Aprovisionamiento, servicios de logística y entrega de

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Vigente desde: 27-abril-2021

Aprovisionamiento, servicios de logística y entrega

de ayudas no pecuniarias del Centro Distrital

Logístico y de Reserva

Control de Cambios

Versión Fecha Descripción de la Modificación

1 12/06/2008

Emisión del documento – Resolución 107 del 12 de junio del 2008 “Por lo

cual se adopta el procedimiento de aprovisionamiento y distribución

para el Fondo de Prevención y Atención de Emergencias FOPAE”.

2 05/06/2011 Actualización por cambios en las actividades

3 05/12/2013 Modificaciones de acuerdo a ajuste institucional

4 23/07/2015

Revisión y ajuste a las actividades operacionales del procedimiento por

cambios institucionales y acciones propuestas en el plan de

mejoramiento.

5 15/02/2018 Actualización por cambios en las actividades y ajuste institucional.



8 27/04/2021

Ajuste de la política de operación 4.1, ajuste de la actividad 15 en

articulación con el Almacén, Ajuste de la actividad 36 de la versión 7 (35-

V8) incluyendo el valor y unidad del suministro entregado. Inclusión de la

Nota en la actividad 28.

Elaboró Revisó Aprobó

OLGA LUCIA TIBADUIZA OJEDA

Profesional Especializado – Logística

Subdirección para el Manejo de

Emergencias y Desastres

EDUARDO SANTOS URIBE

Contratista - Subdirección para el

Manejo de Emergencias y

Desastres

JORGE ANDRÉS FIERRO SÁNCHEZ

Subdirector para el Manejo de

Emergencias y Desastres

MARÍA EUGENIA TOVAR ROJAS

Jefe Oficina Asesora de Planeación


Código: ME-PD-03






1. OBJETIVO

Administrar de manera eficiente los suministros de emergencia, haciendo que el requerimiento

solicitado sea el adecuado para el tipo de evento o emergencia y que lleguen a las entidades

del Sistema Distrital de Gestión de Gestión de Riesgos y cambio climático – SDGR-CC y a la

comunidad, en las cantidades requeridas, con las condiciones adecuadas, al costo necesario

y en el lugar y tiempo precisos.

2. ALCANCE

Desde el momento en que se define una necesidad de suministros para el Centro Distrital

Logístico y de Reserva, hasta que éstos son recibidos por la comunidad o entidades del SDGR-

CC que los requieren.

3. DEFINICIONES

• CLIENTE INTERNO: Personal de las entidades del Sistema Distrital de Gestión de Riesgos,

usuarios de los bienes o servicios que se entregan desde el Centro Distrital Logístico y de

Reserva del IDIGER.

• CLIENTE EXTERNO: Población o comunidad que por resultar afectada en una situación

de emergencia, calamidad o desastre es usuarios de los bienes o servicios que se

entregan desde el Centro Distrital Logístico y de Reserva del IDIGER.

• EMERGENCIA: Situación caracterizada por la alteración o interrupción intensa y grave

de las condiciones normales de funcionamiento u operación de una comunidad,

causada por un evento adverso o por la inminencia del mismo, que obliga a una

reacción inmediata y que requiere la respuesta de las instituciones del Estado, los medios

de comunicación y de la comunidad en general. (Ley 1523 de 2012).

• DESASTRE: Es el resultado que se desencadena de la manifestación de uno o varios

eventos naturales o antropogénicos no intencionales que al encontrar condiciones

propicias de vulnerabilidad en las personas, los bienes, la infraestructura, los medios de

subsistencia, la prestación de servicios o los recursos ambientales, causa daños o

pérdidas humanas, materiales, económicas o ambientales, generando una alteración

intensa, grave y extendida en las condiciones normales de funcionamiento de la

sociedad, que exige del Estado y del sistema nacional ejecutar acciones de respuesta

a la emergencia, rehabilitación y reconstrucción. (Ley 1523 de 2012).

• GESTIÓN DEL RIESGO: Es el proceso social de planeación, ejecución, seguimiento y

evaluación de políticas y acciones permanentes para el conocimiento del riesgo y

promoción de una mayor conciencia del mismo, impedir o evitar que se genere,

reducirlo o controlarlo cuando ya existe y para prepararse y manejar las situaciones de

desastre, así como para la posterior recuperación, entiéndase: rehabilitación y

reconstrucción. Estas acciones tienen el propósito explícito de contribuir a la seguridad,


Código: ME-PD-03






el bienestar y calidad de vida de las personas y al desarrollo

sostenible. (Ley 1523 de 2012).

