Embed Size (px)
Citation preview
Aplicativo Mi Legajo
2
MANUAL 1
El Aplicativo MiLegajo como canal de consulta y comunicación
INDICE 2
Acerca del Manual de Capacitación 4
1. UNIDAD TEMATICA 1 “MARCO CONTEXTUAL DE SIAPE Y MILEGAJO”
5
1.1 Un marco indispensable: ¿Qué es SIAPE? SIAPE como proyecto y
sistema
5
1.2 Propósitos para los cuales fue creado SIAPE 6
1.3 Perspectivas de un sistema dinámico 7
1.4 Una aproximación al Gobierno Electrónico. 7
1.4.1 Características 8
1.4.2 Definición 8
1.4.3 Ámbitos y modalidades del Gobierno electrónico 9
1.4.4 Implicancias y beneficios del Gobierno electrónico 10
1.5 A MODO DE SINTESIS 10
2. UNIDAD TEMÁTICA II – MILEGAJO COMO EL SISTEMA DE AUTOGESTIÓN
DE SIAPE
12
2.1 El contexto del aplicativo MiLegajo: el SIAPE 12
2.2 SIAPE y sus Aplicaciones. Aplicaciones integradas en SIAPE 12
2.3 Perfiles de usuarios de SIAPE 15
2.4 Funcionalidad de las aplicaciones 16
2.4.1 Una tabla conceptual para apreciar el alcance de las aplicaciones 17
2.5 El acceso a SIAPE y sus aplicaciones 18
2.6 Introduciéndonos al Aplicativo MiLegajo 20
2.6.1 ¿Qué es MiLegajo? 21
2.6.2 ¿Por qué usar MiLegajo? 22
2.6.3 Funcionalidad 22
2.6.4 Recorrido por la aplicación MiLegajo: Accediendo a la Plataforma
DEMO, a la Plataforma PRODUCCIÓN. Saliendo de la Plataforma
PRODUCCIÓN
22
2.7 Menú de Opciones de MiLegajo 31
3
2.8 A MODO DE SINTESIS 35
3. UNIDAD TEMÁTICA III – EL LEGAJO ELECTRÓNICO QUE PROPONE EL
APLICATIVO MI LEGAJO
36
3.1 El Legajo Electrónico 36
3.2 Usuarios del Legajo Electrónico 38
3.3 Acceso al Legajo Electrónico 38
3.3.1 Solapa Datos Personales 39
3.3.2 Solapa Datos Domicilios. Contactos 40
3.3.3 Solapa Familiares 41
3.3.4 Solapa Currículum 43
3.3.5 Solapa Datos Relación Laboral 45
3.3.6 Solapa Otros Datos 48
3.4 La Bandeja de Notificaciones 48
3.4.1 Acceso a la Bandeja de Notificaciones 49
3.4.2 Opciones de uso de la Bandeja de notificaciones: Notificar a personas
responder un mensaje, Borrar Notificación y Actualizar Bandeja
49
3.5 El uso de la AGENDA PERSONAL
3.6 Preferencias
3.7 Mi CV
52
53
54
3.8 A MODO DE SINTESIS 55
4. UNIDAD TEMÁTICA IV – EL TRÁMITE ELECTRÓNICO DENTRO DE
MILEGAJO
56
4.1 El concepto del trámite electrónico 56
4.2 Usuarios que intervienen-participan del circuito 57
4.3 Cuáles son las ventajas asociadas al trámite electrónico 58
4.4 Procesos, circuitos y actores de los trámites electrónicos 58
4.5 Tipos de trámites según los perfiles de usuarios que los inician 59
4.6 Trámites electrónicos disponibles en MiLegajo 60
4.7 Trámites Personales: Perfil AGENTE 62
4.7.1 Personas a quien autorizo 67
4.7.2 Mis Autorizantes: opción del menú MiLegajo 68 4.7.3 Novedades de Asistencia 69
4.7.4 Bandeja de Notificaciones 70
Acerca del Manual de Capacitación
4
Este manual constituye una guía para el aprendizaje del Aplicativo MiLegajo, componente
del SIAPE digital (Sistema Único Provincial de Administración de Personal).
Está dirigido a los usuarios de MiLegajo, es decir, a todos quienes forman parte de la
administración pública provincial. MiLegajo es la aplicación del SIAPE que permite la autogestión
del vínculo laboral entre el empleado y la Administración en su conjunto (los supervisores o
responsables de la gestión del personal en su interacción con la administración específica en
materia de personal, lo que llamamos habitualmente la “oficina de personal”).
En este manual, dedicado al aplicativo Mi Legajo, tendremos una mirada de
reconocimiento sobre el contexto en el cual se desarrolla la aplicación, es decir sobre el SIAPE
como proyecto, como sistema integrador de diferentes aplicaciones de soporte informático y
sobre su encuadre como herramienta de Gobierno Electrónico. Para compartir esta definición,
ofreceremos algunos conceptos y fundamentos básicos del Gobierno electrónico. Luego, nos
adentraremos en MiLegajo, recorriendo la aplicación en todo el alcance de su funcionalidad
actual, desde los diferentes perfiles de usuarios involucrados en su operatoria.
El manual esta estructurado en unidades temáticas que sirven como material de lectura base
para poder comenzar a conocer el sistema y acceder a la realización de las actividades prácticas
previstas para cada unidad:
Unidad Temática I “Marco contextual de SIAPE y Mi Legajo”
Unidad Temática II “MiLegajo como el sistema de autogestión de SIAPE”
Unidad Temática III “El legajo electrónico que propone el aplicativo Mi Legajo”
Unidad Temática IV “El trámite electrónico dentro de Mi Legajo”
Unidad Temática V “Temas de Ayuda”
5
UNIDAD TEMÁTICA I “MARCO CONTEXTUAL DE SIAPE Y MI LEGAJO”
Dentro de esta unidad avanzaremos sobre los conceptos fundamentales de SIAPE en tanto sistema
y en tanto proyecto de reforma o modernización estatal. A su vez, SIAPE y sus aplicaciones, en
Particular MiLegajo, serán caracterizadas como instrumentos de Gobierno Electrónico.
1.1 Un marco indispensable: ¿Qué es SIAPE? SIAPE como proyecto y sistema
SIAPE es el Sistema Único Provincial de la Administración de Personal de la Provincia
de Buenos Aires. Surge adecuando a la escala de la administración pública provincial en
su conjunto, las aplicaciones para la gestión de los recursos humanos del llamado SIGRE
(Sistema Integral de Gestión para la Reforma de Economía) desarrollado por la Dirección
General de Administración del Ministerio de Economía, durante el período 2002 – 2007.
Es un sistema de apoyo a la gestión del personal basado en tecnologías de información
y comunicación,
Es el Proyecto de reforma que impulsa el desarrollo, la extensión y la implementación del
sistema como piedra angular de la modernización de la gestión pública provincial.
SIAPE busca integrar todos los órdenes estatutarios y de escalafón, así como otras expresiones
Definición de SIAPE
Objetivos de la Unidad
Comprender los alcances del SIAPE en tanto proyecto y sistema para la
modernización estatal
Conocer los fundamentos que permiten incluir al SIAPE como
herramienta de e gov
Reconocer los aplicativos que integran el SIAPE
Reconocer las características del gobierno electrónico y los beneficios
asociados a su uso en el marco de la implantación del SIAPE
6
habituales o esporádicas del vínculo laboral entre la persona empleada y la Administración
empleadora.
Aplicaciones que componen el SIAP E, entendido como sistema integral:
MiLegajo: es una aplicación de uso personal construida sobre el sistema de Recursos
Humanos (eRreH en el entorno de SIAPE). Permite el acceso y consulta de nuestro
legajo electrónico y es al mismo tiempo canal de comunicación para iniciar trámites
electrónicos.
eRreH, brinda soporte integral a las administraciones de personal de los diferentes
organismos de la administración pública provincial.
Gestión Digital: permite obtener información útil para la toma de decisiones de los
niveles superiores de la gestión, a partir de los datos almacenados en la base de datos
del SIAPE.
Otras aplicaciones (Sueldos Digital, Incentivos Digital, Viáticos Digital): dan soporte a
los procesos de liquidación de haberes del personal, a la captura y asignación de
unidades retributivas por productividad y a la administración de la compensación de
gastos por traslado en ocasión de comisiones de servicio respectivamente.
1.2 PROPOSITOS para los cuales fue creado el SIAPE:
Brindar soporte a la gestión del recurso esencial de la Administración: el recurso
humano.
Poner la tecnología de información y comunicación al servicio de los procesos de la
gestión y de la obtención de resultados
Simplificar, agilizar, mejorar los procesos, ganar en eficiencia, ser más efectivos.
Modernizar la gestión del sistema de empleo público y mejorar la calidad del vínculo
laboral
1.3 Perspectivas de un SISTEMA DINAMICO
SIAPE en tanto el sistema integral que constituye un instrumento esencial para la modernización
de la gestión de recursos humanos, es un conjunto de aplicaciones dinámicas, con un alcance
dinámico, que se extiende y se vuelve más abarcativo conforme se consolida el proyecto de
implementación de las soluciones parciales.
7
La clave es la integración de datos en un mismo repositorio o base de datos y de operatorias que
se entrelazan o armonizan, permitiendo obtener más y mejores resultados. Siguiendo este
esquema aparecen como tareas prioritarias las siguientes:
Normalizar los trámites, darles continuidad, ampliar el alcance de las transacciones
impulsadas por los propios interesados, respetando el marco legal vigente para los
procedimientos.
Interconectar organismos, volverlos “interoperables”
Acrecentar las bases de datos e información
Acentuar la dimensión electrónica del soporte de la gestión, prescindiendo del papel en
la medida de lo posible.
Crear una capa de “gestión inteligente” (Discoverer, BI Business Intelligence, etc.), es
decir, la posibilidad de una visión superior
1.4 Una aproximación al Gobierno Electrónico
A partir de los resultados que han tenido hasta el momento algunas experiencias
realizadas con el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) en las
administraciones estatales, se está desarrollando un proceso orientado a concebir una forma de
gobierno que implica algo muy cercano a una “revolución”, por cuanto conlleva la redefinición de
los marcos espaciales, temporales y, fundamentalmente, de las relaciones.
Este nuevo concepto que se está gestando al amparo del proceso en desarrollo permitirá
efectivamente hablar con propiedad de una nueva forma de Administración del Estado,
históricamente distinta de las formas que la han antecedido.
Al hablar del uso de las Tecnologías de Información y Comunicación, una referencia
natural e inmediata es pensar en aquellas tecnologías e instrumentos que permiten el envío de
información a distancia en forma de voz, imagen, símbolo o dato, de manera que pueda ser vista
o leída por otros receptores de un modo similar a quienes fueron los emisores del envío de
información.
Quizás, también suscite la imagen del almacenamiento y procesamiento de grandes
volúmenes de datos e información en períodos de tiempo drásticamente menores a los que tiene
la capacidad humana de hacerlo. Obviamente, también entra en juego lo relacionado con la
automatización de las actividades realizadas en las oficinas, que entre otros incluyen el uso de
procesadores de texto y planillas de cálculo, entre los más conocidos.
Para comprender mejor este proceso, diremos que, luego de varios años durante los
cuales la incorporación de tecnología en el Estado se produjo en la órbita de funcionarios y
8
estructuras organizativas, en ese orden, en los últimos tiempos ésta ha incidido directamente
sobre los ciudadanos.
