Upload
aris
View
225
Download
4
Embed Size (px)
DESCRIPTION
ggggggggg
Citation preview
AUDIT FUNGSI PENGOLAHAN DATA
Dewasa ini semakin sering terdengar ungkapan yang menyatakan bahwa
dunia modern sudah memasuki era informasi yang berarti bahwa semakin disadari
oleh banyak pihak bahwa informasi merupakan sumber yang semakin peranannya
dalam kehidupan dan penghidupan manusia. Pentingnya peranan informasi
terlihat dengan makin jelas apabila diingat bahwa perseorangan, kelompok, dan
organisasi selalu dihadapkan pada keharusan mengambil berbagai macam
kpeutusan. Oleh karena itu, postulat yang sangat fundamental dalam pemahaman
pentingnya informasi ialah keputusan akan semakin tepat dan prosesnya
berlangsung lebih cepat, efisien, dan efektif apabila didukung oleh informasi.
A. SEKILAS TENTANG PENGOLAHAN DATA
Sejalan dengan perkembangan teknologi dan semakin pentingnya informasi
dalam pengambilan keputusan, maka pengolahan data secara konvensional
(manual) yang secara mekanik bagi perusahaan kecil, perusahaan sedang maupun
perusahan besar semakin tidak relevan dengan perkembangan yang sangat pesat
dan terobosan di bidang teknologi informasi. Oleh karena itu, mulai perlu adanya
pemahaman mengenai pengolahan data, organisasi pengolahan data, perangkat
keras pengolahan data dan aplikasi data dalam bisnis dan pemeliharaan system.
1. Pengolahan Data Secara Elektronik
Definisi dari pengolahan data secara elektronik merupakan serangkaian
kegiatan dengan menggunakan computer yang mencakup:
a. Pengumpulan Data.
Data merupakan bahan mentah yang memerlukan pengolahan lebih
lanjut agar berubah bentuknya menjadi informasi, Sedangakan para
pengguna informasi menuntut adanya informasi yang bermutu tinggi,
sehingga para tenaga pengolah data harus berupaya agar dalam
menjalankan fungsinya, terdapat jaminan bahwa:
Mutu data yang dikumpulkan tinggi,
Relevan dengan kepentingan penggunanya,
Digali dari sumber yang dapat dipercayai, baik internal maupun
ekternal.
b. Pengolahan Data.
Yang dimaksud dengan pengolahan data adalah mengubah bentuk dan
makna data menjadi informasi yang bermanfaat dan dapat digunakan
dalam mendukung berbagai proses dalam pengelolaan perusahaan
termasuk dalam pengambilan keputusan. Peranan informasi biasanya
digunakan dalam pengambilan keputusan pada penentuan tujuan dan
berbagai sasaran perusahaan jangka panjang maupun pendek, keputusan
penyusunan strategi oleh manajemen puncak, keputusan pada strategi
operasioanal serta pemilihan tipe dan struktur organisasi.
c. Proses Penyimpanan.
Luaran pengolahan data merupakan informasi yang harus disimpan
sedemikian rupa sehingga keamanannya terjamin, hemat biaya dan
mudah ditelusuri, serta mudah diambil apabila tiba waktunya untuk
digunakan. Yang paling penting dari penyimpanan data ini adalah dari
segi keamanan yang dapat dipandang dari tiga segi, yaitu:
Agar jangan sampai jatuh pada orang atau pihak yang tidak berhak,
seperti pesaing.
Aman terhadap kerusakan karena tempat penyimpanan yang tidak
baik.
Aman dari bahaya kebakaran.
Dalam segi kehematan biaya adalah penyimpanan dilakukan sedemikian
rupa sehingga tidak memerlukan runag yang besar yang berakibat pada
biaya pemeliharaan yang banyak., Selain itu penyimpanan dilakukan
sesuai dengan system tertentu yang diketahui sehingga penelusuran data
dan informasi dapat dilakuakn dengan mudah.
