Az euró: vállalkozásra készen

Az euró:

vállalkozásra készen

A vállalkozás felkészítése

az euró bevezetésére

Az ellenőrző lista összeállítása során hasznosítottuk a kkv-k szervezeteivel és az érdekelt felekkel

folytatott viták eredményeit, valamint a németországi SAP AG számítástechnikai rendszerek

átalakítására vonatkozó szakértői véleményét.

A fotók tulajdonosai:

Európai közösségek: 4., 5., 6., 7., 12., 16., 17., 19., 21. oldal

iStockphoto: 8., 9., 10., 13. (első és harmadik kép), 15., 22., 23. oldal

stock.xchng: 20. oldal

NECC: 7. oldal második kép, 13. oldal második kép

TÖRVÉNYES FIGYELMEZTETÉSSem az Európai Bizottság, sem a Bizottság részéről eljáró bármely személy nem felelős az alábbi információk esetleges felhasználásáért.

Jelentős mennyiségű további információt talál az Európai Unióról az interneten.Az információk az Europa szerveren, a következő címen állnak rendelkezésre: http://europa.eu.

Katalógusinformáció a kiadvány végén található.

Luxembourg: Az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványainak Hivatala, 2008

ISBN 978-92-79-07830-9

DOI 10.2765/16817

© Európai Közösségek, 2008A sokszorosítás a forrás megnevezésével engedélyezett.

Printed in Belgium

KLÓRMENTES FEHÉR PAPÍRRA NYOMTATVA

Előszó 3

1. Az átállás előkészületeinek megtervezése 4

1.1. Az átállási projekt hatékony szervezése 4

1.2. Az összes rendelkezésre álló információforrás hasznosítása 6

2. Átalakítás a vállalkozáson belül 8

2.1. A számvitel és a pénzügyi irányítás átalakítása 8

2.2. Az informatikai rendszerek átalakítása 10

2.3. Készpénzkezelés 11

2.4. A munkavállalók tájékoztatása és oktatása 14

3. Kereskedelmi stratégia: a vásárlókkal és a szállítókkal való kapcsolattartás 16

3.1. A vásárlók tájékoztatása 16

3.2. Az árak párhuzamos feltüntetése 16

3.3. Árképzés 20

3.4. A szállítókkal való kapcsolatok 22

3.5. Szerződések 23

Ellenőrző lista 24

Tartalomjegyzék

3

Egy vállalkozás sokféle módon és eszközzel alakíthatja át tevé-kenységét ahhoz, hogy az euróövezetben működjön. Sok ténye-zőtől függ – például a méretétől, fő tevékenységi területeitől, a készpénzkezelés mértékétől, számítógépes rendszerektől való függésétől stb. –, hogy mely intézkedések a legmegfelelőb-bek egy vállalkozás számára ahhoz, hogy felkészüljön az euró bevezetésére. Az átállás tekintetében nyilvánvalóan minden vállalkozásnak magának kell meghatároznia az igényeit és el-döntenie, hogy miként tud ezeknek az igényeknek a legjobban megfelelni.

Az előkészületek fő célja, hogy az euróra való átállás a lehető legzavartalanabb működés és maximális költséghatékonyság mellett zökkenőmentesen és gyorsan történhessen meg. A ta-pasztalatok azt mutatják, hogy az időben megkezdett gyakorlati előkészítés kifi zetődik, és hozzájárul ahhoz, hogy a vállalkozások a lehető leghamarabb kihasználhassák saját tevékenységükben a közös valuta előnyeit.

A nagyvállalatok általában könnyebben képesek megbirkózni az euró bevezetésével kapcsolatos kihívásokkal, mint a kis- és középvállalkozások (kkv-k). Tanulmányok bizonyítják továbbá, hogy a kkv-k – különösen a legkisebbek – az euró bevezetése kapcsán hajlamosak alábecsülni egyrészt a tevékenységük át-alakításához elvégzendő teendőket, másrészt a későn elkezdett előkészületekből eredő kockázatokat. A kkv-k néha csak korlá-tozott humán erőforrásokkal rendelkeznek, ezért érdemes a le-hető legkorábban megkezdeniük az átállás előkészületeit, hogy az euró bevezetésének első napjától (az €-naptól) kezdve válto-zatlanul működőképesek legyenek.

Ez a tájékoztató füzet olyan tanácsokat nyújt, amelyek segít-hetnek a vállalkozásoknak az euró bevezetése előtti felkészü-lés során. Kiadványunk a következő témákkal foglalkozik: 1. az átállási előkészületek általános megtervezése, 2. a szükséges belső átalakítás és 3. a vállalkozások kereskedelmi stratégiájával összefüggő előkészületek, beleértve az árképzési politikát és az ügyfeleikkel és szállítóikkal való kapcsolattartást.

Előszó

€-napnak azt a

napot nevezik,

amikor az euró-

bankjegyek és

-érmék forgalomba

kerülnek és hivatalos

fi zetőeszközzé

válnak. A még az

euró bevezetése

előtt álló tagállamok

többsége a „big

bang” (nagy bumm)

forgatókönyvet

irányozta elő,

amely alapján az

euró-bankjegyek és

-érmék forgalomba

hozatala egybeesik

az eurónak az

ország hivatalos

pénznemeként

történő

elfogadásával.

E tájékoztató

megállapításai

főleg a „big bang”

forgatókönyv

szerinti átálláshoz

kapcsolódnak.

Az előkészületeket a lehető leghamarabb meg szükséges

kezdeni. Jól megjegyezhető általános szabály, hogy a felkészüléshez az euró bevezetésének nemzeti szinten meghatározott időpontja előtt legalább egy évvel ajánlatos hozzáfogni. Mindamellett hasznos, ha a kkv-k azokban az országokban is elindítják belső előkészületeiket, ahol még nem határozták meg a bevezetés dátumát vagy az átállás menetrendjét, ugyanis így kihasználhatják a korai felkészülésből származó előnyöket. Gazdasági szempontból ésszerű lehet, ha egy vállalkozás mérlegeli az euró jövőbeli bevezetésének következményeit, és ezáltal versenyelőnyhöz is juthat azokkal a vállalkozásokkal szemben, amelyek még nem kezdték meg a felkészülést.

