Upload
hadiep
View
215
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014
1Prof. Dr. Barbara Thönssen
EA – DMS – RM – IIM – ECM
Prof. Dr. Barbara Thönssen, Fachhochschule Nordwestschweiz, Hochschule für Wirtschaft, MSc Wirtschaftsinformatik
Mitgliederversammlung des Fachverband Informationstechnologie in Sozialwirtschaft und Sozialverwaltung e.V.
Prof. Dr. Barbara Thönssen
an einem Tag wie heute
ALLES
24.11.2014
Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014
2Prof. Dr. Barbara Thönssen
Prof. Dr. Barbara Thönssen
an einem Tag wie heute
Vielfalt an medialer und technischer Repräsentation
Vielfalt an Beziehungen zwischen Informationsobjekten
Vielfalt von Versionen
ALLES
muss noch Blumen kaufen
ganz unterschiedliche Geschäftsrelevanz
Sie brauchen nur die richtige Software dann geht alles wie von selbst!
34.11.2014
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Agenda
Das Märchen von den 10 Stolpersteinen
4
Barbara Thönssen
4.11.2014
Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014
3Prof. Dr. Barbara Thönssen
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Es war einmal
eine Verwaltung, deren Mitarbeitende täglich hohe Akteberge erklimmen mussten und oftmals vor lauter Papier kein Dokument mehr sahen. Da beschlossen sie, einen Ausweg zu suchen und machten sich auf den Weg. Doch überall lagen riesige Stolpersteine und sie wussten nicht, wie sie die umgehen sollten …
54.11.2014
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Informatik-Chef
Es begab sich …
in einer Informatikabteilung
B.It
Nr. 3
DMS
Geschäftsleitung
J.Ung
B.It
IResInformations- und Recordsmanagementsystem
H. Altherr F. Mann
PL
K. Bär
ILM EA
ECM
WfMSNr. 2
Nr. 1
4.11.2014
Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014
4Prof. Dr. Barbara Thönssen
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Ambiguität der Begriffe
DRTCMS
DMSIDM
CSCW
ILM
EDMS
EIM
KM
IMS
EA
ICM
ECM
RMS
WfMS
7
Nr. 1
• unklare Begrifflichkeit• unklare Vorstellungen• unklare Erwartungen
BPMN
4.11.2014
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Die nackte Wahrheit über Projektmanagement
1. Projekte lösen keine Probleme
2. Ein Projektleiter leitet keine Projekte- ein Zitronenfalter faltet ja auch keine Zitronen
Nr. 2
84.11.2014
Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014
5Prof. Dr. Barbara Thönssen
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Gesamtkonzeption des Informationsmanagements (IM)
10
Ziele des IM festlegen
Voraussetzungen für das IM schaffen
mit Unternehmenszielen abgleichen
Gesamtkonzept IM erstellen
ICT Unterstützung projektieren
Einführung des IM planen
Nr. 3
Schon auf den ersten paar Metern über drei Steine gestolpert? Da beschlossen die tapferen Verwaltungsangestellten RIM-TIM-TIM um Hilfe zu bitten. Und der fand auch sogleich einen Weg um die Stolpersteine herum …
4.11.2014
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Voraussetzungen für Informationsmanagement schaffen (1)
Informatikabteilung
InformationstechnologieHardware, Software, Netzwerke, Daten (Bits & Bytes)
- Speicherung- Inhalt- Gesetze
Fachabteilung
Informationsproduktion und –verwendungInhalt
- Inhalt- Speicherung- Gesetze
RechtskonformitätGesetze
- Gesetze- Speicherung- Inhalt
Rechtsabteilung/-kanzlei
SorgfaltspflichtKosten
- Speicherung- Inhalt- Gesetze
11
Mind Shift1. Verantwortlichkeit
4.11.2014
Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014
6Prof. Dr. Barbara Thönssen
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Beziehung zwischen Info-Governance und IT-Governance
(Johannsen o.D.)
«Im Kern fordert Information-Governance die Auseinander-setzung mit der Semantik derDaten. Daraus ergibt sich nahezu zwingend die Notwendigkeit zur Beurteilung des geschäftlichen Wertes von Daten und Informationen.
Diese liegt außerhalb derklassischen IT-Aufgaben, die vielmehr die Gestaltung und den Betrieb der Systeme, derdamit zusammenhängenden Rollen, Verantwortungen und Prozesse und auch derInformationsarchitekturen verlangen.”
