ANÁLISE DO QUESTIONÁRIO: A realidade dos … Congresso...1.1 | Objetivo 4 Análise da realidade dos médicos codificadores em Portugal, através, de um questionário realizado em

ANÁLISE DO QUESTIONÁRIO:

A realidade dos médicos codificadores em Portugal

E ALGUMAS REFLEXÕES

10.º Congresso Nacional

Associação Nacional dos Médicos Auditores e Codificadores Clínicos

Miraldo Mota | Catarina Orfão

Ilha de S. Miguel, 23 e 24 de fevereiro 2018

| Agenda

10.º Congresso AMACC | A realidade dos médicos codificadores em Portugal 2

1. Quem somos? Como fazemos?

2. A ICD-10-CM/PCS e algumas reflexões

3. Síntese

4. Desafios

3

1 | Quem somos? Como fazemos?

10.º Congresso AMACC | A realidade dos médicos codificadores em Portugal

1.1 | Objetivo

4

Análise da realidade dos médicos codificadores em Portugal, através, de

um questionário realizado em agosto 2017

O questionário teve uma adesão de 14%


1.2 | Metodologia

5

Amostra: 125 respostas entre um total de 900 inquéritos endereçados a

médicos codificadores e outros profissionais com interesse na codificação

clínica

• observação: a AMACC conta com 213 associados

Estratégia, perguntas com o seguinte âmbito:

• Realização do 10.º Congresso AMACC (organização, temas, expectativas);

• Caracterização sociodemográfica dos médicos codificadores;

• Caracterização do trabalho de codificação clínica.


Objeto da

presente

análise

1.3 | Resultados

6

Quem somos? Caracterização sociodemográfica dos inquiridos (n=125)


57%43%

Figura 1. Distribuição da amostra por

sexo

27%

41%

32%

entre 30 e 49 anos

entre 50 e 59 anos

60 ou mais anos

Gráfico 1. Idade dos inquiridos

Porto22%

Lisboa22%

Coimbra13%

Aveiro8%

Viseu5%

Vários: Beja, Braga, Bragança, Castelo

Branco, Évora, Faro, Guarda, Guimarães,

Leiria, Portalegre, Portimão, R.A.Açores, R.A.Madeira, Setúbal, Viana do Castelo, Vila

Real)30%

Gráfico 2. Localização geográfica da atividade principal (TOP 5)

1.3 | Resultados


Como fazemos? Caracterização do trabalho de codificação clínica (n=122)

(observação: 3 inquiridos revelam nunca ter exercido a atividade de codificação clínica)

• Para 11% o trabalho de codificação clínica é a atividade principal.

• 72% realiza tarefas de codificador, 25% realiza tarefas de codificador e

auditor e 4% realiza tarefas de auditor.

• 84% trabalha em apenas 1 Instituição Hospitalar.

• 46% codifica episódios de produção adicional, no âmbito do Sistema

Integrado de Gestão de Inscritos para Cirurgia (SIGIC).

1.3 | Resultados


Como fazemos? Caracterização do trabalho de codificação clínica

• Quanto à questão “Qual o vínculo laboral/modalidade remuneratória?”

houve uma grande disparidade de respostas. Apenas é possível concluir que:

• 61% dos inquiridos revela ter um Contrato de Trabalho de 35h, 40h ou 42h

e os restantes 39%, um Contrato de Prestação de Serviços.

• Modalidades Remuneratórias relatadas: pagamento por horas

extraordinárias, por complemento remuneratório, à peça, por processo

clínico, número de episódios codificados.

1.3 | Resultados



Como se mantem atualizado?

• 76% revela frequentar ações de

formação externas, internas,

seminários FMUP e ações

promovidas pela AMACC;

• Autoformação;

• 14% revela não existir qualquer

formação na sua instituição de

trabalho.14%

17%

19%

26%

8%

10%

6%

2 anos

5 anos

10 anos

15 anos

20 anos

25 anos

29 anos

Gráfico 3. Há quanto tempo realizou a primeira formação em ICD-9-CM?

1.3 | Resultados



4% 3%

1%

10%

20%

35%

27%

1000 ou mais Entre 800 e 999 Entre 600 e 799 Entre 400 e 599 Entre 200 e 399 Entre 100 e 199 Menos de 100

Gráfico 4. Qual a média mensal dos episódios codificados?

1.3 | Resultados



• 73% codifica em papel (folha de codificação); 23% em aplicações

informáticas da instituição (destes, 55% codifica no Sistema de Informação

para a Morbilidade Hospitalar, SIMH); 4% codifica em papel e em aplicações

informáticas.

