Cuprins

Capitolul 1. Noţiuni Tehnice privind derularea unui Audit Intern. 21. Planificarea activităţilor 21. Iniţierea auditului 32. Definirea obiectivelor, domeniului, întinderii şi frecvenţei auditului 33. Analiza preliminară a documentaţiei sistemului calităţii 44. Vizita preliminară la auditat 45. Elaborarea planului de audit 56. Transmiterea planului de audit auditatului 67. ORGANIZAREA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE 68. ORGANIZAREA ŞEDINŢELOR INTERMEDIARE 79. ORGANIZAREA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE 710. EXAMINAREA SISTEMULUI CALITĂŢII 811. Încadrarea în timpul acordat auditului 912. Chestionarul de audit 1013. RAPORTUL DE NECONFORMITATE 10Capitolul 2. Studiu de caz . Audit intern de calitate la SC. Alpina SRL. 13

1

Capitolul 1. Noţiuni Tehnice privind derularea unui Audit Intern.

Planificarea activităţilor

Auditorul şef stabileşte modul de derulare al auditului prin planificarea activităţilor, urmărind o anumită strategie. Din acest punct de vedere, într-o primă abordare, auditul poate fi:

orizontal, în care se urmăreşte un anumit aspect al obiectului auditului în toate compartimentele organizaţiei,

vertical, în care se urmăresc toate aspectele obiectului auditului în fiecare compartiment auditat.

Regula de bază în desfăşurarea auditului o constituie urmărirea activităţilor în succesiunea lor firească, spre exemplu: contractare, proiectare, omologare, execuţie, livrare.

Planificarea prealabilă a auditurilor interne în cadrul unei organizaţii se realizează în documentul Program anual de audituri interne pe anul ...........

În vederea bunei desfăşurări a auditului este necesară folosirea unui document de verificare, prin care se controlează dacă au fost culese toate informaţiile necesare, înainte de auditarea unei alte activităţi.

Auditorul trebuie să fie familiarizat cu activităţile funcţiei auditate a sistemului calităţii, procedurile şi documentaţiile utilizate, clauzele adecvate ale standardului. Auditorul va pregăti un chestionar de audit pentru compartimentele vizitate, împreună cu întrebările pe care le va pune şi operaţiile şi documentaţiile care urmează să le vadă. Subiectele auditului vor include şi auditurile precedente ale compartimentului vizitat.

Compartimentele care necesită investigaţii speciale sunt cele care nu au foste verificate recent, cele care au fost verificate anterior şi în care au fost găsite deficienţe, precum şi cele în care sunt cunoscute deficienţele sau se suspectează că acestea există.

Auditorul trebuie să îl facă pe auditat să fie conştient în avans de domeniul auditului şi să specifice ce se aşteaptă de la el.

Listele de verificare

Sunt instrumente utile în vederea acoperirii întregii problematici a auditului (domenii şi activităţi investigate în timpul auditului).

Elaborarea lor se face în faza pregătirii auditului, în care auditorul se asigură că sistemul definit în documentul de referinţă (manualul calităţii, standardul de referinţă) este complet şi apt să ducă la îndeplinirea obiectivelor calităţii organizaţiei.

Dacă organizaţia are un sistem al calităţii, acesta este definit în manualul calităţii. Cuprinsul acestui manual poate fi folosit de auditorul şef pentru a se asigura că a fost acoperit întreg sistemul. Cea mai eficientă listă de verificare pe care o poate avea auditorul este cuprinsul sau indexul paginilor manualului.

Folosirea acestor liste, care nu au mai mult de două, trei pagini, constituie o bună verificare a auditării tuturor compartimentelor şi activităţilor organizaţiei.

În faza pregătirii auditului, auditorul şef trebuie să se asigure că sistemul definit în manual este complet şi apt să ducă la îndeplinire obiectivele calităţii organizaţiei.

În situaţia în care manualul calităţii organizaţiei nu este complet, auditorul şef trebuie să verifice conformitatea sistemului cu standardul de referinţă, iar în alcătuirea listelor de verificare, standardul de referinţă să constituie lista de verificare după care urmăreşte dacă s-au atins toate punctele.

Auditorii, când îşi planifică auditarea unei zone, îşi întocmesc liste de verificare prin care trebuie să aibă în vedere faptul că, fiecare interviu individual trebuie să cuprindă patru aspecte de bază legate de:

2

persoane - responsabilitate şi autoritate, cerinţe de instruire / educaţie; proceduri - disponibilitate, gradul de acoperire a activităţii auditate, aplicabilitate

practică; echipamente - dacă sunt cele specificate în proceduri, dacă necesită manuale de utilizare

iar acestea sunt disponibile; produse şi materiale - dacă sunt cele specificate în proceduri, dacă sunt corespunzător

identificate şi cu stadiul inspecţiilor identificat corespunzător.Diagrama de flux (flow chart)

Un alt mijloc de asigurare că toate elementele auditului au fost atinse, este diagrama de flux a procesului de auditare. Aceasta ajută auditorul să observe că auditul se desfăşoară sistematic şi că nu au fost sărite etape importante 3. Documentele de lucru folosite în etapa de pregătire-planificare a auditului sunt:

autorizarea auditului; standardele sau alte specificaţii după care se face auditul; planul de audit; orice formate provizorii care se folosesc în timpul auditului; aide-memoires, liste de verificare, diagrame de flux etc.

În această etapă sunt prevăzute următoarele activităţi:a) Iniţierea auditului,b) Definirea obiectivelor, domeniului, întinderii şi frecvenţei auditului; c) Alcătuirea echipei de audit;d) Analiza preliminară a documentaţiei sistemului calităţii;e) Vizita preliminară la auditat;f) Elaborarea planului de audit;g) Transmiterea planului de audit auditatului în vederea aprobării conţinutului; h) Organizarea echipei de audit.

