ANALIZA SISTEMULUI DE MANAGEMENTPENTRU SOCIETATEA COMERCIALA

ELCOM INTERNATIONAL S.A.

A. Prezentarea generala a societatii comerciale : scurt istoric, obiect de activitate, capital social.

Elcom International este o societate pe actiuni cu capital privat creata in 1993,care acopera majoritatea domeniilor de pe piata tehnologiei informationale- calculatoare, componente, periferice, software, retele de calculatoare, servicii Internet, agent autorizat Dialog, echipamente de comunicatii, sisteme de acces si securitate.

Sediul firmei se afla in Bistrita, Str. Crinilor nr 2 (centrul comercial al orasului) avand un punct de lucru (reprezentanta) in Bucuresti , str. Transilvaniei nr.8 sector 1 .Adrese Internet: www.elcomsat.como, e-mail: office@elcom.ro

Capitalul social al societatii este de 500 milioane lei. Din punct de vedere financiar, cifra de afaceri a firmei pe anul 2002 a depasit 1,5 milioane USD.

Principalul obiect de activitate al societatii il constituie fabricarea calculatoarelor si a altor echipamente electronice, consultanta in domeniul echipamentelor de calcul – IT, realizarea si furnizarea de programe software, operatiuni legate de bancile de date, intretinere, reparatii- service masini de birou, calculatoare, periferice, comertul cu ridicata a aparatelor electrice, electronice si de uz gospodaresc, echipamente birotica, consumabile, papetarie si activitati de import – export.

Reprezentata prin 5 asociati, ELCOM INTERNATIONAL promoveaza o politica de personal bazata pe criteriul competentei.

Amintim cateva certificari ale personalului: - Novell Certified Netware Engineer- Certificare in cablari de retele structurate Millenium- Microsoft Network Administration, Microsoft Sales Specialist- Certificare in service de imprimante: Epson, Seikosha,

Panasonic- Certificare instalari centrale telefonice Alcatel, Panasonic- Certificare instalari sisteme acces securitate Motorola

ELCOM INTERNATIONAL poseda certificarea de asigurare a calitatii ISO 9002 in productia de calculatoare si service de tehnica

2

de calcul , fiind distribuitor sau partener autorizat al urmatoarelor firme de prestigiu: Microsoft, Novell, Epson, Planet Tehnology, Europe OnLine, etc.

ELCOM INTERNATIONAL are in dotare calculatoare de inalta performanta , conectate in retea prin servere Novell, NT 4.0, UNIX.

Centrul de comunicatii al societatii poseda 4 servere Linux si un server NT 4 care asigura conectivitatea prin linii inchiriate si comutate (20 linii dial-up in hunting) utilizand 4 multiplexoare Cyclades (64 porturi pt. Liniile inchiriate) ce asigura un flux de comunicatii de inalt standard. Conectivitatea externa este asigurata de un flux de 2 M si 3 antene de satelit.Deasemeni, Internet Center –ul pune la dispozitia publicului 18 calculatoare performante (peste 350 Mhz) conectate in retea structurata direct pe switch la 200 Mbs.

Societatea detine si 3 laboratoare pentru asamblare, testare si service calculatoare, precum si un departament de dezvoltare productie software care creaza aplicatii utilizand tehnologia client-server MS SQL 7.

B. FUNCTIUNILE FIRMEI

Pentru a-si asigura existenta si evolutia in timp si spatiu societatea exercita urmatoarele functii:

a. Functia de marketing

b. Functia de cercetare – dezvoltare

c. Functia comerciala

d. Functia de productie

e. Functia financiar – contabila

f. Functia de personal – relatii umane

g. Functia de conducere generala

3

Practic aceste functii se pot identifica cu infrastructura si principalele departamente ale societatii; fiecare dintre acestea dand nastere la managementul specific , propriu fiecarei functii, astfel:

Managementul de marketing (sau al resurselor informationale si gestionarea corespunzatoare a acestora crearea sistemului informational-decizional al societatii)

Managementul de dezvoltare si al cercetarii

Managementul comercial si al vanzarilor

Managementul resurselor materiale si al productiei

Managementul resurselor financiare

Managementul resurselor umane – cu un rol activ si foarte important in cadrul societatii ce are la baza omul si relatiile interumane (practic in activitatea desfasurata 90% sunt ocupate de comunicare stabilirea relatiilor interpersonale – lucru cu oamenii si 10 % comert – facturi livrari de marfa, tranzactii financiare)

Managementul marketingului este dezvoltat de departamentul marketing al societatii printr-o suma de activitati, sarcini si operatii.Principalele activitati ale acestui domeniu sunt:- analiza si cercetarea pietei, evaluarea mediului concurential, - culegerea/prelucrarea (analiza/filtrarea) si transmiterea

informatiilor in interiorul si exteriorul firmei – managementul informatiei

- actiunile de promovare a produselor- mix-ul de marketing- initierea si dezvoltarea relatiilor internationale ale societatii,

legaturile cu partenerii externi, contactul permanent cu evenimentele (expozitii, simpozioane, conferinte,lansari de produse, targuri) de specialitate din tara si strainatate

- analiza si studiul comportamentului consumatorului

4

Managenmentul cercetarii – dezvoltare realizata prin activitatile:

- cercetare tehnica- intocmirea proiectelor pentru implementarea lucrarilor de

anvergura (realizarea sistemelor de comunicatii proprii a clientilor cu mai multe filiale – tip IntraNet, sistemelor de control acces securitate complexe, sistemelor de alarma incendiu, supraveghere video, cablari de retele structurate, multimodale, etc)

- proiectarea produselor propuse pentru omologare, studiul functionarii si imbunatatirea perfomantelor de lucru a acestora

