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“As métricas financeiras são as principais, não só para as empresas, mas também governos e igrejas. NADA EXISTE SEM RECURSOS FINANCEIROS”
Vicente Falconi - O que importa é o resultado
Funções do Setor Financeiro
Acompanhar os saldos das contas bancárias da farmácia
Controlar o fluxo de dinheiro da farmácia
A cada 10 farmácias que afirmamfazer controle financeiro, 9reconhecem não fazer nenhumaconciliação bancária (manual oueletrônica).
Descrição das Operações: Valores mês (R$)% da Receita
Líquida
Receita Líquida Financeira Operacional (R$) 142.857,08 75,14
Fornecedores pagos efetivamente no mês (R$) 98.834,08 51,98
Lucro Bruto (R$) 44.023,00 23,15
Despesas Variáveis pagas no mês (R$) 19.854,46 10,44
Margem de Contribuição (R$) 24.168,54 12,71
Despesas Fixas pagas no mês (R$) 24.309,29 12,79
Resultado do Fluxo de Caixa Operacional (R$) -140,75 -0,07
Receita NÃO Operacionais (R$) 1.545,50 0,81
Despesa NÃO Operacionais (R$) 3.384,67 1,78
Resultado do Fluxo de Caixa Ajustado (R$) -1.979,92 -1,04
Descrição das Operações: Valores do DLP (R$)Valores doDFC (R$)
Vendas Brutas (R$) 190.131,62 -----------------
Descontos concedidos na Venda (R$) 37.306,22 -----------------
Vendas Líquidas (R$) 152.825,40 142.857,08
Custo da Mercadoria Vendida (CMV)-(R$) 87.872,02 98.834,08
Lucro Bruto (R$) 64.953,38 44.023,00
Despesas Operacionais Variáveis (R$) 19.854,46 19.854,46
Margem de Contribuição (R$) 45.098,92 24.168,54
Despesas Operacionais Fixas (R$) 24.309,29 24.309,29
Lucro Operacional (R$) 20.789,63 -140,75
Receitas Não Operacionais (R$) 1.545,50 1.545,50
Despesas Não Operacionais (R$) 3.384,67 3.384,67
Lucro Líquido (Lucro Líq. Final Ajustado)-(R$) 18.950,46 -1.979,92
Quadro de Despesas – Representatividade sobre a venda bruta (%)Despesas operacionais variáveis (%)Venda
Comissões (Funcionários, etc): 2,20
Impostos Totais 10,04
Outras Despesas 0,87
TOTAL DESPESAS OP. VARIÁVEIS 13,11
DESPESAS OPERACIONAIS FIXAS (%) Venda
Agua 0,08
Aluguel 4,26
Benefícios a Funcionários 0,68
Doações e Perdas 0,45
Encargos Sociais 0,75
Energia 0,39
Folha Pagto/Sal.Fixos 8,30
Informática/Assist Terc. 0,23
Lastro Inadimplentes 1,00
Lastro Rh 1,60
Manutenções Diversas 0,80
Marketing/Merchandising 0,95
Material Limpeza e Hig. e Aliment. 0,04
Mensalidades Diversas 1,03
Pagamento Plano Saúde 0,55
Papelaria/Gráfica 0,02
Pró-Labore Sócios 3,01
Quebra de Caixa 0,21
Serviço de Cobrança 0,50
Serviço Entrega em Dom. 2,50
Serviços de Terceiros 1,26
Taxas Bancárias 0,64
Telefones/Internet 0,79
Viagens/Correios/Fretes 0,08
TOTAL DESPESAS OPERACIONAIS FIXAS 30,12
TOTAL DESPESAS VARIÁREIS + FIXAS 43,23
DESPESAS NÃO OPERACIONAIS
Acionistas/Investidores
Anuidades Diversas (CRF; Sindicatos; etc)
Benfeitorias/Investimentos
Clientes Inadimplentes (Extra Lastro Inadimplentes)
Comissões Extras (Metas Atingidas)
Despesas Extras Diversas
Despesas Financeiras Extras
Doações/Perdas (Extras)
Financiamentos/Empréstimos (Pagto)
Fornecedores Extras (Estocagem)
Indenizações Trabalhistas (Extras Lastro Rh)
Marketing e Merchandising (Extras)
Multas Fiscais
Seguro Empresarial
RECEITAS FINANCEIRAS NÃO OPERACIONAIS
DividendosEmpréstimo vindo de Acionista (Empréstimo Mútuo Societário)Financiamentos/Empréstimos (Captação Dinheiro)Investimento AcionistaJuros s/ duplicatasMultas Cobradas ClientesReceitas Correspondente BancárioRendimentos AplicaçõesVenda Recarga Celular (Chip)
Os 6 dados necessários para preencher o DFC da farmácia
Receita Financeira Operacional
Fornecedores pagos efetivamente
Despesas Operacionais Variáveis
Despesas Operacionais Fixas
Receitas Financeiras não operacionais
Despesas Financeiras não Operacionais
Meu Dinheiro Web
www.meudinheiroweb.com.br
ZeroPaper
http://www.quickbooks.com.br/zeropaper
Contas Online
www.contasonline.com.br
Financeiroweb
www.financeiroweb.com.br
Myfinance
www.myfinance.com.br
Organizze
www.organizze.com.br
Gerenciadores Financeiros dos Softwares de Farmácia
Integração Total - ERP
Enterprise Resource Planning
Setor Financeiro –Tarefa de acompanhar os Pagamentos a Fornecedores:
➢Realizar todos os pagamentos de fornecedores:
Setor Financeiro –Tarefa de Conferência de Caixas Fechados no Sistema e o valor Depositado no Bancoou no Cofre
Gerência:
(conciliação ou comparação entre o valor depositado pelos Caixas no Banco, e o valor gerado pelo Sistema Informatizado)
Todo o dinheiro gerado nos
Caixas devem ir para a
Conta Corrente Bancária ou
para o Cofre Gerência (Cofre
Administrativo).
