ANALISIS REGULATORIO DE ROLES Y … · para ejecutar el proceso de SARLAFT de los ... Ace, Delima Marsh, AIG y Correcol. ! Se recomienda el seguimiento por parte del Comité de Vigilancia

BRIGARD & URRUTIA ABOGADOS S.A.S – NIT. 800.134.536-3 Página 1

PRIVADO Y CONFIDENCIAL Para fines de discusión de ColCapital

ANALISIS REGULATORIO DE ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LAS PARTES EN FONDOS DE CAPITAL PRIVADO EN COLOMBIA

Este documento ha sido elaborado por Brigard & Urrutia bajo el direccionamiento de ColCapital para fines de discusión por parte de ColCapital. El documento contiene una matriz dividida en cinco capítulos, así: (i) el Gestor Profesional; (ii) la Sociedad Administradora; (iii) el Comité de Inversiones; (iv) el Comité de Vigilancia; y (v) la Asamblea de Inversionistas. Frente a cada uno de estos actores se hará referencia a las normas legales vigentes aplicables, a las prácticas incluidas en los Reglamentos (N/A), y se hará un análisis desde el punto de vista de la industria para establecer las funciones y obligaciones de cada uno, de acuerdo al siguiente código de colores.

• Facultades

• Obligaciones

Siglas empleadas en el documento: GP: Gestor Profesional SA: Sociedad Administradora (Fiduciaria, Comisionista de Bolsa, Sociedad Administradora de Inversión) LPs: Inversionistas AI: Asamblea de Inversionistas CV: Comité de Vigilancia CI: Comité de Inversiones SFC: Superintendencia Financiera de Colombia SARLAFT : Sistema de Adquisición de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo LAFT: Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo SARO: Sistemas de Administración de Riesgos Operativos KYC.: Know Your Costumer AML: Anti-Money Laundering ILPA: Institutional Limited Partners Association



I. El Gestor Profesional

Facultades del Gestor Profesional

Artículo del D. 2555 de 2010

Práctica (Cómo actualmente cada Actor

ejecuta estas facultades/obligaciones)

Comentarios y/o Sugerencias

Gestionar y decidir sobre las Inversiones del Fondo.

Artículo 3.3.1.1.18

Decidir sobre la posibilidad de que un Inversionista se vincule o no al Fondo. Autorizar la cesión de la posición contractual de los Inversionistas.

N/A ü La SA no debe objetar ni intervenir en el perfil o el valor que agrega el co-inversionista. Es más pertinencia técnica su intervención que decidir que sea estratégico.

ü El GP es quien aprueba el nuevo inversionista no la cesión y la SA realiza SARLAFT y los criterios de vinculación establecidos en el reglamento.

ü Cuando haya un conflicto de interés previo a la autorización de la cesión el GP o la SA, debe ser puesto a consideración del comité de vigilancia para su aprobación.

Se recomienda: ü Establecer una clausula en el reglamento del fondo

donde se exprese que la SA se reserva el derecho de objetar en el futuro la inclusión de un inversionista, y/o co-inversionista en caso que haya relación con LAFT manifiesto.

ü Establecer que la cesión de la posición se base en criterios objetivos.

Determinar, los eventos en los cuales invitará a los Inversionistas del Fondo o a terceras personas a co-invertir en uno o más proyectos de inversión en activos.

N/A Los inversionistas tendrían derecho natural cuando: i) tienen derecho de preferencia salvo que un tercero aporte valor estratégico al fondo o ii) cuando el fondo ya no tiene más recursos.

Se recomienda: ü Establecer en reglamento parámetros o criterios

claros y objetivos para establecer derechos preferentes negociables con los LPs.

ü Establecer 5 días hábiles, dentro de los cuales si un inversionista no responde al llamado de co-



Cuando puede ser exceptuado los anterior por el GP y puede ofrecerse a un tercero es preferible que el GP se reserve el derecho para que pueda ser estratégico.

inversión, se pueden invitar a terceros. ü Dar prelación a los LP antiguos, con tiempos claros

y definidos para las co-inversiones. ü Las invitaciones a coinvertir deben mantenerse bajo

reserva bancaria por parte del equipo de la SA. ü Evitar el uso de “side letters” para negociaciones

futuras. Toda negociación con los LPs debe estar en el reglamento para promover transparencia.

ü Establecer criterios objetivos para evaluar el valor estratégico de un nuevo inversionista.

ü El GP debe entregar a la SA información suficiente para ejecutar el proceso de SARLAFT de los potenciales inversionistas y/o inversiones del fondo.

Proponer a la Asamblea de Inversionistas la modificación del reglamento.

N/A

Contratar a un valorador externo para que lleve a cabo la valoración de los proyectos del Fondo.

N/A De acuerdo a lo que se pacte en el reglamento.



Obligaciones del Gestor Profesional

Artículo del D.2555 de 2010

Práctica (Cómo actualmente cada Actor ejecuta estas

facultades/obligaciones) Comentarios y/o Sugerencias

El Gestor Profesional es el responsable por las decisiones de inversión del Fondo. Por lo tanto, el Gestor Profesional responderá hasta por culpa leve en el evento de incumplimiento de sus funciones como experto en la gestión de activos de capital privado.

