Apostila de Excel Avançado

Excel Avanado

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Responsvel: Fernando Andrade Redao e organizao: Fabola Luz

ndiceTabela Dinmica.......................................................................................................... 1 Atualizando sua tabela dinmica ................................................................................ 5 Alterando a frmula que rene os campos da tabela dinmica ................................ 6 Trabalhando com um conjunto de hipteses............................................................. 7 Trabalhando com dois conjuntos de hipteses ......................................................... 9 Atingindo Metas......................................................................................................... 11 Atingindo metas em grficos .................................................................................... 13 Cenrios..................................................................................................................... 15 Trabalhando com cenrios ....................................................................................... 17 Resumo de cenrios.................................................................................................. 18 Solver ......................................................................................................................... 19 Adicionando mais restries ao Solver .................................................................... 22 Auditoria..................................................................................................................... 24 Dependentes ............................................................................................................. 25 Erros........................................................................................................................... 25 Estrutura de tpicos, organizao automtica ......................................................... 26 Estrutura de tpicos, organizao manual ............................................................... 27 Suplementos.............................................................................................................. 27 Consulta a banco de dados ...................................................................................... 28 Planilha com jeito de formulrio................................................................................ 30 Macros ....................................................................................................................... 33 Tecla de atalho .......................................................................................................... 35 Atribuindo macros a um boto no menu .................................................................. 36 Atribuindo macros um comando no menu ............................................................... 37 Editando a macro ...................................................................................................... 38 Quadros de dilogo em macros ............................................................................... 39 Altere o valor de uma propriedade com uma macro................................................ 40 Respondendo perguntas e tomando decises ........................................................ 41 Executando uma mesma instruo vrias vezes (o Loop For Each)....................... 43

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Tabela Dinmica

Voc pode mostrar seus dados na forma de linha e coluna (como na figura abaixo) ou voc pode organizar seus dados e exibi-los por assunto (como na figura acima). o que faz uma tabela dinmica. E ela dinmica porque voc pode alterar dinamicamente a representao dos dados. Para ver como funciona uma tabela dinmica, vamos precisar de uma tabela como esta ao lado. 1. Digite sua planilha. Dica: Esta planilha tambm chamada de banco de dados, porque tem uma linha com cabealhos de colunas e as outras linhas so dados. Para trabalhar com banco de dados, voc precisa mostrar ao Excel que planilha usar como banco de dados. Voc faz isso deixando o cursor em qualquer clula preenchida. 2. 3. Clique em qualquer clula preenchida da planilha. Escolha Dados, Relatrio de tabela e grfico dinmicos...

FA CONSULTORIA E TREINAMENTO

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A elaborao da tabela dinmica feita em 3 passos. No primeiro voc precisa identificar onde esto os dados: uma planilha, uma fonte de dados externa (um banco de dados SQL, por exemplo) ou at mesmo outra tabela dinmica. 4. Neste exemplo os dados esto em uma planilha. Assinale a primeira opo, Banco de dados ou lista do Microsoft Excel. Voc pode construir uma tabela dinmica propriamente dita ou um grfico dinmico junto com uma tabela dinmica. isto que informa a parte inferior do quadro de dilogos ao lado. 5. 6.

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Construiremos apenas uma tabela dinmica, ative Tabela dinmica. Clique em Avanar. No passo 2 voc deve selecionar os dados que sero usados para a construo da tabela dinmica. Como tivemos o cuidados de deixar o cursor em uma clula preenchida da planilha usada como base, o assistente j identifica todos os dados.

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Selecione os dados que sero usados como base para a tabela dinmica. Neste nosso exemplo tais dados j foram identificados. Clique em Avanar. No terceiro e ltimo passo voc mostra onde ser criada a tabela dinmica. No entanto, preciso antes definir um layout para nossa tabela (que dado ser colocado na linha, que dado ser colocado na coluna etc).

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Clique no boto Layout.


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Dados

O que significam cada uma das informaes que o assistente pede para voc preencher? Dados: So os nmeros que aparecero na tabela dinmica. Perceba que no so exatamente os mesmos nmeros que aparecem na planilha usada como base, mas sim um clculo feito com estes nmeros. Coluna: Contm as informaes mais abrangentes da planilha. Neste exemplo as colunas contero o tipo de produto vendido (frutas/legumes ou laticnios). Linha: Contm os detalhes. Na figura acima voc v o vendedor e o ano em que foi feita a venda. Pgina: Mostra as informaes agrupadas por critrios mais amplos. No nosso exemplo separamos nossos dados por regio em que foi feita a venda. 10. Arraste para a rea de Dados o campo Vendas. Perceba que o assistente j agrupa as vendas somando cada um dos valores. Em vez de somlos, voc tambm pode calcular a mdia, obter o valor mximo etc. Veja como fazer isso nas pginas seguintes. 11. Para Coluna arraste o campo Tipo. 12. Para Linha arraste primeiro o campo Vendedor e depois o campo Ano. 13. Para a Pgina arraste Regio.11

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Dica: Como voc pde ver, possvel colocar mais de um campo em cada rea. 14. Clique em OK para finalizar a definio do layout e depois clique em Concluir para finalizar o assistente. Veja ao lado como ficou nossa tabela dinmica. 15. Os campos possuem filtros para que possamos escolher os dados que sero exibidos. Por exemplo, para ver apenas os dados de um ano especfico, clique na seta do campo Ano e deixe assinalado apenas o ano desejado.

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16. Em caso de querer retirar algum campo, clique sobre o campo (cinza) e arraste-o para fora da tabela. Veja que aparece um X vermelho indicando que o campo ser eliminado quando voc soltar o mouse. 17. Voc tambm pode trocar os campos de lugar, basta arrast-los para a nova posio. Por exemplo, voc pode retirar Ano da linha e coloc-lo na coluna. por isso que chamamos este recurso de Tabela Dinmica.


