APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN: PENJUALAN DAN PENERIMAAN TUNAI

KONSEP SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Ikhtisar

Bab ini menyajikan manajemen proses bisnis pesanan pelanggan dan manajemen pelanggan.

Sasaran Belajar

1 Menguraikan manajemen proses bisnis pesanan pelanggan.

2 Menggambarkan pengendalian dalam pengolahan pesanan pelanggan.

3 Menguraikan manajemen proses bisnis rekening langganan.

4 Menggambarkan pengendalian dalam pengolahan piutang usaha.

Sasaran Belajar 1

Menguraikan manajemen proses bisnis

pesanan pelanggan.

Manajemen Proses bisnis Pesanan Pelanggan

Manajemen proses bisnis pesanan pelanggan meliputi aktivitas berikut ini:pemeriksaan (opsional) pembuatan kontrak (opsional) pencatat pesanan pengiriman penagihan

Manajemen Proses bisnis Pesanan Pelanggan

PembuatanKontrak

Pemeriksaan

Pencatanpesanan

Pengiriman

Penagihan

KegiatanOptional

Perencanaan sumber daya Perusahaan

Apakah yang dimaksud dengan enterprise resource planning systems?ERPs adalah sistim informasi yang mampu menyimpan dan memproses informasi yang sangat banyak, yang berhubungan dengan manajemen proses bisnis pesanan pelanggan.

Perencanaan sumber daya Perusahaan

Apakah SAP R/3 itu?SAP R/3 (registered trademark)SAP R/3 menyimpan dan memproses data yang berhubungan dengan manajemen proses bisnis pesanan pelangganManajemen proses bisnis pesanan pelanggan menjadi bagian dari modul SAP’s sales and distribution.

File Master Pelanggan

File master pelanggan berisi semua informasi yang berhubungan dengan pelanggan.Catatan pelanggan ini harus dibuat sebelum proses order penjualan.SAP R/3 memerlukan empat jenis rekaman induk (File Master)

File Master Pelanggan

Catatan yang dalam SAP R/3?1 Catatan penjualan ke pelanggan2 Catatan pengiriman ke pelanggan3 Catatan penagihan ke pelanggan4 Catatan pembayaran dari pelanggan

File Master Pelanggan

Ketika suatu catatan master penjualan ke pelanggan yang baru dibuat, tiga rekaman induk yang lain secara otomatis dibuat dengan informasi yang sama.Rekaman induk pelanggan harus unik.Sebelum dibuat rekaman induk di SAP R/3 harus dipastikan bahwa suatu penjualan ke pelanggan sudah disetujui.

Data Fields

Rekaman induk pelanggan dibuat dengan memasukkan informasi ke dalamR/3.R/3 akan memandu proses masukan data dengan menampilkan daftar pelanggan di layar monitor.Setiap layar mengumpulkan suatu kategori data.

Data Fields SAP R/3

Isi layar Create Customer :Initial screenCustomer addressControl DataMarketingPayment transactionsUnloading Points

Data Fields SAP R/3

Foreign TradeContact PersonAccount ManagementPayment TransactionsCorrespondenceInsurance

Data Fields SAP R/3

SalesShippingBillingTaxesOutput ScreenPartner Functions

Pelanggan satu kali

R/3 mempunyai fasilitas pembuatan file “dummy” untuk pelanggan yang jarang atau hanya satu kali melakukan pembelian.Catatan master hanya mempunyai informasi minimal.Layar Create Customer hanya menampilkan informasi : Address, Sales, Shipping, Billing, Taxes, and Output.

Standard Order Processing SAP R/3

Standard order processing menguraikan proses bisnis pesanan pelanggan di mana pesanan pelanggan diisi inventori barang jadi.Sebelum Order Penjualan dibuat, File master pelanggan harus sudah tersedia.

Sasaran Belajar 2

Menggambarkan pengendalian

untuk pengolahan pesanan pelanggan.

Pengendalian Siklus Transaksi

Pengendalian dalam siklus transaksi didasarkan pada suatu pemisahan fungsi-fungsi di dalam suatu proses bisnis. Fungsi yang terkait adalah

– Pemasukan data order– kredit– Persediaan barang jadi

Pengendalian Siklus Transaksi

– pengiriman– penagihan– Piutang dagang– Buku besar

Pemasukan data

OrderPelanggan

OrderPenjualan

MasukanOrder

MembuatOrder

Master Price List

Order Database

Kredit

OrderPenjualan Persetujuan

Kredit

AmbilOrder baru

Order Database

ProsesKredit

Order Penjualandisetujui

File

kredit

Dikrimkan untuk proses selanjutnya

Persediaan Barang Jadi

SiapkanPicking

List

PickingList Pick

Order

Database pesanan

Prosespengiriman

Picking ListBersama barang

Database persediaan

Ke pengiriman

Pengiriman

Picking ListBersama barang

PackingListCocokkan

Order pengiriman

Proses pengiriman

Packing ListBersama barang

Surat MuatDatabase pesanan

Barang jadi

pelanggan

Penagihan

Daftarpenagihan

Database pelangga

n

Siapkan JournalEntry

Menyiapkanfaktur

Proses faktur

JournalVoucher

Faktur

pelanggan

Secara periodik

Buku besar

Piutang dagang

Total pengendalian

Daftar Faktur di Posting

Posting faktur

Siapkan Daftar Posting

Pengecekan Posting

Database pelangga

n

Buku besar

Buku besar piutang dagang

Buku Besar

Total pengendalian

Voucher jurnal

Piutang dagang

Bandingkan Posting

Proses buku besar

Buku besar

Penagihan

Sasaran Belajar 3

Menguraikan manajemen proses bisnis rekening

pelanggan

Manajemen Proses bisnis Rekening Pelanggan

The customer account management business processincludes accounts receivable processing through the collection of customer payments on account.Accounts receivable often represents the majority of an organization’s working capital.

