Embed Size (px)
Citation preview
BAB IV
PERANCANGAN SISTEM
Berdasarkan flowchart sistem informasi di Apotek Pontjol Semarang
yang telah diuraikan pada BAB III, disadari bahwa perancangan sistem
informasi untuk mempermudah Apotek Pontjol Semarang dalam melakukan
pembelian perlu dilakukan. Pada Bab ini akan dibahas mengenai desain
sistem meliputi desain proses, desain data dan desain user interface. Desain
proses akan dibuat akan dibuat dengan menggunakan DFD (Data Flow
Diagram) yang terdiri dari proses-proses yang bersangkutan dengan
pembelian yang dilakukan oleh Apotek Pontjol Semarang. Selain
dijabarkan dalam bentuk Data Flow Diagram (DFD), perancangan sistem
informasi ini akan dijabarkan juga dalam bentuk Entity Relationship
Diagram (ERD) sebagai desain data untuk melihat keterkaitan antara satu
tabel dengan tabel lainnya dan perancangan user interface untuk rancangan
dalam pembuatan tampilan (bentuk form)
A. DFD (Data Flow Diagram)
Berdasarkan analisis Sistem Informasi yang ada di Apotek Pontjol
Semarang, dibuatlah pemodelan sistem dengan menggunakan DFD (Data
Flow Diagram).
A.1. Data Flow Diagram level 0
Gambar 4.1
DFD level 0 Sistem informasi Apotek Pontjol Semarang
Sistem informasi pada Apotek Pontjol Semarang
berhubungan dengan 4 entitiy yaitu PBF, konsumen, apoteker dan
Gudang. PBF disini adalah supplier utama dari Apotek sehingga
jika Apotek ingin melakukan pesanan obat maka akan dibuat surat
pesanan yang berisi data obat yang akan dibeli dan diserahkan
kepada supplier. Setelah diterima, supplier menyiapkan semua
obat yang dipesan dan setelah itu obat akan dikirim. Pimpinan
Apotek akan mendapatkan faktur pembelian dan obat yang
dipesan. Setelah itu maka akan dilakukan pembayaran kepada
supplier. Tetapi jika ditemukan kemasan yang rusak maka akan
dilakukan retur sesuai dengan perjanjian yang telah dilakukan
sebelumnya (biasanya obat yang datang langsung diperiksa dan
jika ada yang tidak sesuai atau rusak maka akan dikembalikan pada
saat itu juga). Setelah obat diterima maka sebagian akan
dimasukkan kedalam gudang. Dengan menggunakan sistem
informasi maka Apotek dapat menyimpan dan mengetahui data
obat yang masuk, keluar dan habis dengan waktu yang cepat.
Untuk proses penjualan, jika ada konsumen datang untuk membeli
maka konsumen selain mendapatkan obat yang diinginkan dan
konsumen mendapatkan nota jual. Semua data-data ini nantinya
diperlukan oleh apoteker selaku pemilik dari Apotek Pontjol
sebagai laporan dari kegiatan operasional yang telah dilakukan dan
dapat dibuat sebagai bahan pertimbangan dalam membuat suatu
keputusan baik sekarang atau untuk masa yang akan datang
A.2. Data Flow Diagram level 1
DFD level 1 merupakan gambaran yang lebih rinci dari DFD
level 0 yang menggambarkan 3 sistem utama yang terjadi dalam
Apotek Pontjol yaitu sistem pembelian, penjualan dan pembuatan
laporan dengan 4 entity yang terdiri dari PBF, konsumen, gudang
dan apoteker. PBF selaku supplier utama Apotek berhubungan
langsung dengan sistem pembelian dan diperoleh data-data seperti
data supplier, data obat yang sudah dipesan, data retur pembelian
dan pembayaran yang dilakukan. Setelah obat datang maka akan
dimasukkan kedalam gudang untuk disimpan dan diperoleh data
obat yang masuk dan keluar. Sedangkan konsumen berhubungan
langsung dengan sistem penjualan dan diperoleh data penjualan
dan obat yang terjual oleh Apotek. Dilain pihak, apoteker yang
berperan juga sebagai pemilik akan berhubungan langsung dengan
sistem pembuatan laporan sehingga data yang didapat dari kegiatan
operasional yang telah dilakukan dibutuhkan sebagai dokumentasi
untuk membantu dalam membuat suatu keputusan yang akan
dilakukan
Gambar 4.2
DFD level 1 Sistem Informasi Apotek Pontjol Semarang
A.3. Data flow Diagram level 2
Pada DFD level 2 ini akan menggambarkan lebih detail
sistem pembelian yang ada pada DFD level 1. DFD level 2 ini
akan memiliki 4 sistem utama yang merupakanbagian dari proses
pembelian yang dilakukan yaitu sistem proses pemesanan obat,
proses penerimaan obat, proses pembayaran obat dan proses retur
pembelian dengan 3 entity yaitu PBF selaku supplier utama
Apotek, Gudang dan Apoteker yang merangkap juga sebagai
pemilik. Proses pemesanan dilakukan jika obat yang ada digudang
telah mencapai stok minimum . Disini Apotek akan melakukan
pemesanan terlebih dahulu kepada supplier sesuai dengan catatan
yang diberikan oleh petugas gudang. Pada saat melakukan
pemesanan, Apotek memerlukan data supplier yang bersangkutan.
Output dari pemesanan obat berupa data pemesanan yang nantinya
digunakan dalam pembuatan laporan yang diperlukan oleh
apoteker selaku pemilik Apotek.
Langkah selanjutnya adalah Apotek memberikan data
pemesanan obat yang diinginkan kepada supplier dan setelah itu
Apotek akan menerima faktur pembelian beserta obat yang dipesan
dari supplier dan terjadilah proses penerimaan obat.
