1

CONJUNTO RESIDENCIAL PONTEVEDRA III ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA 2021

ACTA No.012

En la ciudad de Bogotá D.C., siendo las 7:08 p.m. del día 25 de febrero de 2021, se reunieron los Copropietarios del CONJUNTO RESIDENCIAL PONTEVEDRA III – Propiedad Horizontal ubicado en la Calle 97 No. 70-89 de esta ciudad de forma no presencial a través de la plataforma virtual Zoom, previa convocatoria hecha por el Administrador; para desarrollar el siguiente orden del día:

1. Verificación del quórum.

2. Lectura y aprobación del orden del día.

3. Elección del presidente y secretario de la Asamblea.

4. Nombramiento de la Comisión para revisión de la presente Acta.

5. Presentación de informes:

- Informe de gestión del Consejo de Administración y Administración.

- Dictamen Revisoría Fiscal.

- Presentación y aprobación Estados Financieros a diciembre 31 de 2020.

6. Análisis y aprobación proyecto presupuesto para el año 2021.

7. Elección de órganos Administrativos y de control.

- Consejo de Administración.

- Comité de Convivencia.

- Revisor Fiscal.

8. Presentación proyectos

- Mejoramiento parque de los niños.

- Mejoramiento seguridad en recepción.

9. Propuestas

10. Cierre de Asamblea

1. VERIFICACION DEL QUORUM. Se realiza verificación del quorum contando con un sistema de votación electrónica, el cual nos arroja el siguiente dato.

Siendo las 7:08 p.m. se da inicio a la Asamblea virtual contando con un quórum del 78.03%, lo que equivale a 276 propietarios en sala, por lo tanto, se cuenta con el quórum suficiente para dar inicio a la sesión.

Conforme a lo establecido en el Reglamento de Propiedad Horizontal para esta convocatoria, el quórum mínimo debe ser del 51% del total de los coeficientes y las decisiones se tomarán por mayoría; verificada la asistencia se cuenta con el porcentaje que habilita a la Asamblea para deliberar y aprobar válidamente.

Los listados de asistencia de acuerdo al registro hecho a través del sistema de votación, hacen parte integral de la presente acta y reposan en la oficina de administración para su verificación.

Se informa que al finalizar la sesión se realizara la verificación del quórum nuevamente.

2

3

4

5

6

7

8

9

2. Lectura y aprobación del orden del día.

Toma la palabra el señor Roberts Serrato, haciendo la lectura del orden del día. Se somete a votación el orden del día, pero previo a su votación se da la palabra a los participantes de la asamblea. Se propone modificar el orden del día, permitiendo que primero se conozcan los proyectos antes de la elección del Consejo de administración. La votación se hace por medio de la plataforma de SisteVot con un porcentaje del 77.41% es aprobado el orden del día con la modificación propuesta.

-

3. Elección del presidente y secretario de la Asamblea.

Se da inicio a la postulación para el cargo como presidente a la cual el señor Luis Francisco Sandoval Mesa, es el único que es postulado, a tal solicitud el señor acepta el cargo como presidente. La administración en este caso es la encargada del puesto como secretario. No se someten a votación los cargos.

4. Nombramiento de la Comisión para revisión de la presente Acta.

Se procede a nombrar la comisión verificadora para la revisión de redacción y posterior aprobación de la presente acta, quedando conformada por las siguientes personas:

Bernardo García: Torre 1, Apartamento 201

Orlando Cortes: Torre 7, Apartamento 102

Fabián Vivas: Casa 15

Se somete a consideración de la asamblea las postulaciones, a lo que la asamblea

asiente de forma favorable.

5. Presentación de informes:

Informe de gestión del Consejo de Administración y Administración

Toma la palabra el señor Roberts Serrato haciendo la presentación del informe de gestión durante el año 2020, se anexa a continuación:

El Consejo de administración y la empresa de administración R&M GERENCIA ESTRATEGICA P.H. SAS, presenta a todos los Asambleístas, informe de gestión correspondiente al año 2020.

A pesar de haber afrontado un año atípico donde vivimos situaciones que no teníamos previstas, donde algunos de nosotros perdimos seres queridos pero que muchos otros salieron abantes, donde muchos vieron mermados sus ingresos financieros y otro tanto tuvo que reinventarse para salir adelante, al final empiezan de nuevo a surgir teniendo que vivir en esta nueva realidad.

