Amphia draagt zorg voor de toekomst

8/10/2019 Amphia draagt zorg voor de toekomst

http://slidepdf.com/reader/full/amphia-draagt-zorg-voor-de-toekomst 1/4

6 TOPDESK MAGAZINE - DECEMBER 2014

AMPHIA DRAAGT ZORG

VOOR DE TOEKOMST

Mirjam Spanjaardt en Richard Kamman van Amphia Ziekenhuis



Het Amphia Ziekenhuis is een van de grootste perifere, topklinische

ziekenhuizen in Nederland. Met twee locaties in Breda, een locatie

in Oosterhout en in Ettenleur is Amphia het enige ziekenhuis in

Breda en wijde omgeving. Binnen Amphia is er veel aandacht voor

kwaliteitszorg en certiceringen. Daarnaast verzorgt het ziekenhuis

opleidingen voor allerlei specialismen. Amphia is vooruitstrevend.

Dat blijkt ook uit het feit dat zij als een van de eerste ziekenhuizen

een groot Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) introduceerden.

Dit was een belangrijke stap naar een hogere kwaliteit van zorg

en patiëntenveiligheid. Ook als het gaat om het stroomlijnen van

de informatievoorziening blijft Amphia verbeteren. Het ziekenhuis

streeft naar een optimale informatievoorziening met zo min

mogelijk applicaties. Dit was een belangrijke reden om TOPdesk

ziekenhuisbreed uit te rollen.

Eén systeem voor incidentregistratie

Amphia is onderverdeeld in zogenaamde zorgkernen en kenniskernen.

Alle zorgafdelingen van het ziekenhuis vallen binnen de zorgkernen.

De kenniskernen bestaan uit de ondersteunende afdelingen. De

kenniskern Informatie en Medische Technologie (IMT) ging in 1997

als eerste afdeling met TOPdesk als incidentmanagement-systeem

aan de slag.

Mirjam Spanjaardt, Afdelingshoofd Applicatiemanagement IMT,

vertelt over het gebruik van TOPdesk binnen de kenniskern: ‘Wij

gebruiken TOPdesk voor alles: van de meest simpele dingen als

vergeten wachtwoorden tot de meest ingewikkelde zaken, zoals

apparatuur die niet meer werkt. In de meeste gevallen moeten we

uitzoeken of we het probleem binnen onze eigen kenniskern kunnen

oplossen, of dat we het moeten escaleren naar een tweede partij.’

Binnen IMT wordt intensief gebruikgemaakt van TOPdesk als

incidentregistratie-systeem. Richard Kamman, Manager Kenniskern

IMT, illustreert dit: ‘Bij de introductie van het EPD gingen alle

incidentregistraties via TOPdesk. In de implementatieperiode ging

de teller zelfs naar vijfduizend meldingen per maand. Nu is dat

teruggelopen naar tweeduizend per maand.’ Niet alleen meldingen

het gebied van ICT, maar ook alle vragen omtrent P&O en huisvestin

gaan binnen Amphia allemaal via TOPdesk.

Een applicatie die het leven makkelijker maakt

De kenniskernen IMT, P&O, Huisvesting en EPD/Medische- en

Bedrijfsinformatie werken al met TOPdesk als servicemanagement-

applicatie. Daarmee is TOPdesk een cruciaal systeem geworden,

waarin alle processen samenkomen. De kenniskern Facilities is nu

bezig met de overstap naar TOPdesk als FMIS. Ook de laboratoria

zullen de overstap op termijn maken.

Kamman vertelt: ‘We zijn steeds op zoek naar applicaties die ons

leven gemakkelijker maken. De applicaties die we uiteindelijk kiezen

willen we zo grootschalig mogelijk invoeren, zodat er geen versnipp

applicatielandschap ontstaat. Dit is een belangrijke reden geweest o

TOPdesk bedrijfsbreed uit te rollen. De gehele keten moet uiteindeli

vanuit één bron gaan werken, zodat het samenwerken gemakkelijk

wordt. Daarnaast is de zorg dermate verweven dat we het ons niet

kunnen permitteren om in verschillende systemen te werken.’