Artículo 3.3.1.1.18 Esta es una obligación de carácter legal. Esta relación se materializa a través de un contrato suscrito entre la SA y el GP. El Decreto 2555 no establece el tipo de contrato que debe utilizarse para la vinculación del Gestor Profesional, simplemente establece que dicho contrato deberá respetar las condiciones y términos que se señalen en el reglamento. El GP es quien debe estructurar los vehículos adecuados para la inversión.

La SA no debe involucrarse en las decisiones de inversión.

Guardar la reserva de ley respecto de los negocios y de la información a la que tenga acceso en razón de sus funciones.

Artículo 3.3.1.1.20 Se recomienda: ü Revelar información de las inversiones a los

inversionistas solo cuando ésta sea vinculante.

ü Limitar la información que se entrega a los inversionistas. Se sugiere poner una cláusula en el reglamento de confidencialidad para los equipos de los inversionistas que manejan información del fondo.

Nombrar y remover a los miembros del Comité de Inversiones. Pagar su remuneración.

Artículo 3.1.5.3.1 El comité de inversiones en un órgano del GP, el GP nombra y remueven sus miembros. El pago de los miembros independientes puede estar a cargo del fondo o del GP, de acuerdo como se pacta en el reglamento.

Se recomienda: ü Establecer criterios objetivos para la

selección de los miembros del comité de inversiones.

ü Si el fondo paga el miembro independiente se justifica la independencia del GP.



Poner en conocimiento del Comité de Vigilancia cualquier situación que pueda dar lugar a un conflicto de intereses y seguir las recomendaciones efectuadas por dicho órganos sobre la prevención, manejo y revelación de tales conflictos. Los administradores y empleados del Gestor Profesional se encuentran en una situación de conflicto de intereses cuando no es posible la satisfacción simultánea de dos intereses, a saber: el radicado en cabeza del Gestor Profesional o de los Inversionistas, según el caso, y el del Fondo, bien porque el interés sea de aquellos o de un tercero.

Artículo 3.3.1.1.20 Se recomienda que el GP incluya siempre en el orden del día de la reunión de comité de vigilancia, una declaración sobre conflictos de interés (ya sea su ausencia o su revelación), y que conste en el acta. Desde ColCapital se debe promover la elaboración del manual de manejo de conflictos de interés que adopten los gestores y SA.

Valoración de las inversiones del Fondo, según la metodología y periodicidad establecida en el reglamento del Fondo.

Capítulo I de la Circular Básica

Contable y Financiera de la

Superintendencia Financiera de

Colombia.

La valoración del portafolio de inversiones del fondo es responsabilidad del GP. Las inversiones que tienen una metodología de valoración establecida en el Capítulo I de la Circular Básica Contable y Financiera, deberán valorarse con la periodicidad y las metodologías allí establecidas. Las inversiones que no tienen una metodología prestablecida en dicha circular, podrán valorarse según la metodología establecida en el reglamento del fondo, siempre que ésta haya sido reconocida técnicamente por los proveedores de precios. En la práctica, los reglamentos de los Fondos replican el Capítulo I de la Circular Básica Contable y Financiera de la Superintendencia

Se recomienda: ü Emplear la guía de mejores prácticas en

reporte y valoración realizadas por ColCapital.

ü Eliminar la obligatoriedad del tratamiento de proveedores de precios.

ü Las NIIF obliga a valorar bajo el concepto de valor razonable.

ü El revisor fiscal debe ser el externo que valide las valoraciones del GP.

ü Quedará a discreción del LP o del GP contratar a otro tercero valorador independiente.



Financiera, el cual hace referencia a la valoración de (i)valores de deuda; (ii)valores participativos listados o no listados; (iii) inversiones en bienes inmuebles; (iv) títulos valores; (v)derechos de contenido económico.

Mantener pólizas de responsabilidad civil y de responsabilidad de directores para el Gestor Profesional, sus directores; los directores y administradores de cada una de las sociedades en que el Fondo invierta que sean representantes o vinculados del Gestor Profesional o hayan sido nombrados por éste y los miembros independientes del Comité de Inversiones.

Artículo 3.1.1.3.4 El Gestor Profesional debe mantener durante todo el tiempo que dure su gestión una póliza de responsabilidad civil y responsabilidad de administradores. En la práctica es un gasto típicamente del fondo. Los montos de las coberturas no están definidos en la ley. En la práctica pueden variar entre USD 500.000 y USD 5 MM. En el mercado hay aseguradoras que manejan “Pólizas de Seguro para Fondos de Capital Privado-Private Equity”, como Chartis, Ace, Delima Marsh, AIG y Correcol.

ü Se recomienda el seguimiento por parte del Comité de Vigilancia.

En caso que se trate de un Gestor Profesional que sea una persona jurídica que esté constituida y domiciliada en el exterior, el representante legal de la misma debe apoderar de manera especial a una persona natural para que lo represente en el territorio colombiano.

Artículo 3.3.1.1.18 El apoderado no necesariamente debe ser un nacional/residente colombiano. Puede ser cualquier persona natural, que será la encargada de representar al Gestor Profesional en todas las actuaciones legales en Colombia.

