Att räkna med Excel 2010 Grundkurs

SDM

Studentdatorutbildning vid Malmö högskola

1

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Att räkna med Excel! ______________________________________________ 3 Fliken Infoga ___________________________________________________________________________ 3

Verktygsflikar __________________________________________________________________ 3

Fliken Start ____________________________________________________________________________ 3

Fliken Sidlayout ________________________________________________________________________ 4

Fliken Formler _________________________________________________________________________ 4

Fliken Data ____________________________________________________________________________ 4

Fliken Granska _________________________________________________________________________ 4

Fliken Visa _____________________________________________________________________________ 4

Excels användargränssnitt __________________________________________ 5

Arbetsbok och Blad _____________________________________________________________ 7

Skapa nytt blad _________________________________________________________________________ 7

Ta bort blad ___________________________________________________________________________ 7

Byta namn på blad ______________________________________________________________________ 7

Byta färg på blad _______________________________________________________________________ 7

Redigera data och kalkylblad ______________________________________________________ 8

Infoga rader och kolumner _______________________________________________________________ 8

Flytta och kopiera rader och kolumner ______________________________________________________ 8

Ta bort rader och kolumner_______________________________________________________________ 9

Dölj eller visa rader och kolumner _________________________________________________________ 9

Kolumnbredd __________________________________________________________________________ 9

Radhöjd ______________________________________________________________________________ 9

Kantlinjer ____________________________________________________________________________ 10

Fyllnadsfärg __________________________________________________________________________ 10

Formatera tecken ______________________________________________________________________ 10

Formatera Tal _________________________________________________________________________ 11

Autofyll (komplettera automatiskt) _______________________________________________ 11

Excel som ett kalkylprogram _______________________________________ 13

Övning 1 - Ange enkel formel_____________________________________________________ 15

Övning 2 - Autosumma __________________________________________________________ 15

Övning 3 - Kopiera formler _______________________________________________________ 16

Övning 4 - Absoluta och relativa referenser _________________________________________ 16

Övning 5 – Formatera tal ________________________________________________________ 17

Övning 6 – Formatera tecken _____________________________________________________ 18

Övning 7 - Max, medel, min ______________________________________________________ 19

Diagram – visualisering av data ____________________________________ 19

Övning 8 - Skapa ett enkelt diagram. ______________________________________________ 20

Övning 9 - Anpassa diagrammet __________________________________________________ 21

2

Formatera diagrammet _________________________________________________________________ 21

Kombinera diagramtyper ________________________________________________________________ 23

Övning 10 – Kombinera diagramtyper______________________________________________ 23

Infoga funktioner ________________________________________________ 26

Infoga via dialogrutan __________________________________________________________________ 26

Övning 11 – Infoga funktion ______________________________________________________ 27

Sökfunktioner _________________________________________________________________ 29

Övning 12 – Sökfunktion ________________________________________________________ 29

Skapa tabell ____________________________________________________ 31

Övning 13 - Skapa och anpassa en tabell ___________________________________________ 31

Infoga data i tabell _____________________________________________________________________ 33

Formatera tabell ______________________________________________________________________ 33

Sortera data __________________________________________________________________________ 33

Övning 14 – Sortera kolumner ____________________________________________________ 33

Filtrera data __________________________________________________________________________ 34

Filtrera tabell _________________________________________________________________________ 35

Övning 15 – Filtrera data ________________________________________________________ 35

Övning 16 – ”Summa Om”- funktionen _____________________________________________ 36

Verifiera data _________________________________________________________________ 36

Övning 17 – Verifiera data _______________________________________________________ 38

Pivottabeller ____________________________________________________ 38

Skapa pivottabell ______________________________________________________________ 39

Övning 18 – Skapa pivottabell ____________________________________________________ 40

Uppdatera pivottabell __________________________________________________________________ 41

Övning 19 – Uppdatera pivottabell ________________________________________________ 42

Formatera pivottabell __________________________________________________________________ 42

Filtrera pivottabell _____________________________________________________________________ 42

Övning 20 – Filtrera pivottabell ___________________________________________________ 42

Övning 21 – Disponera om pivottabell _____________________________________________ 42

Skapa pivotdiagram från Pivottabell ________________________________ 43

Övning 22 – Skapa pivotdiagram __________________________________________________ 44

Synpunkter på utbildningsmaterialet? _______________________________ 45

Ytterligare information ___________________________________________ 46

3

Att räkna med Excel!

Excel är ett kalkylprogram och kan användas för att utföra beräkningar, t.ex. en budget eller

för att genomföra finansiell analys. Man kan även använda programmet som ett register, t.ex.

ett register över varor i ett företag. Det finns även många exempel på användning av Excel

inom teknisk utbildning, t.ex. statistiska analyser och simuleringar av olika fenomen.

I det här dokumentet kommer du att lära dig grundläggande Excelfunktioner som formler och

diagram. I den senare delen av dokumentet ligger tonvikten på mer avancerade

användningsområden inriktade mot dataanalys med hjälp av Excel. Vi börjar med själva

gränssnittet i Excel.

Vi kommer även försöka svara på de frågor som kommer att dyka upp under lektionens gång.

Alla som genomgår kursen är välkomna med frågor till support@mah.se.