A kkv-k esetében az euró bevezetésére történő felkészülés során az egyik első lépés annak felmérése, hogy várhatóan milyen

hatást fog gyakorolni az új pénznem a cég működésére. Ami a vállalkozás belső szervezetét illeti, az átállás hatással lesz a számviteli rendszerekre és az informatikai környezetre. Az ügyfeleikkel közvetlen készpénzforgalmat lebonyolító vállalkozásoknak mérlegelniük szükséges, hogy (különös tekintettel a biztonsági és a logisztikai szempontokra) milyen kihívásokkal kell majd szembenézniük az €-napot megelőző, illetve az azt követő időszakban, amikor egyszerre két pénznemet kell használniuk. Figyelembe kell venniük az átállás hatását munkatársaikkal, szállítóikkal, vevőikkel és versenytársaikkal folytatott kapcsolataikra is.

1.1. Az átállási projekt hatékony

szervezése

1. Az átállás előkészületeinek megtervezése

4

5

A vállalkozásra gyakorolt hatás értékelése után meg kell

határozni egy stratégiát. Ez magában foglalja például annak eldöntését, hogy az új valuta bevezetését felhasználják-e a hatékonyság javítására és/vagy számítógépes rendszerük modernizálására a vállalkozás egésze tekintetében; a szükséges átalakítások ütemezését; valamint annak meghatározását, hogy az előkészületek során mennyiben támaszkodjanak külső szakértőkre és tanácsadásra. A stratégia megtervezésével és végrehajtásával összefüggő döntéseknek mind pénzügyi értelemben, mind a humán erőforrások vonatkozásában messzemenő következményei lehetnek az egész vállalatra. Ezért fontos, hogy a vállalat felső vezetése az egész folyamat során kellő fi gyelmet fordítson az euró bevezetésére.

A hatékony lebonyolítás érdekében fontos, hogy a projekt megszervezésével megbízzanak egy olyan (vezető beosztású)

munkatársat, aki koordinálja az átállás előkészületeit. Kisvállalkozás esetében maga a tulajdonos vagy az igazgató is elláthatja ezt a feladatot. Nagyobb vállalat esetében egy felsőbb szintű euró-projektcsoport is betöltheti ezt a szerepet.

Tanácsos összeállítani egy egyértelmű feladatokat tartalmazó

cselekvési tervet, amelyet munkája során iránymutatásként alkalmazhat az euró-koordinátor, illetve az előkészületekbe bevont valamennyi munkatárs. A különböző feladatok elvégzéséhez határidőket is célszerű meghatározni.

A projekt végrehajtásához elegendő emberi és pénzügyi

erőforrást kell biztosítani. Külső szolgáltatók igénybevétele esetén gondoskodni kell arról, hogy szolgáltatásaik mindig rendelkezésre álljanak, amikor szükség van rájuk. A vállalkozásoknak gondolniuk kell arra, hogy a bevezetés időpontjának közeledtével esetleg nehezebb lesz informatikai szakembereket találni a feladatok elvégzésére. Ezáltal nemcsak a szükséges átalakítások végrehajtása húzódhat el, hanem a költségek is megemelkedhetnek. Mindez elkerülhető, ha idejében hozzáfognak az előkészületekhez.

Az átállási projekt előrehaladásának közvetlen fi gyelemmel

kísérése fontos szempont, hiszen a problémák és kockázatok ezáltal korai szakaszban azonosíthatók, lehetővé téve a cselekvési terv kiigazítását és helyesbítését.

Az átállásra történő felkészülés során a kkv-knak ajánlatos az összes rendelkezésükre álló információforrást igénybe venniük. A nemzeti szintű bevezetés fő lépéseit a nemzeti

átállási terv határozza meg, amelyet általában a kormány fogad el és szabályos időközönként frissít. Ez a terv iránymutatással szolgál a gazdaság összes ágazata számára, meghatározza a bevezetés előirányzott menetrendjét, valamint tájékoztatást nyújt a vonatkozó jogi, adózási és számviteli szabályokról.

Az euró bevezetésére készülő tagállamok az euróval

összefüggő nemzeti kommunikációs stratégiájuk részeként tájékoztató anyagok széles választékát kínálják (brosúrákat, tájékoztató füzeteket stb.), és rendezvényeket szerveznek (pl. szemináriumokat, konferenciákat, kiállításokat, médiareklámokat). Az Európai Bizottság ezt a kommunikációt az érintett országokkal kötött partnerségi megállapodások révén támogatja. A Bizottság ezenkívül maga is számos, az euróövezet bővítéséhez kapcsolódó tevékenységet végez, többek között felméréseket készít, illetve konferenciákat és szemináriumokat szervez újságírók számára. Tájékoztatókat, plakátokat, CD-ROM-okat és népszerűsítő anyagokat is készít az euróról.

1.2. Az összes rendelkezésre álló

információforrás hasznosítása

Planning the changeover preparations

6666666666666666

7

Az információk e mindenki számára hozzáférhető forrásai mellett a kkv-k tájékoztatást kaphatnak többek között

különböző üzleti szervezetektől, kereskedelmi szövetségektől,

az Euro Info Központoktól, kereskedelmi kamaráktól,

bankoktól, számviteli és üzleti tanácsadóktól is. Ezek az információk a témával foglalkozó weboldalaktól, vállalkozásoknak szóló ellenőrző listáktól, körlevelektől és nyomtatott kiadványoktól kezdve az egyes vállalkozások igényeire szabott speciális tanácsadásig terjedhetnek.A nagyobb vállalatok is segítséget nyújthatnak alvállalkozóiknak az euróra történő átálláshoz.

A pénzügyi kimutatások készítéséhez kapcsolódóan a korábbi ügyletek adatainak konvertálását (kötelezettségek és követelések tételei a számlaegyenlegekhez, a leltár egyedi tételeinek történeti beszerzési költségei stb.) nemzeti előírások és ajánlások szabályozhatják.

Az euró bevezetésének évére vonatkozó költségvetés

összeállításához a vállalkozásoknak valamennyi tervüket közvetlenül euróban kell elkészíteniük. Dönteni kell arról is, milyen legyen a történeti költségvetési adatok euróra történő átváltásának ütemezése és módszere.

