Aplicación Democracia y Participación en Línea · Línea. Esta, fue publicada en el portal de la Alcaldía en el mes de agosto. La aplicación Democracia y Participación en Línea

Democracia y Participación en Línea Mediante el Uso de Comunidades Locales

Experiencia: Aplicación Democracia y Participación en Línea

TEMAS CLAVE Gobierno Abierto (Participación Ciudadana)

PALABRAS CLAVE Democracia, Participación, Comunidades, Plataforma Web, Gestión Documental, Georreferenciación, Ciudadanos

LOCALIDAD, PAÍS REGIÓN Santiago de Cali, Colombia, Suramérica

ENTIDADES PARTICIPANTES Alcaldía de Santiago de Cali: Entidad Territorial, Sector Gobierno - Fundación Ciudadanos Activos: Fundación, Sector Sociedad Civil

ESTADO Implementación

www.cali.gov.co - www.ciudadanosactivos.com FECHA DE INICIO IMPLEMENTACION 01/08/2013

Aplicación Democracia y Participación en Línea

Democracia y Participación en Línea Mediante el Uso de Comunidades Locales 2

Democracia y Participación en Línea es una aplicación del portal de la Alcaldía de Santiago de Cali, Colombia, que permite la participación ciudadana mediante la integración con la Red Ciudadana en Línea creada por la Fundación Ciudadanos Activos. Cuando cinco o más ciudadanos se identifican con alguna problemática

puntual o una solución propuesta por un ciudadano es apoyada por otros ciudadanos, se genera automáticamente una solicitud formal al sistema de gestión documental de la Alcaldía de Cali para que la ciudadanía reciba una

respuesta oportuna.



Justificación, población, objetivo y contexto LA OPORTUNIDAD QUE SE DESEABA APROVECHAR: La Alcaldía de Santiago de Cali necesitaba implementar un mecanismo confiable y efectivo para interactuar con los ciudadanos a través de su portal web. Las redes sociales convencionales, como Facebook y Twitter, no eran soluciones aceptables porque, a veces, contienen perfiles falsos y la Alcaldía, requería una comunidad virtual que le diera la certeza de estar comunicándose con ciudadanos reales. Adicionalmente, los comentarios de los ciudadanos en estas redes sociales quedan consignados, en la mayoría de los casos, como inconformidades sin tener un carácter propositivo ni una intención de solución. Por su parte, los ciudadanos necesitaban establecer un mecanismo para que el Gobierno los escuchara y se solucionaran los problemas identificados. Desde la sociedad civil se han adelantado importantes iniciativas de organización social y participación ciudadana. En el año 2012, en la ciudad de Cali, se creó la Fundación Ciudadanos Activos, y con ella, una Red Ciudadana en Línea.

En www.ciudadanosactivos.com, los ciudadanos se registran y configuran sus barrios de interés, como por ejemplo: el barrio donde viven, estudian, trabajan, o hacen deporte, entre otros. Cuando un ciudadano publica un problema en un barrio determinado, le llega una notificación automática del problema a todos los ciudadanos interesados en ese barrio, de esta manera, los ciudadanos con necesidades en común pueden unirse e interactuar para identificar problemas y proponer soluciones, así no se conozcan. Esta Red, incentiva la unión de las personas mediante las relaciones ciudadanas y no por medio de las relaciones sociales. POBLACIÓN QUE SE BUSCABA IMPACTAR Todos los ciudadanos del municipio de Santiago de Cali con interés de comunicarse con la Administración Municipal para manifestar alguna problemática y contribuir a su solución. Se tenía especial interés en vecinos y habitantes de comunidades rurales, con el objetivo de incentivar su participación organizada.

FACTORES IMPULSORES Como factor externo que impulsó esta iniciativa se identifica la creación del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia (MinTIC), en el año 2009, acompañada del lanzamiento de la Estrategia de Gobierno en Línea (GEL). Este contexto motivó a la Alcaldía a trabajar de manera alineada con las TIC, en particular, con el propósito de alcanzar las metas del componente de Democracia en Línea. A nivel interno, la Alcaldía tenía alta capacidad de implementación de las TIC, dado que disponía del equipo humano y técnico adecuado. Además, desde el año 2012 la administración municipal ha tenido gran interés por el uso de las TIC en asuntos de participación ciudadana.