- rezolvarea problemelor delicate a echipamentelor de calcul ridicate de departamentul service al firmei

- sprijinirea tehnologica a productiei de PC-uri, a testarii acestora

- analiza si responsabilitati privind investitiile in realizarea si implementarea de noi sisteme si tehnologii pe piata

Managementul comercial:

responsabil cu gama de activitati urmatoare:- tehnicile interactive si strategii de vanzare- formarea , coordonarea echipei de vanzare- programul campaniilor de vanzari- mentinerea legaturilor comerciale cu clientii- monitorizarea/planificarea derularii contractelor- folosirea tehnicilor de negociere in finalizarea afacerilor

societatii- dezvoltarea cunostintelor vanzatorilor - analiza comportamentului consumatorului, aspect realizat in

stransa legatura cu departamentul de marketing- actualizarea bazei de date - folosirea sistemului PADACO in vanzarile strategice de

echipamente si sisteme- raspunderea prompta a cererilor efectuate de catre clienti

( telefonic, e-mail, posta,fax, vizita, intalnire)- culegerea informatiilor despre imaginea firmei, gradul de

satisfactie oferit de produsele si serviciile firmei, reclamatii eventual pareri ale clientilor

5

Managementul productiei

- organizarea liniei de asamblare , testare calculatoare- coordonarea realizarii proiectelor de aplicatii software- indeplinirea si respectarea normelor prevazute ISO 9002

privind productia de calculatoare cat si service-ul aferent

Managementul financiar contabil, responsabil cu activitatile:

- urmarire a indicatorilor economici ai firmei- evidenta contabila, a incasarilor, platilor, operatiunile

financiare rezultate in urma contractelor de leasing, rate, credit

- aspectele financiare legate de activitatile de import-export ale firmei

- o activitate importanta a acestei functiuni o reprezinta calculatia costurilor de productie

- gestionarea stocurilor (componente, echipamente, materiale, etichetarea si inventarierea intrarilor subansamblelor si urmarirea acestora in procesul de productie prin codul bare aplicat

- rezolvarea problemelor de ordin juridic al societatii

Managementul de personal

- activitati specifice departamentului: salarizare, evidenta personal, recrutari de personal calificat

- verificarea periodica a nivelului competitiv al angajatilor- stimularea, motivarea angajatilor, cointeresarea acestora

pentru un randament sporit la locul de munca, - gasirea si aplicarea celor mai bune solutii pentru a identifica

persoana potrivita la postul potrivit comform aptitudinilor angajatului, respectiv cerintelor postului

- perfectionarea angajatilor din functiile de conducere la diverse nivele

- imbunatatirea comunicarii interdepartamentale si intre lideri si personal executoriu.

6

C. PREZENTAREA STRUCTURII ORGANIZATORICE A FIRMEI

Tipul de structura organizatoric ce caracterizeaza societatea ELCOM este de tip traditional functional, structura fiind definita de ansamblul compartimentelor si posturilor ce se bucura intr-o oarecare masura de autoritate , responsabilitate si putere de decizie in cadrul firmei.

Structura organizatorica este o consecinta a procesului de diviziune a muncii in firma, ea constituind un suport al sistemului de conducere al firmei, configuratia ei determinand canalele de transmitere si prelucrare a informatiilor (info de comanda , info de executie), nivelele si centrele de decizie, comanda, coordonare si control. Structura organizatorica concentreaza intreaga conceptie manageriala a unei intreprinderi si trebuie sa fie o reflectare a acesteia.

Scopul oricarei intreprinderi este mai intai, unul de natura economica, de accea, preocuparea prioritara este indreptata spre maximizarea rezultatelor. Dar practica a demonstrat faptul ca efectele performante ale activitatii tehnico-productive se obtin in anumite conditii ale climatului organizational care favorizeaza valorificarea potentialului uman si competitia intre lucratori, grupuri si colective.

Climatul organizational nu este de sine statator in cadrul firmei, nu apare ca singurul determinant al eficientei intreprinderii. Intodeauna elementele climatului conditioneaza si sunt influentate de factorii culturii organizationale.

Prin cultura organizationala se poate intelege modul in care se petrec lucrurile intr-o intreprindere, un sistem de regili si valori puternice, in mare masura impartasite de catre membrii organizatiei; modelul insusirilor de baza inventate , descoperite sau dezvoltate de un grup odata cu invatarea acelei conduite care sa-I permita sa faca fata propriilor probleme ale adaptarii externe si ale integrarii interne:- reguli de comportament- norme de ordine in cadrul grupului de lucru- valori prioritare cu privire la produse- filozofia politicii fata de angajati si clienti- legile functionarii eficiente

7

- atmosfera interna si cea prin care se contacteaza exteriorul

Din punct de vedere constructiv elementele structurii organizatorice sunt:- posturile cu functiile corespunzatoare- compartimentele- relatiile- nivelele ierarhice

Structura functionala a firmei:

8

Aceasta structura permite centralizarea controlului strategic al rezultatelor cat si realizarea unei stranse legaturi cu strategia prin desemnarea activitatilor “cheie” ca departamente functionale. Totodata aceasta organizare permite dezvoltarea functionala bazata pe competente distincte, folosirea invatarii si a experientei asociate cu specializarea functionala.

Se remarca o eficienta a acestui tip de structura organizatorica in sectoarele unde activitatile/scopurile sunt de rutina si cu grad mare de repetabilitate.

Un alt avantaj il reprezinta simplificarea procesului de recrutare, perfectionare si conducere a personalului din fiecare departament.

