AMS_GT_05

Guía para la Elaboración de Circulares, Oficios, Notas Informativas

y Memorándums

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS 13 DE MARZO DE 2008

C O N T A D U R Í A

M A Y O R D E H A C I E N D A

A SA M BLEA LEG I SLA TI V A

D EL D I STRI TO F ED ERA L

CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CIRCULARES, OFICIOS, NOTAS INFORMATIVAS Y MEMORÁNDUMS

13 DE MARZO DE 2008 INICIO VIGENCIA

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS AMS/GT-05 CLAVE

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ÍNDICE

INTRODUCCIÓN 3

1. OBJETIVO 4

2. ALCANCE 4

3. MARCO LEGAL 4

4. REGLAS GENERALES 5

5. REGLAS PARTICULARES 9

5.1. CIRCULAR 9

5.2. OFICIO 13

5.3. NOTA INFORMATIVA 17

5.4. MEMORÁNDUM 20

6. CATÁLOGO DE CLAVES ADMINISTRATIVAS 23

EXPEDICIÓN 26





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INTRODUCCIÓN

La comunicación escrita es el medio más usual y más seguro para transmitir información, ya sea al interior de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal (CMHALDF) o de ésta hacia el exterior.

La Dirección General de Administración y Sistemas (DGAS) ha elaborado el presente documento con la finalidad de uniformar los criterios para elaborar circulares, oficios, notas informativas, memorándums y los requisitos para expedir la comunicación escrita que generan las unidades administrativas de esta entidad de fiscalización; con el propósito de agilizar el trámite de los asuntos, dar orden a los registros y archivos de la CMHALDF y facilitar nuestra comunicación.





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1. OBJETIVO

Establecer las reglas generales, particulares, el catálogo de claves administrativas y las características para uniformar la presentación de las circulares, oficios, notas informativas y memorándums que emite la CMHALDF; a que deberán sujetarse las unidades administrativas (UA).

2. ALCANCE

La presente guía es de observancia obligatoria para el personal adscrito a las UA de la CMHALDF que participe en la elaboración de circulares, oficios, notas informativas y memorándums.

Para su consulta, este documento permanecerá a disposición del personal de la Contaduría en la Unidad de Documentación e Información (UDI), así como en la Intranet, sección Normatividad.

3. MARCO LEGAL

Ley Orgánica de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, artículo 14, fracciones XV y XXIII.

Reglamento Interior de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, artículos 5o., fracción II, inciso c); 6o., fracciones II y III; 12, fracción XVIII; y 19, fracción XIII.

Manual de Identidad Institucional de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal.





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4. REGLAS GENERALES

1. Las circulares, oficios, notas informativas y memorándums se transcribirán mediante el programa Word para Windows 98 o versiones posteriores.

2. Para los oficios y circulares se utilizará la fuente Antique Olive, el tamaño mínimo de la letra será de 9 puntos y el máximo de 11.

3. En las notas informativas y memorándums se emplearán las fuentes Antique Olive o Arial, de acuerdo con la extensión del texto; el tamaño mínimo de la letra será de 9 puntos y el máximo de 11.

4. Los servidores públicos que suscriban documentos, tanto internos como externos, signarán los originales con firma autógrafa, y en las copias de conocimiento de éstos podrán utilizar facsímile, o bien obtener fotocopia del original.

5. Las circulares, oficios, notas informativas y memorándums deberán formar parte de los expedientes relacionados sobre un mismo asunto o tema (integrándose en forma lógica y cronológica); lo anterior, a efecto de dar cumplimiento a la Ley de Archivos del Distrito Federal.

6. En ningún caso aparecerá en una página sólo la firma del servidor público que suscribe el comunicado.

7. No deberá cortarse ningún párrafo de una página a otra, o bien, de una hoja a otra.

8. En todas las hojas que formen parte integrante del comunicado se repetirá en la parte superior derecha la clave de identificación correspondiente, y se indicará el número consecutivo, a partir de la hoja número dos, así como el total de hojas que lo integran, y en la primera hoja en la parte inferior derecha, se hará la siguiente indicación: “continúa”.