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Atualizando sua tabela dinmicaEmbora a tabela seja dinmica, sua atualizao no automtica. E voc precisa tomar alguns cuidados. Por exemplo, se voc inserir mais uma linha no final do banco de dados original, ela no ser considerada. Veja. 1. 2. Escreva Laticnios, 1994, 10000, Oliveira, Sul na ltima linha da tabela. Retorne para a tabela dinmica e verifique: nada aconteceu, certo? Voc precisa informar o acrscimo desta ltima linha. 3. Clique dentro da sua tabela dinmica. Aparece a barra de ferramentas de trabalho com tabelas dinmicas 4. 5. Clique no boto Assistente da tabela dinmica. Volte at o passo 2, aquele passo onde voc define o intervalo a ser usado para a tabela dinmica. Para alterar o Intervalo, basta selecionar novamente a tabela, agora incluindo a nova linha. Clique em Concluir para ver o resultado. A tabela dinmica tambm no atualizada automaticamente se voc alterar os dados na tabela original. voc quem comanda esta atualizao, veja. 8. 9. Mude um dos valores na tabela original. Para efetivar a alterao clique no boto Atualizar dados da barra de ferramentas da tabela dinmica.

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Alterando a frmula que rene os campos da tabela dinmicaO assistente de tabela dinmica automaticamente soma os valores dos campos que voc arrasta a regio Dados. Mas possvel definir outro tipo de clculo para eles. 1. 2. Clique em cima do campo Soma de vendas na tabela dinmica. Na barra de ferramentas que aparece, clique no boto Configuraes de campo. Escolha o tipo de clculo que voc deseja fazer. No exemplo mostrado na figura ao lado escolhemos Mdia. Clique no boto OK.3

A operao Soma definida automaticamente

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Trabalhando com um conjunto de hiptesesNa planilha ao lado o salrio lquido de 1900 quando o Imposto de 5%. Qual ser o lquido se o imposto for de 7%? E ser for de 10%? O Excel permite a criao de uma tabela com todas estas hipteses. De forma simples e rpida!

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Prepare sua planilha conforme a ilustrao ao lado. A frmula da clula B4 : =B32-B32*B33. hora ento de avaliarmos outras hipteses possveis de impostos. Para isso precisamos de 2 colunas, uma com os possveis impostos e outra com os valores correspondentes de salrios lquidos.

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Selecione o intervalo de clula B36:C46 para estas colunas. Clique no menu Dados, Tabela...5 6

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Aparece o quadro Tabela para voc preencher. J dissemos que a primeira coluna selecionada ser usada para a digitao dos vrios impostos possveis. Em que clula de nossa planilha de exemplo j digitamos um valor especfico de imposto? Claro, na clula B33. 5. Passe esta informao ao Excel. Indique a clula B33 como a Clula de entrada de coluna. Por enquanto ainda no faremos referncia Clula de entrada da linha. Voc entender seu uso nas prximas pginas. 6. Pronto, est tudo feito. Clique em OK para ver o resultado.


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Provavelmente voc no est gostando do resultado, sua planilha deve estar cheia de 0s. Isto acontece porque voc ainda no indicou qualquer tipo de clculo na tabela de hipteses. E qual frmula seria essa? Vamos pensar? O que estamos procurando aqui? Queremos ver os vrios salrios lquidos possveis para vrios impostos possveis. Em qual clula de nossa planilha de exemplo j digitamos a frmula que calcula salrio lquido? Claro, na clula B34. Por outro lado, em nossa tabela de hipteses os vrios salrios lquidos aparecem na segunda coluna (coluna C neste exemplo). Para que o recurso de tabela do Excel funcione, voc deve indicar no alto desta coluna a frmula de clculo. 7. Ento, na clula C36, indique que a frmula encontra-se na clula B34. Para isso digite a frmula (ateno) =B34. Na clula B37 digite 1%, na B38 digite 2% e assim sucessivamente at os 10% - para termos uma variao. Pronto! Agora voc tem os valores e as possveis hipteses.7

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Dica: No perca seu tempo digitando todas as porcentagens na coluna B. Use o recurso de preenchimento automtico do Excel. Digite apenas 1% e 2% nas duas primeiras clulas. Selecione-as. Posicione o cursor no canto inferior direito da segunda clula e arraste-o at o cursor indicar 10%.


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Trabalhando com dois conjuntos de hiptesesNa pgina anterior voc viu como trabalhar com uma nica hiptese (a variao do imposto). O Excel tambm permite a variao de duas hipteses ao mesmo tempo e esta uma situao muito comum. Vamos aproveitar a mesma planilha da pgina anterior e adapt-la para duas hipteses. Para isso, vamos inserir uma nova linha com Outros impostos, conforme mostra a figura ao lado.. 1. Para incluir Outros impostos no clculo, digite a seguinte frmula na clula B35 =B32-B32*B33-B32*B34. Como voc v, esta frmula desconta do salrio lquido a parcela do Imposto de renda (B32*B33) e a parcela dos Outros impostos (B32*B34). Na pgina anterior voc selecionou 2 colunas para a tabela de hipteses: uma coluna para as hipteses (o imposto) e outra coluna para os resultados. Agora sua seleo ser maior, deve incluir dois tipos de hipteses o Imposto de renda e os Outros impostos. 2. 3. Selecione a rea da tabela de hipteses (B37:G47). Clique no menu Dados, Tabelas... Veja a rea selecionada na figura ao lado. A primeira coluna continua sendo o local onde aparecero os vrios Impostos de renda possveis. J na primeira linha estaremos informando as hipteses para os Outros impostos. 4. 5.5 4

Ento, na Clula de entrada da coluna, informe onde o valor do Imposto de renda aparece na frmula original: B33. Na Clula de entrada da linha informe onde aparece o valor dos Outros impostos na frmula original: B34.


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Clique em OK. No se preocupe, sua tabela deva estar cheia de 0s. que ainda no informamos o que ser usado nos clculos. Para calcular o salrio lquido nesta tabela, repita na clula B37 (o cruzamento entre a primeira linha e a primeira coluna) a frmula que faz este clculo na planilha original (que est em B35). Claro, voc no precisa montar a frmula de novo, s indicar em que clula est esta frmula.

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Clique na clula B37 e digite a frmula =B35. Para informar as vrias hipteses para o Imposto de renda, preencha as clulas B38 a B47 com valores iniciando em 1% e terminando em 10%, com incrementos de 1% (confira na figura abaixo). Para informar as vrias hipteses para os Outros impostos, preencha as clulas C37 a G37 com valores iniciando em 20% e terminando em 40%, com incrementos de 5% (confira na figura abaixo). A tabela preenchida automaticamente enquanto voc digita as informaes necessrias. Assim fica muito fcil analisar o quanto o Imposto de renda e os Outros impostos impactam no Salrio lquido, concorda?

