Embed Size (px)
Citation preview
AstinaERP – End User Manual
Human Resource and Payroll
2
Payroll
3
Proses 1: Setup
Task 1 – Payroll Contract | HR User
Payroll Contract digunakan untuk mendefinisikan basis periodik payroll yang digunakan.
1. Masuk ke menu Human Resource & Payroll | Human Resource | Payroll Contract. 2. Buat payroll contract.
Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Search Key Kode periodik payroll Isi Name Nama periodik payroll Isi Description Deskripsi periodik payroll Isi Active Flag aktif Centang Business Partner Nama employee Pilih Project Nama project Pilih Valid From Tanggal mulai aktif Isi Valid To Tanggal mulai tidak aktif Isi Net Days Jumlah hari periode payroll Isi
3. Tutup menu.
Task 2 – Payroll Department | HR User
Payroll Department digunakan untuk mendefinisikan department.
1. Masuk ke menu Human Resource & Payroll | Human Resource | Payroll Department.
4
2. Buka payroll department.
Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Search Key Kode department Isi Name Nama department Isi Description Deskripsi department Isi Active Flag aktif Centang Activity Nama activity Pilih
3. Klik tombol New untuk membuat department lainnya.
4. Tutup menu.
Task 3 – Payroll Job | HR User
Payroll Job digunakan untuk mendefinisikan Job untuk masing-masing department yang sudah disetup sebelumnya.
1. Masuk ke menu Human Resource & Payroll | Human Resource | Payroll Job. 2. Buat payroll job.
5
Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Search Key Kode job Isi Name Nama job Isi Description Deskripsi job Isi Active Flag aktif Centang Payroll Department
Nama department Pilih
3. Klik tombol New untuk membuat payroll job lainnya.
4. Tutup menu.
6
Task 4 – Payroll Concept Category | HR User
Payroll Concept Category digunakan untuk mebuat kategori payroll concept, yaitu Pay, Deduction, Benefit, dan Accrual.
1. Masuk ke menu Human Resource & Payroll | Human Resource | Payroll Job. 2. Buat payroll job.
Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Search Key Kode payroll category Isi Name Nama payroll category Isi Description Deskripsi payroll category Isi Active Flag aktif Centang
3. Klik tombol New untuk membuat concept category lainnya.
4. Tutup menu.
Task 5 – Payroll Concept | HR User
Payroll Concept digunakan untuk mendefinisikan komponen-komponen payroll, misalnya gaji pokok, overtime, deductions, THR, atau tunjangan lainnya.
7
1. Masuk ke menu Human Resource & Payroll | Payroll | Payroll Concept Catalog. 2. Buat payroll concept.
Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Search Key Kode payroll concept Isi Name Nama payroll concept Isi Description Deskripsi payroll concept Isi Active Flag aktif Centang Payroll Concept Category
Kategori payroll concept Pilih
Sequence Urutan payroll concept Isi Type Tipe:
Concept, nilainya tetap Rule Engine, nilainya dihitung menggunakan
formula rule script
Pilih
Account Sign Debit, sifatnya benefit Credit, sifatnya deduction
Pilih
Charge Akun pembebanan payroll Pilih Column Type Amount
Quantity Pilih
Paid Flag bayar Centang Printed Flag cetak Centang
3. Klik tab Concept Accounting.
8
Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Accounting Schema
Skema accounting yang digunakan Pilih
Payroll Concept Payroll concept yang sedang dipilih Default Active Flag aktif Centang Payroll Expense Account
Akun pembebanan payroll Pilih
Payroll Revenue Account
Tidak digunakan Pilih
Business Partner Group
Group employee Pilih
Balancing Jangan dicentang
4. Kembali ke tab parent, lalu klik tombol New untuk membuat payroll concept lainnya.
5. Tutup menu.
Task 5 – Payroll Definition | HR User
9
Payroll Definition digunakan untuk mengkombinasikan Payroll Contract dengan Payroll Concept yang sudah dibuat sebelumnya termasuk dengan periode payroll nya.