-

Entendemos el estrés por el cual todos hemos tenido que pasar, cambiando muchos de nuestros hábitos diarios, trabajando desde casa bajo una zozobra de no saber hasta cuando nos volveremos a reunir en familia.

A pesar de todo esto, la Administración y el Consejo de administración, agradecen a cada uno de ustedes, porque aun así, la gran mayoría cumplió con su obligación para con el conjunto; entienden que este es su patrimonio y no deben dejar que se desvalorice, y para aquellos pocos que se vieron más afectados económicamente, sabemos que poco a poco normalizaran sus estados de cuenta.

Todo el equipo de trabajo ha puesto de su parte para cumplir con las metas propuestas y poder así presentar a ustedes como propietarios, toda la gestión realizada durante el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre del 2020.

Nuestro agradecimiento al Consejo de administración, Revisoría fiscal y Comité de convivencia, por los aportes recibidos en pro de un mejoramiento continuo el cual se ve reflejado en toda la copropiedad.

GENERALIDADES

Seguridad Interna

Luego de una evaluación realizada a la empresa de seguridad, el Consejo de administración opto por seguir contando con los servicios de la empresa SEGURIDAD APOLO LTDA, quien ha dado confianza por el buen desempeño que ha demostrado el personal.

A pesar de haber tenido un impase el año anterior, la empresa llego a un acuerdo con el propietario afectado bajo el acompañamiento de la administración.

Por lo tanto, la empresa SEGURIDAD APOLO LTDA nos estará acompañando durante un año más.

Gracias a la subvención aportada por la empresa al conjunto, se pudo llevar a cabo el cambio y mejora de toda la cerca eléctrica; fueron instalados nuevos hilos, anillos de elongación, trece pares de barreras con fotoceldas y tres paneles de control; es decir que se cuenta con doble protección en caso que alguna persona no deseada trate de ingresar por las áreas del perímetro.

A todo el personal de seguridad de igual forma damos las gracias, ya que se mantuvieron en la primera línea una vez fue declarada la emergencia sanitaria por la pandemia, haciendo cumplir las directrices impartidas con miras a proteger la salud y la seguridad de cada uno de los residentes.

Directrices que seguramente no fueron del agrado de muchos residentes, pero que al final entendieron la necesidad de acatarlas para el beneficio de todos.

Seguridad Externa

El personal que conforma el frente de seguridad motorizado, ha venido realizando una excelente labor en el área, todo esto con el acompañamiento del cuadrante de la Policía, quienes han prestado apoyo permanente con el fin de evitar los hurtos y asentamiento de personas con ventas ambulantes. Mostramos aquí algunas cifras de las actividades adelantadas por el personal del frente de seguridad motorizado.

Cada dos (2) meses la empresa de seguridad nos está haciendo llegar los reportes y estadísticas de lo que acontece en el perímetro que se encuentra custodiado por el frente de seguridad. Es cierto en

-

algunas ocasiones las personas amigas de lo ajeno logran su objetivo, pero en la mayoría de los casos han sido neutralizados por el personal de seguridad.

Por el momento se cuenta con dos unidades motorizadas en el día y una en las horas de la noche; el contrato para la prestación de este servicio está conformado para cinco (5) conjuntos residenciales (Pontevedra I, Pontevedra II, Pontevedra III, Pontevedra V y Pontevedra casas).

CONVIVENCIA

Para nadie es un secreto que, durante el periodo del 2020, se incrementaron las quejas en un 40% debido a:

• Alto volumen en los equipos de sonido: Si desean utilizar sus equipos de audio, deben tener en cuenta que un alto volumen perturba el derecho al descanso y tranquilidad de sus vecinos, no a todos les gusta el tipo de música que escuchas.

• Taconeo en la madrugada y altas horas en la noche: Recuerde utilizar unas babuchas antes de salir a trabajar y una vez llegue de su trabajo, tenga en cuenta que su piso es el techo de su vecino. • Ladridos de mascotas que dejan solas en los aptos o balcones: Dejar una mascota sola en el apto o en un balcón está catalogado como maltrato animal, por esta razón las mascotas tienden a ladrar con frecuencia, lo cual no resulta agradable para los vecinos que no poseen mascotas, o se encuentran en teletrabajo.