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Atingindo MetasPodemos dizer que o recurso Atingir Meta faz clculos de trs para frente. Em outras palavras, voc j sabe qual deve ser o resultado final de um clculo e precisa que o Excel diga quais devem ser os valores para isso. um recurso importantssimo para quem trabalha muito com planilhas. Vamos usar a mesma planilha anterior para exemplificar. A pergunta a responder com o Atingir Meta aqui : quanto deve ser o Salrio Bruto para que o Salrio Lquido seja igual a R$ 1.500,00? Perceba que assim voc j define qual deve ser o resultado do clculo do Salrio Lquido. Cabe ao Excel dizer quanto deve ser o Salrio Bruto. 1. Selecione a clula B35 (aquela que contm o Salrio Lquido) e escolha os comandos Ferramentas, Atingir metas... Aparece o quadro Atingir meta com algumas linhas que voc deve preencher: Definir clula: a clula que contm o clculo final (Salrio Lquido neste nosso exemplo). Para valor: o valor desejado pela o clculo. Variando clula: a clula cujo valor o Excel deve alterar para que o clculo mostre o valor desejado (Salrio Bruto neste nosso exemplo).

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Comentrio: A clula que atingir a meta dever ser obrigatoriamente uma frmula e a clula varivel deve ser um valor e no uma frmula. 2. Preencha o quadro Atingir meta conforme mostra a figura acima: Definir clula:B35, Para valor: 1500, Variando clula: B32. Dica: Voc no precisa digitar os endereos das clulas, basta clicar sobre elas. 3. Clique em OK.


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O Atingir meta encontra uma soluo, ele informa que o Salrio Bruto deve ser de R$ 2.142,86 para que o Salrio Lquido seja de R$ 1.500,00. 4. Para aceitar o valor proposto, clique em OK. Para voltar ao valor original clique em Cancelar. Comentrio: O Atingir meta varia uma clula de cada vez. Se voc quiser variar mais de uma clula use o Solver, recurso que ser explicado mais frente nesta planilha.


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Atingindo metas em grficosVoc tambm pode aproveitar o recurso Atingir meta a partir de grficos. muito mais visual, facilita o entendimento!

Para preparar um grfico, precisamos de uma planilha. 1. Faa uma planilha igual a esta ao lado. A coluna E3 (Total) calculada (Quantidade * Valor Unit). No digite estes valores, faa a frmula correspondente, seno o Atingir meta no funciona. Vamos fazer um grfico que mostre os vendedores, o total de vendas e a meta a ser atingida. 3. 4. 5. Para isso, selecione os intervalos A2:A8, pressione o Ctrl e selecione os intervalos de E2:F8. Clique no boto Assistente de grfico na barra de ferramentas do Excel Clique na guia Tipos personalizados e logo escolha o grfico Linhas-Colunas. Queremos um grfico simples e padro, no precisamos passar por cada um dos passos que o Assistente de grfico oferece. 6. Ento, para concluir agora o grfico, clique no boto Concluir. Pronto! O grfico aparece em sua tela. Agora que voc est vendo o grfico pronto (veja a ilustrao na prxima pgina), fica mais fcil entender porque fizemos uma coluna inteira s para as metas. Elas so representadas por uma linha no grfico, que facilita quem atingiu as metas ou no.

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Vamos ento usar os grficos para calibrar as metas de cada vendedor. No grfico ao lado voc v que o Henrique no atingiu a meta. Vamos trabalhar com sua barra no grfico. 7. Clique na barra correspondente ao Henrique. Todas as barras so marcadas. 8. Para marcar s a do Henrique, clique novamente em Henrique. Agora sim podemos trabalhar com as metas deste vendedor. 9. Perceba que h um ponto maior no alto desta barra. Clique sobre ele e arraste-o para cima, at encost-lo na linha dos 100. Veja que enquanto voc faz isso o Excel sinaliza as vendas representadas pelo novo tamanho da barra do grfico. Em outras palavras, enquanto voc arrasta a barra do Henrique para cima, voc est sinalizando qual deve ser o novo valor de vendas. 10. Quando o Excel sinalizar 100, solte o mouse. Aparece o quadro Atingir meta, que voc j conhece. Daqui para frente s repetir o processo que voc aprendeu nas pginas anteriores.Veja


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CenriosEm uma planilha muitas vezes voc precisa mudar valores de algumas clulas e ver os resultados correspondentes. Cada mudana traz uma resposta diferente. O Excel pode controlar estas mudanas para voc, guardando cada alterao em um cenrio. Assim voc pode exibir qualquer cenrio a qualquer instante sem precisar digitar tudo de novo e ainda ter de volta sua planilha original. Para ver como o Excel trabalha com cenrios, nada melhor do que uma planilha de aplicaes financeiras como esta que voc v a seguir. 1. Digite a seguinte planilha e faa os devidos clculos. Veja que a coluna C (Aplicado) e a coluna F (Retorno) so colunas calculadas. No digite estes valores, seno o recurso de cenrios no funciona, voc deve calcular estes valores. Pergunte ao professor como fazer estes clculos. 2. Clique no menu Ferramentas, Cenrios... Aparece o quadro com o Gerenciador de cenrios. Como no existe ainda qualquer cenrio gravado, o quadro aparece vazio. hora de adicionar um cenrio. 3. 4. Clique no boto Adicionar para adicionar um novo cenrio. Todo cenrio tem um nome. No primeiro campo, coloque um nome para este cenrio. Neste exemplo estamos chamando nosso cenrio de aplicao. Um cenrio serve para guardar valores diferentes para determinadas clulas. So as Clulas variveis. Neste nosso exemplo estaremos variando os valores das clulas B2 a B5.6

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Em Comentrios digite uma descrio que melhor descreva seu cenrio. Clique em OK. Aparece uma quadro com os valores j digitados originalmente nas clulas. No h o que fazer aqui, at porque este primeiro cenrio ser um retrato de sua planilha original, sem qualquer tipo de alterao.