A nemzeti jogszabályok meghatározzák, hogy mely adatszolgáltatási időponttól vagy időszaktól kezdve kell euróban benyújtani az adóbevallásokat és a kapcsolódó dokumentumokat (például a társasági adót, hozzáadottérték-adót, a munkavállalók bére és fi zetése utáni forrásadót, a munkáltató társadalombiztosítási járulékait érintően), valamint a pénzügyi kimutatásokat.

A társasági tőke és a részvények átváltására vonatkozó szabályokat általában az euró bevezetésére vonatkozó nemzeti

2.1. A számvitel és a pénzügyi

irányítás átalakítása

Planning the changeover preparations2. Átalakítás a vállalkozáson belül

8

9

jogszabályok állapítják meg. A társaság alapszabályának vagy alapító okiratának az euróra való gyors kiigazítása érdekében a vállalkozásoknak meg kell állapítaniuk a nemzeti jogi keretek által nyújtott választási lehetőségeket, és – ha szükségesnek ítélik – érdemes időben jogi tanácsot kérniük.

A tőke és a tőkerészvények összegének kerekítését előírhatja például a nemzeti jog, illetve ez az átláthatóság érdekében is tanácsos lehet. Mivel egy vállalat nemzeti pénznemben meghatározott tőkéjére és tőkerészvényeire vonatkozó átváltási árfolyam és átváltási szabályok alkalmazása a legtöbb esetben nem kerekített euróösszegeket eredményez, felmerülhet a társasági tőke emelésének vagy csökkentésének lehetősége a kerek összegek érdekében. Egy másik lehetőség a névértékkel rendelkező részvények átalakítása névérték nélkülivé, amennyiben a nemzeti jogszabályok ezt lehetővé teszik. Minden esetben tiszteletben kell tartani az alkalmazandó eljárási szabályokat, és ez lelassíthatja az átalakítási folyamatot. A nemzeti jog előírhatja például azt, hogy a tőkeemeléshez (vagy -csökkentéshez) kapcsolódó valamennyi döntéshez a részvényesek rendkívüli közgyűlése szükséges.

Felül kell vizsgálni a társaság alapító okiratát és szabályzatait. Ezek tartalmazhatnak például nemzeti valutában kifejezett küszöbösszegeket (pl. olyanokat, amelyek elérése felügyelő szervek vagy bizottságok bevonását eredményezi), amelyeket ki kell igazítani.

Amennyiben a nemzeti jog erre lehetőséget ad, az €-napot megelőző évben alapított új társaságoknak érdemes közvetlenül euróban meghatározniuk a tőkéjüket, hogy ne legyen szükség átváltásra.

A részvényeseket a lehető leghamarabb tájékoztatni kell arról, milyen változások érintik részesedésüket az euró bevezetése miatt (például a részvények számát és névértékét, a bevitt tőkét és a nyereség felosztását illetően).

2.2. Az informatikai rendszerek

átalakítása

Az euró bevezetése az összes, nemzeti valutával dolgozó szá-

mítástechnikai rendszert érinti, például a számlázási, bérszám-fejtési, vezetői információs és jegyértékesítő rendszereket, értékesítéshez kapcsolódó szoftvereket, készletnyilvántartó alkalmazásokat, valamint a pénzügyi információkat feldolgozó rendszereket, például a pénztárgépeket és egyéb kártyás termi-nálokat. Annak biztosítása, hogy ezeket a rendszereket időben átállítsák az új pénznemre, sok időt igényelhet. Minél több szá-mítástechnikai rendszert érint az átállás, annál korábban kell az előkészületeket megkezdeni. A kkv-knak mindenekelőtt össze

kell gyűjteniük, hogy az átállás mely számítástechnikai rend-

szereket fogja érinteni. Ezenkívül meg kell állapítaniuk, hogy mely hardver esetében lehet szükség modernizálásra vagy cse-rére (például billentyűzetek, nyomtatók, pénztárgépek, étel-, italautomaták).

A számítástechnikai rendszerek átalakításának előkészítése so-rán a kkv-knak stratégiai döntést kell hozniuk többek között arról, hogy az euróhoz kapcsolódó átalakítás része legyen-e egy na-

gyobb IT-projektnek, amelyet az euró bevezetésétől függetlenül is végrehajtanának. A kettő összekapcsolása a költségek minima-lizálása szempontjából hasznos lehet. Másfelől – attól függően, hogy milyen következményekkel járnak és milyen arányúak a különböző érintett számítástechnikai átalakítások, illetve mi-lyen erőforrások állnak ezekhez rendelkezésre – ajánlatos lehet az euró-kompatibilitás biztosításához szükséges átalakításokra összpontosítani és későbbi időpontra halasztani az egyéb számí-tástechnikai projekteket.


1010

11

A számítástechnikai rendszerek átalakítása során többek között biztosítani kell, hogy azok képesek legyenek két pénznemmel dolgozni (a nemzeti pénznemmel és az euróval), teljesíteni tud-ják az árak párhuzamos feltüntetésének követelményét (lásd alább a 3.2. pontot), az átváltási szabályoknak megfelelően végre tudják hajtani a nemzeti pénznem és az euró közti átváltásokat, valamint nagyszámú tizedesjegyet tudjanak feldolgozni. Ha egy vállalkozás számítástechnikai rendszere üzleti partnereinek, szál-lítóinak stb. rendszeréhez kapcsolódik, biztosítani kell, hogy az átállás után is fennmaradjon a kompatibilitás.

Kapacitásuktól függően a számítógépes rendszerek módosítha-tók, fejleszthetők vagy javíthatók, illetve lecserélhetők olyan új rendszerekre, amelyek az összes követelménynek eleget tesz-nek. Általánosságban ajánlatos ügyelni arra, hogy a kkv-k által az átállásra való felkészülés során beszerzett minden új szoftver

euró-kompatibilis legyen, hogy később ne legyen szükség iga-zításokra.

Annak biztosításához, hogy az €-naptól kezdve az összes számí-tástechnikai rendszer megfelelően működjön euróban, min-den átalakított alkalmazást a lehető leghamarabb gondosan

és többször tesztelni kell, hogy a hibák előfordulása elkerülhe-tő legyen és el lehessen végezni a szükséges javításokat, mielőtt a rendszereknek működőképesnek kell lenniük.