2. Organisasi Pengolahan Data.
Bentuk-bentuk pengorganisasin ini hanya berlaku apabila perusahaan
melakukan sendiri pengolahan datanya. Untuk tercapainya hasil olah data
yang bermutu baik dan menghasilkan informasi yang akurat, maka dalam
melakukan pengolahan data tersebut disusun organisasi yang menjalankan
pengolahan data serta pembagian tuas untuk setiap individunya. Organisasi
yang lumrah digunakan terdiri dari:
a. Pimpinan tertinggi yang bertanggung jawab atas keseluruhan fungsi
pengolahan data dengan titlelatur wakil presiden direktur, direktur, atau
titlelatur yang sejenis.
b. Dibantu oleh paling sedikit 3 manajer yaitu:
Manajer operasi yang membawahi operasi peralatan computer,
pemrosesan system, pengamanan computer dan penjadwalan
penggunaan computer.
Manajer pengendalian masukan—luaran yang membawahi
penelitian masukan, pengendalian pemrosesan, analisis, dan
pengendalian luaran dan pengendalian koreksi kesalahan.
Manajer pengembangan system yang bertanggungjawab dalam
penyelenggaraan kegiatan pembuatan program baru, koreksi
program, dan dokumentasi system.
Dalam susunan organisasi satuan pengolah data dibuat, premise yang
sangat mendasar ialah bahwa pipmpinan tertinggi dari satuan kerja itu
harus merupakan bagian dari tim manajemen puncak. Premis dikatakan
sangat mendasar karena pertimbangan sebagai berikut:
a. Pimpinan tertinggi satuan pengolah data harus mempunyai akses
langsung kepada forum pengambialn keputusan strategic dalam
perusahaan.
b. Pipmpinan tertinggi harus mengetahuio latar belakang dan proses
pengambilan keputusan agar dia dapat menentukan dukungan
informasi apa saja yang harus diberikan.
c. Agar seluruh jajaran organisasi memahami pentingnya informasi
dalam manajemen bisnis yang ditangani oleh perusahaan.
d. Agar seluruh jajaran organisasi bersedia memberikan masukan data
yang diberikan untuk diolah lebih lanjut menjadi informasi.
e. Agar perusahaan bersedia melakukan investasi yang diperlukan
oleh satuan kerja yang dipimpinnya, baik untuk kepentingan
pengadaan perangkat keras, membeli atau mengembangkan sendiri
perangkat lunak dan untuk pengembangan tenaga spesialis di
bidang pengolahan data.
Dalam pengambilan keputusan yang menggunakan informasi yang
dihasilkan oleh pengolahan data terdapat berbagai pendekatan, yaitu:
a. Pendekatan Sentralisasi.
Pendekatan sentralisasi secara umum dapat dikatakan sebagai
pendekatan pengolahan data yang terpusat. Ciri-ciri dalam
pendekatan sentralisasi untuk pengolahan data adalah adanya satu
computer besar yang berperan selaku pemroses seluruh data,
adanya pangkalan data yang menjadi konfigurasi dalam pengolahan
data, pemutakhiran dan penyimpanan data yang didistribusikan
kepada berbagai terminal yang on-line dan adanya alat pencetak
atau printer untuk mencetak luaran berupa informasi di atas kertas
dan satuan kerja pengolahan data.
Keunggulan jika perusahaan menggunakan pendekatan
sentralisasi dalam pengolahan data, yaitu:
Dari segi pembiayaan awal, investasi awal atau modal yang
harus ditanam besar karena mainframe biasanya mahal. Namun
disisi lain biaya operasi dan pemeliharaan dapat dikurangi
karena dua alasan yaiu kapasitas pemrosesan berskala besar
dan pemanfaat simultan oleh beberapa pemakai pengolahan
data.
Pimpinan satuan pengolahan data dapat melakukan
pemantauan yang lebih efektif terhadap lilngkungan yang
dihadapi, baik secara internal dalm perusahaan maupun secara
ekternal sehingga berbagai penyesuaian yang diperlukan
dengan cepat dapat dilakukan.