• Basura que lanzan desde los pisos altos hacia el interior de los patios en primer piso: A pesar de dar a conocer el estado en el cual dejan las marquesinas de sus vecinos, se sigue presentando el mismo problema, no sabemos si son las personas que colaboran en el aseo en los aptos, así que sería de gran ayuda que los residentes lo informaran a estas personas. • Agua que lanzan por los baños cuando se lavan y cae al patio del primer piso: las personas encargadas del aseo en los aptos acostumbran lavar los baños día por medio, pero lanzan agua hacia las ventanas permitiendo que caiga al vacío de la torre y de paso manchando de nuevo las fachadas internas. • Objetos pesados que dejan caer a las marquesinas en los primeros pisos: situaciones que se publican con los objetos que arrojan hacia las marquesinas, pero siguen dejando estos elementos en las ventanas de los baños o de la cocina.

• Ruidos producidos por rodillos para hacer ejercicio en bicicletas: El ruido que produce un rodillo de entrenamiento en muchas ocasiones es confundido con el ruido que genera un taladro, por esta razón los residentes manifiestan que hacen trabajos en la madrugada o tarde en la noche. • Humo de cigarrillo que afecta a los demás residentes cuando fuman en el balcón: El humo se disipa afectando con el olor a los vecinos abajo o arriba de los aptos, además de esto, lanzan las colillas a las zonas comunes.

• Disputas personales entre residentes: Aunque se citan con los miembros del comité de convivencia, la disputa sigue y al no encontrar solución ya el problema se vuelve personal, por lo tanto, se debe pasar a otras instancias y es con demandas en fiscalía o policía por parte de las partes involucradas.

• Mascotas agresivas que atacan a niños y adultos: No es necesario que la mascota sea de raza pitbull, doberman o rottweiler, puede ser una raza pequeña, pero si este tiene episodios de ataques a personas o a otras mascotas, puede ser catalogado como potencialmente peligroso. Estas mascotas deben permanecer con bozal y correa cuando se desplace por zonas comunes, de lo contrario puede ser sancionado con multa de acuerdo al manual de convivencia y la ley 746 de 2002.

Es entendible que al encontrarse más del 90% de los residentes trabajando desde casa, se evidencian todas estas situaciones de las que normalmente no nos damos cuenta cuando laboramos en las oficinas. Hicimos lo posible para dar solución hablando con los residentes desde donde se presentaba

-

la novedad, muchos amablemente acogían la solicitud, algunos no lo tomaban de buena manera y muy pocos no acataban el llamado.

Se notó falta de tolerancia en algunos casos donde se quejaban cuando un residente hacia ejercicio por un lapso de tiempo en su apto. Pero con el paso del tiempo todos fueron tomando conciencia sobre esta nueva realidad.

Pero en general felicitamos a todos los residentes ya que han sabido convivir en comunidad a pesar de todo lo sucedido, debemos entender que los ruidos seguirán presentándose, por lo que pedimos respeto entre todos para llegar a un sano entendimiento

Por otra parte, los eventos que se tenían programados en el plan de acción no pudieron llevarse a cabo por la situación presentada, sin embargo, no deseábamos pasar por alto el día de los niños, por esa razón nos dimos a la tarea de preparar un detalle lleno de dulces para cada uno de ellos, de esta forma queremos decirles que no los hemos olvidado ya que han sido los más perjudicados por esta pandemia.

Llegará de nuevo el día en que les podamos celebrar el Halloween como siempre, mientras tanto se deben seguir cuidando.

Al igual que los años anteriores, el conjunto se destaca en la zona por su decoración en las épocas de Halloween y navidad, se aprovechó que todos los niños se encontraban en el conjunto para poner en escena un espacio donde podían tomarse fotos y disfrutar de este ambiente.

Se quiso dar más alegría a la época de navidad, al ver que muchos de los residentes que habitualmente viajan en esa época decidieron quedarse en casa.

Donación de regalos para niños de escasos recursos: Una de las costumbres que ya es típica en el conjunto, es la donación de regalos a los niños más necesitados.

La generosidad de los residentes es inmensa, por eso la Administración, Consejo de administración y sobre todo el Comité de convivencia, agradecen a cada uno de los residentes que aporta un detalle que hace feliz a esas personitas que no poseen mucho.