• 99% resolve as suas dúvidas de codificação com o seu médico auditor

interno ou externo, outros colegas, Manual de codificação, Coding Clinic,

Coding Clinic Advisor da AHA, Coding Handbook da Nelly Leon-Chisen, na

internet.

• 62% utiliza o conversor da ICD-9-CM para a ICD-10-CM/PCS (General

Equivalence Mappings, GEMs).

1.3 | Resultados



6%

5%

23%

42%

23%

1%

> 42h

entre 35 e 24h

entre 18 e 34h

entre 6 e 17h

< 6h

< 2h

Gráfico 5. Quantas horas semanais dedica à codificação

clínica?

7%

17%

25%

19%

27%

5%

> 30 minutos

Até 30 minutos

Até 20 minutos

Até 15 minutos

Até 10 minutos

Até 5 minutos

Gráfico 6. Qual o tempo médio de codificação dos episódios de

internamento?

1.3 | Resultados



Não10%

Sim 90%

Gráfico 7. A sua codificação é objeto

de auditoria?

13%

21%

29%

9%

29%

diariamente 1 vez/semana 1 vez/mês sem calendáriodefinido

não sei

Gráfico 8. Com que periodicidade é realizada a auditoria?

1.3 | Resultados



• A responsabilidade da auditoria, para 81% dos inquiridos é de 1 ou mais

auditores internos, para 12% é de auditores internos e externos e para 6% é

de 1 ou mais auditores externos.

• Na realização da auditoria interna, os inquiridos sabem que são utilizadas:

• Listagens e alertas do SIMH

• Auditorias a processos de modo aleatório

• Observação direta da codificação

• Mas... 21% dos inquiridos revela desconhecer quais as ferramentas utilizadas

em auditorias.

1.3 | Resultados



Conselho de Administração; 36%

Direção Clínica; 34%

Serviço de Gestão de Doentes; 9%

Serviços Financeiros; 6%

Gabinete de Codificação; 4%

Área da Produção; 2%

não sei; 9%

Gráfico 9. Quem superintende a codificação clínica no seu Hospital?

2 | A ICD 10-CM/PCS e algumas reflexões



2.1 | Qualidade

É expectável que com a utilização da ICD-10-CM/PCS, a qualidade dos

dados melhore dado o extraordinário número de códigos que contém,

permitindo um maior detalhe das patologias e procedimentos.

Contudo, a experiência nos EUA, após a implementação da ICD-10-

CM/PCS em 2015, tem demonstrado que assim não acontece:

• Parece existir uma tendência, dos codificadores, para selecionar os códigos mais

fáceis de encontrar, ou mesmo, usar os seus códigos favoritos, não tendo em conta o

rigor ou respeito pelas guidelines da ICD-10, codificando com o auxílio de ferramentas

informáticas e/ou manuais.


2.1 | Qualidade

E... porque falamos em Qualidade?

• Porque a qualidade dos registos pode constituir um obstáculo à fiabilidade de

conclusões.

• Porque existem variações, entre as Instituições Hospitalares, ao nível da

exaustividade e da precisão do registo e/ou da codificação o que coloca em

causa a avaliação do risco dos doentes tratados, a prova do consumo dos

tempos de internamento e a justificação do risco de mortalidade e

complicações.

• Porque a qualidade da codificação clínica reflete-se, em vários indicadores

monitorizados, pelo Ministério da Saúde.


2.1 | Qualidade

http://benchmarking.acss.min-saude.pt/

Exemplo 1: Site da ACSS

http://benchmarking.acss.min-saude.pt/


2.1 | Qualidade


2.1 | Qualidade

https://www.sns.gov.pt/transparencia/

Exemplo 2: Portal da Transparência - SNS

https://www.sns.gov.pt/transparencia/


2.1 | Qualidade


2.1 | Qualidade

Compreende-se que seja fundamental refletir sobre esta temática:

A qualidade da codificação clínica é essencial para assegurar uma

AVALIAÇÃO IMPARCIAL do desempenho hospitalar e de um

FINANCIAMENTO JUSTO


2.2 | Produtividade

A experiência nos EUA

“New study Illuminates the ongoing road to

ICD-10 productivity and optimization”, Journal

of American Health Information Management

Association, março 2017:

• Objetivo: avaliar o impacto da codificação

ICD-10-CM/PCS na produtividade

• Fonte de dados: 157.248 episódios de

internamento de outubro 2015 a fevereiro 2016

e 165.864 episódios de março a julho 2016


2.2 | Produtividade

• Metodologia: análise estatística e comparação com resultados de outro estudo

• Resultados: Nos primeiros 5 meses de utilização da ICD 10-CM/PCS, outubro 2015 a

fevereiro 2016, a produtividade de codificação diminuiu quase 22%

comparativamente à produtividade com ICD-9.