Mielőtt a korábban rögzített fájlokat és adathalmazokat vége-zetül átváltják euróra, tanácsos másolatot készíteni róluk, hogy szükség esetén könnyedén hozzáférhetők legyenek.

2.3. Készpénzkezelés

A párhuzamos

használat időszaka

az euró-bankjegyek

és -érmék forgalomba

hozatalának napján

(€-nap) kezdődő

időszak, amely alatt

az adott tagállamban

a nemzeti valuta és

az euró is törvényes

fi zetőeszköz.

A leghosszabb

párhuzamos

használati időszak

hat hónap, de a

tagállamok rövidebb

időszakot is

meghatározhatnak.

Az euró

bevezetésének

előkészítésén

jelenleg dolgozó

tagállamok zöme

rövid – legfeljebb

egy hónapos

– párhuzamos

használati időszakot

tervez.

Az előkészületek során az egyik legfontosabb lépés az összes készpénzzel összefüggő művelet zökkenőmentes átállításának biztosítása, különösen olyan vállalkozások esetében, amelyek ügyfélkapcsolataik során jelentős készpénzforgalmat bonyolítanak le. A banki ágazat mellett a kiskereskedelem is rendkívül fontos szerepet játszik a nemzeti bankjegyek és pénzérmék összegyűjtésében és bevonásában a párhuzamos használat időszakában.

Azért, hogy az euró és a nemzeti valuta készpénzként történő párhuzamos használatának időszaka minimálisra csökkenjen, illetve felgyorsuljon a készpénzforgalom átállása, az üzletek az €-naptól kezdve lehetőleg kizárólag euróban adjanak vissza

pénzt. Némely országokban ezt akár a nemzeti jogszabályok is előírhatják. Ez azonban csak úgy lehetséges, ha a vállalkozások az €-nap előtt beszerzik a szükséges mennyiségű euró-bankjegyet és -érmét bankjaiktól. Ezt a folyamatot „továbbszállításnak” nevezzük. Ehhez a kiskereskedőknek reálisan fel kell mérniük, mennyi készpénzre lesz szükségük az átállás utáni első napokban és hetekben. Nem szabad elfelejteni azt, hogy a kiskereskedők euró-bankjegy és -érme iránti igénye ebben

az időszakban várhatóan háromszor-ötször nagyobb, mint „normális” körülmények között, mivel az ügyfeleik által nemzeti valutában adott bankjegyek és pénzérmék már nem használhatók visszaadásra. Ezenfelül az ügyfelek a szokásosnál nagyobb mértékben fi zetnek nemzeti valutával, hogy így szabadulhassanak meg tőle, és ne a bankokban kelljen beváltaniuk euróra. A továbbszállítás részleteit a bankok és az ügyfeleik közötti szerződések tartalmazzák, amelyek többek között meghatározzák a továbbszállított készpénzre vonatkozó terhelési dátumokat és a fedezetek feltételeit.

Nem szabad alábecsülni az €-nap előtti hetekben és a párhuzamos használat időszakában az euró-bankjegyek


1212

13

és -érmék továbbszállítását és általánosabban az euró és a nemzeti valuta bankjegyeinek és érméinek kezelését érintő logisztikai és biztonsági szempontokat. A folyamat zökkenőmentes lebonyolításához lényeges, hogy időben és körültekintően tervezzék meg a szükséges intézkedéseket. A vállalkozásoknak például ellenőrizniük kell, hogy a szokásosnál nagyobb készpénzmennyiség tárolásához

elegendő kapacitás áll-e rendelkezésükre. Ellenőrizniük kell továbbá, hogy van-e elegendő szállítási kapacitásuk

az ügyfelektől kapott nemzeti valuta bankokhoz történő visszajuttatására. Mivel a vállalkozás ebben az időszakban több készpénzt tárol, meg kell vizsgálni, hogy a biztosítási fedezet megfelelő-e, vagy ideiglenes módosítást igényel.

A pénztáraknál kifejezetten az euró és a nemzeti valuta

bankjegyeinek és érméinek párhuzamos kezelésére és

tárolására szolgáló megoldásokat is érdemes lehet betervezni, például plusz fi ókokat. Kérni lehet a vevőket arra, hogy lehetőleg a pontos összeget fi zessék, és általában a kis címletű bankjegyeket használják fi zetésre; így csökkenteni lehet a visszaadandó váltópénz összegét. Különösen a nagyobb boltokban esetleg célszerű lehet olyan pultokat is kialakítani, ahol a vásárlók a pénztáraktól elkülönítve át tudják váltani a nemzeti valutát euróra. Így a pénztáraknál közvetlenül euróban fi zethetnek, és nem alakul ki torlódás. Megfontolásra érdemes lehetőség az is, hogy az ügyfeleket az €-nap utáni első napokban a fi zetés elektronikus módjainak (például hitel- vagy bankkártyák használatának) gyakoribb igénybevételére ösztönözzék, így csökkentve a készpénzes fi zetések számát.

Az ügyfélkapcsolatok során készpénzt kezelő személyzetet, különösen a pénztárosokat megfelelő képzés keretében jóval az €-nap előtt meg kell ismertetni az euró-bankjegyek és -érmék

külső megjelenésével és biztonsági jellemzőivel. A képzésnek az euró-bankjegyek és -érmék kezeléséről is szólnia kell, hogy a pénztárnál való fi zetés gyorsan történhessen, és csökkenjen a hibák előfordulásának kockázata.


2.4. A munkavállalók

tájékoztatása és oktatása

Különösen fontos, hogy képzésekkel hívják fel a munkavállalók fi gyelmét az euró bevezetésére. A tanfolyamoknak többek között az átállás következményeiről és menetrendjéről kell tájékoztatást nyújtaniuk. Világossá kell tenni a munkavállalók számára, hogyan fog lezajlani az átállás, és mi lesz az ő szerepük ebben a folyamatban. Különösen a készpénzt kezelő munkatársak esetében kell olyan képzéseket tervezni, amelyek révén megtanulhatják jobban felismerni és gyorsabban kezelni az euró-bankjegyeket és -érméket.

