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8/4/2019 aspel-coi_4

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PORTADA

VERSIN MAYO/2004


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ASPEL-COI 4.0 CURSO DE CERTIFICACIN

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TEMARIO

I. INTRODUCCIN

I.1 Objetivo del cursoII. Instalacin en diversas Plataformas de WindowsII.1 Tipos de InstalacinII.2 Configuracin del BDE Administrator para el trabajo en red

III. Archivos de ConfiguracinIV. Clculos del Sistema

IV.1 Depreciacin Contable (Pliza de depreciacin)IV.2 Depreciacin Fiscal (Detalle)IV.3 Reevaluacin de ActivosIV.4 Ajuste cambiarioIV.5 Ajuste anual por Inflacin

V. Casos prcticosV.1 Herramientas para solucin de problemas (Exportacin, e Importacin).V.2 Catlogo de Cuentas (Catlogo de Cuentas alfanumrico)V.3 Plizas (Plizas daadas, Exportacin)

V.3.1 Copiado de plizasV.3.2 Integracin de plizasV.3.3 Exportacin e Importacin de Plizas

V.4 Balanza de Comprobacin (Descuadre en la columna del Debe y Haber, Descuadreen la columna de Saldo Inicial y Final)

V.5 Balance General (Resultado del ejercicio incorrecto)V.6 Estado de Resultados (Resultado del ejercicio incorrecto)V.7 Auxiliares (Contabilizacin)

VI. Hojas de ClculoVI.1 Hojas Financieras

VI.1.1Balance GeneralVI.1.2Estado de ResultadosVI.2 Hojas Fiscales

VI.2.1Declaracin Anual de ISR e IVAVI.2.2Clculo del IA

VI.3 Elaboracin de una Hoja de Clculo nueva.VII. Razones Financieras

VII.1 Interpretacin de Razones Financieras


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I. INTRODUCCIN

I.1 OBJETIVO DEL CURSO

El asesor conocer los procedimientos para obtener clculos avanzados en el sistemade COI 4.0, tales como depreciaciones, ajuste anual por inflacin, ajuste cambiario, etc.Conocer los archivos de configuracin predeterminados del sistema. Se explotarn lasUtileras del sistema para la solucin de casos reales, tales como catlogo de cuentas,plizas, y reportes de estados financieros. Aplicar el anlisis y uso de las hojas financierasy fiscales para alcanzar una mejor explotacin de los alcances reales del sistema, como loson las razones financieras.

II. INSTALACIN EN DIVERSAS PLATAFORMAS DE WINDOWS

Es de gran importancia considerar el tipo y versin de plataforma de Windowsdonde se realizar la instalacin del sistema ASPEL-COI 4.0, para el correctofuncionamiento del mismo. Es por ello que debemos tener en mente los siguientes puntosal momento de realizar la instalacin.

Consideraciones Generales para la Instalacin

Durante la ejecucin del Asistente de Instalacin, existen dos posibilidades paraseleccionar el tipo de Instalacin de acuerdo a los trminos de la Licencia, los cuales son:

a) Instalacin completa y registrada: Cuando ya contamos con el Nmero deSerie y Cdigo de Activacin de la Licencia de uso del sistema.

b) Como paquete demostrativo: Cuando deseamos realizar la instalacin delsistema para verificar el funcionamiento y adaptabilidad del sistema a lasoperaciones de la empresa y an no se ha adquirido una Licencia de uso del

mismo. Es importante sealar que existen dos restricciones respecto al uso delsistema como paquete demostrativo: No se permite el manejo de ms de 100 registros en cualquier Mdulo. Tiene una caducidad de 30 das, al trmino de la cual el sistema no

permite su operacin.

II.1 TIPOS DE INSTALACINEn la seleccin del Tipo de Instalacin existen tres modalidades, la cual depende

de la funcionalidad y las Licencias de uso del sistema.

a) Automtica. Se utiliza cuando se desea instalar de forma completa el sistemaen la PC como cualquier aplicacin local de Windows. En ste tipo deinstalacin se copian todas la libreras de programa (archivos DLL) necesariaspara el correcto funcionamiento de la aplicacin, incluyendo el ejecutable delsistema coiwin.exe. Dichos archivos se copian principalmente en dos rutas: eldirectorio de instalacin del sistema ASPEL-COI 4.0 y en el directorio de Librerascompartidas de Windows (C:\Windows\System para Windows 98 yC:\Windows\System32 para Windows 2k o Windows NT, Windows XP).Adicionalmente se instala el BDE Administrator. sta es la instalacin quedebemos realizar en el Servidor bajo un esquema de trabajo en red.


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b) Definida por el Usuario. Cuando slo se desean instalar ciertos componentesdel sistema, teniendo la posibilidad de instalar slo lo requerido por el sistema.

c) Estacin de trabajo. En este caso, slo se instalan libreras compartidas dentrodel directorio de Windows, (C:\Windows\System para Windows 98 y

C:\Windows\System32 para Windows 2k, Windows NT, Windows XP), y elsistema NO se instala completamente en la PC, y tampoco se instala elejecutable del sistema coiwin.exe de manera local. Cabe mencionar que elBDE Administrator SI es instalado en la PC donde se realiza ste tipo deinstalacin. Bajo un esquema de trabajo en red, este tipo de instalacin deberealizarse en las PCs que trabajaran como estaciones de trabajo.

Al ser instalado ASPEL-COI 4.0, ya sea como estacin de trabajo o comoinstalacin automtica, se copia el BDE (Borland Data Base Engine) para permitir laoperacin de los archivos que se encuentran en formato PARADOX, instalndose en elmismo directorio donde se instala el sistema, y a la vez realizan algunas modificaciones enlos registros de configuracin del sistema operativo del equipo.

En el registro de Windows se agrega una llave para que el sistema reconozca laruta de donde tiene que ejecutar el BDEAdmin. Esto es, en: \\HKEY_LOCAL_MACHINE\Software \Borland \Database Engine, donde se modifica la entrada DLLPATH, la cualindica la ruta donde se encuentran los archivos con extensin *.dll correspondientes alBDE, y la entrada CONFIGFILE01 mostrar la ruta donde se encuentra el archivoIDAPI32.CFG, el cual contiene la configuracin de los drivers y alias.

Las definiciones de instalacin las hace el sistema de manera automtica; sinembargo, si se detecta una instalacin previa del BDE, slo se actualizarn los drivers. Elsistema mediante el Regedit (registro de configuracin) verifica si existe o no un BDEinstalado, el cual puede ser modificado.


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INSTALACINCOMPLETA EN EL

SERVIDOR.

INSTALACIN COMOESTACION DE TRABAJO EN

CADA MAQUINA.

SERVIDOR

TERMINAL

TERMINAL

Para comprender un poco mejor el esquema de trabajo en red, se muestra en lasiguiente figura, un diagrama para el trabajo en red.

Figura 2. Diagrama de Tipos de Instalacin para trabajo en red.

II.2 CONFIGURACIN DEL BDE ADMINISTRATOR PARA EL TRABAJO EN REDLa configuracin para trabajo en red est estrictamente ligado al formato en que se

maneja la base de datos. En ASPEL-COI 4.0 adems de los archivos que se encuentran enformato ASPEL (archivos binarios) existen otros archivos: Tablas de INPC e Histrico de tiposde cambio que se crean en formato PARADOX para lo cual es indispensable que sehaya asignado un alias dentro del BDE Administrator para dicho driver.

Cuando se trabaja algn archivo en formato PARADOX, como es el caso de ASPEL-COI 4.0, al igual que cualquier otra aplicacin que maneje bases de datos en dicho

formato, se deber realizar la configuracin adicional que se indica a continuacin.

1. Al instalar la base de datos para comenzar a trabajar ASPEL-COI 4.0, crea pordefaul solo 2 tablas INPC e Historico de Tipos de cambio en formato PARADOX,las tablas restantes las crea en formato ASPEL, lo cual podemos constatarmediante la opcin Utileras, Control de archivos.

2. Cuando existen archivos con formato PARADOX, se crean ciertos archivostemporales con extensiones .LCK y .NET, los cuales se albergan en el directoriodefinido dentro del BDE Administrator de cada PC.


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3. Para un correcto funcionamiento debemos verificar en el Servidor la existencia dela carpeta denominada ASPELCACHE (creada automticamente por el sistema enC:\ASPELCACHE) y cuya ruta est definida en el BDE Administrator, Configuration,Drivers, Native, Paradox, NETDIR.

Figura 3. Configuracin del BDE Administrator en el Servidor.

4. Debemos compartir la carpeta donde se cre la carpeta ASPELCACHE y lacarpeta donde est instalado el sistema, considerando lo siguiente al momento decompartir ambas carpetas desde el Servidor:

Si es Windows 98. Simplemente compartir la carpeta y asignar Lectura y Escritura al

recurso compartido.

Si es Windows 2K, NT. Adems de crear los Usuarios de la red dentro del Dominio, enel Administrador de Usuarios en el Panel de Control, se deben asignar los permisos decontrol total a los usuarios que fungirn como estacin de trabajo.

Figura. Compartir la carpeta donde est instalado ASPEL- COI


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Figura 4. Asignar la propiedad Control total sobre los archivos a los usuarios de lasestaciones de trabajo.

Si es Windows XP. Debemos asignar la propiedad de Permitir que otros usuarios de lared cambien mis archivos.

Figura 5. Habilitar Permitir que usuarios de la red cambien mis archivos.


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5. Desde la estacin de trabajo se debe realizar la conexin de las unidades de redde la carpeta ASPELCACHE del Servidor, as como de la carpeta de instalacin delSistema ASPEL-COI 4.0, y configurar dentro del BDE Administrator de todas y cadauna de las terminales (Configuracin, Drivers, Native, Paradox, NETDIR) la ruta del

ASPELCACHE del Servidor (conectado mediante la unidad de red), de tal maneraque la unidad lgica y direccin de ASPELCACHE dentro del BDE Administrator seahomognea en todas las terminales (incluyendo el mismo servidor). En otraspalabras la carpeta ASPELCACHE debe ser nica para toda la red, y definirsedentro del BDE Administrator como carpeta para guardar los archivos temporalesdentro de Configuration / Drivers / Native / Paradox.

NOTA: No es completamente necesario que la carpeta ASPELCACHE se conectemediante otra unidad de red, incluso puede crearse dentro de la carpeta deInstalacin de los sistemas ASPEL (para evitar conectar otra unidad de red), y estipularlas rutas de ASPELCACHE homogneas tanto en las terminales como en el servidor.

Cmo saber de donde se est leyendo el BDE Administrator?

a) Acceder al Regedit de Windows desde: Inicio\Ejecutar\Regedit.

Figura. Verificacin del BDE Administrator dentro del Editor del Registro.

b) Ubicarse en HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Borland\DatabaseEngine. En la parte derecha de la ventana se puede observar laruta de dnde se est leyendo el BDE.