Dezavantajele ce pot aparea datorita naturii acestui tip de structura sunt:

- probleme de coordonare functionala - poate duce la conflicte si rivalitati intre functii- poate provoca superficializarea si management limitat si

ingust- blocheaza dezvoltarea managerilor cu experienta

transfunctionala pentru ca scara promovarii este limitata la cateva domenii functionale

- trimite responsabilitatea profitului/ pierderilor catre varful structurii organizatorice

- pentru specialistii functionali, importanta problemelor pentru aria lor functionala este prioritara fata de importanta problemelor pentru firma.

- miopia functionala lucreaza adesea impotriva relatiilor de conducere, a cooperarii si a adaptarii prin schimbare.

Regulamentul de organizare si functionare al firmei cuprinde descrierea detaliata a structurii organizatorice si a modelului in care aceasta functioneaza. El este realizat si supervizat de catre conducerea superioara a firmei, respective Dir.Gen, Martketing,Economic,Tehnic si Dezvoltare acestia fiind asociatii societatii.

Acest nivel superior de conducere are in vedere implementarea planului strategic si atingerea obiectivelor strategice urmarite. Totodata are responsabilitatea controlului, a comunicarii strategiei

9

si elaborarea acesteia pe arii functionale cat si elaborarea planurilor tactice pe termen scurt.Tot acest esalon superior de conducere are ca principala actiune si motivarea personalului si puterea de a face schimbari organizationale in cadrul firmei.

Analiza , descrierea si evaluarea sistemului informational decizional

Informatia este vitala pentru top managementul firmei, ea fiind o resursa determinata pentru desfasurarea proceselor decizionale si respective pentru calitatea si performanta procesului managerial

Plecand de la modelul general teoretic al procesului informational – decizional din cadrul procesului managerial:

Mediul exterior al firmei

In cadrul firmei ELCOM sistemul de conducere este alcatuit din managerii superiori si sefii de departament care elaboreaza informatii de comanda si primesc informatii de raportare. Tot

10

Sistemul de conducere

Sistemul efector

sistemul de conducere analizeaza bucla de feedback DY si feedbefore DX .

Analiza buclei DX este foarte importanta si a devenit o necesitate acuta in zilele noastre cand viteza schimbarilor din mediul exterior al firmei este mult mai mare decat viteza de reactie la schimbare a firmei. In acest caz este mult mai important de a cunoaste, prevede si controla un fenomen inainte de a se produce decat dupa ce fenomenul s-a produs.

Ca orice proces informational, pe tot parcursul acestuia de la sursa informatiei – transmitator – canal de transmitere – receptor / decodificator – destinatie, exista surse de perturbatii si bruiaj sau factori perturbatori.Rolul sistemului de conducere este si de a minimiza factorii perturbatori cand nu se pot elimina si de a compensa efectele perturbatiilor cand acestea nu se pot minimiza.

Exista 2 surse de provenienta a informatiilor care completeaza sistemul informational al firmei si orienteaza spre o analiza a datelor, filtrare, gestionare a informatiilor catre elaborarea unor decizii ferme si competente.

O sursa foarte bogata de informatii este cea provenita din mediul exterior al firmei, cea pe care o exploateaza in mod special departamentul de marketing.Datorita specificului domeniului de activitate al firmei, aceasta dispune de suporti materiali si canale de accesare si transmitere a informatiei, circuite informationale foarte moderne si avansate tehnologic – cum ar fi accesarea Internet prin statii satelit directe, la mare viteza si cu volum de date tranzactional foarte ridicat. Pe aceste canale informationale sursele de perturbatii sunt minimizate de asigurarea securitatii si confidentialitatii fluctuatiei de informatie.

Astfel se poate cunoaste si accesa in orice moment informatiile legate de inovatiile tehnologice in domeniu la nivel mondial si posibilitatile de accesare a tehnologiei respective. In urma unor analize de piata , prognoza si prevedere tehnica – economica, se poate trece la lansarea/promovarea pe piata interna a unui produs nou creand astfel oportunitatea pentru firma de a fi lider pe piata cu un anumit serviciu sau produs/tehnologie in domeniul IT.

Totodata facilitatile comunicatiilor moderne oferite de Internet si calculatoare ce cuprind videoconferinta, posta/mesagerie vocala electronica, plata electronica, shoping electronic ofera posibilitati

11

largi firmei de a stabili noi parteneri de afaceri, gasirea de noi furnizori si piete de desfacere atat pe plan intern cat si international.

Cea de a doua sursa de informatii este cea legata de interiorul firmei, adica gradul de permeabilitate si intelegere a informatiei intre cele doua nivele: sistemul de conducere si cel efectoriu, cat si de calitatea parametrilor comunicarii interdepartamentale. Acestea in firma ELCOM sunt materializate de propriul centru de comunicatie si retele de calculatoare detaliate in prezentarea firmei de la inceputul lucrarii, fiecare angajat are propriul calculator prin care poate comunica in orice moment si in orice situatie cu oricine din personal.Astfel sistemul de conducere analizeaza informatii si ia decizii asupra procesului condus.

Sistemul informational existent preia informatii si decizii, prelucreaza si transmite informatii, date , decizii iar sistemul efector executa, genereaza informatii, info de raportare, si transpune deciziile in actiuni.

In discutie, sistemul efectoriu al firmei il consideram alcatuit din departamentele inferioare ale structurii organizationale anume: departamentele de vanzari, contabilitate, caserie, dep comunicatii, productie, service, asamblare si dezvoltare aplicatii software

Conducerea societatii este o conducere prin marketing, orientata spre client/piata – concept dominant.

Marketingul ca functiune de drept a firmei sta la baza fiecarui departament si adopta o politica atat spre interiorul firmei cat si spre exteiorul ei.