• LOGÍSTICA DE EMERGENCIAS: Proceso encargado del manejo de suministros y servicios

de apoyo, haciendo que el requerimiento solicitado sea el adecuado según las

necesidades para el tipo de Evento o Emergencia, en la cantidad requerida, con las

condiciones adecuadas, al costo justo y en el lugar y tiempo precisos.

• RECURSOS: Equipamiento y personal disponibles o potencialmente disponibles para su

aplicación táctica en un incidente.1

• RECURSO LOGÍSTICO: Hace referencia a las líneas de acción, procedimientos,

legislación, personal, suministros y servicios de apoyo necesarios para gestionar la

logística en la atención de emergencias.

4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

4.1. Centro Distrital Logístico y de Reserva entregará y prestará a las entidades del Sistema

Distrital de Gestión de Riesgos – SDGR-CC, los equipos, herramientas, accesorios y consumibles

varios para su disposición en procedimientos operativos, para actividades de gestión de riesgos

y atención de emergencias que se presenten en el Distrito Capital, en las cantidades

requeridas, con las condiciones adecuadas, al costo necesario y en el lugar y tiempo precisos,

de los elementos ingresados en el inventario del IDIGER y los adquiridos en el marco de la

declaración de la emergencia, calamidad o desastre.

4.2. Suministrar a los damnificados en situaciones de emergencia, las ayudas humanitarias para

responder a las necesidades básicas generadas en situaciones de emergencia, en las

cantidades requeridas de acuerdo con los registros de afectación que levante la Secretaría

Distrital de Integración Social, con las condiciones adecuadas, al costo necesario y en el lugar

y tiempo precisos.

5. DESARROLLO

Procedimiento

Predeterminado

Punto de Control

1 Tomada del Manual del Instructor - Sistema Comando Incidentes de la Oficina de Asistencia para Desastres del Gobierno de

los Estados Unidos)

Indica que el flujo continúa donde

se ha colocado un símbolo idéntico

que contiene la misma letra).

Inicio / Fin Actividad Decisión

Enlace entre

Páginas (se

identifica con

números)

Línea de flujo


Código: ME-PD-03






FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO O

REGISTRO

1. Recibir solicitud de entidades del SDGR-CC.

Se recibe solicitud por parte de las entidades

del SDGR-CC y se registra en el sistema. Esta

solicitud se puede recibir en forma escrita,

mail, vía software, radio o teléfono. Si la

solicitud corresponde a una ayuda

humanitaria en especie, la Secretaría Distrital

de Integración Social debe allegar el

respectivo registro de afectación (Formato F-

05 ó F-06).

Área o

Coordinación de

Logística

Formato F-05 o F-

08 Secretaria

Distrital de

Integración Social

2. Verificar Información del solicitante. Se

verifica si la información que suministra el

solicitante es clara y está completa. En caso

que la información este incompleta se solicita

al peticionario que la complemente, con el fin

de tener claro el requerimiento.

Profesionales de

Servicios de

Logística

3. Definir tipo de solicitud. Se define el tipo de

solicitud, si es un suministro o un servicio. En

caso de ser un servicio se clasifica el tipo de

servicio requerido, así:

1. Instalaciones: El tipo de instalación puede

ser Centro de Operaciones de Emergencia -

COE, Puesto de Mando Unificado-PMU,

campamento, áreas de espera, bodegas y

centros de acopio, área de concentración

de víctimas, alojamiento temporal, morgues,

entre otros.

2. Transporte: Prestar el servicio de traslado al

sitio del incidente de personal, equipos y/o

elementos necesarios para apoyar las

actividades de coordinación y atención de

emergencias, calamidades y desastres, así

como de las ayudas humanitarias para la

atención a la población.

3. Informática: Servicios relacionados con

desarrollos tecnológicos, sistemas de

información, sistemas de Información

Geográfica - SIG e información digital y

análoga. Se remiten al procedimiento

Estructura de Geo-información.

