arkiv og dokumentasjonsforvaltning

for private organisasjoner og bedrifter

7. desember 2017

Anja J Vestvold

Arbeidsgruppen• Marit Nørve (NHO)

• Tor Are Johansen (ArbArk)

• Silje Bjørnsrud fra (NRK)

• Hans Knut Trælhaug (Riksarkivet)

• Sigrun Rasmussen (Riksarkivet)

• Kristin Brattelid (Riksarkivet)

• Anja Jergel Vestvold (Norsk Arkivråd)

Bakgrunn• Primærbehovet – grunnen til

at arkiv dannes

• Det lange perspektivet

• Elektroniske dokumenter,

data og opplysninger

• Hvordan skape bevissthet

og interesse for arkivenes

bruk også etter

primærbruken?

Mål1. I dialog med arkivarer som jobber i arkivdanning i privat

sektor peke ut viktige felt å beskrive og forstå for at arkivbevaringsinstitusjonene kan gå i fruktbar dialog.

2. Øke forståelsen av hva som skal og bør inngå i arkivdanningen hos arkivskaper ved å lage en veiledning i hvordan identifisere dette materialet i egen virksomhet og arkivdanningsprinsipper.

3. Arkivskaper skal få nytte av større innarbeiding av langtidsbevaringsperspektivet.

4. Arkivbevaringsinstitusjon skal få en større forståelse for veiledningsrollen i forhold til arkivdanning.

5. En veiledning for tilrettelegging for arkivdanning og langtidsbevaring for arkivskapere.

• Overordnet, kort og konkret – 1 side!

• Bygge på tidligere utgitt materiale

• «Ikke finne opp kruttet på nytt»

• Språko mottakerne ikke er så interessert i arkiv som oss

• Selge ideen om at arkiv har verdi for virksomheten i

kort og lengre perspektivo Bruke konkrete eksempler

Hvem skiver vi for?• Utfordring: favne alle

typer organisasjoner og

virksomheter o små frivillige organisasjoner,

medlemsorganisasjoner,

enkeltmannsforetak, AS, store

konsern

• En som har et ansvar for

dokumentasjon og

dokumentasjon

VeilederenHva er arkiv?

Hvorfor er forvaltning av dokumentasjon og arkiv viktig?Vet du hva du har og hvor du har det?

- Skjema for å kartlegging

Hvordan arkiverer vi?Historisk arkiv

Veilederen finner duher

1. Hva er arkiv?• Arkivet er virksomhetens hukommelse.

• Det består av dokumenter som er skapt i eller

mottatt av en virksomhet, og som tas vare på for

kortere eller lengre tid.

• Dokumentene inneholder gjerne informasjon om

handlinger, beslutninger og transaksjoner som

virksomheten befatter seg med.

2. Hvorfor er forvaltning av

dokumentasjon og arkiv viktig?• Viktig for kommunikasjons- og arbeidsflyt, effektiv

drift og for å sikre juridiske, økonomiske og

immaterielle rettigheter

• Vite hva en har gjort og kunne bevise det

• Krav til seg eller mot andre

• interne drift

• omdømme utad

3. Vet du hva du har og hvor du har det?

• Skaff oversikt over informasjon som er viktig for

virksomheten i for eksempel e-poster, filområder,

skytjenester, samhandlingsverktøy, applikasjoner,

sosiale medier, hjemmesider, tekstmeldinger,

skrivebordsskuffer, personal- og regnskapssystemer

• Plan for å opprettholde kontrollen

• Overholde lover og pålegg

Skjema for kartlegging

4. Hvordan arkiverer vi? • Hva er behovet?

• Etablere rutiner

• Felles løsninger

• Personvern

• Vern av hemmeligheter

• Sikre tilgjengelighet over tido Konvertering

o Back up

5. Historisk arkiv

Historisk • Er det administrative behovet

virkelig over?o Garantisaker

o Revisjon

o Rettighetsdokumentasjon

• Kommersiell bruko Omdømme

• Samfunnsutvikling

• Å ta vare på materialet har en

kostnad og må derfor svares med

nytte – også for virksomheten

Videre • Tilgrensende områder

o Personvernforordningen

o Informasjonssikkerhet

o Kvalitetssystem

• Internasjonale standardero ISO 30300 familien

• Mer detaljero Henvise til annet materiale

o Teknisk veileder