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CONTADURÍA MAYORDE HACIENDA


NOMBRE COMPLETO DE LA UNIDAD EMISORA

OFICIO NÚM. UA/AÑO/000

ASUNTO: Descripción breve del tema que trata el oficio

México, D.F., ___ de __________ de _______.

NOMBRE PUESTO P R E S E N T E Texto

Continúa…


Hoja ___ de ____.

Texto Despedida ATENTAMENTE PUESTO DE QUIEN SUSCRIBE

NOMBRE COMPLETO DE QUIEN EMITE EL OFICIO c.c.p.- NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO, Puesto.-Presente.- Para su conocimiento. AAA/BBB/ccc Ref. UA/08/000

Ejemplo:





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9. Las UA procurarán imprimir las circulares, oficios, notas informativas y memorándums a doble cara. En los casos en que las UA impriman a doble cara el comunicado, la clave de identificación aparecerá tanto en la parte frontal de éste como en el reverso. Cuando el documento contenga más de una hoja, en la primera se incluirá en la parte inferior derecha la siguiente indicación: “Vta…”, que quiere decir que el documento continúa a la vuelta y se indicará el numero consecutivo a partir de la página 2 y el total de páginas que lo integran.

Ejemplo:






México, D.F., ___ de __________ de _______.

NOMBRE PUESTO P R E S E N T E Texto

Vta…


Página ___ de ____.

Texto





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10. Cuando el comunicado pasa de una hoja dos a una hoja tres, etc; se

utilizará la indicación “Continúa…” o bien “Copias al reverso”, en el caso de que en la parte inferior de la página no haya espacio para reflejar los nombres de los destinatarios de las copias.

11. En los comunicados los nombres de los destinatarios de las copias se anotarán de acuerdo con el nivel jerárquico de sus cargos, de superior a inferior.

12. Una copia del original del comunicado servirá como acuse de recibo.

13. El servidor público que elaboró el comunicado rubricará el original y las copias sobre las siglas de su nombre.

14. Se deberán recabar los acuses de recibo correspondientes, los cuales contendrán fecha, hora de recepción y sello de la unidad receptora, así como la rúbrica de la persona que recibió el documento.


Página ___ de ____.

Texto Despedida ATENTAMENTE PUESTO DE QUIEN SUSCRIBE

NOMBRE COMPLETO DE QUIEN EMITE EL OFICIO c.c.p.- NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO, Puesto.-Presente.- Para su conocimiento. MCR/ABG/cfr Ref. SCM/10/348





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5. REGLAS PARTICULARES

A fin de uniformar su presentación; las circulares, oficios, notas informativas y memorándums deberán reunir las características que se señalan en los apartados siguientes.

5.1. CIRCULAR

La circular es un documento oficial de carácter interno y general, dirigido a los servidores públicos de la CMHALDF para regular disposiciones de carácter técnico, así como relativas a la interpretación de normas, políticas administrativas, acuerdos, normatividad interna, etc., con objeto de que se conozcan, apliquen, o cumplan, según sea el caso.

El Contador Mayor (CM), la Dirección General de Asuntos Jurídicos (DGAJ) y la DGAS podrán emitir oficios circulares dirigidos a todo el personal de la Contaduría.

La oficina del Subcontador Mayor (SCM) al personal de esa oficina y a las UAA.

Los titulares de las UAA a su personal.

Los Secretarios Particulares del CM, SCM, DGAJ, DGAS y UAA, por instrucciones de sus titulares, podrán emitir oficios circulares, conforme a lo previsto en el presente subapartado.

La circular tendrá las características que se indican a continuación:

a) En la parte superior izquierda (ajustado a los márgenes) se insertará el Escudo Oficial de la CMHALDF.

b) Los márgenes laterales y superior e inferior serán de 2.5 cm.