LOS PRIMEROS PASOS El primer contacto entre la Alcaldía de Santiago de Cali y la Fundación Ciudadanos Activos se dio en el marco del panel de TIC del evento Cali Región Pacífico 2012. A raíz del evento, la Alcaldía identificó a la Fundación como un aliado para trabajar en el cumplimiento de los lineamientos de la

Estrategia de GEL. El Banco Mundial también motivó a la Alcaldía a seguir adelante con esta idea, luego de conocer la iniciativa de Ciudadanos Activos en una reunión sobre ciudades inteligentes que se realizó en la ciudad. .



Diseño, desarrollo y difusión EL PROCESO LLEVADO A CABO Y LA SOLUCIÓN De las conversaciones entre la Alcaldía y la Fundación se acordó la integración de la Red Ciudadanos Activos con el sistema de gestión documental de la Alcaldía. Durante los primeros meses del año 2013, la Alcaldía y la Fundación Ciudadanos Activos desarrollaron un trabajo conjunto para la creación de la aplicación que permitiera esta integración. Entre los meses de abril y mayo estuvo listo el diseño y se inició el proceso interno de aprobación e integración de la Red y la Alcaldía. Se requirió de aproximadamente 3 meses más de trabajo conjunto de los equipos técnicos de las dos entidades para la puesta en funcionamiento de la aplicación que se denominó Democracia y Participación en Línea. Esta, fue publicada en el portal de la Alcaldía en el mes de agosto.

La aplicación Democracia y Participación en Línea funciona como una interface en la que los ciudadanos pueden manifestar inquietudes, reclamos y propuestas a la Alcaldía y recibir respuesta. Cuando un ciudadano hace una solicitud o platea un problema a través de la Red de Ciudadanos Activos, que es ratificada o compartida por otros ciudadanos (el criterio es que la entrada del primer ciudadano reciba al menos 5 “me afecta” de otros ciudadanos de la Red), automáticamente la solicitud es transferida al sistema de gestión documental de la Alcaldía en forma de derecho de petición. La Oficina de Participación Ciudadana, de la Alcaldía, es la encargada de la gestión de los casos, de establecer el contacto con los ciudadanos y de remitir las solicitudes y propuestas de los ciudadanos a las entidades o dependencias encargadas (por ejemplo a la Secretaría de Tránsito si se trata de una problemática en la malla vial). Dentro del sistema, las solicitudes dan origen a una publicación con un número de radicación que se puede ver en la página web y hacer el seguimiento al estado del trámite.

Cada publicación tiene un perfil propio y cuenta con los siguientes componentes: Título del problema Descripción y fotos o videos que publica

el ciudadano y la ubicación en el mapa Las propuestas de soluciones, donde

cualquier ciudadano puede proponer su idea al respecto y los demás ciudadanos, por medio del “semáforo de aprobación ciudadana”, calificar la solución y argumentar por qué les parece positiva, neutra o negativa

El botón de “me afecta”, que permite a los ciudadanos mostrar que son afectados por la problemática y el botón “destacar” que resalta la importancia de una publicación

El campo de “Gestión Gobierno”, que evidencia las gestiones que ha adelantado la Alcaldía por medio de su propio sistema de gestión documental.

Los botones de compartir, en Facebook y Twitter, que permiten difundir los contenidos en las redes sociales existentes.

A continuación (Ilustración 1) se presenta un ejemplo de una publicación del 2 de mayo del 2014, en la que se reporta el mal manejo del tiempo en el servicio de Transporte Público Mío y se propone como solución tener un horario donde se pueda ver las horas de funcionamiento en cada parada. En la sección “Gestión Gobierno” de la imagen, es posible ver que la Alcaldía de Cali reporta haber radicado el caso en el sistema de gestión documental de la Alcaldía y el número radicado.