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hora ento de adicionarmos outros cenrios. Agora, por exemplo, vamos digitar outros valores para as aplicaes. 8. Clique no boto Adicionar. Aparece novamente o quadro de cenrios para voc informar como ser o novo cenrio. Vamos como exemplo digitar um valor maior para a aplicao em CDB. 9. Por isso chame o novo cenrio de CDB.

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10. As Clulas variveis continuam as mesmas, mantenha o intervalo como B2:B5. 11. Digite um comentrio para este novo cenrio. 12. Clique em OK. 13. Novamente aparece o quadro Valores de cenrio. Voc precisa agora digitar novos valores para cada clula varivel neste novo cenrio. Lembrete: Chamamos este cenrio de CDB porque a maior porcentagem agora seria aplicada em CDB (clula B3). Na figura acima definimos 0,40 para B3 por este motivo. Ateno: Neste exemplo especfico estamos distribuindo as porcentagens de um capital que ser aplicado. Assim, a soma das porcentagens indicadas no quadro acima tem quer ser 100% (ou 1). O Excel no controla isso, este cuidado voc que tem que ter.


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Daqui para frente voc deve continuar construindo cenrios conforme sua necessidade. A figura ao lado mostra um exemplo com quatro cenrios diferentes. Se quiser, construa voc tambm mais alguns cenrios para praticar. No se esquea: neste exemplo especfico em que estamos trabalho os cenrios dizem respeito distribuio de um valor em vrias aplicaes diferentes. Por isso, ao variar os valores das clulas, no se esquea de que a soma tem que ser igual a 100%.

Trabalhando com cenriosAgora que temos estes vrios cenrios, podemos exibir cada um deles facilmente. 1. Para fazer aparecer os valores que salvamos nos cenrios, basta exibir o Gerenciador de cenrios. Para isso clique no menu Ferramentas, Cenrios... Selecione o cenrio a exibir e clique no boto Mostrar. Dica 1: Caso exista mais cenrios em outras planilhas do mesmo arquivo, podemos mescl-los.. Dica 2: Para alterar um cenrio, selecione-o e clique no boto Editar.

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Resumo de cenriosEsta a melhor parte do trabalho com cenrios. J que voc tem cenrios diferentes para vrias situaes, exibi-los ao mesmo tempo pode ser bastante esclarecedor. 1. 2. Clique no menu Ferramentas, Cenrios... Clique no boto Resumir. Aparece o quadro Resumo do cenrio, onde voc define que tipo de resumo quer fazer. 3. Queremos apenas um Resumo de cenrio. Assinale esta opo.3

Veja que o Excel percebeu que todos os cenrios contribuem para o clculo de uma mesma clula, F6. nela que teremos o retorno de nossa aplicao. 4. 5. Assim, mantenha a Clula de resultado como F6. Clique em OK. O Resumo do cenrio aparece em uma nova planilha.

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A grande vantagem de ver tudo ao mesmo tempo a possibilidade de comparar os vrios cenrios. Na figura acima voc v que o cenrio que proporciona a maior rentabilidade o Poupana. Dica: A planilha Resumo do cenrio uma planilha normal. Voc pode digitar o que quiser nas clulas. Assim, uma boa idia mudar os nomes $B$2 para Aes, $B$3 para CDB e assim por diante.


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SolverVoc j aprendeu a trabalhar com o Atingir metas do Excel nas pginas anteriores. L voc alterava o valor de 1 ou 2 clulas para que a frmula final chegasse a um nmero especfico. Se voc precisar mexer em mais de 2 clulas, o Solver a soluo. Vamos a uma aplicao prtica do Solver. Olhe a planilha ao lado: aplicamos R$ 10.000,00 e o retorno foi de 10.418,78 para 30% em Aes, 25% em CDB, 25% em Poupana e 20% em Commodities. E se quisssemos um valor final de R$ 11.000,00? Qual deveria ser a distribuio do capital aplicado (em aes, CDB etc) para que isso acontecesse? 1. Clique no menu Ferramentas, Solver... Dica: Se o Solver no aparecer no menu Ferramentas, voc pode adicion-lo. simples: escolha Ferramentas, Suplementos e assinale a opo Solver. 2. 3. 4.

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A Clula de destino aquela que mostra o retorno final do investimento. Nesse exemplo a clula F6. Indique ao Solver que para esta clula voc quer um Valor de 11000. Queremos que o Solver sugira uma nova distribuio para a aplicao. Indique ento quais so Clulas variveis: B2:B5. Para oferecer uma soluo, o Solver oferece uma soluo matematicamente possvel. Mas nem sempre esta a melhor soluo. Por exemplo, ele poderia sugerir que voc aplicasse 120% em poupana o que no possvel! por isso que voc precisa adicionar restries aos valores que o Solver sugere.


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Como exemplo, vamos imaginar uma situao muito prxima do mundo real. No recomendado aplicar grande parte de um capital apenas em aes muito arriscado. Ento, vamos pedir ao Solver para no aplicar mais do que 50% em aes. 5. Para definir uma restrio clique no boto Adicionar que aparece no quadro Submeter s restries. Aparece o quadro Adicionar restrio. A clula que contm a porcentagem de aplicao em aes a B2. Vamos adicionar a restrio desejada. 6. 7. Indique a clula B2 em Referncia de clula. Esta clula deve ser sempre =10%, tal como mostra a figura ao lado. 10. Finalmente, para resolver o problema, clique em Resolver.


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O Solver encontrou uma soluo, conforme informe o 12 quadro ao lado. Voc pode aceitar as sugestes do Solver (Manter soluo do Solver) ou descart-las (Restaurar valores originais).

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Veja, alm disso o Solver pode gerar alguns relatrios, mostrando quais os critrios usados para chegar s solues propostas. O primeiro relatrio, Resposta, o mais interessante: mostra como o Solver mudou os dados da planilha para chegar resposta que voc queria. 11. Selecione o relatrio Resposta. 12. Deixe assinalada a opo Manter solues do Solver e clique em OK. Os dados em sua planilha foram mudados e uma nova planilha, Relatrio de resposta, criada mostrando como o Solver mudou os dados.


