Apostila Conhec Especif Policia Federal Agente Administ

8/9/2019 Apostila Conhec Especif Policia Federal Agente Administ

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APOSTILA DE CONHECIMENTOS ESPECFICOS

PARA

POLCIA FEDERALPara o cargo de Agente Administrativo (nvel mdio),

conforme edital de 2004

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REDAO DE EXPEDIENTES

APOSTILA

CONCEITO

Apostila o aditamento a um ato administrativo anterior, para fins de retificao ou atualizao."Apostila o ato aditivo, confirmatrio de alteraes de honras, direitos, regalias ou vantagens, exarado em

documento oficial, com finalidade de atualiz-lo." (Regulamento de Correspondncia do Exrcito - art. 192)

GENERALIDADES

A apostila tem por objeto a correo de dados constantes em atos administrativos anteriores ou o registrode alteraes na vida funcional de um servidor, tais como promoes, lotao em outro setor, majorao devencimentos, aposentadoria, reverso atividade, etc.

Normalmente, a apostila feita no verso do documento a que se refere. Pode, no entanto, caso no hajamais espao para o registro de novas alteraes, ser feita em folha separada (com timbre oficial), que se

anexar ao documento principal. lavrada como um termo e publicada em rgo oficial.

PARTES

So, usualmente, as seguintes:a) Ttulo - denominao do documento (apostila).b) Texto - desenvolvimento do assunto.c) Data, s vezes precedida da sigla do rgo.d)Assinatura - nome e cargo ou funo da autoridade.

APOSTILA

O funcionrio a quem se refere o presente Ato passou a ocupar, a partir de V de janeiro de 1966, a classe

de Professor ............. ....... cdigo EC do Quadro nico de Pessoal - Parte Permanente, da UniversidadeFederal do Rio Grande do Sul, de acordo com a relao nominal anexa ao Decreto n 60.906, de 28 de junhode 1967, publicado no Dirio Oficial de 10 de julho de 1967.

DP, ................

(Dos arquivos da UFRGS)

APOSTILA

Diretor

O nome do membro suplente do Conselho Fiscal da Caixa Econmica Federal (CEF) constante napresente Portaria Jos Rezende Ribeiro, e no como est expresso na mesma.Rio de janeiro (G13), de de

(DOU de 31-3-1971, p. 2.517)

Jos Flvio Pcora, Secretrio-Geral.

ATA

Voc certamente j participou de alguma reunio em seu trabalho ou mesmo de uma assemblia docondomnio onde reside. Deve ter notado que inicialmente designado um secretrio que dever lavrara atado

encontro. Voc sabe o que e para que serve uma ata?


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A ata um documento em que deve constar um resumo por escrito, detalhando os fatos e as resolues aque chegaram as pessoas convocadas a participar de uma assemblia, sesso ou reunio. A expressocorreta para a redao de uma ata lavrar uma ata.

Uma das funes principais da ata historiar, traar um painel cronolgico da vida de uma empresa,associao, instituio. Serve como documento para consulta posterior, tendo em alguns casos carterobrigatrio.

Por tratar-se de um documento, a ata deve seguir algumas normas especficas. Analisemos algumas delas.- Deve ser escrito mo, em livro especial, com as pginas numeradas e rubricadas. Esse livro deve conter

termo de abertura e encerramento.- A pessoa que numerar e rubricar as pginas do livro dever tambm redigir o termo de abertura.

Termo de Abertura - a indicao da finalidade do livro.

Este livro contm 120 pginas por mim numeradas e rubricadas e se destina ao registro de atas da EscolaCamilo Gama.

Termo de Encerramento - redigido ao final do livro, datado e assinado por pessoa autorizada.

Eu, Norberto Tompsom, diretor do Colgio Camilo Gama, declaro encerrado este livro de atas.

Parnaba, 21 de junho de 1996Norberto Tompsom

- Na ato no deve haver pargrafo, mesmo se tratando de assuntos diferentes, a fim de se evitar espaosem branco que possam ser adulterados.

- No so admitidas rasuras. Havendo engano, usam-se expresses, tais como: alis, digo, a seguirescreve-se o termo correto. Se a incorreo for notada ao final, usa-se a expresso em tempo, escrevendo-seem seguida "onde se l ... leia-se ... ".

A ata obedece a uma estrutura fixa e padronizada. Observe:

Introduo - Deve conter o nmero e a natureza da reunio, o horrio e a data (completa) escritos porextenso, o local, o nome do presidente da reunio e dos demais participantes.

Desenvolvimento - Tambm chamado contexto. Nele devero estar contidos ordenadamente os fatos edecises da reunio, de forma sinttica, precisa e clara.

Encerramento - o fecho, a concluso. Dever constar a informao de que o responsvel, aps a leiturada ata, deu por encerrada a reunio e que o redator a lavrou em tal horrio e data. Dever informar tambmque se seguem as assinaturas.

J est sendo aceita atualmente a ata datilografada depois de encerrada a reunio. Porm, as anotaesso feitas mo, durante a reunio.

Ao datilografar, todas as linhas da ata devem ser numeradas e o espao que sobra margem direita, deve

ser preenchido com pontilhado.

Modernamente, por se necessitar de maior praticidade e rapidez, as empresas vm substituindo a ata porum determinado tipo de ficha. uma ficha prtica, fcil de preencher e manusear, embora no possua omesmo valor jurdico de uma ata.

MODELOS

a) Modelos de introduo (partes inciais)

CONSELHO PENITENCIRIO FEDERALAta da 791 Reunio Ordinria

Aos dezesseis dias do ms de dezembro do ano de mil, novecentos e setenta, no quarto andar do Bloco "0"da Avenida L-2, do Setor de Autarquias Sul, na Sala de Despachos do Procurador-Geral da justia, sob apresidncia do Doutor Jos Jlio Guimares Lima, reuniu-se o Conselho Penitencirio Federal. Estiveram


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presentes os Conselheiros Hlio Pinheiro da Silva, Elsio Rodrigues de Arajo, Abelardo da Silva Comes,Nestor Estcio Azambuja Cavalcanti, Miguel Jorge Sobrinho, Otto Mohn e o Membro Informante Tenente Pedro

Arruda da Silva. Aberta a sesso, foi lida e, em votao, aprovada a ata da reunio anterior. Na fase decomunicaes, o Tenente Pedro Arruda da Silva comunicou que, por fora constitucional, voltar para a PolciaMilitar do Distrito Federal, deixando, assim, a direo do Ncleo de Custdia de Bras lia.

(DOU de 31-3-1971, p. 2.510)

ATESTADO

CONCEITO

Atestado o documento mediante o qual a autoridade comprova um fato ou situao de que tenhaconhecimento em razo do cargo que ocupa ou da funo que exerce.

"Atestados administrativos" so atos pelos quais a Administrao comprova um fato ou uma situao de quetenha conhecimento por seus rgos competentes. (Hely Lopes Meirelles - Direito Administrativo Brasilei ro)

GENERALIDADES

0 atestado comprova fatos ou situaes no necessariamente constantes em livros, papis ou documentosem poder da Administrao. Destina-se, basicamente, comprovao de fatos ou situaes transeuntes,passveis de modificaes freqentes. Tratando-se de fatos ou situaes permanentes e que constam nosarquivos da Administrao, o documento apropriado para comprovar sua existncia a certido. 0 atestado mera declarao, ao passo que a certido uma transcrio. Ato administrativo enunciativo, o atestado , emsntese, afirmao oficial de fatos.

PARTES

a) Ttulo - denominao do ato (atestado).b) Texto - exposio do objeto da atestao. Pode-se declarar, embora no seja obrigatrio, a pedido de

quem e com que finalidade o documento emitido.Como bem lembram Marques Leite e Ulhoa Cintra, no seu Novo Manual de Estilo e Redao, "se se tratar

de dotes, habilidades, ou qualidades de alguma pessoa, o atestante dever cuidar de especificar com grandeclareza os dados pessoais do indivduo em questo (nome completo, naturalidade, estado civil, domiclio)". Arecomendao muito oportuna, pois tais atestados impem responsabilidade particularmente grande a quemos fornece.

So perfeitamente dispensveis, no texto do atestado, expresses como "nada sabendo em desabono desua conduta", " pessoa de meu conhecimento", etc., j que s pode atestar quem conhece a pessoa eacredita na inexistncia de algo que a desabone.

c) Local e data - cidade, dia, ms e ano da emisso do ato, podendo-se, tambm, citar, preferentementesob forma de sigla, o nome do rgo onde a autoridade signatria do atestado exerce suas funes.

Assinatura - nome e cargo ou funo da autoridade que atesta.

MODELOS

ATESTADO

Atesto que FULANO DE TAL aluno deste Instituto, estando matriculado e freqentando, no corrente anoletivo, a primeira srie do Curso de Diretor de Teatro.

Seo de Ensino do Instituto de Artes da UFRGS, em Porto Alegre, aos 2 de julho de 1971.

ATESTADO

Chefe da Seo de Ensino

Atesto, para fins de direito, atendendo a pedido verbal da parte interessada, que FULANO DE TAL ex-servidor docente desta Universidade, aposentado, conforme Portaria n 89, de 7-2-1964, publicada no DOde 21-1,-1965, de acordo com o artigo 176, inciso III, da Lei n 1.711, de 28-10-1952, combinado com o artigo


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178, inciso III, da mesma Lei, no cargo de Professor de Ensino Superior, do Quadro de Pessoal, matrcula n1-218.683, lotado na Faculdade de Medicina.

Porto Alegre, 10 de outubro de 1972.

Srgio Ornar Fernandes, Diretor do Departamento de Pessoal.

CERTIDOCertido o ato pelo qual se procede a publicidade de algo relativo atividade Cartorria, a fim de que,

sobre isso, no pairem mais dvidas. Possui formato padro prprio, termos essenciais que lhe do suascaractersticas. Exige linguagem formal, objetiva e conc isa.

TERMOS ESSENCIAIS DA CERTIDO:- Afirmao: CERTIFICO E DOU F QUE,- Identificao do motivo de sua expedio: A PEDIDO DA PARTE INTERESSADA,- Ato a que se refere: REVENDO OS ASSENTAMENTOS CONSTANTES DESTE CARTRIO, NO

LOGREI ENCONTRAR AO MOVIDA CONTRA EVANDRO MEIRELES, RG 4025386950, NO PERODO DE01/01/1990 AT A PRESENTE DATA

- Data de sua expedio: EM 20/06/1999.- Assinatura: O ESCRIVO:

Ex.