Dengan adanya hanya satu pangkalan data, konsistensi data
dapat lebih terjamin dari duplikasi penyediaan dan
penyimpanan data. Pemutakhiranpun jadi lebih mudah dapat
dilakukan.
Dengan adanya satu pangkalan data, langkah-langkah
pengamanan data dapat diambil dengan mudah, suatu hal yang
sangat penting dalam kegiatan pengolahan data khususnya
pengelolaan bisnis pada umumnya.
Dengan sentralisasi pengolahan data, perencanaan dan
pengembangan karier bagi para tenaga spesialis pengolahan
data dengan berbagai jabatan yang mereka pangku dapat
dilakukan sedemikian rupa sehingga para tenaga kerja itu
merasa ada prospek untuk meraih kemajuan dalam berkarya di
masa yang akan datang.
Dibalik keunggulan tersebut ada pula kelembahan dalam
pendekatan secara sentralisasi dalam pengolahan data, diantara
yaitu:
Waktu yang lama untuk mengembangkan segala jenis aplikasi
yang sesuai dengan kebutuhan seluruh komponen perusahaan
karena satuan kerja pengolahan data memang harus melayani
seluruh perusahaan, abik dalam arti komponen bidang
fungsional sebagai pelaksana tugas pokok maupun sebagai
pelaksana tugas penunjang.
Kesulitan dalam alokasi waktu computer kepada komponen
perusahaan yang dirasa adil dan sesuai dengan beban kerja
yang dipikulnya.
Timbulnya kesan bahwa pendekatan sentralisasi, para pemilik
data merasa kehilangan hak memiliki data yang diperlukan
untuk penyelenggaraan fungsinya karena apabila data tertentu
diperlukannya, ia harus meminta kepada pusat pengolahan
data.
b. Pendekatan Desentralisasi.
Pendekatan desentralisasi dalam pengolahan data yang dimaksud
dapat dilihat dari dua sudut pandang, yaitu:
a. Dimungkinkan pengolahan atau pemasukan data dari jarak jauh
karena tersedianya fasilitas pengiriman dan penerimaan data
melalui hubungan modem tertentu yang dewasa ini, berkat
perkaawinan antar beberapa teknologi komunikasi dan
teknologi informasi makin banyak jenisnya dan aplikasinya.
b. Desentralisasi pengolahan data dikaitkan dengan desentralisasi
pola pengambilan keputusan perusahan. Tidak mustahil apabila
manajemen puncak terutama di lingkungan perusahaan besar
memutuskan untuk mendelegasikan wewenang pengambilan
keputusan kepada manajer satuan bisnis, para manajer bidang
fungsional, para manajer cabang bahkan para manajer kegiatan
operasional.
Pendekatan seperti ini seringkali digunakan dengan dua
pertimbangan utama, yaitu:
Manajemen puncak menggunakan gaya manajemen yang
partisipasif.
Makin canggihnya teknologi pengolahan data sehingga
dengan menciptakan jaringan yang tepat, mutu, konsistensi,
dan keamanan data dapat terjamin.
Kelebihan dan Kekurangan.
Pada prakteknya, pendekatan yang paling tepat untuk diterapkan adalah
penggabungan antara pendekatan sentralik dan pendekatan desentralistik.
Artinya ada data dan informasi tertentu yang penggunaanya hanya
penting bagi manajemen puncak. Dalam hal itu, pengolahan data – dalam
arti pengumpulan, pengolahan dan penyimpanannya – dapat dilakukan
secraa terpusat, tanpa menutup pintu bagi pemakai lain dalam jajaran
perusahaan. Di samping itu data-data teknis tertentu yang hanya untuk
kegiatan operasional tertentu, wajar jika diolah dengan pendekatan
desentralisasi. Oleh karena itu, informasi sangat berperan dalam
mendukung proses pengambilan keputusan pada berbagai eselon
kewenangan dalam perusahaan merasa dipercayai oleh manajemen
puncak.
