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PROCESO SEGUIMIENTO Y EVALUACION
A LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
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AUDITORIA REGULAR DE GESTION - “ESTRATEGIA DE BAÑOS PÚBLICOS”
CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS DE LA ETAPA AUTONOMÍA Y
AUTOGOBIERNO DEL MODELO PEDAGÓGICO.
OFICINA DE CONTROL INTERNO
BOGOTÁ, D.C., OCTUBRE DE 2017
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Tabla de contenido
1. INTRODUCCION .................................................................................................................................................... 3
2. CRITERIOS DE AUDITORIA ................................................................................................................................ 4
3. OBJETIVOS ............................................................................................................................................................. 5
4. ALCANCE ................................................................................................................................................................ 5
5. EQUIPO DE TRABAJO .......................................................................................................................................... 5
6. METODOLOGÍA APLICADA ................................................................................................................................ 5
7. ESTADO DE LOS HALLAZGOS VIGENTES ....................................................................................................... 7
8. CONTEXTO DEL PROCESO ....................................................................................................................................... 9
9. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA ……………………………………………………………………………… 11
9.1 ASPECTOS POR RESALTAR Y MEJORAS EVIDENCIADAS ......................................................................... 34
9.2 OBSERVACIONES ................................................................................................................................................ 35
9.3 NO CONFORMIDADES ........................................................................................................................................ 36
9.4 RECOMENDACIONES ......................................................................................................................................... 36
10. CONCLUSIONES .................................................................................................................................................. 37
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AUDITORIA REGULAR DE GESTION - “ESTRATEGIA DE BAÑOS PÚBLICOS”
CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS DE LA ETAPA AUTONOMÍA Y
AUTOGOBIERNO DEL MODELO PEDAGÓGICO.
1. INTRODUCCION
El Plan de Desarrollo de Bogotá Mejor para Todos trazó como objetivo en su Primer Pilar de Igualdad
Calidad de Vida “Propiciar la igualdad y la inclusión social mediante la ejecución de programas
orientados prioritariamente a la población más vulnerable y especialmente a la primera infancia. Estos
programas estarán enfocados a intervenir el diseño y el funcionamiento de la ciudad partiendo de
reconocer que de esto depende en gran medida la calidad de vida de sus habitantes”1.
En ese sentido, el artículo 13 del Acuerdo 645 de 2016, como uno de los propósitos establece el
Desarrollo Integral para la felicidad y el ejercicio de la ciudadanía, que plantea como objetivo “… generar
las condiciones a niños, niñas, adolescentes y jóvenes, que permitan el ejercicio de una ciudadanía activa
y corresponsable en la transformación política, social y económica de su realidad, de manera que sean
partícipes de las decisiones en sus territorios”2.
En el plan de desarrollo se establecen varios proyectos prioritarios entre los que se encuentran “Distrito
Joven: Desarrollo de competencias laborales a jóvenes con derechos vulnerados”, que propende por la
formación de jóvenes para el fortalecimiento de competencias socio-laborales desde lo formal, lo
informal y la formación para el mundo del trabajo como primera estrategia. Como segunda estrategia la
vinculación de los jóvenes a los convenios suscritos por el IDIPRON con otras entidades distritales,
nacional o internacional que busca que aprendan a trabajar trabajando y a construir experiencia laboral y
sus compromisos. Y como tercera y última estrategia, se hace referencia al apoyo en emprendimiento,
sede / equipamiento, acompañamiento en el primer empleo autónomo y el seguimiento al goce efectivo
de derechos.
En relación a lo anterior, el IDIPRON, constituye como meta “Ofrecer a 9.060 jóvenes con vulneración
Oportunidades de empoderamiento de competencias laborales”, fundamentando su acción a través del
objetivo específico No. 2: “Gestionar convenios interadministrativos que permitan la realización del
primer empleo y construir la experiencia personal en el mundo laboral”. 3
En atención a lo anterior, el presente informe es el resultado a la auditoría interna de gestión a la Etapa
Autonomía y Autogobierno del Mapa de procesos en lo relacionado con la estrategia de Baños Públicos
1 Alcaldía Mayor de Bogotá. Proyecto del Plan de Desarrollo Bogotá 2016 – 2020 Abril de 2016, página 80. 2 Alcaldía Mayor de Bogotá. Acuerdo 645 de 2016 del 09 de Junio de 2016. “Por el cual se adopta el plan de desarrollo
económico, social, ambiental y de obras públicas para Bogotá D.C. 2016 – 2020 Bogotá Mejor para Todos.” 3 Ficha Estadística Básica de Inversión Distrital EBI-D del Proyecto 1104 Distrito Joven.
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adoptada por la entidad en función de parte de una de las metas del Proyecto 1104 “Distrito joven:
Desarrollo de competencias laborales a jóvenes con derechos vulnerados” con el fin de dar cumplimiento
al plan anual de auditoría de la vigencia 2017, aprobado por el Comité Coordinador del Sistema de
Control Interno.
2. CRITERIOS DE AUDITORIA
- Constitución Política de Colombia 1991
- NTC-OHSAS 18001:2007 - Seguridad y Salud Ocupacional
- Ley 87 de 1993 " Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones".
- Ley 80 de 1993 "Por el cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración
Pública"
- Ley 1150 de 2007 "Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la
transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la
contratación en Recursos Públicos".
- Decreto 1510 de 2013 "Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública".
- Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de gestión para las entidades y organismos
distritales - NTD-SIG 001:2011 - Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011
- Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, adoptada mediante
Decreto 4485 del 2009.
- Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2014, adoptado mediante Decreto 943 del
2014.
- Procedimientos internos
- NTC-ISO14001 - Gestión Ambiental
- Manual de Gestión Integral de Residuos Sólidos del IDIPRON.
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3. OBJETIVOS
Evaluar la eficiencia, eficacia y efectividad del Proceso Misional "Modelo Pedagógico" en su etapa de
Autonomía y Autogobierno en lo relacionado con la Estrategia de Baños Públicos, de conformidad con
las políticas institucionales, SIGID y los parámetros normativos que lo regulan.
4. ALCANCE
Verificar la adherencia de la Estrategia de Baños Públicos administrados por la entidad con los propósitos
del Proceso Misional "Modelo Pedagógico" en su etapa de Autonomía y Autogobierno, evaluando la
disponibilidad y optimización de los recursos utilizados, el desarrollo del procedimiento de recaudo en
baños públicos, la sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión (SIGID) y el cumplimiento de la
normatividad vigente durante las vigencias 2016 y 2017.
5. EQUIPO DE TRABAJO
ROLES EN LA
AUDITORIA
NOMBRES COMPETENCIAS
AUDITOR(A)
LIDER
Carlos
Bolívar
Corredor
Revisión de los aspectos concernientes al Mantenimiento y
Sostenibilidad del SIGID (Sistema Integrado de Gestión del
IDIPRON), Implementación del Componente Social y
Pedagógico del Modelo Pedagógico del IDIPRON y revisión del
aspecto referente a la Ejecución Contractual.
Revisión de los aspectos referentes a la administración de
Insumos, mantenimiento de la Infraestructura y Gestión
Ambiental.
Revisión de los aspectos referentes al Recaudo, gestión financiera,
presupuestal y sus procedimientos.
6. METODOLOGÍA APLICADA
La propuesta metodológica para ejecutar el proceso de auditoría interna inició haciendo análisis del
instrumento denominado Ficha EBI (Ficha de Estadísticas Básicas de Inversión), que se define: como
una ficha esquemática que contiene la información básica de un proyecto de inversión. Cuya finalidad
es adelantar los procesos de inscripción, registro y actualización de un proyecto ante el Banco de
Programas y Proyectos ante la oficina de planeación nacional o cualquier institución de tipo estatal.
Por otra parte se identificaron los aspectos pilares de la estrategia, contenidos en los procedimientos,
instructivos y formatos así como de las auditorías e inspecciones realizadas previamente por la Oficina
de Control Interno. Con el ánimo de profundizar y continuar con la línea auditada sobre la Estrategia de
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Baños Públicos, se realizó una revisión detallada de los instrumentos aplicados anteriormente y así
identificar los aspectos generales y particulares a auditar.
Se inspeccionaron los puntos de atención, los documentos y registros, examinando físicamente los
recursos tangibles. Revisando comprobantes que específicamente prueban la validez de la información
contenida, en lo referente a la operación de la estrategia de Baños Públicos en función de la Meta del
Proyecto 1104 y priorizadas en la etapa de planeación de la auditoría.
Se generó una muestra aleatoria para la revisión física y documental de la información de tipo social,
financiera, operativa, de infraestructura y contractual de los convenios suscritos por el IDIPRON, así
como revisión, observación y análisis del Sistema Integrado de Gestión (SIGID), comprendiendo los
sistemas de información institucional, infraestructura y cumplimiento del Programa Institucional de
Gestión Ambiental.
Es de anotar que los registros, estudios y el análisis sobre el contenido de esta auditoría, se encuentran
debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Oficina de
Control Interno.