Ilustración 1 - Ejemplo Publicación en la Aplicación Democracia y Participación en Línea La aplicación Democracia en Línea está alojada en el portal web de la Alcaldía de Cali. El equipo técnico de la Oficina de Tecnologías de la Información de la Alcaldía se encarga del mantenimiento, cuando se presenta algún inconveniente con la aplicación se hace una reunión técnica de ingenieros de ambas entidades, junto con

la Oficina de Participación Ciudadana y la Oficina de Atención Ciudadana en la Alcaldía. La Solución está basada en framework Django, utiliza una base de datos Postgresql y trabaja en PHP (Hypertext Preprocessor) y Java. Está formada por dos capas, donde la primera es la Red Ciudadanos en Línea, allí los ciudadanos se registran y configuran sus barrios de interés (donde viven, estudian, trabajan). El ingreso de los usuarios se valida a través de Facebook y se garantiza completa confidencialidad. Cuando un ciudadano hace una publicación, tiene que enlazarla a una zona de impacto para que quienes la componen, reciban notificaciones sobre lo que está pasando allí. Integrada es esta se encuentra la segunda capa que corresponde a la aplicación Democracia y Participación en Línea1. Para el desarrollo de la aplicación Democracia y Participación en Línea la Fundación Ciudadanos Activos no realizó ningún cobro a la Alcaldía de Cali. La alianza entre Ciudadanos Activos y la Alcaldía fue una oportunidad para explotar el potencial de la Red de Ciudadanos Activos y una prueba piloto de la integración con los sistemas de gestión documental con las alcaldías. Ciudadanos Activos tiene planeado un esquema de pago de una anualidad por parte de cada alcaldía que se vincule. Este costo es variable dependiendo del tamaño de la ciudad y el nivel de actividad de ciudadanos. La meta es poder vincular a otras alcaldías interesadas.

1 Es de anotar que la Fundación Ciudadanos Activos ha desarrollado otras aplicaciones distintas a Democracia y Participación en Línea; entre estas se encuentran ranking de huecos en la malla vial y mapa de crimen y voluntariado cívico. (Sobre la estructura y acciones de la Fundación, puede verse el Anexo 3)



Impacto, evolución y aprendizajes Entre agosto del 2013 y abril del 2014, se hicieron 853 publicaciones en la aplicación (entre los 3.616 usuarios con lo que cuenta la Red de Ciudadanos Activos), las cuales recibieron 3.422 votos. De estas publicaciones, un total de 155 (gracias a que recibieron 5 votos o más) han sido radicadas en la Alcaldía de Cali como derechos de petición. Para lograr este nivel de participación, la Oficina de Comunicaciones de la Alcaldía hace difusión de la aplicación, mientras que la Fundación Ciudadanos Activos, hace campañas integrales, con diferentes actores, para la utilización de esta y otras aplicaciones que ha desarrollado. Para citar un ejemplo, en una de estas campañas “JACs Activas”, el Director de Relaciones Públicas se reunió con los Presidentes de las Juntas de Acción Comunal y les explicó el funcionamiento de la Red Ciudadana en Línea. Luego de la reunión, se hizo un recorrido por el Barrio y se publicaron las cinco (5) problemáticas más importantes.

Durante estas visitas se creó el "Comité Tecnológico Cívico", que además, empoderó a los jóvenes al motivarlos a que se conviertan en los Community Managers del barrio para que estén informando sobre los problemas y soluciones y hagan seguimiento a la gestión de las entidades responsables. Otras campañas van dirigidas tanto a las Universidades, para que los estudiantes trabajen sobre problemas reales de su ciudad (en vez de realizar trabajos sobre escenarios hipotéticos) como a las empresas, para que apoyen la iniciativa. También, hay una iniciativa conjunta con el MinTIC para que en los puntos Vive Digital se informe y capacite a los ciudadanos sobre las aplicaciones de Ciudadanos Activos. Adicionalmenteel proyecto ha cobrado visibilidad gracias a las notas de prensa y reconocimientos que ha recibido (ver anexo 1).