Estamos en presencia de una tercera fase en cuanto a la incorporación de tecnología,
que comienza con la generalización del uso de Internet y la disminución de los costos de las
computadoras y equipos de comunicación.
Esta tercera fase permite un momento de reflexión acerca de la mirada que podemos
tener sobre el uso de las Tecnologías de Información y Comunicación como un recurso
estratégico. Se comienza a asociar el concepto de "modernización" a la incorporación de TIC y se
relacionan las telecomunicaciones con las computadoras. Es en este momento cuando surgen los
primeros sitios Web de reparticiones públicas como un nuevo canal de comunicación con los
ciudadanos y las empresas; se instalan los primeros trámites en línea (online) y se abre un espacio
para definir lo que hoy podemos entender por Gobierno Electrónico.
1.4.1 Características del Gobierno electrónico
A fines de los años noventa se comenzó a trabajar sobre el concepto de Gobierno
Electrónico o eGov (una contracción del nombre en inglés electronic government).
Abarca las actividades del gobierno realizadas o apoyadas por el uso de las TIC.
Asociado a conceptos claves tales como: información, gestión, eficiencia.
1.4.2 Definición de Gobierno Electrónico… (Sugerida por la OEA)
Uso de las Tecnologías de Información y Comunicación por
parte de las instituciones de gobierno, para mejorar
cualitativamente los servicios de información ofrecidos a los
ciudadanos, aumentar la eficiencia y eficacia de
la gestión pública e incrementar sustantivamente la
transparencia del sector público y la participación ciudadana.
9
1.4.3 Ámbitos y Modalidades del Gobierno Electrónico
Los principales ámbitos de acción para el desarrollo del Gobierno Electrónico son:
1. Atención al Ciudadano. El cual considera las nuevas formas de relación gobierno – ciudadano,
las que permitan al Estado brindar sus servicios en forma eficiente, eficaz y con independencia
de las variables de tiempo y espacio.
2. La Gestión Interna. Busca establecer procesos internos que permitan la integración de los
sistemas de los diferentes servicios, compartir recursos y mejorar la gestión interna en las
reparticiones públicas. Las principales iniciativas en este ámbito son:
Rediseño y simplificación de procesos apoyados en el uso de las TIC.
Desarrollo de programas continuos de enseñanza y entrenamiento utilizando TIC.
Disponer de sistemas de información que apoyen funciones internas para facilitar y
promover el flujo de información al interior.
Integración entre reparticiones públicas para el otorgamiento de servicios unificados.
3. El Desarrollo y Fortalecimiento de la Democracia: supone la creación de mecanismos que
permitan al ciudadano jugar un papel activo en el accionar gubernamental, abriendo nuevos
espacios y formas de participación ciudadana. Son ejemplo de iniciativas en este ámbito, las
siguientes:
Adoptar medidas para facilitar a la ciudadanía el acceso a información pertinente.
La consideración de sus opiniones y sugerencias.
Creación de instancias de participación ciudadana y transparencia de la gestión.
Desarrollo de sitios Web informativos de fácil acceso y comprensivos.
1.4.4 Implicancias y beneficios del Gobierno Electrónico
La interacción presencial entre el Estado y el ciudadano seguirá existiendo pero más bien
lo que cambia es que comienzan a existir nuevos medios o canales (centros automáticos de
atención de llamadas telefónicas, sitios Web, etc.) a través de los cuales es posible realizar
transacciones. Tomemos en cuenta que los motivos que generan la relación entre las partes, no
han cambiado, sino que las necesidades de los ciudadanos han llegado a ser más refinadas en su
expresión, a partir de una disposición concreta y real de las TIC. No obstante, lo que quieren los
ciudadanos de un Gobierno Electrónico es lo mismo que quieren de un gobierno tradicional (por
no electrónico): un buen gobierno.
10
En relación con el tiempo y la distancia, el Gobierno Electrónico implica la posibilidad de que
estas dimensiones no tengan incidencia, por lo que es posible proveer servicios por parte del
Estado, fuera de las oficinas, atendiendo a la ciudadanía en cualquier punto del territorio, a
cualquier hora, todos los días de la semana, durante todo el año.
Asimismo, es necesario tener en cuenta que el Gobierno Electrónico no debe ser un fin en sí
mismo. Su carácter de instrumento requiere de la revisión, rediseño (o reingeniería) y en todo
caso de la mejora de los procesos como paso previo o concomitante a la introducción de
cualquier cambio en la tecnología o en las funciones de producción de servicios de las
organizaciones públicas.
Es tiempo de plantearse interrogantes como los siguientes:
¿Qué nuevas formas de interacción permite generar el uso de las TIC?
¿Cómo pueden modificarse los procesos internos de la gestión para atender a las
necesidades de la población y de sus propios agentes en tiempo y forma?
¿Quiénes y cómo intervienen en el desarrollo del gobierno electrónico? ¿Es posible
fortalecer la democracia a través del uso de TIC en procesos de participación ciudadana?
¿Cómo?
11
1.5 A MODO DE SINTESIS…
SIAPE es el Sistema Único Provincial de la Administración de Personal de la Provincia de
Buenos Aires
Es un sistema de apoyo a la gestión del personal basado en tecnologías de información y
comunicación.
Una de sus particularidades es el carácter dinámico que asume como sistema lo cual
permite la integración de datos en un mismo repositorio o base de datos y de operatorias
que se entrelazan o armonizan, permitiendo obtener más y mejores resultados
Esta compuesto por las siguientes aplicaciones: MiLegajo, eRreH, Viáticos Digital,
Incentivos Digital, Consultas de Gestión.
SIAPE usa las Tecnologías de Información y Comunicación como un recurso estratégico. Es
así como se comienza a asociar el concepto de "modernización" a la incorporación de TIC y
se relacionan las telecomunicaciones con las computadoras.
El gobierno electrónico esta asociado de esta manera a conceptos claves tales como:
información, gestión, eficiencia.
El Gobierno Electrónico puede definirse como el uso de las Tecnologías de Información y
Comunicación por parte de las instituciones de gobierno, para mejorar cualitativamente
los servicios de información ofrecidos a los ciudadanos, aumentar la eficiencia y eficacia
de la gestión pública e incrementar sustantivamente la transparencia del sector público y
la participación ciudadana.
Es importante no descuidar el hecho de que el Gobierno Electrónico no debe ser un fin
en sí mismo. Su carácter de instrumento requiere de la revisión, rediseño (o reingeniería)
y en todo caso de la mejora de los procesos como paso previo o concomitante a la
introducción de cualquier cambio en la tecnología o en las funciones de producción de
servicios de las organizaciones públicas.
12
2. UNIDAD TEMÁTICA II – MILEGAJO COMO EL SISTEMA DE
AUTOGESTIÓN DE SIAPE
2.1 El Contexto del Aplicativo MiLegajo: el SIAPE.
Esta unidad permite adentrarnos en conocimientos con mayor grado de detalle acerca de
SIAPE y sus aplicaciones, destacándose entre ellas precisamente MiLegajo, como la herramienta
que da soporte a la expresión cotidiana del vínculo laboral establecido entre el empleado o
agente público y la Administración, su empleadora.
Recorreremos un compendio de los perfiles de usuarios a los que están orientadas las
aplicaciones de SIAPE, al tiempo que lograremos mayor precisión en el alcance actual de su
funcionalidad.
Sobre el final de la unidad incursionaremos en MiLegajo como aplicación, desde una exhaustiva
revisión de sus alcances, de acuerdo a los diferentes perfiles que acceden a ella.
2.2 SIAPE y sus Aplicaciones
SIAPE tiene por objeto dar un soporte integral a la gestión de los recursos humanos de la
administración pública, haciendo foco en la persona/ agente de la administración como entidad
de información clave del sistema.
Cuenta para ello con aplicativos que permiten acceder a la información, siguiendo
criterios de ordenamiento y clasificación definidos por el usuario. Las aplicaciones se sustentan
en el concepto de “parametrización”, lo cual implica que se trata de aplicaciones (y de modelos
Objetivos de la Unidad
Conocer la funcionalidad de los aplicativos componentes del SIAPE
Reconocer los perfiles de usuarios derivados del uso de los aplicativos
Comprender el alcance y funcionalidad del aplicativo MiLegajo en cuanto
herramienta de gobierno electrónico
Comprender la responsabilidad asumida a partir del uso del aplicativo
MiLegajo en la actualización de los datos personales
Conocer las opciones del menú MiLegajo disponibles
13
de datos con los que operan las aplicaciones) portables, flexibles, y dinámicas.
El concepto de parametrización lleva asociada una capacidad de adecuación de los datos y las
operatorias de acuerdo a las normas estatutarias, escalafonarias y reglamentarias de que se trate
(el marco normativo de aplicación en cada jurisdicción u organismo a la materia), es decir las
vigentes en cada realidad particular.
El siguiente es un esquema muy simplificado del modelo de datos que utilizan todas las
aplicaciones del SIAPE. Como puede apreciarse, la entidad central es la persona y en dirección a
ella se plantean prácticamente todas las relaciones de información que facilitan las aplicaciones.
14
¿Cuáles son las Aplicaciones que integran SIAPE?
APLICACION CARACTERISTICAS/FUNCIONALIDAD
MiLegajo Todos somos usuarios
Permite el acceso inmediato y la consulta de los datos de nuestro
propio legajo, revisando el grado de actualización.
Establece un canal directo de comunicación con otros empleados y
con el área dentro del Organismo responsable de Administrar todo lo
concerniente a los RRHH. De este modo habilita al empleado a iniciar
trámites vía electrónica:
Solicitar certificaciones varias
Resolver trámites relacionados a la medicina laboral
Comunicar cambio de domicilio
Solicitar licencias y permisos
Acerca al empleado a la oficina de personal
eRreH Son usuarios los empleados de las áreas de personal de los diferentes
organismos.
Constituye una base de datos integral y consistente.
Permite la administración (alta, modificación, baja) de:
El legajo electrónico de todos los empleados
Estructuras, planteles, puestos, presupuesto y cargos.
Otros regímenes de empleo (contrato, pasantías)
Gestiona actos administrativos
Gestión Digital Su aplicativo el Discoverer constituye una herramienta de búsqueda,
análisis, comparación y representación gráfica de la información
contenida en la base de datos del SIAPE. Permite construir informes de
gran valor y utilidad para los procesos de toma de decisiones que
competen a quienes ocupan cargos de conducción dentro de los
organismos provinciales y tiene la responsabilidad de gestión y
administración de personal.
Los informes están actualizados, porque la búsqueda es on-line y se
relacionan entre otros aspectos con los planteles básicos, formación de la
planta, planta contratada, etc.
Otras aplicaciones
(Sueldos Digital,
Otorgan soporte al proceso de liquidación de haberes del personal, a la
captura y asignación de unidades retributivas por productividad y
15
Incentivos Digital,
Viáticos Digital)
permiten la administración de la compensación de gastos por traslado en
ocasión de comisiones de servicio y traslados por operativos temporarios
fuera del asiento laboral habitual.
