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DIRECCION DE PREVENCION Y ATENCION DE EMERGENCIAS ______________________________________________________________________ Diagonal 47 No. 77B-09 Interior 11 PBX: 4297414 Fax 4109014 Bogotá D.C. Secretaría GOBIERNO ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA D.C. Bogotá, D.C., Julio 2 del 2003 RO-9694 Doctor HUGO LINARES GUTIERREZ Líder Equipo Auditoría ante FOPAE Contraloría de Bogotá D.C. Bogotá, D.C. REF : Rad. 1-2003-05010 Contraloría-1156-024 Respetado doctor: Atendiendo el oficio de la referencia, a continuación me permito dar respuesta al cuestionario de evaluación preliminar al sistema de control interno: PRINCIPIOS ETICOS Y VALORES INSTITUCIONALES 1. ¿ Conoce el código de ética de la entidad? Rta. Si. La Resolución 076/2003. 2. ¿ Cuales medios o elementos ha implementado la dependencia a su cargo para difundir el código de ética, lo podrán reconocer y asimilar? Rta. Si, para dar a conocer el código de ética se presentaron en reunión del equipo de trabajo y se le suministró una copia a cada uno de los contratistas que hacen parte de esta coordinación. 3. ¿ Cree usted que al ser cuestionado alguno de sus funcionarios respecto al código de ética, lo podrán reconocer y asimilar? Rta. Si, debido a que el código hace parte de los principios éticos sobre la conducta de cualquier funcionario. COMPROMISO Y RESPALDO DE LA ALTA DIRECCIÓN 4. ¿ Cuales son los medios que utiliza el nivel directivo, para promover y ejemplarizar el mejoramiento del sistema de control interno (SCI)? Rta. Si, los medios utilizados son las reuniones de equipos de trabajo que se realizan tofdas las semanas, divulgación mediante los medios que posee la entidad para tal fin como son las carteleras, el correo electrónico.

ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA D.C. DIRECCION DE PREVENCION Y ATENCION DE EMERGENCIAS · 2017-11-23 · DIRECCION DE PREVENCION Y ATENCION DE EMERGENCIAS _____ Diagonal 47 No. 77B-09 Interior

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Bogotá, D.C., Julio 2 del 2003 RO-9694

Doctor HUGO LINARES GUTIERREZ Líder Equipo Auditoría ante FOPAE Contraloría de Bogotá D.C. Bogotá, D.C.

REF : Rad. 1-2003-05010

Contraloría-1156-024

Respetado doctor: Atendiendo el oficio de la referencia, a continuación me permito dar respuesta al cuestionario de evaluación preliminar al sistema de control interno: PRINCIPIOS ETICOS Y VALORES INSTITUCIONALES 1. ¿ Conoce el código de ética de la entidad? Rta. Si. La Resolución 076/2003. 2. ¿ Cuales medios o elementos ha implementado la dependencia a su cargo para difundir el código de ética, lo podrán reconocer y asimilar? Rta. Si, para dar a conocer el código de ética se presentaron en reunión del equipo de trabajo y se le suministró una copia a cada uno de los contratistas que hacen parte de esta coordinación. 3. ¿ Cree usted que al ser cuestionado alguno de sus funcionarios respecto al código de ética, lo podrán reconocer y asimilar? Rta. Si, debido a que el código hace parte de los principios éticos sobre la conducta de cualquier funcionario. COMPROMISO Y RESPALDO DE LA ALTA DIRECCIÓN 4. ¿ Cuales son los medios que utiliza el nivel directivo, para promover y ejemplarizar el mejoramiento del sistema de control interno (SCI)? Rta. Si, los medios utilizados son las reuniones de equipos de trabajo que se realizan tofdas las semanas, divulgación mediante los medios que posee la entidad para tal fin como son las carteleras, el correo electrónico.