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c) En el extremo superior derecho se anotará el nombre completo de la CMHALDF, en mayúsculas, negritas, alineación justificada, interlineado sencillo, sangría izquierda de 8 cm y espacio posterior de 6 puntos. Si ocupa dos o más líneas, ninguna de ellas terminará en artículo, preposición o conjunción.

d) Nombre de la UA que emite el documento, en mayúsculas, negritas, alineación justificada, interlineado sencillo, sangría izquierda de 8 cm y espacio posterior de 6 puntos. Si ocupa dos o más líneas, ninguna de ellas terminará en artículo, preposición o conjunción.

e) Clave de identificación precedida por la expresión “CIRCULAR NÚM.” deberá ir en mayúsculas, negritas, alineación justificada, interlineado sencillo, sangría izquierda de 8 cm y espacio posterior de 6 puntos (ver el Capítulo 6).

f) Debajo de la clave de identificación se anotará la expresión “ASUNTO:”, en mayúsculas, negritas, alineación justificada, interlineado sencillo, sangría izquierda de 8 cm y francesa de 2 cm y en seguida, una descripción breve del tema que trata la circular, en mayúsculas y minúsculas blancas con espacio posterior de 6 puntos.

g) Fecha (día, mes y año) de emisión del documento, en mayúsculas y minúsculas blancas, alineación justificada, sangría izquierda de 8 cm con espacio posterior de 6 puntos.

h) Denominación de los puestos de los servidores públicos a quienes va dirigido el comunicado y la expresión “PRESENTES”, en mayúsculas, negritas, alineación izquierda, interlineado sencillo, espacio posterior de 24 puntos y sin sangría.

i) El texto de la circular es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa; se escribirá con alineación justificada, interlineado sencillo, sin sangría y espacio posterior de 12 puntos.

j) Al término del texto deberá anotarse la expresión “ATENTAMENTE” y debajo el puesto del servidor público que suscribe el documento, en





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mayúsculas, negritas, alineación izquierda, interlineado sencillo, sin sangría, con espacio posterior mínimo de 54 puntos.

k) Nombre completo de quien emite la circular.

l) Las abreviaturas c.c.p.- (con copia para) se escribirán de la misma forma que en los oficios.

m) El último renglón se integrará por las siglas del titular del área que emite el comunicado, una diagonal, las siglas del responsable de la elaboración (ambas en mayúsculas), una diagonal y las siglas en minúsculas, de quien transcribió el documento. Asimismo, en su caso, en este renglón, ajustado al margen derecho, se hará referencia al número de comunicado del cual emana la Circular.





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Ejemplo:




CIRCULAR NÚM. UA/AÑO/000

ASUNTO: Descripción breve del tema que trata la circular.

México, D.F., ___ de __________ de _______.

PUESTOS P R E S E N T E S Texto Despedida ATENTAMENTE PUESTO DE QUIEN SUSCRIBE

NOMBRE COMPLETO DE QUIEN EMITE LA CIRCULAR c.c.p.- NOMBRE COMPLETO DEL SERVIDOR PÚBLICO, Puesto.-Presente.-Para su conocimiento.

MCR/ABG/cfr Ref. SMC/10/348





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5.2. OFICIO

El oficio es el documento oficial en el cual se exponen los asuntos oficiales de carácter interno o externo, como pueden ser: disposiciones, consultas, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera.

Los oficios internos de la CMHALDF podrán emitirse entre servidores públicos del mismo nivel jerárquico o de éstos a servidores públicos de menor jerarquía, ya sea de la misma área de adscripción o de otras UA.

Sólo los titulares de las UA o, en su caso, los secretarios particulares, podrán remitir oficios a los titulares de las otras áreas o bien a servidores públicos de jerarquía superior.

Los Asesores Principales de la Oficina del CM, podrá emitir oficios a los titulares de otras UA, o bien, a servidores públicos de menor jerarquía.

Los titulares de las oficinas del SCM, Secretario Técnico (ST), Enlace Legislativo (EL), DGAJ y DGAS, de considerarlo procedente en virtud de la relevancia del asunto, marcarán copia de conocimiento a la Oficina del CM de sus respectivos oficios.

Los titulares de las UAA de considerarlo procedente en virtud de la relevancia del asunto, marcarán copia de conocimiento al SCM de sus respectivos oficios; bajo el mismo criterio remitirán la copia de conocimiento a la Oficina del Contador Mayor.