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Adicionando mais restries ao SolverComentamos nas pginas anteriores que o Solver oferece solues matemticas. E nem sempre elas so satisfatrias. Na planilha acima voc pode perceber melhor o problema. Se voc somar as porcentagens de aplicao que o Solver sugeriu, ver que a soma delas maior do que 100% - e isso no possvel. Veja, na clula B6 acima somamos as porcentagens, o total de R$ 106%. A soluo aqui refazer o Solver adicionando uma nova restrio: a clula B6, que contm a somatria das porcentagens, deve obrigatoriamente ter um valor de 100%. 1. 2. Antes de entrar no Solver, crie em B6 uma frmula que some as clulas B2 at B5. Inicie o Solver novamente, clique no menu Ferramentas, Solver... Repare que o Excel se lembra do ltimo Solver realizado. 3. Para adicionar uma nova restrio, voc j sabe, basta clicar em Adicionar. Informe que a clula B6 deve ser igual a 100% . Clique em OK.3

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Agora que voc tem a nova restrio, s clicar em Resolver novamente. Quando aparecer a mensagem que o Solver encontrou uma resposta, escolha Manter solues do Solver e clique em OK.

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Quanto mais restries voc adicionar, mais prximo da resposta desejada voc chega. O que no foi o caso neste exemplo ainda. Veja que, para respeitar o limite de 100% para a clula B6 o Solver atribuir valores negativos para algumas porcentagens. O que certamente no possvel! Deixamos este exemplo assim nesta apostila para voc ver como as restries so importantes. Voc deve tambm restringir valores negativos nas clulas. Na verdade, as melhores restries para este exemplo so estas mostradas na ilustrao acima: - as clulas variveis devem ser no mximo de 50% (para forar o Solver a distribuir o capital entre as aplicaes): $B2:$B5 = 0% - o total aplicado no pode ultrapassar 100%: $B$6=100% Importante: neste exemplo, restries como esta so matematicamente impossveis de atender. Por isso acrescentamos a clula E9 s clulas variveis. Assim informamos ao Solver que ele tambm pode alterar um pouco o capital inicial investido. o nico jeito!


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AuditoriaQuando voc precisa ver quais as clulas usadas em uma frmula, o recurso Auditoria timo. Ele indica tais clulas, como voc v na figura ao lado. Alm disso, pode ser muito bom exibir tais setas em um telo: fica mais fcil explicar os clculos de sua planilha. 1. 2. Abra uma planilha e clique sobre uma frmula qualquer. Clique no menu Ferramentas, Auditoria, Rastrear precedentes. No caso da planilha ao lado, o valor que precede esta frmula a porcentagem e o preo da cesta. Em outras palavras, a frmula em Valor Total Corrigido usa valores digitados em Preo Unitrio e Reajuste Mensal. Veja: Uma seta azul vinda de duas direes foi adicionada a sua planilha. 3. Faa isso com todas as frmulas e notar que vrias setas azuis sero colocadas em sua planilha. Em vez de escolher comandos (como voc fez no passo 2 acima), pode ser muito mais fcil trabalhar com a barra de ferramenta de auditoria. 4. Para exibi-la, clique no menu Ferramentas, Auditoria, Mostrar barra de ferramentas de auditoria. Aparece a barra com vrios botes relacionados auditoria. Passe o mouse sobre este botes para ver o que eles fazem, tudo muito intuitivo. 5. Veja o funcionamento de um deles: clique no boto Remover todas as setas. Como o nome do boto indica, todas as setas foram removidas.


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DependentesAssim como os precedentes, existem frmulas que so dependentes, ou seja, que geram outros valores. Veja na planilha. 1. Selecione uma frmula e clique no boto Rastrear dependentes. Aparecem setas indicando que clulas dependem da frmula selecionada. 2. Se quiser remov-las, utilize o boto Remover setas dependentes. Dica: Se preferir, voc pode remover todas as setas (dependentes e precedentes) de uma s vez. Clique no boto Remover todas as setas na barra de auditoria.

ErrosMuitas vezes aparecem alguns erros em sua planilha. O Excel at os indica com uma expresso que comea com um #. Com o recurso de auditoria, o Excel tambm pode rastrear as possveis clulas que contribuem para tais erros. 1. Para isso, selecione a frmula com erro e clique no boto Rastrear erro. Agora que voc j sabe onde esto as possveis clulas que permitem a correo do erro, s corrigir. Claro, depois voc certamente ir querer remover estas setas. 2. Para remov-las, voc j sabe, basta clicar no boto Remover todas as setas.


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Estrutura de tpicos, organizao automtica

Veja as duas planilhas acima. Qual melhor: aquela que mostra todas as informaes ou aquela que mostra apenas os totais? Depende da utilizao, no ? A grande notcia que o Excel pode organizar a planilha da esquerda (a maior) em tpicos e exibi-la como a planilha da direita (a menor) e tudo automaticamente! 1. 2. Clique em uma clula preenchida qualquer da planilha que voc quer organizar e escolha Dados, Organizar estrutura de tpicos, Agrupar. Escolha AutoTpicos no menu que aparece. Aparece uma barra lateral esquerda em sua planilha. 3. Para esconder os detalhes da Loja 1 e deixar apenas o total de unidades vendidas, clique no sinal - esquerda da linha de total (linha 4). Para esconder todos os detalhes e deixar visveis apenas as linhas com totais, clique no nmero 1 que aparece nas colunas esquerda em sua tela. Para ver tudo novamente, clique no nmero 2 nestas mesmas colunas. Se voc no quiser mais sua planilha organizada em tpicos, escolha Dados, Organizar estrutura de tpicos, Limpar estrutura de tpicos.3 4 5

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Estrutura de tpicos, organizao manualMuitas vezes voc no precisa agrupar automaticamente os dados de uma planilha at porque o conceito nem se encaixa. Veja a figura ao lado. Vamos imaginar que por algum motivo voc no queira mais ver os produtos alimentcios. A estrutura de tpicos do Excel tambm vai ajudar aqui, veja. 1. 2. Selecione as linhas que voc no quer mais ver. Clique no menu Dados, Organizar estrutura de tpicos, Agrupar. Aparecem as colunas esquerda que voc j viu na pgina anterior. 3. Agora voc j sabe, para ocultar as linhas desejadas, basta clicar no sinal - que aparece nestas colunas.