Verktygsflikar

Fliken Start

Arkiv-knappen

fliken Start

gruppen

Tecken

Fliken Infoga

gruppen Tal gruppen

Justering

gruppen

Format

gruppen

Celler

gruppen

Redigering

4

Fliken Sidlayout

Fliken Formler

Fliken Data

Fliken Granska

Fliken Visa

5

Excels användargränssnitt

Figur. Så ser här kan det se ut när du startar Excel 2010.

När du öppnar upp Excel (gör det gärna i samband med att du läser denna text) får du upp ett

fönster som figuren ovan. Fönstret består av följande delar:

Gränssnitt Figurer Förklaring

Arkivknappen

Arkivknappen innehåller funktioner för att

bl.a. spara och skriva ut kalkylblad och

arbetsböcker. Via arkivnappen kan du

skapa en ny arbetsbok. För att spara kan du

även trycka på tangentkombinationen

”Ctrl+s”.

Menyflikar Menyflikar, den aktiva fliken är Start. Via

flikarna kan du komma åt olika verktyg för

att hantera information. Förutom fliken

Start, använder man sig ofta av flikarna

Infoga och Formler. I fliken Infoga kan

man t.ex. infoga diagram.

6

Grupper

Grupper, i fliken Start finns följande

grupper: Urklipp, Tecken, Justering, Tal,

Format, Celler och Redigering. I

Grupperna har man samlat verktyg som

har olika gemensamma funktioner. I

Gruppen Tal (fliken Start) kan du bl.a.

formatera information och justera antalet

decimaler. Vissa grupper innehåller en

liten pil i nedre högra hörnet. Om du

klickar på pilen så får du upp ett fönster

där du har fler valmöjligheter som hör till

verktygen i gruppen. Prova t.ex. pilen som

hör till gruppen Tecken.

Kalkylblad Kalkylblad. Det aktuella kalkylbladet heter

Blad1 (se bild ovan), men där finns

ytterligare två kalkylblad som heter Blad2

och Blad3. Det är i Kalkylbladet som du

matar in information och genomför olika

beräkningar. Du kan ändra namn på

kalkylbladen, t.ex. kan Blad1 ändras till

Budget eller Register. Du kan även ta bort

och lägga till kalkylblad. Flera kalkylblad

heter arbetsbok.

Rader och kolumner Kalkylbladet är uppdelat i horisontella

rader och vertikala kolumner. Raderna

ordnas med siffror 1, 2, 3…, medan

kolumnerna ordnas med bokstäver A, B,

C… I Gruppen Celler finns det bl.a.

verktyg för att infoga och ta bort rader och

kolumner av celler.

Celler Kalkylbladets minsta enhet heter cell. Det

är celler som innehåller information av

olika typer, t.ex. bokstäver, text, tal,

datum, etc. Du kan se vilka olika typer det

finns genom att klicka på nedpilen i

gruppen Tal (där det stå Allmänt). Alla

celler har ett unikt namn utifrån sin

kolumn- och radposition. Den aktuella

cellen i figuren befinner sig i kolumn A

och rad 1, därför heter den A1.

Namnrutan I namnrutan kan du se cellens namn. Du

ser att den markerade cellens namn är A1.

Du kan dessutom ge celler alternativa

namn, t.ex. ”moms”. Detta är väldigt

användbart när man använder en cell i

många andra celler för att genomför någon

typ av beräkning. Exempelvis kan man i

cellen A1 skriva in momssatsen, vilken

används i många andra beräkningar. Då är

7

det klokt att kalla cellen för ”moms”

istället för det intetsägande A1.

Formelfältet I formelfältet skriver man in information,

formler och funktioner för olika typer av

beräkningar. Ett enkelt exempel är att

skriva in följande:

=100*0,25.

Arbetsbok och Blad

Skapa nytt blad

Det finns ett par olika sett att skapa nya blad i en arbetsbok.

Visa fliken Start, i gruppen Celler, finns Infoga. Välj infoga blad.

Genom att hålla in Shift + F11

Klicka på den sista fliken nere vid bladflikarna.

Ta bort blad

Visa fliken Start, i gruppen Celler finns Ta bort. Välj Ta bort blad.

Byta namn på blad

För att byta namn på ett blad kan man antingen

Visa fliken Start, i gruppen Celler, finns Format. Välj Byt namn på blad.

Höger klicka på bladfliken och välj byt namn.

Byta färg på blad

Byta färg kan man göra genom att antingen

Visa fliken Start, i gruppen Celler, finns Format. Där väljer man Flikfärg.

Högerklicka på bladfliken och välj flikfärg.

8

Redigera data och kalkylblad

Infoga rader och kolumner

Ibland händer det att du i efterhand upptäcker att du behöver ytterligare rader eller kolumner i

din kalkyl. Ingen data går förlorad när du infogar rader och kolumner.

Markera önskat nytt rad- eller kolumnområde bland rad- eller kolumnrubrikerna.

Exempelvis som på bilden nedan där kolumnområde D-F är markerade.

Visa fliken Start och klicka på Infoga i gruppen Celler. Där kan du välja mellan

att lägga in celler, rader eller kolumner (se bilderna nedan).

Flytta och kopiera rader och kolumner

Du kan även flytta och kopiera en hel rad eller kolumn.

1. Markera den rad eller kolumn som ska flyttas eller kopieras.

2. Visa fliken Start och gruppen Urklipp. Klicka på Klipp ut för att flytta eller på

Kopiera för att kopiera.