Seleccionar un portafolio de potenciales inversiones y presentarlo al Comité de Inversiones para su respectivo análisis.

N/A Las decisiones de inversión son responsabilidad del GP. El CI es un órgano del GP, y por norma legal tiene la potestad de analizar una determinada inversión, por lo tanto cualquier decisión de inversión debe someterse al análisis y conocimiento del Comité de Inversiones.

ü Cuando el reglamento exija una periodicidad de las reuniones del CI, se recomienda elaborar actas de dichas reuniones.

ü En todo caso, se recomienda elaborar un

acta cuando se apruebe una inversión.



Instruir a la Sociedad Administradora para efectuar los llamados de capital a los Inversionistas.

N/A El GP debe dar la instrucción a la SA para llevar a cabo un llamado de capital. Normalmente, el procedimiento para llevar a cabo los llamados se incluye de forma detallada en los reglamentos. El llamado de capital debe llevarse a cabo con antelación a la fecha de desembolso. Ese plazo suele ser de 10 días hábiles. Los inversionistas recibirán una comunicación en la que se incluye, entre otros, el monto solicitado, la cuenta bancaria para llevar a cabo el desembolso, y una descripción general del propósito del llamado.

Se recomienda: ü Usar el formato estándar de Llamado de

Capital que se encuentra en la Guía de Mejores Prácticas de ColCapital. Con Base en ILPA.

ü Acompañar el llamado de capital con la documentación que requiere el reglamento.

ü Para el desembolso se recomienda tener el extracto del CI que analiza o aprueba la inversión.

Seguimiento, control, y/o manejo de las inversiones realizadas por el Fondo.

N/A Aunque no es una función incluida de forma expresa en la ley, el GP, como experto en la administración de los activos en los que el Fondo invierte debe llevar a cabo un control sobre las inversiones. Este control se materializa en el informe de gestión que prepara el GP para los inversionistas, de forma periódica según el reglamento.

Se recomienda: ü Que la periodicidad sea trimestral. ü Que la SA y el CV verifiquen que se

cumplan los requisitos de reporte del reglamento.

Elaboración del informe de gestión, incluyendo el estado de cada una de las inversiones.

N/A El informe de gestión no es de carácter legal. Sin embargo, los inversionistas exigen la elaboración de un informe detallado sobre el estado de cada una de las inversiones. Dicho reporte contiene información específica sobre la administración y operación de los activos que conforman el portafolio de inversiones del Fondo, así como la información financiera de éstos.

Se recomienda: ü Que la periodicidad del informe sea

trimestral. ü Seguir el formato y contenido del informe de

las Guías de Mejores Prácticas de ColCapital.

Contar con códigos de buen gobierno y/o manuales de buenas prácticas

N/A Aunque no se trata de una obligación legal, las buenas prácticas de la industria han establecido que los gestores profesionales deben contar con manuales de buenas prácticas y/o códigos de buen gobierno

Se recomienda: ü Seguir las guías de Mejores Prácticas de

ColCapital. ü Contar con un códigos de Buen Gobierno y



corporativo. Esta práctica busca elevar los estándares de sofisticación y transparencia de la industria.

un código de Ética.

Establecer en el reglamento los riesgos asociados con los activos en los cuales el fondo invierte, su forma de mitigación y su valoración.

Artículo3.1.1.4.2, Numeral 5

En la práctica, esta obligación se materializa a través de los reglamentos de los Fondos. El Decreto 2555 establece que se deben incluir de forma expresa y detallada los riesgos relacionados con la inversión en el fondo y la política de inversión. Asimismo, se debe especificar la forma de mitigar tales riesgos y calificarlos. Por regla general, la SA se encarga de controlar los riesgos relacionados con la administración del Fondo, y el GP de los riesgos de los activos.

La SA debe contar con manuales de gestión de riesgos SARLAFT, SARO y manuales de procedimiento y control interno. Se recomienda que: ü El GP también cuente con su propios

manuales de control de riesgos y procedimientos.

ü El GP tenga procedimientos de prevención de mitigación de riesgo LA/FT de acuerdo con las nueva normativa de SuperSociedades.

ColCapital podría elaborar una matriz de riesgos de acuerdo a la naturaleza del sector y/o industria en apoyo con las firmas afiliadas a la asociación.



II. La Sociedad Administradora

Facultades de la Sociedad Administradora


Práctica (Cómo actualmente cada Actor

ejecuta estas facultades/obligaciones)

Comentarios y/o Sugerencias

Abstenerse de aceptar Inversionistas en los términos y condiciones del Reglamento, de común acuerdo con el Gestor Profesional.

N/A Las SA adelantan los procesos de KYC y AML. En ese sentido, están facultadas para rechazar la vinculación de un potencial inversionista que no cumpla con los requisitos establecidos en el reglamento y en la ley para ser inversionista del Fondo.

Se recomienda: ü Se recomienda dejar constancia del proceso

de evaluación KYC y AML. ü Establecer una lista de criterios para no

aceptar un nuevo LP y considerar que puede ser objetado por la SA cuando está inmerso en un tema de LAFT. Lo anterior permitirá disminuir la subjetividad.