Az oktatásnak minden célcsoport egyéni igényeire szabottnak kell lennie. Egyedi képzésben kell részesíteni például az ügyfelekkel közvetlenül kapcsolatot tartó munkatársakat, a készpénzkezeléssel foglalkozókat és a számviteli vagy informatikai osztályon dolgozókat. A képzés hatékonyságának kiértékelése során érdemes kikérni az alkalmazottak véleményét is.

Annak érdekében, hogy a munkavállalók megismerkedjenek az euró értékével, ajánlatos átváltási táblázatokat, euróváltó

számológépet stb. is biztosítani számukra.

Hangsúlyozni kell a vezetés és az alkalmazottak közötti

párbeszéd fontosságát is. A korábbi átállások tapasztalatai azt jelzik, hogy a sok készpénzt kezelő vállalkozások esetében különösen az átállás utáni első napokban meglehetősen sok

1414

Az euróra történő átálláskor a pénztárosok első alkalommal dol-goznak euró-bankjegyekkel és -érmékkel, így értelemszerűen nincsenek még teljesen hozzászokva. Ezért az €-nap környékén növekszik a hibák előfordulásának és a csalással való kísérletezés-nek a valószínűsége. E kockázatok kiküszöböléséhez megfelelő belső ellenőrzést kell bevezetni, hogy különösen az €-nap utáni első hetekben ellenőrizni lehessen az ügyletek pontosságát.

15

hiba fordult elő az euróban való visszaadásnál. Szem előtt kell tartani, hogy az átállás komoly stresszt jelenthet a munkatársak számára, ezért a vállalaton belül előre meg kell határozni és meg kell vitatni az esetleges problémákat és kezelésük módját. Ezenkívül meg kell határozni a hiba előfordulásakor követendő belső eljárást és az ügyfelek reklamációinak kezelését.

Hasznos lehet a munkavállalókat – illetve nagyobb cégek esetében a szakszervezetek képviselőit – is bevonni az euró bevezetésének a bérekre gyakorolt hatásáról folytatott megbeszélésekbe. Annak érdekében, hogy a munkavállalók könnyebben hozzászokjanak az új pénznemhez, az átváltási árfolyam rögzítése után a lehető leghamarabb ajánlatos mind euróban, mind a nemzeti pénznemben feltüntetni az összegeket a fi zetési íveken. Tanácsos lehet elmagyarázni azt is, hogyan történt az euróösszeg kiszámítása különösen olyan helyzetekben, amikor az átváltás lényegesen kisebb névértékű kereseteket eredményez (például amikor 1 millió ITL „csak” 516,457 eurónak felel meg). Ez főként azoknál a vállalkozásoknál lényeges, amelyeknél a béreket még mindig készpénzben fi zetik.

Nem szabad továbbá megfeledkezni a bérek kerekítésének

kérdéséről sem. A pontatlanságok elkerülése érdekében tanácsos a fi zetés egyes részösszegei (pl. jövedelemadó, betegbiztosítási járulék, szociális ellátások stb.) helyett csak a végösszeget kerekíteni.

Az euró bevezetésével kapcsolatban jelentős annak a valószínűsége, hogy a kiskereskedelmi ágazat vásárlói elbizonytalanodnak, és esetenként aggódnak az esetleges negatív következmények – például az árak emelkedése – miatt. A konkrét információkon alapuló bizalomerősítő intézkedések ellensúlyozhatják a negatív hozzáállást, és növelhetik az euró elfogadását.

A vevőket különböző példákon keresztül meg lehet ismertetni az átváltási árfolyammal (pl. az alapvető termékekről szóló ártáblázatok, szórólapok segítségével). Ily módon könnyedén meggyőződhetnek róla, hogy az árakat helyesen számolták át, és így csökken a bizonytalanság.

A vállalkozások közötti kapcsolatokban is szükség van az ügyfelek megfelelő tájékoztatására. Tudniuk kell, mikorra tervezi a vállalkozás az euró használatának megkezdését (pl. megrendelések, számlák esetében stb.). A vállalkozásnak ajánlatos megvizsgálnia, hogy ezek a tervek nem jelenthetnek-e problémát fő ügyfelei számára.

A legtöbb nemzeti átállási terv meghatározza azt az időszakot, amelyben kötelező párhuzamosan (nemzeti valutában és euróban egyaránt) feltüntetni az árakat, így ez a nemzeti jogszabályokban rögzített követelmény.

A párhuzamos árfeltüntetés fontos módszer ahhoz, hogy az ügyfelek és a munkavállalók egyaránt jobban hozzászokjanak az euróban kifejezett értékekhez. Ez segít abban, hogy elkezdjenek „euróban gondolkodni”. Ez az intézkedés kezdetben költséges lehet, és kétségtelenül speciális

3.1. A vásárlók tájékoztatása


3.2. Az árak párhuzamos

feltüntetése

3. Kereskedelmi stratégia: a vásárlókkal

16

17

és a szállítókkal való kapcsolattartás

berendezéseket igényel. Mindazonáltal nagyon hatékony eszköze az ügyfélkapcsolatok javításának.

A párhuzamos árfeltüntetésnek félreérthetetlennek, könnyen azonosíthatónak és tisztán olvashatónak kell lennie. Mindig a teljes átváltási árfolyamot kell használni az áraknak a korábbi fi zetőeszközről az euróra történő átváltásához. Jobb, ha a feltüntetés nem tartalmaz túl sok számot, és az ügyfél által fi zetendő végső árra is korlátozható. A párhuzamos feltüntetés alkalmazható a polcokon levő árjelzéseken, a termékek árcímkéjén, plakátokon, árlistákon vagy a blokkon szereplő végösszegnél.

A félreértések és esetleges többletköltségek elkerülése érdekében rendkívül fontos, hogy az árak párhuzamos

feltüntetése csak attól az időponttól kezdve történjen,

amikor a hivatalos átváltási árfolyamot visszavonhatatlanul

meghatározták. Az átváltási árfolyamot az Európai Unió Tanácsa határozza meg, miután a tagállam teljesítette a konvergenciakritériumokat. Az eurót az első körben bevezető országok tapasztalatai azt jelezték, hogy a vevők az átállás előtti utolsó néhány hétig és hónapig nem fordítanak túl nagy fi gyelmet a párhuzamosan feltüntetett árakra.

