Slide 1:  

Intro: 

Hello we’re  two of  the  founders of NLPN;  I’m Amy and  I’m Helen. Thank you all  for attending our 

session, if you have any questions please feel free to ask at any point. 

This presentation will focus on the network we have set up for new professionals and will cover the 

following: who we are, why we set it up the network, what we do, the tools we use to help us and 

the lessons we have learnt. We hope this will provide you with a toolkit on how to organise events 

as individuals or on behalf of an organisation as well as collaboratively. 

Slide 2: who are we? NLPN stands for New Library Professionals Network. NLPN is a completely non‐

profit  initiative  that  seeks  to provide  training  and  knowledge  for  Library  and  Information  Studies 

students and newly qualified/early career professionals, however anyone  is welcome to attend our 

events! To date we have held eight events, one teach meet session at the LILAC conference, three 

informal  quizzes,  two  visits  and  collaborated with  #uklibchat  on  a  Twitter  chat. Our  events  have 

covered many topics including information literacy, open access, tech skills etc. and have focused on 

the  varied  sectors  within  our  profession  for  instance  HE,  health,  public,  schools  etc.  We  are 

constantly  trying  to  evolve  and  offer  development  opportunities  for our members  –  as  such  our 

events have  included workshops,  teachmeets,  talks and  slots  to provide presenting experience  to 

our members. As the collage shows NLPN  isn’t  just about the co‐founders  it’s about everyone who 

contributes to the network. 

Questions:  I’m going  to ask a  few questions–  If you could  raise your hand  if you  identify with  the 

question: 

How many of you have had a training need that was not fulfilled by your institution or within 

your local area?  

How many of you have had to travel out of your local area for training? 

Thanks for participating we will come back to this shortly. 

 

Slide  3:  why  we  set  up  the  network?  NLPN  was  founded  by  four  former  MMU  Library  and 

Information Management  students. We were  inspired by  the CILIP New Professionals Day held  in 

London  in  2012 where  the  key message was  to  get  involved  and  be  proactive  about  your  own 

professional development. The day highlighted a number of others things such as meeting new LIS 

students and being aware of  the knowledge gaps between newly qualified  librarians. This coupled 

with  the  lack  of  free  skill  based  events  held  outside  of  London  led  to  the  formation  of  NLPN. 

Referring back  to  the questions before we,  the  founders, all answered yes  to  these questions and 

decided to try to rectify this ourselves. We have continued to develop the network as we recognise 

that  the  information  sector  is  constantly  evolving  and  that  skills  development  opportunities  are 

often out of reach for most professionals due to costs or travel.  

 

Slide 4: so what do we do In an nutshell, we tweet, blog and organise events. The image in this slide 

is  one  of  the  posters  from  a  past  event.  So what  are  our  events?  Our  events  offer  interactive 

workshops and presentations delivered by speakers  from across sectors who draw from their own 

professional experiences and day‐to‐day working practices in order for our attendees to benefit.  

How  do  we  create  these  events?  We  take  an  initial  idea  (influenced  by  current  trends  and 

evaluation  feedback  from attendees), we  then plan what  role each  founder will play  for  instance 

who  will  identify  speakers  and  communicate  with  them,  finding  a  venue,  liaising  with  the 

collaborators to ensure the events run smoothly and promotion via our social media platforms. 

We are keen on developing the format of our events and are consciously trying to actively  involve 

our members  for  instance  at  our  last  event we  offered  five  of  our members  the  opportunity  to 

deliver  a  teachmeet  session  discussing  the  sector  they work  in  and  answering  any  questions.  In 

addition, we opened up a call for papers offering three of our members the opportunity to present 

at our event. This was an original  idea and provided a developmental opportunity  for  those who 

took  part.  In  this  way,  we  are  contributing  to  the  profession  by  aiding  others'  professional 

development. 

Three of our events have been collaborative endeavours with other networks and organisations. So 

if you’re  thinking of hosting an event  this  is a great way  to combine  resources and  reach a wider 

audience. 

Slide 5: These are the four areas we focus on: 

Planning – As we have held a number of events we have gained experience  in what can go wrong 

and therefore try to mitigate this by making sure we are planned and prepared for all outcomes. As 

such we have created a checklist for events which covers the following:  

Deciding on a theme 

Suitable dates 

A list of potential speakers and how many we need for the day 

A list of potential venues 

A list of potential funders (we are non‐profit) 

Marketing 

Prep for the event 

 

We contact venues first in order to check availability, we then contact speakers with a list of dates & 

check their availability. At this point we have an idea of cost which includes the travel expenses for 

the speakers. We then contact potential funders. We normally approach funders that have  links to 

the topic e.g. the Information Literacy Group funded our Information Literacy themed event. 

Marketing – We aim  to get  interest  in  the event prior  to  releasing  tickets,  thus marketing  is very 

important.  In  order  to  generate  this  interest  we  create  posters  and  flyers  which  we  distribute 

electronically, and we also take print copies to any events we attend. We create blog posts which 

summarise  the  format of  the day and use  social media  to  signpost people  to  the event. We also 

contact all of the UK Universities that currently run a degree in Library and Information Management 

and  email  these  groups  prior  to  tickets  being  released  to  give  them  time  to  circulate  this 

information. We have identified Universities as one of our target audiences. 

Preparation – As mentioned  the events checklist we created has a  section on preparation  for  the 

day.  This  covers  everything  you need,  as  an organiser,  to bring on  the day.  This  can  range  from 

material you need to create  in advance e.g. slides that will display the running order of the day to 

any physical items you need to bring e.g. a laptop and stationary.   