De manera permanente un equipo de ingenieros de la Alcaldía y de Ciudadanos Activos monitorea los contenidos del portal y hace un filtro (autocensura) de lo que se publica, para evitar contenidos inadecuados, como por ejemplo, pornografía. Además, la comunidad de ciudadanos tiene la posibilidad de bloquear usuarios inapropiados. Sin embargo, en la Alcaldía se ha visto que a la comunidad realmente le interesa la Democracia en Línea y los contenidos son en su gran mayoría adecuados. PRINCIPALES LOGROS Creaciones o mejoras significativas La aplicación Democracia y Participación en Línea ha abierto un espacio de participación a los ciudadanos que tienen interés en mejorar la ciudad de Cali. A diferencia de las redes sociales convencionales, donde únicamente es posible hacer denuncias y campañas de sensibilización ante causas que afectan a la ciudadanía, esta aplicación tiene la ventaja de asignarle un carácter propositivo junto con la posibilidad de hacer un seguimiento oficial a dichas iniciativas civiles.



Principales efectos para las entidades La aplicación reduce en el mediano y largo plazo la carga administrativa de la Alcaldía, porque, en vez de recibir varios derechos de petición de diferentes ciudadanos por el mismo problema, ahora recibe solamente un derecho de petición por problema que afecta a un grupo de ciudadanos. Para la Alcaldía esto se traduce en descongestión a nivel interno. Aunque ninguno de estos efectos ha sido cuantificado, se sabe que aproximadamente de 6 a 7 mil personas visitan físicamente la Alcaldía diariamente, mientras que se reciben entre 35 y 40 mil visitantes diarios al portal. No es posible identificar cuántos de estos usuarios utilizan la aplicación de Democracia y Participación en Línea del portal. Por último, para la Alcaldía, esta experiencia ha permitido el cumplimiento de diversos objetivos planteados en el manual para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea. Otro beneficio indirecto es el reconocimiento a la gestión que ha recibido la alcaldía de Cali en diversos escenarios, como el "Premio OEA Gobierno Abierto - Territorial" o el galardón de “Mejor aporte de Industria/Sociedad Civil/Academia” a nivel territorial, en los

premios a la Excelencia en Gobierno en línea EXCEL GEL 2013. Principales efectos para los usuarios La aplicación permite que la ciudadanía se empodere al contar con un canal eficiente para transformar su ciudad. Además, se fortalecen los lazos ciudadanos porque la aplicación facilita la interacción entre habitantes de la ciudad que tengan necesidades comunes para que de este modo, aunque no se conozcan, unan esfuerzos, propongan soluciones y hagan seguimiento a la gestión pública. Para las Juntas de Acción Comunal la red es una oportunidad eficiente de informar a los ciudadanos lo que pasa en el barrio gracias a la creación del "Comité Tecnológico Cívico", que además empodera a los jóvenes. Satisfacción de los usuarios Una encuesta de percepción de satisfacción de la aplicación, realizada a una muestra no representativa de ciudadanos usuarios de Democracia y Participación en Línea (G|Exponencial, 2014, ver Anexo 2), encontró que tres, de cada cuatro usuarios están satisfechos con la aplicación y nueve, de cada diez, piensan seguir usándola y la recomendarían a otras personas. Los

aspectos mejor calificados por los ciudadanos son la accesibilidad, la calidad visual, la claridad del lenguaje, el ahorro de tiempo que permite, la seguridad de la información personal y el manejo transparente de la información. Algunas de las opiniones de los usuarios satisfechos es que la aplicación es: “dinámica, de fácil acceso y entendible

para todo el mundo”; “evita desplazarse a una oficina para

radicar un derecho de petición, es una plataforma que centraliza la información y permite enterarse de otras problemáticas que afectan a la ciudadanía en general”;

“permite conectarse con los ciudadanos de Cali”;

“se puede expresar fácilmente la opinión de las personas sin tomar mucho tiempo y con unas propuestas de mejoramiento de problemas excelentes”.