Figura. DLLPATH y CONFIGFILE01 para las rutas del BDE y Drivers dentro del Editor delRegistro.


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III. ARCHIVOS DE CONFIGURACINEs de gran importancia conocer todos aquellos archivos que forman parte de la

configuracin del sistema y que se pueden editar a fin de obtener mejores resultados.Dentro de los ms importantes estn:

CoiWin.iniSe ubica dentro del Directorio Windows, junto con todos los archivos de inicio del

Sistema operativo. Guarda datos tales como:

Ruta y periodo Aplicaciones Asociadas Nmeros de Usuarios Status de la Ventana de Inicio Direccin para actualizacin de las Tablas del INPC Impresoras Configuracin de las Barras de Herramientas

Empresaw.coiUbicado en el directorio de instalacin de ASPEL-COI 4.0. Contiene los Datos de las

empresas como la clave de alta, clave maestra, tipos de pliza , niveles de las cuentas ylos Parmetros de Configuracin del Sistema. Es un archivo encriptado por seguridad de lainformacin.

COI4_00.verUbicado en el directorio de instalacin de ASPEL-COI 4.0. Contiene informacin

sobre la versin de los DLLs del sistema. No debe modificarse para evitar problemasdurante las actualizaciones.

Catcw.coi

Ubicado en el directorio de instalacin de ASPEL-COI 4.0. Contiene el Catlogo decuentas estndar que sugiere el sistema al crearlo desde Utileras Control de Archivos.

Coisuger.coiUbicado en el directorio de instalacin de ASPEL-COI 4.0. Contiene el listado de las

Sugerencias que se despliegan en caso de Activar las Sugerencias desde Configuracin.

Inpcw.coiUbicado en el directorio de instalacin de ASPEL-COI 4.0. Contiene los valores de

las Tablas de INPC.

Monedas.coiUbicado en el directorio de instalacin de ASPEL-COI 4.0. Contiene las monedas

sugeridas al momento de crear el catlogo de Monedas desde Utileras Control dearchivos.

Rancw.coiUbicado en el directorio de instalacin de ASPEL-COI 4.0. Contiene los rangos de

cuentas sugeridos al crear el catlogo estndar de Rangos de Cuentas desde UtilerasControl de archivos.


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Tipos.coiUbicado en el directorio de instalacin de ASPEL-COI 4.0. Contiene los Tipos de

Activos sugeridos al momento de crear el catlogo de tipos de activos desde UtilerasControl de archivos.

Filtros.coiUbicado en el directorio de instalacin de ASPEL-COI 4.0. Contiene los Filtros

sugeridos al momento de emitir Reportes desde los diferentes Catlogos.

Usuariow.coiUbicado en el directorio de instalacin de ASPEL-COI 4.0. Contiene el listado de los

Usuarios, as como el perfil de cada uno de ellos. Es un archivo encriptado por seguridadde la informacin.

Todos estos archivos sirven para la carga de una base de datos nueva, con el fin de utilizarlos catlogos estndar de ASPEL-COI.

IV. CLCULOS DEL SISTEMA

Con el objetivo de conocer de manera precisa la manera de como el sistemarealiza los Clculos se mostrarn los ms importantes a detalle mediante un ejemplo.

El sistema ASPEL-COI permite llevar un control sobre el manejo de Activos Fijos dela empresa, y facilitar as el registro contable y reflejarlo en la contabilidad de la empresa.

REGISTRO DE ACTIVOS Y TIPOS DE ACTIVOSCATLOGO DE TIPOS DE ACTIVOS

Se deben registrar los Tipos de Activos con las Cuentas contables correspondientes a laCuenta del Tipo de Activo, Depreciacin del Activo, Gastos de depreciacin y venta o

baja contable de activos. Recordemos que al registrar un Activo debemos seleccionar eltipo de activo al cual pertenece y nos sugiere los datos capturados en el detalle del tipode activo como son las tasas de depreciacin contable y fiscal, el mtodo dedepreciacin contable, la moneda, el mximo deducible, etc.

Figura. Catlogo de Tipos de Activos Equipo de Oficina.


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ImportanteLa depreciacin contable se lleva mediante un registro en una cuenta del

catlogo destinada para cada Tipo de Activo por lo que las cuentas contables al emitirlas Plizas se obtienen del catlogo de tipos de activos, y se deben capturar para generar

la pliza de depreciacin lo ms completa posible.

CATLOGO DE ACTIVOSAl registrar un activo es importante mencionar algunos puntos que afectan

durante la depreciacin.

Generales

Fecha de adquisicin: Se debe indicar la fecha de adquisicin del Activo. Sinimportar si el bien es nuevo o usado debe capturarse siempre la fecha en que la empresaadquiri el activo.

Monto original: Se debe anotar el monto original invertido en la adquisicin delactivo.

%Vida til remanente: Se debe indicar de acuerdo a la antigedad del activo elporcentaje de vida til que an se puede considerar para las depreciaciones. En caso deser un activo nuevo debe ser un 100%, en caso contrario se tiene que calcular de acuerdoa los aos de vida til y la depreciacin acumulada hasta el momento del registro delactivo en el sistema.

Tipo de Activo: Se debe seleccionar el tipo de activo de donde se obtendrn lascuentas al momento de generar la pliza de alta o registro del Activo. De igual forma losporcentajes y mtodo de depreciacin son sugeridos de acuerdo a los establecido en eltipo de activo seleccionado.

Figura. Ventana de Alta de un Activo.


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Depreciacin contable

Fecha de inicio de depreciacin: La depreciacin de los activos comienzan agenerarse un mes posterior a la compra, y es la fecha que sugiere el sistema

aunque puede modificarse.Tasa de depreciacin: Es el % de depreciacin contable con el cual secalcular la pliza de depreciacin.Depreciacin acumulada al ltimo cierre: Si el activo a registrar es un activousado debemos calcular la depreciacin cumulada a Diciembre el ltimocierre.Mtodo de depreciacin: Es el mtodo que se considerar para realizar ladepreciacin del activo. El ms usado en al actualidad es el de lnea recta yes el establecido y requerido por la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR).

Figura. Ventana de Alta de activos Pestaa Depreciacin Contable.

Depreciacin fiscal

Mtodo de depreciacin: El mtodo de depreciacin es por default Lnea recta,debido a que es el requerido por la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR).Fecha de Inicio de depreciacin: La depreciacin de los activos comienzan agenerarse un mes posterior a la compra, y es la fecha que sugiere el sistemaaunque puede modificarse.

Tasa de depreciacin: Es el % de depreciacin contable con el cual se calcularla pliza de depreciacin.Depreciacin acumulada al ltimo cierre: Si el activo a registrar es un activo usadodebemos calcular la depreciacin cumulada a Diciembre el ltimo cierre.Monto mximo deducible: Si existen lmites para un monto mximo dedepreciacin sobre el valor del activo establecido en el Artculo 42 de la Ley delImpuesto sobre la Renta, se deber estipular en ste campo.


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Nota: Los artculos 40, 41 y 42 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR)establecen los porcentajes mximos autorizados de activos fijos por tipo de bien opor tipo de actividad, as como las reglas de deduccin para las Inversiones.

Deduccin inmediata: Se puede activar el check para aqullos bienes que se

establezcan y cumplan los requisitos establecidos en los Artculos 220 y 221 de la Ley delImpuesto sobre la Renta.

Figura. Alta de un Activo, pestaa de depreciacin fiscal.

Moneda Extranjera: Se captura el tipo de cambio actual, y se expresaautomticamente el valor en moneda base.

IV.1 DEPRECIACIN CONTABLE

La depreciacin es el reconocimiento cuantitativo de la prdida de valor, quesufre un bien por el uso, transcurso del tiempo u obsolescencia y tiene como fundamentoprincipal la idea de presentar el valor del activo lo ms aproximado posible conforme a larealidad.

Dentro del sistema se pueden calcular dos tipos de depreciacin: contable ohistrica y fiscal.

Depreciacin contableConocida de otra manera como Depreciacin histrica. El registro contable de la

Depreciacin de los activos se realiza de forma mensual mediante una pliza, la cualafecta con un cargo a la Cuenta de Resultados (Gastos de Depreciacin) y el abonorespectivo a la cuenta de Depreciacin acumulada del activo. Su registro se lleva a caboen libros de contabilidad, para lo cual el sistema incluye tres tipos de o Mtodos dedepreciacin:


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a) Lnea recta

Se base en aplicar un porcentaje fijo al monto de la inversin. Este mtodo es requeridopor la ley del ISR.

La formula que se emplea es:

Depreciacin = Valor del activo * Porcentaje de depreciacin

Ejemplo:

Datos del activo

Valor del activo $10,000Porcentaje de Depreciacin 10%

Sustituyendo la formula el resultado con los datos anteriores es el siguiente:

$10,000 * 10 =1000/12=83.33

Figura. Monto de la Depreciacin contable del periodo (Lnea Recta)

Importante: el total a depreciar es anual, por lo que se tiene que dividir entre 12 (mesesdel ao), para determinar el monto a depreciar del periodo. Al generar la pliza dedepreciacin el sistema solicita la fecha inicial y final de los perodos a depreciar, y encaso de emitirla de n perodos se generar por el monto correspondiente a todos losperodos que abarque el rango especificado.


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b) Suma de aos dgitos

El activo se deprecia a un cierto nmero de aos, por lo que el porcentaje dedepreciacin varia ao con ao.

La formula que emplea para determinar el No. de aos es :

Aos a depreciar = 100 (% de vida til remanente) / Porcentaje depreciacin

Aos a depreciar / Suma total de los nmeros que correspondan a cada ao

EjemploDatos del activo

Valor del activo $100,000.00Porcentaje de Depreciacin 25%Aos a depreciar 4

Sustituyendo la formula el resultado con los datos anteriores es el siguiente:

El porcentaje de depreciacin se calcula dividiendo el restante de los aos por depreciarentre la suma de los aos a depreciar, es decir, resulta de sumar 4+3+2+1=10.

Ao aDepreciar

Monto aDepreciar

% dedepreciacin

TotalDepreciacin

Meses delao

Monto Dep. xPerodo

1o ao $ 100,000.00 4/10=0.4 $ 40,000.00 12 $ 3,333.332o ao $ 100,000.00 3/10=0.3 $ 30,000.00 12 $ 2,500.003o ao $ 100,000.00 2/10=0.2 $ 20,000.00 12 $ 1,666.664o ao $ 100,000.00 1/10=0.1 $ 10,000.00 12 $ 833.33

Figura. Monto de la depreciacin contable del periodo (Suma de aos dgitos)

c) Doble saldo declinante


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Mediante ste mtodo se deprecia el doble de la tasa normal de depreciacin, ydicha depreciacin se realiza sobre el saldo pendiente por depreciar y no sobre el costooriginal de la inversin.


