Auditori Au 1 Omar Alejandro

8/18/2019 Auditori Au 1 Omar Alejandro

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Misantla, Veracruz Febrero 2016

Instituto TecnológicoSuperior de Misantla

Docente

Ing. lsa Salda!a "iteros

" r e s e n t a

#$ar %le&andro Francisco

Ing. Tecnologías de laInformación y Comunicaciones

%uditoria al 'rea de direcciónin(or$'tica aplicada a la e$presaS)per Far$acias Medina S. % de

*.V.


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+ndiceIntroducción.......................................................................................................................

Concepto básico de Auditoria...........................................................................................-

Antecedentes......................................................................................................................-

Objetivos.............................................................................................................................-Objetivo general..............................................................................................................-

Objetivos específicos.....................................................................................................-

Justificación.......................................................................................................................

Capítulo I !etodología...................................................................................................6

. "efinición de la metodología................................................................................../

1.1.1 "laneación........................................................................................................../

1.1.2 Instru$entación..................................................................................................

1.1. a$en..............................................................................................................1.1.- In(or$e...............................................................................................................

1.1. Segui$iento........................................................................................................

# Capítulo II desarrollo de la auditoria...........................................................................10

#. $tapa de planeación..............................................................................................11

2.1.1 3bicación de la e$presa..................................................................................11

2.1.2 strategia.........................................................................................................12

2.1. *ronogra$a de acti4idades..............................................................................12

#.# $tapa de Instrumentación.....................................................................................12

2.2.1 *uestionario de e4aluación general..................................................................1

2.2.2 ntre4ista a los e$pleados...............................................................................1

#.% $tapa de e&amen...................................................................................................1/

#.' $tapa de informe....................................................................................................1

#.( Conclusión.............................................................................................................20


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Introducción

5a In(or$'tica o7, est' subsu$ida en la gestión integral de la e$presa, 7 por eso lasnor$as 7 est'ndares propia$ente in(or$'ticos deben estar, por lo tanto, so$etidos a losgenerales de la $is$a.

5as organizaciones in(or$'ticas (or$an parte de lo 8ue se a deno$inado el 9$anage$ent9o gestión de la e$presa. Debido a su i$portancia en el (unciona$iento de una e$presa,eiste la %uditoria In(or$'tica.

5a palabra auditor:a pro4iene del lat:n auditorius, 7 de esta pro4iene la palabra auditor, 8uese re(iere a todo a8uel 8ue tiene la 4irtud de o:r.

iste pues, un cuerpo de conoci$ientos, nor$as, t;cnicas 7 buenas practicas dedicadas ala e4aluación 7 asegura$iento de la calidad, seguridad, razonabilidad, 7 disponibilidad de lain(or$ación tratada 7 al$acenada a tra4;s del co$putador 7 e8uipos a(ines, as: co$o de lae(iciencia, e(icacia 7 econo$:a con 8ue la ad$inistración de un ente est'n $ane&ando dica

in(or$ación 7 todos los recursos (:sicos 7 u$anos asociados para su ad8uisición, captura,procesa$iento, trans$isión, distribución, uso 7 al$acena$iento. Todo lo anterior con elob&eti4o de e$itir una opinión o &uicio, para lo cual se aplican t;cnicas de auditoria de generalaceptación 7 conoci$iento t;cnico espec:(ico.


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Concepto básico de Auditoria

3na auditoria es un ea$en 8ue se realiza con car'cter ob&eti4o, cr:tico, siste$'tico 7

selecti4o con el (in de e4aluar la e(icacia 7 e(iciencia del uso adecuado de los recursosin(or$'ticos, de la gestión in(or$'tica 7 si estas an brindado el soporte adecuado a losob&eti4os 7 $etas del negocio.

5a %uditoria de Tecnolog:a de In(or$ación ealizar un an'lisis F#D% 8ue per$ita conocer $'s a (ondo el negocio 7 su entorno.• Deter$inar la 4eracidad de la in(or$ación del 'rea de In(or$'tica.• laborar un diagnóstico de la situación actual de la e$presa.• "roponer planes de $e&ora a partir de las oportunidades encontradas en la e$presa.• 4aluar los procedi$ientos de control de operación, analizar su

estandarización 7 e4aluar el cu$pli$iento de los $is$os.• 4aluar la (or$a co$o se ad$inistran los dispositi4os de al$acena$iento b'sico del

'rea de In(or$'tica.• 4aluar el control 8ue se tiene sobre el $anteni$iento 7 las (allas de las "cs.