1. Masuk ke menu Human Resource & Payroll | Payroll | Payroll Definition. 2. Buat payroll definition.
Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Search Key Nama payroll definition Isi Name Nama payroll definition Isi Description Deskripsi payroll definition Isi Active Flag aktif Centang Payroll Contract Payroll contract Pilih Payment Rule Metode pembayaran payroll Pilih Charge Akun credit payroll (?) Pilih
3. Klik tab Payroll Concepts. Di tab ini kita bisa menambahkan komponen payroll yang sudah di definisikan di Payroll Concept sebelumnya.
4. Klik tombol New untuk menambahkan pyroll concept lainnya.
10
5. Klik tab Year untuk melihat periode tahun payroll dari payroll definition yang sedang dibuat.
6. Klik tab Periods untuk melihat periode bulan payroll dari payroll definition yang sedang dibuat.
7. Tutup menu.
11
Task 6 – Payroll Employee | HR User
Payroll Employee digunakan untuk mendefinisikan profil employee, lalu komponen payroll yang didapat oleh employee tersebut beserta payroll definition yang digunakan.
1. Masuk ke menu Human Resource & Payroll | Human Resource | Payroll Employee. 2. Buat employee profil.
Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Search Key Kode employee Isi Name Nama employee Isi Name2 Nama employee 2 Isi Description Deskripsi employee Isi Active Flag aktif Centang Business Partner Group
Klasifikasi grup employee Pilih
Tax ID NPWP employee Isi
3. Klik tab Employee untuk mendefinisikan department, job, payroll definition beserta tanggal aktifnya.
12
Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Business Partner Nama employee Default Active Flag aktif Centang National Code No kartu identitas Isi Social Security Code
No kartu idetnitas lainnya Isi
Start Date Tanggal awal posisi Isi End Date Tanggal akhir posisi Isi Payroll Department
Department payroll Pilih
Payroll Job Posisi Pilih Payroll Payroll definition Pilih
4. Klik tab Attribute untuk mendefinisikan komponen payroll apa saja yang diperoleh employee, misalnya gaji pokok, tunjangan, PPh, potongan lainnya.
13
Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Business Partner Nama employee Default Payroll Concept Komponen payroll Pilih Description Deskripsi Isi Active Flag aktif Centang Amount Nilai komponen Isi Valid From Tanggal mulai valid Isi Valid To Tanggal akhir valid Isi
Klik tab New untuk menambahkan komponen payroll berikutnya.
5. Klik tab Bank Account untuk menambahkan bank yang digunakan employee dalam payroll
Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Business Partner Nama employee Default Bank Bank yang digunakan employee untuk payroll Pilih Bank Account Type
Tipe bank Pilih
Account Name No rekening Isi
14
6. Klik tab Location untuk memasukkan data alamat dan no telepon employee
Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Business Partner Nama employee Default Name Nama alamat Isi Address Alamat Isi Phone No telepon Isi 2nd Phone No telepon 2 Isi Fax No fax Isi
7. Klik tab Contact (User) untuk memasukkan person in contact dari employee.
Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Business Partner Nama employee Default Name Nama PIC Isi Description Deskripsi PIC Isi
15
Phone No telepon PIC Isi 2nd Phone No telepon 2 PIC Isi Fax No fax PIC Isi
8. Tutup menu.
Proses 2: Payroll Processing
Note: Proses payroll yang dijelaskan di dokumen ini menggunakan opsi Jurnal Detail = Yes yang hasilnya setiap jurnal keuangan yang dihasilkan adalah detil untuk masing-masing karyawan.
Untuk alasan sensitifitas Anda bias menggunakan opsi Jurnal Detail = No dan hasilnya setiap jurnal keuangan yang dihasilkan adalah akumulasi dari seluruh karyawan.
Task 1 – Pembuatan Payroll Process | Payroll User
Payroll Process digunakan untuk mendefinisikan Payroll Definition, Payroll Period, Payroll Department dan Payroll Job yang akan diprosess payrollnya.