4. Comunicaciones: Se define si se requiere

apoyo para garantizar y mantener las

comunicaciones entre las entidades el SDGR

en las zonas críticas o fuera de ellas. Se remite

al procedimiento Gestión de

Telecomunicaciones.

5. Personal: Se define si la solicitud

corresponde a la prestación de servicios al

personal de las entidades del SDGR, entre los

cuales están: apoyo psicológico, apoyo

familiar, alimentación, salud, alojamiento y

descanso.

Profesionales de

Servicios de

Logística

Correo electrónico

o comunicación

escrita

Inicio

1. Recibir las solicitudes

de las entidades del

SDGR – CC

2. Verificar Información

del solicitante

3. Definir el tipo de

solicitud (parte 1)

1


Código: ME-PD-03






6. Suministros: Si corresponde a un suministro

se clasifica en:

6.1. Ayudas humanitarias en especie: La

entrega de ayudas humanitarias en especie,

se hace con base en la solicitud de la

Secretaría Distrital de Integración Social la

cual puede ser vía radio o con el formato F-

05 ó F-06- Registro de Afectación en digital.

Para el caso de entregas de ayudas con

afectación en gran número de familias, en las

que no se tienen los registros de afectación

de manera inmediata, las ayudas se

entregarán con base en la información que

brinde el Área de Servicios de Respuesta,

quienes posteriormente deberán allegar los

registros correspondientes.

6.2. Equipos, Herramientas, Accesorios: Se

debe contar con la información clara sobre

los equipos, herramientas y/o accesorios que

requieren las entidades del SDGR en el sitio

para atender el evento, emergencia,

calamidad y desastre para su alistamiento y

desplazamiento al sitio.

Si la solicitud es para atender una situación de

emergencia, puede realizarse vía radio,

celular, correo o cualquier medio de

información del que se disponga.

Si la solicitud es para apoyar actividades de

gestión de riesgos o de apoyo a las entidades

del sistema Distrital se debe contar con

aprobación del Subdirector (a) para el

manejo de emergencias y desastres, la cual

deberá constar en correo electrónico o

comunicación escrita.

Para estos dos casos los préstamos de los

elementos que deban ser devueltos al Centro

Distrital Logístico y de Reserva, será de

máximo treinta (30) días. Si se requiere ampliar

este tiempo, se debe enviar solicitud escrita

(correo o comunicación, indicando las

razones de dicha ampliación). En todo caso

se debe garantizar la revisión y adecuada

operación de los elementos entregados.

Para la asignación de elementos a Convenios

o Comodatos suscritos por el IDIGER, se debe

contar con solicitud escrita del supervisor del

Convenio o Comodato, donde se indica el

listado claro y preciso de los elementos que se

requieren. Estos elementos se entregarán a la

Entidad correspondiente con acta de cliente

interno, la cual de manera inmediata se

remitirá, vía correo electrónico al Área de

Almacén para el traslado de los elementos al

inventario de la Entidad que los recibe. Estos

elementos dejan de ser parte del inventario

del Centro Distrital Logístico y de Reserva y su

control pasa a ser responsabilidad de la

Entidad que los recibe y el seguimiento de los

mismos se hará por parte del Supervisor del

Convenio o Comodato.

Profesionales de

Servicios de

Logística

Correo electrónico

o comunicación

escrita

3. Definir el tipo de

solicitud (parte 2)

1

2


Código: ME-PD-03







REGISTRO

4. Verificar nivel de inventarios. Se revisan los

niveles de inventario, se establecen las

condiciones para su entrega o asignación y

se pasa a definir e informar condiciones de

envío.

En caso que no sean suficientes los suministros

en bodega se pasa a la etapa de

ABASTECIMIENTO N° Actividad 7.

Profesionales de

Servicios de

Logística

¿Los suministros son suficientes?

Si: Continúa en la actividad No 5.

No: En caso que no sean suficientes los

suministros en bodega se pasa a la etapa de

ABASTECIMIENTO, el cual puede ser en

primera instancia a través de los proveedores

con los cuales se tiene contrato vigente.

5. Definir e informar condiciones de envío. Una

vez se tiene la información completa de los

suministros o servicios solicitados y su

clasificación, se definen las condiciones para

su envío y/o asignación, informándole al

solicitante. Se verifica con el solicitante si

acepta las condiciones de entrega.

Si los elementos se entregan en préstamo se

informa al solicitante que el tiempo de

devolución es máximo de treinta (30) días.

