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Libros de Gerencia Resumidos

¡Ataque su día! Antes de que este lo ataque a usted

Mark Woods y Trapper Woods

RESUMEN EJECUTIVO

¿Logró dominar a ese león? ¿Salió ileso de ese encuentro con

un toro? ¿Logró esquivar la estampida? ¿Está usted acaso en

un zoológico? ¿En la selva?

No, simplemente está tratando de organizar su día. Pero este

pareciera abalanzarse sobre usted como una bestia salvaje,

que no le permite moverse, pensar y cumplir con sus objeti-

vos personales y laborales.

¡Ataque su día! No deje que este lo ataque a usted. El pre-

sente libro es una guía práctica para aprender a aprovechar el

tiempo y llevar a cabo todos nuestros objetivos.

Lo que importan son las actividades, no el reloj

Ya usted sabe cuál es el problema: Los tiempos han cambiado.

No es que el tiempo en cuanto tal haya cambiado sino que los

tiempos en los que vivimos han cambiando. No es que no ten-

gamos suficiente tiempo. De hecho, tenemos la misma canti-

dad de tiempo que siempre hemos tenido y que siempre

tendremos.

El problema es que tenemos más eventos y actividades que

administrar en la misma cantidad de tiempo. Esto se debe, en

parte, a la tecnología, a la Internet y a las expectativas de hacer

más con menos. Estamos conectados las 24 horas del día, los 7

días de la semana, los 365 días del año y casi no tenemos la

oportunidad de descansar. En cierto sentido, hemos tenido que

comprimir nuestras vidas, pues nos vemos en la necesidad de

embutir cada vez más eventos en la misma cantidad de

minutos al día.

Todo esto ha generado un cambio de paradigma. Antes separá-

bamos nuestra vida personal de nuestro trabajo con una línea

imaginaria. Pero para buena parte de las personas, esto no les

funcionó más, pues significaba poner en oposición estas dos

esferas de la vida, lo que les generaba mucho estrés. Nos

empezamos a sentir culpables independientemente de a qué

lado de la línea estuviéramos.

En cambio, el nuevo paradigma implica que veamos nuestro

trabajo y nuestra vida personal como una sola esfera en la que

están integradas durante las 24 horas del día.

Tal vez esto no le suene sensato. Tal vez le parezca el verda-

dero fin del equilibrio entre trabajo y vida personal. ¿Y es que

acaso lograr un equilibrio entre trabajo y vida personal no

significa repartir el tiempo entre nuestro trabajo y nuestra vida

personal? No, esta es la vieja forma de pensar.

La nueva manera de pensar consiste en lograr un equilibrio

dentro de un mar de cambios; tener la habilidad para adaptar-

nos a los cambios sin perder nuestro camino; significa llevar a

cabo nuestras actividades gracias a nuestra flexibilidad.

El primer paso para crear un verdadero sistema de gestión del

tiempo es reconocer que todos los días recibimos tres regalos:

- Tiempo: sin el cual no podemos ejecutar las actividades.

- Energía: esencial para llevar a cabo las actividades.

- Elección: para determinar qué actividades llevar a cabo.

Si queremos maximizar estos tres regalos diarios, debemos

implementar las siguientes cinco habilidades.

1) Escoger actividades

La primera habilidad para gestionar nuestro tiempo es saber

escoger nuestras actividades. Y esto significa también saber

rechazar actividades. Es decir, saber decir que no.

La mayor parte de las personas creen que saber decir no

significa únicamente decirle no a los demás. Pero lo verdade-

ramente importante es saber decirnos que no a nosotros mis-

mos. Siempre tendemos a aceptar actividades rápidas, diverti-

das, familiares, sencillas y que nos rinden una satisfacción

instantánea.

Cuando escogemos actividades que nos rinden una satisfacción

instantánea (por oposición a actividades que agregan valor),

nuestra productividad se desploma y con esta, por lo general,

nuestra autoestima.

Tomar buenas decisiones, saber qué actividades escoger y qué

rechazar, implica asumir una perspectiva a largo plazo; es

decir, decidir lo que queremos que ocurra en el futuro y luego

especificar las actividades necesarias para que dicho futuro se

haga realidad.