7. ESTADO DE LOS HALLAZGOS VIGENTES
Se realizó verificación del plan de mejoramiento por proceso realizado por la Oficina de Control Interno
en la vigencia 2014, encontrando que a la fecha no se han reportado a esta dependencia las evidencias
que permitan verificar el cumplimiento de algunos de los hallazgos, quedando de esta manera pendiente
su cierre una vez se surtan los soportes respectivos que demuestren su mejoramiento.
ORIGEN HALLAZGO MEDIDA VERIFICACION AUDITORIA
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PROCEDIMIENTOS
En relación con la condición general 4.2 del
Procedimiento de Recaudo de Baños
Públicos A-GFI-PR-016, el sistema de
registradora para el conteo de usuarios
resulta insuficiente e ineficiente para el
control del recaudo. Dado que en auditoría
se pudo observar que en los 26 Baños
Públicos auditados, queda al criterio y
honestidad de la operadora del baño, el que
los usuarios entren por la puerta de
discapacitados sin hacer el registro, o en su
defecto los usuarios ingresen por un lado de
la registradora para lo cual giran en sentido
de salida sin marcar. (Como lo hacen ellas de
manera permanente para cumplir sus
funciones de aseo).
CORRECCION:
Proceso de
sensibilización a las
operadoras frente al
tema de
responsabilidad
social que implica
un adecuado manejo
del recurso obtenido
por el servicio.
ACCIÓN
CORRECTIVA:
Implementar
esquemas de
seguridad en los
puntos de servicio y
la alta dirección
tome decisiones
respecto a la política
interna de pago de la
1. De acuerdo con la descripción de
la acción preestablecida por los
auditados y de acuerdo con las
evidencias remitidas a la Oficina de
Control Interno, se evidencian
avances sobre la Corrección
establecida de acuerdo con acta de
reunión que data de 12 de marzo de
2015, por el cual se sensibiliza a las
operadoras de Baños Públicos sobre
el manejo de los dineros públicos.
De igual manera, se observa oficio
remitido al Gerente del Proyecto, un
informe de solicitud sobre
adquisición de cámaras de
seguridad. Si bien la Acción
Correctiva establece la
implementación de esquemas de
seguridad, una vez se tomen
decisiones al respecto, la Oficina de
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entidad a los
contratistas….
Control Interno, procederá a cerrar
el hallazgo.
2. Respecto al presente
hallazgo el proceso no adjunta
avance para verificación de acuerdo
a oficio remitido sobre seguimiento
al Plan de mejoramiento con número
de radicado 2015IE11733 del
02/11/2015.
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PROVISION DE RECURSOS
El orden y seguridad de los insumos en 15 de
los 26 puntos se ve afectado y dificulta el
cumplimiento de la condición general 4.5 del
procedimiento de Recaudo Baños Públicos
A-GFI-PR-016, por no contar con áreas de
almacenamiento apropiadamente dotadas de
gavetas y/o estantes con puertas y llaves en
funcionalidad. Adicionalmente en la
totalidad de los puntos no se cuenta con la
debida identificación y demarcación tanto de
áreas de almacenamiento, como de gavetas y
estantes, que no solamente garanticen la
seguridad y orden de los insumos
suministrados sino también la ubicación de
los objetos personales de las operadoras.
CORRECCION: A
futuro establecer
dentro del convenio
una cláusula que
estipule la
obligación por parte
de la otra entidad
para realizar las
adecuaciones
correspondientes en
las instalaciones
siempre que así se
amerite.
ACCION
CORRECTIVA:
Gestionar ante las
diferentes entidades
para hacer efectivas
estas correcciones.
1. De acuerdo a la verificación de los
soportes adjuntados para el
seguimiento al Plan de
Mejoramiento, se evidencia avance
por parte de los auditados respecto a
la solicitud para instalar y/o adecuar
estantes o gavetas faltantes. Una vez
se surta la instalación y se verifique
el mismo, se procederá a cerrar el
presente hallazgo. 2.
Respecto al presente hallazgo el
proceso no adjunta avance para
verificación de acuerdo a oficio
remitido sobre seguimiento al Plan
de mejoramiento con número de
radicado 2015IE11733 del
02/11/2015.
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PROVISION DE RECURSOS
Se evidenció el desabastecimiento en todos
los puntos de atención de la operación de los
baños públicos, en los últimos tres meses, de
un insumo básico como es el hipoclorito,
generando con esto el incumplimiento del
instructivo PREPARACION DE
DESINFECTANTES A-ABI-IN-002 que
hace parte de las actividad de desinfección
5.1.7; 5.3.5; 5.4.4; 5.5.5; del procedimiento
de LIMPIEZA Y DESINFECCION
A-ABI-PR-013 En algunos baños no han
recibido de manera suficiente guantes de
caucho, bolsas verdes grandes y papel
higiénico. Mientras de manera contraria en
otros puntos hay acumulación o sobre stock
de productos como Papel Higiénico, Jabón
Líquido, Bolsas, Guantes de manipulación,
Bolsas Verdes, Ambientador, entre otros. A
lo anterior se suma el incumplimiento de la
Condición General 4.6 (Por ningún motivo
se debe retirar del punto de servicio los
CORRECCION:
Desarrollar un
proceso de compra
de manera que se
garantice la
oportuna entrega de
los insumos a los
puntos de servicio.
ACCION
CORRECTIVA:
Hacer el trámite ante
la oficina
correspondiente
para agilizar lo
concerniente a las
compras y
desarrollar una
jornada de
organización y
demarcación de
estos insumos en
todos los puntos
1. El soporte adjunto, no demuestra
avances en la mitigación de la causa
que originó el hallazgo. Por cuanto,
se anexa acta en el que se evidencia
capacitación a las operadoras de
baños públicos en temas
relacionados con seguridad y salud
en el trabajo. 2. Respecto al
presente hallazgo el proceso no
adjunta avance sobre la corrección y
la acción correctiva establecida, que
permita efectuar verificación de
cumplimiento de acuerdo a oficio
remitido sobre seguimiento al Plan
de mejoramiento con número de
radicado 2015IE11733 del
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suministros dados…) del Procedimiento de
Recaudo de Baños Públicos AGFI- PR-016
pues las operadoras de los baños informan
que debido al mencionado
desabastecimiento, los supervisores mueven
los insumos sobrantes con el argumento que
van para otro punto pero sin dejar registro,
trazabilidad ni control de salida y entrada de
los mismos.
donde se presta el
servicio de baños
públicos.
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En auditoria se pudo establecer, que una vez
revisados y analizados los recaudos
correspondientes a los meses de Junio, Julio
y Agosto, se evidencia la falta de
oportunidad en la entrega de los recibos de
consignación producto de los recaudos
efectuados en la operación de los Baños
Públicos, al área de tesorería. Situación que
afecta el registro oportuno de los
movimientos en bancos.
CORRECCION: La
entrega de planillas
de recaudo a
tesorería no supere
los dos días feriados
de la semana.
ACCION
CORRECTIVA:
Gestionar la
apertura de otra
cuenta que agilice la
consignación del
recaudo en horarios
adicionales.
1. Se evidencia negación por parte
del área de Tesorería sobre la acción
correctiva planteada por parte de los
auditados. Se recomendará analizar
esta acción correctiva nuevamente
con los auditados. 2. Respecto al
presente hallazgo el proceso no
adjunta avance para verificación de
acuerdo a oficio remitido sobre
seguimiento al Plan de
mejoramiento con número de
radicado 2015IE11733 del
02/11/2015.
NOTA 1: Es de anotar que a la fecha de emisión del presente informe, la Estrategia de Baños Públicos,
no ha presentado oficialmente a la Oficina de Control Interno, seguimiento al plan de mejoramiento de
los hallazgos encontrados durante la vigencia 2014, por lo tanto esto no quiere decir que no hayan
realizado acciones de mejora al respecto, pero se debe culminar el registro del seguimiento a las
acciones encontradas adjuntado soportes de evidencia de la mejora para de proceder a cerrarlos.
Por lo anterior, no se evidencio que la coordinación de la estrategia de Baños Públicos correspondiente
a la etapa de Autonomía y Autogobierno del Modelo Pedagógico haya ejecutado la implementación de
acciones suficientes y satisfactorias para eliminar las causas que generaron los hallazgos, como producto
de la auditoria interna de la vigencia 2014, de conformidad con lo establecido en los numerales 8.5.2
Acción Correctiva de la NTCGP 1000: 2009 y 2.3.1 Planes de Mejoramiento del MECI 2014 y 7.3
Acciones Correctivas de la NTD-SIG 001:2011.
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8. CONTEXTO DEL PROCESO
El Plan Estratégico del IDIPRON 2017-2020 busca potencializar en su misionalidad, la atención de las
dinámicas de calle y trabaja por el goce pleno de derechos de la niñez, adolescencia y juventud en
situación de vida en calle, en riesgo de habitarla o en condiciones de fragilidad social, desarrollando sus
capacidades para que se reconozcan como sujetos transformadores y ciudadanos que ejercen sus derechos
y deberes para alcanzar una vida digna y feliz. Dentro de los objetivos del Proyecto 1104 el cual enmarca
la estrategia de Baños públicos, se destacan los siguientes:
- Idear modelos de formación que permitan educar y desarrollar competencias laborales y
ciudadanas a los NNAJ, en el territorio, unidades y todo espacio determinado al alcance del
Instituto para el 2019.