Setelah faktur pembelian diterima oleh Apotek maka proses
selanjutnya adalah pembayaran kepada supplier. Tetapi sebelum
supplier meninggalkan Apotek obat yang diterima akan dicek
terlebih dahulu sehingga jika terdapat kemasan yang rusak maka
dapat dilakukan retur dan obat yang diretur tentunya akan
berkaitan dengan faktur pembelian yang telah dilakukan
Gambar 4.3
DFD level 2 Sistem Informasi Pembelian Apotek Pontjol Semarang
A.4. Data Flow Diagram level 3
Proses retur pembelian yang terdapat dalam DFD level 2 akan
dijelaskan lebih rinci lagi pada DFD level 3. Level ini
menggambarkan 2 sistem utama dan 2 entity yang berperan. Sistem
itu adalah pembuatan nota retur pembelian dan penggantian obat,
sedangkan entity yang berperan adalah PBF (Pedagang Besar
Farmasi)
Faktur pembelian yang didapat dari supplier merupakan data
yang dibutuhkan dalam pembuatan nota retur pembelian karena
didalam faktur pembelian, Apotek mengetahui obat yang baru
dibeli. Setelah diketahui ada kemasan atau obat yang salah maka
Apotek akan membuat catatan retur dan diserahkan kepada PBF
selaku supplier. Setelah itu supplier akan memberikan nota retur
beli kepada Apotek yang berisi obat yang diretur dan tanggal
dilakukannya retur tersebut. Setelah itu semua data-data tersebut
akan disimpan kedalam data yang khusus untuk bagian obat yang
didalamnya terdapat data-data obat dibeli dan diretur. Setelah
semua proses dilakukan maka obat tersebut akan kembali ke
gudang untuk disimpan. Untuk lebih jelasnya perhatikan DFD pada
gambar 4.4 berikut
Pencatatan obat
yang rusak
Penggantian obat
PBF
Obat
Retur
pembelian
Data obat yang diretur
Data obat yang pernah dibeli
Nota retur pembelian,
Tanggal retur
Data obat yang diretur,
Tanggal retur
Jumlah obat yang diretur
Faktur
pembelianData obat yang dibeli
Jumlah obat ynag rusak
Gambar 4.4
DFD level 3 Sistem Informasi Retur Pembelian Apotek Pontjol
Semarang
B. Entity Interface Diagram (ERD)
ER-Diagram dari Sistem Informasi Apotek Pontjol ini terdiri dari 7
entity yaitu Obat, Nota Retur Beli, Pegawai, Nota Pembelian, Adjustment,
PBF dan History Harga. History Harga merupakan Weak Entity, sedangkan
yang lain merupakan strong entity. ER-Diagram yang menggambarkan
hubungan data dalam sistem informasi Apotek Pontjol dapat dilihat di
gambar 2.4.
Entity obat memiliki 9 atribut yang terdiri dari Kode Obat, Nama
Obat, Jenis Obat, Harga Beli, Harga Jual, stok Toko, stok Gudang, Nama
Perusahaan dan Tanggal Expired. Atribut yang menjadi Primary key adalah
Kode Obat. Entity Nota Retur Beli memiliki 6 atribut yang terdiri dari
No.Nota Retur Beli, No.Nota Pembelian, Kode PBF, Tanggal, Total dan
Keterangan. Atribut yang menjadi primary key adalah No.Nota Retur Beli.
Entity Nota Pembelian memiliki 5 atribut yang terdiri dari No.Nota
Pembelian, Kode PBF, Kode Pegawai, Tanggal dan Total. Atribut yang
menjadi primary key adalah No.Nota Pembelian. Entity Pegawai memiliki 4
atribut yang terdiri dari Kode Pegawai, Nama Pegawai, Alamat Pegawai
dan Telpon Pegawai. Atribut yang menjadi primary key adalah Kode
Pegawai. Entity PBF memiliki 5 atribut yang terdiri dari Kode PBF, Nama
PBF, Alamat PBF, Telpon PBF dan No.Nota Pembelian. Atribut yang
menjadi primary key adalah Kode PBF. Atribut Adjustment memiliki 4
atribut yang terdiri dari No.adjustment, stok Real, stok Hilang dan Tanggal.
Atribut yang menjadi primary key adalah No.Adjustment. Weak entity
History harga memiliki 5 atribut yaitu Harga Obat Lama, Harga Obat Baru,
Kode Obat, Nama Obat dan Tanggal Ubah.
Relasi yang terdapat pada ER-Diagram untuk Sistem Informasi pada
Apotek Pontjol Semarang terdiri dari 7 relasi. Relasi “dicatat pada” antara
entity nota pembelian dengan nota retur nota pembelian bersifat 1: N artinya
satu nota pembelian banyak memiliki nota retur beli tetapi nota retur beli
tidak dimiliki oleh banyak nota pembelian. Participation antara entity nota
pembelian dengan relasi dicatat pada adalah total participation artinya
No.Nota Pembelian selalu dicatat dalam Nota Retur Pembelian.
Participation antara Nota Retur Beli dengan relasi dicatat pada adalah
partial participation artinya No.Nota Retur Beli tidak selalu dicatat dalam
Nota Pembelian.
Relasi “diterima” antara entity Nota Pembelian dan PBF bersifat 1:N
artinya satu PBF dapat menerima banyak Nota Pembelian tetapi satu Nota
Pembelian hanya dapat dimiliki oleh satu PBF. Participation antara entity
Nota Pembelian dan relasi “diterima” adalah total participation artinya tiap
Nota Pembelian pasti diterima dan dimiliki oleh PBF. Participation antara
entity PBF dengan relasi “diterima” adalah partial participation artinya
PBF tidak hanya menerima Nota Pembelian.
Relasi “mencatat” antara entity Nota Pembelian dengan Pegawai
bersifat 1:N artinya satu pegawai dapat mencatat banyak Nota Pembelian
tetapi satu Nota Pembelian hanya dapat dicatat oleh satu pegawai.
