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Analyse et critique de la gestion de stock cas de la Jirama Mahajanga
Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte
REPOBLIKAN’I MADAGASIKARA Tanindrazana – Fahafahana- Fahamarinana
MINISTERE DE L’EDUCATION NATIONALE ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE
UNIVERSITE DE MAHAJANGA
INSTITUT UNIVERSITAIRE DE GESTION ET DE MANAGEMENT
IUGM
MEMOIRE DE FIN D’ANNEE D’ETUDES EN VUE D’OBTENTION DU DIPLOME
DE TECHNICIEN SUPERIEUR
Option : FINANCES COMPTABILITE Encadreur professionnel : Monsieur RAKOTORALAHY Jean Louis Chef de division du service Approvisionnement Jirama Mahajanga
Encadreur pédagogique : Monsieur RAKOTOARIVELO Jean Baptiste Enseignant à l’IUGM Université de Mahajanga
Promotion : SOALINORO Année 2007
ANALYSE ET CRITIQUE DE LA GESTION DE STOCK CAS DE LA JIRAMA
MAHAJANGA
Analyse et critique de la gestion de stock cas de l a Jirama Mahajanga
Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 2
Afin d’initier les jeunes à la vie professionnelle, IUGM (Institut Universitaire de Gestion et de
Management), offre une formation de deux années successives.
Al’ issue de la formation, l’établissement sanctionne les efforts des étudiants par la délivrance
d’un diplôme, pour qu’ils puissent s’intégrer dans le monde de travail dès leur sortie de
l’école supérieure.
Ainsi, les étudiants sont tenus à rédiger un mémoire dont l’objet est d’établir un rapport de
stage de fin d’études du premier cycle, mettant en pratique les études théoriques qu’ils ont pu
accueillir durant la formation , en vue d’obtenir le diplôme de technicien supérieur (DTS).
Analyse et critique de la gestion de stock cas de l a Jirama Mahajanga
Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 3
Avant propos
sommaire
Remerciements
Liste des sigles et abréviations
Liste des tableaux
Liste des figures
Introduction
Première partie : PRESENTATION DE L’ENTREPRISE
Chapitre I : Les caractéristiques et les modes de la société Jirama
Section 1- Présentation physique et juridique
Section 2- Situation actuelle de la JIRAMA
Section 3- Présentation des articles stockés
Chapitre II : L’identification du service Approvisionnement
Section 1- Présentation
Section 2- Les branchements prévus au service d’approvisionnement
Chapitre III - Etat actuel du domaine touché par l’étude
Section 1- Fonction commerciale
Section 2- Fonction financière
Deuxième partie: ANALYSE DE LA SITUTION DE LA GESTION DE STOCK
Chapitre I : La procédure de la gestion de stock
Section 1- Manuel de procédure de nomenclature
Section 2- Code « REPERE »
Section 3- Manuel de procédure d’approvisionnement
Chapitre II : Autres opérations d’approvisionnements
Section 1- Manuel de procédure des régularisations
Section 2- Manuel de procédure de récupérations
Section 3- Manuel de procédure des déchets et des rebuts
Section 4- Inventaire
Section 5- Etats informatiques
Analyse et critique de la gestion de stock cas de l a Jirama Mahajanga
Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 4
Chapitre III: La gestion de stock
Section 1- Analyse du système de stock
Section 2- La gestion de réapprovisionnement
Troisième partie: DISCUSSION DES RESULTATS D’ANALYSE
Chapitre I : Analyse et critique
Section 1- Les différentes sortes des pratiques de gestion de stock
Section 2- Le transport des matériels
Section 3- Lenteur de procédure administrative
Section 4- Interdépendance du service commercial et du service administratif
Chapitre II : Opportunité, risque des recommandations
Section 1- Les suggestions
Section 2- Les limites et contraintes des solutions
CONCLUSIONS
BIBLIOGRAPHIE
WEBOGRAPHIE
ANNEXES
TABLE DES MATIERES
Analyse et critique de la gestion de stock cas de l a Jirama Mahajanga
Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 5
Le présent ouvrage est le fruit de nos études. La réalisation de cet ouvrage n’aurait
pas été possible sans l’aide et la contribution de près ou de loin de certaines personnes à qui,
nous adressons nos vifs et sincères remerciements.
Nous allons en premier lieu à Monsieur le Président de l’Université de Mahajanga
Ralison Andrianaivo, pour accorder à nos ouvrages.
Nous remercions à notre Encadreur Pédagogique, Monsieur Jean Baptiste
RAKOTOARIVELO, Enseignant en Informatique à l’IUGM, pour son soutien constant, sa
générosité, sa bonté et son aide précieuse durant la rédaction de cet ouvrage.
Nous remercions également notre Encadreur Professionnel, Monsieur Jean Louis
RAKOTORALAHY, Chef de division du service approvisionnement au sein de la société Jirama
Mahajanga, pour son soutien moral qui a facilité l’accomplissement des travaux
Nous tenons à souligner particulièrement à Monsieur Philipien RAKOTOZARIVELO,
Directeur de l’IUGM à l’Université de Mahajanga, qui a dû subir nos humeurs, nos contraintes et
nos excès de zèle, tout en restant compréhensif.
Nous remercions également à Monsieur Jean Augustin BEFOUROUACK, chef de
service Approvisionnement de la JIRAMA Mahajanga pour son soutien moral qui a facilité
l’accomplissement des travaux, pour son hospitalité et l’autorisation aux accès des données
chiffrées utilisées dans notre ouvrage.
Nous ne voudrons pas passer sous silence l’attention qu’il nous a manifesté,
permettant de terminer nos recherches dans un environnement propice.
A tous les employés de LA JIRAMA pour les conseils qu’ils ont pu nous prodiguer au
cours de ces six mois de stage en alternance
Nous ne saurons également oublier tous les enseignants de l’IUGM, nos meilleurs
amis et fidèles conseillers, de leur appui indéfectible.
Sans oublier à remercier sûr ma famille, mes meilleures ami(e)s, qui m’ont donné
pleine confiance et beaucoup d’amour,
A mes parents qui m’ont toujours encouragée, soutenu et conseillé durant mes
études, veuillez percevoir dans ce travail l’effort de votre enfant pour tenter de mériter tout ce
qu’il vous doit pour votre patience et votre amour par lesquels j’ai acquis le vrai bonheur,
A toute ma famille, votre aimable soutien me réconforte,
A mes collègues auxquels, j’éprouve de la sympathie.
Analyse et critique de la gestion de stock cas de l a Jirama Mahajanga
Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 6
AEIOI : Association des électrisés des îles de l’océan Indien BCSE : Bon de cession Entré BCSS : Bon de cession Sortie BL : Bon de Livraison BT : Bon de Transport BRE : Bon de rentré B RECUP : Bordereau de récupération B RECEP : Bordereau de réception BL : Bon de Livraison BT : Bon de Transport BS : Bon de sortie D A : Demande d’Approvisionnement D Appro : Direction d’Approvisionnement DAT : Direction d’Appui Technique DEXO : Direction Exploitation EAU DIR : Direction Interrégionale EEM : Electricité et eau de MADAGASCAR EMPS : Etat des Mouvements des Physiques de Stocks Ex : Exemple FM : Fiche Mère FC : Fiche de Casier FR : Fiche de Régularisation JIRAMA : JIRO SY RANO MALAGASY TVA : Taxe sur valeur ajoutée OMS : Organisation Mondiale de la Santé SEEM : Société d’électricité et de l’eau de MADAGASCAR SEM : Société d’énergie de MADAGASCAR SMEE : Société Malgache l’eau et d’électricité SSI : Service Système Informatique SRH : Service Ressource Humaine SC : Service Commerciale SDE : Service de Distribution Electricité SPE : Service de Production Electricité SDW : Service Exploitation Eau SA : Service Approvisionnement SOTEMA : Société Textile de Mahajanga SMS : Service Médical Social SCPT : Service Comptabilité
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Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 7
Tableau n° I Tableau de répartition de consommation mensuelle 40
Tableau n° II Tableau représentant du bon de transport 43
Tableau n° III Tableau de justification des écarts l’EMPS 66
Tableau n° IV Tableau des mouvements de régularisation 67
Analyse et critique de la gestion de stock cas de l a Jirama Mahajanga
Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 8
Figure n° I Organigramme de la Direction Générale au niveau de
Madagascar
15
Figure n°II La Direction Interrégionale de Mahajanga et ses sou s
groupements 17
Figure n°III Représentation géographique de la zone occupée par la Direction Interrégionale de la Jirama Mahajanga
18
Figure n°IV Organigramme de la Direction Interrégionale de la JIRAMA
Mahajanga 19
Figure n°V Circuit de traitement des besoins 25
Figure n°VI circuit de traitement des demandes d’approvisionne ment 31
Figure n°VII Les procédures à suivre pour avoir les Etats de sto cks 47
Figure n°VIII Organigramme service d’approvisionnement 49
Figure n° IX traitement des documents dans les états informatiq ues 75
Figure n°X la nouvelle organisation du service approvisionne ment 88
Analyse et critique de la gestion de stock cas de l a Jirama Mahajanga
Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 9
Dans la formation professionnelle, le stage d’initiation se passe
obligatoirement dans l’entreprise. Le présent document est un compte rendu de
stage réalisé auprès du service approvisionnement de la JIRAMA Mahajanga.
Le stage nous a permis de vivre une expérience professionnelle qui est
l’application que nous avons vécue en classe. J’ai effectué ce stage du 01 juin au 15
juillet 2007 pour une durée de 45 jours pour améliorer les connaissances acquises,
qui pourraient nous aider à établir notre mémoire de fin d’étude.
En général, la gestion de stocks joue un rôle important. Elle fait partie des
éléments moteurs qui Font fonctionner les autres directions de l’entreprise. Elle a
pour but d’éviter les écarts passés aux mouvements des stocks au magasin.
Notre synthèse est subdivisée en trois parties dont la première partie repose
sur la présentation de l’entreprise accompagnée du domaine touché par l’étude ; la
deuxième partie vise l’analyse de la Situation en gestion du magasin, la troisième
partie concerne la discussion des résultats.
Analyse et critique de la gestion de stock cas de l a Jirama Mahajanga
Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 10
Analyse et critique de la gestion de stock cas de l a Jirama Mahajanga
Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 11
La société Jirama récompensera les agents, et les agents seront promis,
strictement en fonction de leur performance par rapport aux objectifs fixés, et leurs
résultats personnels au sien de leurs services de rattachements
Elle sert à améliorer l’environnement de travail et la motivation des employés, le
succès de notre société dépend du savoir faire et de l’engagement des employés.
Pour relier les activités de JIRAMA dans tout Madagascar, des nombreuses
directions interrégionales ont été mises en place. Chaque province l’a eue et l’une se
trouve à la région du Vakinakaratra. Chacune des directions se compose par
plusieurs sous groupements et secteurs dans lesquels la société dispose des centres
de production d’électricité et d’exploitation d’eau.
Analyse et critique de la gestion de stock cas de l a Jirama Mahajanga
Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 12
La société JIRAMA est l’une des sociétés productrices d’énergie à
MAHAJANGA. Elle produit deux grands produits indispensables à la vie.
N’oublie pas qu’elle est une entreprise monopolisée, sans concurrence. Leur
produit recouvre tous les quartiers dans le centre ville même aux divers
secteurs.
SECTION I : - PRESENTATION PHYSIQUE ET JURIDIQUE
§.1- HISTORIQUE
La première distribution publique d’eau et d’électricité apparut à Tananarive à
la fin de 19ème siècle.
En 1905 : Le Général Gallieni a signé une convention attribuant à la société
d’état civile, plus tard elle devient société d’électricité et de l’eau de Madagascar
(S.E.E.M)
Le 29 septembre 1952 : à coté de EEM est crée un accord entre Etat et la
société d’énergie de Madagascar (SEM) pour l’adduction et la distribution d’eau.
Le 04 février 1974 : l’Etat à crée la société malgache de l’eau et d’électricité
de Madagascar (SEEM) par l’attribution du passif et l’actif du bilan de l’EEM.
Le nom JIRAMA a été fondé avant 1975 d’après plusieurs appellations de
cette société.
Le 04 février 1974 : l’Etat a confirmé son monopole en créant la société
Malgache de l’eau et d ‘électricité (SMEE.
Le 31 octobre 1975 : la société d’Intérêt Nationale de l’eau et de l’électricité
(SIMEE) a été dissout et ses anciennes attributions sont confiées à la JIRAMA de
créer conformément à l’ordonnance n°7502 du 17 octo bre 1975.
Le 29 juin 1977 : l’Etat a fusionné la SMEE, la SMEM et la GNE au sein de
la JIRAMA.
A cette époque, il est le membre fondateur de l’association des électricités
des Iles de l’Océan indien Aeiou.
Analyse et critique de la gestion de stock cas de l a Jirama Mahajanga
Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 13
En 1983 : la JIRAMA a signé un accord avec les bailleurs de fonds étrangers
à titre de projet ENERGIE-I pour les grandes réalisations des barrages
d’Andekaleka, les travaux d’équipement comme le bouclage Tana-Sud, le contrôle
électrique de Volobe et les réhabilitations.
En 1996 : la JIRAMA a signé un nouvel accord de financement avec la
banque mondiale pour le développement de ses services et pour assurer les projets
d’investissements électriques pour les cinq prochaines années.
Projet ENERGIE -II aura comme objectif l’amélioration de perspectives de
croissance durable de Madagascar en assurant un approvisionnement en électricités
adéquat à moyen terme ainsi qu’à un meilleur accès aux services de la population
urbaine et rurale.
La JIRAMA dénommée explicitement JIRO SY RANO MALAGASY qui est
implantée épuise 975 à Madagascar. Elle est une Société Anonyme (SA) sous tutelle
de l’Etat mais à gestion privée.
§.2- LES ACTIVITES DE LA JIRAMA
Dans la société JIRAMA, on peut diviser en deux grandes activités :
1- Les activités principales :
Elle a pour but de produire, de transporter, et de distribuer de l’énergie
électrique et de l’eau potable.
JIRAMA doit livrer ses produits à des collectivités, des entreprises, des
ménages chez lesquelles elle a installé des compteurs. Pour transporter, la JIRAMA
transporte les articles vers les secteurs ou les services de direction locale soit par
route, souvent par avion ou par bateau.
2- L’autre, c’est les activités annexes :
JIRAMA produit de l’eau et d’électricité, d’autant plus elle effectue la vente
des matériels y afférents. Les services régionaux sont responsables pour assurer la
distribution et la vente.
Les petits travaux d’intervention ou le dépannage et les travaux de
branchement au réseau de distribution sont parmi les activités de la société. JIRAMA
contrôle et maintient aussi le fonctionnement des installations chez un client ainsi
que la vérification de branchement après les installations.
Analyse et critique de la gestion de stock cas de l a Jirama Mahajanga
Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 14
§.3- L’ IDENTITE DE L’ENTREPRISE
La fusion de la SMEE et de la SEM a donné naissance à la JIRAMA. Ce nom
est attribué depuis 1975, elle est une société productrice et distributrice d’énergie
électrique et d’eau potable de Madagascar. La JIRAMA était une société étrangère et
était dénommée EEM Electricité et Eau de Madagascar.
Elle a pour but d’améliorer la situation de travail sur le plan social que dans
l’administration. Elle a son Siège social situé à Antananarivo mais elle est plutôt une
société malgache gérée par l’étranger.
1- Généralité
Pour relier les activités de JIRAMA dans tout Madagascar, des nombreuses
directions interrégionales ont été mises en place. Chaque province l’a eue et l’une se
trouve à la région du Vakinakaratra. Chacune des directions se compose par
plusieurs sous groupements et secteurs dans lesquels la société dispose des centres
de production d’électricité et d’exploitation d’eau.