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• Veri(icar las disposiciones 7 regla$entos 8ue coad7u4en al $anteni$iento del ordendentro del departa$ento de có$puto.

Justificación

%ctual$ente la e$presa se en(renta a una serie de proble$as relacionados con? la (alta deco$unicación, (alta de traba&o en e8uipo, to$a de decisiones por parte de e$pleadosoperati4os, entre los $'s notables@ es por ellos 8ue se decidió realizar una auditor:a a estae$presa, para conocer la causa 8ue propicia estos proble$as.


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Capítulo I!etodología


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. "efinición de la metodología

5a $etodolog:a de la auditoria tiene el propósito de ser4ir co$o $arco de actuación para lasacciones en sus di(erentes (ases de e&ecución se conduzcan en (or$a progra$ada 7siste$'tica@ para garantizar el $ane&o oportuno 7 ob&eti4o de los resultados.

"ara utilizarla de $anera lógica 7 accesible se a di4idido por etapas, en cada una de lascuales se brindad los criterios 7 alinea$ientos 8ue deben obser4arse para 8ue las iniciati4asguarden correspondencia con los planes.

5as etapas 8ue integran la $etodolog:a a aplicar son cinco?

• "laneación• Instru$entación• a$en• In(or$e• Segui$iento

1.1.1 "laneación

s la etapa donde se desarrollan secuencial$ente las acti4idades enca$inadas dentro delos progra$as, as: co$o la deter$inación del tie$po re8uerido para la elaboración de cadauna de sus etapas.

l ob&eti4o de esta etapa es conocer el punto de 4ista de todo el personal de la organizaciónsobre el (unciona$iento de la $is$a, as: co$o tener un panora$a general sobre sus erros 7aciertos, de tal (or$a 8ue, durante las etapas posteriores se logre analizar esta in(or$ación

con pro(undidades 7 actuar al respecto.n la planeación, el auditor debe considerar, entre otros, los siguientes puntos?

• *aracter:sticas generales de la e$presa, con la (inalidad de 8ue la planeación de lostraba&os se a&uste a ella 7 se pueda as:, obtener resultados satis(actorios.

• Finalidad de los traba&adores@ en 4irtud de 8ue esta constitu7e el $undo b'sico paradesarrollar adecuada$ente un plan 7 deter$inar, de acuerdo a las circunstanciaseistentes, los ele$entos necesarios para su desarrollo.

• Secuencia de su desarrollo@ to$ando en cuenta 8ue los traba&adores para e&ecutar sus tareas deber'n seguir un ordena$iento 8ue per$ita su desarrollo nor$al de losl:$ites de tie$po (i&ados.

•

sti$ación de tie$pos@ a7 8ue deli$itar los tie$pos 8ue se necesitaran para realizar cada una de las acti4idades, precisando la (eca de iniciación 7 ter$inación de los$is$o.

• Deter$inación del personal 8ue inter4enga@ se re(iere a la selección de personal aptopara inter4enir en los traba&os a desarrollar, 7a 8ue es de 4ital i$portancia para larealización del traba&o de auditoria.


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1.1.2 Instru$entación

sta etapa consiste en la (a$iliarización con la (unción del 'rea o departa$ento su&eto are4isión, lo cual conlle4a una recolección de datos, es decir, se ace una re4isión del procesoad$inistrati4o en relación a las di4ersas (unciones 8ue se desarrollan en una e$presa.

5a e$presa debe brindarle in(or$ación escrita de utilidad para el auditor, co$o? actaconstituti4a 7 sus $odi(icaciones, ob&eti4os de la e$presa, $anuales de organización 7procedi$ientos, pol:ticas, instructi4os, boletines de in(or$ación, etc. *uando no eista por escrito alguno de los ele$entos indispensables, el auditor tendr' 8ue solicitar 8ue su clientelo realice, pero al carecer de esa in(or$ación se puede pre4er 8ue a7 un s:nto$a dee(iciencia en la e$presa.

5a recolección de in(or$ación escrita es un $edio de co$parar si la ad$inistración de lae$presa se lle4a co$o se establece en sus nor$as.

"ara 8ue el auditor pueda (or$arse un &uicio acerca de los proble$as o situaciones

re(erentes al caso 8ue atiende, aplica t;cnicas adecuadas, a (in de conocer la proble$'ticade (ondo. %lgunas t;cnicas $'s utilizadas son? la encuesta 7 la obser4ación.

1.1. a$en

sta etapa tiene co$o (inalidad conocer la e(iciencia ba&o la cual (unciona la organización@los resultados obtenidos del an'lisis de la in(or$ación recaudad durante la etapa dee&ecución, ser4ir'n al auditor para poder acer una co$paración entre la situación actual dela organización 7 el in(or$e de la )lti$a auditor:a realizada.

