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PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS
ALPRIGRAMA LTDA
CODIGOSGSSOA-PR-06
VERSION 00
PAGINA 1 DE 7
1. OBJETIVO:Establecer la metodología para la identificación de No Conformidades dentro del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional que permita tomar las acciones correctivas y/o
preventivas apropiadas para la solución de las mismas.
2. ALCANCE:Aplica a la identificación y corrección de las No conformidades detectadas ya sea de gestión
de procesos, seguimiento a productos no conformes, procesos que garanticen el control de
los riesgos a la salud y la seguridad. Este procedimiento tiene relación con:
OHSAS 18001: 4.5.2 Accidentes, incidentes, no conformidades y acciones correctivas y
preventivas.
3. RESPONSABILIDADES: Es responsabilidad del Delegado del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
Ocupacional aplicar las pautas dadas en este procedimiento.
Es responsabilidad de todo el personal de ALPRIGRAMA, identificar las no conformidades
que se generen en cada uno de los diferentes procesos, actividades y servicios, e informar
al responsable del proceso la no conformidad detectada.
Es responsabilidad de cada uno de los encargados de los procesos implementar las
diferentes acciones correctivas y/o preventivas necesarias para el mejoramiento continuo
de los diferentes procesos actividades y servicios de la Organización.
4. DEFINICIONES: PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.
NO CONFORMIDAD (NC): Incumplimiento de un requisito. Cualquier desviación de las
normas de trabajo, prácticas, procedimientos, regulaciones, desempeño del Sistema
Integral, etc. Que pueda llevar, directamente o indirectamente, a una lesión o enfermedad,
a un daño de propiedad, del lugar de trabajo, o a una combinación de éstos.
REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una no conformidad.
ACCION CORRECTIVA (AC): Acción tomada para eliminar la causa de una no
conformidad detectada u otra situación indeseable.
ACCION PREVENTIVA (AP): Acción tomada para eliminar la causa de una no
conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
EFICACIA: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.
S&SO: Seguridad y salud ocupacional
DESEMPEÑO AMBIENTAL Y S&SO: Resultados medibles de la gestión que hace una
organización de sus aspectos ambientales y riesgos de S&SO.
INCIDENTE: Evento(s) relacionado(s) con el trabajo, en el que ocurrió o pudo haber
ocurrido lesión o enfermedad, o víctima mortal.
RIESGO: Combinación de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(os) o
exposición(es) peligroso(os), y la severidad de una lesión o enfermedad que pueda ser
causada por el evento(os) o exposición(es).
ENFERMEDAD: Condición física o mental adversa identificable, que surge, empeora o
ambas, a causa de una actividad laboral, una actividad relacionada con el trabajo o
ambas.
5. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:
Diagrama de Proceso
Descripción:Respons
able
INICIOINICIO
Para detectar las diversas no conformidades encontradas dentro
de los procesos de la empresa se tendrán en cuenta las
siguientes fuentes de información:
Registros de auditorias internas
Quejas y reclamos de clientes externos e internos.
Registros de producto no conforme
Registros de inspección
Resultados de la revisión por la Gerencia
Revisión de los requisitos legales, de salud y seguridad
Reportes de incidentes
El no cumplimiento de los objetivos propuestos
Una vez sea detectada la No conformidad, es responsabilidad de
todos los empleados de la Organización informar a los
Coordinadores de proceso (Jefe inmediato) sobre esta para que
se le de su respectivo tratamiento.
_Emplea
do de la
Compañí
a
_Delegad
o del
proceso
De acuerdo al tipo de NC detectada (de calidad en proceso o
producto o de seguridad, o salud), es responsabilidad del
Responsable del proceso informar al Delegado del Sistema de
Gestión de SYSO para proceder a su apertura en el Reporte de
Acciones Correctivas y/o Preventivas (SGSSO-FO-02). El
Reporte debe ser solicitado al Delegado de SYSO quien registra
el consecutivo de la No conformidad, el proceso al cual le aplica,
la fecha de apertura y la fuente. A continuación proceden a
redactar el problema encontrado en la correspondiente casilla.
En esta se aclarara puntualmente cual es el incumplimiento y de
que requisito, en caso de ser una NC potencial se redactara
describiendo el problema detectado y cual seria la no
conformidad futura que este problema generaría.
El Delegado de SYSO junto con quien reportó la No conformidad
entregan dicho registro al Responsable del proceso al que le
aplica dar solución a la misma.
_
_Delegad
o de
SYSO
_Respon
sables de
proceso
A partir del momento en el que se recibe el Reporte (SGSSO - _Respon
1. Identificación
de no
2. Apertura de no
conformidades
FO-02) el Delegado y/o responsable del proceso cuenta con una
semana para reunirse con el personal que considere necesario,
para analizar la No conformidad reportada, evaluar la necesidad
de implementar corrección, acciones correctivas o preventivas,
detectar la causa real de la No conformidad y establecer el Plan
de acciones a implementar, dejando el registro de todo lo anterior
en el Reporte de Acciones Correctivas y/o Preventivas (SGSSO -
FO-02
Nota 1: Todos los reportes de acciones correctivas deberán
llevar adjunto análisis causas, utilizando las herramientas
(Análisis bajo los (5)`S Porqués SGSSO -FO-15 , Diagrama de
causa y Efecto SGSSO-FO-04, etc.) dejando evidencia de esta
en un formato anexo al Reporte.
sable de
proceso
Una vez analizadas las posibles causas de la No conformidad, se
procede a determinar que acciones correctivas o preventivas se
tomaran. La acción o acciones a tomar se registran en el
Reporte de Acciones Correctivas y/o Preventivas SGSSO -FO-
02), indicando el plazo y el responsable de llevar a cabo la
acción propuesta.