Los usuarios también opinan que algunos aspectos que deben mejorarse son el acceso y calidad del servicio de soporte en línea y la actualización permanente de la información.



LO QUE SIGUE Por sus buenos resultados para la Alcaldía y la ciudadanía, es deseable que la experiencia continúe. Actualmente se está desarrollando el aplicativo móvil que se estima estará listo en el 2014. PRINCIPALES APRENDIZAJES Principales obstáculos y forma como se sortearon La puesta en marcha de una iniciativa como esta, depende de la confianza de los gobiernos en las plataformas abiertas de participación ciudadana. La Fundación Ciudadanos Activos había hecho un acercamiento a la Administración Municipal anterior pero no consiguió el apoyo necesario por parte de la Alcaldía. Por esta razón, para la implementación de la aplicación fue necesario esperar un cambio de Gobierno. Una de las razones que explica el comportamiento de la Alcaldía anterior, tiene que ver con la confianza, pues para esta, era irresponsable enlazar cualquier comunidad de ciudadanos a su portal. Por este motivo, previo a la implementación de la aplicación Democracia y Participación en

Línea fue necesario hacer una validación de la forma en que Ciudadanos Activos recibe y filtra sus usuarios. El hecho de que la Red establezca vínculos ciudadanos mediante la georreferenciación por barrios generó confianza y dio a la Alcaldía la certeza de estar interactuando con ciudadanos reales. Durante la etapa de desarrollo se presentaron fallas en el sistema de gestión documental de la Alcaldía. Puntualmente, hubo confusiones en lo referente a la clasificación de las tablas de gestión documental porque no había claridad respecto al número de radicación que indica a qué dependencia se debe dirigir cada solicitud. Para resolver esta dificultad, se hicieron tablas de clasificación que indican la forma de dar dirección a las solicitudes de los ciudadanos entre las dependencias de la Administración Municipal. También se hicieron capacitaciones sobre las tablas de valoración en la Oficina de Atención al Ciudadano, donde se reciben los trámites del sistema de gestión documental.

Principales factores de éxito La aplicación empodera a los ciudadanos porque permite establecer mecanismos formales con la Administración Municipal. Esta iniciativa no sólo permite a la Alcaldía interactuar con los ciudadanos, sino que toma en serio la participación comunitaria dándole curso legal, pues hay términos legales y respuestas propios del sistema de gestión documental. También, ha contribuido que la Red Ciudadanos Activos cuente con un registro real de ciudadanos, basado en una red de vecinos que, mediante la georreferenciación, enlaza a los usuarios con sus barrios de interés. Esto no solo ofrece estadísticas precisas sino que también posibilita el apalancamiento de nuevas iniciativas ciudadanas



COMPARTIENDO LA EXPERIENCIA La Fundación Ciudadanos Activos tiene interés y capacidad de transferir a otras entidades el proceso que se hizo con Alcaldía de Cali. Dado que la aplicación ya está construida y los asuntos relacionados con el sistema de seguridad, las bases de datos y el modelo de funcionamiento ya están resueltos, el proceso de integración de la Red con el sistema de gestión documental de cualquier entidad tardaría solo dos meses. Siete alcaldías han manifestado su interés en replicar en sus ciudades Democracia y Participación en Línea.

De otro lado, inspirados en esta experiencia, la Alcaldía de Pasto (la Subsecretaría TIC en coordinación con la Secretaría de Gobierno y de Salud) desarrolló, en diciembre del 2013, una plataforma para denunciar puntos de venta de pólvora mediante un esquema de participación ciudadana, a través de la cual, los usuarios pueden relatar y georreferenciar puntos de venta de pólvora al mismo tiempo que la Alcaldía hace la verificación y confirmación del punto de venta. La Alcaldía de Pasto conoció la experiencia de Ciudadanos Activos a través del blog DTI “Pulso Social”, y retomó parcialmente los esquemas de incentivos, categorización y rango de los usuarios.