Participation antara entity Pegawai dengan relasi “mencatat” adalah total
participation artinya tiap pegawai selalu dapat mencatat Nota Pembelian
sedangkan participation antara entity Nota Pembelian dengan relasi
“mencatat” adalah partial participation artinya Nota Pembelian belum pasti
dicatat oleh seorang pegawai.
Relasi “ada” antara entity Nota Pembelian dengan Obat bersifat M:N
artinya satu jenis obat dapat ada pada banyak Nota Pembelian dan satu Nota
Pembelian memiliki banyak jenis obat. Participation antara entity Nota
Pembelian dengan relasi “dimiliki” adalah total participation artinya pada
Nota Pembelian pasti ada obat, sedangkan participation antara entity Obat
dengan relasi “dimiliki” adalah total participation artinya satu jenis obat
pasti memiliki Nota pembelian
Relasi “mempunyai” antara entity Obat dan Nota Retur Beli bersifat
M:N artinya satu Nota Retur Beli dapat memiliki banyak obat dan satu jenis
obat memiliki banyak Nota Retur Beli. Participation antara entity Obat
dengan relasi “mempunyai” adalah partial participation artinya tiap satu
jenis obat belum tentu mempunyai Nota Retur Beli sedangkan participation
entity Nota Retur Beli dengan relasi “mempunyai” adalah total
participation artinya tiap Nota Retur Beli pasti mempunyai obat
Relasi “disesuaikan” antara entity Obat dan entity Adjustment bersifat
M:N artinya satu adjustment dapat menyesuaikan banyak obat dan satu
jenis obat dapat disesuaikan oleh banyak adjustment. Participation antara
entity Obat dengan relasi “disesuaikan” adalah partial participation artinya
satu jenis obat belum tentu dapat di adjustment sedangkan participation
antara entity Adjustment dengan relasi “disesuaikan” adalah total
participation artinya tiap adjustment yang dibuat menyesuaikan obat.
Relasi “dimiliki” antara entity Obat dengan weak entity History Harga
bersifat 1:N artinya satu jenis obat dapat memiliki banyak history harga
tetapi history harga dapat dimiliki oleh satu jenis obat. Participation antara
entity Obat dengan relasi “dimiliki” adalah total participation artinya tiap
history harga pasti dimiliki oleh satu jenis obat sedangkan participation
antara weak entity History Harga dengan relasi “dimiliki” adalah total
participation artinya tiap satu jenis obat pasti memiliki history harga.
ERD berikut ini memiliki asumsi (1) obat yang dibeli oleh kosumen
tidak dapat dikembalikan, (2) tidak ada obat racikan, (3) obat yang datang
langsung diperiksa dan jika tidak sesuai dengan yang dipesan atau
mengalami kerusakan maka akan langsung dikembalikan (retur)
Gambar 4.5
Entity Relationship Diagram
C. Tabel Mapping
Setelah ER-Diagram terbentuk, maka langkah selanjutnya adalah
melakukan pemetaan kedalam basis data relational. Tabel maping yang
didapat dari ER-Diagram Sistem Informasi Apotek Pontjol Semarang dapat
dilihat dibawah ini :
Ket:
PK : Primary Key
FK : Foreign Key
1. Pegawai
Kode_Pegawai Nama_Pegawai Alamat_Pegawai Telpon_Pegawai
PK
2. Nota Pembelian
No_Nota Pembelian Kode_PBF Tanggal Total Kode_Pegawai
PK PK(Pegawai)
3. PBF
Kode_PBF Nama_PBF Alamat_PBF Telpon_PBF No_Nota Pembelian
PK PK(NB)
4. Obat
Kode_Obat Nama_Obat Jenis_Obat Harga_Beli Harga_Jual
PK
Stok_Toko Stok_Gudang Tgl_Expired
5. Retur Pembelian
No_Nota Retur Beli Kode_PBF Tanggal No_Nota Pembelian
PK PK(NB)
6. Adjustment
No_Adjustment Tanggal Stok_Real Stok_Hilang
PK
7. History Harga
Harga_Lama Harga_Baru Kode_Obat Tgl_Ubah
PK(Obat)
8. Nota Pembelian_Detail (dimiliki)
No_Nota Pembelian Kode_Obat Jmlh_Pesan Harga_Beli Subtotal
PK(NB) PK(Obat)
9. Nota Retur Beli_Detail (Ada)
No_Nota RB Kode_Obat Harga_Beli Jmlh_Retur Subtotal
PK(NRB) PK(Obat)
10. Disesuaikan
Kode_Obat No_Adjustment Jumlah Keterangan
PK(Obat) PK(Adjustment)
D. Desain user interface
User interface adalah bentuk tampilan dari program yang tampak
oleh user. User interface adalah bagian yang sangat penting karena
merupakan media komunikasi antara program dengan user dan kebanyakan
user menilai suatu program pertama kali dari tampilan atau interfacenya
(menarik atau tidak). Oleh karena itu sebelum membuat program terlebih
dahulu mendesain user interfacenya. Desain user interface dibagi menjadi
dua bagian, yaitu : desain menu dan desain form. Berikut adalah penjelasan
dari menu program yang telah dibuat
a. Log-in : untuk masuk ke dalam program atau menu utama. User
sudah ditentukan dan sudah dibatasi sesuai dengan perannya masing-
masing.
b. Menu utama
1. Master
a. Obat : untuk melihat semua data obat-obat yang ada pada
Apotek
b. Supplier : untuk melihat semua data mengenai supplier (PBF)
c. Pegawai : untuk melihat semua data yang berhubungan
dengan identitas dari pegawai
2. Transaksi
a. Pemesanan Obat : untuk melihat data obat yang dipesan dan
dapat merubahnya jika diinginkan
b. Pembelian
1. Data pembelian : untuk melihat dan merubah data
pembelian
2. Retur pembelian : untuk melihat dan merubah data retur
pembelian
c. Penjualan
c. Laporan
1. Obat : untuk melihat laporan data-data obat yang ada
2. Supplier : untuk melihat laporan data-data supplier yang ada
3. Pegawai : untuk melihat laporan data-data pegawai yang ada
4. Data pembelian
a. Range waktu tertentu: untuk melihat laporan data
pembelian pada waktu-waktu tertentu berdasarkan inputan
waktu.
b. Obat tertentu : untuk melihat laporan data pembelian
berdasarkan obat tertentu.
c. Supplier (PBF) : untuk melihat laporan data pembelian
berdasarkan pemasok (supplier) tertentu.