Ter$inada la in4estigación, el auditor proceder' a (or$ular conclusiones, atendiendo elsiguiente orden?

1. *oncentración de los datos obtenidos de la in4estigación2. *lasi(icación de los datos. 4aluación de los resultados-. Deter$inación de la solución

1.1.- In(or$e

l ob&eti4o del in(or$e es brindar a los encargados de la organización auditada in(or$aciónprecisa sobre los resultados obtenidos, para 8ue ellos puedan to$ar decisiones ópti$as 7realizar las $e&oras o adecuaciones necesarias.

3n in(or$e brinda in(or$ación rele4ante sobre las pr'cticas ad$inistrati4as 8ue se est'nlle4ando a cabo en la organización as: co$o ta$bi;n la posición de esta en el (uturo.


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5os in(or$es rendidos por el auditor deben acerse por escrito, 7a 8ue de esta (or$a 8uedaconstancia de su labor, el in(or$e escrito es pr'ctica$ente una prueba de sus sugerencias,acuerdos to$ados o resultados de su traba&o.

1.1. Segui$iento

5a instru$entación 7 re4isión dispensadas por el super4isor, son i$portantes para asegurar una adecuada deter$inación del traba&o de auditoria 7 para la (or$ación del personal 8ue enel colaboro.

5a super4isión se lle4a a cabo obser4ando al personal, re4isando los resultados de laauditoria en los papeles de traba&o sosteniendo con4ersaciones con el personalad$inistrati4o.


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# CapítuloII

desarrollo

de laauditoria


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#. $tapa de planeación

Dentro de esta etapa se plantear'n los tie$pos necesarios para la recolección dein(or$ación, as: co$o la disponibilidad 7 disposición de la e$presa para nuestra atención@ a(in de no interru$pir sus acti4idades.

Factores a re4isar

• "roceso ad$inistrati4oo "laneacióno #rganizacióno Direccióno *ontrol

• Funciones ad$inistrati4aso Ventaso Manteni$ientoo %d$inistración

• Fuentes de estudioo Internas

l personal de la e$presao ternas

"ro4eedores *lientes

In4estigación preli$inar

• Deter$inación de las necesidades especi(icas• Identi(icación de los (actores 8ue re8uieren atención

o Se analizó el proceso ad$inistrati4o 7 se encontraron de(iciencias en el 'reade organización, espec:(ica$ente co$unicación.

• Aerar8uización de prioridadeso Diagnóstico 7 e4aluación de la e$presao #btención e interpretación de los resultadoso "roponer cursos de accióno ntrega de reporte

2.1.1 3bicación de la e$presa


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Descripción de ubicación, naturaleza 7 etensión de (actores? 5a e$presa, posterior$enteanalizada 7 e4aluada, se encuentra ubicada en la %4enida %l(onso %rro7o (lores de la colonia*entro, *" 20, Tel;(ono 01B2B2B-B@ dentro de la ciudad de Misantla, Veracruz.

2.1.2 strategia

5a estrategia a i$ple$entar para la realización de este traba&o se basara por $edio de laobser4ación 7 an'lisis de la in(or$ación obtenida. %s: $is$o se pretende entrar en contactocon los e$pleados 7 crear un lazo de con(ianza entre a$bas partes a (in de obtener de ellossu colaboración para poder cu$plir con los ob&eti4os establecidos.

2.1. *ronogra$a de acti4idades

Ilustración 1: Cronograma de actividades


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#.# $tapa de Instrumentación

n esta etapa es necesario seleccionar 7 aplicar las t;cnicas de recolección 8ue se aesti$ado co$o $'s 4iables de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, laselección de instru$entos de $edición 8ue se e$plearon, el $ane&o de los papeles detraba&o 7 e4idencia, as: co$o la super4isión necesaria para $antener una coordinacióne(icaz.


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2.2.1 *ecC5ist de e4aluación general


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"ominio %d8uisición e I$ple$entación

)roceso %I? %d8uirir 7 $antener la ar8uitectura tecnológica

Objetivo deControl

4aluación de ue4o Eardare

)regunta *I +O +,A

GSe cuenta con un in4entario de todos lose8uipos 8ue integran el centro de có$putoH

G*on cuanta (recuencia se re4isa elin4entarioH

GSe posee de bit'coras de (allas detectadasen los e8uiposH

Características de la bitácora (señale las

opciones).

