Upload
buithu
View
220
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Arsip Nasional Republik Indonesia
LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional
Sebelum Tahun 1945 telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta
pada tanggal Mei 2009
Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,
TULKHAH MANSYUR
Arsip Nasional Republik Indonesia
PROSEDUR TETAP
NOMOR 03 TAHUN 2009
TENTANG
PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
BAB I PENDAHULUAN
A. Umum
Arsip statis sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset bangsa yang
perlu dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip statis merupakan
tanggung jawab lembaga kearsipan baik di pusat, yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI), maupun di daerah yaitu Badan/Kantor Kearsipan Provinsi dan Kabupaten/Kota. Di
dalamnya terkandung informasi yang tiada ternilai harganya tentang kiprah perjalanan
bangsa, mulai masa penjajahan sampai dalam mengisi kemerdekaan.
Arsip statis disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan lembaga
kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan pendidikan,
penelitian, pembangungan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi
terkait dan masyarakat menjadi sangat krusial. Hal ini sejalan dengan era informasi di
Indonesia dimana kebutuhan informasi menjadi sangat penting.
Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran
ANRI sebagai salah satu lembaga penyedia informasi sangat vital. Namun demikian agar
informasi yang tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam
bentuk daftar, inventaris maupun guide arsip. Disinilah peran Direktorat Pengolahan.
Pengolahan arsip tidak seperti mengolah jenis informasi lainnya. Pengolahan arsip
harus mengacu pada standar internasional yang telah diatur oleh ICA dengan ISAD (G). Di
dalamnya mencakup berbagai aturan dan komponen yang harus dipenuhi. Guna
mengaplikasikan standar pengaturan arsip yang benar maka di samping harus diatur sesuai
ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur berdasarkan petunjuk teknis dan langkah-langkah
pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Arsip
Konvensional Sebelum Tahun 1945.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 2 -
B. Maksud dan Tujuan
Penyusunan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional
Sebelum Tahun 1945 ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan
pemahaman dan langkah-langkah dalam pembuatan inventaris pada semua pihak yang terkait
dalam pelaksanaan kegiatan di Lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum
Tahun 1945.
Tujuan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris ini adalah sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan di Subdit Pengolahan Sebelum Tahun 1945, sehingga kinerja unit kerja
dapat lebih ditingkatkan dan pada akhirnya pelaksanaan tugas pokok dan fungsi unit kerja
dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan
keterkaitan antara Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 dengan unit
lain dalam rangka pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan program ANRI.
C. Ruang Lingkup
Prosedur Tetap Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 ini
berlaku dan digunakan di Lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Konvesional Sebelum
Tahun 1945. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Sebelum
Tahun 1945 ini meliputi Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945,
Identifikasi Fisik, Sistem Penataan Dan Provenance, Penyusunan Rencana Teknis,
Penelusuran Sumber Dan Referensi Serta Keterkaitan Arsip-Arsip Nusantara Berbahasa
Asing Dan Daerah, Penyusunan Skema Sementara, Rekonstruksi Arsip, Deskripsi Arsip,
Penyusunan Skema Definitif Arsip, Manuver Arsip, Penomoran Definitif Arsip, Manuver
Fisik Arsip, Pemberian Label Boks Arsip, Penataan Arsip Dalam Boks Arsip, Penulisan
Inventaris Arsip, Penilaian Dan Penelaahan Inventaris, Menerjemahkan Inventaris, Ekspose
Draf Inventaris, Penyempurnaan Inventaris, Pengesahan Inventaris.
D. Dasar
1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 2964);
2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);
3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008
tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP);
4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008
tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 3 -
5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia;
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional
Republik Indonesia.
E. Pengertian
Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan :
1. Inventaris Arsip adalah sarana penemuan arsip yang berisi deskripsi dari suatu khasanah
arsip yang dilengkapi dengan sejarah organisasi, sejarah penataan arsip,
pertanggungjawaban pelaksana pengolahan arsip, uraian deskripsi arsip, dan dilampiri
dengan daftar indeks, daftar singkatan, daftar konkordan, dan struktur organisasi.