1. Iniţierea audituluiIniţierea auditului poate avea loc din iniţiativa:

Organizaţiei auditate, în cazul unui audit intern; Unei organizaţii, pentru auditul la subcontractanţi; Organizaţiei auditate care înaintează o cerere de certificare; Unei alte organizaţii interesată sau îndreptăţită, pentru auditul de terţă parte.Iniţierea auditului presupune stabilirea obiectivului şi domeniului auditului, frecvenţei

acestuia şi analiza preliminară a prezentării sistemului calităţii al auditatului. În această etapă se ia legătura cu organizaţia auditată.De asemenea, la iniţierea auditului se stabileşte auditorul şef, care poate fi numit de:

organizaţia iniţiatoare a auditului - la auditul intern şi la subcontractanţi; terţă parte independentă - la auditul de terţă parte.Numirea are loc prin notificare oficială, precizarea scopului auditului şi se acceptă de cel

numit.

2. Definirea obiectivelor, domeniului, întinderii şi frecvenţei audituluiClientul decide, ce elemente ale sistemului calităţii, zone şi activităţi ale organizaţiei

urmează să fie auditate într-un interval de timp specificat. Este recomandabil ca acestea să fie stabilite împreună cu auditorul şef şi cu consultarea auditatului.

De asemenea, clientul specifică standardul în baza căruia se efectuează auditul sistemului calităţii, precum şi frecvenţa acestuia, care se stabileşte în baza modificărilor provenite în organizaţie ce pot avea repercusiuni asupra sistemului calităţii acestuia, precum şi de rezultatele ultimelor audituri.

Importanţa acestor factori este diferită dacă auduturile sunt de terţă parte, secundă parte sau primă parte.CONCLUZIE Un audit al sistemului calităţii va urmări:

Competenţa sistemului dacă procedurile sunt realiste şi adecvate pentru organizaţie;

3

Conformitatea sistemului - dacă procedurile sunt urmate corect; Performanţa sistemului - dacă aplicarea procedurilor sistemului aduce rezultatedorite.

În cadrul auditurilor terţă parte se ţine seama de natura schemei de certificare în primul rând, şi de cât de pregătit este auditatul pentru evaluare. Auditurile pot fi de evaluare completă, evaluare iniţială, de supraveghere, audituri de prelungire, sau audituri de extindere a domeniului. În cadrul auditurilor secundă parte se au în vedere: cerinţele din contractele curente (auditul poate avea loc la începutul unui contract important pentru a asigura un control efectiv în timpul fazelor de proiectare, aprovizionare, lansare în producţie); resursele disponibile pentru contract; performanţele subcontractantului în domeniul calităţii.

În cadrul auditurilor interne se auditează toate activităţile care fac parte din sistemul calităţii organizaţiei. Frecvenţa acestor audituri se stabileşte în funcţie de necesităţile sistemului şi ale organizaţiei. Activităţile critice precum şi cele cu importanţă ridicată trebuie să fie auditate mai des decât celelalte. Este de dorit să fie auditate simultan mai multe funcţii ale organizaţiei, ceea ce asigură auditarea interferenţelor dintre compartimente, care în alt mod nu ar putea fi auditate.

Rareori un audit poate pătrunde în profunzimea tuturor detaliilor sistemului calităţii. Una din cheile auditurilor eficiente este atingerea unui echilibru între abordarea de ansamblu, care este mai puţin detaliată la nivelul întregii arii auditate şi investigaţiile aleatorii aprofundate, în cadrul cărora o secţiune mică dar semnificativă este studiată în cele mai mici detalii. În orice audit este necesară o combinaţie a celor două, ultima tehnică fiind folosită dacă o problemă este suspectă sau apare o neconformitate.

3. Analiza preliminară a documentaţiei sistemului calităţiiAceastă etapă constă în analiza documentaţiei referitoare la metodele utilizate de auditat

pentru satisfacerea cerinţelor de asigurare a calităţii. Documentul de referinţă este manualul calităţii sau orice alt document echivalent cu acesta. Este recomandabil ca această analiză să stea la baza planificării auditului.

În cazul auditurilor de consultanţă în vederea organizării sistemului calităţii, sau a auditurilor în secundă parte, documentaţia sistemului calităţii nu este disponibilă, această etapă a auditului fiind opţională.

4. Vizita preliminară la auditatVizita preliminară făcută de auditorul şef are o mare utilitate, deoarece ea permite

acestuia să întâlnească diferite persoane din managementul auditatului, constituind în acelaşi timp o bună ocazie de a cunoaşte organizaţia în vederea aprecierii dimensiunilor, a planului general, a proceselor etc.

Pe de altă parte, această vizită oferă reprezentanţilor auditorului posibilitatea să discute cu auditorul şef asupra modului în care se va desfăşura auditul.

De asemenea, cu această ocazie se conturează liniile principale ale planului de audit, care ulterior va fi definitivat de către auditorul şef.Scopul vizitei preliminare este:

Să identifice conducerea de vârf, responsabilităţile acesteia, a autorităţii aşa cum este definită în organigrama auditatului, precum şi a interferenţelor de autoritate;

Să identifice structura documentelor sistemului calităţii, în mod deosebit manualul calităţii auditatului; Să înţeleagă auditorul şef modul de funcţionare a sistemul calităţii auditatului; Auditorul şef să verifice domeniul sistemului calităţii, domeniul activităţilor auditatului şi domeniul propus pentru auditare în vederea alcătuirii echipei de audit;

4

Prezentarea de către auditorul şef a modului de desfăşurare a auditului, întâlnirile echipei de audit, şedinţa de deschidere, şedinţa de închidere, modul de clasificare şi raportare a neconformităţilor şi posibilele recomandări care pot fi făcute;

Auditatul să înţeleagă procesul de audit şi scopul acestuia; Să se prezinte cerinţele pentru ghizi şi rolul acestora; Să se stabilească un acord asupra disponibilităţii unor facilităţi: un loc de întâlnire pentru auditori, accesul la telefon, calculator, copiator, copii după documentele sistemului calităţii;

Auditorul şef să viziteze întreaga organizaţie cu scopul de a înţelege: amplasarea generală, mărimea, numărul de sedii şi localizările geografice, activităţile care se desfăşoară în fiecare amplasament, identificarea zonelor care necesită echipament de protecţie şi clarificarea modului în care

acesta va fi pus la dispoziţie de auditat, identificarea zonelor care necesită aprobări pentru acces şi a formalităţilor necesare

pentru aceasta, identificarea zonelor care necesită experţi evaluatori; Să stabilească orarul de muncă, pauzele de masă şi realizarea aranjamentelor de cazare şi

masă, dacă aceasta este necesar; Să discute oportunitatea informării sindicatului despre audit şi scopul acestuia; Să stabilească data şi durata auditului, a datei de prezentare a planului de audit, a modului

de păstrare a legăturii între auditorul şef şi auditat; Să rezolve toate obiecţiile pe care le are auditatul faţă de modul în care este prevăzut să

se desfăşoare auditul; Să faciliteze planificarea auditului şi elaborarea programului de audit; Să stabilească relaţii de încredere între auditorul şef şi auditat.