Le principal rôle de la JIRAMA c’est de produire et vendre deux produits
indispensables à vie quotidienne, donc les services régionaux tiennent à assurer la
distribution et la vente de leurs produits.
2 Organisation générale de la Jirama
En tout, la Jirama rassemble 6 569 agents, hommes et femmes, dont 6269
permanents, 18 temporaires et 282 contractuels1, fait de la Jirama l'une des plus
grandes entreprises du pays. Elle est une société anonyme de droit commun
détenue entièrement par l'Etat Malagasy. Elle est administrée par un Conseil
d'Administration auquel répond le Directeur Général.
Le Conseil d'administration est composé des représentants de l'Etat,
notamment des ministères de tutelle, et des représentants des employés. Le
Directeur Général est nommé par le Ministère chargé de l'énergie.
L'organisation de la Jirama reflète ses deux grandes activités que sont l'eau
et l'électricité. L'entreprise déploie aussi parallèlement une organisation
géographique faite de Directions Interrégionales dans chacune des six Provinces de
Madagascar.
La figure 1 montre les différentes fonctions hiérarchiques aux niveaux de
l’administration au sein de la Direction Générale de la Jirama à Madagascar.
1 Données novembre 2004
Analyse et critique de la gestion de stock cas de l a Jirama Mahajanga
Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 15
Figure 1: Organigramme de la Direction Générale au niveau de Madagascar
Source : www.jirama.mg, 2005
Dans cet organigramme de la Direction Générale, le Conseil d’Administration
va coiffer le Directeur Général et les différents types de liaisons des Directions
hiérarchiques. Les staffs techniques tels que la Direction interrégionale, la direction
travaux, les conseillers et chargés de mission, et le centre médico-social sont
rattachés à la Direction Générale, et cette dernière va coiffer les trois Directions clés
à savoir le DGA Administratif et financier, le DGA Electricité, Eau, et Le DGA Eau.
Analyse et critique de la gestion de stock cas de l a Jirama Mahajanga
Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 16
3- La direction interrégionale (DIR)
La DIR contribue le centre de coordination et d’organisation des activités
provinciales. Elle est le moteur du travail c’est-à-dire elle donne l’ordre et les
modalités du travail. Elle assure le ravitaillement de production, distribution et
commercialisation de l’eau de l’électricité dans les divers sous groupements et
secteurs existants.
C’est la seule à prendre les décisions concernant les personnels comme le
recrutement, l’affectation, la formation, le reclassement et le licenciement. Les chefs
de secteurs et sous groupements doivent discuter à la Direction interrégional toutes
les opérations réalisées dans leurs zones ainsi que les problèmes liés aux activités
de l’entreprise.
La Direction est gérée par Monsieur RABARY Patrick à la province de
MAHAJANGA.
a- Les sous groupements :
Ce sont les directions régionales qui organisent les activités et les
consommations de la société dans les secteurs qui lui sont rattachés.
Ils renseignent les situations personnelles des leurs secteurs et résolvent les
problèmes sur la production d’électricité et d’exploitation d’eau.
Ils constituent des sortes d’organes de la Direction de la JIRAMA :
• Sous groupement d’Antsohihy
• Sous groupement de Marovoay
• Sous groupement de Maintirano
b- Les Secteurs :
Ces sont les plus petits centres de la JIRAMA et se situent dans les zones
rurales loin du centre ville. Ils se conforment au cadre légal et à la réglementation en
vigueur. Même s’ils sont placés dans les zones rurales, ils respectent les normes
accordées et les procédures opérationnelles de la JIRAMA
La Direction Interrégionale de Mahajanga est composée de trois sous
groupements, à savoir de Maintirano, Marovoay et Antsohihy. Ces sous
groupements se subdivisent en 21 secteurs représentés par la figure 2 et dans la
figure 3 on trouve la représentation géographique de ces 21 secteurs.
Analyse et critique de la gestion de stock cas de l a Jirama Mahajanga
Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 17
Figure 2: La Direction Interrégionale de Mahajanga et ses sous groupements
Source : Jirama Mahajanga, 2007
La Direction Interrégionale de Mahajanga va coiffer trois sous groupements
répartis comme suit :
• les sous groupements d’Antsohihy sont composés de 7 secteurs ;
• les sous groupements de Marovoay s’occupent 6 secteurs ;
• les sous groupements de Maintirano sont chargés de 5 secteurs.
DIRECTION Interrégionale
Jirama MAHAJANGA
Sous groupements ANTSOHIHY
• PORT BERGE
• MANDRITSARA
• BEFANDRIANA
• ANALALAVA
• BEALANANA
• MAMPIKONY
• ANAHIDRANO
Sous groupements MAROVOAY
• MAEVATANANA
• AMBATO-BOENI
• MADIROVALO
• MITSINJO
• TSARATANANA
• KANDREHO
Sous groupements MAINTIRANO
• BESALAMPY
• MORAFENOBE
• ANTSALOVA
• SOALALA
• AMBATOMAINTY
Analyse et critique de la gestion de stock cas de l a Jirama Mahajanga
Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 18
Figure 3 : Représentation géographique de la zone occupée par la Direction Interrégionale de la Jirama Mahajanga
Source : www.Jirama.mg , 2002
Cette figure nous montre la répartition géographique de chaque secteur dans
la province de Mahajanga. On y distingue trois couleurs qui représentent les stations
existantes de chaque lieu à savoir :
• la couleur bleue représente la station de pompage de l’eau seulement ;
• la couleur rouge symbolise la station d’électricité seulement ;
• la couleur verte indique les stations mixtes : électricité et eau.
Analyse et critique de la gestion de stock cas de l a Jirama Mahajanga
Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 19
c- Les problèmes rencontrés :
C’est au niveau de la Direction interrégionale de Mahajanga qu’on supervise
les travaux et projets dans les 22 secteurs et les sous groupements. Mais la JIRAMA
rencontre des problèmes pour la réalisation car il existe une difficulté de
communication dans quelques régions.
Par exemple, à Maintirano ou dans la région du Melaky il n’y a que par voie
aérienne pour y parvenir. Et quand vient la saison de pluie, toutes les relations vers
le monde sont coupées. Heureusement, il y a de téléphone GSM fixée à Maintirano.
Actuellement on a vu de téléphone même le portable ou GSM mobile à Antsohihy. A
ce moment, il y a les progrès de l’Etat qui construit les routes pour relier les autres
régions du Nord ; on espère que bientôt tous ces problèmes seront résolus pour
Mampikony et Port-Bergé. Mais Kandreho, Besalampy, Antsalova, Morafenobe
restent toujours enclavés.
§.4 - ORGANIGRAMME DE LA DIR DE MAHAJANGA
La DIR de Mahajanga est constituée de différents services situés dans le
centre régional de la JIRAMA. Elle est aussi composée de sous groupements et
secteurs assurant l’activité de la société dans les différentes zones de Mahajanga.
Suivant l’organigramme bien établi, la Direction Interrégionale de la Jirama
Mahajanga est hiérarchiquement rattachée à la Direction Générale à Antananarivo.
Figure 4 : Organigramme de la Direction Interrégion ale de la JIRAMA
Mahajanga
Source : Jirama Mahajanga, 2005
La figure 4 montre l’organigramme dans la Direction Interrégionale de cette
société à Mahajanga.
DIR
SCG SV SAF SDE SRH SCC SSI SA
SDE SPE CMS SEXO Sous groupement
Secteurs
Analyse et critique de la gestion de stock cas de l a Jirama Mahajanga
Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 20
SECTION 2.- SITUATION ACTUELLE DE JIRAMA
La JIRAMA récompensera les agents, et les agents seront promus,
strictement en fonction de leur performance par rapport aux objectifs fixés, et leurs
résultats personnels au sein de leurs services de rattachement.
Concernant l’environnement de travail et la motivation, le succès de notre
société dépend du savoir-faire et de l’engagement des employés. Etant donné nos
contraintes financières, la Direction Générale se concentre sur les plus urgents, à
savoir en priorité : la mise à disposition des outils de travail (ordinateur, matériels de
sécurité, etc.,) L’amélioration de l’accueil des clients et le renouvellement du parc de
voitures, en vue de renforcer l’exploitation.
La société JIRAMA sert à motiver l’aspect de rémunération et surtout
l’augmentation de salaire qui doivent être obligatoirement liés à une amélioration
tangible d’efficacités, engendrant une bonne santé de la trésorerie.
Le Directeur Général2 de société JIRAMA informe « qu’il faut être réaliste et
admettre qu’il y a des grosses lacunes dans notre société et pour atteindre les
objectifs, il est vital que les employés, qui sont l’ossature de la société et vice versa,
doivent adopter des pratiques modèles de travail, et doivent changer de mentalité
dans l’exercice de leurs fonctions, sans quoi nous ne pourrons pas progresser, et en
définitive mettre l’avenir de la société entre parenthèse ». L’ensemble de ces
attitudes définira l’identité de notre société.
SECTION 3- PRESENTATION DES ARTICLES STOCKES
Il y a plusieurs méthode de rangement mais celle adoptée par le magasin
JIRAMA est de laisser une place bien déterminée pour chaque produit un
emplacement en fonction de la nature des produits et des catégories des matériels.
Pour mieux gérer ses stocks, le magasin identifie chaque produit stocké
malgré leur pluralité selon l’utilité électricité, eau, mixte, groupe.
2 Bernhard ROMAHN
Analyse et critique de la gestion de stock cas de l a Jirama Mahajanga
Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 21
§.1- LES CARACTERISTIQUES DES ARTICLES
Dans le magasin, on a 4grandes catégories d’articles stockés :
-les articles de production Electricité,
-les articles de distribution Electricité,
-les articles de production et distribution eau,
-les articles mixtes.
1- Les articles de production Electricité
C’est la Direction de production Electricité qui doit prendre ces matériels au
niveau du magasin. Elle est une source existante pour produire les électricités dans
le centre ville. Cette Direction ne cesse pas d’améliorer les pièces des machines
pour les mettre en bon état.
Le changement des moteurs va permettre de résoudre peu à peu les
problèmes de délestage. Actuellement, elle doit remplacer deux (2) nouveaux
moteurs afin d’obtenir la quantité et la consommation nécessaire dans le centre ville
de la D.I.R. Mahajanga. Les moteurs sont déjà installés à la centrale thermique.
2- Les articles de distribution Electricité :
A partir de ces matériels que la direction doit distribuer les produits fabriqués.
La direction de distribution Electricité en est responsable pour utiliser ces matériels
en cas de demande de branchement. Quand on fait un branchement, on envoie la
D.A. pour avoir le poteau, le fil, le câble, le compteur, le disjoncteur, le tableau bois.
Le service commercial peut émettre le devis mais la direction de distribution
électricité doit sortir les matériels au magasin. Elle engage tous les travaux de
branchements au réseau de distribution.
Plus précisément, c’est le client qui élabore la demande de branchement
auprès de la société JIRAMA et elle rappelle quelque jour plus tard de rejoindre à la
direction commerciale pour prendre le devis et signer le contrat.
Avant la signature, la direction explique que les matériels vont retourner à la
société après cinq ans (5) d’utilisation. S’il y a des problèmes approuvés sur les
matériels, le client ne doit pas régler une deuxième fois le montant donné à ces
articles. Alors il choisit s’il va être d’accord ou non à cette condition donc si oui il
signe le procès- verbal sinon la société lui accorde de payer le Nouveau contrat.
Analyse et critique de la gestion de stock cas de l a Jirama Mahajanga
Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 22
3- Les articles de production et de distribution E au :
La D.E.X.O. est la direction qui prend des matériels au magasin. Elle exploite
la source existante d’alimentation en eau certaines villes de Mahajanga.
D’après la connaissance, cette direction distribue l’eau potable avec
traitement aux divers réservoirs d’eau à Mahajanga. Après les machines poussent
les produits finis jusqu’au château d’eau Androva qui repartit l’eau potable dans le
centre ville de Mahajanga. Il y a aussi un château d’eau à Antanambao SOTEMA qui
distribue les produits vers les autres quartiers.
Ce traitement suit toujours les règles et les observations données par l’O.M.S
(Organisation Mondiale de la Santé).
D’après l ‘information obtenue, il y a des grands tuyaux pour que l’eau puisse
traverser au-dessous du sol vers les clients
On peut distinguer ces articles en trois (3) grands types :
• Les articles en PVC : tuyau, coude, ………
• Les articles en fonte et en gava : tuyau, coude, …
• Les ingrédients : Hypochlorites de calcium, Sulfate d’aluminium, Sel,
Chaux d’épuration,…
4- Les articles mixtes
Toutes les directions utilisent ces articles, même le magasin. La direction
commerciale dépose souvent de commandes à la direction d’Approvisionnement.
Elle emploie les matériels quotidiennement suivant le magasin pour les documents
d’approvisionnement.
Les matériels peuvent être distingués en 3 sortes :
Les articles imprimés :
• DA : Demande d’Approvisionnement
• BR : Bon de Réception
• BS : Bon de Sortie
• BCS : Bon de Session
• B Récup : Bordereau de Récupération
• B Récept. : Bordereau de Réception
• FC : Fiche Casier
• FM : Fiche Maire
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Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 23
• Facture
• CR : Carte Relevée
• Ruban machine à écrire
Les articles de la quincaillerie comme, les vis à bois, Pointe utilisé à l’atelier
bois. Les secteurs envoient la Demande d’Approvisionnement à la D.APPRO de
mettre les commandes sur les articles mixtes. Cette direction consolide les besoins
de toutes les directions ou les secteurs et planifie les commandes des articles en
tissu = chiffon, combinaison.
§.2- RANGEMENT ET CLASSEMENT DES ARTICLES STOCKES AU MAGASIN :
1- sur la ligne verticale on a vu :
• 3 magasins pour les matériels mixtes ;
• 3 magasins pour les matérielles électricités ;
• 4 magasins pour la matérielle eau ;
• 1 case pour les placements du tuyau ;
• 1 magasin pour les matériels du groupe de la centrale thermique.
2- Sur la ligne horizontale on observe :
• 1 magasin pour les matérielles électricités ;
• 1 magasin pour la matérielle eau.
3- En dehors du magasin :
C’est à dire dans la cour qu’on voit les grands matériels pour les électricités
comme ; transfo, candélabre, câble, … et les matériels pour l’eau comme ; tuyau
fonte pour conduite, té, joint gilbault,… ; Et puis les pièces du groupe de centrale.
4- Classement
Au magasin Approvisionnements JIRAMA, pour une bonne distribution entre
les matériels, on les classe :
• Par qualité
• Par quantité
§.3 - LA SECURISATION DES ARTICLES STOCKES :
A chaque fois qu’on observe le mouvement, on n’oublie pas de mentionner la
mise à jour de la fiche casier. Le magasinier est obligé de fermer le magasin après la
sortie et la rentrée des matériels.
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A l’ordre générale, c’est le magasinier seulement qui peut rester dans le
magasin à tout moment donc il est interdit de rentrer sans guide.
Si les autres services arrivent pour prendre les matériels donnés dans la
demande d’approvisionnement, ils ne peuvent pas rentrer à l’intérieur mais doivent
attendre les matériels à l’extérieur pour signer le bon de sortie.
Pour mettre en sécurité les stocks et d’éviter les écarts, il faudra suivre
quelques consignes suivantes :
• Pas de sortie matériels sans Demande d’approvisionnement
• Mise à jour de la fiche casier obligatoire à chaque mouvement
• Aviser le chef hiérarchique :
- A chaque anomalie constatée
- une fois stock d’alerte et stock de sécurité atteint.
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§.4- CIRCUIT DE TRAITEMENT DES BESOINS :
Figure 5 : Circuit de traitement des besoins
Source : Manuelle de procédure de la Jirama Mahajanga, 2007
Chaque poste possède son propre article, cette figure nous montre la
répartition des besoins que la direction avait utilisée. Pour le budget
d’approvisionnement, la direction d’Approvisionnement élabore l’esquisse du budget
d’approvisionnement Après approbation du budget global par la direction générale,
les directions d’appui technique réajustent les besoins en articles 4 (électricité, eau,
mixtes). Toutes les directions procèdent au réajustement des besoins en articles
mixtes. Tous les besoins et planning réajustés sont à envoyer à la direction
d’approvisionnement pour l’édition du budget d’approvisionnement.
