Embed Size (px)
DESCRIPTION
La raccolta dei documenti contabili, la gestione della Pec, la formazione dei libri sociali, La circolare 5E.
Citation preview
Archivio Informaticonumero 12 Aprile 2012
Partner
Pag. 2
Visione digitale
Pag. 4
Ufficio digitale
Pag. 6
La conservazione della Pec
Pag. 10
Libri sociali digitali
Pag. 12
La circolare 5E
VisioneDigitaleL’economia digitale puòcambiare il mercato e
contribuire al benessere ?
NON STAMPAREQUESTO DOCUMENTO
la versione digitale è più comoda di quella cartacea, ti offre link ad
altri documenti, ricerca a tutto testo e funzioni multimediali
N I FO OT RN ME AM TIU CC O
O ?D
Multi itMediaDigital Document Management
www.multimediait.net
Pag. 2
VISIONE DIGITALE
L’economia digitale può cambiare il mercato e contribuire al benessere ?
Con la situazione economica e finanziaria che stiamo attraversando, non è facile avere certezze e prevedere con esattezza i risultati che si possono raggiungere con questa o quella riforma. In condizioni «normali»però possiamo affermare che il passaggio delle attività da «analogico» a «digitale» comporta quasi sempre dei miglioramenti e dei vantaggi.
Ovvio: ci sono difficoltà da superare, ruoli da rivedere, persone da formare, strumenti da programmare ma alla fine c’è un risparmio, una maggior precisione, un maggior controllo.
Prendiamo come esempio questa pubblicazione, nasce con strumenti digitali, viene distribuita in modalità digitale, contiene oggetti digitali che vi consentono di vedere immagini, collegarvi ad altri documenti, usufruire di audio, video, navigazione web etc. etc.
Se avessimo realizzato il tutto in modalità tradizionale, sarebbe stato possibile ottenere lo stesso risultato ? Avremmo potuto realizzare gli stessi contenuti ? Avremmo impiegato meno tempo ? Avremmo impiegato meno risorse ? ridotto i costi di produzione ?
Le risposte sono no, no, no, no e ancora no. Solo grazie alle tecnologie digitali ci siamo potuti «permettere» di realizzare questa pubblicazione e diffondere le nostre conoscenze, i nostri progetti, i nostri studi.
Si può obbiettare che il benessere è dato soprattutto dalla soddisfazione dei bisogni primari che sono legati in gran parte a oggetti «fisici» ma anche nella produzione «fisica» il digitale porta i suoi vantaggi. L’agricoltore tramite internet può informarsi sul tempo, sulla qualità delle sementi, l’industriale può progettare investimenti, simulare produzioni, il commerciante può scegliere prodotti, ordinare e seguire passo a passo la consegna.
E se parliamo di «risorse» utilizzate scopriamo che grazie al digitale possiamo ridurre drasticamente i consumi di energia, di materiali e anche i rischi.
Pensiamo ad una Video Conferenza, elimina la necessità di viaggiare e il conseguente consumo di carburanti, mezzi, strade nonché tutti i rischi connessi.
In conclusione il digitale può cambiare il mercato ed è la leva che può contribuire in modo significativo allo sviluppo del benessere generale.
LE RISORSE DELL’ECONOMIA DIGITALE
Pag. 3
LE RISORSE UMANE
Se da un lato l’economia digitale ci permette risparmi, velocità e precisione, dall’altro ci comporta investimenti e consumo di altri tipi di risorse, diverse ma pur sempre costose.
Iniziamo dalla cultura digitale. Sarà la prima risorsa su cui investire perché all’inizio o alla fine di ogni processo ci sono le persone che devono usufruire della tecnologia digitale e debbono essere formate per trarne tutti i vantaggi.
GLI STRUMENTI DIGITALI
Per usufruire delle tecnologie digitali occorrono strumenti che troviamo ovunque e che sono alla portata di chiunque. Tuttavia occorre tenere ben presente che si possono raggiungere livelli elevati di qualità e di sofisticazione, quindi occorre un pari livello di strumenti e competenze. Inoltre va detto che la «digital preservation» appare semplice ma nasconde insidie che possono tradire anche gli utenti più esperti.