La principal recomendación a las entidades públicas que tengan un interés común al de la Alcaldía de Cali, es tener en cuenta que estas aplicaciones implican un compromiso con la ciudadanía porque conllevan una responsabilidad posterior importante. Al implementar sistemas de este tipo, es importante asegurarse de que las entidades estén en disposición y capacidad de responder ante las denuncias de los ciudadanos. De lo contrario, estas experiencias se pueden convertir en un cuello de botella si, por falta de recursos, no se puede dar respuesta a los usuarios de manera oportuna. l



Información adicional CONTACTE CON LOS PROMOTORES Roberto Reyes, CIO (Chief Information Officer) de la Oficina De Tecnologías de la Información, Alcaldía Municipal de Santiago de Cali. 3218159104 - 57(2) 8982014, [email protected] Bobby Gordon, Director Ejecutivo y Fundador, Fundación Ciudadanos Activos, 312 236 3430 , [email protected]

FUENTES: Entrevista realizada el 11 de Marzo del 2014 a Roberto Reyes, CIO (Chief Information Officer)

de la Oficina De Tecnologías de la Información, Alcaldía Municipal de Santiago de Cali. Entrevista realizada el 12 de Marzo del 2014 a Bobby Gordon, Director Ejecutivo y

Fundador, Fundación Ciudadanos Activos. Fundación Ciudadanos Activos, Alcaldía de Santiago de Cali (2013). Documentación

candidatura Premios a la Excelencia en Gobierno en línea EXCEL GEL 2013, Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Noviembre.

G|Exponencial (2014). Encuesta de satisfacción a usuarios. Democracia y Participación en Línea ANEXOS: Anexo 1: Notas de Prensa. Ciudadanos Activos y la Aplicación Democracia y Participación

en Línea Anexo 2: G|Exponencial (2014). Encuesta de satisfacción a usuarios. Democracia y

Participación en Línea Anexo 3: CiudadanosActivos.com



LOS ARTÍFICES Estos son los agentes que han hecho parte del proyecto y su contribución.

NOMBRE ROL

Fundación Ciudadanos Activos Co-dirección del proyecto. Creación de la Red Ciudadana en Línea (para la recepción de problemáticas y soluciones de los ciudadanos), participación en el desarrollo de la aplicación Democracia y Participación en Línea y difusión de la aplicación.

Alcaldía de Santiago de Cali: Codirección del proyecto. Oficina de Participación Ciudadana Gestión de problemáticas y soluciones de los ciudadanos a través del

sistema de gestión documental del municipio. Oficina de Tecnologías de la Información Participación en desarrollo de la aplicación Democracia y Participación en

Línea. Mantenimiento de la aplicación. Oficina de Comunicaciones Difusión de la aplicación. Entidades o Dependencias Municipales responsables de las temáticas (como Policía, Bomberos, Secretaría de Transito, Secretaría de Infraestructura, entre otras)

Reciben los casos que remite la Oficina de Participación Ciudadana de la Alcaldía y les dan trámite.

Ciudadanos Ingresan a la aplicación sus requerimientos, problemas y propuestas de solución. Votan y comentan sobre las entradas de los demás ciudadanos.



LOS HITOS Los momentos clave de la experiencia presentada son los siguientes:

AÑO MESES FASES HITOS

2012 Noviembre Generación Idea Contacto entre la Alcaldía de Santiago de Cali y la Fundación Ciudadanos Activos (en el marco del evento Cali Región Pacífico 2012)

2013

Enero – Marzo Diseño Diseño de la aplicación para la integración de la Red de Ciudadanos Activos y el sistema documental de la Alcaldía de Santiago de Cali

Abril – Julio Desarrollo Aprobación interna de la aplicación diseñada e integración de la Red y la Alcaldía Trabajo conjunto entre los equipos técnicos de las dos entidades

Agosto Implementación Lanzamiento de la aplicación Democracia y Participación en Línea

2013-2014 Agosto en adelante Difusión Promoción del uso de la aplicación entre ciudadanos, universidades y empresas

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