5. Retur pembelian
a. Range waktu tertentu: untuk melihat laporan data retur
pembelian pada waktu-waktu tertentu berdasarkan inputan
waktu.
b. Obat tertentu: untuk melihat laporan data retur pembelian
berdasarkan barang tertentu.
c. Supplier (PBF): untuk melihat laporan data retur
pembelian berdasarkan pemasok (supplier) tertentu.
6. Obat yang hampir habis (Stok minimum): untuk melihat obat
dengan stok yang paling sedikit atau minimum.
7. History Harga: untuk melihat semua harga pada obat yang
dijual dan melakukan pembaharuan jika terjadi perubahan
d. Bantuan : untuk membantu user dalam menjalankan program ini
e. Keluar : untuk keluar dari menu utama. Setelah keluar tampilan
log-in akan muncul kembali
Tampilan user interface beberapa form yang dipakai dalam dapat dilihat
pada gambar berikut ini :
a. Form Log-in
Form Log-in digunakan pada saat user pertama kali masuk ke dalam
aplikasi. User harus memasukkan user dan password-nya terlebih
dahulu. Jika keduanya sesuai barulah user boleh menggunakan
program ini lebih lanjut. Hal ini dibuat agar keamanan data terjaga.
Pada form login terdapat textbox untuk mengisikan user dan
password. Password yang diisikan akan tampil berupa karakter (*).
Kemudian pada form tersebut terdapat dua buah tombol (button) yaitu
OK dan Batal. Tombol OK berfungsi untuk konfirmasi user dan
password yang diinputkan. Apabila user dan password sesuai dengan
database, maka user dapat melanjutkan ke form utama. Sedangkan
bila ID pegawai dan password tidak sesuai akan muncul kotak
peringatan dan user harus mengisikan kembali data yang benar.
Tombol Batal berfungsi untuk membatalkan proses login ke dalam
sistem dan keluar program. Rancangan untuk Form Login dapat
dilihat pada Gambar 25
Gambar 4.6
Form Login
b. Menu utama
Form utama merupakan hasil rancangan dari struktur menu yang
telah dijelaskan sebelumnya. Gambarnya dapat dilihat dibawah ini
Form utama _ OX
APOTEK PONTJOL
Master Transaksi Laporan Bantuan Keluar
Gambar 4.7
Form Utama
c. Form Master Obat
Form ini berisi mengenai data semua obat yang ada pada Apotek
Pontjol Semarang. Form ini dapat langsung diakses dari Form
Utama dengan menekan pada menu master lalu memilih menu
Form Login
APOTEK PONTJOL
User:
Password:
OK Register
obat. Form Master Obat digunakan user untuk melihat semua data
obat. Pada tampilan awal, user dapat melihat data seluruh obat,
dimana pada form ini ditampilkan dalam bentuk form. Pada form ini
disediakan fasilitas seperti mengubah, menghapus ataupun
menambah data obat, sehingga jika user ingin mengubah data obat
ini, baik itu menambah, mengubah, menghapus, user hanya menekan
tombol-tombol yang sudah tersedia pada form ini. Tetapi pada form
ini pegawai tidak akan dapat mengubah data yang ada karena
tombol-tombol yang ada tersebut tidak diaktifkan. Ini dilakukan
untuk menghindarkan dari kecurangan yang biasanya terjadi. Selain
tombol-tombol tersebut, pada form ini juga disediakan fasilitas
pencarian atau search berdasarkan pada Nama Obat dan Kode
Obat. Selain itu juga terdapat fasilitas untuk menampilkan stok
minimum (berupa peringatan) dan untuk melihat obat yang
mendekati stok minimum tersebut, user hanya menekan tombol
Tampil. Namun, jika tidak ada obat dengan stok minimum, maka
tombol ini tidak bisa ditekan dan tombol kembali berfungsi untuk
kembali kepada menu utama. Rancangannya dapat dilihat pada
gambar berikut ini
APOTEK PONTJOL
Kode_Obt Nama_Obt Jenis_Obt Nm_Prshaan Harga_Beli Harga_Jual Stok_Toko Stok_Gdg Tgl_Expired
INGAT!! ADA STOK MINIMUM (Ada stok minimum di gudang)
Cari :
Gambar 4.8
Form Master Obat
Tambah
Ubah
Hapus
Tampilkann
Kembali History
Form ini terdiri dari beberapa bagian didalamnya yaitu:
1. Form Tambah Obat
Form ini hanya dapat diakses melalui Form Master Obat. Form
ini berfungsi untuk menambah data obat. Jika semua data obat
yang ada sudah dimasukkan kedalam form yang tersedia maka
user harus menekan tombol Simpan sehingga data tersebut
tersimpan dan dapat ditampilkan pada Form Obat yang terdapat
pada Master Obat dan apabila user tidak jadi untuk
memasukkan data obat maka dapat menekan tombol Batal.