2.3 Perfiles de usuarios de SIAPE
La identificación de los perfiles de usuarios surge de la incumbencia que cada usuario tiene a
partir de la utilización del SIAPE, fundamentalmente de los aplicativos que lo componen, a saber:
Usuario Final de MiLegajo: este perfil de usuario es extensivo a todos los empleados, agentes y
personas que, en un extremo del vínculo laboral con la Administración, son potenciales usuarios
de MiLegajo, una de las aplicaciones más distintivas de SIAPE y quizás la que lo coloca en el seno
de lo que se entiende como Gobierno Electrónico. MiLegajo permite al empleado “acercarse”
(virtualmente) a la oficina de personal e interactuar con ella. A través de la aplicación, desde el
puesto de trabajo, desde el hogar o desde cualquier instalación con acceso a la WEB, es posible,
por citar algunas operaciones que permite la aplicación…
RESUMIENDO…
Este grupo de usuarios alcanza potencialmente a todos los agentes, empleados y funcionarios
de la administración pública provincial en la cual opere SIAPE.
LO INTEGRAN TRES PERFILES DE USUARIOS
Administradores de personal: Agentes que prestan servicios en las Delegaciones de Personal que
tienen la responsabilidad de administrar (alta-modificación y baja) información relacionada con
los legajos, actuaciones administrativas, planteles, cargos, estructuras, presupuesto.
Encargados del Seguimiento y Registro asistencial (Ficheristas): Personal que desarrolla tareas
inherentes al registro y seguimiento de asistencias, concesión de permisos, licencias y novedades
de los empleados del Organismo.
Autorizantes: Dentro de este perfil, se encuentran incluidas las personas que están a cargo de
sectores, divisiones, departamentos, áreas y, en forma genérica, de unidades orgánicas.
Pertenecen a este perfil de usuarios: directores, subdirectores, jefes de departamento y
responsables de área, sección o equipo de trabajo, en tanto supervisores de personas.
Aplicativo MiLegajo
APLICATIVO eRreH
16
La función asociada a este perfil esta relacionada con la responsabilidad directa o indirecta que
tienen estas personas en la autorización/ concesión de los permisos - licencias y novedades
relacionadas con el registro asistencial de un grupo de agentes.
Son usuarios al mismo tiempo del aplicativo MiLegajo, en el rol específico de autorizantes.
Usuarios de la herramienta DISCOVERER: Funcionarios, Niveles intermedios o agentes a quienes
se delegue la responsabilidad de elaborar reportes relacionados con la administración de
personal.
2.4 Funcionalidad de las aplicaciones
El esquema siguiente intenta representar lo más destacado en materia de funcionalidad y alcance
de las aplicaciones de SIAPE.
Cabe señalar que donde se visualiza “oficina electrónica” (de personal) refiere al tratamiento
para administrar la relación laboral que propone fundamentalmente el aplicativo MiLegajo. Claro
está que MiLegajo “dialoga” permanentemente con eRreH. Es quizás esta relación, lo que en el
diagrama puede apreciarse con mayor nitidez.
2.4.1 Una Tabla conceptual para apreciar el alcance de las aplicaciones:
Aplicación Alcance y Funcionalidad
MiLegajo Consulta del Legajo electrónico
APLICATIVO Gestión Digital
17
Dispone de una bandeja de notificaciones para efectuar comunicaciones con personas, oficinas,
etc.
Posibilita el inicio y seguimiento de trámites personales que inciden en la relación laboral
eRreH
Gestión del legajo electrónico (registro, integración, confidencialidad, unicidad). Es decir
ingresar, modificar o quitar datos.
Manejo de estructuras, planteles y puestos de trabajo (creación y transformación)
Administración de presupuestos y cargos presupuestarios
Impulso y seguimiento de novedades personales, transacciones y trámites como expresión del
servicio administrativo en materia de personal. Gestión de actos administrativos
Administración de otros regímenes de empleo (convenios y contratos)
Consultas e informes de gestión orientados a diferentes niveles organizativos
Múltiples organismos, múltiples estatutos, múltiples cargos.
Sueldos
Interfaz independiente que lo vincula con eRreH como repositorio de datos
Módulo liquidador (cálculo) flexible y adaptable a los conceptos y fórmulas de cada organismo
Emisión de informes contables y de gestión o personalizados
Mantenimiento de liquidaciones históricas para certificaciones, eventuales ajustes o
reliquidaciones.
Gestión
Digital
Exploración del modelo de datos del SIA P E con diferentes niveles de profundidad (desde lo
general a lo particular y viceversa)
Técnica de “cubos de gestión”
Informes de gestión prediseñados o personalizados
Exportación de información para vinculación con otras bases de datos.
Graficación y aplicación de formatos
Otras
(Incentivos
Digital,
Viáticos
Digital)
Captura de novedades en forma distribuida
Impulso y seguimiento de trámites de liquidación y pago similar a MiLegajo
Interfaz con el resto de las aplicaciones
2.5 El acceso a SIAPE y sus aplicaciones
Para ingresar al SIAPE se deberá acceder al sitio oficial www.siape.gba.gov.ar. A través de la
página principal se puede consultar información Institucional relacionada con las autoridades,
misiones y funciones de la Unidad Ejecutora Provincial creada en la órbita de la Subsecretaría
para la Modernización del Estado para impulsar y coordinar la implantación de SIAPE en todos los
18
organismos de la provincia de Buenos Aires. Por otra parte bajo el título “SIAPE DIGITAL”
aparecerá la opción “Ingrese al sistema”, clickeando, estaremos ingresando al sistema.
Esta es la pantalla de acceso al SIAPE, es decir aquélla que permite la conexión del usuario con
las aplicaciones a las que tiene acceso.
Los datos solicitados, es decir usuario y clave se corresponden, en el caso de usuario, con su
número de DNI y en el de la contraseña o clave (“password”) con la secuencia de letras y/o
números (sin mayúsculas), que sólo el usuario conoce, reserva y resguarda en su privacidad hasta
tanto sea modificada por el mismo.
Una vez colocados los datos anteriores, y presionado o cliqueando el botón Entrar, SIAPE permite
la selección de la aplicación a utilizar, de acuerdo al perfil del usuario ya identificado,
presentando una pantalla o ventana similar a la siguiente:
IMPORTANTE
En el primer acceso o conexión del usuario al SIAPE, la clave o contraseña
coincide con el nombre de usuario, es decir su DNI, por lo que debe
cambiarse de inmediato. SIAPE cuenta con ese procedimiento incorporado y
asociado al primer acceso.
19
Finalmente, el sistema da la bienvenida al usuario autenticado, ya dentro de la aplicación
seleccionada.
20
2.6 Introduciéndonos al Aplicativo MiLegajo
2.6.1 ¿Qué es MiLegajo?
MiLegajo es una aplicación de uso personalizado especialmente desarrollada para que los agentes
de la Administración Pública Provincial puedan acceder a la consulta de los datos del legajo. Al
referirnos de agentes, empleados y/o trabajadores hablamos de quienes se encuadran en un
régimen de empleo público, así como para quienes tienen o han tenido un vínculo laboral con la
Administración. Esta distinción permite incluir a las personas que presentan la condición de:
Aspirantes
Contratados
Becarios
Pasantes
Jubilados
Dado que el concepto “legajo” forma parte del nombre de la aplicación, es conveniente señalar
que cuando hablamos de legajo, lo hacemos en el sentido más amplio del término y ello implica
que el legajo de una persona es el recipiente de toda la información histórica y actual en
21
relación con el vínculo que une a esa persona con la Administración. Un único medio de
registro y de visualización integral al que se tiene acceso para verificar la historia y el estado de
su vínculo laboral con la Administración como empleado, contratado o parte de algún régimen de
convenio de becas, pasantías o figura semejante.
La aplicación MiLegajo permite la consulta estrictamente personal de los datos que la
Administración tiene de cada persona. Ello implica que cada persona puede ver y constatar lo que
la Administración sabe de ella, con la certeza de que la consulta es individual y segura, en
términos de confidencialidad.
MiLegajo no es meramente una aplicación pensada para la consulta o ingreso de datos, sino que
implica en su diseño una herramienta de gobierno electrónico. En efecto, MiLegajo es un
nuevo vínculo o CANAL de comunicación directo, establecido mediante las TIC, entre la persona y
su jefe inmediato y la oficina de personal o el área competente para la resolución de
transacciones y trámites personales que afectan o modifican el vínculo laboral. Asimismo, aspira
a convertirse en un canal preferencial con el criterio de “ventanilla electrónica y única de
trámites”, en la medida que su alcance comprenda todo el espectro de la operatoria habitual y el
grado de incorporación de las TIC lo permita.
MiLegajo es entonces una aplicación de uso personal construida sobre nuestro sistema de
administración de personal: el Sistema de Recursos Humanos –eRreH del SIAPE
2.6.2 ¿Porqué usar MiLegajo?
Como dijimos en párrafos anteriores, todas las personas como trabajadores y/o agentes en un
extremo del vínculo laboral con la Administración son potenciales usuarios de MiLegajo, una de
las aplicaciones más distintivas de SIAPE.
MiLegajo permite al trabajador “acercarse” (virtualmente) a la oficina de personal e interactuar
con ella. A través de la aplicación, desde su puesto de trabajo, desde el hogar o desde cualquier
instalación con acceso a la WEB (Internet o Intranet), es posible revisar el grado de actualización
del legajo personal, solicitar certificaciones varias, resolver trámites relacionados a la medicina
IMPORTANTE Cada persona tiene acceso para consultar únicamente sus datos personales. Los
únicos habilitados para consultar y/o modificar los datos existentes en el legajo
de los trabajadores son aquellas personas que pertenecen a las áreas de personal
y que poseen un perfil de usuario derivado del uso del aplicativo eRreH.
22
laboral, denuncias de cambio de domicilio, solicitud de licencias y permisos, por citar algunos
procesos asociados a su uso.
Su propósito general y esencial es convertirse en el vehículo de la inquietud y
administración personal del vínculo laboral desde el lado de la persona. Por ello las opciones
de consulta de datos y de trámites en línea en el marco de mejorar la información mediante la
comunicación interna y directa con los distintos departamentos que conforman el Área de
Personal, constituyen el núcleo de MiLegajo.
Cuales son entonces los propósitos específicos de MiLegajo
Acerca al trabajador a conocer sus derechos y obligaciones dentro del marco normativo
que regula su relación laboral
Permite el contacto directo con las áreas de personal brindando agilidad y celeridad a
cualquier requerimiento solicitado.
2.6.3 Funcionalidad
Las principales características de la aplicación MiLegajo, es decir, lo que la aplicación brinda u
ofrece como sello distintivo, son las siguientes:
Permite el acceso directo, durante las 24 horas del día, desde cualquier computadora
(PC) que posea conexión a Intranet (lugar de trabajo) o Internet.
Posibilita la consulta en línea (online) de la currícula personal actualizada.
Cada trabajador sabe con exactitud cuál es la información que la Administración Pública
posee de él a los fines laborales.
Facilita la comunicación personal y/o institucional a través del uso de la bandeja de
notificaciones, cuyo alcance se extiende a todos los agentes de la administración pública
de la jurisdicción que tienen acceso a MiLegajo, cualquiera sea el Organismo del cual
dependen.
Es el canal preferencial de trámite para solicitar modificaciones o agregar datos o
antecedentes al legajo, así como la solicitud de licencias y permisos por parte del
trabajador.
Facilita a cada agente o funcionario el uso de una agenda personal.
2.6.4 Recorrido por la aplicación MiLegajo
Accediendo a la Plataforma DEMO
Para el acceso a la Plataforma DEMO, se deberá realizar desde el vínculo www.siape.gba.gov.ar e
23
ir a la opción ubicada a la izquierda de la pantalla ¨Conozca el Sistema¨, posteriormente
aparecerá la pantalla de acceso, debiendo clickear en “Ingreso a Demo”.