Articles Distribution Elec
Articles Production Elec
Articles EAU Articles Commande Ouvertes
DIR DIR DIR DIR DIR CENTRAUX
Besoins Besoins Besoins Besoins
DDE DEXO DPTE
Planning de Commande
Budget d’Approvisionnement
DAPPRO
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La JIRAMA est une grande entreprise productrice d’eau et d’électricité
sous tutelle de l’Etat mais la gestion privée. Elle produit et vend deux produits
indispensables à la vie quotidienne. L’objectif c’est d’obtenir le bilan au profit
maximum de l’entreprise. Elle consiste des grands avantages grâce à son expansion
partout et à l’absence de concurrent. L’année dernière, nous observons quelque
progrès à l’amélioration de la gestion interne de l’entreprise. Pour avoir le profit
maximum dans une société, il faut établir le cadrage des dépenses à engager par
rapport au budget.
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Le service approvisionnement gère l’approvisionnement et le
réapprovisionnement dans une entreprise. Il contrôle l’achat et la gestion de stock
puis assure la production de la société. Cela veut dire qu’il est un siège social
producteur pour les autres services.
SECTION I - PRESENTATION
§.1- GENERALITE
Le service Approvisionnement est l’un de constituant des différents services
situés dans le centre régional de la JIRAMA. Il est composé des diverses branches
assurant l’activité de la société dans les différentes zones de Mahajanga ainsi que
les services dans le centre ville.
Pourtant, la direction d’Approvisionnement, les autres services, les sous
groupements et secteurs sont tous sous la responsabilité de la Direction
Interrégionale de Mahajanga (DIR).
Alors il attend les ordres et les respecte, il s’adapte aux disciplines ou les
conditions posées dans la société.
Le service approvisionnement est aussi la base du fonctionnement de la
compagnie .Il exerce une des plus grandes responsabilités de la société JIRAMA .La
direction d’approvisionnement possède des activités principales ;l’achat et le
stockage des articles
§.2- LIAISON ET ESPERANCE DE LA DIRECTION APPROVISIONNEMENT :
1- Liaison
En général, le service Approvisionnement est lié aux autres services et les
secteurs donc il gère les matériels utilisés pour faire fonctionner les activités de la
société.
La direction approvisionnement est comme toutes les directions de la société
mais elle ne peut pas prendre les commandes ailleurs que l’entreprise.
Elle peut se communiquer entre eux concernant les travaux, la santé, les
coûts des matériels vendus ou achetés ….
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La direction Approvisionnement doit connaître la situation des gas-oils, des
fuels, des huiles consommées aux secteurs.
2- L’espérance de la direction d’Approvisionnement
Toute entreprise a besoin des biens et des services. Pour fonctionner, ce
qu’il faut savoir dans le service Approvisionnement, le rôle de la gestion
d’Approvisionnement est de procurer en qualité, en quantité au moment voulu.
La direction Approvisionnement doit respecter les meilleures conditions à des
biens nécessaires .Toutes les activités dans la direction d’Approvisionnement sont
dépendantes de l’un et de l’autre.
Les principaux rôles du service Approvisionnement sont la gestion de stock
et l’achat, les autres sont considérés comme une activité secondaire.
§.3- MODE DE TRAVAIL OU TECHNIQUE
Dans le service Approvisionnement, la rotation du travail s’applique suivant
une procédure d’Approvisionnement. La fonction d’Approvisionnement devient plus
importante pour la production de cette entreprise parce que toutes les activités du
service Approvisionnement sont les bases de productivités de la société JIRAMA.
1- L’objectif de service Approvisionnement
a- Objectif global
Elargir l’esprit d’entreprise à l’ensemble du personnel pour promouvoir
efficacement et durablement la productivité individuelle et collective.
b- Objectif spécifique
• Gérer les stocks de mouvement entré, sortie bien enregistré
• Les demandes doivent être approuvées par la signature de la direction
• Respecter le règlement d’autorisation des sorties au magasin
• Eviter le surplus et la pénurie
• La fiche de casier et la fiche mère doivent être conformes à l’EMPS
• La bonne mise en marche : ni rupture, ni surstock
• Se conformer à la direction Approvisionnement Tana pour les procédures en
vigueur sans anomalies.
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2- Les activités de service Approvisionnement
Lorsqu’on parle de la direction Approvisionnement, on a envisagé les mots
«stock »et « achat » .Le service Approvisionnement doit donc gérer les stocks en
faisant les achats ou les sorties d’articles bien justifiés et enregistrés dans une fiche
de registre.
La gestion de stock, l’achat et la gestion des flux des articles sont les
activités importantes du fonctionnement d’approvisionnement.
a- Les activités principales
On considère éventuellement que les achats et les sorties des articles sont
des activités principales de service Apo
Le service Apo Mahajanga distribue tous les articles nécessaires à tous les
secteurs c’est à dire il constitue une sorte de siège pour les secteurs.
b- Les activités secondaires
En général les principaux rôles de service Apo sont les achats et les
mouvements des articles dans le magasin de stockage mais les autres sont
considérés comme les activités secondaires.
Si on prend par exemple les secteurs qui déposent leur commandes au
service Appro, il n’est pas immédiatement obligé de transférer les articles en même
temps mais passer une démarche de procédure même si en cas d’urgence.
La plupart venant directement au siège prend leur article mensuellement.
3- Les rôles hiérarchiques des personnels
• Rôle du chef de service
Les chefs de direction approvisionnement supervisent tous les travaux dans
ce service
• Rôle du chef de division
En cas d’absence du chef de service, il remplace son rôle.
• Rôle du magasinier
C’est celui qui contrôle les stocks et assure la gestion de stock dans le
magasin qui conforme aux normes.
• Rôle du magasinier administratif
C’est lui qui enregistre tous mouvements venant dans ce domaine et aussi
vérifie les écarts ou les erreurs lors de l’arrivée de l’EMPS du service
Approvisionnement de Tana.
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• Rôle de l’achat local
Les responsables faisaient les achats locaux lorsqu’on a vu une rupture des
stocks au magasin. A ce moment là, l’achat peut être l’achat entrée magasin ou
achat par imputation directe.
• Rôle du responsable d’expédition
C’est lui qui assure le déroulement de l’opération transit c’est –à-dire il gère
la réception et de l’expédition des articles dans les zones différentes rattachées de la
JIRAMA.
• Rôle du responsable lubrifiant et combustible
C’est lui qui assure la production de la JIRAMA, il était le premier
responsable pour le fonctionnement de la machine de production.
4- Autres organisations
D’après les informations reçues, lorsqu’on a expédié les articles dans les
diverses zones ou les secteurs rattachés à la JIRAMA Mahajanga on a besoin d’un
emballeur qui fait les emballages des matériels à expédier et assure la maintenance
lors de la réception.
Mais à ce moment là, ce stade est inclus à l’action du responsable de
l’expédition, il est le seul responsable jusqu’à l’arrivée des articles aux
réceptionnaires.
SECTION II - LES BRANCHEMENTS PREVUS AU SERVICE APPROVISIONNEMENT
§.1- MAGASIN
Le magasin est un endroit de stockage où se trouve les matériels, ou les
physiques pour faire fonctionner les activités d’une entreprise. Chaque zone avec
dépôt envoie à la D.APPRO la situation de son stock et celles des secteurs qui lui
sont rattachés :
• stock initial : c’est la situation finale du dernier envoi
• consommation de la semaine de chaque secteur
• stock final : c’est la situation de la fin de semaine des dépôts
JIRAMA et reste à enlever chez le fournisseur.
1 – La D.A
La pièce comptable à circuler quotidiennement au magasin c’est la demande
d’approvisionnement :
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a- Principes et conditions de recevabilité des DA
Pour les articles électricités et eau courants ou non :
• Etablissement Demande d’Approvisionnement :
Il faut séparer la DA pour sortie magasin et la DA pour achat à l’issue de la
consultation.
Les demandeurs procèdent à la consultation préalable de stock pour les
matériels requis, donc tous les DA des DIR doivent passer par la Direction d’appui
Technique pour coordination des actions.
Le magasin met à la disposition de toutes les unités la liste des articles gérés
en stock. Pour les matériels informatiques, les demandes d’approvisionnements
doivent passer par la direction des systèmes informatiques pour approbation.
• Signature des DA :
Le supérieur hiérarchique (Directeur, chef de sous-groupement, chef du
secteur) doit signer les DA.
Figure 6 : circuit de traitement des demandes d’app rovisionnement
Source : Manuelle de procédure de la Jirama
D.A
Existant en stock
Sortie Maga sin ou Cession
Achat
Nécessitant Demande de Client
Demande de crédit
Crédit approuvé
Consultation Fournisseurs
Tableau de comparaison
Commande
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Cette figure nous montre que si la DA arrive au service approvisionnement,
nous vérifions l’existence des matériels dans le magasin, si oui nous allons faire la
sortie des matériels ou cession, si non nous allons faire l’achat. Après, il faut
regarder la nécessitant de demande à crédit, si oui nous faisons la demande de
crédit. Après approbation de crédit par la direction générale, la direction d’appui
technique envoie la DA à la Direction d’.Approvisionnement pour lancement de
commande
b- Précisions impératives sur la DA
Le magasinier doit remplir les renseignements ci-ap rès :
• la date des DA
• imputation analytique (section analytique) ou numéro de magasin,
• spécification technique complète des matériels demandés,
• nomenclature des articles de mission de base, imprimée pour
sortie magasin,
• planning d’utilisation,
• cadrage des dépenses à engager par rapport au budget.
2- Le magasinier établit les bons
(de cession, sortie, rentrée, livraison)
Les bordereaux (récupérations, réception atelier) aux mouvements des
matériels dans le magasin.
Le magasinier est le responsable de la fiche de casier qui comptabilise les
matériaux au magasin.
a- La fiche de casier
La fiche de casier est basée surtout à l’enregistrement des données de la
demande, elle classe les matériels à leur nature.
Par exemple si on identifie l’article le tuyau, la fiche de casier lui montre que
ce matériel avait une référence 40 en PVC ou en fonte.
Les fiches doivent se trouver en permanence dans le casier les articles.
A chaque article correspond une fiche appelée Fiche Mère pour le
magasinier administratif et Fiche Casier pour magasinier casier
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Les précisions impératives sur la fiche de casier :
• la date du mouvement
• numéro des documents
• quantité entrée
• quantité sortie
• solde
• observation ou section analytique
• nomenclature et numéro du magasin.
b- Bons de sorties :
Le magasinier fait sortir les matériels par le bon de sortie .
Avant de traiter la demande, il faut regarder le solde dans la fiche de casier
pour éviter les pertes sur stock ou bien les anomalies.
La section analytique mentionne la destination des matériels.
c - Bon de rentrée :
Ce bon est utilisé quand on fait rentrer les matériels en bon état au cours de
l’année d’utilisation. Le demandeur établit la demande de rentrée et puis le
magasinier prépare le bon de rentrée à enregistrer les matériels entrant au magasin.
Après le magasinier prépare l’enregistrement de la fiche de casier, c’est –dire
la mise à jour de la fiche casier mentionnant la quantité d’entrée et calcule le
nouveau solde.
Ce bon est différent que celui de sortie.
d- Les bons de cessions :
Les bons de cessions se composent en 2 parties :
• le bon de cession entrée
• le bon de cession sortie
Les bons de cessions permettent de transférer les matériels magasins par
magasin.
Si le magasin du secteur envoie la DA pour prendre les matériels au magasin
exploitant de Mahajanga, le magasin traite cette DA par le bon de cession.
Sur ce bon de cession est déjà mentionné du code mouvement 8 ou bon de
cession sortie l’original, 7 ou bon de cession entrée le double et 7 la 3ème souche.
Ce bon est parmi un document de saisie informatique.
Normalement chaque Bon de Cession a une fiche d’expédition à la sortie de
magasin.
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e- Bon de livraison :
Chaque livraison est constatée par un bon de livraison remis au transporteur.
Le magasin ou les réceptionnaires, le responsable de la production doivent apposer
leurs signatures sur le bon de livraison en guise d’attestation de conformité de la
réception.
Si en cas d’anomalie constatée, il faut inscrire une réserve sur le bon de
livraison pour approbation du transporteur et des responsables de réception.
§.2 - ACHATS LOCAUX :
Lorsqu’on parle des achats locaux c’est l’achat du service de la JIRAMA du
centre ville .Si la demande d’Approvisionnement arrive au service
Approvisionnement, le magasinier vérifie les matériels dans la cage si on a, on ne fait
plus des achats locaux, si non la section administrative reformule une autre demande
convenable .La demande d’Approvisionnement reformulée est transférée à la section
achats locaux et le responsable traite son affaire.
1- Les mesures à prendre pour faire les achats loca ux
a- Nous allons faire la demande de prix
Lorsque la demande d’approvisionnement arrive au responsable, il se réfère
des prix de l’un et de l’autre des fournisseurs.
Le responsable fait la comparaison de prix c’est à dire compare les prix au
moins de quatre (4) fournisseurs et puis regarde ce qui est moins cher.
b- Evaluation de la DA
Nous évaluons la demande d’approvisionnement ou fait le calcul
arithmétique :
Le responsable va calculer le montant de chaque article à acheter, si on
achète au moins trois ou quatre articles divers au fournisseur .Il doit comptabiliser les
matériels l’un à l’autre à son prix convenable ou proportionnel et puis il met la somme
totale en bas avec le prix du T.V.A.
c- Envoie la demande d’approvisionnement au servic e
contrôle de gestion ou « SCG » :
Apres évaluation de la demande d’approvisionnement, on dépose cette
demande au chef de service Approvisionnement à signer, puis passe au service du
contrôle de gestion.
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En suite on vérifie cette demande avant de traiter parce qu’on doit trouver au
moins deux (2) signatures avant le passage au contrôle de gestion ; l’un le chef du
demandeur c’est lui qui envoie la demande d’approvisionnement au service
Approvisionnement et l’autre le chef de service émetteur ou Approvisionnement.
De plus le responsable des achats locaux amène cette demande vers le
contrôle de gestion.
d- Le retour de la demande d’approvisionnement au s ervice
approvisionnement :
Apres la signature du chef de service contrôle de gestion et du directeur
interrégional, la demande d’approvisionnement va retourner au service
Approvisionnement pour justifier l’accord du chef d’entreprise aux achats des
articles.
Le responsable des achats locaux doit suivre la démarche déposée, il n’a
pas le droit d’établir le bon de commande sans l’autorisation du directeur
interrégional
e- Etablissement du bon de commande
Si on trouve les différentes sortes de signatures dans cette demande
d’approvisionnement, le responsable établit le bon de commande.
Ce bon est signé par le chef de service Approvisionnement et le directeur
interrégional, en deux (2) exemplaires
f- Présentation du bon de commande
Concernant ce bon, l’original est donné au fournisseur et le double reste
l’archive du responsable des achats locaux .Puis on enlève les matériels avec le
double du bon de livraison du fournisseur.
g- Livraison des matériels au service concerné :
Apres enlèvement des matériels, le responsable des achats distribue les
articles venant du fournisseur au service réceptionnaire .Il livre ces commandes au
service concerné avec le bon de livraison de la JIRAMA.
Ce bon avait été reparti en trois (3) exemplaires et partagé comme suit :
• l’original est donné avec ces matériels au service concerné
• le second est laissé au gardien
• le dernier reste archive du responsable
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h- Etablissement du bon de réception :
Quand vous feriez le bon de commande, vous appréciez les articles après,
venant du fournisseur. Si les matériels arrivent à la date déterminée, on établit le bon
de réception pour enregistrer et confirmer l’entrée des matériels.