Profesionales de

Servicios de

Logística

¿Las condiciones son aceptadas?

Si: el solicitante acepta condiciones de envío

se inicia proceso de ALISTAMIENTO, continua

en la Actividad No 27.

No: las condiciones no son aceptadas se

cancela el pedido, continua en la actividad

No 6.

6. Cancelar pedido. En caso que se cancele

el pedido se notifica la cancelación del

mismo al solicitante, a través de e-mail, oficio,

por teléfono o vía radio. Si la notificación es

mediante oficio, se remite al procedimiento

“ADM-PD-02 Gestión y Seguimiento de

Comunicaciones Oficiales”, para que se

adelante el trámite de envió al solicitante. Se

da por terminado el procedimiento.

Profesionales de

Servicios de

Logística

Comunicación

Oficial o Correo

Electrónico o

Grabación

Magnetofónica

4. Verificar nivel de

inventarios

5. Definir e informar

condiciones de envío

¿Las condiciones son

aceptadas?

¿Los suministros son

suficientes?

A

2

6. Cancelar pedido

Si

No

No

Si

Fin

B


Código: ME-PD-03







REGISTRO

1. ETAPA DE ABASTECIMIENTO

7. Recopilar necesidades de suministro: Se

recopilan las necesidades de suministro

mediante la consolidación de las solicitudes

de elementos recibidas o con base en los

stocks mínimos detectados en la gestión de

inventarios

Profesionales de

Servicios de

Logística

8. Verificar tablas de seguimiento a

contratos. Se verifican las tablas de

seguimiento de los contratos vigentes y se

confirma si es posible atender las solicitudes.

Supervisor de los

contratos

respectivos

Tablas de

seguimiento de los

Contratos

¿La entidad cuenta con un contrato vigente

para el abastecimiento?

SI: Continua actividad N°9

NO: Continua actividad N° 10

9. Solicitar suministro. Se solicita al proveedor

el envío de los suministros requeridos a

bodega o al sitio donde se requieran. Esta

solicitud se puede hacer vía telefónica ó e-

mail y se registra en la tabla Excel -

seguimiento contratos.

Una vez los suministros son despachados por

el proveedor se pasa a la etapa de

RECEPCIÓN DE SUMINISTROS

Actividad N°14.

Supervisor de los

contratos

respectivos

Tablas de control

de niveles de

inventario y

seguimiento

contratos

10. Buscar medios de abastecimiento. Se

analizan las opciones para poder obtener los

suministros solicitados y se escoge el tipo de

abastecimiento: Compra, Préstamo o

Donación.

Profesionales de

Servicios de

Logística

7. Recopilar

necesidades de

suministro

8. Verificar tablas de

seguimiento a contratos

¿La entidad cuenta

con un contrato

vigente para el

abastecimiento?

9. Solicitar suministro

10. Buscar medios de

abastecimiento

4

A

No

Si C

D

C


Código: ME-PD-03







REGISTRO

11.Comprar suministros. Se definen las

especificaciones de los suministros solicitados

y se reporta al grupo encargado de realizar el

proceso precontractual para las

adquisiciones de equipos o elementos de la

Subdirección para que se inicie el proceso

(estudio de mercado, solicitud de expedición

CDP, estudios previos y demás requeridos).

Estos documentos se remiten a la Oficina

Asesora Jurídica para que se inicie el proceso

precontractual. Una vez legalizado el

contrato y realizado el recibo de los

elementos por parte del supervisor y de

Almacén, se continúa con la etapa de

RECEPCIÓN DE SUMINISTROS.

Profesionales de

Servicios de

Logística

Estudios previos

12. Solicitar Préstamo. Se define la entidad y

los suministros que abastecería. Una vez

definido esto, se adelantan las siguientes

acciones para realizar el préstamo:

1.Definir la entidad que puede realizar el

préstamo.

2. Elaborar el Acta de préstamo.

3. Revisar Acta de préstamo y documentos de

aseguramiento del bien en préstamo.

4. Solicitar el ajuste de los documentos

cuando se requiera.

5. Aprobar y legalizar documentos de

préstamo

Una vez la entidad despacha los suministros se

continúa con la etapa RECEPCIÓN DE

SUMINISTROS

Profesionales de

Servicios de

Logística

Documento de

legalización de

préstamo

13. Recibir Donación. Se remite al

procedimiento de Administración, Manejo y

Control de Bienes ADM-PD-06, en donde se

desarrolla el trámite para legalizar la

donación y gestionar el envío de los

suministros.

