SENA: CONOCIMIENTO Y EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOSFORMACION DE AUDITORES INTETRNOS DE CALIDAD ISO 9001:2008 NTC GP 1000:2009

1.1 HORARIO 8:00 a 17:00

CONTENIDOI. GENERALIDADES NTC GP1000-2009

II.ESTRUCTURA DE LA NORMA NTCGP1000:2009

III.INTRODUCCIN A LAS AUDITORAS

IV.GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORAS

V.ACTIVIDADES DE AUDITORA

VI. COMPETENCIA Y EVALUACION DE AUDITORES

Objetivos Del Curso

Conocer la evolucin de la Norma Tcnica de la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009 y en general de los Sistemas de Gestin de Calidad.Entender los conceptos y principios de gestin de la calidad, incluidos en la Norma NTCGP 1000:2009.Interpretar y analizar los requisitos de la Norma NTCGP 1000:2009 para la implementacin de un Sistema de Gestin de la Calidad. Conocer la metodologa de planeacin, ejecucin, verificacin y control de Auditorias Internas.Desarrollar habilidades para la preparacin de documentos de auditoria y conocimiento de las tcnicas de la auditoria interna. Auditar algunos procesos del Sistema de Gestin de la organizacin conforme a los lineamientos de la Norma 19011.

I. GENERALIDADES NTC GP1000:2009

Introduccin Beneficios Ley 872 / 2003Detectar y corregir desviaciones de los procesos.Control de procesos, con el finde disminuir Q&R,Denuncias.Anlisis de resultados de estadsticas de los procesos.Facilitar el ControlPoltico y ciudadanoa la calidad de la gestin en Entidades.Oportunidad para ajustar losProcedimientos delas Entidades

Origen De La Norma NTCGP 1000LEY 87230/12/2003Por la cual se crea el Sistema de Gestin de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras Entidades Prestadoras de Servicios.

DECRETO 411009/12/2004Por la cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.

Decreto 448518/11/2009Por medio de la cual se adopta la actualizacin de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000.

El presente Decreto rige a partir de su publicacin y modifica en lo pertinente al Decreto 4110 de 2004.Origen y evolucin de la NTCGP 1000

Familia Norma NTCGP 1000FAMILIA GP1000NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIN PBLICA NTCGP 1000Requisitos (fundamentos-vocabulario)ISO 19011Gua para auditar SG

NTCGP 1000:2009NOTA AL PIE: 1 Como parte de los principios de calidad (vase numeral 1.2) esta norma hace nfasis en que la razn de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes. En este marco, y aunque no es un requisito de esta norma, es deseable que el Sistema de Gestin de la Calidad se entienda y emplee como una plataforma que le permite a las entidades trascender y satisfacer tambin las necesidades no solo de los clientes sino de todas las dems partes interesadas (vase 3.39). Introduccin.1.1 GeneralidadesEsta figura muestra que las partes interesadas juegan un papel significativo para definir los requisitos como elementos de entrada.

Identificar y administrar la secuencia e interacciones. PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultadosGENERALIDADESNTCGP 1000:2009

PRINCIPIOS DE LA GESTIN DE LA CALIDAD1. ENFOQUE AL CLIENTE2. LIDERAZGODetermina las expectativas,necesidades y requisitos para la satisfaccin del Cliente.Personal alineado en la direccin y propsito de la empresa /entidad.3. PARTICIPACIN DEL PERSONALExcelencia de la gente con alto grado de tica en la utilizacin de sus Habilidades para el logro de los objetivos.NTCGP 1000:2009

4. ENFOQUE BASADO EN PROCESOSEl resultado deseado se Alcanza cuando las actividades y los recursos se gestionan como un proceso. PRINCIPIOS DE LA GESTIN DE LA CALIDAD5. ENFOQUE DE SISTEMA PARA LA GESTINManejo de un sistema de Procesos interrelacionado para el logro de objetivos.MEJORA CONTINUA DEL SGCC L I E N T E S C L I E N T E S Responsabilidad de a GerenciaGestin de RecursosMedicin, Anlisis y MejoramientoSATISFACCIONEntradaSalidaPRODUCTO Y/O SERVICIOREQUISITOSNTCGP 1000:2009

Control de calidad

Contabilidad

Correspondencia

Fabricacin

Recibir

Distribucin

TRANSFORMACIN

ENTRADAS

SALIDAS

PROVEEDOR

CLIENTE

CONTROL

ACTUAR

PLANEAR

HACER

Ciclo P-H-V-A6. MEJORA CONTINUAEs la concepcin gerencial bsica que dinamiza la relacin entre el Hombre y los Procesos y entre los Procesos y los Resultados.PRINCIPIOS DE LA GESTIN DE LA CALIDADNTCGP 1000:2009

8. RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON EL PROVEEDOR.7. ENFOQUE BASADO EN HECHOS Y DATOS PARA LA TOMA DE DECISIN.Creacin de valor y Capacidad de las organizaciones.Anlisis de datos e informacin.PRINCIPIOS DE LA GESTIN DE LA CALIDAD10. TRANSPARENCIA. 9. COORDINACIN, COOPERACIN Y ARTICULACIN.Actuaciones y decisiones claras. Trabajo en equipo, en y entre entidades. NTCGP 1000:2009

ESTRUCTURA DE LA NORMA NTC GP1000:2009

0.INTRODUCCIN.1.OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN.2. REFERENCIAS NORMATIVAS.3.TRMINOS Y DEFINICIONES.4.SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD.5.RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN.6.GESTIN DE RECURSOS.7.REALIZACIN DEL PRODUCTO.8.MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA.Anexos A, B, C Y D.NDICE

Ejemplos:Planes de Desarrollo Administrativo.MECI 1000: 2005.Para integrar los sistemas de control interno y de desarrollo administrativo algunos elementos de convergencia, se han identificado en el Anexo C de la NTCGP 1000:2009.COMPATIBILIDAD CON OTROS SISTEMAS DE GESTINNTCGP 1000:2009

OBJETOConstituirse en una herramienta de gestin que permita dirigir y evaluar el desempeo institucional.Satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo.HERRAMIENTA DE GESTION CALIDAD Y SATISFACCION SOCIALNTCGP 1000:2009

Los requisitos son genricos y se pretende que sean aplicables a todas las entidades dentro del alcance de la ley 872 de 2003, sin importar tipo, tamao o producto.OficialPrivadaPequeaGrandeProductoServicioAPLICACIONNTCGP 1000:2009

Alta DireccinPersona o grupo de personas que dirigen y controlan del mximo nivel jerrquico de una entidad.Adquisicin de bienes y serviciosCualquier modalidad de contratacin, convenio, concesin o provisin de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de la funcin de la entidad. EntidadesEntes de la rama ejecutiva del poder pblico y otros prestadores de servicios cubiertos bajo la Ley 872 de 2003.TERMINOS Y DEFINICIONESCalidadClienteGrado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos.Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.NTCGP 1000:2009

Competencia Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidadesTERMINOS Y DEFINICIONESEfectividadEficienciaEficacia Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.Gestin DocumentalConjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida, desde su origen hasta su destina final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.NTCGP 1000:2009

ProcesoTERMINOS Y DEFINICIONESConjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.TrazabilidadRequisitoRegistroCapacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello que est bajo consideracin.Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas.NTCGP 1000:2009

NTCGP 1000:2009

Determinar procesos.Determinar su SecuenciaCriterios y mtodos para asegurar su eficacia y eficiencia.Acciones de Mejora.Seguimiento, medicin(cuando sea aplicable) y anlisis.Disponibilidad de Recursos e informacin.Puntos de control sobre riesgos.REQUISITOS GENERALESNTCGP 1000:2009

Manual de Calidad.Los documentos, incluidos los registros, requeridos que permitan asegurarse de la eficaz planificacin, ejecucin y control de los procesos.Procedimientos documentados y registros Requeridos por la Norma.GENERALIDADESNTCGP 1000:2009

NTCGP 1000:2009

Estructura NTCGP 1000:2009 Capitulo 5Comunicar a los servidores pblicos o particulares que ejerzan funciones pblicas la importancia de satisfacer los requisitos.Establecer la Poltica y Objetivos de la Calidad.Llevar a cabo la Revisin por la Direccin.Asegurar la disponibilidad de Recursos.5.1 Compromiso de la DireccinLa Alta Direccin debe asegurarse de:

Estructura NTCGP 1000:2009 Capitulo 5

Adecuada al objeto de la entidad.Coherente con el Plan de desarrollo, planes sectoriales, sistema de control interno, planes estratgicos.Compromiso cumplir con requisitos de clientes, mejora continua eficacia, eficiencia y efectividad.Marco de referencia para establecer y revisar los Objetivos de la Calidad.Es comunicada y entendida dentro de la entidad.Es revisada para su continua adecuacin.5.3 Poltica de la Calidad.La Alta Direccin debe establecer una Poltica de la Calidad:

NTCGP 1000:2009

Estructura NTCGP 1000:2009 Capitulo 66.1 Provisin de RecursosImplementar y mantener el sistema de gestin de la calidad y mejorar continuamente su eficacia.Aumentar las satisfaccin del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.Talento HumanoInfraestructuraAmbiente de Trabajo

Estructura NTCGP 1000:2009 Capitulo 66.2.2 Competencia, formacin y toma de conciencia Proporcionar formacin o tomar otras acciones para lograr la competencia necesaria. Evaluar las acciones tomadas efecto sobre la eficacia, eficiencia y efectividad. Asegurar que el personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades. Registros apropiados de educacin, formacin, experiencia y habilidadesSe debe determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan la conformidad con los requisitos del producto.

REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACIN DEL SERVICIONTCGP 1000:2009

NTCGP 1000:2009

Demostrar la conformidad del producto y/o servicioAsegurar la conformidad del Sistema de Gestin de Calidad.Mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestin de Calidad.Se deben planificar las actividades deSeguimiento, Medicin, Anlisis y MejoraPara:Se deben determinar los mtodos aplicables incluyendo tcnicas estadsticas y el alcance de su utilizacin. GENERALIDADESNTCGP 1000:2009

III.INTRODUCCIN A LAS AUDITORAS

La norma ISO 19011, ha sido preparada conjuntamente por :el Comit Tcnico ISO /TC 176, Gestin y aseguramiento de la calidad , Subcomit 3, tecnologas de apoyo y el Comit Tcnico ISO /TC 207, Gestin ambiental, y el Subcomit 2, auditora ambiental e investigaciones ambientales relacionadas. NTC ISO 19011 Directrices para la Auditora de Sistemas de Gestin de la Calidad y Ambientales 3. Introduccin a las Auditorias

Objeto y campo de aplicacin.Referencias normativas.Trminos y definiciones.Principios de auditora.Gestin de un programa de auditora.Actividades de la Auditora.Competencia y evaluacin de los auditores.3. Introduccin a las AuditoriasNTC ISO 19011 Directrices para la Auditora de Sistemas de Gestin de la Calidad y Ambientales

AUDITORA Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el alcance al que se cumplen los criterios de auditora3. Introduccin a las Auditorias

REFERENTES A LOS AUDITORES:

Conducta tica : confianza, integridad, confidencialidad y discrecin.Presentacin ecunime: obligacin de reportar con veracidad y exactitud.Debido Cuidado profesional: la aplicacin de diligencia y juicio al auditar. REFERENTES A LA AUDITORA:

Independencia: la base para la imparcialidad de la auditora y la objetividad de las conclusiones de la auditora.Enfoque basado en la Evidencia : mtodo racional para conclusiones de la auditora fiables y reproducibles.PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA3. Introduccin a las Auditorias

3. Introduccin a las AuditoriasCriterios de Auditoria Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos. Nota: Los criterios de auditora se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria.Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora.Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los Criterio s de auditora y que son verificables.Evidencia de la Auditoria Hallazgos de la Auditoria

Persona con la competencia para llevar A cabo una auditora.Organizacin o persona que solicita una auditora ej. Gerencia general/responsable de un rea/director de calidad.

Organizacin que es auditada.Auditor:Cliente de La auditora:Auditado:3. Introduccin a las Auditorias

Primera Parte - por una organizacin en s misma para sus propios propsitos.Segunda parte - por una organizacin interesada en otra organizacin, por ejemplo un cliente en un proveedor.Tercera parte - por una organizacin independiente, tpicamente para la certificacin.3. Introduccin a las AuditoriasCLASIFICACION DE LAS AUDITORIAS

3. Introduccin a las AuditoriasOBJETIVO DE LA AUDITORIA INTERNA Evaluar el grado de adecuacin entre:Los objetivos que se pretenden, Las disposiciones adoptadas, y Los resultados obtenidosDeterminar la conformidad del sistema de gestin de calidad con las disposiciones planificadas.Proveer oportunidades de mejoramiento.Evaluar la aptitud para alcanzar la calidad esperada, verificar la aplicacin de las disposiciones contractuales.Reconocer la capacidad para satisfacer los requisitos especificados .Certificar, acreditar una organizacin auditora de certificacin o acreditacin.

Taller No. 1- TERMINOS Y DEFINICIONES DE LA 19011 -

GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORAS

4. Gestin de un Programa de AuditoriaPrograma de Auditoria Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especifico.Nota: un programa de auditora incluye las actividades para planificar, organizar y llevar a cabo las auditoras.