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5. ¿ Existe responsabilidad en cada uno de los funcionarios con el mejoramiento continuo del SCI y que instrumentos permiten medirlos para mejorar la gestión de su dependencia? Rta. Si, existe responsabilidad en cada contratista ya que en forma permanente se plantean esquemas y mecanismos para mejorar y/o optimizar los procesos del área. Los instrumentos que han permitido medir la gestión consisten en los indicadores de optimización de diferentes procesos como por ejemplo la disminución de tiempo en diferentes trámites al interior de la entidad, lo cual permite realizar una labor con mayor prontitud. 6. ¿ El nivel directivo está convencido que el SCI es un instrumento necesario para mejorar la gestión, explique que informes de control interno le han ayudado a la toma de decisiones? Rta. Si, el establecimientos de procedimientos para mejorar la gestión administrativa y ejecución de recursos. 7. ¿ Conoce actividades que se adelanten en su dependencia para rediseñar el SCI y de que manera usted ha aportado al mismo? Rta. Si, en forma permanente se está evaluando el funcionamiento de los diversos procesos administrativos y de ejecución de la inversión, que cumple la entidad y en la coordinación técnica se elaboraron y presentado observaciones para mejorar cada uno de los procesos. CULTURA DE AUTOCONTROL 8. ¿ Que actividades de sensibilización y capacitación sobre autocontrol se han desarrollado en su dependencia, demuestre la evidencia de las mismas? Rta. En este aspecto se ha trabajo el deber de la eficiencia, en lo referente a que cada funcionario debe desempeñar las funciones propias de su cargo en forma personal, con elevada moral y profesionalismo utilizando razonablemente el tiempo y procurando el rendimiento máximo y el ahorro de los recursos. La evidencia en este aspecto se muestra en la racionalización de los elementos y recursos destinados al cumplimiento de los objetivos de la entidad. 9. ¿ Los procedimientos técnicos y administrativos de su dependencia garantizan el auto control y por qué? Rta. Si, debido a que cada una de las actividades del área corresponden a procesos específicos los cuales han sido generados a partir del conocimiento y experiencia de los profesionales del área, lo cual garantiza el auto control. 10. ¿ Cree Usted que el SCI es diferente de la oficina de control interno, argumente su respuesta? Rta. Si, ya que el sistema cobija todos los procesos de la entidad por parte de sus integrantes mientras la oficina es una dependencia donde se controlan proceso por proceso.

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CULTURA DEL DIALOGO 11. ¿ El dialogo entre usted como coordinador del área y los funcionarios a su cargo es permanente y se ven los resultados, ejemplarice? Rta. Si, debido a las actividades que cumple el área existe un diálogo permanente con cada uno de los contratistas, se realizan reuniones semanales donde se tratan temas de interés del todo el grupo de trabajo, de tal manera que se establece una inter relación continua y reuniones individuales o con grupos mas pequeños dependiendo del objetivo de las actividades del are. Los resultados se ven en los productos que se generan en el área ya que están acordes con las políticas de la Entidad. 12. ¿ Las inquietudes laborales planteadas por usted o sus compañeros son atendidas y resueltas oportunamente por su jefe inmediato, explique los casos más frecuentes? Rta. Si, todas las inquietudes son atendidas y resueltas oportunamente, los casos más frecuentes corresponden a las respuestas y compromisos de la Entidad, ya que se debe cumplir con los tiempos establecidos en cada caso. 13. ¿La comunicación entre el Director, los coordinadores de áreas, contratistas, secretarias y demás funcionarios de la Entidad es oportuna? Rta. Si, es oportuna e inclusive existe un espacio de reuniones periódicas con todos los contratistas y funcionarios de la Entidad para información y actualización sobre las diferentes actividades que cumple la DPAE.. VALORACIÓN DEL RIESGO 1. ¿Existe un enfoque definido y asumido por la alta dirección para el desarrollo del control interno diseccionado al logro de los objetivos organizacionales.? Rta. Si, la alta dirección ha reestructurado el esquema de funcionamiento de la Entidad implementando el SCI en aras de cumplir los objetivos organizacionales. 2. ¿Promueve la alta dirección al nivel de coordinación, conciencia del control organizacional enfocado al riesgo? Rta. Si, la dirección permanentemente promueve la conciencia del control organizacional enfocado a riesgos mediante talleres y reuniones en los cuales se relaciona cada proceso al manejo de los riesgos.

