Upload
others
View
36
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
ANM(T)/i 1,110i6// O/Jld.5(54}
KERAJAAN MALAYSIA
SURAT PEKELILlNG AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
BILANGAN 5 TAHUN 2012
Semua Ketua Setiausaha Kemenlerian,
Semua Kelua Jabalan Persekuluao,
Semua Ketua Jabalan Negeri,
Semua Ketua Akauntan Jabatan Mengakaun Sendiri,
Semua Pengarah NegerilCawar'lgan Jabatan Akaunlan Negara Malaysia,
Semua Pusat Gaji
PENGURUSAN PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI LANTIKAN BARU
ATAU BERTUKAR DALAM PERKHIDMATAN AWAM
1. TUJUAN
Sural Pekeiiling ini bertujuan untuk meoerangkan pengurusan
pembayaran gaji bagi pegawai lanlikan baru atau bertukar dalam
perkhidmatan awam agar
1 1 pembayaran gaji pertama dapal dibayar kepada pegawai lantikar'l
baru dalam lempoh 30 hari dan !ankh lapor d(ri di tempa! bertugas:-1.2 dan pembayaran gaji lidak lerputus bagi pegawai bertukar.
2. LATARBELAKANG
2.1 Pada masa ini, pegawai lantikan baru kebiasaannya menerima gaji
pertama serewal-Iewatnya pada bulan kedua merapor diri dalam
perkhidmalan awam, Walau bagaimanapun, terdapal kes di mana
gaji pertama dilerima melebihi lempoh dua bulan.
2.2 Jabalan Akauntan Negara Malaysia (JANM) juga lurut menerima
rungulan mengenai bayaran gaji yang lewat dibayar bagi pegawai
yang bertukar.
2.3 Pekeliling ini akan menyeragamkan proses kerja dan senarai
semak dalam penyediaan dokumen sokongan bagi
mempercepatkan bayaran gaji dan untuk dijadikan panduan semua
Pusal Tanggungjawab {PTJ} dan Pejabal Perakaunan.
3. TAKRIFAN
3.1 Pegawai Lantikan Baru adalah merujuk kepada pegawai yang
dilanlik kali pertama ke daiam perkhidmatan awam oleh
Suruhanjaya secara tetap, semenlara dan kontrak, lidak tennasuk
anggota Ianlera dan anggola polis.
3.2 Pegawai Bertukar adalah merujuk kepada pegawai perkhidmatan
awam yang bertukar alau dipinjamkan ke KemenlerianfJabatanf
Kerajaan Negeril Agensi Kerajaan, lidak termasuk anggota lenlera
dan anggota polis
3.3 PTJlPusal Pembayar Gajl lama adalah merujuk kepada
KemenleriaT\lJabatani Kerajaan Negeril Agensi Kerajaan yang asal
sebelum pegawai berrukar.
SPANM aiL 512012
3.4 PTJ/Pusal Pembayar Gaji Baru adalah merujuk kepada
KementerianlJabatani Kerajaan Negeril Agensi Kerajaan di mana
pegawai akan dilempatkan.
35 Pejabal Perakaunan adalah JANM Negeri alau JANM Cawangan
atau BahagianiCawangan Akaun Jabalan Mengakaun Sendiri yang
mernproses Sislem Gaji Berkompuler dan membuat pembayaran
gajl kepada penjawat awam.
3.6 Sijil Gaji Akhir (SGA) adalah merujuk kepada penyata yang
dikeluarkan oleh Pejabat Perakaunan apabila beliaku pertukaran
yang mengandungi maklumat gaji, elaun-elaun dan potongan
pegawal yang sedia ada di PTJIPusal Pembayar Gajl lama.
3.7 Borang 8G20 adalah merujuk kepada Sarang Perubahan Gaji
Kew.320 yang digunakan untuk mengubah data induk gaji.
3.8 Regular cycle adalah merujuk kepada proses pembayaran gajl
bulanan berdasarkan jadual tarikh pembayaran gajl yang telan
ditetapkan oleh JANM.
3.9 Separate Cycle adalah merujuk kepada proses pembayaran gaji
bulanan bagi kes lanlikan bart! atau bertukar masuk yang Mak
sempat diproses semasa regular cycle.
310 Baucar bayaran berasingan adaiah merujuk kepada baucar
bayaran yang diproses unluk bayaran gaji di iuar 8istern Gaji
Berllomputer. Baucar bayaran diproses melalui 8istem
Perancangan dan Kawalan Belanjawan Eiektronik (e8PKB).
SPANM BIL 512012
4. PElAKSANAAN
4,1 Pembayaran gaji bagi pegawai lantikan baru dijelaskan dalam
Bab A sural pekeliling inL
4.2 Pembayaran gaji bagi pegawal bertukar akan melibatkan dua (2)
siluasi iaitu:
4,2.1 Pertukaran di bawah Pejabat Perakaunan yang sarna
dijelaskan dalam Bab B-1 sural pekeliling ini; dan
4.2.2 Pertukaran di bawah Pejabat Perakaunan yang berlainan
dijelaskan dalam Bab B-2 sural pekeliling inL
4.3 PTJIPusat Pembayar Gaji Lama perlu mendapalkan makiumal
Pejabal Perakaunan tempal pegawai dilukarkan.