Una vez los suministros son despachados por

la Entidad correspondiente, se continúa con

la etapa RECEPCIÓN DE SUMINISTROS. Si no se

pueden abastecer los suministros por este

mecanismo se da por finalizado el trámite.

Almacenista

General

Documento de

legalización de la

donación

2. ETAPA DE RECEPCIÓN DE

SUMINISTROS

14. Ubicar responsables de recepción de

pedido: Se ubican los responsables de la

recepción del pedido (Profesional de

Almacén y Supervisor del contrato)

Almacenista

General y

Supervisor del

Contrato

4

11.Comprar suministros

12.Solictar préstamo

13. Recibir donación

14. Ubicar responsables

de recepción

4

D


Código: ME-PD-03







REGISTRO

15. Revisar documentos. Se revisan los

suministros en zona de descargue, frente a los

documentos entrantes (remisión, ingreso de

bienes, documento de reintegro) y de

referencia (contratos, documentos de

préstamo o donación y sus soportes

correspondientes).

El supervisor recibe los elementos con la firma

de la remisión. Si existe alguna novedad con

la recepción, se hace la devolución de los

elementos hasta que el proveedor cumpla

con las especificaciones del contrato.

Si los elementos cumplen con lo establecido

en el contrato el Almacén adelanta el trámite

de legalización (ingreso al inventario de la

Entidad, asignación de placa, cuando se

requiera, y trámite para el aseguramiento del

elemento). Posteriormente Almacén elabora

el egreso o traslado respectivo para el Centro

Distrital Logístico y de Reserva.

Almacenista

General y

Supervisor del

Contrato,

Profesionales de

Servicios de

Logística

Contrato, Remisión,

Ingreso de bienes

¿Los suministros cumplen con las

especificaciones establecidas en el

contrato?

SI: Continua Actividad N° 17

NO: Continua Actividad N° 16

16. Hacer devolución de equipos o elementos

fuera de especificaciones. Se devuelven al

proveedor, hasta que los elementos cumplan

con lo establecido en los documentos

soporte.

Almacenista

General y

Supervisor del

Contrato,

Profesionales de

Servicios de

Logística

Remisión y/o

Traslado de bienes

4

15. Revisar documentos

¿Los suministros

cumplen con las

especificaciones

establecidas en el

contrato?

16. Hacer devolución de

equipos o elementos

E

Si

No

D


Código: ME-PD-03







REGISTRO

17. Registrar el ingreso de suministros. Se

registra en el software logístico la Información

de los suministros recibidos, indicando

placa (si es devolutivo), cantidad, tipo,

estado y características generales.

Profesionales de

Servicios de

Logística y/o

Técnico

Operativo

Software Logístico

18. Definir unidad de embalaje. Se revisa la

unidad de embalaje de los suministros frente

a la unidad de embalaje que se requiere para

manejar el almacenamiento o distribución de

los suministros.

De ser necesario se modifica la unidad de

embalaje para su almacenamiento o

distribución.

Profesionales

Técnicos

Operativos y/o

Personal Logístico

19. Almacenar suministros. Se almacena el

suministro de acuerdo con sus condiciones,

características y con base en la organización

establecida en el Centro Distrital Logístico y

de Reserva. Si no existe el espacio ya definido

se determina de acuerdo con las condiciones

específicas del suministro y con la matriz de

compatibilidad. La ubicación se registra en el

software logístico y en la base de datos Excel

Profesionales y/o

Técnicos

operativos de

Servicios de

Logística

Matriz de

compatibilidad

CAE- FT- 19

Guía

de seguridad del

CDL y R CAE- GU-

01

20. Ingresar al programa de mantenimiento.

Una vez ubicado el suministro, en el software

se indica fecha de inicio de control y tiempo

de revisión, para que se active en el módulo

de mantenimiento del software logístico y así

dar inicio al programa de mantenimiento. Se

realizan y registran los mantenimientos

preventivos y revisiones periódicas en el

módulo de mantenimiento del software

logístico. Se remite al procedimiento

“Mantenimiento preventivo y correctivo de

bienes” ADM-PD-07. Se continúa con la etapa

de GESTIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS. El

IDIGER, a través del Área de Servicios de

Logística, prestará el apoyo para revisión y

mantenimiento de equipos y/o elementos

asignados a las entidades del Sistema Distrital

a través de Convenios o Comodatos, caso en

el cual se realizará el registro respectivo en el

formato de SOLICITUD DE

MANTENIMIENTO. Estos elementos no forman

parte el inventario del Centro Distrital Logístico

y de Reserva.

