a T.

Cím! megszólítás nem engedélyezett), “Asszony”, vagy “Úr” megszólítás kötelező.• a levelet többes szám első személyben határozott, de udvarias stílusban kell fogalmazni

(pl. álláspontunk szerint, kérjük, stb.), kivétel, amikor egyszemélyi döntésről, felelősségről szóló dokumentum készül (pl. határozat), ebben az esetben a levél egyes szám első személyben kell, hogy íródjon (pl, engedélyezem, kinevezem, stb.).

a levél utolsó bekezdésében egy mondatba össze kell foglalni a kérés, vagy állítás lényegét.

6.1.4 A levél irattári példányán alkalmazott jelzések

A levél intézménynél maradó példányán (irattári példány) az előző pontban jelzetteken túl, a jobb felső sarokban fel kell tüntetni az irat készítőjének és az ellenőrzést végzőnek a nevét, valamint az irat példányainak számát. Az irattári példányra az aláírások a címzetti példányokkal egy időben kerül rá.

6.1.5 A címzetti példányok jelzései

Az irat első, a címzettnek elküldendő példányát az aláírásra (kiadmányozásra) jogosult saját kezű aláírásával hitelesíti. Amennyiben az adott iratra speciális aláírási, ellenjegyzési szabály vonatkozik, úgy azt az adott rendelkezéseknek megfelelően értelemszerűen alkalmazni kell.

6.1.6 Nem továbbítható iratok

Az intézménynél sokszorosítással (fénymásolással, …) készült, nem meghatározott névre és címre szóló iratot, sérült, vagy a formai követelményeknek nem megfelelő kiadmányozás nélküli iratot nem lehet külső személyek, szervek részére továbbítani.

6.1.7 Kézbesítendő irat elkészítése

Az azonos tárgyú és szövegtartalmú, egyszerre több személy, vagy szerv részére küldendő iratok készítésekor az ügyintéző a körlevél szabályai szerinti munkapéldányt készít el előzetesen két példányban, melyet jóváhagyásra (aláírásra) benyújt a kiadmányozásra jogosult részére, a jóváhagyást és iktatást követően kell a megfelelő példányszámot előállítani.

Az ügyintéző a már jóváhagyott szöveg szerint, egy-egy példányban elkészíti a névre szóló iratokat, illetve az irathoz tartozó feladócímkéket és címzett-címkéket, valamint a címzettek jegyzékét, melyet az ISZ-ben rögzíti. A kiadmányozásra jogosult a név szerint címzett iratokat aláírásával hitelesíti, a cégbélyegző használatára jogosult a megfelelő bélyegzővel ellátja és visszajuttatja az ügyintézőhöz, aki a kézbesítésről intézkedik.

6.2 Kiadmány, kiadmányozás

6.2.1 A kiadmány és kiadmányozás meghatározása

Kiadmány a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott lepecsételt iktatott irat.

A kiadmányozás az irat (munkapéldány, fogalmazvány) előzetes jóváhagyása után történik, amelyet az erre jogosult kiadmányozási joggal rendelkező személy végez. Külső szervhez vagy személyhez csak hiteles kiadmányt lehet továbbítani

6.2.2 A kiadmányozási jog

6.2.2.1 A kiadmányozó

A kiadmányozó(k) feladata aláírásával és szükség esetén az intézmény / hivatal hivatalos pecsétjével hitelesíteni az intézményből / hivatalból kimenő küldeményeket, dokumentumokat. Ennek során köteles ellenőrizni az arra vonatkozó tartalmi és formai követelményeket, ill. hogy annak tartalma megfelel-e a szakma feltételeknek. A kiadmányozónak valamely feltétel nem teljesülése esetén a hitelesítést meg kell tagadnia. Ez a kiadmányozó felelőssége!

6.2.2.2 A kiadmányozásra jogosultak

Az intézménynél / hivatalnál kiadmányozásra jogosult az intézmény / hivatal vezetője, aki e jogát részben vagy egészben az ügyek, iratok meghatározott körére írásos formában átruházhatja egyéb vezetőkre, pl. az egyébként kötelezettségvállalási jogosultsággal bíró vezetők körébe. Átruházott jogkörben alkalmazott kiadmányozási jogkörből eredő anyagi, fegyelmi és erkölcsi károkozásért az aláíró személy teljes és egyszemélyi felelősséggel tartozik. Az átruházás tényét az ISZ-be a rendszeradminisztrátornak fel kell vezetnie annak szabályos működésének biztosítása érdekében.

6.2.2.3 A kiadmányozó helyettesítése

Az intézmény / hivatal vezetőjének távollétében a neve melletti „h” feltüntetésével „helyette” jogosult kiadmányozni az intézmény / hivatal vezető helyettese, mint az intézmény vezetőjének szervezetszintű helyettese.

Az elkészült iratot (levelet, körlevelet) jóváhagyás céljából a kiadmányozónak kell átadni. Más szervhez vagy személyhez iratot, küldeményt, csak az adott tárgykörre vonatkozóan kiadmányozási joggal rendelkező személy hiteles aláírásával lehet továbbítani, elküldeni.

6.2.3 Hiteles kiadmány

6.2.3.1 Eredeti, hiteles kiadmány

A kiadmány akkor hiteles, ha azt az illetékes kiadmányozó, illetve az általa felhatalmazott személy saját kezűleg aláírja, vagy a kiadmányozó neve mellett az „s.k.” jelzés szerepel és a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt eredeti aláírásával igazolja, illetve a kiadmányozó, vagy a felhatalmazott személy aláírása mellett az intézmény hivatalos bélyegzőlenyomata is szerepel eredeti lenyomatban.

6.2.3.2 Hiteles másolatok, körlevelek

A másolatok, körlevelek hitelesítését saját hatáskörében eljárva az Iratkezelésért Felelős Vezető végzi. Nagy mennyiségű aláírást igénylő körlevelek, hirdetmények, stb. esetén az Iratkezelésért Felelős Vezető, vagy az intézmény vezetője hivatalosan nyilvántartott aláírás bélyegzőt is alkalmazhat, mely kizárólag az intézmény hivatalos pecsétjének lenyomatával együtt érvényes.

Kiadmányozáshoz az intézmény hivatalos bélyegzőjét kell használni, a bélyegzőkről és az érvényes aláírásokról nyilvántartást kell vezetni, melyet az ISZ-ben a vonatkozó alrendszerbe fel kell vezetni.

A másodlatok készítése olyan hiteles másolatok készítését jelenti, melyeket az eredeti példányokkal egy időben egyazon módon hitelesítenek. A hiteles másolatot későbbi időpontban más erre jogosult munkatárs hitelesítési záradék által hitelesíti.

6.3 Az irat továbbítása, postázása (expediálás)

6.3.1 A küldemények előkészítése továbbításra

A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell kezelni:• személyes átvétel esetén elegendő a kézbesítési időpont, és az átvétel aláírással történő

igazolása a kiadmány irattári példányán,• postai kézbesítés esetén a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről

szóló 79/2004. (IV. 19.) Korm. rendeletben leírtaknak megfelelően,• külön kézbesítő, futárszolgálat igénybevétele esetén a szerződésben rögzített

szabályoknak megfelelően,• elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával,• elektronikus ügyintézés esetén az ügyintézőnek a címzettet tájékoztatni kell az

ügyintézés befejezéséről, a letöltési lehetőségekről. A leltöltéseket hitelesen naplózza az elektronikus rendszer.

6.3.2 Az irat előkészítése expediálásra

6.3.2.1 Az expediálás ügyintézői előkészítéseAz ügyintéző az aláírt és lebélyegzett kimenő iratokat expediálásra előkészíti (elvégzi a borítékolást, ellenőrzi a kiadmányozás és a bélyegzőlenyomat meglétét, csatolja a mellékleteket) és a kiküldendő példányokat (küldemények) hiánytalanul átadja expediálási céllal az iktatónak. Minden küldemény esetében rendelkezik a küldés módjáról. Az expediáláshoz szükséges címjegyzéket az ügyintéző az ISZ-ben előzőleg rögzítette, melyet átadás előtt ellenőriz, hogy az expediáló számára hibamentesen rendelkezésre álljon. Körlevelek esetében az ügyintéző külön címjegyzéket készít, melyet az irat irattári példányához mellékletként csatol. Az irattári példányt elhelyezi az ügyirat előadói ívében.

6.3.2.2 Az iktató expediálással kapcsolatos feladataAz iktató az ügyintézőtől átveszi (ISZ-ben regisztrált módon) a kimenő küldeményeket, meggyőződik azok sértetlenségéről, mielőtt átadja a kimenő küldeményeket az expediálónak.

6.3.2.3 Iratok átadása az (átmeneti) irattárnakAz ügyintéző az elintézett ügy iratanyagának előadói ívén a megtett intézkedéseket felvezeti, az irattári példányt, illetve a körlevél egy példányban készült irattári példányát, valamint körlevél esetén a címjegyzéket az előadói ívvel együtt, az alkalmazott ISZ-beli elektronikus munkanaplón keresztül átadja az irattárnak, vagyis lezárja, kivezeti az ügyiratot. Az irattár kezelője az átvételt az ISZ-beli elektronikus munkanaplóban leigazolja és a továbbiakban az iratanyagot az irattárba helyezi.

6.3.2.4 Másolati példányok belső ügyviteli célokraA hatályos szerződéseket és a tárgyévben kimenő iratok egy-egy másolati példányát – az egyes szervezeti egységeknél – dossziéba kell lefűzni. A tárgyévet követő év utolsó munkanapjáig a dossziékat az irattárba le kell adni. Az iratgyűjtő dossziékat az irattáros külön számon iktatja és irattározza. Az illetékes szervezeti egység vezetője a felelős a szervezeti egységnél található iratgyűjtők kezeléséért és az év végi irattárba történő átadásért.

6.3.2.5 Expediálás során elvégzendő feladatokAz expediáló az iktatótól megkapja ügyintézők által kiküldésre leadott küldeményeket az ISZ-en keresztül hivatalos módon. A küldeményeket a továbbítás módja szerint csoportosítja (posta, kézbesítés, futárszolgálat stb.), majd az egyes küldeményekhez az ügyintézők kezelési feljegyzései alapján a feladás módjának megfelelően elkészíti a szükséges dokumentumokat (ajánlotti szelvény, tértivevény, kísérő jegyzék, stb.). A tértivevényes postai továbbításra kerülő küldeményeken elvégzi a ragszámozást.

Minden esetben az expediáló ellenőrzi a kimenő küldemények sértetlenségét, a kiküldés minden előfeltételének meglétét (címzés, feladó, költségmentesítés, stb.), valamint ellenőrzi, hogy a küldeményekkel kapcsolatosan minden kezelési feljegyzés végrehajtásra került-e.

6.3.2.6 Elszállítás előkészítéseAz expediáló a kimenő küldeményeket szétválogatja a küldés módja és szükség esetén a címzett alapján. A kapcsolódó intézményi körnek vagy társhatósági körbe tartozó címzettek esetében címzettenkénti gyűjtőhelyekre kell szétválogatni a küldeményeket. A Posta által továbbított küldemények esetében a továbbítandó anyagokat a feladókönyvvel együtt postára adás céljából át kell adni az e feladattal megbízott személynek az intézményen / hivatalon belül. Egyéb futárszolgálat vagy megbízott kézbesítő által továbbított küldemények esetében szállítónkénti szétválogatást kell alkalmazni. Az elszállítás szükségességéről az elszállítót minél hamarabb értesíteni kell.

6.3.3 Küldemények feladása

A postai továbbítás esetén a borítékokat közönséges, elsőbbségi, elsőbbségi – ajánlott, ajánlott, érték nélküli küldemény stb. szerint külön választja az expediálást végző dolgozó majd a szükséges bérmentesítésről gondoskodik. A küldeményhez kiállított tértivevényt, ajánló szelvényt csatolja a borítékhoz, a szükséges ragszámozást elvégzi. Gondoskodik arról, hogy az ISZ-ben rögzített ragszámok megegyezzenek a küldeményekre fizikailag rákerülő ragszámokkal.

6.3.3.1 Postai feladókönyvA küldemények postai úton történő továbbítása esetén a posta által rendelkezésre bocsátott feladókönyvet kell használni. Az ISZ-ből a postai feladókönyv a megfelelő formában előállítható.

6.3.3.2 Kézbesítőkönyv használataA kézbesítő útján továbbított (címzetthez eljuttatott) küldeményeket – sorszámozott és hitelesített – átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében kell küldeni. A jegyzőkönyvet két

példányban kell elkészíteni, az első példányt a kézbesítő a címzett általi ellenjegyzés után visszajuttatja az expediálónak. A második példány a kézbesítő kísérőjegyzékként átadja a címzettnek. A címzett által történő átvételt legalább a jegyzőkönyv első példányán igazolni kell!

6.3.3.3 Visszaküldött iratokA helytelen (nem megfelelő) címzés, átvétel megtagadása, stb. miatt visszaérkezett iratokat és küldeményeket az iktató az illetékes szervezeti egységhez (személyhez) soron kívül köteles továbbítani, hogy a további intézkedésről haladéktalanul gondoskodjanak. Az átadott iratokat újból iktatni nem szabad, nyilvántartásuk az eredeti iktatószámon történik. A visszaérkezés tényét az ISZ-be fel kell vezetni.

6.3.3.4 Irattári tételszám meghatározásaAz irattári terv és az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról szóló 29/2009. (X. 30.) ÖM rendelet és annak 1. sz. melléklete alapján az ügy tárgyának ismeretében az iktató vagy az iktatást megelőzően a szignáló meghatározza az irattári tételszámot, és rögzíti azt az ISZ-ben. Ügyindító irat esetében az irattári tételszámot szükség esetén az előadói ív megfelelő rovatába utólag kézzel be kell írni.Az irattári tételszám téves meghatározása esetén az irattári tételszámot legkésőbb az iktatókönyv lezárásáig korrigálni kell, mely változást az előadói íven is jelezni kell!

7 FÁJLOKRA (E-MAILEKRE) VONATKOZÓ RENDELKEZÉSEK 7.1 A számítógépen, elektronikus úton előállított, tárolt iratok elnevezése

7.1.1 A könyvtárak (mappák) elnevezése

A mappákat évenként kell elkülöníteni egymástól. Az első részben megadott évszám után kell szerepeltetni a belehelyezendő dokumentumok összefoglaló nevét, rövidítés nélkül (pl. 2010 bérleti szerződések). Indokolt esetben több lépcsős, úgynevezett hierarchikus felépítésű mappa-struktúra hozható létre. (Pl. 2010 bérleti szerződések / helyiség bérlet)

7.1.2 A fájl nevek meghatározása

Az elektronikusan készített, illetve tárolt adatok, képek és egyéb dokumentumok nevének meghatározása során törekedni kell a későbbi egyértelmű beazonosíthatóságra, valamint a belső tartalomra utaló elnevezés kiválasztására. A rövidítések kerülendők, lehetőleg a későbbi keresést elősegítő „tárgyszavakat” kell használni.

7.1.3 Képek, műszaki rajzok, grafikai ábrát tartalmazó fájlok elnevezése

Képek, műszaki rajzok, grafikai ábrát tartalmazó fájlok elnevezésekor a fájl nevének első része tartalmazza a rögzítés (készítés) időpontját, a második rész tartalmazza az anyag tárgyát (mit tartalmaz, miről készült – pontos megnevezés), a harmadik rész tartalmazza a készítő egyedi jelzését (munkaterület és készítő monogramja). Több kép, rajz, stb. esetén sorszámot is fel kell tüntetni! (pl. 20100101 intézmény/hivatal megnevezése épület télen - mg - 01.jpg)

7.1.4 Elektronikus iratok elnevezése

Elektronikus levelek, iratok esetében a fájl nevéből ki kell tűnni, hogy ki és mikor, milyen tárgykörben, ki készítette, illetve milyen célból. A tárgykör meghatározásakor a pontos tartalom meghatározásra kell törekedni, lehetőleg rövidítések nélkül kell képezni. (pl. 20100102 Iratkezelési és irattározási szabályzat intézmény/hivatal megnevezése.doc)

7.1.5 Pályázatok, utasítások, szerződések fájl nevének képzése

Pályázat, utasítás, szerződés, valamint egyéb munkaanyag készítésekor a fájl nevének első része tartalmazza a készítés időpontját, a második rész a tárgy meghatározását, a harmadik rész a készítő személyének monogramját, negyedik rész a címzett meghatározását, és végül, ha tervezetről illetve módosítási javaslatról van szó. (Pl. 20100101 megbízási szerződés – szabályzatkészítés - pld – RITEK ZRt. - tervezet. doc.

7.2 Elektronikus úton történő belső adat (levél) továbbítás

7.2.1 A belső levelezés módja

Az intézmény / hivatal területén az úgynevezett belső levelezés kizárólag az Informatikai Szabályzatban rögzített elektronikus levelező rendszer (MS Outlook / Mozilla Thuderbird / Egyéb) rendszer segítségével történhet. Minden intézmény / hivatal minden dolgozója részére – a rendszergazda által – biztosított intézményi / hivatali e-mail cím biztosított (Elektronikus levelezési cím formája: „név@intézmény.település.hu”).

7.2.1.1 Fájlok belső elektronikus levelekbenA levelek küldésekor, a tárgy megnevezésekor jelen szabályzatban foglaltakat kell alkalmazni. Tárgy nélküli e-mail nem küldhető, a tárgynak rövidítés-mentesnek és tárgyszót magába foglalónak kell lennie.

7.2.1.2 Elektronikus levelekre vonatkozó szabályokAz elektronikus iratok készítésénél, küldésénél a hagyományos levelekre irányadó szabályokat kell értelemszerűen, kell alkalmazni, a levelek elküldésénél minden esetben

kérni kell a visszajelzést. Az elektronikus levél tárgyát minden esetben meg kell adni és meg kell egyeznie a küldött elektronikus irat tárgyával.

7.2.1.3 Elektronikus levelek átvételeBeérkező elektronikus „levél”, adathordozó átvételekor jelen, illetve az Informatikai Biztonsági Szabályzat vonatkozó pontja szerint kell eljárni és a készült biztonsági másolatot az e célra szolgáló külön tároló dobozban kell elhelyezni

7.2.1.4 Kimenő elektronikus dokumentumokAz elektronikus dokumentumok elektronikus mentéséről az adott ügyintéző köteles gondoskodni. A mentést minden esetben biztosított háttértárolón kell elhelyezni, melyet a rendszergazda biztosít az Informatikai Szabályzatnak megfelelően. A biztosított háttértároló mindenképpen redundáns és rendszeres biztonsági mentések által védett, melynek feltételeit a az Informatikai Biztonsági Szabályzat tartalmazza. Az irattár részére az elektronikus dokumentumokat nyomatott formában is el kell készítenie az ügyintézőnek. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte, vagy azt az e-mail címe megadása mellett kérte az elektronikus válaszadást.Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, illetve a központi postafiók az átvételt és a letöltést 3 napon belül nem regisztrálta, az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel utólag ismételten meg kell küldeni a címzettnek.