3. Markera den rad eller kolumn som ska vara under

respektive till höger om den rad/kolumn som ska infogas.

4. Visa fliken Start och gruppen Urklipp. Klicka på Klistra

in.

9

Ta bort rader och kolumner

För att ta bort rader respektive kolumner markerar du det som du vill radera. Under fliken

Start klickar du sedan på Ta bort i gruppen Celler. Där kan du välja mellan att ta bort celler,

kalkylbladsrader eller kalkylbladskolumner.

Dölj eller visa rader och kolumner

Ibland kanske du inte vill se samtliga rader/kolumner i en kalkyl. Du kan då dölja önskade

rader och kolumner för att få en bättre överblick.

1. Markera de rader/kolumner som ska döljas.

2. Visa fliken Start, i gruppen Celler, finns Format. Där väljer du Dölj och ta fram

följt av Dölj rader eller Dölj kolumner. Som du ser har du även möjlighet att dölja

hela bladet.

En markering visas där det finns dolda rader/kolumner

Kolumnbredd

Som standard är kolumnbredden i ett kalkylblad 8,43 tecken.

Text visas med endast så många tecken som får plats i cellen om cellen till höger

inte är tom.

Är cellen till höger däremot tom visas innehållet i den cellen.

Om tal består av så många tecken att det inte får plats i cellen så visas det i

exponentialform.

Ändra kolumnbredden genom att peka på kolumngränsen till höger om kolumnrubriken så att

muspekaren ändrar utseende till en dubbelpil. För att ändra kolumnbredden på flera kolumner

samtidigt så håll nere SHIFT-tangenten när du klickar på kolumnrubrikerna.

Radhöjd

Ibland behöver du kanske även ändra radhöjden för att din kalkyl ska få det önskade

utseendet. Radhöjden ändras på i princip samma sätt som kolumnbredden, men med

skillnaden att du istället ska dra i radgränsen under den aktuella raden.

10

Om du själv vill specificera en kolumnhöjd eller radhöjd så markera de rader/kolumner du vill

ändra och välj Format som du finner i gruppen Celler i fliken Start. Därefter väljer du

radhöjd och kolumnhöjd och skriver in det värde du vill ha (mellan 0-255 tecken).

Kantlinjer

För att ytterligare öka läsbarheten i en kalkyl kan du lägga in ramar och linjer, som framhäver

vissa delar av kalkylen, eller som delar upp kalkylen.

1. Markera cellområdet som ska förses med kantlinjer

2. Visa fliken Start och klicka på pilen vid Kantlinjer i gruppen Tecken för att öppna

menyn.

Fyllnadsfärg

För att fylla en cell eller markerat område visar du fliken Start och klickar på pilen vid

Fyllningsfärg i gruppen Tecken, och väljer önskad färg (se bild nedan).

Formatera tecken

Det enklaste sättet att formatera tecken är via fliken Start och gruppen Tecken.

Några exempel på formatering av text:

1. Markera cellområdet som ska ändras

2. Visa fliken Start och se till att du ser gruppen Tecken (se bild nedan)

3. Öppna listrutan Teckensnitt och välj önskat teckensnitt och teckenstorlek.

4. Klicka på Fet, Kursiv eller Understruken

5. Klicka på pilen vid Teckenfärg och välj önskad färg.

11

Formatera Tal

I en kalkyl får alla tal standardformat. Excel försöker använda rätt format på talen. Om du t ex

skriver % efter ett tal får det procentformat och om du skriver 10-03-10 formateras talet som

ett datum.

1. Du kan själv ändra format med hjälp av fliken Start och knapparna i gruppen Tal.

2. Markera cellområdet som du ska ändra format på

3. Visa fliken Start och se till att du ser gruppen Tal

4. För att ändra antalet decimaler klickar du på Öka decimal eller Minska decimal

5. Prova även Procentformat och Tusentalavgränsning

Autofyll (komplettera automatiskt) Om du ska skriva in information i många celler i form av serier t.ex. 1, 2, 3 så har Excel en

funktion som heter autofyll vilket betyder att Excel automatiskt kompletterar. Om du

exempelvis fyllt i 1, 2 och 3 i kolumner efter varandra och sedan använder dig av autofyll

kommer nästa kolumn få siffran 4 och kolumnen efter den 5 osv. För att använda dig av

automatisk komplettering gör följande:

1. Håll nere höger musknapp samtidigt som du markerar de celler du vill använda.

2. Dra i det så kallade fyllnadshandtaget som finns i det nedra högra hörnet på den sista

markerade cellen (se bilderna nedan).

12

Här är några värden där du endast behöver skriva i en cell för att Excel ska använda sig av

autofyll.

1. Skriv in följande: -> 2. Dra i fyllnadshandtaget -> 3. Du får:

25 25, 25, 25

Jan Feb, Mar, Apr

Kv 1 Kv 2, Kv 3 Kv 4,

Avd 1 Avd 2, Avd 3, Avd 4

15:30 16:30, 17:30, 18:30

13

Excel som ett kalkylprogram

För att kunna genomföra beräkningar, eller använda Excels olika funktioner behöver du

känna till ett antal begrepp.

Kalkylering Figur Förklaring

= Likhetstecken. För att kunna göra en beräkning i en

cell måste du börja med att skriva ”=”, t.ex. om du

vill beräkna 12 * 4,75 så skriver du ”=12*4,75”.