Het gemak van samenwerken in één tool

Het samenwerken in één systeem blijkt buitengewoon goed te gaan

Kamman: ‘We zien steeds meer verbanden ontstaan. Voorheen was

het bijvoorbeeld zo dat als er een nieuwe medewerker in dienst

kwam, er een hele stroom aan papierwerk volgde. Als er nu een

nieuwe medewerker in dienst komt, leggen we dit proces in één kee

vast in TOPdesk. Er wordt een serie van gebeurtenissen aangemaakt

die er meteen voor zorgt dat de juiste acties plaatsvinden. Als

deze medewerker dan daadwerkelijk in dienst treedt, is zijn e-mail

aangemaakt en kan hij direct aan de slag. Hetzelfde proces geldt vo

een uitdiensttreding. Een actie bij P&O heeft dus een directe actie t

gevolg bij ICT en vice-versa. Zo bouwen we TOPdesk steeds weer uit

Efciënter werken

Een van de belangrijkste redenen waarom Amphia zijn processen

heeft ondergebracht in één servicemanagement-applicatie is

efciëntie. ‘Iedereen had zo zijn eigen stokpaardje, maar als wij niet

hadden ingegrepen was de kans groot dat er meer vergelijkbare too

aangeschaft zouden worden’, vertelt Kamman.

Voor Amphia is TOPdesk hét incidentmanagement-systeem

voor heel veel applicaties. Naast TOPdesk heeft Amphia een

Amphia Ziekenhuis is een vooruitstrevend

ziekenhuis waar de kwaliteit van zorg

hoog in het vaandel staat. Om goede zorg

ook in de toekomst te kunnen blijvenwaarborgen, zet Amphia in op één tool

voor alle ondersteunende afdelingen. Zo

stroomlijnen ze niet alleen de interne

processen, maar zijn ze vooral ook de

eindgebruiker beter van dienst.

TEKST: MILOU SNATERSE FOTOGRAFIE: AAD HOOGENDOORN

KLANT IN BEELD



8 TOPDESK MAGAZINE - DECEMBER 2014

groot ERP, CareCTRL, geïntroduceerd waarin alle meldingen binnenkomen met

betrekking tot medische apparatuur. Met beide applicaties wil het ziekenhuis de

informatievoorziening zo optimaal mogelijk inrichten.

Kamman: ‘Uiteindelijk willen we graag een koppeling tussen TOPdesk en CareCTRL,

zodat alle meldingen die in CareCTRL worden geregistreerd met TOPdesk worden

gesynchroniseerd. Alle incidentregistraties en middelen moeten op den duur in

TOPdesk terechtkomen, zodat we één registratieschil hebben. Op deze manier wordt

het bundelen van vragen in de toekomst nog eenvoudiger.’

Blijven verbeteren

Een van de eerstvolgende stappen zal het in gebruik nemen van de SelfServiceDesk

zijn. Kamman: ‘In een ziekenhuis heeft iedereen altijd haast. Als de telefonische

helpdesk niet direct bereikbaar is, melden mensen hun problemen later of zelfs niet .

En dat is iets wat wij niet willen. Het is veel handiger als mensen via hun werkplek

zelf meldingen kunnen registreren. De gebruiker kan de melding registeren wanneer

het hem uitkomt; wij zien op onze beurt direct van wie de melding komt en hebben

alle informatie bij de hand om gericht te reageren. De piek bij de helpdesk zit nu aan

het begin van de dag. Daar zal met de ingebruikname van de SelfServiceDesk ook

verandering in komen. We zullen een enorme efciëntieslag gaan maken.’

