Habilidades del PNR PROPÓSITO: Enseñar a los agentes de viajes el concepto básico de Unir al

PNR.

¿Qué hacer luego? Ver configuración del PNR.

Generalidades Usted descubrirá que una vez que sus agentes de viajes se hayan entrenado en el manejo de las prácticas aplicaciones que tiene ClientBase Windows, su base de datos crecerá rápidamente. El uso de Unir a PNR proporciona una herramienta de uso diario que comprueba el valor que tiene el programa para sus agentes de viajes. En este segundo paquete, Aprendiendo a Unir con el PNR, usted enseñará a los agentes de viajes a perfeccionar las siguientes habilidades que tienen relación con el tema: ❏ Cómo moverse entre el CRS y ClientBase. ❏ Cómo iniciar el proceso de unión con el PNR usando uno de los dos métodos existentes. o Iniciar en CRS verificando la disponibilidad y reservando vuelos. Cambiarse a ClientBase Windows, mostrar en pantalla un nuevo perfil o construirlo, y unir los datos del cliente al PNR. o Iniciar en ClientBase Windows y buscar el perfil. Mostrar o construir un nuevo perfil y unir los datos al PNR. Cambiarse a CRS para verificar la disponibilidad y reservar vuelos. ❏ Cómo usar la función Unir a PNR.

Paquete Dos: Aprendiendo a Unir con el PNR

o Pantalla de selección ❏ Cómo usar la Pantalla de Selección de la Unión con el PNR ❏ Las elecciones Mover siempre/Mover opcional

❏ Situar los pasajeros en la posición destinada al campo para el nombre del PNR deseado ❏ Hacer clic en Siguiente

o Pantalla de Observación previa del PNR ❏ Actualización en formato CRS ❏ Fin

❏ Cómo moverse y revisar los datos que se han unido al PNR.

Unir a PNR PROPÓSITO: Configurar ClientBase antes de enseñar a los agentes de viajes a hacer la

unión con el PNR.

¿Qué hacer luego? Ver el bosquejo de la clase de PNR

Configuración Antes de enseñar a los agentes de viajes las bases para realizar la unión con el PNR, es necesario que usted configure ClientBase: ❏ 1) Vaya a Opciones por defecto globales | Unir a configuración de PNR y configure ClientBase Windows para ser usado con su sistema de reserva.

❏ 2) Vaya a Opciones por defecto globales | Unir a reglas de PNR, revise las 6 normas definidas previamente, y realice las modificaciones necesarias para su CRS. ❏ 3) Vaya a Opciones por defecto globales | Unir a reglas de PNR y cree una Norma UDID para hacer seguimiento a los PNRs creados desde ClientBase Windows (opcional). Nota: Puede que eventualmente usted quiera realizar todas las entradas necesarias de su Sucursal y del PNR del Agente de Viajes a ClientBase Windows, que se hacen con Teclas Especiales, Teclas ya Listas o Teclas Programables, en el CRS. Si usted desea que los agentes de viajes inicien inmediatamente la unión con el PNR (se sugiere que sea así), empiece con pasos sencillos de la configuración que se muestra arriba.