3. Organisasi Pengolahan Data Berdasarkan Pendekatan Pengolahan yang
Terpencar.
Pendekatan yang sedemikian pada dasarnya berarti bahwa dalam
organisasi dan mengkoordinasikan pengolahan data yang diperlukan dalam
proses berbagai jenis keputusan digunakan metode penempatan kegiatan
berbagai aspek pengolahan data – seperti pengumpulan, pemrosesan dan
pengolahannya – pada para pemakai tertentu, seperti pemakai untuk
kepentingan produksi, pemakai untuk kepentingan pemasaran, pemakai untuk
kepentingan promosi, pemakai untuk penjualan, dan pemakai untuk
manajemaen sumber daya manusia dan sebagainya atau karena pertimbangan
wilayah operasi perusahaan yang secara geografis mungkin tersebar luas.
Dalam penggunaan pendekatan ini, biasanya ditekankan bahwa manajemen
puncak tidak boleh kehilangan kendali pengolahan data perusahaan sebagai
keseluruhan. Oleh karena itu, masing-masing system dihubaungkan kedalam
suatu jaringan melalui komunikasi data, meskipun system yang berlaku pada
masing-masing pemakai berbeda satu sama lain dengan aplikasi yang
mungkin sangat beraneka ragam, sesuai dengan tanggung jawab fungsional
masing-masing pemakai. . macam-macam komunikasi data apat disebut
sebagai suatu jaringan, yaitu jaringan LAN (Local Area Network), WAN
(Wide Area Network), dan MAN (Metropolitan Area Network).
Yang menarik dari pendekatan ini adalah bentukanya dapat beraneka
ragam. Misalnya, manajemen puncak dapat memutuskan bahwa yang
dipencarkannya hanya terbatas pada pemrosesannya saja, sedangkan hasilnya
berupa data yang terkumpul pada satuan pengolah data secara paripurna
dalam arti pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan penelusurannya
kembali untuk digunakan – sifatnya terbatas, yaitu hanya untuk kepentingan
spesifik secara local. Di luar penggunaan yang terbatas seperti itu, semua
dilakukan secara terpusat dan dikendalikan oleh satuan pengolah data pada
tingkat perusahaan.
Meskipun demikian, sebelum mengambil keputusan untuk
menggunakan pendekatan ini, ada beberapa factor yang harus
dipertimbangakan. Misalnya, karena lokasi tersebar luas, untuk pengendalian
sukar dilakukan, tidak mustahil terjadi pemrosesan data yang sesungguhnya
tidak diperlukan dalam menjalankan roda perusahaan. Faktor lain yang harus
dipertimbangkan adalah kemungkinan terjadinya pengadaan dan pemilikan
perangkat keras sedemikian rupa sehingga mempunyai konfigurasi computer
yang dimiliki dan digunakan menjadi aneka ragam. Juga mempertimbangkan
adanya ketersediaan sumber daya manusia yang harus digunakan secara
efektif dan efisien.
4. Pengolahan Data oleh Pemakai Akhir.
Kehadiran jenis-jenis alat pengolahan data seperti computer dan
notebook mempunyai implikasi yang sangat luas terhadap pengelolaan bisnis,
tidak hanya yang menyangkut segi-segi teknis pengolahan data, terutama juga
dalam gaya manajerial terutama dalam menentukan pola pengambilan
keputusan. Tersedianya sarana dengan teknologi canggih seperti itu pada
umumnya dituntut gaya manajerial yang demokratis dalam arti makin banyak
mengikutsertakan para bawahan dalam pengambilan keputusan, terutama
yang menyangkut tugas pekerjaan para bawahan. Salah satu dampak dari
perkembangan teknologi informasi demikian ialah kecenderungan tersedianya
sangat banyak informasi baik bagi pimpinan pada eselon yag lebih tinggi
maupun bagi pemakai akhir yang bersangkutan sendiri padahal belum tentu
semuanya relevan sebagai suatu resource. Selain itu mempunyai konsekuensi
bagi manajemen puncak, yaitu bahwa jangan sampai manajemen puncak
kehilangan kendali atas pengolahan informasi dalam lingkungan perusahaan
yang berarti terdapat berbagai kegiatan yang tetap diselenggarakan secara
terpusat seperti pemilihan dan pembelian perangkat keras, pengujian
perangkat lunak, dan penentuan kebijakan tentang program, system
dokumentasi, pembentukan standar mutu informasi dan prosedur yang harus
ditaati dalam koordinasi pengolahan data.