2. Identifikasi Arsip adalah kegiatan pendataan arsip secara langsung di lokasi penyimpanan
arsip baik fisik arsip, sistem penataan arsip maupun provenance atau pencipta arsipnya.
3. Rencana Teknis Penyusunan Inventaris Arsip yaitu kegiatan membuat rancangan kerja
dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan
pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis.
4. Penelusuran Sumber dan Referensi yaitu kegiatan penelitian data melalui sumber
cetakan/bahan referensi dari perpustakaan ke lembaga pencipta arsip yang akan diolah.
5. Pembuatan Skema Sementara adalah suatu kegiatan dalam pembuatan kerangka
sementara yang akan digunakan sebagai pedoman pengelompokan arsip yang akan
digunakan sebagai pedoman pengaturan dan pengelompokan arsip yang tercipta dari
fungsi/kegiatan yang sama dalam suatu organisasi/lembaga/aktivitas tokoh.
6. Rekonstruksi Arsip adalah kegiatan menata kembali arsip statis dalam rangka penataan
arsip dengan benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku.
7. Deskripsi Arsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok arsip yang akurat
dari suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta komponennya pada suatu
kartu fische (kartu deskripsi) yang telah disiapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Deskripsi dilakukan dengan menggambarkan informasi secara menyeluruh dari suatu
arsip yang dituangkan dalam kartu dan diberi nomor urut sementara sesuai dengan nomor
sementara arsipnya.
8. Pembuatan Skema Definitif adalah kegiatan menentukan struktur/bagan dari penataan
informasi arsip statis yang sudah definitif (tetap).
9. Manuver Fisches/Informasi adalah kegiatan mengelompokkan fisches (kartu deskripsi)
sesuai dengan skema definitif yang dibuat.
10. Penomoran Definitif adalah kegiatan memberikan nomor definitif (tetap) pada informasi
berkas arsip statis yang sedang diolah.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 4 -
11. Manuver Fisik Arsip yaitu kegiatan penyusunan fisik arsip sehingga arsip tersusun sesuai
dengan daftar/inventaris yang dibuat. Penyusunan dilakukan setelah penomoran definitif
selesai. Arsip disusun sesuai dengan nomor urut yang tertera pada sampul arsip dan
daftar/inventaris.
12. Pemberian Label adalah kegiatan pemberian identitas pada bungkus arsip dan boks arsip.
Label tersebut biasanya terdiri dari nama pencipta, nomor arsip sesuai dengan nomor
definitifnya dan nomor boks arsip. Labeling arsip adalah pemberian identitas pada kertas.
13. Penataan dalam Boks adalah kegiatan memasukkan arsip ke dalam boks arsip sesuai
ukuran besar (37,5cm x 20cm x27cm ) atau ukuran kecil (37,5cm x 10cm x 27 cm ).
14. Penulisan Inventaris adalah sarana penemuan arsip yang berisi deskripsi dalam berbagai
derajat rincian yang berisi suatu khasanah arsip dan pada umumnya dilengkapi dengan
sejarah dan fungsi lembaga/organisasi pencipta, riwayat arsip, sejarah penataan arsip,
daftar indeks, daftar singkatan,daftar istilah asing dan konkordan serta dilampirkan
struktur organisasi atau daftar riwayat hidup.
15. Penelaahan dan Penilaian adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mencocokkan atau
mengoreksi arsip yang akan dipinjam melalui inventaris apakah informasi yang ada di
dalam inventaris sudah sesuai atau layak untuk digunakan oleh peneliti di layanan
informasi.
16. Transliterasi adalah kegiatan menterjemahkan atau alih bahasa yang dipakai dalam
inventaris arsip dari bahasa asing (Belanda) ke dalam bahasa Indonesia yang baku.
17. Ekspose Hasil Pengolahan adalah kegiatan pemaparan hasil dari kegiatan pengolahan
arsip statis berupa skema definitif dan hasil deskripsi arsip dan pengelompokan
informasinya.