Paquete Dos: Aprendiendo a Unir con el PNR

Configure Unir a PNR para cada sistema de reserva: Vaya a Opciones por defecto globales | Unir a configuración de PNR. Escoja el sistema de reservación para su agencia, del menú desplegable. Teclas especiales son los caracteres diseñados especialmente para su sistema CRS. Como es posible que estos caracteres especiales se usen para formatear sus datos en ClientBase Windows, es importante que se incluya cualquiera que desee usar en el campo de Teclas Especiales. Si falta alguno, haga clic en Teclas Especiales y encuentre el carácter especial que quiera ingresar a ClientBase Windows. Cualquier Tecla Especial que se incluya aquí quedara a disponibilidad de uso en la barra de herramientas, cuando se vaya a crear una Norma del PNR o se haga una entrada del PNR a cualquiera de los cuadros de entradas del PNR. Sugerimos que se mantenga la configuración predeterminada en Escoger Tipo de Letra y Tamaño. Orden de las entradas es una lista de todas las normas posibles sobre el PNR y de los Cuadros de entradas, en el orden en que se unirán al PNR. Este orden se deberá cambiar solamente si se tienen problemas durante la rutina de la unión. Use el Portapapeles – el método del portapapeles de Windows se usa para copiar/pegar datos al PNR si ClientBase no tiene una forma de transmitir los datos directamente al PNR del GDS. La forma como ClientBase trabaja varía con cada GDS. Amadeus: Deje sin marcar "Use el Portapapeles" si usted está usando las plataformas APS o Vista de Amadeus. ClientBase usa las herramientas de APS (Amadeus Plus Script) para unirse al PNR de Amadeus. Primero debe contactar a Amadeus y activar la función Plus Script para que trabaje esta función para su agencia. Aunque Amadeus normalmente cobra una tarifa por esta activación de Plus Script, infórmeles que usted es un cliente TRAMS y no se le aplicará este cobro. Apollo/Galileo: Deje "Use el Portapapeles" sin marcar. Sabre: Deje "Use el Portapapeles" sin marcar. Si usted está usando la plataforma de Webtop entonces marque "Use el Portapapeles". Worldspan: deje marcado "Use el Portapapeles". Cuando se haya seleccioando Envíe las líneas en una sola transmisión (si aplica a su CRS) ClientBase juntara con end items la mayor cantidad de entradas posibles. Así se reducirá el número de marcaciones y la demora potencial creada al transmitir cada línea por separado. Por favor observe que Sabre solamente permite hacer 30 entradas encadenadas en una transmisión, luego dependiendo del número de entradas incluidas en una unión dada a un PNR, las entradas se podrán dividir en múltiples transmisiones. Haga clic en OK

para Guardar las configuraciones.

Modificar las Reglas de PNR & las Normas de la Configuración para UDID

Modificar las Reglas Preestablecidas del PNR: ClientBase Windows viene con las entradas más importantes del PNR de cada CRS ya preestablecidas. Una Regla es simplemente una forma de designar la manera como se deben formatear ciertos campos de información capturados en un perfil cuando sean enviados a un PNR. ClientBase Windows viene preestablecido con 6 normas estándar para cada CRS, formateado para enviar los siguientes campos de datos del perfil: Facturar a la dirección, Enviar a la dirección, Interfaz con el ID, Números telefónicos, Tarjetas de crédito, Números de viajero frecuente y los Correos electrónicos. Si alguna de estas entradas necesita modificación, se debe hacer entrando a Opciones por defecto globales | Unir a reglas de PNR. Hacer clic en la norma para editarla y luego en Modificar. Manejo de los Campos de Unión en Blanco: Cuando se estén configurando las normas en ClientBase Windows, usted podrá escoger la inclusión de unir campos, que no siempre están completados en cada registro. Si el campo se completa, usted querrá que se incluya, pero si no, usted no querrá incluir el formato con un espacio en blanco. Las Normas del PNR permiten que para manejar esta situación, usted use los corchetes [ ] izquierdo y derecho a fin de reunir un conjunto de caracteres dentro de una norma, y establecer que si el campo de la unión dentro de esos corchetes está en blanco, no se incluya ninguno de los caracteres dentro de los corchetes. Crear una Norma UDID: Haga clic en Agregar para adicionar una nueva Norma de PNR, nómbrela como UDID, y escoja el Grupo del Campo,

Misceláneo. Deje tildado Siempre mueva esta regla, pero deje sin marcar Desplegar en

pantalla de selección. Cuando esta norma esté seleccionada, introduzca el formato exacto que se va a ingresar en el PNR, usando la combinación flujo de texto libre, caracteres especiales y campo de unión, Número del Perfil, de la lista de campos disponibles. Sugerimos usar el UDID número 5 o cualquier número que no esté usando ya (1-99) en TRAMS Back Office o en su programa de contabilidad.

Énfasis de la clase de Unir a PNR PROPÓSITO: Enseñar a los agentes de viajes cómo hacer la unión con el PNR.

¿Qué hacer luego? Ver los resultados del PNR en el monitor.

