Applicatierationalisatie met MDM Marc Govers Pagina 1 van 3

Applicatierationalisatie met Masterdatamanagement

Ontworstelen aan de spaghetti applicatielandschappen door belangrijke data centraal

te stellen: met minder meer bereiken!

Marc Govers, Management Consultant BI& Analytics

Het probleem van het huidige applicatielandschap

Bij veruit het merendeel van organisaties zorgt het landschap van applicaties voor het bekende spaghetti

probleem: door een wildgroei aan databases, interfaces en toepassingen is een onontwarbaar web ontstaan van

allerlei applicaties met databases. Deze 'kluwen' veroorzaakt een toename van de beheerskosten en wanneer dit

gecombineerd wordt met teruglopende ICT budgetten is de conclusie dat budgettaire ruimte voor innovatie

afneemt. Men kan stellen dat organisaties 'gevangen zijn' in hun eigen ICT landschap en dat het lijkt of er geen

weg naar de benodigde flexibiliteit meer mogelijk is en dat is een ernstig probleem omdat in de huidige tijd

veranderingen voortdurend en in steeds snellere mate afkomen op organisaties.

Deze constante verandering vereist een ICT landschap dat snel en makkelijk aan te passen is aan de nieuwe

behoeften. Maar de 'kluwen' maakt dit vaak onmogelijk. Als men dan beseft dat ook de toegenomen wens om

meer met data te doen (data als nieuwe olie) maar dat deze data gevangen wordt gehouden in de spaghetti

landschappen, dan kan de conclusie niet anders zijn dat organisaties voor een grote ICT uitdaging staan. Om te

voldoen aan de wens dat data daar moet zijn waar nodig en met de benodigde kwaliteit, is een andere opzet van

het landschap noodzakelijk.

Men heeft lang gedacht dat de architectuurfunctie voor de oplossing zou zorgen maar dit is maar deels gelukt.

Het kwam namelijk vaak voor dat architectuur zich richtte op lange termijn oplossingen terwijl het business

management zich geconfronteerd zag met allerlei problemen die op de korte termijn moesten worden opgelost

om nieuwe kansen snel te benutten of te ontkomen aan nieuwe bedreigingen. Architectuur en business doelen

verdragen elkaar slecht omdat er een verschillende tijdshorizon speelt. Momenteel komt een andere oplossing in

zicht voor deze problemen, n.l. het kijken naar het probleem met de data bril.

De data bril op de problematiek

Als je een applicatielandschap op de keper beschouwt dan is het te zien als een infrastructuur waarbinnen data

verzameld, verwerkt en gedistribueerd wordt naar een locatie waar het informatie oplevert voor de gebruiker.

Nu is het voor de meeste organisaties zo dat er een subset van datasoorten aanwezig is die genoeg is om te

voldoen aan de meeste informatiebehoeften zoals die voorkomen in de bedrijfsprocessen. Men spreekt dan van

masterdata: het betreft hier de 20% van datasoorten die voldoende is om informatie te leveren aan 80% van de

bedrijfsprocessen.

De 80-20 regel is bekend en heeft geleid tot de bewustwording dat wanneer men niet meer streeft naar 100%

kwaliteit, het eigenlijk voldoende is om te werken aan de subset van masterdata. Daarmee worden de

bedrijfskritische processen voldoend ondersteund. En natuurlijk geldt ook de regel dat men altijd voor het

vervullen van de laatste 20% van de niet kritische informatiebehoeften, wel 80% van de tijd, budget en

menscapaciteit moet inzetten. Kortom, minder is meer en wanneer deze gedachte wordt doorgetrokken op de

Applicatierationalisatie met MDM Marc Govers Pagina 2 van 3

problematiek van het applicatielandschap dan zou een conclusie kunnen zijn om te gaan werken met de

masterdata om hiervoor een oplossing te genereren.

Aan de slag met masterdata...

De masterdata is zoals gesteld, de belangrijkste data van een organisatie. Daarom moet deze data beantwoorden

aan een aantal eisen:

De masterdata moet aanwezig zijn: dat kan betekenen dat deze verzameld, beheerd en opgeslagen moet

worden;

De masterdata moet goede kwaliteit hebben: niet alleen juistheid is een belangrijk kwaliteitsaspect maar ook

tijdigheid en beschikbaarheid op de juiste plaats op het juiste moment (datadistributie) is erg belangrijk om

te voldoen aan de eis van flexibiliteit;

De masterdata moet een centrale plaats in het landschap hebben op een wijze dat vanuit een centrale plaats,

80% van de bedrijfskritische processen bediend kan worden;

De masterdata moet qua metagegevensbeheer goed beheerd worden: de definities van masterdata moeten

breed gedragen zijn zodat het begrip en de communicatie vergroot wordt. Daarnaast dient masterdata op de

juiste wijze gemodelleerd te worden en met elkaar in verband te worden gebracht middels het opstellen van

een masterdata gegevensmodel;

De masterdata wordt beheerd in de zgn. masterdata infrastructuur (MDI): dit kan een database zijn of een

samenspel van databases maar in ieder geval dient deze in het applicatielandschap centrale locatie qua

techniek zo te worden geconstrueerd dat men snel de masterdata daar krijgt daar waar noodzakelijk.

