ANM INSTITUT PERAKAUNAN NEGARA JABATAN AKAUNTAN

1

2

ANM

Penaung:Y. Bhg. Dato’ Mohd. Salleh bin Mahmud

Sidang pengarang:En. M. IndrasathiEn. Zaharin bin OthmanEn. Abdul Aziz bin MokhtarCik Noorisma binti Noor AdnanCik Maziah binti MusaDr. Shahril bin BaharimEn. Kong Sing Hong

Pembantu Pengarang:En. Dzulkifli bin Mohd AffandiEn. Mohd. Helmi bin Abd Rahim

Reka Bentuk Dan Reka Letak:En. Hairman bin Pauzi

Fotografi:En. Mior Afiq bin Mior Wahididdin

Promosi Dan Publisiti:En. Noramin bin Juminen

Nota:Semua pandangan yang disiarkan di dalam penerbitan ini tidak semestinya mencerminkan pendirian institut atau jabatan. Penerbitan semula mana-mana bahagian yang disiarkan dalam penerbitan ini dalam sebarang bentuk tanpa mendapat kebenaran adalah dilarang sama sekali.

Kata-Kata Aluan Pengarah IPN

Salam sejahtera.

Saya memanjatkan rasa syukur kerana penerbitan Tinta IPN Volum 1 tahun 2009 telah berjaya diterbitkan buat julung-julung kalinya.

Perancangan untuk menerbitkan Tinta IPN ini telah lama dibuat dan menjadi salah satu daripada KPI IPN dalam konteks penerbitan bagi tahun 2009. Sekalung tahniah dan syabas diucapkan kepada semua pegawai IPN yang telah terlibat secara langsung dan tidak langsungdalam penerbitan Tinta IPN ini terutamanya dari Unit Penyelidikan, Pembangunan dan Kawalan Kualiti (R&D). Saya percaya tanpa penglibatan dan komitmen yang tinggi daripada para pegawai yang terlibat sudah pasti Tinta IPN ini tidak dapat diterbitkan seperti yang telah dirancangkan.

Penghargaan dan terima kasih juga diucapkan kepada Pengurusan Tertinggi JANM kerana sentiasa memberikan bantuan dan dorongan kepada IPN di dalam melaksanakan tanggungjawab yang telah diamanahkan demi mencapai misi dan visi IPN.

Sebagai sebuah institusi latihan dan pembelajaran yang berperanan dalam membangunkan modal insan di sekor awam, IPN komited untuk memastikan segala maklumat ilmiah dapat disampaikan kepada golongan sasar dengan cepat, tepat dan berkesan. Sebelum ini, medium penyampaian ilmu di IPN adalah melalui pelaksanaan kursus semata-mata. Kini, IPN telah mengorak langkah sedikit ke hadapan dan sedang berusaha untuk melaksanakan penerbitan berbentuk ilmiah sebagai salah satu kaedah penyampaian ilmu. Penerbitan Tinta IPN ini adalah sebagai langkah permulaan IPN dalam bidang penerbitan dan diharapkan ianya mampu untuk menjadi satu bahan rujukan ilmiah yang mudah kepada semua golongan sasarkhasnya.

Jutaan terima kasih juga diucapkan kepada pegawai-pegawai yang telah menyumbang artikel untuk dimuatkan di dalam terbitan pertama Tinta IPN ini. Semoga ianya akan menjadi inspirasi kepada pegawai-pegawai yang lain untuk terus berkarya dan menyumbang-kan artikel ilmiah kepada pihak penerbitan Tinta IPN untuk memastikan pelaksanaan penerbitannya akan berterusan. Akhir kata, saya mengucapkan ‘Selamat Tahun Baru 2010’ dan semoga tahun baru ini akan menjadikan IPN lebih cemerlang demi mencapai visinya untuk menjadi ’Institut Pembelajaran Yang Menjadi Pilihan dalam Bidang Perakaunan dan Kewangan Sektor Awam’.

Sekian, terima kasih.

M. Indrasathi

3

Cabaran Menggapai Kecemerlangan

Teks Ucapan oleh Y. Bhg. Dato’ Mohd. Salleh bin MahmudAkauntan Negara Malaysia Pada Majlis Anugerah

Perkhidmatan Cemerlang Jabatan Akauntan Negara Malaysia, 19 Jun 2009

Pertamanya, syukur ke hadrat Allah SWT kerana dengan keizinan dan limpah kurniaNya, maka dapat kita bersama-sama hadir pada hari ini bagi meraikan Majlis Penganugerahan Perkhidmatan Cemerlang bagi tahun 2008, Jabatan Akauntan Negara Malaysia.

Terlebih dahulu saya ingin merakamkan setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih di atas kesudian Yang Berhormat Dato’ Wira Chor Chee Heung, Timbalan Menteri Kewangan II kerana telah melapangkan masa untuk bersama-sama kita pada pagi ini serta merasmikan Majlis Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Tahun 2008 Peringkat Jabatan Akauntan Negara Malaysia.

Saya juga mengambil kesempatan ini untuk mengucapkan tahniah kepada warga jabatan yang telah terpilih untuk menerima anugerah ini. Kepada mereka yang tidak terpilih, bukanlah bermakna mereka tidak cemerlang, cuma mungkin masanya saja yang belum tiba lagi. Bersabarlah. Selaku ketua perkhidmatan, saya merasa bangga kerana mempunyai kakitangan yang berpegang kepada nilai-nilai kerja yang murni seperti dedikasi, jujur, amanah serta mempunyai integriti dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab seharian.

Namun harus juga diingatkan, anugerah ini bukanlah satu noktah berakhirnya usaha-usaha mencapai kecemerlangan. Usaha ini adalah usaha berterusan yang memerlukan iltizam dan kesungguhan yang jitu walaupun setelah kita menamatkan perkhidmatan. Individu yang cemerlang adalah individu yang sentiasa memikirkan bagaimana untuk menjadi cemerlang di dunia dan di akhirat.

Sama ada kita mahu atau tidak, kita telahpun berada dalam arus globalisasi yang mendesak kita untuk sentiasa berfikir bagaimana untuk memastikan anggota perakaunan di sektor awam terus relevan. Untuk terus relevan, kita harus menjadi pemain utama dalam meningkatkan akauntabiliti kerajaan, khususnya dalam konteks perkhidmatan perakaunan dan kewangan sektor awam. Fenomena yang mencabar ini memerlukan kita cekap dalam membuat keputusan, bertindak dengan pantas dalam memenuhi dan menyesuaikan diri dengan keperluan semasa.

Justeru itu, kita tidak boleh leka dan selesa dengan apa yang kita ada pada hari ini. Amalan pengurusan terbaik pada hari ini boleh menjadi lapuk dalam tempoh yang singkat. Oleh itu, usaha berterusan perlu dilakukan untuk memastikan budaya kerja jabatan adalah cemerlang, bersesuaian dengan visi jabatan untuk menjadi organisasi terbilang dalam perkhidmatan perakaunan dan kewangan sektor awam.

Di sinilah letaknya kepentingan ilmu dalam menjelaskan kecemerlangan sama ada di peringkat individu mahupun jabatan. Warga jabatan di semua peringkat harus mempunyai sikap yang positif dalam menimba ilmu. Konsep "continuous learning" atau pembelajaran berterusan harus disemai ke dalam diri kita supaya kita menjadi individu yang sentiasa kehadapan, khususnya dalam isu-isu yang berkaitan dengan perkhidmatan dan perakaunan sektor awam, yang dewasa ini sering dibahaskan di dalam forum, seminar atau persidangan di dalam dan luar negara. Ilmu boleh menjadikan kita lebih kritikal dan analitikal dalam membuat penilaian tentang sesuatu perkara dan lebih matang dalam membuat sesuatu keputusan.

Beberapa sarjana Inggeris ada mengatakan: “Knowledge Is Power”. Namun timbul satu persoalan, Is Knowledge Really Power? Saya percaya bahawa, Actionable Knowledge Is Power. Dengan kata lain, ilmu pengetahuan yang dimiliki mestilah disertai dengan amalan atau aplikasi terhadap ilmu tersebut. Tidak ada gunanya kita menguasai ilmu tetapi kita tidak mengamalkannya. Ilmu akan lebih mudah berkembang dan faedahnya akan lebih dirasai sekiranya ia dapat dikongsi bersama.

Penubuhan Institut Perakaunan Negara adalah merupakan manifestasi kepada komitmen jabatan untuk melahirkan kakitangan perakaunan yang berilmu. Ia merupakan pelan jangka panjang jabatan untuk mempertingkatkan kompetensi modal insan dalam perkhidmatan perakaunan melalui pelan latihan berstruktur. Pada Tahun 2008 sahaja, sebanyak 4,034 kakitangan awam telah mengikuti pelbagai program latihan di institut ini termasuklah latihan yang berkaitan dengan program perakaunan, kewangan dan pengurusan. Keupayaan institut ini akan sentiasa diperkasakan selaras dengan visinya untuk menjadi institut pembelajaran pilihan dalam bidang perakaunan dan kewangan sektor awam.

4

Justeru itu, gunakanlah peluang ini untuk menimba sebanyak mungkin ilmu pengetahuan kerana perkhidmatan perakaunan dewasa ini memerlukan kemahiran yang pelbagai, tidak boleh lagi hanya bergantung kepada ilmu perakaunan sektor awam yang dimiliki. Suka saya mengingatkan, ilmu perakaunan itu sendiri telah berkembang untuk memenuhi tuntutan semasa yang semakin kompleks. Perkembangan pesat dalam teknologi maklumat dan komunikasi telah mencetus keperluan untuk membangunkan sistem perakaunan menggunakan teknologi ini untuk mengurus maklumat-maklumat perakaunan dengan lebih pantas dan tepat. Sistem-sistem perakaunan dan kewangan yang dibangunkan oleh jabatan ini seperti GFMAS, eSPKB, SAGA, SPEKS dan SPM memerlukan perkhidmatan perakaunan terlibat secara langsung dengan proses pembangunan sistem, bermula dari pengurusan projek, rekabentuk sistem, pengujian sehinggalah kepada pelaksanaannya. Situasi ini memerlukan perkhidmatan perakaunan untuk mempelajari ilmu yang berkaitan dengan komunikasi dan teknologi maklumat, rekabentuk sistem maklumat, pengurusan pengkalan data, pengurusan organisasi, pengurusan sumber manusia dan bidang-bidang lain yang boleh menambah nilai bukan saja kepada diri sendiri tetapi juga kepada jabatan. Saya juga ingin mengambil kesempatan ini untuk menyentuh tentang kepentingan mencapai petunjuk prestasi. Zaman di mana prestasi ditentukan oleh jabatan atau agensi kerajaan mengikut sasaran sendiri tanpa merujuk kepada penanda aras yang sebenar telah lama berlalu. Sebagai penjawat awam, kita sentiasa dibayangi oleh jangkaan untuk lebih accountable dan lebih peka untuk memenuhi tuntutan pelanggan yang pelbagai, dari para pelabur sehinggalah kepada pembayar cukai.