Managerul constituie acea componenta a potentialului uman care prin stilul de conducere poate actiona, direct si imediat, aspra culturii organizationale in sens benefic sau nu pentru angajati. Liderii sunt aceia care rpin pregatire si calitati concureaza pentru trecerea lor in rindul modelelor de urmat, in comparatie cu normele, valorile si principiile statuate, recunoscute de catre salariati. Maniera de practicare a stilului de conducere permite nuantarea anumitor componente ale culturii pe intervalul cuprins intre cele doua extreme ale leadership-ului (autarhie si lejeritate), dar cu acelasi effect: instarinarea indivizilor de traditiile si experienta organizatiei, pe de o parte, datorita controlului sufocant la care-I supune managerul pe salariati, provocandule negarea valorilor, pe de alta parte, din cauza prea marii increderi acordate

12

sau a dezinteresului liderului, determinandu-I pe indivizi sa se orienteze spre alte simboluri decat cele insusite de organizatie.

Un adevarat conducator este acela care raspunde imperativelor momentului. Deci trebuie sa fie innovator, flexibil, favorabil echilibrului intre individualizare si socializare, sa se implice gandind intodeauna deciziile pe care le ia, cu un rationament causal; ce influenta va avea hotararea respective nu numai asupra sferei economice sau a climatului organizational ci si asupra mostenirii scrise si nescrise a organizatiei.

Managerii se detaseaza de restul angajatilor prin rolul pe care-l detin in intreprindere, implicit prin responsabilitatea sporita. Intr-o maniera simplificata , rolurile lor pot fi prezentate astfel:

Rol interpersonal:- simbol: reprezinta organizatia in exteriorul acesteia;- liant: mentine contactul cu oamenii dinauntrul si din afara

organizatiei;- lider: angajeaza, pregateste, motiveaza, evalueaza si

apreciaza subordonatii.

Rol informational:- de monitor: colecteaza si analizeaza date;- de distribuitor: transmite informatiile in randul angajatilor;- de purtator de cuvant: face publice informatiile despre

intreprindere in exterior.

Rol decisional:- intreprinzator: innoveaza, selecteza initiativele;- responsabil cu indepartarea perturbatiilor: solutioneaza

problemele nerutiniere;- negociator: asigura conditii favorabile de lucru pentru altii.

Masura in care managerii stiu sa-si indeplineasca toate aceste roluri, cumulat, da valoarea lor. Valoarea managerilor are o influenta puternica asupra climatului, deoarece se reflecta in stilul de conducere adoptat si practicat, pe de o parte, si in spiritul organizatiei, pe de alta parte. Aceste valori, ori perceptia angajatilor despre ele, sunt determinante pentru felul in care o organizatie este formala sau neformala, autocrata sau participative, impersonala sau amicala. Managerii care insista sa ia singuri toate deciziile importante si mentin un strans control creeaza un climat semnificativ diferit de cel unde liderii au incredere in subordonatii lor si ii antreneaza in viata si deciziile organizatiei. Toate acestea sunt premise de dezvoltare,

13

fie a unui climat inchizitor, fie democratic – in sensul correct al cuvantului.

Stilul de conducere abordat de fiecare manager in parte este influentat de potentialul psihologic al sau caracterizat de o serie de factori:

Factori cognitivi: indiferent de domeniu, managerii dispun de anumite capacitati cum ar fi:

- capacitatea de constientizare a unor elemente conjuncturale multiple, perceperea unui nr. mare de informatii , intelegerea si stocarea lor in contextul dat, urmate de tratarea acestora. Acest fapt denota facilitatea managerului de a selecta si actiona eficient

- capacitatea de concentrare a atentiei in momentele actiunilor intreprinse.Aceasta aptitudine permite selectionarea elementelor pertinente pentru a actiona si tratarea eficienta a informatiilor disponibile. Asa cum afirma Churchill “ sansa nu exista.Ceea ce multi numesc sansa nu este altceva, decat maxima atentie acordata detaliilor.” Capacitatea de concentrare este strins legata de aptitudinea emotionala de a stapani si folosi stimulii proveniti din mediul ambiant, si de asemenea de a controla fenomenele parazite ce pot perturba actiunile intreprinse.

- Capacitatea de tratare conica a informatiilor ce presupune de a lua in calcul multiplele elemente ale fiecarei informatii, in interconexiunea lor si de a isi concentra atentia in momentul decisiv al tratarii cuantumului de informatii de care dispune. Acest lucru se face prin parcurgerea a patru momente atentionale diferite : tratarea interna pe larg a informatiilor – implica spirit analitic si organizarea foarte buna a cuantumului acestora; tratarea externa pe larg a informatiilor – evaluarea fiecarei situatii complexe provenind din mediul ambiant; tratarea interna concentrata a informatiilor – analizarea fiecarei informatii in detaliu; tratarea externa concentrata a informatiilor – reactia la fiecare stimul exercitat de mediul ambiant. Fiecare din aceste patru momente corespund urmatoarelor stiluri atentionale: a analiza, a evalua, a pregati, a actiona / reactiona.

14

- Capacitatea de a comuta modul de tratare a informatiilor – flexibilitate mentala, ce permite trecerea de la un mod de tratare a informatiilor la altul

- Capacitatea de organizare concretizata in deschiderea asupra mai multor centre de interes precum si prin urmarirea reusitei totale

Factorii afectivi si emotionali ce presupun: - controlul anxietatii foarte util in situatii profund stresante,

presiune datorata cunoasterii valorii concurentei sau in evaluarea puterii adversarilor, iminenta unor negocieri, intalniri decisive, auto-obligarea la un moment dat si sub efectul unor presiuni exterioare de a invinge . In acest scop managerul trebuie sa se pregateasca in vederea demararii actiunii, sa vizualizeze / anticipeze continutul actiunii sale pentru a genera o stare comportamentala adecvata, concentrandu-se asupra informatiilor esentiale / utile necesare optimizarii rezultatului dorit.