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3. ¿Dentro de la coordinación existen estímulos al talento humano para hablar de riesgo y como es su manejo? Rta. Si, teniendo en cuenta que la entidad maneja el tema de los riesgos en la ciudad permanentemente se realizan discusiones entorno al tema para enriquecer el conocimiento, lo cual se traduce en el trabajo y los productos del área. 4. ¿ La administración ha iniciado el proceso de identificación de los riesgos tanto internos como externos? Rta. Si, en el año 2002 se inició el proceso de divulgación del tema en la entidad en cada uno de los procesos para lo cual se identificaron tanto los riesgo internos como externos. La oficina de planeación de la DPAE consolidó esta información. 5. ¿En los procesos o actividades ejecutados en la coordinación a su cargo, se identifican los factores de riesgo? En que casos. Rta. Si, en todos los procesos que ejecuta el área como son: la solicitud de información de riesgos, estudios de riesgos, conceptos de riesgos, diagnósticos técnicos, reportes de monitoréo de amenazas, información de acelerógrafos, guías técnicas y construcción de obras de mitigación se identificaron los factores de riesgo. Vér matriz de riesgos anexa. 6. ¿Conoce los mapas de riesgo tanto a nivel global como por áreas, procesos o actividades? Cuales son. Rta. Si, los mapas de riesgo se generaron a partir de cada una de las áreas de la entidad en las cuales se identificaron los riesgos por cada proceso que ejecuta el área y fueron consolidados por el área de planeación de la DPAE. 7. ¿Existe priorización de riesgos en su dependencia, al determinar el impacto potencial sobre los objetivos organizacionales y la posibilidad de ocurrencia de los mismos? Identifíquelos. Rta. Si, de acuerdo con las matrices de riesgo que se anexan por cada uno de los procesos se identificaron y priorizaron los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos organizacionales. 8. ¿Existe información sobre los hechos pasados y presentes que demuestren la ocurrencia de riesgos y está debidamente actualizada? Sopórtelo. Rta. No. 9. ¿Cuáles son las escalas de valoración del riesgo de su dependencia a cargo? . Rta. De acuerdo con las matrices de valoración del riesgo anexas, las escalas obtenidas de valoración del riesgo están comprendidas entre 0.8 a 2 que en términos cualitativos corresponde a un nivel de bajo a medio.

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10. ¿La coordinación a su cargo cuenta con matriz de riesgos actualizada, anéxela? . Rta. Si, la coordinación técnica cuenta con las matrices de riesgos por procesos las cuales se anexan a la presente comunicación. 11. ¿Se realiza seguimiento a esta matriz de riesgos. Con que frecuencia?. Rta. Si, el seguimiento se realiza en forma permanente en el momento de la formulación y seguimiento de los proyectos para tener en cuenta los riesgos asociados a cada uno de los procesos que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos. 12. ¿Se comparan las matrices de riesgo con las acciones que están operando y funcionando para establecer su pertinencia y validez? .Cuales han sido los resultados. Rta. No. 13. ¿Cuenta la dependencia con un sistema para medir el nivel de riesgos? Cual. Rta. Si, las matrices de riesgos por procesos se realizaron de acuerdo con la metodología propuesta por la secretaria de gobierno que incluye la identificación de los riesgos a los cuales está expuesta la entidad, los procesos o los productos. Posterior a la identificación, es necesario que por cada riesgo se identifique igualmente las medidas ejecutadas para mitigarlos o mantenerlos bajo control, es así como por cada riesgo, debe identificarse, en las condiciones actuales, que medidas se están aplicando para mantenerlos bajo control, indiferente de su importancia o frecuencia. La etapa siguiente es la valoración y priorización de cada uno de los procesos con base en los riesgos ya identificados en cada inventario por proceso y los controles o medidas de control y mitigación identificados. Finalmente se elaborará la matriz de riesgo, la cual se constituirá en el mapa de riesgos de los procesos y sobre la cual se definirán los planes de acción a seguir ya sea para controlarlos o para diseñar o fortalecer controles adecuados para mitigarlos. MANEJO DEL RIESGO 14. ¿En su dependencia se conocen los riesgos y se fijan mecanismos para minimizarlos?. Rta. Si, de acuerdo con la matriz de riesgos que se anexa se identificaron las medidas de control y una vez realizada la selección de las acciones más convenientes se realizó la preparación e implementación del plan, identificando responsabilidades, programas, resultados esperados, medidas para verificar el cumplimiento y las características del monitoreo, iniciando por aquellos riesgos con valoración superior en la MATRIZ DE RIESGOS.

