ANÁLISIS DE DATOSANÁLISIS DE DATOS

MAYO DE 2008MAYO DE 2008

Dirección de Planeación Dirección de Planeación

OBJETIVOS

Generar compromiso por parte del nivel directivo en el análisis de datos, la elaboración de informes de gestión y la toma de decisiones con base en la información disponible.

Recordar algunas técnicas para el análisis de datos y presentación de información.

ANÁLISIS DE DATOS

Es transformar un conjunto de datos en información útil y facilitar la formulación de conclusiones.

El análisis de datos tiene como perspectiva principal determinar la manera de mejorar el desempeño de una dependencia, de un proceso o de la entidad en su conjunto, dentro de un proceso permanente y sistemático de auto-evaluación .

El análisis de datos como una estrategia para el Mejoramiento

JUSTIFICACIÓN

En el marco normativo que exige el establecimiento de metas objetivos e indicadores encontramos las leyes: Ley 87 de 1993 y sus decretos reglamentarios; Ley 52 de 1994, Ley 190 de 1995, Ley 489 de 1998, entre otras.

En el Sistema de Gestión de la Calidad, la norma ISO 9001:2000 como la NTCGP 1000:2004, establecen como principio 7: enfoque basado en hechos para la toma de decisiones y en el capitulo 8: Medición, Análisis y Mejora.

El Modelo Estándar de Control Interno MECI, adoptado mediante el decreto 1599 de 2005, complementario con el SGC.

ENFOQUE BASADO EN HECHOS PARA LA TOMA DE DECISIONES

Decisiones basadas en la información y en el conocimiento de la entidad. Establecer procedimientos para reportar, analizar, resumir y estructurar la información.Utilizar métodos para el análisis de la información. La información sobre hechos pasados. Estadística.

Los datos e información suficientemente precisos y confiablesLa información, ha de estar disponible para quien la requiera y ha de ser fácilmente obtenible. El análisis de los datos utilizando varios métodos.

NORMAS DE CALIDAD

8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos: La Contraloría de Bogotá debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento, y cuando sea aplicable, la medición de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad. Estos métodos deben demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados. Cuando no se alcancen los resultados planificados, deben llevarse a cabo correcciones y acciones correctivas, según sea conveniente, para asegurarse de la conformidad del producto.

8.2.4 Seguimiento y medición del producto: La Contraloría de Bogotá debe medir y hacer un seguimiento de las características del producto para verificar que se cumplen los requisitos del mismo. Esto debe realizarse en las etapas apropiadas del proceso de realización del producto de acuerdo con las disposiciones planificadas. (Plan de Calidad).

8.4 Análisis de Datos: La Contraloría de Bogota debe determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia del SGC y para evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del SGC.

MECI

CONTROL ESTRATÉGICO

CONTROL DE GESTIÓN

CONTROL DE E

VALUACIÓN

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

3.1 AUTOEVALUACIÓN

3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

3.3. PLANES DE MEJORAMIENTO

AUTOEVALUACION DEL CONTROLAUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNOAUDITORÍA INTERNA

PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONALPLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOSPLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL

3 subsistemas9 componentes29 elementos

DIFICULTADES

Se utiliza para determinar responsabilidades.Pertenencia del análisis y de los resultados.,Competencia.Oportunidad.No se puede medir.

El Análisis de datos nos lleva a la ACCIÓN.

Un adecuado análisis de datos nos lleva a determinar las necesidades reales de información para la Alta Dirección, basada en una información formal que utiliza los informes para la toma de decisiones.

ANÁLISIS DE DATOS Y PHVA

PLANEAR consiste en proyectar el futuro deseado de la Entidad mediante la elección de políticas, objetivos, estrategias, actividades, metas y procedimientos que conduzcan al cumplimiento de la misión y visión institucional.

Planear significa anticipar y Planear significa anticipar y aprovechar las oportunidadesaprovechar las oportunidades

o intervenir para prevenir o intervenir para prevenir amenazasamenazas.

En la planeación se define el marco de referencia

MISIÓNCompetencias

MISIÓNCompetencias

VISIÓNDónde queremos llegar?

VISIÓNDónde queremos llegar?

POLÍTICADirectrices Generales

POLÍTICADirectrices Generales

PRINCIPIOS Y VALORESMarco Axiológico

PRINCIPIOS Y VALORESMarco Axiológico

OBJETIVOSCómo lo vamos a lograr?

OBJETIVOSCómo lo vamos a lograr?

PLAN ANUAL DE ACTIVIDADESActividades, Responsables, Metas e Indicadores

PLAN ANUAL DE ACTIVIDADESActividades, Responsables, Metas e Indicadores

PLANES PAD, PAE, CAPACITACIÓN, BIENESTAR

PLANES PAD, PAE, CAPACITACIÓN, BIENESTAR

PL

AN

ES

TR

AT

ÉG

ICO

PL

AN

ES

TR

AT

ÉG

ICO

SocializaciónInteriorización Apropiación CumplimientoResultados.