Principalul document analizat este manualul calităţii, sau un document echivalent cu acesta.

CONCLUZIEDacă în urma examinării rezultă că sistemul calităţii nu este corespunzător pentru

satisfacerea cerinţelor, se recomandă ca auditul propriu-zis să fie efectuat după rezolvarea problemelor.

5. Elaborarea planului de auditUn plan de audit bine conceput trebuie să fie flexibil pentru a permite modificări care

apar pe parcursul auditului organizaţiei, sau situaţii imprevizibile care nu pot fi avute în vedere în momentul elaborării sale. La elaborarea sa trebuie avuţi în vedere o serie de factori, dintre care se menţionează:

o Intervale de timp suficient de lungi pentru colectarea de informaţii;o Intervale de timp suficient de lungi pentru examinarea atentă a compartimentelor;o Prevederea de intervale de timp în care auditorii să aibă posibilitatea de a se întâlni cu

membrii desemnaţi ai echipelor manageriale ale compartimentelor examinate;o Planificarea activităţilor astfel încât organizaţia auditată să aibă posibilitatea de

asigurare a ghizilor însoţitori.Un plan de audit bine elaborat trebuie să conţină următoarele elemente:

Obiectivele şi domeniul auditului; Identitatea persoanelor care au responsabilităţi directe, referitoare la obiective şi

domeniu; Documentele de referinţă; Identitatea membrilor echipei de audit; Durata (intervalul de timp) şi locul unde se efectuează auditul; Limba utilizată în

timpul auditului (dacă este cazul); Identificarea compartimentelor care trebuie auditate;

5

Durata estimată (intervalul de timp calendaristic) pentru fiecare activitate prevăzută în planul de audit;

Programul şedinţelor care se ţin cu conducerea auditatului; Condiţii privind confidenţialitatea; Lista de difuzare a raportului de audit şi data estimată a publicării.

6. Transmiterea planului de audit auditatului în vederea aprobării conţinutuluiDupă elaborare, planul de audit trebuie să fie aprobat de client şi comunicat auditatului.

În cazul în care se formulează obiecţii cu privire la unele din prevederile planului de audit, acestea trebuie să fie comunicate auditorului şef. Înainte de efectuarea auditului, aceste obiecţii trebuie rezolvate de auditorul şef împreună cu auditatul şi, eventual, cu clientul.

CONCLUZIEÎn cazul în care prezentarea prematură a unor detalii particulare ale planului de audit

poate compromite obţinerea unor dovezi obiective, acestea nu trebuie comunicate auditatului, decât odată cu derularea activităţilor.

7. ORGANIZAREA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE

Are drept scop organizarea primei întâlniri între echipa de audit şi reprezentanţii auditatului, în care se prezintă în aproximativ 30 de minute, modul de efectuare şi desfăşurare a auditului.Documentele de lucru folosite pentru şedinţa de deschidere sunt:

planul auditului; materiale de prezentare.

Problemele parcurse în cursul acestei întâlniri sunt: Prezentarea de către auditorul şef a participanţilor din cele două părţi: membrii echipei de

audit şi reprezentanţii auditatului. Dacă aceştia nu sunt cunoscuţi de către auditorul şef, ei se pot prezenta singuri sau poate fi pusă în circulaţie o listă pentru a fi completată;

Prezentarea scopului auditului, analiza domeniului şi obiectivelor auditului. Este necesar ca auditorul şef să sublinieze că scopul auditului nu este acela de a găsi greşeli, ci de a confirma implementarea şi efectivitatea sistemului;

Analiza stării curente a documentaţiei sistemului calităţii, folosită de auditori la pregătirea auditului;

Trecere în revistă a metodelor şi procedurilor care urmează a fi utilizate pentru efectuarea auditului;

Prezentarea modului de clasificare a eventualelor aspecte negative ce vor fi constatate; Stabilirea căilor oficiale de legătură între echipa de audit şi auditat; Desemnarea însoţitorilor echipei de audit precum şi a reprezentanţilor auditatului care vor

semna rapoartele de neconformitate din partea acestuia; Desemnarea resurselor şi facilităţilor necesare echipei de audit în ceea ce priveşte locul

de întâlnire al echipei, accesul la copiator, telefon, dotarea cu echipamente de protecţia muncii acolo unde este necesar, aranjamente pentru servirea mesei etc.;

Clarificarea tuturor detaliilor planului de audit şi obţinerea semnăturii reprezentantului organizaţiei auditate pe planul de audit;

Sublinierea caracterului confidenţial din partea echipei de audit, atât în timpul, cât şi după încheierea auditului;

Stabilirea programului şedinţelor intermediare şi a şedinţei de închidere (ora şi data), a echipei de audit cu cadrele de conducere ale auditatului;

Mulţumiri pentru participare la această şedinţă, adresate de către auditorul şef celor prezenţi.

6

8. ORGANIZAREA ŞEDINŢELOR INTERMEDIARE

Aceste şedinţe se organizează în cazul în care un audit durează două sau mai multe zile. La acestea participă membrii echipei de audit, iar dacă este cazul sunt invitaţi ghizii sau reprezentanţii auditatului. Şedinţele intermediare pot avea loc la începutul sau la sfârşitul fiecărei zile de lucru.