Profesionales y/o

Técnicos

operativos de

Servicios de

Logística

Formato solicitud

de mantenimiento

CAE- FT- 18

17. Registrar el ingreso

de suministros

18. Definir unidad de

embalaje

19. Almacenar

suministros

20. Ingresar al programa

de mantenimiento

6

E


Código: ME-PD-03







REGISTRO

3. ETAPA DE GESTIÓN Y CONTROL DE

INVENTARIOS

21. Revisión de Inventarios. Se realizan las

revisiones periódicas del inventario con base

en la programación establecida en el

software logístico.

Profesionales de

Servicios de

Logística y/o

Técnicos

Operativos –

Personal Logístico

22. Verificar inventarios. Si se presenta

alguna diferencia entre la revisión física

realizada y los archivos digitales del

inventario, se define un segundo conteo por

otro grupo del personal logístico.

Profesional de

Servicios de

Logística y

Técnico

Operativo

Formato de

revisiones

23. Realizar conteo de verificación. Se asigna

un nuevo grupo de personas para que

realicen un segundo conteo, constatando

que coincidan el inventario físico y el

inventario digital. Si persisten las diferencias se

pasa a la revisión de movimientos.

Profesionales de

Servicios de

Logística y/o

Técnicos

Operativos/

Personal Logístico

24. Revisar movimientos de suministros. Se

revisan los movimientos de suministros

(entradas y salidas) para detectar el origen

de la diferencia encontrada.

Profesionales de

Servicios

Logísticos y

Técnicos

Operativos

25. Informar las diferencias encontradas. Si

persisten las diferencias se informa a la

Subdirección Corporativa y Asuntos

Disciplinario para que se tomen las medidas

correspondientes disciplinarias y se tramite la

reposición con la Aseguradora o la Empresa

de Vigilancia, según corresponda. Se anexa

informe donde se describe como se realizó el

conteo, se consignan las diferencias

encontradas, las posibles causas de esas

diferencias. Igualmente se realiza el denuncio

ante Policía o Fiscalía y se remite junto con el

Informe.

Profesionales de

Servicios

Logísticos y

Técnicos

Operativos

Comunicación

interna

6

21. Revisión de

Inventarios

22. Verificar inventarios

23. Realizar conteo de

verificación

24. Revisar movimientos

de suministros

25. Informar las

diferencias encontradas

7


Código: ME-PD-03







REGISTRO

26. Ajustar inventario digital. Se revisa y ajusta

el inventario digital para que corresponda al

inventario físico, con base en las medidas

tomadas por las áreas competentes en caso

de existir diferencias (Procesos de baja,

reposición, etc.)

Profesionales de

Servicios de

Logística y

Técnico

Operativo

4. ETAPA DE ALISTAMIENTO

27. Recibir el listado de suministros. Se recibe

el listado de suministros para alistamiento

Personal de

Logística

Vía radio, correo

institucional, entre

otros.

28. Verificar características de los

suministros. Se analizan tanto las

características internas (peso, forma,

volumen, dureza, peligrosidad), como

características externas (Condiciones

climáticas, vías de acceso, tipo y magnitud

del evento y/o emergencia).

Para el caso de la entrega de ayudas

humanitarias masivas se alistan las cantidades

solicitadas por el Comandante de

Incidentes de turno.

Nota: Adicionalmente se debe verificar si los

elementos solicitados se pueden utilizar para

estas actividades, de acuerdo con la

destinación para la que fueron adquiridos.

Profesionales de

Servicios de

Logística

Acta de cliente

interno o Acta de

cliente externo

29. Contactar al solicitante. Se hace contacto

telefónico, verbal, correo o soporte escrito

con el solicitante (Entidades SDGR - Cliente

Interno o Cliente externo) para confirmar

fecha, hora de entrega, condiciones de

seguridad y la persona que hará el recibo de

los suministros.