Monto a Depreciar * Porcentaje de Depreciacin = DepreciacinDepreciacin Anual / meses del ao = Depreciacin del periodo

Ejemplo:Datos del activo

Valor del activo $100,000.00Porcentaje de Depreciacin 20*2 = 40 ( 40%)Aos a depreciar 5=100/20

AoDepreciar

Monto aDepreciar

% depreciar TotalDepreciacin

Meses delao

Monto Dep.Periodo

1er ao $ 100,000.00 40% $ 40,000.00 12 $ 3333.332do ao $ 60,000.00 40% $ 24,000.00 12 $ 2000.003er ao $ 36,000.00 40% $ 14,400.00 12 $ 1200.004to ao $ 21,600.00 40% $ 8,640.00 12 $ 720.005to ao $ 12,960.00 40% $ 5,184.00 12 $ 432.00

Nota: Al terminar el plazo de depreciacin todava quedar un saldo por depreciar, estevalor terico de rescate permanece en libros, como Saldo pendiente ($7,776.00).

Si un usuario llama y te indica: Como puedo llevar el control de los activos conASPEL-COI si actualmente lleva una Cuenta contable por cada Activo?


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IV.2 DEPRECIACIN FISCAL

La depreciacin fiscal se basa en valores actualizados, por lo cual se requieretener capturados los ndices de precios al consumidor (INPC), ya que en base a ellos secalcula el factor de actualizacin o ajuste que se aplicar a la depreciacin por Activo.Dicho de otra manera, es la depreciacin contable a valores actuales (factor deactualizacin), y tiene una serie de reglas especficas, ya que sta se basa en valoresactualizados. La depreciacin fiscal no es un gasto real sino virtual y es consideradacomo gasto solamente para propsitos de impuesto a pagar.


Depreciacin * Factor de actualizacin = Depreciacin actualizada

Factor de actualizacin = ( INPCum / INPCma)

Donde:

INPCum = Indice Nacional de precios al consumido del ltimo mes de la primera mitad delperiodo de utilizacin del bien en el ejercicio a depreciar.

INPCma= Indice Nacional de precios al consumidor correspondiente al mes deadquisicin del activo.

TABLAS DE INPC

AO ENE FEB MAR ABR MAY JUN2000 86.7298 87.4991 87.9842 88.4848 88.8156 89.3417

2001 93.7650 93.7030 94.2967 94.7723 94.9898 95.2145

2002 98.2530 98.1898 98.6921 99.2312 99.4323 99.9171

2003 103.3200 103.6070 104.2610 104.4390 104.1020 104.1880

2004 107.6610 108.3050 108.6720 108.8360

TABLAS DE INPC

AO JUL AGO SEP OCT NOV DIC

2000 89.6902 90.1830 90.8418 91.4673 92.2494 93.2481

2001 94.9671 95.5297 96.4190 96.8548 97.2196 97.3543

2002 100.2040 100.5850 101.1900 101.6360 102.4580 102.9040

2003 104.3390 104.6520 105.2750 105.6610 106.5380 106.66902004

Ejemplo. Se tiene un activo con los siguientes datos:

Valor del activo 10,000Porcentaje de Depreciacin 10%Mes de adquisicin EneroValor de junio (1era mitad del ao) 112.4500


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Valor del mes en que se adquiri el activo 107.6610

Sustituyendo la frmula el resultado es el siguiente:Monto Total

112.45/107.66 1.044410,000 * 1.044 10,44410,444.00/12 87.03

Valor actualizado del activo = Valor original del Activo * Factor de ajuste


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Ejemplos de Depreciacin de Activos

Ejemplo 1.En el perodo de Enero del 2002 se compr una Computadora con un valor de $12,000.00

la cual se depreciar en un 30% por el mtodo de lnea recta a partir del mes de febrerodel 2002.a) Se desea saber cul ser el monto de depreciacin contable y la

depreciacin fiscal de cada mes, hasta llegar al mes de Septiembre del 2002?b) Cual ser la depreciacin acumulada al ltimo cierre si se consulta el detalle

del activo en el mes de Marzo del 2003?c) Cmo saber si se ha generado la pliza de depreciacin mes a mes?

a)ClculosEneroDepreciacin contable del perodo = $0Depreciacin fiscal del perodo = $0

Recordemos que los activos comienzan a depreciarse a partir del mes siguiente a suadquisicin.FebreroPara la depreciacin contable tenemos que:

Valor original de adquisicin: $12,000.00Tasa de depreciacin: 30%Meses del perodo fiscal: 12

Depreciacin para todo el ao = 12,000.00 * 30% = $3,600.00Depreciacin de cada perodo = $3,600.00/12 = $ 300.00

Verificando en el sistema...

Figura. Depreciacin contable del Activo Ejemplo.Para la depreciacin fiscal tenemos que:


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Mes de adquisicin: Enero del 2002Perodo fiscal en que se emplear el bien: Enero a Diciembre del 2002

Factor de Ajuste

INPCum = INPC del ltimo mes de la primera mitad en que se utilizar el bien.INPCma = INPC del mes de adquisicin del bien.

INPCum = De Enero a Diciembre hay 12 meses / 2 (ya que es la primera mitad).= INPC del mes 6 es decir, Junio.

INPCma = INPC del mes de Enero (Mes de adquisicin).

Aplicando los valores:INPCum = 99.9171 Junio 2002INPCma = 98.2530 Enero 2002

Factor de Ajuste = 232840169368874.12530.98

9171.99=

Valor original de adquisicin: $12,000.00Valor original de adquisicin actualizado:Valor actualizado = $12,000.00 * 1.0169 = $12,202.80Tasa de depreciacin: 30%Meses del perodo fiscal: 12

Depreciacin para todo el ao = 12,000.00 * 30% = $3,600.00Depreciacin de cada perodo = $3,600.00/12 = $ 300.00Depreciacin del perodo actualizada = $ 300.00 * 1.0169 = $ 305.07


Figura. Depreciacin fiscal del Activo Ejemplo.


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Continuando con lo solicitado en el punto a, para el mes de Marzo tendramos que:

MarzoPara la depreciacin contable tenemos que:

Valor original de adquisicin: $12,000.00Tasa de depreciacin: 30%Meses del perodo fiscal: 12

Depreciacin para todo el ao = 12,000.00 * 30% = $3,600.00Depreciacin de Marzo = $3,600.00/12 = $ 300.00Depreciacin total al 31 de marzo del 2002 = $ 600.00


Figura. Depreciacin contable al mes de marzo del 2002.

Para la depreciacin fiscal tenemos que:Mes de adquisicin: Enero del 2002Perodo fiscal en que se emplear el bien: Enero a Diciembre del 2002

Factor de Ajuste

INPCum = INPC del ltimo mes de la primera mitad en que se utilizar el bien.INPCma = INPC del mes de adquisicin del bien.

INPCum = De Enero a Diciembre hay 12 meses / 2 (ya que es la primera mitad).= INPC del mes 6 es decir, Junio.

INPCma = INPC del mes de Enero (Mes de adquisicin).


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NOTA: En caso de que el perodo de uso sea impar, al obtener la mitad resultar unnmero con decimal, para lo cual se tomar como ltimo mes de la primera mitad elinmediato superior al nmero decimal obtenido. Por ejemplo, si un Activo se obtiene enmarzo, de Abril a Diciembre se tienen 9 meses, la mitad del perodo sera de 4.5 meses, y

se tomara como el 5to mes el ltimo de la primera mitad, por consiguiente se tomaranlos INPC del mes de Agosto y el mes de Abril (Mes de adquisicin).

Aplicando los valores:INPCum = 99.9171 Junio 2002INPCma = 98.2530 Enero 2002

Factor de Ajuste = 232840169368874.12530.98

9171.99=

Valor original de adquisicin: $12,000.00Valor original de adquisicin actualizado:

Valor actualizado = $12,000.00 * 1.0169 = $12,202.80Tasa de depreciacin: 30%Meses del perodo fiscal: 12

Depreciacin para todo el ao = 12,000.00 * 30% = $3,600.00Depreciacin de cada perodo = $3,600.00/12 = $ 300.00Depreciacin del perodo actualizada = $ 300.00 * 1.0169 = $ 305.07Depreciacin total actualizada = $ 610.14


Figura. Depreciacin fiscal del Activo del Ejemplo.


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Para los meses restantes hasta el mes de Septiembre bastar con seguir los mismosclculos que el los meses de febrero y marzo.


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Obteniendo los resultados en una tabla resumen tendramos que:Depreciacin contable

Rubro Depreciacin del

perodo

Depreciacin total

acumulada

Restante a

depreciarEnero - - 12,000Febrero 300 300 11,700Marzo 300 600 11,400Abril 300 900 11,100Mayo 300 1200 10,800Junio 300 1500 10,500Julio 300 1800 10,200Agosto 300 2100 9,900Septiembre 300 2400 9,600Total 2400 2400 9,600

Depreciacin Fiscal

Rubro Factor de Ajuste Depreciacin del perodo Depreciacin total acumuladaEnero - - -Febrero 1.0169 305.07 305.07Marzo 1.0169 305.07 610.14Abril 1.0169 305.07 915.21Mayo 1.0169 305.07 1220.28Junio 1.0169 305.07 1525.35Julio 1.0169 305.07 1830.42Agosto 1.0169 305.07 2135.49Septiembre 1.0169 305.07 2440.56

Total 1.0169 2440.56b)La depreciacin acumulada al ltimo cierre se actualiza de manera automtica

cuando se genera el primer perodo del inmediato ao fiscal siguiente, enero en elejemplo. Al mismo tiempo se despliega el siguiente mensaje:

Figura. Ventana de aviso de actualizacin del % de vida til y monto de depreciacinacumulada.

Nota: Recordemos que los datos de Porcentaje de vida til remanente, depreciacinacumulada al ltimo cierre se actualizan slo una vez al ao y no son afectados por lageneracin de la pliza de depreciacin. Por lo que es lo mismo consultar ambos datos enel mes de febrero, marzo y cualquier otro mes del mismo ao.


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Continuando con el ejemplo, la depreciacin acumulada al ltimo cierre quedara:

Figura. Actualizacin del campo % de Vida til remanente

Figura. Actualizacin del campo Depreciacin Contable acumulada al ltimo cierre .

Figura. Actualizacin del campo Depreciacin Fiscal acumulada al ltimo cierre .


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c)Para determinar si las plizas de Depreciacin se han generado correctamente, sepuede emitir el Reporte de Conciliacin de Activos el cual nos permite encontrardiferencias entre lo que se tiene registrado en la Cuenta del Tipo de Activo y el Activodentro del Catlogo de Activos Fijos.

Figura. Diferencia entre Activos y Saldo de la Cuenta del Activo.

Incluso para encontrar el perodo en que se presenta una diferencia sera factible emitirun Reporte de Auxiliares de la Cuenta Contable de Activos y compararlo contra laConsulta de depreciacin del activo, en el Catlogo de Activos Fijos directamente.