Le bon de réception se distingue en trois (3) sortes :
� l’origine est déposée au service comptabilité
� le double à la saisie informatique
� le dernier avec la demande d’approvisionnement reste archive
pour classement
La date du bon de réception se réfère à la date de bon de livraison du
fournisseur .Pour la section achats locaux, elle obtient son numéro de compte de
chaque fournisseur .Par exemple *Fournisseur Taheri : 01654
*Fournisseur Tapori : 07810
*Fournisseur Karimjy : 01867
Pour les autres sections, on met la section analytique ou l’imputation directe.
Les signataires du bon de réception sont les responsables achats et le chef
de service Approvisionnement.
i- Le paiement des matériels :
Quand on fait le paiement, le service comptabilité vérifie l’original du bon de
transport et le second du bon de livraison du fournisseur. Ce fournisseur va déposer
la facture l’original du bon de commande et l’original du bon de livraison de lui-
même.
2- Les conditions des achats locaux :
On attend aussi que les fournisseurs paient les frais de transport des
matériels c’est à dire les frais sont inclus au coût d’achat des matériels
§.3- LES CARBURANTS :
En général, les carburants sont des outils principaux pour assurer la
production de la société JIRAMA. Tout le jour le responsable du lubrifiant et
combustible fait la commande au niveau des fournisseurs .C’est lui qui contrôle la
consommation journalière du service central même les secteurs.
Pour les secteurs, la direction Approvisionnement Tana indique et donne la
consommation mensuelle mais la direction Approvisionnent Mahajanga doit savoir ou
bien se communique concernant la situation de stock de la centrale thermique et
celles des secteurs qui lui sont rattachés.
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La direction Approvisionnement ou le responsable du lubrifiant et
combustible doit connaître le stock initial c’est la situation finale du dernier envoi,
l’entrée en stock la consommation de la semaine de chaque secteur, le stock final ou
le stock du fin de semaine dépôts JIRAMA et le reste à enlever chez le fournisseur.
1- Les démarches à suivre :
a- Voir la situation :
Le responsable vérifie le stock pendant le matinée de cinq (5) heures à six
(6) heures. A partir de la consommation qu’on peut faire la provision, par exemple le
gas-oil, il fait la commande journalière mais le fuel et l’huile sont consommés
mensuellement.
C’est la centrale thermique qui utilise les articles mais le service
Approvisionnement va faire l’achat auprès du fournisseur. En suite le magasin
distribue les matériels à la centrale thermique Mahajanga et aux secteurs sauf les
secteurs Antsohihy et Mandritsara un peu Marovoay car ils ont des grandes stations.
Pour le secteur Marovoay si la station avait eu de stock suffisant, on fait
l’achat chez lui même mais il est obligé de déposer la demande d’approvisionnement
au magasin du service approvisionnement Mahajanga.
b- Faire la commande :
Les secteurs et le service de la centrale thermique envoient la demande
d’approvisionnement au service Approvisionnement, puis le responsable du
carburant enregistre cette demande dans la fiche de registre et la donne au chef de
service pour apposer sa signature .
c- Etablir le bon de commande :
Apres la signature du chef de service, le responsable va remplir le bon de
commande et prendre le prix des articles auprès des divers fournisseurs. Le
responsable remet une lettre de commande envoyée par Tana aux Distributeurs
pétroliers, il fait la commande dans le note inscrite à la lettre de commande. C’est le
service de la centrale thermique et les secteurs qui font la demande
d’approvisionnement et que ce service crée et dépose la commande aux
fournisseurs .Ensuite les fournisseurs répondent directement au client à cette
commande par rapport à leur stock, si oui ils cherchent le transporteur pour livrer les
articles au service Approvisionnement.
Le responsable regarde le prix minimum au moindre coût parce que c’est le
but du service.
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Ce bon est signé par le responsable du lubrifiant et combustible et se met en
deux (2) exemplaires.
d- Livraison des matériels :
A la disposition du bon de commande, le fournisseur est responsable de la
livraison des matériels au service demandeur Approvisionnement. Avant de mettre
aux endroits utilisés ou concernés, le responsable du carburant vérifie si la quantité
demandée est exactement livrée avant l’utilisation ou l’expédition.
Lorsque le plomb est ouvert, le responsable refuse de prendre les articles.
Même les carburants des secteurs doivent passer au service Approvisionnement
avec le bon de livraison du fournisseur.
e- bon de Remplissage du réception :
Quand les matériels arrivent au service Approvisionnement, le réceptionnaire
doit remplir le bon de réception à la même date du bon de livraison du fournisseur.
Le bon de réception montre que les articles sont reçus normalement sans
réquisition au service Approvisionnement. A partir du bon de réception que le service
comptabilité sait que ces matériels sont bien livrés au service Approvisionnement.
Dans le bon de réception, on a mentionné les numéros des bons utilisés et
les autres indications. « Les matériels livrés qui sont réceptionnés ».
f- Distribution des matériels ou le bon de cession :
A la distribution des matériels, le magasinier doit établir la fiche d’expédition
aux divers secteurs pour assurer la sécurisation des matériels.
Pour le service de la centrale thermique, il se fait par une simple livraison ou
par le bon de livraison JIRAMA.
Les matériels lubrifiants et combustibles sont transposés magasin par
magasin c’est pour cela qu’on a établi le bon de cession à la sortie des matériels.
On utilise le bon de cession lorsque le magasin sort les articles vers un autre
magasin rattaché, ce bon de cession indique que les matériels doivent entrer dans le
magasin du service demandeur ou secteurs récepteurs.
2- voici la consommation des articles au service de la centrale
thermique :
2-1- Le gas-oil :
Le service de la centrale thermique fait la commande journalière au service
approvisionnement pour produire la quantité suffisante aux consommateurs. Il
consomme 40000 litres par jour pour produire l’énergie.
Analyse et critique de la gestion de stock cas de l a Jirama Mahajanga
Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 39
2-2- Le fuel et l’huile :
Pour les deux choses, même les secteurs font la commande mensuelle, ils
envoient leurs demandes presque à la troisième semaine du mois.
Pour le service de la centrale thermique, il a utilisé en moyen 1.500 litres par
jours pour faire la mise en marche des groupes producteurs.
Actuellement, le responsable du lubrifiant et combustible fait l’achat des
articles mais la Direction Approvisionnement Tana qui détermine la consommation et
la quantité consommée aux secteurs par mois.
Donc il est refusé de donner le surplus de la norme posée, il va expédier la
quantité convenable à la manuelle de procédure. Alors chacun peut mesurer la
façon d’utilisation des stocks durant un mois.
Les secteurs les plus proches du service Approvisionnement Mahajanga sont
obligés d’aller auprès du service exploitant de déposer la commande pas avant, pas
trop loin de la date accordée.
3- Les autres documents utilisés :
Pour les autres articles, les magasiniers se repartissent leurs action c’est à
dire toutes les sections sont dépendantes.
C’est lui seulement qui va compléter la fiche de casier, la fiche mère le bon
de commande, le bon de réception, ….
Lui-même qui fait les amortissements des articles entrées et sorties dans le
magasin or c’est la section administrative qui va remplir l’EMPS ou l’Etat de
mouvement des physiques des stocks pour tous les articles au magasin.
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4 -Le tableau représentatif des sorties mensuels de s matériels
Tableau1 : la répartition de la consommation mensuelle
Sortie du mois
Matériels
Situation
début au
Mois
Entrée
du Mois Centrale
Thermique Autres
Situation
Fin du
Mois
Gas-oil
Fuel-oil
Huile Heavy MED
Huile Mobil G (MEROPA)
Huile Miti-asur (IZOL)
Huile Energol 404
Huile Energol DS3 154
Huile Velocite 6
Huile Rumila X15W40
Huile Vanellus C615W40
Huile Vanellus SAE 40
45.680,0
75.989,0
208,0
0,0
0,0
9.205
3.170
22
230
1.899
10.964
1.186.000
47.000
9.450
2.730
2.100
2.940
0,0
1.144.181
43.681
0, 0
6.100
1.474,0
0,0
2.280,0
2.565,0
4.220
630,0
420,0
87.499
79.308
208,0
0
0
12.555,0
3.796,0
22,0
50,0
2.274
6.324,0
C=4L ST=16L
SI=0 C=210L
SI=0 C=240L
SI=134 C=20L
Ce tableau montre la consommation mensuelle des matériels lubrifiants et
combustibles au central thermique.
§.4- Le transit :
Dans le service Approvisionnement, tout le travail est lié l’un à l’autre.
Lorsque les secteurs arrivent à enlever les articles donnés, ils doivent passer
par plusieurs démarches à suivre.
Tout d’ abord, ils veulent déposer la demande d’approvisionnement à la
section administrative qui enregistre le numéro de la demande au cahier de registre
.Puis elle va transposer cette action à la section magasin qui traite de donner son
numéro d’article avec son code.
Alors le magasinier doit compléter le bon de cession pour sortir les matériels,
ce bon est signé par les deux représentants ; l’un c’est le responsable de magasin et
l’autre un des personnels dans les secteurs.
En suite, on doit passer les travaux au responsable de l’expédition qui
réceptionne et expédie les matériels au magasin.
Analyse et critique de la gestion de stock cas de l a Jirama Mahajanga
Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 41
1. Les procédures à suivre :
a.Quantité à enlever pour une période :
Le magasinier donne le quota alloué à la section transit par le bon de
cession, ce bon est une pièce justificative de la fiche de l’expédition.
La quantité à enlever pour une période ne doit pas dépasser le quota alloué.
b- Etablir la fiche d’expédition :
A ce stade, l’expéditeur prend sa responsabilité au fur et à mesure le plus
vite possible de transférer les articles aux secteurs.
La fiche d’ expédition contient le numéro de colis , le mode d’ emballage , le
poids , le volume , le numéro du bon de transport ,le numéro du véhicule ,…. .
La date à remplir dans le fiche d’expédition est la date de livraison des
articles aux divers secteurs.
L’expéditeur est toujours le magasin Approvisionnement Mahajanga et les
destinataires sont les zones rattachées et les différents secteurs.
c - Les autres précisons :
Chaque livraison est constatée par un bon de livraison remis au transporteur.
Le destinataire ou le réceptionnaire de la JIRAMA appose la signature sur le bon de
transport et le bon de livraison en guise d’attestation de conformité de la réception.
Lorsque les stocks arrivent à la zone concernée, le destinataire fait
observation de ce qu’ils ont reçus.
En cas d’anomalie constatée, inscrire une réserve sur le bon de transport et
le bon de livraison pour approbation du transporteur et de responsable de réception.
Par exemple, si le magasin Approvisionnement envoie les chiffons
ordinaires de 100kilos, le destinataire reçoit que celles de 80 kilos alors on procède
à une facture d’avoir pour les quantités manquantes.
d- Les représentants dans la fiche d’ expédition :
La fiche d’ expédition ayant quatre (4) exemplaires ; l’ original est pour le
secteurs demandeurs , le second retourne au service approvisionnement après le
passage au secteur demandeur , le troisième doit laisser au gardien et le dernier
reste archive du magasin .
Cette fiche d’expédition est signée par le réceptionnaire.
Quand le transporteur est de retour au magasin, il rapporte le deuxième de la
fiche d’expédition et puis le responsable enregistre et colle avec le quatrième en
garde l’archive du magasin.
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Si le secteur vient directement prendre les matériels pour rendre facile à
exploitant, on va faire la réception directe et on lui donne face à face l’original de la
fiche d ‘expédition et puis remplit tout de suite la deuxième fiche.
e- Les prise de l’expédition :
Au service approvisionnement, le responsable de l’expédition essaie de
diminuer les coûts ou plutôt les dépenses pour envoyer les articles, c’est pour cela
qu’il cherche et contacte plusieurs transporteurs pour faire la concurrence de prix.
Plus précisément, il minimise les frais perçus que le JIRAMA avait un
montant spécifique pour l’expédition. Si le transporteur augmente le prix qui est plus
cher du montant de service approvisionnement, on peut laisser et cherche une entre
transporteur.
Pendant le contrat du transport, le service approvisionnement explique que le
chargement et le déchargement sont compris au prix de transport.
Apres le chargement, le responsable complète le reste en mentionnant que
les articles sont pris en main par Monsieur le transporteur Rakotobe.
En général, les secteurs n’ont pas beaucoup d’argent pour régler le frais
transport des matériels à expédier, donc le transporteur prend son argent au service
comptabilité.
f- La présentation des emballeurs :
Concernant l’emballage il y a longtemps ce service avait un emballeur qui fait
les emballages des articles expédiés.
A ce jour, ce service a disparu mais le responsable engage toutes les
charges jusqu’à l’expédition des matériels.
2- Le Bon de Transport :
Toute la JIRAMA connaît que le bon de transport est une sorte de cheque
utilisé par la société JIRAMA.
A l’esprit de travail, quand on voit le bon de transport c’est un argent véhiculé
pour tous les agences de la JIRAMA.
Concernant le transport, il faut confirmer à une personne qui avait eu une
relation ou bien des confiances avec nous.
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Il faut identifier les renseignements qui lui concernent son nom, adresse,
numéro d’immatriculation (Automobile), numéro carte grise, …
Durant le contrat, il évalue ou précise le chargement et le déchargement
d’aller et d’arrivée pendant le transport avec des tarifs convenus c’est à dire le tarif
qui correspond les frais ou les frais plus TVA. Soit les frais de transport seulement,
soit le frais de transport plus TVA.
a – Le tableau représentatif de bon de transport :
Lorsque les matériels sont sur plus dans un carton, on va les mettre dans un
autre carton donc on enregistre ces articles comme suit :
• Numéro = 1, Nombre = 2, Emballage = Carton.
Tableau 2 : représentant le bon de transport
Numéro Nombre Emballage Poids Volume Observation
1
2
3
4
5
2 Carton 500g 4cm
Le deuxième du bon de transport et le deuxième de la fiche d’expédition
retournent au service approvisionnement pour s’assurer le passage des articles et la
preuve pour pouvoir régler le frais de transport si les secteurs n’ont pas d’argent.
§.5- La section administrative :
Chaque entreprise avait eu au moins un magasin pour gérer la production et
d’éviter la carence aux éléments utilisés
Le magasin a pour but la bonne mise en marche ni rupture ni sur stocks à la
JIRAMA. La gestion de stock doit savoir s’organiser quelques procédures à suivre
pour sécuriser le vol ou la faute d’écriture.
1- la valorisation des articles en stocks
2- Suivre les stocks (stockage)
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1- la valorisation des articles en stocks
La nomenclature
Cette méthode sert à identifier la qualité des matériels stockés. On prend
l’exemple sur l’hypochlorite.
Hypochlorite = 400107 0000 OW 2 N
• Classe = 40
• Groupe = 01
• Sous groupe = 07
• Intervalle = 0000
• Code technique = w (eau)
• Unité version=2 le kilo (poids)
• Code état = N (neuf)
L’ensemble donne la valeur ou le montant correspondant à cet article et
accepté à tout JIRAMA de Madagascar.
Une petite précision, le prix d’article au magasin JIRAMA est le même qu’aux
autres magasins, c’est un prix conventionnel.
2- suivi des stocks
Fiche de casier
A chaque mouvement, il est obligé d’enregistrer la mise à jour de la fiche
casier. Le magasinier mentionne la date de mouvement le numéro du document
(demande d’approvisionnement), la quantité sortie et entrée, le solde et l’imputation
ou section analytique de service demandeur.
Les documents
Les documents utilisés sont numérotés des 1 à 8 et 9 c’est X ou
régularisation.