1. Masuk ke menu Human Resource & Payroll | Payroll | Payroll Process. 2. Buat payroll process
Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default
16
Document No No dokumen payroll process, terisi sesuai dengan urutan dan format penomoran dokumen
Otomatis
Name Nama payroll process Isi Active Flag aktif Centang Target Document Type
Predefined terisi Payroll Default
Account Date Tanggal pencatatan accounting Isi Payroll Payroll definisition yang akan diproses Pilih Payroll Period Period payroll yang akan diproses Pilih Payroll Department
Department payroll yang akan diprosess Pilih
Payroll Job Job payroll yang akan diproses Pilih Charge Charge untuk pembebanan payroll Pilih
3. Selanjutnya klik tombol Process lalu pilih Complete di pilihan Document Action kemudian klik tombol OK.
4. Status dokumen Payroll Process akan berubah dari Draft menjadi Complete. 5. Hasilnya adalah terbentuknya record Payroll Movement dan posting jurnal Payroll Process. 6. Tutup menu.
Task 2 – Payroll Movement | Payroll User
Hasil dari Payroll Process adalah terbentuknya record di Payroll Movement yang berisikan hasil perhitungan untuk masing-masing komponen payroll untuk setiap employee.
1. Masuk ke menu Human Resource & Payroll | Payroll | Payroll Movement. 2. Hasilnya adalah detil perhitungan dari masing-masing komponen payroll untuk setiap employee.
17
3. Tutup menu.
Task 3 – Close Payroll Process | Payroll User
Setelah dipastikan hasil perhitungan di Payroll Movement nya sudah sesuai, langkah berikut nya adalah merubah status dokumen Payroll Process menjadi Close. Tujuannya adalah untuk mengunci proses perhitungan payrollnya supaya tidak bisa diubah lagi dan proses pembayaran payroll bisa dilakukan.
1. Masuk ke menu Human Resource & Payroll | Payroll | Payroll Process. 2. Pilih dokumen Payroll Process.
3. Selanjutnya klik tombol Process lalu pilih Close di pilihan Document Action kemudian klik tombol Ok.
18
Lalu klik tombol Ok lagi untuk konfirmasi.
4. Status dokumen Payroll Process akan berubah dari Complete menjadi Close. 5. Tutup menu.
Task 4 – Pembuatan Payroll AP Invoice | Payroll User
1. Masuk ke menu Human Resource & Payroll | Payroll | Generate Payroll Invoices. 2. Masukkan parameter yang akan di proses.
Field Deskripsi Cara Isi Payroll Process Payroll process yang belum pernah digenerate payroll
invoice sebelumnya Pilih
Document Type Payroll AP Invoice Default Date Invoice Tanggal pencatatan accountingnya Isi Business Partner Nama employee yang akan dibuatkan payroll invoice.
Kosongkan jika yang diproses seluruh employee Pilih
19
Run as Job Flag proses supaya dijadikan job process, berguna jika jumlah karyawannya cukup banyak sehingga dibutuhkan waktu untuk prosessnya sehingga sesuai untuk dijadikan job process.
Centang
Klik tombol OK.
3. Hasilnya adalah konfirmasi no inovice yang dihasilkan.
4. Tutup menu.
Task 5 – Review Payroll AP Invoice | Payroll User
Setelah payroll AP invoice di generate, hasilnya adalah dokumen invoice payroll untuk masing-masing employee. Status invoice yang dihasilkan otomatis sudah Completed.
1. Masuk ke menu Requisition-to-Invoice | Invoice (Vendor). 2. Klik tombol Search, kemudian klik tab Advanced untuk memilih invoice payroll sesuai dengan kriteria yang
diinginkan
Klik tombol OK.
3. Hasilnya adalah
20
4. Klik tab Invoice Line untuk melihat detil dari komponen payroll yang diperoleh.
Rubah ke mode grid untuk melihat keseluruhan komponen payroll yang diperoleh.