Una vez que se accede a la plataforma mencionada se presentará otra pantalla de acceso donde
deberá ingresar usuario y contraseña.
24
RECUERDE…
Usuario: el nombre de usuario se corresponde siempre con su número de identificación personal –
D.N.I –
Contraseña: al ingresar por primera vez a la aplicación, se accede siempre con el mismo número
que se ingresó como Usuario, es decir, el número de documento.
Una vez verificado ese primer acceso o conexión, la aplicación indicará por medio de “ventanas
repentinas” que no ha completado la pregunta de seguridad, debiendo responder por SI o NO.
25
Posteriormente visualizará otra pantalla que le recordará que debe MODIFICAR SU CONTRASEÑA
pudiendo aceptar o cancelar esta opción y dejarlo para una próxima oportunidad.
RECUERDE: La contraseña es siempre una secuencia de letras y/o números, sin mayúsculas,
que sólo el usuario conoce, reserva y resguarda en su privacidad hasta tanto sea modificada por
él mismo).
Se deberá ingresar en el primer cuadro de texto la nueva contraseña que sólo el usuario
conocerá y luego repetirla en el segundo cuadro.
Luego de ingresar el usuario y contraseña la aplicación desplegará una pantalla (igual a la que se
visualiza como ejemplo) indicando el nombre y apellido de agente, el organismo al que pertenece
y una opción que sugiere una determinada frecuencia para el despliegue de una “ventana
repentina” con el aviso de consulta o revisión de la Bandeja de Notificaciones u otro tipo de
mensajes.
26
Es posible para el usuario establecer como frecuencia de revisión de la BANDEJA DE
NOTIFICACIONES la medida de tiempo en minutos que mejor se adapte a su operatoria.
Para el ingreso final se deberá presionar el botón
27
Accediendo a la Plataforma PRODUCCIÓN
Para ingresar al ambiente de producción del sistema (es decir, al servicio real de las aplicaciones)
como se mencionó anteriormente deberá hacerse a través de: www.siape.gba.gov.ar .
Diferencias entre ambos ambientes (AMBIENTE REAL-PRODUCCION Y AMBIENTE DEMO)
Manera de Acceder
Forma de cambio de la contraseña respecto del ambiente DEMO.
Luego de acceder se visualizará la pantalla de ingreso a la aplicación solicitando Usuario y
Contraseña, siendo esta la primera diferencia a destacar, y aclarando que las consignas con
respecto a los datos a ingresar en los accesos “Usuario” y “Contraseña” son las mismas que para
el ambiente DEMO.
28
PARA TENER EN CUENTA …
En caso de producirse un error en el acceso y se presente la leyenda: “usuario
inexistente”, ello se deberá a que no se cuenta aún con un registro de la persona en la
base de datos del SIAPE.
Si olvida la clave, luego de 10 intentos de ingreso erróneos, quedará deshabilitado
durante una hora. Si persiste el olvido y/o error de acceso deberá contactarse con la
mesa de ayuda de su Organismo. Los datos de contacto se encuentran el sitio oficial
de SIAPE, opción ¨Mesa de Ayuda¨.
Una vez ingresado visualizará la pantalla de Bienvenida al SIAPE y cada uno de los módulos
(aplicaciones) que componen el Sistema. Los módulos en negro indican que la persona que se ha
conectado tiene permiso de usuario para acceder a los mismos. Finalmente deberá seleccionar la
opción MiLegajo y visualizará la siguiente pantalla:
29
Para el cambio de contraseña, encontrará en el margen superior derecho de la pantalla el link
¨cambiar pantalla¨. Se deberá hacer un clic sobre el link señalado (cambiar contraseña) y luego
se visualizará la pantalla:
La pantalla contiene tres (3) campos de datos a ingresar:
Clave Actual: En el que se deberá ingresar la clave actual (la primera vez, el número de
documento) igual que el campo “Usuario”.
Nueva Clave: Ingresar una combinación de letras y números.
Confirmar Clave: Volver a ingresar la misma contraseña ingresada en “Nueva Clave”
30
SALIENDO DE LA PLATAFORMA PRODUCCIÓN
Otra de las diferencias que cabe destacar es la opción de salida de la aplicación, para todos los
usuarios se visualizará en el menú la opción “Salir”.
Se accede al Menú “Salir”, haciendo un clic sobre él, y el sistema regresará a la pantalla anterior
de acceso a las aplicaciones.
Para completar el proceso de salida (Logoff) del sistema deberá hacer un clic en el ícono que se
encuentra en el sector superior derecho de la pantalla antes mencionada:
2.7 Menú de opciones de MiLegajo
Anteriormente dijimos que todas las personas que tienen un vínculo de índole laboral con la
31
Administración son usuarias de MiLegajo. En realidad, a cualquier persona le basta, para ser
usuaria, estar registrada en la tabla Personas de la base de datos del SIAPE. El Perfil básico que
se desprende del uso aplicativo MiLegajo es el que corresponde a:
Básicamente el aplicativo nos despliega un menú con las siguientes opciones, las cuales iremos
desarrollando a lo largo de las unidades que integran el manual de capacitación.
La pantalla que presentamos a continuación permite visualizar las opciones del menú tal como se
presentan en SIAPE:
Legajo Electrónico: permite realizar consultas referentes a distintos aspectos personales
de los agentes dependientes del organismo, entre los que se encuentran: datos de
identidad, de composición del grupo familiar, estudios formales adquiridos, cursos de
capacitación realizados, antecedentes laborales externos, habilidades, datos de Relación
Laboral (cargos y carrera administrativa, situación de revista, contratos y convenios,
puestos de trabajo, ausentismo, obra social, gremios, ART, régimen disciplinarios,
presentismo y novedades para la liquidación de haberes).
Usuario AGENTE o EMPLEADO: Este es el perfil básico que corresponde a toda
persona (agente, empleado, funcionario, autoridad superior) en tanto trabajador en
el ámbito de la Administración que aplica SIAPE.
32
Agenda Personal: brinda a los usuarios un sistema de recordatorio para temas personales,
como ser el vencimiento de algún servicio, reuniones personales, etc.
Bandejas: permite la comunicación entre los usuarios de la red SIAPE; el agente puede así
comunicarse con las distintas oficinas (notificar a oficina) o personas (notificar personas)
dependientes del organismo, siendo esta una bandeja de entrada (recepción) y salida
(petición o solicitud) de trámites, similar a la del correo electrónico, la cual ofrece las
prestaciones de comunicación de cualquier sistema de correo.
Trámites Personales: a través de la opción “Solicitud de Licencias”, el sistema permite a
los usuarios realizar trámites en forma electrónica, tales como solicitud de licencia
ordinaria u otras semejantes y solicitud de inspección médica (carpeta médica). Los
usuarios cuentan además, con una segunda opción, denominada “Solicitud de Cambio de
Horario” a través del cual el agente podrá solicitar el cambio de su horario administrativo
en un día determinado o por un periodo de tiempo dado. Por último, la opción “Solicitudes
pendientes de resolución”, permite anular las solicitudes de trámites que aún no han sido
autorizados.
Novedades: permite a los agentes visualizar su registro asistencial, dando la opción al
usuario de MiLegajo de poder consultar días acumulados de licencias, permisos, comisiones
otorgadas, carpetas médicas solicitadas y ausencias en las que incurrió el agente,
novedades que día a día son registradas por quienes se encargan del seguimiento y registro
asistencial. En el caso de que el organismo tenga en funcionamiento un sistema de control
de acceso (sea por tarjeta magnética, huella digital, etc.) SIAPE permite relacionarlo
dando al usuario final un abanico de visualizaciones disponibles en cualquier momento del
día, como ser tomar vista de las fichadas realizadas con su tarjeta de acceso, la cantidad
de horas de permanencia en el edificio e información referida al horario administrativo a
cumplir.
Autorizaciones: a través de esta opción del menú, los agentes conocen a sus autorizantes,
es decir, quiénes son los responsables de autorizar sus licencias y comisiones. Los
autorizantes deben estar previamente definidos para poder iniciar una solicitud de trámite
electrónico. Aquellos que tienen asignado el perfil de Autorizante, tendrán la posibilidad
de visualizar desde el aplicativo MiLegajo, las personas que tienen a cargo, desde la opción
“Personas a quien autorizo”. No olvidemos que a este aplicativo tienen acceso todos los
empleados, independientemente del cargo que ocupen o el perfil asignado desde SIAPE.
Preferencias: Permite a los usuarios predefinir una cuenta de correo alternativa a la
bandeja de notificaciones para recibir simultáneamente las novedades.
PARA TENER EN CUENTA:
33
Dado que el aplicativo MiLegajo es de uso masivo, como ya dijimos todos quienes pertenecemos a
la administración pública provincial somos usuarias, encontraremos que aquellos empleados que,
por la función-perfil asignado dentro del SIAPE, puedan ser usuarios de otros aplicativos tal es el
caso eRreH o Consultas de Gestión.
Se recuerda que las opciones de Acceso Directo presentan un ícono con formato de hoja
permiten al hacer clic con el mouse, acceder directamente a una pantalla de trabajo.
Por el contrario, las opciones del Submenú que presentan un ícono con formato de carpeta
implican que al ubicar el puntero del Mouse sobre la flecha que se encuentra en el renglón de la opción, se
desplegará otro menú asociado, con más opciones.
34
35
2.8 A MODO DE SINTESIS…
Siendo la finalidad principal de SIAPE brindar un soporte integral a la gestión de los recursos humanos de la
administración pública, la entidad de información clave es la persona/ agente de la administración.
Las aplicaciones que conforman el SIAPE tienen como rasgos centrales: ser portables, flexibles y dinámicas.
Las aplicaciones que integran SIAPE son: MiLegajo, eRreH, Consultas de Gestión, Viáticos Digital e
Incentivos Digital.
Del uso de cada aplicación devienen distintos perfiles de usuarios
Aplicativo MiLegajo: usuario final-empleado agente
Aplicativo eRreH: usuarios autorizantes, ficheristas y administrador de datos de personal
Aplicativo Consultas de Gestión: usuarios de la herramienta Discoverer.
MiLegajo es una aplicación de uso personalizado especialmente desarrollada para que los agentes de la
Administración Pública Provincial puedan acceder a la consulta de los datos del legajo e iniciar trámites
personales de manera electrónica.
Se convierte en una herramienta de Gobierno Electrónico porque constituye un nuevo CANAL DE
COMUNICACIÓN directa, gracias al aporte de las Tics entre la persona y su jefe y el área de personal.
Al hablar de legajo, lo hacemos en el sentido más amplio del término y ello implica que el legajo de una
persona es el recipiente de toda la información histórica y actual en relación con el vínculo que une a
esa persona con la Administración.
Recordemos que la consulta de nuestros datos es individual y segura (en términos de confidencialidad).
MiLegajo nos permite:
Revisar el grado de actualización de nuestro legajo personal
Solicitar certificaciones
Resolver trámites asociados a la medicina laboral
Solicitar licencias y cambios de horario
Su propósito último entonces es convertirse en el vehículo de la inquietud y administración personal del
vínculo laboral desde la persona.