Rancangannya dapat dilihat pada gambar berikut ini
APOTEK PONTJOL
Kode_Obt
Nama_Obt
Jenis_Obt
Nm_Prshaan
Harga_Beli
Harga_Jual
Stok Toko
Stok Gudang
Tgl_Expired
Gambar 4.9
Form Tambah Obat
Simpan Batal
2. Form Update Data Obat (Ubah)
Form ini memiliki bentuk yang sama dengan Form Tambah
Obat hanya disini terdapat tombol Ubah untuk mengubah data
obat yang sudah ada. Setelah user mengisi form tersebut maka
tekan tombol Simpan untuk menyimpannya kembali
3. Form History Harga
Form ini berfungsi untuk melihat semua harga obat yang ada
(khususnya untuk obat yang kerap mengalami perubahan harga).
Form ini dapat diakses dari Form Master Obat dengan menekan
tombol History atau dapat dilakukan langsung melalui Form
Utama dengan memilih laporan maka akan terdapat beberapa
pilihan salah satunya adalah History Harga. Lalu user menekan
tombol ini maka akan keluar Form History Harga. Pada form ini
tersedia fasilitas untuk mencari kode obat yang ada dan jika user
sudah memasukkan kode obat maka harga obat akan keluar.
Selain itu user dapat juga melakukan perubahan harga tersebut
dengan menekan tombol Ubah maka kolom harga baru dapat
digunakan karena jika user tidak menekan tombol ubah maka
kolom harga baru tidak dapat digunakan. Setelah semua form
diisi dengan lengkap maka user menekan OK sehingga data akan
tersimpan
APOTEK PONTJOL
Tanggal Kode_Obt Nama_Obt Harga_BL Harga_BB
Gambar 4.10
Form History Harga
d. Form Supplier (PBF)
Form ini dapat diakses dari Form Utama dengan menekan pada
menu master dan menekan menu supplier. Form Master Supplier
digunakan user untuk melihat dan mengubah data supplier. Pada
tampilan awal ini, user dapat melihat data seluruh supplier pada form
supplier yang ditampilkan. Jika user ingin mengubah data supplier
dengan menambah (tekan tombol Tambah), mengubah (tekan
tombol Ubah) ataupun menghapus (tekan tombol Hapus) sehingga
user hanya menekan tombol-tombol yang sudah tersedia pada form
ini dan tombol Kembali untuk kembali pada menu utama. Pada form
ini juga disediakan fasilitas pencarian berdasarkan pada nama dan
kota dimana supplier berada. Rancangannya dapat dilihat pada
gambar berikut ini
Tambah Keluar Hapus
APOTEK PONTJOL
Kode_Supplier Nama_Supplier Alamat Telpon
Cari :
Gambar 4.11
Form Master Supplier
Form ini memiliki beberapa bagian didalamnya yaitu :
1. Form Tambah Supplier
Form ini berfungsi untuk menambah data supplier. Form ini
hanya bisa diakses melalui Form Master Supplier lalu tekan
tombol Tambah. Setelah data pada form ini diisi, maka user
harus menekan tombol Simpan, setelah itu data yang telah
ditambah tadi dapat dilihat pada tabel supplier pada Form
Master Supplier. Rancangannya dapat dilihat pada gambar
dibawah ini
Tambah Ubah Hapus
APOTEK PONTJOL
Kode Supplier :
Nama Supplier :
Alamat Supplier :
Telpon Supplier :
Gambar 4.12
Form Tambah Supplier
2. Form Update Supplier (Ubah)
Form ini strukturnya sama dengan Form Tambah Supplier,
hanya form ini berfungsi untuk mengubah data supplier yang
telah ada. Form ini juga tidak bisa diakses secara langsung dari
Form Utama, tetapi harus diakses dari Form Master terus pilih
supplier maka akan muncul Form Master Supplier lalu tekan
tombol ubah.
E. Pembuatan Database
Implementasi Database dilakukan dengan menggunakan Microsoft
Access 2003. Database ini terdiri dari 15 tabel yang dibuat berdasarkan tabel
hasil proses mapping dari ER-Diagram Sistem Informasi Apotek Pontjol.
Setiap tabel memiliki field yang menentukan data apa saja yang akan
disimpan. Struktur field dari setiap tabel juga dibuat berdasarkan proses
maping yang telah dilakukan. Berikut ini adalah tabel-tabel yang dibutuhkan
Batal Kembali
dalam database Apotek Pontjol yang dibuat berdasarkan hasil dari maping
ER-Diagram. Tabel-tabel tersebut antara lain :
1. Tabel Obat (berisi mengenai data-data dari tiap obat yang ada)
2. Tabel login (berisi field mengenai login)
3. Tabel PBF (berisi field mengenai PBF di Apotek)
4. Tabel pegawai (berisi field mengenai pegawai)
5. Tabel Nota Beli (berisi field pembelian yang dilakukan)
6. Tabel Nota Beli detai (berisi field pembelian dengan detail)
7. Tabel Retur Beli (berisi field retur pembelian yang telah dilakukan)
8. Tabel Retur Beli detail (berisi field retur beli dengan detail)
9. Tabel History Harga (berisi field sejarah harga dari tiap jenis obat)
F. Implementasi Program
Berdasarkan masalah yang telah diuraikan pada BAB I dan
flowchart sistem informasi yang menggambarkan proses yang terjadi pada
Apotek Pontjol Semarang, disadari bahwa perancangan sistem informasi
khususnya untuk transaksi pembelian perlu dilakukan perbaikan.
Rancangan sistem informasi tersebut dijabarkan dalam bentuk form yang
dijalankan melalui suatu program, dimana form yang dibuat adalah proses-
proses yang berkaitan dengan transaksi pembelian dari Apotek Pontjol
Semarang. Proses-proses tersebut terdiri dari (1) pencarian data supplier
untuk melakukan pemesanan, (2) pencarian harga obat dan perubahannya
untuk memperlancar transaksi yang dilakukan, dan (3) pencarian tanggal
kadarluarsa obat untuk meminimalisasi terjadinya kerugian karena obat
yang harus dibuang.