C E R T I D O

CERTIFICO E DOU F QUE, usando a faculdade que me confere a lei, e por assim me haver sidodeterminado, revendo os assentamentos constantes deste Cartrio, em especial o processo 00100225654,constatei, a folhas 250 dos autos, CUSTAS PROCESSUAIS PENDENTES DE PAGAMENTO, em valor total deR$1.535,98, conforme clculo realizado em 14/05/1997, as quais devero ser pagas por JOAQUIM JOS DASILVA XAVIER, devidamente intimado para tanto em 22/07/1997, sem qualquer manifestao, de acordo como despacho exarado a folhas 320, a fim de lanamento como Dvida Ativa.

Em 20/06/1998.O Escrivo.

CIRCULAR

MODELOS

CIRCULAR N 55, DE 29 DE JUNHO DE 1973.

Prorroga o prazo para recolhimento, sem multa, da Taxa de Cooperao incidente sobre bovinos.

O DIRETOR-GERAL DO TESOURO DO ESTADO, no uso de suas atribuies, comunica aos Senhores

Exatores que, de conformidade com o Decreto n 22.500, de 28 de junho de 1973, publicado no Dirio Oficialda mesma data, fica prorrogado, at 30 de setembro do corrente exerccio, o prazo fixado na Lei n 4.948, de28 de maio de 1965, para o recolhimento, sem a multa moratria prevista no artigo 71 da Lei n 6.537, de 27 defevereiro de 1973, da Taxa de Cooperao incidente sobre bovinos.

Lotrio L. Skolaude,Diretor-Geral.(DO/RS de 11-5-1973, p. 16 - com adaptaes)

CIRCULAR N 1, DE 10 DE OUTUBRO DE 1968.

O Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica, em observncia aos princpios de racionalizaoadministrativa inscritos no Decreto-Lei n 200, de 25 de fevereiro de 1967, recomenda a Vossa Excelncia aadoo, pelo rgo central de pessoal, de imediatas providncias no sentido de que os atos relativos ao

funcionalismo, notadamente exonerao, promoo e redistribuio de pessoal, a serem submetidos eassinados por Sua Excelncia, tenham o carter coletivo, devendo abranger num s ato o maior nmeropossvel de casos individuais.


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Rondon Pacheco,Ministro Extraordinrio para os Assuntos do Gabinete Civil.(DOU de 11-10-1968, p. 8.920)

DECLARAO

Como vimos em um dos exemplos de requerimento, Amanda L. Gomes anexou-lhe uma declarao deconcluso do Curso de Administrao de Empresas. Tal declarao, alm de servir-lhe como documentoprovisrio, tambm facilitar o andamento do processo para expedio de seu diploma. Voc alguma vezprecisou apresentar uma declarao? Conhece esse documento?

Inmeras so as situaes em que nos solicitado ou recomendado que apresentemos uma declarao.Por vezes, em lugar de declarao usa-se a palavra atestado, que tem o mesmo valor. So declaraes deboa conduta, prestao de servios, concluso de curso, etc.

A declarao (atestado) deve ser fornecida por pessoa credenciada ou idnea que nele assume aresponsabilidade sobre uma situao ou a ocorrncia de um fato. Portanto, uma comprovao escrita comcarter de documento.

A declarao pode ser manuscrita em papel almao simples (tamanho ofcio) ou digitada/datilografada.Quanto ao aspecto formal, divide-se nas seguintes partes:

Timbre - impresso como cabealho, contendo o nome do rgo ou empresa. Atualmente a maioria dasempresas possui um impresso com logotipo. Nas declaraes particulares usa-se papel sem timbre.

Ttulo - deve-se coloc-lo no centro da folha, em caixa alta.

Texto - deve-se inici-lo a cerca de quatro linhas do ttulo. Dele deve constar:

- Identificao do emissor. Se houver vrios emissores, aconselhvel escrever, para facilitar: os abaixoassinados.

- O verbo atestarldeciarar deve aparecer no presente do indicativo, terceira pessoa do singular ou do plural.- Finalidade do documento - em geral costuma-se usar o termo "para os devidos fins", mas tambm

pode-se especificar: "para fins de trabalho", "para fins escolares", etc.- Nome e dados de identificao do interessado. Esse nome pode vir em caixa-alta, para facilitar a

visualizao.- Citao do fato a ser atestado.

Local e data - deve-se escrev-los a cerca de trs linhas do texto.

Assinatura - assina-se a cerca de trs linhas abaixo do local e data.

Observe o trecho que encerra essa declarao:

"... quando se efetivou a sua cessopara o Setor deAlmoxarfado. "

Voc sentiria dificuldade para escrever a palavra cesso? Ficaria na dvida entre: sesso, seo oucesso? Isso comum. Trata-se, no caso, do que chamamos homnimos. So palavras de pronncia idntica,mas com grafias e significados diferentes. Vejamos as diferenas:

cesso - doao; ato de ceder.

sesso - reunio; espetculo de teatro, cinema, etc. apresentado vrias vezes.seo - corte; diviso; parte de um todo; segmento; numa publicao, local reservado a determinado

assunto: seo literria, seo de espo rtes.

INFORMAO

Informao n DCCCE/394/73Processo n R/25.726-73


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Senhor Diretor do Departamento de Pessoal:

Encaminha a Direo do Instituto de Geocincias o pedido de dispensa, a partir de 3 de outubro de 1973,da funo gratificada, smbolo 2-F, de Secretrio do referido Instituto, formulado pelo funcionrio Fulano de Tal.

2. O requerente agregado ao smbolo 5-F, do Quadro nico de Pessoal - Parte Permanente, destaUniversidade, sendo aproveitado pela Portaria n 677, de 27 de agosto de 1968, para exercer a funogratificada, smbolo 2-F, de Secretrio do Instituto de Geocincias, desenvolvendo suas atividades em regimede tempo integral e dedicao exclusiva, conforme aplicao determinada pela Portaria n 459, de 15 de julhode 1969.

3. Isso posto, de acordo com o preceituado no artigo 77 da Lei n 1.711, de 28 de outubro de 1952, nadaobsta a que seja atendida a solicitao, motivo por que remetemos, em anexo, os atos necessrios efetivao da medida.

considerao de Vossa Senhoria.DCCE, em 16 de outubro de 1973.

No Esquivel,Diretor.

(Dos arquivos da UFRGS)

OFCIO E OFCIO-CIRCULAR

I - CONCEITO

"Ofcios so comunicaes escritas que as autoridades fazem entre si, entre subalternos e superiores, eentre a Administrao e particulares, em carter oficial." (Meirelles, Hely Lopes - apud "Redao Oficial", de

Adalberto Kaspary).

A luz desse conceito, deduzimos que:

1) Somente autoridades (de rgos oficiais) produzem ofcios, e isso para tratar de assuntos oficiais.2) O ofcio pode ser dirigido a:a - outras autoridades;b - particulares em geral (pessoas, firmas ou outro tipo de entidade).3) Entidades particulares (clubes, associaes, partidos, congregaes, etc.) no devem usar esse tipo de

correspondncia.4) No universo administrativo, o ofcio tem sentido horizontal e ver tical ascendente, isto , vai de um rgo

publico a outro, de uma autoridade a outra, mas, dentro de um mesmo rgo, no deve ser usado pelo escalosuperior para se comunicar com o escalo inferior (sentido vertical descendente).

5) O papel utilizado especfico e da melhor qualidade.6) O ofcio esta submetido a certas normas estruturais, que so de consenso geral.

1 - Margensa) Da esquerda - a 2,5 cm a partir da extremidade esquerda do papel.b) Da direita - a 1,5 cm da extremidade direita do papel.

Nada pode ultrapass-la, nem a data, nem o nome do remetente.Para ser perfeitamente alinhada, no e permitido:* Usar grafismo (tapa-margem);* afastar sinal de pontuao da palavra;* deixar espao de mais de dois toques entre a ltima e a penltima palavra;* espaar as letras de uma palavra.

2 - TimbreBraso (da Republica, estado ou municpio), em geral centralizado, a 1 cm da extremidade superior da

folha, seguido da designao do rgo.

3 - NumeraoA dois espaos-padro da designao do rgo.


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O espao-padro interlinear do oficio e de 1,5 ou 2, conforme a marca da maquina.

Consiste em: Of. N ..., ou Of. Circ. N .... seguido do numero e, se for conveniente, sigla(s) do rgoexpedidor.

No caso dos ofcios-circulares que no tenham uma numerao especifica, a palavra "circular" deve serposta entre parnteses depois do nmero.

4 - localidade e DataColoca-se na mesma linha do nmero, desde que haja espao suficiente, procurando fazer coincidir o seu

fim com a margem da direita.

Cuidados especiais com a data:

No se devem abreviar partes do nome da localidade que tambm no deve ser seguida da sigla do estado.

* O nome do ms no se grafa com letra maiscula.* Entre o milhar e a centena do ano no vai ponto nem espao.* Pe-se o ponto aps o ano.

ERRADO - P.Alegre/RS, 18 de Junho de 1.985CERTO - Porto Alegre, 18 de junho de 1985.

5 - VocativoInicia a trs espaos-padro abaixo da data e a 2,5cm da margem esquerda.

Consiste simplesmente da expresso "Senhor(es)" seguido de cargo ou funo do destinatario: SenhorGovernador, Senhores Deputados, Senhor Gerente, Senhor Diretor-Geral, Senhor Chefe, etc.

No ha unanimidade quanto pontuao do vocativo; pode-se usar virgula, ponto ou dois pontos.

6 - IntroduoPraticamente inexiste. Vai-se direto ao que interessa: "Comunicamos...", "Solicitamos...",

"Encaminhamos..." etc.7 - TextoConsiste na exposio, de forma objetiva e polida, do assunto, fazendo-se os pargrafos necessrios.

Estes podem ser numerados a partir do segundo.8 - FechoModernamente, usam-se apenas "Atenciosamente" ou "Respeitosamente", seguidos de vrgula. O

alinhamento e o do pargrafo, ou coloca-se acima da assinatura. No se numera.

9 - SignatrioNome e cargo do remetente, encimados pela assinatura, sem trao, a direita do papel.

10 - Destinatrio

Ocupando 2, 3 ou 4 linhas, seu final deve coincidir com a extremidade inferior do papel.

Ex.: A Sua Excelncia o SenhorDr. Fulano de Tal,DD. Governador do Estado do Rio Grande do Sul PORTO ALEGRE (RS)Nos ofcios corriqueiros, dispensa-se o nome do destinatrio.