Este año se entregaron regalos para la Parroquia Santos Tito y Timoteo, Fundación Semillitas del Futuro, Fundación San Cipriano, y los hijos de nuestros colaboradores en seguridad y aseo.

PLANES DE DESARROLLO LOCAL

Las reuniones de la mesa de trabajo que se llevaron a cabo en el 2019 y comienzos de 2020 con las entidades del Distrito (UAESP, Secretaria de Movilidad, Consejo de Bogotá, Policía metropolitana) al fin dieron resultados cuando la comunidad solicitaba que la calle frente a Meals quedara en doble sentido, de esta forma se ha venido descongestionando la calle 97.

Lastimosamente no hemos podido adelantar estas mesas de trabajo últimamente por causa de la emergencia sanitaria.

-

PROCESOS

GESTION ADMINISTRATIVA:

Debido a las cuarentenas obligatorias decretadas por el Gobierno Nacional y Distrital, nos vimos en la necesidad de ubicar los equipos de cómputo en nuestro aptos, desde allí se coordinó toda la gestión administrativa con comunicación permanente entre la administración, personal de seguridad, personal de aseo y consejo de administración.

Se dieron a conocer comunicados referentes al Covid – 19 vía WhatsApp, a los teléfonos de residentes que muy gentilmente lo suministraron, mediante la página web con mensajes masivos y comunicados en carteleras, con el fin de mantenerlos al tanto de todas las noticias.

Se contó con los protocolos de bioseguridad establecidos por parte del Gobierno Nacional y Distrital.

Los equipos electrónicos tuvieron el mantenimiento adecuado, el CCTV (Circuito Cerrado de Televisión) ha estado en permanente funcionamiento para brindar seguridad a todos los residentes en el conjunto, la cerca eléctrica fue mejorada y se han venido actualizando varios equipos de seguridad como cámaras, Dvrs, cableado e iluminación.

Hubo la necesidad de hacer la compra de dos (2) bombas eyectoras trituradoras para instalar en los pozos de aguas negras o residuales, debido a la mala práctica de algunos que aun desechan por los ductos toallas higiénicas, toallas de cocina e incluso ahora tapabocas, elementos que trabaron, quemaron e inutilizaron las bombas eyectoras normales; por esta razón durante unos días se presentaron malos olores en los parqueaderos colindantes con las torres 1, 2 y 3, incluso en la 5.

Así que de nuevo se hace el llamado a los residentes, para que informen al personal que les colabora en sus apartamentos, para que eviten arrojar este tipo de elementos por los ductos.

Al igual que las bombas eyectoras, los cheques también sufrieron daño debido a elementos solidos que trabaron la cortina.

A las tuberías de aguas negras colgantes de igual forma se les realizo su mantenimiento anual, ya que las grasas que se lanzan por los ductos taponan y obstruyen el normal funcionamiento de las mismas.

Fumigación y desinfección de zonas comunes con el fin de evitar que el virus ingresara al conjunto.

A pesar de todo esto, era imposible que el virus no ingresara al conjunto, sin embargo, los residentes que salían positivos cumplían las cuarentenas obligatorias de forma responsable. Compra de un nuevo computador donde se está llevando el sistema contable del conjunto.

La propietaria de la casa 1 manifestó sentir malos olores y contaminación visual debido al espacio de tránsito para las basuras con el cual cuenta la copropiedad, hemos recibido derechos de petición y tutelas, donde solicita que dicho espacio sea ubicado en otro sitio. Hemos informado que no es posible dar trámite a esta solicitud, ya que:

Primero: Este espacio fue diseñado por la constructora Amarilo desde el inicio del proyecto.

Segundo: En los planos se encuentra el espacio definido lo mismo que en el Reglamento de la copropiedad.

-

Tercero: El conjunto no cuenta con otro espacio donde se puedan disponer de manera transitoria las canecas de la basura para que el vehículo recolector disponga de ellas.

Este espacio de tránsito de basuras, se utiliza para que allí se organicen las canecas de la basura los días martes, jueves y sábado después de las 4:00 p.m. para que luego el carro recolector las recoja, una vez se recogen entre las 10:00 p.m. y 11:00 p.m., las canecas se disponen boca abajo para que el día siguiente la persona encargada del reciclaje las lave lo mismo que el espacio utilizado.

