AKUNTANSI HOTEL“Prosedur Akuntansi Penerimaan Kas”

Kelompok : 4

Benny Patrick Gabriel (1206305082)

I Wayan Adi Wiguna (1206305099)

Dewa Made Agung Putra Wiguna (1206305195)

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Udayana

2015

A. Penerimaan Kas

Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang

dengan kas yang memadai akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu

hotel, karena kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas

keseharian suatu hotel. Suatu hotel dalam operasionalnya memerlukan dana yang tidak

sedikit, dimana dana tersebut akan digunakan untuk membiayai semua pengeluaran yang

disediakan sebagai fasilitas tamu selama menginap, dan dana tersebut baru bisa diperoleh

kembali oleh perusahaan setelah tamu yang menginap atau menggunakan fasilitas hotel sudah

melakukan pembayaran. Hampir sebagian besar tamu yang menggunakan agen akan

menunda pembayaran sampai mereka selesai menggunakan fasilitas yang ada, kecuali tamu

yang datang secara individu (walk in) biasanya memberikan pembayaran dimuka sebagai

uang muka (deposit). Penerimaan kas bisa berupa penerimaan hasil penjualan tunai dari

outlet, hasil penjualan yang diterima Front Office saat tamu check out, dan hasil

pengumpulan piutang dari agen.

Contoh :

The Legend Hotel adalah sebuah hotel yang terletak di Kota Denpasar, Hotel ini

menjual kamar jenis super deluxe dengan harga Rp1.000.000 / Malam. Setiap tamu yang

menginap sudah mendapatkan breakfast dengan harga Rp100.000. harga ini belum termasuk

goverment tax dan service charge sebesar 21%.

Untuk mencatat ayat jurnalnya sebagai berikut :

Jurnal Penerimaan Kas

1.      Hasil penjualan tunai Makanan dan Minuman :

Cash                                                                Rp1.210.000

     Room Revenue                                                                  Rp900.000

     Food revenue meal coupon                                                Rp100.000

     Service Charge                                                                   Rp100.000

     Government Tax                                                                Rp110.000

1

2.      Hasil penjualan yang diterima Front Office saat tamu check out :

Jurnal Piutang :

Cash                                                                Rp1.210.000

     Account Receivable Guest/City Ledger                            Rp1.210.000

3.      Penerimaan uang muka :

Cash                                                                Rp1.210.000

     Deposit from Guest                                                           Rp1.210.000

Setelah penginap check out, maka jurnal penyesuaiannya :

Deposit from Guest                                        Rp1.210.000

     Room Revenue                                                                  Rp900.000

     Food Revenue meal Coupon                                             Rp100.000

     Service Charge                                                                  Rp100.000

     Government Tax                                                               Rp110.000

B. Bagian yang Terlibat pada Prosedur Penjualan

Fungsi-fungsi yang terkait pada prosedur penerimaan kas pada sebuah hotel adalah

sebagai berikut:

1. Penjualan kamar

a. Front Office Cashier, dimana bagian ini bisa dirangkap oleh bagian front office, yang

bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.

b. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data

penjualan tunai kamar dalam satu hari dari masing-masing outlet.

c. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai hotel

dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.

d. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan penjualan

kamar.

2. Penjualan makanan dan minuman

a. Cashier outlet tanggung jawab atas penerimaan pada masing-masing outlet (outlet

restaurant).

b. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data

penjualan tunai makanan dan minuman dalam satu hari.

2

c. Income audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai

makanan dan minuman dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.

d. General cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan penjualan

makanan dan minuman dalam satu hari.

3. Pengumpulan piutang dari travel agent

a. Account receivable bertanggung jawab atas penyiapan tagihan dan penagihan kepada

tamu yang melakukan reservasi melalui agent.

b. Collector bertanggung jawab atas penagihan piutang ke travel agent.

c. General cashier bertanggung jawab penuh atas semua penerimaan hasil penagihan

piutang di-lakukan oleh collector dalam satu hari.

4. Penerimaan uang muka

a. Reservation menerima reservasi dari tamu yang datang langsung atau melalui travel

agent.

b. Front office cashier bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.

c. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data uang

muka dalam satu hari.

d. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penerimaan uang

muka dari tamu dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.

e. General cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan uang

muka dari tamu dalam satu hari.

C. Dokumen yang Digunakan

Setiap ada transaksi yang terjadi, tentunya harus didokumentasikan ke formulir transaksi.

Penggu-naan dokumen ini adalah salah satu cara untuk membuat suatu bukti transaksi yang

kemudian bisa di-gunakan sebagai bukti audit (audit trail) dari pihak yang independen.

Adapun dokumen yang diguna-kan adalah sebagai berikut:

1. Penjualan kamar

a. Guest bill

b. Room Sales Recapitulation

c. Remittance of Fund

2. Penjualan makanan dan minuman

a. Restaurant and Bar Bill

b. Restaurant and Bar Summary of  Sales

3

c. Remittance of Fund

3. Pengumpulan piutang dari travel agent

a. Guest bill

b. Reservation Form

c. Agent Voucher

d. Invoice

e. Cash Receipt

4. Penerimaan uang muka

a. Cash Receipt

b. Reservation Form

D. Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Kamar, Makanan dan Minuman,

dan Outlet Lainnya

1. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti

pendukung dan laporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front

office, yang selanjutnya akan di cek oleh night audit.

2. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan

pengecekan ulang, kemudian menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai, seperti

uang, slip kartu kredit, bank note, traveler cheque pada general cashier.

3. General cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan dari masing-masing

outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing

outlet sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.

E. Prosedur Penerimaan Kas Hasil Pengumpulan Piutang dari Agen

1. Account receivable akan memantau umur piutang dari agen sesuai waktu jatuh

temponya, saat tiba waktunya untuk melakukan penagihan, account receivable akan

menyiapkan daftar pena-gihan piutang beserta bukti pendukungnya (invoice, guest

bill, agent voucher, dan lain-lain), dan menyiapkan cash receipt.

2. Account receivable akan meminta persetujuan dari head departemen, kemudian

memberikan data tersebut pada collector untuk melakukan penagihan kepada agen.

3. Hasil penagihan piutang akan diserahkan oleh collector pada general cashier, yang

akan men-catat pada penerimaan kas. Dan kemudian collector akan

menginformasikan pada account receivable, yang mencatat pada kartu piutang agen.

4

F. Prosedur Penerimaan Kas pada Penerimaan Uang Muka

1. Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi,

pembayaran uang muka tersebut akan diterima oleh front office cashier, dengan

membuatkan cash receipt di-lampiri reservation form, kemudian melaporkannya pada

room sales recapitulation dan me-masukkannya dalam ROF bersama-sama dengan

dokumen hasil penjualan kamar lainnya.

2. Agen tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan dipakai untuk

memper-hitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen tersebut

menggunakan fasilitas hotel.

3. Pada esok harinya, general cashier akan menerima uang muka tersebut dan

mencatatnya sebagai penerimaan kas. Kemudian general cashier akan

menginformasikan pada account receivable akan adanya pembayaran uang muka

tersebut.

G. Laporan yang Dihasilkan

General Cashier Summary, yang merupakan laporan yang dibuat oleh general

cashier pada akhir periode yang berisi semua penerimaan kas.

5

Daftar Pustaka

Widanaputra, AAGP, Suprasto, dkk. 2009. Akuntansi Perhotelan Pendekatan Sistem

Informasi. Graha Ilmu: Denpasar.

6