Ex.: Ao Senhor Diretor do Colgio X PORTO ALEGRE (RS)

Importante: Caso o ofcio ocupe mais de uma folha, o que acontece quando, em media, no cabe em 17linhas, o destinatrio permanece na primeira folha, indo para a ultima apenas o signatrio.

Observao: Podem ainda constar no oficio o numero de anexos e as iniciais do redator e datilgrafo. (Veja-

se o esquema.)

ORDEM DE SERVIO


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MODELOS

ORDEM DE SERVIO N 2-72

O SECRETRIO DE ESTADO DA FAZENDA, no uso de suas atribuies, em aditamento Ordem deServio n 1-72, de 10-1-72, desta Secretaria, determina que tero expediente externo tambm na parte da

manh, no horrio das oito s onze horas, os seguintes rgos do Tesouro do Estado, sediados na Capital:a) Subordinados Coordenadoria-Geral do ICM:Diviso de Fiscalizao da Grande Porto Alegre (DCP);Diviso de Fiscalizao do Trnsito de Mercadorias (DIM);Diviso do Recenseamento e Programao Fiscais (RP).b) Subordinado Inspetoria-Geral da Fazenda:Exatoria Estadual de Porto Alegre.Porto Alegre, 13 de janeiro de 1972.Jos H. M. de Campos, Secretrio da Fazenda.

ORDEM DE SERVIO N GG/2-73

O GOVERNADOR DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, no uso de suas atribuies e em continuidade

ao plano de centralizao, na Capital, do pagamento de despesas do Interior, objetivando o melhoraproveitamento dos interesses oramentrios do Estado, de modo a permitir a elaborao da programaofinanceira de desembolso ajustada efetiva disponibilidade do Tesouro, determina:

I - que, a partir de 11 de janeiro de 1973, todas as despesas realizadas no Interior, pelos rgos daAdministrao Direta, sejam processadas na Capital, pelas respectivas reparties e encaminhadas para oTesouro do Estado, que efetuar o pagamento, atravs da rede bancria, nas correspondentes localidades;

II - o uso de distribuio de tabelas de crdito s Exatorias Estaduais, atravs da Contadoria Setorial junto Fazenda, fica reservado, to-somente, para as despesas que, necessariamente, devam ser atendidas no localde sua realizao e referentes s seguintes rubricas:

a) SERVIOS DE TERCEIROSComunicaes.b) ENCARGOS DIVERSOS

Ajudas de custo e dirias de viagem; Custas e emolumentos;Despesas pequenas de pronto pagamento.

Palcio Piratini, em Porto Alegre, ... de..... de.....Edmar Fetter,Vice-Governador do Estado, em exerc cio.

PORTARIA

MODELOS

PORTARIA N 3.109, DE 13 DE ABRIL DE 1971.

O MINISTRO DO TRABALHO E PREVIDNCIA SOCIAL, usando de suas atribuies econsiderando o nmero insuficiente de Agentes de Inspeo na Delegacia Regional do Trabalho no Estado

do Maranho;considerando que a situao peculiar daquele Estado, em relao s condies de produo e trabalho,

exige, da parte deste Ministrio, providncias especiais e imediatas;considerando, ainda, o que consta no Processo n..................... MTPS/319.974-70,

RESOLVE:

Fica elevado para cinqenta por cento, na Delegacia Regional do Trabalho no Estado do Maranho, opercentual previsto na Portaria Ministerial d 3.144, de 2 de maro de 1970.

Jlio Barata(DOU de 20-4-1971, p. 2.928)


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PORTARIA N 15, DE 28 DE FEVEREIRO DE 1972.

O MINISTRIO DE ESTADO DO PLANEJAMENTO E COORDENAO GERAL, usando de suasatribuies legais e de acordo com a alnea b do inciso 11 do artigo 1 do Decreto n 66.622, de 22 de maio de1970, resolve:

Art. 1 Alterar o Anexo A - Plano de Busca - do Plano Setorial de Informaes do Ministrio do Planejamentoe Coordenao Geral, aprovado pela Portaria n 131, de 24 de novembro de 1970.

Art. 2 A presente Portaria entrar em vigor na data de sua publicao.

Joo Paulo dosReis Velloso

(DOU de 7-3-1972, p. 1.948)

RELATRIO

Senhor Diretor Geral

Encaminhamos a esta Diretoria Geral o presente relatrio das averiguaes efetuadas em nossodepartamento com a finalidade de verificar irregularidades ocorridas no perodo de 01 de janeiro 31 dedezembro de 2000.

Comunicamos a Vossa Senhoria que aps as averiguaes efetuadas constatamos o seguinte:

1) As compras efetuadas atravs de terceiros no apresentavam valores a maior;2) As notas recebidas de fornecedores no conferem com as faturas pagas;3) As mercadorias constantes nas notas foram entregues regularmente ;4) Os pagamentos foram efetuados de acordo com as faturas apresentadas;5) Aps comparao entre as notas e as faturas verificou-se uma diferena de R$ 5.000,00;6) Questionamos junto ao fornecedor para repor mercadorias referente a diferena apresentada.

Junto a este relatrio encaminhamos a Vossa Senhoria cpia de toda a documentao necessria a suaapreciao.

Sem mais no momento.Aguardamos seu despacho.

Fulano de Tal,Chefe de Servio.

REQUERIMENTO

I - CONCEITO

a correspondncia atravs da qual um particular requer a uma autoridade pblica algo a que tem ou julgater direito.

Portanto, no utiliza papel oficial e no tolera bajulao.

1 - MargensAs mesmas do ofcio.

2 - VocativoColoca-se ao alto da folha, a partir da margem esquerda, no podendo ultrapassar os 2/3 da linha, caso em

que deve ser harmoniosamente dividido. A localidade s deve constar, se a autoridade destinatria no estiver

na da origem. Jamais se pe o nome da autoridade.

Exemplo:


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Ilustrssimo Senhor Superintendente Regional do Departamento de Policia Federal PORTO ALEGRE (RS)

3 - TextoInicia com o nome completo do requerente (sem o pronome "eu"), a 2,5cm da margem, em destaque.

Quanto aos demais dados de identificao, que se pem em continuao ao nome, tais comonacionalidade, estado civil, filiao, lotao, endereo, nmeros de documentos etc. , somente cabem aquelesque sejam estritamente necessrios ao processamento do pedido.

Dependendo da circunstancia, e importante enumerar os motivos, dar a fundamentao legal e/ou prestaresclarecimentos oportunos.

Redige-se na terceira pessoa.

4 - FechoPe-se abaixo do texto, no alinhamento do pargrafo.

Consiste numa destas expresses:

Nestes termos,pede deferimento................Pede deferimento...............Espera deferimento.................

Aguarda deferimento.................Termos em que pede deferimento.

Qualquer uma pode ser abreviada com as iniciais maisculas, seguidas de ponto: P. D., A. D. etc.

5 - Local e dataTambm no alinhamento do pargrafo. (Ver observaes no ofcio.)

6 - AssinaturaA direita da folha, sem trao e sem nome, se este for o mesmo do inicio.

III - MODELOS (Extrados do livro "Redao Oficial", de Adalberto J. Kaspary)

Senhor Diretor do Colgio Estadual Machado de Assis:

FULANO DE TAL, aluno deste colgio, cursando a primeira srie do segundo grau, turma D, turno damanh, requer a Vossa Senhoria o cancelamento de sua matrcula, visto que far um estgio profissional de

trs meses no Estado de So Paulo, a partir do dia 22 do corrente.

Termos em que pede deferimento.Porto Alegre, 12 de maio de 1974.

Fulano de Tal

Senhor Diretor de Pessoalda Superintendncia dos Transportes do Estado do RS:

FULANO DE TAL, funcionrio pblico estadual, ocupante do cargo de Auxiliar de Administrao, lotado eem exerccio no Gabinete de .Oramento e Finanas, da Secretaria da Fazenda, matricula n 110.287, noTesouro do Estado, requer a Vossa Senhoria que lhe seja expedida certido de seu tempo de servio nessaSuperintendncia, a fim de anex-la ao seu processo de Iicena-prmio, j em andamento na Secretaria da

Administrao.

Espera deferimento.


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Porto Alegre, 14 de maro de 1975.

Fulano de Tal

Excelentssimo Senhor Secretario da Administrao do Governo do Estado do Rio Grande do Sul:

FULANO DE TAL, brasileiro, solteiro, com 26 anos, filho de.................... e de................ natural, deGramado, neste Estado, residente e domiciliado nesta Capital, na Avenida Joo Pessoa, 582 - ap. 209, requera Vossa Excelncia inscrio no Concurso Pblico para o Cargo de Oficial Administrativo a ser realizado poressa Secretaria, conforme edita] divulgado no Dirio Oficial de 14 do corrente, para o que anexa osdocumentos exigidos na citada publicao.

Nestes termos,pede deferimento.

Porto Alegre, 24 de maio de 1974.

Fulano de Tal

NOES DERELAES HUMANAS

CONTEXTOS E DEMANDAS DE HABILIDADES SOCIAIS

Eu mesmo, Se transponho o umbral enigmtico, Fico outro ser, De mim desconhecido.

C. Drummond de Andrade

Os diferentes contextos dos quais participamos contribuem, de algum modo, para a aprendizagem de

desempenhos sociais que, em seu conjunto, dependem de um repertrio de habilidades sociais. Adecodificao dos sinais sociais, explcitos ou sutis, para determinados desempenhos, a capacidade deselecion-los e aperfeio-los e a deciso de emiti-los ou no so alguns dos exemplos de habilidadesaprendidas para lidar com as diferentes demandas das situaes sociais' a que somos cotidianamenteexpostos.

O termo demanda pode ser compreendido como ocasio ou oportunidade diante da qual se espera umdeterminado desempenho social em relao a uma ou mais pessoas.

As demandas,so produtos da vida em sociedade regulada pela cultura de subgrupos. Quando algumaspessoas no conseguem adequar-se a elas (principalmente as mais importantes) so consideradasdesadaptadas provocando reaes de vrios tipos. O exemplo mais extremo o do fbico social que noconsegue responder s demandas interpessoais de vrios contextos, isolando-se no grupo familiar e, mesmo

neste, mantendo um contato social bastante empobrecido.

Quando, por alguma razo, um contexto prov aprendizagem de determinadas habilidades sociais, mas nocria oportunidade para que sejam exercidas, as necessidades afetivas a elas associadas podem no sersatisfeitas. Em nossos programas de desenvolvimento de relaes interpessoais com universitrios, osestudantes freqentemente apresentam dificuldade de expressar carinho (apesar do desejo de faz-lo) porque,em suas famlias, seus pais no incentivam e nem mesmo permitem "essas liberdades".