HACER ES CAMINAR HACIA LAS METAS

HACER es integrar los recursos disponibles para llevar a cabo lo planificado y avanzar en el logro de las metas y objetivos establecidos.

Asignar de la mejor manera los recursos.Gestionar los Procesos para responder a las necesidades de los Clientes.Autocontrol, porque todos debemos hacerlo bien y con calidad.La Comunicación.

VERIFICAR nos lleva a corregir oportunamente y a formular acciones preventivas.

VERIFICAR consiste en asegurar que se cumpla lo planeado y se logren los resultados esperados.

Mantener la concentración en los objetivos y metas establecidas,Vincular actividades y recursos para el logro de los objetivos,Fijar metas superiores de desempeño,Recoger datos de rutina, Transmitir los resultados a los Responsables y a la Alta Dirección,

Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva.Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la causa de una no conformidad detectada otra situación indeseable. Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.Mejora Continua: Acción recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.

ACCIONES

EL ACTUAR PERMITE LA RETROALIMENTACIÓN

ACTUAR conduce al mejoramiento mediante la aplicación de alternativas de solución a las desviaciones o situaciones indeseables y el replanteamiento de metas y objetivos.

Se obtiene información valiosa insumo para la planeación.

ANÁLISIS DE DATOS Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN

La evaluación de la gestión consiste en comparar los resultados alcanzados en relación con lo programado.

El seguimiento y la evaluación no significan otra cosa que medir el trabajo.

La medición de la gestión se realiza mediante INDICADORES

INDICADORES DE GESTIÓN

Es el mecanismo que permite medir un concepto, bien sea de manera cualitativa o cuantitativamente.

ATRIBUTOS

PRACTICO: Medir lo importante y tener un número mínimo de indicadores.FOCALIZADO: Dirigido a un aspecto en especial, haciendo específico el concepto a medir.VERIFICABLE: Cualquiera puede verificarlo objetivamente.

Los indicadores de Gestión son definidos por los Responsables de Proceso con la participación de las diferentes dependencias que hacen parte del mismo. En la Hoja de Vida del Indicador encontramos algunos aspectos que permiten la interpretación del resultado del Indicador.

INDICADORES DE GESTIÓN

Eficacia (Logro):

Es la capacidad para lograr los resultados guardando relación con los objetivos y metas planteadas, en un período de tiempo determinado. Esta se mide en relación con los productos y servicios ofrecidos una vez concluidos.

Verificar el cumplimiento y/o desviación de las metas, planes y programas preestablecidos en el ámbito institucional.Medir el grado de cumplimiento de los resultados frente a lo planeado.Evaluar si el servicio prestado se entregó oportunamente, cumpliendo con el tiempo estipulado, en la cantidad determinada, volumen ejecutado por unidad de tiempo, y con la calidad requerida para la completa satisfacción del usuario.Establecer el grado de cobertura del servicio prestado de acuerdo a lo contenido en el plan.

INDICADORES DE GESTIÓN

Eficiencia (Gestión de Recursos)

Es la maximización de los insumos empleados para generar productos o servicios; ya sea que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores resultados o que con resultados iguales o constantes se ejecuten menores recursos.

Medir la productividad de los procesos misionales y de apoyo en relación con el recurso utilizado frente al servicio prestado o la actividad desarrollada.Establecer el nivel óptimo en la utilización de los recursos para el logro de objetivos previstos.Determinar si la cobertura alcanzada en la producción o prestación del servicio, alcanzó las metas establecidas al mínimo costo.

INDICADORES DE GESTIÓN

Efectividad (Impacto):

Grado en que se logran los objetivos y se satisface la necesidad o se resuelve el problema para el cual fue creado el plan, programa o proyecto, nivel de impacto de las actividades que se desarrollan frente a los objetivos planteados.

¿Qué tan efectiva es la Contraloría para dirigirse al logro de su Misión?¿Tiene la Contraloría la capacidad para satisfacer las necesidades de los Clientes?¿Al satisfacer las necesidades de los Clientes cómo busca el apoyo de sus involucrados para asegurar su futuro?¿La Contraloría proporciona a los involucrados los productos y servicios que requieren y están dispuestos a apoyar?

INDICADORES DE GESTIÓN

Los indicadores expresan el grado de importancia de un concepto o situación y el hecho de medirlo le da relevancia y puede cambiar hasta las actividades de la Entidad. De allí la importancia al definir indicadores de gestión.

Ejemplo: Cantidad de Hallazgos Fiscales Vs. Efectividad de los Hallazgos Fiscales.

Algunos indicadores pueden señalar paradoja o contradicción: Ejemplo: Cantidad de Hallazgos Administrativos.