LOS OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE AUDITORAS PUEDEN BASARSE EN :

Prioridades de la direccin.Propsitos comerciales.Requisitos del Sistema de gestin.Requisitos legales, reglamentarios , contractuales.Necesidad de evaluar proveedores.Requisitos del cliente.Necesidades de otras partes interesadas.4. Gestin de un Programa de Auditoria

La responsabilidad de la gestin de un programa de auditora debera asignarse a una o ms personas con conocimientos generales de los principios de la auditora, de la competencia de los auditores y de la aplicacin de tcnicas de auditora. Estas personas deberan tener habilidades para la gestin ,as como conocimientos tcnicos y del negocio pertinentes para las actividades que van a auditarse4. Gestin de un Programa de Auditoria

La Programacin de las auditoras.Seleccin de los equipos auditores y la asignacin de funciones y responsabilidades.Planeacin.Preparacin. Ejecucin.Informe de auditora.Seguimiento. La conservacin de los registros de auditora.La comunicacin de los logros globales del programa la alta direccin.LOS PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS DEL PROGRAMA DE AUDITORA, DEBERIAN CONTENER LOS CRITERIOS PARA:4. Gestin de un Programa de Auditoria

Comunicacin del programaEvaluacin de auditoresSeleccin del equipo auditorProvisin de recursosRealizacin de auditorasRevisin, aprobacin y distribucin del informe.Conservacin de registros.IMPLEMENTACIN DEL PROGRAMADebe realizarse a intervalos planificados para evaluar si se han cumplido los objetivos y para identificar oportunidadesde mejora.PERIODICIDAD DESEABLE DE LAS AUDITORAS: 6 MESES, SEGN LA NATURALEZA DE LAS ACTIVIDADES.SEGUIMIENTO Y REVISINDEL PROGRAMA DE AUDITORA4. Gestin de un Programa de Auditoria

ACTIVIDADES DE AUDITORA

1. Determinacin de la factibilidad de la auditora.2. Establecimiento del equipo de la auditora.3. Contacto inicial con el responsable del proceso auditado4. Cronograma del perodo.1. Definicin de objetivos y criterio.2. Planificacin de las actividades de las auditoras.3. Asignacin de responsables del equipo auditor.4. Establecimiento de documentos de trabajo.1. Estudio de documentos.2. Elaboracin de listas de verificacin.1. Reunin de apertura.2. Recopilacin y verificacin de informacin.3. Hallazgos de la auditora y reuniones de enlace.4. Comunicacin con el cliente y el responsable del proceso auditado ( reuniones de retroalimentacin).5. Preparacin de la reunin de cierre.6. Reunin de cierre.5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA

Cmo programar auditoras internas?Considere:La importancia de la actividad.Estado de la actividad.Resultado de auditoras previas.Disponibilidad de los auditados.5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - PROGRAMACION

Ejemplo: Programa de Auditoras5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - PROGRAMACION

FECHA (MM/DD/AA)

PROCESO A AUDITAR

RESPONSABLE DEL PROCESO

TIPO DE AUDITORIA

ALCANCE DE AUDITORIA

EQUIPO AUDITOR

PLAN DE AUDITORAObjetivos y alcance de la auditora.Identificacin de las personas que tengan responsabilidades directas con respecto a los objetivos y alcance.Identificacin de los documentos de referencia (tales como la norma aplicable del sistema de calidad y el procedimiento o instructivo del auditado).Identificacin de los miembros del equipo de auditoraDesignacin del lder del equipo auditor.Fecha y lugar donde va a ser realizada la auditora.Hora y duracin esperados para cada actividad principal de la auditora.Distribucin del informe de la auditora y la fecha esperada de publicacin.5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - PLANEACIN

5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - PLANEACINAprobado por el cliente.Comunicado a los auditores y al auditado.Suficientemente flexible para permitir cualquier cambio que pueda surgir.Cualquier revisin del plan debe ser acordado entre las partes involucradas.PLAN DE AUDITORADEBE SER:

5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - PLANEACINEJEMPLO FORMATO PLAN DE AUDITORA:

Taller No. 6- PLAN DE AUDITORIA -

Documentos de trabajo

Son todos los documentos requeridos para facilitar las investigaciones del auditor y para documentar y presentar los resultados, estos documentos pueden ser:

Procedimientos de auditoraListas de verificacinFormatos de No ConformidadActas de ReuninFormatos de informes de auditora5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - PREPARACION

Documentos del SGC tales como:Registros.Normas.Guas.Procesos.Procedimientos.REVISIN DE LA DOCUMENTACION5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - PREPARACION