Ao nos depararmos com as diferentes demandas sociais, precisamos inicialmente identific-las(decodific-las) para, em seguida, decidirmos reagir ou no, avaliando nossa competncia para isso. Aidentificao ou decodificao das demandas para um desempenho interpessoal depende, criticamente, daleitura do ambiente social, o que envolve, entre outros aspectos:

a) ateno aos sinais sociais do ambiente (observao e escuta);b) controle da emoo nas situaes de maior complexidade;c) controle da impulsividade para responder de imediato;d) anlise da relao entre os desempenhos (prprios e de outros) e as conseqncias que eles acarretam.


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No muito fcil identificar os sinais que, a cada momento, indicam demandas para desempenhosexcessivamente elaborados. Por exemplo, quando o ambiente social extremamente ameaador, podeprovocar ansiedade, requerendo respostas de enfrentamento ou fuga que variam na adequao s demandas.Em outras palavras, como se o indivduo dissesse a si mesmo:

Aqui esperado que eu... (leitura do ambiente social ou das demandas);No posso concordar com isso, eu preciso dizer que... (anlise da prpria necessidade de reagir a uma

demanda);Acho melhor no dizer nada agora... (deciso quanto a apresentar ou no um desempenho em determinado

momento).Diferentes tipos de demandas interpessoais podem aparecer sob combinaes variadas. Algumas

combinaes, no entanto, parecem tpicas de contextos especficos e requerem conjuntos de habilidadessociais que podem ser cruciais para a qualidade dos relacionamentos a desenvolvidos. O contexto maissignificativo da vida da maioria das pessoas o familiar. Alm deste, podem-se destacar, como inerente vidasocial na maior parte das culturas, a escola, o trabalho, o lazer, a religio e o espao geral de cotidianidade(ruas, praas, lojas etc.). Segue-se uma anlise dos contextos familiar, escolar e de trabalho que, no obstantesuas especificidades, contemplam tambm muitas das habilidades sociais requeridas nos demais.

1. o contexto familiar

A vida familiar se estrutura sobre vrios tipos de relaes (marido-mulher, pais-filhos, entre irmos eparentes) com uma ampla diversidade de demandas interpessoais. O desempenho das habilidades sociaispara lidar com elas pode ser uma fonte de satisfao ou de conflitos no ambiente familiar. Dada ainevitabilidade de conflitos o carter saudvel de muitos deles depende da forma de abord-los e resolv-los oque remete, em ltima instncia, competncia social dos envolvidos.

Relaes c on ju gai s

Embora, na sociedade atual, as pessoas j possuam um razovel conhecimento de seu parceiro antes deoptarem por uma vida em comum, mesmo assim, com o passar do tempo, pode ocorrer a deteriorao dealguns comportamentos mutuamente prazerosos (reforadores) e o aparecimento ou maximizao de outrosde carter aversivo. Em um relacionamento novo, cada pessoa procura exibir ao outro o melhor de si mesma,

mas, ao longo do tempo, o cotidiano domstico pode alterar drasticamente esse repertrio. Alm disso, amaioria das pessoas, ao se casarem, possuem algumas idias romnticas sobre o amor que, alm de no seconcretizarem, dificultam a identificao e o enfrentamento das dificuldades conjugais.

Considerando o conceito de compromisso (referido no Captulo 2), crucial. para o caso das relaesconjugais, a qualidade desse relacionamento depende, criticamente, de quanto os cnJuges investem na suacontinuidade e otimizao. O auto-aperfeioamento de ambos em habilidades sociais conjugais garante, emparte, esse compromisso. No entanto, quando apenas um dos parceiros alcana um desenvolvimento scio-afetivo rpido, diferenciando-se excessivamente do outro, ele pode reavaliar os prprios ganhos na relaocomo insatisfatrios e dispor-se busca de relacionamentos alternativos, provocando a sua ruptura. Uma fontede ruptura ocorre, portanto, quando h uma ausncia de compromisso com a prpria relao e/ou com odesenvolvimento do outro.

Em uma reviso da literatura de pesquisas sobre Terapia Conjugal, Gottman e Ruschel identificaramalgumas habilidades essenciais para a qualidade do relacionamento conjugal, destacando aquelas associadas

aprendizagem e ao controle dos estados afetivos que desencadeiam conflitos e reduzem a capacidade deprocessamento de informaes. Tais habilidades incluem: acalmar-se e identificar estados de descontroleemocional em si e no cnjuge, ouvir de forma no defensiva e com ateno, validar o sentimento do outro,reorganizar o esquema de interao do casal de modo a romper o ciclo queixa-crtica-defensividade-desdm.

Acrescentam, tambm, a este conjunto, a habilidade de persuadir o cnjuge a no tomar nenhuma decisoenquanto o estado de excitao psicofsiolgica estiver sem autocontrole adequado.

Freqentemente, um dos cnjuges expressa pensamentos e sentimentos de forma explosiva, extrapolandonas queixas e crticas. Se a reao do outro seguir na mesma direo, gera descontrole de ambos e uma altaprobabilidade de manuteno do ciclo descrito acima, o que tende a piorar ainda mais a situao. Da aimportncia da habilidade de acalmar o outro. Ouvir no defensivamente permite que o cnjuge exponha porcompleto o seu pensamento e pode servir para validar seu sentimento (empatia). Adicionalmente, a fala calmafacilita a organizao do contedo da mensagem, aumenta a probabilidade de clareza e, conseqentemente,

de compreenso, tendo o efeito provvel de acalmar. As situaes de conflito geralmente exigem outrashabilidades como as de admitir o erro, desculpar-se ou pedir mudanas de comportamento.Existem casais que so bastante atenciosos com amigos, colegas de trabalho e pessoas que lhes prestam

servio e, no entanto, deixam de dar essa mesma quantidade de ateno ao cnjuge. A maioria que age assim


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parece no ter a inteno de colocar o cnjuge em segundo plano, porm acaba por negligenciar um elementoimportante do relacionamento, ignorando situaes e oportunidades para exercer a habilidade de dar ateno.

Muitas vezes, a imagem idealizada, ou real no comeo do relacionamento, de uma pessoa bem-humorada,amvel, carinhosa etc. vai se desvanecendo, gerando insatisfao e desinteresse. Bom humor, gentilezamtua, carinho e ateno precisam ser cultivados no cotidiano da relao. Para isso, muito importante ahabilidade de prover conseqncias positivas quando o cnjuge apresenta esses comportamentos. Asinceridade, no entanto, fundamental, caso contrrio poder parecer que h pretenso de manipulao. Hum velho adgro popular que cai bem nesta situao: amor com amor se paga. Em muitas situaes em que ocomportamento do outro caminha na direo de desempenhos favorveis qualidade do relacionamento, podeser importante que os cnjuges explicitem claramente esses aspectos, por meio da habilidade de dar feedback

positivo. Da mesma maneira, pedir feedback uma habilidade que favorece uma avaliao conjunta.

So muitos os problemas resolvidos diariamente por apenas um dos membros da dade conjugal emassuntos que afetam a ambos. Esses problemas, ou so corriqueiros, ou possuem tal urgncia que demandamaes imediatas. O partilhar decises pelo casal produz, no entanto, um equilbrio nas relaes de poder, namedida que ambos decidem e so, igualmente, responsveis pelo xito ou fracasso de todo empreendimento.

Um subgrupo particularmente relevante de habilidades sociais conjugais representado pelas derelacionamento ntimo. Nesta categoria, os desempenhos sociais possuem caractersticas singulares, com o

padro no verbal tendo um peso considervel na interao. O contedo (o que se diz), a forma (como se diz)e a ocasio (quando se diz) so componentes importantes e precisam ser bem dosados e ajustados spreferncias das pessoas envolvidas. Isso significa que requisitos no fundamentais em outros contextosganham, aqui, um estatuto especial como, por exemplo, as discriminaes sutis das mensagens enviadas emcdigos e elaboradas no processo de interao.

Relaes pa is-fi l ho s

As relaes pais-filhos possuem um carter afetivo, educativo e de cuidado que cria muitas e variadasdemandas de habilidades sociais. O exerccio dessas habilidades , em geral, orientado para o equilbrio entreos objetivos afetivos imediatos e os objetivos a mdio e longo prazo de promover o desenvolvimento integraldos filhos e prepar-los para a vida. Argyle identifica trs estratgias bsicas pelas quais os pais educam seusfilhos: a) por meio das conseqncias (recompensas e punies), b) pelo estabelecimento de normas,

explicaes, exortaes e estmulos e c) por modelao. Cada uma dessas estratgias baseia-se em aeseducativas que supem um repertrio elaborado e diversificado de habilidades sociais dos pais. medida que crescem, os filhos desenvolvem interesses, idias e hbitos que podem gerar conflitos

familiares. Nem sempre fcil para os pais a identificao dos sinais que apontam para a iminncia de umconflito entre eles e os filhos ou para os estgios iniciais de um comportamento reprovado no contexto dosvalores familiares. Inversamente, tambm difcil identificar os estgios iniciais de um comportamentodesejvel que pode estar sendo mascarado pela predominncia de outros indesejveis. Na maioria das vezes,presta-se mais ateno aos comportamentos que perturbam ou quebram normas estabelecidas. Comfreqncia os pais buscam interromper ' esses comportamentos com medidas punitivas ou corretivas queproduzem resultados pouco efetivos porque os suprimem apenas momentaneamente e, ainda, podem gerarvrios sentimentos negativos, como a raiva, o abatimento, a revolta etc.

Essas situaes constituem ocasio para o exerccio de um conjunto de aes educativas que podemalterar drasticamente a qualidade da relao e promover comportamentos mais adequados dos filhos. A

literatura enfatiza a importncia de apresentar feedback positivo para os desempenhos consideradosadequados to logo eles ocorram. Elogiar e fornecer conseqncias positivas incentivam e fortalecemdesempenhos incipientes que, em etapas posteriores, sero mantidos por suas conseqncias naturais. Amaioria dos pais faz isso quando est ensinando os filhos a andar, falar ou ler, mas costuma negligenciar aapresentao de conseqncias positivas quando se trata de comportamentos que consideram "obrigao"como estudar, organizar-se, demonstrar gentileza, apresentar iniciativa na soluo de pequenos problemaspessoais etc.