- Construir entornos protectores, afectivos y dignos, enfocados a brindar calidad de vida con
estándares de satisfacción (>75%) para los NNAJ.
La estrategia de Baños públicos se integra según sus convenios interadministrativos con dos principales
objetivos y cuatro componentes esenciales, discriminados de la siguiente manera:
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Por consiguiente la entidad tiene a su cargo, administrar un total de 21 puntos de Baños Públicos con un
total de 27 baños. La ubicación de estos se encuentra distribuida en las distintas localidades del Distrito
Capital y tiene como propósito misional el asignar a un aproximado de 65 jóvenes egresados del
IDIPRON, la oportunidad del primer empleo ya sea como bachilleres o técnicos.
Para efectos de la auditoría se determinó establecer como muestra un total de seis (6) baños discriminados
de la siguiente manera:
MODALIDAD Y CONVENIO BAÑOS DE MUESTRA
DADEP (1); Centro Adtivo. Distrital CAD
SECRETARÍA GENERAL (1); Supercade SUBA
TRANSMILENIO (4); Portal Suba, Portal Sur
ADMON. DIRECTA (2); Plaza ETB y Flores.
TOTAL 6 de 21 Puntos de Baños.
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9. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA
Para efectos de diferenciar los aspectos a evidenciar en cada una de las temáticas de la estrategia, se
ilustra un cuadro abreviador de la siguiente manera:
TEMÁTICA AUDITADA ASPECTOS A EVIDENCIAR
1. Misionalidad Verificar asignación de operarios a puntos de baños
y días de atención al público.
2. Gestión del Recaudo Analizar frecuencia de discrepancias con Operarios;
dinámica financiera de los recaudos
3. Administración de Insumos Gestión de recepción y uso de los insumos de aseo
para los puntos de Baños Públicos
4. Mantenimiento de
Infraestructura Estado de la infraestructura de los puntos.
5. Gestión Contractual Situación de archivo de los convenios, delegación
de las supervisiones de los convenios
6. Gestión financiera Balance entre los costos de administración y
operación e ingresos de la estrategia
7. Sistema Integrado de Gestión
(S.I.G.I.D.)
Estado de la identificación de riesgos para el
componente, además su gestión documental y
ambiental
1. MISIONALIDAD.
La estrategia de Administración de Baños Públicos se ubica dentro de la ejecución del Proyecto 1104
“Distrito Joven” por representar una fuente significativa de primeros empleos a la población beneficiaria
seleccionada. Es importante destacar que para el segundo periodo del año 2016, se decidió dar giro a la
política misional en la Administración de Baños Públicos, contratando a población juvenil egresada en
vez de madres cabeza de familia en extrema pobreza de NNAJ vinculados al PEI del IDIPRON. Por tanto
que el objetivo antes de la segunda mitad del 2016 era fortalecer la situación socio-económico de la red
familiar de los NNAJ y después se prefirió otorgar un primer empleo a los jóvenes.
Este giro en la política pública o administrativa del IDIPRON, implicó una serie de cambios en el modelo
social del proyecto, toda vez que la formación inicial de esta nueva población implica más capacitación
y supervisión en las labores. Así mismo las actitudes laborales como la disciplina, transparencia y
responsabilidad son más incipientes y ausentes en algunos de los jóvenes, llevando a que se haya
incrementado el número de terminaciones anticipadas de los contratos y el incremento de las pérdidas de
los dineros con ocasión de la operación de baños.
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La entidad cuenta con la siguiente relación de puntos de baños públicos, los días de atención y su horario
de atención en la estrategia de operación de los puntos públicos de baños:
CONVENIO Y/O MODALIDAD CON No.
PUNTOS DE BAÑOS Número de operarios
Días de atención
Horario de atención
Administración Directa
Calle 12 No. 6-72 2 (dos) Lun - Dom 7 a.m. – 7.p.m.
Parque las Flores 1 (uno) Lun-Sab 8 a.m. – 4 p.m.
Plazoleta ETB 2 (dos) Lun-Sab 8 a.m. – 4 p.m.
Av. 68 Calle 13 1 (uno) Lun-Sab 8 a.m. – 4 p.m.
Transmilenio 93-07 de 2007
Portal 80 2 (dos) Lun - Dom 6 a.m. – 10 p.m.
Portal del Sur 4 (cuatro) Lun - Dom 6 a.m. – 10 p.m.
Portal de Suba 4 (cuatro) Lun - Dom 6 a.m. – 10 p.m.
Estación Ricaurte 2 (dos) Lun - Dom 6 a.m. – 10 p.m.
Portal Norte 2 (dos) Lun - Dom 6 a.m. – 10 p.m.
Portal Tunal 2 (dos) Lun - Dom 6 a.m. – 10 p.m.
Portal Usme 2 (dos) Lun - Dom 6 a.m. – 10 p.m.
Portal El Dorado 2 (dos) Lun - Dom 6 a.m. – 10 p.m.
Portal 20 de Julio 2 (dos) Lun - Dom 6 a.m. – 10 p.m.
Estación Intermedia 2 (dos) Lun - Dom 6 a.m. – 10 p.m.
San Mateo 2 (dos) Lun - Dom 6 a.m. – 10 p.m.
Secretaría General 221-2100-20 del 2010
Supercade Américas 2 (dos) Lun-Sab 7 a.m. – 6 p.m.
Supercade Bosa 2 (dos) Lun-Sab 7 a.m. – 6 p.m.
Supercade 20 de Julio 2 (dos) Lun-Sab 7 a.m. – 6 p.m.
Supercade Movilidad 2 (dos) Lun-Sab 7 a.m. – 7 p.m.
Supercade Suba 2 (dos) Lun-Sab 7 a.m. – 6 p.m.
DADEP 110-129-2013
Centro Administrativo Distrital CAD.
4 (cuatro) Lun-Sab 7 a.m. – 6 p.m.
TOTAL 21 46 – 65
En el marco de la Resolución 025 de 2017, la entidad se encuentra en un proceso de transición en relación
con los rangos de edades a tener en cuenta para la vinculación de operarios, encontrando que actualmente
se cuenta con solo ocho (8) personas mayores del rango de edad establecido, de los aproximadamente 65
operarios que contrata la entidad. En tal sentido la entidad se encuentra con un cumplimiento de
aproximadamente el 88% de los contratistas dentro del rango de edades que en la Resolución se dispone.
Tipo de población Rango de edad No. en 2016 No. en 2017
Bachilleres 18 – 21 Años Aprox. 5 Aprox. 35
Técnicos 22 – 28 Años Aprox. 10 Aprox. 22
Madres 29 – 60 Años Aprox. 40 Aprox. 8
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Por otra parte se verificó la oportunidad en la prestación del servicio de baños públicos, para tal fin se
tomaron los seis (6) puntos de baños públicos auditados en el periodo de Abril a Mayo y su número total
de días cerrados durante el 2017:
CONVENIO Y/O MODALIDAD CON No.
PUNTOS DE BAÑOS
ABRIL 2017 MAYO 2017
Días cerrados
% de atención
Días cerrados
% de atención
Administración Directa
Parque las Flores 23 0 % 21 16 %
Plazoleta ETB 23 0 % 25 0 %
Transmilenio 93-07 de 2007
P. Sur Plataforma 1 Caballeros
6 80 % 0 100 %
P. Sur Plataforma 1 Damas
6 80% 0 100 %
P. Sur Plataforma 2 Caballeros
25 17 % 0 100 %
P. Sur Plataforma 2 Damas
25 17 % 0 100 %
P. Suba Plataforma 1 3 90 % 2 94 %
P. Suba Plataforma 2 7 77 % 7 77 %
Secretaría General 221-2100-20 del 2010
Supercade Suba Caballeros
7 70 % 3 88 %
Supercade Suba Damas
7 70 % 3 88 %
DADEP 110-129-2013
CAD. Caballeros 10 56 % 6 76 %
CAD. Damas 2 92 % 0 100 %
TOTAL 6 Puntos; 8 Baños; 12 torniquetes.
144 55 % 67 80 %
Es de resaltar que la entidad no logró el 100% de los días proyectados para la atención a la ciudadanía
en el servicio de Baños públicos. Los baños de mayor alarma durante los dos meses verificados, fueron
los del Parque las Flores y la Plazoleta ETB, por tanto que el porcentaje de atención se mantuvo en el
0%. Así mismo Abril arrojó solo hasta un 55% de los días abiertos en los puntos auditados, lo que
demuestra para uno de los objetivos de esta estrategia, que no se está cumpliendo eficazmente con la
prestación del servicio público de baños a la ciudadanía.