- gestionarea stress-ului

- controlul suferintei

Factorii relationali care intervin sunt :

- deschiderea fata de interlocutor- capacitatea de a asculta si aptitudinea de a percepe

sentimentele interlocutorului- cooperarea

Factorii comportamentali:- ambitia si dorinta de a reusi- combativitatea si competitivitatea - dinamismul comportamental ( angajarea personala,

autodeterminarea, tenacitatea si autodepasirea de sine)

15

Crearea dezvoltarea si impunerea propriei imagini este o caracteristica esentiala in atitudinea managerilor firmei acestia stiind sa se autoevalueze foarte bine, apreciindu-si capacitatile, disponibilitatile si posibilitatile. Crearea dezvoltarea si impunerea propriei imagini sunt considerabil stimulate de densitatea competitiilor la care participa si de asemenea de concurentii intalniti de pericolele cu care se confrunta permanent.

Strategia inseamna determinarea scopurilor si obiectivelor pe

termen lung ale unei organizatii si alocarea resurselor necesare pentru a le atinge. Managementul strategic este arta si stiinta formularii, implementarii si evaluarii deciziilor functionale corelate care permit unei organizatii sa isi atinga obiectivele. O alta definitie a managementului startegic poate fi data astfel: MS este procesul examinarii simultane a prezentului si viitorului mediului inconjurator, al formularii obiectivelor organizatiei si al luarii, implementarii si controlarii deciziilor focalizate asupra acestor obiective in mediul inconjurator actual si viitor.

Cateva argumente pentru utilizarea acestui instrument managerial sunt:

Permite adaptarea organizatiei la modificari rapide ale mediului, anticiparea acestora sau chiar generarea lor;

Genereaza o directionare pe termen lung a activitatii organizatiei;

Permite o corelare consistenta si coerenta a tuturor activitatilor organizatiei pentru realizarea unui tel fixat;

Confera avantaje in competitie intr-un mediu cu un grad inalt de risc;

Organizatia capata o identitate proprie; Organizatia devine mai eficienta.

Desi formalizarea managementului strategic si a managamentului este atributul organizatiilor mari, faptul demonstrat statistic ca dintr-un numar de cateva sute de mii de firme mici, peste jumatate esueaza in primii 5 ani, iar 80% in primii 10 ani, face necesara si in cazul acestora aplicarea conceptelor managementului strategic pentru supravietuire si imbunatatirea performantelor pe termen lung.

16

In contextul evolutiei economiei mondiale, multe societati comerciale intentioneaza o reducere a numarului personalului cu un procent aproximativ din numarul total al angajatilor masuri care se iau in vederea cresterii standardelor de calitate si productivitatii, pentru imbunatatirea eficientii si diminuarea costurilor, implicit cu o crestere a calitatii vietii angajatilor ramasi.

Prezentarea politicii si misiunii firmei

Nou, performanta, calitate si pret imbatabil sunt elemente ce stau la baza afacerilor derulate.

Politica de baza a societatii o reprezinta situarea pe primul plan a necesitatii clientului, interesele acestuia, descoperirea necesitatilor clientilor pentru ca prin satisfacerea acestora se realizeaza profitului propus (chiar imbunatatirea cifrei de afaceri). – in exterior.Privind in interior politica de personal dusa este pe criteriul competentei si promovarea acesteia.

Misiunea societatii este de a deveni lider pe piata serviciilor de comunicatii si obtinerea unei cote cat mai mari din piata tehnicii de calcul –IT ca vanzari de echipamente si solutii ; de a servi interesele actionarilor si ale clientilor.

Obiectivele strategice ale societatii ELCOM care contribuie la indeplinirea misiunii sunt:

Cresterea cifrei de afaceri si obtinerea unui profit cat mai mare.

Acapararea unui segment de piata cat mai mare

Obtinerea unei pozitii de top in clasamentul firmelor concurente.

Furnizarea pe piata a unor produse de inalta calitate, mentinerea pasului cu dezvoltarea si aparitia noilor tehnologii in domeniu

Cresterea vitezei de reactie la noutatile si schimbarile ce au loc la nivel international in IT

17

Obtinerea unei imagini puternice in fata partenerilor si clientilor, cat si fidelizarea acestora prin mentinerea increderii in relatiile de afaceri

Obtinerea unor costuri mai reduse decat competitorii

Diversificarea si imbunatatirea serviciilor pentru clienti.

Strategia departamentului COMUNICATII al societatii ELCOM:

Imbunatatirea semnificativa a contributiei depatrtamentului COMUNICATII in cadrul Companiei prin performanta operatiilor desfasurate:

Obtinerea unor costuri competitive prin restructurarea ambitioasa si eficienta marita a operatiunilor si programelor de informatizare a proiectelor interne si externe ale societatii;

Determinarea sistemului SPEEDSTAR sa devina etalon pentru necesitatile tuturor beneficiarilor in comunicatii si managementul informatiei;

Concentrarea pe o crestere inalta, un grad ridicat al folosirii oportunitatilor de pe piata externa, in special in domeniul suportului hardware si al service-ului.

Sustinerea pozitiei de conducere in domeniul tehnologic de varf si parteneriat cu specialisti ai altor firme din domeniul telecomunicatiilor si punerea cap la cap a tehnologiilor disponibile.