Manajemen Proses bisnis Rekening Pelanggan

Accounts receivable also maintains customer credit and payment history information.This information is essential in the customer order management business process.The accounts receivable procedure is straightforward.

Manajemen Proses bisnis Rekening Pelanggan

A subsidiary ledger of individual accounts is maintained, with a control account in the general ledger.Remittance advices are routed from the cash receipts functions.Credit memos and other invoice adjustments are routed from the billing department.

Manajemen Proses bisnis Rekening Pelanggan

There are two basic approaches to an accounts receivable application.What are these approaches?

1 Open-item processing2 Balance-forward processing

Sasaran Belajar 4

Menggambarkan pengendalian yang diterapkan untuk

pemrosesan piutang dagang

Pengendalian Proses Bisnis Piutang Dagang

Piutang dagang

RemittanceAdvices

RemittanceAdvices

Penerimaan kas

Pengendalian Proses Bisnis Piutang Dagang

FakturTotal

pengendalianTotal

pengendalian

Penagihan Buku besarPiutang dagang

Pengendalian Proses Bisnis Piutang Dagang

Penerimaan Kas

Total pengendalian

Totalpengendalian

Voucher Journal

Voucher Journal

Penagihan Buku besar

Pengendalian Proses Bisnis Piutang Dagang

Penerimaan

MemoRetur

penjualan

Memo retur

penjualan

Memo Retur

Penjualan

Memo kredit

Memo kredit

Penagihan Piutang dagang

Kredit

Pengendalian Proses Bisnis Piutang Dagang

Pelanggan

Pernyataan Pernyataan

Daftar umur piutang

Daftar umurpiutang

Kredit Piutang dagang

Penghapusan Piutang

Prinsip pemisahan tugas organisasional juga diterapkan dalam prosedur penghapusan piutang.Fokus utama prosedur penghapusan piutang adalah analisa saldo yang jatuh tempo, yang biasanya dilakukan dengan membuat analisa umur piutang.

Penghapusan Piutang Dagang

Bendahara

MemoPenghapusan

File

Daftar Akuntdk Bernilai

Kredit Piutang Dagang

Analisa UmurPiutang

Analisa Umur Piutang

1

MemoPenghapusan

MemoPenghapusan 1 1

23

Penghapusan Piutang Dagang

Notifications

Akun TdkBernilai

Total Pengendalian

Kredit Piutang Dagang

Buku Besar Internal Audit

Memo Penghapus

an 3

MemoPenghapus

an 3

TotalPengendalian

Daftar AkunTdk Bernilai

Penerimaan Kas dari Piutang Dagang

Transaksi penerimaan kas dari piutang digunakan jika terdapat saldo piutang dari pelanggan yang ada .Penerimaan kas dari piutang biasanya melalui kiriman pos, atau melalui pembayaran langsung ke kasir atau loket pembayaran.

Penerimaan Kas dari Piutang Dagang

Pembayaran-pembayaran dari pelanggan harus selalu diakui sebagai uang masuk dan jumlah piutang yang dibayar ditunjukkan dalam laporan bulanan.Catatan Piutang yang belum diterima pembayarannya meningkatkan pengendalian penerimaan pembayaran.

Penerimaan Kas dari Piutang Dagang

Pengendalian utama dalam transaksi penerimaan kas dari piutang dagang adalah pemisahan fungsi-fungsi yang berikut :

– mailroom– Penerimaan kas– Piutang dagang– Buku besar

Penerimaan Kas dari Piutang Dagang– bank– internal audit

Untuk mengendalikan penerimaan kas yang diterima melalui pos, adalah penting bahwa tidak seorang pun di dalam mailroom, di penerimaan kas, atau piutang usaha yang mempunyai kendali sepenuhnya atas transaksi.

Sistem penagihan Lock-Box

Apakah yang dimaksud dengan float?Flooat adalah waktu antara penandatanganan cek pembayaran oleh pelanggan dan waktu saat perusahaan dapat menggunakan dana tersebut.Lock-box system mengurangi float dengan cara menyimpan cek dalam rekening perusahaan sebelum perusahaan memprosesnya.

Transaksi Penjualan Tunai

Perbedaan utama antara sistem penjualan tunai dengan penerimaan kas dari piutang adalah sebelumnya tidak ada pencatatan aktiva (piutang dagang) dalam sistem aplikasi penjualan tunai.Penjualan tunai dicatat di mesin cash register atau media lain untuk menghasilkan dokumentasi.

Transaksi Penjualan Tunai

Penerimaan penjualan harus disiapkan dan dikirimkan ke pelanggan.Apakah yang dimaksud customer audit?Customer audit adalah prosedur-prosedur di mana pelanggan bertindak sebagai pengendali awal atas dokumentasi suatu transaksi.

Transaksi Penjualan Tunai

Sebagian prosedur customer audit:– Kemungkinan perubahan harga – Pemberian hadiah atau barang secara gratis dari

item barang yang dibeli.

TERIMA KASIH