Auditoría interna - Uniandes - Auditoria Interna.pdf · Se agenda la fecha y hora de la auditoría Analista de la auditoría / Responsable del proceso 5 Enviar agenda Se le envía

Auditoría interna PRO-45-1-03-03

FECHA PUBLICACIÓN 17/05/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Efectividad Institucional Sistema de Calidad Institucional Sistema de Gestión del Sistema de

Bibliotecas

Dirección de Planeación y Evaluación | 1

Tabla de Contenido

1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2

3. NORMATIVIDAD .......................................................................................................................... 2

3.1. Directrices ........................................................................................................................... 2

3.2. Lineamientos ....................................................................................................................... 2

4. RESPONSABILIDADES ................................................................................................................... 2

4.1. Responsable del Proceso ..................................................................................................... 2

4.2. Responsabilidades ............................................................................................................... 2

5. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 3

6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................. 3

6.1. Diagrama de flujo – Auditoría interna ................................................................................. 3

6.2. Descripción de actividades – Auditoría interna .................................................................. 3

7. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 4

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 4

9. INDICADORES .............................................................................................................................. 4

10. RIESGOS ....................................................................................................................................... 4

11. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 5

12. APROBACIÓN ............................................................................................................................... 5





Bibliotecas


1. OBJETIVO

Verificar el correcto funcionamiento del proceso auditado y evaluarlo de manera objetiva

conforme al sistema de gestión de calidad.

2. ALCANCE

Corresponde a la delimitación del procedimiento, donde comienza y termina.

3. NORMATIVIDAD

3.1. Directrices

3.2. Lineamientos

El auditor no puede auditar su propio trabajo.

Las fechas de las auditorías internas deben ser acordadas por el auditor y cada uno de los

responsables de las áreas a auditar.

El auditor interno debe planear la auditoria y enviar la agenda y el programa de auditoría

interna de esta al responsable del área antes de que la auditoría se lleve a cabo par que el

responsable pueda prepararla.

El auditor debe informarle al responsable del área a auditar la finalidad y las fases de la

auditoría antes de comenzar.

La auditoría siempre debe llevarse a cabo en presencia del responsable de área.

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Responsable del Proceso

Coordinador de calidad

4.2. Responsabilidades

Coordinador de calidad:

Definir el plan de auditorías y socializarlo con el equipo de gestión de calidad.

Analista de auditoría:

Preparar con la antelación suficiente la auditoría para informar al responsable del

proceso los requisitos que deben estar completos para esta.

Responsable del proceso:

Preparar los documentos necesitados para la auditoría.

Avisar al equipo de trabajo del proceso la realización de la auditoría y el plan de esta.





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5. DEFINICIONES

No aplica.

6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

6.1. Diagrama de flujo – Auditoría interna

6.2. Descripción de actividades – Auditoría interna

ENTRADA Necesidad de auditar internamente los procesos

PROVEEDOR Sistema de Bibliotecas

SALIDA Informe de auditoría interna

CLIENTE Sistema de Bibliotecas

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1 Elaborar hojas de ruta Se elaboran, revisan y actualizan las hojas de ruta de tal manera que cubra todos los aspectos a ser auditados


2 Elaborar plan de auditorias

Se realiza el plan anual de auditorías internas en el cual se especifican los procesos a auditar, las hojas de rutas, los auditores responsables y el rango de tiempo de cada auditoria.


3 Establecer programa de auditoria

Se establece el programa de auditoria del proceso, alcance y agenda.

Analista auditoría

4 Programar auditoría Se agenda la fecha y hora de la auditoría

Analista de la auditoría / Responsable del proceso

5 Enviar agenda

Se le envía al responsable del proceso el programa de la auditoría con el horario a seguir y los documentos, archivos y registros que se deben preparar.

Analista de la auditoria

6 Preparar documentos solicitados

Se preparan los documentos solicitados en el programa enviado por el analista de auditoría

Responsable del proceso

7 Informar finalidad y fases

Se le informa al responsable del proceso la finalidad de la auditoría y las fases de esta.


8 Ejecutar auditoría Con la ayuda de la hoja de ruta se va chequeando y valorando cada requisito indicado.


AUDITORIA INTERNA

PRO-45-1-03-03R

ES

PO

NS

AB

LE

PR

OC

ES

OA

NA

LIS

TA

AU

DIT

OR

CO

ORD

INA

DO

R D

E C

ALI

DA

DPlaneación Ejecución

2- Elaborar plan de auditorias

1- Elaborar hojas de ruta

3- Establecer programa de

auditoría

4- Programar auditoria

5- Enviar agenda

6- Preparar documentos solicitados

7- Informar finalidad y fases

8- Ejecutar auditoria

¿Hay incumplimientos o posibles

mejoras?

Si

9- Anotar en hoja de ruta

No10- Elaborar

informe11- Informar resultados

12- Firmar informe

DF - Auditoria Interna.vsd

Plantilla 1

rc.perez224Archivo adjuntoDF - Auditoria Interna.pdf





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9 Anotar en hoja de ruta

Se anota en la hoja de ruta todas las no conformidades encontradas, es decir todos los incumplimientos o posibilidades de mejora.