12
Literatur Hinweis:ARMA International. Records and Information Management. Core Competencies. 2007
4.11.2014
Prof. Dr. Barbara Thönssen
ARMA International Maturity Model for Information Governance
13
GARP
4.11.2014
Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014
7Prof. Dr. Barbara Thönssen
Prof. Dr. Barbara Thönssen
The Generally Accepted Recordkeeping Principles® Health Checkup
144.11.2014
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Voraussetzungen für ein Informationsmanagement schaffen (2)
Daconta (2007)
15
Mind Shift2. Information ist
ein Produkt
4.11.2014
Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014
8Prof. Dr. Barbara Thönssen
Prof. Dr. Barbara Thönssen
“Retrieval – Gap”
16
• Fokus auf der Erledigung der Aufgabe – nicht auf der Dokumentation
• Fachperson – aber nicht für die Deskribierung/Beschreibung von Dokumenten
• Ablage der Dokumente nach ‘eigener Logik’ …
Erstellende Rechercherierende
• Fokus auf der Erledigung der Aufgaben – nicht auf der Suche
• häufig keine Fachperson für den Bereich –> andere Bedürfnisse bei der Suche nach Dokumenten
• Suche der Dokumente nach ‘eigener Logik’ …
4.11.2014
Prof. Dr. Barbara Thönssen
ca. 1/5 der Arbeitszeit wird unproduktiv genutzt
"According to our latest research Information Overload costs the U.S. economy a minimum of $900 billion per year in lowered employee productivity and reduced innovation. Despite its heft, this is a fairly conservative number and reflects the loss of 25% of the knowledge worker’s day to the problem. The total could be as high as $1 trillion"
Jonathan B. Spira (http://www.basexblog.com/2008/12/19/information-overload-now-900-billion-what-is-your-organizations-exposure/)
In Switzerland annual working time is on average 1920 hours and labour costs are 65 CHF per hour. Assuming, that 18% of the working time is used for searching, costs of CHF 22'000 per employee and year occur. If it would be possible to reduce the time for searching to 10% more then CHF 10'000 per employee and year could be saved. Dr. Pascal Sieber & Partners AG (Survey on: Information Overload: Now $900 Billion –What is Your Organization’s Exposure? 2008)
4.11.2014 17
Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014
9Prof. Dr. Barbara Thönssen
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Beispiele für Ziele, die ein DMS unterstützt
18
Für ein DMS als strategisches IuK-Produkt sprechen Ziele wie:• Kostenreduktion• Reduzierung
Dokumentendurchlaufzeit• Optimierung der
Geschäftsprozesse• Qualitätsverbesserungen
Dandl (1999)
4.11.2014
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Abgleich mit Unternehmenszielen
19
In der Verwaltung heisst das:Abgleich mit dem zu erfüllenden Auftrag.
Beispiel
4.11.2014
Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014
10Prof. Dr. Barbara Thönssen
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Informatik-Chef
Nachdem die Steine umgangen waren …
eine Informatikabteilung
GeschäftsleitungGeschäftsleitung
J.Ung
H. Altherr F. Mann K. Bär
IRes
“Pate”A. Link (Sachbearbeiterin)
Projektleiterin
“Chefsache”
4.11.2014
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Das Projekt beginnt
Brainstorming
22
Nr. 4
Viele DMS-Projekte scheitern. Einer der häufigsten Gründe dafür sind fehlende klare Zielsetzungen. Quelle: DMS-Stolpersteine umgehenhttp://www.topsoft.ch/de/dyn_output.html?&collectionpageid=329&content.void=1345
4.11.2014
Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014
11Prof. Dr. Barbara Thönssen
Prof. Dr. Barbara Thönssen
2 Arten von Zielen
Fuchs et al. (2002)
Projekt-Vorgehensziele
Systemziele
Ziele
Leistung-/Funktionalität
Qualität TermineWirtschaftlich-keit
Vorgehens-Methodik
Budget
•Zuverlässigkeit•Fehlerfreiheit•Bedienbarkeit
•Unterstützungd.Arbeitsprozesse
•Integration•Datenaustausch
•Rationalisierung•Kosten-einsparungen
•Erhöhung vonEinnahmen
•Beginn•Ende•Meilen-steine
•Personal•Sachmittel•externe
Berater
•Projekt-Organisation
•Werkzeug-Einsatz
•Qualitätssicherung
234.11.2014
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Projektdurchführung
IRes
Nr. 6
24
Projektrahmen: Projektvorgehen & Methode Projektplanung (genügend) Meilensteine Lieferobjekte Pufferzeit
Reporting Qualitätssicherung Projektorganisation Steuerungsausschuss Team (Externe) Spezialisten
Software-Lieferanten
Nr. 5
unrealistisch
4.11.2014
Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014
12Prof. Dr. Barbara Thönssen
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Die Projektgrösse bestimmen
ProjektumfangProjektinhalt
(Phasen)Budget
Ressourcen
Zeit
Rahmenbedingungen
Projektziel
254.11.2014
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Sinnvolle Projektphasen?
basierend auf: Stahlknecht & Hasenkamp 2002
IRM
26
Mind Shift3. Informations- und
Recordsmanagement ist eine Querschnittsfunktion
Organisation
4.11.2014
Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014
13Prof. Dr. Barbara Thönssen
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Sinnvolle Projektphasen!