Por esta razón y con el fin de mejorar visualmente el espacio, se instalaron unos pinos que cubren las canecas.

Con los integrantes del esquema de seguridad venimos realizando las reuniones mensuales, donde se les informa sobre las falencias que se presentan en el servicio con el deseo de mejorar en todo aspecto.

No hemos podido lograr que los residentes cambien sus malos hábitos de dejar envases y elementos cerca de las ventanas de los baños y cocina, además de la basura que arrojan hacia los patios internos.

Solicitamos a los propietarios de mascotas, dar cumplimiento a los letreros que la administración instalo en la salida de mascotas, esta salida no debe ser utilizada para que salgan varias personas a la vez, es solo para la persona que saca su mascota del conjunto, no deben enojarse con el personal de seguridad cuando les hacen la observación ya que ellos vienen cumpliendo con su función.

De igual forma evitar que las mascotas hagan sus necesidades en la reja divisoria.

Lo mismo sucede para quienes ingresan y salen en bicicletas, ya que se han presentado daños en las talanqueras cuando ingresan a alta velocidad.

Los pagos a la DIAN se han realizado de forma oportuna y correcta.

Debido a daño ocasionado en el tapete del parque infantil por parte de la empresa Hidrocol al momento de realizar el lavado de fachada, se hizo reclamo a la póliza quienes hicieron reintegro de $21 millones de pesos, dinero que se tiene dispuesto para el mejoramiento de dicho espacio para el disfrute de los niños en el conjunto.

Se sigue haciendo un mal uso de los ductos para las basuras, por tal razón se ubicaron letreros que informan sobre el manejo correcto con el deseo de seguir evitando taponamientos, para que la campaña sea exitosa solicitamos de la colaboración de todos los residentes y sus familiares.

En el mes de septiembre el Consejo de administración tomo la decisión de hacer el cambio de empresa de aseo, para ello se invitaron varias empresas a las cuales se les entregaron los términos de referencia, después de un análisis a las propuestas presentadas, el Consejo de administración en compañía de la Revisoría fiscal opto por entrevistar a 3 empresas y luego de varias evaluaciones se decidió contratar con la empresa NHS SAS, identificada con Nit. 900.245.385-7 es así como dicha empresa nos viene acompañando desde el 01 de octubre de 2020, inicialmente y de acuerdo a su desempeño nos acompañara hasta el día 30 de septiembre de 2021.

Para el mismo mes de septiembre se envió convocatoria para empresas de administración, mediante la Revista Propiedad Horizontal, página web y comunicados en carteleras; se recibieron las propuestas para luego ser estudiadas por parte del Consejo de administración con el acompañamiento de Revisoría fiscal. Se preseleccionaron 5 empresas de administración a las cuales se les realizo una

-

entrevista por parte del Consejo de administración.

El día 3 de octubre de 2020 fue seleccionada la nueva empresa de administración R&M GERENCIA ESTRATEGICA P.H. SAS, identificada con Nit. 901.144.419-9 y Matricula mercantil # 02876618, Representante legal Roberts Holman Serrato, para dar inicio a labores a partir del 01 de noviembre de 2020.

De igual forma se recibieron hojas de vida para el cargo de contador para el conjunto. Después de un filtro por parte del Consejo de administración y el apoyo de la Revisoría fiscal, fueron escogidas tres profesionales de las cuales fue elegida la señora Laura Mariana Gómez quien nos acompaña desde el día 01 de noviembre de 2020.

La póliza para las zonas comunes del conjunto se encuentra renovada para el periodo enero 01 de 2021 al 31 de diciembre de 2021, con la aseguradora Chubb de Colombia.

La Administración solicita a los propietarios que no han actualizado sus datos como lo estipula la ley 675, lo hagan en la oficina de administración, ya que a sus correos electrónicos se debe enviar información importante sobre temas relacionados con la copropiedad en muchas ocasiones.

Los contratos vigentes se encuentran dispuestos en la oficina de administración con sus correspondientes pólizas y anexos.

Dando cumplimiento a lo estipulado por parte de Revisoría fiscal, los equipos de cómputo en la oficina de administración cuentan con las licencias legales para Windows, Office y antivirus.

Se cuenta con la Representación legal por parte de la Alcaldía Local de Suba.