5. Integrasi Antara Komputer Pusat dan Komputer Kecil.
Untuk kepentingan tertentu seperti pemindahan data dari computer kecil
ke computer pusat atau sebaliknya, dapat disusun organisasi satuan kerja
pengolah data dengan pendekatan integrasi antara kedua jenis computer
tersebut. Jenis pemindahan tersebut adalah:
Uploading == yaitu pemindahan data yang berlangsung dari computer
kecil ke computer pusat. Pada saat uploading yang biasa terjadi adalah
data yang diterima dari computer kecil masih perlu pengolahan lebih
lanjut, karena computer kecil tidak memiliki kemampuan untuk
mengubah data yang ada pada ingatannya menjadi informasi dalam
bentuk yang spesifik diperluukan oleh pihak tertentu dalam perusahaan.
Downloading == yaitu pemindahan data dari computer pusat ke
computer kecil. Donwnloading yang dilakuakn, biasanya berisi informasi
dari computer pusat yang dikirimkan ke computer kecil sudah siap
digunakna untuk kepentingan tertentu.
6. Pemrosesan Data oleh Pihak Ketiga.
Karena pertimbangan tertentu, seperti terbatasnya kemampuan
keuangan dan kemampuan sumber daya manusia untuk pengolahan data,
maka perusahaan menyerahkan pemrosesan data tersebut kepada pihak
ketiga, biasanya bentuknya adalah salah satu dari tiga bentuk yang dikenal
yaitu menyerahkan sepenuhnya kepada suatu perusahaan yang memberikan
jasa pengolahan data kepada yang memerlukannya, berbagi waktu computer
dengan perusahaan lain dan yang dikenal dengan istilah outsourcing. Dalam
outsourcing perusahaan harus membayar kepada pihak ketiga tersebut dan
jumlah biaya yang dibayarkan berbeda dari satu pendekatan ke pendekatan
yang lainnya dan ditentukan adanya negosiasi antar pihak yang terkait.
Pelaksanaan outsourcing disini sudah mulai berkurang karena adanya biaya
yang lebih mahal serta kerahasiaan yang kurang terjamin daripada biaya yang
dikeluarkan perusahaan untuk pengembangan sumber daya yang dibutuhkan
dalam pengolahan data.
7. Perangkat Keras Pengolahan Data.
Pengolahan data secara elektronik menggunakan perangkat keras yang
juga dikenal dengan istilah piranti keras yang disebut computer. Komputer
dapat dikatakan sebagai suatu system karena terdiri dari beberapa komponen
unsure atau alat seperti unit perosesan sentral (CPU), monitor, hard disc, dan
lainnya.
Dengan berbagai konfigurasinya, computer dikatagorikan menjadi 2
jenis yaitu:
a. Komputer digital: Yaitu computer yang bekerja dengan cara
menghitung . Angka, huruf, dan symbol disajikan sebagai angka-
angaka diskrit 1 dan 0 yang dikenal dengan istilah digit biner.
b. Komputer Analog: Yaitu computer yang mengukur kuantitas
elektronik atau fisik secara berlanjut, misalnya suhu atau dimensi
sesuatu.
Berdasarkan criteria kecepatan, basarnya otak atau memori dan besaran
computer, dapat dibagi menjadi:
a. Komputer Besar (Mainframe).