5. Tutup menu.
21
Task 6 – Pembayaran Payroll AP Invoice | Finance User
Proses selanjutnya adalah pembayaran payroll.
1. Masuk ke menu Open Items | Payment Selection. 2. Buat dokumen payment selection sebagai berikut:
3. Lalu klik tombol Create From.. untuk memilih invoice payroll yang akan diproses.
Klik tombol OK.
4. Hasilnya di tab Payment Selection Detail akan tergenerate semua invoice payroll yang akan diproses.
22
5. Klik tombol Document Action lalu pilih Complete. Hasilnya status dokumen akan berubah menjadi Complete.
6. Selanjutnya klik tombol Prepare Payment.
Klik tombol OK.
7. Hasilnya di tab Prepared Payment akan tergenerate prepare payment untuk semua invoice payroll yang sedang diproses.
8. Untuk membuat dokumen payment nya, buka menu Payment Print/Export lalu pilih dokumen Payment Selection yang akan diproses.
Kemudian klik tombol Print dan klik OK untuk menkonfirmasi.
23
9. Hasilnya dokumen Payment akan terbentuk berdasarkan prepared payment yang dibuat sebelumnya, dengan terisinya no dokumen Payment di tab Prepared Payment.
10. Jika di zoom field Payment nya akan terbuka dokumen Payment yang dihasilkan, dengan Payment Amount yang dihasilkan adalah gaji bersih yang diterima.
Task 7 – Bank Statement | Finance User
24
Proses selanjutnya adalah pembuatan dokumen Bank Statement untuk pembayaran payroll.
1. Masuk ke menu Open Items | Bank/Cash Statement. 2. Buat dokumen Bank/Cash Statement sebagai berikut:
3. Selanjutnya klik tombol Create lines from untuk memilih dokumen Paymentnya, lalu pilih Transaction Date kemudian klik Refresh.
Select All kemudian klik OK.
4. Hasilnya di tab Statement Line akan tergenerate line sesuai dokumen Payment yang dipilih sebelumnya.
25
5. Tutup menu.
Financial – Payroll Processing
Berikut adalah efek financial dari proses payroll processing.
1. Hasil posting GL dari window Payroll Process
Db 510101.01_Biaya Gaji & Tunjangan
1,844,124.00
Db 510101.01.01_Biaya Gaji Staf 41,825,907.95 Db 510101.014_Tunjangan BPJS 853,248.52 Cr 820119_Suspend P/L - Payment
Transaction - Selected A/P invoices fo
44,523,280.47
*) Total untuk seluruh karyawan
2. Hasil posting GL dari window Invoice (Vendor) untuk prosess payroll AP invoice
26
Db 820119_Suspend P/L - Payment Transaction - Selected A/P invoices fo
41,825,907.95
Db 820119_Suspend P/L - Payment Transaction - Selected A/P invoices fo
853,248.52
Db 820119_Suspend P/L - Payment Transaction - Selected A/P invoices fo
844,124.00
Db 820119_Suspend P/L - Payment Transaction - Selected A/P invoices fo
1,000,000.00
Cr 210603_Jamsostek 836,518.16 Cr 210603_Jamsostek 853,248.52 Cr 210604_BPJS 418,259.08 Cr 210604_BPJS 418,259.08 Cr 210505_PPh Ps. 21 2,028,556.54 Cr 210601_Hutang Gaji 39,968,439.09