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15. ¿Existe total compromiso por parte de la dirección para dar respuesta a los riesgos contemplados en la coordinación a su cargo?. Enúncielo Rta. Si, la Dirección está continuamente realizando el seguimiento al plan de acción de la entidad, incluyendo la verificación de los riesgos asociados a los procesos de tal manera que se garantiza la implementación de las medidas correctivas para cada caso. 16. ¿El plan de manejo de riesgos de su dependencia está integrado a los procesos y procedimientos de la entidad?. Rta. Si, tal como se mencionó anteriormente, las matrices de riesgos y el plan de manejo de riesgos se realizaron de acuerdo con la metodología propuesta por la secretaria de gobierno acorde con el plan de acción de la entidad y que fue consolidado por el área de planeación de la DPAE. 17. ¿El plan de manejo de riesgos se comunica y socializa con el talento humano de su dependencia?. Como. Rta. Si el plan de manejo se entrego a los ejecutores de estas actividades para su verificación e implementación. 18. ¿Se toman decisiones en torno al manejo de riesgo?. Cuales. Rta. Si, las decisiones que se han tomado son para corregir y mejorar los procesos como por ejemplo en el proceso de estudios, los términos de referencia se ajustaron de tal manera que las contrataciones cumplan con el cronograma y productos establecidos. MONITORÉO 19. ¿Se examina y verifica en tiempo real el resultado de la aplicación de las acciones de mitigación de los riesgos?. Rta. No. Esta pendiente realizar esta actividad. 20. ¿Se programa por lo menos una vez al año el seguimiento a la evaluación del riesgo correspondiente a su dependencia, como mecanismo de reflexión en el marco del control enfocado al riesgo? ¿Cuáles han sido sus resultados?. Rta. No, ya que la implementación de las matrices de riesgos se iniciaron en agosto del 2002, es decir menos de un año. 21. ¿La oficina de control interno acompaña y asesora su dependencia en la adopción de medidas tendientes a mitigar los riesgos? ¿Adjunte donde se evidencie este hecho?. Rta. No, a la fecha no a existido acompañamiento.