SuplementosNa pgina que abordamos o Solver comentamos que nem sempre ele est instalado em seu Excel. L na dica dissemos que o Solver um suplemento do Excel, e que voc pode instal-lo rapidamente. Alm dele, o Excel tem vrios outros suplementos que podem ser bastante teis em seu trabalho. 1. Clique no menu Ferramentas, Suplementos. O quadro que se abre mostra os suplementos disponveis. No vamos nos estender neste assunto aqui, marcamos na figura ao lado apenas os suplementos mais teis: AutoSalvamento, que habilita o salvamento automtico de seus arquivos em intervalos regulares (que voc define), as Ferramentas de anlise, que trazem mais funes para o Excel alm daquelas tradicionais e o Solver, que voc j conhece.


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Consulta a banco de dadosMuitas vezes voc tem um banco de dados externo e precisa trabalhar com ele. Com o Excel, muito fcil extrair deste banco as informaes necessrias ao seu trabalho. 1. 2. O primeiro passo localizar este banco de dados. Clique no menu Dados, Obter dados externos, Criar uma nova consulta ao banco de dados. Escolha o banco de dados. Neste exemplo estamos escolhendo um banco de dados Access. Clique em OK. Aparece a janela para voc selecionar seu banco de dados. Selecione-o e clique em OK. Entra em cena o Assistente de consulta, muito til para a construo da consulta desejada. Um banco de dados Access tem vrias tabelas, voc est vendo agora as tabelas e colunas correspondentes existentes no banco escolhido. 5. Selecione as tabelas e colunas desejadas e clique no boto > para inseri-las na consulta que voc est construindo com a ajuda do Assistente. Clique em Avanar.2

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Se quiser, voc pode filtrar os dados que sero trazidos para o Excel. Por exemplo, apenas quem morar na cidade de So Paulo, por exemplo. Para no alongar muito este exemplo, no vamos fazer qualquer filtragem.7

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Clique em Avanar. Por ltimo, voc ainda tem a chance de organizar os dados em ordem crescente ou decrescente. De novo, no vamos nos preocupar com este assunto aqui.

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Clique em Avanar. Por fim o Assistente pergunta onde voc quer colocar estes dados.9

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9.

Claro, queremos que os dados apaream em nossa planilha. Mantenha assinalada a opo Retornar dados ao Microsoft Excel.

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10. Para terminar, clique em claro - Concluir. 11. Por ltimo - agora para terminar mesmo, voc s precisa informar em que clula inicial os dados sero inseridos. Faa isso e finalmente clique em OK para terminar.

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Planilha com jeito de formulrioA planilha ao lado lembra um formulrio. E funciona como um! Para descobrir o valor da parcela a pagar por um carro, basta voc rolar as setas e escolher o carro, definir as parcelas e estabelecer a porcentagem de entrada.

Vamos construir um formulrio simples, tal como este que aparece na figura acima. Comentrio: para facilitar a explicao, estamos admitindo que as parcelas a pagar pelo carro so calculadas sem levar em conta eventuais juros. 1. Para que estes botes funcionem, precisamos de uma relao de itens digitada. Ento, digite esta seqncia mostrada na planilha ao lado. H uma barra de ferramentas especfica para a criao de formulrios. Para exibi-la, clique no menu Exibir, Barra de ferramentas, Formulrios. Vamos colocar em nossa planilha uma caixa de combinao tal como esta que aparece na linha 1 da figura acima. 3. 4. Para desenh-la, clique no boto Caixa de combinao. Desenhe a caixa de combinao na regio da clula C3, conforme mostra a figura acima. Para que esta caixa de combinao mostre o nome de um carro, precisamos vincul-la aos nomes j digitados no passo 1 (lembra-se?). 5. Clique sobre a caixa de combinao com o boto direito do mouse e escolha Formatar controle no menu que aparece.

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Na guia Controle que aparece, clique no campo Intervalo de entrada e indique as clulas onde aparecem os nomes dos carros: J8:J12. Pronto, s isso j faz o nome do carro aparecer na caixa de combinao. Mas nosso objetivo exibir o nome do carro e tambm seu preo. para isso que serve a caixa Vnculo da clula. na clula a indicada que mostramos qual a posio do carro na lista. Esta posio ser usada depois na funo ndice.

7.

Clique no campo Vnculo da clula e indique a clula J1 (uma clula de apoio, ele nem precisa ser exibida). Clique em OK quando terminar. Dica: A caixa Linhas suspensas define quantos carros aparecem na lista. O grande truque agora aproveitar o nmero que ser colocado na clula J1 e assim descobrir o preo do carro. um trabalho para a funo ndice.

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Para a funo ndice funcionar melhor, vamos primeiro atribuir um nome para as clulas K7:K12. Selecione estas clulas e escolha os comandos Inserir, Nome, Criar. A opo Linha superior j vem assinalada. Desta forma a palavra que aparece na linha superior, Valor, ser usada como nome para as clulas todas.

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Clique em OK para chamar as clulas de Valor.

10. Pronto, agora s digitar a funo: =NDICE(Valor;J1).


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Esta funo olha a lista Valor e pega o valor cuja posio est indicada na clula J1. Em outras palavras, se na lista aparece o Vectra (ele o 4. da lista), a funo ndice mostra o 4. preo da lista, R$ 30.000,00. Para exibir as parcelas mostradas no exemplo no incio deste assunto, voc deve usar o boto Controle giratrio. 11. Desenhe o boto na linha 2 tal como aparece na figura ao lado. 12. Pressione o boto direito do mouse sobre o Controle giratrio, escolha Formatar controle e configure o quadro tal como mostra a ilustrao ao lado. De acordo com nosso exemplo do incio deste assunto, o ltimo boto que falta agora o Barra de rolagem. 13. Desenhe o boto na linha 3 tal como aparece na figura ao lado.14 12

14. Pressione o boto direito do mouse sobre a Barra de rolagem, escolha Formatar controle e configure o quadro tal como mostra a ilustrao ao lado. Veja que aqui tambm usamos uma clula de apoio, J3. Ela nem aparece em nossa planilha, mas ser muito til. Veja: a linha 3 exibe uma porcentagem de entrada. Ora, o que temos a fazer agora dividir o valor da clula J3 por 100 e formatla como porcentagem. 15. Na clula B3 digite a frmula =J3/100 e a formate como porcentagem. Pronto, seu formulrio est pronto. Agora voc s precisa completar os outros clculos conforme ilustrao ao lado. So clculos simples que no sero abordados nesta apostila.