Es una herramienta para relacionar los resultados y ayudar a hacer una sntesis. Su contenido depende de la situacin a examinar. Ayuda a preparar la entrevista. Permite estructurar la auditora.LA LISTA DEVERIFICACIN5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - PREPARACION

Propsitos de la lista de verificacin:Ayudar a la memoria.Asegurar que se cubren los aspectos y puntos de control.Asegurar que la interaccin entre procesos sea cubierta.Asegurar profundidad y continuidad de la auditora.Ayudar al manejo del tiempo.Organizar la toma de notas.Es parte del reporte de auditora.5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - PREPARACION

Ejemplo de una lista de verificacin:5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - PREPARACION

Mal uso de las listas de verificacin: Los cuestionarios pueden limitar la visin. Los cuestionarios pueden obstruir la comunicacin. Un seguimiento estricto a la lista de verificacin puede resultar en la omisin de importantes pistas de auditora.ETAPAS DE LA AUDITORIA - PREPARACION

Taller No. 7- LISTA DE VERIFICACION -

Reunin de apertura.Recopilacin y verificacin de informacin.3. Hallazgos de la auditora y reuniones de enlace.Comunicacin con el cliente y el responsable del proceso auditado.5. Preparacin de la reunin de cierre.6. Reunin de cierre.5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION

Presentar el equipo.Razn, alcance y criterio. Revisin del plan de auditora y mtodos.Explicar acerca del muestreo.Confidencialidad.Mtodo de reporte.Clasificacin de RNC.Confirmar que el personal est avisado y disponible.Confirmar la logstica.Requisitos de seguridad.Preguntas.Agenda de la reunin de apertura5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION

El auditor debe estar listo para:Seguir los procesos de un extremo hasta el otro, verificando la efectividad del control.No limitarse a determinar la conformidad de las actividades. Evaluar tambin, si los procesos tienen la capacidad para producir los resultados deseados.

El auditor debe evaluar los procesos y el ciclo de gestin de mejora continua:Programas de mejora se cumplen? recursos? adecuados?Mediciones permiten evaluar si se alcanzan las mejoras propuestas?Si no se alcanzan los objetivos se toman acciones correctivas ?Mecanismos de mejora son sistemticos?5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION

Identificar el propsito de cada proceso.Identificar las entradas y salidas.Establecer el flujo o secuencia de actividades.Identificar los recursos usados.Identificar qu controles estn implementados (procedimientos, instrucciones, especificaciones, etc.)Identificar los procedimientos planeados de monitoreo que son necesarios para mantener el control.Aspectos a tener en cuenta:5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION

Desarrollo de la auditora:5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCIONLa tcnica o metodologa para ejecutar la auditora consta de tres elementos:La entrevista,La observacin, yLa revisin de documentos.Utilizar la lista de chequeo como una gua.Identificar el circuito lgico del producto y seguirlo siempre que sea posible.Estar atento a cada indicio de fluya en la auditora.Registrar las observaciones y en caso de no conformidades validarlas con el auditado.Evaluar.

Consiste en obtener pruebas tangibles (objetivas) de cmo el sistema de calidad funciona correcta y efectivamente.Un procedimientoUn registroAprobaciones (vo.Bo.).Una prctica demostrada.EVIDENCIASOBJETIVASRecoleccin y verificacin de informacin:5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION

Fuentes de informacinInformacinEvidencia de AuditoraHallazgo de la AuditoraConclusiones de la AuditoraRecoleccin y seleccin ( a travs derevisin de documentosentrevistas, observacin otros)VerificacinComparacin con los criterios de AuditoriaRevisinRECOLECCIN DE EVIDENCIAS5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION

1. Auditora Por ActividadInvestigacin a travs de una de las actividades del sistema.2. Auditora Por TrazabilidadInvestigacin a travs de un caso formal, un documento, un producto, etc. siguiendo su historia.Recoleccin de evidencias, Dos caminos para obtenerlas:5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCIONEL FONDOCubrimiento del temaQuin, qu, cundo, cmo?Exactitud de las referencias a otros documentosSecuencia adecuadaCoherenciaActualizadoLA FORMA Conformidad con la norma fundamental de la empresaIdentificacin LA APLICACINAdecuada difusinEfectiva implementacinQU DEBEMOS EXAMINAR?:

Buscar evidencias objetivas:5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION

ActividadesVerificacionesCalibracinSeparacin, Registros,Autoridad, TrazabilidadCalibracinPrograma de CalibracinHojas de vidaRegistro VerificacionesRevisin por la GerenciaActas Rev. por la DireccinComprasEvaluacin Proveedores