2. GESTIÓN DE RECAUDO
La gestión del recaudo constituye un pilar fundamental para el desarrollo y sostenibilidad de la Estrategia
de Baños Públicos regulado en su mayoría por el Procedimiento “Recaudo Baños públicos” A-GFI-PR-
016. Por ello la Auditoría se dispuso analizar cinco (5) aspectos esenciales para evaluar la adherencia de
la estrategia con los procedimientos y normas del IDIPRON. a) Verificación al procedimiento del
recaudo en baños públicos b) Comportamiento del Recaudo en baños públicos, c) Comportamiento de la
consignación del recaudo, d) Situación bancaria y cobertura de pólizas y e) Relación de discrepancias en
el recaudo.
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a. Verificación al Procedimiento de Recaudo en baños muestra
La estrategia de baños públicos se rige por varias etapas del procedimiento contenido en “Recaudo Baños
Públicos” con código A-GFI-PR-016 que es de crucial importancia para la trazabilidad de la información
financiera y/o bancaria de la misma. En el desarrollo de la auditoría se visitaron en fechas distintas
durante tres semanas los puntos de baños públicos seleccionados como muestra, y se entró a verificar el
cumplimiento del procedimiento de Recaudo mencionado, implementando para ello los siguientes
instrumentos de control:
Instrumento Descripción
A-GFI-FT-022 Control de recaudo punto de servicio
A-GFI-FT-023 Control de recaudadores
A-GFI-FT-024 Planilla control de recaudadores
A-GFI-FT-025 Consolidado recaudo baños públicos
A-GFI-FT-026 Planilla control de operadoras
A-GDO-FT-04 Acta
A-GDH-FT-010 Asistencia Junta y Reunión
Los resultados obtenidos de las inspecciones del procedimiento en términos del número de entradas
registradas y el dinero realmente entregado fueron:
Punto de Baño Baño Público Fecha
de visita
No. de
entradas
Tarifa Dinero
acumulado
Dinero
entregado
Administrados
Directamente
Parque Flores 12 y 13 de
Julio 67
X $500 $ 33.500 $ 33.500
Plaza ETB 17 y 18 de
Julio 58
X $500 $ 29.000 $ 29.000
Portal Sur de
Transmilenio
Convenio 93-07 de
2007
P. Sur Plataforma
1 Caballeros
25 y 26 de
Julio 62
X $500 $ 31.000 $ 31.000
P. Sur Plataforma
1 Damas
25 y 26 de
Julio 110
X $500 $ 55.000 $ 55.000
P. Sur Plataforma
2 Caballeros
25 y 26 de
Julio 66
X $500 $ 33.000 $ 33.000
P. Sur Plataforma
2 Damas
25 y 26 de
Julio 83
X $500 $ 41.500 $ 41.500
Portal Suba de
Transmilenio
Convenio 93-07 de
2007
P. Suba Plataforma
1
21 y 24 de
Julio 84
X $500 $ 42.000 $ 42.000
P. Suba Plataforma
2
21 y 24 de
Julio 132
X $500 $ 66.000 $ 66.000
Supercade SUBA
Convenio
Secretaría
General
Supercade Suba
Caballeros
21 y 24 de
Julio 102
X $600 $ 61.200 $ 61.200
Supercade Suba
Damas
21 y 24 de
Julio 108
X $600 $ 64.800 $ 64.800
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221-2100-20 del
2010
Supercade
Catastro
Convenio
DADEP
110-129-2013
CAD. Caballeros 18 y 19 de
Julio 230
X $500 115.000 $ 115.000
CAD. Damas 18 y 19 de
Julio 214
X $500
$ 107.000 $ 107.000
TOTAL 1316 $ 679.000 $ 679.000
Se logró evidenciar el cumplimiento de las actividades contempladas para el procedimiento del Recaudo
de Baños Públicos A-GFI-PR-016 en cuanto la trazabilidad tanto de los registros de entradas como del
recaudo en los turnos auditados. Por otra parte, se constató que el registro se lleva en tiempo real con
excepción del Baño de damas ubicado en la Plataforma 1 del punto de Baños públicos del Portal Sur,
debido a que su contador digital del torniquete se encuentro aproximadamente 60 días desinstalado. El
control de acceso en este punto se confía en el cálculo de los operarios asignados, exponiendo al recaudo
a riesgos de perdida de dinero recaudado. El sistema de recaudo actual, a nivel general, es sólido y
trazable en cada etapa tanto para el IDIPRON como para las demás entidades partes de los convenios.
b. Comportamiento del recaudo en baños públicos.
El procedimiento de “Recaudo Baños Públicos” plantea el recaudo con una serie de instrucciones para
el personal operario y recaudador del dinero. Inicialmente se verificó en términos financieros el histórico
del recaudo de la vigencia pasada.
$ - $ 20.000.000 $ 40.000.000 $ 60.000.000 $ 80.000.000
$ 100.000.000 $ 120.000.000 $ 140.000.000
$ 87.421.400 $ 118.317.300
$ 112.951.000 $ 128.888.000
$ 125.572.900 $ 117.744.400
$ 126.031.100 $ 128.296.100
$ 125.473.900 $ 120.229.000
$ 118.218.400 $ 133.537.200
RECAUDO HISTÓRICO DEL 2016
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Al evidenciar que se registró un recaudo total de mil cuatrocientos cuarenta y dos millones seiscientos
ochenta mil setecientos pesos ($ 1.442.680.700) para el 2016 con un promedio de recaudo mensual de
120 millones de pesos, y con el ánimo de identificar el promedio del recaudo mensual entre la vigencia
2016 y la del 2017, se procedió a contrastar las cifras o montos registrados del recaudo mensual entre los
primeros siete (7) meses (Enero – Julio) de los mismo años, y así identificar el comportamiento de
ingresos de la estrategia. Teniendo como resultado la siguiente gráfica:
En principio, se observa que hubo una aparente reducción del uso de los puntos de baños públicos a partir
del mes de Febrero, por tanto, el único mes en el que el recaudo del 2017 resultó ser superior a la vigencia
pasada fue el mes de enero con una diferencia superior a los veinte (20) millones de pesos. El mes del
2017 que reportó ser más crítico en el recaudo fue Abril por una reducción superior al 105%. Por ser de
notoria atención este comportamiento, se verificó el recaudo diario del mencionado mes en ambas
vigencias, y así identificar la objetiva causa de la reducción tan drástica del recaudo para la estrategia
durante lo corrido de la vigencia 2017.
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO
2017 $ 109.088.200 $ 99.514.600, $ 93.926.700, $ 58.832.000, $ 92.350.400, $ 94.404.000, $ 110.180.700
2016 $ 87.421.400, $ 118.317.300 $ 112.951.000 $ 128.888.000 $ 125.572.900 $ 117.744.400 $ 126.031.100
RECAUDO SIETE (7) MESES DE 2017 VS. 20162017 2016
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El resultado de esta indagación sobre el recaudo diario de los meses de Abril y Mayo en la vigencia 2017
se referenció en las matrices de datos de recaudo registrados por la Estrategia, identificando los días
cerrados y el promedio del dinero dejado de recaudar, fue el siguiente:
CONVENIO
Y/O MODALIDAD
CON No.
PUNTOS DE BAÑOS
ABRIL 2017 MAYO 2017
Días cerrados
Promedio sin recaudar
Días cerrados
Promedio sin recaudar
Administración Directa
Parque las Flores 22 $ 2.695.000 21 $ 498.750
Plazoleta ETB 23 $ 872.124 25 $ 991.050 Transmilenio
93-07 de 2007 P. Sur Plataforma 1 Caballeros
6 $ 456.250 0 $ 0
P. Sur Plataforma 1 Damas
6 $ 472.625 0 $ 0
P. Sur Plataforma 2 Caballeros
25 $ 2.262.500 0 $ 0
P. Sur Plataforma 2 Damas
25 $ 2.980.000 0 $ 0
P. Suba Plataforma 1
3 $ 252.611 2 $ 228.679
P. Suba Plataforma 2
7 $ 489.696 7 $ 836.500
Secretaría General
221-2100-20 del 2010
Supercade Suba Caballeros
7 $ 377.475 3 $ 175.173
Supercade Suba Damas
7 $ 548.625 3 $ 234.982
DADEP 110-129-2013
CAD. Caballeros 10 $ 1.161.154 6 $ 986.211 CAD. Damas 2 $ 350.810 0 $ 0
TOTAL 6 Puntos; 8 Baños; 12
torniquetes. 144 $ 12.918.869 67
$ 3.951.344
Si bien solo se discrimina detalladamente los meses de abril y mayo para realizar el análisis del promedio
dejado de recaudar, la misma situación se repite en varios meses del 2017, repercutiendo finalmente de
manera muy negativa en el recaudo general de la estrategia, y que posteriormente se reflejará el balance
financiero frente a los costos o gastos de la misma. El total del dinero en promedio dejado de recaudar
entre Enero y Junio de 2017 es de $ 32.702.041.
c. Comportamiento de la consignación del recaudo
En la estrategia de baños públicos existe una actividad del procedimiento contenido en “Recaudo Baños
Públicos” con código A-GFI-PR-016 que es de crucial importancia para la trazabilidad de la información
financiera y/o bancaria de la misma, que corresponde a la etapa del reporte de la planilla “Consolidado
recaudo baños públicos” con código A-GFI-FT-025, este control tiene como propósito generar a través
de tesorería un reporte en tiempo real de los recursos recaudados que se encuentran a disposición de la
entidad, considerándose de prevalente importancia para la entidad respecto a la información presupuestal,
contable y financiera frente a entidades distritales como la Secretaría de Hacienda.