LE AUTOSTRADE DIGITALIQuattro famiglie italiane su dieci non hanno la possibilità di collegarsi a Internet tramite rete fissa. E il 39% della popolazione tra i 16 e i 74 anni non si è mai connessa alla rete né fissa né mobile. Il confronto con l’Europa dice che siamo in ritardo: la media Ue delle case con accesso a Internet è del 73% contro il nostro 62%. Se poi guardiamo i primi della classe, cioè gli svedesi con il 91% o gli inglesi con l’85%, risulta evidente l’esistenza di un gap digitale.
IL CLOUD COMPUTINGLa disponibilità di autostrade digitali a banda ultra larga apre la
strada all’utilizzo del cloud computing dove le risorse informatiche risiedono in data center specializzati e l’utente deve solo
sfruttarne le potenzialità
Data Center Google
progetto di data center
Microsoft Data Center
Visita virtuale aVisita virtuale a
L’UFFICIO DIGITALE
Pag. 4
Realizzare un nuovo ufficio oggi potrebbe essere diverso da quanto fatto negli anni passati.
Tolta la scrivania e la poltrona, la priorità successiva negli anni passati era :
1 telefono, 2 fax, 3 armadio, 4 fotocopiatrice, 5 computer, 6 stampante
Oggi l’ordine è diverso
1 computer, 2 linea adsl, 3 scanner, 4 stampante ma soprattutto l’indirizzo Email.
Se parliamo di una società, l’email diventa la prima esigenza poiché ogni società di nuova iscrizione DEVE avere una casella Email Certificata (Pec) e almeno 1 socio deve essere dotato di firma digitale.
LE ATTREZZATURE
Ieri Oggi
in questo esempio la richiesta e rilascio di partita iva del 1995 e una variazione di residenza del 2011Con l’ufficio digitale cambiano anche i processi . Proviamo a disegnare il procedimento di ricezione di documenti contabili in una azienda collegata digitalmente allo studio tributario che effettua le registrazioni contabili e a valutarne vantaggi e svantaggi.
I PROCESSI
RicezionedocumentiRicezionedocumenti
SeparazioneordinamentoSeparazioneordinamento
Doc. VariTIPO 0
numero libero
Doc. VariTIPO 0
numero libero
Fatture VenditaTIPO 1
Prog.=IVA
Fatture VenditaTIPO 1
Prog.=IVA
Fatture AcquistoTIPO 2
Prog.=IVA
Fatture AcquistoTIPO 2
Prog.=IVA
Invio digitale
Invio digitale
disco virtualeo area ftp
disco virtualeo area ftp
EtichettaturaEtichettatura ScansioneScansione
Effettua
l’inevitabile, ordinamento e
suddivisione
Applicale etichette
ricevute dallo studio
Acquisiscel’immagine
digitale e la invia allo studio
I VANTAGGI
RiceveL’azienda riceve i
documenti cartacei,
Ordine L’esatto ordine di ricezione viene segnato dalle
etichette
DisponibilitàNon si rimane senza documenti quando
sono in fase di registrazione
SpazioCon la
conservazione digitale si elimina
il cartaceo
EconomiaViene eliminata
la necessità delle fotocopie
TempoConsegna
immediata a costo zero
Pag. 5
Per una azienda digitale occorre un partner digitale.
Lo studio opportunamente organizzato, riceve i documenti digitali generati e trasmessi dalle ditte.
Il processo di riconoscimento ricava dall’etichetta il codice della ditta, il tipo documento, il sezionale ed il numero progressivo; quanto basta per predisporre un elenco delle ditte che hanno inviato documenti e l’elenco dei documenti in attesa di registrazione.
Con il completamento della prima nota vengono aggiornati i dati di ricerca nell’archivio.