*) Total untuk seluruh karyawan
3. Hasil posting GL dari window Payment untuk prosess payment.
27
Db 820119_Suspend P/L - Payment Transaction - Selected A/P invoices fo
39,968,439.09
Cr 110299_Intercliring Account 39,968,439.09 *) Total untuk seluruh karyawan
4. Hasil posting GL dari window Allocation untuk prosess payment.
Db 210601_Hutang Gaji 39,968,439.09 Cr 820119_Suspend P/L - Payment
Transaction - Selected A/P invoices fo
39,968,439.09
*) Total untuk seluruh karyawan
5. Hasil Bank/Cash Statement
28
Cr 110201_Bank Mandiri - 149.007.878.8777
39,968,439.09
Db 110299_Intercliring Account 39,968,439.09 *) Total untuk seluruh karyawan
6. Hasil net off nya
Payroll Process Db 510101.01_Biaya Gaji & Tunjangan
1,844,124.00
Db 510101.01.01_Biaya Gaji Staf 41,825,907.95 Db 510101.014_Tunjangan BPJS 853,248.52 Cr 820119_Suspend P/L - Payment
Transaction - Selected A/P invoices fo
44,523,280.47
Invoice Payroll Db 820119_Suspend P/L - Payment Transaction - Selected A/P invoices fo
41,825,907.95
Db 820119_Suspend P/L - Payment Transaction - Selected A/P invoices fo
853,248.52
Db 820119_Suspend P/L - Payment Transaction - Selected A/P invoices fo
844,124.00
Db 820119_Suspend P/L - Payment Transaction - Selected A/P invoices fo
1,000,000.00
Cr 210603_Jamsostek 836,518.16 Cr 210603_Jamsostek 853,248.52 Cr 210604_BPJS 418,259.08 Cr 210604_BPJS 418,259.08 Cr 210505_PPh Ps. 21 2,028,556.54 Cr 210601_Hutang Gaji 39,968,439.09
Payment Db 820119_Suspend P/L - Payment Transaction - Selected A/P invoices fo
39,968,439.09
Cr 110299_Intercliring Account 39,968,439.09 Allocation Db 210601_Hutang Gaji 39,968,439.09
Cr 820119_Suspend P/L - Payment Transaction - Selected A/P invoices fo
39,968,439.09
Bank Statement Cr 110201_Bank Mandiri - 149.007.878.8777
39,968,439.09
Db 110299_Intercliring Account 39,968,439.09
29
Hasilnya akhirnya adalah
Db 510101.01_Biaya Gaji & Tunjangan
1,844,124.00
Db 510101.01.01_Biaya Gaji Staf 41,825,907.95 Db 510101.014_Tunjangan BPJS 853,248.52 Cr 210603_Jamsostek 836,518.16 Cr 210603_Jamsostek 853,248.52 Cr 210604_BPJS 418,259.08 Cr 210604_BPJS 418,259.08 Cr 210505_PPh Ps. 21 2,028,556.54 Cr 110201_Bank Mandiri -
149.007.878.8777 39,968,439.09
30
Proses 3: Payslip
Seetelah proses payroll selesai dilakukan, proses selanjutnya adalah pembuatan payslip. Payslip yang digunakan adalah payslip eletronik berupa file pdf yang sudah terproteksi dengan password masing-masing karyawan dan terkirim melalui email ke email masing-masing karyawan.
Password untuk proteksi pdf payslip ini bisa diubah dengan pengajuan form perubahan password dari karyawan yang bersangkutan, untuk kemudian diubah oleh bagian payroll di modul HRIS nya.
Task 1 – Payslip subscription | Payroll
Payslip elektonik menggunakan fitur subscription dari Sql Server Reporting Service yang memungkinkan broadcast email beserta attachment pdf payslip yang sudah terproteksi dengan password masing-masing karyawan dapat dilakukan dengan sekali proses saja.
1. Masuk ke prota report lalu halaman Manage dari report HRIS | Payslip.
2. Lalu klik menu Subscription dan pilih subscriptionnya.
31
Lalu klik tombol Run Now.
3. Hasilnya adalah email terbroadcast ke email masing-masing karyawan.
4. Untuk membuka pdf payslipnya dibutuhkan password yang hanya diketahui oleh masing-masing karyawan.
32
33
Leave Management
34
Proses 1: Setup
Task 1 – Master Leave | HR User
Master Leave digunakan untuk mendefinisikan basis tipe cuti yang digunakan beserta efek ke saldo cutinya.