Esto significa crear un claro panorama de los resultados que

queremos obtener con las actividades que decidamos llevar a

cabo. Si llevamos a cabo actividades sin un plan claro en men-

te, no estaremos más que acelerando sobre una carretera

congelada. Estaremos agotando nuestra energía sin llegar a

ninguna parte.

¡Ataque su día! 2

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Los derechos intelectuales del libro y su contenido son propiedad del autor y las empresas que lo registraron originalmente. http://www.resumido.com

2) Hacerles seguimiento a las actividades

La siguiente habilidad de gestión del tiempo consiste en hacer-

les seguimiento a las actividades. Esto supone estar pendientes

de cosas intangibles: pensamientos, ideas, fechas, promesas,

recordatorios y estrategias.

Estas cosas intangibles se deben organizar para que no se nos

escape nada. Esto es particularmente importante en esta era en

la que estamos sobrecargados de información.

¿Cuáles son los mejores instrumentos de gestión del tiempo?

¿Debemos usar una agenda de papel, una agenda electrónica o

una combinación de ambas? Cualquiera de las tres posibilida-

des es viable. Lo importante es que sean instrumentos senci-

llos. En todo caso, es importante que no dupliquemos nuestras

tareas entre las diferentes agendas que utilicemos.

Una manera sencilla de utilizar instrumentos de gestión del

tiempo es verlos como cestas. Las cestas sirven para recolectar

cosas y trasportarlas. Debemos ver nuestras agendas de papel y

electrónicas como cestas en las que recolectamos y llevamos

nuestra información.

Para que no se nos olvide nada, recomendamos usar seis

“cestas”:

- Cesta uno: el calendario mensual: sirve para recolectar los

eventos futuros y planificar actividades tales como: citas,

fechas y límites de tiempo.

- Cesta dos: la cesta para tirarlo todo: se parece a la cesta uno.

La diferencia es que los eventos y actividades están aún por

ser programados. En otras palabras, sabemos que haremos

estas cosas, pero no sabemos exactamente cuándo. La cesta

dos nos permite no olvidarnos de estas cosas.

- Cesta tres: la cesta diaria: es el calendario para las activi-

dades diarias tales como: citas, cosas por hacer, cosas que

surjan durante el día.

- Cesta cuatro: la cesta de la memoria: es el lugar para

documentar información importante, delegar actividades y

hacerle seguimiento a una secuencia de eventos e informa-

ción. Es donde anotamos la información importante que reci-

bimos durante el día. Esta es información que probablemente

usaremos en otro momento.

- Cesta cinco: la cesta de la información: incluye información

que debemos tener a la mano: objetivos, proyectos, documen-

tos, imágenes, nuestra dirección, nuestro directorio telefó-

nico, etc.

- Cesta seis: la cesta de las comunicaciones: aquí están inclui-

dos nuestros mensajes de voz y nuestros mensajes electróni-

cos. Los mensajes de voz no suelen ser un problema. En cam-

bio, los mensajes electrónicos son una fuente de distracción,

de irrelevancias y de tentaciones que nos hacen perder el

tiempo. Hoy en día, la mayoría de las personas viven en su

buzón. Lo tienen abierto todo el día. Por tanto, es importante

que lo cerremos y revisemos nuestros mensajes electrónicos

de 3 a 6 veces al día. ¡No más!

3) Ordenar actividades

La vieja manera de ver el tiempo consiste en considerar que

este es lineal. Pero, ¿qué tal si lo viéramos como si fuera espa-

cio? El tiempo es el espacio en el que vivimos. Así como una

caja es un espacio que llenamos de cosas, una hora es una

"caja de tiempo" que llenamos con actividades. Esto nos

permitirá gestionar mejor el tiempo.

Cuando consideramos que una hora es un espacio dentro del

cual llevaremos a cabo las actividades, nos vemos forzados a

ser más realistas a la hora de planificar. Una caja (sea de

cartón o de tiempo) sólo puede contener una cantidad limitada

de cosas (o actividades).

Solemos creer que planificar nuestro día es lo mismo que

hacer una lista de las cosas que tenemos que hacer. Pero esto

no es así. En realidad, planificar significa establecer el orden

en el que llevaremos a cabo las actividades. Para tal fin,

debemos seguir el siguiente método:

- Un lugar en el que podamos estar a solas: este lugar debe

estar lejos de todo ruido y distracción. También debe ser un

sitio en el que podamos sentarnos, pensar y escribir.