• BR (bon de réception)
Il est utilisé quand on reçoit ou bien réceptionne les matériels livrés venant
du fournisseur ou de direction d’Approvisionnement -Tana
• BRE (bon de rentrée)
On emploie ce document quand on reçoit les articles venant ailleurs et puis
on fait enregistrer dans le bon de rentrée les articles qui devraient être stockés.
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• BS (Bon de sortie)
Quand le demandeur envoie la demande d’approvisionnement le magasinier
traite cette demande et fait sortir les articles par le bon de sortie avec la signature du
magasinier, chef de service exploitant de la demande, chef de service
approvisionnement et enfin la personne réceptionnaire.
• AR (accusé de réception)
Ce document est utilisé quand on fait l’import, c’est la Direction Tana qui
emploie ce document mais pas le service d’approvisionnement Mahajanga. Ici, c’est
le bon de commande qui est utilisé quotidiennement.
• B Récept. (bordereau de réception d’Atelier)
Si le demandeur ou département Atelier exploite la demande
d’approvisionnement qui est une demande d’entrée des matériels, le magasinier
enregistre le numéro de la demande dans le bordereau de réception d’Atelier. Après
on va les sortir par le bon de sortie aux autres services de la JIRAMA.
• B Récup (bordereau de récupération article)
Au début le client demande un branchement chez lui, le service commercial
fait tout le devis jusqu’à l’alimentation du circuit. Un jour s’il n’arrive pas à régler la
facture pendant le délai de paiement. Le chef de dépannage donne la décision aux
agents dépanneurs de faire la coupure chez lui. Et puis le service émet la demande
d’approvisionnement de récupérer les restes des matériels au service
approvisionnement parce que ces matériels retournent à la société JIRAMA après 5
ans de branchements, c’est pour cela qu’on peut récupérer les restes.
• BCSE (bon de cession entrée)
C’est un document pour enregistrer les matériels venant des autres
magasins vers les autres magasins. C'est-à-dire les matériels venant de la direction
approvisionnement-Tana vers le magasin approvisionnement-Mahajanga. Quand les
articles arrivent au magasin Mahajanga, il effectue la vérification des articles et puis
la mise à jour de la fiche de casier et remplissage du bon de cession Entrée.
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• BCSS (bon de cession sortie)
Dans ce document qu’on peut sortir les matériels vers les secteurs. Si le
magasin approvisionnement Mahajanga exploite les articles vers un autre magasin
des secteurs, il utilise le bon de la cession sortie en présence de signatures
suivantes : le magasinier, la personne réceptrice, chef magasinier comptable et le
chef de service approvisionnement.
• FR (fiche de régularisation)
Ce document permet de régulariser les erreurs provoquées soit l’erreur de
saisie, soit l’erreur des écritures.
Dans cette fiche on peut corriger la faute commise dans l’enregistrement des
mouvements sortis ou entrés des articles.
La fiche mère
Après le traitement du magasinier, on va retourner la démarche
d’approvisionnement au chef magasinier comptable pour faire l’enregistrement dans
le fiche mère.
Etat de stocks
Cette démarche est la dernière responsabilité du chef magasinier, comptable
parce que dans cet état de stocks qu’on a regroupé tous les mouvements passés
dans le service approvisionnement.
Ici, on a traité l’EMPS : Etat des mouvements physiques de stocks venant de
la Direction Approvisionnement-Tana sans erreur ou semblable de ce qu’il faisait
chez lui.
FC = FM = EMPS
Si on a vu des anomalies, les erreurs à partir de l’EMPS qu’on a traité le fiche
de régularisation.
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Figure 7 : Les procédures à suivre pour avoir les E tats de stocks :
Première DA
Deuxième FC (mise à jour)
Troisième FM (comptable + n° bon)
Quatrième SSI (saisie Informatique)
Cinquième E-mail (par jour (1-10) à la direction
(11-20) Approvisionnement
(21-30) Tana
Sixième EMPS (venant du Tana)
Septième D. Approvisionnement EMPS (traité)
Huitième FR (3 exemplaires) (anomalies)
01 02-03
Aller Tana Reste exploitant (chef magasinier
comptable)
Source : Information donnée par le chef comptable magasinier
Cette figure nous montre le circuit de DA dans la section saisie informatique
vers l’établissement de la fiche de régularisation si nous trouvons quelques
anomalies ou l’erreur.
3 – La relation entre l’EMPS, la fiche de casier et la fiche mère :
Les mouvements observés sur l’EMPS doivent correspondre avec les
enregistrements sur les fiches mères et les fiches de casiers.
L’exploitation d’un EMPS s’effectue avec les fiches mères c’est à dire on
compare les soldes du stock en fin du mois de chaque article. S’il y a la différence,
on compare les donnés de saisies relatives à l’article considéré jusqu’à l’origine
d’anomalie.
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§.6- Saisie informatique
1- Définition d’ordinateur
L’ordinateur est à même de réaliser les principales opérations de gestion des
stocks pour lesquelles un cycle de traitement journalier, hebdomadaire, mensuel,
trimestriel ou annuel, est nécessaire.
D’après notre théorie l’ordinateur est un élément de circuits électroniques
permettant de manipuler des données sous forme binaire c'est-à-dire sous forme de
« bits ».
C’est une machine capable d’effectuer toute sorte d’opérations et de
traitements tels que des calculs, maniement de textes et d’images.
2- Définition informatique
Etymologiquement, le mot « informatique » veut dire traitement de
l’information. Ceci signifie que l’ordinateur n’est capable de fonctionner que s’il y a
apport d’informatique par l’utilisateur.
3- Utilités
Pour les traitements informatiques de gestion de stocks, la JIRAMA a établit
tous les supports d’informations nécessaires qui sont des documents destinés :
• à l’enregistrement des données
• à son exploitation aux fins de gestion du service et de la société tout
entière
• à son transfert de poste de travail à poste de travail, de service, à
service
• à son classement et à mise en archive dans l’attente d’une explication
ultérieure
Il est vrai que dans sa gestion moderne des grandes sociétés, l’informatique
se reprend et s’impose partout à un rythme accéléré.
La gestion de plus de 50 000 articles n’est pas chose facile à la JIRAMA, et
de plus, il faut acquérir le plus d’informations possibles et au jour le jour sur l’état de
stocks.
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SECTION III – ORGANIGRAMME SERVICE APPROVISIONNEMEN TS
Figure 8 : ORGANIGRAMME SERVICE APPROVISIONNEMENTS
RESPONSABLEADMINISTRATIF
MAGASINIERCASIER
CHEF MAGASINIER
EMBALLEUR
TRANSITAIRE
RESPONSABLEACHAT
CHEF DE DIVISION
CHEF DE SERVICE
Le service approvisionnement a pour but d’améliorer la gestion de stock de
l’entreprise JIRAMA. Son objectif est d’avoir les résultats positifs au moment
d’inventaire, le moindre des erreurs et les anomalies à l’arrivée de l’EMPS.
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Nous avons vu que les branches pourvues au service approvisionnement
dépendent de l’une à l ‘autre. Lorsque nous traitons les demandes
d’approvisionnements venant des secteurs rattachés, le trajet à suivre est presque à
long moment parce que le responsable de l’expédition attend l’amortissement fait
par chacun des donnés, la mise à jour de la fiche de casier, l’enregistrement à la
saisie informatique et enfin les matériels du magasinier.
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L’entreprise doit déposer le bilan de la fin d’années au centre du service
fiscal pour savoir les impôts qu’elle doit payer durant l’année en cours. Puis elle ne
cesse à débrouiller pour chercher des moyens pour avoir des profits maximums et
des bénéfices satisfaisants dans l’entreprise.
SECTION I - FONCTION COMMERCIALE
1 - Contrôle
Le service approvisionnement attend les contrôleurs venant
d’approvisionnement-Tana pour contrôler les stocks et les dépenses effectuées par
chaque service.
L’entreprise JIRAMA constitue plusieurs services qui gèrent le
fonctionnement de l’entreprise. Chacun à son poste donc le service de contrôle de
gestion gérait les coûts et d’autres dépenses de l’entreprise or le service comptabilité
contrôle les fonds de la société et l’analyse des mouvements financiers
2 - Publicité
La société JIRAMA n’utilise pas d’autre stratégie pour faire face à la
concurrence parce qu’elle est une société monopole sans concurrence,
indépendante, ainsi que donner la satisfaction à la clientèle s’organise comme suit :
• La communication par le média : elle avise la clientèle pour une petite coupure
ou délestage à un certain moment
• Dans la facture, elle remet le délai de paiement et s’exprime tous les codes,
les taxes, la redevance que nous avons payé.
SECTION II – FONCTION FINANCIERE
1 - FISCALITE
La société JIRAMA est une société privée, exploitante, employant plusieurs
salariés. Il doit remplir l ‘Etat nominatif des traitements, salaires et assimilés payés au
centre d’administration fiscal.
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L’entreprise calcule elle –même le montant de l ‘impôt, taxe dû et le verse
spontanément au receveur du centre fiscal pilote des l’entreprise.
2 – REGLEMENTATION
La JIRAMA, le Conseil d’ Administrative et la Direction Générale ne vivent
pas en vase clos .Toutes les décisions liées à la rémunération et aux avantages des
agents sont prises toujours en fonction de contexte réel et similairement aux indices
de salaires dans les sociétés privées.
La Direction Générale, avec toutes les directions de la société, se sont fixés
des objectifs afin de pouvoir consacrer un budget conséquent pour l’acquisition de
matériels de travail, de matériels de dépannage, matériels de sécurité, et autres.
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*
* *
Il faut réaliste et admettre qu’il y a des grosses lacunes dans la société et
pour atteindre les objectifs, il est vital que les employés, qui sont l’ossature de la
société et vice versa, doivent adopter des pratiques modèles de travail, et doivent
changer de mentalité dans l’exercice de leurs fonctions, sans quoi nous ne pourrons
pas progresser, et en définitive mettre l’avenir de la société entre parenthèse.
L’ensemble de ces attitudes définira l’identité de notre société.
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Elle permet d’étudier les différentes méthodes pour gérer les matériels dans
le magasin et puis pour connaître ou chercher les procédures d’approvisionnements
et le réapprovisionnement des stocks. Elle permet d’éviter à trouver les erreurs et les
anomalies provoquées journalièrement pendant les mouvements des articles.
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Cette fonction permet de contrôler les matériels dans le magasin de
stockage, elle sert à minimiser la rupture et le sur plus ainsi que les anomalies
pendant les mouvements des articles
SECTION I : MANUEL DE ROCEDURE DE NOMENCLATURE
§.1- DEFINITION
C’est un volet distinct de manuel de procédure « Approvisionnement » qui
définit bel ou bien l’identification et les classifications comptables des articles stockés
en magasin. La nomenclature des articles stockés est une liste ordonnée donnant
pour chaque article une désignation complète et précise.
Elle permet de classer sous des rubriques différentes des articles distincts et
sous une même rubrique des articles identiques.
§.2- Utilités
Vu le nombre important des articles stockés par les magasins
« approvisionnement » de la JIRAMA, ainsi que la variété de leur caractéristique, le
service dispose d’un système de codification alphanumérique pour identifier les
matériels.
Pour se faire, à chaque entrée des nouveaux articles, le responsable se
réfère à la nomenclature. La nomenclature est un langage commun au responsable,
au technicien et à tous ceux qui s’intéressent aux articles stockés en magasin.
§.3 – structure
Les caractéristiques de la nomenclature à la JIRAMA sont composées de
treize caractères à savoir :
1- Les numéros d’article composé de caractère numér ique est
structurée suivant :
• 2 premiers caractères : classe
• 2 seconds caractères suivants : groupe
• 2 troisièmes caractères suivants: sous-groupe / type
• 2 quatrièmes caractères suivants : ensemble / organe
• 2 cinquièmes caractères suivants : éléments
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2- Le code cote : les 2 caractères numériques permettant d’identifier
les cotes d’usure des pièces pour moteur et la catégorie de l’article (activité).
3-Le code d’unité version : à un caractère numérique ou alphabétique
sert à distinguer l’unité de comptage des articles stockées qui appartiennent à l’ordre
d’utilisation dans la distribution des matériels. Ce sont :
• 1 = unité
• 2 = kilogramme
• 3 = litre
• 4 = mètre
• 5 = mètre carré
• 6 = mètre cube
4- Le code d’état : à un caractère alphanumérique est à coller à la
nomenclature et se trouve au quatorzième caractère. Le code d’état fait connaître
l’état physique des matériels ou l’état marquant une récupération technique ou
comptable.
• N = article neuf
• T = article usagé, réutilisable à valeur technique
• C = article usagé, réutilisable à valeur comptable
SECTION II – CODE « REPERE »
Presque tous les imprimés et document (DS3 et DSM) utilisé à la JIRAMA
forment une trace de 3 ex, ils ont leur code repère à deux caractères numériques. Le
code repère se place au centre, en haut et au plus bas de tous les imprimés et
indiques les destinataires ou l’intéressé de chaque extérieur. Tous les agents
concernés sont priés de prendre en considération ce code « repère » des qu’il s’agit
de documents émanant de la JIRAMA.
SECTION III : MANUEL DE PROCEDURE APPROVISIONNEMENTS
§.1-DEFINITION
Approvisionnement : « s’approvisionner consiste à réaliser une série
d’opération permettant de disposer des matériels, des matières consommables,
fournitures ou autres matériels dont l’entreprise a besoin » .Et cela :
• en temps et en lieu
• en quantité et en qualité
• et au moindre coût
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C’est un travail qui permet de rendre opérationnel les diverses étapes et les
articulations. Les divers qui s’y rattachent en vue de suivre la gestion automatisée
des Approvisionnement.
§.2 – UTILITE
Ce document permet de montrer les différentes symbolisations nécessaires à
l’organisation administrative, les diverses opérations d’approvisionnement, la chaîne
de «stock »et les états informatiques .Donc les éléments d’informations, de suivi et
de contrôle des existants physiques constituent la coordination et l’organisation des
activités d’entreprise.
Pour fonctionner, une entreprise a besoin des biens et des service, ce qui fait
que la fonction « approvisionnement » présente une grande utilité pour l ‘entreprise
.en effet, le service approvisionnement ne présente pas la fonctionnement , tout
dépend de la direction de l’ approvisionnement de la société JIRAMA .
C’est dans cette fonction qui se trouve la fonction achat. La société y
présente une grande importance, vu la diversification des activités, qui s’y trouve.
Sans avoir acheté, on ne peut rien faire de production.
§- 3 – Mouvement d’entrées :
1- Achats locaux :
L’opération consiste à réceptionner au magasin les articles objets d’achat
local suite à un réapprovisionnement des stocks des articles courant ou stocks nous
sécurités relatives aux matériels identifiés pour mission de base.
a- Les circuits de réceptions matériels au magasin sont les
suivants :
• Le magasin prépare la fiche casier pour recevoir les matériels au vu
du bon de réception (BR)
• Il réceptionne conjointement avec le technicien concerné les matériels
sus présentation de l’échantillon par les fins ou du bon à tirer dûment signé
par le responsable (imprimé)
• IL signe le bon de livraison (BL) après contrôle de conformité des
articles,.
• Ils signent le bon de réception (BR)
• Le magasin remplit la qualité reçue et la date sur le BR,
• Il range et classe le matériel,
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• Et faire la mise à jour la fiche casier, FM ou fichier information (cas de
zone informatisée)
• Le magasin lui-même envoie le BR 01et 02 à DAPPRO dont 01 pour
le paiement et 02 pour traitement informatique des stocks. (On va faire une
saisie avant de transmettre à la DAPPRO Tana.
• Et enfin classement DA avec BR (03) + BL.
b- Les circuits des documents :
D’après la réception du matériel par le technicien de la DAPPRO et le
remplissage BR, le magasin doit distinguer les documents comme suit :
• 01 à DAPPRO pour paiement
• 02 à DAPPRO pour traitement stock (entrée magasin) et suivi (Achat
imputation directe)
• 03 à joindre avec fiche d’expédition pour zone.