5. KUAT KUASA
5,1 Sural Pekeliling ini mula I:lerkual kuasa mulai Januari 2013,
5.2 Sural Pekeliling ini adalah lerpakai sehingga Pekeliling baru yang
berkaitan dengan pengurusan pembayaran gajl bagi pegawai
lanlikan baru alau berlukar dalam perkhidmatan awam dikeluarkan.
5,3 Sural Pekeliling ini oipanjangkan kepaoa semua Kerajaan Negeri,
Badan Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempalan lertakluk kepada
penerimaan o~h pihak berkuasa masing-masing
SPANM BIL 512012
5.4 Dengan bel1<uat kuasanya sural peke/iring inl, Surat Pekeliling
Akaunlan Negara Malaysia Bilangan 3 Tahun 2004 adalah
dlbatalkan.
Sekian, terima kaslh.
"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"
Saya yang menurul perintah,
).,....~ ....... lOATUK WAN SELAMAH BINn WAN SUlA/MAN
Akauntsn Negara Malaysia
~t7 Novernoor,2012
'.kKetua Setiausaha Negara
Ketua Setlausaha Perbeodaharaan
Ketua Audll Negara
Bemus Setlau&aha Kerajaan Negerl
SPANM BIL 512012 ,
S",at Pekeliling Akauntan Negara MalaysiaBlIangan 5 Tah"n 2012
PENGURUSAN PEMBAYARAN GAJr BAGI PEGAWAI LANTIKAN BARUATAU BERTUKAR OALAM PERKHIDMATAN AWAM
KANDUNGAN
Tajuk
PENOAHULUAN
BAB A PEMBAYARAN GAJr BAGI PEGAWAILANTIKAN BARU
LAMPIRAN 1 SENARAI SEMAK DOKUMEN SOKONGANBAGI PEMBAYARAN GAJI PEGAWAILANTIKAN BARU
JADUAL 1 PROSEOUR KERJA PEMBAYARAN GAJIBAGI PEGAWAI LANTIKAN BARU MELAWIBAUCAR BAYARAN BERASINGAN
JADUAL 2 PROSEDUR KERJA PEMBAYARAN GAJIBAGI PEGAWAr LANTIKAN BARU MELALUIS!STEM GAJI BERKOMPUTER
Muka surat
7
8
13
14
16
BABB PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAIBERTUKAR:
BAB B-1; PERTUKARAN Dr BAWAHPEJABAT PERAKAUNAN 21YANG SAMA
JADUAL3 PROSEDUR KERJA PEMBAYARAN GAJIBAGI PEGAWAJ BERTUKAR Dr PEJABATPERAKAUNAN YANG SAMA
24
31JADUAL 4
BAS 8_2: PERTUKARAN 01 BAWAHPEJABAT PERAKAUNAN 27YANG 8ERLAINAN
PROSEOUR KERJA PEMBAYARAN GAJIBAGI PEGAWAJ BERTUKAR 01 PEJABATPERAKAUNAN YANG BERLAINAN
SPANM BIL. 512012 •
PENDAHULUAN
1, Pengurusan pembayaran gaji bagi pegawai lantikan baru alau bertukar
dalam pet1<hidmalan awam melipuli:-
SabA
BabB
SPANM Bll, 512012
Pembayaran gaji bagi pllgawallantlkan baru
i. Peranan Kementerian/Jabatan
ii. Peranan Pusal Tanggungjawab(PTJ)/Pusat Pembayar
Gaji
iii. Peranan Pejabal Perakaunan
PlImbayaran gall bag! pegawai bertukar
Bab B-1:Pembayaran gaii bagi pegawai bertukar di
Pejabat Perakaunan yang sama
i. Peranan Pusal Tanggungjawab{PTJ)/Pusat
Pembayar Gaji
ii, Peranan Pejabat Perakaunan
Bab B·2:Pembavaran gaji bagi peaawai bertukar di
Pejabat Perakaunan yang berlainan
I, Peranan Pusal Tanggungjawab{PTJ)/Pusat
Pembayar Gaji
ii. Peranan Pejabal Perakaunan
,
BAB A - PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI LANTlKAN BARU
1. Peranan KementerianlJabalan
1 1 KemenlerianlJabalan lempal pegawai baru mula melapor din
hendaklah menyerahkan senarai semak dokumen sokongan
seperti di Lampiran 1 kepada pegawai lantikan baru pada larikh
melapor din
1.2 KementerianfJabalan hendaklah memastikan semua dokumen
sokongan seperli di Lampiran 1 telah disediakan dengan lengkap dan
sempurna sebelum pegawai lanlikan baru dihanlar ke tempal
penempalan,
2. Peranan Pusat Tanggungjawab (PTJjl Pusat Pembayar Gaji
2,1 Unil PerkhidmalanIPenladbiran di PTJ!Pusat Pembayar Gaji lempal
pegawai baru dilugaskan hendaklah memastikan pegawai lanlikan
baru lersebul mengemukakan semua dokumen sokongan yang
lengkap seperti di Lamplran 1 dalam tempoh dua(2) harl dari lankh
melapor din di lempat bertugas bagi keperluan pembayaran gaji,
2.2 Unit PerkhidmatanfPentadbiran hendaklah menyediakan Kew.8 dan
menyerahkan dokumen sokongan seperti dl para 2,1 kepada Unit
KewanganfUnit Gaji dalam tempoh lima(5) harl dan lankh pegawai
melapor din.