18. Pengesahan terhadap Inventaris adalah tindakan pengkuan terhadap karakteristik resmi
sesuatu naskah/dokumen yang dilakukan oleh pejabat yang berwenang.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 5 -
BAB II
PROSEDUR PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Prosedur penyusunan inventaris arsip konvensional sebelum tahun 1945 melalui tahapan
sebagai berikut:
1. Identifikasi arsip
Penyusunan inventaris arsip konvensional sebelum tahun 1945 dimulai dari kegiatan
identifikasi arsip untuk mengetahui tugas, pokok dan fungsi organisasi, jumlah dan kondisi
fisik arsip dan sistem penataan serta pencipta (provenance) arsip, pemahaman akan hal
tersebut akan mempermudah proses penyusunan inventaris selanjutnya yaitu rencana teknis.
2. Rencana teknis
Berdasarkan hasil identifikasi tersebut di atas, tahapan berikutnya menbuat rancangan kerja
atau rencana teknis dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang
berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis. Keberhasilan dalam membuat
rencana teknis akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu
penelusuran sumber dan referensi.
3. Penelusuran sumber dan referensi
Tahapan selanjutnya dari penyusunan inventaris adalah kegiatan penelusuran sumber dan
referensi pada instansi terkait dengan tujuan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan
referensi dari perpustakaan atau instansi terkait ke lembaga pencipta arsip yang akan dibuat
sejarah lembaga/organisasi dalam inventaris arsip yang akan dibuat. Keberhasilan dalam
penelusuran sumber dan referensi ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip
selanjutnya yaitu pembuatan skema sementara.
4. Pembuatan skema sementara
Setelah memperoleh data yang menggambarkan tugas pokok dan fungsi dari
lembaga/organisasi pencipta arsip, harus dibuat gambaran untuk mengelompokkan arsip
berupa skema pengaturan arsip sementara, keberhasilan dalam membuat skema sementara ini
akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu rekonstruksi arsip.
5. Rekonstruksi arsip
Dalam tahap rekonstruksi arsip ini, arsip-arsip yang akan diolah dikelompokkan berdasarkan
skema pengaturan arsip tersebut di atas, keberhasilan dalam tahapan rekonstruksi arsip ini
akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu deskripsi arsip.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 6 -
6. Deskripsi arsip
Kegiatan deskripsi dimulai dengan membaca keseluruhan informasi dalam arsip yang
dituangkan dalam kartu deskripsi/fisches yang terdiri atas 5(lima) unsur deskripsi, yaitu:
bentuk redaksi, isi informasi, kurun waktu, tingkat perkembangan dan bentuk luar, dengan
mencantumkan nomor urut arsip sementara pada kartu deskripsi. Keberhasilan dalam tahapan
deskripsi arsip ini akan mempermudah proses penyusunan Inventaris arsip selanjutnya yaitu
pembuatan skema definitif.
7. Pembuatan skema definitif
Setelah memperoleh informasi dari deskripsi arsip, maka diperoleh gambaran kegiatan yang
tercipta dari organisasi tersebut, gambaran tersebut akan merubah susunan skema pengaturan
arsip sementara menjadi skema pengaturan arsip definitif. Keberhasilan dalam tahapan
skema definitif ini akan mempermudah proses penyusunan Inventaris arsip selanjutnya yaitu
manuver kartu/fisches.
8. Manuver kartu/fisches
Kegiatan manuver kartu/fisches dilakukan dengan mengelompokkan kartu/fisches
disesuaikan dengan skema definitif. Keberhasilan dalam tahapan manuvre kartu/fisches ini
akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penomoran
definitif.
9. Penomoran definitif
Setelah manuver kartu/fisches selesai dilakukan maka disusun nomor urut definitif pada
kartu/fisches tersebut. Keberhasilan dalam tahapan penomoran definitif ini akan
mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu manuver fisik arsip.