Raccolta dei documenti ricevuti
Raccolta dei documenti ricevuti Archivio
temporaneoArchivio
temporaneo
Riconoscimentoconversione PDF/A
Riconoscimentoconversione PDF/A Archivio
conservazioneArchivio
conservazione
Esportazioneper registrazione
Esportazioneper registrazione
Visualizzadigitale
Visualizzadigitale
ElencolavoriElencolavori
Prima NotaPrima Nota
LA RICEZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI
Riconoscimento
Dall’etichetta e dal nome della cartella il
programma interpreta Ditta,
Anno, Tipo documento, Serie e
Numero
Memorizzazione
l’immagine convertita in PDF/A viene stabilmente
memorizzata nell’archivio di conservazione
Raccolta
Il sistema raccoglie dalle cartelle delle
ditte i documenti e li invia all’archivio temporaneo per
l’elaborazione
Rettifica
Nell’archivio temporaneo le
immagini possono essere corrette, aggiunte o tolte
pagine
Guarda il video
Esportazione
l dati delle ditte e dei documenti ricevuti
viene reso disponibile al gestionale
unitamente al link all’immagine
Registrazione
Dal gestionale si scorrono gli elenchi, si sceglie la ditta, il
documento e questo viene visualizzato
Pag. 6
GESTIAMO LA P.E.C.
LA PEC È COME UNA RACCOMANDATA
Un messaggio PEC (posta elettronica certificata ) equivale ad una raccomandata.
Al suo interno deve esserci un documento informatico firmato digitalmente (il documento vero e proprio).
La marca temporale non è necessaria perché la PEC fornisce già data certa.
CONSERVARE LE RACCOMANDATENon possiamo pensare che sia corretto conservare i messaggi PEC (raccomandate) in mezzo a pubblicità, messaggi personali e mille altre cose.
E’ altrettanto poco consigliato e corretto, conservare quel file così importante nella casella di posta che non è protetta da alcunchè.
Oltre che pericoloso è poco pratico, poiché come consiglia anche il codice civile (art.2214), ogni comunicazione va ordinata per «affare» e per essere comprensibile va collegata alle altre comunicazioni che riguardano lo stesso argomento.
I PRINCIPI ARCHIVISTICI
Il concetto di «raggruppamento per affare» viene dalle regole archivistiche ma anche da quelle pratiche. Se archiviamo una fattura che è stata preceduta da bolle di consegna, ordini, conferme è naturale che vogliamo rivedere l’intero fascicolo senza dover ricercare i singoli documenti. Dunque la fascicolazione dei documenti è un fatto indispensabile.
Nei sistemi informatici, si può rappresentare in due modi. Attraverso un vero e proprio raggruppamento (fascicolo e cartelle) oppure attraverso i collegamenti (che nel cartaceo non esistono), fili invisibili che legano i documenti permettendo di passare da uno all’altro.
Ricezione PecSe riceviamo un
messaggio PEC, la cosa migliore sarà Protocollarlo nella
sua interezza.
Generare un Emlselezionare il messaggio e trascinarlo dentro il
modulo ArchiProto. Viene creato un file EML
adatto alla conservazione
L’ Archivio il contenitore
«documenti ricevuti» conterrà solo i messaggi
ed i collegamenti, le ricevute andranno in
apposito archivio.
CodificaDal messaggio
otteniamo i dati di ricerca che possiamo integrare facilmente.
RICEZIONE E PROTOCOLLO DI UNA PEC
Nello schema che segue vediamo il processo più semplice relativo alla ricezione di un messaggio.
Il modulo di protocollo riconosce se si tratta di
una ricevuta. In quel caso la mette in apposito archivio collegandola all’originale inviato.
RICEVUTE PEC
se l’email corrisponde ad una anagrafica, il
programma compila i campi di ricerca
RICERCA MITTENTE
RicezionePosta Certificata
RicezionePosta Certificata
Estrazionesu file EMLEstrazionesu file EML
ArchiProtogestione protocollo
ArchiProtogestione protocollo
Riconoscimentoricevute
Riconoscimentoricevute
Archivio documenti ricevuti
Archiviodocumenti ricevuti
Cerca emailcollega dittaCerca emailcollega ditta
ArchivioricevuteArchivio ricevute
Pag. 7
GLI ALLEGATI DELLA PEC
GLI ALLEGATI DELLA PECIl documento vero e proprio non è la Pec ma il o i files che troviamo all’interno come allegati.
Questi sono in genere documenti statici con firma digitale e vanno conservati digitalmente.
A seconda del tipo , dovremo valutare se e come procedere ad una conservazione separata.
