Upload
mae
View
25
Download
1
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Archives de France Telecom : constats d’une prise de fonction. Arnaud Jules Records Manager Groupe Responsable Département Archives et Patrimoine Historique 3 février 2011 – Journée AAF/SAEE – L’archiviste, chef de projet ?. - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
1 Journée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?
Archives de France Telecom : constats d’une prise de fonction Arnaud Jules
Records Manager Groupe
Responsable Département Archives et Patrimoine Historique
3 février 2011 – Journée AAF/SAEE – L’archiviste, chef de projet ?
2 Journée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?
1. France Telecom :Un groupe international en expansionUne mutation rapideConséquences pour la gestion de l’information et des
documents
2. La fiche de poste du Records Manager GroupeLe profil demandéLes missionsLe positionnement
3. La prise en main du postePremiers constatsPremières actions réalisées et actions en coursUne feuille de route à 360°Premières impressions sur la fonction
AnnexesAnnexe 1 : La Politique d’archivage GroupeAnnexe 2 : GED & SAE pour la gestion du cycle de vie de
l’information
3 Journée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?
1. France Telecom
4 Journée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?
• Opérateur international de Télécommunications
• Plus de 203 millions de clients en septembre 2010
• Propose des services de téléphonie fixe, mobile, Internet (particuliers et entreprises) et dans les nouveaux domaines (e-santé, contenus)
• 50,9 milliards d’euros de chiffre d’affaire en 2009
• 43,7 % de ce chiffre réalisé en France
• Plus de 180 000 collaborateurs (dont 80 000 hors de France)
France Telecom : un groupe international
5 Journée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?
France Telecom : une mutation rapide
• 1988 : La Direction Générale des Télécommunications (DGT) devient France Telecom
• 1989 : Création de 2 EPIC ( France Telecom et La Poste)
• 1991 : France Telecom devient un exploitant autonome de droit public placé sous la tutelle du Ministère chargé des Postes et Télécommunications
• 1996 : France Telecom devient une Société Anonyme dont le seul actionnaire est l’Etat
• 1997 : France Telecom ouvre son capital et entre à la Bourse de Paris et New York
• 2000 : France Telecom acquiert l’opérateur mobile britannique Orange
6 Groupe France TélécomJournée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?
Conséquences pour la gestion de l’information et des archives
Des personnels, des cultures, des archives de statut et de nature différents à agréger
Contraintes réglementaires et législatives de plus en plus
exigeantes, plusieurs niveaux pour le Groupe :
– National– Européen– International– Autorités (exemples français) :
– ARCEP– Direction de la répression des fraudes– CNIL– Commission européenne– Direction des Archives de France
Contexte réglementaire où les besoins de traçabilité et de conservation des informations probantes sont de plus en plus importants
7 Groupe France TélécomJournée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?
Des règles internes opposables à l’entreprise et à ses collaborateurs
L’entreprise est perçue par ses partenaires, clients, fournisseurs, actionnaires…selon sa capacité à prouver ses bonnes pratiques dans la conduite de ses activités
Une bonne gestion de l’information = une bonne image de marque
Les décisions stratégiques doivent être prises :
– rapidement– en toute sécurité
quant à la pertinence et la fiabilité des informations sur lesquelles elles reposent
Conséquences pour la gestion de l’information et des archives (suite)
8 Journée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?
2. La fiche de poste
9 Journée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?
Le profil demandé
• Double profil documentaliste et archiviste d’entreprise
• Connaissance des outils collaboratifs, de GED, et d’archivage électronique
• Expérience confirmée en encadrement d’équipes
• Expérience du travail en équipes multi-disciplinaires
• Capacité de porter une stratégie (principes directeurs)
• Capacité à qualifier les besoins « Métiers FT » en gestion de l’Information et des documents des activités du groupe
• Capacité à accompagner les évolutions du métier dans le groupe
10 Journée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?
Les Missions Métiers : vue d’ensemble
Porteur de la Politique d’Archivage GroupePilote de la Mission « Gestion de l’Information de référence »