A nemzeti valuta euróra, illetve az euró nemzeti valutára történő átváltása során az euró bevezetésével kapcsolatos egyes rendelkezésekről szóló 1103/97/EK tanácsi rendeletben meghatározott előírások alkalmazandók.

Az átváltási arányokat minden részt vevő tagállam

nemzeti valutájában kifejezett egy euróként

fogadják el, és azokat hat helyi értékű számokkal

fogadják el.

Átváltásnál az átváltási arányokat nem lehet

kerekíteni vagy csonkolni.

Az arányokat az átváltásnál mindkét irányban

alkalmazhatják az euró és a nemzeti valutaegységek

között. Az átváltási arányokból levezetett fordított

arányokat nem lehet használni.

Ha az euróra történő átváltásnál kerekítés történik,

a fi zetendő vagy elszámolandó pénzösszegeket

a legközelebbi centre felfelé vagy lefelé kell

kerekíteni. A nemzeti valutaegységekre átváltott

fi zetendő vagy elszámolandó pénzösszegeket a

legközelebbi váltóegységre, vagy váltóegység

hiányában a legközelebbi egységre, illetőleg a

nemzeti jognak vagy gyakorlatnak megfelelően a

váltóegység többszörösére vagy törtrészére, vagy

a nemzeti valutaegység egységére kell felfelé vagy

lefelé kerekíteni. Ha az átváltási arány alkalmazása

olyan eredményt ad, amely éppen a kettő között

van, az összeget felfelé kell kerekíteni.


A következő példa a ciprusi fonton keresztül mutatja be az átváltást.

Az átváltási árfolyam: 1 € = 0,585274 CYP.

A ciprusi fontban kifejezett összeg euróra történő átváltásához azt el kell osztani az átváltási árfolyammal. Az így kapott euróösszeget két tizedesjegyre, azaz centre kell kerekíteni. A lefelé vagy felfelé történő kerekítésnek az általános kereskedelmi gyakorlatnak megfelelően kell történnie.

181888

19

1. példa

1,30 CYP osztva az átváltási árfolyammal = 2,2211818 €A tizedesvessző utáni harmadik számjegy az egyes, ezért a számot lefelé kell kerekíteni:

1,30 CYP = 2,22 €

2. példa

1,80 CYP osztva az átváltási árfolyammal = 3,0754825 €A tizedesvessző utáni harmadik számjegy öt, ezért a számot felfelé kell kerekíteni.

1,80 CYP = 3,08 €

Az euróban kifejezett összeg ciprusi fontra történő átváltásához az euróösszeget szorozni kell az átváltási árfolyammal. Az így kapott ciprusi font összeget két tizedesjegyre kell kerekíteni. A lefelé vagy felfelé történő kerekítésnek az általános kereskedelmi gyakorlatnak megfelelően kell történnie.

3. példa

18 € szorozva az átváltási árfolyammal = 10,534932 CYPA tizedesvessző utáni harmadik számjegy a négy, ezért a számot lefelé kell kerekíteni.

18 € = 10,53 CYP

4. példa

11 € szorozva az átváltási árfolyammal = 6,438014 CYPA tizedesvessző utáni harmadik számjegy a nyolc, ezért a számot felfelé kell kerekíteni.

11 € = 6,44 CYP

Nem szabad elfelejteni, hogy az összes kereskedelmi ügyletre a teljes átváltási árfolyamot kell alkalmazni, azaz 1 € = 0,585274 CYP.

Az euró bevezetése ideális alkalmat kínálhat stratégiai piacelemzés elvégzéséhez. Annak tanulmányozásával és megfogalmazásával, hogy milyen hatást fog gyakorolni az átállás a vállalkozásra, meg lehet teremteni az alapokat egy átállási stratégia kialakításához és végrehajtásához. Az euróban kifejezett árak megtervezése során a következő szempontokat kell fi gyelembe venni: a költségszerkezet, az árérzékenység, az ügyfelek hajlandósága az árak összehasonlítására, az euróban kifejezett árak nagyobb átláthatósága, valamint a versenytársak árképzése.

Érdemes listát készíteni a legfontosabb ügyfelekről és az átállás előtt időben kapcsolatba lépni velük. El lehet látni őket euróban

készített árlistákkal és katalógusokkal, amelyek utalnak az átváltási szabályokra, és számítási példákat is tartalmaznak.

Arra célszerű törekedni, hogy az átállás hatása az árakra

összességében semleges legyen. Elvben az átállásnak nem kellene befolyásolnia a termékek árát vagy értékét. A kkv-knak tisztában kell lenniük azzal, hogy az átállási időszakban az ügyfelek rendkívül érzékenyen reagálnak az árak bármely változására. Ennélfogva a félreértések elkerülése végett fontos az átlátható árkonverziós stratégia.

3.3. Árképzés


202000

21

Az árak euróra történő átváltása után szükséges lehet némi módosítás, hogy a piacon elfogadhatóbbak legyenek. Az átváltás „szabálytalan” árakhoz vezethet, például 7,32 EUR. Ilyen esetekben az árakat ki kell igazítani, hogy könnyebben kezelhető, „kerekített” árakat kapjunk (pl. 7,30 EUR).

A „pszichológiai” árak esetében szükség lehet új küszöbárak megállapítására. Ebben a tekintetben a kereskedelemben a szisztematikus lefelé kerekítés az egyik lehetőség, amely reklámcélokra is használható. Például ha egy termék ára 49,00 FRF, ez átváltva 7,47 EUR, amely 7,40 EUR-ra kerekíthető (= 48,54 FRF). Ha ez pénzügyi okokból nem kivitelezhető, a másik lehetőség a mennyiség vagy a termékméret módosítása. Erre nagyon kis tételek, például édesség, csavarok stb. esetében szükség is lehet. Például 1 ITL 0,00 EUR-nak felel meg. Ahhoz, hogy a kereskedelemben alkalmazható árat kapjunk, növelni lehet az egy csomagban lévő darabszámot.

Az euróösszegek kerekítésének azonban meglehetősen komoly hatása lehet a vállalkozás árbevételére, és ezt nem szabad alábecsülni. Például 2,51 EUR-nak 2,5 EUR-ra való kerekítése 0,4%-os csökkenést jelent. Egy-egy darab esetében a hatás elhanyagolható lehet, de ha a kkv következetesen alkalmazza a lefelé kerekítést, az komoly hatást gyakorolhat árbevételére.