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ESQUEMA ORGANIZACIONAL 1. ¿Existen claras líneas de autoridad y establecimiento formal de autorizaciones en los distintos niveles de la organización? Identifíquelos. Rta. Si, teniendo en cuenta el esquema organizacional de la entidad existen los conductos regulares para ejecutar cualquier las actividades. 2. ¿Existen eficientes niveles de comunicación y coordinación al interior de su dependencia? Rta. Si, reuniones semanales para discutir los temas del área y reuniones adicionales de seguimiento a cumplimiento de metas. 3. ¿La entidad cuenta con una estructura organizacional acorde a la misión institucional? Rta. Si. La reestructuración de las áreas de trabajo logro agrupar no solo las actividades del plan de inversión sino también las actividades misionales , de gestión y coordinación que debe realizar la DPAE 4. ¿Su dependencia se adapta con facilidad y oportunidad a los cambios internos y externos de la entidad? En que casos Rta. Si, debido a que la misión de la entidad está claramente definida y existe ya una programación de actividades que se cumplen de acuerdo con los compromisos y funciones de la Entidad independientemente de los cambios internos o externos. 5. ¿La estructura organizacional actual de su dependencia permite la conformación de equipos de trabajo, orientados al logro de los objetivos corporativos misión y visión de la entidad? ¡Porque? Rta. Si, debido a que existen equipos de trabajo conformados de acuerdo con los procesos del área, que sin embargo son transversales al trabajo del área y a la misión de la entidad. PLANEACIÓN 6. ¿La entidad ha implementado instrumentos de planeación tales como: Plan estratégico, planes de acción, plan indicativo, Los anteriores que períodos cumplen? Rta. Si, la entidad implementó el plan de acción, el plan institucional y cubre las vigencias de los planes de desarrollo de cada período de alcalde. 7. ¿La dependencia cuenta con mecanismos efectivos para el seguimiento de las acciones programadas? Rta. Si, mensualmente se realizan las fichas de seguimiento a los proyectos de inversión, plan institucional y de indicadores de cumplimiento las cuales son remitidas al área de planeación de la DPAE.

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8. ¿Existe coherencia entre los planes de acción con el plan estratégico corporativo en la coordinación a su cargo? Rta. Si, ya que estos planes fueron elaborados con base en un planeación estratégica de la Entidad y acorde con los objetivos misionales. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 9. ¿La dependencia tiene identificados procesos y procedimientos orientados al cumplimiento de los objetivos misionales? Rta. Si, de acuerdo con la matriz de riesgo se presentan los procesos y procedimientos orientados al cumplimiento de los objetivos. 10. ¿La entidad tiene implantados procesos y procedimientos con sus controles respectivos? Rta. Si, la entidad ha implementado procedimientos en lo relacionado a contratación.. 11. ¿Los funcionarios tienen conocimiento de los manuales de procedimientos? Con que acto administrativo le fue notificado.? Rta. Si, El manual de contratación notificado mediante la resolución No. 059 del 2003. 12. ¿Se ha establecido una priorización de los procesos que se considere más significativos para la consecución de los objetivos a corto y largo plazo dentro de la coordinación que usted dirige? Rta. Si, la priorización de los procesos se realiza con base en la viabilidad técnica y económica y teniendo encuentra los objetivos y compromisos de la Entidad establecidos en el Plan de desarrollo y en el Plan de ordenamiento territorial. 13. ¿Se han identificado los procesos, procedimientos y actividades que no generan valor agregado o son innecesarios en a entidad? Enúncielos Rta. No. 14. ¿Los controles administrativos, legales y técnicos implementados en su dependencia, permiten gestión transparente y ágil que evite situaciones de riesgos para la entidad? Enúncielos Rta. Si, la implementación del manual de contratación permite realizar la gestión transparente de acuerdo a la normatividad vigente y de esta manera minimiza los riesgos para la entidad.