Este recomandabil ca echipa de audit să aibă întâlniri la începutul fiecărei zile de lucru.Pe parcursul şedinţelor intermediare se analizează:

Diferite aspectele sesizate în timpul auditului, având ca efect schimbul de informaţii între auditori, precum şi analiza şi încadrarea neconformităţilor constatate;

Se prezintă de către auditorul şef reprezentantului organizaţiei auditate neconformităţile găsite şi se caută soluţii pentru rezolvarea diferitelor probleme apărute;

Se semnează rapoartele de neconformitate de către reprezentantul organizaţiei auditate; Auditorul şef are o imagine de ansamblu a modului de desfăşurare a auditului; Reprezentantul organizaţiei auditate este informat de modul cum se desfăşoară auditul

având posibilitatea de a informa managementul de la nivelul cel mai înalt, pentru a nu exista surprize la şedinţa de închidere.

Ultima şedinţă intermediară este o şedinţă de pregătire a şedinţei de închidere, la care participă doar membrii echipei de audit. Aceasta are loc după ce au fost efectuate toate vizitele, iar procesul de auditare a fost parcurs în totalitate. La finalul acestei întâlniri se elaborează un rezumat al auditului care urmează să fie prezentat în şedinţa de închidere.Şedinţa este condusă de auditorul şef şi are următoarele obiective:

Prezentarea observaţiilor constatate; Analiza şi încadrarea neconformităţilor în: neconformităţi critice, neconformităţi majore,

neconformităţi minore şi observaţii. Acele observaţii care ies din cadrul auditului nu sunt reţinute;

Se redactează neconformităţile pe Rapoarte de neconformitate, acestea fiind identificate în raport cu cerinţele specificate în standard sau în alte documente de referinţă ale auditului fiind susţinute de dovezi corespunzătoare;

Auditorul şef pregăteşte rezumatul pentru şedinţa de închidere care va urmări atingerea obiectivelor auditului prin răspunsul la următoarele întrebări:

i. Documentele sistemului calităţii satisfac cerinţele standardelor de referinţă ?ii. Sunt documentele sistemului calităţii implementate ?iii. Este sistemul calităţii eficient ?iv. În ce măsură influenţează neconformităţile constatate, activitateaauditatului ?

Se pregăteşte concluzia echipei de audit.

9. ORGANIZAREA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE

Durata unei astfel de şedinţe nu trebuie să depăşească o oră, o oră şi jumătate, iar documente de lucru folosite pentru şedinţa de închidere sunt:

materiale de prezentare; materiale doveditoare şi de sprijin ale afirmaţiilor echipei de audit; sumarul celor găsite.

După efectuarea tuturor examinărilor prevăzute în planul de audit, înaintea transmiterii raportului de audit către auditat are loc o şedinţă de închidere, în care se prezintă oficial concluziile auditului. Această şedinţă este condusă de auditorul şef, fiind recomandabil să participe conducerea auditatului la nivelul cel mai înalt şi conducerea compartimentelor auditate. Pe durata şedinţelor trebuie parcurse următoarele aspecte:

Prezentarea persoanelor participante la şedinţă, cu întocmirea unui proces verbal de înregistrare a numelor participanţilor;

7

Mulţumirile auditorului şef în numele echipei de audit, adresate conducerii auditatului şi ghizilor pentru ajutorul şi timpul acordat;

Se vor face aprecieri asupra modului deschis de colaborare între echipa de audit şi auditat, dacă aceasta este un fapt real, iar în caz contrar nu se vor face aprecieri;

Se prezintă succint scopul, obiectivele şi domeniul auditului; Se prezintă un scurt rezumat al auditului, cu precizarea datei la care se va transmite

raportul; Se indică limitele auditului: o examinare de tipul controlului statistic în care nu au fost

examinate toate zonele, existând deci posibilitatea ca unele deficienţe să nu fi fost sesizate;

Se prezintă neconformităţile constatate, prin parcurgerea lor fără comentarii pentru a oferi o imagine globală asupra deficienţelor întregului sistem;

Comentarii ale neconformităţilor şi clarificări, dacă este cazul, pentru conducerea auditatului;

Semnarea rapoartelor de neconformitate de către reprezentantul organizaţiei auditate, dacă acestea nu au fost semnate anterior;

Formularea concluziilor echipei de audit şi prezentarea lor auditorului şef. Concluzia finală va fi comunicată clientului odată cu raportul de audit;

Răspunsul celor auditaţi; Auditorul şef declară închisă şedinţa, iar echipa de audit părăseşte organizaţia

10. EXAMINAREA SISTEMULUI CALITĂŢII

Examinarea organizaţiei auditate se efectuează în două etape, prima etapă constă într-o evaluare a documentaţiei sistemului calităţii, iar cea de-a doua etapă implică vizitarea organizaţiei.

Etapa 1. Evaluarea documentaţiei sistemului calităţii organizaţiei auditate, are ca obiectiv verificarea concordanţei dintre documentele sistemului calităţii şi standardul ales ca model de referinţă. Se analizează raporturile auditurilor anterioare, în cazul în care acestea au existat, recomandările făcute cu ocazia acestor audituri, pentru a urmări activităţile cărora li s-au făcut recomandări de corecţie şi dacă au fost eliminate neconformităţile evidenţiate în timpul auditurilor anterioare.

Etapa 2. Această etapă se efectuează după obţinerea acordului de vizitare a organizaţiei auditate, din partea conducerii auditatului. Ea constă în vizitarea organizaţiei auditate cu scopul de a constata gradul de conformitate între practica curentă din organizaţia auditată şi prevederile din documentele sistemului calităţii precum şi modelul de referinţă ales pentru construirea acestui sistem.

Dovezi obiectiveConcluziile auditului se elaborează în urma colectării de dovezi obiective, prin

intermediul interviurilor, a examinării documentelor şi a înregistrărilor calităţii, a observării activităţilor în curs de desfăşurare şi a condiţiilor din zonele vizitate.