Nem szabad fi gyelmen kívül hagyni az euróösszegek kerekítésének a versenytársakkal való kapcsolatra gyakorolt hatását sem. Például, ha az „A” cég termékének egységára 200 ITL, míg a „B” cégnél a hasonló termék egységára 201 ITL, az euróban kifejezett ár egyforma: a legközelebbi centre kerekítve 0,10 EUR. Az „A” cég így elveszítené korábbi versenyelőnyét.

Némely országokban „tisztességes árképzési” kezdeményezések indultak vagy vannak jelenleg előkészületben. Ezeket a nemzeti átállási bizottság által vezetett, a kormánnyal, a fogyasztói képviseletekkel és a kiskereskedelem képviselőivel folytatott alapos konzultációk előzték meg. A kezdeményezések a vállalkozói szervezetek önkéntes kötelezettségvállalásán alapulnak, miszerint tisztességes árképzési stratégiát fognak folytatni, és az euróra történő átállás előkészítése során alkalmazzák és népszerűsítik a bevált módszereket. A kezdeményezésben részt

vevő vállalkozások arra kötelezik magukat, hogy az árak korrekt párhuzamos feltüntetését alkalmazzák, és nem emelik az áruk és szolgáltatások árát „azzal az indokkal, hogy monetáris átállásra kerül sor”.

Ezek a kezdeményezések nagyon hasznosnak bizonyultak, és hozzájárultak ahhoz, hogy a fogyasztók megőrizzék a stabil árakba vetett bizalmukat. Azért is értékesek lehetnek, mert a vállalkozás kereskedelmi szempontból előnyös jellemzőit fejezik ki. Ezért nagyon ajánlatos részt venni az ilyen kezdeményezésekben.

3.4. A szállítókkal való

kapcsolatok


Tanácsos a szállítókat idejében megkérni arra, hogy árlistáikat és számláikat euróban kifejezve küldjék el.

A kkv-knak tisztában kell lenniük azzal, hogy az euró beveze-tése alkalom lehet kedvezőbb szállítási feltételek elérésére. Ha például a szállító kiválasztása során az ár a döntő tényező, az euró bevezetéséből származó jobban átlátható árak és az át-váltási árfolyamkockázat megszűnése esélyt jelenthet új és ol-csóbb alternatívák feltárására.

22222

23

3.5. Szerződések

A szerződések folyamatosságának elve, amelynek megfelelően a nemzeti valutában meghatározott összegeket tartalmazó ko-rábban megkötött szerződések érvényben maradnak, minden meglévő szerződésre alkalmazandó. Ezekben a monetáris érté-keket a hivatalosan megállapított átváltási árfolyam használatá-val kell átváltani euróra.

Érdemes azonban ellenőrizni a vállalkozás valamennyi jogi do-kumentációját (munkaszerződések, bérleti és hitelszerződések, biztosítási kötvények stb.) annak megállapításához, hogy szük-ség van-e ezek módosítására. Kétség esetén a kkv-knak ajánlatos jogi tanácsot kérniük.

Az átállás időpontján túl is érvényben maradó ismétlődő fi ze-téseket és feltételeket tartalmazó új szerződésekben célszerű az értékeket közvetlenül euróban meghatározni, hogy a későbbi átváltás miatti szabálytalan árak elkerülhetők legyenek.

Az euróövezeten kívüli partnerekkel kötött szerződések esetén hasznos lehet egy eurózáradék bevezetése, amely rögzíti, hogy a megállapodásnak megfelelően a szerződés hivatalos valutaegy-sége az euró lesz, amennyiben a szerződés az euró bevezetésé-nek hivatalos dátuma után is érvényben marad.

E záradék szövege például a következő lehet: „A felek megállapod-nak abban, hogy az összes fi zetési kötelezettség, amelyről a szer-ződés rendelkezik, euróban meghatározottnak tekintendő, amint az euró válik kizárólagos hivatalos fi zetőeszközzé. Az átváltás a hi-vatalosan megállapított átváltási árfolyam szerint történik.”

24

Ellenőrző lista

Az átállás előkészületeinek megtervezése

Ismeri a vállalkozás az átállás dátumát?

Megállapították-e, milyen hatásokkal jár az euró a vállalkozás működésére és tevékenységére?

Készült-e átállási stratégia?

Készült-e cselekvési terv az átállásra, és egyértelműen kiosztja-e a feladatokat?

Hogyan történik az átállás irányítása (átfutási idők, elegendő emberi és pénzügyi erőforrás, a vállalaton belüli más tevékenységekkel való összehangolás)?

Kijelölték-e a vállalkozáson belül az átállási előkészületek koordinátorát?

Megtervezték-e a problémák és kockázatok azonosításához szükséges hatékony nyomon követést?

Összegyűjtötték-e a hatóságok, kereskedelmi szervezetek, Euro Info Központok, kereskedelmi kamarák, bankok, számviteli szakértők, üzleti tanácsadók stb. által rendelkezésre bocsátott információkat?

Számvitel és pénzügyi irányítás

Előkészítették-e a korábbi ügyletek adatainak átváltását?

Az euró bevezetésének évére vonatkozó költségvetés euróban készült-e?

Ellenőrizték-e, hogy mely időponttól vagy mely időszakra vonatkozóan kell az adóbevallásokat és a kapcsolódó dokumentumokat (például a társasági adót, hozzáadottérték-adót, a munkavállalók bére és fi zetése utáni forrásadót, a munkáltató társadalombiztosítási járulékait érintően), valamint a pénzügyi kimutatásokat euróban benyújtani?

Átalakítás a vállalkozáson belül

(számvitel, informatika, készpénzkezelés, munkavállalók képzése)

25

Előkészítették-e a vállalkozás tőkéjének átváltását, illetve – amennyiben erre szükség van – a tőkeemelést vagy csökkentést?

Felülvizsgálták-e a társaság alapító okiratát és egyéb szabályzatait?

Tájékoztatták-e a részvényeseket részesedésük esetleges változásáról?

Számítástechnikai rendszerek

Készült-e leltár a vállalkozás által használt összes számítástechnikai (pl. számlázási, bérszámfejtési, vezetési információs, jegyértékesítési, készletnyilvántartási) rendszerről?