10. Manuvre fisik arsip
Kegiatan manuver fisik arsip dilakukan setelah penomoran definitif selesai, kemudian arsip
disusun berdasarkan nomor definitif yang tertera pada sampul arsip. Keberhasilan dalam
tahapan manuver fisik ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip
selanjutnya yaitu pemberian label.
11. Pemberian label
Setelah manuver fisik selesai dilakukan maka kegiatan selanjutnya adalah pemberian label
pada bungkus arsip dan boks arsip. Label arsip terdiri atas nama pencipta dan nomor arsip
sesuai dengan nomor definitifnya dan untuk label boks terdiri atas: nama organisasi pencipta
arsip, kurun waktu arsip, nomor urut arsip, dan nomor urut boks. Keberhasilan dalam tahapan
pemberian label ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu
penataan dalam boks.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 7 -
12. Penataan dalam boks
Kegiatan selanjutnya adalah penataan dalam boks arsip, arsip yang sudah diberi label
dimasukkan ke dalam boks disesuaikan dengan kapasitas boks baik boks arsip yang
berukuran besar maupun boks arsip yang berukuran kecil. Setelah arsip masuk ke dalam
boks maka kegiatan selanjutnya adalah menempel label boks yang sudah dipersiapkan
sebelumnya. Keberhasilan dalam tahapan penataan dalam boks ini akan mempermudah
proses penyusunan Inventaris arsip selanjutnya yaitu penulisan inventaris.
13. Penulisan Inventaris
Setelah semua data dan informasi terkumpul maka perlu dilakukan kegiatan perumusan
materi prosedur tetap inventaris arsip yang dituangkan dalam format inventaris arsip
berdasarkan hasil identifikasi arsip, sistem penataan maupun provenance yang berlaku di
Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. Pada kegiatan penulisan ini dibuat skema isi
inventaris arsip yang terdiri dari komponen: judul; kata pengantar; daftar isi; pendahuluan
yang berisi: sejarah organisasi, sejarah arsip, pertanggungjawaban pembuatan inventaris;
uraian isi; daftar pustaka; dan lampiran yang berisi: daftar indeks, daftar tunjuk silang, daftar
singkatan, daftar istilah asing dan struktur organisasi. Keberhasilan dalam tahapan penulisan
inventaris arsip ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu
penilaian dan penelaahan.
14. Penilaian dan penelaahan
Penulisan draft inventaris arsip telah selesai maka tahap selanjutnya adalah kegiatan
penilaian dan penelaahan terhadap inventaris yang telah dibuat untuk mendapat masukan dan
koreksi dari Kasubdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 dan juga
Direktur Pengolahan. Keberhasilan dalam tahapan penilaian dan penelaaahan ini akan
mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu transliterasi.
15. Transliterasi
Setelah inventaris dinilaian dan ditelaah maka kegiatan selanjutnya adalah kegiatan
transliterasi atau alih bahasa yang digunakan dalam penulisan inventaris arsip. Keberhasilan
transliterasi ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu
ekspose.
16. Ekspose
Kegiatan ekspose dilaksanakan untuk mensosialisasikan hasil pembuatan inventaris arsip,
dengan harapan mendapat masukan dari peserta ekspose. Keberhasilan kegiatan ekspose ini
akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penyempurnaan
inventaris.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 8 -
17. Penyempurnaan inventaris
Apabila dalam pelaksanaan ekspose ada masukkan, perlu dilakukan penyempurnaan dan
editing agar inventaris arsip tersebut siap disahkan dan ditanda tangani. Keberhasilan dalam
penyempurnaan inventaris arsip ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip
selanjutnya yaitu pengesahan.
18. Pengesahan
Tahap terakhir setelah penyempurnaan inventaris tersebut diatas adalah pengesahan
inventaris oleh pejabat yang berwenang yaitu Direktur Pengolahan, hal ini membuktikan
bahwa penyusunan Inventaris tersebut telah selesai dan siap untuk diserahkan kepada ruang
baca dan ruang penyimpanan arsip.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 9 -
BAB III
PENUTUP
Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Sebelum Tahun
1945 ini dapat menjadi acuan bagi unit-unit kerja di Lingkungan Direktorat Pengolahan
ANRI dalam menyusun Inventaris arsip sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat
memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan
berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan
khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional.
Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Sebelum Tahun
1945 ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Dan apabila dikemudian hari terdapat
kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal Mei 2009
DIREKTUR PENGOLAHAN,
SUMRAHYADI
Arsip Nasional Republik Indonesia
LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP
NOMOR 03 TAHUN 2009
TENTANG
PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 1 -
DAFTAR LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
A. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN
1945
B. DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM
PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
C. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
D. DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP-
ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH DALAM PENYUSUNAN
INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
E. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN
INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
F. DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP
KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
G. DIAGRAM ALIR DESKRIPSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP
KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
H. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN
INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
I. DIAGRAM ALIR MANUVER ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP
KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
J. DIAGRAM ALIR PENOMORAN DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
K. DIAGRAM ALIR MANUVER FISIK ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP
KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
L. DIAGRAM ALIR PEMBERIAN LABEL BOKS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 2 -
M. DIAGRAM ALIR PENATAAN ARSIP DALAM BOKS ARSIP DALAM PENYUSUNAN
INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
N. DIAGRAM ALIR PENULISAN INVENTARIS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
O. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN
INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
P. DIAGRAM ALIR MENERJEMAHKAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Q. DIAGRAM ALIR EKSPOSE DRAF INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP
KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
R. DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
S. DIAGRAM ALIR PENGESAHAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP
KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 3 -
DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum
Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Melaksanakan identifikasi arsip
2 Menyusun rencana teknis penyusunan inventaris
3 Melakukan penelusuran sumber dan referensi
4 Membuat skema sementara
5 Merekonstruksi arsip
6 Mendeskripsi arsip
7 Membuat skema definitif
8 Mengkronologiskan informasi/manuver
9 Memberi nomor definitif
10 Mengelompokkan fisik arsip/manuver
11 Memberi label
12 Menata arsip dalam boks
13 Menulis inventaris
14
Melakukan penilaian dan penelaahan inventaris
15
Menerjemahkan/ transliterasi
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 4 -
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Penglahan
Arkon Sebelum
Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
16
Ekspos hasil pengolahan
17
Menyempurnaan hasil ekspose
18
Mengesahan/legalisasi
Norma waktu: 1 tahun (tergantung jumlah arsipnya)
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 5 -
DIAGRAM ALIR
IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum
Tahun 1945
Direktur
Pengolahan
Direktur
Preservasi
Kasubdit. Penyimpanan
Arkon
1 Membuat dan mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance arsip yang akan diolah ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945.