OBJETIVOSInformacinCONCLUSIONESResultadosEfectividad EficaciaObjetivosRequisitos Riesgos y consecuenciasLA ENTREVISTA5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCIONPreguntarEscucharReformularTomar NotasAgradecerLos % de la comunicacin:Gestos, actitudes, mirada: 75%Expresin oral : 25%

Tcnicas para hacer preguntasLas preguntas deben:Buscar informacin relevante.No sugerir las respuestas.No contener frases emotivas o deducciones.Haga preguntas en forma natural.Introduzca las preguntas en la conversacin general.No haga preguntas cruzadas.Evite caer en la prctica preguntas-respuestas.LA ENTREVISTA5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION

Los siete amigos del auditor:Mustreme!Qu hace usted?Dnde lo almacena?Por qu se firma?Quin lo autoriza?Cundo lo envaCmo lo recibe?Qu? Quin? Dnde? Por qu? Cundo? Cmo?5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION

Cul es el objetivo de este proceso?Quienes lo integran?Cules son los requerimientos que se han identificado de las partes interesadas ( Cliente, organizacin, entorno )Cules son los recursos necesarios para el proceso?Verificar si lo visto corresponde a lo planificadoMirar registros, resultados, mtodos ( trazabilidad)PPreguntas bsicas en relacin Con los procesos utilizando el PHVAH5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION

Cmo se analizan los datos generados del proceso?Hay datos de monitoreo o medicin por fuera de los lmites Que se hace en estos casos?Cules acciones y preventivas se han identificado?Tienen registros de acciones correctivas, cual es su tendencia?Evidenciar el seguimiento de cumplimiento de la eficacia de las acciones correctivasCules son los mtodos que se aplican para monitorear este proceso? Pedir Evidencia del monitoreoCules son los indicadores que se tienen de la medicin del proceso? Pedir Evidencia de indicadoresCul fue la ltima auditora que le realizaron?5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCIONPreguntas bsicas en relacin Con los procesos utilizando el PHVAVA

Las relaciones entre los auditores y los auditados son crticas para el xito de la auditora.5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION

Malos hbitos a evitar durante sus entrevistas:Fingir atencinOcuparse previamenteSobre reaccinInterrumpir al que hablaEscuchar slo lo que queremos orUsar el tiempo de escuchar, para pensar en otras cosas5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION

Enfoque exitoso para la auditora :Establecer un clima adecuadoTranquilizar al auditadoUsar una tcnica adecuada para hacer preguntasMantener informado al auditado acerca de sus observacionesEliminar miedosElimine obstculosObservar el lenguaje corporalSer amigable y diplomticoExplicar la toma de notas5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION

Cuales documentos revisar?Manual de calidadProcesosProcedimientosInstrucciones de trabajo Registros NormasCertificadosListado de distribucinListado de documentosContratosPedidos5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCIONMantngase observando la evidencia fsica:

ProductosEquipoInstrumentosCondicionesOperaciones

Manejo del tiempoEl tiempo es siempre corto.Planee bien.No permita que su auditora se extienda demasiado.No se enfoque en trivialidades.Decida el tamao de la muestra y apguese a ella.5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION

No conformidad:No cumplimiento de un requisito

ISO 9000:2005REPORTES DE NO CONFORMIDAD5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION

Un requisito de la norma o criterio de auditora no se ha tomado en cuenta, no se ha implementado.Alguna desviacin o incumplimiento pone en riesgo el desempeo de todo el sistema de gestin de calidad.Existe producto no conforme y es enviado al cliente deliberadamente en ese estado. Falla sistemtica en cumplir un requisito.No Conformidad Mayor :5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION

Incumplimiento puntual o aislado de algn requisito de la norma o criterio de auditora. Falla no sistemtica.No Conformidad Menor :Nota: Se puede levantar una no conformidad mayor por la acumulacin de varias no conformidades menores del mismo requisito o criterio(Ver definicin de n.m. Mayor)5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION

Es deseable que contengan tres elementos:Redaccin de las No Conformidades LA CONCLUSINGenrica, breve, precisa y aceptada por el auditado.LA REFERENCIAAl requisito de la norma y/o manual de calidad o procedimiento. Un requisito a la vez, el que ms aplica.LA EVIDENCIALista de hallazgos, respaldados con evidencias objetivas o atestiguadas por el auditado.5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION

4 de los 18 operarios que se encontraban empacando alimentos, no estaban utilizando los gorros y tapabocas como lo indica el procedimiento PP-01. Cdigo del vestuario para la evitar la contaminacin de los alimentos durante su manipulacin .rea de empaque de alimentos6.4A. U. Ditorrea/ProcesoClasificacinEvidenciaReferencia

Firma Ejemplo: 5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION

PRIVATE IRCA QUALITY AUDITS Incident Number ....................