Toda e qualquer Despesa ou Pagamento a Fornecedores deverá ser paga com dinheiro proveniente da Conta Bancária ou do Cofre Gerência (Cofre Administrativo).
Controle da Conta
Somente dinheiro da Farmácia deverá aparecer na Conta Corrente: Valores de terceiros na Conta Corrente Bancária deve ser evitado.
Depósito de Terceiro na Conta Corrente da Farmácia: Categorizar como “Movimentação Financeira” (aonde o mesmo valor deverá retornar para terceiros com a mesma categoria).
Capital de Giro
• Ao setor financeiro compete o papel de determinar qual é o valor do “Capital de Giro” necessário para a manutenção da Farmácia.
• Também pode ser chamado de cálculo do “Caixa Mínimo Necessário” (ou CMN).
• Na prática poderá pode ser obtido:Capital de Giro = (Valor do CMV) + (Metade do
Valor das Despesas Totais).
Nota: Utilizar a média mensal de pelo menos do último trimestre para o calculo desses valores.
Setor Financeiro – Receitas e Despesas
A somatória de todos os valores que passam pelo Financeiro, formam:
Receita Total Líquida do Mês.
Despesa Total ocorrida do mês .
Fluxo de Caixa:
São as entradas e saídas de dinheiro ocorrida na Farmácia.
Deverão ser acompanhado diariamente pelo encarregado do Setor Financeiro.
A “Projeção de Fluxo de Caixa” deverá ser realizada no início de cada ano, e acompanhada mensalmente.
Permite que o Administrador da Farmácia tenha uma visão antecipada da situação financeira.
Ela reflete com antecedência como ficará o DFC da Farmácia.
Fluxo de Caixa
✓Agendar as Contas a Pagar em Gerenciador Financeiroou no sistema informatizado da Farmácia.
✓Acompanhar a Dotação Orçamentária de Compra –Conforme o DLP do mês anterior.
✓Para fazer as Previsões: utilizar simulações no DFC Acumulado da Farmácia.
Setor Financeiro – Outras funções:
Demonstrativo de Lucros e Perdas (DLP) (R$): jan/13 fev/13 mar/13 abr/13 mai/13 jun/13
Vendas Brutas (R$) 307.393,25 322.588,39 354.201,75 346.324,84 351.511,96 0,00
Descontos concedidos na Venda (R$) 52.839,87 57.325,53 62.269,97 60.708,32 60.204,57 0,00
Vendas Líquidas (R$) 254.553,38 265.262,86 291.931,78 285.616,52 291.307,39 0,00
Custo da Mercadoria Vendida (CMV)-(R$) 146.995,81 153.058,28 165.706,15 164.335,38 167.766,95 0,00
Lucro Bruto (R$) 107.557,57 112.204,58 126.225,63 121.281,14 123.540,44 0,00
Despesas Operacionais Variáveis (R$) 41.599,51 34.018,61 34.656,65 36.924,93 37.582,88 0,00
Margem de Contribuição (R$) 65.958,06 78.185,97 91.568,98 84.356,21 85.957,56 0,00
Despesas Operacionais Fixas (R$) 49.742,85 53.162,02 47.499,85 48.573,47 57.865,18 0,00
Lucro Operacional (R$) 16.215,21 25.023,95 44.069,13 35.782,74 28.092,38 0,00
Receitas Não Operacional (R$) 0,00 0,00 100.000,00 0,00 0,00 0,00
Despesas Não Operacional (R$) 20.611,25 19.111,90 22.454,44 19.039,90 20.604,57 0,00Lucro Líquido (Lucro Líquido Final Ajustado)-(R$) -4.396,04 5.912,05 121.614,69 16.742,84 7.487,81 0,00
DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA DE COMPRA jan/13 fev/13 mar/13 abr/13 mai/13 jun/13
Medicamentos de Referencia e Marca Especiais 99.501,30 74.478,39 78.254,28 81.817,84 85.934,32 86.480,22
Medicamentos Similares 17.561,74 16.683,04 18.962,74 20.822,23 19.456,07 20.637,56
Medicamentos Genéricos 18.960,31 16.692,63 16.815,07 19.872,01 19.078,32 17.734,71
Perfumarias e Correlatos 42.375,21 39.141,76 39.026,20 43.194,06 39.866,68 42.914,46
Manipulados e Homeopaticos 23,93 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Total a ser comprado no mês (R$) 178.422,49 146.995,81 153.058,28 165.706,15 164.335,38 167.766,95