2.3 Pembayaran gaji bagi pegawal lantikan baru boleh dibual melalui
sistem gaji berkompuler bagi lanlikan pada awal bulan alau melalui
baucar bayaran berasingan sekiranya lelah melebihi lempoh
penghanlaran Boral"lg SG20 ul"lluk prosesan separate cycle di Pejabat
Perakaunal"l,
SPANM BIL, 5 12012
2,4 Urlit KewarlganiUrlit Gaji herldaklah merlgemukakarl permohorlarl
pembayararl gaji melalui baucar bayararl berasirlgarl secara bertulis
(sekirarlya lelah melebihi lempoh perJghanlararl Borarlg SG20)
kepada Pejabal Perakaunarl dan disertakan derlgall dokumen
sokorlgarl yang lengkap,
2,5 Bagi kes pembayararl gaji pertama melalui baucar bayararl
berasingarl, Urlil KewarlganiUrlit Gaji juga perlu menyediakarl Borang
SG20 yang lengkap dengarl merlgisi Tarikh Mula Tirldakan adalah
pada bularl kedua pegawai bertugas setelah mengambil kira gaji
bularl pertama diproses melalui baucar bayaran berasingan. Borang
SG20 bersama Perlyala Perkiraarl herldaklah diharllar ke Pejabat
Perakaunan dalam tempoh tiga (3) hari. Irli perlling bagi
membolehkan pembayaran gaji bulan berikulnya dibual melalui
Sislem Gaji Berkompuier
2.6 Pembayaran gaji melalui baucar bayaran berasingan hendaklah
menggunakan modul Pendapalan Bercukai dalam sislem eSPKB
salelah meoorima maklumat nombor gaji dan kelulusan daripada
Pejabal Perakaunan,
2,7 Makluman pembayaran gaji kepada pegawai lanlikan baru yang
diproses melalui baucar bayaran berasingan akan dibuat secara
aulomatik melalui sistem e-Maklum. Penyata gaji tidak akan
dikeluarkan untuk bulan berkenaan.
2.8 Bagi pembayaran gaji yang dibual melalui Sistem Gaji Berkompuler,
Unit KewanganiUnil Gaji perlu menyemak maklumal dalam Faillnduk
Gaji dan laporan Gaji sebaik sahaja e-Penyala Gaji dan laporan
yang berkenaan dapal dimuat turun dari portal rasmi JANM dan
mengambil tindakan serta merta untuk membuat pelarasan dan
pembetulan melalui Borang SG20 bulan berikutnya, jika perlu,
SPANM BIL 512012
2,9 5elerusnya, memaklumkan kepada pegawai lanlikan baru maklumat
nombor gaji dan lalacara pendaftaran sistem e-Penyala Geji &
Leporan selepes pembayaran gaii diprose5.
2.10 PTJ/Pusal Pembayar Gaji bertanggungjawab memastikan tiada
bayaran dua kali dibual pada bulan yang sarna kepada pegawai
lantiKan baru,
3. Paranan Pejabat Perakaunan
3.1 Pejabal Perakaunan bertanggungjawab untuk menyemak dan
meluluskan permohonan penggunaan baucar bayaran berasingan dan
mewujudkan nombm gaji bagi pegawai lantikan baru,
3,2 Pejabal Perakaunal1 juga perlu memproses Borang 5G20 yang
lengkap mengikut Tarikh Mula Til1dakan pada Borang 5G20 yang
diterima dari PTJ/Pusal Pembayar Gaji. Contohnya Tarikh Mula
Tindakan adalah 0111.2012, Pejabat Perakaunan bertanggungjawab
unluk memproses 80rang 8G20 lersebul pada bulan November 2012,
3.3 Borang 8G20 yang dilerima lewat danpada \ankh yang diletapkan dan
lidak lermasuk datam proses regular cycle, perubahan gaji tersebtil
pertu dikemaskini dan diproses melalui separate oyole bagi
membolehKan bayaran dibual selewat-Iewatnya pada hari akhir
beKerja bulan lersebut.
3.4 Pejaba! Perakaunan hendaklah memaslikan pembayaran gaji kepada
semua pegawai fanlikan baru bagi bulan kedua bertugas diproses dan
dibayar melalui Sislem Gaji Berkomputer Walau bagaimanapun.
pembayaran melalui baucar bayaran berasingan boleh dibel1arkan
bagi kes-Kes lerdesaK dengan Kelulusan Pejabal Perakaunan.