Kamman vertelt dat hij TOPdesk niet ziet als een systeem voor de ondersteunende

afdelingen, maar vooral als een systeem voor de eindgebruiker. Spanjaardt vult aan:

‘Om die reden spreken wij niet meer van incidenten, maar van meldingen. Dit is voor

iedereen prettiger en makkelijker. Met Facilities erbij wordt de volgende stap naar een

gebruiksvriendelijk, integraal systeem voor de eindgebruiker gezet. We werken toe

naar meer ketenvorming, samenwerking en eenduidigheid.’

Met het oog op de toekomst

Amphia staat een grote verandering te wachten. In 2018 wordt een nieuw Amphia

Ziekenhuis in gebruik genomen. Er wordt gebouwd aan een toekomstbesteding,

modern ziekenhuis, waar de hoogste kwaliteit zorg geboden kan worden en waar veel

aandacht is voor een hoge kwaliteit van opleidingen. Een nieuw pand betekent veel

verhuizingen in het verschiet en een hoop veranderingen waar de ondersteunende

afdelingen mee te maken gaan krijgen. Kamman: ‘Een verandering van werkplek

heeft invloed op een kamernummer, een telefoonnummer en een nieuw IP-nummer.

Doordat straks alle processen in TOPdesk zitten, is het niet meer nodig allemaal

geïsoleerde acties uit te zetten; we zetten een keten aan acties uit waardoor de

efciëntie van onze inspanning wordt vergroot.’

Spanjaardt en Kamman hebben grote plannen voor de toekomst. ‘Waar wij naartoe

zouden willen, is dat eindgebruikers over een jaar of drie via een app op hun telefoon

meldingen kunnen registreren. Op basis van gps op de telefoon is dan meteen

duidelijk waar de aanmelder zich bevindt. Wellicht kan de aanmelder ook een foto

meesturen of met behulp van een barcode een object scannen. Als dit het scenario

is van de toekomst, betekent dit dat iemand in een paar seconden een probleem

kan doorgeven. En dat wij het aan de achterkant vervolgens heel makkelijk kunnen

afhandelen.’

Alles zo eenvoudig mogelijk maken voor de eindgebruiker, zodat hij gemakkelijk zijn

probleem kan melden. Dat is het streven van Amphia.



TOPDESK MAGAZINE - DECEMBER 2014

Tips van Amphia

Bij het samengaan van verschillende ondersteunende afdelingen

komt veel kijken. Kamman en Spanjaardt geven tips voor een

succesvolle integratie:

Denieer het probleem. Bekijk daarna wat de beste

oplossing is: kan TOPdesk uitkomst bieden?

Begin tijdig met het scholen van mensen. Maak bijscholing

onderdeel van het project. Hoe meer bekendheid er is met

het product, hoe meer draagvlak binnen de organisatie.

Zorg ervoor dat het functioneel beheer direct goed is

ingericht. De kennis die je opdoet tijdens een traject is

cruciaal voor het functioneel beheer. Want bij de keuzes

voor het inrichten van de tool, maak je ook de keuzes voo

functioneel beheer.

Stel je open voor verandering, want uiteindelijk moet je met

elkaar kunnen samenwerken. Een veto hebben werkt niet.

Onthoud te allen tijde dat je te maken hebt met een

gebruikersproject. De eindgebruikers moeten ermee aan

de slag gaan. Benader het project daarom niet als een

technisch proces, maar blijf dicht bij de gebruikers en

laat hen nadenken over het probleem en een mogelijke

oplossing.

Zorg ervoor dat je elkaar begrijpt. Er kan bijvoorbeeld

gemakkelijk miscommunicatie ontstaan met een

leverancier. Stel eventueel een begrippenlijst op. Dan is

het voor iedereen duidelijk of bijvoorbeeld een melding

hetzelfde is als een incident.

1

2

3

4

5

6

WE KUNNEN HET ONSNIET PERMITTEREN

OM IN VERSCHILLENDESYSTEMEN TE WERKEN

Richard KammanManager Kenniskern IMT

Documents

Amphia draagt zorg voor de toekomst