BENEFICIOS asociados a su uso:
Acceso directo las 24 hs. Desde cualquier PC conectada a Internet
El trabajador accede a los datos que la Administración posee sobre su situación laboral
Facilita la comunicación personal e Institucional mediante el uso de una Bandeja de notificaciones
36
3. UNIDAD TE MÁTICA III – EL LEGAJO ELECTRÓNICO DE MILEGAJO
3.1 El Legajo Electrónico
En esta Unidad abordaremos el concepto y alcance del Legajo electrónico, que beneficios nos
reporta para la mejora de nuestra relación con la administración. También especificaremos
quiénes son usuario y la forma de acceso desde el aplicativo MiLegajo. Finalmente explicaremos
dos opciones más disponibles en el menú del aplicativo: una de ellas la “Bandeja de
Notificaciones”, la cual se transforma en el canal de comunicación para informar todo cambio
y/o ingreso de datos que debamos informar al área de personal y la segunda opción, la “Agenda
Personal”.
El Legajo Electrónico tiene, precisamente por la consideración en su diseño de las nuevas
tecnologías de información y comunicación, una dimensión de autogestión por parte del usuario,
agente o empleado público, en el sentido de que si bien no podemos modificar los datos
visualizados podemos a partir de su consulta informar a las áreas de personal competentes para
que modifiquen dichos datos y actualicen la información existente o, simplemente consultar por
inquietudes que puedan surgirnos relacionadas con las características que asume nuestro vínculo
laboral con la administración.
También debemos entenderlo como un proceso residual, en el sentido que todos o casi
todos los otros procesos propios de la gestión de personal, dejan su “huella” en el legajo. Con ese
criterio, es en el legajo donde se incorporan los datos propios de la administración de personal de
las organizaciones públicas, evitando pérdidas de tiempo y redoble de esfuerzos, asegurando al
mismo tiempo la integridad y confiabilidad de los datos, en consonancia con las políticas de
privacidad actuales.
El Legajo Electrónico concentra entonces todos los datos del agente, empleado o
funcionario durante la sustanciación de la relación laboral, sean antecedentes o información que
Objetivos de la Unidad
Comprender el alcance del Legajo electrónico y los beneficios asociados a su uso.
Reconocer las diferentes intervenciones que distintos usuarios pueden hacer sobre el legajo electrónico
Conocer los tipos de datos que conforman el legajo electrónico Reconocer la función y el beneficio principal de la bandeja de
notificaciones
37
el agente trae consigo al momento del ingreso o bien los que adquiere durante el desempeño de
sus sucesivas posiciones laborales (cargo de designación, cargo ocupado, recategorizaciones,
ascensos o evolución en la carrera, puesto ocupado, novedades de asistencia que impactan en la
antigüedad, aspectos de medicina laboral, trayecto de capacitación seguido, etc.) hasta la
desvinculación de la organización estatal.
Como opción de menú, es el medio para la visualización de los datos que la Administración posee
acerca de la persona, pudiendo realizarse consultas en línea – online de la información asociada
estrictamente al Legajo Personal (Ver Bandeja de Notificaciones).
En la medida que SIAPE abarca diferentes organismos de la gestión pública provincial, el legajo
electrónico de cada persona gana en integridad y se vuelve único en la práctica. Se permite así la
administración integral de la información, tendiendo a la homogeneización de los datos – captura
de datos una sola vez en la única fuente original para su mejor tratamiento en lo que a
eficiencia, velocidad de consulta y actualización respecta, reduciendo a través de la consulta
electrónica/informática el uso del papel como medio para la comunicación, para el registro y el
almacenamiento.
Las entidades de información contenidas en el Legajo Electrónico están organizadas en seis (6)
solapas, cada una conteniendo rubros o conjuntos de datos que refieren a la persona o
trabajador.
Datos Personales
Domicilios y Contactos
Familiares
Currículum
Datos de Relación Laboral
Otros Datos
Si bien parte de la información contenida en el Legajo Electrónico puede surgir de datos provistos
directamente por el agente (Ver Bandeja de Notificaciones), en su mayoría, se trata de datos
incorporados por la administración a través de la intervención de las áreas dedicadas a la gestión
del personal. Durante el proceso de implantación de SIAPE en cada organismo en particular estas
áreas pueden variar en sus nombres, funciones e integrar o desdoblar menúes en virtud de los
procesos que se realizan y de quiénes lo realizan, significando desde el punto de vista
informático, sólo una configuración (parametrización) especial para cada caso en pos del buen
funcionamiento del sistema implantado.
3.2 Usuarios del Legajo Electrónico
Agentes / empleados en general: Estos perfiles de usuario permiten al trabajador
perteneciente a la administración pública el acceso a su Legajo Electrónico , en el cual
38
podrá consultar y visualizar diferentes datos referidos a su persona, familiares, datos
curriculares, entre otros.
Relación con otros usuarios del SIAPE: Existen otros usuarios que al prestar servicios en las
Delegaciones de Personal y, en cumplimiento de las funciones que le fueron conferidas por
los cargos que desempeñan, pueden realizar otras tareas sobre el Legajo Electrónico, a
saber:
Administrar desde la aplicación información del personal relacionada con Datos Personales,
Domicilios y Contactos, Familiares, Aptitud Psicofísica, Gremios, Obra social, Datos
Curriculares.
Administrar desde la aplicación información relacionada con Planteles Básicos, Cargos,
Carrera Administrativa
Realizar altas, bajas y/o modificación de datos toda vez que corresponda (sea por actuación
u acto administrativo formalmente promulgado).
Administrar desde la aplicación toda información relacionada con ART, estado asistencial,
licencias y permisos.
Mantener actualizados los registros obrantes en la base datos para un uso eficiente de la
información en tiempo y forma, pudiendo de esta manera realizar las consultas necesarias de
acuerdo con exigencias y/o demandas de la propia actividad de asesoramiento y apoyo
administrativo hacia la gestión de personal del Organismo.
PARA TENER EN CUENTA
Esta diferenciación de usuarios responde lógicamente a las diferentes intervenciones que cada uno
puede realizar sobre el legajo electrónico. El usuario final/ empleado, ingresando al aplicativo
MiLegajo, está habilitado solo para la consulta de datos, por el contrario los restantes usuarios que
pertenecen a las áreas que administran personal (identificadas habitualmente con las
Direcciones/Delegaciones de Personal) están habilitados para ingresar, modificar o quitar datos
pero lo hacen a través del ingreso al aplicativo eRreH.
3.3 Acceso al Legajo Electrónico
Se deberá seleccionar en el “Menú MiLegajo” la opción “Legajo Electrónico”, y a continuación se
podrá visualizar en pantalla el formulario de seis (6) solapas mencionado anteriormente:
39
En el ingreso a esta opción del Legajo Electrónico, se visualizará automáticamente la primera
solapa correspondiente a Datos Personales.
3.3.1 SOLAPA DATOS PERSONALES: se visualizarán los siguientes datos
Fecha de nacimiento
Sexo
Estado civil
Fecha de Casamiento
Nacionalidad
Nacido en: Provincia – Localidad
Lugar de Nacimiento
Si es Extranjero
Documentos: Permite el ingreso de todos los documentos que identifiquen al agente como D.N.I.,
L.C., L.E., matrículas para el caso de profesionales, así también como su número de Legajo.
Organismo al que pertenece
Estado actual: Activo- Pasivo
Observaciones: Alguna observación respecto de sus datos personales
3.3.2 SOLAPA DATOS DOMICILIOS - CONTACTOS
Mientras se recorren cada una de las solapas del legajo
electrónico, siempre se visualizará en el extremo superior
derecho información referida al usuario, relacionada con
Apellido, Nombre, CUIL-CUIT-CDI
40
Para acceder a la siguiente solapa “Domicilios – Contactos” se deberá hacer clic con el botón
izquierdo del mouse sobre la mencionada solapa, visualizándose los datos que se muestran a
continuación:
Los datos que se podrán consultar del trabajador en esta solapa corresponden a sus datos
domiciliarios, personas de contacto y otros domicilios
Cabe aclarar que el Domicilio Real es el lugar al que se dirigirá cualquier notificación al agente,
si así fuere necesario. El domicilio real es el domicilio legal constituido y declarado por el agente
en su vínculo laboral, constituyendo una obligación mantener tal información actualizada.
El domicilio real está conformado por los siguientes datos: Calle –Número -– Torre – Piso –
Departamento – Manzana –El campo “Declarado” se corresponde con la última fecha de
modificación del domicilio actualizado - – Provincia Zona de Medicina Ocupacional (Zona1 – Zona2 –
Zona3 – Zona4) – Observaciones -
Datos de Contacto son datos utilizados por la Administración Central ante un caso de
urgencia, los mismos se ordenan teniendo en cuenta la prioridad de contacto. Los datos
que podrá contener este campo son los siguientes: email - Teléfonos: Laboral – Particular -
Cualquier otros dato que el usuario considere necesario que la Administración conozca.
Otros Domicilios: corresponde a los casos en los que se denuncia algún domicilio
adicional o accidental, por ejemplo. Esta información resulta de real importancia para
varios tipos de trámites, tal es el caso de licencias por enfermedad (carpetas médicas) en
41
el cual, el médico de Medicina Ocupacional sabrá que deberá trasladarse al domicilio
especificado en esta opción. Los datos podrán ser visualizados en una pantalla
especialmente diseñada para tal fin, donde se especificará para cada caso: Tipo (Laboral,
Comercial, Ambulatorio) – Calle – Número – Torre – Piso – Departamento – Manzana Zona para
Medicina Ocupacional – Provincia – Localidad – Desde – Hasta Observaciones
3.3.3. SOLAPAFAMILIARES
Para acceder a la siguiente solapa “Familiares” se deberá hacer clic con el botón izquierdo del
mouse sobre la mencionada solapa, visualizándose los datos que se muestran a continuación:
La pantalla mostrará los familiares que el agente ha decidido registrar en su Legajo Electrónico,
independientemente si están o no a su cargo. Se detalla además, el grado de parentesco (Padre,
Madre, Esposo/a, hijos, visualizando para cada caso: Parentesco – Apellido – Nombre Tipo de
42
documento – Número de documento - Fecha de nacimiento - · Empleado Público (se podrá observar con un
tilde aquellos familiares que también son trabajadores del Estado, es decir, empleados públicos).
Botón Discapacidad
En el caso que el agente tenga un familiar discapacitado el sistema mostrará tal estado, para lo
cual deberá seleccionar del listado de familiares (al seleccionarlo quedará, el familiar
seleccionado, iluminado en color celeste), ahí se podrá clickear “ Discapacidad” con el mouse, y
se visualizará en una nueva pantalla el Tipo de Discapacidad, datos que fueron
correspondientemente comunicados al área de personal. El sistema proveerá una lista de
opciones de Discapacidad que estarán disponibles para que las áreas de personal puedan
actualizar la información con los datos enviados por los agentes. Las opciones posibles son las que
a continuación se detallan:
Mentales – Neurolocomotores – Sensoriales Auditivos – Sensoriales -Visuales – Viscerales – SIN ESPECIFICAR
Botón Discapacidad Temporaria
En el caso que el agente tenga un familiar con una discapacidad momentánea, el sistema
mostrará tal estado, para lo cual será necesario seleccionar del listado de familiares aquel que
corresponda (la selección se visualizará cuando el familiar quede iluminado de color celeste) y
clickear el botón “ Discapacidad Temporaria” con el mouse, visualizando en una nueva pantalla
no solamente los datos del agente y del familiar sino también las fechas Desde, Hasta y Tipo de
Discapacidad, con un campo de texto Observaciones, datos correspondientemente comunicados
al área de personal. El sistema proveerá una lista de opciones de Discapacidad que estarán
disponibles para que las áreas de personal puedan actualizar la información con los datos
enviados por los agentes.