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Para efectos de la auditoría se procedió a evaluar el comportamiento de la consignación del dinero
recaudado del histórico de 2016 registrado por el área de Tesorería de la entidad, teniendo como
resultado:
Por consiguiente, se evidenció en los registros del Área de Tesorería, que la estrategia de Baños Públicos,
durante dos meses consecutivos no registró ningún reporte en esta planilla, generando riesgos en la
disposición y control en los recursos consignados en las cuentas bancarias. No obstante, durante la
vigencia 2017 se evidenció cumplimiento a cabalidad con el procedimiento en cuanto los reporte de estas
planillas.
d. Situación bancaria y cobertura de pólizas.
Las diligencias de recaudar y consignar el dinero producido, se realiza en cabeza de tres (3) contratistas
distribuidos en las zonas norte, centro y sur de la Ciudad. Se evidenció que la consignación debe hacerse
con billetes de alta denominación ya que las sucursales de Bancos de Bogotá no reciben dinero en sencillo
o monedas por no contar con convenios bancarios que estipule la obligación de recibir sin restricciones
de denominación del dinero recaudado, lo que puede generar el riego de retardos en la consignación del
recurso.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
RECAUDO VS. REPORTE CONSIGNACIÓN 2016
RECAUDO REPORTE CONSIGNADOS
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Así mismo la diligencia de recaudo y consignación se encuentran cubiertas por las Pólizas de Manejo
global de recursos y muebles faltantes y Póliza de Transporte de valores que aseguran cualquier
eventualidad de siniestro o hurtos al personal en el recorrido de las rutas a los bancos.
e. Relación de discrepancias en el recaudo.
El Procedimiento “Recaudo Baños públicos” A-GFI-PR-016 indica en su glosario y flujograma la
resolución y manejo de los funcionarios frente a las discrepancias ocurridas durante el recaudo del dinero
para posteriormente ser consignados en la cuenta bancaria de la entidad. Para el desarrollo de la auditoría
se solicitó la información concerniente a los históricos de discrepancias ocurridas durante el 2016 en el
marco del desarrollo del procedimiento mencionado.
Fecha de la discrepancia Monto de la
pérdida No. de
aportantes
23 de Diciembre de 2016 $ 148.000 5
22 de Diciembre de 2016 $ 108.000 2
21 de Enero de 2017 $ 90.000 2
7 de Febrero de 2017 $ 363.000 8
10 – 13 de Febrero 2017 $ 50.000 2
19 – 21 de Junio 2017 $ 100.200 6
Total $ 859.200 25
Se logró evidenciar que durante el 2016 y lo trascurrido del 2017 hubo un monto inferior al millón de
pesos que derivó en perdida, y que fue compensado entre los funcionarios, operarios, recaudadores y el
coordinador en partes iguales para garantizar la consignación oportuna de los montos y no derivar en
desbalances económicos en los auxiliares contables de la entidad. Esta situación es generada por ausencia
de buenas prácticas establecidas en el procedimiento para evitar o prevenir las posibles discrepancias que
se pueda presentar.
3. ADMINISTRACIÓN DE INSUMOS
a. Almacenamiento y Gestión de Elementos en la Bodega Habilitada para el Convenio Baños
El Instituto cuenta con el instructivo para el Almacenamiento y Disposición de Bienes en Bodega del
Instituto A-GLO-IN-003, el cual proporciona los lineamientos logísticos y operativos para el control y
almacenamiento de los bienes, el buen desarrollo de las actividades relacionadas con la custodia y entrega
de los elementos e insumos y con el fin de garantizar el cuidado y la adecuada disposición de los recursos
que se administran. Este instructivo establece directrices con respecto a la identificación de los bienes en
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los sitios de almacenamiento cuando se ingresan a las bodegas, y también menciona el ordenamiento que
debe llevarse en lugares que sean accesibles y correctamente identificables (estantes, bandejas, módulos,
filas, niveles, estibas, arrumes, etc.) que permitan un correcto control y manejo.
Con el fin de evaluar la aplicación de este Instructivo y la administración de los diferentes insumos y
elementos utilizados para la administración, mantenimiento y aseo de los baños públicos en la bodega
habilitada para este componente, el grupo de auditores realizó varias visitas a la sub-bodega de baños
públicos. Evidenciando una situación que se puede observar en los siguientes registros:
i. Elementos sin control formal actualizado y con falencias en su almacenamiento
Descripción elemento Medida Cantidad
1 Botas blancas caucho Par 39
2 Botas cuero marrón Par 3
3 Chupa Unidad 60
4 Churrusco Unidad 25
5 Delantal blanco tela Unidad 185
6 Esponjillas bonbril Unidad 9020
7 Esponjillas sabra Unidad 2268
8 Overol hombre talla L Unidad 10
9 Overol hombre talla XL Unidad 5
10 Paño absorbente Unidad 726
11 Recogedor Unidad 72
12 Toalla Unidad 715
13 Uniforme antifluidos talla 10 Unidad 8
14 Uniforme antifluidos talla 18 Unidad 190
15 Zapatos dama talla 35 Par 18
16 Zapatos dama talla 36 Par 17
17 Zapatos dama talla 37 Par 6
18 Zapatos dama talla 38 Par 11
19 Zapatos dama talla 39 Par 19
En dichas visitas se evidenciaron falencias en los controles como el no diligenciamiento de tarjetas de
control para estos elementos de aseo. Así mismo se realizó una verificación física de los elementos que
contaban con Kardex evidenciando diferencias con las existencias reales.
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ii. Elementos con baja rotación correspondientes a vigencias anteriores.
Se evidenció la existencia de sobre stock de elementos vencidos, con un total de 105 cajas o 625 Unidades
Vencidas desde el mes de Octubre del 2015 hasta el mes de Febrero de 2017. Representando un riesgo
para las condiciones de higiene y salubridad de los usuarios y talento humano de las partes del convenio
y por ende la exposición a sanciones de autoridades de salubridad del orden distrital para la entidad
pudiendo derivar en clausurar los puntos de baños. La relación de algunos elementos vencidos se aprecia
a continuación:
Elemento Cajas Unidades Valor Aproximado F. de Vencimiento Limpiavidrios 6 36 $ 216.684 13 de Nov 2016
Jabón Líquido 43 258 $ 2.122.566 20 de Oct 2016
Ambientador 1 6 $ 33.894 Febrero 2017
Jabón de Pino 33 199 $ 1.355.389 Nov 2016
Hipoclorito 21 126 $ 907.074 Oct 2015 – Mar 2016
TOTAL 105 625 $ 4.635.607
En verificación de los productos de Aseo tales como “Hipoclorito” “Jabón de pino” etc, se identificó
una baja rotación en proporción a las existencias, ya que de acuerdo a los despachos mensuales, la salida
de estos elementos es una (1) sola unidad por punto de baño, lo que se tradujo en tener una existencia
prolongada en bodega de los mencionados elementos vencidos.
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iii. Elementos devolutivos en desuso para dar de baja
Se encontraron elementos devolutivos inservibles sin recoger por parte del área de almacén, lo que
evidencia deficiencias en la administración, control y seguimiento en la custodia de estos elementos en
la bodega.
iv. Documentación misional histórica en riesgo de pérdida y deterioro
Se evidenciaron documentos en deficiente estado de archivo con riesgo de deterioro documental.
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v. Falencias en el orden y limpieza de la bodega con riesgo de deterioro de los elementos
En cuanto al orden y limpieza dentro de esta bodega de almacenamiento, existen debilidades, ya que se
observaron canecas, elementos de dotación, recogedores y señalización nueva sin estibar.
b. Trazabilidad de la custodia y entrega de los elementos de consumo en bodega.
La entidad cuenta con procedimientos de custodia, control, conservación y posterior distribución de todos
los bienes y elementos de consumo adquiridos por el inventario del IDIPRON. Para la Estrategia de
Baños públicos y su sub bodega aplica parcialmente el procedimiento Egreso de Bienes devolutivos o
bienes de consumo A-GLO-PR-004 con el que se trazan las diligencias, dependencias, controles y sus
registros para las dinámicas de entrega de cada uno de los elementos que se requieren para la puesta en
funcionamiento de los baños públicos. Dentro de estos controles y su funcionalidad se aprecian:
Registro o Formato Código Funcionalidad en Baños públicos
Solicitud de bienes de
consumo o devolutivos
A-GLO-FT-004 Registrar los elementos requeridos en cada punto
y para retirarse de la sub bodega, autorizados por
el Coordinador de estrategia.