När du trycker på enter så genomförs beräkningen

och det som står i cellen är 57. Observera att när du

markerar cellen så ser ”=12*4,75” i Formelfältet.

De fyra

räknesätten

Du kan använda de fyra räknesätten: +,-,* och /.

Typer En typ definierar vad det är för information som

cellen innehåller, t.ex. är det skillnad mellan ett

decimaltal, text eller ett klockslag. När man matar

in information i en cell får den automatiskt typen

Allmänt. Matar du in dagens datum, t.ex. 2010-02-

10, så ser du att typen ändras till Datum. Det

medför att Excel tillämpar speciella regler när du

genomför beräkningar med celler av typen Datum.

På motsvarande sätt hanteras klockslag enligt

speciella regler. De olika typerna ser du i Gruppen

Tal, se Startfliken. Fler formateringsalternativ för

de olika typerna finner du om du klickar på pilen i

nedre högra hörnet som hör till Talgruppen.

Cellreferenser När man genomför beräkningar i en cell så

använder man normalt sett information som finns i

andra celler på kalkylarket, eller i arbetsboken. En

cellreferens består av kolumn- respektive radid.

Som vi har sett tidigare så heter den översta vänstra

cellen A1. Det är nu som Excels främsta egenskap

gör sig till känna. Att använda cellreferenser när

man gör beräkningar medför att beräkningar

uppdateras automatiskt när cellreferensernas värden

ändras. En cell referens behöver inte bara vara till

en enskild cell utan kan referera till flera tal till i en

kolumn eller en rad. Om man t.ex. summerar de

första 10 talen i kolumn A så skriver man detta som

A1:A10, dvs. man refererar till kolumn A och de

första 10 raderna. Tecknet ”$” används för att skapa

så kallade absoluta referenser, mer om detta i de

efterföljande övningarna.

14

Sortera

Du kan sortera information i ett kalkylblad. Om du

t.ex. har ett varuregister kan du sortera det efter

namn, pris, eller någon annan information som

finns i registret. Sorteringsverktyget hittar du i

Startfliken i gruppen redigering.

Filtrera Ditt varuregister kanske består av olika typer av

läromedel, t.ex. böcker, DVD, utrustning, etc.

Genom filtreringsverktyget kan du ta fram

information som är specifikt för en kategori av

varor, t.ex. böcker. Filtreringsverktyget finns

tillsammans med Sorteringsverktyget.

Autosumma

Att summera tal är en vanligt förekommande

uppgift i ett kalkylblad, t.ex. summering av resultat

från försäljning under årets månader. Eftersom

summering är en så vanlig uppgift finns den snabbt

tillgänglig under Startfliken i gruppen Redigering

(tillsammans med Sortera och Filtrera).

Funktioner Funktioner är till för att genomföra mer omfattande

beräkningar än de fyra räknesätten. Summa är ett

exempel på en funktion. Istället för att manuellt

addera ihop många tal i ett kalkylblad, använder

man sig av funktionen Summa som automatiskt

adderar ihop talen. Andra vanligt förekommande

funktioner är t.ex. Max, Min och Medel. Dessa

använder man för att hitta det största respektive det

minsta värdet bland många tal i ett kalkylark.

Funktionen Medel använder man för att beräkna

medelvärdet för en talmängd. Dessa funktioner

hittar du i gruppen Redigera, men du kan även finna

de, tillsammans med de andra funktionerna under

fliken Formler.

Övningsfiler

Övningsfilerna som används i denna kurs hittar du på sidan www.mah.se/sdm/resurs

Spara ner alla till din hemkatalog.

15

Övning 1 - Ange enkel formel

1. Öppna arbetsboken Resultat

2. Markera cellen B5

3. Börja med att skriva in ett likhetstecken

4. Klicka på den första cellen som ska ingå i beräkningen (B3).

5. Ange tecknet för subtraktion

6. Klicka på andra cellen som ska ingå i beräkningen (B4)

7. Tryck Enter

Övning 2 - Autosumma

1. Öppna arbetsboken Antal fordon.

2. Summera värdena för april genom att markera cellerna B4:B8. Visa Formel fliken

och välj Autosumma.

3. Summera värdena för Bilar genom att markera cellerna B4:E4. Visa Formel fliken

och välj Autosumma.

16

Övning 3 - Kopiera formler

1. Fortsätt arbeta i Antal fordon

2. Kopiera formeln i cell B8 till området C8:D8 och formeln i cell E4 till området E5:E8

genom att använda fyllnadshandtaget.

Övning 4 - Absoluta och relativa referenser Cellreferenserna i en formal bygger alltid på kolumnbokstäverna och radsiffrorna i

kalkylbladet. När du kopierar formler nedåt förändras radnumret i kopian och när du kopierar

formler åt höger förändras kolumnbokstaven. Detta inträffar när cellreferenserna i

originalformeln utgörs av så kallade relativa cellreferenser. Om du däremot använder absoluta

cellreferenser i formeln när du kopierar, kommer den nya formeln att innehåll exakt samma

cellreferenser som originalformeln.