Azonosították-e az összes, az átállás által érintett számítástechnikai rendszert?

Összegyűjtötték-e a számítástechnikai rendszerek szolgáltatóitól az információkat arra vonatkozóan, hogy a rendszer megfelel-e az euróra történő átállás követelményeinek (pl. két vagy több valuta kezelése, árak párhuzamos feltüntetése a párhuzamos használat időszakában, a nyomtatványok és jelentések módosításának támogatása, az átváltási és kerekítési szabályok helyes alkalmazása, nemzeti valutában kifejezett történeti adatok dokumentálása)?

Megállapították-e, mely hardver esetében lehet szükség modernizálásra vagy cserére (például szerver, noteszgépek, billentyűzetek, nyomtatók, pénztárgépek, étel-, italautomaták, kártyaolvasók)?

Meghatározták és időben megrendelték-e az informatikai átalakításhoz szükséges külső erőforrásokat?

Ellenőrizték-e, hogy a számítástechnikai rendszer modernizálása vagy cseréje kivitelezhető-e időben?

Azonosították-e azokat a kapcsolódási pontokat, amelyek összekötik a vállalkozáson belül a különböző IT-rendszereket egymással, illetve a partnerek, szállítók stb. rendszereivel?

Milyen rendszereket kell – üzleti és/vagy műszaki szempontból – és mely időpontban átállítani (pl. bizonyos rendszerek időben összehangolt átállításának szükségessége)?

Előkészítették és végrehajtották-e az informatikai rendszerek átalakítását belső erőforrások felhasználásával vagy külső vállalkozók bevonásával?

26

Meghatározták-e a számítástechnikai rendszerek és hardverek tesztelésének igényét és ütemezését?

Hogyan hat majd az euró bevezetése az elektronikus fi zetési módokra?

Készpénzkezelés

Felmérték-e az átállás utáni első hetek euróbankjegy- és érmeigényét, valamint tájékozódtak-e a banknál arról, hogy miként oldható meg a vállalkozás euróval történő ellátása (azaz a továbbszállítás)?

Megrendelték-e az euró-kezdőcsomagokat?

Elegendő kapacitással rendelkezik-e a vállalkozás az euró és a nemzeti valuta egyidejű tárolásához?

Megfelelően foglalkoztak-e a vonatkozó logisztikai és biztonsági szempontokkal (biztonság, biztosítások stb.)?

Megtervezték-e az euró-bankjegyek és -érmék, valamint a nemzeti valuta bankjegyeinek és érméinek a pénztáraknál történő egyidejű kezelésére vonatkozó speciális intézkedéseket?

Megtervezték-e az euró-bankjegyek és -érmék megjelenésére és biztonsági jellemzőire vonatkozó képzésre irányuló lépéseket, illetve az euró-bankjegyek és -érmék kezelésére és vizsgálatára vonatkozó képzési intézkedéseket?

A munkavállalók oktatása

Betervezték-e a különböző képzési intézkedéseket és azok költségvetését (pl. a közvetlen ügyfélkapcsolatot tartó, készpénzt kezelő, IT-osztályon dolgozó munkatársak stb. számára)?

Ellátták-e a munkavállalókat átváltási táblázatokkal, átváltó számológépekkel stb.?

Tájékoztatták-e a munkavállalókat a bérekkel összefüggő következményekről (kerekítési módszerek stb.)?

Tervezik-e olyan kapcsolattartó kijelölését, akinek a munkavállalók feltehetik kérdéseiket?

Ellenőrző lista

27

Vásárlók

Felvették-e a kapcsolatot a vásárlókkal, beleértve az üzleti ügyfeleket is, és tájékoztatták-e őket?

Mikor kezdődik az árak párhuzamos feltüntetése, és hogyan hajtják azt végre (termékek árcímkéjén, árlistákon, blokkokon, hozzáadottérték-adót feltüntető címkéken stb.)?

Alakítottak-e ki stratégiát az árak euróban történő meghatározásához (átváltás, kerekítés, „nem kerek” árak kezelése, pszichológiai árak stb.)?

Biztosított-e az árak módosításának átláthatósága és nyomon követhetősége (különösen a kerek árak és a vegyes számítások esetén)?

Részt vegyen-e a vállalkozás egy tisztességes árképzési kezdeményezésben?

Szükség van-e a versenyképesség visszaállítására az euró bevezetése után?

Ad-e lehetőséget az euró új piacok feltárására?

Alkalmat teremt-e az euró új értékesítési módszerek kifejlesztésére (elektronikus kereskedelem, csomagküldés stb.)?

Szállítók

Felvették-e a kapcsolatot a szállítókkal, és kértek-e tőlük árlistát euróban kifejezett árakkal?

Mérlegelték-e annak a lehetőségét, hogy az átállást felhasználják a meglévő szállítói kapcsolatok felülvizsgálatára?

Szerződések

Ellenőrizték-e az összes szerződést (munkaszerződések, bérleti szerződések, szerződések az euróövezeten kívüli üzleti partnerekkel, bankokkal és más vállalkozásokkal)?

Tervez-e a vállalkozás a pénzösszegek euróban történő kifejezésére vonatkozó rendelkezéseket foglalni az átállás időpontja után is érvényben maradó, ismétlődő fi zetést és feltételeket tartalmazó új szerződésekbe?

Szükség van-e előreláthatóan külső jogi tanácsadásra?

A vásárlókkal és a szállítókkal való kapcsolattartás

További információk:

Az euró www.ec.europa.eu/euro

Az Európai Bizottság Gazdasági és Pénzügyi Főigazgatósága www.ec.europa.eu/economy_fi nance

A kis- és középvállalkozók európai portálja www.ec.europa.eu/enterprise/sme

Enterprise Europe hálózat www.enterprise-europe-network.ec.europa.eu

Az Európai Központi Bank www.ecb.europa.eu

Európai Bizottság

Az euró: vállalkozásra készen

A vállalkozás felkészítése az euró bevezetésére

Luxembourg: Az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványainak Hivatala

2008 — 28 oldal — 15,0 x 23,0 cm

ISBN 978-92-79-07830-9

DOI 10.2765/16817

KC-81-07-173-HU

-C

Documents

Az euró: vállalkozásra készen