Terminar unilateralmente la relación jurídica existente con cualquier Inversionista del Fondo, si a juicio de ésta aquél está utilizando el Fondo, o pretende hacerlo, para la realización de cualquier actividad ilícita.

N/A Se recomienda: ü Establecer con claridad las causales de

terminación unilateral. ü Establecer el tratamiento que se le aplicará a

los recursos ya invertidos por el LP con el que se termina la relación. Quizá pudiera darse el mismo tratamiento de un inversionista incumplido.

ü Establecer un periodo de transición de 30 a 60 días calendario para la vinculación de un nuevo LPs.

ü Establecer derechos preferentes a los antiguos LPs para que incremente sus posiciones.

Aprobar la cesión de la posición contractual de un Inversionista de manera conjunta con el Gestor Profesional.

N/A

Solicitar a los Inversionistas la información que estime necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones y la

N/A Se recomienda: ü Detallar en el reglamento que tipo de



administración del Fondo. información adicional se puede solicitar, para evitar problemas con las cláusulas de confidencialidad.

ü Listar documentos corporativos básicos requeridos de parte de los LPs y aclarar el alcance de la información en la estructuración de vehículos de inversiones en otras jurisdicciones.

ü Establecer clausulas de confidencialidad en el manejo de los documentos por parte del equipo de la SA.

Proponer a la Asamblea de Inversionistas la modificación del Reglamento de forma conjunta con el Gestor Profesional.

N/A Cada uno puede proponer independientemente modificaciones al reglamento, pero deben estar en acuerdo con anterioridad.



Obligaciones de la Sociedad Administradora


Práctica (Cómo actualmente cada Actor ejecuta

estas facultades/obligaciones) Comentarios y/o Sugerencias

Consagrar su actividad de administración exclusivamente en favor de los intereses de los inversionistas.

Artículo 3.1.3.1.3 La SA es la representante legal del Fondo, por lo tanto el puente de comunicación entre el GP y los LPs. La SA debe garantizar un trato equitativo entre inversionistas, y además, la prevalencia de los intereses de éstos frente a los propios y de terceros. En ese sentido, la SA debe cumplir con obligaciones de reporte de información a los Inversionistas sobre el estado del Fondo y de las inversiones. Cada parte hace su propio informe excepto en el de rendición de cuentas donde la SA incluye el reporte del GP.

ü La SA es la responsable de las firmas de contratos por tener carácter de representante legal del fondo. La SA puede delegar firmas de contratos en el GP pero es la SA la que asume la responsabilidad.

ü De manera previa a la suscripción de un

contrato, la SA deberá verificar el cumplimiento del reglamento y la normatividad vigente aplicable.

Identificar, medir, controlar, gestionar y administrar los riesgos asociados a la actividad de administración de fondos de capital privado.

Artículo 3.1.3.1.3 En la práctica, esta obligación se materializa a través de los reglamentos de los Fondos. El Decreto 2555 establece que se deben incluir de forma expresa y detallada los riesgos relacionados con la administración del Fondo, equidad entre inversionistas, SARLAFT, FATCA, cumplimiento del reglamento, inversiones temporales y cumplimiento de la normatividad vigente. El GP es responsable de los riesgos relacionados con las inversiones, excepto las inversiones temporales de liquidez.

Efectuar la valoración de las unidades de participación del Fondo, de conformidad con lo previsto en el Reglamento.

Artículo 3.1.3.1.3 Las unidades de participación del Fondo se valoran con una periodicidad diaria, y según la metodología establecida en la Circular Básica Contable y Financiera de la SFC.

La SA incluye la información del GP sobre las inversiones del portafolio para el cálculo del valor de la unidad y posterior registro en el P&G del fondo.







La SA se encarga de hacer esta valoración y de remitir diariamente el valor de la unidad a la SFC.

Se sugiere que: ü El revisor fiscal debe verificar la

razonabilidad de la valoración de los activos del fondo, bajo estándares IFRS.

ü Establecer mediante el contrato de servicios el tipo de información que se le solicitara al GP para efectuar la valoración del fondo.

Llevar por separado la contabilidad de los fondos de capital privado que administre.

Artículo 3.1.3.1.3 Esta obligación es un reflejo del principio de separación patrimonial entre el Fondo, el patrimonio de la SA y de los demás fondos que administra. Además, la SA debe actuar como un experto prudente y diligente en la administración de Fondos.

Establecer y mantener actualizados los mecanismos de suministro de información de los fondos de capital privado, en los términos de las normas aplicables y las instrucciones impartidas por la SFC.

Artículo 3.1.3.1.3 Capítulo XI Circular Básica Contable y Financiera de la SFC.

La SA debe determinar diariamente el valor de la unidad de participación, e informarlo a la SFC de acuerdo con la regulación emitida por ésta.

Informar oportunamente a la SFC los hechos o situaciones que impidan el normal desarrollo del Fondo o el adecuado cumplimiento de sus funciones como administrador, o cuando se den una o más de las causales de liquidación del Fondo.

Artículo 3.1.3.1.3 Esta obligación está directamente relacionada con la responsabilidad fiduciaria que recae sobre la SA frente a la administración del Fondo. En ese sentido, la SA deberá informar a la SFC cualquier hecho o situación que impida el normal funcionamiento del Fondo, inmediatamente tenga conocimiento del hecho o situación.

