Upload
others
View
2
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu
FELHASZNÁLÓI LEÍRÁS
az AuditDok
vezérlőpult és dokumentumkezelő
használatához
2014. 09.01.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 2 -
Tartalomjegyzék
I. A PROGRAM TELEPÍTÉSE ÉS ÉLESÍTÉSE ................................................................................... 5
I.1 PROGRAMTELEPÍTÉS ............................................................................................................................ 5 I.2 PROGRAMÉLESÍTÉS .............................................................................................................................. 5
II. FŐMENÜ .............................................................................................................................................. 7
II.1 CÉGKEZELÉS ................................................................................................................................... 7 II.1.1 Cég-év választás ........................................................................................................................ 7 II.1.2 Új cég létrehozás ....................................................................................................................... 7 II.1.3 Új évi állomány létrehozás ......................................................................................................... 8 II.1.4 Törzsadatok ............................................................................................................................... 9 II.1.5 Cégadatok .................................................................................................................................. 9
II.2 SZERVIZ ........................................................................................................................................ 10 II.2.1 Mentés ..................................................................................................................................... 10 II.2.2 Visszatöltés .............................................................................................................................. 11 II.2.3 Programfrissítés....................................................................................................................... 12 II.2.4 Regisztráció ............................................................................................................................. 12 II.2.5 Beállítások ............................................................................................................................... 13
II.3 TÁMOGATÁS ................................................................................................................................. 15
III. DOKUMENTÁCIÓ-KÉSZÍTŐ (BESZÁMOLÓ ELKÉSZÍTÉSE) .................................................. 15
III.1 BESZÁMOLÓ LÉTREHOZÁSA ........................................................................................................... 15 III.1.1 Séma létrehozása vagy átvétele ............................................................................................ 16 III.1.2 Beállítások .......................................................................................................................... 17
III.2 FŐKÖNYVI ADATOK BEOLVASÁSA .................................................................................................. 19 III.3 BESZÁMOLÓ ÖSSZEÁLLÍTÁSA ......................................................................................................... 22
III.3.1 Számlák besorolása ............................................................................................................. 22 III.3.1.1. Az egyenleg típusú mérlegsorok ...................................................................................................... 24 III.3.1.2. Az átsorolással érintett mérlegsorok ................................................................................................ 24 III.3.1.3. Az egyéb követelések és egyéb rövid lejáratú kötelezettségek .......................................................... 25 III.3.1.4. Csoportok létrehozása ..................................................................................................................... 25 III.3.1.5. Értékvesztés számlaszámok............................................................................................................. 26
III.3.2 Több számla együttes besorolása ......................................................................................... 26 III.3.2.1. A főkönyvi számlák összesítő szintjeinek megjelenítése ................................................................... 27 III.3.2.2. A főkönyvi számlák összesítő szintjeinek szerkesztése ..................................................................... 27
III.3.3 A besorolás törlése, módosítása ........................................................................................... 28 III.3.4 Ezresített értékek módosításának menete (kerekítés) ............................................................. 29 III.3.5 Eredménykimutatás ............................................................................................................. 30 III.3.6 Átkönyvelések ...................................................................................................................... 31
III.3.6.1. Átkönyvelések gyakorlati végrehajtása ............................................................................................ 31 III.3.7 Előző évi adatok .................................................................................................................. 32
III.3.7.1. A kézi bevitel menete ..................................................................................................................... 32 III.3.7.2. Előző évi adatok átvétele ................................................................................................................ 33 III.3.7.3. A bevitt adatok tárolása................................................................................................................... 33 III.3.7.4. A bevitt adatok törlése .................................................................................................................... 33
III.3.8 A beszámoló mentése ........................................................................................................... 33 III.3.8.1. Mentés, mentés másként ................................................................................................................. 34 III.3.8.2. A beszámoló időszak lezárása ......................................................................................................... 34
III.3.9 A beszámoló ellenőrzése és nyomtatása ................................................................................ 35 III.3.9.1. Ellenőrzés ...................................................................................................................................... 35 III.3.9.2. Beszámoló nyomtatása.................................................................................................................... 36 III.3.9.3. Mérlegsorok (eredménysorok) tartalmának nyomtatása .................................................................... 36 III.3.9.4. Egyéb követelések és egyéb rövid lejáratú kötelezettségek tartalmának nyomtatása .......................... 37
III.3.10 Adatok exportálása .............................................................................................................. 38
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 3 -
III.3.11 Körlevél adatok exportálása ................................................................................................ 39 III.3.12 Beszámoló menüsorának rövid tartalma (gyorsindító ikonokkal illusztrálva) ........................ 41
III.3.12.1. Összeállítás .................................................................................................................................... 41 III.3.12.2. Mérlegsorok (eredménysorok)......................................................................................................... 42 III.3.12.3. Számlaszámok ................................................................................................................................ 44 III.3.12.4. Nyomtatási képek ........................................................................................................................... 45
IV. VEZÉRLŐPULT FELÉPÍTÉSE........................................................................................................ 46
IV.1 MENÜSOR TARTALMA ................................................................................................................... 46 IV.1.1. Alkalmazások ...................................................................................................................... 46 IV.1.2. Fastruktúra ......................................................................................................................... 47 IV.1.3 Mappák.................................................................................................................................... 47 IV.1.4 Dokuszerkesztő ........................................................................................................................ 48 IV.1.5 Beszámoló................................................................................................................................ 49 IV.1.6 AuditTeszt menüpontjai ............................................................................................................ 49 IV.1.7 Súgó ........................................................................................................................................ 49
IV.2 A MUNKATERÜLET MŰKÖDÉSE....................................................................................................... 50 IV.2.1 Fastruktúra ................................................................................................................................. 51
IV.2.2 Dokumentumkezelő .................................................................................................................. 51 IV.2.2.1. Iktató.............................................................................................................................................. 52 IV.2.2.2. Munkalapok ................................................................................................................................... 53
V. KÖNYVVIZSGÁLT CÉG KÖVETKEZŐ ÉVI ÁLLOMÁNYÁNAK LÉTREHOZÁSA ................ 55
VI. A BESZÁMOLÓ KÉSZÍTÉSÉNEK BEMUTATÁSA EGY MINTACÉG – EGYSZERŰ KFT. –
SEGÍTSÉGÉVEL ......................................................................................................................................... 56
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 4 -
AuditDok – Könyvvizsgálati munka dokumentálását
segítő program
A DigitAudit könyvvizsgálói programcsomag a DIMENZIÓ Számítástechnikai és Szolgáltató
Kft. valamint a KRISTÁLY-Audit Kft. közös terméke. A fejlesztők a könyvvizsgálati
szakmai munka mellett oktatási, gazdasági és informatikai tapasztalatokkal is rendelkeznek.
Jelenleg négy modul segíti a könyvvizsgálói munkát.
Ezek:
AuditDok
AuditTeszt
AuditIroda
AuditBeszámoló
Jelen leírás a DigitAudit program főmenüjének valamint az AuditDok modul (beszámoló
ellenőrzése, a szükséges könyvvizsgálati munkalapok elkészítése és a könyvvizsgálati
dokumentumok rendszerezése) használatát segíti.
Az AuditDok program a könyvvizsgálói dokumentálást könnyíti meg a standardok szerinti
dokumentáció előkészítésével és az automatizálható könyvvizsgálói feladatok gyors
elvégzésének támogatásával.
A program által megvalósított feladatok:
Átlátható munkafolyamat és könyvtárszerkezet biztosítása a könyvvizsgálati
feladatokhoz.
A könyvvizsgált cégek adatainak rendszerezett nyilvántartása.
XML fájlból vagy három oszlopos (Számlaszám, Számlanév, Egyenleg) Excel
táblázatból főkönyvi kivonat beolvasása.
A mérleg és eredménykimutatás összeállítása:
- Mérleg – „A” változat
- Eredménykimutatás – „A” változat összköltség és forgalmi költség eljárással
- Egyszerűsített éves beszámoló – Mérleg, Eredménykimutatás
A felvitt alapadatok, a főkönyvi kivonat, valamint a mérleg és eredménykimutatás
exportálása előre elkészített Excel táblázatokba, ahol a könyvvizsgálati
dokumentálás folytatódhat.
A banki, vevői és szállítói megerősítő levelek, valamint a könyvvizsgálati jelentés
elkészítésének automatizálása.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 5 -
I. A PROGRAM TELEPÍTÉSE ÉS ÉLESÍTÉSE
I.1 Programtelepítés
A www.dimenzio-kft.hu vagy a www.digitaudit.hu honlapról töltsük le gépünkre a
DigitAudit_Telepito.exe-t, majd indítsuk el.
A program telepítése csak a felhasználási feltételek elfogadása után indítható.
A telepítő alapértelmezett útvonala:
C:\DigitAudit\
A felajánlott útvonalat javasolt elfogadni, de a telepítés helye
megváltoztatható.
A telepítés során az Asztalra a DigitAudit ikon kerül.
I.2 Programélesítés
1. A DigitAudit ikonnal indítsuk el a programot.
2. Kattintsunk a Főmenü / Szerviz / Regisztráció menüpontra és a megjelenő ablakból
olvassuk ki a gépkódot és a mellette lévő megnevezést (gépnév).
3. Kérjük, hogy a fentiek szerint kiolvasott kódot és megnevezést e-mailben küldjék el az
[email protected] címre a könyvvizsgáló cég nevének és telefonszámának
feltüntetésével. (Ajánljuk a honlapon a DigitAudit letöltése menüpontban található
Demo igénylő lap, illetve a későbbiekben a Megrendelő lapok használatát.)
4. A kapott adatok alapján (gépkód és gépnév) a Dimenzió Kft. e-mailben visszaküld egy
Pass fájlt (jelszófájlt), melynek neve tartalmazza a nyolcjegyű gépkódot:
DA_XXXXXXXX.ini
5. A visszakapott Pass fájlt le kell menteni arra a gépre, ahol a DigitAudit programot
használni fogják. A mentés helye a C:\DigitAudit\temp könyvtár legyen.
6. Lépjünk a DigitAudit program Szerviz / Regisztráció menüpontjába.
7. Kattintsunk a „Pass fájl importálása” gombra, majd válasszuk ki a C:\DigitAudit\temp
könyvtárból a jelszófájlt, melynek nevében a Regisztráció ablakban látható gépkód
szerepel.
8. Kattintsunk a Mentés gombra. Demo változat esetén ezt követően a programban lehet
dolgozni (nincs szükség a program újraindítására), 2 hét időtartamra biztosítjuk a
program használatának kipróbálását részleges jogosultsággal.
(Megrendelés esetén a megrendelt modulok a feloldó kulcs által szabályozott lejárati
dátumig használhatók. Teljes körű használathoz szükséges a dokumentumok
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 6 -
frissítésének elvégzése. Ennek lépései: Szerviz / Beállítások: a bal oldali ablakban
Dokumentumok frissítésének kiválasztása, majd a jobb oldali ablakban a
gombra kattintás.
A sikeres frissítésről üzenetet kapunk, ez hosszabb ideig is eltarthat. OK után a
főmenüben jutunk vissza.)
9. Az AuditDok programba való belépéshez szükséges, hogy a Cégkezelés / Új cég
létrehozás menüpontban könyvvizsgált céget hozzunk létre.
Amennyiben Ön a DigitAudit programrendszer másik modulját, moduljait is
használja, úgy a kapott feloldó kulcs a bérleti díjjal rendezett mindegyik
programrészhez biztosítja a jogosultságot.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 7 -
II. FŐMENÜ
A program regisztrálása után az asztalon létrejött DigitAudit ikonra kattintva a DigitAudit
programcsomag főmenüjébe jutunk.
Az alábbiakban a jobb oldali menüsor tartalma következik:
II.1 Cégkezelés
II.1.1 Cég-év választás
A Főmenü / Cégkezelés / Cég-év választás menüpont a már létrehozott cégadatbázisok
megjelenítésére és kezelésére szolgál.
Itt a vizsgálni kívánt cég megfelelő évi állományát választva a program megnyitja annak
adatbázisát.
Amennyiben a felsorolás túl hosszú, az ablak felső részén található Évtől-Évig vagy
Rövid cégnév , illetve A cég típusa szűrők segítségével szűkíthetjük a cégek listáját.
Ha a leggyakrabban használt cég-év sorát kijelöljük és az „Alapértelmezett” gombra
kattintunk, akkor az ablakra legközelebb belépve a megjelölt cégen áll a kijelölés.
Új cég állományának létrehozása a Cégkezelés / Új cég létrehozás (II.1.2. pont)
menüpontban leírtak szerint lehetséges.
A Szerverek gomb megnyomásával a szerverek kiválasztásának és kezelésének
lehetőségéhez jutunk.
A Megnyitás gombbal elindítjuk a kiválasztott cég állományának betöltését.
II.1.2 Új cég létrehozás
A program valamennyi cég valamennyi évének adatait külön adatbázisban tárolja.
Ahhoz, hogy egy új cég könyvvizsgálatát egy új állományban el tudjuk kezdeni, adatainak
tárolására létre kell hozni egy új adatbázist.
Ehhez kattintsunk a Főmenü / Cégkezelés / Új cég létrehozás menüpontra. Az Új cég-év
létrehozás ablakban először ki kell választanunk, hogy a program szempontjából milyen
céget szeretnénk létrehozni. Három lehetőség van:
KV– Könyvvizsgált (AuditDok és AuditTeszt programmodulok esetén kell alkalmazni),
alapértelmezett beállítás
IR – Könyvvizsgáló cég (AuditIroda esetén a saját könyvvizsgáló cég jelölésére kell
alkalmazni)
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 8 -
KO – Könyvelt cég (AuditBeszámoló modura való jogosultság esetén jelenik meg, illetve
választható ki).
A Rövid cégnév mezőbe írjuk be a cég rövid nevét, amelyet a programban a
cégválasztáskor látni szeretnénk. Ekkor a szöveges azonosító mezőben megjelenik KV_
vagy IR_ vagy KO_karakter után a cég ékezet nélküli nagybetűs megnevezése. Az IB
Loginnév alapértelmezett.
Ezután a Tovább gombbal a Könyvelési év mezőbe írjuk be azt az üzleti évet, melynek
adatait az állományban tárolni szeretnénk.
A Megjegyzés rovatba beírt tájékoztató jellegű adat a cég-év választó ablakban fog
megjelenni (megjegyzésbe írható például: előtársaság, felszámolás alatt, stb.).
Az új adatbázis-fájl nevét és létrehozásának helyét a rendszer automatikusan képzi, de az
„Automatikus képzés” funkció kikapcsolása után módosítható.
Ha a beállított értékek megfelelőek, a műveletet a Mentés gomb hajtja végre.
Ezek után a Főmenü / Cégkezelés / Cég-év választás menüpontban láthatjuk, hogy a lista
az új cég adatállományával bővült.
II.1.3 Új évi állomány létrehozás
Ahhoz, hogy egy adott cég könyvvizsgálatát évváltáskor a régi adatoktól elkülönítve, egy
másik állományban tudjuk elkezdeni, a cég új évi adatainak tárolására létre kell hozni egy
új adatállományt.
Ennek létrehozását az adott cég adatbázisából a Főmenü / Cégkezelés / Új évi állomány
létrehozás menüponttal tudjuk végrehajtani.
Mindig azon cég új évi adatállománya készül el, amelyikben a menüpontot futtatjuk. Ezért
a megjelenő ablak felső részén látható „Rövid cégnév” rovat nem írható át.
A „Megjegyzés” rovatba beírt tájékoztató jellegű adat a cégadatbázis választó ablakban
fog megjelenni (ide írható például: előtársaság, felszámolás alatt, stb.).
Az új könyvelési évet a rendszer felajánlja, ami az aktuális évet követő évszám. Ez
természetesen átírható.
Az új adatbázis fájl nevét és létrehozásának helyét a rendszer szintén automatikusan képzi
az előző évi adatállomány nevének és elérési útvonalának alapján, de – amennyiben
szükséges – az „Automatikus képzés” funkció kikapcsolása után ez is módosítható.
Ha a beállított adatok megfelelőek, a műveletet a Rendben gomb hajtja végre.
A Főmenü / Cégkezelés / Cég-év választás menüben láthatjuk, hogy a lista a cég új évi
adatállományával bővült.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 9 -
II.1.4 Törzsadatok
Ebben a menüpontban tudjuk rögzíteni a könyvvizsgáló cégre, valamint a
könyvvizsgálókra és asszisztensekre vonatkozó adatokat.
Könyvvizsgáló cég: a DigitAudit programot alkalmazó könyvvizsgáló cég adatainak
rögzítésére szolgál. Az itt mentett adatok a könyvvizsgált cég adatainál automatikusan
betöltődnek.
A könyvvizsgáló cégre vonatkozó adatok felvitele a gomb alkalmazásával
lehetséges. Hiányzó adatok esetén hibaüzenetet kapunk. A könyvvizsgáló cégre
vonatkozó adatok módosításának (pl. címváltozás) rögzítése a gombbal
lehetséges.
A menüpontban egyetlen könyvvizsgáló cég adatainak rögzítése megengedett.
Könyvvizsgálók, asszisztensek: a könyvvizsgálatot végző könyvvizsgálók és asszisztensek
törzsadatainak rögzítése a Beszúr gombbal lehetséges, az adatok módosítása illetve törlése
a Módosít ill. gombokkal történik. Az itt elmentett adatok közül
választhatunk a könyvvizsgált cég adatainál könyvvizsgálót, asszisztenst.
A felvitt változásokat csak akkor tárolja a program, ha a Törzsadatok ablakból a
gombbal lépünk ki.
