André Jorge Neves Simões - Instituto Superior de ...files.isec.pt › DOCUMENTOS › SERVICOS › BIBLIO › teses › Tese_Mest… · Ao Doutor Jorge Barbosa, pela sua participação,

Instituto Politécnico de Coimbra

Instituto Superior de Engenharia de Coimbra

Departamento de Engenharia Informática e de Sistemas

Mestrado em

IBM WORKPLACE C

André Jorge Neves Simões




Mestrado em Informática e Sistemas

COLLABORATIVE LEARNING E IBM F


Estágio realizado no âmbito da unidade

curricular de Estágio/Projecto Industrial

do Mestrado em Informática e Sistemas

Coimbra, Dezembro 2009


FILENET P8

Estágio realizado no âmbito da unidade

curricular de Estágio/Projecto Industrial

do Mestrado em Informática e Sistemas





IBM WORKPLACE C






COLLABORATIVE LEARNING E IBM F


Orientador DEIS/ISEC: Doutor

Orientador AIRC: Eng.º Jorge Coimbra

Eng.ª Luciana Ferreira

Coimbra, Dezembro 2009


FILENET P8

Doutor Jorge Barbosa

Eng.º Jorge Coimbra

Eng.ª Luciana Ferreira

I

Agradecimentos A realização e sucesso deste estágio foram conseguidos com base no esforço e dedicação de diversos

elementos. Assim sendo, gostaria de aproveitar esta oportunidade para agradecer:

Ao Doutor Jorge Barbosa, pela sua participação, quando solicitada, nas reuniões efectuadas na entidade

acolhedora e orientação.

À co-orientadora Eng.ª Luciana Barbosa e tutor Eng.º Jorge Coimbra pela ajuda e orientação.

Aos elementos da equipa de desenvolvimento Eng.º Anselmo Craveiro, Eng.ª Cláudia Ribeiro e Eng.ª

Marta Cunha pela disponibilidade em esclarecer dúvidas relativas à filosofia dos processos referentes às

autarquias que ao longo do estágio.

Ao meu pai António Jorge, mãe Maria Isabel e irmão Tiago.

Aos meus amigos Ana Martins, Ângela Alves, Marta Simões, Ana Carvalho, Mara Carvalho, Nelson Alves,

Pedro Gonçalves, Luís Ferreira, Élio Carneiro, Pedro Carvalho, Luís Gonçalves Carolina Carvalho, Liliane

Santos, Antonino Santos e Rita Silva.

Aos meus colegas de estágio e amigos Eng.º Ivo Santos, Eng.º Eduardo Pratas, Eng.º Ricardo Machado,

Enoque Carvalho, e Bárbara Correia.

II

Resumo O presente documento pretende descrever o projecto desenvolvido durante o estágio integrado do

Mestrado em Informática e Sistemas do Instituto Superior de Engenharia de Coimbra. O estágio

realizou-se na Associação Informática da Região Centro (AIRC) e visava a criação duma solução de

gestão documental com base no IBM Filenet P8 que permitisse actualizar e sincronizar a informação

criada com o ERP AIRC (Enterprise Resource Planning), a integrar no vasto pacote de software

autárquico produzido pela Empresa.

A aplicação facilita a consulta de documentos associados ao utilizador autenticado na plataforma. Este

tem também a possibilidade de criar novos documentos e efectuar determinadas acções sobre os

mesmos.

De forma resumida, a aplicação deve permitir às autarquias municipais manter um registo completo

acerca dos documentos realizados nas mesmas, assim como o acesso eficaz aos dados destes.

Ao longo deste documento será feita uma descrição das actividades desenvolvidas durante o decorrer

do projecto indicando as metodologias usadas, as ferramentas envolvidas, assim como as dificuldades

encontradas e respectivas soluções adoptadas.

III

Abstract This document aims to describe the project developed during the traineeship of the Masters in

Computer Science and Systems of Instituto Superior de Engenharia de Coimbra. The traineeship was

held at Associação Informática da Região Centro (AIRC) and aspired to create a document management

solution based on IBM FileNet P8 that would update and synchronize all the information created with

the AIRC ERP (Enterprise Resource Planning), to be integrated with the vast city council software

package produced by the company.

The application should turns easier the access to the authenticated user documents. The user has also

the ability to create new documents and to perform some actions on them.

In summary, the application must keep a complete record of the documents registed on the city council

and permits an effective access to these data.

Throughout this document it will be done a description of the undertaken activities during the course of

the project indicating the used methodologies, involved tools, as well as the encountered difficulties and

adopted solutions.

IV

Siglas

Sigla Definição

ACE Agente de Comunicações Externas

AIRC Associação de Informática da Região Centro

AIRC2000

Pacote de software autárquico, constituído por um conjunto de módulos

aplicacionais que cobrem quase a totalidade do sistema de informação das

autarquias.

API Application Programming Interface ou Interface de Programação de Aplicativos

DEIS Departamento de Engenharia Informática e de Sistemas

EPI Estágio/Projecto Industrial

ERP Enterprise Resource Planning

GUI Graphical User Interface ou Interface Gráfica do Utilizador

IBM International Business Machines

IGA Identidade Gráfica da AIRC

IPC Instituto Politécnico de Coimbra

ISEC Instituto Superior de Engenharia de Coimbra

MIS Mestrado em Informática e Sistemas

SDK Software Development Kit

SGD Sistema de Gestão Documental

SQL Structured Query Language

URL Uniform Resource Locator ou Localizador de Recursos Universal

XML eXtensible Markup Language

V

Índice

Índice de Ilustrações ................................................................................................................................... VII

Índice de Tabelas ....................................................................................................................................... VIII

1. Introdução ................................................................................................................................................ 1

1.1. Contexto do Estágio ........................................................................................................................... 1

1.2. Descrição da Entidade de Acolhimento ............................................................................................. 1

1.3. Âmbito do Estágio ............................................................................................................................. 2

1.4. Objectivos .......................................................................................................................................... 3

1.5. Estrutura do Documento ................................................................................................................... 4

2. Planeamento e Gestão do Projecto .......................................................................................................... 5

2.1. Coordenação e reuniões .................................................................................................................... 5

2.2. Equipa de Projecto ............................................................................................................................ 5

2.3. Metodologia de Desenvolvimento .................................................................................................... 6

2.4. Plano de Desenvolvimento ................................................................................................................ 8

3. Actividades Desenvolvidas ..................................................................................................................... 11

3.1. Tecnologias e Ferramentas Utilizadas ............................................................................................. 11

3.1.1. Microsoft Word ........................................................................................................................ 11

3.1.2. Microsoft Excel ......................................................................................................................... 11

3.1.3. Notepad++ ................................................................................................................................ 11

3.1.4. TortoiseCVS 1.8 ........................................................................................................................ 11

3.1.5. IBM Filenet eForms Designer ................................................................................................... 11

3.1.6. FileNet Enterprise Manager Administration Tool ..................................................................... 11

3.1.7. IBM Filenet P8 .......................................................................................................................... 12

3.1.7.1. Gerador de Processos ........................................................................................................ 12

3.1.7.2. Administrador de Processo ............................................................................................... 12

3.1.7.3. IBM Workplace .................................................................................................................. 12

3.2. Definição do Problema .................................................................................................................... 12

3.3. Análise ............................................................................................................................................. 12

3.4. Implementação ................................................................................................................................ 13

3.4.1. Ambiente de Desenvolvimento ................................................................................................ 13

3.4.2. Ferramentas de Desenvolvimento ........................................................................................... 14

3.4.3. Aplicação .................................................................................................................................. 18

3.4.3.1. Interface da Aplicação (IBM Workplace) ........................................................................... 19

3.4.3.2. Registo de Documentos ..................................................................................................... 21

VI

3.4.3.3. Consulta e Acções sobre Documentos .............................................................................. 34

3.5. Testes ............................................................................................................................................... 45

4. Conclusões .............................................................................................................................................. 46

4.1. Resultados do Estágio ...................................................................................................................... 46

4.2. Principais Dificuldades ..................................................................................................................... 47

4.3. Apreciação crítica do Estágio ........................................................................................................... 47

4.4. Trabalho futuro................................................................................................................................ 48

5. Referências Bibliográficas ....................................................................................................................... 49

Anexos ........................................................................................................................................................ 50

VII

Índice de Ilustrações

Figura 1 - Processo de Scrum........................................................................................................................ 7

Figura 2 - Ambiente de Desenvolvimento .................................................................................................. 13

Figura 3 - Filenet Enterprise Manager ........................................................................................................ 15

Figura 4 - eForms Designer ......................................................................................................................... 16

Figura 5 - Código Javascript na aplicação Notepad++ ................................................................................ 16

Figura 6 - IBM Filenet Workplace ............................................................................................................... 17

Figura 7 - Gerador de Processos ................................................................................................................. 18

Figura 8 - Passos ferramentas envolvidas na criação dum eForm.............................................................. 19

Figura 9 - Workplace dum utilizador .......................................................................................................... 20

Figura 10 - eForm de Registo de novo documento .................................................................................... 21

Figura 11 - Web Services envolvidos na pesquisa de Remetentes e Destinatários por Tipo de Registo.... 22

Figura 12 - Sequência de Web Services consultados na obtenção do Departamento e Responsabilidade

do utilizador autenticado no mesmo ......................................................................................................... 27

Figura 13 - Workflow de Registo de Documento ....................................................................................... 29

Figura 14 – Sub-mapas do processo de Registo de Documento ................................................................ 30

Figura 15 - Passo de Registo de Documento no workflow (invocação do Web Service) ............................ 31

Figura 16 - eForm de Consulta e Acções sobre Documentos ..................................................................... 34

Figura 17 - Área de Notificação (Nenhum item seleccionado) ................................................................... 38

Figura 18 - Acção sobre Documento (Marcar como aguardando resposta) .............................................. 39

Figura 19 - Detalhes do Documento ........................................................................................................... 40

Figura 21 - Página de Movimentação de Documento ................................................................................ 43

Figura 20 - Detalhes de Anexo e Detalhes de Movimento ......................................................................... 43

Figura 22 - Workflow de movimentação de Documento ........................................................................... 44

VIII

Índice de Tabelas

Tabela 1 - Equipa de Projecto ....................................................................................................................... 5

Tabela 2 - Terminologia associada ao Scrum................................................................................................ 7

Tabela 3 - Conteúdos da Formação .............................................................................................................. 9

Tabela 4 - Critérios de Pesquisa (SGDTPD) ................................................................................................. 22

Tabela 5 - Campos possíveis para a resposta (SGDTPD) ............................................................................. 22

Tabela 6 - Critérios de Pesquisa (GRLENT) ................................................................................................. 23

Tabela 7 - Campos possíveis para a resposta (GRLENT) ............................................................................. 25

Tabela 8 - Critérios de Pesquisa (SGDFUN)................................................................................................. 25

Tabela 9 - Campos possíveis para a resposta (SGDFUN) ............................................................................ 25

Tabela 10 - Critérios de Pesquisa (SGDORG) .............................................................................................. 25

Tabela 11 - Campos possíveis para a resposta (SGDORG) .......................................................................... 26

Tabela 12 - Critérios de Pesquisa (SGDLIV)................................................................................................. 26

Tabela 13 - Campos possíveis para a resposta (SGDLIV) ............................................................................ 26

Tabela 14 - Critérios de Pesquisa (SGDCLASS) ............................................................................................ 26

Tabela 15 - Campos possíveis para a resposta (SGDCLASS) ....................................................................... 27