El personal de seguridad y operarios de aseo, extienden un agradecimiento a todos los residentes en el conjunto, por el aporte que año tras año hacen para que ellos tengan un bono en cada navidad.

ASPECTOS JURIDICOS

El conjunto cuenta con el secuestro del parqueadero 434, al cual se le adjudico fecha de remate para el 16 de junio del año 2022, sin embargo, la abogada solicito avalúo del bien con el fin de solicitar a cabo el remate lo más pronto posible.

CARTERA

Se ha hecho acercamientos con deudores morosos que presentan saldos representativos, con los cuales se ha logrado acuerdos de pago, sin embargo, es sano aclarar que aquellos que no cumplan deberán ser enviados con la abogada para su cobro, lo cual les incrementara su deuda en un 20% por concepto de honorarios.

La cartera morosa a 31 de diciembre del 2020 se envió junto con la convocatoria.

-

RECURSOS HUMANOS

CAPACITACION DE PERSONAL

La empresa de seguridad realizo a comienzo de año capacitación a su personal sobre atención al cliente, el personal de monitoreo ha recibido actualizaciones para el manejo del CCTV, la Administración ha estado atenta a las reuniones mensuales con el esquema de seguridad, con el fin de mejorar en las falencias que se presentan en la prestación del servicio.

El equipo de administración se capacita permanentemente en temas de propiedad horizontal de forma virtual.

La empresa de administración R&M GERENCIA ESTRATEGICA P.H. SAS, agradece al personal de seguridad por mantenerse firme durante esta emergencia sanitaria, al igual que los operarios de seo. De igual forma se agradece al Consejo de administración por el apoyo recibido en toda la gestión durante el año, a la Revisoría fiscal por estar pendiente de todos los procesos para que todo se lleve de forma transparente y dentro de la legalidad.

Dictamen de Revisoría Fiscal

Se da la palabra a la Señora Sandra González, revisora fiscal, quien expone su dictamen frente a la auditoria de la gestión realizada y a los estados financieros:

-

-

-

-

-

-

-

Presentación y aprobación Estados Financieros a diciembre 31 de 2020

La señora Laura Mariana Gómez, contadora de la copropiedad, realiza la presentación de los Estados financieros con un video, se anexan informes:

CERTIFICADO DE ESTADOS FINANCIEROS

ESTADOS FINANCIEROS AL CIERRE 31 DE DICIEMBRE DE 2020

CERTIFICACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS CON BASE EN LA LEY 1314 DE 2009

Y DEMAS NORMAS COMPLEMENTARIAS VIGENTES

Apreciados Señores (as):

ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS NO PRESENCIAL CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA III PH

Los suscritos ADMINISTRADOR Y CONTADORA del CONJUNO RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA III PH, CERTIFICAMOS que hemos preparado los estados financieros básicos, Estado de Situación Financiera y Estado de Resultados Integral a diciembre 31 de 2020, de acuerdo a la Ley 1314 de 2009 y Ley 675 de 2001, incluyendo sus correspondientes revelaciones que forman parte integral de la presente certificación.

Los procedimientos de valuación, valoración y presentación han sido aplicados

uniformemente con los del año inmediatamente anterior y reflejan razonablemente la situación

financiera de la copropiedad al 31 de diciembre de 2020, así como los resultados de sus

operaciones, además:

1. Las cifras incluidas son fielmente tomadas de los libros oficiales a diciembre 31 de 2020.

2. Confirmamos la integridad de la información proporcionada, puesto que todos los

hechos económicos han sido reconocidos en ellos.

3. No se han presentado hechos posteriores en el curso del período que requieran

ajustes o revelaciones en los estados financieros o en las notas subsecuentes.

4. De acuerdo al artículo 1 de la ley 603 de 2000, declaramos que el software contable

utilizado (SISCO) y los equipos tienen licencias, por tanto, damos cumplimiento a las

normas de derechos de autor y es de propiedad del CONJUNTO RESIDENCIAL

PORTAL DE PONTEVEDRA III

5. Los hechos económicos se han registrado, clasificado, descrito y revelado dentro de los

estados financieros básicos y sus respectivas revelaciones.

6. Garantizamos la existencia de activos y pasivos cuantificables, así como sus

-

derechos y obligaciones registradas de acuerdo con cortes de documentos y con las

acumulaciones y compensaciones contables de sus transacciones en el ejercicio del

año 2020.