Gestiondes Archives
Papiers
Gestion documents et Archives
Electroniques
Veillerèglementaire
Gestiondes Archives
Photos et Vidéos
De la stratégie
De la conception, de la production et de la gestion
De l’expertise
Conseil, assistance et formation
interne au Groupe
Représentation du groupeauprès
des instances professionnelleset de normalisation
11 Groupe France TélécomJournée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?
Les Missions de responsable de département
Encadrer une équipe de 9 personnes – fonctionnaires et contractuels (moyenne d’âge : 44,7 ans)
Gérer le site d’archives d’Alfortville ou sont conservés près de 6 kml d’archives papier, photos, audios et vidéos
Piloter les relations avec les prestataires tiers-archiveurs
Construire et gérer le budget du département
48%
24%
17%
11% Archives Intermédiaires
Photos/Vidéos
Archives Historiques
Documentation
12 Journée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?
Le Positionnement dans l’organigramme
Directeur Général
Secrétariat Général
Direction Services Généraux du Siège
Responsable Département
APH
Direction Sécurité Groupe
Direction Juridique Groupe
DSIGroupe
13 Journée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?
Le Positionnement dans le référentiel des Métiers du groupe
Compétences professionnelles demandés (référentiel groupe)
Sens du client et sens du service
Management de l’Information
Gestion de projet
Information Technology
Famille MétierManagement du risque
Groupe MétierProfessionnel de l'Information / Documentation
Extrait de la fiche MétierAfin de favoriser l’émergence le partage et la capitalisation du « savoir interne » (connaissances, documents, expériences, savoir-faire), le professionnel de l’information - documentation facilite la constitution et la diffusion du capital de connaissances du Groupe. • Il collecte, conserve et/ou détruit quand nécessaire les documents, savoirs-faire et données en interne et/ou en externe utiles à la conduite des affaires. • Il contribue à la protection dans la durée du patrimoine informationnel de l’entreprise et sa disponibilité. • Il valorise ce patrimoine en le communiquant aux personnes habilitées.
14 Journée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?
Le Positionnement dans le référentiel des Métiers du groupe
L’approche de l’activité est faite par l’analyse des risques de la non gestion de l’information et des documents des
activités de l’entreprise
Étude des enjeux, impacts et critères d’analyse en matière d’archivage et de gestion de l’information au sein de l’entreprise,
Expression de la sensibilité des informations archivées,
Étude des menaces et identification des scénarios de risques,
Synthèse de l’analyse des risques et hiérarchisation
Détermination des exigences en matière d’archivage et de gestion de l’information
15 Groupe France TélécomJournée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?
Politique d’archivage groupe
Une mission qui évolue vers une fonction de Business Owner Leader pour la gestion du cycle de vie de l’information
Politique de gestion de l’information de référence
Politique de
sécurité globale
du groupe France
Telecom / Orange
Conservation /Destruction
Gestion / Conservation
Production
Fondamentaux à mettre en œuvre :Confidentialité – Complétude – Accessibilité et communicabilité
Conformité – Intégrité - Responsabilité
Cycle de vie
Documents figés et non modifiables
Patrimoine /
Histoire
Au
dita
bilité
16 Journée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?
3. La prise en main du poste
17 Journée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?
Premiers constats
• Une fiche de poste correspondant à l’attendu
• Complexité particulière de cette prise de poste
• Un poste de référent transverse en pointe mais sans responsable pendant 6 mois
• Gestion d’un déménagement d’archives de bonne envergure
• Suivi de la fin des travaux• Mise en sécurité du site• Transfert physique de l’équipe et des fonds
18 Groupe France TélécomJournée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?
Une feuille de route à 360°
Regarder vers l’avant pourRegarder en arrière pour
CONNAITRE SON ENVIRONNEMENT
ANIMER
MAÏTRISER SON PERIMETRE
DIAGNOSTIQUER ET DECIDER
Records ManagerGroupe
Apprendre à connaîtreles métiers du groupe
S’inscrire dans la stratégie du groupeConstruire les objectifs à 3 et 5 ansEvaluer les moyens nécessaires
Connaître l’histoire de la gestiondes archives à FTIdentifier des retours d’expérience
Communiquer, formerAnimer les réseauxde correspondants
Faire le bilan de l’existantDégager les prioritésTraiter les urgences
Prendre connaissance des fonds d’archives et des procédures et outils archivistiques en place