Tabela 16 - Critérios de Pesquisa (SGDUSR) ............................................................................................... 27

Tabela 17 - Campos possíveis para a resposta (SGDUSR) ........................................................................... 28

Tabela 18 - Critérios de Pesquisa (SGDMRO) ............................................................................................. 28

Tabela 19 - Campos possíveis para a resposta (SGDMRO) ......................................................................... 28

Tabela 20 - Web Service de Registo de Documento do Tipo Entrada ........................................................ 32

Tabela 21 - Web Service de Registo de Documento do Tipo Interno ......................................................... 33

Tabela 22 - Web Service de Registo de Documento do Tipo Saída ............................................................ 33

Tabela 23 - Critérios de Pesquisa (SGDCOP) ............................................................................................... 35

Tabela 24 - Campos possíveis para a resposta (SGDCOP) .......................................................................... 37

Tabela 25 - Critérios de Pesquisa (SGDANX)............................................................................................... 40

Tabela 26 - Campos possíveis para a resposta (SGDANX) .......................................................................... 41

Tabela 27 - Critérios de Pesquisa (SGDMOV) ............................................................................................. 41

Tabela 28 - Campos possíveis para a resposta (SGDMOV) ......................................................................... 41

Tabela 29 - Critérios de Pesquisa (SGDLIG) ................................................................................................ 42

Tabela 30 - Campos possíveis para a resposta (SGDLIG) ............................................................................ 42

IX

1

1. Introdução

1.1. Contexto do Estágio Este relatório foi desenvolvido no âmbito da unidade curricular de Estágio/Projecto Industrial do 2.º Ano

do Mestrado em Informática e Sistemas, Ramo de Tecnologias da Informação e do Conhecimento,

leccionado no Departamento de Engenharia Informática e de Sistemas (DEIS) do Instituto Superior de

Engenharia de Coimbra (ISEC).

O estágio foi realizado na Associação de Informática da Região Centro 1 (AIRC) e teve uma duração de

cerca de 8 meses. Iniciou no dia 4 de Maio de 2009 e terminou no dia 30 de Novembro de 2009.

Este projecto foi desenvolvido por André Jorge Neves Simões, sob orientação de:

Doutor Jorge Barbosa (DEIS)

Eng.º Jorge Coimbra (AIRC)

Eng.ª Luciana Ferreira (AIRC)

1.2. Descrição da Entidade de Acolhimento

A AIRC é uma Empresa cuja principal actividade consiste na produção de software e fornecimento de

produtos e serviços preferencialmente dirigidos à administração pública local.

A AIRC iniciou a sua actividade em 1982 para um número muito restrito de clientes, tendo registado um

crescimento constante e atingindo, nesta data, cerca de 300 clientes pertencentes à administração

pública, entre os quais cerca de 60% das Câmaras Municipais, 50% dos Serviços Municipalizados, mais

de meia centena de Juntas de Freguesia e ainda outros organismos da administração pública, tais como

Associações de Municípios e Regiões de Turismo.

A AIRC possui uma forte estrutura composta por 80 profissionais altamente qualificados, tanto ao nível

da investigação e desenvolvimento de projectos, como da assistência técnica ao utilizador.

A experiência adquirida ao longo de 25 anos, conjugada com o elevado know-how dos seus

profissionais, permitiu desenvolver um pacote de software de grande qualidade, denominado AIRC2000,

constituído por um conjunto de módulos aplicacionais que praticamente abrangem a totalidade as áreas

de negócio das entidades pertencentes à administração pública local.

Este pacote de software começou a ser idealizado em 1998, sendo criado nessa altura um novo modelo

conceptual de todo o sistema de informação das autarquias, baseado num sistema de gestão de base de

dados relacional, capaz de servir de base ao desenvolvimento de todo o novo pacote integrado de

software da AIRC.

Nos últimos anos, têm-se assistido a uma expansão da AIRC relativamente a outros domínios

aplicacionais, nomeadamente:

2

• Software Intranet&Internet vocacionado para soluções que permitam a comunicação e partilha

de conhecimento dentro dos Municípios, bem como a difusão de informação de uma forma

prática e simples num ambiente universal, com recurso ao Browser Internet; este género de

software permite ainda uma solução de front-office desenvolvida para Intranets, tendo como

objectivo principal a personalização e aceleração do processo de atendimento ao público nas

Câmaras Municipais.

• Sistemas Móveis direccionados para a mobilidade no acesso ao tratamento informático das

aplicações sedentárias do pacote de software AIRC2000, de forma a complementar as

funcionalidades de aplicações como a Gestão de Stocks, Gestão de Inventário e a Leitura de

Contadores de Água, recorrendo ao uso de ferramentas móveis (PDA´s, leitores portáteis, etc.);

• Sistemas de Apoio à Decisão, sistemas baseados em DataWarehouses que possuem como

principal objectivo a extracção de informação útil da Base de Dados relacional, vocacionada

para satisfazer as necessidades de informação dos utilizadores das aplicações das áreas de

Gestão de Recursos Humanos e da Contabilidade POCAL.

A par da vasta gama de produtos disponibilizados pela AIRC, esta oferece ainda um alargado conjunto

de serviços que vão desde consultoria, assistência técnica e formação personalizada aos utilizadores dos

clientes AIRC com especial ênfase nos módulos aplicacionais do pacote de software AIRC2000.

1.3. Âmbito do Estágio Tendo por base uma investigação inicial já feita por parte da AIRC, em colaboração com a IBM,

pretende-se analisar os problemas existentes na implementação de uma solução de Gestão Documental

Filenet P8.

Já existindo um desenvolvimento parcialmente concretizado da Gestão Documental Filenet P8

pretende-se a implementação de uma camada de software que permita a integração da plataforma

Filenet P8 e o ERP AIRC.

Foi desenvolvida uma camada de software que permite integrar através de fluxos de trabalho e Web

services a informação tratada na plataforma Filenet P8. Isto implica a possível implementação de código

utilizando uma linguagem de programação orientada a objectos (JAVA), JSP e apresentação e

tratamento de informação em e-forms. Esta tarefa engloba o estudo de todos os componentes

necessários na plataforma IBM Filenet P8.

O resultado final é uma camada de código integradora, um Relatório de Progresso e um Relatório de

Estágio completo e detalhado com as soluções e acções necessárias para a implementação da

integração da plataforma IBM Filenet P8 e o ERP AIRC.

Para além das tarefas directamente relacionadas com o desenvolvimento específico da tarefa, o estágio

complementou-se com a participação na equipa de trabalho que paralelamente contribuí para o

desenvolvimento dos Web services (ACE – Agente de Comunicações Externas).

3

1.4. Objectivos

Os objectivos do estágio consistem em cumprir um determinado conjunto de tarefas que se consideram

necessárias para uma boa integração na equipa de desenvolvimento de software da AIRC. Numa fase

inicial foi difícil definir todos os objectivos concretos, uma vez que alguns apenas foram conhecidos à

medida que se forem tornando necessários, deste modo como objectivos iniciais bem definidos foram

designados os seguintes:

• Conhecimento do funcionamento do Workplace Collaborative Learning 2.7;

• Análise cuidada dos problemas existentes na instalação do Workplace Collaborative Learning

2.7 em ambientes Windows e Linux, sendo necessário testar as várias implementações.

• Implementação de solução modelo de e-learning para a Gestão Documental Filenet P8 que

sirva de base para futuros projectos.

• Análise cuidada dos problemas existentes na integração do IBM Filenet P8 e o ERP AIRC;

• Implementação de camada de software para acesso aos dados do ERP AIRC através de fluxos

de trabalho, e sua apresentação e tratamento em JSP e e-forms;

• Implementação de camada de software que permita actualizar e sincronizar a informação

criada na plataforma IBM Filenet P8 com o ERP AIRC.

4

1.5. Estrutura do Documento O presente relatório de estágio encontra-se organizando em 6 capítulos, sendo eles: Introdução,

Planeamento e Gestão do Projecto, Actividades Desenvolvidas, Conclusões, Referências Bibliográficas e

Anexos. Esta estrutura pretende abordar de uma forma concreta o trabalho desenvolvido ao longo do

estágio, dando o seguimento desde a ideia (proposta de estágio), passando pelo planeamento do

projecto, o trabalho desenvolvido durante o estágio, e finalizando com um grupo de conclusões

retiradas.

No Capítulo 1, Introdução, é realizada a introdução ao presente relatório de estágio, onde é

mencionado o seu contexto, assim como uma descrição alargada da entidade de acolhimento, o âmbito

e objectivos do estágio.

O Capítulo 2, Planeamento e Gestão do Projecto, visa apresentar as formas de coordenação realizadas

durante o estágio, quais as metodologias de desenvolvimento utilizadas e o plano de desenvolvimento.

No Capítulo 3, Actividades Desenvolvidas, encontram-se descritas as diversas actividades desenvolvidas

ao longo do estágio, desde a análise de requisitos, ferramentas e tecnologias utilizadas, passando pela

implementação e testes.

O Capítulo 4, Conclusões é dedicado a analisar e mostrar de uma forma concreta e organizada as

conclusões retiradas com a realização deste estágio. Desta forma, as conclusões são divididas em 4

grupos: os resultados obtidos, as principais dificuldades sentidas ao longo do estágio e as soluções

encontradas para as ultrapassar, uma análise crítica do estágio ao nível do trabalho desenvolvido e do

desenvolvimento pessoal e as aspirações para o trabalho futuro.

O Capítulo 5, Referências Bibliográficas, contém uma listagem das referências bibliográficas utilizadas

como fundamento de pesquisa para a realização deste estágio.

O Capítulo 6, Anexos, refere-se à inclusão de diversos documentos que se consideram de apoio para

uma análise mais detalhada do trabalho realizado neste estágio.

5

2. Planeamento e Gestão do Projecto

2.1. Coordenação e reuniões Ao longo do estágio foram realizadas diversas reuniões. Essas reuniões podem ser classificadas em:

reuniões de acompanhamento (âmbito académico por parte do DEIS) e reuniões de análise e definição

de trabalho a realizar (âmbito interno da AIRC).

No que respeita a reuniões de âmbito interno da AIRC, existem as pontuais com a participação dos

orientadores dentro da Empresa e estagiário (reuniões informais com ocorrência consoante a sua

necessidade) e as de periodicidade mensal com a eventual presença do Coordenador de

Desenvolvimento da AIRC e elementos internos de ligação indirecta ao projecto, a fim de obter

validação do trabalho efectuado.

Existiram ainda as reuniões de acompanhamento, com a presença dos orientadores da AIRC e do DEIS,

onde foi apresentado o trabalho efectuado, de forma a dar uma perspectiva real do progresso do

projecto.

2.2. Equipa de Projecto A tabela abaixo apresenta os elementos constituintes da equipa de projecto. Esta equipa é constituída

pelos orientadores da AIRC, pelo estagiário e orientador do DEIS.

Nome Função

Doutor Jorge Barbosa Orientador DEIS/ISEC

Eng.º Jorge Coimbra Orientador AIRC

Eng.ª Luciana Ferreira Co-orientador da AIRC

André Jorge Neves Simões Estagiário

Tabela 1 - Equipa de Projecto

6

2.3. Metodologia de Desenvolvimento

A metodologia de desenvolvimento utilizada neste projecto, assim como nos restantes projectos da

AIRC, é o Scrum.

O Scrum é uma metodologia de gestão de projectos que começou a ser utilizada nos anos 80 na

fabricação de automóveis e produtos de consumo que rapidamente foi adoptada para o

desenvolvimento de software.

