Plan Central Group Portal Learning Guide  

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Table of Contents 

Introduction ............................................................................................................................................................................ 4 

Enhancements to Plan Central................................................................................................................................................ 5 

User Roles ............................................................................................................................................................................... 6 

Accessing Plan Central ............................................................................................................................................................ 7 

Plan Central Welcome Page ................................................................................................................................................ 7 

Registration............................................................................................................................................................................. 8 

Registration, Cont’d. ........................................................................................................................................................... 9 

Log In................................................................................................................................................................................. 10 

Forgotten Password .......................................................................................................................................................... 10 

Manage Account ................................................................................................................................................................... 11 

My Profile .......................................................................................................................................................................... 11 

Automatic Sign Out ............................................................................................................................................................... 12 

Processing Data Indicator ..................................................................................................................................................... 13 

Printer‐Friendly Version........................................................................................................................................................ 14 

Navigation ............................................................................................................................................................................. 15 

Main Menu........................................................................................................................................................................ 15 

Same Page Display for Search Results .............................................................................................................................. 15 

Detailed Search Results ..................................................................................................................................................... 15 

Eligibility Inquiry.................................................................................................................................................................... 16 

Member Details Tab.......................................................................................................................................................... 17 

Eligibility History Tab......................................................................................................................................................... 17 

Plan Benefits Tab............................................................................................................................................................... 18 

Request an ID Card Tab ..................................................................................................................................................... 18 

Claim Inquiry ......................................................................................................................................................................... 19 

Claim Details Tab .............................................................................................................................................................. 20 

EOB (Explanation of Benefits) Tab .................................................................................................................................... 20 

Claim Service Tab .............................................................................................................................................................. 21 

EOB........................................................................................................................................................................................ 22 

EOB Cont’d. ....................................................................................................................................................................... 23 

Invoice................................................................................................................................................................................... 24 

Invoice Cont’d.................................................................................................................................................................... 25 

Enrollment............................................................................................................................................................................. 26 

Adding Members to the Plan ............................................................................................................................................ 26 

3  

Enrollment Changes .......................................................................................................................................................... 27 

Enrollment Changes, Cont’d.............................................................................................................................................. 28 

Enrollment Changes, Cont’d.............................................................................................................................................. 29 

Enrollment Status.................................................................................................................................................................. 30 

Managing Group Account(s) ................................................................................................................................................. 31 

Managing Existing Accounts ............................................................................................................................................. 31 

Managing Existing Accounts Cont’d. ................................................................................................................................ 32 

Controlling User Access ..................................................................................................................................................... 32 

Find a Doctor or Hospital ...................................................................................................................................................... 33 

Choosing a Network .......................................................................................................................................................... 33 

Searching for a Provider .................................................................................................................................................... 34 

Searching for a Provider Cont’d. ....................................................................................................................................... 35 

Contacting SummaCare ........................................................................................................................................................ 36 

Logging Out ........................................................................................................................................................................... 36 

 

 

4  

Introduction 

Apex Benefits Solutions is proud to introduce the all‐new Plan Central web portal for employer groups. Our team of account managers, information technology professionals, and eligibility specialists worked together to provide you with an appealing, intuitive, and convenient way to manage your group’s Plan membership. The new Plan Central was completely developed in‐house at Apex and all changes and enhancements will be handled by our internal Plan Central development specialists. 

The Plan Central Employer portal will allow you to securely add and update member information online, thus eliminating the need for paper tasks and reducing turnaround time for many employer health plan interactions.  

An Internet connection is all you need in order to access the Employer portal from anywhere, anytime, to do the following:  

• Verify employee eligibility and plan benefits  • Add, delete, or make changes to employees on your Plan(s)  • Check the status of an application  • Create and manage Plan Central Employer user accounts for your group • View and print copies of invoices sent to your group*  • View claims data for employees enrolled in your Plan(s) •  

* This function is not available to employers who currently receive electronic invoices.  

As with any online program, you will need to familiarize yourself with how the system has been designed, what features it includes, and how the features should be used. This guide will help you accomplish these tasks. 