PLIZA DE DEPRECIACIN

La pliza de depreciacin es la pliza que nos permite el registro contable delmonto del activo que se deprecio afectando las cuenta contables de Gastos medianteun cargo y un abono a la depreciacin acumulada del activo, las cuales se definieron enel Catlogo de Tipos de activos .

A continuacin se mencionan algunas caractersticas importantes sobre la Plizade depreciacin generada por el sistema.

La pliza se puede emitir por un perodo en especfico o por un rango deperiodos. Se recomienda generarla mes con mes y corroborarlo mediante elReporte de Conciliacin de Activos.

La pliza que se genera desde ASPEL-COI es nica para todos los activos,

desglosando por partida cada tipo de activo, con los cargos correspondientesa las Cuentas de Gastos y el abono a las cuentas de depreciacin acumulada.

Nota: se debe tener cuidado de no duplicar informacin generando y contabilizando msde una vez la misma pliza para un mismo perodo. Para identificar ello se recomiendacorroborarlo con el Reporte de Conciliacin de Activos.


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IV.3 REEVALUACIN DE ACTIVOS

La reevaluacin de los Activos es la aplicacin de los efectos provocados por lainflacin sobre el valor de los activos. Con ayuda de la reevaluacin se pueden calcular

los valores actualizados de los activos. La reevaluacin de los activos actualizadefinitivamente el Valor del Mercado de los activos (slo en la consulta).

Otra funcionalidad de la reevaluacin de los activos es obtener el valor neto de losActivos, el cual se obtiene en base a los valores de mercado y el porcentaje de vida tilremanente.

Nota: Debido a que el campo de vida til remanente se actualiza slo por cadaejercicio fiscal completo, sin considerar meses, al emitir el reporte o consulta existe alposibilidad de activar el check Actualizar % de vida til, para as considerar los meses quehayan transcurrido a partir del ltimo cierre fiscal.

Existen tres maneras de realizar la Reevaluacin de activos:

Factor para valor de mercado

Consiste en multiplicar un factor especificado en el proceso por el valor de mercadoen el detalle del activo. Dicho factor no es calculado por el sistema y puede ser unestimado segn la evolucin del precio de los Activos o incluso de una Agencia devaluacin de activos.

Ejemplo:

Se tiene un Activo con un valor original de $12,000.00Fecha de adquisicin : Enero del 2002

Tasa de depreciacin: 30%Valor de mercado: $12,000

Si se requiere revaluar en Mayo del 2003 y el factor de revaluacin estimado es: 1.20.

Valor de mercado = 12,000 * 1.20 = 14,400.00

Si se solicita actualizar el porcentaje de vida til remanente:

%Vida til remanente = 70% - 12.5% = 57.5%Valor neto = 14,400 * 57.5% = $ 8,280.00

Lo anterior se puede corroborar en el Reporte de Reevaluacin de Activos.

Con INPC desde ltima reevaluacin

Cuando se realiza el proceso de la ltima reevaluacin se queda almacenado el datode la fecha de la ltima reevaluacin. Cuando se selecciona ste tipo de reevaluacin serealiza el clculo del factor de ajuste de acuerdo a los INPC de la ltima reevaluacin y alINPC de la fecha de adquisicin.Ejemplo:Se tiene un Activo con un valor original de $12,000.00


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Fecha de adquisicin : Enero del 2002Tasa de depreciacin: 30%Valor de mercado: $12,568ltima reevaluacin 31 de Diciembre del 2002

Si se requiere revaluar en Mayo del 2003 empleando Con INPC desde la ltimareevaluacin.

Tenemos que:

0116.19040.102

1020.104

2002DicdemesINPC

2003MayodemesINPC===usteFactordeaj

Valor de mercado revaluado = 12,568.04 * 1.0116 = $12,714.36Valor neto = 12,568.00 * 70% vida til remanente = $ 8,797.60

Corroborando en el sistema:

Figura. Reevaluacin de activos.

Todos los valore antes mostrados se pueden corroborar con el reporte de

Con INPC desde fecha de adquisicin

Consiste en multiplicar el valor original del Activo calculando el factor de ajuste enbase a los INPC del mes actual en que se realiza la reevaluacin y el INPC del mes deadquisicin.

Ejemplo:Se tiene un Activo con un valor original de $12,000.00


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Fecha de adquisicin : Enero del 2002Tasa de depreciacin: 30%Valor de mercado: $12,568ltima reevaluacin 31 de Diciembre del 2002

Si se requiere revaluar en Mayo del 2003 empleando Con INPC desde la ltimareevaluacin.

Tenemos que:

0595.12530.98

1020.104

2002EnedemesINPC

2003MayodemesINPC===usteFactordeaj

Valor de mercado revaluado = 12,568.04 * 1.0116 = $12,714.36El valor reevaluado anterior pasa a ser el Valor de mercado para la continuidad con elejemplo.Valor de mercado revaluado = 12,714.36 * 1.0595 = $ 13,147.86

Valor neto = 12,714.36 * 57.50% vida til remanente = $ 7,310.75

Corroborando en el sistema:

Figura. Reevaluacin de Activos.

NOTA: Existen algunos mensajes al momento de realizar ciertas operaciones en lareferentes a los activos.

El siguiente mensaje se muestra cuando se est realizando la depreciacin de algunafecha o perodo del cual an no se han registrado los correspondientes INPC. Se muestracuando accedemos a la consulta de depreciacin, en la columna de depreciacinactualizada del perodo.


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Figura. Faltan INPC para calcular al depreciacin del perodo actualizada.La siguiente ventana se despliega cuando se intenta actualizar mediante la opcin de FTPlos INPC y alguna ventana de Activos, Depreciacin y/o Reevaluacin estn abiertos.

Figura. No se permite actualizar si algn catlogo de Activos, Depreciacin oReevaluacin est abierto.

IV.4 AJUSTE CAMBIARIO

La pliza de Ajuste cambiario tiene como fundamento el propsito de conciliar lasfluctuaciones cambiarias registradas al utilizar monedas extranjeras. Para ello el sistemasolicita el rango de cuentas que se desea contemplar para el ajuste cambiario, las cuales

deben manejarse en una moneda extranjera y tener activo el check de Afecta a lapliza de Ajuste cambiario. El sistema realiza la comparacin entre el tipo de cambio dela moneda con la que se realizaron los movimientos contra el tipo de cambio en elCatlogo de Monedas y genera una diferencia un cargo para prdida cambiaria oabono para una ganancia cambiaria, dependiendo la naturaleza de la cuenta, y lacontrapartida correspondiente en la cuenta indicada como Ajuste al momento degenerar la pliza de ajuste.

Importante:Recuerda que la moneda se asigna al momento de crear la Cuenta dentro del

catlogo y no puede cambiarse despus.Cuando se maneja Multimoneda los montos de la pliza se capturan siempre en

Moneda base, con el tipo de cambio que se indique en cada partida.

La pliza de ajuste cambiario es una pliza Modelo, la cual se deber contabilizardespus de ser generada.


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Ejemplo:Se gener una venta al Cliente 1, por un monto de $1,100.00 a un tipo de cambio

de 11.20.

Figura. Cliente en Moneda Dlar Americano.

La Pliza de la Venta al Cliente 1 queda como sigue:

Figura. Pliza de Ventas en Dlares.

Posteriormente, se registra mediante una pliza el pago del Cliente, quedando la

pliza como se muestra a continuacin:


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Figura. Pago del Cliente 1 en Dlares

Al generar la pliza de Ajuste cambiario se realizan los siguientes movimientos:

Figura. Generacin de la pliza de Ajuste cambiario.

Cuenta Cargo Tipo de cambio Subtotal MEClientes 1265 11.20 112.95 usdBancos 1265 11.70 112.95 usd

Diferencia $56.47


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La cual se podra considerar como una ganancia cambiaria.

Figura. Pliza de ajuste cambiario con la Ganancia por las fluctuaciones cambiarias.

IV.5 AJUSTE ANUAL POR INFLACION

El sistema ASPEL-COI permite realizar el Clculo de Ajuste anual por inflacin deacuerdo a los establecido en la Fraccin I del Artculo 46 de la Ley del Impuesto sobre laRenta (LISR), de acuerdo a la Reforma Fiscal para el 2003.

Art.46 Las personas morales determinarn, al cierre de cada ejercicio, el ajusteanual por inflacin como sigue:

I. Determinarn el saldo promedio anual de sus deudas y el saldo promedio anual desus crditos.El saldo promedio anual de los crditos o deudas ser la suma de los saldos del

ltimo da de cada uno de los meses del ejercicio, dividida entre el nmero demeses del ejercicio. No se incluirn en el saldo del ltimo da de cada mes losintereses que se devenguen en el mes.

II. AJUSTE ANUAL POR INFLACIN ACUMULABLECuando el saldo promedio anual de las deudas sea mayor que el saldo promedioanual de los crditos, la diferencia se multiplicar por el factor de ajuste anual y elresultado ser, el ajuste anual por inflacin acumulable.AJUSTE ANUAL POR INFLACIN DEDUCIBLECuando el saldo promedio anual de los crditos sea mayor que el saldo promedioanual de las deudas, la diferencia se multiplicar por el factor de ajuste anual y elresultado ser el ajuste anual por inflacin deducible.

DETERMINACIN DEL FACTOR DE AJUSTE ANUALIII. El factor de ajuste anual ser el que se obtenga de restar la unidad al cociente

que se obtenga de dividir el INPC del ltimo mes del ejercicio de que se trate entreel citado INPC del ejercicio inmediato anterior.

FACTOR DE AJUSTE ANUAL EN EJERCICIO IRREGULARCuando el ejercicio sea menor de 12 meses, el factor de ajuste anual por inflacinser el que se obtenga de restar la unidad al cociente que se obtenga de dividir el


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INPC del ltimo mes del ejercicio de que se trate entre el citado INPC del mesinmediato anterior al del primer mes del ejercicio de que se trate.CRDITOS O DEUDAS EN MONEDA EXTRANJERALos crditos y las deudas en moneda extranjera se valuarn a la paridad existente

al primer da del mes.

Nota: En los artculos 47 y 48 de la Ley del Impuesto sobre la Renta se estipulan losconceptos que se consideran Crditos y Deudas para efectos del artculo 46 de la mismaLISR.

El sistema permite realizar dicho clculo mediante la ayuda de un Asistente. Alacceder a esta opcin, en el paso 1 del asistente, el sistema pide indiquemos si se tratade un perodo Regular (periodo de 12 meses) o Irregulares (periodos de 6 o 3 meses)indicando el tipo de ejercicio que se vaya a calcular.

Figura. Asistente para el Ajuste anual por Inflacin, Paso 1.

En el Paso 2 del Asistente para el Clculo del Ajuste Anual por Inflacin se solicitanlas Cuentas de Crditos.