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DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO 15. ¿Cuenta su dependencia con talento humano suficiente para cumplir con las funciones propias de la misión? Cuantos son Rta. Si, el área cuenta con un grupo de profesionales especializados, capacitados y comprometidos para el cumplimiento de los objetivos de la entidad. A la fecha se cuenta con un grupo de 15 profesionales en áreas de geología, ingeniería geológica e ingeniería civil especializados en Evaluación de Riesgos, Geotecnia, Recursos Hidráulicos, Estructuras y Ambiental. 16. ¿El personal de su dependencia que programas de capacitación ha recibido desde el año 2003? Rta. No, En el año 2003 ninguno. 17. ¿En que programas de bienestar social ha participado su coordinación? Rta. No, En el año 2003 ninguno. 18. ¿Existen estudios de perfiles técnicos o profesionales para los cargos que requieren se dependencia? Rta. Si, Para cada uno de los cargos existe un perfil que queda consignado en los términos de referencia de cada proceso 19. ¿Existen programas de capacitación fundamentados en un diagnóstico de necesidades? Rta. No. SISTEMAS DE INFORMACIÓN 20. ¿La entidad realiza procesos de modernización en automatización? Cuales? Rta. Si, la entidad anualmente realiza procesos de actualización de software, licencias de programas e inclusive actualización de equipos de computación. 21. ¿Hay integración de la información entre las diferentes coordinaciones para soportar la toma de decisiones y el control de la gestión? Enúncielos Rta. Si, se realizan reuniones periódicas con los coordinadores para la toma de decisiones y realizar el seguimiento a las actividades. 22. ¿Existen procesos frecuentes de capacitación sobre los nuevos sistemas informáticos, implantados por la Entidad? Cuantos y cuales? Rta. No.

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DEMOCRATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA 23. ¿Existen canales diversos de comunicación para informar al usuario sobre sus derechos y los servicios y programas con que cuenta la entidad? Cuales Rta. Si, existen diversos canales como por ejemplo para la orientación de los trámites de solicitudes de los ciudadanos de esta entidad a través de la pagina WEB de la red capital, también a través de la pagina WEB www.sire.gov.co del sistema de información para la gestión de riesgos y atención de emergencias, a través del centro de documentación de la Entidad y a través del personal de la entidad que trabaja en las alcaldías locales y en los diferentes sitios de intervención de la ciudad. 24. ¿Se actualiza permanentemente la información sobre los servicios y programas con que cuenta la entidad? Con que regularidad Rta. Si, la regularidad depende de la frecuencia con que se modifiquen los procedimientos. 25. ¿Existen programas educativos par preparar a usuarios y ciudadanos sobre la gestión institucional en su dependencia? Cuales? Rta. No. 26. ¿Se realizan audiencias públicas u otras acciones de participación ciudadana para consultar opiniones, necesidades y prioridades de los ciudadanos? Cuales y Cuando? Rta. Si, se realizan reuniones con la comunidades, Entidades, JAL, Concejo sobre comunidades localizadas en zonas de alto riesgo para explicar la problemática y las acciones de intervención de la entidad. 27. ¿Se invita a los usuarios y ciudadanos para que realicen control social a los planes proyectos, servicios y contratos que realiza la entidad? Rta. Si. En la construcción de obras se informa a la comunidad del tipo de obra, ejecutor y productos esperados. 28. ¿Existen guías para facilitar a los usuarios, el seguimiento y la evaluación de planes, proyectos, servicios y contratos que realiza la entidad? Rta. No, debido a que los productos que genera el área técnica requieren de personal especializado en el tema por lo cual no se invita a los usuarios para el control 29. ¿Son controlados los planes de acción ejecutados por su coordinación con el fin de facilitar el control social? Como? Rta. No.

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30. ¿Se realizan mesas de concertación u otras acciones para la toma de decisiones con los ciudadanos? Cuál es la metodología? Rta. Si, en los casos de ocurrencias de emergencias se concerta con las comunidades afectadas sobre las acciones en cada caso. 31. ¿Existen instructivos institucionales para divulgar la misión y visión de la entidad a la ciudadanía del D.C.? Cuales? Rta. Si, existe material de divulgación como volantes, cartillas, y pagina WEB donde se presenta la misión y visión de la entidad. 32. ¿Existen políticas para que la planeación institucional se realice con participación de usuarios y ciudadanos? Cuales? Rta. No, MECANISMO DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN 33. ¿Enuncie los métodos de identificación, verificación, valoración, y auto evaluación de su dependencia para el desarrollo de las actividades que le han sido asignadas? Rta. Si, el único método para la verificación del desarrollo de actividades es la elaboración de las fichas de seguimiento mensual de los proyectos de inversión, del plan institucional y de los indicadores donde se registra el avance de las actividades. 34. ¿La aplicación de los métodos de verificación y evaluación actuales pueden demostrar los logros y resultados de mejoramiento continuo en su dependencia? Explique. Rta. Si, en términos de la inversión, aunque faltaría la parte de evaluación del funcionamiento interno del área. 35. ¿Estableció la oficina asesora de control interno un plan general de evaluación de acuerdo a los riesgos de su dependencia? Explique. Rta. No. 36. ¿La oficina de control interno elabora y ejecuta programas para fomentar la cultura de auto control o auto evaluación? Como. Rta. No.