8 HOZZÁFÉRÉS AZ IRATOKHOZ, IRATVÉDELEM 8.1 Védelmi intézkedések

Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind a gépi adathordozó esetében. Az iratokkal és azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban szintén rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek kizárását is.

8.1.1 Hozzáférés az egyes iratokhoz

Az intézmény alkalmazottai csak azokhoz az (papíralapú -, vagy gépi adathordozón tárolt) iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, illetve amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad.

8.1.2 Hozzáférési jogosultság

A hozzáférési jogosultság engedélyezése az Intézmény / Hivatal Vezetőjének hatáskörébe tartozik, a hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell nyilvántartani, ellenőrizni, a rendszergazdának az informatikai rendszerbe a szükséges beállításokat el kell végeznie.

8.2 Személyi iratok kezelése

8.2.1 Személyi irat fogalma

Személyi irat minden – bármilyen anyagon, alakban és bármilyen eszköz felhasználásával keletkezett – adathordozó, amely a közalkalmazotti, köztisztviselői vagy alkalmazotti és megbízási jogviszony létesítésekor, fennállása alatt, megszűnésekor, illetve azt követően keletkezik, és az alkalmazott személyével összefüggésben adatot, megállapítást tartalmaz.

8.2.2 Személyi iratok köre

• Az alkalmazott személyi anyaga,• Az alkalmazott tájékoztatásáról szóló irat,• Az alkalmazotti jogviszonnyal összefüggő egyéb iratok

(pl. illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok),• Az alkalmazott bankszámlájának száma,• Az alkalmazott saját kérelmére kiállított vagy önként átadott adatokat tartalmazó iratok.

8.2.3 Irat betekintés

A személyi iratokba való betekintésre jogosultak az Intézmény / Hivatal Vezetője és a személyzeti ügyek intézésével megbízott előadó. Betekintési joga van még konkrét feladatával összefüggésben a közvetlen munkahelyi vezetőnek, felettesnek és a belső ellenőrnek, illetve a jogszabály alapján jogosult személyeknek. Teljes körű betekintési joga van a saját személyi anyagában az érintett alkalmazottnak.

8.2.4 Személyi iratok védelme, kezelése, tárolása

8.2.4.1 Személyi iratok védelmeA személyi iratokat és a személyi adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés ellen. Ha az adatok továbbítása hálózaton vagy egyéb informatikai eszköz útján történik, a személyi adatok technikai védelmének biztosítása érdekében az adatkezelőnek és adat továbbítójának külön védelmi intézkedéseket (ellenőrzés, jelszavas védelem, elküldés után a hálózatról való törlés) kell tennie

8.2.4.2 Személyi iratok kezeléseA személyi iratokat és a személyi adatokat a személyzeti ügyek intézésével megbízott dolgozó és az intézmény / hivatal munkáltatói jogokat gyakorló vezetője jogosult kezelni.Az adatkezelők kötelesek a személyzeti anyagokat biztonságos körülmények között kezelni, tárolni, az esetleges adatszolgáltatáskor az adatkérő hozzáférési, megismerési jogosultságát ellenőrizni. A jogosultságokat az ISZ-ben rendelkezésre álló jogszabályok által biztosított eszközökkel be kell állítani.

8.2.4.3 Személyi iratok tárolásaAz alkalmazotti jogviszony létesítésekor az intézmény / hivatal vezetője gondoskodik az alkalmazott személyi anyagának összeállításáról, s azt a vonatkozó jogszabályok és jelen szabályzat szerint kezeli az intézmény / hivatal személyzeti előadója. A személyi anyagot tartalmuknak megfelelően csoportosítva, keletkezésük sorrendjében, az e célra személyenként kialakított gyűjtőben, páncélszekrényben kell őrizni.

9 IRATTÁROZÁS 9.1 Az irattározás meghatározása

Az irattározás az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során az intézmény / hivatal a működése során keletkező és a részére küldött, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi.

Az intézmény / hivatal két szintű irattározást végez. Az átmeneti (munka) irattárak tartalmazzák a közelmúlt iratanyagát, míg a központi irattár az ügyiratok tartós archiválását, megőrzését szolgálja.

9.1.1 Irattári terv

Az Irattári Terv a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó ügyiratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető ügyiratok levéltárba adásának határidejét. (1995. évi LXVI. törvény)

9.1.2 Irattári terv tartalma

Az irattári tervben meg kell határozni az egyes irattári tételszámokhoz tartozó iratok körét, azok megőrzési idejét. Az irattári tételszámokat a szervezeti felépítés, illetve feladat- és ügykör szerint kell csoportosítani.Az intézmény / hivatal irattári tervében nem szereplő irattípusok, iratok esetében a 29/2009. (X. 30.) ÖM rendelet mellékletét képező egységes irattári terv előírásait és tételszámait kell alkalmazni.

9.1.3 Az irattári terv éves felülvizsgálata

Az irattári tervet évente felül kell vizsgálni. A felülvizsgálatot a tárgy év utolsó munkanapjáig kell elvégezni. A feladat teljesítéséért a Iratkezelésért Felelős Vezető a felelős. Az irattári terv és a 29/2009. (X. 30.) ÖM rendelet mellékleteként hatályba léptetett egységes irattári terv a szabályzat elválaszthatatlan mellékletét képezi.

A hatályos irattári tervet minden esetben az ISZ-ben az év első munkanapját megelőzően rögzíteni kell. Ezért az Iratkezelésért Felelős Vezető a felelős.

9.1.4 Irattározás

Az irattározás az intézménynél / hivatalnál, mint az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a keletkező és az intézményhez rendeltetésszerűen kerülő és ott maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi. Az irattározás az ügyiratok elhelyezésének rendje szerint két szakaszra osztható, az első szakasz az átmeneti (kézi) irattári a második a központi irattári megőrzés.

Az ügyirat nyilvántartás és az ügyiratmozgások dokumentálása mindkét esetben az ISZ-ben történik.

9.2 Az átmeneti (kézi) irattár

Az átmeneti, vagy kézi irattár a papír alapú hatályos szabályzatok és utasítások gyűjteménye, valamint a hatályos szerződések, megrendelések és egyéb ügyiratok tára őrzésének és kezelésének, illetve a központi irattárba még le nem adott, és az ügyintézők rendelkezésére álló ügyiratok tárlóhelye.

Az Intézménynél / Hivatalnál kialakított átmeneti irattárak felsorolását a … melléklet tartalmazza. Minden átmeneti irattárhoz meghatározásra kerül a megőrzési idő, melyet a vonatkozó hatályos jogszabályok 2-5 év között határoznak meg.

Az átmeneti irattár iratanyagáért az Iratkezelésért Felelős Vezető által kijelölt átmeneti irattárosok a felelősek.

9.2.1 Irat elhelyezés az átmeneti (kézi) irattárban

9.2.1.1 Átmeneti, vagy operatív irattár

Átmeneti vagy operatív irattárba kell elhelyezni az intézménynél / hivatalnál az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat. Amennyiben a lezárást követően mégis további intézkedés válna szükségessé adott ügyben, akkor az ügyiratot fel kell nyitni és kikérni az átmeneti irattárból, melyet az átmeneti irattáros végezhet el.

9.2.1.2 Külön kezelt iratok

Az átmeneti irattáron belül elkülönítetten kell elhelyezni az intézmény hatályos szabályzatait és belső utasításait, továbbá hasonlóan elkülönítetten kell tárolni a szervezetre, illetve annak működésére vonatkozó, hatályos szerződéseket (megállapodásokat), illetve a személyzeti anyagok körébe sorolt iratokat. Erre a célra külön irattári tételeket kell kialakítani.

Az átmeneti irattáron belül speciális elkülönített területet alkot a határidős irattár, ahol ideiglenesen az ügyintézési céllal várakoztatott ügyiratok kerülnek. A határidőket az átmeneti irattárosnak kell figyelnie, melyben az ISZ a szükséges funkciókkal segíti a munkáját.

9.2.2 Az iratok átvételének módja

Az átmeneti (operatív, kézi) irattárba helyezése előtt az iktató köteles az iratokat átvizsgálni, hogy:

• a kezelői utasítások végrehajtása megtörtént-e,• az előadói ívben meg van-e valamennyi irat (melléklet),• az előadói ívben nincs-e, nem az adott ügyhöz tartozó irat.

Az ügyintéző az iratot átmeneti irattárba átadókönyvön, illetve a munkanaplóban nyilvántartott módon adja át. Szükség esetén, azonos módon kapja vissza az átmeneti irattárostól. Az átadókönyveket és a munkanaplókat az ISZ teljesen elektronikus módon automatizált módon kezeli.

9.2.2.1 Tértivevényes iratok átvételeA postán tértivevénnyel küldött levelek irattári példányait csak akkor szabad irattárba helyezni, ha az átvételt igazoló tértivevény visszaérkezett és az irathoz való csatolása megtörtént, továbbá az esetleges észrevételezésre nyitva álló idő már eltelt.

9.2.2.2 Az iratrendező kitöltése, az iratok elhelyezéseAz átmeneti irattárban az ügyiratokat a rendszeresített karton iratrendezőkben kell tárolni, az irattári jelek (tételszámok) szerinti csoportosításban és az iktatószámok növekvő sorrendjében. Az elektronikus adathordozók tárolása az e célra rendszeresített zárt tárolókban történik.Minden iratrendezőre rá kell vezetni: az iktatás évét, és az irattári tételszámot, továbbá a csomagban elhelyezett ügyiratok első és utolsó iktatószámát.

9.2.3 Őrzési idő

Az átmeneti irattár legalább 2 évig maximálisan 5 évig őrzi az iratokat, ennek letelte után át kell adni, illetve át kell szállítani az iratokat az intézmény / hivatal központi irattárának. Az őrzési idő számítása az adott szerződés, rendelkezés hatályon kívül helyezését követő évtől, illetve az egyéb ügyirat átmeneti irattárba helyezésétől kell számítani. Az átmeneti irattárak

kialakítása során az Iratkezelésért Felelős Vezető feladata meghatározni az adott átmeneti irattárakra a megőrzési időt.

9.3 A központi irattár

9.3.1 A központi irattár helye

A központi irattár alatt, megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos tartós archiválására és őrzésére alkalmas helyiség(ek)et értjük.

9.3.2 A központi irattár kezelőjeAz irattárban elhelyezett iratokat az irattáros rendezi, rendszerezi, megfelelő tárolóeszközökbe helyezi, az iratállományról nyilvántartást és segédleteket készít (az ISZ ilyen célú funkcióit alkalmazva), biztosítja az irattár szakszerű használatát, közreműködik az irattári selejtezésben és a levéltári átadásban.

9.3.3 Irat átadás a központi irattárnak

A két évnél régebbi keletű, teljes naptári év ügyiratait az azokhoz tartozó iktató- és segédkönyvekkel a központi irattárba kell elhelyezni. Az átmeneti irattár érintett ügyiratainak központi irattárba történő elhelyezését az irattáros köteles elvégezni a tárgyévet követő év január 31-ig. Ezért az Iratkezelésért Felelős Vezető felel. Az irattár kezelője a nyilvántartásba vétel során adott irattári tételszámot jóváhagyja, vagy felülbírálja, és azt az ISZ-ben rögzíti (papíralapú irat esetén rávezeti az ügyiratra is) továbbá a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból kiemeli, és a selejtezési eljárás mellőzésével megsemmisíti.

9.3.4 Átadás előtti feladatok

A központi irattárba helyezés előtt az ezzel megbízott iratkezelő köteles az iratokat megvizsgálni, hogy az átadandó irat az irattározási szabályoknak megfelel-e, illetve az iratkísérő jegyzéken, illetve a ISZ gépi iratnyilvántartásában feltüntetett iratok hiánytalanul meg vannak-e.

9.3.5 A központi irattár működése

9.3.5.1 A központi irattárba történő átvétel:Az irattárba helyezés alkalmával az iratkezelő köteles ellenőrizni, hogy az iratkezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az iratkezelő hiányosságot észlel az iratanyagban, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak kijavításáról.Ezt követően az irattáros az ISZ-en keresztül átveszi és a központi irattárban elhelyezi a érkező iratanyagot. Az ISZ regisztrálja az irattárba helyező személyét, helyezés időpontját. Az átvett ügyiratokat ezután el kell helyezni az irattári tételszámnak megfelelő gyűjtőkbe, tárolókba.

9.3.5.2 Elhelyezés az irattárbaA központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg:• a papíralapú iratokat a központi irattári helyiségben kell elhelyezni,• az archivált, két éven túl selejtezhető, elektronikus iratokról a 2. év végén gépi

adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni a tartós megőrzés érdekében,

• vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek minősített ügyiratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani,

• a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papíralapú hiteles másolatot kell elhelyezni (további intézkedésig). A központi irattárban az irattári terv szerint elkülönülő csoportokba tartozó ügyiratokat külön-külön kell kötegelni és minden kötegen fel kell tüntetni az irattári jelet.

9.3.5.3 Az irat elhelyezés bizonylatolásának módja

Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését – papíralapú, más adathordozón tárolt és elektronikus iratok esetében egyaránt – dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

Az irattárban elhelyezett iratokról, ügyiratokról a naprakész nyilvántartást az ISZ biztosítja. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került ügyiratokat.

9.3.5.4 A központi irattárral szembeni technikai követelményekAz irattárat tűz, víz és külső behatolás ellen védett, ajtóinak kulcsát az Iratkezelésért Felelős Vezető és a Központi Irattáros őrzi.

9.3.5.5 Az irattár belső paramétereire vonatkozó követelményekAz irattárban télen-nyáron biztosítani kell a megfelelő páratartalmat (55%-65%) és a 17-18 C fokos hőmérsékletet, továbbá a tűzbiztonsági szabályzat „C” kategóriájára vonatkozó előírásokat kell betartani.

9.3.5.6 Biztonsági előírásokA központi irattárban az irattár kezelőjén kívül más személy csak a kezelő jelenlétében tartózkodhat, az irattáros személyében beálló változás esetén az irattárat át kell adni, az átadás-átvételről jegyzőkönyvet kell készíteni.

9.3.6 Az iratkiadás

9.3.6.1 Iratkiadás hivatalos használatraAz irattárból ügyiratot kiadni csak hivatalos használatra, az iratnyilvántartási rendszerben (ISZ) megfelelően dokumentálva, az e célra az ISZ által nyújtott kölcsönző napló szabályszerű vezetésével lehet, maximum 30 napra. Ugyanezt kell alkalmazni, ha az irat vagy ügyirat jogszabály alapján nem vihető el az iratárból (betekintésre engedélyezett irat)Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratokat. Az irattár kezeléséért felelős ügyintézőnek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.

9.3.6.2 Irat kölcsönadásMás szerv (esetleg személy) részére betekintés céljából iratot kölcsönözni csak az Intézmény Vezető írásbeli engedélyével lehet. A betekintés engedélyezéséhez is a kölcsönző naplót kell használni.A betekintésre engedélyezett ügyiratot az iratkezelő helyiségből nem szabad kivinni. Az iratot az irattárból történő kivétel napján a helyére vissza kell rakni.

9.3.6.3 Ügyiratpótló lapAz irattárból kiadott anyagokról „Ügyiratpótló lapot” kell kiállítani, amely tartalmazza a kiadott anyag irattári iktatószámát, az ügyirat tárgyát, az ügyintéző nevét, az irat kiadásának időpontját, az irat kiadójának és átvevőjének nevét, valamint az ISZ által biztosított kiadási azonosító kódot. Az ügyirat-pótló lapot, melyet az ISZ-ből nyomtatással lehet előállatni, az irattárban a kiadott (betekintésre, vagy az ellenőrzésre jogosult szerv részére kiadott) ügyirat helyére kell tenni.

9.3.6.4 Kölcsönző napló tartalmaA kiadott (betekintésre kiadott) ügyiratokról az ISZ kölcsönző napló funkciójának segítségével nyilvántartást vezetni, ebben feltüntetésre kerül:• az ügyirat számát, és tárgyát,• az átvevő és átadó nevét,• a visszaadásra megjelölt határidőt, annak tényleges időpontját.

9.3.6.5 Betekintés szabályaiA betekintésre kiadott ügyiratok esetén a nyilvántartás megjegyzés rovatában meg kell jelölni, hogy „betekintésre”. Az ISZ kölcsönző napló szolgáltatása a kiadott ügyiratok átadását és visszavételét átadókönyvön keresztül valósítja meg, melyhez nyomtatott átadás-

átvételi elismervényeket az átadó és az átvevő aláírásával köteles igazolni. Az irattárból kivett ügyiratot csak annak teljessége ellenőrzése után lehet irattárba visszahelyezni.

9.3.6.6 Ügyirat visszahelyezéseAz „Ügyiratpótló lappal” kivett anyagokat – legkésőbb – a visszaadásra megjelölt határnappal vissza kell adni az irattár részére. A visszaadási határidő letelte után – rendkívüli esetben – az engedélyezőtől hosszabbítást lehet kérni.

9.3.6.7 Határidőn túli ügyirat visszahelyezéseAmennyiben az ügyirat a visszaadásra megjelölt határidő leteltéig nem érkezett vissza, az ügyirat visszaadását az irattár kezelőjének sürgetni kell. Amennyiben a sürgetést követő 8 napon belül sem érkezik vissza az irattárba az irat, ezt a tényt az Intézmény Vezetője részére kell jelezni.

9.3.6.8 Átsorolás más ügyirathozAz előző években készült és az átmeneti irattárból kivett ügyirat alapján tett intézkedést új tárgyévi ügyiraton, új iktatószámon kell iktatni és a kivett ügyiratot az új ügyirathoz kell szerelni. Mindezt a nyilvántartásokon is át kell vezetni, amelyre az ISZ vonatkozó funkcióját kell alkalmazni. A szerelt ügyirat önállósága ettől kezdve megszűnik, és minden esetben az új ügyirat kezelési eljárásai fognak rá vonatkozni.

10 IRATOK SELEJTEZÉSE, LEVÉLTÁRBA ADÁSA 10.1 Az iratok selejtezése

10.1.1 Az iratok selejtezésének feltétele

Az iratok selejtezését csak az azok tartalmi jelentőségét ismerő személy irányítása mellett lehet elvégezni, az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével. Az ügyiratok felülvizsgálatához az Iratkezelésért Felelős Vezető és a központi irattáros kijelöli a felülvizsgálókat. A felülvizsgálat eredményét jegyzőkönyvben kell rögzíteni 3 példányban. A levéltári példányt az illetékes levéltárral jóvá kell hagyatni. Az Iratkezelésért Felelős Vezető és a központi irattáros a levéltár jóváhagyása alapján megalakítja a selejtezési bizottságot, melynek feladata a selejtezés lefolytatása és a levéltári anyag összeállítása és átadása a levéltárnak ellenőrzött körülmények között.