10 Elaborar informe

Se elabora el informe de la auditoria reportando si hay alguna acción correctiva que se deba llevar y las no conformidades encontradas.


11 Informar resultados

Se le informan los resultados al responsable del proceso y a los involucrados para producir un reconocimiento colectivo de la situación


12 Firmar informe Se firma el informe de la auditoria Responsable del proceso

7. DEFINICIONES

No aplica.

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

9. INDICADORES

No aplica.

10. RIESGOS OPERATIVO

No contar con analista auditor para la auditoría.

No preparar la auditoría por parte del responsable del proceso.

No envío del plan de la auditoría por el analista auditor

CALIDAD DE SERVICIO

Falta de respeto por parte del analista auditor en el momento de la auditoría.

No revisar todos los ítems programados en la agenda.

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)

FOR-45-1-03-01 Informe Final. FOR-45-1-03-02 Programa de auditorías. FOR-45-1-03-02 Ejecución de auditorías.

Manual de Calidad Sistema de Bibliotecas.

Formato de Ejecución de auditorías

FOR-45-1-03-01

FECHA PUBLICACIÓN dd/mm/aaaa

Versión 0

ÁREA O PROCESO AUDITADO

N° Auditoria:

ASPECTOS A VERIFICAR (NOTAS INICIALES)

Fecha inicio:

Hora inicio:

Fecha final:

Hora final:

Auditor/es:

Preguntas

Documentos y Registros

Comentarios/Observaciones/

Conclusiones

NO CONFORMIDADES

CÓDIGO

CALIFICACIÓN

DESCRIPCIÓN Y EVIDEDENCIAS

Calificar No Conformidad según:

1. Desviación menor: afecta poco al resultado de los procesos

2. Desviación moderada: En ciertas condiciones puede afectar a los procesos

3. Desviación importante: Puede provocar defectos o errores que afecten a la satisfacción del cliente

NOMBRE

CARGO

FECHA

ELABORÓ

(Auditor Líder)

REVISÓ (Coordinador área de Calidad y Mejoramiento):

APROBÓ

(Director/Jefe/ Dueño de procesos)


rc.perez224Archivo adjuntoFOR-45-1-03-01 Ejecución de Auditorías.docx

Formato de Programa de Auditorías

FOR-45-1-03-02


Versión 0

Objetivo del programa:

Alcance del programa:

Recursos necesarios:

Documentos de referencia:

Proceso

Subproceso

Fecha programada

Fecha real

Equipo auditor

Auditado

Observaciones:

NOMBRE

CARGO

FECHA

ELABORÓ

(Auditor Líder)

dd/mm/aaaa

REVISÓ (Coordinador área de Calidad y Mejoramiento):

dd/mm/aaaa

APROBÓ

(Director)

dd/mm/aaaa


rc.perez224Archivo adjuntoFOR-45-1-03-02 Programa de Auditorías.docx

Informe final de auditoría

INF-


Tabla de Contenido

1.OBJETIVO2

2.ALCANCE2

3.NORMATIVIDAD2

3.1.Directrices2

3.2.Lineamientos2

4.RESPONSABILIDADES2

4.1.Responsable del Proceso2

4.2.Responsabilidades2

5.DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES2

5.1.Diagrama de flujo - Nombre del Proceso2

5.2.Descripción de actividades - Nombre del Proceso2

6.DEFINICIONES3

7.DOCUMENTOS DE REFERENCIA3

8.INDICADORES3

9.RIESGOS4

10.CONTROL DE CAMBIOS4

11.APROBACIÓN5

1. OBJETIVO

Explica de forma breve y concisa la finalidad de la auditoría.

2. ALCANCE

Corresponde a la delimitación de la auditoría.

3. PARTICIPANTES

NOMBRE

CARGO

ROL

1.

2.

3.

4. PROCESO

Proceso auditado.

4.

5. DOCUMENTOS EXAMINADOS

5.

· Documentos revisados en la auditoría.

6. FORTALEZAS

No.

FORTALEZA

7. OBSERVACIONES

No.

OBSERVACIÓN

8. NO CONFORMIDADES

CODIFICACIÓN

NO CONFORMIDAD

EVIDENCIA

NUMERAL

9. OBSERVACIONES

Observaciones adicionales.

10. APROBACIÓN

NOMBRE

CARGO

FECHA

EABORÓ

14/08/2014

REVISÓ

dd/mm/aaaa

dd/mm/aaaa

APROBÓ

dd/mm/aaaa


rc.perez224Archivo adjuntoFOR-45-1-03-03 Informe final.docx





Bibliotecas


11. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA

0 Elaboración 19/10/2015

Publicación 17/05/2016

12. APROBACIÓN

NOMBRE CARGO FECHA

ELABORÓ Rocío Pérez Ingeniera de procesos 14/08/2014

REVISÓ

Alberto Poveda Coordinador de procesos 20/01/2016

Ricardo Florez Jefe de servicios- Sistema de

bibliotecas 20/01/2016

APROBÓ Angela Maria Mejia

Gutierrez Director Sistema de bibliotecas 20/01/2016

Documents

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