No Scrum, as funcionalidades a serem implementadas no Projecto são definidas por um Product Owner

e colocadas numa lista chamada Product Backlog. Lista esta que pode ser actualizada ao longo do

processo de desenvolvimento, consoante as necessidades verificadas.

Existem reuniões (Sprint Planning Meeting), geralmente mensais, onde são atribuídas, por parte do

Product Owner, prioridades às tarefas do Product Backlog. Com base nesta selecção, a Scrum Team

efectua uma triagem das funcionalidades que irá desenvolver até á próxima reunião e é criado um

Sprint Backlog. O Sprint Backlog ajuda a dividir o trabalho pelos membros da equipa. O Product Owner

deve garantir que não vão aparecer novos requisitos ao longo do Sprint e quando este começar a equipa

deve manter-se concentrada apenas no objectivo traçado.

A equipa (Scrum Team) reúne diariamente de manhã (Daily Scrum) com objectivo de identificar

constrangimentos e partihar o que foi feito no dia anterior. É uma reunião rápida de carácter informal,

em que, por norma, os participantes ficam de pé, de forma a evitar que o Daily Scrum se alongue por

mais de 15 minutos. Assim, os elementos da equipa ficam com uma noção rápida e geral do trabalho

que foi feito e do que falta fazer. Na eventualidade de existirem constrangimentos, o Scrum Master está

encarregue de os resolver o mais brevemente possível.

No final de um Sprint é feito um Sprint Review Meeting para a equipa apresentar as funcionalidades que

foram implementadas e avaliar o sucesso do Sprint com base no que foi definido como objectivo.

Finalmente, é feita uma Sprint Retrospective para identificar o que correu bem, o que pode ser

melhorado e acções a tomar para tal. Após concluído o processo, a equipa parte para o planeamento do

próximo Sprint, dando início a um novo ciclo. Abaixo é apresentada uma figura ilustrativa da

metodologia de desenvolvimento Scrum.

7

Figura 1 - Processo de Scrum

Daily Scrum Reunião diária em que os elementos participantes expõem

constrangimentos e trabalho desenvolvido

Product Backlog Lista de funcionalidades a serem implementadas no projecto

Product Owner Pessoa que define as funcionalidades do produto e que lhes atribui

prioridades

Sprint Período de tempo no qual é desenvolvido uma série de actividades com

um objectivo específico (1 mês no projecto em causa)

Sprint Backlog Lista de tarefas, extraídas do Product Backlog, a realizar num Sprint

Sprint Planning Meeting Reunião realizada no início de um Sprint com intuito de planear todos os

passos

Sprint Retrospective Reunião realizada no final de um Sprint, após efectuado o Sprint Review

Meeting. Identifica-se o que correu bem e o que pode ser melhorado

Sprint Review Meeting Fase final de um Sprint, onde se apresentam e avaliam os resultados

obtidos

Scrum Master Pessoa responsável por coordenar a equipa, resolver eventuais

constrangimentos e garantir o melhor desenvolvimento do projecto

Scrum Team Equipa de desenvolvimento do produto

Tabela 2 - Terminologia associada ao Scrum

Para além da metodologia de Scrum, a AIRC tem um repositório com uma pasta para cada projecto onde

fica guardada diversa documentação, como: modelo de base de dados, os documentos Product Backlog

e Sprint Backlog, entre outros.

8

2.4. Plano de Desenvolvimento O estágio teve, como fase inicial, uma formação que se prolongou por cerca de 1 mês. Esta tinha como

principais objectivos específicos ao IBM Filenet P8:

• Gerir o Workplace

• Utilizar o Filenet Enterprise Manager, utilizar o Gerador de processos, gerador de pesquisas e e-

forms designer

• Ferramentas de administração: Administrador de processo e Consola de configuração de

processos

• Caso prático: Criação de classe documental, com um processo de fluxo de trabalho. Utilização

de eforms.

• Modelos de entrada, politicas de formulário e subscrições de fluxo de trabalho

• Fluxos de trabalho

• Utilização de Web Services (Fluxos de trabalho)

Na tabela seguinte são listados os conteúdos abordados na formação referida:

Módulo – IBM Filenet P8 Conteúdos

1 – Apresentação e Conceitos sobre o IBM

Filenet P8

2 – Utilizar o Filenet Enterprise Manager, utilizar

o Gerador de processos, gestor de pesquisas e

e-forms designer

1.Comunicação do Tema

2.Comunicação dos objectivos da sessão

3.Avaliação dos conhecimentos anteriores

4.Discussão dos conceitos inerentes ao IBM Filenet

P8

5.Gerir o workplace:

a.Criação de página do utilizador

b.Personalização das portlets a adicionar na página

do utilizador

c.Preferências do utilizador

d.Permissões

e.Ferramentas gerais

f.Ferramentas avançadas

g.Administração

1.Filenet Enterprise Manager

2.Gerador de processos

3.Gerador de pesquisas

4.Ferramenta de administração: Administrador de

processo

5.e-Forms designer

6.Exercícios

9

Foi criado o seguinte plano de actividades para o desenvolvimento da camada de software de

integração:

• T1 – Análise – Análise e identificação dos problemas existentes.

• T2 – Desenho – Apresentação de soluções de acordo com as necessidades recolhidas.

• T3 – Implementação – Construção dos âmbitos identificados, considerando a definição e criação das

diferentes fases de produção.

• T4 – Testes e Validação – Execução de testes para validação das tarefas desenvolvidas.

• T5 – Deployment – Disponibilização dos resultados.

As Tarefas acima descritas, incluindo os testes de validação de cada módulo foram executadas de

acordo com a seguinte calendarização:

3 – Modelos de entrada, politicas de formulário

e subscrições de fluxo de trabalho. Caso prático

4 – Caso prático: Criação de classe documental,

com um processo de fluxo de trabalho.

Utilização de eforms. (Continuação). Fluxos de

trabalho e Queues

5 – Fluxos de trabalho e webservices.

1.Modelos de entrada

2.Politicas de formulário

3.Subscrições de fluxo de trabalho

4.Caso prático: Criação de classe documental, com

um processo de fluxo de trabalho. Utilização de

eforms.

1.Continuação do caso prático

2.Gestão de utilizadores no LDAP

3.Criação e utilização de Queues

4.Ferramentas de administração: Consola de

configuração de processos

5.Criação de Fluxo de trabalho

1.Criação de fluxo de trabalho

a.Utilização de webservices

b.E-forms

2.Recapitulação / Síntese da matéria dada

Tabela 3 - Conteúdos da Formação

10

Meses

Tarefas N+0 N+1 N+2 N+3 N+4 N+5 N+6 N+7 N+8

T1

T2

T3

T4

T5

Metas INI M1 M0 M2 M3 M0 M0 M0 M0 M0 M0 M0 M0 M0 M0 M0 M0 M4 M5

Legenda: INI Início dos trabalhos M1 (INI + 4 Semanas) Tarefa T1 terminada M2 (INI + 8 Semanas) Tarefa T2 terminada M3 (INI + 28 Semanas) Tarefa T3 terminada M4 (INI + 30 Semanas) Tarefa T4 terminada M5 (INI + 34 Semanas) Tarefa T5 terminada

Em anexo encontram-se dois documentos, Sprint Backlog e Product Backlog, que descrevem de forma

específica as tarefas/funcionalidades desenvolvidas e respectiva duração.

11

3. Actividades Desenvolvidas

3.1. Tecnologias e Ferramentas Utilizadas

Durante o período de estágio, foram utilizadas diversas tecnologias e ferramentas necessárias à

elaboração da aplicação pretendida e de outras tarefas indirectamente ligadas ao projecto. Neste

capítulo são apresentadas as aplicações envolvidas, assim como uma pequena descrição das mesmas.

3.1.1. Microsoft Word Esta ferramenta foi utilizada para a elaboração dos documentos desenvolvidos ao longo do estágio,

sendo proprietária da Microsoft Corporation.

3.1.2. Microsoft Excel O Excel foi utilizado para a elaboração de documentação desenvolvida ao longo do estágio, sendo

propriedade da Microsoft Corporation.

3.1.3. Notepad++ O Notepad++ é um editor de código livre (e um substituto do Notepad), que suporta várias linguagens

de programação. Foi utilizado para criação e edição de código JSP/Javascript. Optou-se por esta solução,

em detrimento de outras, devido ao seu leque de funcionalidades úteis à edição de código

(possibilidade de aceder a vários documentos simultaneamente por tabs, criação de bookmarks e

facilidade de organização de código, por exemplo).

3.1.4. TortoiseCVS 1.8 Através desta ferramenta foi possível fazer o controlo de versões de ficheiros utilizados no projecto para

permitir a sua partilha e resolver conflitos de edição. Esta é a aplicação utilizada na Empresa para

garantir as funcionalidades descritas.

3.1.5. IBM Filenet eForms Designer Esta ferramenta permite criar formulários electrónicos com a possibilidade de gerir a inserção de dados

nos campos através de validações.

3.1.6. FileNet Enterprise Manager Administration Tool Ferramenta que permite a criação de Object Stores onde se encontram definidas as classes e variáveis

do projecto a utilizar no Workplace.

12

3.1.7. IBM Filenet P8

3.1.7.1. Gerador de Processos Cria e modifica definições de fluxo de trabalho, que especificam passos, recursos e lógica de

encaminhamento necessários à conclusão de processo de negócio.

3.1.7.2. Administrador de Processo Ferramenta utilizada na criação, pesquisa, edição de dados e propriedades e gestão de fluxos de

trabalho.

3.1.7.3. IBM Workplace O Workplace é o interface de utilizador, onde este terá acesso ao trabalho efectuado. Serve também

como ferramenta de desenvolvimento.

3.2. Definição do Problema O problema principal na base do desenvolvimento deste projecto consiste na necessidade de agilizar e

informatizar um determinado número de processos existentes em autarquias, dando prioridade aos que

apresentam maior impacto na actividade das mesmas.

Para tal, o sistema de gestão documental desenvolvido terá que manter uma coerência com a lógica do

negócio, ao mesmo tempo que procura simplificar e acelerar rotinas mais correntes.

É portanto uma solução desenhada á imagem das necessidades que pretende solucionar problemas

muito específicos.

Os fluxos de trabalho desenvolvidos foram seleccionados com base nos seguintes parâmetros obtidos

numa autarquia modelo:

• Número de processos mês/ano,

• Volume de documentos,

• Número de interacções entre serviços,

• Número de diferentes aprovações necessárias,

• Número de interacções com os munícipes,

• Complexidade do processo.

3.3. Análise Para o desenvolvimento da aplicação achou-se pertinente fazer uma análise a algumas soluções já

existentes na AIRC, nomeadamente as aplicações SGD e MyNet. São opções de sistemas de gestão

documental já implementadas em algumas autarquias. Essa análise consistiu em verificar quais as

funcionalidades que cada uma tinha, de forma a poder reaproveitar algum conhecimento e pesquisa

prévia.

13

3.4. Implementação

3.4.1. Ambiente de Desenvolvimento

O ambiente de desenvolvimento utilizado para este projecto foi constituído por:

� Máquina de desenvolvimento utilizada como meio ligação ao servidor remoto de máquinas

virtuais;

� Servidor remoto com o motor IBM Informix que contêm a Base de Dados global da AIRC;

� Servidor do repositório dos resultados produzidos ao longo do projecto, como sendo

documentação ou código.