3,5 Pejaba! Perakaunan perlu memastikan Penyala Gaji Bullll1an dijana
melalui sistem Government Financial and Management AC{X)unting
SPANM 81L. 512012
System (Sislem Gaji Berkompuler) selewat-Iewatnya tujuh (7) hari
sebelum tarikh pembayaran gaji kecuali bayaran gaji melalui baucar
bayaran berasingan.
4. Manual proseduf proses pembayaran gajl pegawai lanijkan baru secara
terperinci adalah seperti di Jadual 1 untuk pembayaran melalui baucar
bayaran berasingan dan di Jadual2 untuk sistem gaji berkomputer.
SPANM BIL 512012
Lamplran 1
SENARAI SEMAK DOKUMEN SOKONGAN BAGI PEMBAYARAN GAJIPEGAWAI LANTIKAN BARU
Pegawai lantikan baw hendaklah menyerahkan dokumen sokongan sepertiberikut kepada Pusat Tanggungjawab di Kementerian/Jabatani Kerajaan NegerilAgensi Kerajaan (tempat pegawal diarahkan bertugas) dalam masa dua (2)hari dari tarikh melapor dirt
1. Sural Tawaran
2, Sural Seluju Terlma
3. Sural Penempatan
4, Salinan kad pengenalan
5, Salinan maklumal No. KWSP
6. Sallnan muka hadapan buku akaun / penyala bank
yang akuf
NOTA:
oooooo
Kegagalan pegawai melengkapkan semua butiran di atasdan menyerahkan dokumen dalam tempoh 2 hari daritarikh melapor diri akan mengakibatkan kelewatan dalampembayaran gaji.
SPANM 811512012
PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI LANTIKAN BARUMELALUI BAUCAR BAYARAN BERASINGAN
Jadual1
Bil. Tindakan TIJawab Carta Aliran. - .. - -
I IJ, Serah senarai semak Kemenlerian I
dokumen sokongan Jabatan{Lamplran 1} seperli berikulkepada Pegawai LantikanBarn:i. Surat Tawaran;ii, Sural Setuju TaTima;
iii. Sural Penampetan;iv. Salinan ~d pengenalan;, Salinan maklumat nambo!
KWSP; dan
" Salinan muka Madapanbuku akaun , penyata bankyang aktif,
2 Terima dokumen sokongan eTJdaripada Pegawai Lantikan [Unrt PerilhldmatanlBeru peda tarikh lapar diri. Unn Pentadbiran I &;:
~--J Semak sama ," semua <- >dokumen Iengkap, Jika tidak.maklumkan kepada Pegawai ~-Lantkan Beru 10 """
<-
-• Sadie Penyala PerubehanMengenai PendapatanSeseorang Pegewai (Kew.8).
5. Hanlar Kew.8 bersertadokumen sokongan seperti diBil.l ke Unit Kewangan , UnitGaji.
~-_ .._--
SPANM BIL. 512012 "
Jadual1
PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI LANTIKAN BARUMELALUI BAUCAR BAYARAN BERASINGAN
Bll. Tlndakan TIJawab Carta Aliran1-+---- . ._-+-----~--1
6, Semak tarikh penghanlaranSG20, jika lelah terlepastarikh, mohon pembayaran gajimelalui baucar bayar8nberasingan secara bertulis danserlakan dokumen yang lelahdisahkan seperti berikut'i Salinan kad pengenalan;Ii. Sural Tawaran;
iii, salinan Sural Penampatan:
""iv, Salinan PenyataPerubahan MengenaiPendapalan SeseorangPegawai (Kew.B)
7 Semak pelTTlohonan danpaslikan dokumen Iengkap
e ,Lulus permohonan danmaklurnkan kepada PTJ.
g. Proses baucar bayaran• berasingan melalui ModulPendapalan Bercukai dalamsislem e--SPKB
10. Maklumkan kepada pegawal!anlikan baru mengenaibayaran gaji melalul ststeme--Maklum secaro aulomatlk
11, Semak dan lulus BaucarBayaran 8erasingan
Nota,Sedla Botong SG20 dankemukakan kepeda PejabatPerakaunan bagi membolehkanpemb<lyaran gaji bulan beriku!dibual melalui Si.tem GajlBerf<om ular
SPANM SIL,512012
CO"[Un~ Kewanganl
Unit Gaji J
PejabalPerakaunan
'"[Unit KewanganlUnrt Gaji I
PejabalPerakaunan
Jadual2
PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI BAG! PEGAWAI LANTIKAN BARUMELALUI SISTEM GAJI BERKOMPUTER
..- ---_. . ---_. --Bil. Tindakan T/Jawab Carta Aliran
- - ----I
J,1. Serah senarai semak Kementarian I
dokumen sokongan JabatanILampiran 1) seperl; berikutkepada Pegawai Lan~kan
Baru:ii, Sural Tawaran;'iL SuratSelujuTerima;;, Sural Penempalan;, Salinan kad pel1{Jenalan;