Figura. Paso 2 del Asistente para el Ajuste Anual por Inflacin: Seleccin de las Cuentas deCrditos.

Arrastrar las Cuentasde Crditos


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En el Paso 3 del Asistente para el Clculo del Ajuste Anual por Inflacin se solicitan lasCuentas de Deudas.

Figura. Paso 3 del Asistente para el Ajuste Anual por Inflacin: Seleccin de las Cuentas deDeudas.

Ejemplo:

Considerando un ejercicio regular en el 2003 tenemos los siguientes datos obtenidospreviamente la identificacin de las Cuentas de Deudas y Crditos:

Crditos DeudasAO 2003 AO 2003Enero 20,000.50 Enero 10,325.20

Febrero 10,300.25 Febrero 14,200.00Marzo 15,400.60 Marzo 8,300.10Abril 11,200.00 Abril 11,200.00Mayo 10,100.80 Mayo 12,400.00Junio 30,400.62 Junio 19,300.50Julio 18,728.43 Julio 12,048.32Agosto 12,800.00 Agosto 30,605.48Septiembre 16,300.20 Septiembre 4,326.12Octubre 26,400.00 Octubre 20,326.89Noviembre 9,300.15 Noviembre 19,204.36Diciembre 22,500.62 Diciembre 14,102.18Total 203432.17 Total 176,339.15

Saldo promedio de las cuentas

Crditos 203,432.17 / 12 = 16,952.68Deudas 176,339.15 / 12 = 14,694.93Crditos > Deudas

Diferencia = 16,952.68 14694.93 = 2,257.75

Arrastrar las Cuentasde Crditos


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Calculando el Factor de Ajuste...

INPC del ltimo mes del ejercicio del 2003 = 106.6690INPC del ejercicio inmediato anterior 2002 = 102.9040

Factor 1.0366Menos la unidad 1.0000Factor de Ajuste anual 0.0366X Diferencia de Saldos 2,257.75= Ajuste Anual por Inflacin Deducible 82.6054

Desde Reportes / Catlogo de Cuentas / se podr emitir el Reporte desglosado deajuste anual, para cada una de las cuentas involucradas en el proceso de Ajuste anual,mostrando el saldo final de cada mes.

Importante: Es necesario haber realizado el proceso de ajuste anual, para poderemitir el reporte, de lo contrario el sistema mandar el mensaje: No existe lainformacin ara el Reporte de ajuste anual desglosado, se debe ejecutar primero el

proceso de ajuste anual por inflacin,Deseas ejecutar el proceso de ajuste anual porinflacin? y entonces comienza a ejecutarse el Asistente.

V. CASOS PRCTICOSV.1 HERRAMIENTAS PARA SOLUCIN DE PROBLEMAS (EXPORTACIN E IMPORTACIN)

EXPORTACINASCIIEsta funcin permite convertir datos del catlogo de cuentas, plizas, tablas de INPC,

rangos de cuentas, catlogo de cuentas departamentales, catlogo de monedas,catlogo de tipos de activo y el catlogo de activos en archivos ASCII.

El proceso de exportacin de datos slo puede ser efectuado para un slo archivo a lavez y los archivos a exportar correspondern nicamente al periodo que se est

trabajando. El proceso a seguir para la Exportacin es el siguiente:

1.- Elegir el catlogo de cuentas, seleccionando el formato de exportacin ASCII.

Figura. Seleccin del archivo a exportar.


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2.- Indicar los parmetros de Filtro, dependiendo del archivo a exportar:

Figura. Filtros vlidos para la exportacin ASCII del catlogo de plizas.3.- Indicar un nombre de archivo valido y guardarlo.

Figura. Nombre del archivo a exportar.


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IMPORTACINDEARCHIVOSEsta opcin permite importar la informacin que se encuentra en otra aplicacin hacia

el sistema. Los formatos que se pueden importar son: ASCII delimitado ( Activos fijos, Cuentas y Plizas) CONTPAQ* DOS ( Cuentas y Plizas) CONTPAQ Windows ( Cuentas y Plizas)

Figura. Ventana para la Exportacin de archivos.

Es importante mencionar que los archivos que se importen deben tener la siguienteestructura para que se puedan adaptar a ASPEL-COI 4.0:

CATLOGO DE CUENTAS

CAMPO TIPO DE CAMPO TAMAO INICIONo. De cuenta Cadena 21 1Nvel de cuenta Cadena 1 21Descripcin Cadena 40 23Presupuesto mensual Numrico 8 63Presupuesto anual Numrico 8 82Presupuesto acumulado Numrico 8 101Saldo Inicial Contable Numrico 8 120Saldo Inicial Extranjero Numrico 8 139Debe moneda contable Numrico 8 158Debe moneda extranjera Numrico 8 177Haber moneda contable Numrico 8 196Haber moneda extranjera Numrico 8 215Multimoneda Cadena 1 234


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FORMATO PARA EL ARCHIVO DE ENCABEZADO DE PLIZAS

CAMPO TIPO DE CAMPO TAMAO INICIOTipo de pliza Cadena 2 1

Nmero de pliza Cadena 5 3Fecha de la pliza Fecha 9 8Tipo de registro de pliza Cadena 1 17(1) Primer encabezado(2) Segundo encabezado(3) Detalle /PartidaConcepto de la Pliza Cadena 60 18Nmero de partidas Numrico 4 78

FORMATO PARA LAS PARTIDAS DE LAS PLIZAS

CAMPO TIPO DE CAMPO TAMAO INICIO

Tipo de Pliza Cadena 2 1Nmero de Pliza Cadena 5 3Fecha de Pliza Fecha 9 8Tipo de registro de Pliza Cadena 1 17(3) Primer encabezado(4) Segundo encabezado(5) Detalle / PartidaNmero de cuenta afectada Cadena 20 18Nivel de la cuenta Cadena 1 38Concepto Cadena 30 39Tipo de movimiento Cadena 1 69(D)ebe

(H)aberMonto del movimiento Numrico 19 70Departamento Numrico 3 89Tipo de cambio Numrico 18 92

CATLOGO DE ACTIVOS

CAMPO TIPO DE CAMPO TAMAO INICIOClave del activo Cadena 16 1Tipo de activo Cadena 1 17Descripcin Cadena 30 18Localizacin Cadena 9 48

Monto original de la inversin Numrico 8 57Fecha de adquisicin Fecha 3 65Mximo deducible Numrico 8 68Valor de mercado Numrico 8 76Depreciacin Acumulada Numrico 8 84Vida til Numrico 8 92Mtodo de depreciacin Caracter 1 100Tasa de depreciacin contable Numrico 8 101Tasa de depreciacin fiscal Numrico 8 109


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Estado Caracter 1 117Fecha de eliminacin Fecha 3 118Nmero de departamento Numrico 2 121Fecha de ltima revaluacin Fecha 9 123

Nmero de serie Caracter 24 126Deduccin inmediata Caracter 1 150Fecha inicio de depreciacincontable

Fecha 3 151

Fecha inicio de depreciacinfiscal

Fecha 3 154

Observaciones Cadena 250 165Tipo de cambio Numrico 8 415

Estos archivos se pueden modificar con cualquier editor de textos compatible conWindows, ya que son archivos binarios planos y su manejo va a depender de la estructura

antes mencionada. Mediante sta opcin pueden ser ledos los archivos exportadosmediante la utilera del sistema.

V.2 CATLOGO DE CUENTAS

Un usuario ya cuenta con su catlogo de cuentas y desea capturarlo para ASPEL-COI, Cul sera tu sugerencia al respecto?

V.3 CATLOGO DE PLIZAS

Un usuario llama e indica que sus plizas probablemente estn daadas ya que nole permite realizar la contabilizacin. Cmo identificaras las plizas daadas

perdiendo el menor nmero de plizas posible?

V.4 BALANZA DE COMPROBACIN

Dentro de la Balanza de comprobacin, en su ultima hoja se muestra un total porlos Saldo iniciales y Saldos finales de las cuentas despus de los movimientos. Un usuariopuede tener principalmente dos problemas primordiales:

Descuadre en la columna de Saldos iniciales FinalesDescuadre en la columna de Totales en Debe y Haber.

El Descuadre en la columna de Saldos Iniciales y Finales a su vez puede deberse ados situaciones en particular:

Modificacin manual en los Saldo iniciales de las Cuentas.

Solucin:Realizar un respaldo de slo movimientosRealizar el borrado de movimientos y saldos iniciales.Regresar al mes inmediato anterior y realizar el traspaso de saldos.Corroborar la correccin de los saldos iniciales emitiendo la balanza decomprobacin.


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Reinstalar plizas.Contabilizar plizas.

Cambio en la Estructura del Catlogo de Cuentas. Es decir, alguna cuenta

Acumulativa cambio a Detalle o viceversa.

Solucin:Para ofrecer una solucin al problema se tiene primeramente que encontrar ladiferencia para locuaz se sugiere el siguiente procedimiento.

a. Personalizar la consulta del catlogo de Cuentas y agregar la columna deTipo de Cuenta.

Figura. Personalizacin de la consulta del Catlogo de Cuentas.

b. Identificar el mes inicial en el cual se comienza a dar la diferencia, ello sepuede realizar emitiendo la balanza de comprobacin en diferentes perodos.

c. Exportar con ayuda del Copiado especial el catlogo de cuentascorrespondiente al mes anterior al que se present el problema (ltimo mescorrecto).


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Figura. Exportacin del catlogo de Cuentas.

d. Exportar al igual que en el paso anterior, con ayuda del Copiado especial elcatlogo de cuentas correspondiente al mes en el que se present el problema.

Figura. Exportacin del mes en que se present el problema.


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Recorrer haciaabajo

Cuentasnuevas

e. Realizar la identificacin de las cuentas nuevas, con ayuda de unacomparacin celda a celda, y ajustar la Hoja hasta que las Cuentas queden ala par en ambos meses.

=SI[B4=G4,,AGREGO]

Nota: Debido a que en el mes posterior muy probablemente se agregaron cuentas esimportante que se empaten las cuentas a la par en el mismo rengln, o de lo contrariopodramos incurrir en un error.


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f.Una vez a la par las cuentas, se procede a la comparacin en base a lasdiferencias en la columna de tipo.

=SI[D11=I11,,ERROR]

NOTA: Recuerda que las columnas en las que son cuentas nuevas la frmula marcarerror, aunque no es necesariamente un error, simplemente es debido a la diferenciaentre la cuenta que se agreg en el mes.

g. Finalmente, para dar solucin, se debe tomar la decisin de cual ser laestructura definitiva en el catlogo de cuentas y realizar los movimientosnecesarios.

V.5 BALANCE GENERAL

El descuadre en el Balance general puede deberse a dos situaciones en general: Modificacin del formato. Error en la definicin de los Rangos de Cuentas.