 

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Enhancements to Plan Central  

Along with a fresh look and feel, the new Plan Central features the following enhancements:  

• Coordination of Benefits (COB) status – Indicates whether Apex is primary or secondary. For members who have not returned the COB questionnaire, the status will display as WR.  

 

• Invoice – You can now view, print, and save the actual paper invoice sent to your group. This function is not available to employers who currently receive electronic invoices.   

• Benefit Plan Type – displays the self funded  employer name (the below example is of a fully insured member). 

 

• Expanded Plan Benefits – Benefits displayed mirror the schedule of benefits that is sent to the member when a member enrolls with the plan.   

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User Roles 

User Roles determine the level of access the user has in Plan Central. The Employer module has two user roles, Self Funded Employer Super User and Self Funded Employer Trading Partner Super User As a Self Funded Employer Super User, you can perform the following functions: 

• Display or edit employee data such as name, address, phone number, social security number, date of birth 

• Display or edit division number • Add employees to the employer group  • Enroll employees/dependents in a benefit plan • Edit employee benefits • Terminate employees from a benefit plan • Reinstate terminated employees into a benefit plan • View or edit assigned PCP (Primary Care Physician) as applicable • View enrollment change requests you or other users from your employer 

group have submitted to Apex • View, print, or save electronic versions of invoices sent to your group* • Display, create, or edit user accounts associated with your employer group • Display or edit your own account information • Reset passwords for other Plan Central users in your employer group 

 

* This function is not available to employers who currently receive electronic invoices.  

As a Self Funded employer Trading Partner Super User, you can perform the following functions: 

• Display or edit employee data such as name, address, phone number, social security number, date of birth • View or edit assigned PCP (Primary Care Physician) • View enrollment change requests you or other users from your employer group have submitted to Apex • View claims data for employees enrolled in your Plan(s) • View, print, or save electronic versions of invoices sent to your group* • Display, create, or edit user accounts associated with your employer group • Display or edit your own account information • Reset passwords for other Plan Central users in your employer group 

 

 

 

SUPER 

USER

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Accessing Plan Central  

Plan Central is accessible via apex-benefits.com. Click Employer Login and then click the Plan Central banner.

Plan Central Welcome Page 

The Plan Central Welcome page is shown below. First time users, including those who used the previous Plan Central application, will need to register. Please see Registration, page 9.

8  

Registration 1. Click the Employer Registration link to proceed. 

  

2. Complete the requested information and then click Next.  

  

3. Review and then click the check box to accept the Terms and Conditions; click Continue.  

9  

Registration, Cont’d.  

 4. Complete the requested information and then click Submit.  

  

5. The confirmation page will be displayed.  

 

6. Click the Enter Plan Central link to log in to the newly created account. 

 

10  

Log In 

To log in to your Plan Central account, enter your User Name and Password. The password is case sensitive. Then, click Login. 

 

Forgotten Password 

1. To retrieve a forgotten password, click the Forgot Password link.  

  

2. Enter your User Name and click Get Password. 

  

3. Next, provide the answer to your secret question. Then, click Get Password. 

 4. An email will be automatically sent to the address you provided in the Plan Central profile 

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Manage Account 

Access the Manage Account page to add users, manage user access, access the profile page and manage users. Hover over Manage Account then click specific function.  

 

My Profile  

Access the My Profile page to change your name, phone number, email address, or password. Hover over Manage Account then click My Profile to view the profile.  

 

 

Passwords must be alphanumeric and between 8‐12 characters in length. 

12  

Automatic Sign Out 

As a security measure, Plan Central automatically signs out any user who has not actively used the system for 30 minutes. Plan Central will prompt the user to log back in to the system  

 

  

13  

Processing Data Indicator  When the application is processing data, such as search criteria, the “Loading” indicator will appear.  

 

14  

Printer­Friendly Version 

Click the printer icon located on the right side of the page to print the selected member’s eligibility information. 

15  

Navigation 

Main Menu 

Plan Central is designed with a main menu that is always displayed near the top of the screen. Click a menu option for specific functions.  

 

Same Page Display for Search Results  

Search results are displayed on the same page in which you enter search criteria. In the example below, search results for the member are shown to the right of the criteria entry area. 