A Mégse gombra kattintva a bevitt adatok vagy módosítások elvesznek.
II.1.5 Cégadatok
Ebben a menüpontban tudjuk megadni a könyvvizsgált cég adatait, könyvvizsgáló cégre
és személyekre vonatkozó adatokat, minőségellenőrzési és pmt adatokat.
(Az adatok beírása előtt már létre kell hoznunk a könyvvizsgált cég adatbázisát - ld.
II.1.2., - Új cég létrehozás menüpont), majd a Cég-év választás ablakban (II.1.1.
menüpont) ki kell jelölni a létrehozott céget. A Megnyitás gombbal a Főmenü felső
sorában láthatóvá válik a kiválasztott cég neve és a hozzátartozó évszám.
Cégadatok: a könyvvizsgált cég főbb azonosító adatainak, beszámolási időszak
kezdetének, végének, fordulónapnak, továbbá címek, egyéb elérhetőségek, ügyvezető és
kapcsolattartók rögzítésére szolgál.
Az Egyéb elérhetőségek és Kapcsolattartók személyi adatainál az ikonok (Új rekord
beszúrása , Meglévő rekord szerkesztése , Meglévő rekord törlése , A kijelölt
rekord alapértelmezetté tétele ) segítségével lehet elvégezni az adatrögzítést.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 10 -
Könyvvizsgáló cég: a Cégkezelés / Törzsadatok menüben eltárolt könyvvizsgáló cég
adatai a „A törzsben lévő adatok betöltése” ikonra kattintva automatikusan
betöltődnek.
A könyvvizsgáló cég adatainak bármilyen változtatása csak a Törzsadatoknál lehetséges.
A könyvvizsgáló személyénél a legördülő menüből választhatunk, míg az asszisztensek
esetében a Választható asszisztensek és Kiválasztott asszisztensek között a fel és lefele
mutató nyilak segítségével beszúrhatunk és törölhetünk.
Mind a könyvvizsgálók, mind az asszisztensek adatai a Cégkezelés / Törzsadatok
menüpontban rögzíthetők.
A Cégadatok ablak további részében a Minőségellenőrzési adatokat és a Pmt adatokat
lehet kitölteni.
II.2 Szerviz
II.2.1 Mentés
A biztonságos adatfeldolgozáshoz elengedhetetlen az állományok meghatározott
időközönkénti mentése gépi könyvtárba vagy külső adathordozóra. A mentés arra a cégre
vonatkozik, melynek állományában vagyunk. A kiválasztott adatbázis a főmenü felső
sorában látható, a hozzá tartozó üzleti évvel együtt. Adott cégre vonatkozóan minden
használt modul (AuditDok, AuditTeszt, AuditIroda, AuditBeszámoló) adata mentésre
kerül egy tömörített adatbázisba.
Adatbázis mentés
Mentés meghívása után az „Adatbázis mentés” fül az alapértelmezett beállítás.
Egyszerű mentés (da1 - csak adatbázis): a program csak az adatbázisban szereplő adatokat
menti el, tehát a Fastuktúrába saját magunk által behúzott dokumentumokat nem.
Normál mentés (da2 - adatbázis + dokumentumok): az adatbázis mellett minden
dokumentumot elment a program, amit az adott cég állományában készítettünk, illetve
hozzákapcsoltunk (Fastruktúra tartalmát is).
„Az adatbázis mentésének kívánt útvonala” mezőben meg kell adnunk az útvonalat, ahová
a mentést el szeretnénk készíteni.
Az útvonal megadása két módon történhet: az útvonal kézi beírásával, valamint a mentés
helyének kitallózásával .
A program automatikusan felajánlja a c:\DigitAudit\mentesek\adott cég neve szerinti
mentés lehetőségét.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 11 -
Sikeres mentés esetén üzenet jelenik meg.
Beszámoló időszak mentés:
A Mentés menü másik füle „Beszámoló időszak mentés”
Ehhez először a lenyíló ablakból ki kell választanunk a beszámoló időszakot.
Egyszerű mentés (da3 - csak beszámoló): a program csak az adott beszámoló adatait menti
el, tehát a Fastuktúrába behúzott dokumentumokat nem.
Az adott cég, adott év valamely beszámoló időszakára vonatkozó adatokat mentjük.
Normál mentés (da4)
Az AuditDok modulban nem értelmezhető, nem aktív.
A”Beszámoló időszak mentés” funkció az AuditTeszt és AuditIroda modulban nem
értelmezhető.
II.2.2 Visszatöltés
A mentett állományok visszatöltésére szolgáló menüpont.
A visszatöltés bármilyen adathordozóról vagy gépi könyvtárból történhet.
Visszatöltésekor a következők közül választhatunk:
Adatbázis visszatöltése
Egyszerű visszatöltés (da1 - csak adatbázis):
A program csak az adatbázisban szereplő adatokat tölti vissza, tehát a Fastuktúrába saját
magunk által behúzott dokumentumokat nem.
Normál visszatöltés (da2 - adatbázis + dokumentumok):
Az adatbázis mellett minden dokumentumot visszatölt a program, amit az adott cég
állományában készítettünk, illetve hozzákapcsoltunk (Fastruktúra) és korábban
elmentettünk.
„Az adatbázis visszatöltése a megadott elérési útvonalról” mezőben meg kell adnunk a
mentett állomány elérési útvonalát. Ez történhet az útvonal kézi megadásával, valamint a
tallózó gomb segítségével.
Tallózás esetén csak a kijelölt mentéstípusnak megfelelő (egyszerű – da1 vagy normál -
da2) állományok közül választhatunk.
Beszámoló időszak visszatöltése
Ez a funkció egyszerűsíti és segíti a könyvvizsgálók és könyvelők közötti adatcserét.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 12 -
A könyvvizsgáló az AuditDok modulban visszatöltheti a könyvvizsgált cég által
AuditBeszámolóban készített beszámolót és a hozzá tartozó leltár és egyéb
dokumentációs adatokat.
Az ablakon mindkét visszatöltés jelölőnégyzete tartalmaz pipát.
3 féle visszatöltés közül választhatunk:
1. Ha a könyvvizsgáló csak a vizsgált cég beszámolóját szeretné visszatölteni, akkor
az Egyszerű visszatöltés előtt szükséges hagyni a jelölést.
2. Ha beszámoló és a dokumentumok visszatöltése is szükséges , akkor mindkét
négyzetben hagyjuk a jelölést és da4 kiterjesztésű fájlt kell kiválasztanunk
visszatöltésre.
3. Ha csak a dokumentumok visszatöltése szükséges (a könyvvizsgáló az utolsó
beszámoló időszak adatait már elfogadta), akkor a Normál visszatöltés előtti
négyzetben kell csak a jelölésnek szerepelni és da4 kiterjesztésű fájl visszatöltése
szükséges.
A”Beszámoló időszak visszatöltés” funkció az AuditTeszt és AuditIroda modulban nem
értelmezhető.
II.2.3 Programfrissítés
A fejlesztő által kiadott új programverzióra történő frissítést szolgálja ez a menüpont.
Ha nincs új verzió, erről üzenet tájékoztat.
Ha létezik újabb verzió, akkor a „Frissít” gombra kattintva a program elindítja a frissítést.
A további teendőkről a frissítés során megjelenő ablak ad tájékoztatást.
II.2.4 Regisztráció
Az ablak tartalmazza az aktuális programverzió és adatbázis verzió számát, valamint a
program élesítéséhez szükséges információkat.
A telepítés után kapott Pass fájlt (jelszófájlt) itt kell beolvasni (lásd: I.2 pont).
A feloldó kulcs szabályozza a számítógépen a szoftverhasználat lejárati dátumát.
Az Engedélyezett modulok fülön található kulcsok szabályozzák a különböző években
használható modulok körét.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 13 -
II.2.5 Beállítások
Általános
A következő beállításokra van lehetőségünk:
Automatikus belépés a programba, az alapértelmezések szerint:
A kapcsoló a program indításakor megjelenő ablakokat befolyásolja. A funkció csak
érvényes feloldó kulcs esetén, vagyis a program élesítése után használható, demo
módban nem.
Bekapcsolásával a program a Cég-év választás menüpont ablakán
alapértelmezettként beállított cég adatállományába indítás után automatikusan belép.
Kikapcsolása esetén a program következő indítása után a szerverek listáját
tartalmazó ablak jelenik meg, ahol lehetőségünk van a kívánt szervert kiválasztani.
A Belépés gomb használatát követően a Cég-év választás menüpontba lép a
program, ahol a már létrehozott cégek állományai közül választhatunk (II.1.1. pont).
Cég-év adat panel megjelenítése a teljes képernyős ablakokon:
Alapértelmezetten bekapcsolt funkció, mely a teljes képernyős ablakok (pl.:
vezérlőpult, beszámoló összeállító ablak) felső részén megjeleníti a cég nevét és az
évszámot, melyben aktuálisan dolgozunk. Kikapcsolásával a munkafelületen nem
látható a cég-év feltüntetése.
„A modul megnyitásakor a panel zárt állapotú” kapcsoló bekapcsolása esetén a teljes
képernyős ablakokon a cég-év megjelölése jelen van, de összecsukott állapotban, így
nagyobb a munkaterület. Ekkor igény esetén az átméretező csúszka
( ) segítségével nyitható ki a cégnév és az évszám felirata.
Mentések alapértelmezett elérési útvonala:
Beállítható, hogy a cég-évek állományáról készített mentések felajánlott útvonala
melyik gépi könyvtár legyen. Az alapértelmezett felajánlás a
c:\DigitAudit\mentesek\ útvonal, de ez megváltoztatható, melyben segít a sor végén
található Tallózás gomb ( ). A mentések leírását a II.2.1. pont tartalmazza.
Figyelemfelhívás ne jelenjen meg a program indításakor:
A programba történő első belépéskor megjelenő Figyelemfelhívás további
megjelenítése kikapcsolható.
Távsegítséget támogató programok:
A felhasználó gépére igény esetén a fejlesztő rá tud nézni, így közvetlen segítséget
tud adni a jelentkező probléma elhárításához.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 14 -
Alkalmazások
Az alkalmazások útvonalának megadására akkor van szükség, ha a munka során a fájlok
Excel. Word, PDF) megnyitása sikertelen, vagy nem az alapértelmezett alkalmazással
kívánjuk megnyitni a fájlokat. Itt állítható be a táblázatkezelővel használt fájlok
alapértelmezett kiterjesztése (xls, xlsx).
AuditTeszt
(A szűrések során lentiekben felsorolt lehetőségek az AuditDok modulban is
értelmezhetők pl. a főkönyvi számlák összesítő szintek keresésénél.)
Az alábbi lehetőségek közül választhatunk a szűrések során:
Kis- és nagybetűk megkülönböztetése:
Bekapcsolásával kereséskor megkülönbözteti a program a kis és nagy betűvel írt
karaktereket és csak a keresésnek megfelelő adatokat listázza.
Szótöredékre való érzékenység:
Bekapcsolása esetén a keresett karaktereket nem csak az adatok kezdetén, hanem
azokon belül is keresi a program.
Automatikus szűrés minden változtatás esetén:
Bekattintásával a keresett érték bárminemű változtatása esetén azonnal látható a
keresés eredményének listája.
Kikapcsolt állapotban a beírt feltételeknek megfelelő adatokat csak az Enter
gombbal vagy a Szűrés-re kattintva listázza a program. Távoli elérés esetén a
beállítás kikapcsolásával gyorsítható a keresés.
Az itt beállított szűrési feltételek az AuditTeszt program valamennyi adatbázisára
érvényesek.
Beállítható továbbá az „Időszakok alapértelmezett értékei (cég-év szinten)”.
Itt megadhatjuk a lekérdező ablakokon megjelenő „Időszak gépi sorszám” mezők
alapértelmezett értékeit, melyeket a program szűrési feltételként felajánl. A beállítás adott
cég adott évi állományára vonatkozik, vagyis minden cég-évhez külön megadható. Az
F12 gomb segítségével a kék mezőben megjelenik az időszakok listája.
Dokumentumok frissítése
A menüponttal minden dokumentum frissítése megtörténik. Új cégév nyitás esetén az
aktuális dokumentumokkal nyílik meg a cégdokumentáció.
A programfejlesztő által rendelkezésre bocsájtott újabb dokumentumok letöltésére szolgál
a menüpont.
A funkció a gombbal indítható, a folyamat végén „A
fájlok frissítése megtörtént” üzenetet kapjuk. (Általában ez hosszabb ideig eltart, a
folyamat elvégzéséhez meg kell várni az említett üzenet megjelenését.)
Szintén üzenetet kapunk, ha nem található frissítésre váró dokumentum.
A már megnyitott cégéveknél a dokumentumok felülírása, frissítése nem történik meg.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 15 -
A program demo változata csak az Excel fájlok szűk körét tartalmazza, ezért a teljes
változat megrendelése után ezzel a funkcióval kerül telepítésre a többi fájl.
Demo állapotban nem lehet elvégezni a dokumentumok frissítését.
II.3 Támogatás
A program használatára vonatkozó Figyelemfelhívás szövege itt olvasható. A menüpont
alatt találhatók a DigitAudit moduljainak felhasználói leírásai (Leírások), illetve az
elvégzett programfejlesztések listája (Verzió leírás). Utóbbi tartalma a későbbi
programfrissítések alkalmával automatikusan frissül.
A Névjegy a fejlesztő cégek és közreműködők adatait, illetve az aktuális verziószámokat
tartalmazza.
III. DOKUMENTÁCIÓ-KÉSZÍTŐ (BESZÁMOLÓ ELKÉSZÍTÉSE)
Az AuditDok két részből áll:
Vezérlőpult: ennek célja a kimenő és bejövő dokumentumok (doc, xls, pdf, jpg, ...)
egységes szerkezetben történő rendezése.
Dokumentáció-készítő, amely tartalmazza
- a Beszámoló összeállító modult
- a rendszerezett Excel eljárások gyűjteményét, amely a magyar Nemzeti
Könyvvizsgálat Standardok szerinti dokumentálást teszi lehetővé.
A Beszámoló összeállító modul segítségével a Számviteli törvény szerinti Éves beszámoló és
Egyszerűsített éves beszámoló „A” változatú mérlege, valamint „A” változatú összköltség
eljárással és „A” változatú forgalmi költség eljárással készített eredménykimutatása készíthető
el.
A dokumentálni kívánt cég beolvasott főkönyvi adatai alapján összeállított beszámoló
szükséges ahhoz, hogy a dokumentációk a megfelelő adatokkal elkészüljenek.
III.1 Beszámoló létrehozása
Ahhoz, hogy egy új cég könyvvizsgálatát egy új állományban el tudjuk kezdeni, adatainak
tárolására létre kell hozni egy új adatbázist: Főmenü / Cégkezelés / Új cég létrehozás (II.1.2
pont), majd a cég főbb azonosító adatait rögzíteni a Főmenü / Cégkezelés / Cégadatok
menüpontban.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 16 -
A beszámoló elkészítéséhez szükséges a séma létrehozása (vagy átvétele az előző évi
beszámolóból), és a beszámoló főbb paramétereinek megadása.
III.1.1 Séma létrehozása vagy átvétele
A Főmenü / Cégkezelés / Cég-év választás menüpontjában válasszuk ki a létrehozott új
állományt, majd lépjünk be az AuditDok menüpontba.
Első lépésként a vizsgált cég beszámolójának sémáját kell létrehozni.
A Beszámoló / Mérleg, Eredménykimutatás menüpontba lépve a Beszámoló időszakok
ablak felületére jutunk. Ez a felület a különböző beszámolási időszakok (havi,
negyedéves, féléves, éves, stb.) rögzítésére, módosítására, törlésére szolgál.
A Beszúr gomb segítségével lehet felvenni a beszámolási időszakokat.
Nevezzük el a beszámolónkat a „Beszámoló időszak megnevezése” sorban. A program a
létrehozás dátumával ellátott megnevezést ajánlja fel, de ez természetesen tetszőlegesen
átírható (pl.: éves beszámoló).
Ha új cég állományáról van szó, akkor a „A megadott könyvelési év beszámoló-
sémájának betöltése” opciót válasszuk, majd a Rendben gomb megnyomásával a program
létrehozza a megadott év mérleg- és eredménykimutatásának sémáját. Erről visszajelzést
kapunk a Beszámoló időszakok ablakban.
Amennyiben már az előző évben is az AuditDok programmal készült a beszámoló, úgy
lehetőség van az előző évi állományból átvenni az ott használt beszámoló-sémát.
Ebben az esetben válasszuk az „Előző évi állomány” opciót, majd adjuk meg az előző évi
állomány elérési útvonalát tallózással, végül válasszuk ki az „Előző évi állomány lezárt
beszámoló időszakai” közül a megfelelőt. (Ha előző évben az adott cégre vonatkozóan
több időszakra is készítettünk lezárt beszámolót, akkor ki kell választanunk, hogy
melyikből szeretnénk átvenni az adatokat.)
A sémaátvétel során az alábbi lehetőségek közül választhatunk:
Beszámoló sorok létrehozása (csoportokkal együtt):
Létrehozza a beszámoló sorokat és átveszi az előző évi beszámolóban szereplő
csoportokat is.
Beszámoló értékek átvétele (a tárgyév előző évi értékeinek feltöltése):
A kinyomtatott mérleg és eredménykimutatás első oszlopába betölti az előző évi
beszámoló adatait.