� Servidor de máquinas virtuais onde está a correr uma máquina virtual com IBM Filenet P8 e

outras das ferramentas citadas acima;

A relação e intercomunicação existente entre a máquina de desenvolvimento e os servidores referidos,

encontra-se expressa na figura abaixo.

Figura 2 - Ambiente de Desenvolvimento

14

3.4.2. Ferramentas de Desenvolvimento Neste tópico são apresentadas as noções essenciais relativas às ferramentas de desenvolvimento

utilizadas para a implementação do projecto.

O IBM Filenet P8 é uma aplicação da IBM que permite criar soluções de gestão de processos de negócio

duma empresa e também gestão documental.

Permite aperfeiçoar e automatizar processos de negócio, aceder e gerir todos os formatos de conteúdo

e automatizar a gestão de registos para ajudar a atender necessidades de conformidade.

O desenvolvimento do trabalho existente até ao momento segue uma ordem particular:

• Criação da Classe Documental no Enterprise Manager (criar variáveis, classes)

• Criação do eForms (eForms Designer)

• Criação/Edição de ficheiro JSP – código Javascript da API Filenet (Notepad++)

• Criação do Modelo de Entrada (Filenet Wokplace):

- Associar Classe Documental ao Workplace

• Criação do Workflow – passos do processo (Gerador de Processos)

• Criação da Política de Formulário (Filenet Workplace):

- Associar o workflow criado

- Associar os e-forms e respectivas páginas aos passos do workflow

- Associar Modelo de Entrada aos eForms

- Mapear variáveis do e-form às variáveis do workflow

- Associar ficheiros jsp

• Criação de Subscrição de fluxo de trabalho (Filenet Workplace):

- Associar o workflow criado

- Subscrever o início do fluxo ao evento de criação de um documento

- Mapear as variáveis da classe documental ás do workflow

Abaixo apresento algumas imagens das ferramentas abordadas na descrição do processo referido.

O Enterprise Manager permite, como referido acima, criar todas as Classes e variáveis a utilizar no

projecto.

O eForms Designer possibilita a criação

como: caixas de texto, tabelas, botões, entre outras. Algumas das validações de entrada são definidas

nesta aplicação, como por exemplo: obrigatoriedade

de datas.

Figura 3 - Filenet Enterprise Manager

O eForms Designer possibilita a criação de formulários electrónicos. Estão disponíveis


nesta aplicação, como por exemplo: obrigatoriedade de preenchimento, formatação e tipo de dados e

15

formulários electrónicos. Estão disponíveis funcionalidades


de preenchimento, formatação e tipo de dados e

Na figura 4 é apresentada a aplicação eForms Designer da IBM que, como foi referido anteriormente,

permitiu a criação dos formulários. Na figura 5 encotnra

código.

Figura


permitiu a criação dos formulários. Na figura 5 encotnra-se o Notepad++, utilizado para edição de

Figura 4 - eForms Designer

Figura 5 - Código Javascript na aplicação Notepad++

16


se o Notepad++, utilizado para edição de

O IBM Workplace é o interface da aplicação a que o utilizador terá acesso. É bastante configurável e

também utilizado como ferramenta de desenvolvimento. Aqui é possível integrar todo o trabalho

efectuado nas outras ferramentas: eForms, código Javascript, classes e variáveis criadas no Enterprise

Manager, entre outros.

No Gerador de Processos é desenhado o workflow com todos os passos. É possível definir eventos para

cada passo (chamadas a Web services, acções sobre documentos, etc) e filtrar utilizadores

intervenientes.


izado como ferramenta de desenvolvimento. Aqui é possível integrar todo o trabalho


Figura 6 - IBM Filenet Workplace



17


izado como ferramenta de desenvolvimento. Aqui é possível integrar todo o trabalho




3.4.3. Aplicação

Após uma primeira fase de cerca de um mês dedicada à formação, conhecime

utilizar, sua integração e da API Javascript do Filenet, i

informação adquirida.

Actualmente estão disponíveis e funcionais

distribuídas em dois eForms. É possível inserir um novo documento na base de dados, consultar

(filtrando a pesquisa por data, número de registo,

acções sobre os mesmos.

Numa fase inicial foi indispensável criar as variáveis e classe documental no Enterprise Manager. Esta

informação foi utilizada em todo o proje

espelha, genericamente, os passos tomados para criação dum formulário exemplo, com consultas e

inserções na BD através de Web Services. Nas caixas cinzentas é possível verificar qual das aplicações

apresentadas acima intervém no passo correspondente.

Figura 7 - Gerador de Processos

Após uma primeira fase de cerca de um mês dedicada à formação, conhecimento das ferramentas a

sua integração e da API Javascript do Filenet, iniciaram-se os trabalhos colocando em prática a

Actualmente estão disponíveis e funcionais diversas acções no âmbito da gestão documental


data, número de registo, etc) os documentos existentes e tomar diferentes

indispensável criar as variáveis e classe documental no Enterprise Manager. Esta

utilizada em todo o projecto e actualizada sempre que necessário. A imagem seguinte


através de Web Services. Nas caixas cinzentas é possível verificar qual das aplicações

apresentadas acima intervém no passo correspondente.

18

nto das ferramentas a

os trabalhos colocando em prática a

cções no âmbito da gestão documental


etc) os documentos existentes e tomar diferentes

indispensável criar as variáveis e classe documental no Enterprise Manager. Esta

cto e actualizada sempre que necessário. A imagem seguinte


através de Web Services. Nas caixas cinzentas é possível verificar qual das aplicações

Figura 8 - Passos ferramentas envolvida

Abaixo é apresentado, de forma resumida, o trabalho efectuado e interface resultante. No Workplace foram configuradas áreas para

desenvolvidas nos eForms a este. O interface da aplicação é acedido

3.4.3.1. Interface da Aplicação (IBM Workplace)

Na figura 9 é possível ver um exemplo em que o utilizador autenticado terá do lado direito do ecrã os

documentos que carecem da sua intervenção (intervenção esta definida no workflow associado ao

documento).

Houve uma preocupação em tornar este interface mais apel

a experiência do utilizador. Existiram

de ícones e algumas imagens. A nível de organização da informação, foram criadas

definidas no workplace) de forma a tornar o ambiente mais intuitivo para o utilizador.

Passos ferramentas envolvidas na criação dum eForm

, de forma resumida, o trabalho efectuado e interface resultante.

No Workplace foram configuradas áreas para o utilizador, possibilitando assim o acesso às tarefas j

e. O interface da aplicação é acedido via browser.

Interface da Aplicação (IBM Workplace)

é possível ver um exemplo em que o utilizador autenticado terá do lado direito do ecrã os


Houve uma preocupação em tornar este interface mais apelativo e actual de forma a cativar e melhorar

Existiram alterações a nível da Stylesheet (CSS) do Workplace, substituição

ícones e algumas imagens. A nível de organização da informação, foram criadas

de forma a tornar o ambiente mais intuitivo para o utilizador.

19

s na criação dum eForm

, de forma resumida, o trabalho efectuado e interface resultante.

utilizador, possibilitando assim o acesso às tarefas já

é possível ver um exemplo em que o utilizador autenticado terá do lado direito do ecrã os


de forma a cativar e melhorar

do Workplace, substituição

ícones e algumas imagens. A nível de organização da informação, foram criadas portlets (áreas

de forma a tornar o ambiente mais intuitivo para o utilizador.

Na figura 9 encontra-se a plataforma a que o utilizador terá acesso após efectuado login.

Utilizador autenticado no IBM Workplace e data actual

Menu geral do Workplace

Formulários com as acções disponíveis sobre os documentos

3

2

1

se a plataforma a que o utilizador terá acesso após efectuado login.

Figura 9 - Workplace dum utilizador

no IBM Workplace

Menu geral do Workplace

Formulários com as acções disponíveis

Documentos criados pelo utilizador

Documentos a necessitar intervenção por parte do utilizador autenticado

5

4

20

se a plataforma a que o utilizador terá acesso após efectuado login.

Documentos criados pelo utilizador

Documentos a necessitar intervenção por parte do utilizador autenticado

3.4.3.2. Registo de Documentos O registo de documentos era uma das prioridades no desenvolvimento do sistema de gestão

documental. É um processo que requer o preenchimento de um vasto número de campos, alguns deles

com informação existente na base de dados da AIRC. Para esse

especificar nas próximas páginas)

formulário listas com dados predefinidos.

O registo, propriamente dito, é

disponibilizados.

Figura

O campo 1 é uma lista com opções estáticas definidas no eForm

são: Entrada, Saída e Interno. Este campo é de preenchimento obrigatório e da maior importância, uma

vez que irá influenciar directamente o resultado das pesquisas efectuadas através dos campos 4 e 5.

utilizador é obrigado a seleccionar o tipo de

qualquer outra acção no formulário. Consoante esta escolha, serão feitas

seguintes Web Services (rectângulos de fundo branco):

1

Documentos

O registo de documentos era uma das prioridades no desenvolvimento do sistema de gestão


com informação existente na base de dados da AIRC. Para esse efeito, foram utilizados Web Services

especificar nas próximas páginas) disponibilizados na empresa, de forma a associar a alguns campos do

formulário listas com dados predefinidos.

O registo, propriamente dito, é efectuado dentro do workflow, invocando um dos Web services

Figura 10 - eForm de Registo de novo documento

é uma lista com opções estáticas definidas no eForm Designer. As escolhas possíveis


vez que irá influenciar directamente o resultado das pesquisas efectuadas através dos campos 4 e 5.

o a seleccionar o tipo de documento que pretende registar

qualquer outra acção no formulário. Consoante esta escolha, serão feitas consultas recorrendo aos

seguintes Web Services (rectângulos de fundo branco):

21

O registo de documentos era uma das prioridades no desenvolvimento do sistema de gestão


efeito, foram utilizados Web Services (a

disponibilizados na empresa, de forma a associar a alguns campos do

invocando um dos Web services

Designer. As escolhas possíveis


vez que irá influenciar directamente o resultado das pesquisas efectuadas através dos campos 4 e 5. O

antes de efectuar

consultas recorrendo aos

Figura 11 - Web Services envolvidos

No caso do registo dum documento do tipo Entrada, a pesquisa no campo remetente irá devolver

resultados provenientes do Web Service referente

Este campo é definido como tipo Date no eForms Designer. Ao clicar sobre ele, o utilizador tem

acesso a um calendário onde poderá efectuar a selecção

O campo “Tipo de documento” é uma lista. Esta é preenchida no evento load do formulário com

os tipos de documentos existentes, obtidos através duma consulta ao Web Service

(área SGDTPD). Assim que o utilizador efectua a selecção do tipo de documento e a célula perde o

o ID correspondente á opção assinalada é guardado para posterior utilização na acção de registo.