Botón A Cargo
Esta opción se utilizará en el caso que el agente tenga un familiar que se encuentra a cargo,
desde el punto de vista previsional, impositivo o para el encuadre de las asignaciones familiares
que correspondan para el agente.
Botón Otros Datos
Se podrá seleccionar un familiar del listado de familiares, luego podrá hacer un clic sobre el
botón Otros Datos, aparecerá una nueva pantalla que permitirá visualizar datos sobre el familiar
seleccionado, a saber:
43
Nacionalidad – Estado Civil - Fecha de Defunción – Sexo – Fecha de Casamiento – Ocupación
Nota: Se encuentran en proceso de construcción dos nuevas consultas que podrán realizarse próximamente
en esta misma pantalla, como ser: si el familiar se encuentra a cargo del agente (IOMA, etc.), presionando
el botón “ A Cargo” y los estudios que poseen los familiares detallados por el agente, presionando el botón
“Estudios” .
3.3.4 SOLAPA CURRICULUM
Para acceder a la siguiente solapa “Currículum” se deberá hacer clic con el botón izquierdo del
mouse sobre la mencionada solapa, visualizándose los datos que se muestran a continuación:
La pantalla permitirá verificar los datos correspondientes a estudios realizados por el agente,
identificándose como Estudios Básicos y Estudios Avanzados. Los datos relacionados a cada unidad
de información son los siguientes:
Estudios Básicos
Título obtenido
Centro Educativo
Estado (Completo - Incompleto)
Estudios Avanzados: estudios terciarios y/o universitarios
En esta unidad de información, se podrá seleccionar uno de los títulos almacenados y se
observará el porcentaje de avance del mismo, Año de Egreso, Promedio y cualquier otra
observación al respecto.
Título obtenido
Centro Educativo
44
Estado (Completo - Incompleto)
Botón Otros Datos Currículum
Se visualizarán datos correspondientes a Antecedentes Laborales, Docencia, Cursos y Habilidades,
ordenados en cuatro (4) solapas:
Antecedentes Laborales: La aplicación permitirá visualizar los datos referentes a los
antecedentes laborales, indicando los puestos de trabajo ocupados con anterioridad,
lugar, período de tiempo en el que se desempeño en dichos puestos (Fecha desde /
hasta), tipo de relación de dependencia, motivo de cese en el puesto y quien es el
contacto del lugar en caso de necesitar referencia alguna.
Docencia: En caso de haber acreditado la persona experiencia en el ejercicio de la
docencia se muestra el cargo ocupado, lugar, nivel, carga horaria realizada, ámbito y
período de vigencia.
Cursos: Mostrará los cursos realizados, registrados en la base de datos del SIAPE. La
actualización de los mismos se podrá canalizar a través del sector que corresponda a
Capacitación del Departamento Recursos Humanos del Área de Personal por medio de
esta aplicación.
Habilidades: Esta opción de menú describe las habilidades constatadas por el agente,
características distintivas que integran su perfil laboral , su desempeño (bueno, malo, no
califica, etc.) y alguna observación realizada.
45
3.3.5 SOLAPA DATOS RELACION LABORAL
Para acceder a la siguiente solapa “Datos Relación Laboral” se deberá hacer clic con el botón
izquierdo del mouse sobre la mencionada solapa, visualizándose los datos que se muestran a
continuación:
En esta pantalla se visualizarán botones asociados a datos de la relación laboral con la
Administración Central. Los botones a los cuales se podrá tener acceso son aquellos que se
encuentran habilitados (resaltados en negrita), y los mismos son:
Cargos y Carrera Administrativa: Los datos corresponden a la persona en su relación con el/los
cargos o posiciones de escalafón dentro del respectivo régimen estatutario que ocupa o ha
ocupado. Esto conlleva asociados una serie de otros datos que responden a las diversas normas
particulares, actos administrativos que estipulan los movimientos (el de designación en el cargo,
por ejemplo), ley y nomenclatura de presupuesto que se utiliza para financiar el cargo, etc.
La información se visualiza a través de un formulario de siete (7) solapas, donde la primera
muestra la lista de cargos registrados para la persona y las restantes seis solapas de consulta
están asociadas con:
La designación del cargo desde el punto de vista presupuestario (año, ley de presupuesto,
jurisdicción, programa y unidad de representación),
El cargo de revista del agente (normativa a la que responde, tipo de planta,
agrupamiento y categoría a la que pertenece, denominación del cargo, fecha de
nombramiento y toma de posesión
Lugar de prestación de servicio, reservas de cargos, bajas, traslados, asignaciones
transitorias y otros movimientos que lo han afectado. En el caso que la persona tuviere
46
reserva e cargo, permitirá visualizar ambos. Para visualizar el resto de la información
deberá presionar sobre la solapa respectiva. La pantalla se muestra con este aspecto:
Cuando se accede, la pantalla muestra la primera solapa relacionada a los Cargos que el
trabajador ha tenido en su permanencia dentro del estado.
Los colores que se encuentran en la primera columna identifican el estado del cargo:
Amarillo: CARGO ACTUAL
Gris: RESERVA DE CARGO
Ocre: RETENCION DEL CARGO.
Naranja: MODIFICACION DE LA SITUACION DE REVISTA
Verde: CARGO PASE A PRESTAR SERVICIOS EN COMISION
Rojo: BAJA DEFINITIVA DEL CARGO
BP: BAJA PREVENTIVA
LE: LICENCIA ESPECIAL
A.R.T.: Permitirá visualizar la Aseguradora de Riesgo de Trabajo que tiene la persona.
Gremio: figurarán las asociaciones gremiales que tiene la persona asociada (por ejemplo UPCN,
ATE, AERI, etc.).
Obras Sociales: Permitirá visualizar la obra social de la persona, por ejemplo IOMA.
Antigüedad: Podrá consultar la antigüedad acreditada, considerando no sólo la antigüedad en el
Organismo sino también aquella que se considera adicional (ver antigüedad adicional), es decir,
47
computable en otros ámbitos laborales y que reglamentariamente se acumulan a la antigüedad en
el Organismo.
Aptitud Psicofísica: Permitirá visualizar el informe de Aptitud producido por la Dirección de
Medicina Ocupacional, el cual es girado al Departamento Legajos del Área de Personal.
3.3.6 SOLAPA OTROS DATOS
Permitirá visualizar la información referente a:
· Salud: figurarán datos sobre grupo sanguíneo y factor, y si posee discapacidad alguna o
algún tipo de enfermedad.
· Talles Medidas: datos sobre indumentaria de trabajo en caso que la actividad lo requiera.
A modo de ejemplo
3.4 La Bandeja de Notificaciones
La aplicación provee comunicación electrónica entre el trabajador y las diferentes oficinas,
departamentos o áreas de la Administración, y por otro lado entre el trabajador y otras personas
usuarias del sistema, independientemente de cuál sea el organismo en el cual se revista.
Esta opción denominada “Bandeja de Notificaciones” permite la interacción electrónica entre
usuarios del sistema que necesiten realizar trámites para informar desde cambios de diversa
índole, que pueden estar relacionadas con su legajo personal, a diversas consultas que pueden
ser por ejemplo de carácter normativo por citar algunos ejemplos.
Algunas SOLAPAS permiten acceder a otros ventanas que contienen
información complementaria, siempre que se desee volver a la pantalla
inicial de la SOLAPA que se está consultando deberá clickear el botón
48
La ventaja fundamental de esta herramienta es que permite reemplazar actividades que
normalmente debían realizarse personalmente, por teléfono o por email, más allá que prevé para
el envío de información/notificación una selección del destinatario en forma previamente
automatizada.
3.4.1 El Acceso a la bandeja de Notificaciones
Deberá seleccionar las siguientes opciones “Menú MiLegajo” – “Submenú Bandejas” y por último
opción “Bandeja de Notificaciones”, y a continuación se podrá visualizar la Bandeja de
Notificaciones – Correo Personal.
En la pantalla se visualizarán todos los mensajes que el usuario recibe, que se encuentren
pendientes de respuesta y no hayan sido leídos aún o no hayan sido borrados.
Para leer cada uno de los mensajes recibidos, se deberá seleccionar el mensaje a leer haciendo
un clic con el mouse, quedando resaltado en color celeste el mensaje seleccionado. En la parte
inferior de la ventana podrá leerse el contenido del mismo.
3.4.2 Opciones de uso de la Bandeja de Notificaciones
Las opciones se encuentran en una botonera en el sector inferior de la ventana:
Notificar a Oficina
Notificar a Persona
Responder
Borrar Notificación
49
Actualizar Bandeja
Historial
Correo Masivo (sólo se visualiza para aquellos agentes que tienen otros perfiles de
usuarios, que derivan del uso del Aplicativo eRreH)
Para comenzar la operación de envío, la aplicación permitirá seleccionar tres opciones “Notificar
a Oficina”, “Notificar a Persona” o “Responder”; para cualquiera de las alternativas, deberá:
Seleccionar la alternativa deseada
Completar y/o seleccionar los campos que aparecerán en pantalla
Clickear en el botón enviar o responder dependiendo del tipo de notificación:
·Para: Selección de una listas de oficinas y/o departamento al cual comunicar.
· Asunto: El motivo por el cual se está realizando la notificación.
· Mensaje: Se redactará el mensaje a ser enviado.
· Contacto: Texto libre en el cual se podrá asentar por ejemplo el teléfono o cualquier otro dato
que el usuario considere conveniente.
Notificar a Oficina – Selección de la oficina / departamento. Esta opción es de utilidad para
realizar consultas o bien, si existieran diferencias (error u omisión) en los datos asentados en el
Legajo Electrónico, solicitar la modificación de los mismos a través del correo que presenta la
aplicación, canalizándose por medio de los Departamentos creados para realizar la tarea y según
la incumbencia de cada uno en la carga de la información.
. Para: Se deberá hacer un clic en la “Lista de Valores”, la cual permitirá la búsqueda la persona
a la cual se realizará el envío.
· Asunto: El motivo por el cual se está realizando la notificación.
· Mensaje: Se redactará el mensaje a ser enviado.
Nota: En pantalla se observa que es posible la comunicación con agentes de otros Organismos,
incluidos y en uso del sistema SIAPE.
Para Notificar a oficinas
Para Notificar a personas
Para responder un mensaje
50
· A: Automáticamente se visualizará la oficina / departamento o persona a la cual se le
responderá el mensaje.
· Asunto: Se visualizará el mensaje recibido precedido por “Re:”, que indica que se está
respondiendo.
· Mensaje: Se visualizará el mensaje recibido.
· Respuesta: Se redactará el mensaje a ser enviado como respuesta.
El sistema permite eliminar un mensaje recibido, el usuario deberá posicionarse, con un clic de
mouse, en el mensaje que desee eliminar en cuyo caso se resaltará en color celeste, y se deberá
hacer un clic en Borrar Notificación.
Permite actualizar la bandeja de Notificaciones para verificar la existencia o no de un nuevo
mensaje, se deberá hacer un clic en Actualizar Bandeja.
PARA TENER EN CUENTA…
Aquellos usuarios que por trabajar en las áreas de personal
poseen otro perfil de usuario(derivado del uso del Aplicativo eRreH )además del usuario
final de MiLegajo, visualizarán otra bandeja, denominada departamental, que tendrá
por nombre uno que sea representativo de la oficina o tarea asignada que justifica la
habilitación de esta segunda bandeja.