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MacrosUma macro nada mais do que uma srie de trabalhos repetitivos reunidos. Para executar todos estes trabalhos de uma s vez, voc executa sua macro. Depois de pronta, voc pode vincular sua macro a um boto, tornando suas planilhas mais inteligentes e mais prticas. Vamos gravar uma macro que faz uma formatao simples. 1. 2. 3. 4. Clique no menu Ferramentas, Macro, Gravar nova macro... No quadro Gravar macro que parece, digite o Nome da macro. Faa uma breve descrio da macro. Clique em OK. Ateno, a partir de agora o Gravador de Macros est ligado. Tudo o que voc fizer na planilha est sendo gravado. Tome muito cuidado. Veja que tambm aparece uma barra com dois botes: Parar gravao e Referencia Relativa. Eles so muito importantes no trabalho com macros e sero discutidos mais adiante. 5. 6. 7. 8. Vamos fazer alguma coisa para o gravador de macros registrar: digite seu nome completo na clula A1. Pressione Enter quando terminar Volte para A1 e formate seu nome como negrito, fonte Arial, tamanho 18, cor vermelha. Pressione Enter para sair da clula formatada. Clique no boto Parar gravao. Vamos testar o funcionamento da macro. Deixe o cursor em outra clula qualquer, diferente daquela onde estava o cursor quando voc gravou a macro. Clique no menu Ferramentas, Macro, Macros...9

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10. Selecione a macro feita e clique em Executar.


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Se voc seguiu rigorosamente os passos sugeridos at aqui, bem provvel que sua macro no tenha funcionado. Seu nome at deve ter aparecido nesta nova clula, mas ele no foi formatado. Isto acontece porque voc gravou a macro no modo de referncia absoluta. A macro s funciona quando o cursor estiver na mesma clula em que estava quando a macro foi gravada. O modo de referncia absoluta o modo normal do gravador de macros. Mas podemos alter-lo: neste nosso exemplo, a macro vai funcionar como esperado se fizermos a gravao no modo de referncia relativa. 11. Vamos gravar uma nova macro. Escolha Ferramentas, Macro, Gravar nova macro e atribua um nome para a macro. Dica: Se voc informar o mesmo nome da macro anterior, o Excel informa que a macro j existe e se voc quer substitu-la. Pode ser uma boa alternativa para eliminar macros erradas. Antes de comear a fazer qualquer coisa, precisamos mudar para o modo de referncia absoluta. 12. Clique no boto Referncia relativa. Pronto, agora s voc repetir o processo feito na pgina anterior. Voc ver que a macro funcionar em qualquer clula.12


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Tecla de atalhoSe voc precisa executar uma macro vrias vezes, melhor associ-la a uma tecla de atalho. 1. 2. 3. Clique no menu Ferramentas, Macro, Macros... Selecione a macro e clique no boto Opes. Na caixa Tecla de atalho digite a letra desejada. Dica: Para que suas teclas de atalho no coincidam com as teclas do Excel, prefira usar letras maisculas. Explicando: Ctrl+c no Excel copia a clula selecionada mas Ctrl+C (C maisculo) no tem funo alguma. por isso que no quadro ao lado voc v que a tela de atalho Ctrl+Shift+G (o G maisculo). 4. Faa o teste, pressione na planilha Shift-Ctrl-G. Pronto! Sua macro deve ter sido executada.2

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Atribuindo macros a um boto no menuAlm de vincular uma macro a uma tecla de atalho, voc pode pendur-la ao menu do Excel. 1. 2. Clique no menu Exibir, Barra de ferramentas, Personalizar. No quadro Personalizar que aparece, clique na guia Comandos. Escolha a categoria Macro. Para pendurar a macro no menu, precisamos associ-la a um boto. S h um boto disponvel no quadro Personalizar. 4.3

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Arraste o boto com a carinha para a barra de ferramentas do Excel. Por enquanto este boto no tem serventia, s um desenho. Vamos associar nossa macro a este boto.

5.

Selecione a carinha na barra de ferramentas e clique no boto Modificar seleo no quadro Personalizar. Na lista de comandos que aparece, escolha Atribuir macro. O Excel exibe um quadro com as macros disponveis. Selecione a macro desejada e clique em OK para fechar o quadro de dilogos. Dica: Voc pode trocar a imagem do boto, se quiser. Basta escolher no quadro ao lado Alterar imagem de boto para escolher uma outra imagem j pronta, ou Editar imagem de boto para voc mesmo desenhar seu boto.6Dica

6. 7.


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Atribuindo macros um comando no menuMuitas vezes pode ser melhor associar sua macro a um comando mesmo, em vez de a um boto. Veja a diferena e escolha o que for melhor para voc. 1. 2. O processo muito semelhante ao de atribuio de macros a um boto: Escolha Exibir, Barra de ferramentas, Personalizar... Na guia Comandos escolha a categoria Macros. Arraste Personalizar item de menu para a linha de comandos do Excel (onde j aparece Arquivo, Editar etc). Mantenha Personalizar item de menu selecionado e clique no boto Modificar seleo. No menu que aparece, defina um nome para o novo item em Nome. O item ainda no funciona, precisamos associar uma macro a ele. Clique em Atribuir macro . O Excel exibe um quadro com as macros disponveis. Selecione a macro desejada e clique em OK. Feche os quadros de dilogo e experimente sua macro!6 4 3

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Editando a macroUma macro nada mais do que um programa. Felizmente o gravador de macros cria este programa para voc. um programa em linguagem VBA. Vamos ver como ficou a macro que voc gravou nas pginas passadas. 1. Na planilha que contm a macro, escolha Ferramentas, Macro, Macros... No quadro que aparece, selecione a macro cujo programa voc quer ver e clique no boto Editar. A janela do VBA aparece. Aqui voc pode alterar o que quiser. Uma alterao simples seria mudar o nome que a macro digita na clula. Basta digitar o novo nome na linha apropriada. 3. 4. Troque Fabola Luz pelo seu prprio nome. Volte planilha do Excel agora e execute sua macro. o seu nome que aparece na clula, no ?