Se, ad esempio, riceviamo una fattura, dovremo inserirla nel protocollo delle fatture elettroniche e procedere alla registrazione contabile riportando come numero o quello di ricezione, ma ancor meglio quello di conservazione specifica. Il tutto va effettuato entro 15 giorni dal ricevimento.
Se si tratta di una lettera, possiamo lasciarla nell’ archivio del protocollo e generare solo i collegamenti agli altri documenti richiamati.
In pratica dovremo valutare bene quale forma di conservazione adottare e se è il caso, conservare separatamente gli allegati e inserirli in archivi adatti alle loro caratteristiche, generare collegamenti, e fascicoli .
Si sta lentamente diffondendo l’abitudine di utilizzare le firme PADES all’interno dei documenti pdf. Quello che si ottiene è un pdf normale (estensione .pdf), che contiene il pannello «firme» dove sono elencate le versioni, le firme digitali e le marche temporali.
Il formato Pades è valido e riconosciuto; risulta comodo perché si può visualizzare il documento senza dover verificare la firma, e senza utilizzare programmi diversi dal visualizzatore pdf standard (con la firma Cades il file è .p7m e il pdf va estratto ogni volta).
Il formato PADES , risulta invece scomodo per la conservazione perché la verifica di una firma comporta l’apertura e il controllo dell’intero pdf.
Il file allegato ad una Pec può essere anche il classico p7m (Cades) cioè un documento con firma digitale imbustata dentro un file p7m.
Questo tipo di documenti dovrà essere aperto e verificato con un programma di interpretazione della firma che estrarrà il documento vero e proprio, funzione svolta automaticamente dai nostri programmi.
FIRMA PADES O CADES ?
Il messaggio ricevuto viene protocollato.Il
programma ricava i dati mittente destinatario e oggetto dal messaggio
PEC CON FATTURA
il messaggio viene visualizzato come un allegato della
pec
La fattura in formato p7m (firma digitale) è un allegato
dell’allegato. Selezionato con il mouse e trascinato nella cartella di
archiviazione, viene estratto e archiviato come pdf e p7m
insieme.
FILE P7M CON FATTURA
PREPARAZIONE E INVIO DOCUMENTI CON PEC
Se dobbiamo inviare una comunicazione tramite pec, come prima cosa dobbiamo avere un documento informatico statico con firma digitale.
In questo esempio spediamo una fattura conservata come elettronica quindi dotata di firma in formato p7m. Con il comando di invio, indichiamo il destinatario e spediamo.
Riceveremo in risposta due email, la prima di «Accettazione» indica che il messaggio è arrivato al server di posta, è formalmente corretto ed è pronto per la consegna al server del destinatario.
Il secondo messaggio è la ricevuta di consegna che contiene anche una copia del messaggio inviato.
Indica che il messaggio è stato recapitato nella casella postale del destinatario. Non è un avviso di lettura, il destinatario potrebbe ancora non averlo visto, ma i tempi decorrono da questo momento, la consegna in casella postale corrisponde alla consegna della raccomandata.
Si può aggiungere la ricevuta di lettura ma non ha alcun valore legale perché PEC è domiciliazione quindi si presume che il destinatario provveda a controllarla.
SpedizionePosta Certificata
SpedizionePosta Certificata
Estrazionesu file EMLEstrazionesu file EML
ArchiProtogestione protocollo
ArchiProtogestione protocollo
Riconoscimentoricevute
Riconoscimentoricevute
Archivio documenti inviati
Archiviodocumenti inviati
Collegamento
ArchivioricevuteArchivio ricevute
CollegamentoInvio PecProtocolliamo il
messaggio inviato trascinando il file su ArchiProto. I dati di
ricerca vengono letti dal messaggio
Le ricevuteArchiProto riconosce le ricevute, le invia in apposito archivio
e genera i collegamenti con il documento inviato.
OFFERTA DIGITALE PRONTA PER PEC
Vediamo un esempio di invio di un nuovo documento redatto con word.
Creiamo il documento e «prenotiamo» il protocollo, cosi da poterlo inserire nel documento stesso.
Indichiamo l’oggetto e il destinatario, ci tornerà utile al momento della spedizione.