El Secretario Particular y los Asesores Principales, de considerarlo procedente en virtud de la relevancia del asunto, marcarán copia de conocimiento al CM de sus respectivos oficios.

Los requerimientos de información y documentación que sea necesaria para realizar las labores de fiscalización que a través de oficio elaboren los titulares de las UAA a los titulares de los sujetos fiscalizados o particulares que hubieran celebrado operaciones con éstos últimos; deberán ajustarse a lo establecido en el presente apartado; invariablemente se marcará copia de conocimiento al CM y SCM.





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El oficio tendrá las particularidades que se indican a continuación:

a) En la parte superior izquierda (ajustado a los márgenes) se insertará el Escudo Oficial de la CMHALDF.

b) Los márgenes laterales y superior e inferior serán de 2.5 cm.

c) En el extremo superior derecho se anotará el nombre completo de la CMHALDF, en mayúsculas, negritas, alineación justificada, interlineado sencillo, sangría izquierda de 8 cm y espacio posterior de 6 puntos. Si ocupa dos o más líneas, ninguna de ellas terminará en artículo, preposición o conjunción.

d) Nombre de la UA que emite el documento, en mayúsculas, negritas, alineación justificada, interlineado sencillo, sangría izquierda de 8 cm y espacio posterior de 6 puntos. Si ocupa dos o más líneas, ninguna de ellas terminará en artículo, preposición o conjunción.

e) Clave de identificación precedida por la expresión “OFICIO NÚM.”, en mayúsculas, negritas, alineación justificada, interlineado sencillo, sangría izquierda de 8 cm y espacio posterior de 6 puntos (ver el Capítulo 6).

f) Debajo de la clave de identificación se anotará la expresión “ASUNTO:”, en mayúsculas, negritas, alineación justificada, interlineado sencillo, sangría izquierda de 8 cm, y francesa de 2 cm y en seguida una descripción breve del tema que trata el oficio, en mayúsculas y minúsculas, blancas, con espacio posterior de 6 puntos.

g) Fecha (día, mes y año) de emisión del documento en mayúsculas y minúsculas blancas, alineación justificada, sangría izquierda de 8 cm con espacio posterior de 6 puntos.

h) Nombre y puesto del (de los) servidor(es) público(s) a quien(es) va dirigido el comunicado y la expresión “PRESENTE(S)”, en mayúsculas, negritas, alineación izquierda, interlineado sencillo, espacio posterior de 24 puntos y sin sangría.

i) El texto del oficio es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa; se escribirá con





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alineación justificada, interlineado sencillo, sin sangría, con espacio posterior de 12 puntos.

j) Al término del texto deberá anotarse la expresión “ATENTAMENTE” y debajo de ésta, el puesto de quien suscribe el oficio en mayúsculas, negritas, alineación izquierda, interlineado sencillo, sin sangría, y espacio posterior mínimo de 54 puntos.

k) Nombre completo del servidor público que emite el oficio.

l) Las abreviaturas c.c.p.- (con copia para) se escribirán en minúsculas, negritas, después del último punto un guión y en seguida, el nombre completo de la persona a quien se envía la copia en mayúsculas, negritas, coma; el cargo del servidor público, en mayúsculas y minúsculas, punto y guión; la expresión “Presente”, en mayúsculas y minúsculas, punto y guión; y la expresión “Para su conocimiento”, en mayúsculas y minúsculas. El párrafo completo se escribirá en 8 puntos.

m) Cuando se dé respuesta a un oficio, se deberán enviar copias de conocimiento a las personas señaladas en el escrito que se responde.

n) El último renglón se integrará por las siglas del titular de la UA o área que emite el comunicado, una diagonal, las siglas del responsable de la elaboración (ambas en mayúsculas), una diagonal y las siglas de quien transcribió el documento en minúsculas; en su caso, se hará referencia al número de comunicado al que se da respuesta.