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Quadros de dilogo em macrosVoc tambm pode digitar linhas inteiras de comandos neste programa VBA. S para voc ter uma idia de como isso funciona, vamos fazer nossa macro abrir um quadro de dilogos simples, com uma mensagem de boas vindas. 1. Se voc estiver na planilha, volte janela onde aparece o programa (olha a barra de tarefas do Windows, ela ainda deve estar l s clicar nela). Dica: Se preferir, voc pode pressionar Alt-F11 para exibir esta janela. 2. Logo depois dos comentrios em verde (no incio da macro), digite: Msgbox Bem vindo ao VBA., vb0k0only,Mensagem Comentrio: Este texto deve ser digitado em uma nica linha, conforme mostra a figura ao lado. 3. Volte ao Excel e execute a macro. Aparece a mensagem ao lado, certo? 4. A mensagem s para informao. Clique em OK para fech-la e o restante da macro ser executado normalmente.3


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Altere o valor de uma propriedade com uma macroVoc pode criar uma macro para desativar as linhas de grade se elas estiverem aparecendo ou ativ-las se elas no estiverem aparecendo. Voc faz isso alterando a propriedade que exibe ou no a grade na planilha. 1. 2. Escolha Ferramentas, Macro, Gravar nova macro... Chame a macro RemoveGrade e clique em OK. Agora, enquanto a macro est sendo gravada, vamos ocultar as linhas de grade. 3. Escolha Ferramentas, Opes... e na guia Exibir desmarque a caixa de seleo Linhas de grade. Clique em OK para fechar o quadro.

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Clique no boto Parar gravao. Vamos ver como ficou o programa da macro: escolha Ferramentas, Macro, Macros, selecione a macro RemoveGrade e clique em Editar. Teremos o seguinte cdigo (sem as linhas de comentrio): Sub RemoveGrade() ActiveWindow.DisplayGridlines = False End Sub Do jeito que est, esta macro apenas oculta as linhas de grade. Mas e se as grades no estiverem aparecendo? Queremos que a macro as exiba. O segredo aqui fazer a macro perceber se as grades esto aparecendo ou no. Veja como fazer isso.


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7.

Mude as linhas de comando de sua macro assim: Sub RemoveGrade() Minhagrade = ActiveWindow.DisplayGridlines ActiveWindow.DisplayGridlines =Not Minhagrade End Sub Esta macro usa praticamente as mesmas instrues da macro anterior, mas com algumas melhorias. Vamos interpret-las: Minhagrade = ActiveWindow.DisplayGridlines ActiveWindow.DisplayGridlines a propriedade que informa o status da linha de grade: esto aparecendo (True) ou no (False)? Atravs desta instruo voc guarda este status na varivel Minhagrade. ActiveWindow.DisplayGridlines =Not Minhagrade A palavra chave Not alterna o valor que est em Minhagrade. Se estiver como True (grade aparecendo) ela passa a ser False (grade oculta). E vice-versa.

8.

por isso que a macro funciona. Volte ao Excel e experimente!

Respondendo perguntas e tomando decisesVoc j usou a funo MsgBox nas pginas anteriores de forma bem simples. No entanto, voc pode aproveit-la ainda mais! Considere a macro a seguir:

Sub VerificarExecucao() minhaVerificacao = MsgBox("Isso levar muito tempo. Continuar?", vbYesNo) If minhaVerificacao = vbNo Then Exit Sub End If MsgBox ("Continuar com a macro lenta...") End Sub Temos duas grandes novidades aqui: vbYesNo e If ... Then. Estes so comandos essenciais para quem trabalha com VBA. Vamos interpret-los.


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minhaVerificacao = MsgBox("Isso levar muito tempo. Continuar?", vbYesNo) MsgBox exibe uma mensagem com uma pergunta e apresenta as opes Yes ou No (estipuladas em vbYesNo). A resposta armazenada na varivel minhaVerificacao. If minhaVerificacao = vbNo Then If verifica se a resposta guardada em vbNo Sim ou No. a) b) Se for Sim, a linha seguinte, Exit Sub, executada (Exit Sub encerra a macro). Se for No, a linha logo aps End If, MsgBox ("Continuar com a macro lenta..."), executada (a mensagem Continuar com a macro lenta... aparece).

1.

Vamos experimentar esta macro: no Editor do VisualBasic, escolha Inserir, Mdulo e digite as instrues conforme aparece na figura acima. Comentrio: Preste ateno quando voc estiver digitando a segunda linha da macro. Assim que voc digitar a vrgula depois de Continuar?, aparece uma lista de sugestes sobre o que voc pode usar. s escolher vbYesNo. Assim fica mais fcil lembrar das instrues, concorda?

2.

Pronto, agora s voc testar a macro. Volte ao Excel e execute-a!


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Executando uma mesma instruo vrias vezes (o Loop For Each)Muitas vezes voc precisa executar uma mesma instruo vrias vezes. Por exemplo, voc pode querer formatar vrias clulas (e no uma s) ou pode precisar modificar vrias planilhas em um arquivo. A macro a seguir protege todas as planilhas de um arquivo Excel: Sub ProtectSheets () Dim mySheet As Worksheet For Each mySheet in WorkSheets mySheet.Select mySheet.Protect Senha, True, True, True Next mySheet End Sub Vamos interpretar cada linha principal: Dim mySheet As Worksheet armazena em mySheet o nmero de planilhas no arquivo. For Each mySheet in WorkSheets executa as instrues que aparecem nas linhas seguintes para cada planilha em WorkSheets mySheet.Select selecione cada planilha mySheet.Protect Senha, True, True, True protege cada planilha, atribuindo a senha Senha para cada uma delas Next mySheet faz o processo ser repetido para a prxima planilha Se voc quiser uma outra macro que desproteja todas as planilhas, digite as seguintes instrues: Sub UnprotectSheets () Dim mySheet As Worksheet For Each mySheet in WorkSheets mySheet.Select mySheet.Unprotect Senha Next mySheet End Sub Esta macro muito parecida com a anterior. S vamos chamar sua ateno para a linha mySheet.Unprotect Senha, que fornece a senha Senha para desproteger cada planilha. Que tal agora digitar e executar estas macros para ver o resultado?


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Documents

Apostila de Excel Avançado