NONCONFORMITY REPORT

Company under Audit: XYZ plc Note Number .............................

Area under review: ISO 9001 Clause Number

.

Category MAJOR* MINOR* * delete one

Deficiency

Auditor

Reportar el hallazgo explicando el requisito que se incumple y soportado en la evidencia objetiva.SER:ClarosConcisos y exactosCompletosQue describan el problemaEsto ayuda a la investigacin y sirve al auditor como una auto verificacin, para evitar inventar los requisitos.Los Reportes de No Conformidad deben: ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION5. Actividades de Auditoria

Ejemplo de FormatoReportes de No Conformidad 5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION

Corrective Action Request

Company:

Date:

NCR Number:

Auditor:

Auditee:

Standard & Clause

Major:

Minor

Auditors Report:

(Nonconformance)

Signed: Date:

Cause & Proposed Corrective Action:

Proposed Completion Date:

Date: Signature

Corrective Action Review:

Signed: Date:

Formato utilizado para los ejerciciosReportes de No Conformidad 5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION

IRCA QUALITY AUDITPRIVATE S Incident Number ...............

NONCONFORMITY REPORT

Company under Audit: XYZ plc Note Number ..........................

Area under review: ISO 9001 Clause Number

.

Category MAJOR* MINOR* * delete one

Deficiency

Auditor

If you do not think that there is sufficient evidence of non-conformity, state the reasons for your decision and state also what further actions the auditor should take.

No juzgue con base en las apariencias.Est seguro de tener la evidencia completa.Est seguro de que su evidencia es objetiva.En caso de duda , investigue!Identifique las pistas para investigaciones adicionales.Al redactar el reporte de no conformidad:Reportes de No Conformidad 5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION

Taller No. 8- REDACCIN NO CONFORMIDADES -

Preparacin reunin de cierre Hacer el balance de las observaciones, incluir:

Resumen y conclusiones de la auditora

- Actividad auditada.-Aspectos favorables.-Aspectos no conformes.5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION

Agradecer al auditado y nueva presentacin del equipo.Reiterar la razn, alcance y criterio. Reportar las observaciones positivas y negativas.Declaracin Confidencialidad.Resumen General.Preguntas y respuestas.Acciones correctivas y plazos.Seguimiento.Agenda de reunin de cierre5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION

5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - INFORMETraduce fielmente las conclusiones de la reunin de clausura. Contiene el alcance y el objetivo de la Auditora. Fecha de Auditora. Equipo Auditor. Los documentos de referencia consultados. No Conformidades u Observaciones detectadas. Puntos fuertes de la actividad auditada.

Aprobacin y distribucinEl informe debe:1.Emitirse dentro del perodo de tiempo convenido. Si no es posible, las razones del retraso deben ser informadas al cliente y debe acordarse una fecha revisada de emisin.2.Ser fechado y firmado por el lder del equipo auditor, revisado y aprobado como est definido en los procedimientos documentados.3.Distribuirse a los destinatarios designados por el cliente de la auditora.El informe es propiedad del cliente y su confidencialidad debe ser respetada y salvaguardada apropiadamente por los integrantes del equipo de auditora y todos los destinatarios del informe.5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - INFORME

En el tiempo acordado. Revisin de evidencia documental. Auditoria nuevamente en el sitio. Solamente revisar las acciones correctivas. No se empieza todo nuevamente.5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - SEGUIMIENTO Registros. Certificados de entrenamiento. Procedimientos modificados. Fotografas. Videos.Evidencia documental Para el seguimiento.

La auditora termina cuando se han concluido todas las actividades indicadas en el plan de auditora, incluyendo la distribucin y |aceptacin del informe de auditora.5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - TERMINACION

COMPETENCIA Y EVALUACION DE AUDITORES

Responsabilidades AuditoresSeguir el plan y los procedimientos de Auditoria.Permanecer dentro del alcance de la auditora.Planear y ejecutar las labores individuales efectivamente.Recolectar y analizar evidencias con exactitud.Mantener la confidencialidad.Reportar las observaciones, no conformidades y fortalezas.Verificar las acciones correctivas.Cooperar con y apoyar al auditor lder.No retener y/o mantener documentacin. Actuar de manera tica.