Referenstyper

$E$11 (absolut cellreferens)

E$11 (blandad cellreferens, radnumret låst)

$E11 (blandad cellreferens, kolumnbokstaven är låst)

E11 (relativ cellreferens)

1. Fortsätt arbeta i Antal fordon.

2. Skriv rubriken Procent i cell F3.

3. I cell F4 anger du formeln =E4/E$8 (blandad cellreferens).

4. Kopiera den till området F5:F8.

17

Övning 5 – Formatera tal Fortsätt med Antal fordon.

1. Skriv: Procent i cell F3.

2. Ändra decimaltalen så att de visas med tre decimaler.

3. Formatera om talen i området F4:F8 så att de visar procent utan decimaler.

18

Övning 6 – Formatera tecken Fortsätt med Antal fordon

1. Rubriken ska ha teckenstorlek 20 punkter och teckensnitt Arial. Rubrikerna på rad 3

och i kolumn A ska ha fet stil.

19

Övning 7 - Max, medel, min

1. Öppna arbetsboken Klass 6A Statistik, nu ska du plocka fram statistik för höjden på

eleverna.

2. Markera cell F6.

3. Visa fliken Formler och klicka på pilen vid Autosumma, i gruppen

Funktionsbibliotek.Välj Max.

4. Markera området B2:B19 och tryck på Enter.

5. Markera cell F7.

6. Visa fliken Formler och klicka på pilen vid Autosumma, i gruppen

Funktionsbibliotek.Välj Min.

7. Markera området B2:B19 och tryck på Enter.

8. Markera cell F8.

9. Visa fliken Formler och klicka på pilen vid Autosumma, i gruppen

Funktionsbibliotek.Välj Medel.

10. Markera området B2:B19 och tryck på Enter.

11. Gör nu samma sak för att få fram statistik för vikten men tänk på att nu markera

området C2:19 istället.

Diagram – visualisering av data

Det är ofta fördelaktigt att studera data i ett diagram. Då ser man tydligare egenskaper som

t.ex. trender och samband som kan finna bland information i kalkylarket. Ett exempel kan

vara att studera hur företagets resultat eller likviditet har varierat under en viss period, se

nedan. Ett annat exempel kan vara att man vill se hur försäljningen av en typ av produkt

förhåller sig procentuellt till övriga varor, se nedan. Att bara titta på siffrorna ger sällan

information om hur olika typer av information förhåller sig till varandra. I Excel 2007 skapar

man diagram via fliken Infoga och gruppen Diagram.

20

Figur. Exempel på ett stapeldiagram som visar försäljningssiffror under ett år.

Figur. Exempel på cirkeldiagram som visar försäljning av olika varor i förhållande till den totala försäljningen (100%).

Övning 8 - Skapa ett enkelt diagram. Fortsätt med Antal fordon.

1. Markera det som ska visas i diagrammet, det vill säga siffervärden, texter för x-axel

(kategoriaxel) och teckenförklaringar för dataserierna.

2. Visa fliken Infoga och klicka på den knapp i gruppen Diagram som motsvarar den

typ av diagram som du vill skapa.

3. Välj något av de färdiga format som visas på menyn. Vill du välja diagramtyp från en

dialogruta väljer du Alla diagramtyper längst ner på menyn.

-5,00 tkr

0,0 tkr

5,0 tkr

10,0 tkr

15,0 tkr

20,0 tkr

25,0 tkr

Företagets resultat

DVD 17%

TV-spel 47% CD

14%

Bluray 7%

Vinyl 3%

MP3 4%

Övrigt 8%

Försäljning

21

Övning 9 - Anpassa diagrammet

Formatera diagrammet

När du har markerat ett enstaka element i diagrammet (t.ex. staplar, diagramyta eller rityta)

kan du högerklicka på det och välja Formatera för att formatera elementet. I exemplet på

bilden nedan väljer vi att högerklicka på den gröna stapeln ovanför MC vilket innebär att vi

formaterar dataserien ”juni”.

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Bilar Lastbilar MC Båtar

april

maj

juni

22

Följande meny kommer sedan upp. Där finns flertalet alternativ för att formatera efter sina

behov och önskningar.

Anpassa diagrammet så det får något annorlunda utseende t ex enligt nedan bild.

23

Kombinera diagramtyper

Du kan använda olika diagramtyper för dataserier i samma diagram, men du kan inte

kombinera ett tvådimensionellt och ett tredimensionellt diagram. Markera först den dataserie

som ska visas med en annan diagramtyp, genom att klicka på den i diagrammet.

Välj sedan önskad diagramtyp.

Övning 10 – Kombinera diagramtyper Öppna arbetsboken Möbler.

Markera diagrammet och lägg märke till att en ny grupp av flikar dyker upp vid namn

Diagramverktyg längt upp i mitten av skärmen (se bild nedan).

Ändra diagramtyp till tvådimensionellt stapeldiagram ”Grupperad stapel” som bilden nedan

visar.

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Bilar Lastbilar MC Båtar

april

maj

juni

24

Gör sedan om dataserien Övrigt till ett linjediagram så att ditt diagram får ett liknande

utseende som bilden nedan visar.

Lägg sedan till värde på ditt nya linjediagram (Övrigt). Det gör du genom att högerklicka på

linjediagrammet och sedan välja Lägg till diagrammet (se bild nedan):

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

2008 2009 2010

Sängar

Utemöbler

Soffor

Fåtöljer

Övrigt

25

Gör sedan likadant på övriga serier. Du bör nu få ett diagram som ser ut som det på bilden

nedan.