Evaluation – Prepare  in advance a  tailored evaluation  form. We opt  for paper as people complete 

them on the day. Also, don’t forget to refresh these for each event. 

 

Slide 6: This  is a Vine we created to summarise the process of planning an event. So going back to 

the  questions we  asked  earlier  about  training  this  video  breaks  down  how we  have  planned  an 

organised an event  in order  to show  that  it  is achievable.  It might be useful  to  think of a  training 

need toy have as we go through in order to see how this could be applied. 

• 00.00.69 The co‐founders – having four founder helps as work can be spread evenly so  it’s 

not overwhelming and you are there to motivate each other and stay determined.  

• 00.01.61 Planning: meetings, delegating tasks 

• 00.02.48 Promotion: Facebook, Twitter, emails, mailing lists, blog posts, Eventbrite 

• 00.03.29 Tickets: free, released 1 month before event and reminders sent both 2 weeks and 

a week before the event. 

• 00.04.04 The day: organise the room, greet and registering attendees, chair the day ensuring 

it  is  kept  to  time,  disseminating  and  collected  completed  evaluation  forms  and  bringing 

baked goods!  

• 00.04.79 Post event: evaluating feedback  ‐ this enables us to focus on what went well and 

what could be improved on, using suggestions from attendees to think about our next event, 

creating a storify and producing a blog post evaluating the event.  

• 00.05.42 Repeat! 

 

Slide 7: The tools we use So we’ve spoke about the types of events we hold and how we prepare for 

them now we are going to focus on the tools we use to sustain and promote the network. Our social 

media  output  focuses  on  providing  a  current  awareness  service  alerting  our members  to  useful 

resources, training events and developments in the profession. We use the following free tools: 

Twitter, without  it we would have  struggled  to  get our  first  event of  the  ground  so quickly  as  it 

allows  us  to  reach  a wider  audience  and  since  then  it  has  definitely  helped  to  supplement  and 

provide a good alternative to face‐to‐face networking in between events.  

How do we manage this? Within NLPN, we have a system of allocated Twitter weeks, where one of 

us  is  assigned  to  tweet  daily  ‐  this  keeps  us  proactive  and  professionally  aware  because we  are 

always on the lookout for something that will be useful to other new profs that we can flag up. You 

don’t have to emulate our use of Twitter but we have  found a presence on Twitter has been very 

useful to us. 

Twitter  is also very valuable  to our other main  tool – our blog, Twitter  is one of  the best ways  to 

direct traffic there, as shown by stats from our blog. Click link to Twitter and point out followers, lists 

etc. 

Our blog allows us  to express more  fully, and demonstrate our expertise and  the expertise of our 

members. The content ranges from reflective reviews of training events, member interviews where 

we  asked  other  professionals  to  share  their  insights  and  advice  for  example we  contacted Gary 

Green  to ask his opinion on the Sieghart report as he  is one of the key  founders of Voices  for the 

Library. We strongly encourage other people to have a presence on our blog.  

With social media there  is two sides, the front facing side which our members see and the behind 

the scenes element which provides us with statistics in order to inform our use of these tools.  

We have a Facebook group, which has been a good way  to connect with other existing Facebook 

groups, e.g. the CILIP graduate trainee page where attendees have gone to spread the word about 

us. This  is also useful  for  targeting  those who may have missed out Twitter posts about new blog 

posts or events. We don’t use this tool as much as the previous tool but have found that it is useful 

as  it  is a space where our members can contribute and reach out to each other. We also use  it for 

our informal events such as visits or quizzes so we can invite people to these events. 

As mentioned we use Eventbrite to “sell our tickets” and Gmail for our email account.  

It  is  important  to  note  that we  share  these  responsibilities  as  it  stops  us  from  being  personally 

overwhelmed but ensure that we sustain an online presence. 

Slide 8: Lessons  learnt &  tips: When we  first started out we had no real  idea of what starting and 

running a network  involved – a  lot of  it we have  learnt by trial and error. We’ve  learnt a  lot, made 

countless  professional  contacts,  and  are  continuing  developing  plans  for  future  events  and 

collaboration.  

Don’t be afraid to ask people for help – it is a sharing profession and we haven’t been turned 

down by anyone!  

Funding  –  think  about  relevant  funding bodies  and make  a  good  case  showing how  your 

event benefits the funder. Have backups in case one is unable to sponsor you or if you need 

to spread the costs between two funders. 

Timing of the event is important – you can’t please everyone but see what else is happening 

e.g. conferences, essay deadlines etc. as this will  impact turnout at your event. Our events 

are held at the weekend as we have found this more beneficial to our members as (in most 

cases) they don’t have to take a day off work. 

You can repeat the same concept if it works – we have found that our audience is constantly 

evolving and we are asked to repeat events for the newer audience. 

Learn from your mistakes – room booking, items you need e.g. laptops, stationery, wifi etc. 

Try out different things to see what suits you and don’t be afraid to stop using them if they 

don’t suit e.g. Google +, wikis. 

Branding can be changed. We have changed our logos and name in order to make us more 

accessible.  

Be flexible – when we set up the network we didn’t know we would still be going in 3 years; 

our flexibility as a team and honesty with regards to what we can commit to has made this 

possible. Therefore it is important to be flexible but also not take on too much – think about 

what you want to do and how much time you have e.g. events, Twitter chat etc.  

Slide 9 : Our contact details. Is there anything you’d like to ask us?