 

Detailed Search Results  

Detailed search results are also displayed on the same page as the search criteria and results. You can select individual tabs to view member, deductible, and plan benefit information. 

16  

Eligibility Inquiry 

Hover over Inquiries in the main menu then click on Eligibility. 

 

Enter search criteria. A member’s first and last name should be entered in order to retrieve results.  

 

Click the Contract Holder’s member number, member name, group/division number or benefit plan to display all members that are under the contract.  

 

Click on the member’s name to view details for that family member, including claim history, deductible requirements and balance and benefit descriptions. 

 

Once the eligibility search results are displayed, click the row to display detail. Member Details, Eligibility History, Plan Benefits and Claim History will be displayed in a tabulated format.  Click the tab that corresponds to the information that requires review. 

 

Click the tab you want to review. Each tab is described below. 

 

 

17  

Member Details Tab 

Displays member information, including name, ID number, address and phone, as well as effective date, benefit plan, and COB status (new field added to this release of Plan Central) 

 

Eligibility History Tab 

Displays the most recent eligibility information for the selected member and allows you to view previous eligibility records 

 

18  

Plan Benefits Tab 

A summary of the member’s plan benefits will be displayed.  

 

Request an ID Card Tab 

Employer’s can request ID cards for covered employees. The card will contain the member’s current membership and will be mailed to the member’s current address within 5 business days. Click the Request ID Card.  

 

Plan will display a confirmation message.  

 

19  

Claim Inquiry 

To view an employee’s claim information, hover over Inquiries in the main menu and click Claims.   

 

To search for individual claims, enter one of the following combinations: 

• member number  • member’s first and last name • member number or provider last name AND dates of service • date of birth AND last name 

 In the example below, the member number was entered. All claims that are stored in Plan Central for this particular member are displayed. 

 

The results will be displayed. Click the desired row to view further details.  

20  

Claim Details Tab Basic claim information is displayed here.  

 

EOB (Explanation of Benefits) Tab 

Click the row to obtain an image of the EOB. 

 

After the member number has been select, the below dialog box will appear, click Open. 

Please note:  In order to view and/or download an EOB, Adobe Reader software must be installed on your computer.  

 

The EOB image will open in a separate window.  

21  

Claim Service Tab 

Service line information will be displayed here.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

22  

EOB 

Members receive an EOB (Explanation of Benefits) after a claim has been received by Apex Benefits Services, indicating 

the benefits and charges covered or not covered by the Plan. A paper copy of the EOB is mailed to the member; 

however, the EOB can also be viewed via Plan Central.  

Note:  This function is only available for employer groups who have access to claims. 

Reminder:  In order to view and/or download an EOB, Adobe Reader software must be installed on your computer. This software can be downloaded for free via the link found on the EOB page.  

1. Click the EOB menu and then enter search criteria  

 

  

2. Search results will show to the right of the Search Criteria box. Select the record you wish to view by clicking on the Member Number or Member Name.  

        

23  

EOB Cont’d. 

3. The following dialog box will appear. Click Open to view the EOB in PDF format. The EOB will display in a separate window. (As an alternative, you may click Save to save the file to your computer.) 

 

 

  

24  

Invoice 

Employers who currently do not receive electronic invoices from Apex have access to the Invoices tool in Plan Central. 

Please note: In order to view and/or download an invoice, Adobe Reader software must be installed on your computer. You can download this software for free via the link found on the Invoices page. 

1.) To view invoices for your group, click the Invoices menu.  

 

2.) Enter your search criteria or click Search to view all invoices associated with your account. 

 

3.)    

 3.) Select the desired row by clicking on the Invoice Number, Invoice Date, Account ID, etc.  

 

 

 

Tip:   Your Account ID is the group or division number at which you are billed.If you have multiple accounts listed under your login (example: having 5 different divisions billed separately to you), the search results will contain all of the invoices for all of the groups/divisions associated with your Account ID. 

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Invoice Cont’d. 

4.) The following dialog box will appear. Click Open to view the Invoice in PDF format. The Invoice will display in a separate window. (As an alternative, you may click Save to save the file to your computer.) 

 

The image that appears is the same invoice received in the mail.  