• G5a bit'cora es llenada por personalespecializadoH

• GSe!ala (eca de detección de la(allaH

• GSe!ala (eca de corrección de la(alla 7 re4isión de 8ue el e8uipo(uncione correcta$enteH

• GSe poseen registros indi4iduales de

los e8uiposH• G5a bit'cora ace re(erencia a o&as

de ser4icio, en donde se detalla la(alla, 7 las causas 8ue la originaron,as: co$o las re(acciones utilizadasH

GSe lle4a un control de los e8uipos engarant:a, para 8ue a la (inalización de ;sta,se integren a alg)n progra$a de$anteni$ientoH

GSe cuenta con ser4icio de $anteni$iento

para todos los e8uiposH

G*on cuanta (recuencia se realiza$anteni$iento a los e8uiposH

GSe cuenta con procedi$ientos de(inidospara la ad8uisición de nue4os e8uiposH

GSe tienen criterios de e4aluación paradeter$inar el rendi$iento de los e8uipos aad8uirir 7 as: elegir el $e&orH

Docu$entos probatorios presentados?


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2.2.2 *ecC5ist para e4aluación de la gestión de la calidad de la e$presa

-$/I*ITO* I*O 0112#113 C/!)4I!I$+TO 5*i , +o6

$7I"$+CIA* 8O9*$-7ACIO+$*

. *I*T$!A "$ :$*TI;+ "$ 4A CA4I"A"

. -e


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¿El manual !al&a& n!lu"# la n%#)a!!+n l$' ()$!#'$'*

'.#.% Control de los documentos

Giste un procedi$ientodocu$entado para el control dedocu$entosH

Giste una $etodolog:a docu$entadaadecuada para la aprobación de docu$entosH

G5os docu$entos re4isados cu$plen conesta $etodolog:a de aprobaciónH

Giste una $etodolog:a docu$entadaadecuada para la re4isión 7 actualización dedocu$entosH

G5os docu$entos re4isados cu$plen con

esta $etodolog:a de re4isión 7actualizaciónH

Giste una $etodolog:a docu$entada adecuadapara la identi(icación de los ca$bios de losdocu$entos 7 el estado de la 4ersión 4igenteH

G5os docu$entos re4isados cu$plen conesta $etodolog:a de identi(icación deca$bios 7 estado de re4isiónH

Giste una $etodolog:a docu$entadaadecuada para la distribución de los docu$entos8ue los aga disponibles en los puestos de

G5os docu$entos re4isados cu$plen conesta $etodolog:a de distribución dedocu$entosH

G5os docu$entos son legibles e identi(icablesH

#.% $tapa de e&amen

5a e$presa cuenta con planes de traba&o, ob&eti4os 7 un regla$ento de traba&o sin e$bargo,los e$pleados co$entaron 8ue si saben de la eistencia de ob&eti4os 7 planes de traba&opero no conocen lo 8ue en esos docu$entos se $ane&a, si cu$plen con el regla$ento detraba&o.


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n cuanto a la organización, no tienen un organigra$a co$pleta$ente de(inido, la to$a dedecisiones se centraliza en los gerentes, los $anuales de organización con los 8ue cuenta lae$presa actual$ente no son de ellos, siguen utilizando $anuales de otras co$pa!:as.

n la etapa de dirección, la delegación es solo algunas 'reas, la super4isión es parcial, laco$unicación tiene algunas li$itantes, 7a 8ue entre el departa$ento de 4entas 7 el

departa$ento de producción no a7 una co$unicación (or$al.

l siguiente docu$ento $uestra resu$ida$ente los allazgos encontrados?

C=dula para la detección y registro de >alla?gosy evidencias

@ec>a

$videncias Aspectos sólidos Aspectos p

+m.

Balla?go

1 Falta deconoci$iento 7conclusión conrespecto a la (iloso(:a

e$presarial

*uestionarios aplicadosa los e$pleados

5os e$pleados sabende la eistencia de la(iloso(:a e$presarial, sine$bargo al

preguntarles cu'l es, nosupieron responder.

Dar a cone$pleados lala e$presa, publicación d

'rea de traba

2 Falta de $oti4ación ntre4istas con lose$pleados

%l co$entar con lose$pleados a cerca dela $oti4ación,$encionaron 8ue nocuentan con unprogra$a de

I$ple$entarprogra$a de8ue tenga coel reconoci$e$pleados traba&o por $


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$oti4ación, solo se lesotorga un bono deproducti4idad.

%usencia de$anualesad$inistrati4os

Se e4idenció la carenciade docu$entación,ad$inistrati4a 7regla$entaria

Se e4idenció la carenciade docu$entaciónad$inistrati4a 7regla$entaria.