Identificador Nome do critério

TPDOCID Chave da espécie documental

NUMSERIE Chave do tipo de documento

Tabela

Identificador Nome do campo

TPDOCID Chave da espécie documental

DESIGTPDOC Designação do tipo de documento

NUMSERIE Chave do tipo de documento

Tabela O preenchimento desta e de outras listas com informação proveniente de Web Services é efectuado

recorrendo à API Javascript do Filenet. Existe um ficheiro JSP para cada eform criado, que invoca um ou

mais ficheiros javascript com funções

Campo para inserção do critério de pesquisa de remetente

sobre o botão imediatamente à direita, os resultados da consulta

4

3

2

envolvidos na pesquisa de Remetentes e Destinatários por Tipo de Registo


resultados provenientes do Web Service referente a Entidades Externas, por exemplo.


acesso a um calendário onde poderá efectuar a selecção de uma data.


os tipos de documentos existentes, obtidos através duma consulta ao Web Service

o utilizador efectua a selecção do tipo de documento e a célula perde o


Nome do critério Descrição Critérios Área de origem

Chave da espécie documental IN, “”

Chave do tipo de documento IN

Tabela 4 - Critérios de Pesquisa (SGDTPD)

Nome do campo Tipo Tam

Chave da espécie documental INTEIRO

Designação do tipo de documento VARCHAR 250

Chave do tipo de documento INTEIRO

Tabela 5 - Campos possíveis para a resposta (SGDTPD)

O preenchimento desta e de outras listas com informação proveniente de Web Services é efectuado


mais ficheiros javascript com funções de validação e tratamento de informação.

Campo para inserção do critério de pesquisa de remetente. O utilizador preenche o campo e clica

sobre o botão imediatamente à direita, os resultados da consulta são colocados na lista do campo 6.

22

metentes e Destinatários por Tipo de Registo


a Entidades Externas, por exemplo.



os tipos de documentos existentes, obtidos através duma consulta ao Web Service correspondente

o utilizador efectua a selecção do tipo de documento e a célula perde o focus,


Área de origem Precedências

Tam Descrição

250

O preenchimento desta e de outras listas com informação proveniente de Web Services é efectuado


. O utilizador preenche o campo e clica

são colocados na lista do campo 6.

23

Campo para inserção do critério de pesquisa de destinatário. O utilizador preenche o campo e

clica sobre o botão imediatamente à direita, os resultados da consulta são colocados na lista do campo

7.

Lista preenchida com as opções resultantes da consulta efectuada com base no critério inserido

no campo 4. A informação desta lista poderá ser proveniente de 3 áreas diferentes: SGDORG, SGDFUN e

GRLENT, consoante o tipo de documento que se pretenda registar.

Lista preenchida com as opções resultantes da consulta efectuada com base no critério inserido

no campo 5. A informação desta lista também poderá ser proveniente de 3 áreas diferentes: SGDORG,

SGDFUN e GRLENT, consoante o tipo de documento que se pretenda registar. Á imagem do que sucede

no caso do campo onde são carregados os tipos de documentos, assim que o utilizador efectua a

selecção do destinatário e a célula perde o focus, o ID correspondente á opção assinalada é guardado

para posterior utilização na acção de registo. É de resto uma filosofia de funcionamento comum à

maioria das listas do formulário que contêm dados provenientes de chamadas a Web Services.

Identificador Nome do critério Descrição Critérios Precedências

numfenti Chave da Entidade =

Primeiro deve ser realizada

uma consulta para obter o

número da entidade

numcontrib Número de Contribuinte da Entidade =

nomefenti Nome da Entidade M

Tabela 6 - Critérios de Pesquisa (GRLENT)

Identificador Nome do campo Tp. de Dados Tam. Descrição

GRLNUMFENTI Chave da Entidade Integer

GRLTPENTI Natureza da Entidade Char(1) 1 Singular ‘S’ Colectiva ‘C’

GRLCHAVECTPEN Chave do Tipo de Entidade Integer

Chave do Tipo de Entidade (1

– Pública, 2 – Privada, … área

GRLCTPEN)

GRLDESIGCTPEN Designação do Tipo de Entidade VARCHAR(50) 50 Designação do Tipo de

Entidade

GRLNOMEFENTI Nome da Entidade VarChar(75) 75

GRLABREV Abreviatura da Entidade VarChar(25) 25

GRLNUMCONTRIB Numero de Contribuinte da

Entidade Char(15) 15

GRLDTEMI Data Emissão do NIF DateTime

GRLCODCBFIS Bairro Fiscal Char(4) 4 Cod. do Bairro Fiscal do

Cartão do NIF

GRLDESIGCBFIS Designação do Bairro Fiscal VarChar(35) 35

GRLNUMMORA Morada Principal da Entidade Integer

GRLCODCNACI Nacionalidade da Entidade VarChar(4) 4

GRLDESIGNACI Designação da Nacionalidade VarChar(35) 35

GRLTITULO Título da Entidade VarChar(25) 25 Título honorífico (Dr,Eng., etc)

GRLCODCCIVI Chave Estado Civil SmallInt

GRLDTCCIVI Data Estado Civil DateTime

GRLDESIGCCIVI Designação Estado Civil VarChar(25) 25

GRLNOMEPAI Nome do Pai VarChar(75) 75

7

6

5

24

GRLNOMEMAE Nome Mãe VarChar(75) 75

GRLDTNASC Data de Nascimento DateTime

GRLNUMIDENT Número da Identificação Char(15) 15

GRLDESIGIDENT Designação da Identificação VarChar(35) 35

GRLDTEMIIDENT Data de Emissão da Identificação DateTime

GRLDTCADUIDENT Data de Caducidade da

Identificação DateTime

GRLCODIRS Código do IRS Char(4) 4

GRLCODPAISNATUR Código do País Char(10) 10

GRLDESIGNATUR Designação da Naturalidade VarChar(50) 50

GRLCARQUCOD Código do Arquivo Char(5) 5

GRLLOCEMIIDENT Local de Emissão da

Identificação VarChar(35) 35

GRLCODCPROF Código da Profissão SmallInt

GRLDESIGPROF Designação da Profissão VarChar(50) 50

GRLNOMECONJUGE Nome do cônjuge VarChar(50) 50

GRLREGIMECONJ Regime conjugal Char(1) 1

GRLDESIGCOMERCIAL Designação comercial VarChar(75) 75

GRLTIPOSOCIEDADE Tipo de sociedade Integer

GRLDESIGTPSOC Designação do tipo de sociedade VarChar(50) 50

GRLDOMINIOEMPRESA Domínio da empresa Char(1) 1 Público - U /Privado -P

GRLCODCCAE CAE -Código da Actividade

Económica da empresa Char(6) 6

GRLCODFREGNATUR Código da Freguesia de

Naturalidade Char(6) 6

GRLDESIGFREGNATUR Designação da Freguesia de

Naturalidade VarChar(50) 50

GRLCODCONCNATUR Código do Concelho de


Devolve primeiros 4

caracteres

GRLDESIGCONCNATUR Designação do Concelho de


GRLCODDISTNATUR Código da Distrito de


Devolve primeiros 2

caracteres

GRLDESIGDISTNATUR Designação do Distrito de


GRLSEXO Sexo do Munícipe Char(1) 1 F-Feminino / M-Masculino /

NULL-Não especificado)

GRLCODPOSTRESID Número do Código Postal da

Residência. Char(10) 10

GRLDESIGPOSTRESID Designação do Código Postal da

Residência. VarChar(50) 50

GRLCODFREGRESID Código da Freguesia da


GRLDESIGFREGRESID Designação do Concelho da


GRLCODCONCRESID Código do Concelho da


Devolve primeiros 4

caracteres

GRLDESIGCONCRESID Designação do Concelho da


GRLCODDISTRESID Código do Distrito da Residência. Char(6) 6 Devolve primeiros 2

caracteres

GRLDESIGDISTRESID Designação do Distrito da


25

GRLDESIGSITIORESID Designação do Sítio da


GRLDESIGPAISRESID Designação do País da


GRLDESIGRUARESID Nome da Rua da Residência. VarChar(75) 75

GRLNUMPOLICIARESID Número de Policia da


GRLSONUMERORESID Número da Residência. SmallInt

GRLTELEFONE Telefone Char(15) 15

GRLFAX Fax Char(15) 15

GRLEMAIL Email VarChar(75) 75

GRLFUNCIONARIO Funcionário SmallInt 1 – É funcionário / 0/Null –

Não é funcionário

GRLNUMMINREPR Número Mínimo de

Representantes Legais SmallInt 0/Null – Não definido

GRLPAIFILHA Entidade Pai / Filha SmallInt 1 – Pai / 0 – Filha

GRLCONFID Entidade Confidencial Char(1) 1

GRLCCNUMC Número do cartão de cidadão VarChar(35) 35

GRLCCNUMPAN Número PAN do cartão de

cidadão VarChar(35) 35

GRLCCNUMIDCIVIL Nº de identificação civil (antigo

BI) VarChar(20) 20

GRLCCNUMSEGSOC Número de identificação da

segurança social VarChar(25) 25

GRLCCNUMSNS Número de utente do serviço

nacional de saúde VarChar(20) 20

GRLCCDTVALID Validade do cartão de cidadão DateTime

Tabela 7 - Campos possíveis para a resposta (GRLENT)

Identificador Nome do critério Descrição Critérios Área de origem Precedências

NUMFUNCSGD Número do funcionário SGD IN, “”

NOMEFUNC Nome do funcionário M

Tabela 8 - Critérios de Pesquisa (SGDFUN)

Identificador Nome do campo Tipo Tam Descrição

NUMFUNCSGD Número do funcionário SGD INTEIRO

NOMEFUNC Nome do funcionário VARCHAR 75

ORGAOID Chave do órgão INTEIRO Afectação do funcionário a órgão

DESIGORGAO Designação do órgão VARCHAR 50

FUNCIONARIO Número + nome do funcionário VARCHAR 100

NUMENTI Chave da entidade externa INTEIRO

Tabela 9 - Campos possíveis para a resposta (SGDFUN)


ORGAOID Chave do órgão IN, “”

DESIGORG Designação do órgão M

Tabela 10 - Critérios de Pesquisa (SGDORG)

26


ORGAOID Chave do órgão INTEIRO

CODORGAO Código do órgão CHAR 12

DESIGORG Designação do órgão VARCHAR 50

ABREVORGAO Abreviatura do órgão CHAR 10

RESPORGAO Funcionário responsável do órgão INTEIRO

ORGAO Código + Designação do órgão VARCHAR 75

Tabela 11 - Campos possíveis para a resposta (SGDORG)

À semelhança do campo 3, este campo é uma lista preenchida automaticamente no evento load

da página. Os Livros são obtidos através duma pesquisa na área SGDLIV pelo Web Service

correspondente.


LIVRID Chave do livro IN, “”

Tabela 12 - Critérios de Pesquisa (SGDLIV)


LIVRID Chave do livro INTEIRO

DESIGLIVR Designação do livro VARCHAR 50

Tabela 13 - Campos possíveis para a resposta (SGDLIV)

O campo de Classificação é um dos três que são carregados com informação no evento load da

página. O Web Service respectivo a este campo efectua uma consulta na área SGDCLASS.


CHAVECLASS Chave do classificador =

CODAPLI Código da aplicação =

ACTIVOCLASS Classificador activo =

ANOCLASS Ano do classificador =

TPDOCUM Chave da espécie documental =

Tabela 14 - Critérios de Pesquisa (SGDCLASS)


CHAVEFCASS Chave do classificador INTEIRO

CODCAPLI Código da aplicação CHAR 3

CODIGOFCASS Código do classificador VARCHAR 35

DESIGFCASS Designação do classificador VARCHAR 250

CLASSIFICACAO Código do classificador + Designação VARCHAR 290

AMBITOFCASS Âmbito do classificador VARCHAR 250

OBSFCASS Observações VARCHAR 100

NUMOBSFOBSE Chave das observações INTEIRO

TPDOCUMCTDOC Chave da espécie documental INTEIRO

IDPAIFCASS Chave do classificador pai INTEIRO

IDPROXFCASS Chave do próximo classificador INTEIRO

9

8

ACTIVOFCASS Classificador activo

ANOFCASS Ano do classificador

CLASSERFCASS Classe do

PALCHAVEFCASS Palavras

DESIGCTDOC Designação da espécie documental

Tabela 15

O botão Guardar dá início ao processo de registo de documento na base de dados. Este registo

é efectuado através da invocação dum método

(Entrada, Interno ou Saída) dentro dum Workflow.