A selejtezési bizottság munkájáról 3 példányban a selejtezési bizottság tagjai által aláírt hitelesített selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyeket iktatás után a központi irattárban határidő nélkül meg kell őrizni. Az illetékes közlevéltárhoz továbbításra kerülő ügyiratokról kísérő jegyzéket kell készíteni. A selejtezés és levéltárba adás időpontját az ISZ nyilvántartásában regisztrálni kell.

Selejtezést általában a központi irattár iratanyagán kell elvégezni, azonban speciális esetben az átmeneti irattárak tartalma is bevonható a selejtezés körébe. Amikor az ügyirat megőrzési ideje még az átmeneti irattár őrzési idején belül lejár, akkor az ügyirat a selejtezési eljárás alá vonható.

10.1.2 Iratkiemelés megsemmisítésre

Az irattárban elhelyezett bármelyik ügyiratot megsemmisítés céljából csak selejtezési eljárás folyamán szabad kiemelni, elektronikus adathordozó esetében az Informatikai Védelmi Szabályzat rendelkezései betartása mellett van erre lehetőség.

10.1.3 Az iratmegsemmisítés engedélyezése

A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a megküldött felülvizsgálati jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. Az elektronikus adathordozón levő iratok selejtezése és megsemmisítése az általános szabályok szerint történik. A megsemmisítés szabályairól az Intézmény Vezetője az adatvédelmi szabályozás figyelembevételével gondoskodik.

10.1.4 Selejtezési felülvizsgálat időpontja

A központi irattárban elhelyezett iratanyagot – selejtezés szempontjából – évenként felül kell vizsgálni és azokat az iratokat, amelyek nem minősülnek levéltári anyagnak, és az irattári terv szerinti őrzési idejük lejárt, ki kell selejtezni. Végrehajtásáért az Iratkezelésért Felelős Vezető és a központi irattáros a felelős.Az őrzési időt az ügyirat keletkezésének évét követő év első napjától egész évekre kell kiszámítani.

10.1.5 Selejtezés bejelentése

A selejtezési szándékot az illetékes levéltárnak a munka megkezdése előtt 30 nappal be kell jelenteni. A bejelentés teljesítéséért a központi irattáros a felelős. A bejelentésnek tartalmaznia kell a selejtezés alá vonható iratok évkörét, tárgykörét és hozzávetőleges mennyiségét a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. Törvény előírásai szerint.

10.1.6 Irattartalom és őrzési idő meghatározása vita esetén

Ha a felülvizsgálat során egyes iratok tartalmának és őrzési idejének elbírálása vonatkozásában kétely merül fel, úgy az ügyviteli döntést az Intézmény Vezető hozza meg.

10.1.7 Selejtezési bizottság

A központi irattár iratanyagának selejtezést és levéltárba adását a selejtezési bizottság végzi, melyet az Intézmény Vezetője és az Iratkezelésért Felelős Vezető nevez ki. A biztosság tagjai a selejtezők, a levéltárba adók, az ellenőrök és a bizottság elnöke. A bizottság munkáját levéltári jóváhagyás után kezdheti meg. A munka elvégzéséről jegyzőkönyvet készítenek, melyet a bizottság tagjai aláírásukkal hitelesítenek.

10.1.8 A selejtezési jegyzőkönyv minimális tartalma

• az intézmény megnevezését, és a selejtezés időpontját,• a selejtezés alapjául szolgáló jogszabály és irattári terv számát,• a selejtezendő iratok irattári tételszámát, évkörét és mennyiségét,• a selejtezést végző és ellenőrző személyek nevét és aláírását.

A jegyzőkönyvben külön tételben kell felsorolni a kiselejtezett kép- és hang-felvételeket, valamint a gépi feldolgozás adathordozóit.

A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési ügyiratjegyzéket kell készíteni, mely tartalmazza a selejtezésre kerülő ügyiratok tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat.

Az elektronikus adathordozón levő iratok selejtezése a selejtezésre utaló bejegyzéssel történik, a rendszerből fizikailag nem törlődnek ki az metaadatok, kizárólag az elektronikus dokumentumok, fájlok kerülnek törlésre. A felhasználó számára az ISZ a továbbiakban a selejtezett vagy levéltárba adott állapotjelzést adja.

A jegyzőkönyvet az ISZ elektronikus módon készíti a selejtezési bizottság tagjainak munkája alapján.

10.1.9 Iratkiemelés levéltár számára

A közlevéltár kiküldötte a kiselejtezhető iratok közül ügyiratokat kiemelhet abból a célból, hogy azt a közlevéltár őrizze a továbbiakban. Ekkor azt a nem selejtezhető ügyiratok közé vissza kell sorolni, és a levéltári átadásig ott kell őrizni, ezt a tényt a selejtezési jegyzőkönyvbe fel kell jegyezni.

10.1.10 A selejtezés jelzése

A selejtezés megtörténtét az iktatókönyvben az adott irat iktatószámánál „S” jelöléssel, valamint a selejtezési jegyzőkönyv iktatószámának és a selejtezés időpontjának feltüntetésével jelezni kell. A selejtezés tényét a selejtezők az ISZ-ben regisztrálják.

10.2 Az irat megsemmisítés

10.2.1 A megsemmisítés engedélyezésének módja

A levéltár az iratok megsemmisítését a felülvizsgálati jegyzőkönyv jóváhagyásával engedélyezi. A selejtezési bizottság feladata a levéltár által hitelesített jegyzőkönyv alapján elvégezni a selejtezésre kerülő iratok megsemmisítését.

10.2.2 Elektronikus adathordozó adattartalmának megsemmisítése

Az elektronikus adathordozón lévő iratok selejtezése és megsemmisítése az általános szabályok, illetve a Informatikai Védelmi Szabályzat előírásai szerint történik.

10.2.3 A papír alapú iratok megsemmisítése

A papír alapú iratok megsemmisítése az Intézmény / Hivatal képviselőinek jelenlétében a kijelölt hulladékgyűjtő (MÉH) telephelyén az ottani iratmegsemmisítő berendezés (zúzda) felhasználásával történik.

10.2.4 Az egyéb iratok megsemmisítése

Egyéb esetekben a megsemmisítés az intézmény / hivatal iratmegsemmisítő berendezése felhasználásával, vagy az Informatikai Védelmi Szabályzat előírásai szerint történik.

10.3 Az iratok levéltárba adása

10.3.1 A levéltárba adás előkészítése

A levéltárba átadásról a felülvizsgálók döntése alapján a levéltár jóváhagyása alapján a selejtezési bizottság levéltári átadó tagjai gondoskodnak.

10.3.1.1 Papír alapú iratokra vonatkozó szabályok

A nem selejtezhető iratokat általában 15 év őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel kell a levéltárnak átadni. A levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt az átadó költségére az irattári terv szerint (a 29/2009. (X. 30.) ÖM rendelethez mellékletét képező – jelen szabályzathoz csatolt- Egységes irattári terv), átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni.

10.3.1.2 Elektronikus iratokra vonatkozó előírások

Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédletekkel együtt kell levéltárba adni.Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az ISZ iktatási és irattári nyilvántartásain is át kell vezetni, melyet az ISZ a selejtezési folyamat lefolytatásával megvalósít.

11 ÜGYKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK

11.1 A bélyegző használat

Az Intézményben / Hivatalban a hivatalos (cég) bélyegzőt a hivatalos kiadványokra, a kiadmányozási jogkörrel rendelkezők saját kezű aláírásához, illetve a másodlat kiadmányozott iratok hitelesítéséhez, valamint a küldemények lezárásához lehet használni. Az érkeztetéséhez az úgynevezett érkeztető bélyegző használható, míg iktatáshoz az iktatóbélyegzők használhatóak. Üres lapokat, ki nem töltött nyomtatványokat (cég) bélyegzővel ellátni, illetve a kiadmányozott iratokat hitelesíteni, ha azt a kiadmányozó még nem írta alá, szigorúan tilos!

Több azonos szövegezésű (kör)bélyegző használatának szükségessége esetén azokat a lenyomatukban feltüntetett sorszámmal kell ellátni és ennek megfelelően nyilvántartani. A leírtak betartásáért az Iratkezelésért Felelős Vezető felel.

A bélyegzőkről a jogszabályok által előírt hiteles nyilvántartást kell vezetni. Regisztrálni kell az Intézmény / Hivatal által használt bélyegzőket (az aláírás bélyegzőket is), valamint nyilván kell tartani érvényességüket és a használatukra jogosultakat. A bélyegzőket átadás-átvételi eljárásban lehet kiadni vagy visszavételezni. Felelős személy megjelölése vagy regisztrálatlan bélyegzőt használni SZIGORÚAN TUILOS!

11.2 A bélyegzőhasználó felelőssége

A bélyegző használója felelős a bélyegző rendeltetésszerű használatáért és biztonságos őrzéséért. Ezért a bélyegzőt csak a munkájával kapcsolatban használhatja, a munkaidő befejezése után, illetve a munkahelyről való távozáskor köteles elzárni, a munkaviszony megszűnésekor köteles a bélyegzők nyilvántartásával megbízott személynek átadni, ha elvesztette (vagy az valami oknál fogva eltűnt), köteles közvetlen felettesének azonnal jelenteni.

11.3 Egyéb iratkezelési feladatok

11.3.1 A hiányzó, illetve elvesztett iratok

Valamely irat elvesztésének, megsemmisülésének, eltűnésének okát és körülményeit – az irat eltűnésének észlelésekor, de legkésőbb az észleléstől számított 8 napon belül – az Iratkezelésért Felelős Vezetőnek ki kell vizsgálnia, és a vizsgálat eredményéről az Intézmény Vezetőjét tájékoztatni kell

A tájékoztatást követően lehetőség szerint a hiányzó irat hiteles másolatát be kell szerezni. Amennyiben erre nincs mód a tartalmát a lehetőségek szerint rekonstruálni kell. Ez történhet az irat valamely másolatának, elektronikus formájának visszakeresésével, vagy akár valamely címzettől történő hitelesített másolat (másodlat) megkérésével, amennyiben biztosítható az eredeti tartalomnak való megfelelés.

11.3.2 Nem bontható elektronikus küldemény

Amennyiben az érkezett elektronikus küldemény a rendelkezésre álló eszközökkel nem nyitható meg, úgy a küldőt az érkezéstől számított három napon belül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és megnyithatatlanságáról, és az intézmény / hivatal által használt elektronikus úton érkezett iratok fogadásának szabályairól.Ilyen esetben az érkezés időpontjának az intézmény / hivatal által is értelmezhető küldemény megérkezését kell tekinteni.

11.3.3 Elektronikus iratot aláíró azonosítása

Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében, a hitelesítés-szolgáltató útján történik. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes,

abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell. A hitelesítést minden esetben két körös hitelesség ellenőrzési eljárással kell ellenőrizni, vagyis az első hitelesítés után 24 órával a hitelesség ellenőrzést meg kell ismételni (a visszavonási listák aktualizációs ciklusa miatt).

11.3.4 A munkakör átadásával kapcsolatos iratok

Azt a munkatársat, akinek munkaköre megváltozik, vagy munkaviszonya megszűnik, a részére kiadott iratokkal, ügyiratokkal – munkanaplója alapján – el kell számoltatni.

11.3.4.1 Jegyzőkönyv felvételeA munkakört átadó ügyintéző az iratokat, ügyiratokat az Iratkezelésért Felelős Vezető által megbízott személynek jegyzőkönyvileg köteles átadni.A jegyzőkönyvet az ISZ alapján 3 példányban kell elkészíteni, melyből az első példányt az átadó, a második példányt az átvevő, a harmadik példányt pedig az Intézmény / Hivatal irattárába kerül nyilvántartásba vétel, iktatás után.

11.3.4.2 Munkanapló bevonásaHa a munkakört átadó ügyintéző az intézményből eltávozik, a munkanaplóját be kell vonni, az ISZ-ben vezetett elektronikus munkanaplót az elszámoltatás végeztével le kell zárni. Ez csak akkor végezhető el, amennyiben a munkanapló az elszámoltatás eredményeként kiürült.

12 ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK A jelen utasításban nem szabályozott kérdésekre a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi. LXVI. törvény és a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.)Korm. rendelet és a az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról szóló 29/2009. (X. 30.) ÖM rendelet rendelkezései, fogalom meghatározásai az irányadók.Ezen szabályzat az Intézmény / Hivatal …..................... Önkormányzat Közgyűlése által jóváhagyott, hatályos Szervezeti és Működési Szabályzatának mellékletét képezi, az intézmény igazgatója által történő hiteles aláírás után 2010. január 1. napján lép hatályba, rendelkezéseit és a csatolt mellékleteket a hagyományos (kézi) és számítógépes irat-kezelés során valamennyi papír alapú és elektronikus úton továbbított iratra alkalmazni kell 2010. január 1-től. Ezzel egyidejűleg hatályát veszti az irattározással, iratkezeléssel kapcsolatos korábban kiadott rendelkezések, szabályzatok.

Település neve, ….. év ….......... hó ….... napján

Igazgató névaláírásaAz Intézmény / Hivatal neveés igazgatója

MELLÉKLETEK

1. SZ: MELLÉKLET: Fogalomtár

Adat : a számítástechnikában adatnak minősül minden olyan információhalmaz, amely egy meghatározott formátumban egyszerűen és kényelmesen továbbítható illetve alkalmazható;

Adatbázis: az adatok rendszerezett gyűjteményét jelöli, amely ezáltal könnyen értékelhetővé, használhatóvá és frissíthetővé válik;

Adatbiztonság: az informatikai (adattároló és feldolgozó) rendszer állapota, amelyben az adatok elvesztésének illetve megsemmisülésének kockázata különböző intézkedésekkel elviselhető mértékűre csökkenthető. Ez az állapot olyan nemzetközi szabványokon alapuló előírások és megelőző biztonsági intézkedések betartásának eredménye, amelyek az információk elérhetőségét, sérthetetlenségét és megbízhatóságát érintik. Az adatok technikai védelmét jelenti;

Adatvédelem: az adatok jogi értelemben vett (tőrvényekkel, szabályzatokkal való) védelemét jelenti; Aláírás-ellenőrző adat: olyan egyedi adat (jellemzően kriptográfiai nyilvános kulcs), melyet az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumot megismerő személy az elektronikus aláírás ellenőrzésére használ;

Aláírás-létrehozó adat: A olyan egyedi adat (jellemzően kriptográfiai magánkulcs), melyet az aláíró az elektronikus aláírás létrehozásához használ;

Aláírás-létrehozó eszköz: olyan hardver, illetve szoftver eszköz, melynek segítségével az aláíró az aláírás létrehozó adatok felhasználásával az elektronikus aláírást létrehozza;

Aláíró: az a természetes személy, aki az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja és a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult;

Alszámos iktatás: az ügyben elsőként keletkezett vagy érkezett irat iktatószámának alszámain kerülnek iktatásra az ügyre vonatkozó további iratváltások;

Archiválási szolgáltató: az e törvényben meghatározott, az elektronikus aláírással ellátott dokumentumok elektronikus archiválására vonatkozó szolgáltatást nyújtó szolgáltató;

Átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása;

Átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum;

Átadó ív: az iratok átadását-átvételét igazoló ív. Az átadó ívet évenként időrendi sorrendben kell tárolni és megőrizni;

Beadvány: valamely szervtől vagy személytől érkező papíralapú vagy elektronikus irat;

Besorolás: az ügyirat módszeres beazonosítása és elrendezése a besorolási séma egy kiválasztott kategóriájába a megállapodásoknak és eljárási szabályoknak megfelelően;

Besorolási séma: az ügyiratok besorolását, osztályozását lehetővé tevő hierarchikus vagy szótár jellegű, egymástól függetlenül kialakítható kategória-struktúra;

Csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása;

Digitális aláírás: digitális adatok hitelesítésére szolgáló kódsorozat, amely matematikai algoritmussal készített, és a titkos üzenetek végéhez csatolt. Lehetővé teszi, hogy minden digitálisan aláírt üzenet olvasója ellenőrizni tudja az üzenetet küldő személyazonosságát, és az üzenet sértetlenségét. A küldő privát kulcsával készül és annak publikus kulcsával lehet ellenőrizni eredetiségét. Dokumentum függő, azaz, ha bármilyen változtatás történik az aláírt üzenetben, akkor a digitális aláírás nem fejthető vissza;

Dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ vagy objektum;

Elektronikus aláírás ellenőrzése: az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum aláíráskori, illetve ellenőrzéskori tartalmának összevetése, továbbá az aláíró személyének azonosítása a

dokumentumon szereplő, illetve a hitelesítés-szolgáltató által közzétett aláírás-ellenőrző adat, tanúsítvány visszavonási információk, valamint a tanúsítvány felhasználásával;

Elektronikus aláírás érvényesítése: annak tanúsítása minősített elektronikus aláírás vagy e szolgáltatás tekintetében minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegző elhelyezésével, hogy az elektronikus dokumentumon elhelyezett elektronikus aláírás vagy időbélyegző, illetve az azokhoz kapcsolódó tanúsítvány az időbélyegző elhelyezésének időpontjában érvényes volt;

Elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat;

Elektronikus aláírási termék: olyan szoftver vagy hardver, illetve más elektronikus aláírás alkalmazáshoz kapcsolódó összetevő, amely elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatások nyújtásához, valamint elektronikus aláírások, illetőleg időbélyegző készítéséhez vagy ellenőrzéséhez használható;

Elektronikus dokumentum formátuma: elektronikus dokumentum formátumának tekintendő az a műszaki előírás, amely az elektronikus dokumentum értelmezhetőségének biztosítása céljából összefüggő módon rögzíti

a) meghatározott felhasználási célú elektronikus dokumentumfajta egyes műszaki jellemzőit, felépítését vagy adatszerkezetét, ideértve az elektronikus dokumentum informatikai rendszerek közötti kicserélésének feltételeit és eljárását is, vagy

b) az elektronikus dokumentumot tároló elektronikus adathordozóval szemben támasztott követelményeket;

Elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adat-együttes;

Elektronikus hitelesítés: az elektronikus aláírás hitelesítés szolgáltatás keretében a hitelesítés szolgáltató azonosítja az igénylő személyét, tanúsítványt bocsát ki, nyilvántartásokat vezet, fogadja a tanúsítványokkal kapcsolatos változtatások adatait, valamint nyilvánosságra hozza a tanúsítványhoz tartozó szabályzatokat, az aláírás ellenőrző adatokat és a tanúsítvány aktuális állapotára (különösen esetleges visszavonására) vonatkozó információt;

Elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával - elektronikus formában rögzített - elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak;