Pentru ca o dovadă să fie considerată obiectivă, auditorul trebuie să se asigure că aceasta întruneşte următoarele elemente:

a) Existenţă - dovada nu este fictivă şi există cu adevărat,b) Precizie - informaţia este corectă până în cele mai mici amănunte,c) Relevanţă - conţinutul informaţiei este relevant pentru

neconformitatea descoperită,d) Semnificaţie - dovada să fie evaluată de auditor, prin semnificaţia faţă

de neconformitatea pe care o indică.Sursele de obţinere a dovezilor obiective sunt:

Rapoarte de audit anterioare; Reclamaţii la beneficiar, refuzuri de recepţie, reclamaţii în garanţie;

8

Înregistrări ale calităţii; Documente; Defecte, remedieri, derogări de la fabricaţie; Acţiuni corective efectuate anterior; Observarea activităţii în curs de desfăşurare în timpul auditului; Interviuri cu angajaţii implicaţi în activităţile de asigurare a calităţii, sau cu efecte

asupra acestor activităţi.

11. Încadrarea în timpul acordat auditului

Auditorul şef urmăreşte îndeplinirea planului de audit în fiecare compartiment auditat. Dacă sunt necesare schimbări ale atribuţiilor auditorilor şi ale planului de audit, el poate efectua aceste schimbări cu acordul clientului şi cu consultarea auditatului.

În vederea încadrării în intervalul de timp alocat auditului, dacă într-un compartiment se depăşeşte timpul alocat prin plan, atunci în celelalte compartimente se va scurta timpul sau se vor efectua comutări.Documentarea constatărilor auditului

Documente de lucru folosite de auditor în timpul colectării informaţiilor şi a documentării constatărilor auditului sunt:

standarde sau/şi specificaţii; documentaţia sistemului de management al calităţii a auditatului(manualul calităţii şi

procedurile asociate); liste de verificare; chestionarul de audit; planul de audit; rapoarte de neconformitate/observaţie.Toate observaţiile din timpul auditului trebuie documentate (scrise). Auditorii trebuie să

noteze suficiente date pentru a avea o sursă din care să poată rezulta concluzii clare. Consemnările fac referire la documente, ediţie, lot, cantitate, numărul postului, denumirea funcţiei, alte aspecte relevante.

Toate informaţiile trebuie formulate foarte explicit, deoarece acestea pot fi folosite ca referinţă în investigaţiile din compartimentele ce urmează să fie vizitate de alţi membri ai echipei de audit, sau trebuie verificate mai târziu, sau sunt folosite în altă zonă.

Indiciile care semnalează neconformităţi se notează dacă par semnificative, chiar dacă nu sunt cuprinse în lista de verificare (chestionarul pentru audit) şi trebuie investigate. Înaintea părăsirii zonei auditate, trebuie verificat cu atenţie dacă toate detaliile din notiţele luate sunt clare şi complete.

Notiţele clare, exacte, lizibile şi complete sunt esenţiale. Este ineficient, pierderea de timp şi total neprofesional, ca auditorul să se întoarcă într-o zonă pentru că: nu a înregistrat suficiente detalii, nu poate citi sau înţelege propriile notiţe, sau detaliile înregistrate nu sunt clare.

Pentru a nu exista nici un dubiu asupra înregistrărilor, poate fi de ajutor ca auditorul să dea celui intervievat să citească ce a înregistrat.

Notiţele auditorilor pot fi folosite în cadrul discuţiilor sau în rapoartele scrise transmise auditatului pentru a defini neconformităţile.

Notiţele auditorilor constituie înregistrări ale calităţii care se păstrează pentru o anumită perioadă de timp.

CONCLUZIEModul în care se iau notiţe, formularele folosite, se stabilesc de auditorul şef pentru

fiecare audit în parte, sau de fiecare auditor.Pentru consemnarea şi raportarea concluziilor, se pot folosi următoarele tipuri de

documente: chestionare de audit utilizate pentru evaluarea sistemului calităţii compartimentului;

9

formulare pentru raportarea observaţiilor auditului; rapoarte de neconformitate - formulare pentru documentarea dovezilor de susţinere a

concluziilor la care au ajuns auditorii.

12. Chestionarul de audit

Formatul acestor documente este stabilit de auditorul şef, care trebuie astfel concepute încât să nu limiteze activităţile sau investigaţiile suplimentare, care pot deveni necesare pe parcursul desfăşurării auditului.

Chestionarul de audit este documentul folosit de auditor într-o zonă auditată. Acesta se întocmeşte plecând de la următoarele elemente:

standardul de referinţă; rezultatele auditurilor anterioare; deficienţe cunoscute privind calitatea; priorităţi ale managementului; documentele sistemului calităţii; alte documente ale organizaţiei; consideraţii ale auditorilor bazate pe propriile cunoştinţe, experienţe, vizite preliminare

etc.Chestionarele de audit bine întocmite au următoarele avantaje:

permit auditorilor să fie bine informaţi despre obiectivele şi cerinţele activităţii auditate; permit auditorului şef să evalueze munca de pregătire desfăşurată de ceilalţi membri ai

echipei de audit; permit auditorilor să evalueze gradul de derulare al auditului; dacă este nevoie facilitează redistribuirea sarcinilor între auditori; asigură o înregistrare a domeniilor şi activităţilor investigate în timpul auditului.

13. RAPORTUL DE NECONFORMITATENeconformităţi

Neconformitatea constituie un eşec în îndeplinirea unei cerinţe, faţă de referinţa auditului.În momentul depistării unei neconformităţi, este bine ca auditorul să aducă la cunoştinţa auditatului neconformitatea constatată, conţinutul său, dovezile obiective care demonstrează neconformitatea pentru ca auditatul să înţeleagă că auditul este o activitate transparentă, iar auditorul nu are nimic de ascuns.

Neconformităţile se clasifică în două categorii: majore şi minore. În afară de neconformităţi mai pot exista şi observaţii, atunci când nu există dovezi obiective suficiente pentru a putea aprecia că eşecul respectiv este o neconformitate.

Neconformitatea minorăNeconformitatea minoră este aceea care identifică „scăpări izolate sau sporadice” în

conţinutul sau implementarea procedurilor sau înregistrărilor calităţii şi care pot duce la eşecul sistemului calităţii dacă nu sunt corectate.

Neconformitatea minoră apare când există dovezi obiective ale implementării incomplete a unei clauze particulare a standardului ales ca model de referinţă pentru organizaţie.Astfel de exemple sunt:

Când o procedură a fost documentată, dar sunt evidente variaţii minore în implementarea ei.