Komputer yang paling besar yang mampu memproses data dengan
kemampuan maksimal, sampai dengan jutaan instruksi tiap detik,
selain itu computer ini juga mempunyai kapasitas menyimpan data
(storage) dalam jumlah yang sangat besar. Salah satu sub katagori
computer besar ialah super computer yang memiliki kemampuan
dan kecepatan yang tinggi sehingga menyebabkan harga dari
computer ini tergolong sangat mahal.
b. Komputer Mini.
Computer ini memiliki cirri-ciri seperti ukurannya yang kecil,
kecepatan dalam mengolah data relative lambat, kapasitas
penyimpanan data yang tidak besar serta harga yang relative murah.
Biasanya digunakan dalam bisnis untuk pemrosesan dengan
pangkalan data, jaringan on-line, aplikasi yang tidak terlalu rumit,
dan berperan sebagai sarana pengolah data dalam usaha yang
berskala kecil.
c. Computer Mikro.
Terdapat dua jenis computer mikro yaitu Personal Computer (PC)
dan Notebook yang tidak hanya popular dalam kalangan usaha tapi
jugabanyak digunakan secara perseorangan. Namun kemampuannya
terbatas dan harganya dapat dikatakan murah.
d. Komputer Nano.
Kalkulator dapat dikatakan sebagai computer nano karena dengan
ukuran yang kecil namun mengandung teknologi yang tinggi.
Ukurannya yang sangat kecil sehingga sering pula disebut sebagai
computer saku.
8. Aplikasi Data dan Pemeliharaan Sistem
Para manajer pengelola suatu perusahaan pasti dihadapkan pada
keharusan untuk mengambil keputusan yang menyangkut berbagai kegiatan
perusahaan yang dikelolanya. Sedangkan untuk semua jenis keputusan harus
didasarkan pada dukungan berbagai informasi sebahgai hasil olahan data.
Dalam manajemen bisnis penggunaan pengolahan data elektronik pada
umumnya berorientasi pada tersedianya informasi yang mutahir, akurat, dapat
dipercaya serta disimpan sedemikian rupa sehingga mudah ditelusuri dan
diambil dari tempat penyimpanannya pada waktu dibutuhkan.
Komponen system pengolahan data elektronik untuk berbagai jenis
aplikasi terdiri paling tidak lima komponen yaitu:
a. Sumber daya manusia, yaitu berfungsi sebagai pengendali dan untuk
emnjalankan system elektronik yang ada untuk pengolahan data, apabila
system yang ada sudah baik akna tetapi sumber daya manusia kurang
mendukung jalannya system tersebut, maka system yang ada tidak dapat
berjalan sebagai mana semestinya.
b. Prosedur, berperan sebagai aturan main dalam menjalankan roda
organisasi dan dalam menyelenggarakan berbagai fungsi dalam rangka
pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan. Dalam hal ini penjalanan
fungsi menggunakan elektronik, prosedur merupakan instrument yang
menjamin bahwa keseluruhan proses pengolahan data telah dijalankan
dengan baik dan sebagai mana mestinya.
c. Fasilitas fisik, dalam hal ini harus diperhatikan adnaya sarana dan
prasarana fisik dari alat yang ada dengan personal yang menggunakannya
harus terpenuhi dan terjamin kerahasiaannya
d. Perangkat keras, terdiri dari CPU, alat untuk memasukkan data, alat-alat
luaran, alat pendukung dan penyimpan tambahan.
e. Perangkat lunak yang sering disebut dengan istilah program,program
adalah intruksi yang diberikan kepada komputer yang memungkinkan
komputer mengerjkan pekerjaan yang diinginkan oleh pemogram. Dalam
pengoperasian komputer,perangkat lunak mempunyai paling sedikit
fungsi,yaitu:
a. Mengelola berbagai sumber daya komputeryang dimilki oleh
perusahaan.
b. Mengembagkan berbagai sarana yang dapat dipakai oleh sumber daya
manusia sehingga pemanfaatannyamenjadi optimal.
c. Menjebatani peranan informasi sebagai hasil olahan datadengan
perusahaan yang bersangkutan.