Kötések átvétele (beszámoló sorokhoz tartozó számlaszámok behúzása):
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 17 -
Átveszi a beszámoló sorok és főkönyvi számlaszámok összerendelését is.
(Az előző évi sémát csak „lezárt” beszámolóból tudjuk átvenni, lásd: III.3.8.2 pontot).
A már felvett Beszámoló időszakok módosíthatók (Módosít ) vagy törölhetők (Töröl
), amennyiben az állományuk nincs megnyitva.
A Megnyitás gombra kattintva a kiválasztott beszámolási időszak mérlegsémája
megjelenik a képernyőn (a menüsorban levő kiemelt ikonok közül a aktív lesz).
Továbbiakban, ha új beszámoló időszakot szeretnénk létrehozni, vagy meglévőt
módosítani, törölni szeretnénk, úgy a Beszámoló / Mérleg, Eredménykimutatás /
Összeállítás / Megnyitás menüpont alatt, vagy a Beszámoló összeállítás ablak kiemelt
gyorsindító ikonjai közül az ikonra kattintva érhetjük el a Beszámoló időszakok
ablakot.
III.1.2 Beállítások
Adott könyvvizsgált cég beszámolójára vonatkozó főbb paramétereket, exportáláshoz és
nyomtatáshoz szükséges adatokat adhatunk itt meg.
A Beszámoló menüpontban a Beállítások ablak kilépés nélkül elérhető a Beállítások
ikonra kattintva, vagy a Beszámoló / Mérleg, Eredménykimutatás / Összeállítás /
Beállítások menüpont alatt.
Technikai beállítások:
Általános:
Megnyitáskor a számlaszámoknál az összesítő sorok megjelenítése:
A beszámoló megnyitásakor alapértelmezetten a jobb oldalon összesítő szintek nélkül
jelenik meg a főkönyvi számlák listája. Bekattintással összesítő szintekre
(számlaosztályokra és számlacsoportokra) tagolva jelennek meg a beolvasott főkönyvi
adatok.
Rákérdezés a számlaszám módosított értékű sorba történő behúzásakor, vagy sorból
történő törlésekor:
Abban az esetben, ha a mérlegsor kerekített értékét módosítottuk, és az adott
mérlegsorhoz szeretnénk egy újabb számlaszámot behúzni, illetve törölni, akkor
figyelmeztető üzenetet kapunk, hogy a módosított érték törlődik a művelet
elvégzésekor. Beállítható, hogy többet ne figyelmeztessen a program a „Ne
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 18 -
figyelmeztessen többet” kapcsoló bekattintásával, mely a számlaszámok behúzásakor
jelenik meg.
Rákérdezés a csoport törlése előtt, amennyiben a csoporthoz tartozik számlaszám:
Figyelmeztető üzenetet kapunk a csoport törlése előtt, hogy törlés esetén a
számlaszámok behúzása megszűnik. Beállítható, hogy többet ne figyelmeztessen a
program a „Ne figyelmeztessen többet” kapcsoló bekattintásával.
Mindkét figyelmeztető üzenet alapértelmezetten bekapcsolt állapotú.
Mérleg:
Megnyitáskor az 5-től 9-ig számlaosztályok számlaszámainak automatikus behúzása a
Mérleg szerinti eredmény sorba:
A program a beszámoló megnyitásakor a Mérleg szerinti eredmény sorba tartozó
eredményszámlákat automatikusan behúzza, így ezt nem nekünk kell megtenni. Ez
vonatkozik az új eredményszámlákat tartalmazó új, módosított főkönyvi kivonat
betöltésére is.
Mérlegsorok alatt a számlaszámok összehúzása a megadottak szerint:
Itt megadhatjuk, hogy mely számlaszámokat húzza össze a program a mérlegsorok
alatt.
A beállítás a beszámolóba történő újbóli belépést követően működik, vagyis ekkor
húzza össze a számlaszámokat a beállítás szerint.
Eredménykimutatás:
Ebben az ablakban állíthatjuk be azt, hogy az üzleti tevékenység eredményének
megállapítása milyen módszerrel történjen: Összköltséges eljárással (alapértelmezett),
illetve Forgalmi költséges eljárással vagy mindkettővel.
A beszámoló készítő ablakban az ikonra kattintva ettől a beállítástól
függően jelennek meg a sorok.
Összegek megjelenítése:
Megadható a beszámoló devizaneme, a megadott devizanem normál illetve kerekített
pénzegysége, továbbá a tizedesek száma. Jelenleg a beszámoló alapértelmezés szerint
magyar forintban (HUF) készíthető el, de a devizanem módosítható (pl.: EUR-ra).
Beszámoló adatok:
A kinyomtatott beszámolón megjelenő cégadatok és dátumadatok megadására szolgáló
menüpont.
Alapadatok:
- Beszámoló formája: jelenleg Éves beszámoló vagy Egyszerűsített éves
beszámoló
- Mérleg, Eredménykimutatás formája: jelenleg „A” változatú
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 19 -
- Átlagos állományi létszám megadása
Exportálási, nyomtatási adatok:
- Mérleg fedőlap: a beszámoló fedőlapján megjelenő üzleti év.
- Mérleg keltezés (Település, Dátum): a beszámoló aláírásának helye és napja.
- Könyvvizsgálattal alátámasztva: a könyvvizsgálat nélkül készített beszámolón
szerepeltetendő szöveg kapcsolója.
III.2 Főkönyvi adatok beolvasása
A mérlegséma létrehozása után a könyvvizsgált cég főkönyvi kivonatából állíthatjuk össze a
tárgyévi beszámolót, melyet be kell olvasnunk a programba.
Célszerű a kapott főkönyvi kivonatot a könyvvizsgált cég dokumentumai között tárolni,
ezért javasolt azt beolvasás előtt behúzni a vezérlőpult jobb oldalára, (lásd: IV.2.2 pont).
A Főkönyvi kivonat beolvasása a Beszámoló / Mérleg, Eredménykimutatás / Összeállítás /
Főkönyvi kivonatok menüpont alatt lehetséges, vagy a Beszámoló összeállítás ablak kiemelt
gyorsindító ikonjai közül az ikon segítségével.
A „Beolvas” gombra történő kattintás után a Főkönyvi tételek képzése ablak Megnevezés
rovatba kell beírni a beolvasandó főkönyvi kivonat azonosítására alkalmas nevet. (A
program automatikusan a beolvasás dátumára hivatkozó megnevezést adja, de ez
megváltoztatható.)
Lehetőség van beállítani a nulla egyenlegű számlaszámok beolvasását is. Ekkor be kell
kattintani a Beolvasási műveleteknél található „Olvassa be a nulla egyenlegű
számlaszámokat is” jelölőnégyzetet.
A főkönyvi kivonat beolvasásakor a program technikai tételeket képez, ennek adatai a Tétel
adatok alatt (Ellenszámlaszám, Ellenszámla megnevezése) felajánlásra kerülnek.
(Ennek átírására csak akkor van szükség, ha az itt ellenszámlaként felajánlott számlaszám
szerepel a beolvasandó főkönyvi kivonatban).
Az adatok kitöltését követően válasszuk ki a beolvasandó főkönyv formátumát. Két
lehetőségünk van:
Beolvasás XLS-ből:
A beolvasandó főkönyvi kivonat három oszlopból áll és fejlécet nem tartalmazhat.
Az első oszlop számlaszám – numerikus érték, második oszlop számlanév – szöveges
érték, harmadik oszlop egyenleg – numerikus érték (Tartozik egyenleg pozitív szám,
Követel egyenleg negatív szám).
Üres sor nem lehet az értékek között.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 20 -
Az Excel táblában csak a könyvelési számlák szerepelhetnek az összesítő szintek (pl.:
11, 12, stb.) nélkül.
Az első három oszlop melletti oszlopokban megjegyzések, számítások szerepelhetnek.
A főkönyvi kivonat javítható, többször beolvasható anélkül, hogy az addig elvégzett
munka elveszne.
A beolvasandó főkönyvi kivonatot tartalmazó importálandó Excel fájl elérési útját
megadhatjuk beírással, vagy a tallózást segítő ikonra kattintva.
A Rendben gomb megnyomása után a főkönyvi kivonatot beolvassa a program. A
beolvasás sikerességéről a következő üzenetet kapjuk:
„A főkönyvi tételek munkafüzetből való képzése sikeresen megtörtént”!
Megjegyzés:
A három oszlopos főkönyvi kivonatot az AuditTeszt program is biztosítja az AuditDok
program számára a beolvasott XML fájlból, az AuditTeszt / Főkönyv / Export
könyvvizsgálói programok számára menüpontban.
A későbbi felülírás veszélye miatt célszerű az exportáláskor felajánlott fájlnevet a
főkönyvi kivonat készítésének dátumával kiegészíteni.
Az exportálás és beolvasás során a program az Iktató felület bejövő lap, másolat
útvonalát ajánlja fel, de ez megváltoztatható.
Beolvasás XML-ből:
A Magyar Könyvvizsgálói Kamara által kiadott Adatexport útmutató alapján a
számviteli szoftvert készítő cégek egységes tartalmi és strukturális követelmények
alapján biztosíthatják a teljes főkönyvi tételállomány exportját.
Amennyiben a vizsgált cég számviteli szoftvere elkészíti az XML állományt, akkor
nincs szükség a három oszlopos Excel formátumú főkönyvi kivonatra, hiszen a kapott
XML állomány beolvasásával biztosítható az AuditDok számára szükséges főkönyvi
kivonat.
A beolvasandó XML fájl elérési útját megadhatjuk beírással, vagy a tallózást segítő
ikonra kattintva.
Az Ellenőrzés gombra kattintva a program megvizsgálja, hogy a beolvasandó XML fájl
megfelelő formátumú-e, és megjeleníti a következő XML adatokat:
- Létrehozás időpontja: az XML állomány elkészítésének időpontja
- Séma verzió: a feldolgozandó XML struktúrájának verziószáma
- Létrehozó program neve: az XML állományt létrehozó számviteli szoftver neve
- Verzió száma: az XML állományt létrehozó program verzió száma
Amennyiben a betöltött XML fájl nem alkalmas a beolvasásra, hibaüzenetet kapunk. Ha
másik XML fájl-t szeretnénk betölteni a beolvasott helyett, előtte a Kiürítés gombbal
törölni kell az ablak tartalmát.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 21 -
A Tovább gombra kattintva megtekinthetők a beolvasandó állományra illetve cégre
vonatkozó fontosabb adatok.
Az XML fájl beolvasása a Beolvasás gombbal indítható el.
A beolvasás megtörténte után a beolvasott állomány megjelenik a Főkönyvi kivonatok
listáján.
Lehetőségünk van a beolvasott főkönyvi kivonatok átnevezésére ( Átnevez), illetve
törlésére ( Törlés).
Főkönyvi kivonat abban az esetben törölhető, ha még nem került felhasználásra, tehát nem
hivatkozik rá dokumentum. Ellenkező esetben figyelmeztető üzenetet kapunk, és a kivonat
nem törölhető.
gomb segítségével megtekinthetők a könyvvizsgált cég által
átadott főkönyvi kivonathoz történt átkönyvelések listája. (Bővebben III.3.6.1.
menüpontban.)
A gomb segítségével megjelenik a kiválasztott főkönyvi
kivonat nyomtatási előnézete (számlaszámokkal, nevekkel és egyenlegekkel). Lehetőségünk
van a kivonatot kinyomtatni vagy PDF formátumúvá alakítani . A nyomtatás
beállításain az ikonnal változtathatunk.
menüpontnak akkor van jelentősége, ha a főkönyvi kivonat
beolvasása XML fájlból történt és a további munkavégzés miatt szükséges az XLS fájl,
vagy ha a könyvvizsgáló a már beolvasott 3 oszlopos Excel fájlt módosítani szeretné. Ebben
a menüpontban kapott XLS fájl viszont nem felel meg azoknak a követelményeknek,
melyeket leírásunk „Beolvasás XLS-ből” részben sorol fel. Ezért, ha szükséges a módosított
fájl beolvasása, el kell végeznünk a szükséges változtatásokat (pl. üres sor nem lehet, az
első sorokban levő XLS állomány azonosítására szolgáló adatok törlése).
A alkalmazása esetén legalább két főkönyvi kivonatot ki kell
választanunk a sor végi jelölőnégyzetek bekattintásával.
A kijelölések egyszerre történő megszüntetésére a „Kijelölések megszüntetése” gomb
bekattintásával van lehetőségünk.
A főkönyvi kivonatok összehasonlításakor észlelt eltéréseket a főkönyvi számlaszámok
sorainak piros színe jelzi.
A kapott lista megjelenítésén változtathatunk az átméretező csúszka
segítségével (cégnév nélkül vagy cégnévvel). Ezt a lehetőséget a program számos helyen
felajánlja, ezért a későbbiekben nem említjük.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 22 -
A listát az Exportálás gomb megnyomásával Excel fájlba exportálhatjuk.
A „Létrehozandó XLS fájl elérési útvonala” mezőben megadható az exportálandó fájl
útvonala. A felajánlott útvonal a Tallózás gombra kattintva vagy a mezőben állva az
F12 gombbal módosítható.
A mentést követően a fájl azonnal megnyitásra kerül, ha az „Az exportálás befejezése után
az exportált fájl megnyitása” funkció bekapcsolt állapotú.
A Kiválasztás gomb hatására a Beszámoló összeállítás ablakba jutunk.
Új cég esetén a kiválasztott főkönyvi kivonat adatai megjelennek a képernyő jobb oldalán, a
bal oldali mérlegsémában pedig a főkönyvi kivonat 5-9 számlaosztályából képzett Mérleg
szerinti eredmény, a Saját tőke és a Források összesen adatok láthatók.
Előző évben már meglévő cég új évi állománya esetén a bal oldalon az előző évből átvett
kötések alapján behúzott számlaszámok, illetve az ezekből összeállított mérleg látható. Jobb
oldalról csak az aktuális beszámolási időszakban újként felvett könyvelési számlaszámokat
kell behúzni.
III.3 Beszámoló összeállítása
A mérleg összeállító felületre az előbbiekben leírtak szerint – a Főkönyvi adatok beolvasása
után (lásd: III.2 pont) – jutunk (a Mérleg ikon aktív), vagy a Beszámoló / Mérleg,
Eredménykimutatás / Összeállítás / Mérleg menüponttal.
A mérlegkészítő modul két részre bontott képernyő segítségével teszi lehetővé a főkönyvi
számlák mérlegsorokhoz történő rendelését. Egy főkönyvi számla csak egy mérlegsorhoz
rendelhető. Amennyiben az előző évben összeállítottuk a mérleget, az összerendelések az
előző évi adatok alapján átvételre kerültek, ha a beszámoló séma létrehozásakor a „Kötések
átvétele” kapcsoló bekattintásra került (lásd: III.1.1 pont).
Az előző időszaki beszámoló adatait ellenőrizhetjük az Előző évi mérlegsorok összegeinek
megadása ikonra kattintva.
Amennyiben az előző évi beszámoló nem áll rendelkezésre az AuditDok programban, az
értékeket kézzel kell felvinni (lásd: III.3.7.1 pont), majd visszatérni a Mérleg
összeállításhoz.
III.3.1 Számlák besorolása
Megnyitás után a bal oldalon látható a mérleg, jobb oldalon pedig a főkönyvi számlák,
illetve azok aktuális egyenlegei jelennek meg. A mérlegsorok megjelenítése történhet
összesítők szerint is, ez a Beállítások / Általános menüpontban történő kattintással
biztosítható.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 23 -
A számlák mérlegsorokhoz történő rendelése a jobb oldalról a bal oldalra egyszerű
átmozgatással (egér használatával), az ún. „fogd és vidd" módszerrel történik. Fontos
tudni, hogy összesítő mérlegsorra (amely további alábontást tartalmaz) nem húzható
számlaszám.
Az áthúzást követően a főkönyvi számla száma és neve a jobb oldalon szürke színnel
jelenik meg, illetve mellette a „Mérlegsor" oszlopban látható lesz a számla mérlegbeli
helye, jelezve, hogy a számla besorolása már megtörtént.
A bal oldalon a behúzott főkönyvi számlák színe kék.
Valamennyi mérlegsor egyszerre megjeleníthető a „Mérlegsorok kibontása” ikonnal,
vagy a felső menüsor Mérlegsorok / Mérlegsorok kibontása menüponttal.
A „Minden sor kibontása” ikonnal, illetve a Mérlegsorok / Minden sor kibontása
menüponttal (vagy Shift és Ctrl, valamint + gombok együttes megnyomásával) nem csak
a mérlegsorok kibontása, hanem a mérlegsorok alá behúzott főkönyvi számok is
megjelennek.
A mérlegsorok kibontásának megszüntetése a „Minden sor összezárása” ikonnal,
illetve a Mérlegsorok / Minden sor összecsukása menüponttal (vagy Shift, a Ctrl, és
„mínusz” gombok együttes megnyomásával) érhető el.
A rendszer az eredményszámlákat (5-9 számlaosztály) automatikusan besorolja a Mérleg
szerinti eredmény mérlegsorra, így évközi mérleg készítése esetén az aktuális eredmény
azonnal látható. Mindemellett ajánlott a Mérleg szerinti eredmény forrásszámláját (419) is
hozzárendelni ehhez a mérlegsorhoz, mert az év végi záró műveletek elvégzése után az
eredményszámlák egyenlege nulla lesz, és a mérleg szerinti eredmény ezen a főkönyvi
számlaszámon fog megjelenni.
Vannak olyan speciális sorok, melyeknek kezelése eltér a korábban ismertetett
működéstől.