Berikut akan diuraikan mengenai rancangan sistem informasi yang
telah dibuat dan juga pembahasannya untuk memperbaiki transaksi
pembelian yang dilakukan oleh Apotek Pontjol Semarang. Sebelum dapat
masuk kepada form yang dibutuhkan, user harus mengisi terlebih dahulu
data pada form Login. Setelah form Login diisi dengan benar maka
tampilan menu utama akan tampil. Bentuk form Login dan Form Menu
Utama dapat dilihat dibawah ini
Gambar 4.12
Form Login (implementasi)
Form ini dibuat untuk menjaga keamanan data yang ada. Oleh sebab itu
seseorang yang ingin membuka program ini harus memasukkan user dan
password pada Form Login ini. Untuk pegawai dan pemilik dari Apotek
memiliki password sendiri karena jika pegawai yang membuka form-form
yang ada, mereka hanya dapat melihat dan menambah. Untuk tombol Ubah
dan Hapus di non-aktifkan.
Setelah memasukkan password dengan benar maka Form Master
Utama akan muncul dan selanjutnya user dapat memilih form yang
diinginkan. Berikut adalah bentuk Form Master Utama.
Gambar 4.14
Form Master Utama
1. Rancangan Sistem Informasi untuk data supplier
Sistem ini dibuat untuk melihat semua data supplier (PBF) yang
telah melakukan kerjasama dengan Apotek Pontjol. Data supplier ini
ditampilkan dalam bentuk form yang berisi mengenai identitas
supplier yang diperlukan. Melalui form ini pemilik Apotek Pontjol
Semarang dapat mengetahui identitas supplier (PBF) dengan waktu
yang cepat apabila pada saat diperlukan untuk melakukan
pemesanan kembali. Tampilan Form Supplier dapat dilihat dibawah
ini.
Gambar 4.15
Form Master Supplier
Form ini dilengkapi dengan tombol-tombol sebagai berikut :
a. Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data supplier yang sudah
tidak diinginkan dengan memilih baris yang akan dihapus. Sebelum
data tersebut dihapus maka akan keluar perintah untuk memastikan
lagi apakah data tersebut ingin dihapus. Setelah user menjawab
peringatan tersebut maka data akan terhapus. Tampilan form tersebut
dapat dilihat pada gambar dibawah ini
Gambar 4.16
Form Hapus Supplier
b. Tombol Tambah digunakan jika user ingin menambah data supplier.
Setelah mengisi data dengan lengkap maka user menekan tombol
Simpan. Setelah itu akan keluar pemberitahuan bahwa ‘Data Telah
Tersimpan’. Tetapi jika user tidak mengisi data dengan lengkap maka
akan keluar peringatan bahwa ‘Data tidak terisi dengan lengkap’ dan
user tidak akan dapat menyimpan data. Jika proses Tambah supplier
sukses maka data supplier yang baru ditambah dapat dilihat pada
Form Master Supplier.
Gambar 4.17
Form Tambah Supplier
c. Tombol Ubah digunakan untuk mengubah data supplier yang ada
dengan memilih baris yang ingin dirubah. Tampilan form untuk
mengubah data supplier sama dengan form untuk menambah data
supplier, tapi pada form Ubah supplier, form sudah terisi dengan data
yang ingin diubah. Setelah user mengubahnya maka user dapat
menyimpannya dengan menekan tombol Simpan
Selain tombol-tombol untuk mengubah data sesuai yang diinginan,
pada form ini juga ada fasilitas untuk mencari data dengan
memasukkan NAMA SUPPLIER atau KODE SUPPLIER sehingga
keterangan mengenai supplier yang diinginkan dapat diperoleh dengan
cepat. Ini dibuat untuk mengantisipasi apabila data supplier yang ada
berjumlah banyak.
2. Rancangan Sistem Informasi untuk data obat
Sistem ini dibuat untuk melihat semua data obat yang ada pada Apotek
Pontjol Semarang. Data ini ditampilkan dalam bentuk form yang berisi
mengenai keterangan dari semua obat yang ada. Melalui tampilan form
ini data obat yang ada akan lebih mudah untuk dicari apabila
dibutuhkan. Keterangan mengenai tanggal expired setiap obat yang
ada dapat langsung dilihat pada form ini, sehingga pemilik Apotek
Pontjol Semarang dapat mengetahi dengan cepat tanggal dari setiap
obat yang ada. Tampilan Form Master Obat dapat dilihat pada
gambar dibawah ini
Gambar 4.18
Form Master Obat
Pada form ini dilengkapi dengan tombol-tombol yang hampir sama dengan
Form Master Supplier. Tombol-tombol tersebut terdiri dari :
1. Tombol Tambah yang digunakan untuk menambah data pada obat,
jika Apotek memiliki obat baru yang tidak ada didaftar dan data
tersebut harus disimpan untuk memudahkan dalam melakukan
pencarian ulang jika dibutuhkan. Untuk menyimpan data obat yang
baru, user harus mengisi Form Tambah Obat dengan lengkap karena
jika tidak maka akan muncul peringatan ‘Maaf Data Anda Tidak
Lengkap’ dan data obat tersebut tidak akan dapat tersimpan. Tetapi
jika data diisi dengan lengkap dan proses Tambah Obat sukses, maka
user dapat melihat data yang baru disimpan pada Form Master Obat.
Jika user tidak jadi dalam melakukan penambahan obat, maka user
dapat menekan tombol BATAL dan tampilan form kembali pada
Form Master Obat.
Gambar 4.19
Form Tambah Obat
2. Tombol Hapus yang digunakan untuk menghapus data yang sudah
tidak diperlukan lagi. User memilih baris yang akan dihapus lalu klik
tombol Hapus, maka sebelum data tersebut terhapus maka user akan
diperingatkan dengan muncul peringatan ‘Apakah Anda Yakin
Menghapus Data Ini’. Apabila user menyetujui maka data tersebut
akan terhapus.