Obiectivul fundamental al S.C. ELCOM INTERNATIONAL S.A. il constituie servirea clientelei sale indiferent de domeniul sau profilul industrial in care aceasta activeaza utilizand in acest scop capacitatile sale care au fost concepute si dimensionate pentru aceasta.

De altfel, dupa infiintarea societatii aceste capacitati au fost restructurate, redimensionate iar unele dotate cu tehnica de ultima ora in vederea imbunatatirii calitatii produselor si scurtarii termenelor de livrare.

Colaborarea cu alte societati din cadrul grupului specializate in tehnologia informatiei si modernizarea sistemelor de comunicatii ne permite sa contribuim realmente la concretizarea programelor in domeniu ale beneficiarilor nostri.

18

Extinderea gamei de servicii este o permanenta preocupare pentru societate, si este realizata permanent impreuna cu un inalt nivel al transferului de know - how constind in aplicarea ultimelor tehnologii ale grupului industrial.

Toate activitatile societatii au in vedere urmatoarele obiective:- maximizarea duratei de utilizare a echipamentelor, prin

- reducerea timpului neproductiv

- prevenirea scoaterii accidentale din functiune

- marirea duratei de folosire a echipamentelor

- optimizarea solutiilor tehnice

- asigurarea sigurantei personalului

S.C. ELCOM INTERNATIONAL S.A. a realizat ca in conditiile prezente, ale reducerii drastice a investitiilor, furnizorii de servicii de comunicatii internet trebuie sa fie orientati in directia reabilitarii echipamentelor si preturilor/tranzactii, aceasta fiind singura solutie economica.

Tinzindu-se catre imbunatatirea eficientei echipamentelor, extinderea duratei de viata ale acestora, schimbarea solutiei de comunicare prin satelit, luarea in considerare a necesitatilor mediului, S.C. ELCOM INTERNATIONAL S.A. ofera clientilor sai:- analize ale performantelor furnizorilor de servicii internet;- analize ale punctelor critice;- propunerea unor solutii concrete;- rapoarte de fezabilitate;- solutii pentru lucrari de finantare;- loturi complete de servicii;- programe complexe pentru informatizarea zonelor rurale, programe pentru reteaua nationala de centre cibernetice comunitare – solutii de succes prin tehnologia informatiei si comunicatiilor la distanta in special pentru educatia la distanta.

Sectorul informational din Romania, ca si cele din Europa Centrala si de Est, trece in prezent prin schimbari fundamentale care au implicatii directe în activitatea fabricantilor de echipamente. In consecinta, furnizorii de echipamente si servicii trebuie sa suporte în mod curent efectele conflictului dintre

19

planurile de dezvoltare si resursele limitate în conditiile unei piete instabile. Pentru a participa cu succes şi profit la modificarile pietei, serviciile si afacerile noastre trebuie modernizate şi adaptate continuu la cerintele clientilor.

Cheia succesului a fost si ramane în costuri competitive si viteza sporita de executie, pe fondul unor solutii de inalta tehnicitate si calitate pentru problemele clientilor.

Pentru o mai mare eficienta a deciziilor trebuie sa se simplifice structurile, sa se elimine dublajele in diverse activitati, sa creasca viteza de reactie si sa se reduca în mod drastic birocratia. Este nevoie de delegarea efectiva a competentelor, de crestere a increderii reciproce si organizare a S.C. ELCOM INTERNATIONAL S.A. pe procese specifice, care sa optimizeze efectul implementarii unui sistem informatic integrat.

Strategii abordate de managementul firmei pentru atingerea obiectivelor strategice de afaceri cuprind planificarea obiectivelor pe termen lung, mediu, scurt . Mai exact este o programare a actiunilor ce corespund unui demers analitic pas cu pas ce se poate efectua apeland la mijloace pre- active. Aceasta urmareste cronologia obiectivelor programate in timp pornind de la starea prezenta si ajungand la starea dorita.

Rezultate bune au fost obtinute prin aplicarea strategiei vizualizarii, anume intr-o anticipare a succesului prin proiectia in viitor a scenariului acestuia. Rolul vizualizarii este fundamental deoarece acesta accelereaza traiectoria managementului actualizand in prezentul instantaneu o realitate care nu este perceptibila decat in viitor.

Strategia gestionarii (stapanirii) eficiente a situatiilor ce are in vedere invatarea din esecuri : - analiza clara si detaliata a dimensiunilor esecului - relevarea cauzelor reale - identificarea precisa a erorilor- ceea ce trebuie schimbat pentru a transforma esecul in

succes,- identificarea a ceea ce a functionat bine si deci poate fi

utilizat intr-o situatie viitoare in scopul garantarii succesului.Cat si invatarea din succese:- analiza riguroasa a dimensiunilor succesului- relevarea cauzelor stricte ce au generat success

20

- identificarea tuturor aspectelor favorabile, potential reutilizabile in situatii ulterioare in scopul realizarii de noi succese

- identificarea post-factum a tot ceea ce poate fi ameliorat si amplificat din punct de vedere al eficacitatii succesului

Avand in vedere domeniul si profilul firmei , faptul ca isi desfasoara activitatea in domeniul IT , domeniul de varf cu cea mai rapida si dinamica rata a schimbarilor de tehnologie si echipamente, abordarea strategiei schimbarilor rapide si eficiente este iminenta. Aceasta duce la preintampinarea cererii de piata cu noul tehnologic, posibilitatea de a veni inaintea concurentei cu solutii privind integrarea sistemelor informatice pe piata.