El GP está obligado a revelar cualquier momento material que pueda afectar la operación del fondo. Se sugiere: ü Seguir los hechos o situaciones

establecidas en el reglamento del fondo.

ü Implementar y hacer seguimiento de la







matriz de riesgo del fondo.

Organizar y citar a los Inversionistas a la Asamblea de Inversionistas por lo menos una vez al año, cuando se tengan los estados financieros auditados del Fondo. Igualmente, podrá citar a Asambleas de Inversionistas extraordinarias; La Sociedad Administradora deberá llevar las actas de cada una de estas reuniones.

Artículo 3.1.3.1.3 Artículo 3.1.5.6.2

La SA es la encargada de convocar a la AI, sin perjuicio de la posibilidad que ésta sea convocada por los inversionistas que representen al menos el 25% de las unidades de participación o por la SFC ó por el GP. Las reglas sobre convocatorias y funcionamiento de las reuniones de AI se definen en el reglamento del Fondo y en todo lo demás aplica el Código de Comercio y la Ley 222 del 1995.

Se recomienda establecer un protocoló para crear una comisión aprobatoria del acta, con el fin que no generar retrasos en su legalización. Por lo general, el último ítem en la agenda es la nominación de un comité para aprobar el acta.

Presentar a la Asamblea de Inversionistas, cuando haya lugar a ello, toda la información necesaria que permita establecer el estado del Fondo. En todo caso, como mínimo, deberá presentar: (i) los estados financieros básicos de propósito general; (ii) una descripción del portafolio del Fondo (incluyendo monto invertido, país y valoración actual de cada activo); (iii) la evolución del valor de la Unidad de Participación, incluyendo el retorno implícito a la fecha; y (iv) las Unidades de Participación de cada Inversionista.


Las reglas sobre convocatorias y funcionamiento de las reuniones de AI se definen en el reglamento del Fondo y en todo lo demás aplica el Código de Comercio y la Ley 222 del 1995.

Adoptar medidas de control y reglas de conducta necesarias, apropiadas y suficientes que se

Artículo 3.1.3.1.3 La SA es la encargada de la implementación de procedimientos SARLAFT para el control y prevención del

Se recomienda que: ü De manera previa a la materialización







orienten a evitar que la inversión en el Fondo pueda ser utilizada como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dineros u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y recursos vinculados con las mismas.

LAFT a través del Fondo. Por lo tanto, en el reglamento deben establecerse procedimientos claros para la vinculación de nuevos inversionistas al Fondo, los cuales deberán cumplir con reglas KYC y SARLAFT.

de una inversión debe existir el estudio de SARLAFT que realiza la SA del activo. El GP debe reportar y entregar la información suficiente a la SA.

ü En la estructuración de la inversión se establezcan mecanismos para la prevención de temas LAFT, entre ellos la admisión de nuevos accionistas y proveedores a la empresa del portafolio del fondo. El GP debe tomar las medidas para que exista un procedimiento de manejo de potenciales situaciones LAFT.

Abstenerse de efectuar prácticas discriminatorias o inequitativas entre los Inversionistas del Fondo.


Este es uno de los principios rectores de la actividad de Fondos de Inversión Colectiva. Al respecto, deben establecerse en los reglamentos reglas claras para que la vinculación de los Inversionistas sea completamente transparente e informada. De esta forma la SA garantiza que todos los LPs se vincularon al Fondo en las mismas condiciones y con la misma información. Además, este principio se relaciona directamente con la obligación de la SA de suministrar a los LPs toda la información relacionada con la gestión y administración del Fondo, de forma oportuna.

Se recomienda establecer en el reglamento reglas claras para que la vinculación de nuevos inversionistas sea transparente e informada. Esto garantiza trato equitativo a todos los LPs. Lo anterior sin perjuicio de hacer uso del derecho de objeción.

Escoger al Gestor Profesional y, en caso de considerarlo pertinente, proponer a la Asamblea de Inversionistas la remoción del mismo, según los términos y condiciones previstas en el


La SA es la encargada de escoger y contratar al GP, por cuanto delega en este la responsabilidad por las decisiones de inversión del Fondo. Usualmente, el GP y la SA suscriben un

ü En la práctica es el GP el que escoge a la SA, pero esto no desliga la responsabilidad a la SA, además de la debida diligencia que debe hacer al GP.

ü Se recomienda establecer mecanismos de remoción con causa y sin causa del







Reglamento. contrato de prestación de servicios que replica las condiciones y funciones de cada uno establecidas en el reglamento.

GP, con un procedimiento de reemplazo.

Efectuar los Llamados de Capital a los Inversionistas en los plazos y condiciones previstas en el reglamento.

Decreto 2555 Es un deber legal de la SA realizar los llamados de capital dado que el compromiso de desembolso de los inversionistas con el fondo y la SA es quien representa al fondo, por ende es quien debe exigir el llamado de capital. Esta facultad puede delegarse en el GP a través del reglamento. El GP debe dar la instrucción a la SA para hacer un llamado de capital y proveer la información necesaria. Normalmente, el procedimiento para llevar a cabo los llamados se incluye de forma detallada en los reglamentos. Los inversionistas recibirán una comunicación en la que se incluye, entre otros, el monto solicitado, la cuenta bancaria para llevar a cabo el desembolso, y una descripción general del propósito del llamado.