Muitos pais queixam-se de que, especialmente na adolescncia, os filhos se tornam esquivos, buscandomaior contato com os companheiros do que com eles. A adolescncia , sem dvida, um perodo de grandesconquistas e descobertas por parte dos jovens, podendo produzir inquietao aos pais. E o momento deexperimentar as novas possibilidades cognitivas e o despertar sexual, mas tambm um perodo de grandelabilidade emocional, dadas suas alteraes hormonais. Em qualquer etapa, mas particularmente nesta, so

importantes vrias outras aes educativas como as de combinar normas e regras de convivncia coerentescom os valores familiares e estabelecer consenso sobre padres de conduta a serem assumidos por todos. Emoutras palavras, decidir com os filhos como traduzir valores em comportamentos, o que implica em dilogo enas habilidades a ele inerentes.


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Assim como muitas situaes requerem o autocontrole dos sentimentos evitando-se agravar conflitospotenciais, outras podem requerer sua expresso. Em tais casos, embora a demanda aparea sem seanunciar, a expresso de raiva ou desagrado requer controle emocional se o objetivo for educativo mais do quemeramente de descarga emocional. A habilidade dos pais de expressar adequadamente raiva e desagradofornece modelo de autocontrole. Quando esses sentimentos so gerados por comportamentos dos filhos queviolam os acordos e as normas combinados, a situao pode requerer a habilidade de defender os prpriosdireitos em uma viso de reciprocidade.

Em muitos momentos da relao pais-filhos, ocorrem crticas de ambos os lados. A maioria de ns temfacilidade em fazer crticas que apenas humilham as pessoas, mas dificuldade em apresentar as construtivas.

Alm disso, a habilidade de desculpar-se pode ser importante para diminuir ressentimentos e induzir atitudesconstrutivas em relao dificuldade vivida.

2. O contexto escolar

A Educao uma prtica eminentemente social que amplia a insero do indivduo no mundo dosprocessos e dos produtos culturais da civilizao. A escola um espao privilegiado, onde se d um conjuntode interaes sociais que se pretendem educativas. Logo, a qualidade das interaes sociais presentes naeducao escolar constitui um componente importante na consecuo de seus objetivos e no aperfeioamentodo processo educacional.

O discurso oficial sobre os objetivos e metas da instituio escolar, preconizado e continuamente reafirmadoem termos de formao para a vida e para a cidadania, j inclui, naturalmente, a articulao entreaprendizagem e desenvolvimento. O desenvolvimento scio-emocional no pode ser excludo desse conjunto,especialmente quando se observa, nos dias atuais, uma escalada de violncia atingindo crianas e jovens emanifestando-se, inclusive, no contexto escolar. H, portanto, uma concordncia quase unnime sobre anecessidade de aprimoramento das competncias sociais de alunos, professores e demais segmentos daescola.

Mas necessrio destacar a importncia de uma clara compreenso sobre que tipo de habilidadesefetivamente contribui para essa preparao para a vida. Em um de nossos estudos, uma amostra significativade professores da rede pblica valorizou as habilidades pr-sociais em nveis significativamente superiores valorizao atribuda s habilidades assertivas e de enfrentamento. Como so complementares, importanteque todos esses conjuntos sejam, igualmente, desenvolvidos na escola. Habilidades como liderar, convencer,

discordar, pedir, mudana de comportamento, expressar sentimentos negativos, lidar com crticas, questionar,negociar decises, resolver problemas etc. precisam tambm ser promovidas pela escola. A emissocompetente de tais habilidades pode constituir um antdoto importante aos comportamentos violentos,especialmente se desenvolvidos paralelamente s habilidades de expressar sentimentos positivos, valorizar ooutro, elogiar, expressar empatia e solidariedade e demonstrar boas maneiras.

Os estudantes excessivamente tmidos ou muito agressivos enfrentam maiores dificuldades na escola, poisem geral apresentam dficits nas chamadas habilidades de sobrevivncia em classe: prestar ateno, seguirinstrues, fazer e responder perguntas, oferecer e pedir ajuda, agradecer, expor opinies, discordar, controlara prpria raiva ou tdio, defender-se de acusaes injustas e pedir mudana de comportamento de colegas, nocaso de chacotas e provocaes. Alm das conseqncias sobre a aprendizagem, tais dificuldades podem sereverter em problemas de auto-estima no desenvolvimento scio-emocional.

Alm disso, uma ampla literatura vem mostrando correlao entre dficits no repertrio de habilidadessociais dos alunos e suas dificuldades de aprendizagem e baixo rendimento escolar. Embora a funcionalidadedessa relao ainda esteja sob investigao, no difcil imaginar a importncia de habilidades como as deperguntar, pedir ajuda, responder perguntas, dar opinio, expressar dificuldade etc. sobre a aprendizagemnesse contexto e, em particular, como forma de obter ateno e cuidado por parte da professora.

3. o contexto de trabalho

Qualquer atuao profissional envolve interaes com outras pessoas onde so requeridas muitas evariadas habilidades sociais, componentes da competncia tcnica e interpessoal necessria para oenvolvimento em vrias etapas de um processo produtivo.

A competncia tcnica usualmente faz parte dos objetivos educacionais dos cursos profissionalizantes de

segundo e terceiro graus e dos treinamentos que ocorrem no mbito das organizaes. No entanto, acompetncia interpessoal raramente relacionada como objetivo de formao profissional ocorrendo, de formaassistemtica, como um subproduto desejvel do processo educativo, por vezes referido como currculo oculto.


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Embora existam ocupaes em que grande parte das atividades realizada quase que isoladamente,como, por exemplo, a do restaurador de obras-de-arte, do copista de obras antigas ou do arquivista em umescritrio, ainda assim h um processo complementar que depende da interao social. Tal processo pode serde recepo de itens de tarefa, negociao de contrato, reunies, superviso de atividades, aperfeioamentopor meio de cursos etc. Pode-se dizer que praticamente nenhum trabalho ocorre no isolamento social total. Poroutro lado, existem outras atividades em que a realizao da tarefa se d quase que totalmente na relao como outro, ou seja, elas so mediadas por interaes sociais. So as ocupaes de vendedor, recepcionista,telefonista, professor, mdico, assistente social, terapeuta etc.

Os novos paradigmas organizacionais que orientam a reestruturao produtiva tm priorizado processos detrabalho que remetem diretamente natureza e qualidade das relaes interpessoais. Entre tais aspectos,pode-se citar a nfase na multiespecializao associada valorizao do trabalho em equipe, intuio,criatividade e autonomia na tomada de decises, ao estabelecimento de canais no formais de comunicaocomo complemento aos formais, ao reconhecimento da importncia da qualidade de vida e preocupao coma auto-estima e com o ambiente e cultura organizacionais.

Essas mudanas imprimem demandas para habilidades como as de coordenao de grupo, liderana deequipes, manejo de estresse e de conflitos interpessoais e intergrupais, organizao de tarefas, resoluo deproblemas e tomada de decises, promoo da criatividade do grupo etc. As inovaes constantes e odesenvolvimento organizacional no mundo do trabalho requerem, ainda, competncia para falar em pblico,

argumentar e convencer na exposio de idias, planos e estratgias. O trabalho em pequenos grupos mostraa necessidade de habilidades de superviso e monitoramento de tarefas e interaes relacionadas ao processoprodutivo que, para ocorrerem adequadamente, exigem competncia em requisitos como os de observar, ouvir,dar feedback, descrever, pedir mudana de comportamento, perguntar e responder perguntas entre outras.

NOES DEARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS

ADMINISTRATIVOS

TCNICAS DE ARQUIVO: ARQUIVO E SUA DOCUMENTAO

O que significa a palavra arquivo para voc? Pense sobre este assunto, analisando estas duas situaes.

- DOUTORA, A SENHORA J USOU OS DOCUMENTOS QUE ME PEDIU? POSSO GUARD-LOS? -PERGUNTOU A SECRETRIA.

- ESSES PROCESSOS EMPILHADOS AQUI ESQUERDA VOC DEIXA SOBRE MINHA MESA, POISAINDA VOU CONSULTAR. J ESSAS PASTAS, PODE GUARD-LAS NO ARQUIVO L DA MINHA SALA.

- MARCOS, PRECISAMOS ANALISAR ALGUNS DOCUMENTOS SOBRE A ESCRAVIDO No BRASIL,PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO!

- VAMOS ENTO Ao ARQUIVO NACIONAL? L, com CERTEZA, ENCONTRAREMOS MUITO MATERIALINTERESSANTE!

Voc percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situaes com dois sentidos diferentes, no mesmo?

Na primeira situao, a doutora se referiu a arquivo como um mvel prprio, geralmente de ao ou madeira,usado para guardar documentos. Mas no caso seguinte, Marcos usou a palavra arquivo para citar o ArquivoNacional, que um rgo pblico encarregado de guardar e conservar a documentao produzida ou recebida

por instituies governamentais de mbito federal.

E voc, se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum deles aparece aqui, pois apalavra arquivo utilizada em nosso dia-a-dia com diferentes sentidos, ainda que bastante relacionados entresi.


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Com qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para comear, podemos analisar a origem dapalavra, que ainda no est esclarecida.

H estudiosos que defendem a idia de ela ter se originado do grego arch, que significa palcio dosregistrados, tendo evoludo mais tarde para o termo archeion, que o local de guarda e depsito dedocumentos. Outros, no entanto, dizem que a palavra originria do latim archivum que significa, tambm noconceito antigo, o lugar onde os documentos eram guardados.

Atualmente, adotamos um outro conceito para arquivo, como este do americano Solon Buck:

Arqu ivo

O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UMGOVERNO, ORGANIZAO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, ARQUIVADOS ECONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS.

Podemos, ento, a partir desse conceito, tirar algumas concluses sobre a finalidade e as funes de umarquivo.

A primeira finalidade de um arquivo e servir administrao de uma instituio qualquer que seja a sua

natureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os arquivos comeam a funcionar para a histria e paraa cultura. Temos a a outra finalidade, que surge em conseqncia da anterior: servir histria, como fonte depesquisa.

No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funes bsicas so as mesmas: guardare conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais.

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOSProvavelmente, vrios tipos de arquivo j passaram pela sua cabea at agora, no ?

O arquivo da escola onde estudou; aquele organizado pela famlia de um amigo; o que foi consultado parafazer uma pesquisa; o que havia no setor de pessoal onde voc trabalhou por algum tempo; ou, ainda, oarquivo de discos que viu em uma gravadora.

E cada um desses arquivos apresentam caractersticas bem variadas. Da serem classificados em quatrogrupos, de acordo com:

- a natureza da entidade que os criou;- os estgios de sua evoluo;- a extenso da sua ateno;- a natureza dos seus documentos.