2 Memberikan penilaian dan arahan
3 Membuat revisi rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945.
4 Mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke Direktur Pengolahan.
5 Menilai dan mengarahkan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 tentang teknik identifikasi arsip
6 Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum tahun 1945 dan Arsiparis menyempurnakan rencana identifikasi
7 Direktur Pengolahan berkoordinasi dengan Direktur Preservasi dan memerintahkan Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum 1945 untuk berkoordinasi dengan Kasubdit Penyimpanan Arkon
8 Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 berkoordinasi dengan Kasubdit Penyimpanan Arkon
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 6 -
Norma waktu: 10 hari kerja
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum
Tahun 1945
Direktur
Pengolahan
Direktur
Preservasi
Kasubdit. Penyimpanan
Arkon
9 Melaksanakan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip ke Depo
10 Mengetik hasil identifikasi dalam bentuk laporan identifikasi
11
Menyampaikan laporan identifikasi ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
12 Menyampaikan Laporan ke Direktur Pengolahan
13 Memutuskan tentang prioritas arsip yang akan dibuat Inventaris berdasarkan laporan identifikasi
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 7 -
DIAGRAM ALIR
PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Norma waktu: 3 hari kerja
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum
Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit. Penyimpanan
Arkon
1 Mengajukan draf rencana teknis penyusunan inventaris yang terdiri dari jangka waktu pembuatan Inventaris, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
2 Memberikan penilaian dan arahan kepada Arsiparis tentang penyusunan rencana teknis
3 Merevisi draf rencana teknis setelah mendapat penilaian dan arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
4 Mengajukan program rencana teknis ke Direktur Pengolahan
5 Memberikan penilaian dan arahan ke Kasubdit Pengolahan Sebelum Tahun 1945 tentang penyusunan rencana teknis
6 Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 dan Arsiparis merevisi draf penyusunan rencana teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan
7 Menyetujui rencana teknis berdasarkan penyempurnaan draf rencana teknis yang telah dilakukan oleh arsiparis
8 Membuat pengesahan terhadap rencana teknis
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 8 -
DIAGRAM ALIR
PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH
DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan
Unit Peyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum
Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Deputi Konservasi
Arsip
Instansi Terkait
1 Membuat draf surat permohonan melakukan penelusuran sumber dan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah kepada instansi terkait
2 Mengajukan draf surat kepada Kasubdit Pengolahan
3 Mengoreksi draft surat
4 Merevisi draf surat korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
5 Memberi paraf dan mengajukan draf surat ke Direktur Pengolahan
6 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 tentang draft surat yang akan di tandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip
7 Melakukan penyempurnaan draft surat dari Kasubdit Pengolahan Sebelum Tahun 1945 yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan
8 Membuat nota dinas sebagai pengantar surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip dan mengirimkan kepada instansi terkait
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 9 -
Norma waktu: 10 hari kerja
No Tahap Kegiatan
Unit Peyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum
Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Deputi Konservasi
Arsip
Instansi Terkait
9 Arsiparis dan Kasubdit Pengolahan Sebelum Tahun 1945 melakukan penelusuran sumber/referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa Belanda ke instansi terkait
10 Mencari dan mencatat data-data mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan yang diperoleh dari instansi
terkait
11 Melakukan identifikasi terhadap khasanah arsip berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait
12 Menindaklanjuti hasil identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah
13 Melakukan diskusi dan praktek pengolahan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah dengan instansi terkait
14 Melakukan telaah terhadap daftar/inventaris arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait
15 Membuat laporan hasil penelusuran sumber dan bahan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah
16 Menyampaikan laporan ke Direktur Pengolahan.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 10 -
DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No
Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum
Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Mempersiapkan data/informasi yang dihimpun dari berbagai referensi/penelusuran