2800

3300 3100

1400

1000 1100

1500 1600

1900

3000 2800

2900

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

2008 2009 2010

Sängar

Utemöbler

Soffor

Fåtöljer

Övrigt

26

Infoga funktioner

När du vill använda dig av en inbyggd funktion i Excel arbetar du via fliken Formler eller

dialogrutan Infoga funktion. Du kan även infoga en funktion via formelfältet eller skriva den

med hjälp av funktionen Komplettera automatiskt för formel. Vi har redan gått igenom hur

man lägger in formler med hjälp av funktionen Autosumma. Man kan även infoga en

funktion själv genom att använda sig av fliken Formler (se bild nedan).

Infoga via dialogrutan

1. Genom att arbeta med dialogrutan Infoga funktion får du tillgång till samtliga

funktioner i Excel.

2. Markera den cell där funktionen ska infogas

3. Visa fliken Formler och klicka på Infoga funktion i gruppen Funktionsbibliotek

4. Välj önskad kategori i listan

5. Markera önskad funktion i listan Välj en funktion (se bild på nästa sida)

6. Klicka på OK

7. Klicka på knappen Dölj dialogruta till höger i rutan

8. Markera aktuellt cellområde

9. Klicka på knappen till höger eller tryck på Enter för att återställa dialogrutan

10. Tryck på Tab om du vill utnyttja fler argument

11. Markera område på samma sätt som ovan

12. Upprepa proceduren tills samtliga argument är ifyllda

13. Klicka på OK för att infoga funktionen i kalkylen.

27

Övning 11 – Infoga funktion

Öppna arbetsboken Leveranser.

I den här övningen ska du räkna ut hur många arbetsdagar det tar för ett bibliotek att få

leveranser från en bokleverantör. Då vi vill att helger och helgdagar inte ska räknas kommer

vi i den här övningen använda oss av funktionen Nettoarbetsdagar. Den finner under fliken

Formler. Klicka på den lilla pilen under Datum/tid för att finna funktionen

Nettoarbetsdagar.

28

Det första vi vill få fram är själva leveranstiden, d.v.s. från det att en beställning skickats till

att den har mottagits.

1. Ställ dig i cell E5 och infoga funktionen Nettoarbetsdagar.

2. Du ska nu välja Startdatum (det datum då beställningen skickades) och Stoppdatum

(det datum då beställningen mottogs)

3. Kopiera sedan formeln genom att dra i fyllnandshantaget i cell E5 (se bild nedan)

ända ner till cell E21.

För att räkna ut den totala tiden från beställning till mottagande ska du ställa dig i cell F5 och

göra om samma procedur men med skillnaden att Startdatumet i det här fallet är datumet då

beställningen gjordes och inte då beställningen skickades.

29

Sökfunktioner

Med hjälp av sök- och referensfunktioner under Leta upp och referens kan du låta Excel

hitta angivna värden. För att dessa funktioner ska fungera måste tabellen vara sorterad i

stigande ordning, detta gäller oavsett om värdena är tal eller text.

Övning 12 – Sökfunktion Öppna arbetsboken Telefonnummer.

Vi ska i den här övningen söka efter ett telefonnummer i en personallista med hjälp av att

sökfunktionen Leta upp. Den finner under fliken Formler. Klicka på den lilla pilen under

Leta upp och referens för att finna funktionen Leta upp.

1. Ställ dig i cell A5 och skriv in det namn från listan vars telefonnummer du vill ha reda

på, t. ex Peter.

2. Ställ dig sedan i cell A7 och infoga funktionen Leta upp.

3. Det kommer nu upp en menyruta där du ska välja argument. Välj det första

alternativet (letauppvärde;letauppvektor;resultatvektor) och tryck OK.

30

4. Nu kommer du upp ännu en menyruta ska du fylla i olika värden. Som Letauppvärde

väljer du A5 (i det här fallet Peter), som Letauppvektor väljer du A10:A18 (dvs

namnlistan) och slutligen väljer du C10:C18 (listan med telefonnummer) som

Resultatvektor för att få fram rätt nummer. Klicka sedan OK.

5. Har du gjort rätt ska rätt nummer nu stå i cell A7 och följande ska stå i ditt formelfält:

=LETAUPP(A5;A10:A18;C10:C18).

31

För att ta reda på mobilnummer så gör om samma procedur men med skillnaden att du nu ska

utgå från cell B7 istället för A7 och att välja D10:D18 som Resultatvektor istället för

C10:C18.

Skapa tabell

Om du skall presentera Excelinformation kan du med fördel dra nytta av Tabeller och de

funktioner som hör till det verktyget. Tabellen ger dig direkt möjligheter att sortera och

filtrera information i ditt kalkylblad. En tabell är även ett utmärkt verktyg för att hantera olika

slag av register, t.ex. ett varu- eller ett medlemsregister. En av fördelarna med en tabell är att

du kan infoga och ta bort rader/kolumner i tabellen utan att detta påverkar övrig information i

kalkylbladet. Tabellverktyget finns under fliken Start, i gruppen Format.

Övning 13 - Skapa och anpassa en tabell

Öppna arbetsboken Städer. Du får nu upp en lista på de 20 största städerna i världen som vi

ska skapa en tabell av.