Recordemos que los Rangos de Cuentas se definen por cada empresa, es decir, cadacatlogo de cuentas es diferente entre una empresa y otra empresa, y la manera deindicarle eso al sistema es personalizando los Rangos de Cuentas dependiendo del


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Catlogo de Cuentas de cada empresa. Es por ello que no debe incurrirse en ninguno delos siguientes casos al definir los Rangos de Cuentas:

o Repetir o incluir Cuentas en ms de un rango de Cuentas (al menos no entre los

primeros 12 rangos de cuentas).o Omitir algn rango de cuentas.o Incluir cuentas en un rango equivocado, debido a la naturaleza de las Cuentas.

El Reporte de Balance General considera los rangos del 1 al 7 correspondientes a lasCuentas de Balance General: Activo, Pasivo y Capital.

V.6 ESTADO DE RESULTADOS

El error en la determinacin del resultado del ejercicio en el Estado de resultados puededeberse a dos situaciones en general:

Modificacin del formato. Error en la definicin de los Rangos de Cuentas.

Recordemos que los Rangos de Cuentas se definen por cada empresa, es decir, cadacatlogo de cuentas es diferente entre una empresa y otra empresa, y la manera deindicarle eso al sistema es personalizando los Rangos de Cuentas dependiendo delCatlogo de Cuentas de cada empresa. Es por ello que no debe incurrirse en ninguno delos siguientes casos al definir los Rangos de Cuentas:

o Repetir o incluir Cuentas en ms de un rango de Cuentas (al menos no entre losprimeros 12 rangos de cuentas).

o Omitir algn rango de cuentas.o Incluir cuentas en un rango equivocado, debido a la naturaleza de las Cuentas.

El Reporte de Balance General considera los rangos del 4 al 12 correspondientes a lasCuentas de Resultados.

Es importante verificar que la balanza de comprobacin sea correcta y que se hayarealizado la contabilizacin previa de todas las plizas.

V.7 AUXILIARES

Cuando exista alguna diferencia en la emisin de Auxiliares, puede deberseprincipalmente a que no se ha realizado la contabilizacin correctamente o quealguno de los catlogos, ya sea Cuentas o plizas estn daados.

VI. HOJAS DE CALCULOLas hojas de clculo son una Herramienta de Intercambio Dinmico de Datos entreASPEL-COI y Microsoft Excel, manteniendo en todo momento actualizada la informacinen la hoja de clculo. Para ello se utiliza una Matriz por cada conjunto de datos que sedesee mantener vinculada.

La estructura general de las frmulas es la siguiente:

=COIWINMatriz!{@CTA[ctaini..ctafin, U, N,T,F,M,A,C,D,H,P,E,0,nn,Xnn,#n] {mmaa}


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Donde cada dato significa:

Ctaini..ctafin. Rango de cuentas para el copiado (cuenta inicial y final).

U = Nmero de cuentaN = Descrpcin de la cuentaT = Tipo de cuenta (A= acumulativa, D= detalle)I = Saldo inicialF = Saldo finalM = Presupuesto mensualA = Presupuesto anualC = Presupuesto acumuladoD = DebeH = HaberP = Promedio calculado (saldo inicial + saldo final / 2)E = Diferencia entre Debe y Haber (E=D-H)O = Incluye slo cuentas con movimientos (sino es solicitado este parmetro, se

presentarn todas las cuentas con o sin movimientos del rango definido).Nn = Nmero de departamento (de 1 hasta 999)Xnn = Nmero de moneda#N = Incluye cuentas de nivel n (por ejemplo: Si el sistema maneja, los niveles 4-3-3 #1

representa las cuentas de mayor, #2 las subcuentas y #3 el auxiliar.{mmaa} Periodo en donde se obtendr la informacin, por ejemplo 0503 (Mayo 2003).

El comando Matriz indica que el resultado no es un valor sino una tabla o matrizcon informacin, por ejemplo una balanza de comprobacin con (No. De cuenta,descripcin, saldo inicial, debe, haber y saldo final).

2.2 FRMULAS

Para entender ms acerca de cmo cambiar la frmula para los copiadosespeciales en el intercambio dinmico de datos es necesario conocer el formato de lafrmula que define el vnculo con la otra aplicacin.

Esta frmula se define con los siguientes parmetros:

A) Nombre de la aplicacin de donde provienen los datos en este caso COIWINB) Tema o Tpico del que se desea obtener los datos por ejemplo, Valor: Es utilizada

cuando el resultado de la frmula es slo un nmero, por ejemplo: el saldo final dela cuenta de Bancos, un valor del INPC de Mayo de 2003, etc.

C) Datos o frmulas a evaluar desde COI. La funcin principal que utiliza el sistema es@CTA, la cual incluye en su sintaxis una letra que seala el concepto o campo delcatlogo de cuentas que fue incluido en el copiado.

Por ejemplo, la frmula =COIWIN|Matriz!@CTA[1110-000-000..1150-000-000, U, N,F, C, #1],incluye de la cuenta 1110-000-000 a la cuenta 1150-000-000 slo de nivel Mayor,conteniendo, el nmero de cuenta, su descripcin, su saldo final y su presupuestoacumulado; la frmula =COIWIN!Valor!@Deprecia[T,0199, 0199,0] indica que obtiene elmonto original de todos los tipos de activos.

La funcin @Deprecia presentar la depreciacin de un periodo, el cual puede sermensual, bimestral, semestral, anual etc., de acuerdo a un rango de fechas; adems de


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la depreciacin actualizada de un periodo, el valor actualizado de un activo, el factor deactualizacin, el monto original de un activo, de un tipo de activo o de todos los activos;as como la cantidad faltante por depreciar de un activo o de todos los activos.

Por ejemplo, la sintaxis para utilizar esta funcin es la siguiente:

@Deprecia[,,FFinDepre>,,,]{Periodo}

representa el tipo de informacin que se requiere, est compuesto por uncaracter y se tienen dos opciones, A Si requiere informacin de un solo activo y T sinecesita informacin de todo un tipo de activos.

Se indica la clave del activo o nmero del tipo de activo del que necesitainformacin y a su vez se tienen tres opciones, cve si requiere informacin slo de unactivo, debe capturar la clave. Si la clave del activo contiene espacios en blanco, y/oletras minsculas, se deben escribir entre comillas. Por ejemplo si la clave del activo es

Librero 17, se debe escribir Librero 17.

Nn en caso de necesitar informacin de todos los activos de un Tipo de activo, se debeindicar el nmero de tipo.

Para indicar informacin de todos los activos, se tiene que capturar el sufijo T

Indica la fecha inicial de la depreciacin.

Fecha final de la depreciacin.

Es el campo que corresponde a lo que el usuario desea obtener de la funcin de

depreciacin y puede ser uno de los siguientes sufijos:

F Para obtener el factor de actualizacin (slo para activos)O Para obtener el monto original del activoV Para obtener el valor actualizado del monto original del activoP Para obtener la depreciacin del periodoE Para obtener la depreciacin del periodo actualizadaA Para obtener la depreciacin acumuladaR Para obtener la cantidad restante por depreciarM Para obtener el monto mximo deducible (valor a depreciar)D Obtiene el valor real (Monto original Depreciacin acumulada)L Obtiene el valor real actualizadoC Para obtener el 50% de la depreciacin del periodo actualizado

I Para obtener el monto del activo para calcular el IMPAC

y Representan la fecha inicial y final del ejercicio; son muy importantespara seleccionar el periodo en el que se considerar el INPC para calcular el factor deajuste. Son opcionales y por omisin son:

FIniEjer= 01/01/ del ao de

FFinEjer= 31/12/ del ao de


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Estas dos fechas son opcionales, pero cuando se requieran utilizar, se deben usar las dos almismo tiempo.

{Periodo} Un dato necesario para los clculos fiscales es la fecha de ltimo cierre, la cuales calculada de acuerdo al periodo en el que se est trabajando en el sistema; si seencuentra trabajando en el periodo 10-03 (octubre de 03), la fecha de ltimo cierre ser31/12/02, es decir, al 31 de diciembre del ao anterior, esto es porque actualmente estarabierto el archivo de activos del 03, el parmetro {Periodo} es opcional, pero si se utiliza nose debe olvidar que la fecha del ltimo cierre ser calculada con base en este periodo.

Tambin se cuenta con la variable @DEPRECIAC, la cual con base en las fechas de iniciode depreciacin y porcentaje de depreciacin contable, proporciona la depreciacinde un periodo (puede ser mensual, bimestral, semestral, anual, etc., en general de unrango de fechas). El monto original de un activo, de un tipo de activo o de todos losactivos; y la cantidad faltante por depreciar de un activo, de un tipo de activo o de todoslos activos.

@DEPRECIAC[,,,,,FFinEjer>]{Periodo}

Como se puede observar la sintaxis es muy similar a la funcin @deprecia y slo difieren enlos sufijos que manejan en el campo los cuales son los siguientes:

O Para obtener el monto original del activo.X Para obtener el monto original del activo en su moneda extranjera.P Para obtener la depreciacin del periodo.A Para obtener la depreciacin acumulada.R Para obtener la cantidad restante por depreciar.

Dentro de las Hojas de clculo que tienen vnculos con ASPEL-COI se pueden utilizar variasfrmulas para obtener los datos del sistema por medio del copiado con vnculos, ademsde las que ya vimos, tenemos que las ms utilizadas en las hojas de clculo son:

@EMPRESA Cuya funcin es mostrar la informacin general de la empresa, su sintaxis essimple, slo se tiene que indicar un caracter entre parntesis, por ejemplo @Empresa(E)indica el nombre de la empresa. Los datos que proporciona esta frmula son lossiguientes:

E: Nombre de la empresaD: DireccinP: PoblacinC: Registro Estatal

R: El RFC

@RAN Es utilizado cuando se va a presentar la informacin de un rango de cuentas. Esimportante recordar que un rubro puede incluir hasta cinco rangos de cuentas y todassern consideradas para obtener el resultado que se solicite.

Por ejemplo, la sintaxis sera @RAN[R15,F], en donde se est indicando que se requiere elsaldo final de todas las cuentas del rubro 15, aunque tambin es posible manejarlo de lasiguiente forma @RAN[1160-000...1160-999,F], y en caso de que se estn manejando


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cuentas departamentales slo se deber agregar despus del sufijo (F) el nmero dedepartamento.

@INPC Esta funcin muestra o proporciona el ndice Nacional de Precios al Consumidor

del mes y ao que se elija. La informacin es tomada de la tabla de INPC capturada en elsistema, en su sintaxis nicamente se tiene que capturar el mes y ao del ndice que senecesita, por ejemplo en @INPC[09,2003] se est solicitando el INPC de Septiembre de2003.

Importante: En las hojas de clculo se puede observar que en las frmulas del copiadoespecial se hace referencia a los nmeros de cuenta de manera explcita, de modo que sila hoja de clculo es leda y en la mquina existe el mes de trabajo indicado, pero es uncatlogo con diferente estructura, no se podr visualizar la informacin del catlogo y elsistema presentar algo como lo siguiente:


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Figura. Ejemplo de una frmula mediante DDE de un perodo que an no ha sido creado.