Pag. 8
Pag. 9
AFFIANCARE UN FILE STATICO
Conservare il file word può essere utile ma non lo possiamo inviare, può contenere macro istruzioni e come documento informatico non sarebbe valido.
Optiamo per il classico PDF, lo generiamo e con AutoJoin lo «affianchiamo» al word originale.
Il record di protocollo sarà costitutito da 2 file il word e il pdf.
Possiamo passare alla firma digitale e dovremo scegliere se usare una firma Cades o Pades.
Firma CADESCon questa firma otteniamo un
file p7m che contiene il documento e la firma.
Per vedere il documento, il destinatario dovrà verificare la
firma ed estrarre il PDF
Firma PADESIl file rimane PDF , al suo interno viene attivato il
pannello firma.Viene generata anche una
visione grafica della firma e viene data la possibilità di
inserire un motivo e una marca temporale
LA SPEDIZIONE E IL PROCESSO DELLE RICEVUTE
Con il comando invia email , viene generato il messaggio e viene richiesto quale file allegare.
Ci arriveranno le due ricevute: quella di consegna contiene l messaggio inviato con tutti gli allegati e funge anche da marca temporale (il messaggio PEC fornisce la data certa) è importantissima, corrisponde alla ricevuta della raccomandata con la copia di quello che abbiamo spedito.
Il programma di protocollo estrae il documento inviato e lo inserisce nel protocollo in sostituzione del pdf originale.
Archivio documenti inviati
Archiviodocumenti inviati
Collegamento
ArchivioricevuteArchivio ricevute
CollegamentoSostituzioneSostituzione
La sostituzione è indispensabile quando si inviano fascicoli interi. Questo avviene se il documento protocollato viene collegato ad altri e si attiva la funzione di invio dell’intero fascicolo . In questo caso la conservazione del messaggio con la copia di tutti i files inviati , tutela da eventuali modifiche dei files stessi ed è la prova inoppugnabile della consegna.
FILE STATICO E FASCICOLAZIONE
Pag. 10
LIBRI SOCIALI DIGITALI
COS’È UN LIBRO (DAL PUNTO DI VISTA FISICO)E’ un insieme DEFINITO di pagine raggruppate su cui scrivere del testo.
Sembra incredibile ma un file non può funzionare come un libro. Non esiste la possibilità di definire una serie di pagine e di scriverci dentro in modo sequenziale avendo la stessa garanzia di originalità del libro cartaceo.
I libri sociali sono pre numerati e bollati è quindi impossibile la sostituzione delle pagine.
Il bollo ed i diritti si pagano antecedentemente in base al numero di pagine di cui è composto il libro.
LA VERBALIZZAZIONE DI UN FATTO
Sui libri sociali vengono riportati i «Verbali» che sono il sunto delle decisioni prese dall’organo che li redige.
I partecipanti alla decisione possono essere diversi e a seconda del tipo di atto sull’ultima pagina vengono riportate le firme autografe dei sottoscrittori.
IL LIBRO DIGITALE
Non potendo quindi generare l’equivalente di un libro cartaceo, per creare un libro digitale partiamo dal presupposto che questo sarà «una raccolta di files» dove ogni file rappresenta la porzione che contiene la singola annotazione.
Per fare questo utilizzeremo strumenti informatici di redazione del documento e avremo cura di assegnare alle pagine una numerazione sequenziale che continui tra un documento e l’altro .
Questo accorgimento indica in maniera esplicita la sequenzialità della creazione, ma non la dimostra poiché i documenti informatici possono essere manipolati, fatto salvo il caso di utilizzo di tecniche di validazione come la firma digitale e la marca temporale.
LA BOZZA ED IL FILE STATICOCostruiamo quindi la prima bozza di documento che conterrà il testo che intendiamo inserire nel verbale.
Siccome è il primo verbale, iniziamo la numerazione delle pagine da 1 magari aggiungendo il suffisso anno esempio 1/2012.
Dalla bozza otterremo il file statico , probabilmente PDF sul quale andranno applicate le firme digitali dei partecipanti .
Un file con due firme Pades
Qui vediamo un file PDF con due firme Pades al suo interno. Sulla sinistra il
pannello delle firme che può contenere anche marche temporali.