Pada dasarnya terdapat dua jenis perangkat lunak,yaitu perangkat
lunak sistem dan perangkat lunak aplikasi .Perangkat lunak sistem adalah
seperangkat program yang fungsinya adalah mengkoordinasikan dan
mengendalikan penggunaan perangkat keras disamping sebagai wahana
untuk mendukung pelaksanaan perangkat lunak aplikasi.Dan perangkat
lunak aplikasi adalah Intruksi yang ditulis oleh atau untuk pemakai agar
pemakai dapat mengaplikasikannya untuk bidang tugas masing –
masing,baik yang sifatnya teknis maupun non teknis.
9. Faktor-faktor yang dipertimbangkan dalm memilih sistem pengolahan data.
Faktor-faktor yang biasanya dipertimbangkan antara lain:
a. Kesesuaian konfigurasi perangkat keras dan jenis-jenis perangkat
lunak dengan kebutuhan perusahaan,baik untuk kepentingan
pengambilan keputusan pada berbagai eleson manajemen,seperti
perumusan dan penentuan strategi akbar perusahaan oleh manajemen
puncak,strategi induk satuan bisnis atau bidang fungsional,strategi
dasar bagi kegiatan operasional dan untuk kepentingan penyimpanan
informasi,baik yang mempunyai nilai historis bagi perusahaan maupun
untuk kepentingan pengelolaan bisnis,tetapi tidak segera dibutuhkan.
b. Pertimabangan organisasioanal, baik kemudahan pengoperasiannya
karena tersedianya sumber daya manusia yang memiliki pengetahuan
yang memadai tentang informatika dan keterampilan teknis tentang
pengolahan data.
c. Pertimabngan efisiensi,buakn hanya dalam pengoperasian satuan kerja
pengolahan data,melainkan dalan upaya meningkatkan efisiensi kerja
perusahaan sebagai keseluruhan.
d. Tersedia tidaknya bantuan apabila diperlukan,baik yang berkaitan
dengan perangkat keras,perangkat lunak,maupun untuk sumber daya
manusia,misalnya dalam bentuk pendidikan lanjutan dan pelatihan
dalam rangka pemuthakiran ketrampilan.
B. AUDIT FUNGSI PENGOLAHAN DATA
Sebagaimana halnya dengan pelaksanaan audit terhadap berbagai fungsi
dalam suatu perusahaan,audit fungsi pengolahan pun padaakhirnya ditujukan
pada peningkatan efisiensi,efektivitas,dan produktivitas kerja perusahaan yang
bersangkutan.dan yang menjadi objek perhatian para pelaksana audit dalam
bidang ini menyangkut:
a. Dukungan satuan pengolahan data kepada manajemen
b. Perencanaan pengolahan data.
c. Organisasi pengolahan data.
d. Pengendalian data.
a. Dukungan satuan pengolahan data sebagai sasaran audit
Dari pembahasan dalam bab ini telah tamapak dengan jelas bahwa
salah satu tolok ukur keberhasilan satuan kerja pengolahan data
menyelenggarakan fungsi dan menjalankan kegiatanya ialah
kemampuannya meberukan dukungan informasi kepada seluruh
perusahaan.Berati dukungan itu harus terlihat dan dirasakan dalam hal
penyusunan strategi akbar oleh manajemen puncak,strategi induk oleh para
manajer satuan kerja bisnis,strategi pasar oleh pimpinan semua bidang
fungsional-baik dalam arti tugas pokok maupun tugas penungjang dan
strategi operasional yang dirumuskan dan ditentukan oleh para manajer
operasi. Hal-hal yang dikemukaakan diatas dapat dikatakan berp sasran
strategi pengolahan data dan seluruh aktivitas pengolahan data pada
akhirnya hars diarahkan pada pencapaian berbagai sasaran strategi
tersebut.Oleh karena itu,pelaksana audit harus mampu menemukan fakta
tengtang mampu tidaknya satuan pengolah data menyelenggarakan
fungsinya,apa faktor-faktor penyebab keberhasilannya dan kendala apa
yang dihadapi.
b. Perencanaan Pengolahan data sebagai sasaran audit.