1. Masuk ke menu Human Resource & Payroll | Leave Management | Leave Management Rules | Master Leave.
2. Buat master leave sebagai berikut.
Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Name Kode tipe cuti Isi Description Deskripsi tipe cuti Isi Tranaction Type Tipe transaksi, apakah menambah (+) atau mengurangi
(-) sisa cuti Pilih
Active Flag aktif Centang Business Partner Nama employee Pilih
3. Klik tombol New untuk membuat tipe cuti berikutnya.
4. Tutup menu.
Task 2 – Leave Request | Employee
35
Setiap karyawan membuat dokumen leave requestnya masing-masing untuk kemudian mendapatkan persetujuan dari atasannya langsung dan selanjutnya terkonfirmasi oleh HRD.
1. Masuk ke menu Human Resource & Payroll | Leave Management | Leave Request. 2. Buat leave request sebagai berikut.
Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Document No No dokumen cuti Terisi otomatis Business Partner Nama karyawan Terisi otomatis sesuai
dengan karywan yang login
Master Leave Tipe cuti Terisi otomatis dengan tipe cuti Trans
Description Deskripsi alsan cuti Isi Available Leave Day
Sisa cuti Terisi otomatis
Start Date Tanggal awal cuti Isi End Date Tanggal akhir cuti Isi Leave Day Jumlah hari cuti Terisi otomatis
dengan jumlah cuti hari kerja yang diambil
Document Status
Status dokumen Terisi otomatis Drafted
3. Selanjutnya klik tombol Document Action, pilih Complete lalu kil Ok.
36
4. Selanjutnya status dokumen berubah menjadi In Progress karena sedang dalam proses persetujuan. 5. Tutup menu.
Task 3 – Approval Leave Request | Employee Supervisor
Proses selanjutnya adalah persetujuan leave request.
1. Atasan langsung dari karyawan akan menerima email notifikasi untuk melakukan persetujuan.
2. Untuk melakukan approval, setelah login klik Workflow Activities.
37
3. Di window Workflow Activities pilih dokumen yang akan di approve, lalu pilih Yes di isian Answer, dan klik Ok.
4. HRD akan menerima email notifikasi yang sama seperti sebelumnya untuk melakukan konfirmasi leave requestnya. Untuk melakukan konfirmasil caranya sama dengan persetujuan supervisor sebelumnya.
5. Setelah HRD mengkonfirmasi selanjutnya karyawan akan menerima email notifikasi bahwa leave requestnya sudah mendapat persetujuan.
38
6. Status dokumen Leave Requestnya akan berubah dari In Progress menjadi Complete. Dan jika dibuka Active Workflow nya akan terlihat historikal proses persetujuannya.
6. Tutup menu.
Task 4 – Report Leave Transaction
HRD bisa melakukan monitoring leave request menggunakan report Leave Transaction
1. Masuk ke portal report, lalu buka report HRIS | Leave Transaction. 2. Berikut adalah perbandingan sebelum dan sesudah leave request disetujui:
39
Task 5 – Mobile Leave Request
Setaip proses leave request, dari pengajuan sampai dengan persetujuan bisa dilakukan menggunakan perangkat mobile.
1. Dari perangkat mobile login ke sistem lalu buka menu HRIS | Leave Request. 2. Beriku tampilan Leave Requestnya:
40
3. Sedangkan untuk melakukan persetujuan setelah login tap di tombol Workflow Activities.
41
4. Selanjutnya pilih Leave Request yang akan di approve, ubah pilihan Answer menjadi Yes lalu tap tombol OK.
42
5.
43
44
AstinaERP AstinaERP adalah solusi manajemen bisnis yang terintegrasi dan flexible yang akan mengoptimalkan proses Financial, Supply Chain, Inventory, dan Asset Management perusahaan. Solusi ini akan memudahkan anda untuk dapat mengambil keputusan perusahaan dengan lebih cepat dan akurat.
T. 021 275 344 57 / 58 F. 021 275 344 59 E. [email protected] www.astinaconsulting.com