Personal de

Logística

30. Asignar responsables para alistamiento de

suministros. Se asignan las personas que

realizarán el alistamiento de los suministros

solicitados, de acuerdo con los turnos y

personal disponible.

Profesional de

Servicios de

Logística

7

26. Ajustar inventario

digital

27. Recibir el listado de

suministros

28. Verificar

características de los

suministros

29. Contactar al

solicitante.

30. Asignar responsables

para alistamiento de

suministros

8

B


Código: ME-PD-03







REGISTRO

31. Alistar Pedidos. Se disponen los medios

para el alistamiento de los suministros. Estos

medios dependerán de las características del

suministro, su posición en la bodega,

condiciones de seguridad, etc.

Personal de

Logística

32. Verificar cantidades y características

de elementos a suministrar. Se verifica que las

cantidades y características de los elementos

que se alistaron correspondan a lo solicitado

y a lo consignado en las actas de entrega

Profesional de

Servicios de

Logística y/o

Técnico

Operativo.

Personal de

Logística

Acta de cliente

interno o Acta de

cliente externo

33. Registrar suministros asignados. Se registra

en el software logístico que los suministros han

sido asignados.

Profesionales y

Técnicos

Operativos

Software logístico

34. Empacar suministros. Se revisa si el tipo de

empaque se ajusta a las necesidades de

transporte y entrega al solicitante. En caso de

no ajustarse a los requerimientos se re

empacar.

Personal de

Logística

35. Diligenciar acta de entrega. Se imprime el

acta de entrega directamente del software

logístico, SIRE y/o se elabora de manera

manual, donde se describen uno a uno los

elementos que se alistan, indicando

cantidades, placa, valor, unidad y

características especiales, cuando sea

necesario.

Personal de

Logística

Acta de cliente

interno

Acta de cliente

externo

entrega individual

Acta

de cliente externo

entrega masiva

5. ETAPA DE TRANSPORTE Y ENTREGA

36. Verificar el medio de transporte. Se verifica

si los elementos serán transportados por

personal de la Entidad o si serán entregados

directamente al solicitante, quien se encarga

del transporte de los mismos.

Profesional de

Servicios de

Logística y/o

Técnico

Operativo

8

31. Alistar Pedidos

32. Verificar cantidades

y características de

elementos a suministrar

33. Registrar suministros

asignados

34. Empacar suministros

35. Diligenciar acta de

entrega

36. Verificar el medio de

transporte

9

H


Código: ME-PD-03







REGISTRO

37. Cargar suministros para transporte. Si los

suministros deben ser entregados en sitio

diferente al CDLyR, se cargan los suministros

en el vehículo que se hará el transporte. Para

la carga se pueden utilizar medios

mecánicos, dependiendo de las

características de los suministros, tamaño y

cantidades. Si el solicitante transporta

directamente los elementos, se hace entrega

y se exige la firma el Acta de Entrega (cliente

interno) y se le informa a quién recibe que a

partir de ese momento asume la

responsabilidad de los elementos hasta el

momento de su devolución al CDLyR, plazo

no mayor a treinta (30) días.

Personal de

Logística

Acta de entrega

de cliente interno,

Guía de seguridad

del CDLyR CAE-

GU- 01

38. Transportar de suministros. En caso de

transportarse algún elemento clasificado con

material peligroso, se diligencia la lista de

chequeo para transporte de materiales

peligrosos, se verifica la marcación del

vehículo (de acuerdo con el tipo de material),

se verifica que se cuente con la tarjeta de

emergencia, hojas de seguridad y kit para

control de derrames. Se despacha el pedido

hacia el sitio de destino. Se analiza la

información sobre prioridades para la

entrega de los suministros, ruta óptima y

condiciones de seguridad.

Personal de

Logística

Lista de chequeo

para transporte de

materiales

peligrosos CAE- FT-

21

39. Entregar pedido a responsable. En el lugar

de entrega se contacta a la persona

autorizada para recibir el pedido.

Personal de

Logística

¿Se encuentra la persona de contacto?

SI: Continuar actividad N° 41

NO: Continuar actividad N° 40

9

37. Cargar suministros

para transporte

38. Transportar de

suministros

¿Se encuentra la

persona de contacto?