Los oficios que se emitan al exterior de CMHALDF, adicionalmente deberán ajustarse a lo establecido en los previsto por los Lineamientos para la Elaboración, Validación, Aprobación y Envío de los Oficios de Inicio de Auditorías y Personal Comisionado, Manual para la Emisión, Seguimiento y Atención de Medidas Preventivas Derivadas del Informe Previo, Lineamientos para la Confronta de Resultados de Auditoría, Procedimiento para la Presentación, Revisión y Aprobación del Informe Final de Auditoría, Manual para la Emisión, Seguimiento y Atención de Recomendaciones, Manual de Procedimientos para la Emisión y Promoción de Acciones y Lineamientos para la Elaboración del Oficio de Solicitud de Información y Documentación Relacionada con Resarcimientos Directos; en lo conducente.





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Ejemplo:






México, D.F., ___ de __________ de _______.

NOMBRE PUESTO P R E S E N T E Texto Despedida ATENTAMENTE PUESTO DE QUIEN SUSCRIBE

NOMBRE COMPLETO DE QUIEN EMITE EL OFICIO c.c.p.- NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO, Puesto.-Presente.- Para su conocimiento. MCR/ABG/cfr Ref. SCM/10/348





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5.3. NOTA INFORMATIVA

La nota informativa es el documento oficial redactado en forma ejecutiva; que comunica el avance o situación actual de un asunto en particular o de las actividades encomendadas.

La nota informativa podrá ser emitida al interior de la UA o al exterior de la misma por cualquier servidor público de mando medio o superior a servidores públicos del mismo nivel o superior a ellos.

La nota informativa tendrá las características que se indican a continuación:

a) Se usará tarjeta medio oficio de acuerdo con la trascendencia de la información que contenga.

b) Los márgenes laterales serán de 2 cm y el superior e inferior de 1.5 cm; sin embargo, éstos podrán aumentar o disminuir hasta ½ cm según la extensión del texto.

c) En la parte superior izquierda (alineado a los márgenes) se insertará el logosímbolo de la CMHALDF y en la parte superior derecha; según sea el caso, se anotará la denominación de la UA o área que elaboró la nota. En mayúsculas, negritas, sangría izquierda de 6.5 cm y espacio posterior de 6 puntos.

d) Se identificará con la leyenda NOTA INFORMATIVA en mayúsculas, negritas, sangría izquierda de 6.5 cm y espacio posterior de 24 puntos.

e) Se anotará la fecha (día, mes y año) con alineación derecha y espacio posterior de 18 puntos.

f) Nombre completo del servidor público a quien va dirigida la nota informativa precedida por la expresión “PARA:” y debajo el puesto del servidor público a quien va dirigida la nota.





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g) El nombre completo del servidor público que suscribe la nota informativa precedida por la expresión “DE:” y debajo el puesto del servidor público que suscribe la nota.

h) La nota informativa se redactará en forma ejecutiva y podrá hacerse referencia al número de anexos que la soporten.

i) Al término del texto deberá anotarse la expresión “ATENTAMENTE”.

j) Las abreviaturas c.c.p. (con copia para) se escribirán de la misma manera que en los oficios.

k) En espacio posterior, ajustado al margen derecho, las siglas de elaboración, las cuales se integrarán de igual manera que en los oficios.

l) Cuando se dé respuesta a una NOTA INFORMATIVA, se deberán enviar copias de conocimiento a las personas señaladas en el escrito que se responde.

m) En el margen inferior izquierdo de la nota informativa se incluirá la clave de identificación de la unidad emisora, en mayúsculas, negritas, alineación justificada, interlineado sencillo, sangría izquierda de 8 cm y espacio posterior de 6 puntos (ver el Capítulo 6).

n) En espacio posterior, ajustado al margen derecho, la clave de identificación del comunicado al que se da respuesta y las siglas del titular de la UA o área que emite el comunicado, una diagonal, las siglas del responsable de la elaboración (ambas en mayúsculas), una diagonal y las siglas de quien transcribió el documento en minúsculas; en su caso, se hará referencia al número de comunicado al que se da respuesta.





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Ejemplo



DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA

D E L D I STR I TO F E D E R A L

NOMBRE DE LA DIRECCIÓN GENERAL QUE EMITE LA NOTA

NOMBRE DE LA DIRECCIÓN DE ÁREA QUE EMITE LA NOTA

NOTA INFORMATIVA

México, D.F., ____ de __________ de _____.