Perencanaan pengolaha data yang menjadi sasaran audit mencangkup:
a. Keputusan manajemen tentang pelaksana studi kelayakan yang dapat
dilakukan oleh para tenaga ahli yang sudah terdapat dalam suatu
perusahaan atau menyerahkannya kepada konsultan.
b. Konfigurasi perangakat keras dan perangkat lunak yang diperlukan
sesuai kebutuhan perusahaan akan informasi dalam berbagai
bentuk,jumlah dan jenisnya.
c. Keputusan manajemen tentang jumlah investasi untuk kepentingan
penyediaan sarana dan prasarana pengolahn data.
d. Pola pengolahan data,apakah mengikuti pola
sentralisasi,desentralisasi,pengolahan data didistribusikan.
e. Pententuan lokasi fisik pengolahan data dengan komponennya.
f. Penelitian tentang para pemasok.
g. Pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak,termasuk instalasinya.
c. Organisasi pengolahan data sebagai sasaran audit
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan melembaga dalam satuan kerja
pengolahan data.Dengan demikian,audit berupaya untuk meneliti:
a. Tepat tidaknya letak satuan kerja dalam jajaran perusahaan dalam arti
memungkinkannya mempunyai akses terhadap forum pengambilan
keputusan tertinggi dalam perusahaan.
b. Susunan organisasi yang menggambarkan fungsi-fungsi utama dalam
pemprosesan data.
c. Pengaturan tata ruang pengolahan data.
d. Jenis-jenis pengetahuan dan keterampilan para pengolah data.
e. Ada tidaknya uraian pekerjaan bagi para pejabat dan petugas pengolah
data.
f. Lokasi komputer mini dan komputer miko serta data.
g. Pola koordinasi dan interaksi antara satuan pengolahan data dengan
berbagai mitra kerjanya,yaitu para pengguna informasinya yang sekaligus
sebagai sumber data dalam perusahaan.
Singkatnya,melalui audit hendaknya bisa ditemukn apakah organisasi
pengolahan data sudah tepat,apakah terjadi over organizing atau sebaliknya
onder organizing.
d. Pengendalian sebagai sasaran audit
Banyak perusahaan yang memilki instalasi pengolahan data sendiri
yang berarti bahwa pertimbangan keamana data dan informasi merupakan
hal yang sangat penting dalam kehidupan organisasi.Keamanan data dan
informasi yang dimaksud anatra lain ialah :
a. Jangan sampai data atau informasi jatuh ke tangan orang atau puhak
yang tidak berhak,terutama yang sifatnya rahasia perusahaan,seperti
data hasil penelitian dan pengembangan produk baru atau peningkatan
produk lama,data keuangan dan data-data lain yang penting bagi
kelangsungan hidup dan perkembangan perusahaan.
b. Pengamanan akses ke tempat penyimpanan data dalam arti tidak
mudah dimasuki oleh pihak-pihak yang tidak berhak meskipun
mereka adalah orang-orang dalam.
c. Pengambilan tindakan pengamanan agar data dan informasi yang
sudah diolah dengan susah payah dengan menggunakan tenaga yang
mahal,peralatan yang tidak murah,dan waktu yang tidak sedikit,tidak
mudah rusak atau tidak ditempatkan pada lokasi yang rawan bahaya
kebakaran,kelembapapn,dan bahaya sejenisnya.
Dengan demikian pelaksanaan audit mencapai sasaranya,yaitu membantu
manajemen dalam upaya meningkatkan efisiensi,efektivitas,dan
produktivitas perusahaan yang akan memungkinkannya meraih kemajuan
dalam perolehan keuntungan,mampu tumbuh dan berkembang serta
proaktif dalam menghadapi perubahan dimasa depan yang sealu penuh
dengan tantangan,hambatan,ketidakpastian dan peluang.