Antun N. Sidik Edy Sutrisno Istyadi Insani Yogi Suwarno

2

Jenis Formulir

Formulir Analisis Beban Kerja di bagi atas 2 (dua) jenis formulir, yaitu:

Formulir A Jabatan Fungsional

Formulir B Jabatan Administrasi

3

Formulir A

4

Formulir B

5

Formulir A

Identitas Jabatan yang terdiri dari: Nama Pegawai Unit Kerja/ Direktorat/ Subdit Nama Jabatan Rumusan Tugas

Matriks Analisis Beban Kerja yang terdiri dari 7 (tujuh) kolom: Kolom (1) berisi nomor urut Kolom (2) berisi output akhir Kolom (3) berisi rincian tugas Kolom (4) berisi hasil kerja Kolom (5) berisi beban tugas Kolom (6) berisi standar kemampuan rata-rata (SKR) Kolom (7) berisi waktu penyelesaian tugas (WPT)

6

Formulir B

Identitas Jabatan yang terdiri dari: Nama Pegawai Unit Kerja/ Direktorat/ Subdit Nama Jabatan Rumusan Tugas

Matriks Analisis Beban Kerja yang terdiri dari 6 (enam) kolom: Kolom (1) berisi nomor urut Kolom (2) berisi rincian tugas Kolom (3) berisi hasil kerja Kolom (4) berisi beban tugas Kolom (5) berisi standar kemampuan rata-rata (SKR) Kolom (6) berisi waktu penyelesaian tugas (WPT)

7

Perbedaan Formulir A dan B

Formulir A

Didesain untuk jenis jabatan fungsional

Menyertakan Output Akhir

Formulir B

Didesain untuk jenis jabatan administrasi

TIDAK menyertakan Output Akhir, tetapi langsung pada Rincian Tugas

8

Perbedaan (continued)

A

B

9

Persamaan Formulir A dan B

Mempunyai isian Identitas Jabatan yang terdiri dari: Nama Pegawai, Unit Kerja/ Direktorat/ Subdit, Nama Jabatan, dan Rumusan Tugas

Mempunyai isian Matriks Analisis Beban Kerja dengan isian kolom: Rincian Tugas, Hasil Kerja, Beban Tugas, Standar Kemampuan Rata-Rata (SKR), dan Waktu Penyelesaian Tugas (WPT)

Menggunakan rumus perhitungan beban kerja yang sama, yaitu:

Beban Tugas x SKR = WPT

10

I. Identitas Jabatan

Nama Pegawai Sesuai dengan dokumen resmi kepegawaian

KPPU beserta gelar yang dimiliki (bukan nama samaran)

Unit Kerja/ Direktorat/ Subdit Unit terendah dalam struktur organisasi

tempat pegawai saat ini bekerja. Unit terrendah di kantor KPPU pusat adalah sub direktorat, sedangkan untuk daerah cukup ditulis kantor perwakilan daerah (KPD)

11

I. Identitas Jabatan (continued)

Nama Jabatan Nama jabatan yang dimiliki oleh pegawai saat ini,

yang dalam hal ini adalah jabatan fungsional (Form A) atau jabatan administrasi (Form B)

Rumusan Tugas Uraian singkat mengenai tugas pokok yang menjadi

tanggungjawab pegawai yang bersangkutan Untuk jabatan fungsional berkaitan dengan output akhir

pekerjaan Untuk jabatan administrasi berkaitan dengan rincian tugas

jabatannya

12

II. Matriks Analisis Beban Kerja Contoh Isian Form A

13

II. Matriks Analisis Beban Kerja Contoh Isian Form B

14

II. Matriks Analisis Beban Kerja

Kolom (1) diisi dengan nomor urut dalam Angka Arab (1,2,3, ..., dst.) dari out put akhir tugas (Form A) atau dari rincian tugas (Form B) yang dilaksanakan oleh pegawai yang mungkin jumlahnya lebih dari satu

15

II. Matriks Analisis Beban Kerja (Continued)

Khusus untuk Form A, Kolom (2) diisi dengan output akhir (end product) dari tugas jabatan (bisa lebih dari satu).

Contoh:

Laporan Hasil

Penyelidikan,

Laporan Progress

Perkara

16

II. Matriks Analisis Beban Kerja (Continued)

Kolom (3) pada Form A diisi dengan rincian tugas yang dilakukan guna menghasilkan out put akhir tugas. Rincian tugas berisi langkah-langkah yang dilakukan guna menghasilkan out put akhir.