Gambar 4.20
Form Master Obat (Hapus Data)
3. Tombol Ubah yang digunakan jika data obat yang ada mengalami
perubahan
4. Tombol Tampil. Tombol ini akan aktif apabila ada stok digudang
yang hampir habis, sehingga di form akan keluar peringatan ‘Ada
Stok Minimum di Gudang’ dan untuk melihat obat apa yang
mendekati stok minimum tersebut, user menekan tombol Tampil ,
maka tampilan form dapat dilihat pada gambar xx, dimana obat yang
ditampilkan memiliki stok minimum kurang dari 5 digudang. Jika
setelah melihat dan ingin kembali kepada Form Master Obat user
menekan tombol Kembali.
Gambar 4.21
Form Master Obat (Tampil Stok)
5. Tombol History. Tombol ini digunakan untuk melihat perubahan-
perubahan harga obat yang pernah terjadi.
Pada form ini juga disediakan fasilitas untuk mencari sehingga jika
jumlah obat yang mengalami perubahan banyak, maka user tidak perlu
mencari satu persatu, tinggal memasukkan nama obat pada kolom
Cari. Selain itu pada Form History Harga juga memiliki tombol-
tombol yang sama dengan form yang lain.
Gambar 4.22
Form History Harga
1. Tombol Tambah untuk menambah data obat yang mengalami
perubahan harga.setelah user memasukkan data dengan lengkap maka
akan keluar pernyataan bahwa ‘DataTelah Tersimpan’. Setelah
keluar pernyataan yang menyatakan data tersimpan, maka akan keluar
pernyataan selanjutnya ‘Apakah Anda Akan Input Lagi’. Jika tidak
maka data yang tersimpan akan tampil pada Form History Harga.
Jika user ingin melakukan penginputan kembali maka Form Tambah
History Harga harus diisi dengan lengkap. Berikut adalah tampilan
dari Form Tambah History Harga
Gambar 4.23
Form Tambah History Harga
2. Tombol HAPUS digunakan untuk menghapus data yang dianggap
sudah tidak diperlukan. User disini hanya memilih basris mana dari
data yang ada yang akan dihapus. Tampilan form sama dengan
tampilan Tambah History Harga dengan peringatan ‘Apakah Anda
Yakin Menghapus Data ini’
3. Tombol Keluar digunakan untuk keluar dari Form History Harga
dan kembali kepada Form Master Utama.
Jika user tidak mengerti mengenai kegunaan tiap form yang ada, pada
program ini juga disediakan Bantuan untuk memudahkan user dalam
menjalankannya. Disini user tinggal memilih form mana yang tidak
mengerti kemudian, keterangan mengenai form tersebut akan keluar.
Berikut adalah tampilan dari Form Bantuan.
Gambar 4.24
Form Bantuan
PEMBAHASAN
Proses perancangan ini dimulai dengan mengenali kebutuhan, karena
apotek membutuhkan waktu percepatan dalam melakukan proses kegiatan
operasionalnya(penjualan, pengecekan stok, pengadaan obat, mencari dan
memilih PBF, pembuatan, distribusi dan pemberian informasi tentang obat).
Proses ini dilanjutkan dengan pengumpulan dan pemilihan solusi yang
paling tepat berdasar kebutuhan karena dilihat dari kecepatan dalam
melakukan proses maka penggunaan sistem informasi berbasis teknologi
(komputer) akan sangat membantu. Perencanaan biaya juga merupakan hal
yang perlu diperhatikan karena akan dibutuhkan beberapa peralatan bantuan
untuk menunjang kegiatan yang akan dilakukan dan biaya-biaya cadangan
untuk hal yang tidak diinginkan terjadi kemudian dilanjutkan dengan
penerapan dengan menginstall program yang sudah dibuat dan membeli
peralatan yang dibutuhkan
Dalam rancangan Sistem Informasi diatas, kegiatan operasional pada
Apotek Pontjol Semarang khususnya pada kegiatan-kegiatan untuk
melakukan pembelian kembali kepada supplier mengalami perubahan.
Kegiatan operasional Apotek Pontjol Semarang tidak lagi dilakukan dengan
cara yang manual melainkan sudah dilakukan secara terkomputerisasi.
Penggunaan Sistem Informasi ini bertujuan untuk menyimpan dan
mengolah data dengan lebih baik dan tentunya akan menimbulkan dampak
yang lebih baik daripada proses yang dilakukan sebelumnya khususnya
pada proses transaksi pembelian di Apotek Pontjol Semarang. Berikut
adalah dampak penggunaan sistem informasi tersebut :
Dengan adanya Sistem Informasi, Apotek Pontjol Semarang dapat
lebih mudah untuk melakukan transaksi pembelian khususnya pemesanan
kepada supplier. Melalui suatu sistem informasi data-data supplier
(identitas) yang dulunya tidak tertata dengan baik dan harus mencari satu
persatu melalui faktur pembelian menjadi tersusun dengan rapi dan lebih
mudah untuk dicari terutama pada supplier (Pedagang Besar Farmasi) yang
pernah bekerja sama dengan Apotek Pontjol Semarang. Hal ini tentunya
akan menyingkat waktu yang dibutuhkan untuk pemilihan supplier yang
tepat atas obat yang ingin dipesan.