19 Journée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?
Premières actions réalisées et actions en cours• Répondre à l’urgence : le déménagement
• Redonner de la visibilité sur l’activité• À la hiérarchie• A l’équipe• Aux partenaires• Aux clients
• Identifier les points prioritaires et critiques et établir les plans d’actions
• Calendrier• Identification des moyens nécessaires
• Relancer de manière cadencée tous les projets structurants en attente et prendre les décisions laissées en suspens
• Rassembler les éléments pour valoriser économiquement l’activité
•Communiquer (articles in interne – Site Intranet – Inauguration nouveau site de conservation d’archives)
20 Journée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?
Premières impressions sur la fonction de Records Manager Groupe à FT
•Une fonction de référent• qui s’appuie sur des partenaires solides et motivés (Direction de la Sécurité, Direction Juridique, Direction du Contrôle Interne)• pour une gouvernance globale à venir de la gestion de l’Information et des documents
•Une fonction d'expert• une expertise en support aux activités opérationnelles et fonctionnelles• à faire connaître dans le groupe
•Une fonction de pilote opérationnel• de la direction et de la gestion de multi-projets complexes et structurants pour le Groupe dans le cadre de programmes pluri-annuels
•Une fonction de militant• le combat des idées reçues sur les archives• le combat de la responsabilité documentaire
21 Journée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?
Annexe 1 :La Politique d’archivage Groupe
22 Groupe France TélécomJournée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?
Politique d’Archivage Groupe : Définition et objectifs
Document stratégique établissant un cadre de référence global qui s’impose à toutes les entités du Groupe
Vise à rationaliser les processus d’archivage et à maîtriser la gestion de l’information
Politique qui s’inscrit dans la continuité de la Politique de sécurité Groupe
– Se mettre en conformité avec les obligations légales de conservation de l’information
– Participer à la mise en œuvre d’un système de bonne gouvernance de l’information
– Sécuriser los informations en accès et en conservation– Assurer la préservation du patrimoine historique et de la
culture de l’entreprise– Elaborer un système pérenne et auditable
Objectifs
23 Journée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?
Annexe 2 :GED & SAE pour la gestion du cycle de vie de l’information
24 Groupe France TélécomJournée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?
GED & SAE pour la gestion du cycle de vie de l’information
WEBDOC
PERIMETRE APH
Co
llab
ora
ive
too
ls
SHAREPOINT COLLABORATION, ETC….
INPUT ACCEL
SAE
Archivages Électroniques
Conservation /Destruction
Gestion électroniquedes documents (GED)
Archivagedes documents électroniques
Dém
atér
iali
sat
ion
- Conservation sécurisée* Durée de conservation
- Pérennité et traçabilité des documents
- Archivage à
valeur probatoire
- Maîtrise des destructions
- Gestion sécurisée des documents* Durée d’utilité
- Organisation et classement de la documentation
- Workflow
- Gestion de volumétrie importante
- Recherche multicritères, multi-bases
Partage de Documents Gérer des alertes Forum, FAQ… Calendrier Enquêtes
Création / ImportGestion / Conservation
Documents figés et non modifiables
Productiondes documents électroniques
Gestion des flux entrants OCR Alimentation automatique des métadonnées
Création / capture
25 Journée AAF – 3 février 2011 – L’archiviste, chef de projet ?
2007 2008 2009 2010
Nombre de documents
10 millions
18 millions
32 millions
46 millions
Volumétrie en téra-octets
1,5 To 2 To 5 to 8,5 ToLes bases Webdoc
Types d’usage desBases webdoc
• Gestion type archives : récupération de fonds de documents pour préparer l'archivage électronique
• Gestion de documents Affaires (Ged entreprise, Orange distribution, ...) pour archivage à valeur probatoire
• Gestion de documents vitaux et/ou confidentiels (pour audits financiers, documents contractuels, Délégation de pouvoir et signature...)
45 bases de données en production à fin 2010
Un point fort : une maîtrise d’ouvrage assurant des règles de gouvernance pour la création et la gestion des bases Webdoc
GED & SAE pour la gestion du cycle de vie de l’information