Un aspect important al atingerii obiectivelor strategice in firma il reprezinta si tehicile si tipologia comunicarii eficiente (a asculta, a schimba, a anticipa, a fi credibil, a respecta identitatea fiecaruia) cu reflectii in comunicarea comerciala:- publicitate- marketing direct- promovare- vanzari directe- relatiile “client – produs – serviciu”

In comunicarea interna:

- informarea personalului- crearea relatiilor verticale si orizontale in ambele sensuri- in actiunile vizand generarea si obtinerea participarii,

implicarii dinamizarii personalului

Comunicarea financiara:

- gestionarea informatiilor si relatiile financiare cu bancile, actionarii,etc

Ca alta strategie folosita in interiorul organizatiei amintim metodele de lobbying pentru apararea sau promovarea intereselor firmei prin utilizarea unor “ grupuri de presiune” asupra decidentilor. Acestea actioneaza in general pe trei directii:- canalizeaza, rationalizeaza si exprima aspiratiile si nevoile

grupului de interese

21

- indeplineste rol de intermediar intre respectivul grup de interese si organul de putere (economica,administrativa) vizat.

- Culege si prelucreaza informatiile provenite din randul opiniei publice si ale organului vizat in scopul de a le favoriza sau frana actiunile.

Este obligatoriu ca , pentru o actiune de lobbying, sa fie efectuate studii, sondaje etc, capabile sa convinga factorii decizionali “presati”. Deasemeni pentru a se face mai receptive, o actiune de lobbying trebuie sa socheze factorii decizionali.Prin urmare este necesar ca ea sa fie gestionata cu maximum de diplomatie. Factorii cei mai uzual apelati in cadrul actiunilor de lobbying sunt: studiile de specialitate, studiile de opinii, mijloacele politice, presa , publicitatea, relatiile publice, etc.

SC ELCOM INTERNATIONAL S.A. trebuie sa tina cont de factorii politico – legali (forma de guvernare, stabilitatea politica, stabilitatea legala, atitudinea fata de investitiile straine,, legislatia vamala, comerciala), mediul economic (nivelul economic, rata de dezvoltate, politicile fiscale si monetare, somaj, inflatie etc), mediul socio – cultural (demografie, limba vorbita, institutii sociale, civice, atitudinea fata de munca), mediul tehnologic (disponibilitatea resurselor energetice si naturale, infrastructura comunicatiilor, calificarea fortei de munca) si sa aplice sloganul “think global, act local”, sugerand tendinta de adaptare la conditiile locale.

Un obiectiv strategic defineste o stare viitoare care se doreste a fi atinsa, folosind o anume strategie ( traiectoria pe care trebuie sa evolueze firma la acea stare). Un obiectiv strategic vizeaza un orizont de timp mai mare de 3 ani si trebuie sa priveasca intreaga organizatie, sa implice toate functiunile ei.

Obiectivele strategice se manifesta in planul profitului, financiar, cifrei de afaceri.

Ele se definesc in raport cu piata (cifra de afaceri absoluta, rata de crestere a cifrei de afaceri, segmentul de piata, etc.), cu eficienta economica (profilul, rentabilitatea), situatia financiara (structura capitalului, indicatorii de lichiditate), nivelul calitatii produselor si serviciilor. In raport de timp obiectivele pot fi clasificate in: obiective pe termen lung – planificare strategica, management

strategic; obiective pe termen mediu – planificare operationala;

22

obiective pe termen curent – programare.

Ca principali pasi in abordarea unei strategii, mentionam: cunoasterea temeinica a starii firmei la momentului actual; precizarea starii in care se doreste sa se ajunga; luarea unor decizii care vor avea ca urmari atingerea telului

propus..

Comunicatiile prin satelit si infrastructura comunicatiilor (Intranetul si Internetul) sunt componente cheie ale dezvoltarii economice, reprazentand investitii pe termen lung cu o durata de viata foarte lunga.

Acest lucru trebuie luat in considerare in stabilirea strategiei Companiei, aceste domenii fiind cele in care vor fi necesare investitii, reabilitari si retehnologizari in toate tarile, atat cele dezvoltate industrial cat si cele cu industria mai putin dezvoltata.

PREZENTAREA SI COMENTAREA IMPLICATIILOR DENATURA MANAGERIALA

Activitatea unei organizatii afecteaza direct sau indirect numeroase alte organizatii, grupuri sau indivizi, ce formeaza o retea de interese legate de aceasta.

Organizatiile sau indivizii ce sunt interesati direct de performantele unei organizatii date se numesc constituenti organizationali.

Cei mai intalniti constituenti organizationali si criteriile proprii de apreciere a organizatiei sunt descrisi in talelul urmator:

Constituent organizational

Criteriul de

apreciere

1 ConsumatoriPretul pentru o valoare data a produsului

Disponibilitatea produsului

2 Actionari Valoarea actiunilor

23

Dividendele platite

3 Salariati

Nivelul salariilor

Conditiile de munca

Stabilitatea posturilor

4 CreditoriRespectarea contractelor

Dependenta

5 FurnizoriRegularitatea platilor

Consistenta comenzilor

6 GuvernRespectarea legilor si regulilor

Sprijinirea programelor guvernamentale

7Grupari speciale de interes

Tratament egal pentru minoritati

Facilitati pentru categoriilor dezavantajate

Rezultanta influentei acestor constituenti va fi o anumita strategie a unei organizatii, strategie ce va incerca sa satisfaca asteptarile lor proportional cu influenta pe care o exercita.

In cazul de fata, ELCOM fiind o societate pe actiuni, consiliul de administratie are o responsabilitate deosebita fata de actionari, strategia Grupului fiind sa apere interesele acestora.

Totusi, rolul esential in conturarea comportamentului strategic revine directorilor si persoanelor cu functia operativa cea mai inalta (directorul general), secondat de cei din comitetul de conducere (top management).