Când înregistrările calităţii sunt incomplete, ceea ce nu permite demonstrarea pe deplin a funcţionării eficace a sistemului calităţii.

Cazuri izolate de echipamente de încercare şi măsurare neconfirmate metrologic şi/sau cu stadiul confirmării metrologice neindicat.

10

Cazuri izolate când lipsesc aprobările pe documente sau semnăturile prescrise. Cazuri izolate de documente depăşite, care nu prejudiciază imediat calitatea producţiei.

Neconformităţile de acest fel se rezolvă prin acţiuni corective. Odată cu constatarea lor recomandarea auditorului pentru aprobarea şi înregistrarea sistemului calităţii organizaţiei poate să continue, cu recomandarea ca neconformitățile minore să fie eliminate prin acţiuni corective, care sunt verificate cu ocazia vizitelor de supraveghere.

CONCLUZIEUn număr mare de neconformităţi minore de acelaşi fel se poate constitui în

neconformitate majoră, de aceea, un număr excesiv de neconformităţi minore, în funcţie de mărimea şi complexitatea organizaţiei, poate împiedica recomandarea spre aprobare şi înregistrare a sistemului calităţii. Din aceste considerente în exemplele de neconformităţi minore prezentate anterior, trebuie subliniată frecvenţa izolată a apariţiei acestora.Neconformitatea majoră

Neconformitatea majoră este aceea care identifică absenţa sistemului calităţii, nefuncţionalitatea sa, sau o implementare necorespunzătoare a acestuia, luat ca un incident singular sau ca o combinaţie a unui număr de incidente similare.

Asemenea neconformităţi apar, de obicei, foarte clar în cazul sistemelor care nu sunt stabilite, documentate, implementate sau menţinute.

Neconformităţi tipice sunt următoarele: Politica calităţii, procedurile de sistem, operaţionale şi de control ale organizaţiei nu sunt stabilite şi documentate într-o măsură care să permită folosirea lor ca bază pentru auditarea implementării sistemului. Sistemul calităţii existent în organizaţie este incompatibil cu declaraţia de politică a calităţii. Nedifuzarea spre aplicare a manualului calităţii, conform listelor de difuzare aprobate. Nedifuzarea spre aplicare a unei proceduri de sistem, conform listelor de difuzare aprobate. Implementarea incompletă a prevederilor uneia din procedurile de sistem. Cerinţele procedurilor documentate nu sunt implementate într-o măsură semnificativă. O cerinţă specifică modelului de referinţă, relevantă pentru activitate, nu este menţionată (de exemplu pentru un model care urmează standardul ISO 9001 nu există clauza referitoare la proiectare). Înregistrările calităţii sunt incapabile să demonstreze funcţionarea eficientă a sistemului. Existenţa mai multor neconformităţi minore legate de implementarea unei proceduri de sistem sau a mai multor proceduri, instrucţiuni etc. (la care documentele sistemului calităţii fac referire) cu efect necorespunzător asupra funcţionării sistemului calităţii într-un compartiment (sau în mai multe compartimente). Absenţa unui element al structurii organizatorice care afectează sistemul calităţii. Lipsa dovezilor obiective privind analizele periodice efectuate de managementul la nivelul cel mai înalt, precum şi efectuarea auditurilor interne ale calităţii. Nealocarea de către managementul organizaţiei a resurselor necesare pentru funcţionarea sistemului calităţii. Necunoaşterea şi/sau neaplicarea de către conducerea executivă a diferitelor compartimente auditate a unor prevederi ale documentaţiei sistemului calităţii. Lipsa dovezilor obiective privind acţiunile întreprinse de conducere pentru însuşirea politicii privind calitatea şi instruirea diferitelorcategorii de personal care prin activitatea lor au incidenţă asupra calităţii produselor şi afectează menţinerea sistemului calităţii la standardul specificat. Lipsa deciziei conducerii pentru numirea managerului calitate şi/sau neîndeplinirea unor responsabilităţi clare de către acesta. Neactualizarea unor prevederi ale documentelor sistemului calităţii specificate ca urmare a acţiunilor corective stabilite în urma unui audit.

11

CONCLUZIENeconformităţile enumerate constituie neconformităţi majore care nu permit aprobarea şi

înregistrarea sistemului calităţii organizaţiei, decât după ce acestea au fost eliminate, ca urmare a unor acţiuni corective şi după ce s-a verificat eficienţa lor.

Documentarea neconformităţilor Documentarea neconformităţilor constă în redactarea acestora sub formă scrisă pentru a

putea fi prezentate auditatului. Redactarea neconformităţilor trebuie să fie exactă, completă, utilă şi concisă.

Documentarea exactă a neconformităţii este necesară în vedere validării acesteia de către auditat. În cazul unor inexactităţi în redactare, neconformitatea nu est acceptată de auditat şi poate să afecteze credibilitatea auditorului, afectând credibilitatea celorlalte constatări prezentate.

Documentarea completă presupune prezentarea de dovezi obiective care trebuie să fie incluse în raportul de neconformitate. Descrierea trebuie să cuprindă toate informaţiile necesare pentru a se putea face o verificare ulterioară a constatărilor.

Descrierea trebuie să arate în general: Unde a fost observată neconformitatea; Ce dovadă obiectivă a fost reţinută; Cine a fost implicat ca făcând parte sau oferind dovada obiectivă. Documentarea utilă a neconformităţii are în vedere prezentarea conducerii auditatului a

elementului lipsă din cerinţa sistemului calităţii, astfel încât în urma parcurgerii raportului de audit, acesta să aibă posibilitatea să îşi completeze imaginea fiecărui detaliu al sistemului calităţii

Documentarea concisă este o cerinţă care are în vedere ca descrierile din raportul de neconformitate să fie cât mai sintetice, fără a compromite însă claritatea informaţiilor prezentate şi utilitatea acestora. Cerinţa apare ca urmare a faptului că este posibil ca auditorul să aibă de redactat mai multe neconformităţi înainte şedinţa de închidere, iar în cadrul şedinţei de închidere trebuie citite toate neconformităţile constatate, unde bugetul de timp este limitat.