Elektronikus másolat: valamely papíralapú dokumentumról e rendelet szabályai szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papíralapú dokumentumba foglalt adategyüttest;

Elektronikus okirat: olyan elektronikus irat, amely nyilatkozattételt, illetőleg nyilatkozat elfogadását vagy nyilatkozat kötelezőnek elismerését foglalja magába;

Elektronikus tájékoztatás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az iktatási számról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügy ügyintézőjéről és az ügyintéző hivatali elérhetőségéről értesíti az ügyfelet;

Elektronikus ügyintézés: a közigazgatási hatósági ügyek elektronikus úton történő ellátása, az eközben felmerülő tartalmi és formai kezelési munkamozzanatok összessége;

Elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét;

Elektronikusan aláírt irat: az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat;

Elektronikusan történő aláírás: elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve logikailag való hozzákapcsolása az elektronikus adathoz;

Előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz;

Előirat: az érkezett küldeménynek korábban már regisztrált előzménye;

Előírt formátum: az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól szóló 12/2005. (X. 27.) IHM rendeletben előírtak szerinti formátum, amelyet a közigazgatásban, az elektronikus kapcsolattartásban el kell fogadni;

Előzménykeresés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratdarabot kell-e neki nyitni;

Elsődleges besorolási séma: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésében az elsődleges besorolási séma mindig az irattári terv;

Érkeztetés: az érkezett küldemény küldőjének, érkeztetőjének, belső címzettjének, az érkeztetés dátumának, elektronikus úton érkezett küldemény sorszámának, a küldemény adathordozójának, fajtájának és érkezési módjának nyilvántartásba vétele az iktatókönyvben vagy külön érkeztető könyvben;

Expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása;

Feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során;

Fokozott biztonságú elektronikus aláírás: elektronikus aláírás, amelya) alkalmas az aláíró azonosítására,b) egyedülállóan az aláíróhoz köthető,c) olyan eszközökkel hozták létre, amelyek kizárólag az aláíró befolyása alatt állnak, ésd) a dokumentum tartalmához olyan módon kapcsolódik, hogy minden – az aláírás elhelyezését követően a dokumentumon tett – módosítás érzékelhető;

Gépi adathordozó: jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal, illetve a hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz;

Hatáskör: az ügyintézés feladatkörének szintenkénti pontos körülhatárolása, azoknak az ügyeknek összessége, amelyekben a szerv rendeltetésszerűen jogosult és köteles intézkedni, megbízásra eljárni;

Hitelesítési rend: olyan szabálygyűjtemény, amelyben egy szolgáltató, igénybe vevő vagy más személy (szervezet) valamely tanúsítvány felhasználásának feltételeit írja elő igénybe vevők valamely közös biztonsági követelményekkel rendelkező csoportja, illetőleg meghatározott alkalmazások számára;

Hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja;

Hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel;

Időbélyegzési rend: olyan szabálygyűjtemény, amelyben egy szolgáltató, igénybe vevő vagy más személy (szervezet) valamely időbélyegző felhasználásának feltételeit írja elő igénybe vevők valamely közös biztonsági követelményekkel rendelkező csoportja, illetőleg meghatározott alkalmazások számára;

Időbélyegzés: a szolgáltató az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz időbélyegzőt kapcsol;

Időbélyegző: elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett;

Iktatás: az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történő ellátása az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven;

Iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik;

Iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot;

Informatikai célrendszer: a hatóság által elektronikus ügyintézés nyújtása céljából igénybe vett informatikai eszközök (szoftver és hardver eszközök) összessége, amelyek a közigazgatási

hatósági eljárásban az ügyféllel vagy más hatósággal kapcsolatot tartanak, vagy amelyek a közigazgatási hatósági üggyel kapcsolatos adatot kezelnek;

Internetes ügyfélszolgálat: az elektronikus közigazgatási ügyféltájékoztatás és szolgáltatások igénybevételét lehetővé tevő, az ügyintézési lehetőségekről tájékoztatást nyújtó nyilvános internetes felület;

Irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja;

Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység;

Iratkezelési szoftver: az iratkezelési rendszer működését támogató, iktatási funkcióval rendelkező számítástechnikai program vagy programok egymást funkcionálisan kiegészítő rendszere;

Iratkezelő: az ügyiratok kezelésével megbízott személy;

Iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból;

Irattá nyilvánítás: egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papíralapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el;

Irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely;

Irattárba helyezés: az ügyirat irattári tételszámmal történő ellátása és irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti időre;

Irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége;

Irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét;

Irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak;

Irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód;

Irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi;

Képi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentum - joghatás kiváltása szempontjából lényeges - tartalmi és formai elemeinek megismerhetőségét;

Kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez;

Kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások;

Kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat;

Kiadmányozás (kiadványozás): a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről („K” betűjellel);

Kiadmányozó: a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása;

Kijelölt tanúsító szervezet: olyan szervezet, amely megfelelőség értékelési eljárásban tanúsító tevékenység végzésére jogosult a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek tekintetében a - közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól szóló 16/2006. (IV. 6.) BM rendelet - 2. melléklet szerinti kijelölési okiratban foglaltak szerint;

Közfeladatot ellátó szerv: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy;

Közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott;

Közlevéltár: a nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat - ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is - végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár;

Központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár;

Küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele; Küldemény: az irat vagy tárgy, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el;

Láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásul vételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet;

Levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény;

Levéltárba adás: a lejárt helyben őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak;

Levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat;

Magánirat: a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes személyek tulajdonában lévő irat;

Maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat;

Másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek;

Másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat;

Másolatkészítő rendszer: a másolatkészítés során alkalmazott hardver, szoftver, valamint ezek együttese;

Megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése;

Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól - elválasztható;

Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól;

Minősített elektronikus aláírás: olyan - fokozott biztonságú - elektronikus aláírás, amelyet az aláíró biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel hozott létre, és amelynek hitelesítése céljából minősített tanúsítványt bocsátottak ki;

Minősített hitelesítés-szolgáltató: az e törvény szabályai szerint nyilvántartásba vett, minősített tanúsítványt a nyilvánosság számára kibocsátó hitelesítés-szolgáltató;

Mutatózás: a nyilvántartási munkának az iktatást követő szakasza, célja: az irat iktatószámának megállapítása a visszakeresésnél;

Naplózás: az elektronikus iratkezelési rendszerben, a kezelt adatállományokban bekövetkezett események teljes körének regisztrálása;

Papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat;

Papíralapú közokirat: papíralapú dokumentumba foglalt, a Polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény 195. § (1) bekezdése szerinti közokirat;

Selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése;

Szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell;

Szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása;

Szolgáltató: elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatást nyújtó természetes személy, jogi személy vagy jogi személyiség nélküli szervezet;

Tanúsítás: olyan eljárás, amely alapján egy független, hatósági jogosítványokkal nem rendelkező, jogszabály alapján kijelölt szervezet tanúsítványban igazolja, hogy egy iratkezelési szoftver megfelel a külön jogszabályban előírt követelményeknek;

Tanúsítvány: a hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott igazolás, amely az aláírás-ellenőrző adatot egy meghatározott személyhez kapcsolja, és igazolja e személy személyazonosságát vagy valamely más tény fennállását, ideértve a hatósági (hivatali) jelleget;

Tartalmi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely szerint az - a hozzá kapcsolódó metaadatokkal együttesen - biztosítja a papíralapú dokumentum - a joghatás kiváltása szempontjából lényeges - tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést;

Továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is;

Ügyfélkapu: eszköz, amely biztosítja, hogy az ügyfél egyedileg azonosított módon biztonságosan léphessen kapcsolatba a központi rendszer útján az elektronikus ügyintézést, illetve elektronikus szolgáltatást nyújtó szervekkel;

Ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata;

Ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti;

Ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat;

Ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza;

Ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja;

Ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában;

Vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

2. SZ. MELLÉKLET: Irattári terv intézmények számára

Az iratok selejtezési ideje

Az irattári jel selejtezési időt mutató része szerinti selejtezési idők az alábbiak:

Selejtezési jel Selejtezési idő

1 2 év2 5 év3 10 év4 15 év5 30 év6 75 év0 nem selejtezhető

Intézményi irattári terv ágazati besorolása

A fontosabb ügykörjelzések, ágazatok az intézménynél

Ig: Igazgatási ügyek

Nev: Nevelési-oktatási ügyek

Bel: Belső ellenőrzési ügyek

Hu: Hatályos utasítások, szabályzatok gyűjteménye

Vez: Vezetői értekezletek, külső, felügyeleti ellenőrzések

Költ: Költségvetéssel kapcsolatos iratok (tervezés, végrehajtás, stb.)

Szm: Személyzeti, bér és munkaügyek

Pü: Pénzügyi iratok

Szv: Számviteli iratok

Mü: Műszaki iratok

Bizt: Biztosítással kapcsolatos ügyek

Kat: Ingatlan és vagyonkataszter iratai

Besz: Beszerzéssel kapcsolatos iratok

Közb: Közbeszerzéssel kapcsolatos iratok

Szt: Szerződések tára

Pa: Pályázatok gyűjteménye

Jog: Jogi- peres ügyek iratai

Intézményi irattári terv ügykörei, ügykörkódjai

Sorszám Az ügykör, irattípus megnevezése Selejtezési

időIg Igazgatási ügyek001 Belső ellenőrzési és könyvvizsgálói jelentések, ügyviteli segédkönyvek 5002 Belső ellenőrzési ügyek 5003 Bélyegzők nyilvántartása 5004 Beszámoló jelentések, munkatervek, statisztikák nem

selejtezhető005 Biztonsági és egészségvédelmi intézkedések 5006 Intézmények alapítása és felszámolása, alapító okirat és módosítása nem

selejtezhető007 Intézményi utasítások, szabályzatok tára (SZMSZ, stb.) nem

selejtezhető008 Intézmények irányításával és működésével kapcsolatos operatív ügyek,

átadás-átvételi jegyzőkönyvek10

009 Iktató- és mutatókönyv, irattári segédkönyvek, levéltári átadás-átvételi jegyzőkönyvek (Levéltári átadás: 15 év)

nem selejtezhető

010 Intézmények irányításával és működésével kapcsolatos elvi ügyek, fejlesztési tervek, Közalkalmazotti Tanács iratai (Levéltári átadás: 15 év)

nem selejtezhető

011 Kártérítések 5012 Vezető Vezetői értekezlet, külső – felügyeleti ellenőrzés iratai, külső

szervek ellenőrzése, átvilágítás, fenntartói és szakfelügyeleti vizsgálatoknem

selejtezhető013 Közérdekű bejelentések, panaszok, sajtóügyek 5014 Irattári iratátadás-átvételi jegyzőkönyvek nem

selejtezhető015 Munkabalesetek és foglalkoztatási betegségek nyilvántartása 75016 Munkáltatói értekezleti jegyzőkönyvek 5017 Munkáltatói juttatások elvi ügyei nem

selejtezhető018 Munka és vagyonvédelmi, biztonsági ügyek 10019 Pályázatok gyűjteménye – pályázatok alapdokumentumai 15020 Jogi és peres ügyek iratai 15021 Szerződések tára (szerződések és mellékletei) 15

Szm: Személyzeti-, bér- és munkaügyi iratok026 Baleseti, rokkantsági ügyek 75027 Bér és munkaügyi kimutatások, illetményügyek, helyettesítések, egyéb

jogviszonyok engedélyezése10

028 Bér – nyilvántartás, fizetés nélküli szabadság, kinevezés, be- és átsorolás, áthelyezés iratai, igazolásai

75

029 Fegyelmi ügyek, tanulmányi szerződés 10030 Fizetési előleg, napidíj, szabadság ügyek, jelenléti ív és

jövedelemigazolás2

031 Közalkalmazotti nyilvántartás, létszám és bérgazdálkodás nem selejtezhető

032 Önkéntes nyugdíjpénztár 75033 Továbbképzés, átképzés 5034 Munkaviszonyra vonatkozó pályázat ügyei, üres álláshelyről tájékoztatás 2

Besz: Beszerzéssel kapcsolatos iratok039 Hírlap, folyóirat és könyvrendelés 2040 Eszköz, anyag és készlet beszerzések, megrendelések 5041 Közbeszerzési eljárások 10042 Szállítólevél és egyéb levelezések 2

Mü: Műszaki ügyek iratai045 Érintésvédelmi vizsgálatok iratai 5046 Ügyvitelszervezés (elektronikus program leírások, programrendszer…) nem

selejtezhető047 Beruházások szervezése, pénzügyi lebonyolítása, épületfenntartás,

felújítási terv, felújítási ügyek, karbantartási ügyek10

048 Közbeszerzési ügyek lebonyolítása 10049 Gépjárművek üzemeltetése, biztosítása, menetlevél, szállítólevél, szerviz 2050. Ingatlanvagyonnal, kataszterrel kapcsolatos alapiratok, építményi tervek nem

selejtezhető051 Biztosítással kapcsolatos ügyek 2

Pü: Pénzügyi iratok055 Adóügyek, banki- pénzügyi levelezés, átutalás, számlanyitás, pénztári

bizonylatok, pénztárnaplók5

056 Fizetési felszólítások, egyéb levelezés 2057 Költségvetés és költségvetéssel kapcsolatos ügyek, adósságrendezés,

adósság átcsoportosítás, címzett és céltámogatások, pénzmaradvány elszámolás, pótelőirányzat, számviteli rend

10

058 Gazdasági program, költségvetés- időszaki beszámolók 5059 Költségvetés és gazdasági beszámoló éves, segélyek pénzügyi

lebonyolítása10

060 A gyermekek, tanulók ellátása, juttatásai, térítési díjak, tanműhely üzemeltetése

5

Szv: Számviteli iratok065 Analitikus nyilvántartások (eszköz-nyilvántartás, könyvelési naplók,

leltár, selejtezés)10

066 Analitikus nyilvántartás (anyag- készletnyilvántartás, könyvelési naplók, leltár, selejtezés)

nem selejtezhető

067 Ingatlan és vagyon nyilvántartás nem selejtezhető

068 Leltárfelvételi ívek, leltárbizonylatok, általános levelezés 2

Nev: Nevelési-oktatási ügyek071 Nevelési-oktatási kísérletek, újítások 10072 Törzslapok, póttörzslapok, beírási naplók, Naplók,

Vizsgajegyzőkönyvek5

073 Felvétel, átvétel 20074 Tanulói fegyelmi és kártérítési ügyek 5075 Gyakorlati képzés szervezése 5076 SZMK, Iskolaszék, Diákönkormányzat szervezése, működése 5077 Pedagógiai szakszolgálat, Szaktanácsadói, szakértői vélemények 5078 Gyermek- és ifjúságvédelem 3079 Alapvizsga, érettségi vizsga, szakmai vizsga dolgozatai 2080 Tanulók dolgozatai, témazárói, vizsgadolgozatai 1

Szoc. Szociális ágazat – szociális igazgatási ügyek085 Személyes gondoskodás körébe tartozó alapszolgáltatások és szakosított

ellátási formák megszervezése, nem

selejtezhető086 Személyes gondoskodás körébe tartozó szociális alap és szakosított

szolgáltatási ügyek, szoc. szolgáltatáshoz jövedelem igazolás kiállítása2

087 Szociális ellátást támogató pályázatok, Időskorúak járadékügyei és aktív korúak ellátása

10

088 Személyes gondoskodás körébe tartozó alapszolgáltatást, szakosított ellátásokat biztosító intézmény működésének engedélyezése, ellenőrzése, nyilvántartása Szociális ellátásra jogosultak, rendszeres segélyben részesülők, gondozottak nyilvántartása

nem selejtezhető

089 Szociális szakértői bizottság működésével kapcsolatos iratok és helyi rendeletben szabályozott rendszeres segélyek

5

090 Hajléktalanok segélyezése, ellátása, átmeneti segélyezés, temetési segély 2091 Szociális ellátásra jogosultak, rendszeres segélyben részesülők,

gondozottak, hadigondozottak, nemzeti gondozottak nyilvántartásanem

selejtezhető092 Időskorúak járadékának, közgyógyellátásban részesülők nyilvántartása nem

selejtezhető093 Krízishelyzetbe került személyek támogatása, nyugdíjasházi elhelyezés,

helyi utazási támogatás megállapítása és életkezdési támogatás. 5

094 Megváltozott munkaképességű dolgozók ügyei és segítséggel élők érdekvédelme, támogatása, közlekedési kedvezményei

10

095 Szociális kölcsön egyedi ügyek (lejárat után) valamint egészségügyi szolgáltatásra jogosultság szociális rászorultság alapján

5

096 Ápolási, gondozási díj, szülőtartás megállapítása 75097 Szerződés a szociális feladatok átvállalásáról nem

selejtezhető098 Lakásfenntartási támogatási ügyek, közüzemi kompenzációs ügyek,

lakbér-hozzájárulás2

Kelt: 2010. január. 1.

3. SZ. MELLÉKLET: Egységes irattári terv hivatalok részére

Egységes irattári terv a 29/2009. (X. 30.) ÖM rendelet mellékleteként kibocsátva, alkalmazása a rendelet 2.§-a alapján a megyei önkormányzati hivatalok, a Fővárosi Közgyűlés hivatala, a polgármesteri hivatalok, a körjegyzőségek, valamint a társult képviselő-testületek közös hivatalai részére kötelező.

Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, az önkormányzat szervezetéhez, feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Az irattári terv általános és különös részre oszlik.

Az ügy típusát, ágazati hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti minősítését és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja, amely egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is.

Az irattári jel összetevői:1. tételszám: négyjegyű kód, amely meghatározza az ügy típusát, az önkormányzati hivatal szervezetéhez és

feladatköréhez igazodó rendszerezésben; első karaktere az ágazati betűjel, amelyet a tétel ágazaton belüli háromjegyű sorszáma követ;

2. selejtezési idő: szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években, vagy „NS” jel, amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket;

3. Lt.: a levéltári átadás határideje években, a tényleges átadás időpontjáról az önkormányzati hivatal és az illetékes levéltár esetenként állapodik meg (illetve „HN” jel, amely ügyviteli érdekből határidő nélkül az önkormányzat irattárában maradó iratok jelzésére szolgál).

A „lejárat után” kiegészítéssel ellátott tételeknél a selejtezés, illetve a levéltári átadás ideje a tételbe tartozó ügyiratok érvényességének lejártakor kezdődik.