Traslado, salida y entrega
de elementos de consumo
y/o devolutivos
A-GLO-FT-005 Registrar la salida de los elementos de la Sub
bodega, con autorización del coordinador, y
suscripción de quienes entregan y reciben.
Kardex A-GLO-FT-007 Registrar la cantidad y unidad de los elementos
existentes y los despachados
Entrega de elementos de
consumo controlado a
servidores
A-GLO-FT-010 Registrar la entrega y recepción de los elementos
dispuestos en cada punto de baños públicos
posterior al retiro de la sub bodega.
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La utilización de estos controles o registros para el uso de los elementos de consumo en cada uno de los
puntos públicos de baños, es una asimilación de lo dispuesto en cada uno de los instructivos y
procedimientos de la entidad. Existen deficiencias en el diligenciamiento de estos registros, en cuanto a
las autorizaciones y suscripciones de quienes solicitan y entregan determinada cantidad de elementos.
En conclusión hubo una implementación deficiente y no válida de varios de estos, referenciándose de la
siguiente manera:
Registro o Formato Falencia en la implementación
Solicitud de bienes de
consumo o devolutivos
No contó con Nombre y Vo. Bo. De quien autoriza la
solicitud para posterior despacho, y cuyo responsable
es quien Coordine la Estrategia
Traslado, salida y entrega
de elementos de consumo
y/o devolutivos
No contó los nombre y firmas de quienes participan
en el “Alistamiento” Entrega” “Recibo” y quien
funge como Responsable de la Sub bodega.
Kardex No existe registro Kárdex en la Sub Bodega y
tampoco se encuentran actualizados.
Entrega de elementos de
consumo controlado a
servidores
Sin Falencias.
Lo que pone en riesgo y vulnerabilidad la administración en custodia, conservación y posterior
distribución de los bienes de consumo requeridos para la operación de los puntos públicos de baños en
administración directa o bajo convenio interadministrativo.
4. MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA
a. Condiciones de la Infraestructura.
Los puntos de baños públicos administrados por el IDIPRON sea mediante convenios
interadministrativos o de manera directa, deben mantenerse en óptimas condiciones de seguridad
industrial, sanitarias y estéticas para un mejoramiento continuo en el servicio y atención a la ciudadanía.
Para ello, la entidad se apoya en el recaudo diario del servicio y así cubrir los gastos mínimos de
materiales, ferretería y los servicios de mantenimientos.
En jornadas de auditoría efectuadas sobre los baños de muestra (Portal Suba y Sur; Flores, Plaza ETB;
CAD y Supercade Suba) se evidenciaron desgastes en el inmobiliario de los puntos, tales como
agrietamientos en los techos, paredes y suelos, así como sanitarios sin los correspondientes accesorios y
señalización faltante del servicio.
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i. Fallas en la señalización.
Se logró evidenciar que no existen en la totalidad de los puntos de baños públicos los avisos o letreros
del distrito capital indicando la Administración del punto por parte del IDIPRON.
ii. Agrietamientos y humedad
Se evidenciaron durante las visitas al Baño de Plaza ETB y SuperCade SUBA, situaciones de humedad
y mojo en agrietamientos y piezas metálicas de los techos, suelos y paredes que representan un riesgo de
afectar la salubridad de los usuarios y el talento humano empleado por las partes del convenio.
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iii. Deterioro y despojo de accesorios
En los puntos públicos de baños se apreciaron lavamanos, expendedores de jabón, cubículos y sanitarios
sin algunos accesorios o partes, evidenciando un deterioro y despojo de accesorios constante en
detrimento de la calidad en la prestación del servicio, tales como Baño de Hombres del SuperCade
Catastro y Plaza ETB.
iv. Estado de los torniquetes y registradoras.
Se encontró ausencia del contador digital en la registradora del baño público de mujeres de la Plataforma
1 del Portal Sur de Transmilenio durante 60 días, periodo en el que se estuvo expuesto al riesgo de
pérdidas de recursos en la medida que no se contó con control alguno que garantizara un registro
confiable de entradas.
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5. GESTIÓN CONTRACTUAL
a. Gestión de convenios interadministrativos
Para efectos de mantener la estrategia de Administración de Baños públicos a través del Proyecto 1104,
la coordinación ha liderado la renovación y búsqueda de nuevos convenios interadministrativos con
diferentes entidades del Distrito para la administración de sus espacios habilitados en el uso de baños
públicos, teniendo que para el año 2016 y 2017 se mantuvieron en ejecución los siguientes convenios
con las principales características:
CONVENIOS FECHA SUPERVISIÓN TARIFA DURACIÓN DADEP Sept/ 2013 Sub. Desarrollo Humano $ 500 5 años SECRETARÍA GENERAL Mar/ 2016 Sub. Desarrollo Humano $ 600 1 año TRANSMILENIO Jun/ 2007 Sub. Administrativa. $ 500 6 meses.
Se evidenció que en el convenio con la Secretaría General, ambas entidades tenían obligaciones y
permisos de administración de los baños públicos en el Supercade hasta el mes de Mayo del presente
año, y a partir de allí hasta el 31 de Julio no se contó con el convenio interadministrativo renovado ni
documento oficial alguno que acredite la prórroga del anterior. Por consiguiente la entidad al no contar
con vínculo contractual con la secretaria general, estuvo expuesta al riesgo de asumir toda
responsabilidad civil extracontractual en caso de algún siniestro como accidentes a los usuarios en el
contexto del funcionamiento de los baños públicos.
Se evidenció a través de las respuestas en los memorandos 2017IE5789 y 2017IE6387 que la entidad no
cuenta con copia válida del convenio 93-07- de 2007 entre Transmilenio y el IDIPRON, indicando un
alarmante nivel de inseguridad jurídica para la entidad y su situación de archivo documental por tanto
que es un convenio en vigencia y ejecución y debe estar en el archivo de custodia de la Oficina Asesora
Jurídica, más no del archivo central de la entidad como se aseguró en el primer memorando mencionado.
b. Verificación documental para contratación de Prestación de Servicios.
En el marco de la auditoría se desarrolló un análisis de cumplimiento contractual y documental en torno
a los contratos ejecutados en el componente de Baños Públicos. El análisis se fundamentó principalmente
en la verificación de los documentos estipulados en el formato interno de la entidad con código: A-GCO-
FT-014 que atribuye en orden los documentos que debe contener las respectivas carpetas de los
contratistas en custodia de la Oficina Asesora Jurídica (OAJ) en la entidad.
Así mismo se mantuvo como parámetro normativo lo contemplado en la Ley 80 de 1993 en su artículo
14º respecto la responsabilidad de la entidad para liderar el control y vigilancia sobre la ejecución del
contrato, además basados en el evento 4º de la terminación unilateral en el artículo 17º y la Ley 1150 de
2007 en su artículo 5º, Primer Criterio y el Artículo 7º que estipulan pautas sobre el cumplimiento
contractual en las entidades públicas.
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Siendo así, se solicitó una relación de los contratos en la estrategia de Baños Públicos, aportando un
aproximado de ochenta (80) números de contratos. Posteriormente se solicitaron a la Oficina Asesora
Jurídica un total de cinco (5) carpetas de contratos para hacer la correspondiente revisión de los aspectos
pre contractuales, contractuales y post contractuales, todas contenidos en el formato A-GCO-FT-014.
De manera tal que se encontró como resultado de la revisión, que los contratos adolecen de la solicitud
de Contratación dirigida a la Oficina Asesora Jurídica4 por parte del área técnica solicitante. Respecto a
todos los demás lineamientos archivísticos y contractuales, las carpetas de contratos de muestra para la
auditoría, los cumplen satisfactoriamente.
No. de
contrato
Observaciones
0707 No se registra el Memorando Radicado de Solicitud de Contratación
dirigida a la Oficina Asesora Jurídica 0805
No Aplica
0667
Se registra Memorando de Solicitud de Contratación dirigida a la Oficina
Asesora Jurídica pero sin Radicado.
0686
Se registra Memorando de Solicitud de Contratación dirigida a la Oficina
Asesora Jurídica pero sin Radicado.
0977
No se registra el Memorando Radicado de Solicitud de Contratación
dirigida a la Oficina Asesora Jurídica
c. Riesgos por cobertura de póliza
La entidad cuenta con la Póliza todo riesgo No. 33-23-101000287 con la Aseguradora “Seguros del
Estado S.A.” que cubre todo tipo de eventualidad de siniestro para el Idipron tales como los incendios,
terremotos, motines Etc., de todos y cada uno de los inmuebles propios en comodato o custodiados por
el Idipron por un valor aproximado de 4.000 Millones de Pesos asegurados.