Mivel egy főkönyvi számla csak egyszer sorolható át a bal oldalra, ezért a tájékoztató
adatot tartalmazó sorokra (pl.: (pl.: Rövid lejáratú kölcsönök / Ebből: átváltoztatható
kötvények) nincs lehetőség a jobb oldalról áthúzni számlákat.
Az ilyen jellegű, részletező adatot tartalmazó sorok színe barna, melyeknek oly módon
lehet értéket adni, hogy a bal oldal felsőbb szintű sorára már behúzott főkönyvi számot
lefelé húzzuk.
Előfordulhat továbbá, hogy a mérlegbe olyan adatot szeretnék beírni, amely egyik
főkönyvi számla egyenlegéből sem számítható ki (pl.: a jegyzett tőke összegéből a
visszavásárolt tulajdoni részesedés névértéken). Ilyenkor a felhasználónak kell a
megfelelő adatot kézileg megadnia, az ezresített érték módosításaként (lásd: III.3.4 pont).
A mérlegsorok kezelés szempontjából három típusra csoportosíthatók:
- egyenleg típusú mérlegsorok
- átsorolással érintett mérlegsorok
- egyéb követelések és egyéb rövid lejáratú kötelezettségek sorai
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 24 -
III.3.1.1. Az egyenleg típusú mérlegsorok
Számításuk szempontjából ezek a legegyszerűbbek. Az ide behúzott számlák
tartozik vagy követel egyenlege ennek a sornak az összegét fogja módosítani.
Ilyenek például az immateriális javak, vagy tárgyi eszközök mérlegsorai.
III.3.1.2. Az átsorolással érintett mérlegsorok
E sorok sajátossága, hogy amennyiben az ide behúzott számlák egyenlege nem az
alapértelmezés szerinti (például egy vevőszámla esetében túlfizetés áll fenn), ez
esetben a számla egyenlege nem ezt a mérlegsort módosítja, hanem egy másik sorra
(egyéb követelések vagy egyéb rövid lejáratú kötelezettségek sorára) kerül át. Az
átsorolást a program az egyenleg jellegétől függően a háttérben automatikusan
elvégzi, ahhoz semmilyen beállítás nem szükséges.
Ilyen sorok egyrészt az alábbiak:
- Hátrasorolt kötelezettségek kapcsolt vállalkozással szemben
- Hátrasorolt kötelezettségek egyéb részesedési viszonyban lévő vállalkozással
szemben
- Hátrasorolt kötelezettségek egyéb gazdálkodóval szemben
- Hosszú lejáratra kapott kölcsönök
- Beruházási és fejlesztési hitelek
- Egyéb hosszú lejáratú hitelek
- Tartós kötelezettségek kapcsolt vállalkozással szemben
- Tartós kötelezettségek egyéb részesedési viszonyban lévő vállalkozással
szemben
- Egyéb hosszú lejáratú kötelezettségek
- Rövid lejáratú kölcsönök
- Rövid lejáratú hitelek
- Kötelezettségek áruszállításból és szolgáltatásból (szállítók)
- Rövid lejáratú kötelezettségek kapcsolt vállalkozással szemben
- Rövid lejáratú kötelezettségek egyéb részesedési viszonyban lévő
vállalkozással szemben
- Egyéb rövid lejáratú kötelezettségek
A felsorolt mérlegsorok alá besorolt számlák tartozik egyenlegét az egyéb
követelések közé helyezi át a program.
Az egyéb rövid lejáratú kötelezettségek közé kerülnek a következő mérlegsorokon
szereplő számlák követel egyenlegei:
- Tartósan adott kölcsön kapcsolt vállalkozásban
- Tartósan adott kölcsön egyéb részesedési viszonyban álló vállalkozásban
- Egyéb tartósan adott kölcsön
- Követelések áruszállításból és szolgáltatásból (vevők)
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 25 -
- Követelések kapcsolt vállalkozással szemben
- Követelések egyéb részesedési viszonyban lévő vállalkozással szemben
- Egyéb követelések
III.3.1.3. Az egyéb követelések és egyéb rövid lejáratú kötelezettségek
Ezek a mérleg legspeciálisabb sorai, a mérlegsorok között kiemelés céljából
vastagított sötétzöld színnel jelöltek.
Amennyiben egy főkönyvi számlát e két sor valamelyikére húzunk be, megjelenik
egy ablak, amely kéri, hogy válasszuk ki azt a mérlegsort, ahová a számla
„ellentétes" egyenlegét a program átsorolja („Számlaszámok átsorolási helyének
kiválasztása”). Alapértelmezés szerint a két speciális sor egymással áll párban,
vagyis az egyik ilyen sorra behúzott számlák a másik speciális mérlegsorra kerülnek
át ellentétes egyenleg esetén.
Összegük három számítási módszer alapján képződik:
Az eredendően ide behúzott számlák megfelelő egyenlegeiből
Így például a jövedelem-elszámolási számla követel egyenlege az egyéb rövid
lejáratú kötelezettségek összegét fogja növelni.
Az „ellentétes" egyenlegű számlák ide átsorolt összegéből
Példa: A társasági adó elszámolási számlát alapvetően az egyéb rövid lejáratú
kötelezettségek sorra húzzuk, de tartozik egyenlege nem itt, hanem az egyéb
követelések soron kell, hogy megjelenjen. Ekkor tehát a megjelenő ablakban a
már bejelölt „Egyéb követelések" sor lesz az átsorolás helye. Ez az átsorolás
automatikusan, a háttérben történik meg.
Előfordulhat az is, hogy egy vevőszámlát követel egyenlege miatt rögtön az
egyéb kötelezettségek sorra húzunk. Ekkor a megjelenő ablak listájáról az
átsorolás helyeként nem az alapértelmezettnek beállított egyéb követelések a
kiválasztandó, hanem a vevőkövetelések mérlegsora, hiszen amennyiben a
vevőszámla egyenlege tartozik jellegűre változik, az oda fog bekerülni.
Több, tartalmilag összetartozó számla együttes egyenlegéből
A kialakult gyakorlat szerint például az ÁFA vagy a költségvetéssel
elszámolandó kötelezettségek több főkönyvi számlán szerepelnek, melyek
egyenlegét a mérlegkészítés során nem egyedileg, hanem együttesen,
„csoportosan" kell kezelni. Ezek összevont kezelésére csoportokat képezhetünk.
III.3.1.4. Csoportok létrehozása
Csoportok kizárólag az egyéb követelések és egyéb rövid lejáratú kötelezettségek
(vastagított sötétzöld színnel jelölt) sorok alatt képezhetők. A mérlegsorra az egér
jobb gombjával kattintva megjelenik egy helyi menü, melyből válasszuk a Csoport /
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 26 -
Létrehozás parancsot. A létrehozott csoportok alapértelmezés szerint az abc betűivel
vannak jelölve, de a megnevezés módosítható (pl.: ÁFA elszámolás). Egy-egy új
csoport párhuzamosan mind a két speciális mérlegsor (egyéb köv., egyéb köt.) alatt
megjelenik.
Ezután a csoportokba a főkönyvi számlákat ugyanúgy mozgathatjuk át, mint
bármelyik mérlegsorra.
A rendszer a csoport elemeinek egyenlegéből egy összevont egyenleget képez, és
ennek jellege szerint dönti el, hogy melyik mérlegsorra sorolja be az összeget.
A Csoportok létrehozása elérhető a Mérlegsorok menüpontból is.
A csoport átnevezhető, illetve törölhető a csoport során állva, az egér jobb
gombjával megjelenő Csoport / Átnevezés vagy Törlés paranccsal.
Törlés esetén a számlaszámok behúzása megszűnik. Beállítható ezzel kapcsolatos
figyelmeztető üzenetet a Beállítások menüpont alatt (lásd: III.1.2).
III.3.1.5. Értékvesztés számlaszámok
Lehetőség van a követelések számlaszámokat értékvesztés számlaként megjelölni,
tehát a mérlegkészítés során követel egyenleg esetén sem kerülnek átsorolásra a
kötelezettségek közé, hanem saját mérlegsoruk értékét csökkentik (pl.: vevők
értékvesztése).
Speciális esetben szükség lehet forrás számlák megjelölésére is, melyekre szintén
alkalmazható a funkció, vagyis az így megjelölt számlák tartozik egyenlegét nem
sorolja át a program a követelések közé.
A számlaszám(ok) megjelölése a képernyő jobb oldalán lévő, még be nem sorolt
számlaszámon a jobb egérgombra kattintva, a „Megjelölés értékvesztés számlaként
(nem átsorolandó)” helyi menüpont választásával, vagy a Számlaszámok /
Megjelölés értékvesztés számlaként (nem átsorolandó) menüpont alatt lehetséges.
A megjelölt számlaszámok adatai narancssárga színűvé válnak.
Feloldása a jobb egér gomb ismételt kattintásával lehetséges.
A besorolt értékvesztés számlák listája megtalálható a Mérlegsorok / Értékvesztés
számlaszámok menüpont alatt vagy az ikon segítségével.
III.3.2 Több számla együttes besorolása
Azonos mérlegsorra kerülő számlák esetében (pl.: az alábontott vevők és szállítók esetén)
hasznos, ha a számlaszámokat nem egyenként kell a mérlegsorokra húzni, hanem egy
lépésben mindegyik besorolható.
Ehhez az azonos helyre behúzandó számlákat egyszerre kell kijelölni.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 27 -
Ha a két speciális mérlegsorra (egyéb követelések és egyéb rövid lejáratú kötelezettségek)
húzunk át több számlát együtt, akkor ajánlott a megjelenő (Számlaszámok átsorolási
helyének kiválasztása) ablak alján látható „Az összes kijelölt számlaszám átsorolása"
funkciót bekattintva hagyni. E nélkül ugyanis a program minden kijelölt számlaszám
átsorolásának helyére külön-külön rákérdez.
Az egymás alatt található számlaszámok kijelölése legegyszerűbb módon a Shift + ↓
billentyűkkel lehetséges. Ha a kijelölés összesítő számlákat is tartalmaz, a mérlegsorra
csak az alszámlák kerülnek át, így a kijelölést az összesítő számlák miatt nem kell több
részre bontani.
Ha nem közvetlenül egymás alatt található számlaszámokat szeretnénk átmozgatni, ezek
kijelölését úgy kell elvégezni, hogy az egérrel történő kattintásokkal egyidejűleg a Ctrl
billentyűt is nyomjuk le. Ezután az átmozgatás a szokásos módon végezhető el.
Amennyiben a jobb oldalon láthatók a főkönyvi számlák összesítő szintjei, úgy több
számla együttes kijelölése történhet oly módon is, hogy a főkönyvi számlák összesítő
szintjére (pl.: 384, 311 vagy 454) kattintunk az egér jobb gombjával, majd az „Alszámlák
kijelölése” parancsot választjuk. Az Alszámlák kijelölése elérhető a Számlaszámok
menüpontból is. Az így kijelölt számlák egyszerre húzhatók át a megfelelő mérlegsorra.
III.3.2.1. A főkönyvi számlák összesítő szintjeinek megjelenítése
Az összesítő szintek megjelenítésére a jobb ablakrész feletti ikonnal vagy a menüsor
Számlaszámok / Összesítő sorok megjelenítése menüponttal van lehetőségünk.
A jobb oldali ablakrész összesítő sorainak kibontása megjeleníthető a „Minden sor
kibontása” ikonnal (vagy Shift és Ctrl, valamint + gombok együttes megnyomásával),
illetve a Számlaszámok / Minden sor kibontása menüponttal.
A kibontás megszüntetése a „Minden sor összezárása” ikonnal (vagy Shift, a Ctrl, és
„mínusz gombok együttes megnyomásával), illetve a Számlaszámok / Minden sor
összecsukása menüponttal érhető el.
A számlaszámok összesítők nélküli felsorolására bármely összesítő számla sorára állva a
jobb egérgomb „Összesítő sorok megjelenítése” kikapcsolásával is lehetőségünk van.
III.3.2.2. A főkönyvi számlák összesítő szintjeinek szerkesztése
Az összesítő sorok szerkesztésére a jobb ablakrész jobb felső sarkában látható „Összesítő
sorok szerkesztése” ikon segítségével, vagy a Számlaszámok / Összesítő sorok
szerkesztése menüpont alatt van lehetőség.
A Számlaszám összesítők ablakban a programban alapértelmezés szerint létrehozott
összesítő szintek listáját találjuk.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 28 -
Lehetőségünk van új összesítőt létrehozni (Beszúrás), már meglévőt módosítani
(Módosít), illetve törölni (Töröl).
A lista tetején található beállításokkal konkrét adatokra tudunk rákeresni. A megfelelő
oszlop nevének kiválasztásán kívül a keresett értéket is meg kell adni.
Az alábbi lehetőségek közül választhatunk a keresés során:
Kis- és nagybetűk megkülönböztetése:
Bekapcsolásával kereséskor megkülönbözteti a program a kis és nagy betűvel írt
karaktereket és csak a keresési feltételeknek megfelelő adatokat listázza.
Szótöredékre való érzékenység:
Bekapcsolása esetén a keresett karaktereket nem csak az adatok kezdetén, hanem
azokon belül is keresi a program.
Automatikus szűrés minden változtatás esetén:
Bekattintásával a keresett érték bárminemű változtatása esetén azonnal látható a
keresés eredményének listája.
Kikapcsolt állapotban a beírt feltételeknek megfelelő adatokat csak az Enter
gombbal vagy a Szűrés-re kattintva listázza a program. Távoli elérés esetén a
beállítás kikapcsolásával gyorsítható a keresés.
Az „átméretező csúszka” segítségével beállíthatjuk, hogy az ablakban csak az adatok
jelenjenek meg a keresési paraméterek nélkül.
III.3.3 A besorolás törlése, módosítása
Ha egy főkönyvi számla besorolását módosítani szeretnénk, először meg kell szüntetni az
aktuális besorolást. Ehhez ki kell bontani (le kell gördíteni) a számlát tartalmazó
mérlegsor tartalmát, majd a számlaszámra az egér jobb gombjával kattintani. A legördülő
menüről válasszuk a „Kijelölt számlaszámok törlése” parancsot. Ezután a számla
visszakerül a jobb oldali számlatükörbe, ahonnan újra besorolható.
A „Kijelölt számlaszámok törlése” elérhető a Mérlegsorok menüpont alatt is.
Ha egy mérlegsorról az összes oda besorolt főkönyvi számlát akarjuk törölni, ennek gyors
módja a következő:
Kattintsunk a mérlegsorra a jobb egérgombbal, majd a legördülő menüből válasszuk az
„Alszámlák kijelölése” parancsot. Ezután a kijelölt számlák területén állva a jobb
egérgomb megnyomása után válasszuk a „Kijelölt számlaszámok törlése” parancsot.
Láthatjuk, hogy a mérlegsor tartalma kiürült, a jobb oldali számlatükörben pedig újra
aktívként jelennek meg a főkönyvi számlák.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 29 -
III.3.4 Ezresített értékek módosításának menete (kerekítés)
A számlaszámok áthúzása után a mérlegsorokon megjelenik a főkönyvi számla (számlák)
egyenlegéből adódó összeg forintban és ezer forintra kerekítve. Előfordulhat, hogy a
kerekítésből adódóan az eszközök és források összege eltér, vagy olyan adatot szeretnék
beírni a mérlegbe, amely egyik főkönyvi számla egyenlegéből sem számítható ki (pl.: a
jegyzett tőke összegéből a visszavásárolt tulajdoni részesedés névértéken vagy az
eredménykimutatásban az osztalék fizetés adatainak megadásánál). Ilyenkor a
felhasználónak kell az összeg módosítását vagy pótlását elvégezni.
Csak az ezer forintra kerekített értékek módosíthatóak (a forintos összegek nem), és csak
azokon a mérlegsorokon, ahová főkönyvi számlák húzhatók. Összesítő mérlegsorok kézi
módosítására tehát nincs lehetőség.
A módosítani kívánt mérlegsorra a jobb egérgombbal kattintsunk, majd a legördülő
menüről válasszuk a „Kerekített érték megadása” parancsot. Ezután megjelenik egy ablak,
ahová a kívánt érték begépelhető. A módosítást a Mentés gomb tárolja.
A módosított összegeket piros színnel jelöli a program.
Amennyiben utólag vissza szeretnénk állítani a mérlegsor eredeti értékét, úgy a soron
állva jobb egér gomb megnyomása után válasszuk a „Kerekített érték módosítása”
menüpontot. A megjelenő ablakban a kerekített adatot törölni kell (az összeg mezője
legyen üres). Mentés után a mérlegsoron az eredeti értéket látjuk zöld színnel.
Fontos tudni, hogy a kézzel beírt módosításokat a rendszer kilépés után nem őrzi meg,
ezért célszerű a mérleg aktuális állapotát elmenteni kilépés előtt ( Mentés ikon, lásd:
III.3.8 pont).
Abban az esetben, ha a mérlegsor kerekített értéket módosítottuk, és az adott mérlegsorra
szeretnénk egy újabb számlaszámot behúzni vagy onnan törölni, akkor a kerekítés
módosított értéke törlődik a művelet elvégzésekor. A Beállítások (lásd: III.1.2 pont)
menüpont alatt lehetőségünk van erre vonatkozó figyelmeztető üzenet beállítására.
A „Kerekített értékek módosításai” ikon, vagy a Mérlegsorok / Kerekített értékek
módosításai menüpont listázza a módosított sorokat.