39. Entregar pedido a

responsable

10

F

Si

No


Código: ME-PD-03







REGISTRO

40. Solicitar autorización para entrega a

encargado. Se solicita al Profesional de

Servicios de Logística de turno, autorización

vía radio, celular o el medio de comunicación

con el que se cuente en el momento, para

hacer entrega de los suministros a la persona

que se encuentre en condiciones de recibirlo.

Para el caso de la entrega de ayudas

humanitarias masivas se alistan las cantidades

solicitadas por el Comandante de Incidente,

previa información sobre población

afectada recibida de la Secretaría Distrital de

Integración Social-SDIS a través de los

formatos destinados para el registro de dicha

población (F-05 o F-06, entre otros que

disponga la SDIS)

Personal de

Logística

Formato F- 05 y F-

06

41. Verificar pedido contra acta de

entrega. Se verifica el pedido frente al Acta

de Entrega de los mismos y se entrega el

pedido a la persona autorizada, verificando

la identificación y haciendo firmar el recibido

en el Acta respectiva. Para el caso de la

entrega de ayudas humanitarias se verifica

que los elementos entregados correspondan

a lo indicado en los respectivos registros de

afectación – Formato F05 o F-06)

Personal de

Logística

Acta de entrega

de cliente interno

Acta de entrega

de cliente externo

Formato F- 05 y F-

06

¿Se realizó la respectiva entrega?

SI: Continua actividad N° 43

NO: Continua actividad N° 42

42. Programar nueva fecha de entrega de

suministros. Se programa con el solicitante

nueva fecha de entrega de los suministros.

Profesionales

Técnicos

Operativos y/o

Personal de

Logística

40. Solicitar autorización

para entrega a

encargado

41. Verificar pedido

contra acta de entrega

¿Se realizó la respectiva

entrega?

42. Programar nueva

fecha de entrega de

suministros

10

F

Si

No

G

H


Código: ME-PD-03







REGISTRO

43. Hacer seguimiento a bienes

devolutivos. Con base en las actas de

entrega que reposan en la carpeta de

elementos de transición, se realiza el

seguimiento a los elementos devolutivos y de

consumo controlado, de acuerdo con los

tiempos definidos por la duración de la

emergencia y la desmovilización de recursos.

En caso de préstamo de elementos para

actividades de gestión de riesgo o apoyo a

entidades del Sistema Distrital, se realiza

seguimiento para que el elemento sea

devuelto antes de cumplir treinta (30) días de

préstamo. De no ser devuelto la Entidad a

cargo del mismo, deberá informar por escrito

las razones por las que necesita mantener el

equipo en su poder.

Nota 1: Si son elementos que se encontraban

en préstamo, se recibe con el acta de cliente

interno, donde se consignan las novedades

que registran los equipos al momento de la

devolución al Centro Logístico.

Nota 2: Para el caso de equipos y/o

elementos que fueron prestados con acta de

cliente interno, se reciben así se encuentren

en mal estado y se deja constancia dicha

situación en el acta de cliente interno.

Profesional de

Logística y/o

Técnicos

Operativos

Acta de cliente

interno

Software Logístico

¿El elemento es devuelto al terminar la

emergencia?

SI: Termina el procedimiento

NO: Continuar actividad N°45

43. Hacer seguimiento a

bienes devolutivos

¿Se realizó la respectiva

entrega?

G

No

Si

I

11


Código: ME-PD-03







REGISTRO

45. Continuar con el procedimiento Manejo y

Control de Bienes. Si la entidad requiere

contar con el suministro por más tiempo,

luego de la desmovilización de recursos al

terminar una emergencia, calamidad o

desastre, o si el elemento no es devuelto por

pérdida se remite al procedimiento

Administración, Manejo y Control de Bienes

ADM-PD-06 para que se adelante el trámite a

que haya lugar.

Para la formalización del préstamo por más

de treinta (30) días se puede realizar a través

de convenio o comodato, caso este en el

que se adelantarán las acciones necesarias

para la suscripción de los mismos.

Profesional y/o

Técnico

Operativo

6. DOCUMENTOS EXTERNOS

Nombre Fecha de Publicación o

Versión Entidad que lo Emite Medio de Consulta

N/A N/A N/A N/A

Fin

45. Continuar con el

procedimiento: Manejo

y Control de Bienes

I

11

Documents

Aprovisionamiento, servicios de logística y entrega de