Achats locaux correspondent en 2 parties :
• -AEM : achat entrée magasin :
A l’entrée du magasin, les articles sont obligés de donner la nomenclature
pour valoriser les libellées.
Les documents à utiliser sont le BS et BCS pour faire sortir au Magasin
Par exemple, le chiffon, le gaz etc. Ils ont acheté au fournisseur et entré au
magasin. Quand les autres services envoient le DA, le magasin traite ce DA et sortir
ces articles par BS et BCS aux le service du centre ville et aux secteurs.
• -A I D : Achats par Imputations Directes :
Achats ne passent pas au magasin, le responsable achat reçoit les articles
venant du fournisseur. En même temps il est livré au service demandeur sans
passage du magasin.
Le document à utiliser c’est la BL JIRAMA seulement et livre les articles aux
diverses service du centre ville.
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2- Achats imports :
L’opération consiste à réceptionner au magasin les articles objet d’achat
Import.
L’utilisateur envoie le DA avec les unités données ou la note de service et la
D.APPRO établit le Bon de commande d’évaluation des prise des matériels.
Après, on enlève les matériels avec le bon de livraison du fournisseur et la
facture à la D.APPRO.
a – Ordonnance des opérations de réception achat im port :
Le service formalités et import / DAPPRO envoi connaissement, note de
colisage et accusé de réception aux magasins destinataires.
Ce service fixe un rendez – vous au transitaire, à l’expert et au technicien concerné
pour la réception contradictoire.
Le magasin :
• Prépare le local ou l’emplacement de stockage dès réception de
connaissement, le note de colis âge et de l’accusé de réception.
• Reçoit le matériels en présence du transitaire, de l’expert, du client
concerné émetteur de la DA et du technicien de la DAPPRO.
• Signe avec tous les agents de la réception, en cas de conformité des
articles mentionnant la désignation, le nombre de colis, le contenu, le
numéro de commande, le mode d’expédition…
• Conserve un exemple pour dossier.
• L’équipe de réception émet une lettre de réserve en cas d’irrégularité
(manquant, avarie, …..) avec mention sur le Procès verbal minute
• Rempli l’accusé de réception.
• Retourne l’origine de l’accusé de réception à DAPPRO pour traitement
informatique et garde le double pour dossier.
• Met à jours la fiche casier, fiche Mère ou fichier informatique.
b- Les représentants sont :
• Le technicien
• Chef de services d’approvisionnement
• Le transitaire
• Le magasinier.
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§.4- MOUVEMENT DE SORTIES :
1 – SORTIE DES MATERIELS EN COMPTE MAGASIN :
L’opération sortie magasin consiste à satisfaire la demande émanant des
utilisateurs par sortie des articles stockés.
a- Déroulement et circuit de l’opération
L’utilisateur envoi le DA avec des unités demandées et le magasin traite
cette DA et fait sortir les matériels par B.S. Ces documents BS sont visés par le
demandeur et le responsable du magasin.
L’utilisateur notifié un responsable habilité à enlever le matériel et puis
enlève le matériel sur présentation de la DA approuvée par DAPPRO ( ou DIR) en
vérifiant la qualité et la quantité. Il signe conjointement le Bon de Sortie (BS) avec le
magasinier responsable.
Le magasin vérifie si la DA comporte la signature du chef de Département
Gestion des stocks ou les responsables hiérarchiques (DIR), chef de sous –
groupement, chef de secteur et pour les zones et d’exploitation).
Le magasin consulte le stock et prépare les quantités à sortir du stock.
Après il met à jour la FC, FM ou fichier informatique, il établit le BS et signe
au même titre que le réceptionnaire.
Le magasin remet le double de la DA et du BS exemplaire O2 au
réceptionnaire et livre le matériel au réceptionnaire désigné par la Direction ou le
service demandeur.
En fin, il envoie BS exemplaire 01 à DAPPRO pour traitement informatique
des stocks et classe DA et souche exemplaires 03.
b- Les représentants dans le bon :
• Le responsable magasin
• Le responsable du technicien
c- Déroulement des sorties de gaz– oïl
Concernant la sortie de gas-oil, la consommation journalière des groupes et
station de pompage doit faire l’objet de l’établissement par jour d’une DA et d’un BS
et ce séparément pour la consommation groupe et celle de la station de pompage.
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2 - Cession de magasin à magasin :
L’opération cession inter magasin concerne le transfert de matériel entre
deux ou plusieurs magasins différents.
a- Déroulement et circuit de l’opération :
L’utilisateur exploite le DA vers le magasin DAPPRO qui traite les matériels
et sortit ces articles par BCS visé par le responsable du magasin et sa hiérarchie.
La direction et le magasin expéditeur réceptionnent la DA exemplaire 01 et
02 du demandeur et vérifiant les qualités en stock. Le magasin qui détermine la
quantité à céder et suite l’enclenchement des procédures de cession. Puis il prépare
les matériels et met à jour la FC, FM ou fichier informatique. Le magasinier établit le
bon de cession (BSS) exemplaire 01 – 02 – 03 et le responsable de l’expédition
complète le fiche d’expédition (FE) visée par le responsable de l’expédition,
l’Emballeur et l’assistant technique) .
Il rempli le bon de transport (BT) si transporteur tiers. Ce bon est visé par le
transporteur et le responsable de l’expéditeur.
Le responsable de l’expéditeur prépare la demande de transport, envoie le
matériel + FE + BCS exemplaire 02 et vérifié le DA et BCS .
Le magasin envoie BSC (01) à DAPPRO pour traitement informatique des
stocks, il classe le DA et souche BCS exemplaire 03.
b- Le circuit de l’opération du magasin réceptionna ire :
Le réceptionnaire effectue la réception contradictoire des matériels avec les
techniciens concernés (comptage et vérification).
Il émet une réserve en cas de manquant ou avarie et signe FE et BCS. Si
matériels reçus en bonne et due forme ; BT si transporteur tiers.
Ensuite, il classe le matériel et met à jour la FC, FM ou fichier informatique.
3 - Livraison des matériels : ID
L’opération concerne le transfert de matériel entre deux ou plusieurs
magasins différents. Le magasin est obligé de livrer ces matériels vers les magasins
demandeurs. Puis le responsable de l’expédition s’engage la livraison des matériels
même le gas-oil vers les zones demandeurs.
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a- Déroulement et circuit de l’opération :
Le demandeur envoi le DA à la DAPPRO et la direction vérifie les unités
demandées puis traite le DA et enregistre les notifications dans le BL.
Après, le magasin établit le BL + FE BT + BCS en 3 exemplaires pour
transmettre les matériels.
Le bon de livraison est visé par le responsable de la livraison et le
destinataire.
b - Les représentants dans le bon sont :
• le responsable du magasin
• le responsable du technicien (destinataire)
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Le principal rôle de cette procédure sert à identifier les articles dans le
casier ; la variété de leur caractéristique, le système de codification et le
classement.
Tous les agents concernés sont priés de prendre en considération ce code
« repère » des qu’ils s’agissent de documents émanant de la JIRAMA.
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La société JIRAMA est un centre d’activité productrice et commerciale. La
technique d’approvisionnement des articles est contrairement à celui d’autre magasin
SECTION 1 : MANUEL DE PROCEDURE DES « REGULARISATIONS »
§.1- DEFINITION
C’est un ouvrage qui fait appel au redressement des mouvements erronés
sur les documents informatiques, mais surtouts les documents saisis informatiques
en vue de rétablir le niveau des articles stockés.
Cette opération consiste à faire un appel au redressement des mouvements
erronés sur les documents informatiques, en général, mais surtout les documents
saisis en informatiques (DSI) en vue de rétablit le niveau des articles stockés.
§.2- UTILITES ET FONCTIONS
1- Utilisés
La régularisation repose sur 3 cas :
a- Bons traités en stocks mais erronés :
• Anomalies bon de réception.
• Anomalies issues de l’exploitation de l’Etat des mouvements des
physiques de stocks (EMPS)
b- Redressement en cours d’exercice du stock compta ble par
rapport au physique :
• Perte sur stock (vol, coulage)
• Surplus en stock (défaut de mesure jauge- mètre)
c- Régularisation anomalie d’inventaire :
2- Fonctions :
La régularisation est une technique pour corriger les erreurs dans
l’entreprise, la fiche de régularisation assure les trois cas suivants :
a- Trouver l’original des anomalies .
Les mouvements cumulés mensuellement observés sur EMPS doivent
correspondre exactement avec ceux enregistrés sur les fiches mères.
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Les fiches mères doivent être proportionnelles aux fiches de casier du
magasinier physique. Les fiches de casiers peuvent intervenir pour trouver l’écart, le
magasinier peut provoquer l’erreur au comptage des articles, la personne peut être
trompée. L’anomalie provient des donnés de saisie des documents informatiques.
b- Justification des écarts sur l’EMPS
Tableau 3 : la justification des écarts sur l’EMPS
Le chef magasinier comptable présente les écarts dans un tableau comme suit :
Nomenclature Désignation
d’article
Quantité
sur FM
Quantité
sur FC
Quantité
sur
EMPS
Ecart
en sur
plus
Observations
+ -
S’il y a une différence entre fiche casier, fiche mère et EMPS le magasinier
continue, la comparaison sur les donnés des souches relatives à l’article considéré
jusqu’à ce que nous trouvons l’origine de l’anomalie.
c- Rapprochement de l’EMPS
La Direction approvisionnement-Tana envoie l’état des mouvements des
physiques des stocks lors qu’elle trouve des écarts provoqués sur les mouvements
des articles. Lors de l’arrivée de l’EMPS, il faut faire un rapprochement avec les
fiches de casiers et les fiches mères le jour même pour trouver rapidement les
erreurs. Si nous constatons des anomalies, les écarts sur le sondage périodique
effectué par l’agent administratif, il faut connaître l’origine de ces anomalies et
redresser sur quelle nature qu’on va corriger. Après le magasinier comptable
exprime dans la cage d’observation dans quel cas provient-elle.
§.3- LES MOUVEMENTS DE REGULARISATIONS
C’est l’utilisation de ladite fiche de régularisation à cause un autre volet district
du manuel de procédure approvisionnement, des agents responsables quant à son
remplissage et surtout l’adéquation des informations à fournir au système de
traitement informatique.
Les mouvements normaux et les documents que nous utilisons à ce propos,
et les mouvements enregistrés sont constatés régularisations.
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- LE TABLEAU DES MOUVEMENTS DE REGULARISATIONS
Ce tableau permet de montrer les codes de mouvements des documents
normaux et les codes de mouvements de régularisations.
Tableau 4 : code de mouvement
Documents
normaux
Code III Documents de
régularisations
Code MT ® X
BS 3 FR E 1
BRE 2 FR S 2
BCS (E) 7 FR X 3
AR 4 FR
BR 1 FR
B réception 5 FR
B récupération 6 FR
M, A, C
4
BCS (S) 8 FR X 3
Lorsque les responsables faisaient l’enregistrement des opérations, ils
respectent les codes mouvements pour protéger les anomalies.
§.4- REMPLISSAGE DES FICHES DE REGULARISATIONS
L’explication est très importante dans la correction. Le fiche de régularisation
ainsi que les justifications ou Procès verbal y afférents sont obligatoirement à faire
signer par le responsable hiérarchique comme Directeur interrégional, chef de sous
groupement et le chef de secteur et à envoyer à la Direction approvisionnement-
Tana pour contrôler tout traitement informatique
Et le responsable est obligé de remplir les fiches de régularisation en deux
cadrages suivants :
Cadrage des clés d’accès :
• Date : c’est la date que nous complétons les fiches
• N°doc : ça peut être en 6 caractères numériqu es pour MT
• MT : c’est le code de mouvement du document à régulariser
• N°article : c’est la nomenclature des articles dés ignés.
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Cadrage « autre clés d’accès »
• Quantité : c’est la quantité des articles erronés soit la quantité à
annuler soit la quantité à reprendre
• Montant : le prix unitaire de chaque article
• N° mag cedt : c’est le code de magasin cédant, soi t secteur, soit les
sous groupements rattachés
• Dest finale : c’est le code de magasin réceptionné, le code toujours en
3 caractères.
• ME : soit par avion (A), par fer (F) et par route ®
• N°FNR : chaque entreprise doit avoir au moins 3 fo urnisseurs, et
chacun porte un numéro à 5 caractères numériques
• SA : c’est la section analytique de service demandeur
• R : c’est la nature de régularisation à un caractère alphabétique
§.5- MOTIF D’ACTUALISATION
La fiche de régularisation est utilisée pour redresser les erreurs constatées
lors de l’exploitation de l’EMPS. Dans cette fiche, on doit être mentionné quel type
d’erreurs s’agit-il ?
• Soit une modification
• Soit une annulation
• Soit une création.
SECTION II- MANUEL DE PROCEDURE DE « RECUPERATION »
§.1- DEFINITION
C’est un volet distinct du manuel de procédure « appro » qui retrace les
démarches à suivre pour les matériels récupérés du chantier et même pour ceux qui
restent d’une commande à caractère de consommation directe.
La récupération, c’est l’une des opérations entrée magasin.
C'est-à-dire la rentrée en stock des réluctances de matériels en bon état
sortis sur stock au cours des années antérieurs ou matériels non consommés sur
achat sur imputation directe ou récupération sur stock des articles déjà mis au rebut.
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§.2- UTILITE
Il s’agit de la réintégration des matériels récupérés en magasin suite :
• A la rénovation
• Au remplacement
• A la conformité à la norme technique
Et pour la raison de sécurité d’une part, pour la diminution de la valeur
globale des dits matériels. Dans ce ci, ceux-ci n’auront plus la valeur neuve initiale.
Or les matériels restant d’une commande à caractère d’une consommation
directe recouvrent toujours leur valeur initiale d’achat pour son entrée en magasin
avec la section analytique d’imputation comptable d’origine.
1. Principes
Le technicien établit le DA de rentrée ou DA de récupération qui est valorisée
au prix de revient réel actuel. De la demande de récupération avec P.U émanant des
techniciens au chantier avec la section analytique afférente aux travaux, s’ensuit
l’établissement de bordereau de récupération.
La récupération des articles de rentrée en stock peut être comme suit :
En l’absence d’ordre d’idée de P.U, la recommandation a été reportée sur la
demande de récupération le taux d’amortissement (%) du PRS comptable du
chantier avant son envoi au magasin où le Bordereau de récupération sera établit
par le magasinier. Les remplissages de demande de récupération au niveau des
utilisateurs et de bordereau de récupération émanant du magasin sont d’une
nécessité absolument indispensable surtout dans le cadre des saisies informatiques.
Section III - Manuel de procédure des déchets et des rebuts
Les articles à mettre au rebut suite à une péremption, obsolescence, avarie,
dépareillez, usure, hors norme sont à constater par une commission mixte composée
de techniciens et d’agent Direction approvisionnement ou service
d’approvisionnement de Direction interrégionale.
§.1- Définition
C’est un volet qui retrace les démarches à suivre pour les matériels
constatés inutilisables au magasin.
P.R.R + SA x Taux amortissement x N
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§.2- Le déroulement de l’opération
Après le relevé des articles au magasin faisant peuvent être au moment de
l’inventaire, le magasinier physique fait la constatation que ces articles sont à mettre
au rebut. Mais il n’arrive pas tout seul mais respecte les procédures suivantes :
1- Technicien sur site
Recensé l’article à mettre au rebut
Etablit le procès verbal de constatations avec visa de tous les responsables
concernés.
Le procès verbal est établi en 3 exemplaires = 1 pour la DAF Direction
Administrative et financière, 1 pour SLA/DR et 1 pour le responsable du magasin du
site.
Etablit la DA de mise au rebut avec section analytique, dûment signée par
lui-même et hiérarchie, DR
Envoie la DA à la Direction d’appui technique pour approbation.