Bosquejo de la clase Después de haber realizado la configuración, usted estará listo para realizar una reunión con el personal. Saque fotocopias, distribuya las hojas para los agentes

de viajes, y enseñe a Unir a PNR: ❏ Repaso del Entrenador Interno: Cómo editar/crear Perfiles. (3 minutos) Breve repaso de los campos clave aplicables, como Facturar a/Enviar a direcciones, entradas para las comunicaciones, nombres de los viajeros, tarjetas de crédito, # de viajero frecuente, etc. ❏ Presentación del entrenador interno: ¿Por qué usar Unir a PNR y cómo esto beneficia a la agencia y a los agentes de viajes? (2 minutos) o Me ahorra tiempo cuando voy a crear un PNR para clientes que no tienen un perfil CRS. o Agrega detalles al PNR de la misma manera que se haría con un perfil CRS. O con cada perfil que se construya, se actualiza/verifica la base de datos de mercadeo de la agencia. Esta es la clave para los programas de mercadeo exitosos. o Todos los detalles sobre el cliente se unen en un formato uniforme y estandarizado, sin importar cuál sea el agente de viajes. o Si la agencia tiene diferentes sistemas de reserva, solamente se requiere que se haga mantenimiento a un perfil para que los datos se conviertan a los formatos del CRS que aplique.

Paquete Dos: Aprendiendo a Unir con el PNR

o Más eficiente a efectos contables (TRAMS Back Office) si el PNR se inicia en ClientBase Windows, puesto que el ID de la interfaz de back office se envía automáticamente al PNR. ❏ Explicación del entrenador interno: ¿Cómo puedo alternar el trabajo entre un PNR y ClientBase? ¿Cuáles son los dos métodos para usar Unir a PNR? (4 minutos) o Empiece por verificar la disponibilidad en el CRS. Muévase entre ClientBase Windows y busque un perfil que ya exista. Si lo encuentra, verifique que los datos estén actualizados y sean precisos. Si no se encuentra, cree uno nuevo. Únalo con el PNR. o Busque un perfil existente en ClientBase Windows. Si lo encuentra, verifique que los datos estén actualizados y sean precisos. Si no se encuentra ninguno, cree uno nuevo. Únalo con el PNR. Vuelva al CRS y verifique la disponibilidad. ❏ Demostración del entrenador interno: Cómo hacer la unión con el PNR paso a paso. (8 minutos) o Busque el perfil, ya sea antes de verificar la disponibilidad en el CRS, o después. o Verifique los datos del cliente y que exista una opción Facturar a/Enviar a una dirección. o Únalo al PNR. o Revise la Pantalla de selección. Escoja y/o descarte según lo desee. o Presente la forma de mover pasajeros a la posición del PNR deseado arrastrándolos y dejándolos caer en el sitio indicado. o Repase la Pantalla de observación previa del PNR, explicando cómo hacer los cambios. o Finalice y explique el proceso con el Portapapeles o el API. ❏ Demostración del entrenador interno: Cómo regresarse al CRS para revisar los datos que se han unido, verificar que no haya errores, y situar el PNR en pantalla. (2 minutos) ❏ Sesión de Preguntas & Respuestas. (5 minutos)

❏ Prácticas con el entrenador interno: Haga que los agentes de viajes practiquen nuevas habilidades haciendo uniones con los PNRs (ver las Hojas de práctica para los Agentes de Viajes). (10 minutos o haga que practiquen con una o más uniones, después, que practiquen por ellos mismos). ❏ El entrenador interno presenta las expectativas: La expectativa que se tiene es que todos los PNRs ahora se puedan crear desde ClientBase Windows. (1 minuto)

Yo necesitaba ayuda. Mi trabajo estaba desorganizado.

Tenía demasiado trabajo. Pasaba mucho tiempo buscando archivos, números telefónicos

e información.

Actualización de los Códigos de Mercadeo

¡ClientBase Windows me ayudó!