Lo mismo sucede cuando se modifica la fecha en la hoja de clculo y ese periodoan no existe, en Excel no se actualizarn los datos y en COI se buscarn los periodos y encaso de no encontrarlos, se envan errores de apertura en el catlogo de cuentas, talescomo: error de apertura o error de lectura.

VI.1 HOJAS FINANCIERASEl sistema cuenta con hojas de clculo, previamente elaboradas, las cuales fueron

creadas tomando como base el catlogo de cuentas estndar del sistema, por lo que sila empresa en donde se est trabajando con ASPEL COI utiliza un catlogo diferente o se

agregan nuevas cuentas, se deben adecuar las hojas de clculo a ese catlogo,modificando o actualizando las frmulas del copiado especial.

Con las opciones del Men Reportes/ Hojas de clculo /Hojas financieras / Fiscalesse logra acceder desde el sistema a una hoja de clculo de Excel (o de la aplicacin quese haya definido en las Aplicaciones asociadas) con los siguientes formatos, esrecomendable que la aplicacin asociada sea Excel, pues con este sistema se tiene elvnculo dinmico.

Hojas de clculo financieras y su hoja predefinida

Balance general. Bgral.xls Estado de resultados edore.xls Aplicacin de los recursos. oryapmes.xls Razones financieras razones.xls Posicin monetaria posmon.xls


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VI.2 HOJAS FISCALES

Las hojas de clculo fiscales disponibles son las siguientes:

Declaracin Anual de ISR e IVA Clculo del IA Depreciacin actualizada Declaracin mltiple

Estas hojas de clculo prediseadas, ayudan a obtener resultados financieros y fiscales demanera prctica y aprovechando la informacin de la empresa.

VI.2.1DECLARACIN ANUAL

Presenta el resumen del clculo del ISR, partiendo de todos los ingresos menos lasdeducciones permitidas por la LISR, tambin muestra el resultado final del impuesto a

pagar en la declaracin anual.

Presenta el resumen para el clculo del IVA, que es comparar el IVA acreditable contra elIVA por pagar; el resultado ser un Impuesto a favor o a cargo.

Dentro de las hojas se pide que el usuario anote algunos datos, los cuales son necesariospara obtener el clculo correcto de la declaracin. Algunos de estos datos son:Amortizacin fiscal, ISR Acreditable de la empresa, etc. La informacin de esta hoja fiscalproviene directamente de los saldos de las cuentas involucradas.

VI.2.2CLCULO DEL IAClculo del impuesto al Activo

Es importante mencionar los fundamentos de Ley que rigen el Impuesto al ActivoIMPAC, para ello se citarn algunos prrafos de la Ley del Impuesto al Activo.

Artculo 1. Las personas fsicas que realicen actividades empresariales y laspersonas morales, residentes en Mxico, estn obligadas al pago del Impuesto alActivo que tengan, cualquiera que sea su ubicacin.

Artculo 2. El contribuyente determinar el impuesto por ejercicios fiscalesaplicando al valor de su activo en el ejercicio, la tasa del 1.8%.

VI.3 CREACIN DE UNA HOJA DE CLCULO NUEVA

Para la elaboracin de una hoja de clculo desde cero, conociendo todo loanterior, slo restara definir el diseo y el objetivo de la hoja y comenzar a seguir lossiguientes pasos para agregar informacin vinculada a la hoja de clculo.

Para generar desde Microsoft Excel el vnculo de una Matriz se debe seguir elsiguiente procedimiento:

1. Escribir en la celda la frmula que se requiera. Por ejemplo:


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{=COIWINMATRIZ!'@cta[1000..1199,U,N,F,#1]'}

2. Marcar el rea que van a ocupar los datos a copiar de COI, tomando como punto

de partida la celda que contiene la frmula.

3. Oprimir F2, con lo que debe aparecer en modo de edicin la celda que contienela frmula.

4. Oprimir simultneamente las teclas Ctrl+Shift+Enter. Con ello deben aparecer en lahoja los datos de COI Windows.

Recordemos que mediante la opcin Edicin / Vnculos podremos actualizar losvnculos en la Hoja de clculo para mantener actualizada la informacin.

VII. RAZONES FINANCIERAS

VII.1 INTERPRETACIN DE RAZONES FINANCIERAS

Cantidades y valores tales como activo circulante, niveles de inventarios, ventas ycuentas por cobrar ayudan a comprender cunto dinero tiene una empresa, cuntoposee y su rentabilidad.

Estas cifras pueden resultar muy informativas si se tiene un conocimiento profundode la empresa misma. Supngase, por ejemplo, que se trabaja para una empresa quehoy tiene dos millones de artculos en su inventario de productos terminados. En este caso,probablemente sabremos que se trata de una cifra aceptable, o que es tan baja queprobablemente la empresa tenga dificultades para entregar los productos que vende; o sies tan alta que la empresa debera empezar a reducir su produccin. En vista de la

familiaridad con la empresa y sus operaciones, se tiene un contexto para ayudarse ainterpretar la cifra de dos millones.

Pero en caso de no estar familiarizado con la empresa, dos millones es simplementeuna cifra sin contexto para su interpretacin. El saber que la empresa tiene dos millones deproductos terminados en existencia no dice nada en razn si la empresa anda muy bien,muy mal o est como siempre.

Sin embargo, si tambin se pudiera saber el monto del activo y el pasivo circulantesde la empresa, rpidamente podra uno darse una idea til de la situacin financieraactual de la empresa. Esta frmula:

(Activo circulante Inventario)/(Pasivo circulante)

nos podra indicar qu tan lquida es la empresa en el corto plazo. Si los activos circulantesde la empresa son cuatro millones y sus pasivos circulantes un milln, la frmula dara:

($4 millones $2 millones)/($1 milln) = 2


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los activos rpidamente accesibles de la empresa son del doble que sus pasivos a cortoplazo. Tiene liquidez. Pero si sus activos circulantes son dos y medio millones, la frmuladara:

($2.5 millones $2 millones)/($1 milln) = 0.5

Los activos rpidamente accesibles de la compaa son solamente la mitad de suspasivos a corto plazo.

Dependiendo de si el valor de esta frmula es 2 o 0.5, como empleado potencialprobablemente se tendran actitudes distintas hacia la empresa. Si el valor es 2, elempleado se sentira ms confiado de que no rebotara su cheque de sueldo. Comoaccionista potencial, se confiara en recibir un cheque por dividendos, si el valor es 2.

Como director ejecutivo de la empresa, si el valor es 0.5, convocara usted a unareunin con los gerentes de produccin y ventas, y dicha sesin probablemente sera muygrave.

Naturalmente, el valor de esta razn (que se conoce como prueba del cido), nodepende solamente de lo bien que la empresa est administrando sus activos y pasivos. Elvalor de la razn tambin depende de otras consideraciones, como cul es el sectorindustrial al que la empresa pertenece y lo bien que est operando dicho sectorempresarial en la economa actual. La evaluacin del valor de la razn deber tomar encuenta estas consideraciones, as como la forma en que dicha razn ha estadocomportndose en el pasado. Si la razn se ha venido incrementando en forma continua,ser mayor su confianza en la administracin de la empresa y en su estructura financieraque si se estuviera deslizando durante cierto tiempo.

Razones financieras como la prueba del cido pueden dar mucha informacinsobre la salud de una empresa, y las relaciones entre razones financieras pueden ayudar

a localizar puntos de preocupacin respecto de la manera en que una empresa esadministrada.

Interpretacin de los promedios de la industria y las tendenciasPuede resultar informativa la evaluacin de una razn que describa a una empresa en

particular en funcin del promedio de esa razn para la industria correspondiente, perotambin puede ser engaosa.

Supngase que se sabe, que al revisar las tablas de la bolsa de valores, que sepublican en los peridicos o en cualquier otra fuente, que la razn Precio-Utilidad de unaempresa telefnica que da servicio en su rea es 10. Esto significara que las acciones enla empresa en este momento se venden en un valor de diez veces sus utilidades. Quizstambin sabe, gracias a informacin obtenida de un servicio comercial como Standard &

Poor, Moodys o ValueLine, que la razn P/U promedio para la industria de lastelecomunicaciones es 15. A primera vista, 10 parecera una razn P/U buena, encomparacin con el promedio de la industria. En funcin de las utilidades, solamenterepresenta las dos terceras partes del valor de acciones similares.

Y 10 pudiera ser una buena razn P/U. Sin embargo, de muchas formas estacomparacin puede ser engaosa. Por ejemplo, durante los aos 90, la industria de lastelecomunicaciones se ha venido modificando tan rpidamente como lo hizo durante losaos 80, cuando la subdivisin de AT&T foment la creacin de muchas empresas,


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tecnologas, servicios y productos nuevos. Empresas que anteriormente proporcionabanapenas algo ms que un servicio telefnico bsico han entrado en forma emprendedoraen campos nuevos, como comunicaciones de datos, comunicaciones inalmbricas,televisin por cable, servicios financieros y diversos servicios empresariales, as como

publicidad electrnica.

Algunos de estos esfuerzos darn un fruto que se reflejar en mayores utilidades; otrosresultarn en prdidas para las firmas involucradas. Pudiera ser que la empresa telefnicacon una razn P/U de 10 se ha venido absteniendo de invertir en nuevas oportunidades.Por lo tanto, una porcin mayor de sus ingresos estar disponible en forma de utilidadesque en una empresa telefnica que haya invertido en forma emprendedora en opcionesdiferentes a su base de ingresos histrica. Utilidades ms altas tienden a reducir la raznP/U.

El hecho que una empresa tenga una razn P/U menor que el promedio de suindustria no es clara evidencia de que est mejor administrada que otras empresas de esegrupo industrial.

El punto es que los grupos industriales son clasificaciones muy duras. Slo porque unaempresa queda clasificada como Industria de telecomunicaciones no significa que susestrategias empresariales, mezcla de productos e inversiones, sean directamenteconmensuradas con otras empresas dentro de su categora. Antes de dar demasiadocrdito a la comparacin de una razn financiera como P/U con el promedio de laindustria, usted debera asegurarse de que la empresa realmente est administrada yoperada de la misma forma que las dems firmas en su clasificacin.

Pero incluso, si se confa que se est comparando una razn con un promedioderivado de empresas verdaderamente comparables, entra en juego el ngulo de losprocedimientos contables.

En resumen, una razn financiera pudiera no ser igual entre empresas de la mismalnea empresarial, en razn de diferencias en los mtodos contables, que puedenrepresentar resultados diferentes para el clculo de la misma razn.