Redactarea descrierii unei neconformităţi trebuie să întrunească câteva elemente:1. prezentarea cerinţei care nu a fost îndeplinită, prin trimitere la modelul de

referinţă şi/sau prin descriere;2. prezentarea faptelor observate;3. explicarea de ce faptele observate arată neîndeplinirea cerinţei.

Dacă apar neconformităţi similare în mai multe zone, se scrie o singură neconformitate în care se enumeră toate constatările.

Capitolul 2. Studiu de caz . Audit intern de calitate la SC. Alpina SRL.

- PAGINA DE GARDĂ –

12

APROBAT

Director, ing. M.P

LOCUL AUDITULUI: SC Alpina SRL

ACTIVITĂŢI AUDIATE: 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 6.3+6.4, 7.5.1, 8.2.4, 8.3, 8.5.3, 8.5.2

REFERENŢIAL: ISO 9001/2001

COMPARTIMENTUL AUDITAT: Producţie, Cercetare-Dezvoltare, Comercial-tehnic, Comercial-vânzări, Logistică, Resurse umane, Economic, Asigurarea calităţii, Management.

DATA AUDITULUI:19.08.2012 – 04.09.2012

COMPONENŢA ECHIPEI DE AUDIT:

Auditor Şef: Bulz Floarea

Auditori: Pascu Ştefania

Leaha Lăcrămioara

AVIZAT ÎNTOCMIT

Auditor ŞEF

Ing. Bulz Floarea

RAPORT DE AUDIT

RAPORT DE AUDIT

- PLAN DE AUDIT –

PLAN DE AUDIT INTERN Nr. 1 din 04.08.2012

13

Organizaţia

auditată

S.C. Alpina SRL

Obiectivele

auditului

Evaluarea gradului de implementare a documentelor

sistemului calităţii şi a politicii calităţii

Tipul auditului Audit programat

Compartiment

auditat:

Producție vopsele / adezivi

Reprezentantul

conducerii

M.P., şef fabrică

H.J., inginer

Auditor Şef Bulz Floarea

Auditori Pascu Ştefania

Leaha Lăcrămioara

Referenţial ISO 9001/2008 Perioada de audit 19.08.2012 –

04.09.2012

Data estimată

pentru predarea

Raportului de

Audit

04.10.2012 Dată deschidere

şedinţă

04.08.2012

Planificarea activităţilor

Program anual de audituri interne pe anul 2012 la SC. Alpina SRL.PROGRAMUL ANUAL DE AUDITURI INTERNE PE ANUL 2012

14

Elaborat: Data:

şef compartiment audit ing. Bulz Floarea 12.01.2012

DESFĂŞURARE AUDIT

Data şi ora Departament Auditor Reprezentant

Nr. Crt.

Compartiment auditat

Echipa de auditat

Documente de referinţă

Peroada audituluiPlanificat Realizat

1 Productie B.V., H.I. SR EN ISO 9001:2001,PO-03, PO-12, PO-13, PO-21

19.08.2012

2 Cercetare-Dezvoltare

M.L.,G.H.

SR EN ISO 9001:2001, PO-14, PO-15, PO-17, PO-20

21.08.2012

3 Comercial-Tehnic F.L., T.R. SR EN ISO 9001:2001, PO-02, PO-6, PO-7, PO-11

24.08.2012

4 ComercialVânzări

B.V., M.L.

SR EN ISO 9001:2001,PO-04, PO-16

26.08.2012

5 ComercialLogistică

G.H., D.N.

SR EN ISO 9001:2001,PO-05, PO-08, PO-18

28.08.2012

6 Resurse Umane U.N., C.M.

SR EN ISO 9001:2001,PO-01

31.08.2012

7 Economic G.H., M.L.,

SR EN ISO 9001:2001,PO-09, PO-10

02.09.2012

8 AsigurareaCalităţii B.V., U.N

SR EN ISO 9001:2001,PO-19

03.09.2012

9 Management M.A., N.C SR EN ISO 9001:2001, MC-01

04.09.2012

15

element SQ audiat auditat

Data şedinţei de

închidere

ÎNTOCMIT APROBAT APROBAT

Auditor Şef, Director General, Auditat,

Ing. Bulz Floarea ing. M.P. ing. H.J.

RAPORT DE AUDIT

- LISTA PERSOANELOR AUDIATE -

Semnături

Nume, Prenume

Funcţia Şedinţa deschidere Şedinţa de închidere

Interviu

RAPORT DE AUDIT

- LISTA DOCUMENTELOR CONSULTATE -

16

Nr.CRT

TITLU REFERINŢĂElement ISO 9001

OBSERVAŢIIDATA/ORA

1Manualul Calităţii 4.2.2 MC-01

19.08.

2011

ora9-15

2 Controlul documentelor 4.2.3 PS-01

3 Controlul înregistrărilor 4.2.4 PS-02

4 Infrastructura şi mediul de lucru

6.3+6.4 PO-03

5 Fabricarea adezivilor pulberi

7.5.1 PO-12

6 Fabricarea vopselelor, tencuielilor şi grundurilor

7.5.1. PO-13

7 Monitorizarea şi măsurarea produsului

8.2.4 PO-21

8 Tratare neconformităţi 8.3 PS-04

9 Acţiuni corective 8.5.3 PS-05

10 Acţiuni preventive 8.5.2 PS-06

CHESTIONAR DE AUDIT No. 1

Nr.Crt.

Întrebări Referinţe

conform

Comentarii

17

neconform1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Chestionar de audit la firma SC. Alpina SRL.