ÁLTALÁNOS RÉSZ

TÉTELSZÁMKERETE

ÁGAZAT MEGNEVEZÉSE

U ÖNKORMÁNYZATI ÉS ÁLTALÁNOS IGAZGATÁSI ÜGYEK U101- U.1. Képviselő-testület iratai U201- U.2. Kisebbségi önkormányzat iratai

Az önkormányzati hivatalnak, a polgármesteri hivatalnak, az önkormányzat gazdálkodó szervezeteinek, közalapítványainak és intézményeinek (a továbbiakban: intézményeinek) ügyei

U301- U.3. Szervezet, működés U401- U.4. Iratkezelés, ügyvitel U501- U.5. Személyzeti, bér- és munkaügyek U601- U.6. Pénz- és vagyonkezelés

KÜLÖNÖS RÉSZ

TÉTELSZÁMKERETE

ÁGAZAT MEGNEVEZÉSE

A PÉNZÜGYEK A101- A.1. Adóigazgatási ügyek A201- A.2. Egyéb pénzügyek B101- B EGÉSZSÉGÜGYI IGAZGATÁS C101- C SZOCIÁLIS IGAZGATÁS

E KÖRNYEZETVÉDELMI, ÉPÍTÉSI ÜGYEK, TELEPÜLÉSRENDEZÉS, TERÜLETRENDEZÉS KOMMUNÁLIS IGAZGATÁS

E101- E.1. Környezet- és természetvédelem E201- E.2. Építésügyek, településrendezés, területrendezés E301- E.3. Kommunális ügyek

F101- F KÖZLEKEDÉS ÉS HÍRKÖZLÉSI IGAZGATÁS G101- G VÍZÜGYI IGAZGATÁS

H ÖNKORMÁNYZATI, IGAZSÁGÜGYI ÉS RENDÉSZETI IGAZGATÁS H101- H.1. Anyakönyvi és állampolgársági ügyek H201- H.2. Okmányirodák feladatkörébe utalt ügyek, a polgárok személyi adatainak,

lakcímének nyilvántartása H301- H.3. Választásokkal kapcsolatos ügyek H401- H.4. Rendőrségi ügyek H501- H.5. Tűzoltósággal kapcsolatos ügyek H601- H.6. Menedékjogi ügyek H701- H.7. Igazságügyi igazgatás H801- H.8 Egyéb igazgatási ügyek I101- I LAKÁSÜGYEK J101- J GYERMEKVÉDELMI ÉS GYÁMÜGYI IGAZGATÁS K101- K IPARI IGAZGATÁS L101- L KERESKEDELMI IGAZGATÁS, TURISZTIKA M101- M FÖLDMŰVELÉSÜGY, ÁLLAT- ÉS NÖVÉNYEGÉSZSÉGÜGYI IGAZGATÁS N101- N MUNKAÜGYI IGAZGATÁS, MUNKAVÉDELEM P101- P KÖZOKTATÁSI ÉS MŰVELŐDÉSÜGYI IGAZGATÁS R101- R SPORTÜGYEK

X HONVÉDELMI, POLGÁRI VÉDELMI, KATASZTRÓFAVÉDELMI IGAZGATÁS, FEGYVERES BIZTONSÁGI ŐRSÉG

X101- X.1. Honvédelmi igazgatás X201- X.2. Polgári védelmi, katasztrófavédelmi igazgatás X301- X.3. Fegyveres biztonsági őrség

ÁLTALÁNOS RÉSZ

U) ÖNKORMÁNYZATI ÉS ÁLTALÁNOS IGAZGATÁSI ÜGYEK

U.1. Képviselő-testület iratai

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

U101 Polgármesteri, főpolgármesteri, alpolgármesteri tisztség átadás-átvételével, egyéb feladat- és hatáskör átadás-átvételével kapcsolatos iratok

NS 15

U102 Képviselő-testületi jegyzőkönyv és mellékletei (előterjesztések, sürgősségi indítványok, tájékoztatók, közmeghallgatás, interpellációk, egyéb döntés-előkészítő iratok stb.)

NS 15

U103 Képviselő-testületi zárt ülések jegyzőkönyvei és mellékletei, zárt ülésekről készült hanganyagok

NS 15

U104 Képviselő-testületi bizottságok, részönkormányzatok üléseinek, falugyűlések, körzeti tanácskozások, lakossági fórum jegyzőkönyvei és mellékletei

NS 15

U105 Képviselő-testületi, képviselő-testületi bizottsági, részönkormányzati ülésekről készült hang- és képanyag

NS 15

U106 Képviselő-testületi bizottságok, részönkormányzatok zárt üléseiről készült jegyzőkönyvek, hang- és képanyagok

NS 15

U107 Önkormányzati biztos kirendelése, iratai NS 15 U108 Tanácsnoki iratok NS 15 U109 Okmánytár (címer és zászlórajz, díszpolgári cím, helyi kitüntetés

adományozása stb.) NS 15

U110 Önkormányzati érdek-képviseleti tagsági ügyek NS 15 U111 Önkormányzati rendeletek, határozatok, szabályzatok,

együttműködési szerződések/megállapodások eredeti példánya NS 15

U.2. Kisebbségi önkormányzat iratai

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

U201 Együttműködési megállapodások NS 15 U202 Feladatellátási, intézményhálózat-működtetési és fejlesztési terv

kisebbségi önkormányzati véleményezése NS 15

U203 Kisebbségi gazdálkodó szervezetek, intézmények alapítása, átszervezése, megszűnése

NS 15

U204 Kisebbségi oktatást is folytató iskolákban az érettségi vizsga előkészítésének, megszervezésének, lebonyolításának figyelemmel kísérésével kapcsolatos iratok

2 -

U205 Kisebbségi óvodai, iskolai döntések véleményezése, szakmai ellenőrzése

NS 15

U206 Kisebbségi önkormányzat, kisebbségi önkormányzati bizottságok üléseinek jegyzőkönyvei, mellékletei, előterjesztések, egyéb döntés-előkészítő iratok

NS 15

U207 Kisebbségi önkormányzat, kisebbségi önkormányzati bizottságok üléseinek hang- és képanyaga

NS 15

U208 Kisebbségi önkormányzat, kisebbségi önkormányzati bizottságok zárt ülések jegyzőkönyvei és mellékletei, zárt ülésekről készült hanganyagok

NS 15

U209 Kisebbségi önkormányzatok társulási szerződései NS 15 U210 Kisebbségi önkormányzat költségvetési és vagyonkezelési ügyei NS 15 U211 Közoktatási megállapodás kisebbségi oktatásról NS 15 U212 Kisebbségi önkormányzat ellenőrzése NS 15 U213 Nemzetközi kapcsolattartás iratai NS 15 U214 Kisebbségi önkormányzat szabályzatai NS 15

Az önkormányzati hivatalnak, a polgármesteri hivatalnak, az önkormányzat gazdálkodó szervezeteinek, közalapítványainak és intézményeinek (a továbbiakban: intézményeinek) ügyei

U.3. Szervezet, működés

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

U301 Belső ellenőrzési jelentések 10 - U302 Biztonsági és egészségvédelmi intézkedések 2 - U303 Érdekegyeztetés a szakszervezetekkel, érdekvédelmi és érdek-

képviseleti szervezetekkel, érdek-képviseleti fórumok alapítása, működtetése

NS 15

U304 Érintésvédelmi vizsgálati jegyzőkönyvek 15 - U305 Hírlap-, folyóirat- és könyvrendelés 2 - U306 Intézmények, érdekeltségi körbe tartozó gazdasági társaságok

alapítása, alapító okiratok, tevékenység változása, megszüntetése, irányítással és működéssel kapcsolatos elvi ügyek, szervezeti és működési szabályzat, fejlesztési tervek, ellenőrzési jegyzőkönyvek, minőségirányítási program

NS 15

U307 Intézmények, érdekeltségi körbe tartozó gazdasági társaságok irányításával és működésével kapcsolatos felügyeleti, ellenőrzési, operatív ügyek

5 -

U308 Kártérítések 10 - U309 Kollektív szerződés NS 15 U310 Közalkalmazotti Tanács ügyei NS 15 U311 Közérdekű kérelmek, panaszok, javaslatok, bejelentések 2 - U312 Külföldi kapcsolatok bonyolítása 10 - U313 Külföldi kapcsolatokra vonatkozó két- és többoldalú

megállapodások, éves értékelések NS 15

U314 Külföldi kiküldetés, tapasztalatcsere, úti jelentések 10 -

U315 Külső szervek, Állami Számvevőszék, a Kormány általános hatáskörű területi államigazgatási szervének ellenőrzése, átvilágítás, fenntartói, szakfelügyeleti vizsgálatok, törvényességi észrevételek, ügyészi intézkedések

NS 15

U316 Munkabalesetek és foglalkozási betegségek nyilvántartása 75 - U317 Munkáltatói juttatások elvi ügyei NS 15 U318 Munkavédelmi ügyek (munkahelyek kialakítása, rovar-rágcsálóirtás,

dohányzóhelyek kijelölése stb.) 10 -

U319 Jogi ügyek (peres és nem peres ügyek, jogi képviseleti tevékenység) 15 - U320 Sajtóügyek, településmarketing, reprezentációs, PR tevékenység 2 - U321 Statisztika (éves) NS 15 U322 Statisztika (időszaki) 5 - U323 Társulási, kistérségi megállapodások, Társulási Tanács üléseinek

előterjesztései, jegyzőkönyvei, határozatai NS 15

U324 Társulási Tanács zárt üléseinek előterjesztései, jegyzőkönyvei, határozatai

NS 15

U325 Kapcsolattartás civil, egyházi és ifjúsági szervezetekkel 5 - U326 Népszámlálás, egyéb összeírások lebonyolításával kapcsolatos

ügyek 5 -

U327 Önkormányzatok együttműködésére vonatkozó iratok NS 15 U328 Európai Uniós csatlakozás jogharmonizáció iratai NS 15 U329 Közigazgatási reform előkészítésére vonatkozó iratok NS 15 U330 Alapítványokkal, nonprofit szervezetekkel kapcsolatos ügyek NS 15 U331 Önkormányzati feladatokat érintő stratégia, koncepció, program,

terv NS 15

U332 Kistérségek területének, településeinek összehangolt fejlesztésével kapcsolatos ügyek

5 -

U333 Kistérségi közszolgáltatások biztosítása, fejlesztése és szervezése 5 - U334 Kistérségek által fenntartott intézmények ügyei 5 - U335 Kistérségek egyéb operatív ügyei, kistérségi fejlesztési tanács ügyei 5 - U336 Önkormányzati (fejlesztési, működési célú) elnyert pályázatok NS 15 U337 Jegyzői hatáskörbe tartozó szabályzatok NS 15 U338 Képviselő-testületi, képviselő-testületi bizottságok,

részönkormányzatok rendeleteinek, határozatainak utólagos normakontrolljával kapcsolatos iratok

NS 15

U339 Polgármesteri, jegyzői fogadónap jegyzőkönyvei, emlékeztetői 2 - U340 Jogszabálytervezetek, szerződések, megállapodások előzetes jogi

véleményezése 2 -

U341 Önkormányzati (fejlesztési, működési célú) sikertelen pályázatok 5 - U342 Informatikai üzemeltetés és karbantartási operatív ügyek 5 - U343 Állásfoglalások kérése 5 - U344 A hivatal működtetésével, karbantartásával kapcsolatos ügyek 5 - U345 Adatvédelemmel kapcsolatos ügyek 5 - U346 Területszervezés NS 15 U347 Település átcsatolása másik megyéhez, területrész átadása, átvétele,

cseréje NS 15

U348 Településegyesítés, településegyesítés megszüntetése, új község alakítása

NS 15

U349 Várossá, megyei jogú várossá nyilvánítás, fővárost érintő területszervezési ügyek

NS 15

U350 Vállalkozási szerződések 5 - U351 Munka-, szakmai értekezleti jegyzőkönyvek 5 - U352 Beszámolók, jelentések, munkatervek (éves polgármesteri, jegyzői,

szakigazgatási, intézményi) NS 15

U353 Beszámolók, jelentések, munkatervek (időszaki jegyzői, polgármesteri, intézményi)

5 -

U354 Munkarend, ügyrend és ügyfélfogadási rend 5 - U355 Vezetői értekezletek jegyzőkönyvei, emlékeztetői NS 15

U356 Utasítások (jegyzői, polgármesteri) NS 15 U357 Lobbitevékenység 10 - U358 Hivatal, munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyvek 10 - U359 Körlevelek (intézkedést igénylő) 2 - U360 Minőségbiztosítási, minőségirányítási rendszer,

teljesítménykövetelmény célmeghatározása, teljesítményértékelés általános iratai

NS 15

U361 Intézkedést nem igénylő körlevelek, meghívók, tájékoztatók 1 - U362 Tájékoztatások, adatszolgáltatások 1 - U363 Önkormányzati rendezvények előkészítésével és lebonyolításával

kapcsolatos ügyek 1 -

U.4. Iratkezelés, ügyvitel

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

U401 Iratkezelési szabályzattal és irattári tervvel kapcsolatos ügyek NS HN U402 Ügyvitelszervezés (saját fejlesztésű/megrendelésű elektronikus

programleírások, programrendszer, védelem szabályozás stb.) NS 15

U403 Belső ügyviteli segédkönyvek (előadói munkakönyv, érkeztető könyv, iratátadó könyv, postakönyv stb.)

5 -

U404 Kiadmányozásra használt és más, joghatás kiváltására alkalmas bélyegzők, elektronikus aláírások nyilvántartása

NS HN

U405 Iktató- és mutatókönyv, irattári segédkönyvek NS 15 U406 Iratselejtezési jegyzőkönyvek NS HN U407 Kézi irattárból a központi irattárba történő iratátadás-átvétel

jegyzőkönyvei 15 -

U408 Levéltári iratátadás-átvételi jegyzőkönyvek NS HN

U.5. Személyzeti, bér- és munkaügyek

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

U501 Bér- és munkaügyi kimutatások, nyilvántartások, jelentések 10 - U502 Létszám- és bérgazdálkodási ügyek (éves) NS 15 U503 Bérnyilvántartás (bérkarton) 75 - U504 A foglalkoztatottak illetményügyei (bérjegyzék,

illetménykiegészítés, illetménypótlékok, személyi illetmény megállapítása, illetményeltérítés, járulékelszámolás, jutalom, munkáltatói kölcsön, távolléti díj, letelepedési támogatás, köztisztviselői, közalkalmazotti juttatások stb.)

10 -

U505 Személyzeti tárgyú pályázati kiírások és beadott pályázatok 2 - U506 Üres álláshelyekről tájékoztatás 2 - U507 Szabadságolási rend, szabadságügyek, egy hónapnál rövidebb

fizetés nélküli szabadság 5 -

U508 Képviselők nyilvántartása, összeférhetetlensége, juttatásai, tiszteletdíjai

5 -

U509 Kinevezés, megbízás, besorolás, átsorolás, áthelyezés, minősítés, egyéni teljesítményértékelés iratai, munkaköri leírás, felmentés a képesítési előírás alól, esküokmányok, hatósági bizonyítványok, címek, kitüntetések adományozása, közszolgálati munkaviszony igazolása, rendelkezési, tartalékállományba helyezés (erről tájékoztatás) és megszüntetés, felmentés, munkavégzés alóli felmentés, nyugdíjazás, végkielégítés, eseti megbízások, összeférhetetlenség, kirendelés, prémium évek programba helyezés

75 -

U510 Közigazgatási alap-, szak- és versenyvizsga-kötelezettséggel kapcsolatos ügyek, ügykezelői alapvizsga-kötelezettséggel kapcsolatos ügyek

5 -

U511 Eltartói nyilatkozat 5 - U512 Fegyelmi ügyek 10 - U513 Egy hónapot meghaladó fizetés nélküli szabadság ügyek 75 - U514 Fizetési előleg 2 - U515 Helyettesítések 2 - U516 Kereseti igazolás 2 - U517 Jelenléti ívek 5 - U518 Baleseti, rokkantsági ügyek 75 - U519 Köztisztviselők, közalkalmazottak egyéb jogviszonyainak

engedélyezése 10 -

U520 Vagyonnyilatkozat (lejárat után) * * U521 Megbízási szerződések 5 U522 Munkába járás költségeinek térítése, utazási utalványok ügyei 5 - U523 Napidíjak 5 - U524 Köztisztviselői, közalkalmazotti nyilvántartások NS HN U525 Közhasznú, közcélú alkalmazások, távmunka egyedi ügyei 75 - U526 Kitüntetések, kitüntető címek, díjak adományozásának előkészítése,

lebonyolítása 5 -

U527 Tartalékállománnyal, betöltetlen álláshelyekkel, pályázatokkal kapcsolatos iratok

2 -

U528 A foglalkoztatottak szociális helyzetével, munkakörülményeinek alakulásával és az esélyegyenlőség érvényesülésével kapcsolatos értékelések, jelentések, tervek, programok

NS 15

U529 Munkáltató által biztosított egyedi szociális támogatások ügyei 5 - U530 Magánnyugdíjpénztárral, önkéntes kiegészítő nyugdíjpénztárral,

önkéntes egészségpénztárral kötött szerződés NS HN

U531 Közszolgálati jogviták 30 - U532 Tanulmányi szerződés 10 - U533 Továbbképzés, átképzés egyedi ügyei, szakmai gyakorlat 2 - U534 Továbbképzési éves és középtávú terv 10 - U535 Egyetemi, főiskolai hallgatók szakmai gyakorlata (konzulens

kérése) 2 -

* A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett által új vagyonnyilatkozat tételét követően 8 napon belül vissza kell adni a kötelezettnek.

U.6. Pénz- és vagyonkezelés

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

U601 Adóügyek (saját) 5 - U602 Analitikus nyilvántartások (eszköznyilvántartás, könyvelési naplók,

leltár, selejtezés) 10 -

U603 Anyag- és készletnyilvántartás, kisebb beszerzések, megrendelések 5 - U604 Banki és pénzügyi levelezés, átutalási megbízások,

bankszámlakivonat, bankszámlanyitás 5 -

U605 Közbeszerzéssel járó beruházások, építési koncessziók szervezése és pénzügyi lebonyolítása, épületfenntartás, felújítási terv, felújítások szervezése és pénzügyi lebonyolítása, közbeszerzés lebonyolítása, településüzemeltetéssel, fejlesztéssel kapcsolatos feladatok

15 -

U606 Közbeszerzéssel nem járó beruházások szervezése és pénzügyi lebonyolítása, épületfenntartás, felújítási terv, felújítások szervezése és pénzügyi lebonyolítása, településüzemeltetéssel, fejlesztéssel kapcsolatos feladatok

5 -

U607 Bizonylatok (bevétel-kiadási bizonylatok, pénztárbizonylatok, pénztárnaplók, számlák, számlatömbök tőpéldányai, készpénzellátmány bizonylatai)

10 -

U608 Fizetési felszólítás, számlareklamáció, számlarendezés, számlaegyeztetés, követelés érvényesítése, adósságelengedés

5 -

U609 Gépkocsik üzemeltetése (biztosítás a lejárat után, menetlevél, szerviz, üzemanyag stb.)