_Respon
sable de
proceso
junto con
el equipo
de
trabajo
Luego de haber transcurrido la semana posterior a la apertura
del Reporte de no conformidad, es responsabilidad del Delegado
del Sistema de Gestión o el Auditor realizar el seguimiento al
mismo, verificando que se haya establecido la causa de la No
conformidad y el plan de acciones a ejecutar. De acuerdo a las
fechas del plan de acción, en la sección de “Seguimiento al
reporte” del Reporte de Acciones Correctivas y/o Preventivas
(SGSSO -FO-02) establece la fecha en la cual realizará el
seguimiento al resultado de cumplimiento de las acciones y el
_Delegad
o del
Sistema
de
Gestión
de SYSO
_Auditor
interno
3. Análisis de las Causas:
4. Establecimiento de las acciones
a tomar:
5. Seguimiento inicial a la No
posterior análisis de su eficacia.
El responsable del proceso encargado del cierre de la No
conformidad, realiza seguimiento y verificación del cumplimiento
del Plan de acciones correctivas y/o preventivas establecidas.
Los resultados de dicho seguimiento se registraran en el Reporte
de Acciones Correctivas y/o Preventivas (SGSSO -FO-02).
NOTA: Dichas acciones se deben tomar en el menor tiempo
posible, para evitar que perjudiquen las actividades, el Delegado
de SYSO tendrá la responsabilidad de evaluar el tiempo para
medir la eficacia de acuerdo de acuerdo al ANEXO 1 que esta al
final del procedimiento.
_
Delegado
del
Sistema
de
Gestión
de SYSO
-
Respons
able del
proceso
Es responsabilidad del Delegado del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud Ocupacional junto con el Auditor, una vez
cumplida la fecha de verificación de la implementación de las
acciones, hacer seguimiento a su cumplimiento y registrar el
resultado en el Reporte de Acciones Correctivas y/o Preventivas
(SGSSO -FO-02).
Una vez verificado el cumplimiento total del Plan de acciones, el
Delegado del Sistema de SYSO toma el registro y lo archiva para
el posterior análisis de la eficacia de las acciones tomadas.
_
Delegado
del
Sistema
de
Gestión
de SYSO
_Auditor
interno
El Delegado del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
Ocupacional o el Auditor y el Responsable del proceso analizan
los resultados obtenidos del seguimiento a las acciones
implementadas para verificar si fueron eficaces o no. (Se
eliminó o se previno la ocurrencia de la no conformidad).
Cuando la acción (s) tomada no cumple con el objetivo propuesto
el Delegado del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
Ocupacional junto con el Responsable del proceso afectado y el
personal que se crea necesario analizan nuevamente la No
_
Delegado
del
Sistema
de
Gestión
de SYSO
_Auditor
interno
6. Implementaci
ón de la
7. Seguimiento cumplimiento
8. Análisis de Resultados y verificación de eficacia
conformidad y establecen un nuevo Plan de acciones que
permita la eliminación y/o prevención de esta. Los análisis de los
anteriores resultados se registran en el Reporte de Acciones
Correctivas y/o Preventivas (SGSSO -FO-02) indicando el estado
de la No conformidad.
_Respon
sable del
proceso
Luego de determinarse que el plan de acciones fue eficaz, el
Delegado del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
Ocupacional o Auditor registran el resultado de la eficacia en el
Reporte SGSSO -FO-02firma e indica la fecha de evaluación
permitiendo así el cierre de la No conformidad.
Delegado del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
Ocupacional archiva el Reporte de Acciones Correctivas y/o
Preventivas SGSSO -FO-02) con sus respectivos soportes de
evidencia en la AZ correspondiente.
_
Delegado
del
Sistema
de
Gestión
de SYSO
En caso de ser necesario modifica la documentación
correspondiente de acuerdo a los cambios dados en el Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional por la
implementación de los planes de acción de la No conformidad
tratada. Se procede según Procedimiento de Control de
documentos (SGSSO -PR-06).
_
Delegado
del
Sistema
de
Gestión
de SYSO
FIN
6. RECURSOS UTILIZADOS:
Personal que desempeña funciones que incidan en el cumplimiento de las actividades de
la organización.
Papelería
9. Cierre de las No
conformidade
FIN
10. Ajustes al SGSSO
Recursos financieros
Computador con Procesador de Palabras Word.
7. DOCUMENTOS RELACIONADOS:
Reporte de Acciones Correctivas y/o Preventivas SGSSO -FO-02
Procedimiento de Control de documentos SGSSO -PR-06
ANEXO 1: COMO PRIORIZAR EL CIERRE DE LAS NO CONFORMIDADES:
Para establecer los tiempos para el seguimiento de las AC/AP se debe tener en cuenta:
0. La siguiente tabla le permite establecer algunos requisitos para que después de que el
responsable de la AC/AP establezca el plan de acción con el cual le dará cierre al
reporte, el responsable de hacer el seguimiento priorice de acuerdo a:
En caso de que el plan de acción identifique dos o más criterios establecidos en la
siguiente tabla dentro de la misma acción, los tiempos para desarrollar el plan de acción
en su totalidad no deben superar los 30 Días calendario. En caso de que el plan de acción identifique uno o cero criterios establecidos en la
siguiente tabla dentro de la misma acción, los tiempos para desarrollar el plan de acción
en su totalidad no deben superar los 180 Días calendario.
Criterio Criterio
Los costos derivados no supera (1) un SMMLV.
Generó o puede generar accidentes o multas.
Se ha presentado más de una vez.
Queja del cliente o la comunidad.
Afecta un requisito completo de la Norma ISO 9001, ISO 14001 y/o OHSAS 18001.
Genero alto impacto al medio ambiente.