Compartimentul / proces/activitatea auditat/ă :Controlul documentelor, Controlul înregistrărilor, Infrastructura şi mediul de lucru,

Fabricarea adezivilor pulberi, Fabricarea vopselelor, tencuielilor şi grundurilor, Monitorizarea şi măsurarea produsului, Tratare neconformităţi, Acţiuni corective, Acţiuni preventive

Data auditării: Auditor: Auditat:

18

19.08.2011 B.F. H.J.

Nr. Crt. 1 2 3 4DocumentDe referinţă/clauză

Întrebare de audit Constatări/Observaţii/Rezultate

Evaluare

Fabricare a adezivilorpulberi

PO-12

/ 7.5.1

1. Cum este programat procesul pentru asigurarea termenelor de livrare ? Cum este această informaţie comunicată personalului operativ ?2. Ce informaţii stau la dispoziţia personalului operativ care descriu caracteristicile produsului ?3. Ce documentaţie stă la dispoziţia operatorului ca şi instrucţiuni de lucru ?4. Se verifică pe parcursul auditului că se utilizează echipament corespunzător în producţie. Există probleme repetate asociate echipamentului de producţie ?5. Ce aparate de măsurare şi monitorizare sunt utilizate pentru asigurarea cerinţelor clientului ? Pot fi văzute ?6. Se descrie procesul de livrare şi transport al produsului care asigură că numai produse acceptabile sunt livrate la clientul corespunzător.Ce activităţi post-livrare sunt desfăşurate de organizaţie ?7. Ce obiective sunt monitorizate, dacă sunt, pentru a verifica eficacitatea procesului de producţie ?8.Există în organizaţie procese în care produselerezultate nu pot fi verificate prin inspecţie şi testare?

* Evaluare: 1- îndeplinit, 2 - îndeplinit parţial (neconformitate sau observație), 3- neîndeplinit

(neconformitate)

RAPORT DE AUDIT

- NECONFORMITĂŢI -

DEPARTAMENT SERVICIU /ZONĂ

PROCES PRODUS DATA

19

PROCEDURA: REFERINŢA:

AUDITOR AUDITAT

NECONFORMITĂŢI

SEMNĂTURA: DATA:

RAPORT DE AUDITla S.C. Alpina SRL

- NECONFORMITĂŢI -

20

RAPORT DE NECONFORMITATE Nr. 1LA AUDIT Data:

19.08.2012

Documentaţia SMC: procedura Fabricarea adezivilor pulberi, cod: PO-12

Document de referinţă: SR EN ISO 9001:2008 Clauză/paragraf: 7.5.1Entitate organizatorică/proces/activitate auditată:Producţie vopsele adezivi

Conducător auditat/proprietar proces: M.P.

Auditor: B.F. Participanţi din partea auditatului: M.P., H.J.Auditori Neconformitate/observaţie:

Unele rezultate ale verificărilor şarjelor nu sunt consemnate în fişele cu teste de laborator Auditor: B.F.Semnătura: B.f. Data: 19.08.2012

Auditor/Auditat Cauze: Neaplicarea prevederilor procedurii Fabricarea adezivilor pulberi, cod: PO-12 Corecţii propuse:Consemnarea integrală a rezultatelor verificărilor în fişele cu teste de laborator Termen pentru corecţii: 20.08.2012

Acţiuni corective propuse: Instruirea personalului operator de la Fabrica de adezivi privind aplicarea procedurii Fabricarea adezivilor pulberi, cod: PO-12Termen pentru acţiuni corective: 28.09.2012

Auditor: B.F. Data: 19.08.2012 Şef compartiment auditat M.P.Auditor/RAC Verificarea corecţiilor / acţiunilor

corective: - Rezultatele verificărilor

21

şarjelor sunt consemnate în Fişa teste de laborator, cod: F-02-PO-12, ed.1, rev.0. - Personalul operator a fost instruit, rezultatele instruirii fiind consemnate în PVI nr. 14/26.08.2012 1. Este necesar un audit de urmărire ? DA

NU X2. Corecţiile sunt eficace ?Motiv:

Da XNu

3. Acţiunile corective sunt eficace ?Motiv:

Da X Nu

RC, M.A. Data: 28.08.2012

Proces verbal al şedinţei de închidere la firma S.C. ALPINA S.R.L

PROCES VERBAL AL ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERES.C. CERTIFICATION SERVICES S.R.L.

ORGANIZAŢIA AUDITATĂ: S.C. ALPINA S.R.L.REPREZENTANTUL ORGANIZAŢIEI: R. B.REFERINŢĂ: SR EN ISO 9001/2001

DATA ŞI DURATA EFECTIVĂ A AUDITULUI: 19.08-04.09.2012, 0rele 8-16

PERSOANE DIN ORGANIZAŢIA AUDITATĂ CARE AU PARTICIPAT

LA ŞEDINŢA DE ÎNCHIDERE

Nr. Crt. Nume şi Prenume

Funcţia Semnătura

1 ing. R. BDirector

2 K. E. Manager calitate3 V. C. Director aprovizionare4 K. E. Director tehnic5 O. H. Contabil şef

ECHIPA DE AUDIT:Auditor şef: ing. Bulz FoareaAuditori: ing. Leaha Lăcrămioara

Ing. Pascu Ştefania

22

OBSERVAŢIILE ECHIPEI DE AUDITNeconformităţi / Observaţii Număr Paragraf standard referinţăNeconformităţi majore 2 4.2.1; 7.5.4Neconformităţi minore 1 8.5.2Observaţii 3 7.5.3; 8.2.4; 8.5.3

REMARCI SUPLIMENTARE

Auditorul şef a prezentat obiectivele auditului şi unele aspecte pozitive semnificative privind conformitatea elementelor Sistemului Calităţii cu condiţiile specificate în standardul de referinţă SR EN ISO 9001/2008. Au fost prezentate observaţiile echipei de audit, cu precizări suplimentare necesare interpretării corecte a acestora: neconformităţi majore, neconformităţi minore şi simple observaţii.

Neconformităţile au fost agreate, iar rapoartele de audit au fost semnate de reprezentantul auditatului. Auditorul şef a concluzionat că după iniţierea acţiunilor corective şi implementarea lor, se va programa auditul de certificare.

Auditorii declară că şi-au îndeplinit misiunea în condiţii satisfăcătoare, prin parcurgerea documentelor, vizitarea compartimentelor organizaţiei şi răspunsurile primite la întrebările formulate. Auditorii declară că este posibil să existe şi alte neconformităţi care nu au fost depistate la data auditului. În caz de incidente, accidente sau erori comise de organizaţie după audit, auditorii nu sunt responsabili.

LISTA DE DIFUZARE

Ex. 1: S.C. ALPINA S.R.L.

Data:

17.09.2011

Auditor şef (Semnătura) B.F.

Reprezentant organizaţie (Semnătura) H. C.

23

24