3.5 El uso de la AGENDA PERSONAL
Para acceder a esta opción de menú, el agente deberá seleccionar la opción
Menú_MiLegajo_Agenda Personal.
La aplicación brinda a los usuarios un sistema de recordatorio para temas personales
(vencimiento de algún servicio, reuniones personales, etc.), permitiendo ingresar la Descripción
de las tareas que se quieren recordar y la Fecha de Aviso que se desee para cada una de las
tareas registradas.
Borrar Notificación
Notificar a oficinas
Actualizar Bandeja
51
Para ingresar un recordatorio debe seguir los siguientes pasos:
1. Presionar el para indicar que incorporará un nuevo dato.
2. Ingresar el recordatorio que desee.
3. Presionar el botón para que los datos sean guardados.
Para eliminar o modificar información agendada, deberá seguir los siguientes
pasos:
1. Seleccionar el recordatorio en cuestión, posicionándose con un clic de mouse sobre el mismo.
2. Presionar sobre el botón .
3. Presionar sobre el botón , para que la eliminación sea guardada.
3.6 Preferencias
Para acceder a esta opción de menú, el agente deberá seleccionar la opción
Menú_MiLegajo_Preferencias.
La aplicación brinda a los usuarios la posibilidad de configurar una cuenta de correo electrónico,
para que, de esta manera todo mensaje enviado a la Bandeja de Notificaciones citada
anteriormente sea copiado a la cuenta configurada.
Para ello es necesario que seleccione el tipo de mensaje que desea le sean redirigidos y una
cuenta o mas de una para dichos mensajes. Solo basta con tildar el tipo de mensaje y en casillo
contiguo ingresar la dirección de correo electrónico, tenga en cuenta que recomendamos el uso
52
de cuentas de correo electrónico institucionales, ya que los correo Hotmail entre otros no
permiten el envió de estos mensajes. Una vez completo los casilleros bastará con hacer un clic en
el botón Guardar Configuración. Con el botón Reiniciar Configuración se puede dejar las
preferencias como se encontraban por defecto.
El sistema por defecto enviara los mensajes internos al correo, en caso que este volcado, en su
legajo electrónico en el sistema.
3.7 Mi CV.
Para acceder a esta opción de menú, el agente deberá seleccionar la opción Menú_MiLegajo_Mi
CV.
Esta opción permitirá al usuario imprimir una detalle de su situación de revista, sus datos
personal y los cursos realizados.
Para ello basta con tildar el informe deseado y luego hacer un clic en el botón Imprimir.
53
3.8 A MODO DE SINTESIS…
El Legajo Electrónico concentra todos los datos del agente, empleado o funcionario durante la
sustanciación de la relación laboral, convirtiéndose en el medio para visualizar los datos que la
Administración posee acerca de la persona.
El Legajo Electrónico tiene como beneficio asociado al uso de las Tics una dimensión de
autogestión por parte del usuario, agente o empleado público. Si bien no podemos modificar los
datos visualizados, a partir de su consulta podemos informar a las áreas de personal competentes
para que modifiquen dichos datos y actualicen la información existente o, simplemente, consultar
por inquietudes que puedan surgirnos relacionadas con las características que asume nuestro
vínculo laboral con la administración. (están consultas tienen la particularidad de que son en
línea)
El Legajo electrónico actúa a modo de ¨recipiente¨, todos los procesos propios de la gestión de
personal (nombramientos, altas, bajas, licencias, sumarios, etc.), dejan su “huella” en el legajo.
Permite un registro y tratamiento integral de la información del empleado. Siendo Política del
Estado Provincial instalar SIAPE en todos los organismos, independientemente del lugar en donde
54
55
4. UNIDAD TEMÁTICA IV – TRÁMITES ELECTRÓNICOS
En esta Unidad se introducirá primeramente al participante en el significado y alcances
del trámite electrónico para posteriormente describir el circuito que debe seguirse al momento
de solicitar un trámite, especificándose los tipos de trámite que están disponibles en el aplicativo
y los usuarios que intervienen en su operatoria.
4.1 El concepto del trámite electrónico
El trámite de personal tradicional (basado en algún intercambio de papeles) implica, tal
como lo conocemos, que los datos deben ser presentados en algún formulario, generalmente
completado en forma manuscrita y firmado, ante la Administración de Personal, como por
ejemplo una “Solicitud de Licencia Anual”, para que se proceda a su autorización y posterior
registro. Esto conlleva ejecutar una serie de pasos, en una secuencia y orden determinados y,
generalmente, en forma manual.
La utilización del aplicativo MiLegajo apunta a:
Lograr un alto nivel de transparencia
Brindar una rápida respuesta a los requerimientos
Fortalecer e integrar los procesos propios de las administraciones de personal que en
general son procesos aislados
Simplificar y agilizar el procedimiento de solicitud de un trámite, convirtiéndolos en
procesos inequívocos y unívocos para cada tipo de trámite.
Asegurar el cumplimiento de las normas estatutarias
Objetivos de la Unidad
Comprender los avances que se alcanzan, en materia de modernización de la Administración Pública Provincial, con la instalación del Trámite Electrónico.
Identificar los beneficios asociados al Trámite Electrónico
Reconocer los tipos de trámites que el usuario final de MiLegajo puede solicitar desde las opciones habilitadas en el menú
Conocer los procesos, circuitos y usuarios que intervienen en el Trámite Electrónico
56
Los trámites electrónicos de MiLegajo se basan en una herramienta informática denominada
“Workflow”, apropiada para el diseño y administración de los circuitos y procesos de trabajo
(“flujos de trabajo”, literalmente) que permite definir trámites y procedimientos de una manera
sencilla y completa, automatizando la conducción de estos a través de la organización implicada,
a la vez que permite llevar un control sobre los productos o servicios obtenidos y los tiempos o
recursos empleados para suministrarlos.
En consecuencia los Trámites Electrónicos, a diferencia de los Trámites Tradicionales son
seguros en la secuencia dentro de cada procedimiento, integrados con la información de todo el
modelo de datos del SIAPE, brindando agilidad, transparencia, unicidad de criterio, cumplimiento
de los procesos normativos, seguridad y eficiencia tanto desde el punto de vista del trabajador,
en tanto destinatario de un servicio que la Administración provee, como desde el de la propia
Administración.
Las opciones de menú Trámites Personales habilitan actualmente a los agentes a solicitar sus
licencias, permisos, carpetas médicas y cambios de horario, sobre la base de lo que se encuentra
estipulado en las reglamentaciones vigentes. Por lo tanto, requieren para su otorgamiento la
autorización, visado o control del responsable, jefe inmediato o superior, así como la revisión
técnica del área de personal competente, quien concede o no, atendiendo a la situación de
prestación de servicio de la persona y en cumplimiento de lo establecido en leyes y
reglamentaciones.
4.2 Usuarios que intervienen- participan del circuito
El proceso por el cual se solicita una licencia y/o permiso involucra a diferentes perfiles de
usuarios, a saber:
PERFIL DE USUARIO
Agente -empleado
AUTORIZANTE (Jefe inmediato del agente, responsable
de equipo-área de trabajo)
FICHERISTA (Generalmente responde al área
competente de personal que efectúa el seguimiento y
registro asistencial)
OBSERVACION
Aún existen una batería de trámites y transacciones que implican
el ejercicio de facultades de autoridad competente, es decir que
se resuelven mediante el dictado de algún acto administrativo. En
este caso, pendiente aún la implantación de la firma digital en la
57
4.3 Cuáles son las ventajas asociadas al trámite electrónico
Se puede acceder desde cualquier equipo que tenga acceso a Internet o Intranet (esto
último corresponde al lugar de trabajo), utilizando una suerte de “guía” a través del
menú “MiLegajo Trámites Personales”, identificando el trámite necesario de realizar.
El agente, una vez realizada la solicitud del trámite, no necesita realizar ninguna otra
operación, manual o electrónica. Solamente deberá esperar su aceptación/rechazo. Esto
le será notificado automáticamente en “MiLegajo , Bandeja de Notificaciones” .
Cada tipo de trámite tiene incorporados los pasos para la autorización/rechazo (por el uso de la
herramienta de Workflow mencionada anteriormente), en forma sistemática.
4.4 Procesos, circuitos y actores de Trámites Electrónicos
Para una mejor comprensión del proceso básico para solicitar un trámite, los circuitos de
información y actores involucrados, se expone a continuación el siguiente gráfico:
58
Circuito de trCircuito de tráámites mites on-line
Agente SolicitaAutorizante
Lic. y Permisos
FicheristaRegistra y notifica las
novedades
Autorizante
Comisiones
Solicita Autoriza
Solicita Autoriza
Comisiones
Licencias y Permisos
NOTA: existe la posibilidad de optar a nivel organismo del trámite automático, en el cual el
autorizante autoriza y concede la solicitud, sin necesidad de dar intervención en el circuito
al agente ficherista.
4.5 Tipos de Trámites según perfil de usuario que lo inicia
Perfil de usuario Trámites solicitados
Agente - empleado Licencias y permisos
Carpetas Médicas
Cambios de Horario
Autorizante (jefe inmediato) Licencias
Permisos
Carpetas Médicas
Cambios de horario
Ausencias eventuales
Comisiones
Cada tipo de trámite responde a un circuito definido:
A. Los trámites solicitados por el AGENTE suponen el siguiente circuito:
59
1. El AGENTE solicita el trámite
2. El AUTORIZANTE autoriza o rechaza
3. El FICHERISTA registra, y acepta y/o rechaza la novedad
B. Los trámites solicitados por el AUTORIZANTE (para el personal a su cargo) implica que:
1. El AUTORIZANTE solicita el trámite (Licencias y Permisos, Carpetas Médicas,
Comisiones etc.), y autoriza en la misma instancia.
2. El AUTORIZANTE DE COMISIONES (solamente para el caso de Comisiones) autoriza o
rechaza.
3. El FICHERISTA registra y acepta y/o rechaza la novedad
PARA TENER EN CUENTA…
En todos los trámites iniciados, los usuarios que intervienen en el circuito recibirán un
mensaje a través de la bandeja de notificaciones relacionados con la resolución del
trámite. Al intervenir el AUTORIZANTE el sistema dispara un mensaje para el AGENTE
solicitante y, al intervenir el FICHERISTA se genera automáticamente una notificación al
AGENTE y al AUTORIZANTE. Así pensado el circuito permite una comunicación continua y
fluida entre todos los que intervienen en el trámite solicitado.
En el perfil de AUTORIZANTES están definidos dos tipos de AUTORIZANTES: uno es el
AUTORIZANTE representado por el jefe inmediato y-o responsable de un grupo de trabajo
que anteriormente definimos y especificamos que tipos de trámites esta habilitado a
autorizar. El segundo AUTORIZANTE, generalmente representado por Directores de áreas
son aquellos habilitados para autorizar las solicitudes de COMISION, trámite este iniciado
por el primer AUTORIZANTE.
4.6 Trámites electrónicos disponibles en MiLegajo
La siguiente tabla permite visualizar los trámites disponibles en el aplicativo MiLegajo según el
perfile de usuario que intervenga.