Se sugiere: ü Seguir los formatos establecidos en las

guías de mejores prácticas de reporte y valoración de ColCapital.

ü Que el llamado de capital se haga con una antelación de 10 días hábiles y el cumplimiento se realice en una misma fecha para todos, con el fin de garantizar la proporción de la participación en el fondo de los inversionistas.

Efectuar las citaciones al Comité de Vigilancia, asistir a sus reuniones, y llevar las actas de cada una de éstas.

N/A El desarrollo operativo del CV está en cabeza de la SA. Para tal fin, la SA deberá enviar las convocatorias a los miembros del CV. En todo caso, las reglas sobre convocatorias y funcionamiento de las reuniones del CV se establecen en el reglamento del Fondo, y de ser el caso, en el reglamento interno del CV.

Se sugiere: ü Incluir en el orden del día del CV un

punto para revelación de conflictos de interés del GP, de la SA y de los miembros del comité.

ü Enviar de material de soporte que corresponda.







Generar y revelar toda la información relevante para los Inversionistas según lo exijan las normas aplicables, incluyendo, pero sin limitarse, a las siguientes:

A. Suministrar de manera previa a

la vinculación de cada Inversionista, toda la información necesaria para el adecuado entendimiento de la naturaleza del Fondo, así como de los riesgos y costos asociados a esta inversión.

B. Informar a cada Inversionista las

modificaciones que se efectúen al reglamento.

C. Elaborar y mantener a

disposición de los Inversionistas el informe de rendición de cuentas sobre la administración del Fondo en los términos previstos por las normas aplicables.

Enviar diariamente a la Superintendencia Financiera de Colombia la información relacionada con las Unidades de Participación.

N/A La SA debe rendir un informe detallado y pormenorizado de la gestión del Fondo, cuya periodicidad debe ser por lo menos semestral, con cortes a 30 de junio y 31 de diciembre, salvo que en el reglamento del Fondo se establezca una periodicidad mayor. El informe debe efectuarse en un plazo máximo de (15) quince días comunes contados desde la fecha del respectivo corte, y en el cual deberá incluirse toda la información relacionada con el estado del Fondo. El deber de información en cabeza de la SA implica un nivel alto de detalle en distintos momentos. En primer lugar, la SA debe cerciorarse de suministrar a un potencial inversionista toda la información relacionada con el Fondo, que le permita a éste tomar una decisión de inversión informada. Asimismo, una vez el inversionista se vincule al Fondo, la Sociedad Administradora deberá preparar un informe de rendición de cuentas con una periodicidad al menos semestral, en el cual deberá incluirse toda la información relacionada con el estado del Fondo. Además, la SA deberá comunicar a los Inversionistas cualquier modificación que se haga al Reglamento, con posterioridad a la

Se sugiere como mínimo enviar durante el marketing del fondo:

• Reglamento • Política de inversión • Track record del equipo del GP • Proyecciones del fondo • Información relevante durante ese

proceso.







reunión de AI en la cual se haya aprobado dicha modificación.

III. El Comité de Inversiones

Obligaciones del Comité de Inversiones

Artículo del Decreto 2555

Práctica [Cómo actualmente cada Actor ejecuta estas

obligaciones] Comentarios y/o Sugerencias

Analizar, de acuerdo con la política de inversión del Fondo, los proyectos de inversión en activos presentados por el Gestor Profesional.

Artículo 3.1.5.3.1

El CI es un órgano consultivo del Fondo. Usualmente está conformado por las personas determinadas del GP. El CI no tiene la potestad de tomar las decisiones de inversión del Fondo, pero debe analizar cada una de las potenciales inversiones que le presente el GP. De acuerdo con lo establecido en el Decreto 2555, los miembros de CI se considerarán administradores de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley 222 de 1995.

ü El GP es legalmente el responsable de las decisiones de inversión del Fondo.

ü Muchos de los GP en la práctica establecen en sus reglamento que el CI debe aprobar las decisiones de inversión, sin perjuicio que la decisión final es del GP.

Se recomienda: ü Formalizar las reuniones del CI

mediante actas de las inversiones aprobadas o desinversiones aprobadas. Para los llamados de capital se sugiere que el GP envíe a la SA como soporte, el extracto del acta donde se aprueba la inversión o el extracto del acta donde conste que por lo menos la propuesta de inversión fue analizada por el Comité de Inversiones y que éste no la objetó..

ü Establecer en el reglamento los







criterios técnicos que deben ser aprobados por el CI.

Evaluar las Inversiones Adicionales que se pretendan hacer de manera posterior en una o más de las inversiones ya realizadas por el Fondo

N/A Las inversiones adicionales son aquellas que se hacen con posterioridad a la terminación de la etapa de inversión, en activos que ya forman parte del portafolio de inversión del Fondo. Por tratarse de decisiones de inversión, las inversiones adicionales deben ser informadas y analizadas por el CI.