PARA: NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO A QUIEN VA DIRIGIDA PUESTO

DE: NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE LA SUSCRIBE PUESTO

Texto

Despedida

ATENTAMENTE

c.c.p.- NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO, Puesto. Presente. Para su conocimiento.

AMS/NI/10/015 Ref. SCM/10/348 MCR/ABG/cfr





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5.4. MEMORÁNDUM

El memorándum es el documento oficial redactado en forma breve, relacionado con un asunto particular, en donde se expone algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado caso, como puede ser una recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc, el cual podrá ser emitido al interior de la UA o al exterior de ésta por cualquier servidor público de mando medio, superior u otro de su mismo nivel o superior.

El memorándum entre otras cuestiones, es útil para comunicarse entre áreas, con la intención de informar o solicitar algo.

El memorándum tendrá las características que se indican a continuación:

a) Se usará hoja tamaño carta.

b) Los márgenes laterales serán de 2 cm y el superior e inferior de 1.5 cm sin embargo, éstos podrán aumentar o disminuir hasta ½ cm según la extensión del texto.

c) En la parte superior izquierda (alineado a los márgenes) se insertará el logosímbolo de la CMHALDF y en la parte superior derecha, según sea el caso, se anotará la denominación de la UA o área que elaboró el comunicado, en mayúsculas, negritas, sangría izquierda de 6.5 cm y espacio posterior de 6 puntos.

d) Se identificará con la leyenda MEMORÁNDUM, en mayúsculas, negritas, sangría izquierda de 6.5 cm y espacio posterior de 24 puntos.

e) Se anotará la fecha (día, mes y año) con alineación derecha, y espacio posterior de 18 puntos.

f) Nombre completo del servidor público a quien va dirigida el memorándum precedido por la expresión “PARA:” y debajo el puesto del servidor público a quien va dirigido el memorándum.





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g) El nombre completo del servidor público que suscribe el memorándum precedido por la expresión “DE:” y debajo el puesto del servidor público que suscribe el memorándum.

h) El memorándum se redactará en forma breve y podrá hacerse referencia al número de anexos que lo soporten.

i) Al término del texto deberá anotarse la expresión “ATENTAMENTE”.

j) Las abreviaturas c.c.p.- (con copia para) se escribirán de la misma manera que en los oficios.

k) Cuando se dé respuesta a un MEMORÁNDUM, se deberán enviar copias de conocimiento a las personas señaladas en el escrito que se responde.

l) En el margen inferior izquierdo del memorándum se incluirá la clave de identificación de la unidad emisora, en mayúsculas, negritas, alineación justificada, interlineado sencillo, sangría izquierda de 8 cm y espacio posterior de 6 puntos (ver el Capítulo 6).

m) En espacio posterior, ajustado al margen derecho, se agregará la clave de identificación del comunicado al que se da respuesta y las siglas de elaboración, las cuales se integrarán de igual manera que en los oficios.





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Ejemplo:



DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA

D E L D I STR I TO F E D E R A L

NOMBRE DE LA DIRECCIÓN GENERAL QUE EMITE LA NOTA

NOMBRE DE LA DIRECCIÓN DE ÁREA QUE EMITE LA NOTA

MEMORÁNDUM

México, D.F., ____ de __________ de _____.

PARA: NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO A QUIEN VA DIRIGIDA PUESTO

DE: NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE LA SUSCRIBE PUESTO

Texto

Despedida

ATENTAMENTE

c.c.p.- NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO, Puesto. Presente. Para su conocimiento.

AMS/M/10/030 Ref. SCM/10/348

MCR/ABG/cfr





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6. CATÁLOGO DE CLAVES ADMINISTRATIVAS

La clave de identificación se entiende como una herramienta basada en códigos alfanuméricos, que permite identificar a la unidad administrativa emisora o receptora, o bien si es un comunicado interno o externo.

La clave de identificación de las circulares, oficios, notas informativas y memorándum será alfanumérica y estará integrada por las iniciales de la UA emisora, seguidas de una diagonal; los dos últimos dígitos del año en que se elabore el documento y una diagonal; así como el número que corresponda al documento a partir del 001. En el caso de las notas informativas y memorándums después de las siglas de la UA se anotarán las siglas NI o M, según corresponda.