Sebagai sebuah jabatan yang mempunyai tanggungjawab dalam meningkatkan akauntabiliti pengurusan kewangan kerajaan persekutuan, tugas mendefinisi prestasi dan petunjuk prestasi yang memfokuskan kepada kepuasan pelanggan bukanlah satu perkara yang mudah memandangkan saiz jabatan yang semakin berkembang beserta dengan kepelbagaian dalam proses-proses kerja yang diamalkan. Persoalan seperti apa yang perlu diukur; bolehkah ianya diukur dan di manakah data dan maklumat boleh diperolehi adalah di antara persoalan-persoalan yang memerlukan kita untuk berfikir dengan lebih jauh bagi memastikan pelanggan menerima kualiti perkhidmatan yang disampaikan. Kesemua ini adalah cabaran besar yang perlu dipikul oleh kita semua kerana ‘AG Milik Kita Bersama’.

Sudah tentu banyak yang boleh diperkatakan berhubung dengan kecemerlangan individu dan organisasi dan kepentingannya dalam pembangunan sektor awam khususnya dan negara Malaysia amnya. Selaku Ketua Jabatan, saya merasa bangga mempunyai perkhidmatan perakaunan yang telah banyak menyumbang kepada pembangunan jabatan pada keseluruhannya. Sesungguhnya mereka adalah aset yang tidak ternilai dan penting dalam menentukan halatuju jabatan ini. Sebelum saya mengakhiri ucapan ini, sekali lagi saya ingin mengucapkan ribuan terima kasih kepada Yang Berhormat Dato’ Wira Chor Chee Heung, dan syabas serta tahniah kepada penerima anugerah dan semua yang telah bekerja keras untuk menjayakan majlis pada hari ini. Harapan saya, kekalkan perkhidmatan yang cemerlang ini dan gunakan pengiktirafan ini sebagai pembakar semangat dalam membangunkan kerjaya masing-masing.

5

PELAKSANAAN SISTEM eSPKB SECARA BERKESAN – ISU DAN CADANGAN

Noorisma Noor Adnan¹

Latar Belakang

Sistem Perancangan Kawalan Belanjawan Elektronik (eSPKB) diwujudkan selaras dengan misi kerajaan untuk melaksanakan Aplikasi Perdana Kerajaan Elektronik. Terdapat enam (6) aplikasi perdana di bawah Kerajaan Elektronik iaitu:i. Generic Office Environment (GOE)ii. ePerolehan (eP)iii. Project Monitoring System (PMS/SPP)iv. eServices / eKhidmatv. Human Resources Management Information System (HRMIS)vi. Electronic Labour Exchange (ELX)

Namun begitu, eSPKB dibangunkan untuk memenuhi keperluan kawalan kewangan serta keperluan maklumat kewangan bagi empat projek sahaja iaitu ePerolehan, PMS / SPP, eKhidmat dan HRMIS sahaja.

Sistem eSPKB membantu dalam proses kawalan belanjawan, memantau perbelanjaan sesebuah Pusat Tanggungjawab (PTJ) dan mempercepatkan proses penyediaan dokumen kewangan. Fungsi utama eSPKB ialah untuk mempercepatkan proses pembayaran serta perakaunan dan dengan adanya integrasi di antara eSPKB dan Government Financial & Management Accounting System (GFMAS), urusan pembayaran dapat dipercepatkan lagi.

Faedah-faedah eSPKB

Sistem eSPKB mempunyai banyak faedahnya dan antara faedah-faedah tersebut ialah seperti berikut:

Kawalan dokumen dibuat dengan mengambil kira prosedur-prosedur kewangan serta peraturan-peraturan yang sedang berkuat kuasa. Penggunaan kad pintar bagi capaian kepada sistem juga mengetatkan lagi kawalan kewangan kerajaan.

Terdapat audit trail iaitu di mana semua tindakan yang dibuat oleh pengguna semasa pemprosesan dokumen akan direkodkan secara automatik dalam maklumat pengesahan.

Ketepatan data kewangan dalam akaun kerajaan adalah lebih terjamin kerana data tidak perlu dikunci masuk semula oleh pejabat perakaunan. Oleh yang demikian ia mengurangkan kesilapan manusia (human error) semasa proses kunci masuk dilakukan.

Kedudukan baki peruntukan boleh diketahui pada bila-bila masa sahaja berikutan pengemaskinian yang dilakukan secara automatik. Ini membolehkan PTJ membuat perancangan perbelanjaan dengan lebih terperinci dan terkawal.

Isu dan Cadangan

Pejabat Projek Aplikasi Kerajaan Elektronik Jabatan Akauntan Negara Malaysia (EGAG) telah mengeluarkan garis panduan yang terperinci berkaitan perkara-perkara teknikal bagi memastikan proses untuk melaksanakan eSPKB di PTJ boleh berjalan lancar. Namun begitu masih terdapat beberapa isu yang timbul dalam proses pelaksanaan ini yang memerlukan perhatian bagi memastikan eSPKB dapat dilaksanakan dengan lebih berkesan. Antara isu yang sering dihadapi adalah seperti berikut:

1. Noorisma Noor Adnan, Ketua Program Perakaunan, IPN.

Kelengkapan infrastruktur seperti rangkaian setempat (LAN) dan peralatan yang tidak lengkap akan memberi kesan kepada pelaksanaan eSPKB. PTJ seharusnya diberi penjelasan berkenaan pihak yang berkewajipan menyediakan LAN, talian EG*Net serta peralatannya. Pejabat perakaunan hanya bertindak sebagai penggerak untuk melaksanakan eSPKB dan tanggungjawab untuk menyediakan kelengkapan-kelengkapan tersebut terletak pada pihak kementerian/jabatan masing-masing.

Isu yang paling besar untuk melaksanakan sistem eSPKB secara berkesan adalah berkaitan dengan masalah pegawai yang menjadi pengguna sistem. Sering kali berlaku PTJ telah menghantar pegawai yang tidak berkenaan semasa kursus / latihan eSPKB. PTJ sepatutnya perlu mengenal pasti pada peringkat awal pelaksanaan siapakah pegawai-pegawai yang akan bertanggungjawab sebagai Penyedia, Peraku I atau Peraku II. Dengan cara ini akan dapat memastikan kursus / latihan yang diberi berkesan dan tidak sia-sia.

Kurang kemahiran menggunakan komputer juga boleh menimbulkan masalah semasa melaksanakan eSPKB kerana ia akan menjadikan proses kerja menjadi lambat dan kemungkinan banyak kerja yang akan tertangguh. Oleh yang demikian PTJ perlu lebih prihatin berkenaan perkara ini dengan memberikan tunjuk ajar atau memberi kursus kemahiran menggunakan komputer kepada semua pegawainya terlebih dahulu. Kemahiran dalam bidang teknologi maklumat adalah amat penting dalam urusan dunia hari ini kerana zaman telah berubah ke

era teknologi maklumat sepenuhnya.

Isu lain berkaitan dengan pengguna eSPKB ini ialah berkaitan dengan kekurangan pegawai di PTJ. Terdapat PTJ yang menugaskan hanya seorang pegawai sahaja untuk setiap peranan. Masalah akan timbul apabila pegawai berkenaan terpaksa keluar untuk tugasan rasmi atau bercuti. Semua kerja-kerja kewangan akan tertangguh kerana tiada pegawai lain yang boleh menggantikan tempat beliau. Seharusnya perjawatan di sesebuah PTJ perlu memenuhi kriteria-kriteria yang perlu bagi membolehkan eSPKB dilaksanakan dengan berkesan.

Berikutan dari masalah berkaitan dengan pegawai, sama ada tidak mahir menggunakan komputer atau kekurangan pegawai di PTJ berkenaan telah menyebabkan berlakunya penyalahgunaan kad pintar. Terdapat pegawai yang menyerahkan kad tersebut kepada pegawai lain untuk menyelesaikan kerja bagi pihaknya dengan alasan untuk mengelakkan kerja-kerja tertangguh. Bagi mengelakkan masalah ini daripada berterusan, semua pengguna perlu diberi kesedaran berkenaankepentingan kad pintar tersebut dan risiko yang akan dihadapinya apabila menyerahkan kad pintar mereka untuk digunakan oleh orang lain. Ketua PTJ atau Ketua Bahagian Kewangan juga harus bertegas dan sentiasa mengingatkan pegawai-pegawai di bawah seliaannya berkenaanperkara ini.

Masalah teknikal juga dihadapi dalam proses antaramuka antara eSPKB dan ePerolehan yang selalu gagal. Perkara ini menyebabkan PTJ menghadapi masalah untuk mengeluarkan Pesanan Tempatan melalui sistem ePerolehan. Masalah juga akan timbul semasa proses pembayaran melalui eSPKB hendak dilakukan kerana Pesanan Tempatan yang dikeluarkan oleh ePerolehan tidak ditanggung dalam buku vot eSPKB. Perkara ini memerlukan PTJ untuk membuat pelarasan buku vot. Sekali lagi pihak EGAG perlu memainkan peranan untuk menyelesaikan perkara ini dengan mengadakan perbincangan dengan Unit ePerolehan Kementerian Kewangan tentang cara-cara untuk mengatasi masalah teknikal tersebut bagi memastikan objektif utama untuk melaksanakan eSPKB dengan berkesan dapat dicapai.

6

Rumusan

Dengan ciri-ciri yang ada pada sistem eSPKB secara keseluruhannya akan dapat membantu untuk mempercepatkan proses pembayaran dan perakaunan sesebuah PTJ. Banyak masa dapat dijimatkan oleh PTJ dari segi penyediaan dokumen sehinggalah menghasilkan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak pengurusan masing-masing. PTJ juga tidak perlu lagi menyelenggara rekod-rekod dan buku vot secara manual kerana ia akan dibuat secara automatik oleh sistem sebaik sahaja dokumen kewangan dikunci masuk dan diluluskan. Dengan adanya penjimatan masa ini akan dapat meningkatkan produktiviti sesebuah kementerian / jabatan tersebut.

Namun begitu PTJ perlu membuat persediaan lebih awal dari segi infrastruktur dan pengetahuan untuk membolehkan pelaksanaan eSPKB dibuat secara berkesan. Kerjasama antara PTJ dan pejabat perakaunan adalah amat penting bagi mencapai matlamat ini. Dengan ciri-ciri serta faedah-faedah yang ada pada sistem eSPKB disokong dengan persediaan dari segi infrastruktur yang lengkap serta sumber manusia yang mencukupi dan cekap bukan sahaja akan dapat memastikan sistem eSPKB dapat dilaksanakan dengan berkesan malah tentunya dapat meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan awam secara keseluruhannya.

Kesimpulannya, bagi memastikan sistem eSPKB dapat dilaksanakan secara berkesan di PTJ, kerjasama di antara Kementerian /Jabatan, pejabat perakaunan dan juga EGAG yang bertindak sebagai pembangun sistem adalah amat penting. Dengan adanya kerjasama serta hubungan yang erat di antara kesemua pihak yang disebutkan tadi akan dapat memastikan matlamat untuk melaksanakan sistem eSPKB dengan berkesan di PTJ akan dapat dicapai dengan jayanya.