Vamos analisar cada um desses grupos em separado.

De acordo com a entidade criadoraConsiderando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se classifica em:

PBLICO - arquivo de instituies governamentais de mbito federal (central ou regional) ou estadual oumunicipal.Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de sade ou da prefeitura de um municpio.INSTITUCIONAL - est relacionado, por exemplo, s instituies educacionais, igrejas, corporaes

no-lucrativas, sociedades e associaes.Exemplos: o arquivo de um centro de educao experimental ou de um sindicato.COMERCIAL- arquivo de firmas, corporaes e companhias.Exemplos: o arquivo de uma loja, de um escritrio de engenharia ou de um banco.FAMILIAR OU PESSOAL- diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas,

individualmente.Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certides de nascimento e casamento;

declaraes de imposto de renda; documentos relativos a transaes de compra e venda de imveis; recibosde pagamentos efetuados a terceiros; fotos e cartas.

De acordo com o estgio de evoluoQuando levamos em conta o tempo de existncia de um arquivo, ele pode pertencer a um destes trs

estgios:


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ARQUIVO DE PIUMEIRA IDADE OU CORRENTE - guarda a documentao mais atual e freqentementeconsultada. Pode ser mantido em local de fcil acesso para facilitar a consulta. Somente os funcionrios dainstituio tm competncia sobre o seu trato, classificao e utilizao. O arquivo corrente tambmconhecido como arquivo de movimento.

Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportao, contendo as requisies dematerial do ano em curso.

ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIRIO - inclui documentos que vieram do arquivocorrente, porque deixaram de ser usados com freqncia. Mas eles ainda podem ser consultados pelos rgosque os produziram e os receberam, se surgir uma situao idntica quela que os gerou. No h necessidadede esses documentos serem conservados nas proximidades das reparties ou escritrios, e a suapermanncia no arquivo transitria, uma vez que esto apenas aguardando para serem eliminados ouremetidos ao arquivo permanente.

Exemplo: o arquivo dos dez ltimos anos da documentao de pessoal de uma empresa.

ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE - nele se encontram os documentos que perderam ovalor administrativo e cujo uso deixou de ser freqente, espordico. Eles so conservados somente porcausa de seu valor histrico, informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral, permitindo quese conhea como os fatos evoluram. Esse tipo de arquivo o que denominamos arquivo propriamente dito.

Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do incio do sculo.De acordo com a extenso da atenoOs arquivos se dividem em:

ARQUIVO SETORIAL -estabelecido junto aos rgos operacionais, cumprindo as funes de um arquivocorrente.

Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial.ARQUIVO CENTRAL OU GERAL - destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos

diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio. Nesse caso, portanto, as atividades de arquivocorrente so centralizadas.

Exemplo: o arquivo nico das diversas faculdades de uma universidade.

De acordo com a natureza de seus documentosDependendo das caractersticas dos documentos que compem o arquivo, ele se classifica em:

ARQUIVO ESPECIAL - guarda documentos de variadas formas fsicas como discos, fitas, disquetes,fotografias, microformas (fichas microfilmadas), slides, filmes, entre outros. Eles merecem tratamentoadequado no apenas quanto ao armazenamento das peas, mas tambm quanto ao registro,acondicionamento, controle e conservao.

Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituio financeira ou os disquetes de uma firma de advoc acia.

ARQUIVO ESPECIALIZADO - tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto, de umcampo especfico, como o hospitalar, o da medicina, engenharia, imprensa, entre outros. So chamados,inadequadamente, de arquivos tcnicos.

Exemplo: o arquivo de peas como ossos, dentes e fetos de uma escola de enfermagem.

Voc percebeu, pelos exemplos apresentados, que um mesmo arquivo pode pertencer a mais de umgrupo? Veja!. O arquivo de uma secretaria estadual de sade foi exemplificado como um arquivo pblico, de mbito

estadual porque estvamos considerando o tipo de instituio que o criou: um rgo do governo do estado.Mas ele tambm pode ser classificado como um arquivo de primeira idade ou corrente, caso seus documentossejam utilizados com freqncia pelos funcionrios. Pode ser ainda um arquivo central, que serve a todos ossetores daquela secretaria.

Vamos continuar o estudo? j falamos bastante sobre os diferentes tipos de arquivos e demos algunsexemplos de documentos que compem os arquivos. Mas o que caracteriza, exatamente, o documento de umarquivo?

CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS

Pense novamente sobre os vrios tipos de arquivo aqui apresentados e faa uma lista de algunsdocumentos que possam estar sob sua guarda.Voc, com certeza, se lembrou de diferentes documentos, j que eles so bem variados. S para

exemplificar, apresentamos alguns para voc conferir com os seus e complementar a sua lista:


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- cadastros de funcionrios, de escolas, de clientes, de vendedores;- histrico escolar de alunos, avaliao de desempenho de funcionrios;- discos, fitas, disquetes, fotos, gravuras, filmes, microfilmes, jornais, revistas, mapas, quadros;- notas fiscais, faturas, duplicatas, promissrias;- relatrios variados, atas de reunies, ofcios, cartas, memorandos;- fichas, tabelas e formulrios de qualquer natureza;- certides de um modo geral.

A partir desses exemplos e de outros escritos em sua lista, o que voc conclui a respeito do que seja umdocumento de arquivo? Pense e depois veja se tambm chegou a esta concluso:

Documento

TODO MATERIAL RECEBIDO OU PRODUZIDO POR UM GOVERNO, ORGANIZAO OU FIRMA, NODECORRER DE SUAS ATIVIDADES, E QUE SE CONSTITUI ELEMENTO DE PROVA OU DE INFORMAO.ELE ARQUIVADO E CONSERVADO POR ESSAS INSTITUIES E SEUS SUCESSORES, PARAEFEITOS FUTUROS. UM DOCUMENTO DE ARQUIVO TAMBM PODE SER AQUELE PRODUZIDO OURECEBIDO POR PESSOA FSICA, NO DECURSO DE SUA EXIST NCIA.

Os documentos de um arquivo apresentam caractersticas, contedo e formas diferentes. Da eles seremclassificados em dois grupos:

Quanto ao gnero

Considerando o aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto , o gnero dos documentos de umarquivo, eles podem ser bem variados, como voc v nestas figuras.

importante destacar que a documentao escrita ou textual se apresenta de inmeros tipos fsicos ouespcies documentais. Alguns deles j foram at lembrados aqui, em exemplos anteriores: contratos, folhas depagamento, livros contbeis, requisies diversas, atas, relatrios, regimentos, regulamentos, editais,certides, tabelas, questionrios e correspondncias.

Quanto natureza do assunto

Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento, ele pode ser:OSTENSIVO - cuja divulgao no prejudica a administrao. Exemplos: notas fiscais de uma loja; escalade planto de uma imobiliria.

SIGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda para suadivulgao e custdia. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias, tendo emvista o grau necessrio de sigilo e at onde eles podem circular.

Ultra-secreto - seu assunto requer excepcional grau de segurana que deve ser apenas do conhecimentode pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

Exemplos: documentos relacionados poltica governamental de alto nvel e segredos de Estado(descobertas e experincias de grande valor cientfico; negociaes para alianas militares e polticas; planosde guerra; informaes sobre poltica estrangeira de alto nvel).

Secreto - seu assunto exige alto grau de segurana, mas pode ser cio conhecimento de pessoasfuncionalmente autorizadas para tal, ainda que no estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

Exemplos: planos, programas e medidas governamentais; assuntos extrados de matria ultra-secreta que,sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de maior difuso (planos oudetalhes de operaes militares); planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras; projetos deaperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes; dados de elevado interesse sob aspectos fsicos,polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros, e tambm, os meios e processos pelosquais foram obtidos; materiais criptogrficos (escritos em cifras ou cdigos) importantes e sem classificaoanterior.

Confid encial - seu assunto, embora no requeira alto grau de segurana, s deve ser do conhecimento depessoas autorizadas, para no prejudicar um indivduo ou criar embaraos administrativos.

Exemplos: informaes relativas a pessoal, finanas e material de uma entidade ou um indivduo, cujo sigilodeve ser mantido por interesse das partes; rdio-freqncia de importncia especial ou aquelas que so

usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes para asegurana nacional.Reservado - seu assunto no deve ser do conhecimento do pblico, em geral.


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Exemplos: partes de planos, programas, projetos e suas respectivas ordens e execuo; cartas, fotografiasareas e negativos que indiquem instalaes importantes.

ORGANIZAO

A organizao de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituio, pressupe o desenvolvimento

de vrias etapas de trabalho, Estas fases se constituiriam em:

- levantamento de dados;- anlise dos dados coletados;- planejamento;- implantao e acompanhamento.

Levantamento de dados

Se arquivo o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela pblica ouprivada, no decorrer de suas atividades, claro est que, sem o conhecimento dessa entidade - sua estrutura ealteraes, seus objetivos e funcionamento seria bastante difcil compreender e avaliar o verdadeiro significadode sua documentao.

O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas,organogramas e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora do arquivo e ser complementadopela coleta de informaes sobre a sua documentao.

Assim sendo, preciso analisar o gnero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartogrficos,iconogrficos, informticos etc.); as espcies de documentos mais freqentes (cartas, faturas, relatrios,projetos, questionrios etc.); os modelos e formulrios em uso; volume e estado de conservao do acervo;arranjo e classificao dos documentos (mtodos de arquivamento adotados); existncia de registros eprotocolos (em fichas, em livro); mdia de arquivamentos dirios; controle de emprstimo de documentos;processes adotados para conservao e reproduo de documentos; existncia de normas de arquivo,manuais, cdigos de classificao etc.

Alm dessas informaes, o arquivista deve acrescentar dados e referncias sobre o pessoal encarregadodo arquivo (nmero de pessoas, nvel de escolaridade, formao profissional); o equipamento (quantidade,

modelos, estado de conservao); a localizao fsica (extenso da rea ocupada, condies de iluminao,umidade, estado de conservao das instalaes, proteo contra incndio).

Anlise dos dados coletados

De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estar habilitado a analisarobjetivamente a real situao dos servios de arquivo, e fazer seu diagnstico para formular e propor asalteraes e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado.

Em sntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio correspondemA sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos de atrito, de falhas oulacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razoes que impedem o funcionamento eficiente doarquivo.

Planejamento

Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente) possacumprir seus objetivos, torna-se indispensvel a formulao de um plano arquivstico que tenha em conta tantoas disposies legais como as necessidades da instituio a que pretende servir.