Dado en Bogotá D.C., a los veinte (26) días del mes de enero de dos mil veintiuno (2021).

Cordialmente,

R&M Gerencia Estratégica SAS Laura Mariana Gómez Benavides Roberts Holman Serrato Contadora Administrador y Representante Legal T.P. 179.538 – T

-

REVELACIONES A LOS ESTADOS FINANCIEROS A DICIEMBRE 31 DE 2020

FIRMADO EN ORIGINAL FIRMADO EN ORIGINAL FIRMADO EN ORIGINAL

-

28

FIRMADO EN ORIGINAL FIRMADO EN ORIGINAL FIRMADO EN ORIGINAL

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

Teniendo en cuenta que no hay observaciones adicionales, son sometidos a consideracion de la asamblea, los estados financieros contando con el 91.34% de aprobaciòn.

FIRMADO EN ORIGINAL FIRMADO EN ORIGINAL

39

6. Análisis y aprobación proyecto presupuesto para el año 2021.

Se da paso al señor Luis Francisco Sandoval, para exponer el proyecto presupuesto para el año 2021

CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE

PONTEVEDRA III

2,56%

PRESENTACIÓN PROYECTO DE PRESUPUESTO AÑO 2021

DETALL

E

PRESUPUES

TO 2020

EJECUTAD

O 2020

PRESUPUES

TO 2021

Variación $

PPTO vs EJECUT

2020

Variación $

PPTO 2021

vs

EJECUT 2020

Variación

% PPTO

2021 vs

EJECUT 2020

MENSUAL 2020

MENSUAL 2021

CUOTAS DE ADMINISTRACION $ 1.092.312.00

0

$ 1.092.312.000

$ 1.120.275.187

0 27.963.187 2,6% $ 91.026.000 $ 93.356.266

RECLAMO SEGURO $ 21.045.537

$ - 21.045.537 -21.045.537 n.p.

DTO POLIZA ZONAS COMUNES $ 2.268.025

$ - 2.268.025 -2.268.025 n.p.

MEDIOS TECNOLOGICOS SEGURIDAD

$ 1.943.387

$ - 1.943.387 -1.943.387 n.p.

SANCION ASAMBLEA $ 1.937.000

$ - 1.937.000 -1.937.000 n.p.

INTERESES POR MORA $ 1.830.394

$ - 1.830.394 -1.830.394 n.p.

RENDIMIENTOS E INTERESES $ 1.308.00

0

$ 1.353.710

$ - 45.710 -1.353.710 n.p.

USO DEPOSITOS $ 1.155.000

$ 1.260.000

1.155.000 105.000 9,1% $ 96.250

$ 105.000

SALON COMUNAL $ 8.880.00

0

$ 855.000

$ - -8.025.000 -855.000 n.p.

MULTAS MANUAL DE CONVIVENCIA.

$ 740.000

$ - 740.000 -740.000 n.p.

AJUSTE EJEC ANTERIORES $ 400.000

$ - 400.000 -400.000 n.p.

CONSIG X IDENT $ 375.750

$ - 375.750 -375.750 n.p.

TARJETAS VEHICULARES $ 310.000

$ - 310.000 -310.000 n.p.

USO DE SILLAS Y MESAS $ 75.000

$ - 75.000 -75.000 n.p.

AJUSTE AL PESO $ 73.887

$ - 73.887 -73.887 n.p.

TOTAL $ 1.102.500.000 $ 1.126.674.690 $ 1.121.535.187 $ 24.174.690 -$ 5.139.503 -0,5% $ 93.889.558 $ 93.461.266

De acuerdo a lo propuesto este proyecto es sometido a votación por medio de la plataforma de SisteVot con el fin de conocer la decisión de la asamblea frente al incremento de las cuotas de administración quedando la votación de la siguiente manera:

40

41

Es aprobado por mayoría, el presupuesto con el aumento del 2.56% con una votación del 61.71% a favor.

7. Presentación proyectos:

Mejoramiento parque de los niños:

Conclusiones del tema Se expone por parte de dos integrantes del Consejo de Administración, las propuestas para el mejoramiento del parque de los niños y de la seguridad en recepción. Ambas propuestas se sometieron a votación por medio de la plataforma de SisteVot, donde el mejoramiento al parque de los niños se aprueba por unanimidad y el mejoramiento a la seguridad en recepción no es aprobado por unanimidad de la asamblea.