RUJUKAN

Kertas strategi pelaksanaan eSPKB (Sistem Perancangan Kawalan Belanjawan Elektronik) di PTJ – disediakan oleh Pejabat Projek Aplikasi Kerajaan Elektronik, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Laman web EGAG – http://egag.anm.gov.my

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 11 Tahun 1992 : Garis Panduan Untuk Pelaksanaan Sistem Penyelenggaraan dan Penyesuaian Buku Vot Secara Berkomputer

Arahan Perbendaharaan Bab B - Bahagian I - Perenggan 103 (Pindaan 2007 – Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 2006)

Mutiara kata“Kekayaan yang hilang boleh dikejar kembali dengan usaha dan kerja

bersungguh-sungguh. Kesihatan yang hilang boleh dikembalikan denganubat-ubatan, tetapi waktu yang hilang, sekali hilang akan terus hilang.”

(MARDEN O.S)

“Jangan menunggu sehingga hari esok apa yang dapat kamu lakukan hari ini.Orang yang mampu mengatasi keadaan akan lebih cemerlang daripada

keadaan itu sendiri.”(ELIZABETH BARRET BROWNING)

Buku adalah kawan yang paling baik. Bercakap-cakaplah dengan buku,bersahabatlah dengan ilmu dan bertemanlah dengan pengetahuan.

7

KETIDAKPATUHAN DALAM PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN : ISU, KEKANGAN

DAN PERANAN AUDIT DALAM SERTA FAKTOR LAIN DALAM MENANGANI

MASALAH TERSEBUTJamatiah binti Mostal¹

Pengenalan

Ketua Audit Negara telah membangkitkan kelemahan-kelemahan pengurusan kewangan dan akaun dalam laporannya tiap-tiap tahun. Kelemahan-kelemahan ini timbul kerana Arahan Perbendaharaan, lain-lain peraturan yang terkandung dalam Akta Prosedur Kewangan 1957, Pekeliling-pekeliling dan Surat-surat Pekeliling Perbendaharaan tidak dipatuhi sepenuhnya. Lanjutan daripada teguran di atas, kerajaan telah memutuskan bahawa pelaksanaan Audit Dalam diperluaskan di Kementerian / Jabatan Persekutuan dan Kerajaan Negeri serta Penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) di Kementerian, Jabatan dan Badan-Badan Berkanun Persekutuan sebagai satu langkah meningkatkan pengurusan kewangan dan akaun.

Berdasarkan kepada Laporan Ketua Audit Negara terhadap Penyata Akaun Awam dan Pengurusan Kewangan Tahun 2007, pada keseluruhannya Penyata Akaun Awam Kerajaan Persekutuan Tahun 2007 menunjukkan gambaran yang benar dan saksama serta rekod perakaunannya telah diselenggara dengan teratur dan kemas. Berhubung dengan pengurusan kewangan, didapati masih ada beberapa peraturan kewangan yang tidak dipatuhi sepenuhnya. Antara kelemahan yang dikenal pasti di mana telah menyebabkan ketidakpatuhan dalam pengurusan kewangan iaitu kekurangan pekerja, kekurangan latihan dalam aspek pengurusan kewangan, ketiadaan penyeliaan dan pemantauan yang rapi oleh ketua jabatan.

Definisi Audit Dalam

Audit Dalam didefinisikan sebagai satu bentuk pemeriksaan dan penilaian secara objektif, sistematik dan profesional ke atas urusan kewangan, pengurusan dan operasi lain sesebuah organisasi. Ianya juga merupakan satu fungsi bebas, yang memberi kepastian dan khidmat perundingan secara objektif untuk menambah nilai dan mempertingkatkan tahap operasi organisasi.

Objektif Audit Dalam

Objektif Audit Dalam adalah untuk membantu sesebuah organisasi menilai pengendalian dalaman dan aktiviti penyimpanan rekod. Ianya juga membantu sesebuah organisasi dalam mencapai matlamatnya melalui pendekatan yang sistematik dan berdisiplin untuk menilai dan menentukan keberkesanan semua proses kawalan dan tadbir urus.

1. Jamatiah binti Mostal, Ketua Program kewangan, IPN.

Antara Isu-isu Yang Dibangkitkan Oleh Audit Dalam Berhubung Dengan Ketidakpatuhan Dalam Pengurusan Kewangan dan Akaun i. Isu Audit Kawalan Bajet • Jumlah perbelanjaan tahunan melebihi peruntukan tahunan • Tiada perancangan perbelanjaan supaya mengelak kekurangan atau lebihan peruntukan

ii. Isu Audit Kawalan Terimaan • Tiada pemeriksaan mengejut dilakukan ke atas wang pungutan dan wang runcit (AP 309) • Penyata Akaun Belum Terima (ABT) tidak disediakan dan dikemukakan kepada Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) mengikut peraturan semasa

iii. Isu Audit Kawalan Perbelanjaan • Melaksanakan pembayaran sungguhpun perbelanjaan telah melebihi peruntukan dengan alasan bahawa peruntukan tambahan akan diluluskan oleh Perbendaharaan tetapi tindakan yang selanjutnya bagi mendapatkan peruntukan tambahan tidak diambil.

• Memecah kecil perolehan bagi mengelak sebutharga / tender dan perolehan yang tidak mengikut spesifikasi serta harga perolehan yang tidak munasabah.

Kekangan Yang Dihadapi Oleh Audit Dalam Yang Menyebabkan Masih Berlakunya Isu Ketidakpatuhan Dalam Pengurusan

Kewangan dan Akaun

• Pegawai yang ditempatkan di Bahagian Audit Dalam tidak semuanya mempunyai

kelayakan, kemahiran dan pengetahuan yang menyeluruh berhubung dengan

pengurusan kewangan dan akaun. • Penyimpanan rekod kewangan dan perakaunan yang tidak teratur oleh pihak auditee menjadi masalah kepada pihak audit kerana mereka tidak dapat menjalankan kerja-kerja audit dengan berkesan.

• Kerja-kerja pengauditan juga mungkin gagal kerana pihak auditee enggan memberikan kerjasama membekalkan maklumat

dan keterangan yang diperlukan dan penting.

• Dengan kurangnya komitmen yang

diberikan oleh pihak pengurusan maka Bahagian Audit Dalam tidak diberi kebebasan

dan kerjasama untuk memeriksa semua dokumen berkaitan bagi tujuan pengauditan.

• Timbulnya salah faham di peringkat auditee bahawa tujuan pengauditan yang dijalankan oleh pihak Audit Dalam adalah untuk mencari kesalahan / kelemahan yang mana mengganggu proses kerja seharian dan hanya membuang masa mereka.

• Kurangnya pengetahuan dan kemahiran pegawai Audit Dalam juga menyebabkan mereka tidak berupaya untuk mengesan sebarang penemuan matan berhubung dengan penipuan atau penyelewengan yang cuba diselindungkan oleh pihak auditee.

• Penggunaan teknik dan pendekatan pengauditan yang lemah juga menyebabkan ketidakpatuhan masih berlaku.

• Pegawai-pegawai yang terlibat dengan tugas-tugas kewangan kurang pengetahuan, pengalaman dan kemahiran.

8

Peranan Audit Dalam Dan Faktor Lain Dalam Menangani Isu Ketidakpatuhan Dalam Pengurusan Kewangan Dan Akaun

i. Peranan Audit Dalam

• Untuk mengesahkan rekod-rekod dan data kewangan berserta perakaunannya adalah tepat dan boleh dipercayai bagi membantu pihak pengurusan membuat keputusan.

• Untuk mengkaji tahap pematuhan kepada segala dasar, undang-undang, peraturan dan arahan yang berkuat kuasa bagi meningkatkan integriti, kredibiliti dan akauntabiliti sesebuah organisasi. Dengan kekerapan pengauditan, ia dapat mengurangkan ketidakpatuhan kepada arahan / peraturan dan secara tak langsung ianya dapat meningkatkan kesedaran serta mengurangkan risiko penyelewengan.

• Untuk mengkaji aktiviti organisasi bagi memastikan ianya diuruskan secara berhemah, cekap dan berkesan dengan memastikan setiap program / aktiviti yang dirancang adalah kos efektif dan mencapai objektifnya.

• Memberi khidmat nasihat mengenai kawalan dalaman terhadap semua sistem di mana ianya membantu pihak pengurusan dalam meningkatkan atau penambahbaikan ke atas sistem kewangan dan kawalan dalaman serta memastikan keberkesanan, kecekapan dan wujudnya kawalan dalaman yang mencukupi.

• Untuk melaporkan sebarang penemuan matan. Dengan kemahiran dan teknik pengauditan yang cekap yang digunapakai akan membawa kepada penemuan matan maka secara tak langsung ianya dapat membantu pihak pengurusan dalam mengesan sebarang penipuan yang cuba disembunyi kan oleh pihak-pihak tertentu yang berkepentingan peribadi.

ii. Faktor lain dalam menangani isu ketidakpatuhan :

• Dengan pelaksanaan Sistem Perancangan dan Kawalan Belanjawan Elektronik (eSPKB) di mana ciri-ciri sistem tersebut mengambilkira prosedur kewangan dalam membuat kawalan dokumen contohnya Pesanan Tempatan mestilah disediakan terlebih dahulu daripada invois, pembayaran hanya boleh dibuat sekiranya peruntukan mencukupi bagi menampung perbelanjaan dan Buku Vot serta Buku Daftar Bil tidak perlu diselenggara kerana ianya boleh dijana daripada sistem eSPKB.

• Sokongan atau komitmen serta penglibatan pihak pengurusan amatlah penting kerana tanpa kerjasama dan keprihatinan mereka maka segala pelaporan audit tidak berkesan kerana tiada tindakan susulan atau tindakan pembetulan dilakukan oleh pihak yang berkenaan.

• Inisiatif yang diambil oleh pihak pengurusan dalam memastikan pegawai-pegawai yang terlibat dengan tugas-tugas kewangan memiliki pengetahuan, pengalaman, kemahiran dan diberi latihan / kursus yang sepatutnya.

• Peranan pihak pengurusan dalam mengawasi dan memantau segala aktiviti yang dilakukan oleh pegawai-pegawai kewangan bagi mengelak berlakunya perkara yang tak sepatutnya dan pihak pengurusan juga haruslah memastikan segala rekod kewangan dan perakaunan disimpan dengan baik bagi tujuan rujukan serta membuat pemeriksaan mengejut sekurang-kurangnya dua kali setahun.

Penutup

Sebagai kesimpulannya, isu ketidakpatuhan dalam pengurusan kewangan dan akaun masih berlaku walaupun Bahagian Audit Dalam diwujudkan kerana terdapatnya kekangan yang dihadapi oleh pihak Audit Dalam contohnya kurangnya pengetahuan pegawai Unit Audit Dalam dan pegawai yang terlibat dengan tugas kewangan. Sehubungan dengan itu juga, terdapat beberapa peranan Audit Dalam dan faktor lain dalam menangani isu ketidakpatuhan tersebut contohnya peranan Audit Dalam dalam mengesahkan rekod-rekod dan data kewangan berserta perakaunan adalah tepat, komitmen dan penglibatan serta peranan pihak pengurusan dalam mengawasi segala aktiviti yang dilakukan oleh pegawai kewangan serta dengan pelaksanaan Sistem eSPKB yang mana ciri-cirinya mengambilkira prosedur kewangan.