27
Management
Kunde
Abt. 1 Abt.2 Abt. 4Abt. 3
Partner
ein (paar) Dokumenttypen
die medienbruchfrei im gesamten Prozess verwendet werden!
4.11.2014
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Budget
Support und Wartung
Software-Lizenzen
Konzept und Projekt-
durchführung
IST
Support und Wartung
Software-Lizenzen
Konzept und Projekt-
durchführung
SOLL
29
Organisation
ALLES
§
Konzeptund Projekt-durchführung
Kostenstruktur von Informations- und Recordsmanagment-Projekten
4.11.2014
IDEAL
Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014
14Prof. Dr. Barbara Thönssen
Prof. Dr. Barbara Thönssen
ZieleAnforderungen
PflichtenheftAusschreibung
AngebotShortlist
PräsentationenDiskussionen
Referenzbesuche
Test-Installation
Projekt-start
4 Wochen 6 Wochen 2 Wochen 3 Wochen 3 Wochen 2 Wochen
Evaluation
Aktuelle u.vollständigeAuskunfts-bereitschaft
Anzeige der wichtigstenDokumente zuerst
Elektronische Speicherung
kundenbezogener u. geschäftsrelevanter
Dokumente
Bildungelektronischer
Dossiers
20 Personengreifen gleichzeitig von 5 Standortenauf das selbe Dokument zu
Versionen-kontrolle
Ranking (Bewertung) von Treffern
Anzeigedes wichtigsten Dokuments zuerst
Logische Mehrfach-Zuordnung von Dok.
Ranking nach Term-vorkommen und Erstellungs-datum
Bildung von Haupt-und Neben-versionen
ziele
ngen
(warum?)
wie?)
Direkte Anzeige des wichtigsten (am höchsten gewichteten) Dokuments im Viewer
Paralleler Zugriff auf Dossiers und Dokumente
Zeit
4.11.2014
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Ressourcen
31
Quelle: http://www.baselland.ch/2007-302_4-htm.292929.0.html
_ Sachbearbeitende a
_ Sachbearbeitende e
_ Sachbearbeitende a
_ Sachbearbeitende b
_ Sachbearbeitende c
4.11.2014
Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014
15Prof. Dr. Barbara Thönssen
Prof. Dr. Barbara Thönssen
DatenDaten
TexteTexte BilderBilder VideoVideo
AudioAudio
Vielfalt von Informationen, Dokumenttypen, -arten und -formaten
32
Nr. 7
4.11.2014
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Informationsanalyse entlang Geschäftsprozessen
Wer brauchtwaswannwozu?
Was istwiewoverfügbar?
Wie kannwas suchbar gemacht werden?
334.11.2014
Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014
16Prof. Dr. Barbara Thönssen
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Informationsfluss in Prozessen
Produktbeschreibung
Marktdaten
Statistiken Quotierung
Entscheid derDirektion
Antrag anDirektion
Produkt-entwicklung
EntscheidDirektion
Versicherungs-bedingungen
Produkt-lancierung
Bedarfsanalyse
34
11.1 11.2 11.3 11.4
27.6
.dot
Dokumentart = Vorlage
Input
Dokumentart = Finitum
Output
4.11.2014
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Informationsfluss in Prozessen
Produktbeschreibung
Marktdaten
Statistiken Quotierung
Entscheid derDirektion
Antrag anDirektion
Produkt-entwicklung
EntscheidDirektion
Versicherungs-bedingungen
Produkt-lancierung
Bedarfsanalyse
35
11.1 11.2 11.3 11.4
27.6
dot
Zuordnung geschäftsrelevanterDokumente zu Aktivitäten
Vollständigkeit
Reduktion: nur was auch wirklich benötigt wird,
wird verwaltet!
4.11.2014
Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014
17Prof. Dr. Barbara Thönssen
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Lebenszyklus von Dokumenten
CRUaD
Unterschiedliche Versionen von Dokumenten• Inhalt & Format (> Versionierung &
Relationierung) Lebenszyklus ist unvollständig
• C von Dok 1291, 1292, 1293?• D von Dok 1290?• …
Dokumente werden in verschiedenen Prozessen/Aktivitäten benötigt
36
ErstellenNutzen• Lesen• ÄndernArchivierenLöschen
4.11.2014
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Vollständiger Lebenszyklus pro Dokumenttyp und -format
37
Aktivitäten eines Kern-Prozesses
Aktivität eines Support-Prozesses
4.11.2014
Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014
18Prof. Dr. Barbara Thönssen
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Von Dokumentenmanagement zu Recordsmanagement
38
Kernprozess
Supportprozess der Records-management Gruppe
4.11.2014
Prof. Dr. Barbara Thönssen
DatenDaten
TexteTexte BilderBilder VideoVideo
AudioAudio
Und der nächste Stein liegt schon bereit …
39
4712 ? ?