O botão Fechar cancela o registo de documento e, tal como o nome sugere, fecha o formulário.

A área assinalada com o número 12 mostra uma mensagem de boas vindas ao utilizador

actualmente autenticado no Workplace. O username do utilizador foi obtido através de código JAVA.

Esta área contém o Departamento a que o utilizador autenticado pertence e, caso se verifique,

a indicação de que este é Responsável pelo mesmo.

recorrer a consultas em 3 áreas: SGDUSR, SGDFUN e

sequência de chamada dos Web Services e atributos envolvidos.

Figura 12 - Sequência de Web Services consultados na obtenção do Departamento

O nome do Departamento a que o utilizador pertence é obtido na consulta á área SGDFUN

(DESIGORGAO). A verificação da Responsabilidade ou não do utilizador autenticado no respectivo

Departamento é garantida com a comparação dos campos NUMFUNCSGD (área SGDUSR) e

NUMFUNCFFUNC (área SGDMRO). Assim sendo, na eventualidade destes valores coincidirem, será

adicionado o texto “[Responsável]” imediatamente


USERID Chave do utilizador SGD

USERLOGIN Nome do utilizador

Tabela

Área SGDUSR

• NUMFUNCSGD

• USERID

• PERMAPLIC

USERID

13

12

11

10

Classificador activo INTEIRO

Ano do classificador INTEIRO

Classe do classificador INTEIRO

Palavras-chave do classificador VARCHAR 100

Designação da espécie documental VARCHAR 250

15 - Campos possíveis para a resposta (SGDCLASS)


é efectuado através da invocação dum método específico, consoante o tipo de documento a registar

Interno ou Saída) dentro dum Workflow.





a indicação de que este é Responsável pelo mesmo. Para garantir esta informação, foi necessário

recorrer a consultas em 3 áreas: SGDUSR, SGDFUN e SGDMRO. No esquema abaixo é ilustrada a

sequência de chamada dos Web Services e atributos envolvidos.

de Web Services consultados na obtenção do Departamento e Responsabilidade

do utilizador autenticado no mesmo



ntida com a comparação dos campos NUMFUNCSGD (área SGDUSR) e

(área SGDMRO). Assim sendo, na eventualidade destes valores coincidirem, será

adicionado o texto “[Responsável]” imediatamente a seguir ao nome de Departamento do utilizador.


Chave do utilizador SGD =

Nome do utilizador =

Tabela 16 - Critérios de Pesquisa (SGDUSR)

USERID Área SGDFUN

• DESIGORGAO

• ORGAOID

ORGAOID Área SGDMRO

• NUMFUNCFFUNC

27

100

250


o tipo de documento a registar





Para garantir esta informação, foi necessário

SGDMRO. No esquema abaixo é ilustrada a

e Responsabilidade



ntida com a comparação dos campos NUMFUNCSGD (área SGDUSR) e

(área SGDMRO). Assim sendo, na eventualidade destes valores coincidirem, será

o nome de Departamento do utilizador.


Área SGDMRO

NUMFUNCFFUNC

28


USERID Chave do utilizador SGD INTEIRO

NUMFUNC Número do funcionário INTEIRO

NUMFUNCSGD Número do funcionário SGD INTEIRO

USERLOGIN Nome do utilizador CHAR 15

SGDFUNCPATH Path dos ficheiros do utilizador CHAR 75

FUNCACTIVO Estado do Utilizador INTEIRO

SGDFUNCLIVRO Chave do livro obrigatório INTEIRO

Tabela 17 - Campos possíveis para a resposta (SGDUSR) Identificador Nome do critério Descrição Critérios Área de origem Precedências

NUMDUORG Chave do órgão =

NUMFUNCFFUNC Número de funcionário =

ACTIVODDORG

Tabela 18 - Critérios de Pesquisa (SGDMRO)


CHAVEDDORG Chave do órgão INTEIRO 3

NUMDUORG Número do órgão CHAR 3

NUMFUNCFFUNC Número de funcionário CHAR 3

ACTIVODDORG CHAR 3

DTACTIVODDORG INTEIRO 15

NIVELDDORG CHAR 10

PERMDOCDDORG CHAR 3

Tabela 19 - Campos possíveis para a resposta (SGDMRO)

As mensagens a enviar aos Web Services de consulta são construídas com a informação obtida nos

campos do formulário. A resposta resultante da invocação será uma mensagem XML. É efectuado o

parsing destes dados e, de seguida, são preenchidas as listas ou tabelas através de funções Javascript

desenvolvidas para o efeito.

Houve também algum trabalho na área de Webdesign neste projecto, nas barras situadas do lado

esquerdo de cada formulário.

Uma vez submetido o formulário, é despoletado o Workflow que lhe foi associado na Subscrição de

fluxo de trabalho correspondente.

Figura

Na figura 13 é apresentado o Workflow de registo de documento

registo, que correspondem a acções

fase posterior.

No Gerador de Processos existe o

definidos no workflow.

Aprofundando o sub-mapa de registo de documento assina

Figura 13 - Workflow de Registo de Documento

orkflow de registo de documento. São visíveis outros passos, além do de

orrespondem a acções a efectuar ao documento registado, algo a ser desenvolvido numa

No Gerador de Processos existe o conceito de sub-mapas. São processos que ocorrem dentro de passos

mapa de registo de documento assinalado na imagem acima temos:

29

. São visíveis outros passos, além do de

algo a ser desenvolvido numa

processos que ocorrem dentro de passos

lado na imagem acima temos:

Figura 14 –

Além do passo inicial (StartStep),

mapas. Imediatamente após o StartStep, enc

invocação dum Web Service cujo objectivo é obter uma sessão válida indispensável no processo de

registo de documento a efectuar posteriormente.

A mensagem XML resultante é tratada e os campos são atribuídos

passos do workflow.

Dentro do sub-mapa assinalado na imagem acima, que corresponde ao registo do documento

propriamente dito, temos:

– Sub-mapas do processo de Registo de Documento

Além do passo inicial (StartStep), onde não é efectuada nenhuma acção, são visíveis três novos sub

mapas. Imediatamente após o StartStep, encontramos um submapa de validação. Consiste numa


registo de documento a efectuar posteriormente.

A mensagem XML resultante é tratada e os campos são atribuídos a variáveis, utilizáveis nos próximos

mapa assinalado na imagem acima, que corresponde ao registo do documento

30

nenhuma acção, são visíveis três novos sub-

ontramos um submapa de validação. Consiste numa


a variáveis, utilizáveis nos próximos

mapa assinalado na imagem acima, que corresponde ao registo do documento

Figura 15 - Passo de Registo de Documento no workflow

Assim como no caso da consulta a Remetentes e Destinatários no eForm, a invocação do Web Service

para registo do documento também dependerá da opção seleccionada referente ao Tipo de Registo.

Existem portanto três caminhos dist

Interno, Saída ou Entrada.

O workflow acede aos dados do

de formulário.

Na imagem acima é evidenciado o caso particu

direito é possível visualizar a atribuição das variáveis com informação proveniente do formulário aos

parâmetros do Web Service a ser invocado.

Passo de Registo de Documento no workflow (invocação do Web Service)



Existem portanto três caminhos distintos possíveis no workflow, consoante se trate dum tipo de registo:

O workflow acede aos dados do eform criado através do mapeamento de variáveis efectuado na Política

Na imagem acima é evidenciado o caso particular dum documento com tipo de Registo Entrada. Do lado


parâmetros do Web Service a ser invocado.

31

(invocação do Web Service)



intos possíveis no workflow, consoante se trate dum tipo de registo:

através do mapeamento de variáveis efectuado na Política

lar dum documento com tipo de Registo Entrada. Do lado


32

protected function long of_proc_entrada_vr1 (long al_sessionid, string as_aplicacao, string

as_tpregisto, long al_documid, long al_remetente, long al_livro, long al_tpdoc, string as_docref, string

adt_dtdoc, string as_ficheiro, string as_assunto, string adt_dtentrada, string as_processo, string

as_envio, long al_destino_func, long al_destino_orgao, long al_arquivo, long al_classifica, long

al_userkey, long al_odreq[])

Argumentos:

al_sessionid: ID da sessão

as_aplicacao: código da aplicação

as_tpregisto: tipo de registo (E, I, S)

al_documid: ID do documento

al_remetente: chave do remetente externo

al_livro: chave do livro

al_tpdoc: chave do tipo de documento

as_docref: referência do documento

adt_dtdoc: data do documento

as_ficheiro: ficheiro do documento

as_assunto: assunto do documento

adt_dtentrada: data de entrada do documento

as_processo: código do processo

as_envio: forma de envio do documento (Protocolo - PO, Correio - CO, Digital - DI, etc.)

al_destino_func: chave do funcionário destinatário do documento

al_destino_orgao: chave do órgão destinatário do documento

al_arquivo: arquivado (1) ou não (0)

al_classifica: chave da classificação do documento

al_userkey: chave do utilizador que efectuou o registo de entrada

al_odreq: array de chaves odreq

Tabela 20 - Web Service de Registo de Documento do Tipo Entrada

public function long of_proc_interno_vr1 (long al_sessionid, string as_aplicacao, string as_tpregisto,

long al_documid, long al_remetente_func, long al_remetente_orgao, long al_livro, long al_tpdoc, string

as_ficheiro, string as_assunto, string adt_dtentrada, string as_processo, string as_refdoc, long

al_destino_func, long al_destino_orgao, long al_arquivo, long al_classifica, string as_envio, long

al_userkey, long al_odreq[])

Argumentos:





al_remetente_func: chave do remetente funcionário

al_remetente_orgao: chave do remetente órgão


33






as_refdoc: referência do documento

al_destino_func: chave do funcionário destinatário do documento

al_destino_orgao: chave do órgão destinatário do documento



as_envio: forma de envio do documento (Protocolo – PO, Correio - CO, Digital - DI, etc.)

al_userkey: chave do utilizador que efectuou o registo de interno


Tabela 21 - Web Service de Registo de Documento do Tipo Interno

public function long of_proc_saida_vr1 (long al_sessionid, string as_aplicacao, string as_tpregisto, long

al_documid, long al_remetente_orgao, long al_livro, long al_tpdoc, string as_ficheiro, string

as_assunto, string adt_dtentrada, string as_processo, long al_destino_externo, long al_classifica, long

al_arquivo, string as_envio, long al_func_autor, long al_entidade, long al_odreq[])

Argumentos:





al_remetente_orgao: chave do remetente órgão







al_destino_externo: chave do destinatário entidade externa



as_envio: forma de envio do documento (Protocolo - PO, Correio – CO, Digital - DO, etc.)

al_func_autor: chave do funcionário que efectuou o registo de saída

al_entidade: chave da entidade externa associada à saída


Tabela 22 - Web Service de Registo de Documento do Tipo Saída

3.4.3.3. Consulta e Acções Outra das funcionalidades desenvolvidas

sobre os mesmos.