RUJUKAN :

Asas Pengauditan (Edisi Kedua) Oleh Takiah Iskandar

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1979 : Pelaksanaan Audit Dalam Di Agensi-agensi Kerajaan Persekutuan

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9 Tahun 2004 : Pelaksanaan Audit Dalam Di Kementerian / Jabatan Persekutuan Dan Kerajaan Negeri

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1996 : Garis Panduan Mengenai Penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun Di Kementerian, Jabatan Dan Badan-Badan Berkanun

Kertas Strategi Pelaksanaan eSPKB Di PTJ – Disediakan Oleh Pejabat Projek Aplikasi Kerajaan Elektronik, Jabatan Akauntan Negara Malaysia.

9

JENIS-JENIS HASIL DAN TUNGGAKAN HASILBAGI KERAJAAN PERSEKUTUAN

Maziah binti Musa¹

Pengenalan

Hasil Kerajaan Persekutuan adalah segala hasil atau wang yang didapatkan atau diterima oleh kerajaan kecuali kutipan zakat, fitrah, Baitulmal atau hasil Agama Islam seumpamanya.

Kerajaan Persekutuan menerima hasil yang terdiri daripada hasil cukai, hasil bukan cukai, terimaan bukan hasil dan hasil Wilayah Persekutuan.

Jumlah hasil yang diterima bagi tahun 2007, 2006 dan 2005 adalah masing-masing RM139,885 juta, RM123,546 juta dan RM106,304 juta. Peningkatan hasil ini adalah disebabkan oleh pertumbuhan ekonomi negara yang mapan seterusnya menyumbangkan kepada hasil dari cukai pendapatan yang semakin meningkat.

Jenis-Jenis Hasil

Hasil Cukai

Hasil cukai adalah hasil yang dikutip atas harta atau pendapatan individu, perbadanan, perkongsian dan syarikat berasaskan perundangan yang diluluskan oleh Parlimen. Hasil cukai diklasifikasikan kepada cukai langsung dan cukai tidak langsung.

Cukai langsung adalah cukai yang dikenakan terus ke atas pendapatan dan kekayaan mengikut akta-akta yang diluluskan seperti Akta Cukai Pendapatan 1967. Contoh cukai-cukai tersebut adalah cukai pendapatan, cukai sewa filem, duti harta pusaka, duti setem dan cukai atas keuntungan hartanah. Cukai-cukai ini ditadbir dan dikutip oleh Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDNM).

Dalam tahun 2007, jumlah cukai pendapatan yang dikutip adalah sebanyak RM65,658 juta iaitu 47% dari jumlah hasil yang terdiri daripada komponen utamanya iaitu cukai pendapatan syarikat sebanyak RM32,149 juta, cukai pendapatan individu sebanyak RM11,661 juta dan cukai pendapatan petroleum sebanyak RM20,453 juta. Cukai pendapatan syarikat ini adalah meningkat sebanyak RM5,672 juta (21%) dari tahun 2006. Jumlah cukai langsung yang lain bagi tahun 2007 adalah duti setem sebanyak RM3,404 juta dan cukai ke atas keuntungan hartanah sebanyak RM278 juta.

Cukai tidak langsung pula adalah cukai yang dikenakan secara tidak langsung ke atas individu dan cukai ini hanya dikenakan apabila seseorangindividu membeli atau menggunakan sesuatu barangan atau perkhidmatan. Contoh cukai tidak langsung adalah duti

eksport, duti import, duti eksais, cukai jualan, cukai jalan dan cukai perkhidmatan. Duti eksport, duti import, duti eksais dan cukai perkhidmatan ditadbir dan dikutip oleh Jabatan Kastam Dan Eksais Diraja manakala cukai jalan dikutip oleh Jabatan Pengangkutan Jalan.

Jumlah kutipan cukai tidak langsung bagi tahun 2007 adalah sebanyak RM25,772 juta iaitu meningkat sebanyak 3% berbanding tahun 2006. Komponen utamanya adalah terdiri daripada duti eksport sebanyak RM2,322 juta, duti import sebanyak RM2,424 juta, duti eksais sebanyak RM7,910 juta, cukai jualan sebanyak RM6,642 juta dan cukai perkhidmatan sebanyak RM3,013 juta.

Hasil cukai adalah penyumbang terbesar kepada jumlah hasil Kerajaan Persekutuan iaitu 68% (RM95,168 juta) berbanding jumlah hasil keseluruhan sebanyak RM139,885 juta pada tahun 2007.

Hasil Bukan Cukai

Hasil bukan cukai adalah hasil yang dikutip dari perkhidmatan-perkhidmatan yang disediakan oleh kerajaan kepada rakyat. Hasil bukan cukai termasuklah kenaan bayaran daripada kelulusan permit, yuran perkhidmatan, jualan perkhidmatan, jualan barang dan harta, sewa dan hasil dari pelaburan. Kadar-kadar bayaran yang dikenakan adalah berasaskan kepada akta-akta tertentu yang diluluskan di Parlimen.

Jumlah hasil bukan cukai yang dikutip dalam tahun 2007 adalah sebanyak RM43,950 juta iaitu 31% daripada jumlah keseluruhan hasil. Berbanding dengan tahun-tahun 2006 dan 2005 jumlah hasil bukan cukai adalah sebanyak RM36,005 juta dan RM25,052 juta masing-masingnya.

Terimaan Bukan Hasil

Terimaan bukan hasil terdiri dari semua pulangan balik perbelanjaan. Contohnya terimaan daripada kumpulan wang amanah yang berlebihan, kredit antara jabatan, pulangan balik bayaran yang lebih dan bayaran pelarasan dalam tahun-tahun kewangan yang lalu.

Hasil Wilayah Persekutuan

Hasil Wilayah Persekutuan pula adalah terdiri dari hasil cukai dan hasil bukan cukai yang dipungut bagi pihak Wilayah-Wilayah Persekutuan. Contohnya adalah hasil daripada kedai tuak, hasil daripada tanah, lombong dan hutan dan hasil daripada lesen-lesen. Pada tahun 2007, terimaan bukan hasil dan hasil Wilayah Persekutuan hanya menyumbang sebanyak 1% kepada jumlah hasil negara iaitu sebanyak RM767 juta. Berbanding pada tahun 2006 jumlahnya adalah RM911 juta dan RM657 juta pada tahun 2005.

Tunggakan Hasil

Di dalam menguruskan pungutan hasil-hasil tersebut, kerajaan menghadapi masalah tunggakan hasil yang cukup signifikan dan semakin meningkat dari tahun ke tahun. Laporan Ketua Audit Negara menunjukkan pada tahun 2007, sebanyak 57 Kementerian/Jabatan Persekutuan mempunyai tunggakan hasil berjumlah RM14.08 bilion dan RM9.48 bilion daripada jumlah tersebut adalah melebihi 3 tahun. Manakala bagi tahun 2006, jumlah tunggakan hasil adalah RM14.62 bilion dan daripada jumlah tersebut RM9.23 bilion telah tertunggak melebihi 3 tahun. Bagi tahun 2005 pula, jumlah tunggakan hasil adalah RM12.06 bilion dan RM9.43 bilion pada tahun 2004.

Jumlah tunggakan hasil ini cukup signifikan dan merugikan negara. Jika dibandingkan dengan hasil pada tahun 2007 yang berjumlah RM139.89 bilion, jumlah tunggakan hasil ini adalah lebih kurang 9% daripada hasil yang sepatutnya diterima.

1. Maziah bt Musa, Ketua Unit Penyelidikan, Pembangunan dan Kawalan Kualiti, IPN

10

Kelemahan Pengurusan Tunggakan Hasil

Peningkatan jumlah tunggakan hasil ini mencerminkan kelemahan di dalam pengurusan tunggakan hasil. Beberapa kelemahannya di peringkat kementerian/jabatan, Jabatan Akauntan Negara Malaysia dan Perbendaharaan Malaysia yang dilaporkan oleh Ketua Audit Negara dalam tahun 2007 adalah seperti berikut:-

i. Kesilapan kementerian/jabatan melaporkan tunggakan hasil pada akhir tahun disebabkan oleh rekod yang tidak lengkap dan tidak kemas kini.

ii. Penyata Tahunan Tunggakan Hasil yang disediakan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) didapati tidak tepat kerana JANM hanya menyatukan Penyata Tahunan Tunggakan Hasil yang diterima daripada kementerian/ jabatan tanpa menyemak ketepatannya terlebih dahulu.

iii. Di peringkat Perbendaharaan Malaysia, kelemahannya adalah berhubung dengan pertimbangan permohonan hapus kira tunggakan hasil yang mengambil tempoh yang panjang Rekod mengenainya juga tidak diselenggara dengan lengkap dan tidak dikemas kini.

Langkah Untuk Mengatasi

Bagi memperbaiki pengurusan tunggakan hasil, beberapa tindakan telah diambil oleh kerajaan seperti mengeluarkan pekeliling-pekeliling baru yang lebih komprehensif dan kemas kini.

Di antaranya ialah Perbendaharaan Malaysia telah mengeluarkan Pekeliling Perbendaharaan Bil 3 Tahun 2008 : Garis Panduan Untuk Penyenggaraan Dan Pelaporan Akaun Belum Terima (ABT) bagi menggantikan Pekeliling Perbendaharaan Bil 7 Tahun 1986 dan berkuatkuasa bagi pelaporan ABT mulai tahun kewangan 2008. Melalui pekeliling ini, pemungut perlu menyenggara rekod-rekod ABT termasuklah tunggakan hasil dengan lengkap dan kemas kini. Selain itu tatacara ABT yang merangkumi perkara-perkara berikut perlu diwujudkan:-

i. Tatacara hendaklah mempunyai sistem yang berkesan bagi mengemas kini rekod ABT dengan tepat;

ii. Tatacara hendaklah membolehkan penyemakan semula dan tindakan susulan terhadap amaun yang masih belum dijelaskan;

iii. Tatacara hendaklah memudahkan penyediaan laporan ke atas jumlah ABT yang sebenarnya; dan

iv. Tatacara untuk menghapus kira hutang lapuk perlu selaras dengan Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling Perbendaharaan yang dikeluarkan dari semasa ke semasa.

Pekeliling ini juga menghendaki semua pemungut melaporkan ABT kepada Pegawai Pengawal sebulan selepas 30 Jun dan 31 Disember setiap tahun. Pegawai Pengawal perlu menyatukan maklumat berkenaan dan mengemukakan laporan seperti pada 30 Jun dan 31 Disember secara menyeluruh dan lengkap bagi agensi di bawah kawalannya kepada Akauntan Negara Malaysia dengan salinannya kepada Ketua Audit Negara dan Bahagian Kawalan dan Pemantauan, Perbendaharaan Malaysia. Agensi yang tidak mempunyai ABT pada tarikh laporan, dikehendaki mengemukakan penyata yang memaklumkan tiada ABT pada tempoh tersebut.

Semua laporan ABT pada 30 Jun hendaklah dikemukakan kepada Akauntan Negara Malaysia selewat-lewatnya 31 Ogos tahun semasa. Manakala laporan ABT pada 31 Disember perlu dikemukakan selewat-lewatnya pada 28 Februari tahun berikutnya.

Semua laporan yang disediakan perlulah mengikut format yang telah dinyatakan bagi memudahkan analisa dan tindakan selanjutnya diambil.

Selain itu, Pekeliling Perbendaharaan Bil 13 Tahun 2008: Pengurusan Kehilangan dan Hapus Kira Wang Awam bagi menambah baik Pekeliling Perbendaharaan Bil 3 Tahun 1990 telah dikeluarkan dan berkuat kuasa mulai 17 November 2008.