CONSERVAZIONE
Il file così costruito potrà essere conservato in tanti modi, nel nostro sistema è previsto che venga inserito in un apposito archivio e opportunamente indicizzato.
Il Responsabile può applicare la sua firma digitale ed una ulteriore marca temporale (almeno 1 è obbligatoria) .
Il processo di conservazione dovrà essere almeno annuale, se non vengono prodotte annotazioni , si riprende il calcolo dell’anno dalla prima annotazione utile.
Pag.11
UN TOCCO DI DIGITALITÀ
IL SECONDO VERBALE
Esiste la possibilità di «collegare» sequenzialmente più files in modo inoppugnabile. Ogni file genera una impronta che , attualmente viene calcolata con l’algoritmo sha256. Se nella prima pagina del secondo verbale che andremo ad inserire, riportiamo l’impronta del primo, abbiamo, di fatto dimostrato che il documento corrente è nato dopo quello richiamato.
La marca temporale indica il tempo ma non ci indica se nel frattempo è stato fatto un nuovo documento. L’indicazione della impronta del documento precedente indica la sequenza esatta di produzione.
LA LEGGE COSA PREVEDE
L’articolo 2215 bis modificato è fin troppo permissivo e si limita a prevedere
«Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all'anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.
Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all'atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo annuale di cui al terzo comma
Per i libri e per i registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione digitale contenute nelle medesime disposizioni»
PERCHÉ QUESTE TECNICHE
Ne abbiamo parlato ampiamente in A.I. 11, si è passati da una norma troppo restrittiva ad una troppo generica.
La conservazione digitale deve garantire l’originalità dell’atto al pari e forse meglio dei documenti cartacei, quindi non è vietato utilizzare forme di generazione e conservazione che garantiscano maggiormente le parti rispetto alla normativa.
Può apparire un ragionamento strano ma considerati i costi e la precisione che se ne rileva, val la pena seguirlo.
CALCOLO IMPRONTE CON
ALGORITMO SHA 256
LA CHIUSURA PERIODICA DELL’ARCHIVIOI comportamenti saranno diversi a seconda del modo di formare i supporti (per tipologia o periodo).
Stabiliremo la cadenza annuale di conservazione a partire dal primo libro inserito.
Il Conservatore non è in grado di verificare la cronologicità delle annotazioni se non attraverso i dati di indicizzazione, tuttavia può validare questi dati aggiungendo nei record di conservazione le impronte (precedente corrente) come illustrato prima.
Il processo di conservazione proseguirà fino alla generazione del supporto dotato di file impronte (o
Pag. 12
LA CIRCOLARE 5E DELL’A.D.E.
POCHE NOVITÀLa circolare 5eha precisato alcuni dubbi relativi alla comunicazione dell’impronte. Tutto sommato non abbiamo trovato molte cose diverse da quanto espresso con la guida Anorc e con le istruzioni che abbiamo distribuito.
Una differenza sta nel flag fattura elettronica. Non va attivato per la spedizione ma anche per la conservazione di fatture elettroniche. Abbiamo sbagliato tutti e pochi han pensato di inviare la correzione.
Un’altra novità invece riguarda la questione bolli.
BOLLI, FUNZIONA SU LIBRI PRE NUMERATI
Relativamente al calcolo dei bolli (e al termine di pagamento) ha prevalso l’interpretazione rigida della norma che non si adatta molto bene alle forme moderne di tenuta dei registri.
Il legislatore ha «rinnegato» quanto riportato nella circolare 161/e dove si affermava che i bolli andavano pagati prima del primo processo di conservazione.
La circolare afferma che vanno pagati prima della prima registrazione del periodo di imposta.
In pratica i bolli del libro giornale 2012 dovrebbero essere stati acquistati a gennaio 2012 e il libro andrebbe prodotto entro dicembre 2013.
Questo vale sia per i documenti elettronici che per quelli cartacei, fatto salvo il fatto che per gli elettronici basta versare un acconto.
Con i libri pre numerati e bollati composti da un numero definito di pagine, un procedimento siffatto ha un senso, ma con la possibilità che c’è oggi di accumulare registrazioni e produrre con tempi molto ampi le stampe, diventa difficile prevedere il numero di bolli che serviranno.