Actualmente, é possível pesquisar documentos filtrando os resultados por: data

registo, assunto, aguardando resposta, aguardando despacho

Figura 16

Área que engloba os critérios de pesquisa e filtragem de documentos

O botão “Pesquisar” acciona a consulta. São recolhidos os critérios de pesquisa e formada a

mensagem XML a enviar ao Web Service em código Javascript.

utilizador autenticado na plataforma IBM Workplace.

2

1

Acções sobre Documentos

Outra das funcionalidades desenvolvidas prende-se com a consulta de documentos e tomada de acções

, é possível pesquisar documentos filtrando os resultados por: data de entrada, número de

registo, assunto, aguardando resposta, aguardando despacho e lido.

- eForm de Consulta e Acções sobre Documentos

Área que engloba os critérios de pesquisa e filtragem de documentos


mensagem XML a enviar ao Web Service em código Javascript. Os resultados serão apenas referentes ao

ataforma IBM Workplace.

34

se com a consulta de documentos e tomada de acções

de entrada, número de


Os resultados serão apenas referentes ao

35

Identificador Nome do critério Critérios Área de origem Precedências

CODCAPLI Código da aplicação = SGDDOC

TPREG Tipo de registo = SGDDOC

DOCUMID Chave do documento = SGDDOC

COPIAID Chave da cópia =

NUMDOC Número do documento IN

DTENTRADA Data de entrada =; G

REMENTIID Chave da Entidade remetente IN

REMENUMFUNCSGD Número do funcionário remetente IN SGDFUN

REMORGAID Chave do órgão remetente IN SGDORG

REMETENTE Remetente M

DESNUMFUNCSGD Número do funcionário destinatário IN SGDFUN

DESORGAID Chave do órgão destinatário IN SGDORG

DESENTIID Chave da entidade destinatário IN

DESTINO Destinatário M

USERID Chave do utilizador = SGDUSR DTENTRADA

NUMSERIE Chave do Tipo de documento IN SGDTPD

RESPOSTA Documento que aguarda resposta =; !=

AGUARDADESPACHO Documento que aguarda despacho =; !=

ARQUIVO Documento Arquivado =; !=

RASCUNHO Documento Rascunho =; !=

RECEBIDO Documento Recebido =

LIDO Documento Lido =; !=

REMETENTE Designação do Remetente M

DESTINO Designação do Destinatário M

APAGADO Documento Anulado =; !=

RESUMO Assunto do documento M;C

CHAVEPROC Chave do processo =

EXCLUIRPROCESSOS Indicação de apresentar ou não os

documentos “Capas de Processo” =

CLASSIFICACAO Código + Designação da classificação da

cópia IN

CHAVECLASS Chave da classificação da cópia IN SGDCLASS

AENVIAR Documento a enviar para o destinatário =;!=

SUSPENSO Documento suspenso pelo utilizador =;!=

CONHECIMENTO Documento enviado para o utilizador

como conhecimento =;!=

RASCUNHOUSER Documento de rascunho criado pelo

utilizador =;!=

IDUSER Chave do utilizador que está a efectuar a

consulta =

Tabela 23 - Critérios de Pesquisa (SGDCOP)

36

Identificador Nome do campo Tipo Tam


TPREGFDOCU Tipo de registo CHAR 1

DOCUMIDFDOCU Chave do documento INTEIRO

COPIAIDDCOPI Chave da cópia INTEIRO

REMEFUNCFFUNC Número do funcionário remetente INTEIRO

NUMDUORG Chave do órgão remetente INTEIRO

REMEXTFENTI Chave da entidade remetente INTEIRO

REMETENTE Remetente VARCHAR 100

ARQUIVODCOPI Arquivo INTEIRO

DESTFUNCFFUNC Número do funcionário destinatário INTEIRO

DESTORGAO Chave do órgão destinatário INTEIRO

DESTEXTFENTI Chave da entidade destinatário INTEIRO

DESTINO Destinatário VARCHAR 100

DOCUMENTO Identificação do documento

NUMDOCFDOCU Número do documento INTEIRO

APAGADOFDOCU Documento Anulado INTEIRO

DESIGFTDOC Designação do tipo de documento CHAR 250

NUMDOCUFDOCU Número inscrito no documento CHAR 25

DTDOCUFDOCU Data inscrita no documento DATETIME

RESPOSTAFDOCU Aguarda resposta INTEIRO

DESIGCFMTD Designação do formato do documento CHAR 250

NUMREGISTOFREGI Número de controlo de registo INTEIRO

DESIGFLIVR Designação do livro CHAR 50

NUMSERIEFTDOC Chave do tipo de documento INTEIRO

NUMLIVROFLIVR Chave do livro de registo INTEIRO

DTENTRADAFDOCU Data de registo do documento DATETIME

PATHDOCFDOCU Path do documento CHAR 250

ANOFDOCU Ano do documento INTEIRO

FUNCRESPFFUNC Autor do registo INTEIRO

REMETPSERVFSERV CHAR 1

REMECODCCATE CHAR 8

REMECODFSERV CHAR 2

NUMPROCFDOCU Número do processo CHAR 25

REMETENTEFDOCU Remetente CHAR 100

SPOTRAMAFDOCU Aceite pelo SPO INTEIRO

RASCUNHOFDOCU Documento Rascunho INTEIRO

NUMCOPIADCOPI Número da copia do documento INTEIRO

DESTCODFSERV CHAR 2

DESTPSERVFSERV CHAR 1

DESTCODCATE CHAR 8

DESTINODCOPI Destino da cópia CHAR 100

INFOLIDODCOPI Documento lido INTEIRO

RDESPACHDCOPI Aguarda despacho INTEIRO

DESTINOOKDCOPI Documento recebido INTEIRO

USERID Chave do utilizador INTEIRO

REFFDOCU Referencia inscrita no documento CHAR 25

RESUMOFDOCU Assunto do documento CHAR 250

CHAVEFPROC Chave do processo INTEIRO

EXCLUIRPROCESSOS Indicação de apresentar ou não os documentos “Capas de Processo” INTEIRO

CHAVEFCASS Chave da classificação da cópia INTEIRO

CODIGOFCASS Código da classificação da cópia CHAR 35

DESIGFCASS Designação da classificação da cópia VARCHAR 250

37

CLASSIFICACAO Código + Designação da classificação da cópia VARCHAR 290

AENVIAR Indicação de apresentar ou não os documentos a enviar para o

destinatário INTEIRO

SUSPENSO Indicação de apresentar ou não os documentos suspensos pelo

utilizador INTEIRO

CONHECIMENTO Indicação de apresentar ou não os documentos enviados com

conhecimento pelo utilizador INTEIRO

RASCUNHOUSER Indicação de apresentar ou não os documentos de rascunho criados

pelo utilizador INTEIRO

PERMISSAO Permissão de acesso do utilizador sobre o documento (0- nenhuma,

60- leitura, 100 - movimentar, 125- escrita, 250- apagar)

Tabela 24 - Campos possíveis para a resposta (SGDCOP)

A área assinalada com o número 3 receberá os documentos provenientes da consulta ao Web

Service. Esta informação é recebida em XML, tratada e colocada nas colunas da tabela no formulário.

Ao clicar sobre o botão “Detalhes”, o utilizador será direccionado para uma nova página onde

estará toda a informação obtida na consulta acerca do documento seleccionado na tabela assinalada

com o número 3 na imagem acima.

Nesta área o utilizador tem a possibilidade de criar um novo documento ou tomar diversas acções

sobre um documento já existente (marcar como lido, não lido, arquivado, não arquivado, aguardando

resposta, não aguardando resposta, aguardando despacho, não aguardando despacho e efectuar uma

movimentação).

Métodos das acções a efectuar sobre os documentos disponíveis:

• of_copia_arquiva (ref long al_sessionid, string as_aplicacao, string as_tpregisto, long

al_documid, long al_copiaid, long al_estado)

• of_copia_lida (ref long al_sessionid, string as_aplicacao, string as_tpregisto, long al_documid,

long al_copiaid, long al_estado)

• of_aguarda_despacho (ref long al_sessionid, string as_aplicacao, string as_tpregisto, long

al_documid, long al_copiaid, long al_estado)

• of_aguarda_resposta (ref long al_sessionid, string as_aplicacao, string as_tpregisto, long

al_documid, long al_estado)

• of_proc_move_dtlimite (al_sessionid, as_aplicacao, as_tpregisto, al_documid, al_copiaid,

al_funcionario, al_orgao, as_motivo, adt_datalim_fperc)

Estes campos são preenchidos no evento load da página e mostram o número de documentos

recebidos e enviados hoje pelo utilizador autenticado. Ao clicar sobre o texto referente às contagens,

terá acesso aos documentos respectivos.

6

5

4

3

Figura 17 -

Na figura 17 é visível a área de notificação.

selecciona o botão “Detalhes” ou alguma das acções disponív

documento na tabela.

- Área de Notificação (Nenhum item seleccionado)

é visível a área de notificação. Apresenta a situação específica em que o utilizador

selecciona o botão “Detalhes” ou alguma das acções disponíveis sem primeiro seleccionar um

38

a situação específica em que o utilizador

eis sem primeiro seleccionar um

O exemplo ilustrado na figura 18

pretendida surge uma janela de confirmação. C

efectuada e apresentada uma mensagem na á

A informação detalhada do documento é obtida aquando a pesquisa. Ao vis

efectuado o parsing dessa mensagem XML, tratadas todas as variáveis e colocadas nos respectivos

campos do formulário.

Figura 18 - Acção sobre Documento (Marcar como aguardando resposta)

O exemplo ilustrado na figura 18 apresenta uma acção sobre um documento. Ao seleccionar a acção

de confirmação. Caso seja realmente a vontade do utilizador, a acção é

efectuada e apresentada uma mensagem na área de notificação.

A informação detalhada do documento é obtida aquando a pesquisa. Ao visitar a página de detalhes, é


Acção sobre Documento (Marcar como aguardando resposta)

39

Ao seleccionar a acção

a vontade do utilizador, a acção é

itar a página de detalhes, é


Acção sobre Documento (Marcar como aguardando resposta)

Para além da informação proveniente da pesqu

SGDMOV, SGDLIG, SGDANX) com o objectivo de recolher dados sobre movimentos, anexos e ligações

referentes ao documento em causa.


ANEXOID Chave do Anexo

DOCUMID Chave do Documento

TPREG Tipo de Registo

CODCAPLI Código de aplicação

Tabela

Figura 19 - Detalhes do Documento

Para além da informação proveniente da pesquisa, são invocados 3 outros Web Services (áreas


referentes ao documento em causa.