Para a elaborao desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posio do arquivo naestrutura da instituio; centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo; escolha demtodos de arquivamento adequados; estabelecimento de normas de funcionamento; recursos humanos;escolha das instalaes e do equipamento; constituio de arquivos intermedirio e permanente; recursosfinanceiros.

Posio do arquivo na estrutura da instituio

Embora no se possa determinar, de forma generalizada, qual a melhor posio do rgo de arquivo naestrutura de uma instituio, recomenda-se que esta seja a mais elevada possvel, isto , que o arquivo sejasubordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a setores e funcionrios de


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diferentes nveis de autoridade. A adoo desse critrio evitar srios problemas na rea das relaeshumanas e das comunicaes administrativas.

Se a instituio j contar com um rgo de documentao, este ser, em principio, o rgo mais adequadopara acolher o arquivo, uma vez que a tendncia moderna reunir todos os rgos que tenham como matria-prima a informao.

Ao usurio no interessa onde se encontra armazenada a informao - numa biblioteca, numa memria decomputador, num microfilme, ou num arquivo tradicional. Da a importncia da constituio de sistemas deinformao, dos quais o arquivo deve participar, dotados de recursos tcnicos e materiais adequados paraatender acelerada demanda de nossos tempos.

Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo

Ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito centralizao oudescentralizao dos servios de arquivo.

CentralizaoPor sistema centralizado de arquivos correntes entende-se no apenas a reunio da documentao em um

nico local, como tambm a concentrao de todas as atividades de controle - recebimento, registro,distribuio, movimentao e expedio - de documentos de uso corrente em um nico rgo da estruturaorganizacional, freqentemente designado de Protocolo e Arquivo, Comunicaes e Arquivo, ou outradenominado similar.

Dentre as inmeras e inegveis vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se: treinamento maiseficiente do pessoal de arquivo; maiores possibilidades de padronizao de normas e procedimentos; ntidadelimitao de responsabilidades; constituio de conjuntos arquivsticos mais completes; reduo dos custosoperacionais; economia de espao e equipamentos.

A despeito dessas vantagens, no se pode ignorar que uma centralizao rgida seria desaconselhvel eat mesmo desastrosa como no caso de uma instituio de mbito nacional, em que algumas de suas

unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autnomas ou especficas, ou ainda que taisunidades estejam localizadas fisicamente distantes uma das outras, As vezes em reas geogrficas diferentes- agncias, filiais, delegacias -carecendo, portanto, de arquivos prximos para que possam se desincumbir,com eficincia, de seus programas de trabalho.

Descentralizao

Recomenda-se prudncia ao aplicar esse sistema. Se a centralizao rgida pode ser desastrosa, adescentralizao excessiva surtir efeitos iguais ou ainda piores. .

O bom senso indica que a descentralizao deve ser estabelecida levando-se em considerao as grandesreas de atividades de uma instituio.

Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos Como Produo, Comercializao e Transportes,Alm dos rgos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses departamentos se desobre em

divises e/ou sees. Uma vez constatada a necessidade da descentralizao para facilitar o fluxo deinformaes, esta dever ser aplicada a nvel de Departamento, isto , dever ser mantido um arquivo junto acada Departamento, onde estaro reunidos todos os documentos de sua rea de atuao, incluindo osproduzidos e recebidos pelas divises e sees que o compem.. Para completar o sistema dever sermantido tambm um arquivo para a documentao dos rgos administrativos.

A descentralizao dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critrios:

- centralizao das atividades de controle (protocolo) e descentralizao dos arquivos;- descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.

Quando se fala em atividades de controle est-se referindo Aquelas exercidas em geral pelos rgos.- decomunicaes, isto : recebimento, registro, classificao, distribuio, movimentao e expedio dosdocumentos correntes.

a) Centralizao das atividades de controle (protocolo) descentralizao dos arquivos


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Neste sistema, todo o controle da documentao feito pelo rgo central de comunicaes, e os arquivosso localizados junto aos rgos responsveis pela execuo de programas especiais ou funes especficas,ou ainda junto As unidades administrativas localizadas em reas fisicamente distantes dos rgos a que estosubordinadas.

Quando o volume de documentos reduzido, cada rgo dever designar um de seus funcionrios pararesponder pelo arquivo entregue A sua guarda, e por todas as operaes de arquivamento decorrentes, taisComo abertura de dossis, controle de emprstimo, preparo para transferncia etc.

Se a massa documental for muito grande, aconselhvel que o rgo central de comunicaes designe umou mais arquivistas ou tcnicos de arquivo de seu prprio quadro de pessoal para responder pelos arquivosnos rgos em que forem localizados.

A esses arquivos descentralizados denomina-se ncleos de arquivo ou arquivos setoriais.b) Descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos

Este sistema s dever ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemascentralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados.

O sistema consiste em descentralizar no somente os arquivos, Como as demais atividades de controle jmencionadas anteriormente, isto , os arquivos setoriais encarregar-se-o, alm do arquivamento propriamentedito, do registro, classificao, tramitao dos documentos etc.

Neste caso, o rgo de comunicaes, que tambm deve integrar o sistema, funciona Como agente derecepo e de expedio, mas apenas no que se refere A coleta e A distribuio da correspondncia externa.

No raro, alm dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documentao administrativo dainstituio.

A opo pela centralizao ou descentralizao no deve ser estabelecida ao sabor de caprichosindividuais, mas fundamentada em rigorosos critrios tcnicos, perfeito conhecimento da estrutura dainstituio A qual o arquivo ir servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, a localizao fsicade suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros, enfim, devem seranalisados todos os fatores que possibilitem a definio da melhor poltica a ser adotada.

Coordenao

Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurana e eficincia imprescindvel a criao de uma COORDENAO CENTRAL, tecnicamente planejada, que exercer funes

normativas, orientadoras e controladoras.A Coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazei

cumprir normas gerais de trabalho, de forma a manter a unidade de operao e eficincia do servio dosarquivos setoriais; determinar normas especficas de operao, a fim de atender As peculiaridades de cadaarquivo setorial; promover a organizao ou reorganizao dos arquivos setoriais, quando necessrio; treinar eorientar pessoal destinado aos arquivos setoriais, tendo em vista a eficincia e a unidade de execuo deservio; promover reunies peridicas com os encarregados dos arquivos setoriais para exame, debate einstrues sobre assunto de interesse do sistema de arquivos.

Esta Coordenao poder constituir-se em um rgo da administrao ou ser exercida pelo arquivopermanente da entidade, pois toda instituio, seja qual for o sistema adotado para os seus arquivoscorrentes,. dever contar sempre com um arquivo permanente, centralizado, tambm chamado arquivo de

terceira idade.

Assim, tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes constitudo de documentos transferidosdos arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais), justifica-se perfeitamente que a COORDENAO DOSISTEMA seja uma de suas principais atribuies, a fim de que os documentos ao Ihe serem entregues paraguarda permanente estejam ordenados e preservados dentro dos padres tcnicos de unidade e uniformidadeexigidos pela Arquivologia.

Escolha de mtodos de arquivamento

A importncia das etapas de levantamento e anlise se faz sentir de modo marcante no momento em que oespecialista escolhe os mtodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentao corrente.

Na verdade, dificilmente se emprega um nico mtodo, pois h documentos que devem ser ordenados orapelo assunto, nome, local, data e nmero.


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Entretanto, com base na anlise cuidadosa das atividades da instituio, aliada observao de como osdocumentos so solicitados ao arquivo, possvel definir-se qual o mtodo principal a ser adotado e quais osseus auxiliares. Exemplificando:

PATRIMNIO

BrasliaRio de JaneiroSo Paulo

PESSOAL

ADMISSO

Aguiar, CelsoBareta, HayddeBorges, FranciscoCardoso, JurandirCastro, LciaPaes, Oswaldo

Paiva, ErnestoSllos, ZildaSilva, Ana Maria

DEMISSO

FOLHAS DE PAGAMENTO

jan. a jul. de 1980ao. a dez. de 1980

jan. a jul. de 1981

PROMOO

Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as consideraes assinaladasanteriormente, verifica-se que o arranjo principal por assunto. No assunto Patrimnio encontra-se um arranjosecundrio, por localidade (geogrfico). J no assunto Admisso tem-se um arranjo secundrio, em ordemalfabtica, pelo nome dos funcionrios. Em Folhas de Pagamento encontra-se um arranjo secundrio, emordem cronolgica.

Como se v, o mtodo principal escolhido foi o de assuntos, coadjuvado pelos mtodos geogrfico,alfabtico e numrico cronolgico, como auxiliares.

Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer.Para melhor atender aos usurios de um banco de investimentos, por exemplo, a documentao pode ser

separada em dois grandes grupos: o de projetos de financiamento - ordenados e arquivados pelo nmero decontrole que Ihe atribudo ao dar entrada e que, da por diante, ir Ihe servir de referncia - e o grupoconstitudo de todo o restante da documentao, ordenada por assuntos.

Estabelecimento de normas de funcionamento

Para que os trabalhos no sofram soluo de continuidade e mantenham uniformidade de ao imprescindvel que sejam estabelecidas normas bsicas de funcionamento no s do arquivo em seus diversosestgios de evoluo, como tambm do protocolo, uma vez que esse servio , na maioria das vezes,desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo.

Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de implantao iro juntamente com modelos eformulrios, rotinas, cdigos de assunto e ndices, integrar o Manual de Arquivo da instituio.

Recursos humanos

Formao e regulamentao profissional


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O arquivo possui, atualmente, importncia capital em todos os ramos da atividade humana. No entanto,ainda bastante comum a falta de conhecimentos tcnicos por parte das pessoas encarregadas dos serviosde arquivamento, falta essa que ire influir, naturalmente, na vida da organizao.

Teoricamente, o arquivamento de papis um servio simples. Na prtica, no entanto, essa simplicidadedesaparece diante do volume de documentos e da diversidade de assuntos, surgindo dificuldades naclassificao dos papis.

Uma das vantagens da tcnica de arquivo a de capacitar os responsveis pelo arquivamento para umperfeito . trabalho de seleo de documentos que fazem parte de um acervo, ou seja, separao dos papisque possuem valor futuro, contendo informaes valiosas, dos documentos inteis.

Um servio de arquivo bem organizado possui valor inestimvel. E a memria viva da instituio, fonte ebase de informaes; aproveita experincias anteriores, o que evita a repetio, simplifica e racionaliza otrabalho.