Pekeliling ini adalah sebagai penjelasan kepada Arahan Perbendaharaan supaya pengurusan kehilangan dan hapus kira wang awam termasuk tunggakan hasil dikendalikan dengan teratur dan sempurna.

Menurut pekeliling ini, laporan hasil yang pastinya tidak dapat dikutip dan yang melebihi tempoh 6 tahun perlu dilaporkan kepada Pengawai Pengawal untuk kelulusan hapus kira. Pengawai Pengawal hanya perlu memanjangkan laporan tersebut kepada Perbendaharaan jika ianya mengandungi tindakan (surcaj) kepada sesuatu kementerian/jabatan/pegawai bertanggungjawab selepas kelulusan.

Kelulusan hapus kira boleh dilakukan oleh Pegawai Pengawal seperti yang dinyatakan melalui Perwakilan Kuasa P.U (B) 436 dan proses hapus kira tunggakan hasil akan lebih cepat tanpa perlu dihantar kepada Perbendaharaan.

Penutup

Hasil Kerajaan Persekutuan datangnya dari segala hasil dan pendapatan kecuali zakat, fitrah dan hasil Baitulmal yang lain. Pengurusan jenis-jenis hasil yang diterima perlu lebih efisien supaya jumlah tunggakan hasil tidak bertambah dari semasa ke semasa.

Amnya, Kerajaan telah mengambil langkah yang perlu untuk mengatasi masalah tunggakan hasil dengan mengemas kini peraturan semasa. Oleh yang demikian, pemungut perlu mengurus dan mentadbir tunggakan hasil yang ada kini dengan mematuhi undang-undang dan peraturan semasa bagi menjamin peningkatan hasil negara dan berkurangnya tunggakan hasil.

Rujukan

Arahan Perbendaharaan.Akaun Awam Persekutuan 2007.Akaun Awam Persekutuan 2006.Laporan Ketua Audit Negara Tahun 2007.Laporan Ketua Audit Negara Tahun 2006.Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 3 Tahun 2008.Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 13 Tahun 2008.

11

FAKTOR-FAKTOR TEKANAN DI TEMPAT KERJA DAN GEJALA TEKANAN KERJA

Zaharin Bin Hj Othman¹

Pendahuluan

Kebelakangan ini, hampir setiap orang bercakap mengenai tekanan. Kita bukan hanya dapat mendengarnya melalui perbualan harian tetapi juga dapat mendengar dan mengetahuinya melalui televisyen, radio, surat khabar dan di dalam persidangan-persidangan, di dalam institusi-institusi dan dalam kursus-kursus di universiti yang menjurus ke arah topik tekanan. Pernyataan ini disokong oleh ramai para sarjana yang menyatakan tekanan adalah merupakan satu realiti yang tidak dapat dielak dalam kebanyakan persekitaran pekerjaan. Tekanan sudah dianggap sebahagian daripada perkara yang harus ditempuhi di dalam kehidupan dan ada yang mengatakan tekanan adalah rempahratus kehidupan pada masa kini.

Tekanan kerja telah menjadi satu perkara atau bidang keutamaan yang bukan sahaja diperkatakan dalam sektor akademik tetapi juga dalam sektor industri dan juga sektor kerajaan. Tekanan kerja semakin menjadi perhatian kepada majikan-majikan dan kerajaan sejak lebih daripada 20 tahun. Dewasa ini, tekanan telah menjadi satu agenda yang utama kerana ianya berpotensi memberikan kos kepada individu dan juga organisasi dalam melaksanakan langkah-langkah yang perlu diambil untuk mengurangkan tekanan di tempat kerja dan tekanan juga berisiko untuk mendatangkan pelbagai kerosakan. Tekanan berkaitan kerja pada masa kini adalah cabaran terbesar terhadap aspek kesihatan orang-orang yang bekerja dan aspek kesejahteraan bekerja di dalam sesebuah organisasi. Adalah dilaporkan bahawa kos yang berkaitan dengan tekanan sangat besar di mana organisasi-organisasi yang terlibat kehilangan di antara US$100 hingga US$300 billion setahun. Kos-kos ini termasuklah ketidakhadiran bertugas, kemalangan, perbelanjaan kesihatan dan penurunan dalam produktiviti. Definisi Tekanan

Menurut Kamus Dewan (1999), tekanan membawa maksud sesuatu desakan atau paksaan yang diterima oleh seseorang. Manakala kamus Oxford Advanced Leaner’s (1983) mendefinisikan tekanan atau dalam Bahasa Inggerisnya stress sebagai pressure; condition causing hardship, disquiet.

Seyle (1964) adalah orang yang pertama menggunakan terma ’tekanan’ mendefinisikannya sebagai satu set fizikal dan psikologikal yang bertindak balas kepada keadaan dan pengaruh yang sebaliknya.

Menurut Dr Fariza Md Sham (2007), Ketua Jabatan Pengajian Dakwah dan Kepimpinan, Fakulti Pengajian Islam, UKM mendefinisikan tekanan mengikut bahasa Arab disebut sebagai dhagt yang bermakna jiwa yang mengalami pergolakan dan kegelisahan amat dalam. Beliau juga mendefinisikan tekanan mengikut kamus Human Behaviour sebagai ketegangan fizikal dan psikologi yang berpanjangan untuk sesuatu masa, yang boleh menggugat keupayaan seseorang mengendalikan sesuatu keadaan. Manakala kamus Behavioral Science mendefinisikan tekanan sebagai satu keadaan fizikal atau tekanan mental yang menyebabkan perubahan dalam sistem saraf autonomi.

Penemuan Mengenai Konsep Tekanan

Kajian mengenai konsep tekanan telah diperkenalkan oleh Hans Selye bermula dalam tahun 1930an. Hans Selye, seorang penyelidik yang ternama di abad ke 20 telah menyumbangkan satu konsep yang fundamental kepada pemahaman dalam penyakit berkaitan tekanan. Dalam tahun 1924, sebagai seorang pelajar perubatan tahun kedua, beliau pertama kalinya telah mengenal pasti satu keadaan atau sindrom yang ditunjukkan oleh pesakit-pesakit yang sedang menderitai berbagai-bagai jenis penyakit dan memanggil keadaan ini sebagai ’sindrom baru jatuh sakit’ (syndrome of just being sick). (Selye,1974). Dengan sindrom baru jatuh sakit ini, Selye telah menjalankan ujikaji pelbagai stimulus tekanan ke atas haiwan makmal dan menemui tiga peringkat tekanan yang dipanggil sindrom adaptasi am atau GAS(General Adaptation Syndrome). Tiga peringkat tersebut ialah peringatan atau amaran (alarm phase), penolakan (resistance phase) dan keletihan (exhaustion phase). Tanda-tanda peringkat amaran telah berlaku sebagai contohnya ialah apabila badan mengeluarkan adrenalin, ketegangan otot, peningkatan kadar degupan jantung dan peningkatan tekanan darah. Peringkat penolakan berlaku ialah apabila badan berusaha untuk melawan tekanan dan puncanya dan peringkat keletihan ialah apabila penolakan berhenti, jatuh sakit atau kematian.

Faktor-Faktor Atau Punca Tekanan Kerja

Para penyelidik telah mengenal pasti dan mengkategorikan punca-punca tekanan kerja kepada beberapa faktor. Mereka telah mengkategorikan punca-punca tekanan kerja kepada lima faktor iaitu intrinsik kepada pekerjaan, peranan individu dalam organisasi, pembangunan kerjaya, perhubungan di tempat kerja, struktur dan iklim organisasi.

Selain itu, terdapat beberapa faktor yang berpotensi mewujudkan tekanan kerja seperti faktor individu, organisasi dan persekitaran. Faktor-faktor tersebut boleh mendatangkan kesan kepada tahap tekanan di kalangan pekerja dalam sesebuah organisasi. Tekanan boleh memberikan kesan positif dan negatif kepada pekerja dan organisasi. Kesan positif tekanan akan menghasilkan satu dorongan atau motivasi untuk meningkatkan prestasi dan produktiviti. Kesan negatif pula boleh menjejaskan prestasi dan produktiviti pekerja dan organisasi secara keseluruhannya.

Aktiviti riadah boleh mengurangkan tekanan – gambar hiasan

1. Zaharin Bin Hj Othman, Timbalan Pengarah, Seksyen perancangan korporat, IPN

12

Seterusnya, faktor-faktor yang menjadi punca kepada tekanan kerja iaitu faktor intrinsik kerja, peranan dalam organisasi, hubungan di tempat kerja, pembangunan kerjaya, struktur dan iklim organisasi dan hubungan rumah dengan kerja. Faktor intrinsik kerja ialah keadaan kerja, risiko dan budaya kerja, masa bekerja yang lama, perjalanan, beban kerja yang berlebihan dan penggunaan teknologi baru. Persekitaran fizikal seperti kualiti udara, cahaya, hiasan, kebersihan, kebisingan, perabot dan ruang bekerja juga boleh memberi kesan ke atas minda seseorang dan akhirnya boleh menyebabkan tekanan kerja.

Gejala Tekanan Kerja

Tekanan kerja yang berterusan yang dialami oleh seseorang itu boleh mendatangkan kesan-kesan yang negatif kepada individu yang terlibat. Tekanan kerja boleh diklasifikasikan kepada tiga kategori iaitu kesan yang mempunyai simptom ke atas fisiologikal, psikologikal dan tingkah laku. Kesan dan simptom fisiologikal ini pula dibahagikan kepada kesan jangka pendek seperti sakit kepala dan kesan jangka panjang seperti ulser, tekanan darah tinggi dan serangan jantung serta kesan tidak menentu seperti mengalami perut berasid. Kesan psikologikal pula seperti mengalami apathi, menjadi pelupa, perasaan ketidakpuasan hati dan terganggu. Manakala kesan dari segi tingkah laku di antaranya ialah kehilangan selera makan, kekurangan atau pertambahan berat badan, perubahan dalam tabiat merokok, perubahan dalam tabiat meminum minuman keras dan perubahan mendadak dari segi rupa diri.

Perlu diketahui bahawa hampir semua sistem dalam badan terlibat untuk bertindak balas terhadap tekanan. Walau bagaimanapun, tindak balas oleh sistem kardiovascular, penghadaman dan otot-otot adalah yang paling ketara. Tindak balas ini dikenali sebagai melawan atau menghindar. Tanpa mengira jenis tekanan yang dialami, badan bertindak balas dengan cara yang serupa iaitu penyaluran darah yang meningkat kepada jantung dan otot-otot, meningkatkan tekanan darah dan mengeluarkan adrenalin ke dalam sistem badan. Sistem penghadaman menjadi perlahan manakala otot-otot menjadi tegang bersedia untuk bertindak atau melawan.

Dari segi kesan atau impak, gejala tekanan boleh diklasifikasikan kepada dua bahagian iaitu kesan kepada individu dan kesan kepada organisasi. Kesan kepada individu pula dibahagikan kepada tiga bahagian iaitu kesihatan, psikologi dan tingkah laku. Kesan kepada kesihatan ialah seperti mengidap penyakit jantung, strok, sakit belakang, ulser, sakit kepala dan penyakit kulit. Kesan psikologi ialah masalah keluarga, gangguan tidur, masalah seksual dan kemurungan. Kesan kepada tingkah laku adalah seperti kuat merokok, mengambil minuman keras yang berlebihan, penyalahgunaan dadah, keganasan dan kehilangan atau pertambahan selera makan yang mendadak. Manakala kesan ke atas organisasi pula ialah ponteng kerja, penurunan dalam prestasi kerja, motivasi menurun, tiada kepuasan atau keseronokan bekerja dan permusuhan sesama pekerja.