2- Direction d’appui
• Approuve les articles à mettre au rebut
• Retourne au magasin concerné la DA pour établissement Bon de sortie si les
matériels ou matériaux sont à détruire, à enterrer, à jeter, à remplir en vue de
les prélever du compte « stocks »
3- Magasin sur site
• Etablit Bon de sortie pour mise au rebut
• Déclasse les articles en hors stock
• Range les articles dans une caisse avec une étiquette « hors
stocké » établit une liste extra pour suivi des articles rebutés, liste à approuver
par la hiérarchie
• Met à jour fiches de stocks = fiche casier, fiche mère ou fichier
informatique pour les zones informatisées
• Envoie bon de sortie exemplaire (01) et procès verbal de
constatation à D. Approvisionnement Tana
En cas des récupérations sur stock, le magasinier met à jour la liste extra
avec mention du numéro du bordereau de récupération correspondant.
4- La Direction approvisionnement
- L’essentiel c’est la mise à jour du fichier des articles mis au rebut
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Section IV- Inventaire
§.1-Définition
L’inventaire des existants physiques est le comptage des articles stockés
effectué au moins deux fois par an.
Nous vous signalons qu’avant tout établissement de DA, une consultation
préalable des stocks au magasin concerné est obligatoire et doit être marquée et
visée par le magasinier responsable du pré consultation suivant modèle joint en
annexe
§.2- Utilité
L’inventaire est d’abord une obligation fiscale de la société
La loi a prévu qu’une société doit procéder une fois par année les quantités
existant réellement en stock pour chaque article
Les résultats de ce comptage doivent être consignés dans les écritures de la
société.
Alors, l’inventaire est également une obligation de gestion compte tenu du
montant et des coûts de capitaux que nécessitent le propriétaire et la gestion de
stock.
§.3- principes généraux
L’inventaire des matériels s’effectue au lieu, locaux et parcs de stockage,
par rayon géographique, pour éviter l’omission qui relève des responsabilités
physiques et morales des différents concernés de la JIRAMA
Actuellement pour avoir des stocks justes et fiables entreposés dans nos
magasins ainsi que les mouvements y afférents, chaque article en stock doit faire
l’objet d’un inventaire tournant au moins deux fois dans l’année et le principe
d’égalité = stock physique =FC =FM= EMPS
1-Déroulement de l’inventaire tournant
Suivant le planning imparti établi, on effectue l’opération par rayon ou par
spécificité de magasin. On remplit le SRS (Sondage par Reconstitution des Stocks)
par article basé sur la date du traitement de l’EMPS (Etat de Mouvement de
Physique de Stock)
a) Faire le comptage de ce jour en présence du technicien concerné et
inscrire le comptage sur le fiche de casier et le fiche mère avec la mention « INV tour
du … »
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b) A part le comptage physique, le technicien procède à l’assainissement
de l’article, si besoin est en mentionnant sur la feuille du SRS, dans la colonne de
« justification », le motif de l’assainissement telle que : à mettre au rebut pour cause
de :
• Avarié
• Dépareillé
• Hors norme
• Obsolète
Sur la quantité stocké = 8,0, à garder en stock = 2,0 à mettre au rebut = 6, 0
etc. …
c) Prendre les soldes de fiche de casier et le fiche mère et les mettre dans
les colonnes fiche de casier et fiche mère tout en s’assurant que tous les
mouvements antérieurs à ce jour des physiques sont positionnés
d) Prendre les mouvements entrée et sortie après la date du sondage par
reconstitution des stocks ou Etat des mouvements des physiques des stocks, jusqu’à
ce jour
e) Tirer le SRS qui doit être égale à :
SRS=comptage physique –entrée+ sortie
f) Prendre le solde des quantités sur EMPS.
2- Plannings d’exécution des opérations
L’opération de cet inventaire tournant doit être effectuée suivant un planning
bien défini à savoir
• 1er inventaire tournant
Qui se fera du mois d’Avril au mois de suive dont :
• Avril : matériel de production élec
• Mai : matériels de distribution élec
• Juin : matériel eau et mixte
• 2ème inventaire tournant
• Qui se fera du mois de Septembre au mois de Novembre dont :
• Septembre pour les matériels de production élec
• Octobre pour la s matériels de distribution élec
• Novembre pour les matérielles eaux et mixte.
• Top d’envoi à direction Appro-Tana
L’état de SRS est imprimé en autocopiant double exemplaire dont :
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• L’original ainsi rempli, sera à envoyer à Direction Appro-
Tana le deux (2) du mois.
Si les sondages par reconstitutions des stocks du mois d’Avril des
matérielles productions Electricité seront à envoyer à la Direction Appro-Tana le 2
Mai etc.
• Le double sera à garder au magasin pour archives
SECTION V – ETAT INFORMATIQUE
§-1-Définitions
C’est l’ensemble des informations obtenues par le traitement à la puissante
machine qu’est l’ordinateur qui nous fournit tous les renseignements se rapportant
aux stocks
§-2- Démarche à suivre
Avant de traiter les données dans la saisie informatique, il faut choisir quels
sont les documents informatiques et les documents manuels
Les documents manuels ne doivent pas passer dans les saisies
informatiques telles que les bons de livraisons, les bons de transports, la fiche
d’exécution et les bons de commandes
• Les documents informatiques pour la saisie informatique sont :
N°1 : le bon de réception
N°2 : le bon de rentrée
N° 3 : le bon de sortie
N° 4 : l’accusé de réception
N° 5 : le bordereau de réception atelier
N° 6 le bordereau de récupération article
N° 7 : le bon de cession entrée
N° 8 : le bon de cession sortie
• On sait bien que le bon de cession s’effectue de magasin par
magasin
§-3 Utilité
Ils nous donnent les renseignements sur les stocks concernant :
• Les mouvements des entrées et des sorties
• La quantité physique en stock au mois le mois
• Le nombre d’articles stockés par mois
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• Le nombre d’articles inventoriés à chaque fin d’année
• Divers états informatiques obtenus à la demande
Lorsqu’on a passé les situations physiques des articles stockés, il faut
préciser bien l’identification des articles c’est à dire les nomenclatures qui
composent 14 chiffres sans libellés.
Ces nomenclatures sont composées 3 sortes d’activités :
• Activité électricité
• Activité eau
• Activité mixte
La machine permet de composer l’utilité de version de cet article
Ex : le câble, il est mesuré en mettre, unité de version 1 si vous taper un faux
chiffre, c’est l’anomalie et elle ne répond pas.
§-4 Les processus d’états informatiques
Lorsqu’on a sorti les matériels dans le bon de livraison qui est document
manuel il faut remplir rapidement ou régulariser dans le bon de sortie qui est un
document informatique, pour protéger les anomalies avant de le transmettre à la
Direction Appro-Tana.
Or avant tout, il faut faire la saisie informatique avant de traiter la demande
d’approvisionnement. On enregistre aussi l’original de bon de sortie
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Figure 9 : traitement des documents dans les états informatiques
L’Etat de mouvement vérifie l’enregistrement des mouvements saisis le
numéro, le code, la section analytique, entrée ou sortie et le rapport fin du mois
magasin.
DA
Enregistrement (saisie informatique)
Signature chef de service Appro)
Achat Magasin
Bon de sortie
Enregistrement Fiche mère + machine
Sorties matérielles
Réception demandeur Signature utilisateur
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Ces opérations consistent à faire un appel au redressement des mouvements
erronés sur les documents informatiques, en général, mais surtout les documents
saisis en informatiques (DSI) en vue de rétablir le niveau des articles stockés.
Elles retracent les démarches à suivre pour les matériels récupérés du
chantier et même pour ceux qui restent d’une commande à caractère de
consommation directe.
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La gestion de stock est une méthode pour gérer les matériels dans le
magasin. Elle permet d’éviter les erreurs et les anomalies provoquées journalière-
ment.
SECTION 1- ANALYSE DU SYSTEME DE STOCK
Définition
Le stock est une réserve qui assurera la régularisation entre deux flux, flux
d’entrée et flux de sortie.
§.1- UTILITE
Le stock a une grande utilité pour l’entreprise et assure la fonction de
l’entreprise.
1- Fonction de provision
La société doit servir d’une réserve pour la société lorsqu’en cas de rupture
des articles nécessaires sur le marché .Le stock servent à parer à la pénurie et aux
aléas de consommation, même si celui - ci reste, à peu près constant.
Alors, le stock doit être capable d’alimenter régulièrement l’entreprise .Elle
possède au moins de stock de sécurité si en cas de retard de livraison des
fournisseurs et de retard de livraison de Direction Approvisionnement –Tana.
2- Fonction d’alerte
Pour cette fonction, le stock doit mettre à l’abri, l’entreprise, en cas
d’incidents qui pourrait empêcher la production, la livraison ou le fonctionnement de
l’entreprise.
3- Les différents types de stocks
Il existe trois types de stocks au magasin Approvisionnement de la JIRAMA :
• Stock minimum ou stock vide
• Stock de sécurité ou stock d’alerte
• Stock maximum
a- Stock minimum ou stock vide
Elle doit être en mesure de couvrir ses besoins pendant le délai demandé
par le fournisseur ou par la Direction Approvisionnement –Tana.
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b- Stock de sécurité ou stock d’alerte
La quantité des matériels stockés doit être suffisante pour satisfaire la
demande des sections de production à n’importe quel moment
c- Stock maximum
Quand elle réceptionne les articles venant de la Direction Tana
SECTION II - LA GESTION DE REAPPROVISIONNEMENT
Le réapprovisionnement est l’une des règles de l’approvisionnement. Sur le
plan théorique, il y a deux méthodes de réapprovisionnement, formulés par la
méthode de WILSON, à savoir :
• Réapprovisionnement à la date variable, en quantité fixe
• Réapprovisionnement en quantités variables, à date fixe
Sur le plan pratique, suivant le cas de la JIRAMA, le service
approvisionnement adapté le mode de réapprovisionnement en quantité fixe et date
variable.
§.1- Le réapprovisionnement à date variable, en qua ntités fixes :
Selon la méthode de WILSON. « La quantité à commander est constatée
mais la date est variable ». Il faut donc connaître le niveau des stocks et surtout
quand il atteint le stock d’alerte au magasin vide.
§.2- Le réapprovisionnement en quantité variable, e t à la date fixe :
La quantité à commander est variable selon les besoins, mais la date de la
passation de la commande fixe
Quantité commandée = besoin entre 2 appro - quantit é sur place
on prend par besoin entre 2 appro : la consommation entre les 2
réapprovisionnement + stock de sécurité prévu.
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§.3- Réapprovisionnement en quantité variable et à la date variable
Malgré que le réapprovisionnement tienne compte du niveau de stock
d’alerte, le rythme de consommation varie d’une période à l’autre. Les besoins sont
aléatoires selon les prévisions à long terme et dépendent des objectifs communs à la
société et à l’état (question de financement extérieur)
Pour ce faire la quantité à commander est déterminée :
• En fonction consommation mensuelle
• En fonction de la commande en cours
• En fonction de la quantité en stock.
Quantité à commander = besoin –quantité sur place – commande en cours de
matières
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Pour conclure, les procédures de la gestion des stocks sont le seul moyen pour suivre les stocks dans une entreprise
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*
* *
Les procédures de la gestion des stocks permettent de classer sous des
rubriques différentes des articles distincts et sous une même rubrique des articles
identiques. Elles font un appel au redressement des mouvements erronés sur les
documents informatique, mais surtouts les documents saisies informatiques en vue
de rétablir le niveau des articles stockés.
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Durant notre stage, il nous est apparu certaines défaillances, à rectifier, au
niveau des divers stades. Le stage au près du service Approvisionnement m’a
permis de prendre la responsabilité en tant que professionnel.
Même si les personnels ont tous des tâches assez difficiles, ils se sont même
donnés la peine de m’aider et m’expliquer et même de me donner la permission de
faire la pratique.
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Durant notre stage, il nous est apparu certaines défaillances, à rectifier, au
niveau des divers stades. Le stage au près du service Approvisionnement m’a
permis de prendre la responsabilité en tant que professionnel.
Même si les personnels ont tous des tâches assez difficiles, ils se sont même
donnés la peine de m’aider et m’expliquer et même de me donner la permission de
faire la pratique.
SECTION 1 : LES DIFFERENTES SORTES DE PRATIQUES DE GESTION DE STOCKS
Nous avons pu évaluer mes capacités en matière de travail et nous faisons
ma remarque ici que la pratique est totalement différente de comptabilité en classe.
Ici même, nous avons trouvé que ce n’est pas lui totalement qui implique la
méthode de contrôler la sortie et l’entrée des articles au magasin parce que la D.
approvisionnement-Tana doit gérer la quantité, les parts des stocks et des articles
distribués. Elle aussi détermine la date que les secteurs ou les sous groupements
doivent prendre leur consommation au service approvisionnement Mahajanga.
D’après notre théorie, le flux de stock est un mouvement qui se fait au
magasin. A partir du flux de stock, nous pouvons contrôler, gérer la sortie et l’entrée
des articles au magasin. Les services ou les agences du coté doivent passer la
commande et contrôlent les articles distribués aux autres sous-groupes rattachés.
SECTION 2 : LE TRANSPORT DES MATERIELS
A propos de transport, la société JIRAMA fait la commande à la Direction
approvisionnement- Tana puis elle envoie un seul camion se rendre suffisant de
porter la commande au délai prévu. Mais il provoque une difficulté de distribuer les
matériels vers les secteurs parce que lorsque nous livrons les articles au secteur
Besalampy, nous avons transporté ces articles au port cherchons de pirogue à voile
de les transmettre vers le port de Besalampy. Il a dit s’il a envoyé des matériels aux
transporteurs, il a essayé le moindre le coût et les dépenses faites.
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SECTION 3 : LENTEUR DE LA PROCEDURE ADMINISTRATIVE
Nous avons vu que toutes les activités de la société doivent passer la
commande au service approvisionnement parce que le magasin joue un rôle très
important pour fonctionner les travaux de l’entreprise. A travers l’organisation du
travail de la société JIRAMA, tous les enregistrements sur l’ordinateur se trouvent sur
la fonction administrative. Toute la commande déposée au service
d’approvisionnement doit passer à l’enregistrement dans le cahier de registre et on
attend un accord et signature ou le visa de chaque autre service correspondant.
Le trajet de la demande est très long en cas d’une carence des matériels
demandés ou proposés. Même si en cas d’urgence, le service d’approvisionnement
n’a pas le droit de déposer le bon de commande au fournisseur quand les signatures
ou les visa des différents chefs demandés ne sont pas complètes.
Alors, la comptabilité de la JIRAMA ne règle plus les matériels fournis si l’un
du trajet est incomplet. Donc, le service demandeur doit attendre un long moment
pour s’en sortir de cette démarche puisque les services soient nombreux et que tout
va se passer sur le même trajet.
SECTION 4 : INTERDEPENDANCE DU SERVICE COMMERCIAL ET DU SERVICE ADMINISTRATIF
La plupart du travail du personnel commercial s’effectue surtout dans le
domaine quotidien. Ils prennent les commandes aux clients, surtout pour les
grossistes, le bar, les habitations résiduelles,… et les remettent au service
administratif pour faire la saisie et justifier.
Puis le magasin traite le document venant du service administratif et fait
sortir le stock demandé. Il faut qu’il se présente au service administratif de la
direction d’Approvisionnement.
Le responsable de lubrifiant et combustible attend des ordres et respecter les
règles concernant les consommations et les quantités utilisées journalière ment. Il
remet la commande fixe apposée dans les procédures de la réapprovisionnement
des stocks. Ce dernier ne peut pas fonctionner momentané également des activités
du magasinier, lequel entraîne une certaine coupure de courant instantanée ou
délestage tournant.
Nous allons montrer les 4 points permettant de retarder la gestion de stock
au magasin, nous avons donné des suggestions.