" Salinan maklumat nomborKWSP; dan
1 Saiinan muka hadapanbuku akaun I penyata bankyang aktif.
,. Telima dokumen sokongan "",-
danpada Pegawai Lanlikan [Un~ Pel1<hidmalanlBaru pada \ankh !ape' din. Un~ Pentadbiran J I
l M;nIo
~--3 S~k sarna .d. semua -, >dokumen lengkap, Jika lidak.maklumkan kepada Pegawai -lanlikan Bartl,
,.." >-
4. Sedia Penyata Perubahan yMeng.enai pendapatanSeseo,ang Pegawai (Kew,8),
,. Han\ar """" bersertadokumen sokongan seperti 011Bil.1 ke Unit Kewangan I UnilGaji. ;l, )
SPANM BIL 512012
Jadual2
PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI LANTIKAN BARUMELALUI SISTEM GAJI BERKOMPUTER
-BII. Tindakan TIJawab Carta Allran
m9
6 Terima Kew.B bersertadokumen $okongan berkailan [Unit Kewangan Iseperti dj 8il. 1. Un~ Gaji I I
I ,""",_, I~.-,-, Samak ketepatan data Kew.8
"" semua Ookumen c_ ,>sokongan lengkap. Jika tidak,, maklumkan kapada Unit, Perkhidmatan I Unk: rPantadbiran,
, Sedia 80rang Perubahan Gaji -(SO '01 bersama Penyala ...PerkiTaan >-
I "~
" Semak ketepatan dala, Jika_.
>tidak, maklumkan kepadaPagawai Penyedia,
••,
10 Sahkan Borang SG20.
11. Hanlar Borang SO 20barsama Penyata Pel1draan
"" dokumen sokongan "Pejabat Perakaunan
cbSPANM Bil 512012 "
Jadual2
PROSEDUR PEMBAYARAN GAJJ BAGJ PEGAWAI LANTIKAN BARUMELALUJ SISTEM GAJI BERKOMPUTER
Bll. Tindakan TIJawab Carta AUran"""--'
0I 1 , -
" Terima """," SG " Pejabat Perakaunanbersama Penyata Perkiraan
", dokumen sokongan I >seperti di BiI, 1,
D -" Semak ketepatan data. Jika ,~,
<>tidak, maklumkan kepada PTJ[ Unil Kewangan I Unit Gaji J.
" Proses 80rang SG20 seesra1'"
manual atau seesra elektronik(Humsn ResourceM<Jfl<Jgemenl InfotmationSystem - HRMIS). -,-
". Kuoci masuk maklumat y f-Borang SG20 kG dalam ModulHuman Resource ",,","
System - HRPY,
~,
16 Proses Run Payroll melalui yModul HRPY secara:, Regular Cycle [Bagi BorangSG20 """ dilerimamengikul jadualj: atau
ii, Separate C"," [BagiBorang SG20 yang dlterimaselepas tarikh tulupRegular Cyde].
U Jana Penyata Gaji BulananI
'00 Laporan Gaji melalui Q-GO\IBmmenl Financial eo'Management AccountingSystem - Sistem Gaji8erkompuler. ,
SPANM BIL 512012
Jadual2
PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI LANTIKAN BARUMELALUI SISTEM GAJI BERKOMPUTER
Bil. Tindakan T/Jawab Carta Aliran
epI I -,--,p;J
" Semak ketepalan maklumat [ Un~ Kewangan / Adaiam Fail Induk Gaji ''" Unrt Gaji J ,-Laporan Gaji. Jika tklak tepat, / -.", pelarasan ,m" ,~
pembetulen serla merta,
1'" I-
". Maklumkan kepeda pegewei
9iantikan baru maklumatnoml>or gaji ''" tatacerapendaftaran sislem e·PenyataGajl dan Laporen,
0
-
SPANM BIL 512012
BAB B-1 - PERTUKARAN 01 BAWAH PEJABAT PERAKAUNAN YANG SAMA
1. Peranan Pusat Tanggungjawab I Pusat Pembayar Gaji
1,1 PTJ/Pusat Pembayar Gaji lama hendaklah:
1.11 menyediakan Kew.8 dan mengemaskini Buku Perl<hidmatan
apabila menerima sural arahan pertukaran pegawai dalam
tempoh lima (5) harl;
11.2 menyerahkan Buku Perkhidmatan yang leiah dikemaskini
kepada PTJlPusat Pembayar Gaji Baru lidak lewal daripada
lima (5) harl dari larikh pegawai berlukar ke tempal barn;
1.1.3 memaslikan lembaran Gaji pada bulan keliga berikulnya tidak
lerdapal nama pegawai yang bartukar; dan
11.4 PTJlPusal Pembayar Gajl Lama dikehendakl menuntUI
bayaran balik pembayaran gaji dari PTJ/Pusat Pembayar Gajl
Baru bagl pegawai yang bertukar yang lelah dldahuiukan oleh
PTJ/Pusal Pembayar Gaji lama.