Penutup Dan Kesimpulan

Sehubungan dengan gejala atau kesan-kesan tekanan kerja seperti yang dihuraikan di atas, kita juga dapati media massa sering memaparkan berita-berita keganasan di jalan raya, dalam rumah tangga dan di pejabat yang dilaporkan berlaku kerana gagal mengawal emosi akibat tekanan. Sebagai contoh terdapat segelintir golongan pendidik yang bertindak di luar kawalan sehingga sanggup memukul dan mendera pelajar. Keadaan menjadi semakin teruk dan serius apabila golongan terbabit menghadapi masalah mengawal desakan dalam diri sekaligus mendorong mereka menjadi cepat melenting, panas baran dan membelasah pelajar. Faktor persekitaran termasuk bebanan kerja dan tekanan emosi didapati telah menjadi punca kepada tindakan di luar kawalan tersebut.

Berita mengenai kematian pelajar Malaysia di Mesir, Mohamad Ishak kerana disyaki dibunuh oleh rakan senegara dan dipercayai terlalu tertekan, menggemparkan masyarakat dunia dan Malaysia khasnya. Peristiwa tragis ini bukan kes pertama membabitkan pembunuhan akibat masalah tekanan hidup, malah banyak kes-kes ngeri lain seperti rompakan bersenjata, samun, rogol dan sebagainya yang dilakukan berpunca dari tekanan emosi dan tekanan hidup.

Emosi akibat tekanan-gambar hiasan

13

Sebagai kesimpulannya, tekanan kerja telah menjadi satu isupenting yang perlu dikawal dan diuruskan secara bijaksana, berhati-hati dan berhemah oleh semua pihak supaya ia tidak menjadi duri dalam daging dalam perkhidmatan awam dan swasta di negara ini. Isu tekanan kerja bukanlah perkara yang terpencilkerana ianya berlaku di sektor awam, swasta dan NGO. Manakala tekanan dan punca-punca tekanan yang dialami oleh kakitangan di ketiga-tiga sektor tersebut mungkin berbeza dari segi tahapnya sama ada rendah atau tinggi. Walau bagaimanapun, kesan dari tekanan kerja yang dialami yang kebanyakannya berbentuk distress adalah hampir sama iaitu menyebabkan penurunan dalam prestasi kerja dan produktiviti, kemurungan, gangguan kesihatan, masalah disiplin yang kronik seperti ingkar arahan, ponteng kerja, gagal mengawal emosi dan sebagainya. Justeru itu, isu ini perlu ditangani dengan kaedah yang terbaik oleh semua pihak bagi mengelakkan ianya menjadi gejala yang tidak terkawal dan dalam konteks perkhidmatan awam pihak pengurusan tertinggi perlu mengurus dan menangani tekanan kerja yang dialami oleh anggota perkhidmatan awam dengan bijaksana demi memastikan prestasi dan pencapaian dapat dilunaskan kepada rakyat seperti yang dijanjikan.

RUJUKAN

Bailey, R. (1991). Employee Stress Counselling at Work. Training and Development (February).

Beehr, T.A. & Newman, J.E. (1978). Job Stress, employee health and organizational effectiveness: a facet analysis, model, and literature review. Personnel Psychology, Vol. 31 No. 4, 665-699. Berita Harian, 19 Julai 2007.

Cooper, C. L. (1983). Stress Research: Issues for the Eighties. USA: John Wiley & Sons, Inc.

Cox, T. Griffiths, A. & Rial-Gonzales, R. (2000). Research of Work-Related Stress. European Agency for Safety and Health at Work, Luxemburg, Belgium. Dipetik pada Oktober 20, 2007 dari http://www.osha.eu.int

Earnshaw, J. & Cooper, C. L. (1996). Stress and Employer Liability. Institute of Personnel and Development.

Everly, G. S. Jr. & Girdano, D. A. (1980). The Stress Mess Solution: The Causes and Cures of Stress on the Job. Brady Company, Bowie, MD. Fevre, M. L., Matheny, J. & Kolt, G. S. (2003). Eustress, distress, and interpretation in occupational stress. Journal of Managerial Psychology, Vol. 18 No. 7, 726-744.

Harian Metro bertarikh 30 April, 2007, muka surat 8. Kamus Dewan (1999). Edisi Ke 3. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

Cooper, C.L. & Marshall, J. (1978). Understanding Executive Stress. UK: Mac Millan.

Nasurdin, A. M., Ramayah, T. & Yeoh, C. B. (2006). Organizational Structure and Organizational Climate as Potential Predictors of Job Stress: Evidence From Malaysia. International Journal of Commerce & Management. Vol. 16 No. 2, 116-129.

Quick, J. C., & Quick, J. D. (1984). Organizational Stress & Preventive Management. USA: McGraw-Hill. Seyle, H. (1936). The Stress of Life. New York: McGraw Hill. Stevenson, D. (2000). Management Research News: Volume 23 No. 12 (2000).

Kesan positif tekanan akan menghasilkan satu dorongan atau motivasi-gambar hiasan

14

AMALAN PENGURUSAN KEWANGAN PERIBADI YANG BERHEMAH

Syed Shaniff Bin Said Ali Batu Shah¹

Kita sering kali terdengar tentang kisah wang dan masalah-masalah yang dihadapi disebabkan oleh wang. Namun begitu pernahkah kita terfikir apakah punca kepada semua permasalahan yang timbul itu. Jika kita renungkan kembali, kitalah yang menentukan sama ada wang dapat memberi keselesaan atau pun kesengsaraan kepada diri kita sendiri. Kita perlu tahu cara atau amalan yang betul dalam menguruskan kewangan peribadi supaya masalah ini tidak akan timbul. Konsep pengurusan kewangan peribadi itu sendiri sebenarnya amat ringkas; perbelanjaan tidak sepatutnya melebihi pendapatan dan simpanan perlu ditetapkan sebelum membuat perbelanjaan. Namun sejauh mana konsep ringkas ini dapat diikuti, itulah yang menjadi persoalan sehingga kini.

Tidak dinafikan wang merupakan medium yang sangat penting dalam kehidupan seharian kita. Namun kita sebagai manusia sering kali melakukan kesilapan dalam menguruskan wang sehinggakan ia bukan sahaja menghantui golongan berpendapatan rendah, malahan yang berpendapatan agak lumayan juga tidak dapat lari dari masalah pengurusan kewangan.

Berikut merupakan antara beberapa kesilapan yang kerap dilakukan dalam menguruskan wang:

• Sentiasa memberi alasan tidak ada masa sehingga gagal untuk merancang kewangan.

• Kerap berbelanja dengan menggunakan kad kredit tetapi bayaran bulanan pula hanya pada tahap minimum.

• Asyik memikirkan mengenai wang sehingga mengabaikan tanggungjawab yang lain.

• Berbelanja mengikut nafsu sehingga melebihi kemampuan.

• Sering kali terlibat dalam pelaburan tetapi terlalu cetek ilmu yang ada mengenai produk yang dipilih.

• Tidak mempunyai simpanan khas untuk digunakan ketika kecemasan.

• Sentiasa menangguh untuk membuat simpanan hari tua dan terlalu mengharapkan simpanan KWSP ataupun pencen tanpa merancang dengan teliti keperluan sebenar sewaktu bersara kelak.

Namun adakah kesilapan yang sering dilakukan ini tiada penyelesaiannya? Jawapannya adalah tidak. Dalam perbincangan ini, penekanan dari aspek pengurusan kewangan yang bijak dan juga cara melabur dengan bijak akan ditekankan dan diberi penerangan satu persatu. Berdasarkan pengalaman dan pemerhatian yang dibuat, terdapat beberapa tips atau kaedah yang boleh dijadikan panduan dalam menguruskan kewangan peribadi dan kaedah yang sepatutnya diamalkan dalam menguruskan pelaburan anda.

1. Syed Shaniff Bin Said Ali Batu Shah, Timbalan Ketua Program Pengurusan, IPN

Tips menguruskan kewangan dengan bijak

Kita sering kali akur tentang kepentingan menguruskan kewangan dengan bijak kerana setiap dari kita mempunyai sumber kewangan yang terhad. Namun kita haruslah mendisiplinkan diri bagi memastikan setiap perancangan yang dibuat dapat dilaksanakan.

Berikut merupakan beberapa tips yang boleh dijadikan panduan dalam merancang kewangan:

• Pastikan setiap kali menerima gaji bahagian wang yang hendak dijadikan simpanan disimpan dalam akaun khas.

• Cuba elakkan dari berbelanja menggunakan kad kredit, jikamasih tidak dapat mengawal diri, cuba sedaya upaya

melangsaikan hutang-hutang dengan cepat dan batalkan kad anda serta

merta.

• Rancang kewangan anda dengan teliti. Wujudkan plan

pembelanjaan peribadi khas yang meliputi perbelanjaan

harian, mingguan, bulanan sehinggalah perbelanjaaan tahunan.

• Elakkan diri dari berhutang kecuali untuk

membeli benda seperti kereta dan rumah. Jika tidak

mampu, disarankan supaya anda menangguhkan dulu hasrat

sehingga anda benar-benar mampu.

• Amalkan sikap menyenaraikan barangan yang hendak dibeli sebelum melangkah pergi ke pusat membeli belah bagi mengelakkan anda dari membelanjakan wang untuk barangan yang tidak penting.

• Jangan sesekali berbelanja melebihi pendapatan anda.

Perkara ini hanya akan membebankan anda di kemudian hari.

• Pastikan anda mempunyai tabungan khas bagi digunakan

ketika kecemasan. • Adalah penting bagi anda memiliki insuran yang bersesuaian

dengan anda atau keluarga. Pastikan peruntukan yang cukup disediakan bagi tujuan ini kerana apa yang pasti, malang tidak berbau.

Tips untuk membuat pelaburan bijak

Jika mengambil kira faktor ‘time value of money’ dan kadar inflasi, kita akan tertanya-tanya, mengapa wang simpanan kita tidak mencukupi untuk sesuatu tujuan sedangkan perancangan awal telah dibuat. Pada dasarnya wang kita masih sama jumlahnya dan mengikut perancangan cuma nilainya sahaja yang berkurangan.

15

Simpanan kita di bank tidak dapat mengatasi masalah ini kerana kebiasaannya, kadar faedah tahunan yang ditawarkan oleh bank adalah lebih rendah dari kadar inflasi tahunan. Hanya dengan membuat pelaburan, potensi untuk mengatasi masalah ini dapat dicapai. Namun begitu perlu diingat, risiko pelaburan sangat tinggi, tanpa pengetahuan yang jelas ia akan lebih merugikan anda.

Berikut merupakan beberapa tips yang dapat digunakan sebelum membuat pelaburan;

• Kenali dengan jelas jenis pelaburan yang terdapat di pasaran. Sebagai contoh, pelaburan dalam pasaran modal seperti saham, bon, niaga hadapan, unit amanah ataupun dalam pasaran bukan modal seperti insuran, hartanah dan sebagainya.