Contoh: Untuk menghasilkan out put akhir berupa Hasil-hasil Penyelidikan seorang Investigator di KPPU melakukan langkah-langkah: Meminta data dan informasi mengenai dugaan pelanggaran;

Menilai data dan informasi yang diperoleh sendiri atau diperoleh dari unit kerja lain;

Menyusun hasil-hasil penyelidikan kedalam bentuk dokumen.

Ketiga langkah inilah yang disebut rincian tugas

17

II. Matriks Analisis Beban Kerja (Continued)

Contoh Pengisian Form A, sampai dengan kolom 3

18

II. Matriks Analisis Beban Kerja (Continued)

Kolom (2) pada Form B diisi dengan rincian tugas yang dilakukan setiap hari. Rincian tugas berisi langkah-langkah yang dilakukan guna menyelesaikan pekerjaan di setiap harinya.

Contoh: Dalam setiap harinya staf administrasi mengerjakan pekerjaan kesekretariatan sebagai berikut: Membuat draft surat atas perintah Pimpinan;

Menghubungi pihak yang diundang dalam rapat yang diselenggarakan;

Menerima dan menjawab telepon yang masuk;

19

II. Matriks Analisis Beban Kerja (Continued)

Contoh Pengisian Form B

20

Hal yang Harus Diperhatikan dalam pengisian Rincian Tugas

Mencatat secara lengkap kegiatan-kegiatan yang dilakukan

Memahami kriteria suatu tugas yang baik : jumlahnya wajar mempunyai hubungan proses yang jelas

satu sama lain mempunyai syarat-syarat yang sejajar untuk

melaksanakannya mempunyai satu tujuan tertentu.

21

II. Matriks Analisis Beban Kerja (Continued)

Kolom (4) pada Form A diisi dengan hasil kerja yang merupakan out put antara yaitu produk dari setiap rincian tugas.

Contoh: Seorang Investigator di KPPU dalam setiap langkah dalam penyusunan dokumen hasil penyelidikan menghasilkan produk (out put antara) sebagai berikut: Data dan informasi dugaan pelanggaran merupakan hasil kerja dari

langkah meminta data dan informasi mengenai dugaan pelanggaran yang dilakukan oleh Investigator;

Ikhtisar data dan informasi hasil penilaian merupakan hasil kerja dari langkah menilai data dan informasi yang diperoleh sendiri oleh Investigator atau diperoleh dari unit kerja lain;

Dokumen hasil penyelidikan merupakan hasil kerja dari langkah Investigator dalam menyusun hasil-hasil penyelidikan kedalam bentuk dokumen.

Data dan informasi, ikhtisar data dan informasi serta dokumen hasil

penyelidikan merupakan Hasil Kerja.

22

II. Matriks Analisis Beban Kerja (Continued)

Contoh Pengisian Form A, sampai dengan kolom 4

23

II. Matriks Analisis Beban Kerja (Continued)

Kolom (3) pada Form B diisi dengan hasil kerja yang merupakan out put antara yaitu produk dari setiap langkah yang terdapat dalam rincian tugas.

Contoh: Seorang Staf Administrasi di KPPU dalam setiap harinya mengerjakan tugas kesekretariatan dengan hasil kerja sebagai berikut: Draft Surat merupakan hasil kerja dari kegiatan membuat draft

surat atas perintah Pimpinan; Laporan kehadiran undangan merupakan hasil kerja

menghubungi pihak yang diundang dalam rapat yang diselenggarakan;

Terjawabnya telepon merupakan hasil kerja dari kegiatan menerima dan menjawab telepon yang masuk;

Draft Surat, Laporan kehadiran undangan, dan terjawabnya telepon merupakan hasil kerja kesekretariatan dari staf administrasi.

24

II. Matriks Analisis Beban Kerja (Continued)

Contoh Pengisian Form B, sampai dengan kolom 3

25

II. Matriks Analisis Beban Kerja (Continued)

Kolom (5) pada Form A diisi dengan beban tugas yang merupakan sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu (hari, minggu, bulan, tahun)

Contoh: Subdirektorat Penanganan Perkara di KPPU dalam satu minggu (5 hari kerja) dituntut menyelesaikan 10 data dan informasi, 5 (lima) ikhtisar, serta 3 (tiga) dokumen hasil penyelidikan.