Responsabilidades Adicionales del Auditor LderObtener toda la informacin requerida para la planificacin.Ayudar a la seleccin del equipo.Preparar el plan de auditora.Asignar tareas individuales.Asegurar que los documentos de trabajo estn preparados.Representar el equipo de auditora.Presidir las reuniones de apertura y cierre.Asegurar el progreso de la auditora de acuerdo al plan.Asegurar que las reuniones de enlace se lleven a cabo regularmente.Asegurar que los resultados de auditora sean reportados de una forma clara, concluyente y sin demoras.

Auditor Interno

Poder limitado dependiendo del respaldo gerencialUn compromiso y respaldo insuficiente de la gerencia puede arriesgar la efectividad de las auditoras internasConoce la gente, lo cual puede ayudar a la comunicacinGua para el auditor externoAuditor Externo

Alto grado de poder, no abuse de lSus recomendaciones son de gran importancia para el auditado, asegrese que estn bien fundamentadasUn punto de vista externo ayuda a identificar problemasAyuda a la auditora internaImparte conocimiento

Competencia Auditores

Experiencia laboral.Experiencia en Auditoras.Formacin como auditor.Conocimientos y habilidades especficos de calidad.Atributos personales.Los auditores desarrollan, mantienen y mejoran su competencia a travs del continuo desarrollo profesional y de la participacin regular en auditoras.

Habilidades AuditoresHabilidad para entender el problema rpidamente sin saltar a conclusiones.PerceptividadLa habilidad para vencer las dificultades y mantener el curso de accin planeado a pesar de las contrariedades.Persistencia

La habilidad para ver cosas desde diferentes puntos de vista y adaptarse a circunstancias cambiantes.Habilidades AuditoresPunto de vista flexibleEnfoque DisciplinadoHabilidad para enfocar un problema lgica y sistemticamente.Habilidad para definir los lmites de responsabilidad del rea de investigacin.

Habilidades AuditoresLa habilidad para expresar claramente juicios, ideas y propuestas, tanto oral como por escrito.Habilidades de PresentacinHabilidades TcnicasHabilidad para investigar y determinar el grado de cumplimiento en todas las reas y procesos.

Habilidades AuditoresHabilidad para comunicarse y trabajar con otras personas de diferentes niveles y experiencia.Habilidades Sociales

Caractersticas PositivasCorts.Amigable.Servicial.Constructivo.Informativo.Perceptivo.Juicioso.Tenaz.Mente abierta.Diplomtico.Honesto.Maduro.Modesto.tico.

Caractersticas para EvitarCriticn.Polmico.Agresivo.Desconsiderado.Inconsistente.Indeciso.Inflexible.Perezoso.Errtico.Susceptible.No prctico.Sabelotodo.

Declogo del AuditorSea objetivo y racional en todas sus actuaciones. Aplique siempre principios ticos y morales; en su comportamiento y en su desempeo profesional.Sea discreto y mantenga la confianza en la informacin obtenida.Cumpla estrictamente las normas y disposiciones reglamentarias de la organizacin auditadaLa auditora no se realiza en el escritorio del gerente o en la sala de conferencias. Evale con objetividad en el sitio de los acontecimientos.Mantenga siempre el control de la auditora y compruebe todas las informaciones personalmente. Case a los parmetros preestablecidos para la ejecucin de la misma.

Permita que su interlocutor se exprese. Recuerde que la cortesa no est dems y siempre es el mejor camino.Concntrese. Evite que sus pensamientos su atencin se desve.No se considere demasiado bueno como para no aprender de los dems. Recuerde que cada auditora es una experiencia nueva.Asegrese de conocer plenamente los hechos y de obtener evidencias objetivas de los aspectos auditados, antes de emitir cualquier juicio.Exponga los hechos ajustndose a la realidad sin herir susceptibilidades o crear conflictos.Declogo del Auditor

*

ESTRUCTURA NTC GP 1000: 2004***Explicar brevemente las normas que integran la Familia ISO 9000.****Modificaciones de la norma (texto nuevo o modificado)6.2.1NOTA. La conformidad a los requisitos de los productos pueden verse afectados directa o indirectamente por el personal que desempee cualquier tarea en el sistema de gestin de calidad.6.2.2a) determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la conformidad con los requisitos de los productos,b) cuando sea aplicable, proporcionar formacin o tomar otras acciones para lograr la competencia necesariac) asegurar que la competencia necesaria se ha conseguido________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________