1.2, PTJ/Pusal Pembayar Gaji Baru hendakJah:
1.2,1 memastikan Buku Perkhidmatan yang telah dikemaskini
dilerima daripada PTJlPusal Pembayar Gaji lama dalam
masa lima (5) hari dari tarikh pegawai melapor diri;
1,2,2 menyediakan Kew,8 dan Borang SG20 berdasarkan Buku
Perkhidmatan dan dihanlar kepada Pejabal Perakaunan
dalam lempoh lima (5) harl selepas Buku Perkhidmatan
dilerima dari PTJ/Pusal Pembayar Gaji lama:
SPANM BIL. 512012 22
1,2.3 Menyemak maklumat dalam Fail Induk Gaji dan Laporan Gaji
sebaik sahaja e-Penyala Gaji & Laporan yang berkenaan
dapal dimual turun dari portal rasmi JANM dan mengambll
tindakan sam marta unluk membual pelarasan dan
pembelulan melalui Borarlg SG20 bulan berikutnya, jika perlu.
1,2.4 memaslikan Lembaran Gajl pada bulan keliga berikulnya
terdapal nama pegawai yang bertukar masuk; dan
1,2,5 membual perkiraan dan bayaran ballk pembayaran gajl
kepada PTJIPusal Pembayar Gajl Lama bagi pegawai yang
berlukar masuk yang telah dldahulukan oleh PTJIPusal
Pembayar Gaji Lama.
2. Paranan PeJabat Perakaunan
2,1 Pejabat Perakaunan hendaklah'
2,1,1 memastikan Kew.8 pegawal bertukar masuk dan Borang
SG20 yang drterima dlproses oleh PTJ/Pusat Pembayar Gajl
BaN mengikut bulan gajl mula dibayar; dan
2,1.2 memastikan Borang SG20 yang dilerima dlproses dalam
regular cycle bulan tersebut.
3. Manual prosedur proses pembayaran gajl pegawal bertukar dalam Pejabal
Perakaunan yang sarna secara terperinci adalah seperti di Jadual3.
SPANM BIL512012
Jadual3
PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI BERTUKAR DI PEJABATPERAKAUNAN YANG SAMA
Bil. Tindakan TlJawab Carta Aliran
1. Sedia Penyata Perubahan PTJIPusalMengenai Pendapatan Pernbayar GajiSeseorang Pagawai (Kew.8) Lama
"" kemaskini BukuPerllhidmatan apabila telimasural perlukaran pegawai.
I "~ e,_...2. Semak ketepatan data. Jika ,- '>lidak, maklumkan kepada
Pegawai Penyedia.
,,-3. Hantar Buku Perl<hidmatan
yang t..lah dikemasltini .. e._PTJ/Pusat Pembayar Gaji ,.,"ru sebaik sahaja pegawaibertukar ke tempat baru. '"
4. Terima Buku Perkhidmatanyang telah dikemaskini. PTJIPusat
0Pemliayar Gaji',ru -
,.,
>e_,
5 Sernak kelepatan data. Jika ,-~dak, maklumkan kepadaPTJIPusal Pembayar GajiLama. '"
y6 SOOia Kew.B "" BorangSG20 berdasarllan BukuPerllhidmatan.
,,
- "" ...~ .- ---------
SPANM Bil 512012
Jadual3
PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI BERTUKAR 01 PEJABATPERAKAUNAN YANG SAMA
Bil. Tindakan TIJawab Carta AUranf-1---
7. Samak ketepatall data, Jikatidak, maklUmkall kepadaPegawai Penyedia
8
"
Halliar Kew.8 dan BamllgSG20 ke Pejabal Perakaunall
Telima Kew.B dall Borallg Pejabal PerakaullallSG20.
Semak kelepalan data. Jikalidak maklumkall kepadaPTJ/Pusal Pembayar GajiBaru.
Proses Borang SG20 dalamregular eyela bulall gajl muladibayar di PTJ baru dallpaslikan kod PTJ,Program/Aktivki. PusatPembayar Gaji baru.
KUllci masuk maklumatBorang SG20 ke dalam ModulHuman Rasource PayrollSyslem- HRPY,
I-
SPANM BIL,512012
Jadual3
PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAl BERTUKAR 01 PEJABATPERAKAUNAN YANG SAMA
-Bil. Tindakan T/Jawab Carta Aliran
---
0t
" Proses Run Payroll me~luj
Modul HRPY secara RegularCydl1 bulan tl1",ebut.
" "'"' Peoyata Gaji Bulanan rd," Laporan Gaji melaluiGoveml1l(,lnl Financial 'MManagement AcwuntingSyswm - Sistem Gilji CJ P.~,••."
P••",.",.,
Berkomputer.