 

 

26  

Enrollment 

To add a member(s) to the plan, make changes or view status of a previously submitted request, select Enrollment in the main menu. 

 

Adding Members to the Plan 

1.) To add an employee, hover over Enrollment in the main menu and then select Enrollment Add.  

 

2.) Enter in all the necessary information. The fields with an asterisk (*) are required. They are highlighted yellow below. 

 

Click Submit to send the enrollment add request to Apex. The following message will be displayed: 

 

The Enrollment Add page will continue to display with the member you just added. To verify the request was submitted, click Enrollment, View Enrollment Status. 

 

27  

Enrollment Changes 

To make changes to employee information, add a dependent, or to reinstate or terminate an employee from your plan, follow the steps below. 

1.) Hover over Enrollment in the main menu and click on Enrollment Changes to make changes to personal information, add a dependent, reinstate or terminate an employee from your plan.  

 

2.) Enter search criteria. If you wish to view all members on your plan, omit the search criteria and then click Search. 

 

3.) Click anywhere on the desired row of the search results to view eligibility details.  

 

 

 

 

 

28  

Enrollment Changes, Cont’d. 

4.) Click the Changes tab to update the member’s name, SSN, date of birth, gender, or PCP information. Fields indicated with grey text cannot be updated in Plan Central. Please contact your Account Manager to request changes to data within these fields. 

  

5.) To reinstate an inactive member, click the Reinstatement tab. Then, enter the new effective and end dates and click Reinstate Member. 

 

      A confirmation message will be displayed. Click OK to continue.  

 

6.) Click the Term Member tab to terminate a member from your group’s plan. Enter the term date and then click Terminate Member. A confirmation message will be displayed. Click OK to continue.   

 

     

29  

Enrollment Changes, Cont’d 

To add a dependent, select the Add Dependent Tab. Enter in appropriate data and click Submit. 

Note: The Add Dependent tab will only show for contract holders on enrollment. 

 

 

30  

Enrollment Status 

Hover over the Enrollment menu and then click Enrollment Status. 

 

Enter search criteria and then click Search. In the example below, the page was populated with all members with Terminated Status.  

 

Then click the desired row to view details of the enrollment transaction. 

 

31  

Managing Group Account(s) 

The Manage Account menu provides functions for the following: adding new Plan Central users to your group’s account, viewing Plan Central users associated with your account, controlling the type of access granted to your account users, and managing your own Plan Central profile (For instructions on the My Profile function, see page 12).  

Managing Existing Accounts 

1.) View existing Plan Central users associated with your group by clicking the Manage Users menu option. 

 

2.) Enter search criteria or click Search to view all users.  

 

3.) Select the user you wish to view.  

 

 

 

 

 

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Managing Existing Accounts Cont’d. 

4.) The User Data panel allows you to change the user’s name, phone number, email address, and Plan Central access role. You can also reset the password and unlock a locked user account. In addition, you can discontinue the user’s Plan Central account access by clicking Deactivate User.  

 

Controlling User Access 

The Manage User Access option allows you to update the Plan Central data your account users can access.   

1.) From the Manage Account menu, choose Manage User Access.  2.) Enter search criteria or click Search to view all users.  

 3.) Select the user you wish to view. 

 To remove the user’s access, click the Select checkbox and then click Delete Selected Entities.  

 

33  

Find a Doctor or Hospital 

The Find a Doctor or Hospital tool allows you to search for doctors, hospitals, and other medical facilities via Apex’s Provider Directory search engine. 

From the Plan Central Home page, click Find a Doctor or Hospital. The search will be launched in a separate window. 

 

Choosing a Network  Click on a link to search for providers in your network.  

 

34  

Searching for a Provider 

Select and/or enter criteria for your search and then click Continue.  

 

 

35  

Searching for a Provider Cont’d. 

Select or enter the required network information and then click Search. 

 

The search results will be displayed. 

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Contacting SummaCare 

Click the Contact Us link, which is always available at the bottom of the page. 

 

The contact number will be displayed 

 

 

Logging Out  

To exit Plan Central, click the Log Out link. The session will be terminated and the Welcome page will be displayed. 

 

  

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