Este tipo de comparacin de la razn de una empresa con la totalidad del sectorempresarial, se conoce como comparacin con la muestra. Otro mtodo (conocido,como se pudiera esperar, como comparacin con periodos de tiempo) registra lasrazones financieras a lo largo del tiempo. El acceso a informacin relativa a varios aosde, digamos, el Precio-Utilidad publicado por una empresa dada, le permitir a usteddeterminar si su Precio-Utilidad se ha incrementado, reducido o permanecido estable.

La comparacin de periodos de tiempo minimiza muchos de los problemas asociadoscon el anlisis de comparacin con la muestra. Cuando se enfoca en modificaciones a

una razn dada por una empresa a lo largo del tiempo, hay menos razn parapreocuparse sobre el efecto en las comparaciones de mtodos contables distintos.Aunque de vez en cuando una empresa pudiera cambiar alguna fraccin de susmtodos, est obligada a informar sobre cualquier modificacin sustancial a los mismos.Por lo tanto, est mejor capacitado para saber si un cambio importante en una raznfinanciera de un ao al siguiente ha sido causada por una modificacin en mtodoscontables o por un cambio en la forma en que la compaa lleva a cabo sus negocios.


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La debilidad principal de un anlisis estrictamente por medio de comparacin conperiodos de tiempo es que no da ninguna informacin sobre un estndarcorrespondientea una razn dada. Supngase que se sabe que la razn de rotacin de inventarios de uncomerciante al menudeo ha venido creciendo en forma continua de 8 hasta 10

rotaciones al ao a lo largo de cinco aos. A simple vista, es un hallazgo alentador: laempresa ha estado trasladando mercancas a travs de sus salidas de menudeo ms yms aprisa a lo largo del tiempo. Pero si otro comerciante similar promedia 15 rotacionespor ao, entonces, a pesar que esta empresa est mejorando, todava no estadministrando su inventario tan bien como debera. Un anlisis estrictamente de estandole no le dara a usted esta informacin.

Ni el anlisis de comparaciones con la muestra ni el de comparaciones con periodosde tiempo de las razones financieras son totalmente informativos. Puede ser mejorefectuar ambos tipos de anlisis en vez de slo uno, y ciertamente es mejor que no hacerninguno, pero hay todava formas en que nos podemos engaar efectuando ambas. Lomejor es no considerar las razones financieras como medidas absolutas, objetivas delrendimiento de una empresa, sino ms bien como pistas: indicadores para preguntas que

usted deseara hacer sobre la estructura financiera y las estrategias de negocios de unaempresa.

Para regresar a un ejemplo anterior, si una empresa informa que tiene una prueba delcido de 0.8, poco importa si a lo largo del tiempo la razn ha venido mejorandocontinuamente desde 0.1. Tambin importa poco que otras empresas directamentecomparables informen de pruebas del cido con promedio de 0.5. Lo que realmenteimporta es que la compaa tenga ms pasivo circulante de lo que posee en activocirculante menos inventarios. Saber esto lo pone en posicin de preguntar por qu existeesa situacin, y las respuestas a esta pregunta lo podran colocar, si fuera gerente, enposicin de tomar alguna accin correctiva, o de tomar una decisin mejor informadacomo acreedor o como inversionista en potencia.

Las razones financieras se piensa por lo general corresponden a cuatro clasificacionesbsicas: de rentabilidad, de liquidez, de actividad y razones de apalancamiento.

ANLISIS DE RAZONES DE RENTABILIDAD

Si piensa invertir dinero en una empresa, la rentabilidad es una preocupacin deimportancia. Si la empresa tiene la intencin de pagar dividendos a sus accionistas, estosdividendos debern provenir de sus ganancias. Si la empresa espera incrementar su valoren el mercado al mejorar o expandir su lnea de productos, entonces una fuente decapital importante har mejoras en su margen de ganancia. Hay varios procedimientos pero relacionados- para evaluar la rentabilidad de una empresa.


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Razn Frmula Definida

Rentabilidad VentasVentas

tasCostodeVenVentas ASPEL-COI

Margen de Utilidad NetaVentas

puestosdespuesdeUtilidades Im

ANLISIS DE RAZONES DE APALANCAMIENTO

El trmino apalancamiento significa la adquisicin de activos con dineroprestado, por ejemplo. Supngase que una empresa vende al menudeo artculos deoficina. Cuando sta recibe un pedido para tarjetas de presentacin, le paga a algunode sus proveedores el 50 por ciento de dichos ingresos para que ellos las impriman. Este esel costo variable: mientras ms venda, mayor ser su costo.

Pero si adquiere el equipo de impresin necesario, la empresa podra imprimir lastarjetas.

El hacerlo convertira un costo variable en un costo fijo: independientemente delnmero de tarjetas que vendiera, el costo de imprimirlas quedara fijado en la cantidadpagada por el equipo de impresin. Cuantas ms tarjetas venda, mayor ser su margende utilidad. Este efecto se conoce como apalancamiento de operacin.

Si tomar prestado dinero para adquirir el equipo de impresin, utiliza otro tipo deapalancamiento, conocido como apalancamiento financiero. El costo sigue fijo encualquier cantidad que deba pagar a intervalos peridicos para liquidar el prstamo. Denuevo, cuantas ms tarjetas venda, mayor ser el margen de utilidad. Pero si la empresa

no vende suficientes tarjetas para cubrir el pago del prstamo, podra perder dinero. Eneste caso, resultara difcil encontrar fondos, ya sea para hacer los pagos al prstamo opara cubrir sus dems gastos. Su historia crediticia se empeorara, haciendo ms costosopara ella misma conseguir ms dinero prestado.

El apalancamiento es una herramienta financiera que acelera los cambios en lautilidad, tanto positiva como negativa. Los acreedores y los inversionistas de una empresaestn interesados en saber cunto apalancamiento ha sido utilizado para adquisicin deactivos. Desde el punto de vista de los acreedores, un alto grado de apalancamientorepresenta riesgo porque la empresa pudiera no ser capaz de liquidar los prstamos.Desde el punto de vista de los inversionistas, si el retorno sobre activos es menor que elcosto del dinero prestado para su adquisicin, entonces la inversin no es atractiva. Elinversionista podra obtener un mejor rendimiento de distintas formas. (Una de ellas seraprestar fondos, en vez de invertirlos en la empresa.)


Apalancamiento entre PasivosCapital

lPasivototaASPEL-COI


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ANLISIS DE RAZONES DE LIQUIDEZ

Los acreedores en todo momento estn preocupados por el tema de la liquidez: lacapacidad de una empresa para cumplir con sus compromisos conforme stos vencen.

Una compaa puede tener considerables activos totales, pero si todos estos activos sondifciles de convertir en efectivo, puede ser posible que la empresa pudiera ser incapaz depagar a sus acreedores de manera oportuna. Los acreedores desean que sus prstamosles sean pagados con efectivo, y no por un medio, como inventarios o equipo de fbrica.

Dos medidas tiles de la liquidez de una empresa son la razn de circulante y laprueba del cido.


Razn CirculanteulantePasivoCirc

ulanteActivoCircASPEL-COI

Prueba de cidoulantePasivoCirc

sInventarioulanteActivoCirc ASPEL-COI

ANLISIS DE RAZONES DE ACTIVIDAD

Hay varias razones financieras que pueden dar discernimiento de lo bien que unaempresa est administrando sus actividades operativas y de ventas. Una meta primariaquizs la meta primordial, de stas actividades es producir utilidad a travs de un usoefectivo de sus recursos. Dos formas de medir esta efectividad es el periodo promedio decobranza y la Tasa de rotacin de inventarios.

Ninguna empresa desea tener un inventario demasiado grande (a excepcin dela fuerza de ventas: los vendedores prefieren poder decirles a sus clientes que lo que hancomprado lo pueden recibir esa misma tarde). Los productos que se quedan demasiadotiempo en el inventario atan activos de la compaa en existencias ociosas, a menudoincurriendo en cargas de mantenimiento por almacenamiento, y pueden convertirse enobsoletos mientras aguardan que se vendan.

Los procedimientos de inventario Justo a tiempo (Just in Time) intentan asegurarque la empresa obtenga su inventario no antes de lo absolutamente requerido, a fin dedarle apoyo a los esfuerzos de sus ventas. Esto es, naturalmente, un ideal nada realista,pero calculando la rotacin de inventarios usted puede estimar lo bien que una empresaest acercndose a dicho ideal.


Periodo de Cobranza)/( DiasditoVentasaCre

CobrarCuentasPorASPEL-COI

Rotacin de InventariospromedioInventario

ndidaercancaveCostodelamASPEL-COI


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Se deber interpretar el perodo promedio de cobranza en trminos de las polticasde crdito de la empresa. Si, por ejemplo, la poltica de la empresa como ha sido definidapara los clientes es que el pago debe ser recibido en las siguientes dos semanas, entoncesun periodo de cobranza de 30 das indica que las cobranzas estn retrasadas. Pudiera ser

que los procedimientos de cobranza deberan ser revisados, o es posible que una cuentaparticularmente grande es la causante de la mayor parte del atraso en cobranza. Estambin posible que los procedimientos de calificacin utilizados por la fuerza de ventasno sean lo suficientemente estrictos.

Una rotacin de inventarios aceptable puede determinarse nicamenteconociendo el sector de negocios de la empresa. Si se est en el negocio de ventas almayoreo de productos agrcolas frescos, por ejemplo, probablemente se requerira deuna rotacin anual de inventarios del orden de 50: una rotacin mucho menor significaraque se estara perdiendo demasiado inventario por desperdicio. Pero si se vende equipode cmputo, probablemente se puede aceptar una rotacin anual de inventarios dealrededor de 3 o 4, porque el hardware no se desperdicia ni estropea, ni se convierte entcnicamente obsoleto con mayor frecuencia que unos cuantos meses.

Dentro de ASPEL-COI existe una hoja de clculo, Razones.xls, la cual toma lainformacin y realiza los clculos de las cuentas estipuladas en los rangos de Cuentas quea continuacin se mencionan:

Descripcin Rangos que utilizaRazn circulante: Activo Circ./Pasivo Circ. 1 y 4Prueba del cido: (Act. Circ. Invent.)/Pasivo Circ.

1, 4 y 15

Apalancamiento: Pasivo Total / CAPIT 7 y 25Rotacin CXC: Ventas / Cuentas porCobrar.

8 y 14

Rotacin Inventario: Costo Ventas mes/Inventario.

9 y 15

Rotacin Activos Totales: Ventas / ActivosTotales.

24 Y 28

Rotacin Activos Fijos: Ventas / ActivosFijos.

2 Y 28

Rentabilidad / Capital: Utilidad Neta /Capital.

7 Y 26

Rentabilidad / Activos: Utilidad Neta /Activos Totales.

24 y 26

Rentabilidad / Ventas: Utilidad Neta /Ventas.

26 y 28

Margen Neto. 8 y 17

Importante: Para que las razones financieras arrojen valores reales se debern tener

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