A megjelenő „Kerekített értékek módosításai” ablakban három lehetőség van:
Módosít: a listában kijelölt sor ezresített értékének módosítása
Töröl: a listában kijelölt sor törlése
Kiürít: a lista valamennyi sorának törlése
Mindegyik változtatást a Mentés gombbal tudjuk tárolni, míg a Mégse gombbal kilépve a
kerekítések módosításai megmaradnak.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 30 -
A mérleg összeállítása után célszerű a láblécben megvizsgálni, hogy az eszközök és
források értéke egyezik-e (Eszköz – Forrás rovat).
A program számszaki hibát tartalmazó mérleget is kinyomtat, de ekkor a lapok jobb felső
sarkában „Hibás adatok!” felirat látható.
III.3.5 Eredménykimutatás
Amennyiben a mérleg összeállítása után az eszközök és források értéke megegyezik
(lábléc Eszköz – Forrás rovata), átléphetünk az ikonra.
Az Éves beszámoló és Egyszerűsített éves beszámoló „A" változatú összköltség eljárással
és „A" változatú forgalmi költség eljárással készített eredménykimutatása készíthető el.
Az összeállító felület bal oldalán a sémák attól függően kerülnek kibontásra, hogy az
Összeállítás / Beállítások menüpontban (elérhető az ikonnal is) az üzleti tevékenység
eredményének megállapítása milyen jelölést kapott (összköltséges, forgalmi költséges
vagy mindkettő). Bővebben a III.1.2 pontban.
Az eredménykimutatás összeállítása a mérleghez hasonlóan a főkönyvi számlák
áthúzásának módszerével történik (bővebben a III.3.1 – III.3.4 pontokban).
Vannak olyan speciális sorok, melyeknek kezelése eltér a korábban ismertetett
működéstől.
Mivel egy főkönyvi számla csak egyszer sorolható át a bal oldalra, ezért a tájékoztató
adatot tartalmazó sorokra (pl.: adott sor értékéből kapcsolt vállalkozásról szóló adatok)
nincs lehetőség a jobb oldalról áthúzni számlákat.
Az ilyen jellegű, részletező adatot tartalmazó sorok színe barna, melyeknek oly módon
lehet értéket adni, hogy a bal oldal felsőbb szintű sorára már behúzott főkönyvi számot
lefelé húzzuk.
Így tölthetőek ki például a következő sorok:
13. sor Kapott (járó) osztalék és részesedés
13. sorból: kapcsolt vállalkozástól kapott
14. sor Részesedések értékesítésének árfolyamnyeresége
14. sorból: kapcsolt vállalkozástól kapott
Előfordulhat továbbá, hogy az eredménykimutatásba olyan adatot szeretnék beírni,
amely egyik főkönyvi számla egyenlegéből sem számítható ki (pl.: az
osztalékfizetésről szóló sorok). Ilyenkor a felhasználónak kell a megfelelő adatot
kézileg megadnia, az ezresített érték módosításaként (lásd: III.3.4 pont).
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 31 -
Így tölthetőek ki például a következő sorok:
22. sor Eredménytartalék igénybevétele osztalékra, részesedésre
23. sor Jóváhagyott osztalék, részesedés
III.3.6 Átkönyvelések
A kapott utolsó főkönyvi kivonat adatait még módosíthatjuk átkönyvelésekkel.
A könyvvizsgáló által könyvelt tételek két félék lehetnek:
o Technikai átkönyvelés (A könyvvizsgált cégtől kapott beszámoló nem módosul.)
Például az alkalmazott könyvelési rendszerben nem vezetik át évvégén a hosszú
lejáratú hitelek rövid részét a könyvelési számlákon, de a mérlegben ezt megjelenítik.
Ekkor a könyvvizsgálónak a főkönyvi kivonatában ezt technikai átvezetéssel kell
megoldania.
A technikai átkönyvelések a főkönyvi számlák és hozzájuk tartozó mérleg- és
eredménykimutatás sorok értékeit korrigálják.
o Könyvvizsgáló által javasolt átkönyvelés
(A kapott beszámoló értékét módosítani kell.)
Például a hibásan szellemi termékek között felvett szoftverek értékének a vagyoni
értékű jogok közé történő átvezetését kéri a könyvvizsgáló.
A könyvvizsgáló átkönyvelésként rögzíti az általa kért módosítást.
A dokumentációban, a könyvvizsgálati főlapon a könyvelt érték a módosítások
oszlopban jelenik meg.
III.3.6.1. Átkönyvelések gyakorlati végrehajtása
A beszámoló készítés szakaszban a képernyő jobb oldalára beolvasott főkönyvi kivonat felett
található az Átkönyvelés menüpont (vagy a Számlaszámok legördülő menüből választhatjuk
ki).
Meghívása után, ha már voltak kerekítések az összeállított beszámolóban, a program
figyelmeztet, hogy az eddigi kerekítések értékei elvesznek.
A kerekítéseket az árkönyvelések után végezzük el.
A Beszúr gombra kattintva szúrhatunk be tételeket. A következő adatokat kell megadni:
Azonosító (a program képzi, átírható)
A könyvelés típusa (Technikai könyvelés, Javasolt könyvelés)
Tartozik számla
gombra kattintva, vagy az F12 gomb megnyomásával kiválaszthatjuk a
könyvelendő számlaszámot.
A lent látható módon szűkíthetjük a kiválasztandó számlákat, majd ráállunk
a megfelelő könyvelési számlára, amely a Kiválasztás gombbal kerül a
tételbe.
Új számlaszámot a Beszúr gomb segítségével vihetünk fel.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 32 -
Követel számla
Összeg
Szöveg
A Mentés gombbal rögzíthetjük a könyvelési tételt, amelyik megjelenik az Átkönyvelések
táblában. (A tételek megjeleníthetők az ikonra kattintva is.)
Az itt szereplő tételek a továbbiakban bármikor módosíthatók, törölhetők.
A könyvelés után a be nem húzott számlákat be kell húzni a megfelelő sorokra, és legvégül a
szükséges kerekítéseket el kell végezni.
III.3.7 Előző évi adatok
A beszámoló első két oszlopának adatai a Mérlegsorok / Előző évi értékek megadása és
Eredménysorok / Előző évi értékek megadása, vagy az „Előző évi értékek megadása”
ikonra kattintva kell érhetők el.
Előző évi állomány hiányában az értékeket kézzel kell felvinni.
Amennyiben az előző évi beszámoló is az AuditDok programmal készült, akkor a
program a megfelelő beállítások alapján automatikusan átveszi az előző évi adatokat (lásd:
III.1.1 pont)
Az Előző év(ek) módosításainak adatait (beszámoló középső oszlopa) mindig manuálisan
kell megadnunk a program számára. A megadott adatokat a rendszer kilépéskor letárolja,
majd a beszámoló elkészítésekor a megfelelő mezőkben megjeleníti.
III.3.7.1. A kézi bevitel menete
Amennyiben az előző évi mérleg nem ezzel a programmal készült, az értékeket
kézzel kell felvinni.
A megjelenő ablak bal oldalán a mérleg vagy eredménykimutatás látható összesítő
sorok szerint összehúzva, jobb oldalon pedig az „Előző év (eHUF)” és az „Előző
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 33 -
év(ek) módosításai (eHUF)” oszlopok. Adatot bevinni csak olyan sorhoz lehet,
amely nem összesítő sor, vagyis nem tartalmaz alábontást (zöld színnel jelölt sorok).
Az összesítő szintek a használat során bonthatók ki kattintással, vagy alkalmazható a
(Minden sor kibontása) ikon is.
Az oszlopok mezőibe egyszerű beírással történik az adatbevitel, vagyis a megfelelő
(zöld sorokhoz tartozó) mezőn állva, az összeg begépelése után az ENTER gombbal
a következő mezőbe lép a program. A mezők közötti mozgás a kurzormozgató
nyilakkal történik.
Az adatokat ezresített értékben kell megadni.
A korábban megadott adatok módosíthatók, kijelölésüket követően a „Kijelölt sor
(zöld) értékének szerkesztése” ikon vagy az F2 gomb segítségével.
III.3.7.2. Előző évi adatok átvétele
Amennyiben már az előző évben is az AuditDok modullal készült a beszámoló, úgy
a tárgyévi első beszámoló időszak létrehozásakor átvehetők az előző évi adatok.
Az átvétel feltétele, hogy az előző évi adatbázisban elkészített mérleg és
eredménykimutatás „lezárt állapotú” legyen.
Az előző évi adatok átvételéhez szükséges tennivalókat a III.1.1. Séma létrehozása
vagy átvétele menüpont tartalmazza.
III.3.7.3. A bevitt adatok tárolása
A bevitt adatokat a program a „Bezárás mentéssel (CTRL+S)” ikonnal tárolja.
Az ikonnal az ablak bezárható. Bezárás előtt a rendszer figyelmeztet, ha nem
mentett változások vannak, illetve mérleg esetén ellenőrzi, hogy az eszközök és
források egyenlege megegyezik-e.
III.3.7.4. A bevitt adatok törlése
Amennyiben ablakban a mérleg vagy eredménykimutatás minden sorának értékét
egy lépésben szeretnénk törölni, erre a „Minden sor értékének törlése” ikonnal
vagy a Ctrl + Del billentyűk egyidejű megnyomásával van lehetőség. Ekkor
mindegyik mérlegsor „kiürül” és az adatok megadása újrakezdhető.
III.3.8 A beszámoló mentése
A beszámolóban elvégzett változásokat (számlaszámok behúzása, kerekítések módosítása)
menteni szükséges.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 34 -
III.3.8.1. Mentés, mentés másként
Mentés :
Amennyiben az elvégzett munkát tárolni szeretnénk, úgy a Beszámoló
összeállítás ablakból történő kilépés előtt használjuk a Mentés ikont. Ez mind a
mérlegben, mind az eredménykimutatásban változtatott adatokat menti.
(Mentés előtt a láblécben ellenőrizhetjük az Eszköz – Forrás és a Mérleg –
Eredménykimutatás egyezőségét, de a mentés eltérés esetén is elvégezhető.)
Következő belépés alkalmával az utoljára mentett állapot töltődik vissza. Ezt
követően a Mentés ikon mindaddig szürke (nem aktív), míg a beszámolóban
legalább egy soron nem hajtunk végre változtatást.
Amennyiben a beszámolóból való kilépéskor ( ikon) vannak el nem mentett
módosítások, a program felajánlja a mentés lehetőségét.
Mentés másként :
Az ikon a beszámoló aktuális állapotának új néven történő mentését végzi el. (Pl.
már korábban összeállított beszámolóban hajtunk végre módosítást, de nem az
eredetit írjuk felül, hanem az elvégzett korrekcióval, új besorolásokkal készült
beszámoló mentése mellett az eredeti állapotot is meg kívánjuk őrizni.)
A mentés neve (az új beszámoló időszak megnevezése) szabadon megadható.
A Mentés másként funkció az eredeti beszámolót „Lezárt” állapotúvá teszi.
Az ily módon mentett beszámolót később a menüsorban lévő ikon
(Megnyitás) segítségével tudjuk kiválasztani. A Beszámoló időszakok ablakban
kiválasztható, hogy melyik beszámoló adatait töltse vissza a program.
III.3.8.2. A beszámoló időszak lezárása
Az összeállított és még le nem zárt beszámolót akkor célszerű lezárni, ha már
véglegesnek tekinthető, vagy más ok miatt biztosan nem akarunk benne dolgozni.
Az aktuális beszámoló mindenkori állapotát a láblécben lehet ellenőrizni: Lezárt
állapot: Nem vagy Igen.
Ha a végleges beszámolót szeretnénk lezárni, előtte célszerű a láblécben az Eszköz –
Forrás és a Mérleg – Eredménykimutatás egyezőségét ellenőrizni.
Az előző évi séma (kötések, adatok) átvétele csak lezárt beszámolóból lehetséges.
A Mentés másként funkció az eredeti beszámolót „Lezárt” állapotúvá teszi.
A lezárást az Összeállítás / Szerkesztés menüponttal, vagy a Szerkesztés
ikonnal is meg lehet tenni.
A lezáráshoz a Beszámoló időszak szerkesztése ablakban, a lezárni kívánt
beszámoló neve alatti Időszak nem módosítható (lezárt) mezőben kell kattintani.
A felajánlott megnevezés átírható.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 35 -
Az egyes cégek adott évi beszámolójához tartozó időszakok állapotát ellenőrizni
lehet az Összeállítás / Megnyitás menüpontban. Ugyanezt a célt szolgálja a ikon
is. A képernyőn megjelenő Beszámolási időszakok ablak tartalmazza a létrehozott
beszámolók elnevezését, létrehozásának, módosításának időpontját, a főkönyvi
tételek képzésénél beolvasott főkönyvi kivonat nevét a Lezárt (Igen vagy Nem)
jelölést is.
III.3.9 A beszámoló ellenőrzése és nyomtatása
Ha megadtuk a cégre és a beszámoló készítésre vonatkozó adatokat (lásd: III.1.2 pont),
illetve a számadatok megfelelőek, következhet a beszámoló nyomtatvány elkészítése.
III.3.9.1. Ellenőrzés
Az Éves beszámoló „A” változat ( ) vagy az Egyszerűsített éves beszámoló „A”
változat ( ) ikonra kattintva a nyomtatási előnézet megjelenítése előtt a program
ellenőrzéseket végez. Csak mentett beszámoló nyomtatható ki, ezért ha az
összeállított beszámoló mentése még nem történt meg, erre üzenet figyelmeztet.
Ezt követően a rendszer megvizsgálja, hogy maradt-e olyan főkönyvi szám, amely
nem került be egy mérlegsorra sem. Ezekről a program Besorolatlan számlaszámok
megnevezéssel kinyomtatható listát készít („Lista nyomtatási képe”). Az ablakban a
két fül (Mérleg, Eredménykimutatás) közötti átkattintással tekinthetjük meg az
érintett számlaszámokat. A nyomtatási előnézet kinyomtatható ( ) vagy PDF-be
menthető ( ).
A nyomtató beállításának módosítását az ikonnal tehetjük meg.
(A besorolatlan számlaszámok korábbi munkafázisban is megtekinthetők a
Mérlegsorok (Eredménysorok) / Besorolatlan számlaszámok menüponttal, vagy a
gyorsindító ikonnal. A illetve a kijelölt állapotától
függően mutatja a be nem sorolt számlaszámokat.)
A Besorolatlan számlaszámok ablakból kilépve a kimaradt számlák a megfelelő
beszámoló sorhoz rendelhetők. Amennyiben nem szeretnénk ezt megtenni, úgy a
Tovább gombra kattintva, ha pedig nincs besorolatlan számlánk, úgy azonnal
megjelenik az elkészített beszámoló nyomtatási előnézete.
A besorolatlan számlák nem eredményezik a „Hibás adatok!" felirat megjelenését a
nyomtatványon, mivel ez csak akkor jelenik meg, ha a kötelező számszaki
egyezőségek (Eszköz-Forrás, Mérleg szerinti eredmény) nem állnak fenn.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 36 -
A nyomtatás előtti második ellenőrzési mechanizmus annak vizsgálata, hogy
fennáll-e az Eszköz-Forrás ill. a Mérleg – Eredménykimutatás egyezőség. (Erről a
beszámoló készítése közben is folyamatosan kapunk információt a láblécben).
Eltérés esetén figyelmeztető üzenetet kapunk, de ezen továbblépve a hibás
beszámoló is kinyomtatható. Ez esetben viszont a kinyomtatott lapok jobb felső
sarkában „Hibás adatok!" felirat látható.
III.3.9.2. Beszámoló nyomtatása
Az előző pontban leírt ellenőrzések után kinyomtatható a kiválasztott ikonnak (
vagy ) megfelelő éves vagy egyszerűsített éves beszámoló.
A nyomtatási előnézet megjelenése után az ikonnal indítható a nyomtatás, vagy
a beszámoló PDF formátumban menthető . Ebben az esetben a mentett fájl
elnevezését a felhasználó adja meg.
A nyomtató beállításának módosítását az ikonnal tehetjük meg.
A beszámoló nyomtatványok alapértelmezett papírmérete A4-es.
A nyomtatvány egyéb adatait (fedőlap szövege, keltezés) előzetesen a
(Beállítások) ikonra kattintva, vagy az Összeállítás / Beállítások menüpontban, a
Beszámoló adatok / Exportálási, nyomtatási adatok címszó alatt tudjuk megadni
(lásd: III.1.2 pont).
A beszámoló üzleti évét, fordulónapját, valamint a cég statisztikai számjelét és
cégjegyzék számát a DigitAudit főmenü Cégkezelés / Cégadatok menüben kell
megadni.
Mind az éves, mind az egyszerűsített éves beszámoló nyomtatása elérhető a felső
menüsor Nyomtatási képek menüpontja alatt is.
III.3.9.3. Mérlegsorok (eredménysorok) tartalmának nyomtatása
A és összeállítása után mindkét beszámoló részhez
kinyomtatható a mérlegsorok vagy eredménysorok tartalma az ikonra kattintva
vagy a Nyomtatási képek / Mérlegsorok (vagy Eredménysorok) tartalma
menüponttal.
Az ikon elnevezése (ill. a Nyomtatási képek legördülő menüsora) attól függően
változik, hogy a mérleg (Mérlegsorok tartalma) vagy az eredménykimutatás
(Eredménysorok tartalma) összeállító ablakban vagyunk.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 37 -
A következő opciók beállítására van lehetőség:
Lapdobás a fősorok után
Bekattintásával minden fősor új lapon jelenik meg. Alapértelmezetten kikapcsolt
beállítás.