Verificar que no existan conflictos de interés en los negocios y actuaciones del Fondo, de manera previa a la realización de inversiones. En el evento en que el Comité de Inversiones llegare a identificar potenciales conflictos de intereses deberá ponerlos en conocimiento del Comité de Vigilancia, para que atendiendo a los principios de lealtad, equidad y justicia, los gestione y proponga soluciones para los mismos.

N/A En el evento en que el CI establezca que existe un conflicto de intereses, deberá hacérselo saber al GP para que éste se lo informe al CV. Normalmente es al revés, el GP es que ha realizado el due diligence y el que informa al CI y al CV el potencial conflicto de interés. Solamente el CV tiene la potestad de tomar decisiones en relación con conflictos de intereses.

Se sugiere incluir en las reuniones y actas del CI un punto específico para revelación de conflictos de interés, que incluya una declaración del GP y de los miembros del CI.







Evaluar el endeudamiento y/o reestructuración de pasivos del Fondo y, cuando el Gestor Profesional lo estime pertinente, el de los Proyectos en que éste invierta, según lo establecido en el Reglamento.

N/A Normalmente el fondo no debería tener pasivos. En la práctica el fondo podría endeudarse como puente mientras se realiza un llamado de capital. Sin embargo hay fondos apalancado desde el inicio y no se endeuda de cuando en cuando.

Para los fondos que permitan el endeudamiento se sugiere establecerlo en la política de inversión del fondo desde el principio, en lugar de ir caso a caso al CI.

Evaluar y proponer, en general, todas las medidas que reclamen el interés común de los Inversionistas.

N/A



IV. El Comité de Vigilancia

Obligaciones del Comité de Vigilancia




Verificar que la Sociedad Administradora y el Gestor Profesional cumplan con sus funciones de acuerdo con lo previsto para el efecto en el Reglamento y las normas aplicables

3.3.1.1.24 Se trata de una obligación de carácter legal. El CV está conformado por representantes de los inversionistas y por miembros independientes. El CV se debe reunir con una periodicidad trimestral, y ejercer una auditoria profunda sobre las actividades desempeñadas por el GP y la SA en el respectivo trimestre.

Se sugiere: ü Establecer que si el GP manifiesta

que no existen hechos relevantes para mencionar en el CV, se exime de responsabilidad a los miembros del comité.

ü Tener miembros independientes, por lo general son dos. Los gastos de los miembros independientes están a cargo del fondo y es la AI quien lo aprueba.

ü Establecer acuerdos de confidencialidad para los miembros.

Proponer motivadamente a la AI la remoción de la SA y/o del GP, de conformidad con las causales establecida en este Reglamento.

3.3.1.1.24 Teniendo en cuenta que el CV es el auditor del desempeño del GP y de la SA, éste puede proponer a la AI que alguno de éstos sea removido, siempre y cuando exista justa causa que justifique la propuesta.

Se sugiere: ü En caso de la remoción con justa

causa del GP debe estar sustentada en criterios objetivos y causas probadas. En caso de ser necesario, se sugiere contar siempre con un tercero que decida para generar transparencia.

ü Establecer con claridad las causales y motivaciones sobre las cuales se puede solicitar la remoción de un GP o SA del fondo. Teniendo en cuenta que la propuesta debe ser con mayoría de votaciones y debe ser elevada a la AI.







Guardar la reserva de ley respecto de los negocios y de la información a la que tenga acceso en desarrollo de sus funciones.

3.3.1.1.24 Se sugiere: ü Estipular en el reglamento del CV la

confidencialidad. ü Tener en cuenta que la clausula de

confidencialidad, para las AFP debe ser extendida, ya que pueden haber representantes en dicho comité que requieran compartir información con diferentes áreas dentro de sus compañías.

Verificar que las inversiones y demás actuaciones u operaciones del Fondo se realicen de acuerdo con la normatividad aplicable y el reglamento.

3.3.1.1.24 Para tal fin, sujeto a las obligaciones de reserva de ley y confidencialidad propias de su cargo, el CV podrá solicitar y verificar las copias de las Actas del CI que hayan sido elaboradas. En la práctica lo que los miembros del CV deben verificar es que las inversiones y operaciones del Fondo se realicen de conformidad con lo establecido en el reglamento y en las normas contenidas en la Parte III del Decreto 2555 de 2010. La referencia a la “normatividad aplicable” se entiende como las normas aplicables a fondos de capital privado.

Se sugiere: ü Estipular en el reglamento que la

obligación del CV se limita a verificar que las inversiones y demás actuaciones u operaciones del Fondo se realizan de conformidad con las normas a aplicables a Fondos de Capital Privado y al reglamento.

Conocer, evaluar y resolver aquellas situaciones que puedan dar lugar a eventuales conflictos de intereses.

3.3.1.1.24 Esta es la función más importante del CV. Todos los conflictos de intereses deben ser puestos en conocimiento del Comité, para que éste se pronuncie al respecto y establezca si se puede llevar a cabo o no una determinada inversión o desinversión. O en el caso que se presente durante la inversión pueda ser solucionado.

Se sugiere: ü Incluir en las reuniones y actas del

comité un punto específico para revelación de conflictos de interés, que incluya una declaración del GP y de los miembros del comité, ya que el comité no puede conocer los







conflictos de interés si las personas no lo revelan.