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37. ¿ Que recomendaciones y acompañamiento ha realizado la oficina asesora de control interno en su dependencia? Dígalas. Rta. Ninguna. MEMORIA INSTITUCIONAL 1. ¿La entidad cuenta con un área o sección de conservación de documentos? Adjunte el acto administrativo. Rta. Si, existe un centro de documentación donde se almacenan todos los documentos que se generan en la entidad. Y el SIRE. 2. ¿Cuál es el control que se ejerce sobre los documentos en calidad de préstamo? . Rta. Si, solo se prestan para consulta en la entidad dejando el documento de identidad y los datos del usuario 3. ¿Se conserva o custodia el patrimonio documental de la coordinación a su cargo? Como y donde? . Rta. Si. En el área se tiene documentos en formato digital en los equipos de computo y en el servodor, los documentos físicos se remite al CDI de la Entidad MANUALES 4. ¿El esquema institucional esta acorde con los manuales y refleja los procesos que se desarrollan en su dependencia? Rta. Si, en el área se desarrollan procesos como de contratación los cuales están acordes con el manual de contratación emitido bajo la resolución No. 059 de 2003. Ver anexo de respuesta de coordinación de apoyo. 5. ¿Con que criterios y procedimientos se actualizan los manuales de su coordinación a su cargo? Rta. Si, en el área se elaboraron guías para el cumplimiento de los objetivos los cuales se actualizan en la medida que se modifiquen las directivas de la dirección. 6. ¿Cuáles son los mecanismos de divulgación que se utiliza en su coordinación para dar a conocer los manuales de funciones y procedimientos? Rta. Si, las guías y procedimientos se han generado a partir de reuniones con los integrantes del área donde se aportan diversas ideas en torno al tema. 7. ¿Se evalúan la aplicación de los manuales en su dependencia? Rta. No.

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NORMAS Y DISPOSICIONES INTERNAS 8. ¿Su dependencia dispone de normas internas específicas, articuladas y coherentes? relaciónelas Rta. Si, específicamente los acuerdos y decretos que tienen que ver con la entidad, como son el acuerdo 11 de 1987, los decretos 652 y 657 de 1990, el 723 de 1999, entre otros. 9. ¿Se cuenta con una compilación de normas de fácil consulta por todos los funcionarios de la entidad, a través de herramientas como Internet, entre otras? Rta. Si, a traves de la página WEB sire.gov.co / legislación, están las normas más relevantes para la entidad. COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA SUS VECES 1. ¿El comité de coordinación del sistema de control interno está constituido, legalizado y organizado

formalmente mediante acto administrativo? Cuál? 2. Rta. Si, mediante la resolución No. 446 de 1999 y fue modificado mediante la resolución No. 145 del 2000. 2. ¿El comité de coordinación del sistema de control interno se reune periódicamente para operacionalizar sus funciones, dinamizar sus acciones, realizar seguimiento oportuno a las decisiones tomadas? Rta. Si, Ver anexo de coordinación de apoyo. 3. ¿El comité de coordinación del sistema de control interno ejecuta sus decisiones evidenciando los resultados de gestión de su dependencia? Rta. Si, Ver anexo de respuesta de coordinación de apoyo. Cordialmente,

JAVIER PAVA SÁNCHEZ Coordinador Técnico

Anexo: Matriz de riesgos de los procesos de la coordinación técnica lm / AR – 0899 - 03