Ejemplos:

Clave para Oficios y

Circulares de ser el caso

Clave para Notas Informativas

Clave para Memorándums

UA/ Área

CM/10/001 CM/NI/10/001 CM/M/10/001 Oficina del Contador Mayor

SP-CM/10/001 SP-CM/NI/10/001 SP-CM/M/10/001 Oficina del Secretario Particular del Contador Mayor

AP-A/CM/10/001 AP-A/CM/NI/10/001 AP-A/CM/M/10/001 Asesor Principal A del Contador Mayor

AP-B/CM/10/001 AP-B/CM/NI/10/001 AP-B/CM/M/10/001 Asesor Principal B del Contador Mayor

AP-C/CM/10/001 AP-C/CM/NI/10/001 AP-C/CM/M/10/001 Asesor Principal C del Contador Mayor





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UA/ Área

CRI/10/001 CRI/NI/10/001 CRI/M/10/001 Coordinador de Relaciones Institucionales

SCM/10/001 SCM/NI/10/001 SCM/M/10/001 Oficina del Subcontador Mayor

SPSCM/10/001 SPSCM/NI/10/001 SPSCM/M/10/001 Oficina del Secretario Particular del Subcontador Mayor

SET/10/001 SET/NI/10/001 SET/M/10/001 Oficina del Secretario Técnico

EL/10/001 EL/NI/10/001 EL/M/10/001 Oficina del Enlace Legislativo

APPD/10/001 APPD/NI/10/001 APPD/M/10/001 Dirección General de Auditoría Programática-Presupuestal y de Desempeño

ASC/10/001 ASC/NI/10/001 ASC/M/10/001 Dirección General de Auditoría al Sector Central

AOPE/10/001 AOPE/NI/10/001 AOPE/M/10/001 Dirección General de Auditoría a Obra Pública y su Equipamiento

AEPOA/10/001 AEPOA/NI/10/001 AEPOA/M/10/001 Dirección General de Auditoría a Entidades Públicas y Órganos Autónomos

AJU/10/001 AJU/NI/10/001 AJU/M/10/001 Dirección General





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UA/ Área

de Asuntos Jurídicos

AMS/10/001 AMS/NI/10/001 AMS/M/10/001 Dirección General de Administración y Sistemas





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EXPEDICIÓN

En cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 14, fracción XIII, de la Ley Orgánica de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal y el artículo 5o., fracción II, del Reglamento Interior de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, el Contador Mayor, Dr. David M. Vega Vera, expide la presente Guía para su debida difusión y observancia al interior de la Contaduría en la ciudad de México, Distrito Federal, a los once días del mes de marzo del año dos mil ocho.

El presente documento entrará en vigor al día hábil siguiente de su difusión en la CMHALDF.

Que la Dirección General de Administración y Sistemas, haga del conocimiento del personal de este órgano técnico de fiscalización este documento, a través del portal de intranet de la CMHALDF.

Queda sin efectos la Guía para la Elaboración de Oficios, Circulares y Notas Informativas, aprobada por el extinto Órgano Superior de Dirección en la sexta sesión ordinaria celebrada el día 11 de junio del dos mil uno.





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PRIMERA ACTUALIZACIÓN

Con fundamento en los artículos 14, fracciones XV y XXIII, de la Ley Orgánica de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal; y 5o., fracción II, inciso c), del Reglamento Interior de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, el Contador Mayor, Dr. David M. Vega Vera, aprueba y expide la primera actualización de la presente Guía para su difusión y observancia al interior de la Contaduría, en la Ciudad de México, Distrito Federal, a los cuatro días del mes de noviembre del año dos mil diez.

La presente actualización entrará en vigor a partir del día ocho de noviembre del año dos mil diez; la Dirección General de Administración y Sistemas la difundirá al interior de la Contaduría por medio del portal de Intranet de la CMHALDF, sección Normatividad.

(Rúbrica)

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Documents

AMS_GT_05