2 -

U610 Illetményszámfejtés 10 - U611 Ingatlan- és vagyonnyilvántartás; tulajdonjog-, szolgalmi jog,

vezetékjog-rendezés, nyilvántartás NS HN

U612 Költségvetési beszámoló (éves) NS 15 U613 Költségvetési beszámoló (időszaki) 10 - U614 Költségvetéssel és pénzkezeléssel kapcsolatos ügyek

(adósságrendezés, átcsoportosítás, céltartalékok felhasználása, pénzmaradvány elszámolása, pótelőirányzat, reorganizáció, számviteli rend, intézmények közüzemi számlájának rendezése)

15 -

U615 Céltámogatások igénylése és lebonyolítása, pályázatok pénzkezelése 15 - U616 Hitelfelvétel és lebonyolítás, hitelnyilvántartás 15 - U617 Költségvetés és beszámoló előkészítése, költségvetési koncepció 15 - U618 Leltárfelvételi ívek 5 - U619 Önkormányzati vagyon kezelésére, elidegenítésére, bérletére,

cseréjére, jelzálogjaira, vásárlására, haszonbérletére, vagyonkezelői jog létesítésére vonatkozó alapiratok, szerződések, beruházási terv, tervpályázat, tulajdonosi hozzájárulás, törzskönyvi nyilvántartás

NS HN

U620 Munkáltatói segélyek, támogatások pénzügyi lebonyolítása 5 - U621 Szállítólevél 2 - U622 Térségi fejlesztési program, ipari park ügyek, térségi,

területfejlesztési tanács ügyei NS 15

U623 Kisajátítás, kisajátítási kérelmek NS 15 U624 Vagyonbiztonsági rendszer működtetése 10 - U625 Vagyonbiztosítás (lejárat után) 2 - U626 Vagyonhasznosítás pénzügyi lebonyolítása (bérlet, elidegenítés stb.) 10 - U627 Térségi fejlesztési menedzsment ügyek 10 - U628 Közbeszerzési ügyek (árubeszerzés, szolgáltatások megrendelése) 10 - U629 Önkormányzati ingatlanok fenntartása, karbantartása 5 - U630 Gazdasági program NS 15 U631 Könyvvizsgálói jelentések 10 - U632 Területi vagy regionális nyugdíjpénztár alakítása NS 15

KÜLÖNÖS RÉSZ (ÁGAZATI IRÁNYÍTÁS, SZAKIGAZGATÁS)

A) PÉNZÜGYEK

A.1. Adóigazgatási ügyek

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

A101 Adó- és értékbizonyítványok 8 - A102 Adóbevételi terv és teljesítés 10 - A103 Adóellenőrzés, adategyeztetés, adókedvezményi-mentességi ügyek,

adókivetés elleni jogorvoslatok, adóbevallás és adókivetés, adóhátralék, túlfizetés, téves befizetés

8 -

A104 Adóösszesítő, valamint a számítógépes éves feldolgozás adattartalmáról év végén készített lista

5 -

A105 Adózók egyéni törzsadatai (nyilvántartás) NS HN A106 Adók módjára behajtandó köztartozások iratai 10 - A107 Vagyoni igazolások, adóigazolások 5 - A108 Adótartozások behajtása, végrehajtása 10 -

A.2. Egyéb pénzügyek

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő

Lt.

(év) A201 Általános és céltartalékok felhasználása 10 - A202 Átmeneti gazdálkodással kapcsolatos iratok 10 - A203 Betéti kamatügyek 5 - A204 Decentralizált támogatások felhasználása 10 - A205 Fejlesztési alapterv 10 - A206 Feladatmutatókhoz kapcsolódó állami hozzájárulás előirányzata,

visszaigénylés 10 -

A207 Feladatmutató-növekedés miatti pótigény 5 - A208 Intézményi térítési díjak megállapítása, elengedése (egészségügyi,

gyermekjóléti, művelődési, nevelési-oktatási, szociális) 5 -

A209 Kötvény-, részvénykibocsátás (lejárat után) 5 - A210 Különféle célú pénzalapok, közműfejlesztési hozzájárulás

visszatérítés 10 -

A211 Pénzügyi szabálysértések, bírságok 5 - A212 Mezőőri járulék kivetése 5 -

B) EGÉSZSÉGÜGYI IGAZGATÁS

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

B101 Egészségügyi alapellátás helyzetfelmérése és megszervezése NS 15 B102 Egészségügyi fejlesztési koncepció előkészítési iratai 5 - B103 Egészségügyi szűrővizsgálatok megszervezése 2 - B104 Iskola-egészségügyi szolgálat szervezése NS 15 B105 Körzeti egészségügyi, háziorvosi, házi gyermekorvosi, fogorvosi,

gyógyszerészi, védőnői, ügyeleti ellátás megszervezése NS 15

B106 Foglalkozás-egészségügyi ellátás megszervezése 10 - B107 Egészségügyi ellátást támogató pályázatok 10 - B108 Rehabilitációs Bizottság iratai 10 - B109 Finanszírozási szerződés a Regionális Egészségbiztosítási Pénztárral

(lejárat után) 10 -

B110 Gyógyszertár felállításának kezdeményezése és véleményezése 5 - B111 Egészségügyi szolgáltatások ÁNTSZ-től érkezett engedélyek

(lejárat után) 2 -

B112 Betegek panaszügyei, betegjogi képviselő észrevételei 2 - B113 Háziorvosi, házi gyermekorvosi, fogorvosi, gyógyszerészi, védőnői,

ügyeleti pályázatok, szerződések (lejárat után) 5 -

B114 Háziorvosoknál bejelentkezett biztosítottakról havi jelentés 2 - B115 Ifjúsági orvos (iskolaorvos) kijelölése (középfokú oktatási

intézményekben) 5 -

B116 Járványügyi intézkedések 10 - B117 Köztisztasági és településtisztasági feladatok 10 - B118 Egészségügyi ellátásra való jogosultsági ügyek 30 - B119 Betegellátási díj (külföldi állampolgárok, nem biztosított magyar

állampolgárok ügyei) 5 -

B120 Nyilvántartás a bejelentett biztosítottakról 10 - B121 Társadalombiztosítási járulékügyek 75 - B122 Szenvedélybetegek (alkohol- és kábítószer-használók, egyéb

függőségben szenvedők) kötelező gondozásba vétele 30 -

B123 Házi szakápolási szolgálat, járó- és fekvőbeteg-szakellátás, óraszám, ügyeletek

NS 15

B124 Bölcsődék működésével kapcsolatos iratok NS 15 B125 Gyógyhely, gyógyfürdőintézmény, kitermelt ásványvíz, gyógyvíz,

gyógyiszap és gyógyforrástermék törzskönyvi adatai változásának bejelentése

5 -

B126 Gyógyiszap és gyógyforrástermék kitermelésének, kezelésének és NS 15

forgalmazásának engedélyezése B127 Rágcsálómentesítés, szúnyoggyérítés, rovarirtás 2 -

C) SZOCIÁLIS IGAZGATÁS

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

C101 Személyes gondoskodás körébe tartozó alapszolgáltatások és szakosított ellátási formák megszervezése

NS 15

C102 Személyes gondoskodás körébe tartozó alapszolgáltatást, szakosított ellátásokat biztosító intézmény vagy vállalkozás működésének engedélyezése, ellenőrzése, nyilvántartása

NS HN

C103 Személyes gondoskodás körébe tartozó szociális alapszolgáltatási ügyek

2 -

C104 Személyes gondoskodás körébe tartozó szakosított ellátást igénybevevők ügyei

2 -

C105 Személyes gondoskodás körébe tartozó szociális szolgáltatásokhoz jövedelemigazolás kiállítása

2 -

C106 Szociális ellátást támogató pályázatok 10 - C107 Szerződés a szociális feladatok átvállalásáról NS 15 C108 Szociálpolitikai kerekasztal működésével kapcsolatos iratok 5 - C109 Szociális szakértői bizottság működésével kapcsolatos iratok 5 - C110 Helyi rendeletben szabályozott rendszeres segélyek 5 - C111 Helyi rendeletben szabályozott átmeneti ellátások 2 - C112 Szociális ellátásra jogosultak, rendszeres segélyben részesülők,

gondozottak nyilvántartása NS HN

C113 Ápolási, gondozási díj, szülőtartás megállapítása 75 - C114 Elutasított ápolási, gondozási díj, segély, járadék kérelmek 1 - C115 Átmeneti segélyezés 2 - C116 Árvízkárosultak állami támogatása 5 - C117 Hadigondozási, nemzeti gondozási ügyek 30 - C118 Hadigondozottak, nemzeti gondozottak nyilvántartása NS HN C119 Hajléktalanok segélyezése, ellátása 2 - C120 Időskorúak járadékának nyilvántartása NS HN C121 Időskorúak járadékügyei 10 - C122 Közgyógyellátásban részesülők nyilvántartása NS HN C123 Közgyógyellátási ügyek (lejárat után) 5 - C124 Közüzemi kompenzációs ügyek, lakbér-hozzájárulás 2 - C125 Lakásfenntartási támogatási ügyek 2 - C126 Aktív korúak ellátása 10 - C127 Rendszeres ellátásból történő előleg kifizetése 2 - C128 Temetési segély 2 - C129 Krízishelyzetbe került személyek támogatása 5 - C130 Gyógyszersegély, gyógyászatisegédeszköz-támogatás 2 - C131 Szociális kölcsön egyedi ügyek (lejárat után) 5 - C132 Adósságkezelési szolgáltatás (lakhatást segítő ellátás,

adósságcsökkentési támogatás) 2 -

C133 Nyugdíjasházi elhelyezés 5 - C134 Köztemetés 25 - C135 Megváltozott munkaképességű dolgozók ügyei 10 - C136 Segítséggel élők érdekvédelme, támogatása, közlekedési

kedvezményei 10 -

C137 Személyi térítési díj megállapítása 10 - C138 Gondozási szükséglet vizsgálata 15 - C139 Behajtás, végrehajtás kezdeményezésével kapcsolatos ügyek (pl.

gondozási díj) 30 -

C140 Helyi utazási támogatás megállapítása 5 -

C141 „Sikeres Magyarországért Panel Plusz” hitelprogramhoz kapcsolódó szociális támogatás

NS HN

C142 Egészségügyi szolgáltatásra való jogosultság szociális rászorultsági alapon

5 -

C143 Életkezdési támogatás iratai 5 - C144 Társhatósági megkeresések (idegen környezettanulmány,

igazolások) 2 -

E) KÖRNYEZETVÉDELMI, ÉPÍTÉSI ÜGYEK, TELEPÜLÉSRENDEZÉS, TERÜLETRENDEZÉS ÉS KOMMUNÁLIS

IGAZGATÁS

E.1. Környezet- és természetvédelem

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

E101 Helyi természeti érték védetté nyilvánítása NS 15 E102 Környezet- és természetvédelmi hatósági feladatok 10 - E103 Környezet- és természetvédelmi program NS 15 E104 Környezet- és természetvédelmi program végrehajtása,

akcióprogramok 5 -

E105 Környezetvédelmi hatásvizsgálati eszközök telepítése 2 - E106 Környezetvédelmi hatásvizsgálati tanulmány NS 15 E107 A helyi természeti területek védetté nyilvánításával kapcsolatos

ügyek NS 15

E108 Védetté nyilvánított területek és védett természeti területek hasznosításának, kezelésének ügyei

5 -

E109 Légszennyezési, zaj- és természetvédelmi, egyéb környezetvédelmi ellenőrzés és bírság

5 -

E110 Légszennyezési vizsgálatok, mérések NS 15 E111 Légszennyező források nyilvántartása NS HN E112 Levegőtisztaság-védelmi (rendkívüli) intézkedési terv (füstköd-

riadóterv) NS 15

E113 Lakóhelyi környezet állapotfelmérése NS 15 E114 Szolgáltató tevékenységet ellátó üzemi építmény energiahordozó-

és/vagy üzemmódváltásra kötelezése, tevékenységének korlátozása, felfüggesztése, illetőleg feloldása

10 -

E115 Környezetvédelmi alappal, célelőirányzattal kapcsolatos ügyek 10 - E116 Zaj- és rezgésvédelmi szempontból fokozottan védett övezet

kijelölése 30 -

E117 Stratégiai zajtérkép, ezzel összefüggő intézkedési terv 30 - E118 Szolgáltató tevékenységet ellátók zajkibocsátással kapcsolatos

ügyintézése 5 -

E.2. Építésügyek, településrendezés, területrendezés

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

E201 Helyi építészeti örökség védetté nyilvánítása és megszüntetése NS 15 E202 Helyi építészeti örökség védelmének biztosítása (fenntartás,

fejlesztés, őrzés, védett épületek támogatása stb.) 5 -

E203 Kulturális örökség védelmével kapcsolatos önkormányzati feladatok (pl. régészeti lelőhelyek védetté nyilvánításával összefüggésben hirdetmény elhelyezés, mentő feltárás, elővásárlási jog gyakorlása stb.)

75 -

E204 Településfejlesztési menedzsment ügyek, pályázatok 10 -

E205 Városrehabilitáció ügyei (program, pályázatok, megállapodások stb.)

NS 15

E206 Építészeti-műszaki tervtanács iratai (a tanácsot működtető önkormányzatnál)

NS 15

E207 Átnézeti nyilvántartási térkép, földmérési alaptérkép NS HN E208 Bontási, építési, összevont építésügyi hatósági, egyszerűsített

építési, használatbavételi, fennmaradási engedély; szabálytalanságot feltáró építésügyi hatósági ellenőrzés, építésügyi, eljárási bírság, bontási, átépítési kötelezés

NS 15

E209 Szabálytalanságot fel nem táró ellenőrzések 2 - E210 Felvonóval, illetve mozgólépcsővel kapcsolatos építésügyi hatósági

engedélyek, kötelezések 5 -

E211 Egyéb építésügyi hatósági kötelezési ügyek 5 - E212 Építési, telekalakítási és -változtatási tilalom 5 - E213 Elvi építési engedély 5 - E214 Építésügyi, településrendezési nyilvántartások NS HN E215 Bejelentés alapján végezhető építési tevékenységek 10 - E216 Pincebeomlások, támfal, partfal által veszélyeztetett területek

felmérése NS 15

E217 Település-, területfejlesztési koncepció, településszerkezeti terv, helyi építési szabályzat

NS 15

E218 Telekrendezés (telekalakítás, telekegyesítés, telekfelosztás, telekhatár-rendezés stb.)

NS 15

E219 Építésügyi hatósági bizonyítványok, igazolások, adatkérés, adatszolgáltatás, tájékoztatások

2 -

E220 Más hatóság eljárásában szakhatóságként való közreműködés 15 - E221 Elővásárlási jog NS 15 E222 Útépítési és közművesítés hozzájárulás NS 15 E223 Területrendezési hatósági eljárások 15 - E224 Vis major ügyek 5 - E225 Repülőterek zajgátló védőövezetének kialakítása 10 -

E.3. Kommunális ügyek

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

E301 Hulladéklerakó-helyek (szilárd, állati eredetű, folyékony) kijelölése, létesítése, hulladékkezelési szerződések, hulladékgazdálkodási program

NS 15

E302 Közcélú ártalmatlanító telep létesítése NS 15 E303 Kéményseprő-ipari szolgáltatás ügyei 15 - E304 Zöldterületek létesítése, fenntartása (parkok, játszóterek) NS 15 E305 Energiagazdálkodás, szélerőmű létesítése NS 15 E306 Köztemetők létesítése, lezárása, megszüntetése, nyilvántartásai,

térképei, újbóli használatba vétele NS HN

E307 Sírboltkönyv, síremlékek és sírboltok terve NS HN E308 Sírnyitási, exhumálási engedély 2 - E309 Temetők fenntartásával, üzemeltetésével kapcsolatos hatósági ügyek 10 - E310 Hozzájárulás temetkezési szolgáltatást végző gazdálkodó szervezet

alapításához 5 -

E311 Temetkezési szolgáltatás ellátásához telephely létesítésének engedélyezése, telephelyek ellenőrzése

15 -

E312 Halotthamvasztó létesítése, megszüntetése NS 15 E313 Hulladékká vált járművek ügyei, gépjármű elszállítási és értékesítési

ügyek 5 -

E214 Közműfejlesztés, ingatlanok közműellátása, közműfejlesztési hozzájárulás visszafizetésének ügyei

NS 15

E315 Közterületi felújítás, karbantartás, hibaelhárítás 5 -

E316 Közterület tisztán tartása, felügyelete, hulladék elhelyezése, gyűjtése, szállítása, hulladékártalmatlanítás, hulladék-újrahasznosítás, hulladékgazdálkodási bírság ügyek

5 -

F) KÖZLEKEDÉS ÉS HÍRKÖZLÉSI IGAZGATÁS

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

F101 Közutak, helyi vasutak műszaki, minőségi, baleseti, forgalmi adatainak, valamint forgalmi rendjét meghatározó jelzéseinek nyilvántartása

NS HN

F102 Közutak, helyi vasutak tisztán tartása, síkosság elleni védekezés 2 - F103 Közterület-foglalási, -használati megállapodások és díjak 5 - F104 Közterület-bontási hozzájárulás 5 - F105 Külterületi közút, helyi vasút menti építmény elhelyezési és

nyersanyag-kitermelési hozzájárulás 5 -

F106 Külterületi közút, helyi vasút menti fakivágási és ültetési hozzájárulás

5 -

F107 Belterületi közútkezelői hozzájárulások 5 - F108 Közutak, helyi vasutak, járdák, gépkocsibehajtók, gyalogutak,

kerékpárutak építése, forgalomba helyezése, megszüntetése NS 15

F109 Közúton, helyi vasúton történő építési munkákhoz való hozzájárulás 2 - F110 Vasúti átkelőhelyek, gépkocsibehajtók, gyalogutak, járdák,

kerékpárutak, közutak fenntartása, parkolók kialakítása, fenntartása 10 -

F111 Egyéb közútkezelői hozzájárulás 1 - F112 Utcabútorok, utcanévtáblák, házszámtáblák kihelyezése,

karbantartása, javítása 5 -

F113 Repülőtér létesítésének és megszüntetésének véleményezése 5 - F114 Kikötők, (közforgalmú) kompok és révek létesítése NS 15 F115 Közforgalmú kikötők, kompok, révek működtetése 10 - F116 Hidak, aluljárók és felüljárók létesítése NS 15 F117 Hidak, aluljárók és felüljárók működtetése 10 - F118 Hídtörzskönyv NS HN F119 Közvilágítási berendezés létesítése NS 15 F120 Közvilágítási berendezés működtetése 10 - F121 Forgalomszabályozás, forgalomtechnika 5 - F122 Helyi tömegközlekedés fejlesztési koncepciója NS 15 F123 Helyi közforgalmú vasúti társasággal kapcsolatos ügyek 10 - F124 Hatósági árak megállapítása (helyi tömegközlekedés, taxi, vasút),

menetrend 5 -

F125 Helyi tömegközlekedési pályázat 10 - F126 Postai, távközlő, elektromos, valamint más nagyfrekvenciás jelet

vagy mellékhatást keltő berendezések létesítése, üzemeltetése, rongálása, hírközlési szabálysértések

10 -

F127 Távközlési és egyéb nyomvonaljellegű építmények létesítéséhez való hozzájárulás

NS 15

F128 Útellenőri szolgálat megszervezése 5 - F129 Útvonalengedélyek 1 - F130 Parkolási, eseti behajtási, egyéb eseti közlekedési engedély 2 - F131 Közlekedési kártérítések 5 - F132 Kerékbilincs alkalmazásának ügyei 2 - F133 Behajtási engedélyek 2 -

G) VÍZÜGYI IGAZGATÁS

Selejtezési

Tételszám Tétel megnevezése idő(év)

Lt.