• No entanto, de março 2016 a julho 2016, a produtividade de codificação diminuiu

apenas 11%.

• Os investigadores observaram uma melhoria consistente da produtividade da

codificação do ICD-10-CM/PCS ao longo do tempo, em termos, de número de registos

codificados e tempo médio de codificação.


2.2 | Produtividade

Quadro 1. Comparação da produtividade dos tempos de codificação

Fonte: Journal of AHIMA, 41-45, Março 2017


2.2 | Produtividade

Gráfico 10. Tempo médio de codificação (minutos), por tempo de internamento



2.2 | Produtividade

Gráfico 11. Tempo médio de codificação (minutos), por ICM



2.2 | Produtividade

Do estudo resultou ainda uma fórmula que pode ser usada para prever

tempos de codificação com base na demora média (DM) e do índice de case

mix (ICM):

Tempo de codificação =

19,166 + (6,650 * DM) + (1,743 * ICM)

Exemplo: DM=8 dias; ICM=1,02; Tempo de codificação=74,14 minutos


2.2 | Produtividade

A experiência em Portugal

BATEMOS A VÁRIAS

PORTAS!


2.2 | Produtividade


• Na ARS Centro foi contratualizado o indicador (regional) “Tempo médio de

codificação” com as Instituições Hospitalares da região Centro.

Indicador Tempo médio de codificação e agrupamento em GDH

Tipo de Indicador Objectivo Regional CP 2018 Entidade GestoraHospital, Unidade Local de

Saúde

Tipo de falha Desempenho assistencial Período aplicável Ano 2018

Objetivo Diminuir o tempo médio de codificação e agrupamento em GDH

Descrição do Indicador Medir o tempo médio da codificação e agrupamento em GDH


2.2 | Produtividade

Indicador Tempo médio de codificação e agrupamento em GDH

Cláusula CP

Acordo Modificativo 2018 - Hospitais / Centros

Hospitalares:

Cláusula x do Anexo (xx)

Acordo Modificativo 2018 - ULS: Cláusula x do Anexo

(xx)

Unidade de medida n.º dias (uma casa decimal)

Frequência de monitorização MENSALFonte dos dados/ Base

da monitorizaçãoBase de Dados Nacional de GDH

Responsável pela monitorização Instituição / ARS Fórmula

((Nº dias entre data de

agrupamento em GDH e data de

alta) / (Total de episódios

codificados e agrupados em GDH ))

Prazo Entrega Reporting Dia 10 do mês n+1 Valor de Referência

Definido no Acordo Modificativo

2018 Hospitais / Centros

Hospitalares: Cláusula x (Apêndice

xx)

ULS: Cláusula x do Anexo (xx)

(estabelecido em negociação com

as ARS)

Órgão fiscalizador ARS / ACSS Valor de base Valor histórico da instituição

Observações Valor acumulado

Variáveis Definição Fonte Informação / SI Unidade de medida

N.º dias entre data de

agrupamento em GDH e data de

alta

Diferença em dias entre a data de agrupamento em

GDH e a data de alta dos respetivos episódios

Base de Dados Nacional

de GDHnº dias

Total de episódios codificados e

agrupados em GDHTotal de episódios codificados e agrupados em GDH

Base de Dados Nacional

de GDHnº episódios


2.2 | Produtividade


MAS, NÃO EXISTEM RESULTADOS

OFICIAIS PUBLICADOS


2.2 | Produtividade

Compreende-se que seja fundamental refletir sobre esta temática:

Nos EUA durante a implementação da ICD-10-CM/PCS, constatou-se que os

codificadores precisaram de tempo para dominar as múltiplas tarefas: guidelines,

sistemas de informação... E, que um codificador com experiência pode precisar de

até um ano para se adaptar aos vários aspetos do processo de codificação em

ICD-10-CM/PCS antes de atingir o seu passo em termos de produtividade.

3 | Síntese


3 | Síntese


O questionário teve uma adesão de 14%.

Os inquiridos com maior representatividade são:

• Mulheres, idades entre 50 e 59 anos, com atividade principal no Porto.

Características do trabalho de codificação, com maior representatividade:

• A codificação não é a atividade principal.

• Trabalham em apenas 1 Instituição Hospitalar e com contrato de trabalho (35/40/42h).