-". Semak ketepatan maklumat PTJIPusal T;a,' /;>dalam Fail Jnduk Gaji d," Pembayar Gaji Baru
Laporan Gaji. Jika tidak tepat,bUilt pelarasan """pembelulan. '" >-, -.~
" Maklumkan kepadil Pegawai
Q-Bertukar mengenai bayarangaji dan menyemak e-PenyataGaji.
0
SPANM BIL 512012
BAB B-2- PERTUKARAN DI PEJABAT PERAKAUNAN YANG BERLAINAN
1. Paranan Pusat Tanggungjawab I Pusat Pembayar Gaji
1.1 PTJIPusal Pembayar Gaji Lama hendaklah:
1.1.1 menyediakan Kew8, Borang 5G20 dan mengemaskini Buku
Perkhidmalan apabila menerima sural arahan perlukaran
pegawai dalam tempoh lima (5) harl;
1.1.2 Memastikan Borang 5G20 yang disediakan adalah untuk
bulan ketiga gaji berikutnya setelah mengambilkira dua bulan
gaji pegawai bertukar dibayar oleh PTJ I Pusat Pembayar Gaji
Lama:
1.1.3 memastikan Kew.8 dan Borang 5G20 pegawai bertukar
lersebul dihantar terus kepada Pejabat Perakaunan Lama
lidak lewal daripada 5 hari beke~a dan larikh pegawai
dikehendaki metapor diri ke tempat baru unluk diperaku tanpa
menunggu tempoh dua bulan gaji berikulnya {Pejabal
Perakaunan Lama akan menjana SGA};
1.1.4 memaslikan tiada Borang 5G20 baru disediakan selepas 5GA
dikeiuarkan bagi pegawai bertukar berkenaan;
1.1.5 menghantar 5GA dan Buku Perkhidmatan yang telah
dikemaskini kepada PTJ I Pusat Pembayar Gaji Baru tidak
lewal lima (5) hari danpada tarikh lerima SGA daripada
Pejabat Perakaunan atau menggalakkan pegawai bertukar
membawa sendiri 5GA dan Buku Perkhidmatan ke PTJ I
Pusat Pembayar Gaji Baru dengan kaedah kawalan yang
bersesuaian selaras dengan sural peketiling alau peraturan
yang berkaitan; dan
SPANM 81l 5 12012
1.1,6 memastlkan lembaran Gajl pada bUlan keliga berikulnya tidak
lerdapal nama pegawai yang berlukar.
1.2 PTJ I Pusal Pembayar Gaji BaN hendaklah
1.2.1 memaslikan SGA dan Buku Perl<:hidmalan yang telah
dikemaskini dilerima daripada PTJ I Pusal Pembayar Gaji
lama dalam lempoh selewal-Iewatnya 13 hari dari tarikh
pegawai dikehendaki melapor diri, PTJ I Pusal Pembayar Gaji
Baru herldaklah merlghuburlgi PTJ I Pusal Pembayar Gaji
lama sekirarlya Udak merlerima dokumerl berl<:enaan dalam
lempoh lersebul;
1,2.2 memaslikarl penyediaarl Kew,8 darl Borarlg SG20
berdasarkarl SGA serla merlyerahkarl Kew.8, SGA darl
Borang SG20 kepada Pejabat Perakaurlan Baru dalam
tempoh lima (5) hart;
1.2.3 menyemak maklumat dalam Fail lnduk Gaji dan Laporan Gaji
sebaik sahaja e-Penyata Gaji & laporan yang berkenaan
dapal dimuat lurun dan porlal rasmi JANM dan mengambil
tindakan serta merta untUk membual pelarasarl dan
pemberulan melalui Borang SG20 bulan berikutnya, jika perlu,
1.2.4 memaklumkan kepada pegawai berlukar sekiranya gaji
pegawai lidak dapal dibayar pada lankh pembayaran gaji
butanan atas sebab-sebab lemesak lelapi akan dibayar peda
hari terakhir bekerja bulan berkenaan iailu melalui proses
separate cycle,
SPANM BIL. 512012
2, Peraoao PeJabat Perakauoan
2,1 Pejabal Perakaunan PTJ/Pusat Pembayar Gaji Lama hendaklah'
2,1,1 menjana SGA berdasarkan Lembaran Gaji lerakhir dalam
masa tlga hari bekerja dar! tarikh terima Borang SG20
yaoglengkap dari PTJIPusal Pembayar Lama;
2.1,2 memaslikan larikh akhir bayaran gaji pada Borang 8G20
adalah mengikut calitan Nangan "Tarikh sehingga dan
termasuk bayaran lelah dibuaL" di SGA;
2.2 Pejabal Perakaunan PTJ/Pusal Pembayar Gaji Barul Kerajaan
Negeril Agensi Kerajaan hendaklah:
2,2.1 memastikan Borang 8G20 dan 3GA yang diterima diproses
oleh PTJ/Pusal Pembayar Gaji Baru mengikut bulan gaji mula
dibayar; dan
2.2.2 memaslikan Borang 3G20 yang dilerima lewal daripada larikh
yang ditetapkan dan lidak terrnasuk dalam proses regUlar
cycle (bagi kes-kes terdesak), perubahan gajl tersebul akan
dikemaskini dan diproses melalui separate cycle bagi
membolehkan bayaran dibuat selewat-Iewatnya pada hari
akhir beke~a bulan tersebut
3 Manual prosedur proses pembayaran gaji pegawai bertukar secara
terperinci adalah seperti di Jadual4.