Para cada sector o entidad existen unidades de medición convencionales (indicadores). ¿Cuales serán los indicadores convencionales aplicables a la Contraloría?, ¿que la identifican?

ANÁLISIS DE DATOS Y LA TOMA DE DECISIONES

1. Identificar el problema o la situación.2. Recoger datos suficientes para comprender la

situación.3. Crear un conjunto de alternativas 4. Determinar la solución 5. Generar las condiciones para llevarla a la práctica y 6. Vigilar la implementación de esas decisiones.

El proceso de toma de decisiones cumple el ciclo de mejora continua PHVA y se fundamenta en el análisis de datos.

Es la capacidad de definir situaciones importantes.

ANÁLISIS DE DATOS Y TOMA DE DECISIONES

EL EQUIPO DE ANÁLISIS: FACTOR IMPORTANTE EN LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y EN EL ANÁLISIS DE DATOS.

HERRAMIENTAS DE ANALISIS DE DATOS

DETALLE 2003 2004 2005 2006 2007

Sujetos de Control 93 98 109 109 116

Auditorias Ejecutadas 110 107 137 130 122

Hallazgos Fiscales 177 342 186 193 124

Hallazgos Disciplinarios 433 540 446 404 413

Hallazgos Penales 11 162 12 19 20

Hallazgos Administrativos 2.192

2.391

3.352

2.925

2.763 Fuente: Formato 20 AGR.

Cuadro Comparativo 2003-2007

Promedio de Hallazgos por AuditoriaDETALLE 2003 2004 2005 2006 2007 General

Hallazgos Fiscales 2

3

1

1

1

2

Hallazgos Disciplinarios

5

6

4

4

4

4

Hallazgos Penales 0

2

0

0

0

0

Hallazgos Administrativos

20

22

24

23

23

22

DETALLE TOTAL PARTICIPACIÓN ACUMULADO

Hallazgos Fiscales

1.022 6,0% 6,0%

Hallazgos Disciplinarios

2.236 13,1% 19,0%

Hallazgos Penales

224 1,3% 20,4%

Hallazgos Administrativos

13.623 79,6% 100,0%

TOTAL 17.105 100,0%  

Administrativos 13.623

80%

Penales 224 1%

Fiscales 1.022

6%

Disciplinarios 2.236 13%

NIVEL DE COMPLEJIDAD

SUJETOS % ACUMULADO

ALTA PLUS 10 9% 9%ALTA 24 21% 30%MEDIA 42 37% 67%BAJA 37 33% 100%TOTAL 113 100%  

0

2

4

6

8

10

12

14

ALTA PLUS 3 2 3 2

ALTA 1 2 2 8 7 4

MEDIA 1 3 6 4 3 14 11

BAJ A 5 1 6 13 12

RECURSOS NATURALES

EDUCACIÓNINFRAESTRU

CTURAGOBIERNO

SERVICIOS PUBLICOS

DESARROLLO LOCAL

SALUD

Gráficamente

Población: Conjunto de personas u objetos sobre los que se hace el estudio.Muestra: Parte de la población que se toma para realizar el estudio.

INFORMACIÓN ESTADÍSTICA

Media Aritmética o Promedio: Suma de todas las puntuaciones dividido en el total de puntuaciones.Mediana: Valor por debajo del cual se encuentra el 50% de las observaciones. Equivale al percentil 50%.Moda: Valor que más se repite en la muestra.Rango: Diferencia entre el valor máximo y el valor mínimo.

Percentil: Divide la muestra en 10 (0,1). Representa los valores que están por debajo. Cuartil: Representa la población en el 25, 50, 75, 100%. (1,4)

PRESUPUESTO SUJETOS

TOTAL 15.969.321.956

MUESTRA 88

POBLACIÓN 113

PROMEDIO 181.469.568

MODA #N/A

MEDIANA 34.503.326

MÍNIMO 2.570.347

MÁXIMO 4.305.815.026

RANGO 4.303.244.679

Miles de Pesos

FUNCIONARIOS SUJETOS

Personal de Planta más prestación de servicio

TOTAL 49.239

MUESTRA 96

POBLACION 113

PROMEDIO 513

MODA 18

MEDIANA 205

MINIMO 3

MAXIMO 3.767

RANGO 3.764

PERCENTILES  

10 18

20 29

30 47

50 205

70 535

80 877

100 3.767

CUARTIL  

25% 43

50% 205

75% 644

100% 3.767 Fuente: Formato 20 AGR.

HERRAMIENTAS DE ANALISIS DE DATOS

Diagrama Causa - Efecto

LAS CINCO Ms

Mano de Obra

Maquinaria

Materia Prima

Método

Medio Ambiente

INFORME DE GESTIÓN

RESULTADOS

Planes, Anexos 1, 2, 3IndicadoresOtras Actividades

Recomendaciones y acciones de Mejora

Aspectos que limitan la gestión