*o$ple$entde organelaborar relati4os a lalos procedi$ser posible d

- *arece de una buenaad$inistración desueldos

ntre4istas con lose$pleados

5os e$pleados noco$prenden los salariosentre las di4ersas'reas, as: co$o el bonode producti4idad 8ue es

otorgado a cada 'rea.

stablecer de 4aluaciónpara detesalario 8ue a cada 'rea.

deter$inar ue4aluacióndese$pe!o.

Falta de progra$asde capacitación

ntre4istas con lose$pleados

o se le da rele4anciaal dese$pe!o delpersonal, 7 no a7actualización det;cnicas 7conoci$ientos.

stablecer ude entrencapacitaciónpersonal deDe esta pretende $procedi$ient

6 Falta de

co$unicación

#bser4ación directa 7

entre4istas con lose$pleados

o eisten buenos

canales deco$unicación entre elpersonal 7 los directi4osde las e$presa

stablecer

distribución in(or$al pararelaciones la

#.' $tapa de informe

l presente traba&o consistió en realizar una %uditoria a la dirección in(or$'tica parcial a lae$presa S)per Far$acias MedinaJ, con la (inalidad de detectar, 8ue aspectos de lae$presa S)per Far$acias Medina S.% de *.V. son di(erentes, para as: (or$ular, a partir de loobser4ado, propuestas de $e&ora para la e$presa.

l periodo en el 8ue se realizó el traba&o (ue de Febrero, durante este lapso de tie$po serecopiló la in(or$ación necesaria $ediante di4ersos instru$entos co$o lo son la encuesta, laentre4ista, cedulas de docu$entación, as: $is$o esta in(or$ación se procesó 7 se le diocierto an'lisis, inclu7endo en ;l indicadores 7 ponderaciones para su ('cil $ane&o.


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l diagnóstico inicial de$ostró, co$o proble$a gen;rico del negocio, con(lictos en el aspectode la co$unicación 7 en segundo plano pero no $enos i$portante se detectaron proble$asen la etapa de organización, debido a la (alta de $anuales ad$inistrati4os, no cuentan conuna estructura org'nica co$pleta$ente de(inida. Seg)n el cuestionario aplicado a lose$pleados de la e$presa se pudo detectar lo siguiente?

l 62K de los e$pleados saben de la eistencia de los $anuales ad$inistrati4os 7 losob&eti4os pero no conocen el contenido 8ue en ellos a7, es por ello 8ue se sugerir realizar una reconstrucción de los $anuales para actualizarlos de acuerdo a las necesidades de lae$presa, as: $is$o di(undir su contenido. 5os par'$etros de $edición de ob&eti4os son lasestad:sticas de 4entas, as: se re(le&ó el 1K de las respuestas de los e$pleados.

l pri$er obst'culo entre e$pleados es, co$o 7a se ab:a $encionado en el diagnósticoinicial, la (alta de co$unicación, estos al elaborar los $anuales de organización se puedenproponer ciertas t;cnicas para e4itar los $alentendidos en la organización 7 los con(lictosrelacionados con la to$a de decisiones 7 la participación de los e$pleados.

n la in(or$ación recabada nos indica 8ue el a$biente de traba&o dentro de la e$presa es

buena, 8ue los e$pleados se sienten satis(ecos realizando sus labores 7 en lo general nose presentan con(lictos en la realización de sus acti4idades, todo se puede co$probar conlos porcenta&es del cuestionario aplicado.

#.( Conclusión

To$ando en consideración la in4estigación realizada, puedo concluir 8ue la auditoria esdin'$ica, la cual debe aplicarse (or$al$ente a toda e$presa, independiente$ente de su$agnitud 7 ob&eti4os@ aun en e$presas pe8ue!as, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial 7 constatada para lograr e(iciencia.

%l aber realizado la aplicación de la auditoria de la dirección in(or$'tica en la e$presaS)per Far$acias Medica S.% de *.V., se puede concluir 8ue la e$presa co$o proble$a


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gen;rico del negocio presenta con(lictos en el aspecto de la co$unicación 7 en segundoplano pero no $enos i$portante, se detectaron proble$as en la etapa de organización,debido a la (alta de $anuales ad$inistrati4os 7a 8ue no cuentan con una estructura org'nicaco$pleta$ente de(inida 7a 8ue no est' (or$al$ente establecida ni por supuesto, (unciones o'reasBdeparta$entos.

Ilustración 2: Evidencia de asistencia a auditoria

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