Para que se atinjam esses objetivos, toma-se necessria a preparao de pessoal especializado nastcnicas de arquivo.

"Em questo de arquivo, a experincia no substitui a instruo, pois 10 anos de prtica podem significar 10anos de arquivamento errado e intil' afirma a Prof.a Ignez B. C. D'Arafijo.

At recentemente a formao profissional dos arquivistas vinha sendo feita atravs de cursos especiais,ministrados pelo Arquivo Nacional, Fundao Getlio Vargas e outras instituies.

O valor e a importncia dos arquivos oficiais e empresariais, para a administrao e para o conhecimentode nossa Histria, passou a ser tambm objeto de interesse do Governo federal. Assim que, a de maro de

1972, o Conselho Federal de Educao aprovou a criao do curso superior de arquivos, e a 7 do mesmo msaprovou o currculo do curso de arquivstica como habilitao profissional no ensino de segundo grau. Emagosto de 1974, foi institudo o Curso Superior de Arquivologia, com durao de trs anos e, em 4 de julho de1978, foi sancionada a Lei n 6.546, regulamentada pelo Decreto n 82.590, de de novembro do mesmo ano,que dispe sobre a regulamentao das profisses de arquivista e tcnico de arquivo.

Atributos

Para o bom desempenho das funes dos profissionais de arquivo, so necessrias, alm de um perfeitoconhecimento da organizao da instituio em que se trabalha e dos sistemas de arquivamento, as seguintescaractersticas: sade, habilidade em lidar com o pblico, esprito metdico, discernimento, pacincia,imaginao, ateno, poder de anlise e de crtica, poder de sntese, discrio, honestidade, esprito de equipee entusiasmo pelo trabalho.

Escolha das instalaes e equipamentos

De igual importncia para o bom desempenho das atividades de arquivo a escolha do local adequado,quer pelas condies fsicas que apresente - iluminao, limpeza, ndices de umidade, temperatura, quer pelaextenso de sua rea, capaz de conter o acervo e permitir ampliaes futuras.

Michel Duchein, especialista em instalaes de arquivos e inspetor-geral dos Arquivos da Franga, temvrios livros e artigos publicados sobre a matria, os quais devem ser consultados por tantos quantos sedefrontam com problemas de construo ou adaptao de locais destinados A guarda de documentos. A listadessas publicaes encontra-se na bibliografia ao final deste volume.

Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento dever merecer a ateno daqueles que esto

envolvidos com a organizao dos arquivos.Considera-se equipamento, o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensveis A realizaodo trabalho arquivstico.

Material de consumo

Material de consumo aquele que sofre desgaste a curto ou mdio prazos. So as fichas, as guias, aspastas, as tiras de insero e outros.

Ficha - um retngulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, onde se registra uma informao.As dimenses variam de acordo com as necessidades, podendo ser branca ou de cor.

Guia divisria - um retngulo de carto resistente que serve para separar as partes ou sees dosarquivos ou fichrios, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade facilitar a busca

dos documentos e o seu rearquivamento.No estudo das guias divisrias distinguem-se diversos elementos relacionados com a sua finalidade efunes, conforme veremos em seguida.


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Projeo - a salincia na parte superior da guia. Pode ser recortada no prprio carto, ou nele seraplicada, sendo ento de celulide ou de metal.

A abertura na projeo que recebe a tira de insero chama-se janela.P - a salincia, na parte inferior da guia, onde h um orifcio chamado ilha. Por este orifcio passa uma

vareta que prende as guias gaveta.

Notao - a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica.A notao pode ser ainda aberta ou fechada. aberta quando indica somente o incio da seo, e fechada

quando indica o princpio e o fim.

Posio - o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder metade daguia, a um tero, um quarto ou um quinto. Da a denominao de: primeira posio, segunda posio, terceiraposio, quarta posio, quinta posio.

Quanto sua funo, a guia pode ser ainda:

- primria - indica a primeira diviso de uma gaveta ou seo de um arquivo;- secundria - indica uma subdiviso da primria;- subsidiria - indica uma subdiviso da secundria;- especial - indica a localizao de um nome ou assunto de grande freqncia.

O que indica se uma guia primria, secundria, subsidiaria ou especial a notao e no a projeo. Oideal seria que as guias primrias estivessem sempre em primeira posio, as secundrias em segundaposio e assim por diante.

Guia-fora - a que tem como notao a palavra FORA e indica a ausncia de uma pasta do arquivo.

Tira de insero - uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notaes.Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias.

Pasta - uma folha de papelo resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que serve para guardar e protegeros documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto , lisa, ou ter projeo. Elas se dividem em:

- individual ou pessoal - onde se guardam' documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordemcronolgica;

- miscelnea - onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordemalfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica.

Material permanente

O material permanente aquele que tem grande durao e pode ser utilizado vrias vezes para o mesmofim. Na sua escolha, alm do tipo e do tamanho dos documentos, deve-se levar em conta os seguintesrequisites:

- economia de espao (aproveitamento mximo do mvel e mnimo de dependncias);- convenincia do servio (arrumao racional);- capacidade de expanso (previso de atendimento a novas necessidades);- invulnerabilidade (segurana);

- distino (condies estticas);- resistncia (conservao).

Recomenda-se, ainda, que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto As firmasespecializadas, uma vez que constantemente so lanadas no mercado novas linhas de fabricao. As maistradicionais so os arquivos, fichrios, caixas de transferncia, boxes, armrios de ao etc. As mais recentesso os arquivos e fichrios rotativos eletromecnicos e eletrnicos, bem como as estantes deslizantes.

Armrio de ao - um mvel fechado, usado para guardar documentos sigilosos, ou volumesencadernados.

Arquivo - mvel de ao ou de madeira, com duas, trs, quatro ou mais gavetas ou gabinetes de diversasdimenses, onde so guardados os documentos.

Arquivo de fole - um arquivo de transio entre o arquivo vertical e o horizontal. Os documentos eram

guardados horizontalmente, em pastas com subdivises, e carregados verticalmente.Arquivos horizontais antigos- pombal (em forma de escaninhos);- sargento (tubos metlicos usados pelo exrcito em campanha).


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Box - pequeno fichrio que se coloca nas mesas. usado para lembretes.Caixa de transferencia - caixa de ao ou papelo, usada especialmente nos arquivos permanentes.Estante - mvel aberto, com prateleiras, utilizado nos arquivos permanentes, onde so colocadas as caixas

de transferncia. Modernamente, utilizada para arquivos correntes, empregando-se pastas suspensaslaterais.

Fichrio - um mvel de ao prprio para fichas, com uma, duas, trs ou quatro gavetas, ou conjugadocom gavetas para fichas e documentos.

Fichrio horizontal - aquele em que as fichas so guardadas em posio horizontal, umas sobre as outras -modelo KARDEX. As fichas so fixadas por meio de bastes metlicos presos s gavetas. Dessa disposiodas hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficar inteiramente visvel, deixando que daimediatamente inferior aparea uma faixa correspondente dimenso da barra, e assim sucessivamente,lembrando o aspecto de uma esteira - "arquivo-esteirinha". As faixas que aparecem funcionam comoverdadeiras projees, nas quais so feitas as notaes.

Fichrio vertical - aquele em que as fichas so guardadas em posio vertical, umas atrs das outras,geralmente separadas por guias. o modelo mais usado por ser mais econmico. As gavetas ou bandejascomportam grande nmero de fichas.

Suporte - armao de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos, servindo de ponto de apoiopara as pastas suspensas.

Constituio de arquivos intermedirios e permanentes

Toda organizao, seja ela pblica ou privada, de pequeno, mdio ou grande porte, acumula atravs dostempos um acervo documental que, mesmo depois de passar por fases de anlise, avaliao e seleorigorosas, deve ser preservado, seja para fins administrativos e fiscais, seja por exigncias legais, ou ainda porquestes meramente histricas.

Nenhum plano de arquivo estaria completo se no previsse a constituio do arquivo permanente, paraonde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais.

Quanto aos arquivos ou depsitos intermedirios, estes s devero ser criados se ficar evidenciada a suareal necessidade.

Em geral, existem em mbito governamental, em face do grande volume de documentao oficial e de suadescentralizao fsica.

As entidades e empresas de carter privado dificilmente necessitam desse organismo, salvo no caso deinstituies de grande porte, com filiais, escritrios, representaes ou similares, disperses geograficamente e

detentores de grande volume de documentao.Recursos financeiros

Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos disponveis no apenas parainstalao dos arquivos, mas, sobretudo, para sua manuteno.

Nem sempre os responsveis pelos servios pblicos ou dirigentes de empresas compreendem aimportncia dos arquivos e admitem as despesas, algumas vezes elevadas, concernentes a tais servios.Toma-se necessria, ento, uma campanha de esclarecimento no sentido de sensibiliz-los.

Considerados todos os elementos descritos, o especialista estar em condies de elaborar o projeto deorganizao, a ser dividido em trs partes. A primeira constara de uma sntese da situao real encontrada. Asegunda, de anlise e diagnstico da situao. A terceira ser o plano propriamente dito, contendo asprescries, recomendaes e procedimentos a serem adotados, estabelecendo-se, inclusive, as prioridades

para a implantao.

Implantao e acompanhamento. Manuais de arquivo

Recomenda-se que a fase de implantao seja precedida de uma campanha de sensibilizao que atinja atodos os nveis hierrquicos envolvidos.

Esta campanha, feita por meio de palestras e reunies, objetiva informar as alteraes a serem introduzidasnas rotinas de servio e solicitar a cooperao de todos, numa tentativa de neutralizar as resistncias naturaisque sempre ocorrem ao se tentar modificar o status que administrativo de uma organizao.

Paralelamente campanha de sensibilizao deve-se promover o treinamento no s do pessoaldiretamente envolvido na execuo das tarefas e funes previstas no projeto de arquivo, como daqueles quese utilizaro dos servios de arquivo, ou de cuja atuao depender, em grande parte, o xito desses servios.

A implantao das normas elaboradas na etapa anterior exigir do responsvel pelo projeto um

acompanhamento constante e atento, a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades, falhas ou omissesque venham a ocorrer.Somente depois de implantar e testar os procedimentos - verificar se as normas, rotinas, modelos e

formulrios atendem as necessidades - que dever ser elaborado o manual de arquivo, instrumento que


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coroa todo o trabalho de organizao. Nele ficam registrados os procedimentos e instrues que iro garantir ofuncionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade do trabalho atravs dos tempos.

Seria impossvel estabelecer

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Apostila Conhec Especif Policia Federal Agente Administ