Chave do Anexo =

Chave do Documento =

Tipo de Registo =

Código de aplicação =

Tabela 25 - Critérios de Pesquisa (SGDANX)

40

são invocados 3 outros Web Services (áreas



41


ANEXOIDFANEX Chave do anexo INTEIRO





NUMSERIEFTDOC Chave do tipo de documento INTEIRO

CODCFMTD Chave do formato do ficheiro INTEIRO

QUANTFDOCU Quantidade de anexos INTEIRO

REFFANEX Referencia dos anexos CHAR 15

CHAVEFUSER Chave do utilizador INTEIRO

OBSFANEX Observações do anexo CHAR 100

PATHDOCFANEX Path do ficheiro associado CHAR 250

DESIGFTDOC Designação do tipo de documento CHAR 250

DESIGCFMTD Designação do formato do ficheiro CHAR 50

Tabela 26 - Campos possíveis para a resposta (SGDANX)


CODCAPLI Código da aplicação = SGDDOC; SGDCOP

TPREG Tipo de registo = SGDDOC; SGDCOP

DOCUMID Chave do documento = SGDDOC; SGDCOP

COPIAID Chave da cópia = SGDCOP

TRANSITAID Chave do movimento =

DATATRAN Data do movimento =

Tabela 27 - Critérios de Pesquisa (SGDMOV)





COPIAIDDCOPI Chave da cópia INTEIRO

TRANSITAIDFPERC Chave do movimento INTEIRO

MOTIVOFPERC Motivo VARCHAR 250

DATATRANFPERC Data do movimento DATETIME


NUMTRANSFPERC Número da transição INTEIRO

TRANSOKFTRANS Transição Efectuada INTEIRO

MOTIVOFPERC Motivo do movimento CHAR 250

PRONUMFENTI Chave da entidade destinatário INTEIRO

PRONUMFUNCFFUNC Número do funcionário destinatário INTEIRO

NUMDUORG Chave do órgão destinatário INTEIRO

DESTINOFPERC Designação do destinatário CHAR 100

DTDESPACHOFPERC Data de despacho DATETIME

RESUMOFPERC CHAR 250

NUMFUNCFFUNC Número de funcionário autor do despacho INTEIRO

AUTORFPERC Nome do funcionário autor do despacho CHAR 100

OBSFPERC Observações do movimento CHAR 250

RECEBIFPERC INTEIRO

DTRECEBIFPERC DATETIME

DATALIMFPERC Data limite para resposta/despacho DATETIME

Tabela 28 - Campos possíveis para a resposta (SGDMOV)

42


LIGADOC Chave da ligação =

DOCUMID Chave do Documento =

TPREG Tipo de registo =

CODCAPLI Código de aplicação =

COPIAID Chave da cópia =

Tabela 29 - Critérios de Pesquisa (SGDLIG)

Identificador Nome do campo Tipo Tam

LIGADOCFLIGD Chave da ligação INTEIRO

CODCAPLI Chave da aplicação CHAR 3



COPIAIDDCOPI Chave da copia INTEIRO

TIPOLIGAFLIGD Tipo de ligação CHAR 1

LIGCODCAPLI Chave da aplicação do documento ligado CHAR 3

LIGTPREGFDOCU Tipo de registo do documento ligado CHAR 1

LIGDOCIDDCOPI Chave do documento do documento ligado INTEIRO

LIGCOPIAIDDCOPI Chave da copia do documento ligado INTEIRO


OBSFLIGD Observações da ligação CHAR 250

ANEXOFLIGD Tipo de ligação INTEIRO

AUTOMATICOFLIGD INTEIRO

CHAVECTLGD Chave do tipo de ligação INTEIRO

DESIGCTLGD Designação do tipo de ligação CHAR 75

REFDOCLIG Referência do documento ligado CHAR 25

NUMDOCLIG Número de registo do documento ligado INTEIRO

DESIGTPDOCLIG Designação do tipo de documento ligado CHAR 250

TPREGDOCLIG Tipo de registo do documento ligado (Entrada, Interna, Saída) CHAR 10

DESCDOCLIG Descrição do documento ligado CHAR 250

Tabela 30 - Campos possíveis para a resposta (SGDLIG)

Na imagem anterior é possível verificar a existência de botões “detalhes” em cada uma das tabelas

referentes a ligações, movimentos e anexos. Estes permitem ao utilizador o acesso a informação

detalhada de um item existente na tabela correspondente.

Caso a acção desejada seja a movimentação do documento, o utilizador visualizará o seguinte ecrã:

Figura

Área que contém alguns detalhes do documento que se pretende movimentar.1


Figura 21 - Página de Movimentação de Documento

Área que contém alguns detalhes do documento que se pretende movimentar.

Figura 20 - Detalhes de Anexo e Detalhes

43


Campo para inserção do critério de pesquisa de destinatário. O utilizador p


3.

Neste campo são carregados os resultados da pesquisa efectuad

com os critérios inseridos no campo assinalado com o número 2.

Ao seleccionar este botão, o utilizador voltará para a página anterior, que neste caso, poderá ser a

página de detalhes de documento ou a de pesquisa de documentos.

O botão Guardar dá início ao processo de movimentação do documento na base de dados. A

movimentação é efectuada dentro do Workflow.

A imagem seguinte mostra o workflow de movimentação de documento. Os parâmetros do We

são preenchidos com as variáveis obtidas no formulário.

Figura 22

5

4

3

2 Campo para inserção do critério de pesquisa de destinatário. O utilizador preenche o campo e


Neste campo são carregados os resultados da pesquisa efectuada nas áreas SGDFUN e SGDORG

com os critérios inseridos no campo assinalado com o número 2.


página de detalhes de documento ou a de pesquisa de documentos.


movimentação é efectuada dentro do Workflow.

A imagem seguinte mostra o workflow de movimentação de documento. Os parâmetros do We

são preenchidos com as variáveis obtidas no formulário.

22 - Workflow de movimentação de Documento

44

reenche o campo e


a nas áreas SGDFUN e SGDORG



A imagem seguinte mostra o workflow de movimentação de documento. Os parâmetros do Web Service

45

3.5. Testes Ao longo do desenvolvimento da aplicação efectuaram-se testes pontuais e informais para garantir os

comportamentos esperados por parte da aplicação.

Os testes foram feitos imediatamente após modificação de alguma funcionalidade na aplicação, de

forma a garantir o correcto funcionamento e coerência do código existente.

Visto não existir uma versão candidata a final e não ser viável interromper o desenvolvimento da

aplicação, apenas foram efectuados testes pontuais. Assim sendo, entende-se fundamental num futuro

próximo, uma fase de testes exaustivos, de forma a viabilizar a utilização da solução no cliente.

46

4. Conclusões

4.1. Resultados do Estágio

O objectivo deste estágio consistiu na criação de algumas funcionalidades dum Sistema de Gestão

Documental a utilizar a nível autárquico.

É um projecto com um grau de complexidade considerável e do qual, desde o início, não se

perspectivava conclusão durante o estágio.

A nível de resultados, ficou disponível a funcionalidade de registo de documento, respeitando toda a

lógica associada a este processo (por exemplo, os tipos de remetentes e destinatários disponíveis

diferem consoante o tipo de documento a registar). O processo está integrado com o IBM Filenet, os

documentos seguem um determinado workflow e são devidamente encaminhados e disponibilizados no

Workplace do utilizador destinatário.

O requisito que consistia em permitir a actualização e sincronização da informação criada na plataforma

IBM Filenet P8 com o ERP AIRC foi respeitado. O documento registado é acessível pelas restantes

aplicações da AIRC.

Na versão actual do projecto, é possível efectuar consultas sobre os documentos existentes e aceder aos

respectivos detalhes (detalhes do documento, movimentações, ligações e anexos associados). Os

documentos registados pelas outras aplicações da AIRC constam nas consultas efectuadas no Filenet.

Sobre os documentos consultados, o utilizador poderá tomar diversas opções, como: arquivar, marcar

como aguardando resposta ou despacho, movimentar, entre outras. O desenvolvimento destas

funcionalidades exigiu, como seria de esperar, uma aprendizagem constante, não só a nível da

ferramenta, mas também ao nível da filosofia dos procedimentos comuns dos processos nas autarquias

(por exemplo, não deve permitir-se a movimentação de um documento que se encontra no estado

arquivado).

Da pesquisa e resolução de algumas questões, ficam também o conhecimento adquirido e código

desenvolvido que poderão ser reaproveitados em seguintes etapas de melhoramento e criação das

restantes funcionalidades da aplicação.

A nível de documentação, resultaram algumas actualizações de documentos internos à AIRC, pela

necessidade verificada na criação e/ou adequação de WebServices. Resultaram também um Relatório

de Progresso de Estágio e um Relatório Final.

47

4.2. Principais Dificuldades Numa fase inicial, aquando a formação, foram superadas algumas contrariedades. O número de passos

e aplicações envolvidas no processo de criação dum exercício exemplo é considerável e só depois de

alguma prática foi possível adquirir outro à vontade.

No que toca ao código envolvido, o Javascript acabou por ser uma quase novidade para mim.

Verificaram-se também algumas limitações na API que o Filenet disponibiliza. Foi necessário optar por

alternativas quando me deparei com as restrições da plataforma.

Outra das etapas a ultrapassar consistiu no conhecimento dos processos, na aquisição do know-how

associado á realidade e necessidades duma autarquia. Só com essa sabedoria foi possível criar algo

viável e realmente útil. Foi muito importante o acompanhamento e experiência da equipa do SGD da

AIRC e da minha orientadora nesta fase.

A integração na Empresa, que penso ser um factor capaz de suscitar eventuais dificuldades no

desenrolar dum estágio, aconteceu naturalmente e sem problemas.

4.3. Apreciação crítica do Estágio

A aplicação desenvolvida neste projecto, baseada na plataforma IBM Filenet, visa colmatar a

necessidade de organização, gestão e tratamento de documentos nas Câmaras Municipais. É um

Sistema de Gestão Documental.

O trabalho realizado ao longo deste estágio culminou com uma versão da aplicação que engloba

algumas das funções básicas e essenciais comuns ao software da área a que se destina. Contudo, e á

imagem do que era esperado desde o início, a aplicação não está completa. Pelo contrário, será alvo de

testes exaustivos, de novos desenvolvimentos e respectivas validações.

No que toca às condições de trabalho, foram reunidos todos os elementos necessários para um

progresso sustentado e favorável do projecto. Houve disponibilidade adequada por parte da

orientadora, assim como de todos os programadores da área de desenvolvimento quando solicitados.

Este factor verificou-se de extrema importância para o sucesso do Estágio.

A nível do desenvolvimento pessoal, é uma experiência inesquecível pois representa um marco de

transição entre a vida académica e a vida profissional, o início duma carreira. Confesso que existiu

alguma insegurança ao início, visto tratar-se de algo novo inevitavelmente diferente do que nos é

experienciado durante o curso e desconhecer por completo as aplicações envolvidas. A prática de

metodologias de desenvolvimento desconhecidas e a necessidade de constante interacção com os

vários desenvolvedores da Empresa vieram amadurecer e aprimorar algumas capacidades intelectuais e

pessoais, o que entendo de muito positivo.

Em forma de resumo, julgo ter sido uma experiência gratificante e, de certa forma, empolgante. O facto

de poder contribuir, de alguma forma, no desenvolvimento dum projecto com uma finalidade e

utilização real no dia-a-dia é uma razão de satisfação pessoal.

48

4.4. Trabalho futuro

No que respeita a trabalho futuro, considero serem necessários os seguintes desenvolvimentos:

• Permitir a criação de ligações e anexos em documentos.

• No formulário de consulta e acções sobre documentos, transformar o menu de acções

dinamicamente. Apenas deverão aparecer as acções possíveis ao documento seleccionado na

lista.

• Criar um formulário de pesquisa e criação de processos.

• Efectuar testes exaustivos sobre o trabalho desenvolvido e estudar a viabilidade de outras

abordagens possíveis.

• Criação de formulários e workflows para situações específicas (ex: Reclamação).

49

5. Referências Bibliográficas [1] “ACE - Agente de Comunicações Externas Especificações WebServices”, Abril de 2008, AIRC

(documentação interna da AIRC)

[2] “Objecto de ligação ao SGD”, Janeiro de 2009, AIRC (documentação interna da AIRC)

[3] “Enterprise Content Management”, disponível em http://www-01.ibm.com/software/data/content-

management/ , consultado em Julho de 2009

50

Anexos

Documents

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