G101 Árvíz és belvízzel, helyi vízkárelhárítással kapcsolatos operatív ügyek

5 -

G102 Árvíz- és belvíz-védekezési terv NS 15 G103 Védművek létesítése és fejlesztése NS 15 G104 Védművek működtetése 5 - G105 Patakok, csatornák áradásai elleni védekezés, csapadékvíz-elvezetés NS 15 G106 Vízi közüzemi tevékenység koncepciója, vízrendezési programok NS 15 G107 Ivóvíz, szennyvízdíjak megállapítása 10 - G108 Közműves vízszolgáltatási korlátozási terv, vízkorlátozás ügyei 5 - G109 Vízjogi létesítési, fennmaradási és üzemeltetési engedély NS HN G110 Ivóvíz-, szennyvíztisztító berendezés létesítésének engedélyezése NS 15 G111 Ivóvíz-, szennyvízhálózat, csapadékcsatorna-hálózat létesítése,

üzemeltetőjének kijelölése NS 15

G112 Ivóvíz-, szennyvízhálózat, csapadékcsatorna-hálózat üzemeltetése 5 - G113 Ivóvíz-, szennyvíz-, csapadékcsatorna-törzshálózatra történő

csatlakozás elrendelése 15 -

G114 Vízmérőhely, tisztítóakna ügyei 15 - G115 Közkifolyókkal, tűzcsapokkal kapcsolatos ügyek 2 - G116 Kutak létesítési, fennmaradási és üzemeltetési engedélye NS 15 G117 A szolgáltató hozzájárulása nélkül végzett bekötés, a bekötéssel

összefüggő építmény, berendezés, felszerelés elbontására, illetőleg leszerelésére, átalakítására, utólagos szolgáltatói jóváhagyás beszerzésére kötelezési ügyek

5 -

G118 Vízvezetési és szennyvízelvezetési szolgalmi ügyek 5 - G119 A házi és a csatlakozó vízközmű hálózaton észlelt hibák

kijavítására, illetve az előírásoktól eltérő víziközmű-használat megszüntetésére kötelezés

2 -

G120 Azonos telken több ívóvízbekötő vezeték létesítése 2 - G121 Víziközmű-használattal kapcsolatos iratok NS 15 G122 Víziközmű-társulat, érdekeltségi hozzájárulással kapcsolatos iratok 15 - G123 Vizek és vízi létesítmények nyilvántartása NS HN G124 Adatszolgáltatás a vízgazdálkodási feladatok ellátásához NS 15 G125 Közműfejlesztési támogatáshoz kapcsolódó iratok 15 - G126 Talajterhelési ügyek 5 - G127 Vízszennyezési, vízvédelmi és csatornabírság ügyek 5 - G128 Folyékonyhulladék-bebocsátási pontok kijelölése 15 - G129 Vízi állással kapcsolatos ügyek 2 -

H) ÖNKORMÁNYZATI, IGAZSÁGÜGYI ÉS RENDÉSZETI IGAZGATÁS

H.1. Anyakönyvi és állampolgársági ügyek

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

H101 Állampolgársági eskü jegyzőkönyv NS HN H102 Állampolgársági egyéb ügyek 2 - H103 Anyakönyv (születési, házassági, bejegyzett élettársi, halotti) és

anyakönyvi névmutató NS HN

H104 Anyakönyvi alapirat (születési, házassági, bejegyzett élettársi, halotti utólagos bejegyzések alapiratai)

NS HN

H105 Anyakönyvi okirat kiállítása iránti kérelem, belföldi és külföldi jogsegély iránti kérelem, anyakönyvi kivonat átvételi elismervénye, anyakönyvi adatszolgáltatás iratai, anyakönyvbe történő betekintés iratai

5 -

H106 Családi jogállás rendezésével kapcsolatos iratok NS HN H107 Családi események polgári szertartása 2 - H108 Nyilvántartás az apa adatai nélkül anyakönyvezett születésekről NS HN H109 Nyilvántartás a helyi anyakönyvvezetői megbízásokról és

jogosultságokról, valamint a helyettesítésekkel kapcsolatos iratok NS HN

H110 Anyakönyvi Szolgáltató Rendszer működésével kapcsolatos egyéb ügyek

10 -

H111 Anyakönyvi események egyeztetése 5 - H112 Hazai anyakönyvezési kérelem, névváltoztatási kérelem

felterjesztésével, továbbá házassági névmódosítási kérelem áttételével kapcsolatos iratok

2 -

H113 Külföldön történő házasságkötéshez, bejegyzett élettársi kapcsolat létesítéséhez szükséges tanúsítvány kiállításával kapcsolatos iratok

5 -

H114 30 napos várakozási idő alóli felmentés házasságkötéseknél 5 -

H.2. Okmányirodák feladatkörébe utalt ügyek, a polgárok személyi adatainak, lakcímének nyilvántartása

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

H201 Adategyeztetés 5 - H202 A nyilvántartás alapjául szolgáló alapiratok, értesítések,

nyilatkozatok 5 -

H203 Adatszolgáltatási nyilvántartás 5 - H204 Adatszolgáltatással kapcsolatos ügyek (beadványok, kérelmek,

megkeresések, átiratok, adatszolgáltatási bizonylatok) 5 -

H205 Az online nyilvántartásból (Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala által) közölt nyilvántartási adatok

5 -

H206 A harmadik országbeli állampolgárok (letelepedett, bevándorolt jogállású) nyilvántartásba vételével kapcsolatos jegyzőkönyvek

5 -

H207 A személyiadat- és lakcímnyilvántartás manuális (kartonos) állományának történeti adatai, a lecserélt nyilvántartó kartonok

15 -

H208 Személyi azonosító kiadásával, módosításával és visszavonásával kapcsolatos iratok

15 -

H209 Lakcímbejelentéssel kapcsolatos ügyek (elutasítás, lakcímrendezés, be- és kijelentkezésre felszólítás, lakcím fiktívvé nyilvánítása, hivatalból érvénytelenítése)

5 -

H210 Menekültek nyilvántartásba vételével kapcsolatos jegyzőkönyvek 5 - H211 Címnyilvántartással kapcsolatos ügyek 15 - H212 Érvénytelen, személyi azonosítót és a lakcímet igazoló hatósági

igazolványok, valamint az azzal egy tekintet alá eső okmányok 2 -

H213 A járműnyilvántartásba bejegyzett adatváltozások tényét megalapozó, ügyintézés során keletkezett iratok Okmánytárba történő felterjesztésekor keletkezett „JÁROK iktató-ív” másolati példánya

20 -

H214 Az ideiglenes rendszámtábla (Z-, E-, P-, M-) kiadásával, visszavonásával, adatváltozás bejelentésével, az ideiglenes forgalomban tartási engedéllyel kapcsolatos iratok (a rendszámtábla használatára jogosító engedély érvényességének megszűnését követően)

5 -

H215 A jármű okmányokkal, illetve rendszámtáblák selejtezésével kapcsolatos jegyzőkönyv első példánya

NS HN

H216 Az ideiglenes és nemzetközi vezetői engedély kiadása 5 - H217 A vezetői engedélyek kiadásával, cseréjével, pótlásával stb.

összefüggő iratok 5 -

H218 A hivatalból, illetve kérelemre indult, de hivatalból folytatott közlekedési igazgatási ügyek iratai (a jármű ismételt forgalomba helyezését, illetve a visszavont, bevont vezetői engedély visszaadását

5 -

követően) H219 Mozgáskorlátozottak parkolási igazolványaival kapcsolatos ügyek

(kiadás, csere, pótlás, visszavonás, selejtezés stb.) 10 -

H220 Útlevéligénylés iratai 2 - H221 Határátlépési engedélyek 1 - H222 Vállalkozói igazolvánnyal kapcsolatos ügyek (kiadás, visszavonás,

adatváltozás, selejtezés, pótlás, csere stb.) 75 -

H223 Vállalkozói engedélyek nyilvántartása NS HN H224 Ügyfélkapu-regisztráció nyugtája 5 - H225 Személyi azonosítót és a lakcímet igazoló hatósági igazolvány

és/vagy személyazonosító igazolvány kiadásának megtagadása 5 -

H226 Személyi azonosítót és a lakcímet igazoló hatósági igazolvány és/vagy személyazonosító igazolvány cseréje, elvesztése, eltulajdonítása, megsemmisülése, találása és pótlása

5 -

H227 Személyi azonosítót és a lakcímet igazoló hatósági igazolvány és/vagy személyazonosító igazolvány bevonása, visszavonása

5 -

H228 Személyi azonosítót és a lakcímet igazoló hatósági igazolvány és/vagy személyazonosító igazolvány kiadásával kapcsolatos, az eljáró hatóságnál keletkezett, máshová nem sorolt iratok

5 -

H229 Helyben megsemmisítendő okmányok selejtezési jegyzőkönyve NS HN H230 Okmánytári anyagok felterjesztése 2 -

H.3. A Választásokkal kapcsolatos ügyek

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

H301 Választási jegyzőkönyvek (szavazóköri és eredményjegyzőkönyvek) első eredeti példánya

NS #90 nap

H302 Választási jegyzőkönyvek (szavazóköri és eredményjegyzőkönyvek) második eredeti példánya

NS 5

H303 Szavazókörök, helyi önkormányzati választókerületek megállapítása NS 15 H304 Választási szervek (választási irodák, választási bizottságok)

létrehozása és tevékenysége NS 15

H305 Választások lebonyolításával kapcsolatos kisebb jelentőségű ügyek 5 - H306 Népszavazás, népi kezdeményezés iratai NS 15 H307 Választójogosultság nyilvántartásával kapcsolatos ügyek (kifogás,

felvételi kérelem, igazolás stb.) 5 -

# A jegyzőkönyvek első példányának illetékes levéltárba történő átadása érdekében a külön jogszabályi előírások alapján kell intézkedni.

H.4. Rendőrségi ügyek

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

H401 Rendőrfőkapitány, rendőrkapitány és rendőrőrs vezetője kinevezésének véleményezése, felmentésről szóló tájékoztatás

10 -

H402 Rendőrkapitányság, rendőrőrs, körzeti megbízotti állomás létesítésének, megszüntetésének véleményezése

10 -

H403 Rendőrségi munkával kapcsolatos észrevételek 2 - H404 Együttműködési szerződés a rendőri feladatok ellátásának

segítésére, támogatására, bűnmegelőzési önkormányzati feladatok 10 -

H405 Polgárőrség megalakítása NS 15 H406 Bűnmegelőzési és közbiztonsági bizottság létrehozásával,

működésével kapcsolatos iratok 5 -

H.5. Tűzoltósággal kapcsolatos ügyek

Selejtezési

Tételszám Tétel megnevezése idő(év)

Lt.

H501 Fenntartási, fejlesztési és működési ügyek 10 - H502 Hivatásos önkormányzati tűzoltóság alapítása, átszervezése,

megszüntetése NS 15

H503 Önkéntes tűzoltóság alapítása, működési területének megállapítása NS 15 H504 Tűz- és műszaki mentés jelzés, oltóvíz-nyerés ügyei 5 - H505 Tűzvédelmi kötelezettség megállapítása NS 15 H506 Tűzszerészeti mentesítés 5 - H507 Tűzoltók képzésével, továbbképzésével kapcsolatos iratok 10 - H508 Önkéntes tűzoltó jövedelmének megtérítése, kár megtérítése,

kártalanítás 5 -

H509 Készenléti szolgálatot, tűzoltás irányítását ellátó tagok részére élet- és balesetbiztosítás megkötése

5 -

H510 Tűzvédelmi kötelezettség megsértése miatti tevékenységtől eltiltás 2 - H511 Lakosság tűzvédelmi felvilágosítása 5 -

H.6. Menedékjogi ügyek

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

H601 Együttműködés a menekültügyi szervekkel 15 - H602 A menekült, az oltalmazott, valamint a menedékes ellátása és

támogatása 15 -

H603 Támogatásra jogosult menekültek, menedékesek, oltalmazottak adatainak nyilvántartása

15 -

H.7. Igazságügyi igazgatás

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

H701 Bírósági ülnökök jelölése, megválasztása és visszahívása 5 - H702 Birtokvédelmi ügyek 5 - H703 Egyházi ingatlanok tulajdoni helyzetének rendezése NS 15 H704 Eltartási szerződési ügyek (lejárat után) 5 - H705 Közalapítvány létrehozása NS 15

H.8. Egyéb igazgatási ügyek

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

H801 Címerhasználat, névhasználat, turisztikai logó engedélyezése, zászló (lobogó) kitűzésével kapcsolatos iratok

5 -

H802 Hagyatéki ügyek NS HN H803 Hatósági bizonyítványok, igazolások, adatkérés, adatszolgáltatás 5 - H804 Jelzálogügyek (lejárat után) 5 - H805 Szabálysértési ügyek, helyszíni bírságolás 5 - H806 Fel nem robbant lövedékek, rendkívüli események (bombariadó

stb.) bejelentése, helyszíni mentesítése 5 -

H807 Talált tárgyak ügyei 1 - H808 Utcanévváltozások, házszámrendezés NS 15 H809 Ingatlanforgalom (elidegenítési tilalom elrendelése, törlése) 5 - H810 Tolmács és szakfordító igazolvány kiadása 5 - H811 Tolmács és szakfordítói nyilvántartás NS HN H812 Hirdetmények (ingatlan bérleti, vételi ajánlat, haszonbérlet is)

kifüggesztéséről igazolás 2 -

H813 Külföldiek ingatlanszerzésével kapcsolatos nyilatkozatok 5 -

H814 Ingatlanközvetítői, ingatlanvagyon-értékelő és közvetítői névjegyzék vezetése

NS HN

H815 Közüzemi fogyasztók szerződéséhez kapcsolódó ügyek (szerződéskötés, -szegés stb.)

5 -

H816 Tűzijáték engedélyezése 2 -

I) LAKÁSÜGYEK

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

I101 Önkormányzati bérlakásra várók ügyei, névjegyzéke 15 - I102 Bérlakások nyilvántartása NS HN I103 Jogcím nélküli lakáshasználat 5 - I104 Lakásbérleti szerződés, lakáscsere, lakáshasznosítás (lejárat után),

lakásbérleti szerződés megszűnése 5 -

I105 Lakás- és helyiségbérleti díjtartozás 5 - I106 Társasházak alapítása, elidegenítés NS 15 I107 Társasház-felújítási ügyek és társasház-felújítási pályázatok,

társasházak operatív ügyei 10 -

I108 Önkényes lakásfoglalási ügyek 5 - I109 Helyiség-, garázsbérleti, -elidegenítési szerződés,

helyiséggazdálkodási ügyek (lejárat után) 5 -

I110 Első lakáshoz jutás, lakásépítés, lakásvásárlás, egyéb lakáscélú támogatás egyedi ügyek (lejárat után)

15 -

I111 Lakásfelújítási, karbantartási támogatás 15 - I112 Lakáscélú állami támogatásokkal kapcsolatos iratok (ingatlan-

nyilvántartásba jelzálog, elidegenítési és terhelési tilalom bejegyeztetése, törlése, újabb lakásra való átjegyzése iránti kérelem, kedvezmény- és adó-visszatérítési támogatás visszafizetésével kapcsolatos kötelezettség felfüggesztése, a felfüggesztés megszüntetése, döntésekről és intézkedésekről adatszolgáltatás stb.)

NS 15

I113 Jegyzői igazolás lakásépítési kedvezményhez, pénzintézeti hitelhez 5 - I114 Nyilvántartásba nem vett, elutasított kérelmek 5 -

J) GYERMEKVÉDELMI ÉS GYÁMÜGYI IGAZGATÁS

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

J101 Szülő adatai nélkül anyakönyvezett gyermekek nyilvántartása NS HN J102 Családi jogállás rendezésével, az apai, anyai elismeréssel, a képzelt

szülők, a képzelt apa és anya megállapításával kapcsolatos ügyek 75 -

J103 Gyámhatósági és gyermekvédelmi munka szakmai, felügyeleti ellenőrzése (éves értékelés)

NS 15

J104 Gyámsági és gondnoksági egyedi ügyek 75 - J105 Gyámság és gondnokság alatt állók nyilvántartása NS HN J106 Kapcsolattartási ügyek 5 - J107 Kiskorúak és gondnokság alatt állók vagyoni érdekvédelmével

kapcsolatos ügyek 75 -

J108 Ügygondnok, eseti gondnokok (méhmagzat gondnoka stb.) kirendelése

75 -

J109 Helyettes szülői hálózat megszervezése 75 - J110 Nevelőszülői hálózat működésével kapcsolatos ügyek 6 - J111 Nyilvántartás az átmeneti és tartósan nevelésbe vett gyermekekről NS HN J112 Nyilvántartás az ideiglenes hatállyal elhelyezett gyermekekről NS HN J113 Örökbefogadási ügyek NS 30 J114 Örökbefogadási alkalmasság megállapítása 5 -

J115 Szülői felügyelettel kapcsolatos ügyek 30 - J116 Kiskorúak és gondnokság alatt állók vagyonának nyilvántartása NS HN J117 Gyermektartásdíj megelőlegezésére vonatkozó ügyek 10 - J118 Utógondozási ügyek 5 - J119 Gyermekvédelmi, gyermekjóléti szolgáltatások engedélyezése,

engedély módosítása, ellenőrzése, visszavonása NS 15

J120 Gyermekvédelmi, gyermekjóléti szolgáltatást végző személyek, szervezetek nyilvántartása

NS HN

J121 Gyermekjóléti alapellátásra való jogosultsági egyedi ügyek 10 - J122 Védelembe vett gyermekek nyilvántartása NS HN J123 Kiskorúak gyermekvédelmi gondoskodásával kapcsolatos ügyek

(védelembe vétel, ideiglenes hatályú elhelyezés, átmeneti és tartós nevelésbe vétel, családba fogadás, nevelési felügyelet elrendelése, lefolytatása, felülvizsgálata, megszüntetése)

25 -

J124 Rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény 2 - J125 Gyermekvédelmi kedvezmény nyilvántartása NS HN J126 Rendkívüli gyermekvédelmi támogatás 2 - J127 Kiegészítő gyermekvédelmi támogatás 2 - J128 Gyermekvédelmi, gyermekjóléti ellátásra való jogosultság

nyilvántartása NS HN

J129 Otthonteremtési támogatás 30 - J130 Személyes gondoskodás körébe tartozó gyermekvédelmi

szakellátások 5 -

J131 Óvodáztatási támogatás megállapítása 5 - J132 Halmozottan hátrányos helyzetű gyermekek nyilvántartása NS HN J133 Halmozottan hátrányos helyzetű gyermekek részére kiadott

igazolások 5 -

J134 Gyermekvédelmi intézkedést valószínűsítő lakossági vagy jelzőrendszeri jelzések

2 -

J135 Más hatóság megkeresésére készített környezettanulmányok, egyéb társhatósági megkeresések

2 -

J136 Kiskorú házasságkötésének engedélyezése 5 - J137 Nyilvántartás a gyámhivatal által megállapított és folyósított

pénzbeli ellátásról NS HN

K) IPARI IGAZGATÁS

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

K101 Atomerőmű, veszélyes ipari üzemek biztonsági, veszélyességi övezetének megállapítása

75 -

K102 Energiaellátási tanulmány NS 15 K103 Földalatti tárolótérségek nyilvántartása NS HN K104 Gazdasági érdek-képviseleti jogok gyakorlása NS 15 K105 Telepengedélyezési eljárások, bejelentésköteles tevékenységek

folytatásának bejelentése; telepengedélyhez, illetve bejelentéshez kötött tevékenységek folytatásának ellenőrzése és annak jogkövetkezményei

10 -

K106 Telepengedélyek, bejelentésköteles tevékenységek, nyilvántartása NS 15 K107 Veszélyes folyadékok és olvadékok tárolótartályainak létesítési,

használatbavételi és javítási engedélyezési eljárása 5 -

K108 Törzsvezetékek létesítése és vezetékjogi engedélyezési eljárása 5 - K109 Gázfogyasztó kötelezése, felhasználási helyre való bejutás

elrendelése 3 -

K110 Felhasználási helyre való bejutás elrendelése, információkérés a távhőszolgáltatótól

3 -

K111 Távhőtermelő, távhőszolgáltató létesítménnyel kapcsolatos iratok NS 15

(működési engedély, üzletszabályzat jóváhagyása, tevékenység ellenőrzése stb.)