Se deriva de los convenios interadministrativos suscritos por el Idipron, que los baños públicos
administrados por la entidad se encuentran cubiertos ante cualquier eventualidad de siniestro. En uno de
ellos por ejemplo, la entidad se compromete a mantener vigencia durante la ejecución del convenio, un
contrato de póliza todo riesgo daño material. No obstante, para el caso de la vigencia en el convenio con
la Secretaría General del Distrito Capital, la entidad puede estar bajo riesgos de un siniestro sin cobertura
de Póliza, toda vez que el periodo de administración de los puntos de baños públicos fueron desde la
suscripción del Acta de Inicio el 14 de Marzo del 2016 hasta el día 13 de Marzo de 2017, por consiguiente
la entidad desde la coordinación de convenios, al no contar con nuevo convenio suscrito entre las dos
4 Doc. No. 23 del formato A-GCO-FT-014.
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entidades, asume el riesgo de operar y/o administrar los baños sin algún documento de prorroga oficial
por parte de la Secretaría General que sirva de prueba legítima en eventualidades de algún siniestro.
d. Delegación de supervisión de Convenios
Los convenios interadministrativos para la vigencia 2016 detallan en su clausulado o actas de inicio, que
el supervisor del convenio se mantiene en cabeza de la Subdirección de Desarrollo Humano del
IDIPRON y en la Subdirección Administrativa y Financiera en el caso del convenio con la empresa
Transmilenio S.A. No obstante, en la actualidad la supervisión material y formal la realiza el Subdirector
Técnico de Métodos educativos y operativo por ejercer como el Gerente del Proyecto 1104 que eroga los
gastos para la misionalidad de la estrategia auditada, evidenciándose durante la auditoría que no se han
suscrito las respectivas delegaciones o cesiones en la supervisión de los convenios, pudiendo representar
un eventual riesgo en la liquidación de estos convenios, tal es el caso del convenio con el Consejo
Superior de la Judicatura.
6. GESTIÓN FINANCIERA
En términos financieros, la estrategia de Baños Públicos en la entidad deberá ser auto sostenible con los
recursos recaudados a través de la operación de los puntos públicos de baños. Presupuestalmente, según
el área encargada, la proyección de gastos e ingresos es determinada conforme al año inmediatamente
anterior, con la posibilidad de ser modificada durante la vigencia en caso que la proyección de los
ingresos a través del recaudo no esté siendo satisfactoria. Estas modificaciones están sujetas a ser
notificadas a la Secretaría Distrital de Hacienda.
Con el ánimo de evidenciar las cifras de la estrategia y su balance financiero, se procedió a solicitar los
gastos de los auxiliares contables con sus respectivos conceptos, y los ingresos recaudados o reportados
en los auxiliares contables de los convenios interadministrativos, con el fin de contrastar la sostenibilidad
económica de la estrategia. Los conceptos y auxiliares se discriminan de la siguiente manera:
A continuación se analizarán los balances financieros de la estrategia de Baños Públicos durante la
vigencia 2016 y 2017.
CONCEPTOS DE INGRESOS Y GASTOS DE BAÑOS PÚBLICOS
INGRESOS GASTOS
Auxiliar Concepto Auxiliar Concepto
1503 Admon. Directa 0181 Personal administrativo
1505 Transmilenio 0211 Operarios beneficiarios
1506 Secretaría General 0475 Ins.mat.sum.eq.serv.dot.
1507 DADEP
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a. Balance financiero en la vigencia 2016.
Para efectos de evaluar el rendimiento en términos de sostenibilidad para el año 2016, se procedió a
consolidar los costos integrales de administración y operación registrados para esta vigencia en contraste
con los ingresos.
COMPARATIVO DE INGRESOS VS EGRESOS 2016
Concepto / Periodo TOTAL
EGRESOS $ 1.420.988.439
INGRESOS $ 1.442.680.700
DIFERENCIA $ 21.692.261
En rasgos generales, se evidenció que los costos o gastos de administración para la vigencia, estuvieron
ajustados a los ingresos o recaudos registrados. No obstante para detallar el comportamiento durante los
dos semestres se consolidaron los mismos conceptos, dando como resultado la siguiente relación:
Para detallar el comportamiento de los gastos de operación y evidenciar los niveles de gastos por cada
uno de los semestres, se consolidó la información en la siguiente gráfica:
1 semestre 2016
2 Semestre 2016
$ 69.475.000
$ 118.710.000
$ 392.364.000
$ 605.596.500
$ 26.359.204
$ 208.483.735
COMPORTAMIENTO DE GASTOS POR RUBRO CONTABLE
0475 Ins.mat.sum.eq.serv.dot.-Baños P. 0211 Operadoras 0181 Personal
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El rubro contable que representó mayor gasto de operación para la estrategia durante el 2016, son los
pagos de contratación para los operadores (a), ya que representan casi Novecientos noventa y ocho
millones (998.000.000) de los Mil Cuatrocientos veinte millones (1420.000.000) que se ejecutaron en
total durante la vigencia. Así mismo del primer al segundo Semestre de 2016, los gastos incrementaron
en casi 450 millones.
Si bien es cierto la ejecución de los presupuestos estuvo ajustada al total del recaudo por el servicio de
baños públicos, también se evidenció que el incremento sustancial de costos mencionado para el segundo
semestre de 2016 fue superado por más de 180 millones con respecto a los ingresos del mismo semestre,
lo cual podría generar alarmas sobre posibles topes de gasto para no hacer incurrir a la entidad en un
desbalance fiscal o económico o la insostenibilidad de la estrategia. Por lo mismo es relevante tener en
cuenta que la prestación del servicio público no puede ser suspendido en cualquiera de los puntos para
no derivar en que el ingreso disminuya sustancialmente como pasó durante el 2017.
b. Balance financiero en el transcurso del 2017.
Para efectos de evaluar el rendimiento en términos de sostenibilidad en lo transcurrido del año 2017, se
procedió a consolidar los costos integrales de administración y operación registrados para esta vigencia
en contraste con los ingresos.
Hasta el momento, en lo transcurrido del presente año 2017 se evidenció que los costos o gastos de
administración para la vigencia, sobrepasaron los ingresos o recaudos registrados. No obstante para
detallar el comportamiento durante este periodo evaluado se consolidaron los mismos conceptos, dando
como resultado la siguiente relación:
1 Semestre 2017
EGRESOS INGRESOS DIFERENCIA
$ 995.773.944
$ 548.115.900
$ -447.658.044
INGRESOS Y EGRESOS PARA EL 1º SEMESTRE 2017
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Es preciso resaltar el incremento sustancial de gastos reportados en el concepto de personal
administrativo para la operación de la estrategia, ya que mientras para todo el año 2016 representó un
poco más de ciento ochenta millones (180.000.000) para el periodo comprendido entre Enero y Julio de
siete (7) meses ya se registran gastos superiores a los doscientos noventa millones (290.000.000), esto
como consecuencia de la ampliación del personal administrativo para suplir las necesidades de la
estrategia.
En términos generales para la vigencia actual del 2017, la entidad puede correr con gastos de operación
más allá de los dineros recaudados por la atención a los puntos de atención, posicionando la estrategia
como insostenible económicamente, en comparación con el año 2016 en el que la entidad tuvo sus
finanzas de gastos e ingresos en un balance equilibrado.
7. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DEL IDIPRON (S.I.G.I.D.)
a. Gestión Ambiental
La entidad cuenta con protocolos, manuales y políticas en materia ambiental, que integran y establecen
todo un Plan Institucional de Gestión Ambiental (PIGA) frente a los aspectos sanitarios, fitosanitarios,
de manejo de residuos sólidos y ahorro de servicios públicos domiciliarios que vinculan la entidad con
la necesidad global de la eficiencia energética y promueven una economía sostenible en el marco de sus
propósitos misionales. Por consiguiente la Gestión Ambiental se plantea como un criterio transversal del
SIGID para la evaluación y verificación de la gestión de cada uno de los componentes de la entidad, y
como es el caso, la estrategia de Baños Públicos.
Para efectos de la presente auditoría fue necesario identificar los criterios vigentes y establecidos por la
entidad para la operación y gestión de la Estrategia de los Baños públicos. Por tanto se estructuró en
Personal
Operadoras
Ins.mat.sum.eq.serv.dot.
$ 291.879.000
$ 598.810.000
$ 105.084.944
EJECUCIÓN DE ENERO- JULIO DEL 2017
1 Semestre 2017
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cuatro (4) sub-acápites (Manejo de residuos sólidos; Programa de limpieza y desinfección; Control de
plagas y Control de consumo de Servicios Públicos domiciliarios):
i. Programa de limpieza y desinfección.
La entidad cuenta con un programa de Limpieza y Desinfección perteneciente al proceso de Gestión
Ambiental, este programa se traduce en un procedimiento llamado “Limpieza y desinfección” código A-
GAM-PR-005 y el formato “Programa limpieza y desinfección” código A-GAM-FT-010. Se evidenció
que la estrategia no cuenta con una planilla formalmente autorizada por el SIGID. Así mismo, no se
evidenció el debido control en los ocho (8) puntos visitados durante la auditoría, reflejando un posible
descuido en la limpieza y desinfección.
ii. Control de Plagas.
La institución implementa un procedimiento de Control de plagas y fumigación con código A-GAM-PR-
007 con instructivo del mismo nombre y código A-GAM-IN-012 que determina acciones concretas para
el control y verificación de diligencias que prevengan las plagas con registros necesarios en el registro
Verificación y control de plagas y fumigación con código A-GAM-FT-002.