• Ketahui matlamat sebenar pelaburan yang bakal anda lakukan. Adakah ia bersifat jangka pendek atau pun sebaliknya.

• Padankan matlamat pelaburan dengan profil pelaburan anda iaitu sasaran keuntungan yang anda inginkan dan juga risiko yang bakal anda hadapi. Pada dasarnya, pelaburan yang menjanjikan pulangan lumayan, risikonya juga tinggi, sebagai contoh melabur dalam bursa saham. Begitu juga sebaliknya.

• Setelah mengetahui kehendak diri, pastikan anda memilih produk pelaburan yang bertepatan dengan kehendak dan kemampuan anda. Sebagai contoh saham dan unit amanah adalah bersesuaian dengan pelabur runcit memandangkan modal awal yang diperlukan kecil berbanding niaga hadapan dan bon yang memerlukan modal awal yang besar.

• Pastikan anda telah faham secukupnya tentang pelaburan dan membuat kajian terperinci tentang produk yang bakal anda pilih sebelum melabur. Jangan sesekali melabur berlandaskan naluri tanpa merujuk kepada apa-apa maklumat terlebih dahulu. Sebagai contoh jika anda ingin melabur dalam unit amanah, pastikan anda tahu jenis unit amanah dan syarikat yang menguruskan unit amanah itu. Rujuk prospektus pelaburan dan bandingkan antara beberapa syarikat yang menguruskan amanah sebelum memilih yang terbaik untuk melabur.

• Cuba untuk fokus kepada matlamat pelaburan jangka panjang kerana ia lebih berkesan berbanding pelaburan jangka pendek yang lebih terpengaruh dengan apungan pasaran yang tidak menentu. Ini akan menjejaskan potensi pelaburan anda.

• Amalkan konsep melabur secara mempuratakan kos ringgit (dollar cost averaging). Konsep pelaburan ini membolehkan anda mendapat manfaat dari ketidak tentuan pasaran memandangkan pelaburan yang dibuat adalah bersifat konsisten, bukannya melabur sekali untuk satu jumlah tertentu pada satu masa sahaja.

• Jika anda mempunyai cukup masa, wujudkan satu portfolio pelaburan peribadi. Ini adalah bertujuan mengurangkan risiko seandainya sesuatu produk yang anda pilih mengalami kegagalan. Portfolio bermaksud melabur dalam lebih daripada satu produk pelaburan.

• Akhir sekali fokuslah terhadap matlamat pelaburan anda dan elakkan daripada dipengaruhi khabar angin. Elakkan juga diri anda dari tertipu oleh produk pelaburan palsu seperti skim cepat kaya dan sebagainya.

Secara dasarnya, sekiranya kita hendak berbincang mengenai wang, maka perkara ini mungkin tiada penamatnya. Pada pandangan saya, perkara yang paling utama yang harus ditekankan dalam diri setiap individu ialah disiplin. Hakikat tentang kepentingan disiplin dapat dilihat dengan jelas, contohnya melalui penggunaan kad kredit. Statistik menunjukkan betapa ramai rakyat Malaysia malahan penduduk di serata dunia muflis disebabkan kad kredit, walhal majoriti pengguna kad kredit terdiri daripada golongan yang berpelajaran dan berkemampuan. Mustahil golongan ini tidak tahu walau sedikit pun cara menguruskan kewangan mereka, namun perkara yang mereka sendiri tidak ingini seperti muflis berlaku ke atas mereka. Hakikatnya, tahap disiplin yang rendah dan goyah dalam amalan pengurusan kewangan peribadi yang menjadi punca utama kepada fenomena ini.

Kesimpulannya, walaupun kita mempunyai berbagai-bagai cadangan, idea atau kaedah mengenai pengurusan kewangan peribadi yang berhemah, tanpa digandingkan dengan sikap dan disiplin yang baik, nescaya ianya tidak akan membuahkan hasil seperti yang diharapkan.

SUMBER: FOMCA dan JAPEM

Jangan sesekali berbelanja melebihi pendapatan anda. Perkara ini hanya akan membebankan anda di kemudian hari.- gambar hiasan

16

KESELAMATAN ICT : PEMAHAMAN TERHADAP ANCAMAN PERSEKITARAN ICT

Muhammad Faris @ Masliza Bin Idrus¹

Definisi

Menurut Malaysian Public Sector Management of Information and Communications Technology Security Handbook (MyMIS), keselamatan ditakrifkan sebagai keadaan yang bebas daripada ancaman dan risiko yang tidak boleh diterima. Keselamatan adalah suatu proses yang berterusan. Ia melibatkan aktiviti berkala yang mesti dilakukan dari semasa ke semasa untuk menjamin keselamatan kerana ancaman dan kelemahan sentiasa berubah.

Objektif

Tujuan utama keselamatan ICT adalah untuk menjamin kesinambungan urusan kerajaan dengan meminimumkan kesan insiden keselamatan. Keselamatan ICT berkait rapat dengan perlindungan maklumat dan aset ICT. Ini kerana komponen peralatan dan perisian yang merupakan sebahagian daripada aset ICT kerajaan adalah pelaburan besar dan perlu dilindungi.

Dalam belanjawan Rancangan Malaysia ke Lapan (RMK8) kerajaan telah membelanjakan sebanyak RM1.8 billion manakala dalam RMK9 pula kerajaan telah memperuntukkan sejumlah RM12 billion untuk perbelanjaan aset ICT kerajaan. Ini merupakan jumlah yang besar untuk aset ICT. Oleh itu, keperluan terhadap perlindungan daripada ancaman keselamatan aset ICT tersebut amat mustahak untuk dilaksanakan. (Buku Laporan RMK9: 26.43)

Menurut sumber Niser, berdasarkan statistik yang dikeluarkan, terdapat lebih kurang 883 kes ancaman keselamatan dari April 2009 hingga Jun 2009

Menurut MAMPU pula daripada kajian yang dijalankan pada bulan Disember 2006, terdapat lebih kurang 94 daripada 169 (56%) agensi kerajaan didapati berisiko tinggi. Kebarangkalian agensi diceroboh adalah 4:10 dan sekiranya tindakan pengukuhan tidak dilaksanakan, agensi akan terus terdedah kepada ancaman pencerobohan.

Implikasi

Implikasi kejadian pencerobohan keselamatan terhadap perkhidmatan sektor awam boleh menjejaskan kredibiliti negara sebagai peneraju aplikasi perdana dalam MSC pada pandangan dunia ICT. Implikasi jika aset ICT tidak dilindungi adalah seperti berikut:-

• Keaiban / imej buruk• Kerahsiaan maklumat dipersoalkan• Integriti maklumat diragukan• Isu-isu perundangan • Penyamaran melalui identiti palsu• Gangguan sistem / rangkaian dan terhentinya perkhidmatan• Kurang kepercayaan• Bertambah perbelanjaan • Kecurian maklumat / komunikasi dan lain-lain perkhidmatan• Pendedahan atau pengubahsuaian hak milik data• Kerosakan melalui manipulasi

Ciri-ciri utama keselamatan maklumat

Ciri-ciri utama keselamatan maklumat adalah seperti berikut:

a. Kerahsiaan – Maklumat tidak boleh didedahkan sewenang- wenangnya atau dibiarkan diakses tanpa kebenaran

b. Integriti – Data dan maklumat hendaklah tepat, lengkap dan kemas kini. Ia hanya boleh diubah dengan cara yang dibenarkan.

c. Kebolehsediaan – Data dan maklumat hendaklah boleh diakses pada bila-bila masa.

Gambar rajah (Sumber MAMPU) seperti berikut :

C

IA

INTEGRITI(Integrity)Data dan maklumat

hendaklah tepat, lengkapdan boleh diubah dengan cara

yang dibenarkan

KERAHSIAAN(Confidentiality)Maklumat tidak boleh

didedahkan sewenang-wenangnya atau

dibiarkan diakses tanpa kebenaran

KEBOLEHSEDIAAN(Availability)

Data dan maklumat hendaklahboleh diakses pada bila-bila

masa diperlukan

Rajah 2 : Ciri-ciri utama keselamatan maklumat

1. Muhammad Faris @ Masliza Bin Idrus , Ketua Unit Teknologi Maklumat, IPN

17

Ancaman

Definisi

Ancaman ialah suatu kejadian atau keadaan yang berpotensi untuk mengakibatkan kerosakan kepada aset ICT. Kebiasaannya pada peringkat awal pembangunan sistem aplikasi, keselamatan ICT diberi penekanan manakala semasa di peringkat operasi atau pelaksanaan, aspek keselamatan ICT kurang sekali diperhatikan.

Pada ketika inilah penceroboh mengambil kesempatan untuk memecah masuk ke infrastruktur ICT. Vulnerability pula boleh didefinisikan sebagai kelemahan yang terdapat dalam sesebuah infrastruktur ICT. Ia mungkin wujud pada prosedur sistem keselamatan, reka bentuk sistem, pada peringkat pelaksanaan, kawalan dalaman dan sebagainya.

Infrastruktur yang mempunyai kelemahan boleh diibaratkan sebuah rumah yang pintunya sudah reput, di luar pintu tersebut dipasang dengan kunci mangga yang amat besar dan kuat. Penceroboh tidak perlu masuk dengan cuba untuk membuka kunci rumah tersebut sebaliknya hanya perlu menendang saja pintu tersebut untuk menceroboh masuk.

Misalnya penceroboh boleh memecah masuk ke dalam infrastruktur ICT hanya dengan mengambil kesempatan di atas kelemahan port 80 yang terbuka untuk penggunaan internet. Jika agensi berkenaan tidak memasang firewall maka kemungkinan besar lebih memudahkan kerja-kerja pencerobohan. Hackers atau penceroboh amat gemar untuk memasuki infrastruktur ICT dengan meneka password sys. admin. Jika sys. admin tidak memperkukuhkan password yang digunakan maka kelemahan begini akan disalahgunakan oleh penceroboh.

Jenis-Jenis Ancaman Terhadap Kerahsiaan, Integriti dan Kebolehsediaan:-

a) Kerahsiaan

Bermaksud maklumat tidak boleh didedahkan sewenang-wenangnya atau dibiarkan diakses tanpa kebenaran. Dalam kes ini, pusat data haruslah bebas daripada sebarang bentuk ancaman terhadap elemen kerahsiaan. Ancaman yang boleh dikategorikan di bawah kerahsiaan ini ialah seperti berikut :-

i) Akses terhadap pintu masuk pusat data.