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*
* *
Pour conclure, la santé prend le premier classement dans la vie même
dans le cadre de travail. Quand l’un du magasinier n’arrivera pas prendre son
travail pendant le jour de la réception des matériels, on y trouve une grande
difficulté à la mise à jour de la fiche de casier en même temps avec le rangement
des matériels.
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La société JIRAMA est un centre d’activités commerciale, elle avait une
situation de marché monopole, sans concurrence. Nous n’obligeons jamais qu’elle
est une société productrice et commerciale.
SECTION 1 : SUGGESTIONS
§.1- MATERIELS
Comme la gestion des stocks de la société JIRAMA est très avancée, il est
plus indispensable pour elle, d’acheter le matériel de transport des produits, pour
éviter la rupture dans les secteurs ou les sous groupement et de perte financière lors
de la location des véhicules des transporteurs à chaque fois. Il est favorable pour elle
de moderniser son système informatique, au sein des magasins. Même si elle stocke
des articles en matière fonte et fer, il faut nettoyer la partie de stockage au mois 3
(trois) par semaine mois. Les problèmes d’achat de matériel informatique ne doit pas
poser des problèmes, dans le but d’améliorer en gestion des stocks ; et d’encourager
les personnels. D’ailleurs, l’installation d’un ordinateur pour chacun ou poste dans le
magasin facilitera certaine tache manuelle, et enfin minimiserait ainsi les risques
d’erreurs. Elle optimise la gestion des stocks et des magasins, elle permet d’alléger
la circulation de certain document et d’unifier divers suivis, dans divers postes.
§.2- SANTE
En général, nous savons que le travail du magasinier n’est pas facile à faire
parce qu’en dehors des contrôles et des vérifications des articles, il faisait des
dépenses énergétiques pour sortir et réceptionner les matériels. Donc il faut lui offrir
quelque chose pour augmenter sa force, d’encourager les travailleurs. L’année
précédente, la société JIRAMA avait donné le lait aux personnels mais elle l’a arrêté
maintenant parce qu’elle introduit une perte financière, une petite augmentation de
salaire. Alors le magasinier doit avoir une consultation médicale au moins 1 fois par 3
semaines pour suivre de près notre santé.
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Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 88
SECTION 2 : LES LIMITES ET CONTRAINTES DES SOLUTION
§.1- ORGANISATIONS
La réorganisation dans certains domaines, s’avère être indispensable, c'est-
à-dire, qu’il faut créer une nouvelle organisation au magasin.
Figure 10 : la nouvelle organisation du service app rovisionnement.
Chaque responsable doit avoir des astuces l’aidant à atteindre son but qui
est pas d’anomalies, ni d’erreurs, ni ruptures et ni sur plus de stocks. L’application
stricte des procédures mise en place aidera les responsables de l’approvisionnement
à éviter des erreurs dont les répercussions peuvent être graves tant sur la gestion
que sur d’autres domaines. Donc, il faut connaître la chaîne d’approvisionnement et
contrôler son application.
Par ailleurs, l’avantage de la société JIRAMA est l’inventaire permanent non
seulement sur le plan théorique mais surtout physique.
La société JIRAMA implique la procédure d’inventaire périodique trimestriel
depuis 16 Août 2004, on fait le comptage des stocks tous les trimestres ou inventaire
tournant périodique, sans arrêter l’exploitation de l’entreprise. Cette pratique est
intéressante surtout pour le cas de la JIRAMA, dans la mesure quelle permet
d’expliquer les écarts dont l’origine est plus récent et à propos des quels les
souvenirs sont plus frais que si l’on attend le prochain inventaire annuel.
En fin, il faut périodiquement bien appliquer les procédures entrées, sortie,
cession, bien remplir tous les renseignements nécessaires sur les produits et en fait,
la saisie sur l’ordre des magasiniers responsables qui doivent être prudents.
Chef de service
Chef de division
Cellule ordinatrice
Magasinier achats locaux
Magasinier comptable
Magasinier transit
Magasinier C et L Magasinier physique
Aide magasinier
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Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 89
L’amélioration de la performance de la JIRAMA est primordiale, et est aussi
un défit permanent. Le point essentiel de la JIRAMA c’est de prendre les
responsabilités dans chaque domaine respectif et être toujours à l ‘ écoute des
clients .Elle a pour but de créer une relation durable et instaurer un climat de
confiance. Elle doit œuvrer à offrir et livrer un service de haute qualité, fiable, et à un
prix compétitif.
La société de la JIRAMA Mahajanga a bien voulu nous recevoir pendant
notre stage, pour voir de plus près la réalité de cette bonne gestion des stocks.
Arriver à satisfaire les besoins des services, des directions demandeur, tout
en évitant, toute rupture ou sur stocks ainsi que les écarts d’inventaire, tel est le but
principal d’une bonne gestion des stocks.
Sur ce, une bonne mise en marche de la gestion de stock se repose sur trois
aspects suivants :
- Disposer d’un niveau de stock approprié, au besoin d’exploitation ou de
commercialisation ;
- Suivre d’une manière vigilante la rotation des stocks ;
- Respecter le réapprovisionnement des stocks au moindre coût.
Pour parvenir à tout cela, il nous être solidaires : oublier les intérêts
individuels au profit de l’intérêt collectif de la JIRAMA.
En effet, notre bref passage à cette agence, nous a appris beaucoup de
chose, pour approfondir les acquis théoriques durant nos années d’études.
Le stage à la direction approvisionnement MAHAJANGA s’est bien déroulé
grâce à la sympathie du personnel, il nous a permis d’apprécier le milieu
professionnel dans lequel, nous évoluerons plus tard afin d’initier au travail de
gestion d’entreprise.
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Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 90
1 Donné novembre ,2004
Information donné par le chef comptable magasinier, Monsieur Christian
Source : Jirama Mahajanga, 2005
: Jirama Mahajanga, 2007
: Manuel de procédure de la Jirama Mahajanga
Le mémoire de fin d’étude 2005, présenté par D Serge Augustin « Approvisionnement au sein
du CMS JIRAMA Mahajanga ».
Le mémoire de fin d’étude 2005, présenté par R Hoby Vahatrimiaina « Analyse de la
procédure de gestion de stocks ».
Textes sur la privatisation 2005.
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Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 91
WWW.JIRAMA.MG, 2002
WWW.JIRAMA.MG, 2005 www.JIRAMA © Wanadoo.mg
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Annexe 1 Fiche casier 93 Annexe 2 Fiche mère 94 Annexe 3 Bordereau de récup/récept. 95 Annexe 4 Bon de transport 96 Annexe 5 Bon de livraison 97 Annexe 6 Bon de sortie/rentrée 98 Annexe 7 Bon de cession 99 Annexe 8 Fiche de régularisation 100 Annexe 9 Sondage par reconstitution des stocks 101 Annexe 10 Fiche d’expédition 102 Annexe 11 Demande d’approvisionnement 103
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Avant propos 2
sommaire 3
Remerciements 5
Liste des sigles et abréviations 6
Liste des tableaux 7
Liste des figures 8
Introduction 9
Première partie : PRESENTATION DE L’ENTREPRISE 11
Chapitre I : Les caractéristiques et les modes de la société Jirama 12
Section 1- Présentation physique et juridique 12
§.1- HISTORIQUE 12
§.2- LES ACTIVITES DE LA JIRAMA 13
1- Les activités principales 13
2- L’autre, c’est les activités annexes 13
§.3- L’IDENTITE DE L’ENTREPRISE 14
1- Généralité 14
2 Organisation générale de la Jirama 14
3- La direction interrégionale (DIR) 16
a- Les sous groupements 16
b- Les Secteurs 16
c- Les problèmes rencontrés 19
§.4 - ORGANIGRAMME DE LA DIR DE MAHAJANGA 19
Section 2- Situation actuelle de la JIRAMA 20
Section 3- Présentation des articles stockés 20
§.1 LES CARACTERISTIQUES DES ARTICLES 21
1- Les articles de production Electricité 21
2- Les articles de distribution Electricité 21
3- Les articles de production et de distribution Eau 22
4- Les articles mixtes 22
§.2- RANGEMENT ET CLASSEMENT DES ARTICLES STOCKES AU MAGASIN : 23
1- sur la ligne verticale on a vu 23
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2- Sur la ligne horizontale on observe : 23
3- En dehors du magasin : 23
4- Classement 23
§.3 - LA SECURISATION DES ARTICLES STOCKES 23
§ .4- Circuit de traitement des besoins 25
Chapitre II : L’identification du service Approvisionnement 27
Section 1- Présentation 27
§ .1-GENERALITE
§.2- LIAISON ET ESPERANCE DE LA DIRECTION APPROVISIONNEMENT
27
1- Liaison 27
2- L’espérance de la direction d’Approvisionnement 28
§.3- MODE DE TRAVAIL OU TECHNIQUE 28
1- L’objectif de service Approvisionnement 28
a- Objectif global 28
b- Objectif spécifique 28
2- Les activités de service Approvisionnement 29
a- Les activités principales 29
b- Les activités secondaires 29
3- Les rôles hiérarchiques des personnels 29
4- Autres organisations 30
Section 2- Les branchements prévus au service d’approvisionnement 30
§.1- Magasin 30
1 – La D.A 30
a- Principes et conditions de recevabilité des DA 31
b- Précisions impératives sur la DA 32
2- Le magasinier établit les bons (de cession, sortie, rentrée, livraison) 32
a- La fiche de casier 32
b- Bons de sorties : 33
c - Bon de rentrée : 33
d- Les bons de cessions : 33
e- Bon de livraison : 34
§.2 - ACHATS LOCAUX : 34
1- Les mesures à prendre pour faire les achats locaux 34
a- Nous allons faire la demande de prix 34
b- Evaluation de la DA 34
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c- Envoie la demande d’approvisionnement au service contrôle de gestion ou
« SCG » :
34
d- Le retour de la demande d’approvisionnement au service
approvisionnement :
35
e- Etablissement du bon de commande 35
f- Présentation du bon de commande 35
g- Livraison des matériels au service concerné 35
h- Etablissement du bon de réception 36
i- Le paiement des matériels : 36
2- Les conditions des achats locaux : 36
§.3- LES CARBURANTS : 36
1- Les démarches à suivre : 37
a- Voir la situation : 37
b- Faire la commande : 37
c- Etablir le bon de commande : 37
d- Livraison des matériels : 38
e- Remplissage du bon de réception : 38
f- Distribution des matériels ou le bon de cession : 38
2- voici la consommation des articles au service de la centrale thermique : 38
2-1- Le gas-oil : 38
2-2- Le fuel et l’huile : 39
3- Les autres documents utilisés : 39
§.4- Le transit : 40
1. Les procédures à suivre : 41
a Quantité à enlever pour une période : 41
b Etablir la fiche d’expédition 41
c Les autres précisent : 41
d Les représentants dans la fiche d’expédition 41
e La prise de l’expédition : 42
f- La présentation des emballeurs : 42
2- Le Bon de Transport : 42
§.5 La section administrative : 43
1- la valorisation des articles en stocks 44
2- suivi des stocks 44
3 – La relation entre l’EMPS, la fiche de casier et la fiche mère : 47
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§.6- Saisie informatique 48
1- Définition d’ordinateur 48
2- Définition informatique 48
3- Utilités 48
Chapitre III : Etat actuel du domaine touché par étude approvisionnement 51
Section 1- Fonction commerciale 51
1 - Contrôle 51
2 - Publicité 51
Section 2- Fonction financière 51
1 - FISCALITE 51
2 – REGLEMENTATION 52
Deuxième partie: ANALYSE DE LA SITUTION DE LA GESTION DE STOCK 55
Chapitre I : La procédure de la gestion de stock 56
Section 1- Manuel de procédure de nomenclature 56
§.1- DEFINITION 56
§.2- Utilités 56
§.3 – structure 56
1- Les numéros d’article composé de caractère numérique est structurée
suivant :
56
2- Le code cote 57
3-Le code d’unité version 57
4- Le code d’état 57
Section 2- Code « REPERE » 57
Section 3- Manuel de procédure d’approvisionnement 57
§.1-DEFINITION 57
§.2 – UTILITE 58
§- 3 – Mouvement d’entrées : 58
1- Achats locaux : 58
a- Les circuits de réceptions matériels au magasin sont les suivants : 58
b- Les circuits des documents : 59
2- Achats impôts : 60
a – Ordonnance des opérations de réception achat import 60
b- Les représentants sont : 60
§.4- MOUVEMENT DE SORTIES 61
1 – SORTIE DES MATERIELS EN COMPTE MAGASIN : 61
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a- Déroulement et circuit de l’opération 61
b- Les représentants le responsable magasin du documents : 61
c- Déroulement des sorties de gaz– oïl 61
2 - Cession de magasin à magasin : 62
a- Déroulement et circuit de l’opération : 62
b- Le circuit de l’opération du magasin réceptionnaire 62
3 - Livraison des matériels : ID 62
a- Déroulement et circuit de l’opération : 63
b - Les représentants dans le bon sont : 63
Chapitre II : autres opérations d’approvisionnements 65
Section 1- Manuel de procédure des régularisations 65
§.1- DEFINITION 65
§.2- UTILITES ET FONCTIONS 65
1- Utilisés 65
a- Bons traités en stocks mais erronés : 65
b- Redressement en cours d’exercice du stock comptable par rapport au
physique :
65
c- Régularisation anomalie d’inventaire : 65
2- Fonctions 65
a- Trouver l’original des anomalies 65
b- Justification des écarts sur l’EMPS 66
c- Rapprochement de l’EMPS 66
§.3- LES MOUVEMENTS DE REGULARISATIONS 66
§.4- REMPLISSAGE DES FICHES DE REGULARISATIONS 67
§.5- MOTIF D’ACTUALISATION 68
Section 2- Manuel de procédure de récupérations
§.1- DEFINITION 68
§.2- UTILITE 69
1. Principes 69
Section 3- Manuel de procédure des déchets et des rebuts 69
§.1- Définition 69
§.2- Le déroulement de l’opération 70
1- Technicien sur site 70
2- Direction d’appui 70
3- Magasin sur site 70
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4- La Direction Approvisionnement 70
Section 4- Inventaire 71
§.1-Définition 71
§.2- Utilité 71
§.3- principes généraux 71
1-Déroulement de l’inventaire tournant 71
2- Plannings d’exécution des opérations 72
Section 5- Etats informatiques 73
§-1-Définitions 73
§-2- Démarche à suivre 73
§-3 Utilité 73
§-4 Les processus d’états informatiques 74
Chapitre III: La gestion de stock 77
Section 1- Analyse du système de stock 77
§.1- UTILITE 77
1- Fonction de provision 77
2- Fonction d’alerte 77
3- Les différents types de stocks 77
a- Stock minimum ou stock vide 77
b- Stock de sécurité ou stock d’alerte 78
c- Stock maximum 78
Section 2- La gestion de réapprovisionnement 78
§.1- Le réapprovisionnement à date variable, en quantités fixes : 78
§.2- Le réapprovisionnement en quantité variable, et à la date fixe : 78
§.3- Réapprovisionnement en quantité variable et à la date variable 78
Troisième partie: DISCUSSION DES RESULTATS D’ANALYSE 83
Chapitre I : Analyse et critique 84
Section 1- Les différentes sortes des pratiques de gestion de stock 84
Section 2- Le transport des matériels 84
Section 3- Lenteur de procédure administrative 85
Section 4- Interdépendance du service commercial et du service administratif 85
Chapitre II : Opportunité, risque des recommandations 87
Section 1- Les suggestions 87
§.1- MATERIELS 87
§.2- SANTE 87
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Section 2- Les limites et contraintes des solutions 88
§.1- ORGANISATIONS 88
CONCLUSIONS 89
BIBLIOGRAPHIE 90
WEBOGRAPHIE 91
ANNEXES 92
TABLE DES MATIERES 104