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iii. Mapas de Riesgos.
Teniendo en cuenta que los mapas de riesgos y mapas de riesgos de corrupción contribuyen a la
identificación de los eventos que pueden en un momento determinado afectar el cumplimiento de los
objetivos establecidos en un cualquier proceso o proyecto de la entidad, es relevante que esta estrategia
considere la formulación de los mismos para garantizar la consecución o la obtención de los resultados
esperados.
9.1 ASPECTOS POR RESALTAR Y MEJORAS EVIDENCIADAS
La totalidad de las operadores de baños públicos cuentan con uniforme y dotación EPP
(Elementos de Protección Personal) y hacen adecuado uso de ellos.
Los arqueos de caja en los momentos de recaudos, resultaron sin faltantes ni sobrantes de dinero.
La coordinación de la estrategia se destaca en su labor de actualizar los archivos de la información
generada durante el año 2016.
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9.2 OBSERVACIONES
9.2.1. No se observaron condiciones físicas y tecnológicas que faciliten la comunicación eficaz entre la
Sub bodega de baños públicos y el área de Almacén e inventarios o las demás dependencias
administrativas, con la intención de optimizar los recursos y flujo adecuado de los bienes destinados para
el servicio público de baños, lo que genera riesgos de fallas en el control del personal administrativo y
sobre los elementos de insumos.
9.2.2. Se encontró ausencia de registros de las entradas al baño público de mujeres de la Plataforma 1 de
los Baños públicos del Portal Sur de Transmilenio, toda vez que el contador digital se encontró durante
60 días desinstalado de la máquina registradora, periodo en el que se estuvo expuesto al riesgo de pérdidas
de recursos.
9.2.3. Se observó que el baño público de la Plaza ETB no cuenta con la debida señalización pública de
la atención del servicio como si los demuestra los otros puntos administrados de manera directa tales
como Flores y Calle 12.
9.2.4. El convenio con la Secretaría General, estuvo sin renovación o documento oficial de prórroga
generando riesgos de exposición en eventos siniestros sin cobertura de Póliza.
9.2.5. La función de supervisión no se encuentra formalmente cedida o delegada al actual ordenador del
gasto en el proyecto 1104, en la medida que jurídicamente los convenios estipulan esta supervisión en
cabeza de la Subdirección de Desarrollo Humano y la Subdirección Técnica Administrativa y Financiera,
siendo ejercida actualmente por la Subdirección Técnica de Métodos Educativos y Operativos,
generando riesgos en la etapa liquidataria del convenio y en la exigibilidad de responsabilidades.
9.2.6. Se revisaron carpetas de archivo de gestión relacionadas con diferentes temas del convenio de
Baños, evidenciando debilidades en la gestión documental, ya que se encontraron carpetas sin una clara
identificación de los documentos que se archivan así como no se observó claridad frente a la tabla de
retención documental para el convenio que garantice la administración y trazabilidad de información.
Así mismo se indagó sobre la aplicación del Manual de gestión documental a la Auxiliar Administrativa
evidenciando su desconocimiento por parte de la misma.
9.2.7. Existe debilidad en el manejo archivístico de la etapa precontractual, toda vez que no se encontró
la totalidad de los registros exigidos en esta etapa por la norma, tal es el caso de la Solicitud de
Contratación dirigida a la Oficina Asesora Jurídica por parte de la dependencia solicitante, generando
riesgos en la trazabilidad integral de la información contractual por tanto que no se registra que proyecto
de inversión requiere el personal de apoyo o profesional.
9.2.8. Se evidenciaron falencias en los elementos de control de plagas en los baños auditados, tales como
ausencia de las fichas de control y seguimiento sobre las mismas, arriesgando finalmente las condiciones
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de salubridad e higiene en la prestación del servicio de baños ofrecido a la ciudadanía y supervisadas por
las entidades de ambiente.
9.3 NO CONFORMIDADES
Recepción, custodia, administración y despacho de elementos en sitios de bodegaje.
9.3.1. Los registros que existen no garantizan el control, planeación y despacho de elementos para el
abastecimiento de insumos básicos, derivando en riesgos de pérdida de los diferentes bienes que se
custodian en la Sub bodegas de Baños Públicos del IDIPRON y que no permiten llevar la trazabilidad
de la información así como la realización de controles periódicos a las existencias físicas de los bienes
almacenados, incumpliendo lo establecido en la Resolución No. 001 de 2001 Manual de Procedimientos
Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito
Capital, así como el numeral 7.5.5 Preservación del producto y/o servicio de la NTCGP 1000:2009.
9.3.2. Se evidenciaron 150 cajas o 625 elementos de insumos de aseo almacenados en la sub bodega de
Baños públicos en estado de vencimiento, que equivale a un margen superior del 65% de los elementos
auditados en la visita, como consecuencia de un sobre stock en los sitios de almacenamientos e
incumpliendo lo establecido en la Resolución No. 001 de 2001 Manual de Procedimientos
Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito
Capital, así como el numeral 7.5.5 Preservación del producto y/o servicio de la NTCGP 1000:2009.
9.4 RECOMENDACIONES
9.4.1. Se debería solicitar a la entidad Banco de Bogotá que en las sucursales se reciba la totalidad del
dinero en cualquiera de sus denominaciones, y así garantizar celeridad y seguridad en el proceso de
consignación de los dineros recaudados.
9.4.2. Se debe considerar actualizar la Resolución 025 de 2017 en cuanto a las características de los
postulados para CPS, si se desea seguir contratando un número selecto de madres experimentadas para
la formación, supervisión o instrucción de los demás jóvenes contratistas. Habida cuenta que su
contratación vulnera o trasgrede la normativa interna de la entidad.
9.4.3. La estrategia debe proponer una actualización en el procedimiento de Recaudo teniendo en cuenta
las buenas prácticas para garantizar la efectividad del recaudo, entrega y consignación de los recursos.
9.4.4. Es relevante que esta estrategia considere la formulación de los Mapas de riesgos de gestión y Mapas
de Riesgos de Corrupción, para garantizar la consecución o la obtención de los resultados esperados, ya
que la estrategia de Baños Públicos actualmente no cuenta con un Mapas de riesgos actualizados, que
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permitan identificar las posibilidades de hacer más eficiente los procesos y que facilite el cumplimiento
de los objetivos y metas institucionales.
9.4.5. Es importante que la coordinación de la estrategia de Baños Públicos considere formular en
acompañamiento y asesoría con Planeación, los indicadores de gestión, ya que actualmente no cuenta
con indicadores de gestión que permitan medir la eficiencia y efectividad que permitan evaluar el impacto
de la gestión para la toma de decisiones y realizar el seguimiento y mejora continua para el cumplimiento
de objetivos y metas previstas.
9.4.6. Se pudo observar que en los Baños auditados, existe el riesgo del ingreso de usuarios sin el debido
registro pudiendo ingresar por la puerta de discapacitados, o en su defecto que los usuarios ingresen por
un lado de la registradora girando en sentido de salida sin marcar el paso. Es importante que la
coordinación de la estrategia de Baños Públicos considere profundizar y formular acciones para mitigar
estos riesgos y fortalecer los mecanismos de control existentes.
9.4.7. Resulta provechoso que la coordinación de la estrategia de Baños Públicos considere formular
acción de mejora que reduzca el riesgo de la falta de oportunidad en la entrega de las planillas de
consignación producto de los recaudos efectuados en la operación de los Baños Públicos contenido en el
“Consolidado de Recaudo Diario Baños Públicos” A-GFI-FT-025 al área de tesorería, como el caso de
los recaudos de los meses Abril y Mayo de 2016, situación que afecta el registro oportuno de los
movimientos en bancos, incumpliendo lo establecido en el flujograma del procedimiento de Recaudo
Baños Públicos A-GFI-PR-016.
9.4.8. Aumentar jornadas de reparación, mantenimientos y adecuaciones en la infraestructura de los
baños públicos donde se presenta desvalijamiento de los accesorios, situaciones de humedad y
agrietamientos.
10. CONCLUSIONES
La estrategia de Administración de Baños Públicos presenta riesgos misionales y administrativos
intrínsecos que han ameritado formulación de acciones de mejora para su minimización.
Adicionalmente, si bien la planeación y coordinación de la estrategia han reaccionado oportunamente
frente a las dificultades, se sigue haciendo necesario profundizar en acciones que garanticen una integra
eficiencia y efectividad en el funcionamiento, sostenibilidad, equilibrio financiero y el cumplimiento de
los objetivos trazados y prevenir todo riesgo.
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VºBº Auditor (a) Líder
FIRMA: ___(ORIGINAL FIRMADO)_____
NOMBRE: CARLOS BOLÍVAR CORREDOR
Aprobación Jefe Oficina de Control Interno
FIRMA: ___(ORIGINAL FIRMADO)_____
NOMBRE: GUSTAVO OLAYA FERREIRA