- Treinta minutos cada día: para ordenar las actividades. ¿Por

qué 30 minutos? Porque cuando no nos sentimos apurados

por organizar nuestras actividades, nuestro corazón y nuestra

mente se complementan y nos ayudan a tomar mejores

decisiones.

- El mejor momento para organizar nuestro día: esto depende

de cada cual; puede ser en la mañana o en la noche.

- Instrumentos de gestión del tiempo: las que nos funcionen

mejor.

Ahora estamos listos para organizar nuestro día. Debemos

practicar los siguientes pasos cada día durante los treinta

minutos antes mencionados:

- Paso uno: decidir qué actividades debemos poner sobre el

plato hoy. Para tal fin, debemos revisar nuestras seis cestas.

Luego, debemos pasar las actividades que queremos llevar a

cabo a la cesta diaria, es decir, la cesta tres.

- Paso dos: asignamos un valor a cada actividad con el fin de

jerarquizarlas. Puede ser un sistema numérico, de colores, etc.

- Paso tres: organizar nuestro día, es decir, determinar cuán-

do, dónde y cómo tenemos pensado llevar a cabo nuestras

actividades.

4) Flexejecutar actividades

Ahora viene la siguiente habilidad a la hora de gestionar nues-

tro tiempo: la flexejecución. Ya hemos organizado nuestro día

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y hemos comenzado con las actividades. Pero, como ya sabe-

mos, las cosas no saldrán tal cual las hemos planificado.

En un día cualquiera podemos caer víctimas del fuego cruzado

de las interrupciones, los imprevistos, etc. Entonces ha llegado

el momento de flexejecutar. Esta palabra es un híbrido entre

"flexibilidad" y "ejecución". La idea es llevar a cabo nuestras

actividades, pero de manera flexible, dependiendo de todos los

imprevistos. Para flexejecutar, debemos:

- Estar dispuestos a dejar de lado nuestra lista de actividades

cuando las prioridades hayan cambiado.

- Aprovechar cualquier oportunidad que se nos presente

durante el día.

- Tener la capacidad de cambiar nuestro estilo de trabajar

cuando esto sea necesario.

- Habituarnos a reservar cierto tiempo cada día para poder

lidiar con los imprevistos.

- Permanecer conectados las 24 horas del día, los 7 días de la

semana y los 365 días del año sin que esto se convierta en

una fuente de frustración.

Todo esto implica que seamos capaces de hacer varias cosas a

la vez. Pero sin abusar. Cuando hacemos varias cosas a la vez,

no ponemos toda nuestra atención en cada cosa que hacemos.

Por tanto, lo mejor es hacer a la vez cosas que sean sencillas.

Una manera de "contaminar" nuestro tiempo es, por ejemplo,

llevar nuestro hijo a comer pizza y atender una llamada telefó-

nica por quince minutos mientras nuestro hijo mira fijamente

al espacio. En consecuencia, es importante que le dediquemos

un tiempo exclusivo a las cosas que son importantes. Debemos

estar completamente presentes en la pizzería con nuestro hijo y

luego hacer la llamada.

5) Concentrarnos en las actividades

La quinta y última habilidad para gestionar el tiempo es la ha-

bilidad de concentración. Debemos aprender a hacer un inven-

tario personal de las actividades negativas que no nos permiten

concentrarnos. Algunas de estas actividades pueden ser:

- Mala planificación.

- Socializar.

- Navegar en la Red.

- Tratar de hacer demasiado.

- Perderse en los detalles.

- Procrastinar.

- Incapacidad para priorizar.

- Fechas de entrega poco realistas.

Si queremos evitar este tipo de interrupciones, debemos se-

guir el siguiente método:

1. Tomar la actividad de la lista que nos preocupa más, por

ejemplo, tratar de hacer demasiado

2. Escribir "Nunca debo tratar de ____". Debemos escribir

esta afirmación durante tres semanas en nuestra lista de acti-

vidades. Al cabo de las tres semanas, habremos dejado de

hacer más de lo que podemos hacer.

3. Repetir el procedimiento con otra actividad de la lista. Y

así sucesivamente.

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Título original: Attack Your Day!

Editorial: FT Press

Publicado en: Octubre de 2012

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