Por solicitud de los participantes de la asamblea se somete a una nueva votación el tema de mejoramiento de seguridad en recepción con la aclaración de que debía ser sin torniquetes, esta última votación no es aprobada por unanimidad.

42

8. Elección de órganos Administrativos y de control:

Consejo de Administración:

De acuerdo a las postulaciones, el consejo de administración queda de la siguiente

manera:

María Odilia Pinzón: Casa 1

Marlen Rodríguez: Casa 3

Andrés Pinto: Casa 5

Fabián Vivas: Casa 15

Luis Francisco Sandoval Torre 1 Apartamento 703

Nelson Pulido: Torre 3 Apartamento 603

Fabián Ávila: Torre 5 Apartamento 204

Giovanny Gaona: Torre 5 Apartamento 703

Wilson Wilches: Torre 6 Apartamento 1002

Miguel Rodríguez: Torre 7 Apartamento 903

43

Presidente de Asamblea: Pregunta a la asamblea si aprueba la elección de los

consejeros y esta es aprobada por unanimidad.

Comité de convivencia:

Para la conformación del comité de convivencia se postulan las siguientes personas:

Natalia Fonseca Casa 3 Sandra Negret Casa 15 Nancy Villescas Torre 1 Apartamento 803 Graciela Velásquez Torre 2 Apartamento 203 Erika González Torre 7 Apartamento 1102

El señor Bernardo García manifiesta que no es permitido que distintos miembros de un mismo núcleo familiar conformen los diferentes comités del conjunto, sin embargo, la señora Sandra González hace claridad indicando que esta prohibición no se ve reflejada en la ley 675. Es aprobado por unanimidad de la asamblea, sin embargo se revisara mediante un concepto jurídico y se informara a los miembros postulados al comité de convivencia sobre la validez de la conformación por miembros de un mismo núcleo.

Elección Revisor Fiscal:

Para este cargo se reciben dos hojas de vida además de la hoja de vida de la señora Sandra González, pero solo una persona se encontró en sala.

Paola Castillo es la primera persona en exponer su hoja de vida dando a conocer su experiencia laboral Indica que es contadora egresada de la fundación universitaria San Martin, con experiencia en propiedad horizontal conociendo todas las normas que rigen la propiedad horizontal, manejando copropiedades de entre 300 y 500 unidades, realiza el debido seguimiento a todas las actividades y tareas de la administración.

Sandra González realiza una breve introducción de su trayectoria. Da a conocer que es contador público, con experiencia como revisora fiscal en varios conjuntos residenciales, cuenta con un diplomado de revisoría, normas internacionales, auditoria forense y propone dentro del trabajo como revisora continuar con el desarrollo de su trabajo tal y como lo expuso en la asamblea a través de sus pilares fundamentales, siendo esta la actual revisora fiscal de la copropiedad.

Cuenta con su propio software para llevar a cabo la auditoria para todas las actividades de la administración haciendo una entrega de informes al consejo de administración detallando cada uno de los procesos.

Presidente de Asamblea: Pone en consideración de la asamblea la elección del revisor

fiscal.

44

Por mayoría, con una votación del 77.08% se ratifica en el cargo a la señora Sandra González.

9. Propuestas

Conclusiones del tema Se exponen las propuestas recibidas. Posteriormente se da un espacio para recibir aportes por parte de los copropietarios y finalmente se toma la decisión de que estas propuestas serán analizadas por el Consejo de Administración.

10. Cierre de la asamblea

Agotado el Orden del día se levanta la sesión, siendo las 12:43 a.m. y que para constancia firman:

(Original Firmado) (Original Firmado)

LUIS FRANCISCO SANDOVAL ROBERTS SERRATO Presidente Secretario

45

En cumplimiento al mandato otorgado por la Asamblea General de Propietarios, hacemos constar que hemos revisado el presente documento y damos fe de que su contenido corresponde a la verdad, a los temas allí tratados y aprobados. En consecuencia, la declaramos aprobada en cada una de sus partes.

(Original Firmado) (Original Firmado)

BERNARDO GARCÍA ORLANDO CORTES Torre 1 Apto. 201 Torre 7 Apto. 102

(Original Firmado)

FABIAN VIVAS Casa 15