USUARIO FINAL – AGENTE: solicita directamente los siguientes trámites, es decir, son
gestionados – iniciados por él mismo
LICENCIAS
PERMISOS CARPETA MEDICA CAMBIO DE HORARIO
Anual Alimentación y cuidado de hijo
Atención de familiar enfermo
Por día
Donación de órganos Citación Organismos Enfermedad Por período
60
Oficiales Donación de sangre Maternidad Definitivo Duelo directo Duelo indirecto Examen Matrimonio
Nacimiento de hijo Permiso gremial – días Permiso gremial – horas Práctica obligatoria de grado o postgrado
Pre - examen Ultima Materia
AUTORIZANTE – JEFE INMEDIATO: solicita los siguientes trámites para el personal que tiene a
cargo, a quien, además, autoriza o visa los trámites de la grilla anterior. Son trámites gestionados
por el Autorizante.
LICENCIAS
COMISIONES CARPETA MEDICA
AUSENCIAS EVENTUALES
PERMISOS CAMBIO DE HORARIO
Donación de sangre
Comisiones de servicios
Atención de familiar enfermo
Ausente con aviso- sin aviso
Asistencia a cursos
Por día
Duelo directo Enfermedad Examen aptitud física
Boleta de salida
Por período
Duelo indirecto Maternidad Festividad judía
Boleta de salida oficial
Definitivo
Corte de licencia anual
Junta médica Permiso gremial - horas
Horario Flexible
Llegada Tarde Paro Paro de salida
Paro de transporte
Permiso de salida autorizado por sala
Prejubilatorio Permisos de E-
S frecuentes
Desinfección
4.7 Trámites Personales Perfil AGENTE
El submenú “Trámites Personales”, habilita a los trabajadores a solicitar sus licencias, carpetas
médicas o cambios en su horario laboral.
Los trámites se identifican en el submenú de acceso en dos opciones a saber:
A. Solicitud de Licencias
B. Solicitud de Cambio de Horario
C. Solicitudes Pendientes de Resolución
61
A. Solicitud de Licencias, Carpetas Médicas y Cambio de Horario
Para acceder a esta opción de menú, el agente deberá seleccionar la opción del Menú “MiLegajo
Trámites Personales”.
Para gestionar una solicitud de Licencias, Carpetas Médicas y Cambio de Horario, deberá acceder
desde “MiLegajo Trámites Personales – Solicitud de Licencias” o “MiLegajo Trámites Personales –
Solicitud de cambio de Horario”.
OBSERVACION
Es importante destacar que en el caso de “Solicitud de Licencia” en la
misma pantalla se encuentran dos alternativas posibles, Licencias y
Carpetas Médicas, motivo por el cual previamente se deberá seleccionar
la opción deseada, de los dos trámites presentados, en un caso “Solicitud
de Licencia” y en el otro “Solicitud de Carpetas Médicas”
62
Cada vez que se solicite una Licencia o Carpeta Médica, habiendo volcado la información
solicitada en cada caso, se deberá presionar el botón “Solicitar Novedad”, luego visualizará una
“ventana repentina” que solicita la confirmación de lo solicitado.
Finalizado el procedimiento de solicitud, el AGENTE esperará la notificación del AUTORIZANTE, y
la autorización final (Aceptado/Rechazado) del Área de Personal competente en la materia, en
nuestra caracterización de usuarios sería el FICHERISTA O ENCARGADO DEL SEGUIMIENTO O
REGISTRO ASISTENCIAL. Las notificaciones de ambos perfiles comentados serán canalizadas por
medio de la “Bandeja de Notificaciones”.
Solicitud de Licencias
Se deberán completar los siguientes campos:
Tipo de Licencia (seleccionando de la lista de opciones)
El Año al que corresponde la licencia (recordar que en el caso de la licencia anual siempre hacemos
uso de la misma a año vencido, es decir, durante el año 2009 puedo solicitar días por licencia anual
63
correspondiente al año 2008).
Fechas: desde y hasta (completando las mismas con opción del calendario provisto por la
aplicación) en que haremos uso de la licencia.
Solicitud de Carpetas Médicas
Los datos a especificar son:
Fecha de inicio (completando la misma con la opción del calendario provisto por la aplicación)
Tipo de carpeta médica (si se trata de atención de familiar enfermo, deberá además seleccionar el
familiar y el tipo de parentesco).
Como dato adicional la pantalla muestra el dato del domicilio que por defecto quedaría
registrado, a menos que se indique un domicilio distinto del declarado, tildando previamente la
opción para ser habilitada, datos que pueden resultar de importancia para la Dirección de
Medicina Ocupacional.
Además se puede indicar si la inspección médica será ambulatoria (concurre la persona a la
revisión), tildando la opción “Ambulatorio”, y si se requiere consignar alguna observación contará
con un campo de texto para ello.
Para tener en cuenta…
Si por cualquier motivo el AGENTE no ha recibido notificación de lo sucedido con alguna de las
carpetas solicitadas, la aplicación permitirá realizar la operación de solicitud nuevamente,
señalando que trata de una reiteración, marcando en la casilla correspondiente.
Solicitud de Cambio de Horario
Al ingresar se visualizará la pantalla que se muestra a continuación, donde la solicitud de cambio
de horario se organizó en tres (3) solapas, de acuerdo al tipo de modificación a efectuar:
Por Día
Por Período
Definitivo.
64
Cada vez que se solicite un Cambio de Horario, y cumplimentando con la información solicitada
se deberá presionar el botón “Solicitar”, luego visualizara una “ventana repentina” que solicita
la confirmación de lo solicitado. Cumplimentado el procedimiento de solicitud el AGENTE,
esperará la notificación del AUTORIZANTE, y la aceptación final del FICHERISTA. Las
notificaciones de ambos perfiles comentados serán canalizadas por la “Bandeja de
Notificaciones”.
A continuación se presenta una tabla que muestra los datos a visualizar por SOLAPA.
SOLAPA POR DIA
SOLAPA POR PERIODO SOLAPA DEFINITIVO
Fecha a cambiar de
horario
Nuevo Horario
Entrada
Salida
Período a cambiar de
horario
Nuevo Horario
Entrada
Salida
Fecha a partir de cuando
solicita el cambio de
horario
Nuevo Horario
Entrada
En el proceso de recorrer cada una de las solapas mencionadas se
mantendrá la información de Apellido y Nombre del Agente.
65
Tildar los días de la semana
que correspondan
Salida
Tildar los días de la
semana que correspondan
Solicitudes Pendientes de Resolución
4.7.1 Personas a quien autorizo
Esta opción del submenú, como se mencionó anteriormente, se encuentra disponible para
aquellos empleados que, además de tener el perfil USUARIO FINAL – PERFIL AGENTE para ingresar
a MiLegajo, tienen habilitado el perfil AUTORIZANTE.
Permite visualizar quiénes son las personas que el autorizante tiene a cargo, es decir,
aquellos empleados a los cuales tendrá que iniciar y/o autorizar licencias, permisos y/o cambios
de horario.
La siguiente ventana lo muestra
66
4.7.2 Mis Autorizantes
La aplicación “ MiLegajo” permitirá que el empleado- trabajador, en su condición de
USUARIO FINAL - PERFIL AGENTE constate quiénes son sus AUTORIZANTES (responsables de
autorizar o visar solicitudes realizadas por el agente).
Para acceder, el AGENTE deberá seleccionar el Menú “MiLegajo – Autorizantes – Mis
Autorizantes”. Se visualizará previamente el submenú y luego la opción a seleccionar:
67
Al seleccionar la opción “Mis Autorizantes”, se podrá acceder a la visualización de la dupla de
autorizantes, tanto para Licencias y Capetas Médicas como para Comisiones, tal como lo muestra
la siguiente pantalla:
RECUERDE… Los autorizantes funcionan por duplas, es decir, que cada empleado
podrá visualizar dos autorizantes, un titular y un suplente. Al momento
de solicitar la autorización de un trámite, la responsabilidad de autorizar
recaerá en el autorizante que esté activado desde SIAPE.
Existen dos perfiles de autorizantes:
1. Autorizantes de licencias, permisos y cambios de horarios
(generalmente se corresponde con la figura del jefe de departamento)
2. Autorizantes de Comisiones (habitualmente asociado a la figura de
Director).
68
4.7.3 Novedades de Asistencia
La aplicación permite que el empleado pueda visualizar información contenida en su registro
asistencial, la misma se expone en seis (6) solapas distintas entre las cuales podrá navegar:
Horario
Licencias
Comisiones
Ausencias
Permisos
Carpetas
Para acceder a esta opción del menú, el AGENTE deberá seleccionar del Menú “MiLegajo–
Novedades – Novedades de Asistencia”.
A continuación visualizará la siguiente pantalla:
69
La siguiente tabla sintetiza la información que contiene cada solapa:
SOLAPA
HORARIO
SOLAPA
LICENCIAS
SOLAPA
COMISIONES
SOLAPA
AUSENCIAS
SOLAPA
PERMISOS
SOLAPA
CARPETAS
Figuran datos
relacionados con
el horario
administrativo
declarado por el
trabajador
Aparecen datos
relacionados
con:
Licencias ya
utilizadas
Días acumulados
disponibles para
usar en el
transcurso del
año.
Datos
relacionados a
los días (desde y
hasta) que el
empleados ha
prestado
servicios en
comisión.
Datos Que
corresponden a
ausencias
registradas, con
indicación del
tipo de ausencia
y la fecha en que
se produjo.
Datos de los
permisos de
salida
registrados,
con detalle de
tipo de
permiso, fecha
y horario a
partir del cual
se inició el
permiso y su
duración total
en horas y
Información
de carpetas
médicas
otorgadas.
Se
especifica
el tipo de
carpeta,
código OMS
y período
de duración
En el proceso de recorrer cada una de las solapas mencionadas se
mantendrá la información de Apellido, Nombre y el número de Legajo
correspondiente, como así también la foto del AGENTE.
70
minutos.
4.7.4 Bandeja de Notificaciones
Los trámites solicitados por el AGENTE, son autorizados o rechazados por su AUTORIZANTE, a
continuación se muestra una pantalla donde un trámite es autorizado. Esto no implica que el
trámite haya sido aceptado totalmente, el mismo quedará totalmente conformado cuando en la
Bandeja de Notificaciones el ÁREA DE PERSONAL, que se corresponde con el perfil de ENCARGADO
DEL SEGUIMIENTO Y REGISTRO ASISTENCIAL - FICHERISTA se haya expedido respecto a su
concesión o rechazo.
La siguiente pantalla permite visualizar desde la Bandeja de Notificaciones un trámite Autorizado
por el AUTORIZANTE:
La pantalla visualizada a continuación muestra desde la Bandeja de Notificaciones un trámite que
fue concedido por el ÁREA DE PERSONAL – PERFIL ENCARGADO DEL SEGUIMIENTO Y REGISTRO
ASISTENCIAL
71
Esta última pantalla muestra un trámite rechazado por el ÁREA DE PERSONAL – PERFIL
ENCARGADO DEL SEGUIMIENTO Y REGISTRO ASISTENCIAL
RECUERDE… En el proceso de autorizaciones y rechazos de trámites, el hecho de que un
AUTORIZANTE autorice su prosecución no implica que el trámite haya sido
concedido o rechazado, esta situación ocurrirá cuando intervenga el ENCARGADO
DEL SEGUIMIENTO Y REGISTRO ASISTENCIAL, quien se expedirá al respecto.
La aplicación mostrará en todos los casos los diferentes estados en que se
72
![Legajo Permanente[1][1]](https://img.dokumen.tips/doc/110x75/577cdbc71a28ab9e78a90e77/legajo-permanente11.jpg)