• A 1.ª formação em ICD-9-CM foi há 15 anos.

• Mantêm-se atualizados, por intermédio, de diversas ações de formação e por

autoformação.

3 | Síntese


• Codificam, em média, entre 100 e 199 episódios por mês, na folha de codificação.

• Nas dúvidas de codificação, recorrem ao médico auditor interno ou externo, colegas e

literatura da área.

• Utilizam o conversor GEMs.

• Dedicam entre 6 a 17h/semanais à atividade de codificação

• Tempo médio de codificação até 10 minutos.

• A codificação é objeto de auditoria e com periodicidade mensal.

• É o Conselho de Administração e a Direção Clínica que superintendem o trabalho de

codificação.

O questionário foi

realizado em

agosto 2017. As

respostas traduzem

uma realidade

ICD-9-CM ou

ICD-10-CM/PCS?

3 | Síntese


Salienta-se ainda que:

• 29% dos inquiridos não sabe com que periodicidade é realizada a auditoria ao trabalho

de codificação.

• 21% desconhece quais as ferramentas utilizadas em auditorias.

Da experiência EUA, evidencia-se que:

• A qualidade não pode ser comprometida para uma maior produtividade do

codificador. Aliás, resultados recentes mostram que os codificadores com altos níveis

de produtividade obtiveram valores muito baixos na qualidade de codificação por ICD-

10-CM/PCS.

• Por consequência, observaram-se níveis baixos de severidade e um risco significativo

de perda de financiamento, nomeadamente, dos episódios de internamento.

4 | Desafios


4 | Desafios


Desafio 1: A codificação do Sistema Integrado de Gestão do Acesso

(SIGA)/SIGIC na conjuntura atual

• As funções dos médicos codificadores que trabalham no Setor Convencionado,

acrescem às dos colegas que trabalham no SNS, nomeadamente, no que respeita à

responsabilidade de funções, porque:

• Na maioria dos casos, os codificadores do Setor Convencionado trabalham

sozinhos;

• Não existe um Gabinete de Codificação Clínica que de um modo tão fundamental

opera nas Instituições Hospitalares do SNS.

4 | Desafios


• As suas funções consistem principalmente em:

• Analisar as propostas cirúrgicas do Hospital de Origem (HO);

• Solicitar esclarecimentos ao HO quando necessário;

• Confirmar a veracidade dos códigos de diagnósticos e procedimentos;

• Verificar a exatidão da lateralidade;

• Garantir a correta caraterização das Unidades Nosológicas (lateralidade e

multiplicidade de procedimentos);

• Ter a responsabilidade por toda a informação clínica por lapso de codificação ou de

não alerta de desconformidades;

• Garantir o rigor na codificação de toda a informação clínica relevante do HO e

Hospital de Destino (HD);

4 | Desafios


• A não observância das referidas funções, pode levar à aplicação de uma

desconformidade clínica, penalizada em 50% do valor do GDH principal e/ou

secundários, aplicada pela Unidade Regional de Gestão do Acesso (entidade que

monitoriza o sistema), para além, de eventuais desconformidades avaliadas pelo HO.

Salienta-se que se aguarda a publicação, de novo regulamento das não

conformidades, o que deveria acontecer 90 dias após a publicação da Portaria n.º

207/2017, de 11 de julho.

• A publicação da recente Circular Normativa n.º 3, da Unidade de Gestão do

Acesso/ACSS, janeiro 2018, veio acentuar trabalho acrescido para os médicos

codificadores do Setor Convencionado.

4 | Desafios


• Os HD devem, no prazo máximo de 3 meses, proceder à

recodificação de todos os episódios concluídos em ICD-9-

CM após, 1 de agosto de 2017, em ICD-10-CM/PCS.

• Os médicos codificadores dos HD que, para além de terem

codificado já toda a produção, são obrigados a consultar um

grande número de processos, para poderem codificar de

acordo com as regras da ICD-10-CM/PCS, com o risco de se

fazer uma conversão pouco rigorosa de códigos de uma

classificação para outra.

4 | Desafios


Desafio 2: Que em Portugal, a médio prazo seja possível obter

informação que possibilite avaliar o impacto da utilização da ICD-10-

CM/PCS, nomeadamente, ao nível da qualidade e produtividade.

Desafio 3: Um próximo questionário da AMACC cuja população inquirida

tenha uma dimensão mais significativa.

OBRIGADO!

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ANÁLISE DO QUESTIONÁRIO: A realidade dos … Congresso...1.1 | Objetivo 4 Análise da realidade dos médicos codificadores em Portugal, através, de um questionário realizado em