Folleto para agentes de viajes

Aprendiendo Unir con el PNR

Ahorre Tiempo y Duplicación con Unir a PNR

No más entradas o bases de datos múltiples. ClientBase Windows le da la habilidad de mover la información del cliente (que se tiene en el perfil de ClientBase) al PNR de su sistema de reserva. Esta función trabaja con Amadeus, Apollo/Galileo, Sabre, y Worldspan. Siéntese a observar como su base de datos crece y como usted mismo se hace más eficiente usando su base de datos de mercadeo para construir PNRs. Se sorprenderá de ver como se actualiza rápidamente la información del cliente que ya existe, y como la información de los nuevos clientes rápidamente se agrega a su base de datos de mercadeo, cuando los agentes de viajes la usen como su fuente de información para construir PNRs. También, vea como crece la lealtad de sus clientes a medida que los agentes de viajes tienen acceso a la información del cliente cuando construyen PNRs para sus clientes en viajes de vacaciones, en lugar de tener que preguntarles repetidamente lo mismo. Ejemplo: Michael Blue llama a su agencia para reservar algunos vuelos a Paris. Primero, usted localiza el perfil de Michael en su base de datos de mercadeo (ClientBase Windows) y verifica la información sobre la dirección y el teléfono. Una vez confirmada, hace clic en Unir con el PNR y en minutos obtiene el PNR con toda la información que necesita sobre Michael.

Hoja de trucos para Unir a PNR PROPÓSITO: Aprender cómo hacer la unión con el PNR.

¿Qué hacer luego? Practicar,

Practicar,

Practicar

Hoja de trucos Pasos que se deben dar para usar con éxito Unir a PNR: ❏ Empezar por verificar la disponibilidad en el CRS. Pasarse a ClientBase Windows y buscar un perfil que ya exista. Si se encuentra, verificar que los datos sean actuales y precisos. Si no se encuentra ninguno, crear uno nuevo. o Verificar que los datos del cliente sean correctos y que exista una opción Facturar a y Enviar a la dirección. o Hacer la unión al PNR. o Revisar la pantalla de Selección. Escoger y/o rechazar según se desee. o Organizar los nombres de los pasajeros en la posición del PNR que se quiera, arrastrándolos y dejándolos caer. o Hacer clic en Siguiente. o En la pantalla de Vista Previa del PNR, actualizar el formato CRS. o Finalizar.

o Trasladarse y revisar los datos que se han unido en el PNR

Paquete Dos: Aprendiendo a Unir con el PNR

❏ Iniciar en ClientBase. Buscar un perfil ya existente. Si se encuentra, verificar que los datos sean actuales y precisos. Si no se encuentra ninguno, crear uno nuevo. o Verificar que los datos del cliente sean correctos y que exista una opción Facturar a y enviar a la dirección. o Hacer la unión al PNR. o Revisar la pantalla de Selección. Escoger y/o rechazar según se desee. o Organizar los nombres de los pasajeros en la posición del PNR que se quiera, arrastrándolos y dejándolos caer. o Hacer clic en Siguiente. o En la pantalla de Vista Previa del PNR, actualizar el formato CRS. o Finalizar. o Trasladarse y revisar los datos que se han unido en el PNR y verificar la disponibilidad en el CRS.

Practiquemos Juego de roles (Únase a otro agente de viajes. Uno hace el papel de cliente y el otro realiza la unión con el PNR): Ejercicio #1: Empiece por localizar la disponibilidad en el CRS y regrese a ClientBase Windows para modificar/agregar nueva información del perfil. o Si el cliente se encuentran en la base de datos, pregúntele si todavía tiene la misma Dirección, si tiene el mismo número telefónico, ¿puedo agregar su dirección electrónica? Luego ejecute Unir a PNR. Escoja los pasajeros y cualquier información que desee unir al PNR. Complete la unión y continúe con el PNR. o Repita el ejercicio, pero ahora el cliente no se encuentra en la base de datos. ¿Cómo preguntará usted la información que necesita tener en la base de datos de su cliente? Ejercicio #2: Empiece en ClientBase Windows y trasládese de regreso a un PNR en blanco para continuar con el proceso de la disponibilidad. o Si el cliente está en la base de datos, pregúntele si todavía tiene la misma dirección, si tiene el mismo número telefónico, ¿puedo agregar su dirección electrónica? Luego ejecute Unir a PNR. Escoja los pasajeros y cualquier información que desee unir al PNR. Complete y continúe la unión con el PNR. o Repita el ejercicio, pero ahora el cliente no se encuentra en la base de datos. ¿Cómo preguntará usted la información que necesita tener en la base de datos de su cliente? 1. Ejemplo 1: Hola me llamo Susana Montblanc, ¿con quien hablo? 2. Pregunte por el perfil del cliente. Si está en el sistema, diga “Veo que ya ha reservado con nosotros anteriormente. ¿Todavía tiene la misma dirección? ¿Tiene el mismo número telefónico? No tengo su correo electrónico, ¿me lo puede dar por favor?” (Así el cliente creerá que usted lo “recuerda”. Si no está en el sistema, cree un nuevo perfil diciendo, “¿Me puede dar su nombre y su número telefónico por favor ?”