L) KERESKEDELMI IGAZGATÁS, TURISZTIKA

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

L101 Turisztikai értékek feltárása, bemutatása, fejlesztési koncepció, fejlesztések, tanulmányok

NS 15

L102 Turisztikai hivatal működtetése, turisztikai tervek, kapcsolódó operatív ügyek

10 -

L103 Turisztikai marketing, turisztikai rendezvények szervezése 2 - L104 Turisztikai témájú pályázatok 10 - L105 Turistatájékoztató berendezések, információs eszközök telepítése,

fejlesztése, karbantartása 2 -

L106 Szálláshely-üzemeltetési engedély kiadása, a tevékenység folytatásának ellenőrzése és annak jogkövetkezményei

10 -

L107 Szálláshelyek, szálláshely-szolgáltatók nyilvántartása NS HN L108 Nem üzleti célú közösségi, szabadidős szálláshely szolgáltatás

végzésének bejelentése, a tevékenység folytatásának ellenőrzése és annak jogkövetkezményei

10 -

L109 Nem üzleti célú közösségi, szabadidős szálláshelyek nyilvántartása NS HN L110 Vásár, piac rendezésének engedélyezése, bevásárlóközpont

üzemeltetésének bejelentése, adatváltozások bejelentése, tevékenység folytatásának ellenőrzése és annak jogkövetkezményei

10 -

L111 Vásár, piac és bevásárlóközpontok nyilvántartása NS HN L112 Működési engedély köteles kereskedelmi tevékenység folytatásának

engedélyezése, bejelentésköteles kereskedelmi tevékenység folytatásának bejelentése, adatváltozások bejelentése, tevékenység folytatásának ellenőrzése és annak jogkövetkezményei

10 -

L113 Bejelentéshez kötött kereskedelmi tevékenységek nyilvántartása, működési engedéllyel rendelkező üzletek nyilvántartása

NS HN

L114 Szerencsejáték-szervező tevékenység végzéséhez szükséges okiratok kiállítása, játékterem működéséhez való hozzájárulás megadása; szerencsejáték-szervező tevékenység gyakorlásának átengedése tárgyában önkormányzat egyetértése koncessziós pályázat kiírásához

5 -

L115 Vásárlói panasz 2 - L116 Fogyasztóvédelemmel kapcsolatos ügyek 5 -

M) FÖLDMŰVELÉSÜGY, ÁLLAT- ÉS NÖVÉNYEGÉSZSÉGÜGYI IGAZGATÁS

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

M101 Állategészségügyi ellátással kapcsolatos ügyek 5 - M102 Állategészségügyi nyilvántartás NS HN M103 Állati hulladékgyűjtő hellyel, gyűjtő-átrakó teleppel (gyepmesteri

teleppel), kedvtelésből tartott állatok kegyeleti temetőjével kapcsolatos iratok

10 -

M104 Állatorvosi körzetek alakítása 10 - M105 Állatpanzió és állatmenhely létesítése, állatotthon, állatkert

működésének engedélyezése NS 15

M106 Állatszállítás és marhalevél kezelés 2 - M107 Állattartási, állatvédelmi ügyek 5 -

M108 Állattartók és állatállomány nyilvántartása NS HN M109 Állatvásár, állatkiállítás, állatverseny, állatbemutató engedélyezése 2 - M110 Cirkuszi menazsériával kapcsolatos iratok 5 - M111 Marhalevél nyilvántartás NS HN M112 Veszélyes állatok tartási engedélye 10 - M113 Veszélyes ebek tartási ügyei 10 - M114 Árutermelő ültetvény helyszíni szemléje, határszemle 5 - M115 Belterületi növényvédelem és ellenőrzése 10 - M116 Parlagfű elleni védekezés 5 - M117 Borászati hatósági ügyek 5 - M118 Hegyközségek kisebb jelentőségű egyedi ügyei 5 - M119 Hegyközségek létesítése, megszűnése, alapszabálya, elvi ügyei NS 15 M120 Járványügyi intézkedések, élelmiszerlánccal, élelmiszer-

biztonsággal összefüggő intézkedések, veszélyes kártevők elleni védekezés

15 -

M121 Méhészekkel kapcsolatos egyedi ügyek 5 - M122 Méhészek és méhvándorlás nyilvántartása NS HN M123 Mezei őrszolgálattal kapcsolatos ügyek megszervezése 15 - M124 Nyilvántartás az árutermelő szőlő és gyümölcs telepítéséről,

kivágásáról NS HN

M125 Erdő rendeltetésének megváltoztatása NS 15 M126 Erdőtelepítés, fásítás 2 - M127 Fás szárú és cserje kivágási bejelentések, engedélyek, közterületi fa-

és cserjepótlás 5 -

M128 Tarló, avar, kerti hulladék-égetési ügyek 2 - M129 Halászati jogok gyakorlása (holtágak, bányatavak) 15 - M130 Vadászterületi résztulajdonosok közös képviseleti ügyei 10 - M131 Vadkárral, halászati károkkal kapcsolatos iratok 5 - M132 Állami tulajdonú földingatlan tulajdonjogának megszerzése NS 15 M133 Belterületi és külterületi határvonalak megállapítása NS 15 M134 Földkiadó bizottság, birtokhasznosítási bizottság iratai NS 15 M135 Hivatalos földrajzi nevek megállapításával, megváltoztatásával

kapcsolatos iratok (véleménykérés, javaslat, véleményezés) NS 15

M136 Művelési ágváltozások 10 - M137 Térképészeti határkiigazítás NS 15 M138 Termőföld elővásárlási és előhaszonbérleti jog gyakorlásával

kapcsolatos iratok 5 -

M139 Újrahasznosításra alkalmassá tett terület önkormányzati tulajdonba vétele

NS 15

N) MUNKAÜGYI IGAZGATÁS, MUNKAVÉDELEM

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

N101 Foglalkoztatási érdekegyeztetés, tervek NS 15 N102 Közfoglalkoztatási terv, közhasznú, közcélú foglalkoztatás

szervezése, álláshelyek, közérdekű munkával kapcsolatos operatív ügyek

3 -

P) KÖZOKTATÁSI ÉS MŰVELŐDÉSÜGYI IGAZGATÁS

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

P101 Közoktatási fejlesztési és intézkedési terv, esélyegyenlőségi intézkedési terv

NS 15

P102 Közoktatási intézmények jegyzéke NS 15 P103 Nevelési és pedagógia program, minőségirányítási program NS 15 P104 Iskolaszék alakítása, tagok delegálása, egyéb iskolaszéki ügyek NS 15 P105 Óvodákkal és egységes óvoda-bölcsődékkel kapcsolatos iratok 15 - P106 Általános iskolákkal és alapfokú művészetoktatási intézményekkel

kapcsolatos iratok 15 -

P107 Szakiskolákkal kapcsolatos iratok 15 - P108 Középiskolákkal (gimnáziumokkal és szakközépiskolákkal)

kapcsolatos iratok 15 -

P109 Gyógypedagógiai, konduktív pedagógiai nevelési-oktatási intézménnyel kapcsolatos iratok

15 -

P110 Diákotthonokkal és kollégiumokkal kapcsolatos iratok 15 - P111 Szakszolgáltatással, szakmai szolgáltatással kapcsolatos iratok 15 - P112 Állandó pedagógus helyettesítési rendszer megszervezése 5 - P113 Bizonyítványmásodlatok kiállítása 2 - P114 Érettségi szervezési, érettségi vizsgabizottsági ügyek 5 - P115 Gyermekek szakértői vizsgálata, iskolaérettséget tanúsító vizsgálat,

szakvélemény 5 -

P116 Intézményi felvételi és fegyelmi ügyekben törvényességi kérelem 2 - P117 Iskolai, óvodai felvételi eljárás szervezése 2 - P118 Kötelező felvételt biztosító iskola kijelölése 10 - P119 Tanuló- és gyermekbaleseti ügyek 5 - P120 Tanköteles és fejlesztő iskolai oktatásra köteles tanulók

nyilvántartása NS HN

P121 Pedagógus igazolvány ügyek 2 - P122 Közoktatási, kulturális megállapodások NS 15 P123 Integrált oktatás során keletkező iratok 5 - P124 Tankötelezettség teljesítésével kapcsolatos ügyek 2 - P125 Tanulói jogviszony igazolása 2 - P126 Közoktatási Információs Rendszer ügyei 5 - P127 Felnőttoktatással kapcsolatos ügyek 15 - P128 Közművelődési Tanács ügyei NS 15 P129 Levéltári és muzeális értékek közgyűjteményi megőrzése,

rendelkezési jog gyakorlása NS 15

P130 Művészeti alkotások elhelyezésének véleményezése 5 - P131 Nem helyi önkormányzat által alapított nevelési, oktatási, kulturális,

művészeti intézmények működésének engedélyezése, működéssel kapcsolatos egyéb ügyek

NS 15

P132 Művészeti ügyek NS 15 P133 Intézményi vezetők munkakör átadás-átvétele 5 - P134 Intézmények beruházásával, felújításával kapcsolatos iratok 10 - P135 Helyi önkormányzat által működtetett kulturális intézmények

(közművelődési, közgyűjteményi intézmények, múzeumok, könyvtárak, levéltárak) létesítésének és közösségi színterek biztosításának iratai

NS 15

P136 A közművelődéssel kapcsolatos operatív ügyek iratai 5 - P137 Nyilvános könyvtári ellátás biztosításával kapcsolatos iratok NS 15 P138 Régészeti jelentőségű földterület védetté nyilvánítása NS 15 P139 Műemléki és építészeti értékek felkutatása 5 - P140 Szobrok, művészi alkotások, emlékművek, emléktáblák állítása,

újraállítása, kialakítása NS 15

P141 Szobrok, művészi alkotások, emlékművek, emléktáblák, helyi építészeti értékek védelme, fenntartása

10 -

P142 Oktatási, nevelési, kulturális, művészeti tárgyú pályázatok, támogatások, ösztöndíjak

10 -

P143 Ünnepségek, ünnepélyek, rendezvények szervezése 5 -

R) SPORTÜGYEK

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

R101 Sportegyesületek, sportlétesítmények, sportolók támogatása, pályázatok, szponzori szerződések

10 -

R102 Sportlétesítményekre, versenyengedélyekre vonatkozó adatszolgáltatásokkal összefüggő iratok

10 -

R103 Testnevelési és sportfeladatok koncepciója NS 15 R104 Sportfeladatokkal kapcsolatos operatív ügyek 5 - R105 Sportrendezvények ügyei 5 -

X) HONVÉDELMI, POLGÁRI VÉDELMI, KATASZTRÓFAVÉDELMI IGAZGATÁS, FEGYVERES BIZTONSÁGI ŐRSÉG

X.1. Honvédelmi igazgatás

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

X101 Hadkötelesek tájékoztatási és bejelentési kötelezettségéhez tartozó ügyek

2 -

X102 Hadkötelesek sorozásával kapcsolatos ügyek 2 - X103 Potenciális hadkötelesek, hadkötelesek nyilvántartásához

kapcsolódó adatszolgáltatás 5 -

X104 Meghagyással kapcsolatos ügyek 3 - X105 Gazdasági és anyagi szolgáltatások előkészítésével, elrendelésével,

kártalanítással kapcsolatos ügyek 5 -

X106 A NATO Válságreagálási Rendszerrel, az Európai Unió válságkezelési mechanizmusaival összhangban álló nemzeti intézkedési rendszerrel kapcsolatos ügyek

30 -

X107 Rendkívüli intézkedésekkel kapcsolatos ügyek NS HN X108 Honvédelmi célú terület-előkészítési ügyek 5 - X109 Nemzetgazdaság honvédelmi célú előkészítésének ügyei 30 - X110 Befogadó Nemzeti Támogatással kapcsolatos ügyek 30 - X111 Honvédelemi szempontból létfontosságú (kritikus) infrastruktúra

védelmével kapcsolatos ügyek 30 -

X112 Polgári veszélyhelyzeti tervezés honvédelmi feladataival kapcsolatos ügyek

30 -

X113 Védelmi bizottság üléseivel kapcsolatos iratok 5 - X114 Felkészítések, gyakorlatok 5 - X115 Intézkedési tervek, munkajegyek 5 - X116 Nemzetközi kapcsolatok ügyei 5 -

X.2. Polgári védelmi, katasztrófavédelmi igazgatás

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

X201 Életvédelmi létesítmények (óvóhely) kijelölése NS HN X202 Életvédelmi létesítmények fenntartása 10 - X203 Életvédelmi létesítmények hasznosítása 10 - X204 Minősített időszaki rendelkezések NS HN X205 Polgári védelmi terv NS HN X206 Polgári védelmi szervezet létrehozása (területi, települési,

munkahelyi is) NS HN

X207 Polgári védelmi felkészítési követelmények 10 - X208 Polgári védelmi készletgazdálkodási ügyek 10 - X209 Polgári védelmi személyi állomány nyilvántartása 30 - X210 Polgári védelmi kötelezettség teljesítése alóli mentesség igazolása 10 -

X211 Polgári védelmi ügyeleti és jelentési feladatok 10 - X212 Önkéntesek nyilvántartása 30 - X213 Katasztrófavédelmi terv NS HN X214 Katasztrófariasztás elrendelése és végrehajtása NS HN X215 Katasztrófavédelmi gyakorlatok 10 - X216 Veszélyelhárítási terv NS HN X217 Szolgáltatás elrendelése, átadás-átvételi jegyzőkönyv, kártalanítás NS HN X218 Termelési, ellátási és szolgáltatási kötelezettségre vonatkozó

szerződés NS HN

X219 Védelmi bizottság iratai NS 15 X220 Visszamaradó készletek 10 - X221 Helyreállítási és újjáépítési ügyek NS 15 X222 Veszélyes ipari üzemek külső védelmi tervének készítésével és

gyakoroltatásával, valamint a lakossági tájékoztató kiadványok készítésével kapcsolatos iratok

NS HN

X223 Települések veszélyeztetettségének felmérése 10 - X224 Logisztikai feladatok ellátása 10 - X225 Egyéni védőeszközökkel történő ellátási feladatok 10 - X226 Létfontosságú anyagi javak védelme, kritikus infrastruktúra védelme 30 - X227 A kulturális javak védelmével kapcsolatos feladatok 30 - X228 Kitelepítéssel, kimenekítéssel, kiürítéssel, befogadással kapcsolatos

iratok NS HN

X229 Menekültek elhelyezésével és ellátásával kapcsolatos feladatok 30 - X230 Halálos áldozatokkal kapcsolatos halaszthatatlan intézkedések 30 - X231 Nemzetközi kapcsolatok és katasztrófa segítségnyújtás 10 - X232 Lakosság tájékoztatása 10 -

X.3. Fegyveres biztonsági őrség

Tételszám

Tétel megnevezése

Selejtezési idő(év)

Lt.

X301 Fegyveres biztonsági őrség létrehozása, működtetése, megszüntetése 15 - X302 Rendészeti ügyek 2 -

4. SZ. MELLÉKLET: Nyomtatványok az ISZ meghibásodása esetére

Rendelkezésre álló ISZ-en kívüli nyomtatványok felsorolása:

1. Címzett átvételi elismervény2. Küldő átvételi elismervény

CÍMZETT – ÁTVÉTELI ELISMERVÉNY

(Kizárólag az Iratkezelő Szoftver meghibásodása esetére)

Alulírott ……………………..………………………………, mint az intézmény iratkezelője a mai napon átvettem

…………………………………………………………..-tól a következő iratokat:

Sorszám Tárgy Azonosító

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

10. 11. 12. 13.

14.

Az informatikai rendszer helyreállítása után a fenti iratokat az alkalmazott Iratkezelő Szoftveren keresztül érkeztetni kell.

Település neve, 20.... év. …. hó …. napján.

…………………………………. ………………………………….Átadó Átvevő

KÜLDŐ – ÁTVÉTELI ELISMERVÉNY

(Kizárólag az Iratkezelő Szoftver meghibásodása esetére)

Alulírott ……………………..………………………………, mint az … intézmény iratkezelője a mai

napon átadtam ……………………………………………………………………………..-nak a

következő iratokat:

Sorszám Tárgy Azonosító

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

14.

Az informatikai rendszer helyreállítása után a fenti iratokat az alkalmazott Iratkezelő Szoftveren keresztül érkeztetni kell.

Település, 2010 év. hó napján.

…………………………………. ………………………………….Átadó Átvevő