2 Membuat skema sementara
3 Meminta persetujuan/koreksi dari atasan langsung
4 Perbaikan atas koreksi Skema Sementara
Norma Waktu: 3 hari
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 11 -
DIAGRAM ALIR
REKONSTRUKSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No
Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum
tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arsip Konvensional
1 Menyiapkan arsip yang akan direkonstruksi
2 Melakukan pemilahan arsip
3 Mengelompokkan arsip berdasarkan jenisnya.
4 Mengelompokkan arsip berdasarkan unit informasinya.
5 Mengkronologiskan kelompok arsip
6
Arsip telah mengelompok berdasarkan jenis,dan informasi sesuai dengan prinsip original order
Norma Waktu: 5 hari
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 12 -
DIAGRAM ALIR
DESKRIPSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No
Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum
Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arsipkon
1 Menyiapkan arsip yang akan dideskripsi
2 Membaca keseluruhan informasi arsip
3 Menelaah isi informasi arsip
4 Menuangkan isi informasi arsip ke dalam fisches
5 Menentukan bentuk redaksi
6 Menentukan inti informasi yang terkandung dalam arsip
7 Menentukan kurun waktu terciptanya arsip
8 Menentukan tingkat perkembangan arsip
9 Menentukan bentuk luar arsip
10 Informasi lengkap hasil deskripsi tertulis dalam kartu fisches
Norma Waktu: 120 hari (tergantung volume arsip)
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 13 -
DIAGRAM ALIR
PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No
Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum
Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Menyiapkan skema sementara yang akan diubah/ditetapkan
2 Memeriksa kembali kelengkapan skema sementara
3 Mencocokkan hasil deskripsi dengan skema sementara
4 Mengurangi atau menambahkan serie atau group pada skema penataan arsip sementara
5 Melakukan konsultasi pada atasan
6 Melakukan perbaikan atas koreksi
7 Membuat skema definitif
Norma Waktu : 3 hari
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 14 -
DIAGRAM ALIR
MANUVER ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No
Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum
Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Menyiapkan kartu deskripsi yang akan dimanuver
2 Menggabungkan kartu yang memiliki informasi sejenis
3 Mengelompokkan kartu berdasarkan skema yang telah dibuat
4 Menyusun kartu secara kronologis
5 Kartu fisches tersusun sesuai skema
Norma Waktu : 5 hari
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 15 -
DIAGRAM ALIR
PENOMORAN DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum
Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Melakukan penomoran definitif pada kartu/fisches berdasarkan hasil manuver kartu/fisches
2 Melakukan entri data atau pengetikan informasi berdasarkan skema dan nomor definitif
3 Melakukan pengecekan kembali kartu/fisches yang sudah diberi penomoran definitive untuk melanjutkan kegiatan berikutnya yaitu pemberkasan fisik arsip
Norma waktu: 5 hari
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 16 -
DIAGRAM ALIR
MANUVER FISIK ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum
Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Mengelompokan fisik arsip sesuai dengan skema definitive dan hasil dari manuvre kartu/fisches
2 Menggabungkan beberapa arsip nomor sementara menjadi satu nomor definitif sesuai skema definitif
3 Memberi nomor definitive pada sampul arsip sesuai dengan penomoran definitive pada kartu/fisches
4 Mempersiapkan label untuk ditempel pada sampul/bungkus arsip dengan nomor definitif untuk kegiatan selanjutnya yaitu pemberian label pada sampul arsip dan boks arsip
Norma waktu: 20 hari (tergantung volume arsip)
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 17 -
DIAGRAM ALIR
PEMBERIAN LABEL BOKS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum
Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Menyiapkan label arsip untuk ditempelkan pada sampul arsip sesuai dengan nomor definitif, yang terdiri dari: nama organisasi pencipta arsip, nomor urut arsip
2 Menempelkan label arsip pada sampul arsip
3 Menyiapkan label boks yang akan ditempel pada boks setelah sekaligus setelah kegiatan penataan arsip dalam boks, label boks yang dibuat terdiri atas: nama organisasi pencipta arsip, kurun waktu arsip, nomor urut arsip, dan nomor urut boks
Norma waktu: 5 hari
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 18 -
DIAGRAM ALIR PENATAAN ARSIP DALAM BOKS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum
Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Mempersiapkan arsip yang sudah diberi label untuk dimasukkan ke dalam boks
2 Mempersiapkan boks arsip yang akan dipergunakan
3 Menata arsip ke dalam boks disesuaikan dengan kapasitas boks
4 Menempel label boks yang sudah dipersiapkan sebelumnya
5 Menyusun boks sesuai dengan nomor urut boks
6 Melaporkan kegiatannya kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
Norma waktu: 60 hari (tergantung jumlah/volume arsip)
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 19 -
DIAGRAM ALIR
PENULISAN INVENTARIS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Norma waktu: 20 hari
No
Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum
Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Menyiapkan data/kartu fiesches yang sudah dimanuver untuk dibuat inventaris
2 Membuat judul daftar sesuai fonds
3 Menentukan kurun waktu arsip berdasarkan arsip yang ditata
4 Membuat Kata Pengantar
5 Membuat daftar isi
6 Menuangkan deskripsi dari kartu fieches ke dalam inventaris
7 Mengajukan konsep daftar arsip kepada atasan
8 Mengoreksi daftar yang diajukan
9 Melakukan perbaikan sesuai dengan hasil koreksi
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 20 -
DIAGRAM ALIR
PENILAIAN DAN PENELAAHAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Norma waktu: 5 hari