Bovenstaande eisen lijken niet echt nieuw maar de uitdaging zit erin dat men veranderingen moet doorvoeren

terwijl de winkel open is, oftewel hoe realiseer je een MDI in een bestaand applicatielandschap.

Voordelen van een masterdata infrastructuur (MDI)

De voordelen van een dergelijke masterdata infrastructuur zijn de volgende:

Minder kosten voor ontwikkeling en beheer;

Meer flexibiliteit om te voldoen aan bestaande en nog onbekende toekomstige informatiebehoeften;

Veel effectiever en efficiënter omgaan met de aanwezige middelen;

Data optimaal inzetten voor businessdoelen;

en...

een mogelijke oplossing voor het applicatie spaghetti probleem!

Het laatste voordeel is van het grootste belang omdat het de vereiste flexibiliteit van een ICT landschap belooft en

daarmee echt een voorwaarde schept voor een ondersteunende ICT functie bij het snel en effectief bereiken van

(nieuwe) businessdoelen.

De opzet van de applicatierationalisatie

Zoals gesteld wordt de gedachte gehanteerd dat masterdata met 20% van de aanwezige data, 80% van de in

bedrijfsprocessen aanwezige informatiebehoeften voorziet. Dit betekent dat deze masterdata van groot belang is

en centraal beheerd kan worden in een MDI.

Bij de opzet van de applicatierationalisatie worden achtereenvolgens de volgende stappen gezet:

1. Stel doelen vast voor masterdata;

2. Bepaal positie gegevens in architectuur: wat is masterdata en wat niet?;

3. Start met opstellen MDI zowel technisch als conceptueel;

Applicatierationalisatie met MDM Marc Govers Pagina 3 van 3

a. Bepaal soort MDM tooling

b. Stel conceptueel en logisch gegevensmodel voor de MDI op

4. Implementeer de MDI;

5. Koppel applicaties aan MDI conform het satelliet concept: MDI centraal met daarom heen de applicaties;

6. Ontkoppel ‘oude sets van data' waar mogelijk bij bestaande procesondersteunende applicaties;

7. Blijf groei van data in relatie tot nieuwe informatiebehoeften bewaken;

8. Stel gegevensmanagement functie in die de MDI managed qua beheer en groei.

Kansen en risico's

Indien de MDI op succesvolle wijze geïmplementeerd wordt dan ontstaan er kansen ten aanzien van optimale

benutting van masterdata. Ook bij nieuwe ontwikkelingen kan dan allereerst worden nagegaan of de nieuwe

informatiebehoeften van nieuwe processen niet al vervuld kunnen worden met de masterdata die aanwezig is in

de MDI. Het MDI zorgt daarmee voor een snellere time to market en zorgt daarnaast voor meer flexibiliteit omdat

het geheel overzichtelijk en beheersbaar blijft: het is niet langer noodzakelijk om steeds meer nieuwe interfaces

aan te brengen tussen bestaande en nieuwe databases. Verder wordt het gehele landschap een stuk

overzichtelijker en makkelijker aan te passen als gevolg van het feit dat het MDI een centrale plaats inneemt.

Daardoor zullen de beheerkosten dalen en bij gelijkblijvende ICT budgetten ontstaat er dan meer ruimte voor

innovatie die momenteel zo belangrijk wordt geacht.

Het belangrijkste risico is de complexiteit van het omzetten van het bestaande (spaghetti-) landschap naar een

landschap waarin het MDI een centrale positie vervult. Het zal immers moeten worden uitgevoerd terwijl de

informatievoorziening blijft werken want uiteraard is er geen sprake van een greenfield scenario.

De complexiteit van het implementeren van een MDI stelt eisen aan management (meer specifiek gaat het hierbij

om datagovernance en gegevensmanagement) en de professionals die het project inhoudelijk uitvoeren. Om het

risico te managen wordt geadviseerd om het MDI te ontwikkelen in een virtuele omgeving en pas als het totaal

gereed is, te starten met het aankoppelen van de applicaties aan het MDI.

Tot slot

Masterdatamanagement heeft een grote belofte in zich: met minder data meer bereiken. Het is voor organisaties

en met name data intensieve organisaties aan te bevelen om na te gaan wat de meerwaarde zou kunnen zijn van

een MDI en of men wel of niet een dergelijk ambitieus project zou willen starten.

Er zijn nu al organisaties die meer en meer aandacht geven aan het gegevensaspect van de informatievoorziening

en de rol die masterdata daarin kan spelen. De eerste resultaten hiervan zijn reeds bekend en beloven veel goeds.

Tijd dus om een einde te maken aan het aloude probleem van verkluwing en onbeheersbaarheid en data die rol te

geven die het toekomt: een centrale plaats in de informatievoorziening!