Pintu masuk pusat data menjadi faktor keselamatan yang utama terhadap elemen kerahsiaan ini kerana jika tidak dikawal sepenuhnya, maka sesiapa sahaja yang tidak berkenaan boleh masuk ke pusat data. Ini boleh mendatangkan masalah kerahsiaan kerana dengan berjayanya seseorang itu memasuki pusat data, maka maklumat secara fizikal keadaan pusat itu dapat diketahui seperti bilangan server, jenis server, kemudahan atau utiliti pusat data, jenis rangkaian dan sebagainya. Paling membimbangkan ialah terdapat keadaan di mana penceroboh dapat mengambil backup tape yang mengandungi maklumat terperingkat atau user id dan kata laluan. Ini memberikan akses sepenuhnya kepada penceroboh berkenaan terhadap maklumat tadi. Sehubungan dengan itu, langkah keselamatan harus diambil seperti menggunakan akses kad, no. pin atau teknologi biometrics untuk mengakses bilik pusat data.

ii) Serangan virus

Virus adalah dalam kategori kod jahat iaitu program yang dibangunkan untuk tujuan yang tidak baik. Biasanya untuk memusnahkan sistem yang dicerobohi. Serangan virus jika tidak dikawal, maka akan berlaku kebocoran maklumat. Contohnya pernah berlaku sewaktu serangan virus Melisa, menurut sumber Suruhanjaya Komunikasi & Multimedia (MCMC), terdapat banyak dokumen terperingkat dari jabatan kerajaan dibawa oleh virus tersebut ke Amerika. Ini kerana bila server email tidak dikemas kini pattern antivirus, maka dengan mudah virus tersebut mengambil dokumen daripada kelemahan Microsoft Word. Maka dokumen yang asalnya menjadi rahsia atau untuk diakses oleh orang tertentu kini tidak lagi rahsia dengan menjadi tatapan orang yang tidak berkenaan.

b) Integriti

Data dan maklumat hendaklah tepat, lengkap dan kemas kini. Ia hanya boleh diubah dengan cara yang dibenarkan. Jika didapati data telah diubah maka elemen integriti ini sudah tidak dipatuhi lagi. Bentuk ancaman yang diletakkan dalam kategori ini ialah seperti berikut:-

i) Penggodam

Penggodam yang berjaya akses terhadap sistem atau maklumat yang tidak dikawal boleh mengubah maklumat tersebut. Misalnya pencerobohan laman web sebuah agensi kerajaan di mana sepatutnya denda yang dikenakan terhadap seorang pesalah ialah RM30.00 tetapi telah diubah menjadi RM1.00 sahaja.

ii) Orang dalam

Orang di dalam organisasi juga boleh menjadi ancaman terhadap integriti di mana sistem yang boleh diakses dibuat pengubahsuaian dengan tujuan tertentu. Misalnya dalam kes Aman Shah yang melibatkan jenayah komputer. Difahamkan beliau telah mengeluarkan amaun tertentu dari akaun lain dan memasukkan ke akaunnya sendiri. Dengan itu beliau dapat memiliki kereta mewah seperti Mazda Savana, Mercedez Benz 300E, Porche Carrera, Mercedez Benz 300 SL24, Lamborghini Countach, BMW 3201 dan juga Porsche 928 S4.

c) Kebolehsediaan

Data dan maklumat hendaklah boleh diakses pada bila-bila masa diperlukan. Jika server atau rangkaian kerap kali mengalami gangguan, maka elemen kebolehsediaan tadi tidak lagi dipatuhi. Jenis ancaman dalam ketegori kebolehsediaan ini ialah seperti berikut:-

i) Denial of Services (Dos Attack)

Serangan denial of service ini berlaku dengan penghantaran data yang banyak dan besar hingga menyebabkan rangkaian atau server mengalami gangguan ’down’ atau ’hang’. Jika ini berlaku maka pengguna yang hendak akses ke server tersebut tidak dapat berbuat demikian.

18

ii) Bencana alam

Pada 26 Disember 2006 gangguan terhadap perkhidmatan internet telah berlaku akibat dari gempa bumi berukuran 7.1 pada skala Richter di Taiwan. Gempa bumi tersebut telah merosakkan kabel dasar laut SEA-WE-ME3 di Taiwan yang telah menyebabkan berjuta-juta pengguna Internet di Asia Timur mengalami gangguan perkhidmatan selama dua bulan.

iii) Kegagalan utiliti

Kegagalan utiliti seperti gangguan bekalan elektrik boleh mengakibatkan perkakasan dan perisian tidak boleh berfungsi. Pihak berkenaan perlu memastikan bekalan elektrik dapat dibekalkan tanpa sebarang gangguan.

Kesimpulan

Pemahaman mengenai asas keselamatan ICT adalah amat penting untuk difahami oleh setiap penjawat awam untuk mempertingkatkan tahap awareness supaya aset kerajaan dapat dilindungi.

RUJUKAN

Malaysian Administrative Modernisation and Management Planning Unit (2000). “Malaysian Public Sector: Management of Information and Communications Technology Security Handbook”. Putrajaya: (MyMIS)

Keith Osborne (1998). “Auditing The IT Security Function”. Computer and Security.17(2). 34-41

Randall K. Nichols, Daniel J. Ryan and Julie J. C. H. Ryan (2000). “Defending Your Digital Assets”. RSA Press

Http://www.mycert.org.my/en/services/statistic/mycert/2009/main/detail/625/index.html

Http://pkukmweb.ukm.my/~fuu/program%20akademik/pasca-siswazah/computercrime.ppt

E-Security, CyberSecurity Malaysia, Volume 18 (Q2/2009)

Ancaman ICT perlu diatasi demi keselamatan pengguna – gambar hiasan

19

MAIL MERGE : SATU KAEDAH UNTUK MEMUDAHKAN PENYEDIAAN SURAT

Zuraidah Bt Mat Harun¹

Pengenalan

Dalam melaksanakan tugas, kita tidak dapat lari dari menyediakan memo atau surat, sama ada kepada seorang penerima atau kepada beberapa penerima. Kadangkala surat yang dihantar mengandungi maklumat yang sama dan berbeza cuma pada nama dan alamat penerima sahaja. Adakah kita sedar bahawa cara kita menaip dan menyunting setiap surat yang banyak itu membazir masa kerana ada cara mudah yang tersedia dalam perisian yang kita gunakan?

Kita boleh menggunakan perisian Microsoft Word untuk menyediakan surat dan menggunakan Microsoft Excel sebagai pangkalan data. Dengan kemudahan-kemudahan yang terdapat dalam aplikasi ini, kita dapat menjimatkan masa dalam menyediakan surat melalui kemudahan mail merge.

Definisi Mail Merge

Perisian Microsoft Word mempunyai satu kemudahan untuk menyediakan surat yang sama untuk penerima yang ramai yang dinamakan mail merge. Contohnya, penyediaan Surat Tawaran Kursus untuk dihantar kepada 25 orang peserta yang bertugas di pelbagai jabatan.

Berikut adalah petikan dalam Wikipedia® yang menerangkan maksud mail merge :

“Mail merge is a software function describing the production of multiple (and potentially large numbers of) documents from a single template form and a structured data source. This helps to create personalized letters and pre-addressed envelopes or mailing labels for mass mailings from a word processing document which contains fixed text, which will be the same in each output document, and variables, which act as placeholders that are replaced by text from the data source. The data source is typically a spreadsheet or a database which has a field or column matching each variable in the template. When the mail merge is run, the word processing system creates an output document for each row in the database, using the fixed text exactly as it appears in the template, but substituting the data variables in the template with the values from the matching columns.”

(Sumber: http://en.wikipedia.org/wiki/mail_merge)

Konsep Asas Mail Merge

Secara ringkasnya, dalam mail merge perlu ada surat utama dan pangkalan data penerima surat. Surat utama bagi contoh di atas adalah Surat Tawaran Kursus dan pangkalan data penerima surat adalah maklumat peserta kursus seperti nama, alamat, no. rujukan dan sebagainya. Rujuk rajah 1 yang menunjukkan konsep asas mail merge.

1. Zuraidah Bt Mat Harun, Ketua Program Teknologi Maklumat, IPN

Gambar hiasan

20

Langkah-langkah Penyediaan Mail Merge

Bagi menyediakan mail merge langkah-langkah berikut perlu dibuat dengan teliti :

1. Buka Microsoft Excel dan wujudkan satu jadual yang mengandungi maklumat peserta kursus seperti di Rajah 2. Simpan doku-men ini dengan nama “peserta_kursus”.

Rajah 2: Maklumat Peserta Kursus

Rajah 1 : Konsep asas Mail Merge

21

2. Taipkan satu surat menggunakan Microsoft Word dan simpan dengan nama “surat_tawaran”. Apabila dokumen tersebut telah tersedia, klik menu Tools. Kemudian pilih Letters and Mailings dan pilih lagi Mail Merge Wizard seperti Rajah 3 di bawah :

Rajah 3: Menu Mail Merge Wizard

3. Skrin seperti di Rajah 4 akan dipaparkan.

Rajah 4: Paparan Panel Mail Merge Langkah 1

22

4. Klik Next : Starting documents. Paparan skrin seperti di Rajah 5 akan dipaparkan.


5. Kemudian klik Next : Selecting recipients. Paparan skrin seperti di Rajah 6 akan dipaparkan.


23

6. Pilih - Browse (bagi mendapatkan data dari fail dalam Microsoft Excel yang telah disediakan iaitu fail “peserta_kursus.xls”). Ikut semua arahan yang dipaparkan sehingga fail tersebut dipilih.

7. Selepas itu, klik Next : Write your letter. Paparan skrin seperti di Rajah 7 akan dipaparkan.


8. Letakkan kursor di sebelah “Rujukan Kami” dan klik More Items. Paparan seperti di Rajah 8 akan dipaparkan.

Rajah 8: Tetingkap Insert Merge Field

24

9. Klik pada No# Rujukan dan klik butang Insert. Klik butang close untuk kembali ke dokumen.

10. Ulang perkara 8 dan 9 mengikut kesesuaian bagi Nama Peserta, Alamat dan sebagainya.

11. Klik Next : Preview your letter untuk melihat hasil surat yang telah dijana.


25

12. Apabila selesai preview, klik Next : Complete your merge.


13. Pilih Print jika ingin mencetak surat tersebut manakala klik Edit individual letters untuk mengedit maklumat untuk surat yang tertentu yang dipilih.

Kesimpulan

Secara ringkasnya boleh disimpulkan bahawa penggunaan Mail Merge ini dapat mempermudah dan mempercepatkan penyediaan surat yang mempunyai kandungan yang sama kepada sejumlah penerima yang berbeza. Oleh itu, gunakanlah kemudahan yang ada bagi membantu kita melaksanakan tugas seharian yang berkaitan dengan lebih baik dan berkesan.

Rujukan :

Jamalludin Harun dan Zaidatun Tasir (2001), Menguasai Perisian Pemprosesan Perkataan : Microsoft Word XP, Venton Publishing (M) Sdn. Bhd.

Wan Mohd Nazif Nori (2004), Tip & Teknik Menggunakan MS Office & Internet, PTS Publications & Distributors Sdn. Bhd.

Joyce Cox and Joan Preppernau (2007), Microsoft Word XP 2007 Step by Step, Microsoft Press.

Kumpulan Penyelidik Hung Jiin Kwei (2004), Word 2003, Kings Information Co. Ltd.

26

Lensa

27

Lensa

28

ANM

INSTITUT PERAKAUNAN NEGARAJABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

Excellent Accounting @ Your ServiceQUALITYSYSTEM

SIRIM

MALAYSIAACCREDITED CERTIFICATION B

ODY

QUALITYSYSTEM

SIRIM

NetI

CE E

I ITR F

D

N

N

A

AYS

S

T

T

E E

E

G

M

M

M

ISO 9001 : 2000CERT. NO : AR4998

97 7218 01 0300 0

ISSN 2180 - 103 7

Documents

ANM INSTITUT PERAKAUNAN NEGARA JABATAN AKAUNTAN