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum
tahun 1945
Direktur Pengolahan
Deputi Konservasi
Arsip
Instansi Terkait
1 Mempersiapkan inventaris yang telah tersusun.
2 Melakukan pengecekan antara informasi dan fisik arsip
3 Mengajukan draf inventaris ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
4 Memberikan arahan kepada arsiparis mengenai penulisan inventaris
5 Merevisi draf inventaris setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
6 Mengajukan draft inventaris ke Direktur Pengolahan
7 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 tentang penyusunan inventaris arsip
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 21 -
DIAGRAM ALIR MENERJEMAHKAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum
Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Memeriksa kelengkapan inventaris, untuk dikonsultasikan dengan Kasubdit Pengolahan Arkon sebelum tahun 1945 untuk kegiatan menerjemahkan inventaris (alih bahasa)
2 Memberi arahan dan surat tugas kepada arsiparis untuk melakukan terjemahan Inventaris Arsip
3 Menerjemahkan inventaris dalam bahasa Indonesia dan dikoreksi oleh Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
Norma waktu: 20 hari (tergantung banyaknya halaman inventaris) :
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 22 -
DIAGRAM ALIR EKSPOSE DRAF INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum
Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Bagian Perlengkapan dan Rumah
Tangga
Bagian Kepegawaian
1 Mengajukan draf inventaris ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 sebagai bahan ekspose
2 Memberikan arahan kepada Arsiparis tentang pointer yang harus dicetak untuk bahan ekspose yang akan dibagikan kepada peserta ekspose
3 Membuat pointer inventaris setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
4 Mengajukan draft pointer inventaris ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
5 Menyetujui pointer dan memberi arahan kepada Arsiparis agar pointer digandakan sesuai jumlah peserta ekspose yang akan diundang dan persiapkan kelengkapan untuk acara ekspose
6 Menghubungi Bagian Perlengkapan dan Rumah Tangga untuk peminjaman ruangan dan Bagian Kepegawaian untuk memberitahukan tentang kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Unit, membuat undangan untuk peserta ekspose
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 23 -
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum
tahun 1945
Direktur Pengolahan
Bagian Umum
Bagian Kepegawaian
7 Setelah semua kebutuhan dan perlengkapan untuk acara ekspose sudah siap Arsiparis melaporkan kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
8 Melaporkan kepada Direktur Pengolahan tentang kesiapan acara ekspose yang akan segera dilaksanakan
Norma waktu: 5 hari
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 24 -
DIAGRAM ALIR
PENYEMPURNAAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan Arkon
Sebelum tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
1 Mengajukan draf inventaris ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
2 Memberikan arahan kepada Arsiparis tentang masukkan dari ekspose dan perbaikan yang harus diselesaikan
3 Merevisi draf inventaris setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
4 Mengajukan draft Inventaris ke Direktur Pengolahan
5 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 tentang penyusunan inventaris arsip
6 Merevisi draf Inventaris teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan melalui Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
7 Melakukan uji petik terhadap inventaris
8 Memutuskan Inventaris telah final berdasarkan penyempurnaan Inventaris yang telah dilakukan oleh arsiparis
Norma waktu: 5 hari
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 25 -
DIAGRAM ALIR PENGESAHAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
NO Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum
Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Pemanfaatan
Direktur Preservasi
1 Memeriksa kelengkapan daftar yang akan sahkan, baik yang berbahasa Belanda maupun yang sudah diterjemahkan dan menyerahkan kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
2 Membuat nota dinas kepada Direktur Pengolahan agar daftar yang sudah selesai dikerjakan oleh arsiparis mendapat pengesahan dari Direktur Pengolahan
3 Menandatangani daftar tersebut, dan memberikan arahan kepada Kasubdit Pengolahan Sebelum Tahun 1945 untuk
4 Mengkopi daftar tersebut dan mengirim daftar tersebut kepada Ruang baca dan ruang penyimpanan
Norma waktu: 5 hari
DIREKTUR PENGOLAHAN,
SUMRAHYADI