26

II. Matriks Analisis Beban Kerja (Continued)

Contoh Pengisian Form A, sampai dengan kolom 5

27

II. Matriks Analisis Beban Kerja (Continued)

Kolom (4) pada Form B diisi dengan beban tugas yang merupakan akumulasi jumlah hasil kerja yang menjadi beban tugas, yang harus dikerjakan dalam dalam satu satuan waktu (hari, minggu, bulan, tahun).

Contoh: Tata Usaha Direktorat Administrasi di KPPU dalam satu hari rata-rata harus menyelesaikan 3 (tiga) draft surat, 10 laporan kehadiran dan 20 kali terjawabnya telepon masuk.

Dengan demikian yang diisikan ke dalam kolom (4) adalah: 3 buah draft surat dalam sehari, 10 laporan kehadiran per hari dan 20 kali terjawabnya telepon perhari.

28

II. Matriks Analisis Beban Kerja (Continued)

Contoh Pengisian Form B, sampai dengan kolom 4

29

II. Matriks Analisis Beban Kerja (Continued)

Kolom (6) pada Form A diisi dengan standar kemampuan rata-rata (SKR) yang merupakan standar waktu rata-rata individu dalam penyelesaian untuk menghasilkan Hasil Kerja dinyatakan dengan satuan waktu menit, jam, hari (kerja) per individu

Contoh: Seorang Investigator di KPPU dalam satu minggu (5 hari kerja) mampu menyelesaikan 3 data dan informasi dalam semingu, 2 (dua) ikhtisar per minggu, dan 1 (satu) dokumen penyelidikan per minggu.

30

II. Matriks Analisis Beban Kerja (Continued)

Contoh Pengisian Form A, sampai dengan kolom 6

31

II. Matriks Analisis Beban Kerja (Continued)

Kolom (5) pada Form B diisi dengan standar kemampuan rata-rata (SKR) yang merupakan waktu rata-rata penyelesaian yang diperlukan oleh satu orang untuk menghasilkan Hasil Kerja dinyatakan dengan satuan waktu menit, jam, hari.

Contoh: Seorang staf administrasi di KPPU memiliki kemampuan menyelesaikan 1 draft surat dalam 12 menit, 1 laporan dalam 240 menit, dan 3 menit untuk menjawab satu percakapan telepon

32

II. Matriks Analisis Beban Kerja (Continued)

Contoh pengisian Form B, sampai dengan kolom 5

33

II. Matriks Analisis Beban Kerja (Continued)

Pada prinsipnya, pengisian formulir hanya dilakukan sampai dengan kolom Standar Kemampuan Rata-Rata (SKR), yaitui kolom 6 pada Form A, dan kolom 5 pada Form B

Kolom terakhir (Waktu Penyelesaian Tugas/WPT) boleh diisi oleh pegawai, atau dibiarkan saja kosong

34

Terima kasih atas kerjasamanya

35

Beberapa Pengertian

Beban Kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus di capai dalam satu satuan waktu tertentu.

Standar Kemampuan Rata-rata (SKR) adalah standar kemampuan yang menunjukkan ukuran enerji rata-rata yang diberikan seorang pegawai atau sekelompok pegawai untuk memperoleh satu satuan hasil.

36

Jenis SKR

Contoh : Seorang pengetik dalam waktu 30 menit dapat menghasilkan 2 lembar ketikan.

Contoh : Seorang Analis untuk menghasilkan 1 uraian analisis memerlukan waktu selama 90 menit

NORMA

WAKTU =

Orang x Waktu

Hasil

NORMA

HASIL

=

Orang x Waktu

Hasil

37

Beberapa Pengertian (continued)

Waktu Kerja Efektif (WKE) adalah waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja.

Waktu Penyelesaian Tugas adalah waktu kumulatif penyelesaian beban tugas berdasarkan SKR

38

Beberapa Pengertian (continued)

Hari Kerja Efektif, adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur nasional dan cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut :

Jumlah hari menurut kalender 365 hari Jumlah hari minggu dalam 1 tahun 52 hari Jumlah hari libur dalam 1 tahun 14 hari Jumlah cuti dalam 1 tahun 12 hari Hari kerja efektif 287 hari (6 hari) 5 hari kerja = 234 hari kerja efektif pertahun