Asa se petrec lucrurile si in cazul ELCOM INTERNATIONAL Bucuresti, unde directorul executiv este responsabil pentru realizarea misiunii si obiectivelor fixate. Atat el, cat si subordonatii sai directi, au o viziune glabala asupra organizatiei si o implicare directa in bunastarea viitoare a acesteia. Ei stabilesc strategia societatii in termeni generali, la nivelul indicatorilor principali, avand grija sa se inscrie in limitele stabilite si comunicate de

24

nivelul superior – Consiliul de administratie al ELCOM INTERNATIONAL S.A..

Strategia prevede aplicarea efectelor de sinergie existenta din punct de vedere economic, datorita cresterii valorii economice a unui sistem de mai multe afaceri, care este superioara sumei valorilor economice individuale.

Crearea si exploatarea sinergiilor este un deziderat avut in vedere de manageri (tinand cont de diversificarea concentrica a activitatilor) in domeniul finantelor, productiei, managementului, dar transformarea sa in realitate necesita calitati deosebite.

Combinatia dintre 2 afaceri din industrii distincte, una cu resurse financiare puternice, dar piata cu rata mica de crestere si una ce activeaza intr-o industrie in expansiune si ii lipsesc resursele este benefica in ansamblu, dupa cum au dovedit si alte firme mari: Daimler – Benz (automobile si avioane, produse electrotehnice, electronice), General Motors (autovehicule si avioane, sisteme de date).

Aprecieri, concluzii si propuneri pentru imbunatatirea managementului societatii comerciale/organizatiei

La rezultatele financiare obtinute de societate cat si la indeplinirea planului de obiective propuse au contribuit si oamenii cheie si personalul calificat , care au reusit sa dovedeasca capacitatea de realizare a sarcinilor cu succes si in acord cu sistemul de valori al firmei.

Alt aspect pozitiv legat de acest lucru este si promovarea oamenilor in interiorul firmei, identificarea capacitatii si aptitudinilor angajatilor in raport cu cerintele si asteptarile postului ocupat, cat si motivarea oamenilor, specifica fiecarui departament astfel: cei din sectoarele marketing si vanzari au fost recompensati prin bonusuri din cifra de afaceri / 0.vanzari realizate personal, cei din sectorul tehnic au fost recomandati pentru cursurile de specialitate in cadrul firmelor de renume organizate in tara si stainatate.

25

Astfel managerii s-au asigurat ca exista o intelegere a rezultatelor minimale urmarite.

Ca recomandari in imbunatatirea managementului societatii putem sublinia si politicile manageriale pentru cresterea competivitatii economice a intreprinderii anume:

1. Politica salariala impreuna cu formele sale operationale – procesul recompensator

- time rates- recompensarea in dependenta cu cantitatea produsa de

lucrator- recompensarea dupa performantele individuale si/sau de

grup- recompensarea dupa cunostintele si competenta

profesionala individuala- sistemul flexibil de acordare a beneficiilor care prezinta

avantajul inlocuirii salariului cu plata in dependenta de contributiile individuale si realizarile colective

Ca avantaje a utilizarii acestor instrumente putem mentiona:

- ridicarea nivelului pregatirii profesionale- antrenarea indivizilor in competitie in dorinta cresterii

continue a performantelor- intarirea coeziunii grupului orientat spre scopuri care, implicit,

le asigura venituri sporite.- Motivarea suplimentara si individualizata a lucratorilor

determina implicarea intregului colectiv in realizarea profitului- Orientarea in aceeasi directie a intereselor financiare ale

salariatilor si managerilor- Intarirea comunicatiei si coeziunii grupului de munca in

dorinta obtinerii unor venituri sporite

1. Politica de stimulare morala cu ajutorul instrumentelor manageriale tip:

- explicarea obiectivelor intr-o perspectiva motivatoare- evidentierea complexitatii posturilor si calitatilor profesionale

ale ocupantilor lor , ale celor care sunt antrenati in realizarea obiectivelor

- intarirea increderii executantilor in aptitudinile lor, care supuse cuntinuu dezvoltarii, le vor permite indeplinirea de

26

sarcini mai complexe, si implicit, avansarea in ierarhia organizatiei.

Avantajele utilizarii acestor instrumente manageriale sunt:

- aceptarea cu placere a sarcinii, intrucat prezinta o probabilitate mare de indeplinire

- lamurirea tuturor aspectelor legate de obiectivul vizat, modalitatile de indeplinire si responsabilizare a persoanelor implicate, face posibil lucrul in grup , eliminandu-se dezacordurile interpersonale

- intarirea motivarii intrinseci- stimularea indivizilor sa lucreze cu maximum de eficienta- ridicarea continua a performantelor grupului- accentuarea rolului fiecaruia la locul sau de munca - motivarea salariatilor pentru autoperfectionare profesionala- antrenarea indivizilor in competitie in scopul ocuparii unor

posturi superioare in structura organizationala

Cu cat muncitorii din linie inteleg mai bine mecanismul sistemelor de productie, cu atat mai inteligent pot folosi acele sisteme.

Alt aspect ce conduce la imbunatatirea sistemului managerial al societatii il reprezinta nu in ultimul rand intrepatrunderea sistemelor: managementul informatiei,operatiile de afaceri si comertul intr-un singur sistem nervos digital al companiei.

In urmatorii ani, firmele de success vor fi acelea care folosesc instrumente digitale pentru a reinova felul in care se fac afacerile.Acestea vor fi companii in care deciziile se iau repede, in care se actioneaza efficient,si care isi impresioneaza pozitiv clientii, intr-un mod cat mai direct cu putinta.

27

“Cu un sistem nervos digital veti putea face afaceri cu viteza gandului – cheia succesului in secolul urmator.” – Bill Gates

28