SPANM Bil 51:2012
Jadual4
PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI BERTUKAR 01 PEJABATPERAKAUNAN YANG BERlAINAN
Bil. Tlndakan TIJawab Carta Aliran,
y, Sedia dokumen sokongan PTJJPusal
sepertibelikul: Pembayar Gajii, Penyata Pel\loohan ,=,
Mengenai PendapatanSeseorang Pegawai(Kew.8);
Ii. Borang Perubahan Gaji(SG 20); dan
iii. Buku Perkhidmatan yangtelah dikemaskini
2, Pastikan Borang S020disediakan unluk bulan kaliga
e5=' jgajl berikutnya.
P",..., ,-,-3 Semak ketepalan data, Jika /;>tidak, maklUlTlkan kepada
Pegawai Penyedia.
"• Hantar <OW, e d," Borang
SG20 ke Pejaool Pera\(aunsnLama;
,5, Terima Kew.8 do" Borang Pejabat
SG20, Perakaunan Lama
& ,-,--, Semak ketepatan data d," />peraku_ Jika tidsk maklumkankepada PTJlPusal Pembayar
l~Gaji Lama
8,
SPANM Bll5/2012
Jadual4
PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI BERTUKAR 01 PEJABATPERAKAUNAN YANG BERLAlNAN
Bil. TIndakan I T/Jawab Carta AUran
cp! 7. Jana 'GA tlerdasarkan DLembaran Gaji terakhir.
1, Hente! 'GA k, PTJlPusalPembayar Gaji Lama
-, Terima SGA PTJlPusal
C?Pembeyar Gaji
L.=
-'-'10. Hantar SGA dan Euku ,~
Perkhidmatan yang Ie!ahdikemaskini ke PTJlPusalPembayar Gaji Baru.Pastikan liada nama Pegawai -Bertukar dalam LembaranGaji bulan keliga berikutnya. 8
-
SPANM SIL.512012
Jadual4
PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI BERTUKAR 01 PEJABATPERAKAUNAN YANG BERLAINAN
---.
.~-
Tlndakan TfJawab Carta Aliran._-----
, 0I -
Terima eGA "" 8uku PTJlPusatPerkhidmalan yang lelah Pembayar Oaji Baru &:dikemaskini
Semek ketepatan data, Jika ,- />lidek, meklumkan kepadaPTJ/Pusal Pembeyar Gaji "y"m, I "sediaken Kew.8 dan Borang
& -8G20 ,-~
~..' /;>Semak f<etepatan data_ Jikalidak, makl-umkan kepadaPegawai Penyedia,
"
Hanler Kew_8, 8GA danBorang SG20 ke PejabalPerakaunan Baru_
8-
Bil.
12
1e.
Ll
SPANM Bll,5/2012 n
Jadual4
PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI BERTUKAR DI PEJABATPERAKAUNAN YANG BERLAINAN
Bil. Tindakan TIJawab Carta Aliran
G1 ,-'" Terima Kew,8, 'GA '"" Pejabal Perakaunan
Barang 0020 Baru
1-
H. Semak ketepatan data danpastikan 'GA "" Sarang ,- /' >SG20 diproses mengiklJlbulan gaji baru mula dibayar,Jika tidak maklumkan kepada
'"PTJ/Pusat Pembayar GajiBaru.
'". Proses Barang SG20 ''"~ -
pastikan "" PTJ, ~ProgramiAktivni, PusetPembayar Gaji baru.
" Kunci masuk maklumat QBorang 'G 20 k' dalam,Madul Human ResourwPeyron Systf'm - HRPY.
I20 Prosf's R" Payroll mf'lalui 0_Modul HRPY secara:, Rf'gular Cycle [Bagi Sarang
SG20 ""9 diterimamengikut jadua~; etau 1
Ii. Seperale Cyew [Bagi
1Sorang SG20 yang diterimaselepas tarikh tutupRegularCycle), G
--
SPANM BIL512012
Jadual4
PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI BAGI PEGAWAI BERTUKAR 01 PEJABATPERAKAUNAN YANG BERLAINAN
Bil. Tilldakan TIJawab
21. Jana Penyata Gajl SUlanandan Laporan GaJi melaluiGovammant Finanr:ial andManagamenl AccountingSystem - Si$\em GajiBerkompl.llef.
Semak kelepatan maklumatdalam Fail Irn:luk Gaji danLaporan GajL Jika tidal< tepa!,buat pelarasan ataupembetulan.
Maklumkan kepada Peg<IWaiBertukar mengenai bayarangaji dan menyemak e-PenyataGaJi.
PTJJPusatPembayar Saru
,c....J "--__--'--_. -"
SPANM BIL.5120t2