Mencari dan memilih supplier merupakan sumber pembelian dan
kegiatan yang penting dalam pembelian. Kegiatan ini tidak hanya meliputi
mencari dan memilih siapa pemasok tetapi tempat, kualitas produk, waktu
pengiriman dan harga yang ditawarkan merupakan hal-hal yang harus
dipertimbangkan dengan kebutuhan perusahaan. Oleh sebab itu sistem
informasi yang dirancang untuk Apotek Pontjol Semarang memudahkan
pemilik dalam mencari dan memilih supplier yang tepat dengan
pertimbangan yang disesuaikan dengan kebutuhan Apotek dalam waktu
yang singkat. Sehingga kegiatan operasional tidak terhambat karena tidak
adanya obat yang dibutuhkan dan tentunya data supplier dapat digunakan
untuk jangka waktu yang panjang karena tersimpan dengan baik dan tidak
membutuhkan tempat yang khusus dalam penyimpanannnya.
Selain memudahkan dalam mencari data supplier, Sistem Informasi
yang dirancang juga memudahkan untuk melihat tanggal expired dan harga
dari tiap obat yang ada. Melalui form obat semua data obat dapat dilihat
semua dengan waktu yang cepat. Jika ada obat baru pemilik tinggal
memasukkan data obat tersebut pada form yang tersedia dengan lengkap
maka data tersebut akan tersimpan (tidak membutuhkan kartu yang banyak
untuk mencatatnya). Dengan memasukkan tanggal expired, pemilik dapat
mengontrol obat-obatan yang ada sehingga dapat meminimalisasi obat yang
rusak (kadaluarsa). Melalui form obat ini para pegawai dapat melihat semua
harga obat yang ada sehingga transaksi penjualan dapat dilakukan dengan
baik dan Apotek Pontjol Semarang dapat memberikan layanan yang cepat.
Hal ini sangat penting bagi Apotek karena jika keadaaan pasien dalam
keadaan yang tidak baik maka layanan yang cepat diperlukan dan bila ada
konsumen yang hanya tanya mengenai harga obat dapat langsung dijawab
sedangkan untuk obat apabila obat yang ada memiliki jarak 1 tahun dari
tanggal expired maka dapat menurunkan nilai jual dan manfaat dari obat
tersebut dan ini tentunya akan merugikan (dibuang) karena obat yang rusak
tidak dapat dikembalikan kecuali pada hari pemesanan dilakukan.
Keadaan ini mengacu kepada fungsi pembelian, karena pembelian
tidak hanya berfungsi untuk melakukan pengadaan barang atau bahan baku
tetapi juga pengendalian kualitas dan peningkatan layanan. Oleh karena itu
menjaga dan meningkatkan kualitas dan layanan merupakan cara untuk
mengantisipasi dan melampaui harapan konsumen. Hal ini juga merupakan
pendorong untuk memajukan perusahaan dan dapat dijadikan cara yang
paling ampuh untuk mempertahankan pangsa pasar.
Pada berbagai jenis perusahaan baik yang bergerak pada bidang jasa,
dagang dan manufaktur diperlukan sejumlah barang tertentu untuk
digunakan dalam mendukung operasional perusahaan tersebut sehari-
harinya yang disebut dengan inventory dan inventory ini merupakan aktiva
dari perusahaan.
Sesuai dengan pendapat Stevenson (2005:483) yang menyatakan
bahwa, “Good inventory manajement is important for the successfull
operation of most businesses and their supply chain. Poor inventory
manajement hampers operation, diminishes customer satisfaction and
increases operating cost.” Yang artinya bahwa inventory manajemen yang
baik merupakan hal yang penting untuk kesuksesan operasional dalam suatu
bisnis dan supply chainnya. Sedangkan untuk inventory yang buruk akan
menghalangi operasional perusahaan, mengurangi kepuasan konsumen dan
meningkatkan biaya operasional.
Sehingga dengan rancangan sistem informasi pembelian ini semakin
memudahkan pimpinan Apotek Pontjol Semarang untuk mengambil
keputusan mengenai reorder terhadap obat-obatan yang ada. Hal tersebut
dapat terwujud karena pimpinan dapat memperoleh informasi dengan cepat
dan akurat mengenai inventory yang ada. Dengan melihat form Obat
dimana didalamnya tersedia fasilitas berupa peringatan jika stock yang ada
mendekati stok minimum, sehingga pimpinan dapat langsung
memasukkannya kedalam nota pesan obat-obatan yang harus dibeli dan
menghubungi supplier yang tepat. Hal ini tentunya akan menghindarkan
Apotek Pontjol Semarang dari kehabisan stock dan kelebihan stok obat dan
Apotek Pontjol Semarang dapat memberikan layanan yang lebih baik
kepada konsumen dan profit yang diperoleh akan lebih maksimal. Dari
informasi ini, pemimpin dari Apotek Pontjol Semarang dapat melakukan
pemesanan kepada supplier dengan tepat sehingga tidak adanya kelebihan
dan kekurangan obat dan tujuan dari inventory manajemen dapat tercapai
yaitu mencapai tingkat customer service yang memuaskan dengan disertai
inventory cost yang tetap terjaga dalam batas yang wajar.
Meskipun dampaknya akan membuat Apotek Pontjol Semarang lebih
baik dalam melakukan proses transaksi pembelian tetapi sistem informasi
ini juga tidak lepas dari dampak negatif. Dampak negatif ini menyangkut
masalah adaptasi dari semua pihak yang terlibat dalam menjalankan sistem
yang baru, termasuk pemimpin Apotek karena sebelumnya dilakukan secara
manual dan sekarang berubah menjadi sistem yang terkomputerisasi. Oleh
sebab itu dibutuhkan dana untuk menunjang pemakaian sistem informasi
ini. Selain dana, pelatihan yang menyangkut sistem informasi pembelian
juga diperlukan terutama untuk para pegawai. Pelatihan ini sangat penting
dilakukan dimana nantinya untuk berjaga-jaga jika terjadi sedikit perubahan
karena sistem akan mengalami suatu keadaan yang usang dan harus
dilakukan pembaharuan dengan menyesuaikan pada kondisi-kondisi
tertentu.