Monitoreo de resultados de Unir a PNR PROPÓSITO: Use el informe UDID para monitorear el progreso del agente de viajes

en Unir a PNR.

¿Qué hacer luego? Ver los Recursos adicionales.

Monitoree los Resultados (Busque lo que esperaba obtener)

Después que le haya enseñado a los agentes de viajes las habilidades básicas sobre Unir a PNR, use los informes para monitorear su progreso. Revise y discuta los resultaos con los agentes de viajes tan pronto como pueda: ❏ En TRAMS Back Office (o en cualquier programa de back office) haga correr un informe UDID con los parámetros apropiados para verificar cuántos agentes de viajes han estado usando Unir a PNR desde ClientBase Windows. o En TBO, vaya a Informes|Generador de Informes|Imprimir Informe, y escoja Informe Detallado de la Actividad del Cliente. Coloque los parámetros para la fecha (día anterior) en Emita el Rango de Fecha desde & Hasta. Bajo el Tab Avanzado, Escoja UDID 5. En Agente de Viajes Interno o Externo, escriba el nombre del agente. El informe, que está corriendo, es cada factura que fue creada en el rango de fecha para UDID #5, por agente de viajes. (Al elaborar este informe por lotes en TBO para cada agente de viajes, usted necesitará establecerlo solamente una sola vez y obtener un informe sobre la producción de cada agente de viajes.) o Usted puede crear un informe personalizado en el Generador de Informe

TBO, escogiendo las columnas que quiera ver, incluida la columna de Agente de Viajes, de modo que usted solamente necesita tener un informe.

Paquete Dos: Aprendiendo a Unir con el PNR

❏ Publique diariamente las Estadísticas sobre los Informes para que todos las vean (para la rendición de cuentas de los agentes de viajes) usando el porcentaje de PNRs que se iniciaron desde ClientBase Windows. ❏ Revise las habilidades para hacer la Unión con el PNR, con los agentes de viajes que necesiten ayuda. ❏ Escoja al azar un agente de viajes con quien trabajar, y observe cómo lo está haciendo. Ejemplo del Informe del Usuario sobre la Unión con el PNR (TRAMS Back

Office)

Configure el Informe UDID: Perfil # 12345 11005 12347 10455

Ampliación de sus habilidades de trabajar con PNR PROPÓSITO: Enseñar a los agentes de viajes las habilidades adicionales del PNR.

¿Qué hacer luego? Empiece preparando el paquete, actualizando las Preferencias de

Mercadeo.

Ampliación de sus habilidades A medida que los agentes de viajes se sientan más cómodos empezando a usar la función de Unir a PNR en ClientBase Windows, es posible que usted quiera: ❏ Crear entradas de PNR al Nivel de Sucursales. ❏ Crear entradas de PNR al Nivel de agente de viajes. ❏ Enseñar a los Agentes de Viajes cómo crear entradas del PNR y sus usos al Nivel de Pasajero (Miembros de la familia/Empleados). ❏ Enseñar a los agentes de viajes cómo crear entradas de PNR y sus usos a Nivel del perfil.

Paquete Dos: Aprendiendo a Unir con el PNR