Data Saldo disponível para compras em Setembro NF-e entrada em setembro 01/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,0002/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,0003/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,0004/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,0005/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,0006/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,0007/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,0008/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,0009/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,0010/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 0,0011/09/2013 R$ 110.000,00 R$ 53.589,9312/09/2013 R$ 56.410,07 R$ 8.933,1613/09/2013 R$ 47.476,91 R$ 1.884,2814/09/2013 R$ 45.592,63 R$ 6.013,5915/09/2013 R$ 39.579,04 R$ 0,0016/09/2013 R$ 39.579,04 R$ 0,0017/09/2013 R$ 39.579,04 R$ 2.877,6418/09/2013 R$ 36.701,40 R$ 5.966,4019/09/2013 R$ 30.735,00 R$ 4.075,5220/09/2013 R$ 26.659,48 R$ 2.839,0021/09/2013 R$ 23.820,48 R$ 8.114,8622/09/2013 R$ 15.705,62 R$ 0,0023/09/2013 R$ 15.705,62 R$ 0,0024/09/2013 R$ 15.705,62 R$ 2.831,2325/09/2013 R$ 12.874,39 R$ 4.516,9526/09/2013 R$ 8.357,44 R$ 6.865,1527/09/2013 R$ 1.492,29 R$ 0,0028/09/2013 R$ 1.492,29 R$ 1.440,3629/09/2013 R$ 51,93 R$ 0,00
30/09/2013 R$ 51,93 R$ 0,00
Formas de Pagamento
Dinheiro
Cheque à Vista
Cheque à Prazo
Duplicata
Cartão de Débito
Cartão de Crédito
Método Antigo:
Conferência do dinheiro no fechamento. Adiferença é paga pelo funcionário. Contar odinheiro no momento do fechamento pelogerente. O Caixa fica no “escuro”, e nãosabe o valor.
Método Moderno: Fechamento pelo registro das vendas (Cupom Fiscal). A diferença é ajustada pelo Cofre da Gerência. A Estatística é que diz se diminui o bônus do funcionário. Envelope do Caixa com o dinheiro, vai direto para o Banco. Mesmo com a Farmácia cheia de clientes, o caixa é fechado sem stress.
Conceito de “Cofre Gerência
• Serve para efetuar a movimentação de dinheiro dentro da Farmácia.
• O valor para “Troco” de clientes, para iniciar o dia, deverá ser proveniente do “Cofre Gerência”. Retorna no final do dia ou no fechamento do caixa.
• Cédulas de “trocados” (menor valor) ficam no “Cofre Gerência” e são emprestadas para o Caixa que devolve cédulas “maiores”.
Conceito de “Retiradas” e “Suprimentos
Retiradas: são valores que saem do caixa paraalguma finalidade. Devem ser documentadas comNota Fiscal ou Recibo, caso sejam destinadas apagamento de Despesas ou Fornecedores ou Valespara Funcionários
Suprimentos: são valores que entram no caixa provenientes do “Cofre Gerência” ou do “Cofre Administrativo”. Deve ser pago no final do período. É uma movimentação simples e não requer ser documentado (é uma movimentação financeira).
• O controle financeiro deverá ser realizado tendo como basenos cupons fiscais emitidos.1
• A redução do “roubo” de valores, compensa o imposto pago.2
• Seguros empresariais somente reembolsam os valores de Caixa que cujo documento fiscal foi emitido.
3
• Seguros empresariais = normalmente é compensatório
4
• A emissão do Cupom Fiscal deverá ser incentivada
• Devolução de Produtos só com Cupom Fiscal + Sorteios de Prêmios
5
• A Farmácia é melhor vista pelos clientes: ganho de “confiança”..6
PARENTE, Juracy. Varejo no Brasil: Gestão e Estratégia. 1(a) ed. Atlas, 2000.ANGELO, Claudio Felisoni, SILVEIRA, Jose Augusto e FÁVERO, Luiz Paulo. Finanças no Varejo: Gestão Operacional. São Paulo, 3(a).ed. Saint Paul Editora, 2006.MARTINS, Eliseu. Contabilidade de Custos. São Paulo, 9(a). ed. Atlas, 2003.PADOVEZE, Clóvis Luis. Introdução á Administração Financeira. São Paulo, Thomson, 2005.CHRISTOVÃO, Daniela e WATANABE, Marta. Guia Valor Econômico de Tributos. São Paulo, Ed. Globo, 2002.Revista ABCFARMASites Pesquisados:www.sebrae.com.brwww.sefaz.go.gov.brwww.abcfarma.ogr.brwww.anvisa.gov.brwww.sebraesp.com.brwww.abcfarma.org.br.