1. Markera det cellområde (A1-E16) som du vill definiera som en tabell.

2. Visa fliken Infoga och klicka på Tabell i gruppen Tabeller.

3. Kontrollera att området är rätt och bekräfta med OK.

32

När du skapat en tabell får den automatiskt ett standardtabellformat. Funktionen Autofilter är

aktiverad och fliken Design under Tabellverktyg (se bild nedan).

33

Infoga data i tabell

Vill du lägga till data i tabellen kan du göra på flera sätt:

Markera sista cellen i tabellen och tryck Tab.

Skriv informationen på rader nedanför tabellen. När du bekräftar första cellen utökas

tabellen och knappen Alternativ för autokorrigering visas.

Infoga en rad eller en kolumn mitt i tabellen genom att visa fliken Start och klicka på

Infoga i gruppen Celler.

Formatera tabell

Via fliken Design kan du formatera tabellen på önskat sätt.

1. Markera en cell i tabellen.

2. Visa fliken Design och gruppen Tabellformat.

3. Välj ett format.

Sortera data

Du kan sortera en tabell på olika sätt, det vanligaste att sortera den i nummer- eller

bokstavsordning.

Övning 14 – Sortera kolumner Fortsätt med arbetsboken Städer.

1. Pröva att sortera på olika kolumner med hjälp av funktionen Anpassad sortering som

du kommer åt genom att klicka på valfri pil som finns bredvid varje rubrik i tabellen

(se bild nedan).

34

2. Sortera listan efter land (A till Ö) i första hand och populationen (största till minsta) i

andra hand.

Filtrera data

Har du definierat ett område som tabell aktiveras funktionen Autofilter för alla kolumner i

tabellen. Till höger om varje rubrik i tabellen visas en pil och när du klickar på den visas en

ny meny. På menyn finns ett antal filtreringskommandon som du använder för att snabbt visa

utvalda delar av tabellen.

35

Filtrera tabell

För att utföra en enkel filtrering i tabellen gör du på följande sätt:

1. Klicka på listpilen i önskad kolumn.

2. Avmarkera de värden du inte vill visa genom att klicka i rutan framför.

3. Öppna eventuellt menyn för en annan kolumn för att ange fler filtervillkor på samma

sätt.

När en kolumn är filtrerad visas en filter-symbol på listpilen.

Övning 15 – Filtrera data Fortsätt med arbetsboken Städer.

1. Visa de tre största (area) städerna i tabellen. Återställ sedan tabellen så att samtliga

uppgifter visas.

2. Filtrera fram alla städer med en population mellan 17 och 20 miljoner invånare.

36

Övning 16 – ”Summa Om”- funktionen

”Summa Om”-funktionen finner man i Matematik och trigonometri under fliken Formler

Med hjälp av denna funktion kan man addera cellers innehåll efter ett givet villkor. I vår

övning ska vi addera de tre indiska städernas population som är med i arbetsboken Städer.

1. Fortsätt jobba i arbetsboken Städer

2. Skriv ”Indiska städernas population” i cell A20

3. Markera cell B20 och välj funktionen ”SUMMA.OM”, följande ruta kommer då upp:

4. I område ska du välja B2:B16 dvs kolumnen Land.

5. I villkor ska du välja Indien, dvs du ska välja en av de tre celler där det står Indien.

6. I summaområde ska du välja är D2:D16, dvs kolumnen Population.

7. Tryck sedan på OK. Har du gjort rätt ska du få 52 900 000 i cell B20.

Verifiera data I Excel kan du begränsa inmatningen till heltal, datum och så vidare inom ett visst område.

1. Markera det eller de cellområden där du vill förhindra felaktiga inmatningar.

2. Visa fliken Data och klicka på Dataverifiering i gruppen Dataverktyg.

3. På fliken inställningar öppnar du listrutan Tillåt och väljer önskat alternativ.

4. Öppna listrutan Data och välj önskat alternativ.

5. Visa fliken Indatameddelande och markera Visa meddelande när cell markeras om

du vill visa ett meddelande om vad cellen ska innehålla. Skriv en rubrik samt

meddelandet i textrutorna.

6. Visa fliken Felmeddelande och markera Varna för ogiltiga data.

37

7. Välj en meddelandetyp i listrutan Typ.

8. Skriv in en rubrik i meddelandet i rutan Rubrik i Felmeddelande skriver du den text

som ska visas när någon skriver något som bryter mot reglerna.

9. Klicka på OK.

38

Övning 17 – Verifiera data

Fortsätt med arbetsboken Städer.

Markera kolumnen Population och ange att populationen får vara mellan 15 000 000 och

17 000 000. Skriv ett felmeddelande med texten ” Populationen måste vara mellan 15 och 17

miljoner.” som kommer att visas om villkoret inte uppfylls.

Pröva nu att skriva in olika värden i populationskolumnen och kontrollera om din

dataverifiering fungerar. I bilden nedan testar vi att skriva in 14 000 000 och får därmed ett

felmeddelande.

Pivottabeller

Pivottabeller kan sägas vara en mer avancerad form av en Tabell. Om du har ett kalkylblad av

lite större format, då upptäcker du ganska snabbt att du har behov av att analysera

informationen på mer än ett sätt. Det är inte ovanligt att man då kopierar delar av kalkylbladet

till andra kalkylblad för att där genomföra analysen. Detta är ett snabbt sätt att analysera data

men det har flera nackdelar. Så fort det händer något i den ursprungliga datamängden måste

man göra om hela proceduren. Ett mer raffinerat och effektivare sätt är att använda sig av

Pivottabeller. Med hjälp av detta verktyg kan du snabbt åskådliggöra många olika aspekter av

din data. Dessutom är Pivottabellerna alltid kopplade till den ursprungliga datamängden, dvs.