In ogni caso chi produce libri o documenti elettronici soggetti a bollo dovrà assolvere il pagamento almeno di un acconto prima della istituzione del libro.
Per chi ha già iniziato la conservazione digitale non cambia nulla perché saldo dovrà essere sempre calcolato sulla base delle quantità prodotte (D.M. 23.01.2004)
RAVVEDIMENTO Non è chiaro se il mancato pagamento del bollo con i 2 anni di anticipo necessario sia sanabile con il ravvedimento operoso (cioè pagando in ritardo con l’aggiunta di sanzioni e spese).
Dovrebbe essere possibile in quanto il ritardo non inficia la validità della contabilità, ma risulta essere una semplice evasione di tributi. L’argomento è importante quindi invitiamo chi ha notizie utili a comunicarcele attraverso il Forum
SEMPLIFICARE LA COMUNICAZIONE
Non abbiamo dati certi relativi alle comunicazioni di impronta che sono state inviate. Ci viene suggerito il valore di 300.000 ma ci è veramente difficile fare una casistica.
Con l’ultimo aggiornamento pubblicato sul nostro sito abbiamo chiesto ai clienti di partecipare ad un sondaggio per stimare le quantità di impronte prodotte. Hanno risposto il 89 ma solo 53 avevano effettuato la conservazione sostitutiva. Questi 53 hanno dichiarato circa 15mila impronte.
A prescindere dai numeri comunque quest’anno la situazione nel mese di gennaio dove scadeva il termine di spedizione dell’anno 2010 e precedenti, è stata alquanto complessa. Si recuperavano 5 anni, le informazioni da inviare erano tante, ci sono stati errori nei programmi di controllo che han costretto a diverse
modifiche, ci sono stati i problemi con le marche temporali più vecchie.
Il tutto ha creato una miscela esplosiva che ha portato i nostri centralini a qualche cosa come 300 chiamate al giorno. Molti anche quelli che han scoperto che il loro archivio non era a norma e che cercavano una qualche soluzione che potesse aggiustare le cose.
A nostro parere la comunicazione richiesta è inutilmente ridondante.
A che serve sapere chi è il responsabile visto che
questo può cambiare in qualsiasi momento e non è prevista una forma di aggiornamento ?
A che serve indicare il luogo di conservazione se esiste già un luogo di esibizione delle scritture contabili riportato in dichiarazione iva ?
A che pro elencare i delegati che anch’essi possono cambiare ?
Se l’obbiettivo è «statistico» e di facilitare i controlli degli accertatori (obbiettivo che tutti condividiamo) la soluzione è quella di inviare le informazioni essenziali necessarie a questo scopo, vale a dire
?L’anno fiscale di riferimento,
?Il titolare (Codice fiscale e ragione sociale)
?I tipi di documento, le quantità e le date di riferimento
?L’impronta e la relativa marca temporale
Con questi pochi dati si possono stilare le statistiche più impensate, gli altri dati necessari sono già presenti in banca dati.
Pag. 13
Tieniti aggiornato
A partire dall'8 maggio corsi on line su:
La pec è una raccomandata come conservarla ??Come funziona la Pec?Quali documenti conservare?Come conservare le ricevute?Collegare le pec agli affari?Conservazione sostitutiva periodica a norma di legge
Corso on line gratuito della durata di 3 ore per utenti, rivenditori e ospiti.
Iscrizioni quiwww.archiviaplus.info www.multimediait.net
Corso on line
Multi itMedia
Partner
Via Piemonte n. 6 int 2 61037 Marotta di Mondolfo PU
tel. 0721 960825 fax 0721 967079 [email protected]
w w w . m u l t i m e d i a i t . n e t
Archivio Informaticoè un periodico di informazione aziendale sull’uso dei
Software da noi prodotti e delle problematiche connesse alla formazione di un archivio digitale
rispettoso delle norme vigenti.Il documento può esser duplicato, distribuito, pubblicizzato, utilizzato in presentazioni anche
commerciali ma è vietata l’estrazione di testi e di immagini
Archivio Informatico by MultiMedia it is licensed
under a Creative Commons Attribuzione - Non
opere derivate 3.0 Unported License.