Nulla egyenlegű számlaszámok megjelenítése
Mérlegsorok és eredménysorok esetén is alapértelmezetten bekapcsolt beállítás.
Ha a főkönyvi kivonat beolvasásakor kértük a nulla egyenlegű számlaszámok
beolvasását, akkor itt kikapcsolhatjuk ezek mérlegsorokon való megjelenítését.
Nulla értékű alcsoportok megjelenítése (B/II/5, F/III/8)
Mérlegsoroknál alapértelmezetten bekapcsolt beállítás, míg eredménykimutatás
esetén nem értelmezhető. Használatával az Egyéb követeléseknél és Egyéb rövid
lejáratú kötelezettségeknél azokat az alcsoportokat is listázza a program, melyek
összevont értéke nulla.
Mérleg szerinti eredmény (D/VII)-nél 5-től 9-ig a tételek összehúzása
Mérlegsoroknál alapértelmezetten bekapcsolt beállítás, míg eredménykimutatás
esetén nem értelmezhető. Bekapcsolt állapotában a mérleg szerinti eredmény
alatt egy sorban látható az eredményszámlák összevont egyenlege, míg
kikapcsolva a mérleg szerinti eredmény 5-9. számlaosztályok összegeire bontva
jelenik meg.
A beállítások módosítása vagy változatlanul hagyása után a Rendben gomb
megnyomására a mérlegsorok vagy eredménysorok listájának előnézete jelenik meg.
A listán a mérlegsorok/eredménysorok ezresített értéke és a sorok alá tartozó
főkönyvi számlák forintos egyenlege látható. A lista nyomtatható ( ), PDF fájlba
menthető ( ), vagy szükség esetén megváltoztatható a nyomtató beállítás ( ).
III.3.9.4. Egyéb követelések és egyéb rövid lejáratú kötelezettségek
tartalmának nyomtatása
Az Egyéb követelések, Egyéb rövid lejáratú kötelezettségek mérlegsorok tartalmát
kinyomtathatjuk a Nyomtatási képek menüpontból, vagy az ikonra kattintva. A
funkció csak a beszámoló mérlege esetén (a gomb aktív állapotában)
használható.
Részletes listát kapunk arról, hogy a két speciális mérlegsor (Egyéb követelések és
Egyéb rövid lejáratú kötelezettségek) mérlegértéke pontosan milyen főkönyvi számlák
egyenlegéből adódott.
A rendszer megjelenít egy kinyomtatható listát, amely a két mérlegsor forintban
számított értékét tartalmazza, illetve felsorolja az összegeket képező főkönyvi számlák
számát, nevét és egyenlegét.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 38 -
Lehetőségünk van a listát kinyomtatni ( ) vagy PDF formátummá alakítani ( ),
továbbá a nyomtatás beállításán is változtathatunk ( ).
III.3.10 Adatok exportálása
Az összeállított mérleg és eredménykimutatás adatai az Összeállítás / Adatok exportálása
menüpontban vagy az „Adatok exportálása” ikon segítségével exportálhatók a
könyvvizsgálat tárgyévi Excel táblázataiba.
Az exportálás előtt a rendszer nem végzi el a nyomtatásnál megszokott ellenőrzéseket,
vagyis számszaki hiba esetén is megtörténik az exportálás, de feltétel a beszámoló
mentése.
A művelet végrehajtása előtt ki kell választanunk, hogy milyen típusú adatok exportálása
történjen meg (Exportálási művelet kapcsoló).
Normál
Ez esetben a beszámoló adatai kerülnek átadásra a listán kijelölt táblázatok részére.
A beszámoló adatait négy részre bontva kezeli a program, így lehetőség van egy-egy
részről külön elvégezni az exportálást (pl.: ismételt exportáláskor csak a módosult
részt bejelölni, mivel így a folyamat rövidebb idő alatt ér véget).
Ezek a részek a következők:
- Alapadatok, melyhez kapcsolódóan kitöltendő a munkavégzés dátuma.
Az Alapadatok exportálása során a táblázatokban mindig megtörténik a
kockázattervezéshez szükséges adatok frissítése.
- Mérleg
- Eredménykimutatás
- Főlap-főkönyvi kivonat egyeztetés, melynek használatával a beszámoló
sorainak értéke mellett az azokat eredményező főkönyvi számlák és
egyenlegeik exportálása is megtörténik.
Munkalapok
A funkciót akkor célszerű bejelölni, ha a saját munkalapokon végzett vizsgálatait
aktualizált alapadatokkal, mérleg- és eredménykimutatás adatokkal szeretné frissíteni
(hosszabb ideig eltarthat).
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 39 -
Kockázat tervezés
Ez a lehetőség a 2011. előtti évek exportálása esetén nem látható, mivel a korábbi
évek táblázatai más rendszer szerint épültek fel.
A fentiekben leírt „Normál” export mellett lehetőségünk van a cég adatai alapján egy
előre összeállított Excel táblázatban elvégezni a kockázat tervezést.
Ahhoz, hogy a kockázattervezés táblázatába bekerüljenek a beszámoló adatai, elsőként
a Kockázat tervezés műveletet választva a Szerkesztés gombra kell kattintani.
A megjelenő táblázat KK-09 lapjának zöld színnel jelölt mezőiben adjuk meg a
megfelelő értékeket, mely alapján megtörténik az eredendő kockázatok kimunkálása,
illetve a lényeges hibás állítások kockázatának becslése. Az Excel táblázat mentésével
tároljuk a számításokat.
Amennyiben ezután ismét elvégezzük az adatok Normál exportálását, úgy a kalkulált
kockázat adatai átkerülnek valamennyi kijelölt Excel táblázatba.
A táblázatok közül csak az AuditDok-ba eredendően beépített Excel fájlok
választhatók ki. A felhasználó saját táblái (pl.: munkalapok) szürke színnel jelennek
meg a listán, mivel azokhoz nincs definiálva elektronikus adatátadás.
Szükség esetén a kockázattervezés vagy az exportálás többször is megismételhető.
III.3.11 Körlevél adatok exportálása
A körlevél funkciót a 2013-as verzióban felváltja a dokuszerkesztő, amely egyszerűbben
kezelhető. Leírása IV.1.5 Dokuszerkesztő pont alatt található.
A körlevél funkció használható 2013-ban is.
A körlevél funkció használatával az alábbi dokumentumok töltődnek fel a vizsgált cég
adataival, így elkerülhetővé válik, hogy egy fontos évszám, dátum, szám elütésre
kerüljön:
Banki információ kérése könyvvizsgálathoz (Banki_megerosites.doc)
Független könyvvizsgálói jelentés (Jelentes_eves_2013.doc)
Független könyvvizsgálói jelentés (Jelentes_egyszerusitett_2013.doc)
Folyószámla-egyeztetés szállítókkal (Szall_megerositeS.doc)
Folyószámla-egyeztetés vevőkkel (Vevo_megerosites.doc)
Teljességi nyilatkozat (Teljessegi_nyilatkozat_2013.doc)
A funkció használata:
A beszámoló összeállítás menü sorából válasszuk ki az Összeállítás majd a Körlevél
adatok exportálását. A képernyőn látható, hogy mely adatok kerülnek a könyvvizsgálói
jelentésbe.
A 2012-es jelentés adatai a konyvvizsgalat_datum-ig tartanak. (A további adatok az előző
évekhez szükséges körlevél adatok).
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 40 -
Az adatok ellenőrzése után Exportálás gombra kattintunk, majd láthatóvá válnak az
előkészített körlevél sablonok.
Kiválasztjuk a megfelelő dokumentumot, majd megnyitjuk.
Megnyitás után az alábbi táblázat jelenik meg:
(Word 2000 használata esetén nem mindig jelenik meg.)
Igenre kattintva a képernyőn megjelennek a sablon dokumentumunk, amelyben a
kiválasztott cég adatai vannak.
Ekkor a sablon dokumentumból elkészítjük az adott cég jelentését.
Ennek lépései:
Word 2007, 2010
Levelezés
Befejezés és egyesítés
Dokumentumok szerkesztése külön
Word 2003
Eszközök
Levelek és küldemények
Körlevél
Egyesítés (Lépés 6/6)
Az egyes levelek szerkesztése
További teendő azonos mindhárom verziónál:
Egyesítés új dokumentumba, Aktuális rekord, OK
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 41 -
Word 2000 esetén
A dokumentum kiválasztása után a Word menüsorban megjelenik a Körlevél menüsor. Itt
az Egyesítés menüpontra kattintva végezhetjük el az egyesítést.
Amikor ez megtörtént a mentés másképp funkcióval a megfelelő névvel a vizsgált cég
iktató/kimenő/eredeti mappájába
C:\DigitAudit \Konyvvizsgalat\KV_cég\2011\Iktato\kimeno\eredeti\
mentjük a jelentésünket, amit ha szükséges tovább szerkeszthetünk.
Ugyanekkor elkészíthetjük a jelentés pdf változatát a PDFCreator segítségével.
Az elektronikusan beadott jelentés végére ráírhatjuk:
Jelen könyvvizsgálói jelentést megfelelően aláírva, papír alapon is kibocsátottuk.
III.3.12 Beszámoló menüsorának rövid tartalma (gyorsindító ikonokkal
illusztrálva)
III.3.12.1. Összeállítás
Megnyitás
A vizsgált cég adott évére létrehozott beszámoló időszakok felsorolását találjuk itt.
Lehetőségünk van új időszakot beszúrni, illetve már meglévő időszak kijelölését
követően azt módosítani vagy törölni (bővebben a III.1 pontban).
Mentés
A vizsgált beszámoló változásainak mentése (bővebben a III.3.8 pontban).
Mentés másként
A vizsgált beszámoló mentése másként, más néven (bővebben a III.3.8 pontban).
Szerkesztés
Itt van lehetőségünk új beszámoló séma létrehozására, az előző évi adatok átvételére
(az arra vonatkozó beállítások meghatározásával), illetve a beszámoló lezárására
(bővebben a III.1.1, III.3.7.2 és III.3.8.2 pontokban).
Beállítások
A beszámoló technikai beállításai, illetve a kinyomtatott beszámolón megjelenő
tájékoztató adatok megadására szolgáló menüpont (bővebben a III.1.2 pontban).
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 42 -
Főkönyvi kivonatok
A menüpont alatt a főkönyvi kivonatok beolvasása, a már beolvasott állományok
módosítása, törlése, a kivonatok nyomtatási képének megjelenítése, illetve több
beolvasott főkönyvi kivonat összehasonlítása történik (bővebben a III.2 pontban).
Mérleg
A mérleg összeállítása végezhető el ebből a menüpontból (bővebben a III.3
pontban).
Eredménykimutatás
Az eredménykimutatás összeállítása végezhető el ebből a menüpontból (bővebben a
III.3 pontban).
Intéző megnyitása
Az Intéző közvetlenül megnyitható ezzel a gyorsindító ikonnal.
Adatok exportálása
Az összeállított mérleg és eredménykimutatás adatai e menüpont alatt exportálhatók
a könyvvizsgálat tárgyévi Excel táblázataiba (bővebben a III.3.10 pontban).
Körlevél adatok exportálása
Gyorsindító ikon nem tartozik hozzá, csak az Összeállítás menüből indítható funkció
(bővebben III.3.11 pontban)
III.3.12.2. Mérlegsorok (eredménysorok)
Alszámlák kijelölése
A mérleg (vagy eredménykimutatás) készítése során a mérlegsorok (vagy
eredménysorok) alá behúzott főkönyvi számlaszámok együttes kijelölésére van itt
lehetőségünk (bővebben a III.3.2 pontban).
Kijelölt számlaszámok törlése
A mérleg (vagy eredménykimutatás) készítése során a mérlegsorok (vagy
eredménysorok) alá behúzott és kijelölt főkönyvi számlaszámok törlésére van itt
lehetőségünk (bővebben a III.3.3 pontban).
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 43 -
Kerekített érték megadása
A mérleg (vagy eredménykimutatás) készítése során a mérlegsorok (vagy
eredménysorok) főkönyvi egyenlegek összesítésével képzett és kerekített értékének
módosítására van itt lehetőségünk (bővebben a III.3.4 pontban).
Csoport
A menüpont csak a mérleg összeállítása során aktív, mivel eredménykimutatás
esetén nem értelmezhető.
A mérleg készítése során az egyéb követelések és egyéb rövid lejáratú
kötelezettségeknél előforduló, nem egyedileg, hanem „együttesen”, csoportosan
besorolandó (pl.: ÁFA) főkönyvi számlák összevont kezelésére szolgál (bővebben a
III.3.1.4 pontban).
Mérlegsorok (Eredménysorok) kibontása
A mérleg (vagy eredménykimutatás) készítésekor a mérlegsorok (vagy
eredménysorok) hierarchiája egyszerre jeleníthető meg (bővebben a III.3.1.
pontban).
Minden sor kibontása
A mérleg (vagy eredménykimutatás) készítésekor valamennyi mérlegsor (vagy
eredménysor) alá behúzott főkönyvi számla jeleníthető meg (bővebben a III.3.1.
pontban).
Minden sor összecsukása
A mérleg (vagy eredménykimutatás) készítésekor a mérlegsorok (vagy
eredménysorok) kibontása szüntethető meg (bővebben a III.3.1. pontban).
Előző évi értékek megadása
A mérleg (vagy eredménykimutatás) előző évi adatainak megadása történik itt abban
az esetben, ha az előző évi adatokat kézi felvitellel adjuk meg (bővebben a III.3.7.1
pontban).
Előző év adatainak automatikus átvétele esetén az Előző év oszlopban megjelennek
az egyes sorokhoz tartozó értékek (bővebben a III.3.7.2 pontban).
Továbbá itt végezhetjük el az Előző év(ek) adatainak módosításait.
Kerekített értékek módosításai
Előfordulhat, hogy kerekítési eltérésből adódóan az eszközök és források összege
eltér, vagy olyan adatot szeretnék beírni a mérlegbe, amely egyik főkönyvi számla
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 44 -
egyenlegéből sem számítható ki (pl.: a jegyzett tőke összegéből a visszavásárolt
tulajdoni részesedés névértéken vagy az eredménykimutatásban az osztalék fizetés
adatainak megadásánál). Ilyenkor a felhasználónak kell az adatok módosítását vagy
pótlását elvégezni.
Ezen módosítások listáját találhatjuk itt, ami szerkeszthető (bővebben a III.3.4
pontban).
Értékvesztés számlaszámok
A menüpont csak a mérleg összeállítása során aktív, mivel eredménykimutatás
esetén nem értelmezhető.
Azon számlák listája található itt, melyeket megjelöltünk értékvesztés számlaként
(mérlegsorok között nem átsorolandó számlaként), tehát a mérlegkészítés során
ellentétes egyenleg esetén sem kerülnek átsorolásra, hanem saját mérlegsoruk értékét
csökkentik (bővebben a III.3.1.5 pontban).
Besorolatlan számlaszámok
A mérleg (vagy eredménykimutatás) ellenőrzése során a program felsorolja a
besorolatlan főkönyvi számlaszámokat. Ezek listája található itt. A be nem sorolt
számlaszámok utólag besorolhatók (bővebben a III.3.9.1 pontban).
III.3.12.3. Számlaszámok
Megjelölés értékvesztés számlaként (nem átsorolandó)
A menüpont csak a mérleg összeállítása során látható, mivel eredménykimutatás
esetén nem értelmezhető.
Azon számlákat tudjuk itt megjelölni értékvesztés számlaként (nem átsorolandó),
melyek a mérlegkészítés során ellentétes egyenleg esetén sem kerülnek átsorolásra,
hanem saját mérlegsoruk értékét csökkentik (bővebben a III.3.1.5 pontban).
Összesítő sorok megjelenítése
A beszámoló összeállítása során a jobb oldali főkönyvi számlák összesítő sorainak
megjelenítésére van itt lehetőségünk (bővebben a III.3.2.1 pontban).
Az alábbi menüpontok akkor jelennek meg, ha az Összesítő sorok megjelenítése funkciót
alkalmazzuk:
Alszámlák kijelölése
A mérleg (vagy eredménykimutatás) összeállításakor lehetőségünk van a
számlaszámokat nem egyenként átsorolni, hanem a kijelölt összesítő sor alatt
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 45 -
található valamennyi számlát egyszerre kijelölni és mozgatni (bővebben a III.3.2
pontban).
Minden sor kibontása
Az összesítő sorok egyszerre történő kibontása lehetséges a menüpont segítségével
(bővebben a III.3.2.1 pontban).
Minden sor összecsukása
Valamennyi összesítő sor kibontásának megszüntetése lehetséges a menüpont
segítségével (bővebben a III.3.2.1 pontban).
Összesítő sorok szerkesztése Az összesítő sorok szerkesztésére van a menüpont alatt lehetőségünk (bővebben a
III.3.2.2 pontban).
Átkönyvelés (főkönyvi kivonat módosítása)
A kapott főkönyvi kivonathoz technikai és javasolt könyvelési tételek
„átkönyvelésére” ad lehetőséget a menüpont (bővebben III.3.6 pontban).
III.3.12.4. Nyomtatási képek
Éves beszámoló „A” változat
Az Éves beszámoló „A” változatának nyomtatási képe jeleníthető meg (bővebben a
III.3.9.2 pontban).
Egyszerűsített éves beszámoló „A” változat
Az Egyszerűsített éves beszámoló „A” változatának nyomtatási képe jeleníthető meg
(bővebben a III.3.9.2 pontban).
Mérlegsorok (Eredménysorok) tartalma
A mérlegsorok (vagy eredménysorok) tartalmának nyomtatási képe jeleníthető meg
(bővebben a III.3.9.3 pontban).