?
?
?
?
?
Nr. 8
4.11.2014
Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014
19Prof. Dr. Barbara Thönssen
Prof. Dr. Barbara Thönssen
DatenDaten
TexteTexte BilderBilder VideoVideo
AudioAudio
4712 4712
4712
4712
Und was ist mit ‘non-coded’ Dokumenten?
40
4712
4712
4712
4712
4712
4712
4712
4712
4712
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Informationsbeschreibung ist abhängig von Informationsform u. -format
Papier
Text
Audio
Video
Image
Mediale F
orm / F
ormat
Manuelle Metadaten-
vergabe
Information Extraction &
Automatic IndexingMetadatenHarvesting
FeatureExtraction
41
Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014
20Prof. Dr. Barbara Thönssen
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Formale, expliziteRegeln
Informelle Regeln
Kulturell verankerte Verhaltensmuster
HandlungsleitendeWertvorstellungen
Wir kommunizierenoffen …Wir haben alle den selben Informationsstand
Das hört ja nie auf …
42
Wie froh waren die tapferen Verwaltungsangestellten dass RIM-TIM-TIM ihnen half – denn schon lag der nächste Stein auf dem Weg
Nr. 9
“aber bestimmte Informationen behalte ich für mich …”
4.11.2014
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Projektkommunikation
Kommunikation während des Projekts• Information (News Letter, Intranet)• Kommunikation (Info Café, Round Table)• Anreize schaffen „Information Manager of the Month“,
Innovation Box, Quick Wins
IResInformation and Records
Management at its best
434.11.2014
Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014
21Prof. Dr. Barbara Thönssen
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Das Ende ist erst der Anfang ….
44
CRM
ERP
Legacy-Systeme
Nr. 10
4.11.2014
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Informationsmanagement umfasst unstrukturierte UND strukturiete Informationen
45
Quelle: http://www.ecm4you.ch
Enterprise Content Management
4.11.2014
Als die Prozesse laufen lernten 19.9.2014
22Prof. Dr. Barbara Thönssen
Prof. Dr. Barbara Thönssen
und so endet das Märchen
von der erfolgreichen Einführung eines Informations- und Recordsmanagement Systems. Und wenn die tapferen Verwaltungsangestellten noch nicht gestorben sind dann umgehen sie noch heute erfolgreich weitere Stolpersteine …
Graphik: http://moo.com/images/blog/g6.gif
Danke für Ihre Aufmerksamkeit!
Prof. Dr. Barbara Thö[email protected]
4.11.2014
Prof. Dr. Barbara Thönssen
Referenzen
47
Shankooh et al. (2008) K. A. Shahkooh, F. Saghafi, and A. Abdollahi, “A Proposed Model for E-government Maturity.” IEEE, 2008
European Commission (2010) European Commission, “The European eGovernment Action Plan 2011-2015.” Eurpean Commission, Brussels, 2010
OECD (2011), chapter 1 OECD, “Towards the next generation of public services,” in M-Government. Mobile Technologies for Responsive
Governments and Connected Societies, OECD Publishing, 2011
Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen, “RFID in NRW sieben Handlungsfelder Strategische Potenzialanalyse
für Politik und Verwaltung.”
Prins et al. (2011) C. Prins, D. Brodeders, H. Griffioen, A.-G. Keizer, and E. Keymolen, “iGovernment. Synthesis of WRR Report 86.”
Scientific Council for Government Policy (WRR), Amst, pp. 1–52, 2011.
Reiter (2003) Wilfried Reiter. Die nackte Wahrheit über Projektmanagement, Orell Füssli Verlag 2003
Dandl (199) Dandl, Jörg: Dokumenten-Management-Systeme. Eine Einführung (1999. S. 14)http://www.das-digitale-archiv.org/infolog/info/files/page33_6.pdf
Berndt et al. (2007) Oliver Berndt, Volker Halstenbach, Dietmar Weiß: Dokumentenmanagement n Deutschland 2007.http://www.competence-site.de/filedownload/cns-i?id=i_file_25873
Daconta (2007) Michael C. Daconta: Information as Product, 2007
Johannsen (o.D.) Johannsen: IT-Governance oder Information Governance? HMD Blog 17.02.2011)
Fuchs et al.. (2002) E.Fuchs, K.H. Fuchs, C.H. Hauri: Requirements-Engineering in IT, Braunschweig/Wiesbaden, 2002
Stahlknecht & Hasenkamp 2002 P.Stahlknecht, U.Hasenkamp: Einführung in die Wirtschaftsinformatik, 10. Auflage, Springer-Verlag 2002