ü Velar por la calidad y cantidad del contenido de los informes presentados al comité para solucionar posibles conflictos de interés.

ü Establecer internamente que es un conflicto de interés y como debe ser manifiesto y solucionado (montos/materialidad). Consultar Codigo de Conducta elaborado por ColCapital.

ü Establecer protocolos de comunicación entre los activos del fondo y el GP para comunicar actividades comerciales entre compañías vinculadas que puedan ser generadoras de conflictos de interés. Con esto se podrán reportar por medio escrito (mail) reportes de causas menores a los LPs. Si el Fondo es accionista de las compañías no habría inconveniente, pero si es el GP dueño de una de las partes y el fondo de otro si se requiere divulgación.

ColCapital trabajará de la mano con B&U en una cartilla de manejo y administración de conflictos de interés para la industria.

Reportar inmediatamente a la Superintendencia Financiera de

3.3.1.1.24 Establecer protocolos claros y rápidos de información en estos casos







Colombia y a la Junta Directiva de la Sociedad Administradora cualquier posible violación de la normatividad aplicable a la actividad de administración del Fondo, o el desconocimiento de los derechos o intereses de los Inversionistas. Cuando dichas violaciones o desconocimientos impliquen un desmedro patrimonial para los Inversionistas, el Comité de Vigilancia deberá, en el día hábil siguiente al cual se detectó el presunto incumplimiento, convocar a reunión extraordinaria de la Asamblea de Inversionistas con el fin de informar sobre dicha situación.

Convocar, cuando lo considere necesario, a la Asamblea de Inversionistas.

3.3.1.1.24

Aprobar el otorgamiento de garantías por parte del Fondo.

Esta no es una obligación de carácter legal. Se trata de una función que ha sido atribuida por los inversionistas al CV. Teniendo en cuenta que los fondos de capital privado no suelen otorgar garantías frente a operaciones de crédito de los proyectos en los que éstos invierten, los inversionistas han permitido que se incluyan cláusulas en ese sentido, siempre que la aprobación de la garantía quede en cabeza del CV.

Sólo es válido si el Reglamento permite al Fondo otorgar garantías. En todo caso, debería pasar primero por CI, ya que es una decisión financiera o de inversión.

Darse y aprobar su propio reglamento de funcionamiento

3.3.1.1.24 El CV debe crear y aprobar su propio reglamento. Si bien en el reglamento del Fondo se establecen algunas directrices en relación con el funcionamiento del CV, en documento

ColCapital podría elaborar un modelo de reglamento de comité de vigilancia con parámetros mínimos que sirvan de guía a la industria.







separado se puede establecer en forma completa y detallada todo lo relacionado con el funcionamiento de dicho Comité.

V. Asamblea de Inversionistas

Obligaciones de la Asamblea de Inversionistas


Práctica [Cómo actualmente cada Actor ejecuta

estas obligaciones] Comentarios y/o Sugerencias

Designar, cuando lo considere conveniente, un auditor externo para el Fondo.

Artículo 3.1.5.6.3 Es importante tener presente que el revisor fiscal es una cosa diferente aun auditor externo independiente que puede ser contratado en cualquier momento.

Decretar la liquidación del Fondo y cuando sea el caso, designar el liquidador.

Artículo 3.1.5.6.3

Aprobar o improbar el proyecto de fusión del Fondo.

Artículo 3.1.5.6.3

Solicitar a la Sociedad Administradora la remoción del Gestor Profesional.

Artículo 3.1.5.6.3







Aprobar los informes de gestión y de rendición de cuentas del Gestor Profesional y de la Sociedad Administradora.

N/A Se sugiere incluir la aprobación de los EEFF del fondo.

Aprobar la remoción de la Sociedad Administradora.

N/A

Elegir a los miembros del Comité de Vigilancia. N/A

Aprobar las modificaciones al reglamento del Fondo, incluyendo, extensión de la etapa de inversión; inversiones por fuera de los límites de concentración objetivos previstos en el reglamento, etc.

N/A Se sugiere: ü Establecer un tiempo claro y

prudente para revisar las modificaciones por parte de los LPs.

“ Sería mejor que los Wavers 1a los límites de inversión se hagan por el CV y no por la AI”. ü Establecer una comisión

aprobatoria del acta, en donde se aprueban las modificaciones al reglamento.

ü Determinar qué cambios internos, operativos o de inversión requieren aprobación de la AI o cuales son cambios menores.

ü Establecer un tiempo límite cuando se requiera voto escrito

1 Los Wavers: Es el acto voluntario de una persona o parte que remueve a una determinada persona o parte en un acuerdo. Los Wavers pueden ser establecidos de manera escrita o en manera de acción. En definitiva le quita sus beneficios a una persona o una parte del acuerdo.







por parte de los miembros de la AI. Teniendo en cuenta los 30 días calendarios para la aprobación de un acta o votación.

Aprobar la modificación temporal o permanente de los límites de inversión del Fondo.

N/A

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ANALISIS REGULATORIO DE ROLES Y … · para ejecutar el proceso de SARLAFT de los ... Ace, Delima Marsh, AIG y Correcol. ! Se recomienda el seguimiento por parte del Comité de Vigilancia