Pivottabellens innehåll uppdateras automatiskt när du uppdaterar originaldata. Pivottabeller

skapar man via fliken Infoga och gruppen Tabeller.

39

Skapa pivottabell

För att skapa en pivottabell utifrån en tabell gör du på följande sätt:

1. Markera en valfri cell i tabellen.

2. Visa fliken Infoga och klicka på Pivottabell i gruppen Tabeller.

3. Kontrollera att området som infogas är rätt.

4. Kontrollera att Nytt kalkylblad är markerat. För att infoga tabellen på det aktuella

kalkylbladet markerar du På detta kalkylblad och anger en cell där pivottabellen ska

placeras.

5. Klicka på OK.

Nu visas en tom pivottabellrapport tillsammans med fältlistan. Dessutom visas de två flikarna

Alternativ och Design under Verktyg för pivottabell.

1. Markera de fält i fältlistan som du vill lägga till i rapporten.

2. Om du inte är nöjd med pivottabellen kan du dra fälten mellan rutorna i

områdesavsnittet längst ner i åtgärdsfönstret.

Du kan redigera fältrubrikerna som automatiskt visas i pivottabellen, genom att skriva ett nytt

namn i cellen.

40

Övning 18 – Skapa pivottabell Öppna arbetsboken Order v 14.

Skapa följande pivottabell:

41

Tips! Du ska använda dig av Fältlista för pivottabell (se bild nedan).

Uppdatera pivottabell

Om du ändrar på någon av uppgifterna i källdatan uppdateras inte pivottabellen automatiskt.

För att uppdatera pivottabellen visar du fliken Alternativ och klickar på Uppdatera i

gruppen Data.

42

Övning 19 – Uppdatera pivottabell

Fortsätt med arbetsboken Order v 14.

Ändra beloppet på ordernr 1410 till 487 och uppdatera pivottabellen.

Formatera pivottabell

Vill du snabbt förändra utseendet kan du använda fördefinierade pivottabellformat. Med hjälp

av dess format kan du göra tabellen tydligare.

1. Visa fliken Design och gruppen Pivottabellformat.

2. Bläddra genom formaten.

3. När du pekar på de olika formaten ser du direkt hur resultatet kommer att bli.

Filtrera pivottabell

Till höger om varje fältetikett i pivottabellen finns en listpil. Om du klickar på listpilen kan du

själv välja vad du vill som ska ingå i pivottabellen. När tabellen är filtrerad visas en

filtersymbol i stället för listpilen.

Övning 20 – Filtrera pivottabell

Fortsätt med arbetsboken Order v 14. Visa endast uppgifterna för de två försäljarna Nils och

Birgitta.

Övning 21 – Disponera om pivottabell Fortsätt med arbetsboken Order v 14. Disponera om tabellen så att den ser ut enligt följande:

43

Skapa pivotdiagram från Pivottabell

När du skapat en pivottabell är det enkelt att förvandla den till ett pivotdiagram. När du ändrar

pivottabellen kommer även pivotdiagrammet att uppdateras. Du kan också göra ändringar i

diagrammet som i sin tur kommer att påverka tabellen.

1. Aktivera pivottabellen

2. Visa fliken Alternativ och klicka på Pivotdiagram i gruppen Verktyg.

3. Välj önskad diagramtyp och klicka på OK.

Nu visas pivotdiagrammet på samma blad som pivottabellen.

44

Övning 22 – Skapa pivotdiagram

Fortsätt med arbetsboken Order v 14. Skapa ett pivotdiagram utifrån pivottabellen.

45

Synpunkter på utbildningsmaterialet?

För att vi som utbildar och skriver utbildningsmaterial skall veta vad du tyckte om kursen,

behöver vi dina synpunkter. Det är viktigt för oss att veta vad du tycker. Vi uppskattar därför

om du skulle vilja fylla i följande utvärdering:

http://www.mah.se/sdm/utvardering

46

Ytterligare information

För mer information om Microsoft Excel 2010 och Office-paketet rekommenderas Microsofts

officiella webbsida (http://office.microsoft.com/sv-se/excel/). Där finner du de senaste

nyheterna kring Microsoft Office. På Microsofts hemsida (http://office.microsoft.com/sv-

se/?CTT=97) för Office finns en hel del mer om man vill lära sig att använda Excel 2010.

Du kan även maila till Malmö högskolas IT-support om du har frågor kring Excel 2010:

support@mah.se.

Excel har många fler verktyg och användningsområden, se bl.a. Excels inbyggda hjälp och

instruktioner (F1):

Statistisk analys

Finansiella nyckeltal

Trendanalyser och projicering av data

Problemlösaren (Tillägg)

Analysis Toolpak (Tillägg)

Utbyte och import av data (inklusive XML)

Verifiering av data

Makron och formulär

Säkerhet

Visual-Basic

Skriven av: David Osser (red.) och Mikael Hansson, SDM Malmö högskola

September 2011

Redigerad av: Mikael Hansson, Oktober, 2012

Här finner du mer

information om

Excel 2010.