Egyéb követelések, egyéb rövid lejáratú kötelezettségek
A menüpont csak a mérleg összeállítása során aktív, mivel eredménykimutatás
esetén nem értelmezhető.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 46 -
Az Egyéb követelések és Egyéb rövid lejáratú kötelezettségek tartalmának
nyomtatási képe jeleníthető meg (bővebben a III.3.9.4 pontban).
Átkönyvelések megtekintése
A kapott utolsó főkönyvi kivonathoz „átkönyvelt” tételek (III.6.1. pont) jeleníthetők
meg.
IV. VEZÉRLŐPULT FELÉPÍTÉSE
Az összeállított, kiexportált beszámoló anyagainak vizsgálatát a vezérlőpult
fastruktúrájának segítségével tudjuk elvégezni.
A vezérlőpult felületére a program indításakor az AuditDok gombra kattintva jutunk, vagy a
Beszámoló / Mérleg, Eredménykimutatás menüpontból (vagyis a Beszámoló összeállítás
ablakból) kilépve.
Az AuditDok vezérlőpult ablaka összetett, több részből áll.
A felső sorban található az AuditDok és AuditTeszt menüsora (a regisztrációs kódtól
függően mindkettő aktív, vagy csak az egyik), alatta pedig a gyorsindító sávban kis
ikonként megtalálhatók a fontosabb menüpontok, melyekkel különböző alkalmazásokat
indíthatók el.
A gyorsindító ikonok alatt megjelenő munkaterület két részre bomlik. A bal oldalon a
Jegyzet fül, és a Keresés fül található, alatta a Fastruktúra. (Ha nem látható az említett 2 fül,
akkor a gyorsindító ikonok alatti átméretező csúszkára kell kattintanunk.) A jobb oldalon a
dokumentumkezelő felület (Iktató és Munkalapok) jelenik meg.
A munkafelület mérete az adott munka igényeinek megfelelően változtatható az „átméretező
csúszkák” segítségével.
IV.1 Menüsor tartalma
A felső sorban található a lenyíló menüsor, amely a program használatát segítő
menüpontokat tartalmazza.
IV.1.1. Alkalmazások
Ez a menüpont különböző programok indítását segíti elő: Intéző, Számológép,
Jegyzettömb, szövegszerkesztő (Word), vagy táblázatkezelő (Excel) indítását.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 47 -
Ugyanezen gombok megtalálhatóak kis ikonként a menüsor alatti gyorsindító sávban:
- Intéző megnyitása
- Számológép indítása
- Jegyzettömb indítása
- Szövegszerkesztő (Word) indítása
- Táblázatkezelő (Excel) indítása
Fentieken túl megtalálható még az E-mail küldő program hívása (csak Outlook
esetén).
IV.1.2. Fastruktúra
Kibontás: A Fastruktúra menüszerkezetének kibontása egy lépésben.
Összecsukás: A Fastruktúra kibontott menüszerkezetének bezárása. Ugyanezt az
összezárást, kibontást szolgálja a Jegyzet fül alatti plusz és mínusz jel.
Összes jegyzet megtekintése: A fastruktúrához tartozó összes jegyzet megjeleníthető
időbeli sorrendjükben.
Jegyzet: Jegyzetet készíthetünk a Fastruktúra egyes elemeihez.
Keresés: Kereshetünk a Fastruktúrában.
Utolsó két funkció csak akkor értelmezhető, ha látható a munkaterületen a Keresés fül.
IV.1.3 Mappák
A jobb oldali dokumentumkezelő felület két részből áll, amelyek között az Iktató és a
Munkalapok gombokkal válthatunk.
Az Iktató alatt a beérkezett (Bejövő) és kiküldött (Kimenő) egyéb céges anyagokat,
dokumentumokat kezelhetjük, amelyek a Fastruktúra megfelelő sorához rendelhetők.
Az anyagok különböző típusú fájlok lehetnek (Word dokumentumok, PDF fájlok,
Excel táblázatok, JPG fájlok).
A Munkalapok Kitölthető fülén találjuk a programfejlesztő által készített
munkalapokat, melyek dokumentum frissítéssel kerülnek ide (Szerviz / Beállítások /
Dokumentumok frissítése). Az itt található Word és Excel fájlok csak olvasásra
nyithatók meg, a Fastruktúrába történő áthúzás után már szerkeszthetők.
2014-től már nem található a programban a Munkalapoknál Kitölthető fül.
Programfrissítést követően a Munkalapok fastruktúrát tartalmaznak.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 48 -
IV.1.4 Dokuszerkesztő
A dokumentum szerkesztő a korábbi körlevél funkció kiváltására készült. A dokumentum
szerkesztő előnyei a körlevél funkcióval szemben:
Egyszerűbb kezelés.
Word nehézkes körlevél funkciójától független.
A dokumentum szerkesztő meghívása után megjelennek az előkészített dokumentumok,
amelyek azonnal használhatók.
Az adott dokumentumra kattintva alul megjelennek a dokumentumhoz tartozó adatok.
Ezek ellenőrzése után elkerülhetővé válik, hogy egy fontos évszám, dátum, szám elütésre
kerüljön. Ha valamelyik adat hiányzik, vagy hibás az adott sorra kattintva feljön az adott
adat beviteli helye és javítható.
A Dokumentum létrehozása gombra kattintva megadhatjuk az elkészítendő dokumentum
mentésének helyét és nevét.
Alapértelmezett mappa és fájl név:
adott cég iktató/kimenő/eredeti mappa
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 49 -
KV_MINTA_GAZDASA_Jelentes_eves_2013
(cég rövid neve és a dokumentum neve)
A Mentés gomb lenyomása után megjelenik a saját adatokkal feltöltött dokumentum, ami
tovább szerkeszthető (pl a cégnév előtt a névelő a(z) javítása).
A Word-ből való kilépés után a dokumentum a mentés helyén található.
Az elektronikusan beadott jelentés végére ráírhatjuk:
Jelen könyvvizsgálói jelentést megfelelően aláírva, papír alapon is kibocsátottuk.
Ugyanekkor elkészíthetjük a jelentés pdf változatát a PDFCreator segítségével, vagy az
MS Word 2007 verziójától pedig mentés másként PDF funkcióval.
IV.1.5 Beszámoló
Ez a menüpont csak regisztrált AuditDok felhasználóknak érhető el.
A menüpont alatt lehetőség van a Főkönyvi kivonatok beolvasására, valamint a
beszámoló összeállításra és az adatok Fastruktúrába történő exportálására (lásd: III.
pont).
IV.1.6 AuditTeszt menüpontjai
A Vezérlőpult menüsorának jobb oldali része az AuditTeszt programrész felhasználói
számára érhető el.
Elemei:
- Audit XML
- Főkönyv
- Adatok tesztelése
A menüpontok működését az AuditTeszt programrész (Könyvelés tesztelése és Adatok
tesztelése ) felhasználói leírása részletezi.
IV.1.7 Súgó
A DigitAudit program moduljainak leírását tartalmazza a menüpont.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 50 -
IV.2 A munkaterület működése
A gyorsindító ikonok alatt megjelenő munkaterület két részre bomlik. A bal oldalon a
Jegyzetek fül, és a Keresés fül található, alatta a Fastruktúra. A jobb oldalon a
dokumentumkezelő felület (Iktató és Munkalapok) jelenik meg.
A munkafelület mérete az adott munka igényeinek megfelelően változtatható az „átméretező
csúszkák” segítségével.
Eltüntethető a Jegyzet, illetve teljes képernyőssé tehető a bal oldal (Fastruktúra) vagy a jobb
oldal (dokumentumkezelő).
A Jegyzet rész alatt található csúszkára való kattintással eltűnik a Jegyzetek mező, vagyis a
Fastruktúra területe növekszik. Ismételt kattintással visszaáll az eredeti méret.
A munkaterület bal és jobb oldala közötti csúszka alsó részével a Fastruktúra teljes
képernyőssé tehető. Ekkor a megjelenő felső csúszka segítségével elrejthető vagy behívható
a Jegyzet, míg a jobb oldali csúszka a dokumentumkezelő felületet jeleníti meg.
A Fastruktúra és a dokumentumkezelő közötti felső csúszkával utóbbi tehető teljes
képernyőssé. Az így megjelenő képernyőkép bal oldali csúszkájával a Fastruktúra hozható
vissza.
Jegyzetek: a Fastruktúra kiválasztott sorához több megjegyzést rögzíthetünk ( ), ezeket
a program időrendben sorba rendezi. A fastruktúra megfelelő során az ikonra
kattintva megjeleníthető adott sorhoz tartozó valamennyi jegyzet. A már
létrehozott jegyzetek módosíthatók ( ), illeteve törölhetők ( ). Az
ikonnal a fastruktúrához tartozó összes jegyzet láthatóvá válik időbeli sorrendben.
Keresés: kereshetünk a Fastruktúrában.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 51 -
Az alábbi lehetőségek közül választhatunk a keresés során:
Kis- és nagybetű érzékeny:
Bekapcsolásával kereséskor megkülönbözteti a program a kis és nagy betűvel írt
adatokat és csak a beírt karaktereknek megfelelő adatokat keresi.
Kezdőbetűkre:
Bekapcsolása esetén a megadott karaktert az adatok kezdőbetűi között keresi a
program.
Szótöredékre:
Bekapcsolása esetén a beírt karaktereket nem csak az adatok kezdetén, hanem
azokon belül is keresi a program.
IV.2.1 Fastruktúra
Előre megadott lépcsőkből épül fel. A sorok előtti + jelre egyszer kattintva kibontható
azok tartalma. (A Fastruktúra felett levő és gombokkal egy lépésben nyitható, ill.
zárható a struktúra.)
A menü tartalmaz alapértelmezetten feltöltött sorokat, melyek az AuditDok program
dokumentumai.
A Fastruktúra megfelelő elemeihez a jobb oldali dokumentumkezelő felületről
húzhatunk be különböző fájlokat.
A Fastruktúrában kibontás után különböző színű sorokat találunk.
A színes sorok kétszeri kattintással megnyitnak egy-egy alkalmazást a következők
szerint:
- zöld sorok egy-egy Excel munkafüzetet, munkalapot,
- kék sorok egy-egy Word dokumentumot,
- piros sorok PDF fájlokat,
- lila sorok JPG kiterjesztésű fájlokat.
A fájlok a Fastruktúra alatt található gombbal is megnyithatók, ha a
kívánt sor van kijelölve.
A behúzott dokumentumok, táblázatok elérési útvonala a Fastruktúra alatti szürke
mezőben látható.
IV.2.2 Dokumentumkezelő
A Dokumentumkezelő felület két részből áll: Iktató és Munkalapok.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 52 -
IV.2.2.1. Iktató
Itt a beérkezett vagy elküldött céges anyagokat, dokumentumokat kezelhetjük, amelyek
a Fastruktúra megfelelő sorához rendelhetők. A dokumentumkezelő felület tartalmaz
beépített Excel fájlokat, de oda saját dokumentumok is elhelyezhetők. A saját anyagok
lehetnek különböző típusú fájlok (Word dokumentum, PDF fájlok, Excel táblázatok,
JPG fájlok).
Egy dokumentum több helyre behúzható - akár utólag -, a dokumentum nevének szürke
színűvé válása után is. A dokumentum helyének mindig az utolsó helyet adja meg a
program.
A kiválasztott dokumentumon állva, a jobb egér gombra kattintva, a Tulajdonságok
(CTRL+P) alatt megtalálhatók az adott dokumentum főbb adatai (típusa, mérete, utolsó
módosítás időpontja és a Fastruktúrában való helye vagy helyei). Ugyancsak a jobb egér
gombbal lehet megnyitni ill. törölni a kiválasztott dokumentumot.
A dokumentumok sorrendje változtatható a lista fejlécének megnevezéseire kattintva
(Fájl név, Fájl típus, Hely, Módosítás dátuma). A csökkenő sorrendet a megnevezés
piros színre váltása jelzi, a növekvő sorrend jelzése a megnevezés kék színre váltásával
történik. A fájlok sorrendje alapértelmezetten a fájl dátuma, elől a legújabbak.
A fájlok típusát ikon jelzi (pl. xls, fájl, xml fájl, pdf fájl, stb).
Az Iktató területén jobb egér gombbal lehet meghívni a Könyvtár szerkesztés funkciót,
majd a létrehozandó új mappák neveit megadni az gomb előtti üres
mezőben. A gombra való kattintással létrejön az új mappa. Az Iktatóban a Bejövő fül
alatt láthatóak a létrehozott új mappák.
Az Iktatóba behúzott új fájlok mindig az Eredeti mappában jelennek meg, majd innen
lehet áthúzni a kiválasztott mappába. Ugyanezt visszafele is meg lehet tenni.
A mappák törölhetők, amennyiben nem tartalmaznak fájlokat.
Az említett könyvtár szerkesztéssel a nagyobb tömegű könyvvizsgálati anyagok közötti
jobb eligazodást tudjuk biztosítani. Pl. külön mappába tehetők az évközi vizsgálatok, E-
mailek, egyéb dokumentumok.
A több könyvtár létrehozásának lehetősége az Iktatóban a Bejövő fülön lehetséges.
Saját anyagok, dokumentumok hozzáadása, törlése
A saját fájlokat először a dokumentumkezelőhöz kell hozzárendelnünk.
Válasszuk ki a Bejövő fület és kattintsunk a jobb alsó sarokban található Listához adás
gombra. Ezután tallózással keressük meg a hozzáadandó fájlt/fájlokat és válasszuk a
Megnyitást. Az így kiválasztott dokumentum (dokumentumok) megjelennek a Bejövő
ablakban, a fájlra vonatkozó fontosabb adatokkal együtt. Az ide behúzott fájlok csak
olvashatók (célja, hogy a könyvvizsgált cég által küldött dokumentumokat megőrizzük
„eredeti” állapotban, a bal oldalra áthúzott fájlok tartalmán viszont már változtathatunk).
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 53 -
A Bejövő dokumentumok behúzhatók a Fastruktúra megfelelő sorára. A bal oldalon a
Fastruktúrában keressük meg azt a sort, ahova át szeretnénk húzni (a + jelekkel nyissuk
ki a megfelelő szintig), majd a jobb oldalon álljunk a behúzásra kerülő fájlra.
Az áthúzás kétféle módon történhet: Egyrészt az egérrel „fogjuk meg és húzzuk”
módszerrel, másrészt az alsó sorban található <<Beillesztés gombbal.
A Fastruktúrában a hozzáadott fájlok színesen jelennek meg a korábban leírt típusoknak
megfelelően.
A saját dokumentumokat behúzhatjuk a Fastruktúra több sorára is.
A Fastruktúrába behúzott fájlok szabadon átnevezhetők a következő módon:
A megfelelő sort kijelölve kattintsunk a jobb egér gombra, és válasszuk az Átnevezés
funkciót. Írjuk be az új nevet, és kattintsunk a Mentésre.
A Fastruktúra sorainak felhasználó által behúzott tartalma törölhető. A törlendő soron
kattintsunk a jobb egér gombra, és válasszuk a Törlés (bejegyzés és dokumentum)
funkciót.
Amennyiben nincs szükségünk az eredeti dokumentumra, akkor törölhető a
dokumentumkezelő felületéről is, szintén a jobb egér gomb segítségével. Innen csak
abban az esetben törölhető dokumentum, ha nem szerepel a Fastruktúrában.
A dokumentumkezelő alkalmas a könyvvizsgálattal összefüggő kimenő dokumentumok
rendszerezésére is. Ide hasonló módon húzhatók be a fájlok, mint a Bejövő fülre, és ezek
is áthúzhatók a Fastruktúra megfelelő soraira.
A dokumentumkezelő Bejövő és Kimenő fülére könnyen menthetők az e-mailben
érkezett vagy elküldött dokumentumok A mappa elérési útvonalának másolása
gomb segítségével.
Ennek menete:
- A megfelelő fül kiválasztása.
- Kattintás „A mappa elérési útvonalának másolása” gombra.
- A levelező programban a kiválasztott dokumentum mentésekor a fájlnév elé
CTRL V billentyűkombinációval bemásoljuk az elérési útvonalat.
Az ily módon mentett dokumentum megjelenik a dokumentumkezelő kiválasztott
felületén.
IV.2.2.2. Munkalapok
2014-től lehetőséget ad a DigitAudit program a saját munkalapok integrálására. A
könyvvizsgáló által készített saját módszertani megoldások (Excel táblák, Word
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 54 -
dokumentumok) beillesztése érdekében megváltozott a Dokumentumkezelő
Munkalapok fülének funkciója.
A Szerviz / Beállítások / Dokumentumok frissítése menüpont futtatása után az alábbi
fastruktúra jelenik meg:
A Saját munkalapok kibontása után megjelenő Használati_útmutató.doc fájl
tartalmazza a könyvvizsgáló által készített saját dokumentumok (Excel és Word
fájlok) programba történő illesztésének leírását
Szintén ebben a fastruktúrában kaptak helyet azok a jelentésminták, levélminták,
dokumentumok, adótáblák és egyéb dokumentumok, melyek a korábbi években a bal
oldalon voltak. A könyvvizsgálati munkához elhasználandó dokumentumok áthúzás
után szerkeszthetők.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 55 -
V. KÖNYVVIZSGÁLT CÉG KÖVETKEZŐ ÉVI ÁLLOMÁNYÁNAK
LÉTREHOZÁSA
Ahhoz, hogy egy adott cég könyvvizsgálatát évváltáskor a régi adatoktól elkülönítve, egy
másik állományban tudjuk elkezdeni, a cég új évi adatainak tárolására létre kell hozni egy új
adatállományt.
Ennek létrehozását az adott cég adatbázisából a Cégkezelés / Új évi állomány létrehozás
menüponttal tudjuk végrehajtani.
Mindig azon cég új évi adatállománya készül el, amelyikben a menüpontot futtatjuk. Ezért a
megjelenő ablak felső részén látható „Rövid cégnév” rovat nem írható át.
A „Megjegyzés” rovatba beírt tájékoztató jellegű adat a cég-év választó ablakban fog
megjelenni (megjegyzésbe írható például: előtársaság, felszámolás alatt, stb.).
Az új könyvelési évet a rendszer felajánlja, ami az aktuális évet követő évszám. Ez
természetesen átírható.
Az új adatbázis fájl nevét és létrehozásának helyét a rendszer szintén automatikusan képzi
az előző évi adatállomány nevének és elérési útvonalának alapján, de – amennyiben
szükséges – az „Automatikus képzés” funkció kikapcsolása után ez is módosítható.
Ha a beállított adatok megfelelőek, a műveletet a Rendben gomb hajtja végre. Ezt követően
a program automatikusan belép a cég új évi állományába, valamint a Cégkezelés / Cég-év
választás menüben is láthatjuk, hogy a lista a cég új évi adatállományával bővült.
Amennyiben szükséges a Cégkezelés / Cégadatok ablakban elvégezhetjük a megfelelő
adatok frissítését, majd az AuditDok programba belépve létre kell hozni az új
könyvvizsgálati évre vonatkozó új beszámolási időszakot, és el kell végezni az előző évi
adatok átvételét.
Ennek menete:
1. Beszámoló /Mérleg, Eredménykimutatás.
2. Beszúrással új beszámoló időszak létrehozása.
3. Előző évi adatok átvételéhez lezárt beszámoló időszak kiválasztása,
az átvétel módjának meghatározása (csoportok, előző időszak
értékeinek átvétel, kötések átvétele).
4. Beszámoló megnyitása, előző időszak adatainak megtekintése,
ellenőrzése.
5. Főkönyvi kivonat beolvasása.
6. Beszámoló összeállítása: a besorolatlan számlaszámok behúzása.
7. Ellenőrzés.
8. Nyomtatás, exportálás.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 56 -
1. számú melléklet
VI. A BESZÁMOLÓ KÉSZÍTÉSÉNEK BEMUTATÁSA EGY
MINTACÉG – EGYSZERŰ KFT. – SEGÍTSÉGÉVEL
Az alábbi leírásban a piros színnel jelzett hivatkozások az AuditDok leírásban szereplő
fejezetcímekre utalnak.
1. A vizsgált cég állományának létrehozása (II.1.2)
Egyszerű Kft. 2013. évi állományának létrehozása:
DigitAudit főmenü
Jobb oldali menüsor: Cégkezelés / Új cég létrehozás
Új cég-év létrehozás ablak:
Cégtípus: KV_Könyvvizsgált – hagyjuk változatlanul
Rövid cégnév: Egyszerű Kft. (írjuk be)
Szöveges azonosító: KV_EGYSZERU_KFT_ (hagyjuk változatlanul)
IB Loginnév: DIMREGADM - hagyjuk változatlanul
Tovább gomb
(Új cég-év létrehozás ablakban szürke színnel Egyszerű Kft)
Könyvelés éve: 2013
Megjegyzés: szöveges információ beírható, most hagyjuk üresen
Adatbázisfájl helye: az útvonal szürkén látszik
adatok\KV_EGYSZERU_KFT_2013.GDB)
Automatikus képzés: maradjon bepipálva
Mentés
Megtörténik az adatbázis-struktúra létrehozása.
DigitAudit főmenü felső sorában megjelenik a létrehozott cég neve, a könyvelés éve.
Cégkezelés / Cégadatok
Beszámolási időszak: ellenőrizzük a felajánlott adatokat:
2013.01.01. – 2013.12.31.
Fordulónap: 2013.12.31.
A többi mezőt most nem töltjük ki.
Amennyiben változtattunk a felajánlott adatokon, akkor a Mentés gombbal
lépjünk ki az ablakból.
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 57 -
2. Főkönyvi kivonat behúzása az Iktatóba (IV.1.3)
Célszerű a könyvvizsgált cég minden fontos dokumentumát egy helyen tárolni, erre szolgál a
vezérlőpult Iktatója.
DigitAudit főmenü: belépés az -ba
(A megnyíló ablakban látható a menüsor alatt, hogy az Egyszerű Kft. 2013. évi
állományában vagyunk.)
Vezérlőpult jobb oldali részén: Iktató / Bejövő fül legyen aktív
Listához adás gombbal húzzuk be a főkönyvi kivonatot
C:\DigitAudit\temp\EgyszeruFK_2013.xls kiválasztása (tallózással meg kell keresni
az útvonalat, majd a 2013-as főkönyvi kivonatot kell kijelölni)
Megnyitás A bejövő dokumentumok között láthatóvá válik az Egyszerű Kft. 2013. évi főkönyvi
kivonata.
(Az ide behúzott fájlok csak olvashatók, ezért az esetleges javítási igény miatt át kell
húzni a Vezérlőpult bal oldalán levő fastruktúrába.)
Vezérlőpult bal oldalán a gombra kattintás: kinyílik a fastruktúra.
Kijelöljük a B-02 Főkönyv sort
Jobb oldalon az EgyszeruFK_2013.xls sor elején a gombra kattintás, majd alul
.
(Ekkor a B-02 Főkönyv sora alatt megjelenik az EgyszeruFK_2013.xls, itt már
módosíthatja igény esetén a könyvvizsgáló a kapott fájlt.)
3. Séma létrehozása, előző évi adatok megadása, beállítások (III.1.1)
Felső menüsor bal oldaláról kiválasztani:
Beszámoló
Mérleg,Eredménykimutatás Beszámoló időszakok ablak (jelenleg üres)
Beszúr Beszámoló létrehozása ablak
Beszámoló időszak megnevezése mezőbe beírni: 2013. évi beszámoló
Megadott könyvelési év beszámoló- sémájának betöltése – maradjon
kiválasztva
Rendben
Beszámoló időszakok ablakban megjelenik a Megnevezés rovatban a „2013.
évi beszámoló”
Megnyitás Egyszerű Kft. 2013. évi mérlegsémája megjelenik a képernyő bal oldalán
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 58 -
(Az Előző évi mérlegsorok összegeinek megadását az ikonra kattintva
kellene elvégeznünk, de jelen esetben ezt a lépést hagyjuk ki.)
Összeállítás / Beállítások (vagy ikonsorban: )
Exportálási, nyomtatási adatok (ablak bal oldala, utolsó sor)
Mérleg fedőlap: 2013. üzleti év
Mérleg keltezés / Település: Írjunk be egy helységnevet
Dátum: 2014. május 31.
Könyvvizsgálattal alátámasztva: mező bekattintva
Mentés
4. Főkönyvi kivonat beolvasása (III.2)
Összeállítás / Főkönyvi kivonatok, vagy a kiemelt ikonok közül:
Főkönyvi kivonatok ablak
Beolvas Főkönyvi tételek képzése ablak: Megnevezés rovatba beírjuk: 2013. dec. 31-i
beolvasás (az ablakon belül mást nem változtatunk)
Beolvasás XLS-ből A beolvasandó munkafüzet (xls) elérési útvonala:
C:\Digitaudit\Konyvvizsgalat\KV_EGYSZERU_KFT_\2013\Iktato\bejovo\masolati\
(a Fastruktúrába behúzott főkönyvi kivonat elérési útvonala)
Tallózással kijelöljük a B-02_EgyszeruFK_2013.xls fájl-t
Megnyitás
Rendben A főkönyvi tételek munkafüzetből való képzése sikeresen megtörtént!
OK Főkönyvi kivonatok ablakban látható a létrehozás, ill. módosítás dátuma.
Kiválasztás
A betöltött főkönyvi kivonat adatai megjelentek a képernyő jobb oldalán, míg bal oldalon a
mérleg-sémában a főkönyvi kivonat 5-9 számlaosztályából képzett mérleg szerinti eredmény
(Saját tőke) és Források összesen adatai láthatók. A menüsorban kiemelt ikonként jelenik
meg a , míg jobb oldalon látható a Betöltött főkönyvi kivonat: 2013. dec. 31-i
beolvasás.
5. Mérleg, Eredménykimutatás összeállítása (III.3)
A főkönyvi kivonat jobb oldali számláit húzzuk át a bal oldali mérlegséma megfelelő
soraira. A főkönyvi számlák bal oldalra, a zöld színnel jelölt mérlegsorokra húzhatók
át. (A mérlegsorok kibontása az ikonra kattintva végezhető el. A sorok mínusz
jellel összezárhatjuk a sorokat, a „+” jellel kibonthatjuk.)
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 59 -
Számlák besorolásának egyedi esetei:
1. Értékvesztés kezelésének menete (III.3.1.5.)
319 Belföldi követelések értékvesztése számlán kattintás jobb egér gombbal,
majd Megjelölés értékvesztés számlaként (bal oldali egérgombbal). A
narancssárga színűre váltott főkönyvi számla áthúzható a bal oldalra, a
Követelések áruszállításból és szolgáltatásból (vevők) számlacsoportba.
Ez a számla során követel egyenleg esetén sem kerül átsorolásra a
kötelezettségek közé, hanem saját mérlegsora értékét csökkenti.
2. Egyéb követelések, kötelezettségek (III.3.1.3.)
A kiválasztott főkönyvi számla Egyéb követelések vagy Egyéb rövid
lejáratú kötelezettségek sorokra történő áthúzásakor megjelenő ablakban
(Számlaszám átsorolási helyének kiválasztása) kattintás a Kiválasztás
gombra.
Ellentétes egyenleg esetén ezek a főkönyvi számlaszámok a másik mérlegsor
értékét növelik.
3. Csoportok létrehozása (III.3.1.4.)
Példa: Adóhatósággal szembeni kötelezettségek összevonására létrehozható
egy csoport az Egyéb rövid lejáratú kötelezettségek mérlegsor alatt.
Menete:
Bal oldalon az Egyéb rövid lejáratú kötelezettségek számlacsoporton állva
kattintás jobb egér gombbal.
Megjelenő menüből a Csoport / Létrehozás kiválasztása.
Tetszőleges csoportnév megadása a megjelenő ablak Megnevezés sorában (pl.
ÁFA), majd Mentés.
A bal oldalon létrehozott csoportba áthúzhatók a kiválasztott főkönyvi számlák
(pl.: 466-468).
A rendszer a csoport elemeinek egyenlegéből egy összevont egyenleget képez,
és ennek jellege szerint dönti el, hogy melyik mérlegsorra sorolja be az
összeget.
A számlaszámok behúzása, vagyis a mérleg összeállítása után az ablak láblécében
ellenőrizni kell az Eszköz – Forrás egyezőséget.
Szükség esetén elvégezhetjük a kívánt kerekítési korrekciót (kattintás jobb egér
gombbal a zölddel jelölt módosítandó sor megnevezés rovatára, majd Kerekített érték
megadása).
Ezután az ikonra való átlépéssel (vagy Összeállítás /
Eredménykimutatás) állítsuk össze az Egyszerű Kft. 2013. évi eredménykimutatását
összköltséges eljárással a mérleg összeállításnál megismert módszerrel.
Az ablak láblécében ellenőrizhetjük, hogy a mérleg szerinti eredmény megegyezik-e a
mérleg megfelelő sorával. Szükség esetén itt is elvégezhetjük a kívánt kerekítési
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 60 -
korrekciót (kattintás jobb egér gombbal a zölddel jelölt módosítandó sor megnevezés
rovatára, majd Kerekített érték megadása).
Az összeállított beszámolót (mérleg és eredménykimutatás) a Mentés gombbal
tároljuk.
A következő évi nyitáshoz „Lezárt” állapotúvá kell tenni a mérleget és
eredménykimutatást.
Ennek feltétele:
Eszköz – Forrás: Megegyezik
Mérleg – Eredménykimutatás: Megegyezik
(Láblécben ellenőrizhető)
Lezáráshoz:
Összeállítás / Szerkesztés vagy a kiemelt ikonok közül:
Beszámoló időszak szerkesztése ablakban a Beszámoló időszak megnevezése
2013. évi beszámoló olvasható, majd
Kattintás az Időszak nem módosítható (lezárt) mezőben.
Rendben (láblécben Lezárt állapot: Igen)
Visszalépés a DigitAudit főmenüjébe: (kétszer)
6. A vizsgált cég következő évi állományának létrehozása (V.)
Egyszerű Kft. 2014. évi állományának létrehozása:
DigitAudit főmenü
Jobb oldali menüsor: Cégkezelés / Új évi állomány létrehozás
Az ablak adatait hagyjuk változatlanul (rövid cégnév Egyszerű Kft, Könyv. év
2014)
Mentés
Megtörténik az adatbázis-struktúra létrehozása.
(A fejlécben látható, hogy már az Egyszerű Kft. 2014. évi állományában
vagyunk.)
Cégkezelés / Cégadatok
Beszámolási időszak és fordulónap mezők aktualizálása megtörtént, csak
ellenőrizni kell.
7. Főkönyvi kivonat behúzása az Iktatóba (IV.1.3)
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 61 -
A 2013-as főkönyvi kivonathoz hasonlóan történik a 2014-es kivonat Iktatóban való
megjelenítése.
DigitAudit főmenü: belépés az -ba
Vezérlőpult jobb oldali részén: Iktató / Bejövő fül legyen aktív
Listához adás C:\DigitAudit\temp\EgyszeruFK_2014.xls kiválasztása (tallózással megkeresni vagy
kijelölni az útvonalat, majd a 2014-es főkönyvi kivonat kijelölése)
Megnyitás
A bejövő dokumentumok között láthatóvá válik az Egyszerű Kft. 2014. évi főkönyvi
kivonata.
Vezérlőpult bal oldalán a gombra kattintás: kinyílik a fastruktúra.
Kijelöljük a B-02 Főkönyv sort
Jobb oldalon az EgyszeruFK_2014.xls sor elején a gombra kattintás, majd alul
.
(Ekkor a B-02 Főkönyv sora alatt megjelenik az EgyszeruFK_2014.xls).
8. Vizsgált cég következő évi beszámolójának összeállítása (III.3)
Beszámoló
Mérleg,Eredménykimutatás Beszámoló időszakok ablak (jelenleg üres)
Beszúr Beszámoló létrehozás ablak
Beszámoló időszak megnevezése: 2014. évi beszámoló
Előző évi állomány bekattintása (Egyszerű Kft. – 2013., az ablak többi részét
hagyjuk változatlanul)
Rendben
Beszámoló időszakok ablakban megjelenik a Megnevezés rovatban a „2014.
évi beszámoló”
Megnyitás (Egyszerű Kft. 2014. évi mérlegsémája megjelent a képernyőn)
Előző évi értékek megadása ( ) ikonra kattintva látható, hogy az előző év
beszámoló adatai átvételre kerültek, majd kiléphetünk ebből az ablakból
Összeállítás / Beállítások vagy : Exportálási, nyomtatási adatok
aktualizálása, ill. ellenőrzése
Összeállítás / Főkönyvi kivonatok, vagy ikon
Főkönyvi kivonatok ablak
Beolvas
www.digitaudit.hu www.dimenzio-kft.hu - 62 -
Főkönyvi tételek képzése ablak: Megnevezés rovatba írjuk be: 2014. beolvasás
Az ablakon belül mást nem változtatunk.
Beolvasás XLS-ből
A beolvasandó munkafüzet (xls) elérési útvonala:
C:\Digitaudit\Konyvvizsgalat\KV_EGYSZERU_KFT_\2014\Iktato\bejovo\maso
lat\
(A Fastruktúrába behúzott főkönyvi kivonat elérési útvonala)
Tallózással válasszuk ki a B-02_EgyszeruFK_2014.xls fájlt
Megnyitás
Rendben
A főkönyvi tételek munkafüzetből való képzése sikeresen megtörtént!
OK
Főkönyvi kivonatok ablakban látható a létrehozás, illetve módosítás dátuma.
Kiválasztás
A betöltött főkönyvi kivonat adatai megjelennek a képernyő jobb oldalán, míg
a bal oldalon az előző évi kötések átvétele alapján behúzott számlaszámokkal
összeállított mérleg. A jobb oldalról csak a 2014-ben újonnan felvett
számlaszámokat kell behúzni, ill. szükség esetén a kerekítést módosítani.
Az eredménykimutatás összeállításához ( ) szintén csak az
új számlaszámokat kell behúzni, ill. a kerekítéseket korrigálni.
A beszámoló változásait a Mentés ikon tárolja.
9. Excel eljárások használata (III.3.9)
Demo program esetén csak 3 Excel fájl készül. Az exportáláshoz a beszámoló készítő
felületen az gombot kell megnyomni, majd a megjelenő ablakban az Exportálás
gombot.
10. Dokumentálás a Vezérlőpult segítségével (IV.)
Az exportálás után visszatérhetünk a Vezérlőpult felületére, bal oldalon a fastruktúra
kibontásával láthatóak az adott céghez rendelhető állandó dokumentumok, ill. az
exportálás eredményeként kapott adatokkal feltöltött dokumentumok. Ezek jelentős része
csak megrendelés esetén nyithatók meg, de a fastruktúra menüszerkezete, a
mintadokumentumok listája látható.